В процессе работы с кампаниями довольно часто приходится выгружать данные из различных сервисов. Для большинства пользователей проще всего экспортировать данные в Таблицы Google. Оно и понятно - таблицы доступны с любого устройства, импорт настроить относительно просто, пользоваться таблицами легко.
Несмотря на эти достоинства, таблицы имеют 2 существенных недостатка.
1. Таблицы работают в браузере. С ростом объемов данных сильно падает производительность (иными словами, все начинает висеть).
2. Какими бы отличными ни были таблицы Google, по сравнению с Excel их функционал, мягко говоря, ограничен , что мешает раскрыть потенциал вашего аналитического гения.
3. Если используется несколько таблиц, то навигация между таблицами будет затруднена .
Рад вас обрадовать - есть способ, который позволит одновременно сохранить все достоинства и избавиться от недостатков таблиц - настроить импорт данных из Таблиц Google в Excel .
Warning: описываемый способ импорта данных в Excel использует надстройку под названием Power Query . Она требует Excel версии Professional Plus . Читатели без Power Query или вообще без Excel могут продолжать знакомиться со статьей - для вас тоже найдутся полезные штуки
1. Устанавливаем Power Query
Первым делом необходимо скачать нашу надстройку. Скачать её можно с этой страницы:
2. Подключаем таблицы к Excel через Power Query
Приступаем к непосредственной настройке. Мы будем импортировать данные из таблиц Google в формате.xlsx, поэтому во вкладке Power Query выбираем импорт из файла Excel (Power Query > From File > From Excel)
Нам откроется окно, в котором мы должны указать адрес нашего xlsx файла. Здесь начинается самое интересное.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/многоБукв /edit
Важно: таблицы Google должны быть доступны для просмотра по ссылке.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ многоБукв /export
На заметку: Таблицы Google можно выгружать и в других форматах. Например, ссылка
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ многоБукв /export?format=csv запустит скачивание таблицы в формате csv, который тоже можно импортировать с помощью Power Query (Power Query > From File > From Csv)
Ура! Полдела сделано!
После обработки таблицы должно появиться боковое меню, которое будет выглядеть примерно так:
В принципе, уже на этом этапе можно все выгрузить в Excel, выбрав необходимые листы или весь файл и нажав Load , но мы с вами немного "причешем" наши данные, чтобы потом было комфортно с ними работать.
Поэтому жмем Edit
3. Меняем настройки импорта
Нажатие на Edit перевед нас в интерфейс настройки нашего запроса. Здесь можем выбрать, что именно в полученной выгрузке следует импортировать (например, импортировать только определенные столбцы), каким образом следует обрабатывать данные перед импортом (например, можно убрать дубликаты), а также задать нужный формат данных для определенных столбцов (например для столбца с датой указываем формат Дата ).
В моем примере, я выбрал весь файл целиком, поэтому мне по умолчанию отображается таблица с листами. Уже сейчас я могу удалить лишние строки (Home > Remove Rows) или столбцы (Home > Remove Columns), чтобы они мне не мешали в дальнейшем.
Я также могу выбрать, что именно следует экспортировать из листов, кликнув, на значок возле столбца Data :
После выбора требуемых столбцов мне необходимо удалить дубликаты, поскольку в моем примере на каждом листе используются одинаковые заголовки таблиц.
Для этого я выделяю колонки (кликая по заголовкам таблицы с зажатым Ctrl), в которых содержатся заголовки (в моем примере это Keyword, AdGroup,...,Month, Year - у вас они могут иметь другие названия), и запускаю функцию Remove Dublitcates (Home > Remove Dublicates)
Также я хочу, чтобы заголовки таблицы имели нормальные названия. По умолчанию они могут быть названы по типу Data.Column1 или Column1. В Power Query есть функция Use First Row As Headers (Transform > Use First Row As Headers), которая заменяет заголовки на значения первой строки (при этом первая строка удаляется). Нам эта функция подходит идеально.
Также мне необходимо поменять тип данных для некоторых столбцов, чтобы они корректно отображались в Excel. Например, столбцам Date, Week, Month я хочу назначить тип данных Date (Transform > Data type: Date)
Как правило, Power Query без особых проблем определяет тип данных, но иногда лучше перестраховаться
На этом моя подготовка данных заканчивается и я сохраняю настройки:
На заметку: Возможности Power Query на этом не заканчиваются. Например, вы можете подключить сразу несколько таблиц Google к тому одному Excel файлу . Ссылка на документацию к Power Query http://goo.gl/mX5L3b
4. Пользуемся!
После сохранения настроек Power Query начнет импорт данных в Excel (должна сгенерироваться таблица), и в боковом меню появится наш обработанный запрос (см. Workbook Queries).
