1) Infotehnoloogia automatiseeritud kontor- kommunikatsiooniprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga arvutivõrkude ja muude kaasaegsete teabe edastamise ja sellega töötamise vahendite baasil.
Grupiprobleemide lahendamisel on eriti atraktiivsed juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad kasutavad kontoriautomaatika tehnoloogiaid, mis võivad tõsta sekretäride ja kontoritöötajate tootlikkust ning võimaldada toime tulla kasvava töökoormusega. See kasu on aga teisejärguline võimalusele kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise vahendina.Juhtkondade paranenud kommunikatsiooni tulemusena tehtud paremad otsused võivad viia ettevõtte majanduskasvuni.
Praegu on kontoriautomaatika tehnoloogiat pakkuvate arvutite ja mittearvutite riistvara jaoks saadaval mitukümmend tarkvaratoodet: tekstitöötlusprogramm, tabelitöötlusprogramm, e-post, elektrooniline kalender, helipost, arvuti- ja telekonverentsid, videotekst, piltide salvestamine, samuti juhtimistegevuse eriprogrammid.dokumendid, korralduste täitmise kontroll jne. Laialdaselt kasutatakse ka arvutiväliseid heli- ja videokonverentse, faksi, koopiamasinat ja muud kontoritehnikat.
Kontori automatiseerimise põhikomponendid on näidatud joonisel fig. 6.3.
Riis. 6.3.
- 2) Andmebaas. Automatiseeritud kontoris koondab andmebaas andmed ettevõtte tootmissüsteemi kohta samamoodi nagu andmetöötlustehnoloogias operatiivtasandil Andmebaasis võib info pärineda ka ettevõtte väliskeskkonnast. Andmebaasist edastatakse teave arvutirakenduste sisendisse. Kõik automatiseeritud kontoriarvutirakendused võimaldavad töötajatel omavahel ja teiste ettevõtetega suhelda.
- 3) Tekstitöötlus. See on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud tekstidokumentide loomiseks ja töötlemiseks. See võimaldab teil lisada või eemaldada sõnu, teisaldada lauseid ja lõike, määrata vormingut, manipuleerida tekstielementide ja režiimidega jne. Kui dokument on valmis, kopeerib töötaja selle välismällu, seejärel prindib välja ja vajadusel edastab üle arvutivõrgu.
- 4) Meil, mis põhineb arvutite võrgukasutusel, võimaldab kasutajal oma võrgupartneritele sõnumeid vastu võtta, talletada ja saata. E-post võib olenevalt kasutatavast tarkvarast pakkuda kasutajale erinevaid kogemusi. Selleks, et saadetud kiri oleks kõigile e-posti kasutajatele kättesaadav, tuleks see arvutisse paigutada Teadetetahvel, Soovi korral võite märkida, et tegemist on erakirjavahetusega. Saate saata saadetise ka koos teatega selle kättesaamisest adressaadi poolt.
- 5) Audiomail. See on e-post kõnesõnumite saatmiseks. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et arvuti klaviatuuril sõnumi tippimise asemel saadate selle oma telefoni kaudu. Samuti saate telefoni teel saadetud sõnumeid. Heliposti rakendatakse ka võrgus. Heliposti saab edukalt kasutada rühmaprobleemide lahendamiseks. Selleks peab sõnumi saatja lisaks märkima isikute nimekirja, kellele teade on mõeldud. Süsteem helistab perioodiliselt kõigile määratud töötajatele, et neile sõnum saata.
- 6) Tabeliprotsessor on iga töötaja infokultuuri ja automatiseeritud kontoritehnoloogia põhikomponent. Kaasaegsete tabeliprotsessorite tarkvarakeskkondade funktsioonid võimaldavad teha arvukalt toiminguid tabelina esitatud andmetega. Igas kaasaegses tabelarvutuskeskkonnas on vahend andmete edastamiseks võrgu kaudu.
- 7) Elektrooniline kalender. See annab veel ühe võimaluse kasutada arvuti võrguversiooni, et salvestada ja manipuleerida organisatsiooni juhtide ja teiste töötajate töögraafikuga. Haldur määrab koosoleku või muu sündmuse kuupäeva ja kellaaja, vaatab sellest tulenevat ajakava ja teeb klaviatuuri abil muudatusi. Kalendritarkvara on sageli e-posti tarkvara osana. Eriti tõhusaks osutub elektroonilise kalendri kasutamine tippjuhtkonna juhtidel, kelle tööpäevad on pikalt ette planeeritud.
- 8) Arvutikonverentsid ja telekonverentsid. Arvuti konverentsidel kasutatakse arvutivõrke, et vahetada teavet konkreetset probleemi lahendava rühma liikmete vahel. Loomulikult on sellele tehnoloogiale ligipääsetavate inimeste ring piiratud. Arvutikonverentsil osalejate arv võib olla kordades suurem kui audio- ja videokonverentsidel. Telekonverents hõlmab kolme tüüpi konverentse: heli-, video- ja arvutikonverentse.
- 9) Videotekst. See põhineb arvuti kasutamisel teksti- ja graafiliste andmete kuvamiseks monitori ekraanil. Nüüd muutub üha populaarsemaks kataloogide ja oma toodete hinnakirjade vahetamine ettevõtete vahel videoteksti kujul. Videotekstide müügile spetsialiseerunud ettevõtete teenused hakkavad konkureerima trükitoodetega nagu ajalehed ja ajakirjad. Paljudes riikides on nüüd võimalik tellida ajalehte või ajakirja videoteksti kujul, rääkimata jooksvatest börsiteabe aruannetest.
- 10) Audiokonverentsid. Nad kasutavad helisidet, et hoida sidet ettevõtte geograafiliselt kaugel asuvate töötajate või osakondade vahel. Lihtsaim tehniline vahend helikonverentsi läbiviimiseks on telefoniside, mis on varustatud lisaseadmetega, mis võimaldavad vestluses osaleda rohkem kui kahel osalejal. Helikonverentside loomine ei nõua arvutit, vaid hõlmab ainult kahepoolse heliside kasutamist selles osalejate vahel.
- 11) Videokonverentsid. Need on mõeldud samadel eesmärkidel nagu helikonverentsid, kuid kasutavad videoseadmeid. Samuti ei vaja nad arvutit. Videokonverentsi ajal näevad osalejad, kes asuvad üksteisest märkimisväärsel kaugusel, teleriekraanil ennast ja teisi osalejaid. Heli edastatakse samaaegselt telepildiga. Videokonverents võimaldab vähendada transpordi- ja reisikulusid, enamik ettevõtteid kasutab neid selleks, et kaasata probleemide lahendamisse võimalikult palju peakontorist geograafiliselt kaugemal asuvaid juhte.
- 12) Faksisuhtlus. See suhtlus põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis suudab lugeda dokumenti sidekanali ühes otsas ja reprodutseerida selle pilti teises.
Faksimile aitab kaasa otsuste tegemisele, jagades dokumente kiiresti ja lihtsalt probleemide lahendamise meeskonna liikmetele, olenemata nende geograafilisest asukohast.
6.4 Infotehnoloogia tugi otsuse tegemine
Selle peamiseks tunnuseks on kvalitatiivselt uus meetod inimese ja arvuti interaktsiooni korraldamiseks. Selle tehnoloogia põhieesmärgiks oleva lahenduse väljatöötamine toimub iteratiivse protsessi tulemusena, milles nad osalevad (joonis 6.4):
- * otsuste tugisüsteem arvutusliku lingina;
- * isik, kes määrab sisendandmed ja hindab tulemust.
Riis. 6.4.
Iteratsiooniprotsessi lõpp toimub inimese tahtel. Otsustust toetavat infotehnoloogiat saab kasutada igal juhtimistasandil. Selle tehnoloogia oluliseks funktsiooniks on otsustajate koordineerimine nii erinevatel juhtimistasanditel kui ka samal tasemel.
Ajalooliselt sai automatiseerimine alguse tootmisest ja levis seejärel kontorisse, esialgu vaid eesmärgiga automatiseerida rutiinset sekretäritööd. Kommunikatsioonitehnoloogia arenguga hakkas kontoritehnoloogiate automatiseerimine huvi tundma spetsialistide ja juhtide seas, kes nägid selles võimalust tõsta oma töö tootlikkust.
Kontorisse Tööülesanneteks on järgmised: kontoritöö, juhtimine, juhtimiskontroll, aruannete koostamine, info otsimine, sisestamine ja uuendamine, ajakava koostamine, infovahetus kontoriosakondade vahel, ettevõtte kontorite ja ettevõtete vahel.
Eespool loetletud ülesannete puhul tehtavad tüüpilised protseduurid:
- sissetuleva ja väljamineva teabe töötlemine (kirjade lugemine ja neile vastamine, aruannete, ringkirjade ja muu dokumentatsiooni kirjutamine, mis võib sisaldada ka jooniseid ja diagramme);
- andmete kogumine ja hilisem analüüs (teatud ajaperioodide aruandlus erinevate osakondade kohta vastavalt erinevatele valikukriteeriumidele);
- saadud teabe salvestamine (kiire juurdepääs teabele ja vajalike andmete otsimine).
See eeldab järgmiste tingimuste täitmist: esinejatevaheline töö peab olema kooskõlastatud; dokumentide liikumist tuleks võimalikult palju optimeerida; tuleks anda võimalus koostööks ettevõttesiseste osakondade ja ühingusiseste ettevõtete vahel.
Kontoriautomaatika (joonis 1.7) ei ole mõeldud asendama olemasolevat traditsioonilist personalikommunikatsioonisüsteemi (koos koosolekute, telefonikõnede ja korraldustega), vaid ainult täiendama seda. Mõlemad need süsteemid koos tagavad juhtimistöö ratsionaalse automatiseerimise ja juhtide parima teavitamise.
Automatiseeritud kontor on ettevõtte kõikide juhtimistasandite juhtide jaoks atraktiivne mitte ainult seetõttu, et see toetab ettevõttesisest suhtlust töötajate vahel, vaid ka seetõttu, et see pakub neile uusi suhtlusvahendeid väliskeskkonnaga.
Automatiseeritud kontori infotehnoloogia- kommunikatsiooniprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga arvutivõrkude ja muude kaasaegsete teabe edastamise ja sellega töötamise vahendite baasil.
Kontori automatiseerimise tehnoloogiaid kasutavad juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad. Need võimaldavad teil tõsta tööviljakust ja võimaldavad toime tulla kasvava töömahuga.
See eelis on aga teisejärguline, võrreldes võimalusega kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise tööriistana. Juhtide tehtud otsuste parandamine nende paranenud kommunikatsiooni tulemusena võib tagada ettevõtte majanduskasvu.
Elektrooniline kontor on tarkvara- ja riistvarakompleks, mis on mõeldud dokumentide töötlemiseks ja kasutajate töö automatiseerimiseks juhtimissüsteemides.
