Kaasaegse tarkvara võimalused tehnilisi vahendeid automatiseerimine ja side võimaldavad luua väga tõhusaid info- ja sideteenuste süsteeme laiale kasutajaskonnale, kelle tegevus on otseselt seotud dokumentide (seadused, määrused, otsused, korraldused, protokollid) salvestamise, säilitamise ja täitmise kontrollimisega. , tähed).

Kaasaegne kontorisüsteem- infotehnoloogiate kogum, mis keskendub teabe, sealhulgas haldusteabe kogumise, töötlemise, salvestamise ja edastamise elektrooniliste meetodite ühisele ja koordineeritud kasutamisele, mida saab esitada tekstide, piltide, graafikute, tabelite, heli ja videoteave.

Kaasaegse kontorisüsteemi põhifunktsioonid:

Kontorihaldustehnoloogiate integreerimine ühte protsessi:

Üleminek paberivaba tehnoloogia kasutamisele;

Automatiseerimine rutiinsed toimingud teabe töötlemise kohta;

Teabe arhiveerimine;

Rakenduste loomine ja tugi;

Teabe ohutuse, terviklikkuse ja usaldusväärsuse tagamine;

Juurdepääsutasemete kehtestamine ja teabele volitamata juurdepääsu eest kaitsmine;

Efektiivse infootsingu tagamine erinevate kriteeriumide alusel;

Paindliku teabe jagamise ja levitamise süsteemi loomine;

Kasutajate kollektiivse töö korraldamine kohalikes ja globaalsetes teabe- ja arvutivõrkudes ning keskkondades;

Kiire ja usaldusväärne side ja teabeedastus sidekanalite kaudu kaugkasutajatele;

Kõigi süsteemikomponentidega sõbraliku ja ühtse kasutajaliidese pakkumine.

Automatiseeritud kontorihaldustehnoloogiatel on oluline koht kontoriautomaatika ja rakendage järgmisi funktsionaalseid ülesandeid:

Dokumentide sisestamine nende hilisemaks töötlemiseks ja täitmiseks;

Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine ja arvestus;

Dokumentide jaotamine täitjate vahel ja vajadusel tähtaegade määramine vastavalt juhtkonna poolt kehtestatud standarditele;

Dokumentide täitmise jälgimine koos esitajatele meeldetuletuste väljastamisega juhtkonna määratud tähtaegadel;

Sertifikaatide vormistamine ja väljastamine juhtkonnale dokumentide täitmise seisu kohta nende liikide, täitjate ja muude parameetrite järgi;

Operatiiv- ja arhiividokumentide säilitamise fondide säilitamine (andmete õigeaegne ülekandmine ühest massiivist teise, muudatuste ja täienduste tegemine);

Dokumentide otsimine päringu alusel;

Arhiveeritud teabe otsimine päringu alusel;

Erinevate lõpp- ja koonddokumentide koostamine;

Dokumentide vahetamine (väline ja sisemine).

Põhiline funktsionaalsed alamsüsteemid kontori infosüsteemid

Dokumendisisendit pakuvad piisavalt võimsad tekstitöötlusprogrammid, millel on mõnes teises keskkonnas koostatud teabega töötamiseks spetsiaalsed vormingumuundurid. Tekstitöötlusprogrammid võimaldavad sisestada ja redigeerida keeruka struktuuriga dokumente; tagada ekraanil oleva dokumendi kujutise täielik vastavus selle paberkoopiale; teostama teksti õigekirja, grammatilist ja stiililist kontrolli. Mõnes kontorisüsteemis pakutakse lisaks käsitsi sisestamisele ka prinditud või käsitsi kirjutatud tekstide optiline sisestus, kasutades tarkvara märgituvastus (OCR). Arendatakse akustilise sisestuse ja tekstituvastuse tehnoloogiaid.

Dokumentide registreerimist ja arvestust saab realiseerida DBMS-i abil. Selleks on vaja määrata dokumenti iseloomustava teabe loetelu ja esitamise vorm (dokumendi liik, kättesaamise kuupäev, saabuva/väljamineva numbri number, nimi, saatja/saaja nimi, kokkuvõte). Edasiseks otsimiseks peate määratlema otsingukriteeriumid ja -sõnad.

Dokumentide jaotamine täitjate vahel ja juurdepääsu kontroll toimub kas süsteemide abil Meil või kollektiivse töö tagamise vahendid (operatsioonisüsteemid, sh kollektiivse juurdepääsuga võrk või DBMS). Süsteemiadministraator peab töörühmadesse koondatud esinejate nimekirju, näidates ära nende aadressid kohtvõrgus, telefoninumbrid modemiga suhtlemiseks, telefoninumbrid postkastid peal meiliserver. Igale esinejale (rühmale) määratakse üks või mitu dokumenti, mis on ühendatud "kaustadeks". Igale esindajale (rühmale) määratakse dokumendi esitamise või koostamise tähtaeg, mis kantakse koos esitaja nimega dokumentide registreerimise ja arvestuse andmebaasi. Süsteemiadministraator määrab igale esinejale ja/või töörühmale juurdepääsutasemed teabele (selle osadele).

Piiratud dokumendid võidakse sisestamisel krüpteerida ja koos krüpteerimisega edastatakse volitatud täitjale. Vastavalt süsteemiadministraatori sisestatud teabele suunatakse, edastatakse ja juurdepääsetakse teavet iga volitatud kasutaja poolt. Mõned kontorisüsteemid kasutavad "avalda veebis" tehnoloogiat, et võimaldada volitatud kasutajatel dokumenti vaadata ja märkmeid teha (kuid mitte redigeerida) (teha "kõrvalmärkmeid").

Täitmise kontroll ja dokumentide otsimine toimub dokumentide registreerimise ja andmebaasi salvestamise protsessi käigus sisestatud teabe alusel. Sisseehitatud DBMS-i tööriistu kasutades on võimalik luua teatud seeria fikseeritud päringud, mis võimaldab muuta otsingukriteeriume või kasutada päringugeneraatorit, mis võimaldab kasutajal päringu struktuuri kujundada.

Teabe arhiveerimine, raha säilitamine ja dokumentide otsimine toimub kas piiratud mahuga teabemassiivide jaoks kohaliku DBMS-i või võimsate hajutatud andmebaaside abil. Teisel juhul salvestatakse teave arhiivimagnet- või optilistel ketastel.

Statistiliste andmete genereerimine ja väljastamine toimub DBMS-is või tabelites dokumentide registreerimise, arvestuse ja vormistamise protsessis sisestatud teabe alusel. Sisseehitatud DBMS-i tööriistu või arvutustabeli makrosid kasutades luuakse päringud teabe otsimiseks ja statistiliseks töötlemiseks; vastuvõetud statistiliste andmete väljastamine ekraanile või terminalile DBMS-i või arvutustabelite abil eelnevalt kujundatud väljunddokumendi vormingutes.

Dokumentide ettevalmistamine ja täitmine toimub tekstitöötlusprogrammide, arvutustabelite, graafikapakettide ja töölaua abil kirjastamissüsteemid. Kõik loetletud komponendid võimaldavad ühel või teisel määral kasutada ühes moodulis koostatud teabeelemente teistes komponentides. Näiteks sisse joonistatud graafik graafika pakett, kasutades arvutustabelist saadud andmeid, sisaldub tekstitöötlusprogrammis koostatud tekstis.

Dokumentide vahetamine väliste (kaug)kasutajatega toimub koostöövahendites sisalduvate e-posti moodulite kaudu. Meilisüsteemid võimaldavad lisaks süsteemisisesele dokumentide saatmisele saata infot ka teiste meilisüsteemide kasutajatele.

Kontori infosüsteemide tarkvara

Algselt kasutati automatiseeritud kontoritöö toe tarkvaravahenditena tekstiredaktoreid, tabeleid, DBMS-i, erinevaid kasutajate päringukeeli, graafilisi infotöötlustööriistu ja kasutaja töö korraldamise tööriistu.

Integreeritud kontorisüsteemide (OS) pakettide tulekuga, kui kõik need tööriistad ühendati üheks tervikuks ja nende töö viidi läbi standardliides, said kõik töötajad võimaluse pääseda ligi selliste süsteemide kõikidele ressurssidele, mida hakati kasutama kontoritöö toetamiseks.

Kasutamine tarkvarasüsteemid kontoriautomaatika valdkonna kontorisüsteemid pakuvad kasutajatele mitmeid eeliseid, millest olulisemad on kaasatud rakenduste liidese ühtsus, kõrge aste programmide integreerimine, madal hind ja leebemad (tavaliste moodulite kasutamise tõttu) nõuded süsteemiressurssidele. Reeglina hõlmavad sellised kompleksid standardset põhikomplekt rakendused ( tekstitöötlus, tabel ja DBMS), mida mõnikord laiendavad esitlusprogrammid, e-posti süsteemid, mida ühendab ühtne keskkond, mis hõlbustab kasutajate kollektiivset tööd.

Nõuded süsteemi koostisele ja arhitektuurile:

Süsteem peaks põhinema klient-server arhitektuuril, mis tagab optimaalse kulu/jõudluse suhte;

Serveri osa süsteemis peab töötama UNIX või Windows 2000/NT;

Kliendi osa süsteem on tavaliselt rakendatud Windows 98/2000/XP all, mis pakub mugavat kasutajaliidest koos võimalusega seda muuta, kui ilmuvad selle süsteemi täiustatud versioonid;

Süsteem peab tagama liidese kõige populaarsemate meilisüsteemidega (MS Mail, cc:Mail);

Süsteem peab sisaldama tehnilisi ja tarkvaralisi tööriistu dokumentide töötlemiseks ja säilitamiseks erinevad meediad(tööriistad paberdokumentide, optiliste ketaste, magnetlintide skaneerimiseks). Nende mehhanismide rakendamine on võimatu ilma vahe- ja heakskiidetud dokumentide salvestamiseks ja säilitamiseks spetsiaalsete hoidlate (arhiivide) säilitamiseta.

