Op het eerste gezicht Toegang tot DBMS zeer vergelijkbaar met het elektronische programma Microsoft-tabellen Excel volgens zijn doel en mogelijkheden. Er zijn echter fundamentele verschillen tussen hen:

• Wanneer u met een Excel-spreadsheet werkt, kunt u alle informatie in een tabelcel invoeren, zodat u een tabel, tekst en een tekening op het werkblad kunt plaatsen. Indien nodig kunnen in één kolom van de tabel verschillende gegevens worden ingevoerd: getallen, tekst, datums. Een tabel in een Access-database verschilt van een tabel in Excel-thema's, dat daarin, zoals hierboven vermeld, een gegevenstype is gedefinieerd voor elk veld van het record, dat wil zeggen dat u geen gegevens in verschillende rijen in één kolom van de tabel kunt invoeren verschillende soorten.
• Met Access kunt u niet alleen gegevens in tabellen invoeren, maar ook de juistheid van de ingevoerde gegevens controleren. Om dit te doen, kunt u validatieregels rechtstreeks op tabelniveau instellen. Ongeacht de manier waarop de gegevens worden ingevoerd (rechtstreeks in een tabel, in een formulier of op een data access-pagina), staat Access u niet toe gegevens op te slaan in een record die niet aan de opgegeven regels voldoet.
• Het is handig om met Excel-tabellen te werken als deze deze bevatten beperkt aantal rijen, databasetabellen kunnen een groot aantal records bevatten, en tegelijkertijd biedt het DBMS dit handige manieren het extraheren van de benodigde informatie uit deze set.
• Als u alle gegevens opslaat die nodig zijn voor het werk Word-documenten en spreadsheets, naarmate de informatie zich ophoopt, kunt u eenvoudigweg in de war raken grote hoeveelheden Met Access kunt u alle gegevens in één bestand opslaan en wordt de toegang tot deze gegevens pagina voor pagina uitgevoerd, d.w.z. dat de limieten voor het computergeheugen niet worden overschreden.
• Met Access kunt u relaties tussen tabellen tot stand brengen, zodat u gegevens uit verschillende tabellen kunt delen. In dit geval worden ze voor de gebruiker als één tabel gepresenteerd. Het implementeren van een dergelijke functie in spreadsheetbeheersystemen is moeilijk en soms simpelweg onmogelijk.
• Door relaties tussen afzonderlijke tabellen tot stand te brengen, kunt u met Access onnodige duplicatie van gegevens voorkomen, computergeheugen besparen en de snelheid en nauwkeurigheid van de informatieverwerking verhogen. Dit is de reden waarom tabellen met dubbele gegevens worden opgesplitst in verschillende gerelateerde tabellen.
• Met Excel kunnen meerdere gebruikers aan hetzelfde document werken, maar deze mogelijkheden zijn zeer beperkt gelijktijdig werken met een database van 50 gebruikers, waarbij alle gebruikers gegarandeerd met actuele data werken.
• Access heeft een ontwikkeld systeem voor bescherming tegen ongeoorloofde toegang, waardoor elke gebruiker of categorie alleen die objecten kan zien en wijzigen waarvoor hij rechten heeft gekregen van de systeembeheerder. U kunt bijvoorbeeld het gebruik van bepaalde menuopdrachten verbieden, openen bepaalde formulieren, het wijzigen van gegevens in tabellen of formulieren. Spreadsheets U kunt ook gegevens beveiligen met een wachtwoord of alleen gegevens bekijken, maar deze hulpmiddelen zijn veel eenvoudiger.

We kunnen dus zeggen dat Access DBMS wordt gebruikt in gevallen waarin een applicatietaak het opslaan en verwerken van heterogene informatie over een groot aantal objecten vereist en de mogelijkheid van een werkingsmodus voor meerdere gebruikers veronderstelt. Een voorbeeld hiervan is de taak van het onderhoud magazijn boekhouding. Elektronisch Excel-tabellen zijn een handige manier om een ​​beperkte hoeveelheid tabelgegevens op te slaan ruime mogelijkheden het uitvoeren van berekeningen en data-analyses. Excel-documenten zijn over het algemeen bedoeld voor individueel gebruik.