IN elektrooniline kontori koosseis sisaldab järgmist riistvara:
- arvutid, võimaluse korral võrku ühendatud;
- trükiseadmed;
- vahendid dokumentide kopeerimiseks;
- modem (kui arvuti on ühendatud globaalse võrguga või geograafiliselt kaugarvutiga).
Lisaks võib riistvara sisaldada
- skannerid, mida kasutatakse teksti ja graafilise teabe automaatseks sisestamiseks otse esmastest dokumentidest;
- streamerid, mis on ette nähtud arhiivide loomiseks magnetlindil olevatele minikassettidele;
- ettekannete projektsiooniseadmed.
Peamised tarkvaratooted tehnoloogia pakkumine kontoriautomaatika , on:
- tekstiredaktor;
- tabel;
- andmebaasihaldussüsteem.
IN kontoritarkvara koostis võib sisaldada ka:
- analüüsi- ja ajakava koostamine;
- esitlusprogramm;
- graafiline redaktor;
- faksimodemi hooldusprogramm;
- võrgutarkvara: e-post, arvuti- ja telekonverentsid jne;
- tõlkeprogrammid;
- juhtimistegevuse eriprogrammid: dokumentide säilitamine, tellimuste täitmise jälgimine jne.
Kontoritarkvara tooteid kasutatakse nii iseseisvalt kui ka integreeritud pakettide osana.
Laialdaselt kasutatakse ka arvutiväliseid vahendeid: audio- ja videokonverentsid, faks, koopiamasin ja muu kontoritehnika.
Andmebaas. Iga tehnoloogia kohustuslik komponent on andmebaas. Automatiseeritud kontoris koondab andmebaas andmed ettevõtte tegevuse kohta. Andmebaasis olev info võib pärineda ka ettevõtte väliskeskkonnast. Spetsialistid peavad valdama elementaarseid tehnoloogilisi toiminguid andmebaasikeskkonnas töötamiseks.
Näide. Andmebaas kogub ettevõtte müügiagentide poolt põhiarvutisse edastatavat infot igapäevaste müükide kohta või infot iganädalaste toorainetarnete kohta.
Teavet valuutakursside või väärtpaberite noteeringute, sh selle ettevõtte aktsiate kohta, mida korrigeeritakse vastavas andmebaasi massiivis, saab iga päev börsilt e-posti teel.
Andmebaasist saadav teave sisestatakse arvutirakendustesse (programmidesse), nagu tekstitöötlusprogrammid, tabelitöötlusprogrammid, e-post, arvutikonverentsid jne. Igasugune automatiseeritud kontoriarvutirakendus võimaldab töötajatel suhelda nii omavahel kui ka teiste ettevõtetega.
Tekstitöötlus. See on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud tekstidokumentide loomiseks ja töötlemiseks. Kui dokument on valmis, kopeerib töötaja selle välismällu, seejärel prindib välja ja vajadusel edastab üle arvutivõrgu. Seega on juhi käsutuses tõhus kirjaliku suhtluse vorm. Regulaarne tekstitöötlusprogrammiga koostatud kirjade ja aruannete vastuvõtmine võimaldab juhil pidevalt hinnata olukorda ettevõttes.
Meil. E-post (e-post), mis põhineb arvutite võrgukasutusel, võimaldab kasutajal saada,
salvestada ja saata sõnumeid oma võrgupartneritele. Siin toimub ainult ühesuunaline suhtlus. See piirang pole paljude teadlaste sõnul liiga oluline, kuna viiekümnel juhul sajast on ametlikud telefonivestlused suunatud ainult teabe hankimisele. Kahepoolse suhtluse tagamiseks peate korduvalt e-posti teel sõnumeid saatma ja vastu võtma või kasutama mõnda muud suhtlusviisi.
E-post võib olenevalt kasutatavast tarkvarast pakkuda kasutajale erinevaid kogemusi. Selleks, et saadetud kiri oleks kõigile e-posti kasutajatele kättesaadav, tuleks see panna arvuti teadetetahvlile, soovi korral võib märkida, et tegemist on erakirjavahetusega. Saate saata saadetise ka koos teatega selle kättesaamisest adressaadi poolt.
Audiomail. See on e-post kõnesõnumite saatmiseks. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et arvuti klaviatuuril sõnumi tippimise asemel saadate selle oma telefoni kaudu. Samuti saate telefoni teel saadetud sõnumeid.
Süsteem sisaldab spetsiaalset seadet helisignaalide digitaalseks koodiks ja tagasi teisendamiseks, samuti arvutit helisõnumite digitaalsel kujul salvestamiseks. Heliposti rakendatakse ka võrgus.
Heliposti saab edukalt kasutada rühmaprobleemide lahendamiseks. Selleks peab sõnumi saatja lisaks märkima isikute nimekirja, kellele teade on mõeldud. Süsteem helistab perioodiliselt kõigile määratud töötajatele, et neile sõnum saata.
Audioposti peamine eelis Võrreldes elektroonilisega on see lihtsam – seda kasutades ei pea klaviatuurilt andmeid sisestama.
Tabeliprotsessor. See, nagu tekstitöötlusprogramm, on iga töötaja infokultuuri ja automatiseeritud kontoritehnoloogia põhikomponent. Ilma selles töötamise põhitehnoloogia tundmiseta on võimatu personaalarvutit oma tegevuses täielikult kasutada. Kaasaegsete tabeliprotsessorite tarkvarakeskkondade funktsioonid võimaldavad teha arvukalt toiminguid tabelina esitatud andmetega. Kombineerides neid toiminguid vastavalt ühistele omadustele, saame tuvastada kõige arvukamad ja kasutatud tehnoloogiliste toimingute rühmad:
andmesisestus nii klaviatuurilt kui andmebaasidest;
andmetöötlus (sorteerimine, summade automaatne genereerimine, andmete kopeerimine ja ülekandmine, erinevad arvutustoimingute rühmad jne);
väljastada teavet trükitud kujul, imporditud failide kujul teistesse süsteemidesse, otse andmebaasi;
tabelivormide kvaliteetne kujundus andmete esitamiseks;
mitmekülgne ja kvaliteetne andmete esitamine diagrammide ja graafikute kujul;
inseneri-, finants- ja statistiliste arvutuste tegemine;
matemaatilise modelleerimise ja mitmete muude abitoimingute läbiviimine.
Igas kaasaegses tabelarvutuskeskkonnas on vahend andmete edastamiseks võrgu kaudu.
Elektrooniline kalender. See annab veel ühe võimaluse kasutada arvuti võrguversiooni töögraafikute salvestamiseks ja nendega manipuleerimiseks. Juht (või tema sekretär) määrab koosoleku või muu sündmuse kuupäeva ja kellaaja, vaatab sellest tulenevat ajakava ja teeb klaviatuuri abil muudatusi. Elektroonilise kalendri riist- ja tarkvara on täielikult kooskõlas meili sarnaste komponentidega.
Lisaks on kalendritarkvara sageli e-posti tarkvara lahutamatu osa.
Lisaks võimaldab süsteem ligipääsu ka teiste juhtide kalendritele. See saab automaatselt kooskõlastada koosolekute aegu oma ajakavadega.
Eriti tõhusaks osutub elektroonilise kalendri kasutamine tippjuhtkonna juhtidel, kelle tööpäevad on pikalt ette planeeritud.
Arvutikonverentsid ja telekonverentsid. Arvutikonverentsid kasutavad arvutivõrke teabe vahetamiseks rühmaliikmete vahel konkreetse probleemi lahendamisel. Arvutikonverentsil osalejate arv võib olla kordades suurem kui audio- ja videokonverentsidel.
Kirjanduses võib sageli leida terminit telekonverents. Telekonverents hõlmab kolme tüüpi konverentse: heli-, video- ja arvutikonverentse.
Piltide salvestamine. Iga ettevõte peab pikka aega säilitama suurt hulka dokumente. Nende arv võib olla nii suur, et nende salvestamine isegi failidena tekitab tõsiseid probleeme. Seetõttu tekkis mõte mitte dokumenti ennast, vaid selle kujutist (pilti) talletada ja digitaalsel kujul talletada.
Piltide salvestamine (pildistamine) on paljulubav kontoritehnoloogia ja põhineb spetsiaalse seadme - optilise mustrituvastaja - kasutamisel, mis võimaldab teisendada dokumendi või filmi kujutise digitaalsesse vormi, et seda edasiseks salvestamiseks välismällu. arvuti. Digitaalses vormingus salvestatud pilti saab igal ajal reaalsel kujul ekraanil või printeril kuvada. Piltide salvestamiseks kasutatakse tohutu mahuga optilisi kettaid. Seega saab viietollisele optilisele plaadile salvestada umbes 200 tuhat lehekülge.
Audiokonverentsid. Nad kasutavad helisidet, et hoida sidet ettevõtte geograafiliselt kaugel asuvate töötajate või osakondade vahel. Helikonverentside läbiviimise lihtsaim tehniline vahend on telefoniside, mis on varustatud lisaseadmetega, mis võimaldavad suhelda rohkem kui kahe osaleja vahel. Helikonverentside loomine ei nõua arvutit, vaid hõlmab ainult kahepoolse heliside kasutamist selles osalejate vahel.
Videokonverentsid. Need on mõeldud samadel eesmärkidel nagu helikonverentsid, kuid kasutavad videoseadmeid. Samuti ei vaja nad arvutit. Videokonverentsi ajal näevad osalejad, kes asuvad üksteisest märkimisväärsel kaugusel, teleriekraanil ennast ja teisi osalejaid. Heli edastatakse samaaegselt telepildiga.
Kuigi videokonverents võib vähendada transpordi- ja reisikulusid, kasutab enamik ettevõtteid seda muudel põhjustel. Need ettevõtted näevad neis võimalust kaasata probleemide lahendamisse võimalikult palju juhte ja teisi peakontorist geograafiliselt kaugemal asuvaid töötajaid.
Faksimile See suhtlus põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis suudab lugeda dokumenti sidekanali ühes otsas ja reprodutseerida selle pilti teises.
Faksimile aitab kaasa otsuste tegemisele, jagades dokumente kiiresti ja lihtsalt probleemide lahendamise meeskonna liikmetele, olenemata nende geograafilisest asukohast.
Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi
Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.
Sissejuhatus
1. Elektrooniline kontor
Järeldus
Sõnastik
Rakendused
Sissejuhatus
Viimastel aastakümnetel on kontoriautomaatika olnud globaalse infotööstuse arengu üks peamisi tõukejõude. Võib-olla on kõik maailma hiiglased - riist- ja tarkvaraarendajad - andnud oma panuse infotehnoloogia turu selle osa arengusse. Kõik see võimaldab meil rääkida selle töö teema asjakohasusest.