Tabelis 1.5 annab põhiteavet enamlevinud tarkvaravahendite kohta kontoriinfosüsteemide juurutamiseks. Neid tarkvaratooteid saab kasutada elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamiseks erinevatel eesmärkidel mis tahes profiiliga ettevõtetes.

Tabel 1.5

Peamiste kontorisüsteemide võrdlusomadused

Tundub kõige sobivam kasutada neid erinevat tüüpi dokumentide massilise voo korral erinevatel kandjatel suure hulga samaaegselt töötavate kasutajatega, sealhulgas töötlemiseks ja arhiveerimiseks. tehniline dokumentatsioon suure graafilise materjali osakaaluga (joonised, visandid, joonised).

Tuleb märkida, et kontoritarkvara Microsofti tööriistad Office on instrumentaalse iseloomuga komponentide kogum, mis ei ole elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimise seisukohalt üksteisega loogiliselt seotud. Enamasti sisaldab see tekstitöötlusprogrammi, arvutustabelisüsteemi, andmebaasihaldussüsteemi, meilisüsteeme ja mõnikord ka esitlustööriistu.

Tarkvaratööriistad klassiruumi töörühmadele Lotus Notes on järgmine samm kontorisüsteemide arendamisel. Need tooted lahendavad paljude kasutajate suhtlemise ja samaaegse töö ning nendevahelise suhtluse probleeme. Need põhinevad tööriistadel dokumentide genereerimiseks, nende marsruutimiseks mitme kasutaja vahel ja dokumentide töötlemise tehnoloogilise tsükli mõne etapi (dokumentide allkirjastamine, täitmise jälgimine jne) rakendamiseks. Enamiku selle klassi toodete arhitektuur sisaldab andmebaasi dokumentide ja nendega seotud erinevate kirjelduste hoidmiseks.

Optimaalne lahendus organiseerimise jaoks elektrooniline töötlemine ja suure hulga erinevat tüüpi dokumentide salvestamine erinevatele kandjatele on integreeritud süsteemide kasutamine, mis tagavad järgmised tingimused:

Dokumenditüüpide ja nende töötlemiseks kavandatud tehnoloogia vastavus organisatsioonis kehtestatud nõuetele ja standarditele;

Süsteemi skaleeritavus ja intensiivsus vastavalt muutuvatele kasutajanõuetele tulevikus;

Süsteem põhineb kõige arenenumatel ja aja testitud tarkvaralahendustel.

Kontoritöö korraldamine

Bürootöö korraldamine suurettevõtetes ja äriettevõtetes langeb reeglina eriteenuste (ärijuhtimine, kontor, sekretariaat, üldosakond) õlule. Nende osakondade kohustuste hulka kuulub dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine, dokumentide liigutamine osakondade vahel, otsuste fikseerimine, dokumentide (resolutsioonide) täitmise jälgimine ja dokumentide jagamine välispartneritele ehk dokumendivoogude korraldamine ja nende voogude haldamine.

Vaatleme traditsioonilist kontoritöö korraldust (joon. 1.8). Väljast vastuvõetud dokument (“sissetulev”) tuleb esmalt registreerida (I). Sellele määratakse kordumatu registreerimisnumber, mis kantakse koos dokumendi teabega ajakirja ja toimikukappi. Pärast seda hakkab dokument organisatsioonis liikuma.

Riis. 1.8. Traditsiooniline kontorikorraldus

Bürootöötaja esitab dokumendi juhtkonnale, kes kehtestab otsuse (II), mis määrab, mida (tööde loetelu), kes (vastutav teostaja) ja mis aja jooksul peab tegema. Järgmisena saadetakse dokument büroo kaudu vastutavale täitjale (enamasti osakonnajuhatajale), kes omakorda saab dokumendiga seotud töö täitjate vahel ära jagada ning määrata selle täitmise tähtajad (III).

Resolutsioone koguvad ja täpsustavad erinevate tasandite juhid, kuni dokument jõuab vahetute täitjateni. Dokumendi otsuste elluviimisel tagastavad täitjad selle koos aruandega (IV) juhtidele - otsuste autoritele, kes hindavad rakendamise tulemust (V, VI) ja teevad otsuse edasise saatuse kohta. dokumendist. Pärast dokumendi kallal töö lõpetamist kantakse see maha ja kantakse arhiivi vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud eeskirjadele. Juhtumite moodustamine toimub vastavalt ettevõtte kohtuasjade koostatud nomenklatuurile, mis on nende pealkirjade (nimede) loetelu.

Reeglina lõpeb töö dokumendiga dokumendi autorile vastuse moodustamisega. Vastus (ettevõttes loodud dokument) registreeritakse ka kontoris väljamineva dokumendina (VI).

Igasugune ettevõttes selle andmiseks loodud dokument ametlik staatus registreerimisel. Välispartneritele saatmiseks mõeldud dokumendid registreeritakse väljaminevana, sisemiseks tööks mõeldud dokumendid aga sisemiseks.

Dokumentide registreerimist võib pidada nende täitmise jälgimise esialgseks etapiks. Täitmise kontrollimise võimalus peaks olema kontorihaldussüsteemi sisse ehitatud. Registreerimis- ja kontrollifunktsioone saab siduda ja teostada samade logide abil. Pärast juhi korraldust esitada dokument kontrollimiseks teeb sekretär-referent selle kohta märke vastavasse päevikusse või kontroll- ja auditikaardile. Sellistest kaartidest moodustatakse kontrolldokumentide kartoteek. Tähtaeg ja vastutav täitja märgitakse päevikusse või kontroll- ja revisjonikaardile. Sekretäri assistent määrab endale vahetähtajad, viib nendel tähtaegadel läbi eelkontrolli ning saab täitjatelt informatsiooni dokumentide vormistamise käigu ja tulemuste kohta. Kontrollimise tulemuste põhjal viiakse läbi dokumentide vormistamise analüüs ja olulise viivituse korral tehakse ettevõtte juhile akt meetmete võtmiseks (või täitmise tähtaegade pikendamiseks). Dokument loetakse täidetuks ja eemaldatakse juhi kontrolli alt pärast seda, kui töövõtja on konkreetsed tööd teinud (vastuse koostamine, lepingu koostamine, ärikohtumise läbiviimine). Täitmise tulemused fikseeritakse lühidalt päevikusse või kontroll- ja auditikaardile (“märge dokumendi täitmise ja toimikusse saatmise kohta”). Dokumendi täitmise kontroll as komponent kontoritöö ja täitmise kontroll kui juhtimisfunktsioon on paljudes organisatsioonides ühendatud.

Traditsiooniline kontorihaldustehnoloogia eeldab registreerimispäevikute ja kontrolldokumentide kaustade olemasolu, millele pääsevad ligi ainult registreerimise ja täitmise kontrollimisega seotud töötajad. Sellel tehnoloogial on põhipiirangud:

Teave dokumentide ja nende täitmise edenemise kohta levib kogu ettevõtte failisüsteemis ja selle struktuuriüksustes. Ettevõtte tegevuse kohta teabe saamine eeldab andmete otsimist ja töötlemist heterogeensetest ja detsentraliseeritud allikatest; Dokumendifailid on tavaliselt täitjatest eraldatud. Sageli sisaldavad failikapid puudulikku ja aeglast teavet dokumentide oleku kohta;

Lisaks suure hulga paberdokumentide reprodutseerimisele ja liigutamisele peetakse arvukalt üksteist paljuski dubleerivaid abipäevikuid ja kartoteekappe. Loetletud probleemid süvenevad veelgi territoriaalselt hajutatud juhtimissüsteemis, kui on vaja koordineerida üksteisest eemal asuvate organisatsiooniliselt sõltumatute struktuuride tegevust.

Ettevõtted seisavad silmitsi väljakutsetega, mis on otseselt seotud suurte dokumendivoogudega:

Dokumentatsiooni menetlemiseks kuluva aja vähendamine, täitjateni viimine, erinevate tasandite juhtidega kooskõlastamine;

Kogu dokumentide voo terviklikkuse jälgimine mitte ainult sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimise etapis, vaid ka dokumentide "ringluse" protsessis erinevate osakondade töötajate vahel;

Organisatsioonisisese dokumentide edastamise standardskeemide ja konkreetse jooksva ülesande lahendamisele suunatud sihtskeemide loomine - projekti väljatöötamine, komplekslepingu allkirjastamine;

Dokumentide edastamise tähtaegade kontroll antud skeemi iga etapi jaoks.

Sellises olukorras ei saa ilma korralikult üles ehitatud dokumentide fikseerimise ja otsuste täitmise jälgimise süsteemita. Loomulikult on dokumendiarvestussüsteem ühel või teisel kujul olemas igas organisatsioonis, kuid selle efektiivsuse oluliseks tõstmiseks on vaja luua infosüsteem, mis võimaldab arendada, registreerida dokumente, jälgida dokumentide liikumist organisatsiooni sees. , kontrollida tähtaegu, arhiveerida dokumente ja otsida neid arhiivist. Sel juhul peab see süsteem:

Arvestada töödeldavate dokumentide arvu võimaliku kasvu ja arhiivi mahu suurenemisega, s.o. olema skaleeritav;

Olge piisavalt võimas, et toetada kiiret samaaegsust suur number kasutajad, samuti kiire dokumentide otsimine vastavalt määratud parameetritele kogu dokumendihoidlas;

Tagada organisatsiooni nõutav konfidentsiaalsustase (kuna dokumendiarvestussüsteem on oma olemuselt läbilõige organisatsiooni hierarhilisest struktuurist).