Импортированный набор данных можно актуализировать, обновив запрос (Правая кнопка по запросу > Refresh). Эта функция крайне полезна, если данные в таблицах Google обновляются часто.
Наконец, с импортированными данными можно делать все, что мы делаем с обычными таблицами. Например, легко сделать сводную таблицу:
***
Итак, данный мануал научил вас одной нехитрой, но крайне полезной для работы специалиста по контексту (и не только) возможности Power Query. Также мы разобрали некоторые особенности Power Query, а также успели поработать с API таблиц Google (в процессе экспорта данных).
Всем спасибо, все молодцы!
P.S. Пишите в комментарии свои отзывы. Если тема вам интересна, можем продолжить её изучение.
В сети много аналоговых программ, которые позволяют работать онлайн. Если вы не хотите покупать лицензионную версию Microsoft Office, несложно найти не только бесплатный аналог в лице Libre Office, но и онлайн-сервис от Google. Именно тут можно понять, как создать «Гугл.Таблицу» и быстро открыть доступ к ней своим коллегам.
Сервисы
Если у вас есть аккаунт в «Гугл», то скорее всего, вы не раз встречали фирменный «Диск» и сервис «Документы». Благодаря этим приложениям пользователь может хранить файлы в облаке и создавать их онлайн без установки каких-либо дополнительных программ.
Чтобы разобраться с тем, как создать «Гугл. Таблицу», нужно зарегистрировать аккаунт в сервисе и начать с ним работу.
Документы
Главное преимущество сервиса «Документы Google» - бесплатное пользование. Он был разработан компанией «Гугл» и изначально состоял из двух независимых сервисов - Writely и Google Spreadsheets. Позже функциональность стали расширять, преобразовывая приложение в аналог популярного пакета от Microsoft. Уже с 2012 года появилась и версия для мобильных устройств.
Как уже говорилось ранее, чтобы создавать в «Гугл Докс» таблицы, дополнительно загружать на ПК ничего не надо. В вашем распоряжении должен быть веб-обозреватель и интернет. Это вызвано тем, что программное обеспечение веб-ориентировано.
Все созданные файлы сохраняются в облаке, в специально отведенном месте на сервере компании. Их можно преобразовать в файлы, преобразуя в нужный формат.
Преимущества
Прежде чем разобраться окончательно, как создавать «Гугл. Таблицы», нужно понять, почему именно этот сервис предпочитают сейчас многие пользователи. Во-первых, приложение не требует дополнительных установок и загрузок, оно абсолютно бесплатное, и все, что нужно сделать пользователю - это зайти в свой аккаунт Google и приступить к работе.
Во-вторых, поскольку работа осуществляется через интернет, возможно настроить доступ для других пользователей к документу. Это помогает сразу нескольким людям вносить свои правки в проект. Часто именно с презентацией могут работать сразу несколько пользователей, внося изменения и советуясь по ходу работы.
В-третьих, созданные файлы всегда находятся на сервере, а значит, доступ к ним открыт с любого ПК. Так, будучи дома или на работе, вы можете легко достать нужный документ из облака и продолжить с ним работу.
Начало работы
Как создать «Гугл. Таблицу»? Инструкция гласит: сначала создаем аккаунт Google. У вас будет возможность пользоваться всеми сервисами компании: просматривать «Карты», использовать «Ютуб» в полной мере, загружать игры для смартфона с Google Market, делать подборку из новостей, работать с почтой, календарем и т. д.
Среди всего этого есть и «Документы». Переходим туда и рассматриваем возможности, которые предоставляет этот сервис. Пользователь для начала должен «залогиниться» в «Диске», чтобы все создаваемые им файлы находились в одном месте.
Пользователю предоставляется выбор: работа с «Гугл. Таблицами», «Документами» или «Презентациями». Кликаете на нужный сервис и переходите в новое окно. Чтобы создать новый файл, достаточно будет нажать на «плюс» в красном круге в правом нижнем углу.
Появляется знакомое поле, которые ничем не отличается от файла Microsoft Excel. Тут практически все те же инструменты, и если вы работали ранее с таблицами в программе от Microsoft, то трудностей не возникнет. Единственное, онлайн-сервис имеет несколько ограниченный функционал. Но набора опций будет достаточно обычным пользователям, которые не используют сложных алгоритмов.
Редактирование
«Гугл Докс. Таблицы» предоставляют пользователю много возможностей. Главное - это редактирование строк, столбцов, ячеек. К примеру, нам нужно добавить строку. Выбираем её, кликаем правой кнопкой мыши и в меню нажимаем на нужную опцию «Вставить строку». Если нужно добавить сразу несколько строк, тогда выделять также необходимо несколько элементов.