Kontori automatiseerimiseks pakutavate lahenduste valikus on kontorikomplektid, meeskonnatöö ja infovahetuse korraldamise tööriistad, ettevõtte juhtimise automatiseerimise lahendused ja palju muud. Tänu nendele otsustele on kontor ise ja selle töötajate töökorraldus viimasel ajal tundmatuseni muutunud.
Töö eesmärgiks oli analüüsida kontoritegevuse automatiseerimist ning käsitleda peamisi selleks automatiseerimiseks kasutatavaid tarkvaratooteid ja lahendusi.
Õppeobjektiks on kontoriautomaatikaks kasutatav tarkvara.
Mis tahes suurusega uue ettevõtte loomisel ei seisa selle korraldajad enam silmitsi küsimusega, kas on vaja tema kontorite või osakondade tegevust automatiseerida - tekib vaid probleem selle automatiseerimise jaoks vahendite valimisel turul pakutavate toodete hulgast.
1. Elektrooniline kontor
1.1 Kontoriautomaatika infotehnoloogia
Esialgu hakkas automatiseerimine arenema tootmises ja seejärel levis kontorisse, mille eesmärgiks oli esialgu vaid keerulise ja vaevarikka sekretäritöö automatiseerimine. Sidevahendite arenedes hakkas kontoritehnoloogiate automatiseerimine huvi tundma spetsialistide ja juhtide seas, kes nägid selles võimalust tõsta oma töö tootlikkust. Kontoriautomaatika tegelikult ei asenda olemasolevat traditsioonilist personalikommunikatsioonisüsteemi (koos koosolekute, telefonikõnede ja korraldustega), vaid ainult täiendab seda. Mõlemad süsteemid tagavad juhtimistöö ratsionaalse automatiseerimise ja annavad juhtidele kõige kvaliteetsemat teavet, kui neid kasutada koos.
Postitatud aadressil http://www.allbest.ru/
Riis. 1 kontoriautomaatika tehnoloogia
Automatiseeritud kontor on ettevõtte kõikide juhtimistasandite juhtide jaoks atraktiivne mitte ainult seetõttu, et see hoiab töötajaid ettevõtte sees ühenduses, vaid ka seetõttu, et see pakub neile uusi suhtlusvahendeid välismaailmaga. Määratleme kontoriautomaatika infotehnoloogia:
Bürooautomaatika infotehnoloogia on suhtlusprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga, mis põhineb arvutivõrkudel ja muudel kaasaegsetel teabe edastamise ja sellega töötamise vahenditel.
Kontori automatiseerimise tehnoloogiaid kasutavad juhid, spetsialistid, sekretärid ja kontoritöötajad. Need võivad tõsta sekretäride ja kontoritöötajate tootlikkust ning võimaldada neil suureneva töömahuga palju kergemini toime tulla. See on aga teisejärguline eelis võrreldes võimalusega kasutada kontoriautomaatikat probleemide lahendamise tööriistana. Juhtide paranenud kommunikatsiooni tulemusel tehtud paremad otsused võimaldavad ettevõtte majanduskasvu.
Praegu on teada tohutul hulgal arvutitele ja arvutivälisele riistvarale mõeldud programme, mis pakuvad kontoriautomaatika tehnoloogiat: tekstitöötlusprogramm, tabelitöötlusprogramm, e-post, elektrooniline kalender, arvuti- ja telekonverentsid, videotekst, piltide salvestamine, aga ka spetsiaalsed programmid. juhtimistegevuseks: dokumendihaldus, kontroll tellimuste täitmise üle jne. Laialdaselt kasutatakse ka mittearvutilisi vahendeid: audio- ja videokonverentsid, faks, koopiamasin ja muu kontoritehnika.
Infotehnoloogiaid on järgmist tüüpi:
Infotehnoloogia andmetöötluseks
Juhtimisinfotehnoloogia
· Kontori automatiseerimine
Infotehnoloogia otsuste toetamiseks
Ekspertsüsteemide infotehnoloogia
Ja igal neist on oma turvatüüp.
1.2 Kontoriautomaatika arendamine: traditsioonilisest kontorist tootmis- ja elektroonikani
Arvatakse, et kontoriautomaatika tööriistad võivad kuuluda ühte kahest mittekattuvatest rühmadest:
· rutiinse töö automatiseerimine enamikele kontoritele ühiste dokumentidega (bürooautomaatika). Nende hulka kuuluvad: dokumentide toimetamine (trükkimine, kontrollimine, kujundamine) ja trükkimine, nende läbimise jälgimine (marsruutimine, jälgimine), tellimuste täitmise jälgimine jne;
· metoodilised ja tarkvaralised vahendid otsuste toetamiseks, mis on spetsiifilised konkreetsele majandusharule või probleemile, erinevalt eelmise rühma vahenditest.
Arvutitehnoloogia kasutamine kontorites automatiseerimiseks sai alguse 60ndatel ja läbis järgmised kolm arenguetappi: traditsiooniline kontor, tootmiskontor, elektrooniline kontor.
Traditsiooniline kontor on üsna väike väljakujunenud meeskond, kes tunneb üksteist isiklikult ja kellel on üsna lai vastutusala. Sellist kontorit saab iseloomustada kolme olulise tunnusega: suhteliselt väike töömaht, pidev olukorra hindamine, algatusvõime ja kiire kontorisisene suhtlus.
Traditsiooniline kontor on muutustele vastupidav (suhteliselt väikese töömahuga) ja mitmete näitajate järgi hästi ette valmistatud elektroonilisele üleminekuks. Tööoperatsioonide tüüpiline koosseis traditsioonilises kontoris on järgmine: materjalide ettevalmistamine, tippimine, dikteerimine, suhtlemine, dokumentide kokkusobitamine, reisimine, postiga töötamine, kartoteekappide korrashoid, ootamine, dokumentide valimine ja sorteerimine, info otsimine, infokogude koristamine. , kopeerimine, arvutuste tegemine, planeerimine , telefoniga rääkimine, lugemine, terminalis töötamine.
Tootmisbüroos on sama tüüpi tööd suured mahud, selle range vormistamine, jaotamine, spetsialiseeritud funktsioonid, detailne tööjõujaotus, abitööde tsentraliseerimine ja organiseerimine tootmisliinipõhiselt. Sellest lähtuvalt kasutab see ka arvutitehnoloogiat. Sel juhul on automatiseerimise sisuks suurte homogeensete andmete infofondide moodustamine ja hooldamine, nende süstematiseerimine, akumuleerimine, salvestamine, proovide võtmine jne.
Elektrooniline kontor kehastab kontseptsiooni arvutitehnoloogia ja kommunikatsiooni igakülgsest kasutamisest kontoritegevuses, säilitades ja suurendades traditsiooniliste ja tööstuslike kontorite eeliseid. Eeldatakse, et elektrooniline kontor võimaldab ettevõttesiseselt paberkandjal dokumente praktiliselt mitte esitada ja taastab traditsioonilise tegevuse koondumise spetsialisti või juhi ümber. Elektroonilise kontori peamised funktsioonid ja tööriistad on järgmised:
dokumentide üldine menetlemine, nende kontrollimine ja vormistamine; kohalik dokumentide säilitamine; dokumentidele täieliku juurdepääsu pakkumine ilma neid paberkandjal paljundamata; töötajate kaug- ja ühistöö dokumendi kallal; tugi töökohalt lahkumata suhtlemiseks; E-post; isikuandmete töötlemine; dokumentide koostamine, dokumentide paljundamine ja trükkimine; elektroonilise ja verbaalse suhtluse integreerimine; teabevahetus andmebaaside vahel; andmete või vormide sisestamine ja isikuandmebaaside pidamine; andmetöötluse aruannete koostamine;ressursside haldamine; täitmise kontroll; isiklik ajaplaneerimine; automaatse kirjavahetuse juhtimine; töötajate tehnilise ja erialase koolituse toetamine; andmete ülekanne; materjali visuaalse esituse mitmekesisuse tagamine; dokumentide stiilikvaliteedi tagamine; otsuste modelleerimine ja nende vastuvõtmise simuleerimine; infotugi otsuste tegemisel; automatiseeritud õppevahenditega töötamine; konsultatsiooniteenus; kohandatavate automatiseeritud töökohtade loomine; kohaliku ja isikupärastatud teabe vahetamine; videoteksti teenus; tarkvara vahetus ja integreerimine; dokumentide ülekandmine ühelt kandjalt teisele; dokumentide printimine; telefoni- ja televisioonikoosolekud; grupikontakt terminalide kaudu.
Elektroonilise kontori info- ja arvutusvõimsus on samuti isikupärastatud, säilitades samal ajal elektroonilise side nii kontorisiseselt kui ka tsentraliseeritud andmebaaside ja kaugosakondadega. Eeldatakse, et arvutus- ja sidetehnoloogia ühine arendamine ja integreerimine annab töötajatele piiramatu juurdepääsu igasugusele vajalikule teabele ja arvutusvõimsusele sõltumata nende asukohast.
Elektrooniline kontor suurendab tänu e-postile ja personaalarvutitele võimalust pakkuda inimeste vahel otsest suhtlust, nagu tavapärane kontor, ilma et oleks vaja nende füüsilist keskendumist ühes ruumis. Elektroonilise kontori kontseptsioon tõstab oluliselt suure hulga keeruka info intensiivset töötlemist nõudva loometööga tegelevate inimeste tööefektiivsust.
Kaasaegsetes tingimustes peavad kontoris tehtavad, potentsiaalselt automatiseeritavad ja infotuge vajavad tegevused hõlmama eelkõige:
· erinevat tüüpi sisendinfovoogude teenindamine, kontorihaldus;
· tegelik dokumendivoog ja kontoritöö korraldus;
· tootmisülesannete planeerimine ja kontroll jms;
· põhitegevuste strateegiline ja taktikaline planeerimine;
· otsuste tegemine erinevatel tasanditel;
· äriprotsesside kui kindlat tüüpi protsesside tehniline tugi (pikaajaline, variant, hajutatud jne).
Arvestades büroode mitmekesisust, on kohatu käsitleda nende infosüsteeme objektidena, mis moodustavad ühe konstruktiivselt määratletud süsteemide klassi. Kuna selliste kontoriinfosüsteemide (OIS) ühisvaraks on dokumendivoo tugi (ja see on üldjuhul vaid osa igast OIS-ist), saab just see ja muud vahendid dokumentidega rutiinsete toimingute toetamiseks. rääkida kui kontorile iseloomulikust iseseisvast funktsioonide klassist (ja see kehtib ka vastavate automatiseerimistööriistade kohta).
Organisatsiooni tegevuse olemust ja eesmärki mõjutavad tema infosüsteem ning toodetava ja töödeldava infotoote tüüp. Kui organisatsiooni ülesandeks on toota dokumentide kujul väljastatud infotoodet, siis on tema tegevuse kõige olulisem element tegevuse spetsiifikaga seotud ja juhtimisotsuste tegemiseks vajaliku teabe talletamine. Selliste teabeorganisatsioonide hulka kuuluvad näiteks notaribürood, reisibürood ja uudisteagentuurid. Tarne- ja müügiesinduste jaoks on oluline teada müügiturge, tootetootjaid ja toodete hindu. Büroo põhiteabevajadusi saab rahuldada standardse riist- ja tarkvara, sealhulgas teksti-, tabeli- ja graafilise infotöötluse tarkvara, arvutite ja dokumentatsiooni kiire taasesitamise tööriistade ning elektrooniliste sidevahendite abil.