Dokumentide salvestamise ja otsuste täitmise jälgimise süsteemi ehitamise projekti elluviimisel võeti eelkõige arvesse järgmisi funktsioone:

suur hulk organisatsioonis ringlevaid dokumente;

Dokumentide esitamine nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal;

Erinevad elektroonilisel kujul esitatud dokumendivormingud;

Suure hulga eriskeemide olemasolu dokumentide edastamiseks organisatsioonis;

Geograafiliselt kaugete üksuste saadavus.

Bürookompleks LotusMärkmed

Lotus Notes – bürookompleks, mille on välja töötanud Lotus Development, toetab järgmisi andmetüüpe: tekst, numbrid, kuupäev/kellaaeg, võtmeväljad; RTF-väljad teksti, tabelite, graafika, heli- ja videoandmete või OLE-objektide salvestamiseks.

Arvutiprogrammide integreerimine toimub läbi: lõikelaua; failide eksport/import; OLE mehhanism, Datalensi draiverid välistele andmebaasidele INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER jne juurdepääsuks. Teabe kaitsmiseks kasutab Lotus Notes skeemi RSA krüptimine Avalik võti/privaatvõti, mis tagab kõrgeima kaitsetaseme, rakendustele juurdepääsetav klient-serveri tüüp. Dokumentide autentsuse kinnitamiseks kasutatakse elektroonilisi allkirju. Eriti olulise teabe kaitsmiseks on olemas lisafunktsioonid, mille hulgas:

Dokumentide vaheversioonide säilitamine;

Dokumenti redigeerinud kasutajate loendi salvestamine;

Kõigi võrgu kaudu edastatavate andmete krüpteerimine;

Salvestatud andmete, kirjade krüpteerimine;

Juurdepääs paroolisüsteemile.

Teabeotsing toimub võtmeväljade abil. Võimalik on pidada sise- ja välisdokumentide arhiive. Tarkvaratootega on kaasas mitmeid malle, nagu arutelu, klienditeenindus, dokumentide salvestus jne. Kõigil neil on praktiline kasutamine ja seda saab hõlpsasti konkreetsetele vajadustele kohandada. Andmebaas võib sisaldada mitmes vormingus Notesi dokumente. Lisaks sisaldavad andmebaasid makrosid, mis automatiseerivad tööd, vorme, mida kasutatakse teabe sisestamiseks keerulistesse dokumentidesse, ja vaadatavaid aruandeid andmebaasi dokumentidest.

Lotus Notesi pakett koosneb kolmest põhielemendist:

Marsruutimise ja töötlemise tööriistad;

Kaitse-/juhtimisvahendid;

Toodete andmebaasi arhitektuur.

Lotus Notes pakub liideste loomiseks täiustatud tööriistu. Samuti on olemas rajatised tekstiotsing, mis võimaldab teil koostada loendi dokumentidest, mis vastavad antud otsingukriteeriumile.

Lotus Notes toetab nii rühmatööd kui ka kahe kasutaja vahelist suhtlust. See võimaldab mitmel kasutajal korraga juurde pääseda mitmele andmebaasile. Juurdepääsukontroll toimub mitmel tasandil: andmebaas, vorm või vaade, dokument või dokumendi osa. Teisest küljest saab juurdepääsu kontrollida ka rühmade ja üksikkasutajate tasemel. Sest koostöö Suure meeskonnaandmebaasi abil saate seda serveris majutada ja määrata üksikutele kasutajatele või rühmadele erinevad juurdepääsutasemed. Lotus Notesil on seitse juurdepääsutaset.

1. Haldur – võimeline sooritama kõiki andmebaasitoiminguid, sh dokumente ja blankette lugema, kirjutama ja redigeerima.

2. Kujundaja – tal on samad volitused kui halduril, kuid ta ei saa juhtida juurdepääsutaset ja replikatsiooniparameetreid.

3. Toimetaja - on volitatud lugema, kirjutama ja redigeerima kõiki andmebaasis olevaid dokumente, kuid ei tohi muuta vorme ja aruandeid.

4. Autor – oskab luua uusi dokumente ja neid redigeerida, samuti lugeda (aga mitte toimetada) muid dokumente.

5. Lugeja - omab ainult lugemise õigust.

6. Hoiustaja - sisestab uusi dokumente, kuid ei saa muuta olemasolevaid.

7. No Access – kasutajal ei ole lubatud andmebaase avada ega dokumente salvestada.

Lisaks sisaldab Lotus Notes sõnumivahetussüsteemi – Notes Mail, mis võimaldab saata kirjavahetust teistele kasutajatele või rühmadele. See sisaldab kõiki selleks vajalikke komponente: hajutatud (dokumentide) andmebaasi, integreeritud rakenduste arenduskeskkonda ja sõnumiedastustööriistu. Lotus Notes sisaldab integreeritud koostöötarkvara komponente: rakenduste arendus- ja juurutuskeskkond, objektide salvestusruum, kahesuunaline replikatsioon, turvalisus ja sõnumside, platvormideülene tugi ja skaleeritavus.

Kasutajad pääsevad võrku graafiliselt Windowsi liidesed, Macintosh, OS/2 või Unix. Notes ühildub selliste võrkudega nagu AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Lotuse andmebaasMärkmed

Andmebaas on teatud teemavaldkondade teabe kogum, mis võib sisaldada erinevat tüüpi dokumente, sealhulgas kommentaare, aruandeid, kaubanduslikud pakkumised, finantskokkuvõtteid, kontaktteavet, arvutustabeleid, pilte või video- ja heliteavet. Kuigi Lotus Notesi andmebaas ei ole relatsiooniline, võib see luua kirjete vahel seoseid.

Siin on mõned andmebaaside tüübid, mida rakendustes kõige sagedamini leidub.

Dokumenditeek sisaldab andmeid (aruanded, memod, klientide kirjavahetus, erinevad vormid ja päringud) mingile välisele esindusele vastavas vormis, mida saab alati ekraanile kuvada või paberile printida;

Konverentsid on andmebaasid, mis annavad töötajatele võimaluse osaleda päevakajaliste küsimuste kirjalikes aruteludes. Kui andmebaas on loodud, saavad volitatud kasutajad sinna lisada oma dokumente. Telekonverentsi algatanud isik saab automaatselt selle juhiks, saab kõik juurdepääsuõigused ja määrab ka teiste kasutajate juurdepääsutasemed. Kaugjuurdepääs konverentsidele toimub telefonikanalite kaudu (modemi kaudu) või piirkondlikud võrgud.

Infoteenused võimaldavad saada ajakohast teavet teatud teemade kohta (näiteks tootmisuudiste teenus annab võimaluse tutvuda tootmise viimaste arengutega tööstuses või välismaal asuvates tütarettevõtetes).

Kõigile andmebaasidele juurdepääsuks kasutatakse samu käske ja meetodeid, olenemata nendes sisalduvate andmete tüübist. Lotus Notes salvestab andmebaasid eraldi failid laiendiga .nsf. Nsf andmebaasi fail sisaldab järgmist teavet:

Vormid;

Andmebaasi salvestatud tegelikud dokumendid;

Teave kasutaja juurdepääsu kohta andmebaasile;

Andmebaasi viitedokumentatsioon.

Dokument on Lotus Notesi andmebaasi põhiline salvestusüksus. Paljud andmebaasid sisaldavad ainult ühte tüüpi dokumente teatud vorminguga (iga dokument koosneb ühest või mitmest väljast, kuhu süsteem salvestab andmeid), kuid üldiselt võivad andmebaasid sisaldada erinevat tüüpi dokumente. Dokumendid jagunevad kolme kategooriasse:

Peamine dokument;

Vastus dokumendile;

Vasta vastamiseks.

Dokumendi tüüp määratakse selle loomisel (vormi loomisel) menüüs “Vormi atribuudid”.

Dokumendimall (vorm) vastab igale dokumenditüübile ja on kombinatsioon staatilisest tekstist (vormis muutumatu tekst) ja väljadest (alad, kuhu kasutajad andmeid sisestavad).

Väljasid on kahte tüüpi: üldine ja tavaline. Levinud väljad erinevad selle poolest, et sisestatud andmed kajastuvad kõigis põhidokumendile lisatud ja seda välja oma kujul kasutavates dokumentides. Lisaks eristatakse Lotus Notes'i täitmise meetodi järgi järgmisi väljade tüüpe: redigeeritav, arvutatud, arvutatud väljundi jaoks, arvutatud koostamise käigus. Väljad on kaldkirjas, tavalised väljad paksus kirjas.

Dokumendi tüüp- dokumendi esitamine otsimisel, vaatamisel, printimisel, milles kuvatakse dokumendiväljade väärtused või nende alusel arvutatud avaldised. Vaade sisaldab ka dokumentide omavaheliste seoste kirjeldusi, ekraanil kuvatavate või aruandesse lisatavate dokumentide valimise kriteeriume. Tavaliselt ületab tüüpide arv vormide arvu, mis on seotud vajadusega saada erineva järjestuse ja kuvaväljade komplektiga dokumente. Vaade on sarnane aruandega relatsiooniline DBMS, kus iga dokument prindituna või kuvatuna vastab ühele või mitmele reale (ekraanil kuvamisel on mõnikord ette nähtud horisontaalne kerimine) ja iga aruande veerg vastab tavaliselt ühele või mitmele dokumendi (kirje) väljale või avaldis kirje ja süsteemimuutujate väljadelt.