Можно изменять или перемещать столбец или строку. Для этого делаем все то же самое, что и раньше, только из выпавшего меню выбираем «Изменить размер». Откроется окно, в котором достаточно подобрать значения для параметров.
Чтобы закрепить строку в «Гугл. Таблицах», нужно выбрать её и перейти на панель инструментов. Во вкладке «Вид» будет опция «Закрепить». Теперь нужная строка будет всегда находиться на видном месте, и вы не потеряете её во всем массиве данных. Чтобы открепить, нужно сделать тоже самое, только вместо «Закрепить» кликнуть по «Не закреплять …».
Для перемещения тоже ничего сверхъестественного делать не надо. Выбираем строку или столбец для транспортировки. Нажимаем на пункт «Правка» и перемещаем элемент на нужное место. Чтобы транспортировать ячейки, достаточно их выбрать и просто перетащить.
Формулы
Продвинутые пользователи знают, что для быстрого и простого использования есть формулы в «Гугл. Таблице». Они не отличаются от тех, которые предоставляет Microsoft и еще ряд подобных редакторов электронных таблиц для своих пользователей. Список состоит из огромного количества команд, которые можно вводить. Обычному пользователю знать все не обязательно. Большинство нужно для просчетов и математических операций.
Все формулы делятся на несколько групп. Есть математические функции, к которым относятся обычные операции с числами, есть поисковые, которые помогают перемещаться по таблице. Есть функции по работе с массивами, символами, логикой и т. д.
Доступ
Как уже говорилось ранее, главное преимущество онлайн-сервиса от Google - это его доступность. Вы можете создать файл, который после показать коллегам, переслав им просто ссылку, либо же работать вместе над одним проектом.
Для этого достаточно понять, как создать «Гугл. Таблицу» с общим доступом. Оказывается, сложного в этом ничего нет. После того, как вы создали документ, в правом верхнем углу нажмите на синюю кнопку «Настройки доступа». Откроется новое окно. Тут вы можете ввести имена или адреса почт коллег, которым хотите дать доступ, либо выбрать сверху функцию «Включить доступ по ссылке».
Если вы выбрали последний вариант, можно будет настроить и полномочия для людей, которые придут посмотреть на вашу таблицу. Можно дать возможность коллегам просто просматривать данные, оставлять комментарии к ним либо участвовать в редактировании. После вы копируете ссылку и передаете другим людям.
Выводы
Работать с «Гугл. Таблицами» очень просто. Онлайн-сервис дает много возможностей для тех, кто ценит время и загруженность. Документы, таблицы и презентации - это распространенные приложения, которые часто нужны учащимся, фрилансерам, работникам офисов. Вам не нужно скачивать дополнительные программы, загружать память ПК.
Вы легко работаете с таблицами, а после можете скачать файл в "родном" формате электронных таблиц «.xlsx», а кроме этого, в форматах ODS, PDF, HTML, CSV и TSV. Либо же сохранить электронную версию документа и иметь доступ к ней с любого компьютера на котором есть браузер и интернет.
- Tutorial
В этой статье речь пойдет о нескольких очень полезных функциях Google Таблиц, которых нет в Excel (SORT, объединение массивов, FILTER, IMPORTRANGE, IMAGE, GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE)
Очень много букв, но есть разборы интересных кейсов, все примеры, кстати, можно рассмотреть поближе в Google Документе goo.gl/cOQAd9 (файл-> создать копию, чтобы скопировать файл себе на Google Диск и иметь возможность редактирования).
Оглавление:
Если результат формулы занимает больше одной ячейки
Сначала про важную особенность отображения результатов формул в Google Таблицах. Если ваша формула возвращает более одной ячейки, то весь этот массив отобразится сразу и займет столько ячеек и столбцов, сколько для него потребуется (в Excel для этого нужно было бы во все эти ячейки ввести формулу массива). На следующем примере посмотрим, как это работает.
SORT
Поможет отсортировать диапазон данных по одному или нескольким столбцам и сразу вывести результат.Синтаксис функции:
=SORT(сортируемые данные; столбец_для_сортировки; по_возрастанию; [столбец_для_сортировки_2, по_возрастанию_2; ...])
Пример на скриншоте ниже, мы ввели формулу только в ячейку D2 и сортируем данные по первому столбцу (вместо ИСТИНА/ЛОЖЬ можно вводить TRUE/FALSE).
(здесь и далее - примеры для российских региональных настроек таблицы, рег. настройки меняются в меню файл → настройки таблицы)
Как в SORT добавить заголовки таблицы?