1.3 Elektroonilise kontori põhikomponendid
Andmebaas. Automatiseeritud kontoris esindab andmebaas ettevõtte tootmissüsteemi andmeid samamoodi nagu operatiivtasandi andmetöötlustehnoloogias. Teave võib andmebaasi voolata ka ettevõtte keskkonnast. Spetsialistid peavad suutma teha tehnoloogilisi toiminguid andmebaasikeskkonnas töötamiseks.
Tekstitöötlus. See on teatud tüüpi rakendustarkvara, mis on mõeldud teksti loomiseks ja töötlemiseks. See võimaldab teil teha sõnadega toiminguid, nagu nende lisamine või kustutamine, lausete ja lõikude teisaldamine, vormingu seadistamine, tekstielementide, režiimide jms töö. Kui dokument on valmis, kopeerib spetsialist selle välismällu, seejärel prindib välja ning vajadusel kannab üle võrgu teistesse arvutitesse. Nii on juhil tõhus kirjaliku suhtluse vorm. Juht saab pidevalt hinnata olukorda ettevõttes, saades regulaarselt kirju ja tekstitöötlusprogrammiga koostatud aruandeid.
Meil. Elektronpost põhineb arvutite võrgukasutusel ja võimaldab kasutajal oma võrgupartneritele sõnumeid vastu võtta, talletada ja saata. Me räägime ühesuunalisest suhtlusest. Kahepoolse suhtluse tagamiseks on vaja korduvalt sõnumeid saata ja vastu võtta e-posti teel või kasutada muid suhtlusviise.
Tihti saadetav sõnum on muutunud kättesaadavaks kõigile e-posti kasutajatele, see tuleks panna arvuti teadetetahvlile, vajadusel võib märkida, et tegemist on erakirjavahetusega. Samuti saate saata sõnumi koos aruandega selle vastuvõtmise kohta adressaadi poolt.
Kui ettevõte otsustab luua e-posti konto, on tal kaks võimalust. Esimene on osta oma riist- ja tarkvara ning luua oma arvutite kohtvõrk, mis täidab e-posti funktsiooni. Teine on e-posti teenuse ostmine, mida omakorda pakuvad teatud perioodilise tasu eest spetsialiseerunud sideorganisatsioonid.
Audiomail. See e-kiri võimaldab teil saata häälsõnumeid. See sarnaneb meiliga, välja arvatud see, et sisestate sõnumi arvuti klaviatuuril ja saadate selle telefoni kaudu. Samamoodi saate telefoni teel saadetud sõnumeid. Süsteem sisaldab spetsiaalset seadet helisignaalide digitaalseks koodiks ja tagasi teisendamiseks, samuti arvutit helisõnumite digitaalsel kujul salvestamiseks. Heliposti rakendatakse ka võrgus.
Helisõnumite edastamiseks mõeldud meili kasutatakse edukalt rühmasuhtluseks. Selleks peab sõnumi saatja lisaks märkima nende isikute nimekirja, kellele sõnum saadetakse. Süsteem helistab perioodiliselt kõigile määratud inimestele, et neile sõnum saata.
Heliposti peamine eelis e-postiga võrreldes. on see, et see on mugavam - selle kasutamisel pole vaja klaviatuurilt andmeid sisestada.
Tabeliprotsessor. Kaasaegsete tabelprotsessorite tarkvarakeskkondade funktsioonid võimaldavad teil teha arvukalt toiminguid andmetega, mis on esitatud tabeli kujul. Nende toimingute ühiste tunnuste hulgas võib eristada kõige arvukamaid ja kasutatud tehnoloogiliste toimingute rühmi:
· andmete sisestamine nii klaviatuurilt kui andmebaasidest;
· andmetöötlus (sorteerimine, summade automaatne genereerimine, andmete kopeerimine ja ülekandmine, erinevad arvutustoimingute rühmad, andmete koondamine jne);
· väljastada infot trükitud kujul, imporditud failide kujul teistesse süsteemidesse, otse andmebaasi;
· andmete esitamise tabelivormide kvaliteetne disain;
· andmete mitmekülgne ja kvaliteetne esitamine diagrammide ja graafikute kujul;
· tehniliste, finants-, statistiliste arvutuste tegemine;
Matemaatilise modelleerimise ja muude toimingute läbiviimine.
Elektrooniline kalender. See annab võimaluse kasutada võrku kuuluvat arvutit organisatsiooni juhtide ja teiste töötajate töögraafiku salvestamiseks ja sellega manipuleerimiseks. Näiteks määrab haldur sündmuse kuupäeva ja kellaaja, vaatab sellest tulenevat ajakava ja vajadusel teeb klaviatuuri abil muudatusi. Elektroonilise kalendri riist- ja tarkvara vastab täielikult e-posti komponentidele. Kalendritarkvara on sageli e-posti tarkvara osana.
Süsteem võimaldab juurdepääsu ka teiste juhtide kalendritele ja saab automaatselt kooskõlastada koosolekute aegu oma ajakavadega.
Elektroonilise kalendri kasutamine on eriti efektiivne tippjuhtkonna juhtidel, kelle ajakava on pikalt ette planeeritud.
Arvutikonverentsid ja telekonverentsid. Arvutikonverentsid kasutavad arvutivõrke teabe vahetamiseks teatud probleemiga tegelevate inimeste rühma vahel. Isikud, kellel on juurdepääs sellele tehnoloogiale, on piiratud ring. Arvutikonverentsil osalejate arv võib olla kordades suurem kui audio- ja videokonverentsidel.
Telekonverents sisaldab kolme tüüpi konverentse: heli-, video- ja arvutikonverentse.
Videotekst. Siin kasutatakse arvutit teksti- ja graafiliste andmete kuvamiseks monitori ekraanil. Otsustajatel on videoteksti kujul teabe saamiseks kolm võimalust:
· luua oma arvutites videotekstifaile;
· sõlmida leping selle spetsialiseerumisega ettevõttega, et saada juurdepääs tema poolt arendatud videotekstifailidele. Selliseid spetsiaalselt müügiks välja töötatud faile võib hoida selliseid teenuseid pakkuva ettevõtte serverites või edastada kliendile magnet- või optilistel ketastel;
· sõlmida lepinguid teiste ettevõtetega nende videotekstifailidele juurdepääsu saamiseks.
Nüüd on väga populaarne oma toodete kataloogide ja hinnakirjade vahetamine ettevõtete vahel videoteksti kujul. Videotekstide müügile spetsialiseerunud ettevõtted hakkavad konkureerima trükitoodetega, nagu ajalehed ja ajakirjad. Seega saab paljudes riikides nüüd tellida ajalehte, ajakirja või börsiteavet videoteksti kujul.
Piltide salvestamine. Iga organisatsioon peab pikka aega säilitama suurt hulka dokumente. Mugavuse huvides tulid nad välja idee salvestada mitte dokumenti ennast, vaid selle kujutist (pilti) ja salvestada see digitaalsel kujul.
Piltide salvestamine on paljulubav kontoritehnoloogia ja selle teostamiseks kasutatakse spetsiaalset seadet - optilist mustrituvastajat, mis võimaldab teisendada dokumendi või filmi kujutise digitaalseks ja seejärel salvestada selle arvuti välismällu. Digitaalses vormingus salvestatud pilti saab igal ajal reaalsel kujul ekraanil või printeril kuvada. Piltide salvestamiseks kasutatakse optilisi kettaid või muid suure mahutavusega andmekandjaid.
Audiokonverentsid. Nad kasutavad helisidet, et hoida sidet ettevõtte geograafiliselt kaugel asuvate töötajate või osakondade vahel. Lihtsaim tehniline vahend helikonverentsi pidamiseks on telefonisuhtlus, mis on varustatud lisaseadmetega, mis võimaldavad vestluses osaleda rohkem kui kahel osalejal. Helikonverentsi jaoks ei ole vaja arvutit, vaid see hõlmab ainult kahesuunalise heliside kasutamist selles osalejate vahel.
Helikonverentsid on väga kasulik suhtlusvahend. See on odav ja mugav. Helikonverentsi tõhusus suureneb, kui on täidetud järgmised tingimused.
· audiokonverentsi korraldaja peab esmalt tagama kõikidel huvilistel võimaluse sellel osaleda;
· konverentsil osalejate arv ei tohiks olla suurem kui kuus inimest, et arutelu püsiks arutlusel oleva probleemi raames;
· konverentsi programm tuleb selle osalejatele eelnevalt teatavaks teha, näiteks faksi teel;
· enne dialoogi peab iga osaleja end tutvustama;
· korraldada tuleb konverentsi salvestus ja selle hilisem salvestamine;
· konverentsi salvestis tuleb välja printida ja saata kõigile osalejatele.
Videokonverentsid. Need on mõeldud samadel eesmärkidel nagu helikonverentsid, kuid kasutavad videoseadmeid. Samuti ei vaja nad arvutit. Videokonverentsi ajal näevad erinevates kohtades üle maailma asuvad osalejad ennast ja teisi osalejaid teleriekraanil või monitoril. Heli edastatakse samaaegselt videopildiga.
Kuigi videokonverents vähendab reisi- ja transpordikulusid, kasutab enamik ettevõtteid seda muul põhjusel. Need ettevõtted näevad selles võimalust kaasata võimalikult palju juhte ja teisi töötajaid peakontorist kaugel.
Kõige populaarsemad kolm konfiguratsiooni videokonverentside loomiseks on:
· ühesuunaline video- ja helisuhtlus. Siin liiguvad video- ja helisignaalid ainult ühes suunas, näiteks projektijuhilt esinejateni;
· ühesuunaline video- ja kahesuunaline helisuhtlus. Kahesuunaline heli võimaldab videot vastuvõtvatel konverentsil osalejatel vahetada heliteavet videot edastava osalejaga;
· kahesuunaline video- ja helisuhtlus. See on kõige kallim konfiguratsioon, mis kasutab kahesuunalist video- ja helisidet kõigi konverentsil osalejate vahel, tavaliselt sama staatusega.
Faksisuhtlus. See suhtlus põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis loeb dokumenti sidekanali ühes otsas ja taasesitab selle kujutise teises.
Faksimile on kiire ja lihtne viis dokumentide saatmiseks rühma liikmetele konkreetse probleemi lahendamiseks, olenemata nende geograafilisest asukohast.