Lotuse funktsioonid ja käsudMärkmed

Käsud ja funktsioonid on liideste kujundamiseks ja andmebaasis navigeerimiseks mõeldud tööriistade kogum, mis viiakse läbi valemite koostamise ja nende määramisega ekraani visuaalsetele elementidele (nuppudele jne). Funktsioonid algavad sümboliga "@". Funktsioonid ja avaldised eraldatakse üksteisest semikooloniga. Paljud käsud vastavad peamenüü üksustele. Nende kasutamiseks valemites kasutage funktsiooni @Command([Käsu nimi]). Mõned Lotus Notesi funktsioonid ja käsud on järgmised:

- @Adjust(time-date; year; kuu; päev; tund; minut; sekund) kohandab määratud kellaaja-kuupäeva väärtust, muutes iga järgnevat argumenti järk-järgult. Parandusväärtus võib olla positiivne või negatiivne;

- @Contains(string/substring) määrab, kas alamstring on stringi osa. Tagastab 1 (tõene), kui alamstring stringis sisaldub; muidu tagastab 0 (false);

- @DocNumber tagastab kirje numbrile vastava stringi dokumendi või kategooria kujul;

- @If(tingimus 1; toiming 1; tingimus 2; toiming 2; ...; tingimus 99; toiming 99; muidu_ toiming) hindab tingimusi. Kui tõene, siis kohe pärast tingimuse sooritamist määratud toiming. Kui vale, siis kontrollitakse järgmist tingimust jne. Kui kumbki tingimus ei ole tõene, sooritatakse "else_action";

- @Prompt([stiil]; "Pealkiri"; "tekst"; "default"; "selection") avab dialoogiboksi, milles sisestatud teave toimib argumendina. Kasutatakse kasutajalt teabe küsimiseks ja harutoiminguteks sõltuvalt kasutaja sisestatud teabest;

- @Command() - liikumine praeguses vaates järgmise põhidokumendi juurde; andmebaas tuleb avada vaate tasemel või dokumenti saab avada lugemis- või redigeerimisrežiimis;

- @Command() - üleminek praegusel kujul eelmisele dokumendile;

- @Command() - üleminek praeguses vaates eelmisele põhidokumendile.

Lotuse rakendusedMärkmedja nende arengut

Rakendused- need on kollektiivse töö süsteemid, mis on välja töötatud konkreetset äriprotsessi ühiselt ellu viivate inimeste tegevuse koordineerimiseks. Need protsessid võivad hõlmata intensiivset suhtlust (näiteks klientide ja tarnijate vahel).

Notesi rakenduste peamised ehitusplokid on vormid, vaated ja makrod. Notesi makrokeel võimaldab arendajatel kontrollida serveris töötavate Notesi rakenduste ja programmiprotsesside täitmist. Need funktsioonid on samad kõigil platvormidel, millel Notes töötab. Lisaks realiseerub klient/server arhitektuur automaatselt ja arendajal tuleb serverile anda vaid märku loomise vajadusest hajutatud rakendus.

Märkuste spikker on kontekstitundlik teatmeteos, millele pääseb juurde, vajutades klahvi F1:

Õppeaine register sisaldab kõigi kataloogide andmebaasis olevate dokumentide loendit;

Sõnumid loetleb kõik Notesi sõnumid;

Funktsioonis on kõigi Notesi funktsioonide loend. Kasutage seda süntaksi õppimiseks ja Notesi funktsioonide kasutamise näidete vaatamiseks. Märkmete funktsioonid võimaldavad teil teatud toiminguid automatiseerida ja muuta toote kasutamine paindlikumaks.

Kontori automatiseerimine

Omadused ja eesmärk. Kontoriülesannete hulka kuuluvad: kontoritöö, juhtimine, juhtimiskontroll, aruannete koostamine, info otsimine, sisestamine ja uuendamine, ajakava koostamine, infovahetus kontoriosakondade vahel, ettevõtte kontorite vahel ja ettevõtete vahel. Eespool loetletud ülesannete puhul tehtavad tüüpilised protseduurid on järgmised:

· sissetuleva ja väljamineva info töötlemine (kirjade lugemine ja neile vastamine, aruannete, ringkirjade ja muu dokumentatsiooni kirjutamine, mis võib sisaldada ka jooniseid ja diagramme);

· andmete kogumine ja edasine analüüs (aruandlus teatud perioodid aeg erinevatele jaotustele vastavalt erinevaid kriteeriume valik);

· saadud teabe salvestamine (kiire juurdepääs teabele ja vajalike andmete otsimine).

Kontori automatiseerimise põhikomponendid on toodud joonisel 3.3.

Riis. 3.3. Kontori automatiseerimise põhikomponendid

Infotehnoloogia automatiseeritud kontor- organiseerimine ja tugi kommunikatsiooniprotsessid nii organisatsioonisiseselt kui ka väliskeskkonnaga arvutivõrkude jm kaasaegsed vahendid teabe edastamine ja töö.

Kontori automatiseerimise tehnoloogiaid kasutavad juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad. Need võimaldavad teil tõsta tööviljakust ja võimaldavad toime tulla kasvava töömahuga.

See eelis on aga teisejärguline võimalusele kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise tööriistana. Juhtide tehtud otsuste parandamine nende paranenud kommunikatsiooni tulemusena võib tagada ettevõtte majanduskasvu.

Elektrooniline kontor on tarkvara- ja riistvarakompleks, mis on mõeldud dokumentide töötlemiseks ja kasutajate töö automatiseerimiseks juhtimissüsteemides.

osa elektrooniline kontor sisaldab järgmist riistvara: arvutid, mis võivad olla ühendatud võrku; trükiseadmed; vahendid dokumentide kopeerimiseks; modem (kui arvuti on ühendatud ülemaailmsesse võrku või geograafiliselt kaugarvutisse). Lisaks võib riistvara sisaldada varem kasutatud skannereid automaatne sisend tekst ja graafiline teave otse esmastest dokumentidest; striimerid, mis on mõeldud arhiivide loomiseks magnetlindil olevatele minikassettidele; ettekannete projektsiooniseadmed.

Peamised kontoriautomaatika tehnoloogiat pakkuvad tarkvaratooted on:

· tekstiredaktor;

· arvutustabel;

· andmebaasihaldussüsteem.

Kontoritarkvara võib sisaldada ka:

· analüüsi- ja ajakava koostamine;

· esitlusprogramm;

· graafiline redaktor;

· faksimodemi hooldusprogramm;

· võrk tarkvara: e-post, arvuti- ja telekonverentsid jne;

· tõlkeprogrammid;

· spetsiaalsed programmid juhtimistegevused: dokumentide pidamine, tellimuste täitmise jälgimine jne.

Kontoritarkvara tooteid kasutatakse nii iseseisvalt kui ka integreeritud pakettide osana.

Laialdaselt kasutatakse ka mittearvutivahendeid: audio- ja videokonverentsid, faks, koopiamasin ja muu kontoritehnika.

Peamised komponendid. Andmebaas. Iga tehnoloogia kohustuslik komponent on andmebaas. Automatiseeritud kontoris koondab andmebaas andmed ettevõtte tegevuse kohta. Andmebaasis olev info võib pärineda ka ettevõtte väliskeskkonnast.

Andmebaasist saadav teave sisestatakse arvutirakendustesse (programmidesse), nagu tekstitöötlus, tabelitöötlus, e-post, arvutikonverentsid jne. arvutirakendus Automatiseeritud kontor võimaldab töötajatel omavahel ja teiste ettevõtetega suhelda.

Tekstitöötlus. See on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud tekstidokumentide loomiseks ja töötlemiseks. Regulaarne kättesaamine tekstitöötlusprogrammi abil koostatud kirjad ja aruanded võimaldavad juhil pidevalt hinnata olukorda ettevõttes.

Meil. Elektrooniline post (E-mail), põhineb võrgu kasutamine arvutid, võimaldab kasutajal oma võrgupartneritele sõnumeid vastu võtta, talletada ja saata.

Audiomail. See on e-post kõnesõnumite saatmiseks. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et arvuti klaviatuuril sõnumi tippimise asemel saadate selle telefoni kaudu. Süsteem sisaldab spetsiaalset seadet helisignaalide teisendamiseks digitaalne kood ja vastupidi, samuti arvuti helisõnumite digitaalsel kujul salvestamiseks. Audiomaili eeliseks on see, et see on lihtsam – seda kasutades ei pea klaviatuurilt andmeid sisestama.

Tabeliprotsessor. Nii nagu tekstitöötlusprogramm, on see iga töötaja infokultuuri põhikomponent ja automatiseeritud kontoritehnika. Ilma selles töötamise põhitehnoloogia tundmiseta on võimatu personaalarvutit oma tegevuses täielikult kasutada. Kaasaegsete tarkvarakeskkondade funktsioonid lauaprotsessorid võimaldab teha arvukalt toiminguid tabelina esitatud andmetega.

Elektrooniline kalender. See annab veel ühe võimaluse kasutada võrgu valik arvuti juhtide ja teiste organisatsiooni töötajate töögraafiku salvestamiseks ja manipuleerimiseks.

Arvutikonverentsid ja telekonverentsid. Arvutikonverentsid kasutavad arvutivõrke teabe vahetamiseks rühmaliikmete vahel konkreetse probleemi lahendamisel. Osalejate arv arvutikonverentsil võib olla kordades suurem kui audio- ja videokonverentsidel.

Kirjanduses võib sageli leida terminit telekonverents. Telekonverents hõlmab kolme tüüpi konverentse: heli-, video- ja arvutikonverentse.

Audiokonverentsid. Nad kasutavad helisidet, et hoida sidet ettevõtte geograafiliselt kaugel asuvate töötajate või osakondade vahel. Lihtsaim tehniline vahend helikonverentsi läbiviimiseks on telefoniside, varustatud lisaseadmed, mis võimaldab vestluses osaleda rohkem kui kahel osalejal. Helikonverentside loomine ei nõua arvutit, vaid hõlmab ainult kahepoolse heliside kasutamist selles osalejate vahel.

Videokonverentsid. Need on mõeldud samadel eesmärkidel nagu helikonverentsid, kuid kasutavad videoseadmeid. Samuti ei vaja nad arvutit. Videokonverentsi ajal selle osalejad kauge sõberüksteisest märkimisväärsel kaugusel, näevad nad ennast ja teisi osalejaid teleriekraanil. Heli edastatakse samaaegselt telepildiga.