С помощью фигурных скобок {} создаем массив из двух элементов, шапки таблицы A1:B1 и функции SORT, элементы отделяем друг-от-друга с помощью точки с запятой.
Как объединить несколько диапазонов данных и отсортировать (и не только)?
Давайте рассмотрим, как можно объединять диапазоны для использования в функциях. Это касается не только SORT, этим приемом можно пользоваться в любых функциях, где это возможно, например в ВПР или ПОИСКПОЗ.
Кто читал предыдущий пример уже догадался, что делать: открываем фигурную скобку и собираем массивы для объединения, отделяя их друг-от-друга точкой с запятой и закрываем фигурную скобку.
Можно объединить массивы и не использовать их в формуле, а просто вывести на лист, скажем, собрав данные с нескольких листов вашей книги. Для вертикального объединения необходимо соблюсти только одинаковое кол-во столбцов во всех фрагментах (у нас везде по два столбца).
А на скриншоте ниже - пример горизонтального объединения, в нем вместо точки с запятой используется обратный слэш и нужно, чтобы кол-во строк во фрагментах совпадало, иначе вместо объединенного диапазона формула вернет ошибку.
(точка с запятой и обратный слэш - это разделители элементов массива в российских региональных настройках, если у вас не работают примеры, то через файл - настройки таблицы, убедитесь, что у вас стоят именно они)
Ну а теперь вернемся к горизонтальному массиву и вставим его в функцию SORT. Будем сортировать данные по первому столбцу, по убыванию.
Объединение можно использовать в любых функциях, главное - соблюдать одинаковое количество столбцов для вертикального или строк для горизонтального объединения.
Все разобранные примеры можно рассмотреть поближе в
Google Документе .
FILTER
С помощью FILTER мы можем отфильтровать данные по одному или нескольким условиям и вывести результат на рабочий лист или использовать результат в другой функции, как диапазон данных.Синтаксис функции:
FILTER(диапазон; условие_1; [условие_2; ...])
Одно условие
Пример, у нас есть таблица с продажами наших сотрудников, выведем из нее данные по одному работнику.
Введем в ячейку E3 вот такую формулу:
=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»)
Обратите внимание, синтаксис немного отличается от привычных формул, вроде СУММЕСЛИН, там диапазон условия и само условие отделялось бы при помощи точки с запятой.
Введенная в одну ячейку формула возвращает нам массив из 9-ти ячеек с данными, но после примеров с функцией SORT мы этому уже не удивляемся.
Помимо знака равенства (=) в условиях можно использовать еще >, >=, <> (не равно), <, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>, а для чисел или дат можно использовать все эти знаки.
Два условия и работа с датой
Давайте усложним формулу и добавим в нее еще одно условие, по дате продаж, оставим все продажи начиная с 01.02.17
Так будет выглядеть формула, если вводить аргументы условия сразу в нее, обратите внимание на конвертацию текстовой записи даты при помощи ДАТАЗНАЧ:
=FILTER(A3:C7;B3:B7=«Наталья Чистякова»;A3:A7>=ДАТАЗНАЧ(«01.02.17»))
Или вот так, если ссылаться на ячейки с аргументами:
=FILTER(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)
Интерактивный график при помощи FILTER и SPARKLINE
А знаете, как еще можно использовать функцию FILTER? Мы можем не выводить результат функции на рабочий лист, а использовать его как данные для другой функции, например, спарклайна. Спарклайн - это функция, которая строит график в ячейке на основе наших данных, у спарклайна существует много настроек, таких, как вид графика, цвет элементов, но сейчас мы не будем на них останавливаться и воспользуемся функцией без дополнительных настроек. Перейдем к примеру.
Выпадающий список. Наш график будет меняться в зависимости от выбранного сотрудника в выпадающем списке, список делаем так:
- выделяем ячейку Е2;
- меню Данные → Проверка данных;
- правила: Значение из диапазона и в диапазоне выбираем столбец с сотрудниками из исходных данных, не переживайте, что фамилии повторяются, в выпадающем списке останутся лишь уникальные значения;
Ячейка с выпадающим список станет условием для формулы FILTER, напишем ее.
И вставим эту формулу в функцию SPARKLINE, которая на основе полученных данных будет рисовать в ячейке график.
=sparkline(FILTER(C3:C7;B3:B7=E2))
Так это выглядит в динамике:
А вот как нарядно может выглядеть SPARKLINE с дополнительным настройками, в реальной работе, диаграмма выводит результаты деятельности за один день, зеленые столбцы - положительные значения, розовые - отрицательные.
IMPORTRANGE
Для переноса данных из одного файла в другой в Google Таблицах используется функция IMPORTRANGE.В каких случаях она может пригодиться?