2. Elektrooniline dokumendihaldus
2.1 Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide otstarve
Seega on elektrooniline dokumendihaldus üldiselt dokumentide liikumise korraldamine ettevõtte osakondade, kasutajarühmade või kasutajate vahel. Sest need jäävad enamasti serverisse, dokumentide liikumine ei tähenda nende füüsilist liikumist, vaid nende kasutamise õiguste üleandmist koos teatud kasutajate teavitamisega ja kontrolliga nende täitmise üle. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide põhieesmärk on korraldada elektrooniliste dokumentide säilitamist, samuti nende otsimist nii atribuutide kui ka sisu järgi. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid pakuvad ka volitatud juurdepääsu dokumentidele, registreerivad nendes tehtud muudatused ning kontrollivad kõiki nende versioone ja õõnestusi.
Dokumendivoo automatiseerimine võimaldab kasutada andmebaasist pärinevat infot, vähendades käsitsi info sisestamise mahtu, mis vähendab tööaega ja vähendab vigade arvu. Lisaks dokumendivormidele salvestatakse dokumendihaldussüsteemi andmebaasi andmed (summad, lepingute numbrid, lepingute kuupäevad, aadressid jne), mida võib vaja minna ka paljudes dokumentides (lepingud, tellimused, tööde lõpetamise aktid jne). ) . See teave sisestatakse üks kord ja see võimaldab teil koostada haldusstruktuuridele nõutavaid dokumente.
Ajakirja ASAP andmetel toodetakse maailmas aastas ligikaudu 6 miljardit dokumenti; keskmine töötaja kulutab kaotatud teabe otsimisele umbes 150 tundi aastas. Seetõttu on vajadus vajalik info “tarbimiseks” valmis kujul edastada ja seejärel pakkuda.
Kaasaegne rakendustarkvara turg pakub mitmeid automatiseeritud dokumendihaldussüsteeme. Nende hulgas on DocsVision 3.6, ESCOM.DOC©, J.D. süsteem. Edwards OneWorld, mille on välja töötanud Robertson ja Blums Corporation jt.
Kõigepealt määratleme, millist tüüpi tarkvarast me räägime. Dokumendihaldussüsteemide (EDMS – Electronic Document Management Systems) kõige täielikuma definitsiooni annab analüütiline ettevõte IDC:
"Dokumendihaldussüsteemid (DMS) võimaldavad arvutivõrkudes suure hulga dokumentide loomise, juurdepääsu haldamise ja levitamise protsessi ning võimaldavad kontrollida ka dokumentide liikumist organisatsioonis. Sageli hoitakse neid dokumente spetsiaalsetes hoidlates või failis. süsteemihierarhia. Failide tüübid, mida DS-süsteemid tavaliselt toetavad, hõlmavad tekstidokumente, pilte, arvutustabeleid, heli-, video- ja veebidokumente. DS-süsteemide ühised võimalused hõlmavad dokumentide loomist, juurdepääsu juhtimist, teisendamist ja turvalisust.
Algselt olid DMS-id vertikaalsed rakendused, mis olid mõeldud kasutamiseks väikestele spetsialistide rühmadele, kes töötasid üksteisest lühikese vahemaa kaugusel keeruka struktuuriga dokumentidega. Ülemeremaades kasutati vertikaalseid dokumendihaldusrakendusi peamiselt farmaatsiauuringutes, kindlustuses, inseneritöös ja tööstuslikus tootmises.
Tänapäeva hajutatud ettevõtetes kasvab dokumentide levitamine, juurdepääsetavuse nõuded ja dokumentide koostöö hüppeliselt. Iga päev luuakse väga väärtuslikke materjale, postitatakse neid ülemaailmsetesse võrgustikesse ja jagatakse erinevate inimrühmade vahel. Veebiajastul ei suuda ainult spetsialistidele juurdepääsetavad vormistatud dokumendid enam ettevõtte teadmisi säilitada. Dokumendihaldussüsteemid peaksid selles aitama.
Seega on vaja kontoriautomaatikat (andmehaldussüsteemi abil), et tagada mobiilsus ettevõtte juhtimiseks ja ettevõtte enda tööks.
Tänapäeval nõuavad ettevõtted tõeliselt hajutatud dokumendihaldusarhitektuuri, st. selline, mis vastab järgmistele nõuetele:
· Skaleeritavus – on soovitav, et dokumendihaldussüsteem saaks toetada võimalikult paljusid kasutajaid ning süsteem suudab oma võimsust tõsta ja selle määrab ainult vastava riistvara võimsus. Seda nõuet saavad täita selliste ettevõtete nagu Sybase, Oracle, Informix jne toodetud andmebaasiserverid, mis eksisteerivad peaaegu kõigil võimalikel tarkvara- ja riistvaraplatvormidel, pakkudes seeläbi kõige laiemat jõudlust.
· Jaotus - peamised probleemid dokumentidega töötamisel tekivad geograafiliselt hajutatud organisatsioonides, seetõttu peab dokumendihaldussüsteemide arhitektuur toetama hajutatud kohtade interaktsiooni. Ja hajutatud asukohti saab ühendada erineva kiiruse ja kvaliteediga sidekanalitega. Samuti peab süsteemi arhitektuur toetama suhtlemist kaugkasutajatega. Hajutatud, laiendatav dokumendihaldus suurendab dramaatiliselt töötajate tootlikkust ja tõstab organisatsiooni üldist konkurentsivõimet.
· Modulaarsus – on täiesti võimalik, et klient ei nõua korraga kõigi dokumendivoosüsteemi komponentide juurutamist ning mõnikord jääb kliendi poolt lahendatavate ülesannete arv alla kõigi dokumendivoo ülesannete arvu. Sellest järeldame, et dokumendihaldussüsteem peaks koosnema eraldi moodulitest, mis on omavahel integreeritud.
· Avatus - dokumendivoo süsteem ei tohiks ega saagi eksisteerida eraldi teiste süsteemidega, näiteks mõnikord on vaja süsteem integreerida raamatupidamise rakendusprogrammiga. Siis peavad dokumendihaldussüsteemil olema avatud liidesed, mis teatud juhtudel nõuavad muutmist ja integreerimist teiste süsteemidega.
· Tõhusus - süsteemi loomise kulude ja sihtefektide, sh dokumentide automatiseerimise lõpptulemuste vahelise ratsionaalse suhte tagamine; võimalus juurutada laias valikus lisatehnoloogiaid, et tõsta süsteemile kulutatud vahendite tootlust.
Elektrooniliste dokumendihaldusvahendite turul eristatakse laias laastus viit kohtusüsteemide kategooriat. Kuid nagu praktika näitab, pole ükski klassifikatsioon ideaalne. Seetõttu jagunevad mõned tooted korraga mitmesse kategooriasse ja neil on eri kategooriate toodetele ühised omadused.
Tavaliselt mõeldud konkreetsete vertikaalsete ja horisontaalsete rakenduste jaoks, mõnikord mõeldud kasutamiseks konkreetses tööstuses. Need lahendused pakuvad kogu dokumendi elutsüklit, nagu pildindus-, kirje- ja töövootehnoloogiad, sisuhaldus (vt allpool) ja palju muud.
Pildihaldussüsteemid
Elektrooniliste dokumendihaldustööriistade turul saame laias laastus eristada viit tehnoloogiakategooriat. Tuleb märkida, et ükski klassifikatsioon pole ilmselt ideaalne. Seetõttu jagunevad mõned tooted korraga mitmesse kategooriasse ja neil on eri kategooriate toodetele ainulaadsed omadused.
· Äriprotsessidele orienteeritud juhtimissüsteemid: Documentum, FileNet (Panagon ja Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Tavaliselt mõeldud konkreetsete vertikaalsete ja horisontaalsete rakenduste jaoks, mõnikord mõeldud kasutamiseks konkreetses tööstuses. Need lahendused pakuvad tavaliselt kogu dokumendi elutsüklit, sealhulgas pilditehnoloogiaid, dokumentide ja töövoohaldust, sisuhaldust (vt allpool) ja palju muud.
· Ettevõtete kohtusüsteemid: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise'i lisandmoodulid, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Need pakuvad ettevõtte infrastruktuuri dokumentide loomiseks, nendega koostöö tegemiseks ja avaldamiseks, mis on tavaliselt saadaval kõigile organisatsiooni kasutajatele. Nende süsteemide põhivõimalused on sarnased äriprotsessidele orienteeritud süsteemidele. Nende eripäraks on aga nende kasutus- ja levitamisviis. Sarnaselt tööriistadele, nagu tekstitöötlusprogrammid ja arvutustabelid, on ettevõtte DMS-id standardsed vaikerakendused organisatsioonis dokumentide loomiseks ja avaldamiseks. Tavaliselt ei ole need tööriistad mõeldud kasutamiseks ainult konkreetses tööstusharus või kitsalt määratletud ülesande täitmiseks. Neid pakutakse ja rakendatakse üldiste ettevõtete tehnoloogiatena, mis on juurdepääsetavad peaaegu igale kasutajakategooriale.
· Sisuhaldussüsteemid (inglise keelest sisu - sisu, olemus): Adobe, Excalibur.
Pakkuge protsessi teabe loomise, juurdepääsu, kontrolli ja edastamise jälgimiseks kuni dokumendiosade ja objektide tasemeni nende hilisemaks taaskasutamiseks ja koostamiseks. Võimalik, et teabe kättesaadavus mitte dokumentide kujul, vaid väiksemates objektides muudab rakendustevahelise teabevahetuse lihtsamaks.
· Pildihaldussüsteemid
Nad teisendavad teabe paberilt digitaalsesse vormingusse, tavaliselt TIFF-i (Tagged Image File Format), misjärel saab dokumenti elektroonilisel kujul töös kasutada.
· Töövoohaldussüsteemid: Lotus (Domino/Notes ja Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Need süsteemid on mõeldud peamiselt selleks, et tagada teatud objektide liikumine mööda etteantud marsruute (nn raske marsruut). Igal etapil võib objekt muutuda, seetõttu nimetatakse seda üldsõnaks "töö". Seda tüüpi süsteeme nimetatakse töövoosüsteemideks - "töövoog" (kahjuks pole sellele terminile vene keeles täpset vastet). Dokumendid võivad olla seotud töödega, kuid dokumendid ei ole nende süsteemide põhiobjekt. Selliste süsteemide abil on võimalik korraldada teatud töid, mille jaoks on kõik etapid ette teada ja ettekirjutatavad.
2.2 Dokumentide automatiseerimise alamsüsteemid
infoautomaatika kontori elektrooniline dokument
Dokumendivoo automatiseerimissüsteem koosneb mitmest alamsüsteemist. Igal neist alamsüsteemidest on spetsiifilised funktsioonid. Lisaks suhtleb iga alamsüsteem tihedalt teiste alamsüsteemidega. Praktikas saab tarkvaratooteid meie klassifikatsioonis tinglikult ühte või teise rühma liigitada. Süsteemid teostavad reeglina ainult osa allpool kirjeldatud funktsioonidest, samas kui ühe klassi korrutis võib sisaldada osa teise klassi süsteemide funktsioonidest. Seetõttu eeldab dokumentide automatiseerimise süsteemide ehitamine turul olemasolevatest toodetest mitte ainult head arusaamist lõplikust ülesandest, vaid ka tarkvaraturu suurepäraseid teadmisi.