Kuigi videokonverentsid võivad vähendada transpordi- ja reisikulusid, kasutavad enamik ettevõtteid seda muudel põhjustel. Need ettevõtted näevad neis võimalust kaasata probleemide lahendamisse võimalikult palju juhte ja teisi peakontorist geograafiliselt kaugemal asuvaid töötajaid.

Faksimile. See ühendus põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis suudab dokumenti ühest otsast lugeda sidekanal ja reprodutseerida selle kujutist teisel.

Faksimile aitab kaasa otsuste tegemisele, jagades dokumente kiiresti ja lihtsalt probleemide lahendamise meeskonna liikmetele, olenemata nende geograafilisest asukohast.

Bürooautomaatika on viis ettevõtte efektiivsuse tõstmiseks IT-sektori uute tehnoloogiate juurutamise kaudu bürootegevusse. Vaatame võimalusi lähemalt.

Integratsioon teabetooted ei asenda traditsioonilist kontoristruktuuri, vaid lihtsalt täiendab kehtiv režiim ettevõtted:

• personali ettevõttesiseses suhtluses;
• suhtes erinevaid meetodeid suhtlemine välismaailma ja munitsipaalosakondadega.

Arvutivõrgud, tarkvaraseadmed ja muud edastus-, statistika- ja infotöötlusvahendid aitavad organiseerida ja toetada kontori suhtlusprotsesse.

Büroo põhiülesanded

Ettevõtte kontor on ühenduslüli ettevõtte osakondade vahel, olenemata selle suurusest. Lühidalt, peamised kontorifunktsioonid hõlmavad järgmist:

• professionaalne kontoritöö ja dokumendivoog (IT tehnoloogiate kasutamise korral ja tarkvara komponendid me räägime automatiseeritud kontorihaldussüsteemi OAS kohta);
• ettevõtte vahe- (sh igapäevaste) ja üldiste eesmärkide täitmise jälgimine;
• kvartali-, aasta- ja muude aruannete koostamine ja täitmine (näiteks maksuametile);
• otsing vajalikku teavet ja tõhusad vahendid;
• kontorikontroll;
• info uuendamine, vanade identifitseerimisandmete asendamine uutega;
• finants- ja tootmisplaneerimine;
• tegevuste korrapärasus (CAO - süsteem automaatne optimeerimine struktureerimine ja koordineerimine);
• spetsiaalne tehniline tugi tootmisrajatiste kaugjuhtimisel;
• osakondade (laod, kauplused jne) ühise ja sünkroonse toimimise automaatne korraldamine.

Üldise integreeritud kontoriautomaatika süsteemi komponendid

Ettevõtte automatiseerimise arendamise tulemusena saadud ühtne inforuum on aluseks:

• üksikasjalik operatiivne teave, mis saadakse reaalajas iga konkreetse protsessi kohta;
• kogutud analüütiline teave organisatsiooni tegevuse kohta;
• isiklikud personalitoimikud;
• arengud tootmises;
• andmed partnerite ja klientide kohta.

Selle eesmärk on parandada ettevõtte efektiivsust ja automatiseerida iga töötaja töökohta (AW).

Andmebaasi klassifikatsioon ja funktsioonid

Andmebaas on büroo automaatse identifitseerimissüsteemi (AIS) tuum. Sõltumata ettevõtte struktuurist ja tegevussuunast täidab see järgmisi iseloomulikke funktsioone:

• teabe kogumine erinevatest allikatest, sealhulgas kvaliteedihindamise laborid ja sõltumatute analüütikute artiklid;
• teadaoleva teabe integreerimine järjestatud mudelitesse;
• andmete struktureerimine, kaitsmine ja salvestamine.

Kuna tänapäeva kontorid peavad struktureerima suure hulga teavet, on töö paberkandjaga viidud miinimumini, andes teed integreeritud automatiseeritud infotehnoloogiatele (AIT).

Arvutiseadmed

Kaasaegne kontoriautomaatika tehnoloogia põhineb arvutivõrkude ja IT-tehnoloogiate juurutamisel ettevõtete igapäevatöösse. Just nemad lahendavad enamiku kontoritöötajate probleemidest.

Arvuti kontoritööriistade tüübid väikestele ja suurtele ettevõtetele:

• arvutustabeli- ja tekstitöötlusprogrammid;
• e-post (sisemine ja asub välistes postiteenustes);
• helipost ja videotekst;
• suure hulga teabe salvestamine;
• juhtimistegevuse programmid jne.

Mittearvutiga kontoritööriistad

Kaasaegne kontoriautomaatika infotehnoloogia hõlmab mitmesuguste arvutiväliste seadmete kasutamist.

Tähelepanu:Sellise plaani lihtsaim vahend on tuntud telefon, mis võimaldab vestluses korraga osaleda mitmel abonendil.

Konverentskõnede eesmärk on hoida sidet ühe ettevõtte geograafiliselt kaugel asuvate töötajatega. Teostatakse audio- ja videovormingus. Ja olulist rolli kontoritehnika mängib rolli kontori dokumendivoos ja erinevaid elemente remont (näiteks täiendav heliisolatsioon).

Tarkvara omadused

Igapäevaste ülesannete tulemuslikuks ja tõhusaks täitmiseks peab kontor olema varustatud ainult tasuliste programmidega. Kui laadite alla piraatversiooni (tasuta), võib kogu serveri tegevus olla häiritud. Põhjalik kontoriautomaatika hõlmab ainult litsentsitud IT-toodete kasutamist.

Peamised äriprogrammid hõlmavad järgmist:

• operatsioonisüsteem:
  • Microsoft Windows (eelarve valik);
  • Õun;
  • Linux;
• kontoritarkvara komponendid:
  • Microsoft Office(kaasa arvatud Macile);
  • Siag Office for Unix;
  • iWork jne;
• rakendustarkvara (olenevalt ettevõtte tegevusest):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (äriplaanide koostamiseks);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (kasulik ehitajatele ja katastriinseneridele);
  • peenlugeja;
  • Brotherhood of Steel tihendatud fail (bos-failide avamiseks)
  • Expert-Ease;
  • Eng-Lang-Trainer (ja muud programmid inglise keele õppimiseks);
  • süsteemi ETRAN logistikaprogrammid (asjakohane kaupade raudteetranspordi taotluste töötlemiseks);
  • Columbis (reisitööstusele);
  • Kirjastus Ventura;
  • Leksikon jne;
• viirusetõrjed:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda jne.

Mitte iga kontor ei vaja tööülesannete väikese arvu tõttu eriprogramme, vaid tavapäraste kontoritoimingute läbiviimiseks (vähemalt põhiliste raamatupidamine) peab olema operatsioonisüsteem Windows standardsete kontoriprogrammide paketiga (Excel, Word).

Infopilvetehnoloogiad kontori automatiseerimiseks. Olemus, meetodid ja vahendid

Kaugtöövõimalus on tüüpiline mitte ainult loomingulistele ja tehnilistele erialadele. Tänapäeval saavad paljud töötajad kaugtööd teha, sealhulgas müügijuhid ja suhtekorraldusspetsialistid.

Tähtis:Üldise arvutistamise arenedes kaob vajadus töötaja pideva töökohal viibimise järele ning seetõttu integreerib üha enam ettevõtteid oma tegevustesse pilvetehnoloogia süsteemi.

Kasulike tööriistade komplekt automatiseeritud juhtimissüsteemi (ACS) edukaks kaugjuhtimiseks

Pilvetehnoloogiad võimaldavad optimeerida kontori finantskomponenti ainult siis, kui see on täielikult automatiseeritud ja selge struktuuriga. Kaugtöö nõuab juurdepääsu:

• ettevõtte e-post teie koduarvutist;
• kontori CRM-võrk (tagab produktiivse koostöö klientidega);
• sisemine ERP kompleks (selle põhieesmärk on luua suhteid kolleegidega).

Automatiseeritud virtuaalkontorid on populaarsed üle kogu maailma, kuna aitavad projektidesse meelitada spetsialiste erinevatest riikidest, optimeerides nende õigesse asukohta kolimise kulusid. Kaasaegsed automatiseeritud infotehnoloogiad ja haldusprogrammid võimaldavad teil oma tööruumi kaugjuhtimisega seadistada:

• IP-telefonil põhinev virtuaalne PBX aitab suhelda kolleegide ja klientidega sõltumata füüsilisest asukohast (salvestatud telefonivestlused ja kogutakse analüütilist statistikat nende kestuse, töötaja kõnede ignoreerimise, samuti töönumbri isiklikuks otstarbeks kasutamise kohta);
• automatiseeritud tehnoloogia pilvekontor tüüp Mango Office võimaldab teil kõnesid ümber lülitada lauatelefonid arvutinumbritele ilma tagajärgedeta abonentidele, teavitades koheselt kaugspetsialiste;
• Kaugekspert Ciscost – professionaalne Skype'i alternatiiv, mis pakub kvaliteetset pilti ja heli;
• WebEx programm võimaldab pidada igas suuruses koosolekut (konverentsil võib olla kuni 500 osalejat);
• Zoho Project ja Wrike on näited programmidest tekstidokumentide ja graafiliste piltide (pildid, diagrammid, tabelid, graafikud jne) mitmekülgseks sünkroonseks redigeerimiseks reaalajas ja vahetulemuse kinnistamiseks;
• Realtime Board – kaugkoosolekuteks vajalik digiteeritud markertahvel;
• põhilised aja jälgimise programmid (OfficeMetrica, ManicTime) alluvate jälgimiseks (nuhkvara elementidega), mis on mõeldud personali juhtimiseks;
• Yaware.Online võimaldab sisse lülitada töötajate veebikaamerad, et saada teada, mida nad tööajal teevad;
• Inteli vPro teenus pakub 24/7 tehniline abi kaugtöötajatele (kui arvutiga on probleeme, ei saa nad põhikohaga süsteemiadministraatoriga ühendust võtta);
• Inteli uus andmekaitsetehnoloogia “I am the password”, mis skaneerib kasutaja biomeetrilisi andmeid ja alles peale seda käivitab arvuti (2018. aastal on selliseid infolahendusi kasutaja tuvastamiseks hääle, näo järgi veelgi rohkem omadused või võrkkesta muster tulevikus) ;
• GPS-jälgijad ei ole küll otseselt kontoriarendustega seotud, kuid võimaldavad kaardil jälgida tellimuse peale lahkunud töötaja liikumisi.