- Вам нужны актуальные данные из файла ваших коллег.
- Вы хотите обрабатывать данные из файла, к которому у вас есть доступ «Только для просмотра».
- Вы хотите собрать в одном месте таблицы из нескольких документов, чтобы обрабатывать или просматривать их.
Синтаксис формулы следующий:
IMPORTRANGE(spreadsheet key; range string)
IMPORTRANGE(ключ; диапазон)
spreadsheet_key (ключ) - последовательность символов атрибута «key=» (ключа) в ссылке на таблицу (после «spreadsheets/…/»).
Пример формулы с ключом:
=IMPORTRANGE(«abcd123abcd123»; «sheet1!A1:C10»)
Вместо ключа таблицы вы можете использовать полную ссылку на документ:
В вашем файле будет отображаться диапазон A1:CM500 с Листа1 из файла, который находится по соответствующей ссылке.
Если в исходном файле может меняться количество столбцов или строк, вводите во втором аргументе функции открытый диапазон (см. также подраздел «Диапазоны вида A2:A»), например:
Лист1!A1:CM (если будут добавляться строки)
Лист1!A1:1000 (если будут добавляться столбцы)
! Имейте в виду, что если вы загружаете открытый диапазон (например, A1:D), то вы не сможете вставить никакие данные вручную в столбцы A:D в файле, где находится формула IMPORTRANGE (то есть в конечном, куда загружаются данные). Они как бы “зарезервируются” под весь открытый диапазон - ведь его размерность неизвестна заранее.
Импорт форматирования из исходной таблицы
Как мы уже заметили, IMPORTRANGE загружает только данные, но не форматирование исходной таблицы. Как с этим быть? Заранее «подготовить почву», скопировав форматирование из исходного листа. Для этого зайдите на исходный лист и скопируйте его в вашу книгу:
После нажатия кнопки Копировать в… выберите книгу, в которую будете импортировать данные. Обычно нужная таблица есть на вкладке Недавние (если вы действительно недавно работали с ней).
После копирования листа выделите все данные (нажав на левый верхний угол):
И нажмите Delete . Все данные исчезнут, а форматирование останется. Теперь можно ввести функцию IMPORTRANGE и получить полное соответствие исходного листа - как в части данных, так и в части формата:
IMPORTRANGE как аргумент другой функции
IMPORTRANGE может быть аргументом другой функции, если диапазон, который вы импортируете, подходит на эту роль.
Рассмотрим простой пример - среднее значение по продажам из диапазона, находящегося в другом документе.
Это исходный документ. Пусть данные будут добавляться и нам нужно среднее по продажам 2016 (то есть от ячейки D2 и до упора вниз).
Сначала импортируем этот диапазон:
А потом используем это как аргумент функции СРЗНАЧ (AVERAGE):
Получаем результат, который будет обновляться при добавлении новых строк в исходном файле в столбце D.
IMAGE: добавляем изображения в ячейки
Функция IMAGE позволяет добавлять в ячейки Google Таблиц изображения.У функции следующий синтаксис:
IMAGE(URL, , , )
URL – единственный обязательный аргумент. Это ссылка на изображение. Ссылку можно указать напрямую в формуле, взяв в кавычки:
=IMAGE(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)
Последний вариант удобнее в большинстве случаев. Так, если у вас есть список книг и ссылки на обложки, достаточно одной формулы, чтобы отобразить их все:
Аргумент mode может принимать четыре значения (если его пропустить, по умолчанию будет первое):
- изображение растягивается до размеров ячейки с сохранением соотношения сторон;
- изображение растягивается без сохранения соотношения сторон, целиком заполняя
- изображение вставляется с оригинальным размером;
- вы указываете размеры изображения в третьем и четвертом аргументам функции и . , , соответственно, нужны только при значении аргумента mode = 4. Они задаются в пикселях.
Четвертый режим может быть удобен, если вам нужно подбирать точный размер изображения в пикселях, меняя параметры height (высота) и width (ширина). Картинка будет сразу обновляться.
Обратите внимание, что при всех режимах, кроме второго, могут оставаться незаполненные области в ячейке, и их можно залить цветом:
GOOGLETRANSLATE и DETECTLANGUAGE: переводим текст в ячейках
В Google Таблицах есть занятная функция GOOGLETRANSLATE, позволяющая переводить текст прямо в ячейках:
Синтаксис функции следующий:
GOOGLETRANSLATE (text,, )
text – это текст, который нужно переводить. Можно взять текст в кавычки и записать прямо в формулу, но удобнее сослаться на ячейку, в которой текст записан.
– язык, с которого мы переводим;
– язык, на который мы переводим.