Eristada saab järgmisi dokumentide automatiseerimise alamsüsteeme:
· Dokumendiarhiivid;
· Dokumendisisestussüsteemid ja dokumendipilditöötlussüsteemid;
· Dokumentide säilitamise kuluhaldussüsteemid;
· Dokumendi marsruutimissüsteemid;
· Süsteemid äriprotsesside kompleksseks automatiseerimiseks.
Dokumendihaldussüsteem põhineb hoidla allsüsteemil. Lihtsamal juhul võiks selleks olla dokumendiarvestuse andmebaas kontoriautomaatikasüsteemides. Klienditööjaam annab võimaluse sisestada süsteemi dokumentide kohta infot, otsida dokumente nende atribuutide järgi, muuta infot (hetke asukoht, täitmise olek jne) ja hallata andmeid.
Kui dokumendihaldussüsteem salvestab dokumente või nende pilte, on vajalik spetsiaalne salvestuskeskkond. Lihtsamal juhul saab selleks kasutada failisüsteemi. Keerulisemal juhul võib see olla spetsialiseeritud süsteem dokumendiarhiivi koostamiseks. Andmebaas peab sisaldama teavet dokumentide juurdepääsuõiguste, lukkude jms kohta. Sel juhul on võimalik omada süsteeme dokumentide hoiukulu optimeerimiseks ja täisteksti indekseerimist toetavat süsteemi.
Kliendirakendused peaksid seega sisaldama selliseid lisafunktsioone nagu juurdepääs arhiivis olevatele dokumentidele, dokumendi atribuutide blokeerimise ja muutmise tugi, samuti täistekstiotsingu võimalus.
Dokumentide sisestamiseks süsteemi saab kasutada teksti- ja trükivormituvastussüsteemi.
Kui süsteemis on marsruutimistööriistad, siis salvestab andmebaas lisainfot dokumentide marsruutide, marsruutide hetkeseisu jms kohta. Marsruutimismoodul toimetab dokumendid otse kasutaja tööjaamadesse ja sisestab andmebaasi info dokumentide oleku muutuste kohta. Marsruutimissüsteemi klienditööjaam ei pruugi andmebaasi ja dokumendiarhiiviga otseselt suhelda, vaid pääseb dokumentidele juurde marsruutimiskeskkonna kaudu, milleks võib olla e-post.
Järeldus
Hetkel viitab edukalt toimiva kontoriautomaatika ja dokumendivoo süsteemi olemasolu asutuse ja selle juhtimise käekäigule. See tähendab aparaadi juhtkonnale alluvate täielikku kontrollitavust, nende pädevust, solidaarsust, distsipliini ja huvi antud töö edukaima elluviimise vastu.
Automatiseeritud süsteem võimaldab kiiresti ja tõhusalt vahetada infot tootmisprotsessi kõikide valdkondade vahel, vähendada konkreetsete ülesannete koostamiseks kuluvat aega ning välistada võimalikud vead aruandlusdokumentatsiooni koostamisel.
Automatiseeritud süsteemi kasutuselevõtt tagab kasutusmugavuse, ratsionaalse tootmise korraldamise ja psühholoogilise stressi vähendamise. Väheneb ka füsioloogiline stress, sest Vastava tarkvara juurutamisel väheneb oluliselt samale tööle kuluv aeg. Sellel on positiivne mõju töötaja töötulemustele, sest See toob kaasa töödeldava teabe hulga vähenemise, samuti jääb töötajatele lisaaega analüüsiks ja juhtimisotsuste tegemiseks.
Arvutitehnoloogia on oma eksisteerimise jooksul läbinud pika arengutee mitte ainult tarkvaratoodete või süsteemiarhitektuuri, vaid ka arvutitehnoloogia ja äriprotsesside integreerimise vallas. Algselt rutiinsete protsesside automatiseerimiseks loodud arvutitehnoloogiad on muutunud äriprotsesside endi määramisel otsustavaks teguriks. Tänapäeval on väga raske ette kujutada kaasaegset kontorit mitte ainult ilma arvutita, vaid ka ilma spetsiaalsete programmideta, mis võimaldavad kogu tööd dokumentatsiooniga automatiseerida. Võime öelda, et tänapäeval vastab kõigi tuntumate tootjate nende tarkvaratoodete põhifunktsionaalsus Venemaa kontoritöö põhinõuetele ja tagab kõigi põhiliste kontoritöö toimingute teostamise. Seetõttu pööratakse konkreetse tarkvaratoote valimisel põhitähelepanu selle või selle tarkvara üksikasjadele, funktsioonidele ja seadetele.
Sõnastik
|
Definitsioon |
|||
|
Tekstitöötlus |
üks rakendustarkvara tüüpidest, mis on mõeldud teksti loomiseks ja töötlemiseks. |
||
|
Meil |
Elektrooniline kontorikomponent, mis võimaldab kasutajatel võrgu kaudu elektroonilisi sõnumeid vahetada |
||
|
Kontori automatiseerimise infotehnoloogia |
kommunikatsiooniprotsesside korraldamine ja toetamine nii organisatsiooni sees kui ka väliskeskkonnaga, mis põhineb arvutivõrkudel ja muudel kaasaegsetel teabe edastamise ja sellega töötamise vahenditel. |
||
|
Audiomail |
post, mis võimaldab kasutajatel häälsõnumeid saata. |
||
|
optiline mustrituvastaja |
Seade, mis võimaldab teisendada dokumendi või filmi kujutise digitaalseks ja seejärel salvestada selle arvuti välismällu. |
||
|
Audiokonverents |
Sidevahend, mis kasutab helisidet sidepidamiseks geograafiliselt kaugemate isikute vahel. |
||
|
Faksimile |
side, mis põhineb faksiaparaadi kasutamisel, mis loeb dokumenti sidekanali ühes otsas ja reprodutseerib selle pilti teises. |
||
|
Dokumendivoo efektiivsus |
ratsionaalse suhte tagamine süsteemi loomise kulude ja sihtefektide, sh dokumentide automatiseerimise lõpptulemuste vahel |
||
|
Ettevõtete kohtud |
Need pakuvad ettevõtte infrastruktuuri dokumentide loomiseks, nendega koostöö tegemiseks ja avaldamiseks, mis on tavaliselt saadaval kõigile organisatsiooni kasutajatele. |
||
|
Sisuhaldussüsteemid |
Süsteemid, mis pakuvad protsessi teabe loomise, juurdepääsu, kontrolli ja edastamise jälgimiseks kuni dokumendiosade ja objektide tasemeni nende hilisemaks taaskasutamiseks ja koostamiseks. |
Kasutatud allikate loetelu
1. Pakhchanyan A. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade. / A. Pahtšanjan. Peterburi; "Peeter", 2003. - 74 lk. - ISBN 5-85647-057-
2. Simonovitš S.V. Arvutiteadus: algkursus. / S.V. Simonovitš. Peterburi; "Peeter", 2002. - 24 lk. - ISBN 5-300-02821-5.
3. Morozevitš A.N. Majandusinformaatika alused. Õpetus. / A.N. Morozevitš, N.N. Govyadinova, B.A. Raud. ml; "BSEU", 2006. - 237 lk. - ISBN 5-30567-453-5
4. Nazarov S.V. Kontoritarkvara paketid. Õpik Kasu. / S.V. Nazarov. Moskva.; "Kirjastus AST", 2003. - 112 lk. - ISBN 5-34634554-4
Postitatud saidile Allbest.ru
Sarnased dokumendid
Kontori automatiseerimisprogrammide eesmärk. ERP süsteemide eelised, nende valiku kriteeriumid. Paljude programmide omadused: "BEST-5" - ettevõtte juhtimise infosüsteem, 1C kirjeldus: Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.
kursusetöö, lisatud 19.12.2011
Infotehnoloogia teoreetilised alused, nende tähtsus tänapäeva inimese ja ühiskonna kõigis eluvaldkondades. Ettevõttesisese personalijuhtimisteenuse automatiseerimiseks vajaliku infosüsteemi uurimine. Eraldi automatiseerimisprogrammid.
abstraktne, lisatud 12.01.2012
Olemasolevate infosüsteemide analüüs ühistoitlustusettevõtete tegevuse automatiseerimiseks. Põhiliste äriprotsesside modelleerimine, mis teostatakse automatiseeritud infosüsteemis. Infosüsteemi arendamise etapid.
lõputöö, lisatud 14.11.2017
Programmi 1C: Enterprise tööfunktsioonide ja tehniliste võimaluste analüüs, mis on loodud paljude raamatupidamis- ja kontoritegevuse automatiseerimise ülesannete lahendamiseks. Peamiste haldustööriistade ja süsteemi konfiguratsiooni omadused.
kursusetöö, lisatud 28.05.2010
Infotehnoloogia kasutamine õppeasutuse komandöri töökoha automatiseerimiseks. Tarkvara ja riistvara. Tarkvara arhitektuur. Kasutajaliideste kirjeldus. Domeeni analüüs.
kursusetöö, lisatud 06.06.2015
Veebilehe loomine Internetis, et teavitada õpilasi ja õpetajaid käimasolevatest konverentsidest. Mudeli “kuidas saab” väljatöötamine, võttes arvesse automatiseerimissüsteemi rakendamist. Andmebaasi elementaarfunktsioonide stsenaariumide ja füüsilise mudeli kirjeldus.
kursusetöö, lisatud 19.12.2015
Infotöötluse mõiste ja protsess. Tekstidokumentide koostamise tehnoloogia ja dokumendihaldussüsteem. Infoturbe meetodid ja vahendid. Ekspert- ja referentsõigussüsteemid ning töökoha ja kontoritegevuse automatiseerimine.
petuleht, lisatud 29.07.2010
Kaasaegne restoraniautomaatika süsteem kui üks peamisi tööriistu restoraniäri arendamiseks. Automatiseeritud süsteemi mõju restoranide juhtimise tõhustamisele. Välismaiste ja kodumaiste automaatikasüsteemide analüüs.
kursusetöö, lisatud 23.02.2010
Infotehnoloogiate mõiste, nende arenguetapid, komponendid ja põhitüübid. Andmetöötluse ja ekspertsüsteemide infotehnoloogiate omadused. Infotehnoloogia kasutamise metoodika. Arvutitehnoloogia eelised.
kursusetöö, lisatud 16.09.2011
Infosüsteemide loomise ja käitamise riiklike ja rahvusvaheliste standardite ja metoodikate ülevaade. Praeguste ettevõtte automatiseerimise meetodite omadused. MS Projecti abil loodud Rome LLC dispetšerteenuse automatiseerimisprojekt.
Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi
Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.
postitatud http://www.allbest.ru/
postitatud http://www.allbest.ru/
Sissejuhatus
2.1 Wordi tekstiredaktor
2.2 Exceli tabeliprotsessor
Järeldus
Bibliograafia
Sissejuhatus
Kontoriautomaatika all mõistame kõigi kontoriosakondade töö terviklikku automatiseerimist: personali-, büroo-, raamatupidamis-, sekretariaadi-, majandusplaneerimise osakond jne. Bürooautomaatika eesmärk on tõsta ettevõtte juhtimise efektiivsust ning tagada järjepidevus ja katkematus. kõigi kontoriteenuste osutamine. Kontoriautomaatika tagab mugavad töötingimused kõikidele töötajatele, välistab täielikult või minimeerib rutiinsete toimingute käsitsi sooritamise, praktiliselt välistab juhuslikud esinejad vead ja optimeerib kõiki olemasolevaid äriprotsesse.
Kontori automatiseerimine hõlmab kontori varustamist arvutite ja võrguseadmetega, kaasaegsete telekommunikatsiooniseadmete, sideseadmete, printerite, koopiamasinate jms.
automatiseerimistarkvara Word excel
Peatükk 1. Kontorirakendustarkvara
Praegu on tarkvaraturul võimsad tarkvarapaketid, mida nimetatakse kontorisüsteemideks. Kõige populaarsemate kontorisüsteemide hulka kuuluvad Microsofti Microsoft Office ja Lotus Developmenti Lotus Notes. Iga kontoripakett sisaldab tekstiredaktorit, arvutustabeleid, tööriistu andmebaaside loomiseks ja hooldamiseks ning sidetööriistu.
Venemaal on praegu kõige levinum pakett Microsoft Office. See on tingitud asjaolust, et Microsoft - Windowsi ja Microsoft Office'i (MS Office) autor - sobib loogiliselt Windowsi liidesesse. Mõistes Windowsiga töötamise loogikat, on MS Office'is sisalduva tarkvara rakendusakende valdamine üsna lihtne. Lisaks võimaldab mitmete MS Office'is sisalduvate tarkvaratööriistade ühine täitmine nende ressursse ja tööd paindlikult jaotada ning tõsta üldist tootlikkust.
MS Office sisaldab Wordi tekstiredaktorit, Exceli tabeliprotsessorit, Accessi andmebaasi loomise tööriista, aga ka eriprogramme kontoritööks. Nende programmide hulka kuuluvad Microsoft Outlook, tööriist mitmesugusele teabele juurdepääsuks ja selle kollektiivseks töötlemiseks, PowerPoint, võimas rakendus esitluste ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks, FrontPage, veebilehtede loomise rakendus ja mitmed teised.
Tulenevalt asjaolust, et Windowsi süsteemi muudab tootja pidevalt, muutuvad koos sellega ka MS Office tarkvarapaketi versioonid. Näiteks Windows 95 jaoks töötati välja MS Office 95, mis sisaldab Word 7.0, Excel 7.0 jne.
Selle versiooni kirjeldustes märgitakse, et see väljub traditsiooniliste lauaarvutisüsteemide piiridest, muutudes ettevõtterakenduseks mis tahes suurusega ettevõtetele. Seda kontoriversiooni võib pidada platvormiks spetsiaalsete lahenduste loomiseks või klienditööriistaks ettevõtte andmetele juurdepääsuks.
Üldiselt on selle paketi tarkvaratoodete arendamise peamine suundumus "intelligentsuse" suurenemine. Kontoritoodete iga uue versiooniga täiustatakse nendesse tööriistadesse sisseehitatud grammatilisi ja leksikaalseid juhtimisvõimalusi. Uus menüüsüsteem peaks kuvama ainult kõige sagedamini kasutatavaid funktsioone ning iga kasutaja saab menüüstruktuuri endale sobivaks kohandada.
Büroojuhil (pearaamatupidaja, finantsdirektor jne) on paljude kasutajate koostööks vajalik ettekujutus MS Office'i tarkvara uutest võimalustest. Lisaks on kontori juhtimise korraldamisel suur tähtsus töötajatevahelisel infovahetusel.
1.1 Windowsi rakenduste funktsioonid
Windowsi rakenduste oluline eelis on selgus.
Esiteks saab kõiki kasutajale kättesaadavaid keskkonnatööriistu graafiliselt esitada spetsiaalsel paneelil asuvate käsunuppude kujul. Tööriistade all mõistetakse peamenüü käske, mis võimaldavad kasutajal rakendussüsteemi objektidega toiminguid teha. Käsu nupud sisaldavad tööriista graafilist pilti. Praegu on nuppudel olevad pildid standardiseeritud, nii et saame rääkida spetsiaalsest arvuti tähistuskeelest. Igal keskkonnal on standardsete tööriistade komplekt, näiteks:
Nende tööriistade nupud asuvad paneelil, mida nimetatakse standardpaneeliks.
Teiseks kuvatakse rakendustes loodud dokumendid ekraanil täpselt nii, nagu need paberile prinditakse. See on eriti oluline, kui tead juba ette, millises vormingus lõplik dokument peab olema.
Multitegumtöö.
Teine Windowsi rakenduste eripära on multitegumtöötlus. Töölaual saab korraga avada mitut erinevate rakendustega loodud dokumenti. Saate üheaegselt redigeerida joonist, kirjutada kirja ja teha arvutusi.
Samas on vaja selgitada samaaegsuse mõistet. Kõik ülaltoodud ülesanded saab käivitada. Kasutaja ei saa samaaegselt kasutada sama teabe tajumise organit kahe erineva ülesande jaoks. Sellest lähtuvalt töötab inimene sellistel juhtudel järjestikku, näiteks kõigepealt joonistab, seejärel kirjutab.
Andmevahetuse korraldamine.
Teine oluline Windowsi rakenduste omadus on võimalus rakenduste vahel andmeid vahetada. Süsteemikeskkond pakub rakenduste vahel andmete vahetamiseks kahte erinevat meetodit: lõikepuhvri ja OLE-tehnoloogia kaudu.
Puhvri kaudu jagamine võimaldab teil kas teisaldada dokumendiobjekti uude asukohta või paigutada objekti koopia uude asukohta või dokumenti, säilitamata sidet rakendusega, milles see objekt loodi.
Liitdokumentide koostamine.
Andmevahetuse korraldus rakenduskeskkondade vahel tagab nende integreerimise. Rakenduskeskkondade integreerimise all mõistetakse nende ühendamist, kui on võimalik jagada objekte kõigist nendest keskkondadest.
Näiteks peab kasutaja tegema viite müügiosakonna töötajate rühmale ja lisama viitesse nende fotod. Ilmselt on aruande aluseks tekstidokument. Lisaks on kasutaja käsutuses töötajate andmebaas, kust saab otsida andmeid müügiosakonna töötajate kohta. Otsingu tulemus (valik) paigutatakse tekstidokumenti, mis sisaldab lisaks enda objektidele valikut andmebaasist ja fotosid.
Rakendussüsteemi liides.
Windowsis töötavatel rakendustel on väga sarnane GUI. Olles õppinud kasutama selle klassi ühte programmi, saate kiiresti omandada ülejäänud. Kui olete selle funktsioonidest aru saanud ja veidi harjutanud, võite end üsna kindlalt tunda. Olenemata sellest, kui erinevad on rakenduskeskkondade välised liidesed, koosnevad need kõik oma otstarbelt sama tüüpi elementidest.
Kõigi nende liideses saab eristada nelja tsooni:
rakenduskeskkonna tiitliriba, mis sisaldab rakenduse aknaliidese haldustööriistu ja kuvab keskkonna nime;
kontrollala, kus asuvad rakendus- ja dokumendihaldusvahendid;
tööruum, kuhu paigutatakse redigeeritavad dokumendid;
abiala, kuhu on postitatud info rakenduse töörežiimide kohta ja kasutajanäpunäiteid.
Seega on kõigil Windowsi jaoks loodud programmidel standardne aknaliides. Need moodustavad sarnased võrdlustsoonid ja kontrolltsoonid. Töölaua välimus muutub olenevalt rakenduskeskkonna eesmärgist.
Peatükk 2. MS Office'i perekonna tarkvaratoodete tööpõhimõtted
Vaatamata ilmunud MS Office'i perekonna tarkvaratoodete versioonide mitmekesisusele sisaldavad need ühiseid põhimõtteid nendega töötamiseks. See võimaldab teil hallata ühte tööriista ja seejärel hõlpsasti omandada selle uusi versioone.
2.1 Tekstiredaktor Word.
Tekstitöötlusprogrammid, mille silmapaistev näide on Wordi tekstiredaktor, on universaalne tarkvarakeskkond tekstidokumentidega töötamiseks.
Sellise tarkvara väljatöötamise ajalugu põhineb soovil lihtsustada tööd erinevat tüüpi dokumentidega (trükised, dokumendid, aruanded, väitekirjad, kokkuvõtted jne).
Nende probleemide lahendamiseks on loodud lai valik programme. Mõned on mõeldud lihtsa ülesehitusega väikeste dokumentide kujundamiseks, teised raamatute ja ajakirjade trükkimiseks ning trükiks ettevalmistamiseks.
Wordi tekstiredaktor annab inimesele mitmekülgseid võimalusi nii tekstide ettevalmistamisel kui ka erinevatele andmekandjatele salvestatud valmis tekstidokumentidega manipuleerimisel. Valmistekstide fragmentidest saab moodustada uusi tekste; Tekstidesse saab põimida erinevaid teistes rakendustes loodud objekte; tekstidokumente saab edastada kohalike ja ülemaailmsete arvutivõrkude sideliinide kaudu.
Wordil on lai valik automatiseerimistööriistu, mis hõlbustavad tavalisi toiminguid:
sümbolite makrojadadega töötamine;
kirjavigade automaatne asendamine sisestamisel;
teksti automaatne vormindamine tippimise ajal (automaatne vormindamine);
automaatne soovitus kuupäeva täisversiooni, samuti sõnade või fraaside kohta automaatteksti loendist pärast mõne või esimese tähe sisestamist (automaatne täitmine);
dokumendi automaatne analüüs selle põhisätete esiletoomiseks, mille põhjal koostatakse kokkuvõte;
stiilide loomise oskus;
ülesande täitmisel vajamineva nõustamise ja viiteteabe automaatne pakkumine (assistent);
kirjade, kalendrite, päevakordade, CV, ümbrike, fakside viisardi olemasolu, mis hõlbustab dokumentide loomist
Wordi põhiobjekt on tekst, mis esindab sümboolset teavet, nimelt:
märgi lõigud;
tekstifragmendid (valitud plokid).