Virtuaalse kontori jaotuse haldamise miinused

Kahjuks ei ole veel võimalik kõigi ettevõtete tegevust täielikult üle viia kaugjuhtimisrežiim, kuna pilvetehnoloogiatel on mitmeid järgmisi puudusi:

• raskused kodus töötavate töötajate juhtimisel ja jälgimisel (eriti kui nende arv pidevalt kasvab);
• lekke võimalus ärisaladus olenemata töötajate poolt allkirjastatud kohustustest (mahakvaliteedina maha kantud elektroonilised kanalid side);
• elementaarne efektiivsuse vähendamine, sest kaugtöötaja ei pruugi olla töökohal, kui talle on vaja helistada, kui ilmub uus palve;
• töö efektiivsuse langus (kõik ei suuda töötada väljaspool meeskonda kehva eneseorganiseerumise tõttu, teatud vajadus rahuldada suhtlusvajadusi);
• kehtivad kaugtöö seadusandlikud piirangud (eriti kui on vaja teha koostööd välisspetsialistidega).

Infotehnoloogia automatiseerimise juhtimisrežiim kaugjuurdepääs on edukas, kui juht mõistab, et struktuur virtuaalne kontor oluliselt erinev traditsioonilisest. Tõhus juhtimistegevus eeldab teistsugust koordineerimist ja toimimist: nüüd peaks tippjuht pidama end mitte tegevjuhiks tehnilised ülesanded, ja projekti tellija-koordinaator.

Ajalooliselt algas automatiseerimine tootmises ja levis seejärel kontorisse, mille esialgne eesmärk oli automatiseerida vaid rutiinset sekretäritööd. Kommunikatsioonitehnoloogiate arenguga on kontoritehnoloogiate automatiseerimine hakanud huvi tundma spetsialistide ja juhtide seas, kes nägid selles võimalust tõsta oma töö tootlikkust.

Kontoriautomaatika ei ole mõeldud asendama olemasolevat traditsioonilist personalikommunikatsioonisüsteemi (selle koosolekute, telefonikõnede ja korraldustega), vaid ainult täiendama seda. Nende süsteemide ühine kasutamine tagab juhtimistöö ratsionaalse automatiseerimise ja parim pakkumine infojuhid.

Automatiseeritud kontor on ettevõtte kõikide juhtimistasandite juhtide jaoks atraktiivne mitte ainult seetõttu, et see toetab ettevõttesisest suhtlust töötajate vahel, vaid ka seetõttu, et see pakub neile uusi suhtlusvahendeid väliskeskkonnaga.

Automatiseeritud kontori infotehnoloogia - kommunikatsiooniprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga arvutivõrkude baasil muud kaasaegsed teabe edastamise ja sellega töötamise vahendid

Bürooautomaatika tehnoloogiaid kasutavad juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad ning need on eriti atraktiivsed grupiprobleemide lahendamisel. Need võivad tõsta sekretäride ja kontoritöötajate tootlikkust ning võimaldada neil toime tulla kasvava töömahuga. See eelis on aga teisejärguline võimalusele kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise tööriistana. Juhtide poolt tehtavate otsuste parandamine ja kiirendamine nende paranenud kommunikatsiooni tulemusena võib tagada ettevõtte majanduskasvu.

Praegu on teada mitukümmend tarkvaratooted arvutitele ja mittearvutitehnilistele vahenditele, mis pakuvad kontoriautomaatika tehnoloogiat: tekstitöötlusprogramm, tabelitöötlusprogramm, e-post, elektrooniline kalender, helipost, arvuti- ja telekonverentsid, videotekst, piltide salvestamine, samuti spetsialiseeritud programmid haldustegevuseks: hooldus dokumendid, tellimuste täitmise jälgimine jne.

Kontori automatiseerimist täiendavad arvutivälised tööriistad: audio- ja videokonverentsid, faks, koopiamasin ja muu kontoritehnika.

Peamised komponendid

Andmebaas on iga infotehnoloogia oluline komponent. Automatiseeritud kontoris koondab andmebaas andmed ettevõtte tootmissüsteemi kohta samamoodi nagu andmetöötlustehnoloogias operatiivtasandil. Andmebaasis olev info võib pärineda ka ettevõtte väliskeskkonnast. Spetsialistid peavad valdama elementaarseid tehnoloogilisi toiminguid andmebaasikeskkonnas töötamiseks.

Näide. Andmebaas kogub teavet igapäevaste müügitehingute kohta, mida ettevõtte müügiagendid edastavad põhiarvuti, või teave iganädalaste toorainetarnete kohta. Iga päev vastavas andmebaasi massiivis korrigeeritavat teavet vahetuskursside või väärtpaberite noteeringute, sealhulgas selle ettevõtte aktsiate kohta saab börsilt iga päev e-posti teel.

Andmebaasist saadav teave sisestatakse arvutirakendustesse (programmidesse), nagu tekstitöötlusprogrammid, tabelitöötlusprogrammid, e-post, arvutikonverentsid jne. Igasugune automatiseeritud kontoriarvutirakendus võimaldab töötajatel suhelda nii omavahel kui ka teiste ettevõtetega.

Tekstitöötlus on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud tekstidokumentide loomiseks ja töötlemiseks. Seega on juhi käsutuses tõhus kirjaliku suhtluse vorm. Regulaarne tekstitöötlusprogrammiga koostatud kirjade ja aruannete vastuvõtmine võimaldab juhil pidevalt hinnata olukorda ettevõttes.

Meil(E-post), mis põhineb arvutite võrgukasutusel, võimaldab kasutajal vastu võtta, salvestada ja saata sõnumeid oma võrgupartneritele. Siin toimub ainult ühesuunaline suhtlus. See piirang pole paljude teadlaste sõnul liiga oluline, kuna viiekümnel juhul sajast on ametlikud telefonivestlused suunatud ainult teabe hankimisele. Kahepoolse suhtluse tagamiseks peate korduvalt e-posti teel sõnumeid saatma ja vastu võtma või kasutama mõnda muud suhtlusviisi.

E-post võib olenevalt kasutatavast tarkvarast pakkuda kasutajale erinevaid kogemusi. Selleks, et saadetud sõnum oleks kõigile e-posti kasutajatele kättesaadav, tuleks see soovi korral panna arvuti teadetetahvlile, võib märkida, et tegemist on erakirjavahetusega. Saate saata saadetise ka koos teatega selle kättesaamisest adressaadi poolt.

Helipost on häälsõnumite saatmiseks mõeldud post. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et arvuti klaviatuuril sõnumi tippimise asemel saadate selle telefoni kaudu. Samuti saate telefoni teel saadetud sõnumeid. Süsteem sisaldab spetsiaalset seadet helisignaalide digitaalseks koodiks ja tagasi teisendamiseks, samuti arvutit helisõnumite digitaalsel kujul salvestamiseks. Audiomail Samuti võrgus rakendatud. Süsteem helistab perioodiliselt kõigile määratud töötajatele, et neile sõnum saata.

Tabeliprotsessor nagu tekstitöötlusprogramm, on see iga töötaja infokultuuri ja automatiseeritud kontoritehnoloogia põhikomponent. Ilma selles töötamise põhitehnoloogia tundmiseta on võimatu personaalarvutit oma tegevuses täielikult kasutada. Kaasaegsete tabeliprotsessorite tarkvarakeskkondade funktsioonid võimaldavad teha arvukalt toiminguid tabelina esitatud andmetega. Kombineerides neid toiminguid vastavalt ühistele omadustele, saame tuvastada kõige arvukamad ja kasutatud tehnoloogiliste toimingute rühmad:

andmesisestus nii klaviatuurilt kui andmebaasidest;

andmetöötlus (sorteerimine, summade automaatne genereerimine, andmete kopeerimine ja ülekandmine, erinevad arvutustoimingute rühmad, andmete koondamine jne);

väljastada teavet trükitud kujul, imporditud failide kujul teistesse süsteemidesse, otse andmebaasi;

tabelivormide kvaliteetne kujundus andmete esitamiseks;

mitmekülgne ja kvaliteetne andmete esitamine diagrammide ja graafikute kujul;

inseneri-, finants- ja statistiliste arvutuste tegemine;

matemaatilise modelleerimise ja mitmete muude abitoimingute läbiviimine.

Igas kaasaegses tabelarvutuskeskkonnas on vahend andmete edastamiseks võrgu kaudu.

Elektrooniline kalender annab veel ühe võimaluse kasutada arvuti võrguversiooni, et salvestada ja manipuleerida organisatsiooni juhtide ja teiste töötajate töögraafikuga. Juht (või tema sekretär) määrab koosoleku või muu sündmuse kuupäeva ja kellaaja, vaatab sellest tulenevat ajakava ja teeb klaviatuuri abil muudatusi. Elektroonilise kalendri riist- ja tarkvara on täielikult kooskõlas meili sarnaste komponentidega. Lisaks on kalendritarkvara sageli e-posti tarkvara lahutamatu osa.

Lisaks võimaldab süsteem ligipääsu ka teiste juhtide kalendritele. See saab automaatselt kooskõlastada koosolekute aegu oma ajakavadega.

Eriti tõhusaks osutub elektroonilise kalendri kasutamine tippjuhtkonna juhtidel, kelle tööpäevad on pikalt ette planeeritud.