Второй и третий аргументы задаются двухзначным кодом: es, fr, en, ru. Их тоже можно указать в самой функции, но можно брать из ячейки, а язык исходного текста и вовсе можно автоматически определять.
А как быть, если мы хотим переводить на разные языки? И при этом не хотим каждый раз указывать язык исходника вручную?
формулы
Добавить метки
У вас так много данных, что от множества строк и колонок с данными разбегаются глаза? Вы тонете в море цифр и не можете понять, что происходит? Предположим, вы работаете в компании, занимающейся продажей шоколада в нескольких регионах и работающей с множеством покупателей.
Ваш босс поставил вам задачу - вам необходимо на основе данных о продажах определить лучшего покупателя, самый популярный продукт и наиболее выгодный регион сбыта.
Не спешите впадать в панику и вспоминать, как правильно использовать такие традиционные функции как СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ и подобные им. Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох. Эта задача весьма просто решается при помощи сводных таблиц Google. Сводная таблица поможет представить ваши данные в удобном и презентабельном виде.
Главное удобство сводных таблиц состоит в том, что поля в них можно интерактивно перемещать, а данные в них можно фильтровать, группировать, сортировать, рассчитывать итоги и средние значения. Вы можете менять строки и столбцы местами, изменять уровни детализации представления. Это позволяет не только менять внешний вид таблицы, но и взглянуть на ваши данные под совсем другим углом.
Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не меняются - что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ их отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши данные в сводной таблице будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.
Краткое руководство по сводным таблицам в Google таблицах.
Вот как, к примеру, выглядят данные о ваших продажах, хранящиеся в Google таблице.
Откроем таблицу, в которой содержатся наши исходные данные по продажам. Важно, чтобы данные, которые вы будете использовать, были расположены по столбцам. Каждый столбец представляет собой определённый набор данных. И каждый столбец должен иметь заголовок. Кроме того, в ваших исходных данных не должно быть объединённых ячеек.
Выделите мышкой все ваши данные, которые вы будете использовать для создания сводной таблицы.
В нашем примере вы можете просто выделить столбцы A: G.
Затем в меню выбираем Данные -> Сводная таблица. Открывается новый лист, на котором мы будем создавать и редактировать сводную Google таблицу. Вам необходимо настроить содержание и внешний вид вашей таблицы.
Перейдите к новому созданному листу со сводной таблицей. Пока на нём нет данных, но справа появилось меню «Редактор отчетов». При помощи этого меню можно добавить поля в «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтр».
Теперь просто нажмите на «Добавить поле» и выберите те данные, которые необходимы для строк и столбцов сводной таблицы, а также для её значений.
К примеру, рассчитаем продажи различных видов шоколада в разных городах.
В поле «Значения» можно настроить тип рассчитываемого итога. Это может быть общая сумма, минимальная или максимальная сумма, средняя стоимость, количество значений и другие варианты. Мы используем для примера общую сумму.
Сводная таблица позволяет показать и более сложные группировки данных. Для этого в поле «Строки» или «Столбцы» нужно добавить несколько полей. Вот, например, как можно рассчитать продажи и по городам, и по регионам одновременно.
Важное замечание: в отличие от Excel, сводные таблицы в Google обновляются автоматически. Но мы советуем регулярно проверять, ссылается ли сводная таблица на весь диапазон исходных данных.
Как создать сводную таблицу Google из нескольких диапазонов данных.
Часто случается, что необходимые для анализа данные находятся в разных таблицах. А сводную таблицу можно построить только по одному диапазону данных. Данные сразу из нескольких таблиц при построении сводной таблицы использовать нельзя. Каков же выход?
Для того, чтобы использовать несколько листов в одной сводной таблице, их сначала нужно объединить в одну общую таблицу.
Для такого объединения листов существуют различные решения. Но, учитывая простоту и доступность, мы хотели бы предложить вам использовать следующее дополнение к Google таблицам , которое поможет вам.
Итак, наша сводная таблица готова.
Используем сводную таблицу для анализа данных.
Как видите, даже на самом простом уровне сводная таблица уже позволяет ответить на достаточно важные вопросы.
Однако, вернёмся к вопросам, которые интересуют вашего босса: «Кто мой лучший покупатель?»
Действуя старым и проверенным способом, изменяем строки и столбцы нашей таблицы и получаем искомый результат. Не забудьте отсортировать покупателей с использованием поля «Сумма».
Аналогичным образом дадим ответы и на другие интересные вопросы. Например, какой товар лучше всего продаётся?
Где мои товары лучше всего продаются?
Где какой товар лучше продаётся?