De mogelijkheden van Excel zijn uiteraard niet beperkt tot spreadsheets; Excel kan bijvoorbeeld zeer succesvol worden gebruikt om gegevens te analyseren die zijn opgeslagen op een databaseserver (in het bijzonder: MicrosoftSQL Server), maar in dit geval is Excel geen datawarehouse, maar zorgt het alleen voor gegevensverwerking.

Twee producten Microsoft Office– Access en Excel – lijken voor de gebruiker vaak bijna identiek. Dit idee bestaat uit tabellarische methode gegevens organisatie. Zowel Access als Excel werken met tabellen, kunnen gegevens verwerken en analyseren en complexe berekeningen uitvoeren. Naar met minimale kosten tijd en moeite om de taken op te lossen, het is de moeite waard om te bepalen welk programma hiervoor het meest geschikt is.

Concept van MicrosoftExcel En Microsoft-toegang

MicrosoftExcel– een programma voor het werken met gegevenstabellen gemaakt door door Microsoft en opgenomen in het Microsoft Office-pakket.

Microsoft-toegang – relationeel systeem databasebeheer inbegrepen Microsoft-pakket Kantoor.

Vergelijking van Microsoft Excel en Microsoft Access

Zoals we uit de definities kunnen zien, ligt het belangrijkste verschil tussen Access en Excel in het onderwerp van de actie: Excel werkt met spreadsheets, Access werkt met databases in tabelvorm. Uiterlijk lijkt het erg op elkaar. IN Excel-gegevens worden opgeslagen in cellen die kolommen en rijen vormen, gecombineerd tot bladen. In Access worden gegevens opgeslagen in tabellen die samen een database vormen. Een reeks gegevens in één rij wordt in Access een record genoemd.

Excel voert de taak uit om gegevens binnen één tabel te organiseren, Access voert complexe gegevensquery's uit door toegang te krijgen tot een verzameling tabellen. Daarom is een Excel-tabel een niet-relationele verzameling gegevens, en Access een relationele verzameling, waarbij elk specifiek object verbindingen heeft in andere tabellen. In Excel heeft elke tabelcel een unieke identificatie, bestaande uit het rijnummer en de kolomletter; in Access is het record voorzien van een unieke identificatiesleutel.

Het is raadzaam om toegang te gebruiken als de data-array erg groot is en de relaties daartussen complex zijn. In dit geval de interactie van tabellen binnen relationele basis gegevens zullen worden verstrekt snelle controle. Excel is geschikt voor berekeningen en statistische vergelijkingen van kleine hoeveelheden gegevens. Als de gegevens overwegend numeriek zijn, is het handiger om met Excel te werken, maar als er veel zijn tekst waarden- Toegang.

Als er met de database werk door meerdere gebruikers wordt verwacht en er constante en meerdere wijzigingen nodig zijn, zal Access geen problemen hebben bij het oplossen van dergelijke problemen. Excel is ontworpen voor één gebruiker en heeft relatief statische inhoud.

Verschil tussen Microsoft Excel en Microsoft Access

1. Excel werkt met gegevenstabellen, Access werkt met tabellarische databases.

2. Voer complexere query's uit in Access.

3. Excel is een niet-relationele verzameling gegevens, Access is relationeel.

4. De unieke identificatie van Excel is afhankelijk van de namen van kolommen en rijen; de identificatiesleutel is autonoom.

5. Access is ontworpen om met grote hoeveelheden gegevens te werken.

6. Excel werkt voornamelijk met numerieke gegevens.

7. Werken met meerdere gebruikers is beschikbaar in Access.

Microsoft Access-objecten

Microsoft Access roept alles aan dat een naam kan hebben (in de Access-zin) objecten. In een Access-database zijn de belangrijkste objecten tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules. In andere DBMS'en verwijst de term database doorgaans alleen naar de bestanden waarin de gegevens zijn opgeslagen. Bij Microsoft Toegang basis Gegevens omvatten alle objecten die zijn gekoppeld aan opgeslagen gegevens, inclusief de objecten die zijn gedefinieerd om het werken ermee te automatiseren. Hieronder vindt u een lijst met de belangrijkste Access-databaseobjecten.