Arvutikonverentsid kasutada arvutivõrke teabe vahetamiseks rühma liikmete vahel konkreetset probleemi lahendades. Loomulikult on sellele tehnoloogiale ligipääsetavate inimeste ring piiratud. Osalejate arv arvutikonverentsil võib olla kordades suurem kui audio- ja videokonverentsidel.

Telekonverents sisaldab kolme tüüpi konverentse: heli-, video- ja arvutikonverentse. Videotekst põhineb arvuti kasutamisel teksti ja graafiliste andmete kuvamiseks monitori ekraanil.

Nüüd muutub järjest populaarsemaks oma toodete kataloogide ja hinnasiltide (hinnakirjade) vahetamine ettevõtete vahel videoteksti kujul. Mis puutub videotekstide müügile spetsialiseerunud ettevõtetesse, siis nende teenused hakkavad konkureerima trükitoodetega, nagu ajalehed ja ajakirjad. Nii on nüüdseks paljudes riikides võimalik tellida ajalehte või ajakirja videoteksti kujul, rääkimata jooksvatest börsiteabe aruannetest.

Piltide salvestamine. Iga ettevõte peab pikka aega säilitama suurt hulka dokumente. Nende arv võib olla nii suur, et nende salvestamine isegi failidena tekitab tõsiseid probleeme. Seetõttu tekkis mõte mitte dokumenti ennast, vaid selle kujutist (pilti) talletada ja digitaalsel kujul talletada. Piltide salvestamine (pildistamine) on paljulubav kontoritehnoloogia ja põhineb spetsiaalse seadme kasutamisel

optiline mustrituvastaja, mis võimaldab teisendada dokumendi või filmi kujutise digitaalsele kujule, et seda edasiseks arvuti välismällu salvestada. Digitaalses vormingus salvestatud pilti saab igal ajal reaalsel kujul ekraanil või printeril kuvada. Piltide salvestamiseks kasutatakse optilisi kettaid

Piltide salvestamise idee pole uus ja seda on varem mikrofilmide baasil rakendatud. Selle tehnoloogia loomisele aitas kaasa uue tehnilise lahenduse tekkimine - optiline ketas kombineerituna digitaalse pildisalvestusega.

Audiokonverentsid kasutage helisidet, et hoida sidet geograafiliselt kaugemal asuvate töötajate või ettevõtte osakondade vahel. Lihtsaim tehniline vahend helikonverentsi läbiviimiseks on telefoniside, mis on varustatud lisaseadmetega, mis võimaldavad vestluses osaleda rohkem kui kahel osalejal. Helikonverentside loomine ei nõua arvutit, vaid hõlmab ainult kahepoolse heliside kasutamist selles osalejate vahel. Helikonverentsi kasutamine muudab otsuste tegemise lihtsamaks, odavaks ja mugavaks.

Videokonverentsid on mõeldud samadel eesmärkidel nagu helikonverentsid, kuid kasutavad videoseadmeid. Samuti ei vaja nad arvutit. Videokonverentsi ajal näevad osalejad, kes asuvad üksteisest märkimisväärsel kaugusel, teleriekraanil ennast ja teisi osalejaid. Heli edastatakse samaaegselt telepildiga.

Kuigi videokonverentsid võivad vähendada transpordi- ja reisikulusid, kasutavad enamik ettevõtteid seda muudel põhjustel. Need ettevõtted näevad neis võimalust kaasata probleemide lahendamisse võimalikult palju juhte ja teisi peakontorist geograafiliselt kaugemal asuvaid töötajaid.

Faksimile põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis suudab lugeda dokumenti sidekanali ühes otsas ja reprodutseerida selle pilti teises. Faksimile annab oma panuse V otsuste langetamine, jagades dokumente kiiresti ja lihtsalt meeskonnaliikmetele, kes lahendavad konkreetset probleemi, olenemata nende geograafilisest asukohast.

Kõige populaarsem kontoritarkvara komplektautomatiseerimine on Microsoft Office. Microsoft Office'i tooted on üksteisega tihedalt integreeritud; need jagavad rohkem kui 50% tarkvarakoodist. See on kõigi rakendustega sama tüüpi töö aluseks.

Haridus- ja Teadusministeerium

Kõrgõzstani Vabariik

kirgiisi Rahvusülikool

Nime sai Zhusup Balasagyni järgi

Info- ja innovaatiliste tehnoloogiate teaduskond

KURSUSETÖÖ

distsipliini järgi" Infosüsteemid ja võrgud"

teemal: "IT automatiseeritud kontori omadused ja otstarve.

Andmebaas."

Eriala: Infosüsteemid ja tehnoloogiad

Õpilane: Moldazhan K.M.

kursus: 2 kursust

rühm: IST 1/15 Teaduslik juhendaja: Almasbekova Z.A.

Biškek 2017

Sissejuhatus ……………………………………………………………………………………………………………

Peatükk 1. Kontori automatiseerimise omadused ja eesmärk……………………….4

1.1. Kontori põhikomponendid automatiseeritud süsteemid…………...4

1.2. Kontori automatiseerimise põhimeetodid………………….11

1.3. Kontori automatiseerimine ja meeskonnatöö tööriistad………………16

1.3.2. Dokumendivoo automatiseerimise tööriistad……………………………….20

2. peatükk. Automatiseeritud infotehnoloogiad kontoris………26

2.1. Raamatupidamisprogrammid………………………………………………………………….26

Järeldus……………………………………………………………………………………29

Viited…………………………………………………………………30

Sissejuhatus

Kaasaegne ühiskond ei saa eksisteerida ilma dokumendivoota. Dokumendid saadavad meid igal sammul. Isegi väikese kauba ostmisega poest kaasneb dokumendi väljastamine - sularahatšekk. Ebavajaliku kviitungi võime kohe peale ostmist visata prügikasti, kuid see ei muuda asja. Sellegipoolest jääb kauplusesse kviitungi koopia, mida säilitatakse ja võetakse arvesse pikka aega.

Üks arvutiteaduse kui teaduse ees seisvaid ülesandeid on viia dokumendivoog üle paberkandjal elektroonilisele vormile. See probleem lahendatakse riist- ja tarkvara ning elektroonilise dokumendihalduse meetodite arendamise ja juurutamise kaudu.

Tõhusate juhtimisotsuste tegemiseks turumajanduse dünaamilises arengus vajab ettevõte asjakohast infotugisüsteemi, mis kajastaks objektiivselt hetke majandusolukorda. See teema on minu jaoks täna kõige aktuaalsem, kuna hea infotugi ei ole mitte ainult ettevõtte edu ja konkurentsivõime võti, vaid toimib vahel ka ellujäämise vahendina karmi konkurentsi tingimustes.

Juhtimisinfotehnoloogiad on teabe ühendamine ettevõtte juhtimissüsteemide ja juhtimisprotsessiga tervikuna. Seda saab käsitleda mitte ainult tervikuna, hõlmates kõiki juhtimisfunktsioone, vaid ka üksikute funktsionaalse juhtimistöö, näiteks prognoosimise ja planeerimise, arvestuse ja analüüsi puhul.

Kaasaegsetes tingimustes on oluliseks valdkonnaks kujunenud infotugi, mis seisneb teadlike juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku informatsiooni kogumises ja töötlemises. Ettevõtte positsiooni ja tegevust puudutava teabe edastamine kõrgeimale juhtimistasandile ja vastastikune vahetus Ettevõtte kõigi omavahel seotud allüksuste vaheline info edastamine toimub kaasaegse elektroonilise arvutitehnoloogia ja muude tehniliste sidevahendite alusel.

Peatükk 1. Kontori automatiseerimise omadused ja eesmärk

1.1. Kontori automatiseeritud süsteemide põhikomponendid

Ajalooliselt sai automatiseerimine alguse tootmisest ja levis seejärel kontorisse, mille esialgne eesmärk oli vaid rutiinse sekretäritöö automatiseerimine. Sidevahendite arenedes hakkas kontoritehnoloogiate automatiseerimine huvi tundma spetsialistide ja juhtide seas, kes nägid selles võimalust tõsta oma töö tootlikkust.

Kontoriautomaatika (joonis 1) ei ole mõeldud asendama olemasolevat traditsioonilist personalikommunikatsioonisüsteemi (koos koosolekute, telefonikõnede ja korraldustega), vaid ainult täiendama seda. Mõlemad süsteemid kooskasutamisel tagavad juhtimistöö ratsionaalse automatiseerimise ja juhtide parima teabega varustamise.

Riis. 1. Kontoriautomaatika põhikomponendid.

Automatiseeritud kontor on ettevõtte kõikide juhtimistasandite juhtide jaoks atraktiivne mitte ainult seetõttu, et see toetab ettevõttesisest suhtlust töötajate vahel, vaid ka seetõttu, et see pakub neile uusi suhtlusvahendeid väliskeskkonnaga.

Infotehnoloogia kontoriautomaatika jaoks on suhtlusprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga, mis põhineb arvutivõrkudel ja muudel kaasaegsetel teabe edastamise ja sellega töötamise vahenditel.

Kontori automatiseerimise tehnoloogiaid kasutavad juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad. Need võivad tõsta sekretäride ja kontoritöötajate tootlikkust ning võimaldada neil toime tulla kasvava töömahuga. See eelis on aga teisejärguline võimalusele kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise tööriistana. Juhtide tehtud otsuste parandamine nende paranenud kommunikatsiooni tulemusena võib tagada ettevõtte majanduskasvu.

Praegu on mitukümmend tarkvaratoodet arvutitele ja arvutivälisele riistvarale, mis pakuvad kontoriautomaatika tehnoloogiat: tekstitöötlusprogramm, arvutustabeliprotsessor, e-post, elektrooniline kalender, arvuti- ja telekonverentsid, videotekst, piltide salvestamine, aga ka spetsiaalsed programmid juhtimistegevused: dokumendihaldus , kontroll tellimuste täitmise üle jne.