Wordi redaktor võimaldab teil töötada kõigi nende struktuuridega ühtse tervikuna. Lisaks on sellel redaktoril sisseehitatud ärigraafika tööriistakomplekt ja palju rakendusi, mis võimaldavad teil põhiprogrammist lahkumata luua automaatseid kujundeid, tabeleid, luua diagramme, plokkskeeme ja valemeid.
2.2 Exceli tabeliprotsessor
Andmete tabelina esitamist kohtame paljudes tegevusvaldkondades alates majapidamisvajadustest kuni raamatupidamise või teaduslike arvutusteni.
Tarkvara, mida nimetatakse arvutustabelitöötlussüsteemiks või tabeliprotsessoriks, võimaldab automatiseerida homogeensete arvutuste ja ümberarvutuste rutiinseid toiminguid muutuvate lähteandmetega.
Arvutustabeli lahtritesse saate sisestada mitmesugust teavet: teksti, numbreid ja valemeid.
Lahtrid võivad sisaldada sõltumatuid andmeid, mis tavaliselt sisestatakse käsitsi või laaditakse mõnest andmefailist. Neid andmeid saab kasutada allikana teiste lahtrite väärtuste arvutamisel. Arvutuste valemid sisestatakse arvutatud väärtustega lahtritesse. Tavaliselt näeb kasutaja ekraanil etteantud valemite abil tehtud arvutuste tulemusi. Iga kord, kui muudate lahtreid, tehakse kõigis muudetud arvutusreeglitega seotud lahtrites automaatne ümberarvutus.
Kaasaegsed tabeliprotsessorid, mis hõlmavad ka Excelit, pakuvad kasutajale järgmisi võimalusi:
töövihikutega töötamine (tabelite komplekt);
arvude ja valemite seadmine tabelitesse, lähteandmete muutumisel arvutatud lahtrite väärtuste ümberarvutamine;
tabeliandmete põhjal diagrammide koostamine;
suur hulk sisseehitatud funktsioone;
lahtrite automaatne täitmine järjestustega (nädalapäevad, kuud jne);
väliste andmebaasidega töötamise oskus;
tekstiparameetrite haldamine;
trükilauad;
võimalus luua makrosid (töö lihtsustamiseks koondatud käskude jada);
õigekirjakontroll;
info otsimine, sorteerimine ja süstematiseerimine ehk tabeli kasutamine lihtsa andmebaasina.
Tuleb veel kord rõhutada, et arvutustabel ei võimalda mitte ainult automaatselt arvutusi teha, vaid on ka väga tõhus tööriist numbriliste simulatsioonide läbiviimiseks. Muutes algparameetrite väärtusi erinevates kombinatsioonides, saate jälgida muutusi väljundandmetes ja analüüsida saadud tulemusi. Tabeliprotsessor pakub hetkega erinevaid lahendusvariante, mille põhjal saad valida sobivaima.
Põhilised töörežiimid Excelis.
Exceli töörežiimid pakuvad:
andmete ja nendevaheliste ühenduste sisestamine ja hilisem salvestamine;
andmete muutmine nende sisestamisel;
tulemuste automaatne ümberarvutamine lähteandmete muutumisel;
arvandmeid visuaalsel kujul esitavate diagrammide koostamine;
graafikute automaatsed muudatused, kui muutuvad andmed, millele need on koostatud.
Arvutustabelid on kontori- ja tarkvararakenduste jaoks hädavajalikud. Esiteks saab neid kasutada andmete salvestamiseks ja korraldamiseks, st aruandluse vormina. Teiseks võimaldavad arvutustabelid automatiseerida rutiinseid sama tüüpi arvutusi. Kolmandaks, kasutades tabeliandmeid, saate koostada diagramme, mis võimaldavad teil neid andmeid kõige juurdepääsetavamal viisil – visuaalselt – analüüsida.
Arvestades kasutajate seas levinumaid programme, ei saa pikemalt peatuda teistel MS Office'i paketis sisalduvatel programmidel.
Järeldus
Infovoogude suurenev intensiivsus ja suurenenud nõuded kiireks reageerimiseks sissetulevale teabele dikteerivad uued lähenemisviisid juhtimise korraldamiseks organisatsioonides igal tasandil. Kaasaegses ühiskonnas on esilekerkivate probleemide lahendamine võimalik ainult personaalarvutitel ja arvutivõrkudel põhinevate uute infotehnoloogiate aktiivse kasutamise kaudu. Kasutaja töö tarkvaratoodetega peaks olema võimalikult mugav ning teostatud vastavas tarkvara- ja tehnilises keskkonnas (protsessori tüüp, operatsioonisüsteemi maht jne). Kasutaja töö jaoks on suur tähtsus kasutajaliidesel (põhiekraani välimus, suurus ja asukoht, menüüsüsteemi kaudu kättesaadavad töötlemisfunktsioonid, tööriistaribad jne). MS Office’i rakendustarkvara toodete liides on reeglina üles ehitatud vastavalt Windowsi keskkonnale orienteeritud graafilise liidese tüübile koos väljatöötatud juhtelementidega: käsunupud, rippmenüüd, lülitid jne. Tarkvaratooted peavad tagama nii arvuti kui ka kasutaja infosüsteemi usaldusväärse ja ohutu töö (arvutiseadmete, tarkvara, salvestatud andmete ohutus). MS Office'i tarkvaratooted vastavad kõigile kaasaegsetele nõuetele, mida kinnitab nende laialdane kasutamine kasutajate töös. Microsoft Office’i rakendustarkvara tooted automatiseerivad erialaspetsialistide (ökonomistid, juhid, raamatupidajad, agendid jne) tegevust ainevaldkondades. Tekkinud on suund automaatsete tööjaamade loomisele, mis toetavad täielikult kõiki lõppkasutaja professionaalseid tegevusi arvutikeskkonnas.
Bibliograafia
1. N.V. Makarova, G.S. Nikolaytšuk, Yu.F. Titova “Arvuti kontoritöö”, Peterburi, kirjastus “Peeter”, 2002 - 410 lk.
2. S.V. Simonovitš “Informaatika. Põhikursus. 2. trükk." - Peterburi: Peeter, 2007. - 604 lk.
3. A.P. Ershov, A.S. Pervin jt “Arvutiteaduse ja arvutitehnoloogia aluste uurimine” M.: Haridus, 1986. - 267 lk.
4. Mikheeva E.V., Titova O.I. “Informaatika” M.: Akadeemia 2007. - 352 lk.
5. V.A. Kaimin “Informatik” M.: Prospekt 2009. - 272 lk.
Postitatud saidile Allbest.ru
...Sarnased dokumendid
Microsoft Wordi tekstiredaktoriga töötamise reeglid, selle võimaluste ja arendusväljavaadete hindamine. Teksti ja tabelitega töötamise mustrite sisestamine. Dokumendi "Reklaamileht" koostamine. MS Exceli tabeliredaktoriga töötamise omadused, diagrammide loomine
koolitusjuhend, lisatud 15.02.2011
Wordi tekstitöötlusprogrammi ja Exceli tabelitöötlusprogrammiga töötamine. Mallide loomise võimalus Microsoft Office 97 abil. Arvutuste koostamine, diagrammide, loendite ja lihtsate andmebaaside koostamine. Esitluslehe kujundamine PowerPointi abil.
praktika aruanne, lisatud 06.09.2014
Ärikirja koostamine kirjaplangil tekstiredaktoriga MS Word 2003. Näitajate dünaamika esitamine tabelarvutusprotsessori MS Excel 2003 abil. Dünaamilise esitluse koostamine ettevõttest MS Power Point 2003 abil.
test, lisatud 08.10.2012
Exceli tabeliprotsessori otstarve ja funktsionaalsus, struktuur, vormindusfunktsioonid ja töörežiim. Arvutustabeliga töötamine andmebaasina, andmete tüübid selle lahtrites. Tööriistad prinditava Exceli dokumendi loomiseks.
test, lisatud 28.10.2009
MS Exceli tabeliprotsessoriga töötamise põhitõed. Eesmärk ja rakendusala, põhi- ja lisafunktsioonid. Ajalugu ja arengusuunad. Põhimõisted, mis moodustavad andmetöötluse tabeliprotsessoriga. Käivitusmeetodid, tööriistaribad.
esitlus, lisatud 19.12.2011
Microsoft Office'i põhirakendustega (Word, Excel, PowerPoint) töötamise omadused. Staatilise kvaliteedikontrolli probleemide lahendamine tarkvara abil. Elektrooniliste esitluste koostamine. Internetiressursside kasutamine töös.
praktika aruanne, lisatud 17.02.2014
Aritmeetilised toimingud erinevates arvusüsteemides esitatud arvudega. Numbrite kujutamine arvutis. Arvutite elemendid. Info- ja analüütilised mudelid probleemi lahendamiseks. Töö MS Exceli ja tekstiredaktoriga MS Word.
kursusetöö, lisatud 25.04.2013
Wordi sätete konfigureerimine. Wordi menüü omadused: tööriistaribad, akna struktuur, vaate valik. Dokumentidega töötamise põhitõed. Faili salvestamine kettale, teksti tippimine, lõikude ja jaotiste vormindamine. Vahelehtede, veergude, tabelite parameetrid.
test, lisatud 01.09.2011
Andmete Microsoft Wordi edastavate rakenduste loomise metoodika. Tehnoloogia rakenduste interaktsiooniks Microsoft Wordi tekstiredaktoriga. Automatiseerimisserveri eksemplaride loomine ja kasutamine. Suhtlemine serveriga dokumendi tasemel.
kursusetöö, lisatud 26.03.2010
Otsige Internetist erinevate otsingumootorite abil indikaatori "Megafoni operaatori abonentide arv" väärtusi; nende võrdlev analüüs. Microsoft Wordi rakendusega töötamise oskuste kujundamine; tabelitega töötamine Microsoft Excelis.
Infotehnoloogia on meetodite, tootmis- ja tarkvaratehnoloogiliste vahendite kogum, mis on ühendatud tehnoloogiliseks ahelaks, mis tagab teabe kogumise, säilitamise, töötlemise, väljastamise ja levitamise. Infotehnoloogia eesmärk on informatsiooni tootmine inimese analüüsiks ja selle põhjal otsuste tegemiseks mis tahes toimingu sooritamiseks.
Jagage oma tööd sotsiaalvõrgustikes
Kui see töö teile ei sobi, on lehe allosas nimekiri sarnastest töödest. Võite kasutada ka otsingunuppu
Info mõiste Mõistet informatsioon kasutatakse paljudes teadustes ja paljudes inimtegevuse valdkondades. Info moodustumine Inimene tajub esmaseid andmeid erinevate meeltega, neid on meil viis: nägemine, kuulmine, kompimine, haistmine, maitsmine ning nende põhjal saab teadvus ehitada sekundaarseid abstraktseid semantilisi semantilisi andmeid. Teabe omadused Informatsiooni mõistet kasutavad paljud teadusharud ja sellel on suur hulk erinevaid omadusi, kuid iga teadusharu pöörab tähelepanu nendele omadustele...