Итак, в течение 5 минут вы получили при помощи Google таблиц ответы на интересующие вас вопросы. Ваш босс доволен!
Обратите внимание на то, что общий объём продаж одинаков во всех наших сводных таблицах. Это потому, что каждая из них просто представляет одни и те же данные разными способами.
Как создать диаграмму в сводной Google таблице.
Ещё более наглядными становятся наши данные при использовании графиков и диаграмм. Добавить диаграмму к сводной таблице можно двумя способами.
Установите курсор на любую ячейку вашей сводной таблицы, чтобы показать, что именно эти данные вы желаете использовать. В главном меню нажмите Вставка -> Диаграмма. Далее можно выбрать тип диаграммы и изменить её оформление. Затем нажмите Вставить, и диаграмма будет помещена на лист, где находится сводная таблица.
Вот что можно получить по умолчанию из данных нашей последней таблицы, где мы анализировали, какой товар где лучше продаётся.
Есть и второй способ создать диаграмму.
В Google таблицах есть дополнительный сервис, которого ранее не было ни в одной из программ работы с таблицами. В правом нижнем углу есть кнопка «Анализ данных». Нажимая на нее, вы можете получить различные подсказки и предложения по улучшению представления ваших данных, их анализу, в том числе и созданию диаграмм.
Нажмите значок в правом нижнем углу, и вы сможете не только выбрать самую подходящую диаграмму из нескольких предложенных, но и изменить оформление вашей сводной таблицы.
Вернувшись к тем вопросам, которые мы ранее задавали, получаем диаграмму, которая показывает не только объём покупок каждым из покупателей, но и даёт представление о том, какой именно шоколад предпочитает покупатель.
Обратите внимание, что система анализирует ваши данные и даже отмечает отдельные закономерности, на которые вы сами, возможно, не обратили бы и внимания.
Теперь осталось только отредактировать нашу диаграмму, придать ей наиболее наглядный и читаемый вид, оформить подписи осей и данных. Как это делать - об этом мы поговорим в отдельном материале чуть позже.
Как опубликовать сводную Google таблицу или диаграмму в Интернете.
Вашу диаграмму вы можете опубликовать в интернете. Для этого в главном меню нажмите Файл -> Опубликовать в Интернете. Затем выберите те объекты, которые вы хотите опубликовать. В нашем случае мы можем опубликовать либо весь файл, либо отдельный лист, либо только диаграмму. Если мы выберем лист нашего файла Google таблиц, то мы можем представить его либо как веб-страницу, либо как статический документ в формате PDF. Если мы хотим опубликовать только диаграмму, то варианта также два. Либо это будет интерактивная диаграмма, которая будет изменяться вместе с изменением исходных данных, либо можно просто ограничиться картинкой, показывающей как бы снимок диаграммы в определённый момент времени.
Естественно, любой вариант публикации предусматривает только режим просмотра, ни о какой совместной работе над диаграммой или внесении в нее изменений вашими коллегами речь не идет. Для этого используется совместный доступ к файлу, о котором мы подробно рассказывали .
При помощи этого же меню можно отменить публикацию.
Надеюсь, этот небольшой обзор возможностей сводных таблиц Google вдохновит вас на их использование с вашими собственными данными. Поверьте, вы сразу поймёте, как это легко и удобно. Сводные таблицы помогут вам сэкономить силы и время. Важным для вас будет и то, что созданный сегодня отчет можно легко обновить и использовать в будущем с новыми данными.
Здравствуйте друзья! Вы находитесь на блоге « » и в этой статье создадим Гугл документы и таблицы онлайн. В предыдущей статье мы рассмотрели, как создать Гугл документы онлайн.
Делаем отчет в Google Docs онлайн — пособие новичкам
В предыдущей статье « «мы подробно рассмотрели, что представляет собой онлайн сервис Google Docs, зачем он нужен, и как в нем создавать документы. Для тех, кто не читал предыдущую статью, напомню, что онлайн сервис Google Docs, предназначен для онлайн работы с различными документами одновременно сотням людей.
В режиме онлайн люди могут исправлять, комментировать и просто читать Ваши документы, Вам достаточно дать ссылку на этот документ. Онлайн сервисом Google Docs пользуются как профессионалы, так и новички. Данный инструмент незаменим при проведении обучения и подготовке различных отчетов. Напомню, что 95-97% новичков не умеют работать в онлайн Google Docs.
Для освещения всех возможностей онлайн сервиса Google Docs требуется создавать большой полноценный видео-курс, которые в Интернете есть. Новичкам для работы в данном сервисе достаточно работать оналайн с Гугл документами и таблицами, что позволит выполнять отчеты и работать с документами своих коллег. В предыдущей мы подробно рассмотрели, как получить доступ к Google Docs и порядок работы с Гугл документами в онлайн режиме.