Andmebaas

Iga tehnoloogia kohustuslik komponent on andmebaas. Automatiseeritud kontoris koondab andmebaas andmed ettevõtte tootmissüsteemi kohta samamoodi nagu andmetöötlustehnoloogias operatiivtasandil. Andmebaasis olev info võib pärineda ka ettevõtte väliskeskkonnast. Spetsialistid peavad valdama elementaarseid tehnoloogilisi toiminguid andmebaasikeskkonnas töötamiseks.

Näide. Andmebaas kogub ettevõtte müügiagentide poolt põhiarvutisse edastatavat infot igapäevaste müükide kohta või infot iganädalaste toorainetarnete kohta.

Iga päev vastavas andmebaasi massiivis korrigeeritavat teavet vahetuskursside või väärtpaberite noteeringute, sealhulgas selle ettevõtte aktsiate kohta saab börsilt iga päev e-posti teel.

Andmebaasist saadav teave sisestatakse arvutirakendustesse (programmidesse), nagu tekstitöötlusprogrammid, tabelitöötlusprogrammid, e-post, arvutikonverentsid jne. Igasugune automatiseeritud kontoriarvutirakendus võimaldab töötajatel suhelda nii omavahel kui ka teiste ettevõtetega.

Tekstitöötlus

See on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud tekstidokumentide loomiseks ja töötlemiseks. Kui dokument on valmis, kirjutab töötaja selle uuesti sisse väline mälu, prindib selle välja ja saadab vajadusel läbi arvutivõrk. Seega on juhi käsutuses tõhus kirjaliku suhtluse vorm. Regulaarne tekstitöötlusprogrammiga koostatud kirjade ja aruannete vastuvõtmine võimaldab juhil pidevalt hinnata olukorda ettevõttes.

Meil

Arvutite võrgukasutusel põhinev elektronpost (E-mail) võimaldab kasutajal vastu võtta, salvestada ja saata sõnumeid oma võrgupartneritele. Siin toimub ainult ühesuunaline suhtlus. See piirang pole paljude teadlaste sõnul liiga oluline, kuna viiekümnel juhul sajast on ametlikud telefonivestlused suunatud ainult teabe hankimisele.

Kui ettevõte otsustab e-posti kasutusele võtta, on tal kaks võimalust. Esimene on osta oma riist- ja tarkvara ning luua oma arvutite kohalik võrk, mis rakendab e-posti funktsiooni. Teine võimalus on seotud e-posti teenuse ostmisega, mida osutavad spetsialiseerunud sideorganisatsioonid perioodilise tasu eest.

Audiomail

See on e-post kõnesõnumite saatmiseks. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et arvuti klaviatuuril sõnumi tippimise asemel saadate selle telefoni kaudu. Samuti saate telefoni teel saadetud sõnumeid. Süsteem sisaldab spetsiaalset seadet helisignaalide digitaalseks koodiks ja tagasi teisendamiseks, samuti arvutit helisõnumite digitaalsel kujul salvestamiseks. Heliposti rakendatakse ka võrgus.

Heliposti saab edukalt kasutada rühmaprobleemide lahendamiseks. Selleks peab sõnumi saatja lisaks märkima isikute nimekirja, kellele teade on mõeldud. Süsteem helistab perioodiliselt kõigile määratud töötajatele, et neile sõnum saata.

Heliposti peamine eelis võrreldes meiliga on lihtsam – selle kasutamisel pole vaja klaviatuurilt andmeid sisestada.

Tabeliprotsessor

See, nagu tekstitöötlusprogramm, on iga töötaja infokultuuri ja automatiseeritud kontoritehnoloogia põhikomponent. Kaasaegsete tabeliprotsessorite tarkvarakeskkondade funktsioonid võimaldavad teha arvukalt toiminguid tabelina esitatud andmetega. Kombineerides neid toiminguid vastavalt ühistele omadustele, saame tuvastada kõige arvukamad ja kasutatud tehnoloogiliste toimingute rühmad:

· andmete sisestamine nii klaviatuurilt kui ka andmebaasidest;

· andmetöötlus (sorteerimine, summade automaatne genereerimine, andmete kopeerimine ja edastamine, erinevad rühmad arvutustoimingud, andmete koondamine jne);

· väljastada infot trükitud kujul, imporditud failide kujul teistesse süsteemidesse, otse andmebaasi;

· andmete esitamise tabelivormide kvaliteetne disain;

· andmete mitmekülgne ja kvaliteetne esitamine diagrammide ja graafikute kujul;

· tehniliste, finants-, statistiliste arvutuste tegemine;

· matemaatilise modelleerimise ja mitmete muude abitoimingute läbiviimine.

Elektrooniline kalender

See annab veel ühe võimaluse kasutada arvuti võrguversiooni, et salvestada ja manipuleerida organisatsiooni juhtide ja teiste töötajate töögraafikutega. Juht (või tema sekretär) määrab koosoleku või muu sündmuse kuupäeva ja kellaaja, vaatab sellest tulenevat ajakava ja teeb klaviatuuri abil muudatusi. Elektroonilise kalendri riist- ja tarkvara on täielikult kooskõlas meili sarnaste komponentidega. Lisaks on kalendritarkvara sageli lahutamatu osa e-posti tarkvara.

Eriti tõhusaks osutub elektroonilise kalendri kasutamine tippjuhtkonna juhtidel, kelle tööpäevad on pikalt ette planeeritud.

Faksimile

See suhtlus põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis suudab lugeda dokumenti sidekanali ühes otsas ja reprodutseerida selle pilti teises.

Faksimile aitab kaasa otsuste tegemisele, jagades dokumente kiiresti ja lihtsalt probleemide lahendamise meeskonna liikmetele, olenemata nende geograafilisest asukohast.

Fakse kasutatakse väga sageli. Ajalehed ja finantsasutused on nende teenuseid kasutanud juba aastaid. Esimesed faksid olid sarnased helimodemid. Tehnika ei seisa aga paigal, vaid täiustub pidevalt. Leht teksti või fotoga laaditakse faksi ja skannitakse. Sel juhul kodeerib üle lehe liikuv skanneri kiir pildi valged ja tumedad alad, mis seejärel digitaalselt edastatakse. telefoniliinid. Sõnumi vastuvõtmisel toimub sarnane protsess, kuid ainult vastupidiselt - märgikoode esindavad bitiväärtused teisendatakse digitaalsest vormist analoogsignaaliks. Faks saadab ja võtab vastu digiteeritud skannitud lehti, mis sisaldavad graafikat, teksti jne. Kuna faks töötab ainult graafiliste tähemärkidega, arvutiprogramm ei saa seda kasutades edastada.

Modem ei teisenda graafilisi pilte digitaalseks, vaid ainult edastab digitaalset teavet telefoniliinide kaudu. Teisisõnu, kui kodeerisite pildi mõne programmi abil (näiteks lõite graafilise faili), saate selle hõlpsalt modemi kaudu üle kanda. Kuid sel juhul peab adressaat teie faili ise mõne graafikaprogrammi abil dekodeerima.

Faks ja modem ei saa kasutada sama telefoniliini korraga. Kuid eraldi saab neid muidugi teenindada ühe telefoniliini kaudu. Praegu kasutatakse maailmas miljoneid faksiaparaate dokumentide, allkirjade, kirjatemplite jms edastamiseks riikide vahel, sama riigi piires ja isegi sama ettevõtte erinevates ruumides asuvate faksiaparaatide vahel.

Faksi kasutades saate kirju saata vaid mõne minutiga. On palju programme, mis võimaldavad teil fakside saatmist edasi lükata näiteks öötundideni, mil telefonitariifid on alandatud. Sõltuvalt ettevõtte tüübist ja saadetavate kirjade mahust võib faksisüsteem end ära tasuda väga lühikese ajaga. Kui teil on faks/modem, maksab selle kasutamine vähem kui meilisõnum.

Mõned faksiaparaadid kasutavad printimiseks spetsiaalset termopaberit (eriti madala hinnaga faksiaparaadid). Termopaberit ei anna hea resolutsioon ja muutub aja jooksul tumedamaks. Kallimad faksid kasutavad tinti (tindiprinteri) või lasertehnoloogia kvaliteetsele paberile printimiseks.

Need seadmed töötavad aeglasemalt, kuid neid saab kasutada koopiamasinana. Faksidel on palju ühist koopiamasinate, skannerite ja printeritega. Mõned ettevõtted toodavad universaalseid masinaid, mis ühendavad kõigi loetletud seadmete võimalused.

Mõned ettevõtted on välja töötanud faksisüsteemid, mis kasutavad arvutitega ühendatavaid laienduskaarte. Enamikul tahvlitel on faksid ühendatud 1 modemiga ja moodustavad ühtse süsteemi. Sellised kombineeritud plaadid kasutavad ühendamiseks ainult ühte emaplaadi pesa.

Spetsiaalne tarkvara võimaldab arvutil faksitööd juhtida. Kasutades saab luua erinevaid teste, kirju ja märkmeid tekstiredaktorid ja seejärel edastatakse telefoniliinide kaudu. Arvuti saab programmeerida saatma sõnumeid või kirju ajal, mil edastuskiirus on madalaim.
Arvutifaksidel on üks puudus – nad ei saa kopeerida teavet, allkirju, graafikat jne. Kuid skanneriga saab selle teabe kirjutada kettale faili ja lisada faksimiseks dokumenti. Seal on palju erinevaid mudeleid skannerid, mida saab kasutada graafiliste või tekstiandmete sisestamiseks. Kui arvutisse on installitud vastav tarkvara, saab see vastu võtta ja salvestada mis tahes teavet. Mõned ettevõtted seadistavad faksiaparaadid sõnumeid vastu võtma 24 tundi ööpäevas.