В данной статье подробно будет рассмотрен порядок работы с таблицами Гугл онлайн (Google Docs). Итак, для работы в онлайн с Гугл таблицами заходим на страницу «Диск Google». Далее нажимаем кнопку «Создать», всплывает меню, где выбираем функцию «Таблица» и нажимаем на неё (смотрите скрин).
В новом окне открывается таблица похожая на Excel, с этой офисной программой, надеюсь, все знакомы.
Работа в Excel это отдельная тема и её здесь рассматривать не будем. Рассмотрим только создание простой таблицы для дальнейшей демонстрации возможностей онлайн сервиса Гугл документы и в частности функции таблицы.
Для создания таблицы, выделяем мышкой её границы (смотрите скрин),
выбираем функцию «Границы» и выбираем, например, «Все границы». Получилась таблица, которую теперь можно заполнять (смотрите скрин).
Как видно, панель управления визуально понятная. Можно выбрать любую нужную функцию, шрифт, размер и цвет шрифта. С помощью функции «Вид» можно закрепить строки и столбцы. С помощью функции «Вставка» можно добавить строки ниже и выше, а также добавить столбцы справа или слева.
С помощью функции «Выравнивание по горизонтали» (смотрите скрин 3, выделено оранжевым цветом), можно расположить запись по центру, слева, справа. Можно выровнять по вертикали. Если Вы не знаете Excel, то надо немного потренироваться и все будет понятно. Кстати, здесь, как и с Гугл документом онлайн ничего сохранять не надо, просто, закрываете страницу и все. К любой более ранней версии всегда можно вернуться.
Теперь для созданной таблицы нужно дать название, для этого в верхнем левом углу нажимаем на надпись «Новая таблица» (смотрите скрин 3). В открывшемся новом окошке, в поле прописываем название таблицы, например, «Статистика работы» и нажимаем «Ок».
Теперь можно заполнять таблицу. В качестве примера я покажу вам мою заполненную таблицу – статистику моей работы на рекламных площадках Ротабан, смотрите скрин. При желании таблицу можно настроить для выполнения расчетов.
Теперь, когда таблица создана, надо настроить доступ документа. Это делается так же, как и для настройки Гугл документа онлайн (смотрите ). В верхнем правом углу нажимаем кнопку «Настройки доступа», выбираем режим, например, «Редактировать могут все, у кого есть ссылка» и нажимаем «Готово». Если, что-то не ясно, посмотрите скрины предыдущей . Теперь, после наведения мышкой на кнопку «Настройки доступа» Вы можете видеть, какой режим доступности для пользователей у Вас выставлен. Копируем ссылку таблицы Гугл онлайн и отправляем её пользователям.
Как видите, ничего сложного нет, все очень просто. Мы научились создавать Гугл документы и таблицы онлайн в сервисе Google Docs. Весь процесс работы с таблицами в Google docs Вы можете посмотреть в этом видео:
По мере появления документов, главная страница онлайн сервиса будет ими заполняться, загромождая её. Для того чтобы упорядочить Гугл онлайн документы и таблицы их лучше поместить в отдельные папки. Для создания папки нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем функцию «Папка» (смотрите скрин 1). Далее Гугл документы и таблицы онлайн складываем в папки по принадлежности простым перетаскиванием.
И еще несколько слов о совместимости онлайн сервиса Google Docs с различными браузерами – он отлично работает с Google Chrome, Firefox, Safari начиная с 4 версии и выше, Internet Explorer начиная с 8 версии и выше. Корректная работа с другими браузерами разработчиком не гарантирована.
В онлайн сервисе Google Docs можно создавать не только документы и таблицы Гугл онлайн, а можно создавать презентации и работать с изображениями — поддерживается png и jpeg расширения. Сервис позволяет работать и с документами в формате PDF. Вы можете также установить Google Диск на свой компьютер и работать автономно в офлайн, а когда надо будет перейти в онлайн режим. Можно также использовать различные приложения от сервиса, их там много.
В первой и второй части данной статьи мы рассмотрели процесс, как создать Гугл документы и таблицы онлайн, как сделать эти документы доступные другим пользователям. Теперь у новичков не должно быть вопросов при подготовке своих отчетов в процессе обучения. Этим инструментом удобно работать и с партнерами по Инфобизнесу. Например, Вы ведете общий проект по заработку через Интернет – через Google Docs легко можно отредактировать документы общего бизнеса. На этой волне буду заканчивать, удачи Вам!
Получайте новые статьи блога прямо себе на почту. Заполните форму, нажмите кнопку "Подписаться"