1. Tabel. Een object dat wordt gedefinieerd en gebruikt om gegevens op te slaan. Elke tabel bevat informatie over het object bepaald type, bijvoorbeeld over klanten. De tabel bevat velden (kolommen) waarin verschillende soorten gegevens worden opgeslagen, zoals de achternaam of het adres van de klant, en records (ook wel rijen genoemd). Het record bevat alle informatie over een bepaald object (persoon, productmonster, etc.). Voor elke tabel kunt u definiëren primaire sleutel(een of meer velden met waarden die uniek zijn voor elke record) en een of meer indexen die de toegang tot gegevens helpen versnellen. Dit voorwerp in de database is de belangrijkste.

2. Verzoek. Een object waarmee de gebruiker de gewenste gegevens uit één of meerdere tabellen kan ophalen. Om een ​​aanvraag aan te maken kunt u gebruik maken van het QBE-formulier (Query by Sample) of SQL-instructies (gestructureerde taal verzoeken). U kunt query's maken om gegevens te selecteren, bij te werken, te verwijderen of toe te voegen. U kunt ook query's gebruiken om nieuwe tabellen te maken met gegevens uit een of meer bestaande tabellen.

3. Vorm. Een object dat primair bedoeld is voor het invoeren van gegevens, het weergeven ervan op het scherm of het besturen van de werking van een applicatie. Formulieren worden gebruikt om gebruikersvereisten voor het presenteren van gegevens uit query's of tabellen te implementeren. De formulieren kunnen ook worden afgedrukt. Met behulp van een formulier kunt u een macro- of VBA-procedure uitvoeren als reactie op een bepaalde gebeurtenis, zoals een wijziging in de waarde van bepaalde gegevens.

4. Rapporteer. Een object dat wordt gebruikt om een ​​document te maken dat later kan worden afgedrukt of kan worden opgenomen in een document in een andere toepassing.

5. Macro. Een object dat een gestructureerde beschrijving vertegenwoordigt van een of meer acties die Access moet uitvoeren als reactie op een specifieke gebeurtenis. U kunt bijvoorbeeld een macro definiëren die, als reactie op het selecteren van een element op het hoofdformulier, een ander formulier opent. Met een andere macro kunt u de waarde van een bepaald veld controleren wanneer de inhoud ervan verandert. Je kunt het opnemen in een macro aanvullende voorwaarden om bepaalde daarin gespecificeerde handelingen wel of niet uit te voeren. U kunt vanuit één macro ook een andere macro of VBA-procedure uitvoeren.

6. Module. Een object dat programma's bevat waarin is geschreven Beeldtaal Basis voor toepassingen. Modules kunnen onafhankelijke objecten zijn die functies bevatten die overal in de applicatie kunnen worden opgeroepen, maar ze kunnen ook rechtstreeks worden 'gekoppeld' aan individuele formulieren of rapporten om te reageren op bepaalde wijzigingen die daarin plaatsvinden.

7. Toegang tot pagina's. Pagina's – dienen om toegang te bieden tot gegevens in een database op afstand van de consument (bijvoorbeeld via internet).

De conceptuele relaties van Access-objecten worden weergegeven in figuur. 2.

Rijst. 2 Relaties tussen basisobjecten in Microsoft Access

Databasevelden en records

In een database wordt alles gepresenteerd in de vorm van tabellen, dus een veld is een kolom en een record is een rij. Het veld is eenvoudigste voorwerp database ontworpen om parameterwaarden van een echt object of proces op te slaan. Het veld kan worden gekarakteriseerd de volgende parameters: naam, gegevensformaat, ontwerptype.

Een databaserecord is een tabelrij die een reeks eigenschapswaarden bevat die zich in databasevelden bevinden.

Tabellen maken.

Doel en toepassingsgebied.

Tabellen maken in EXCEL.

Algoritmische talen(bijvoorbeeld BASIC, Pascal, C) zijn universeel, waardoor je een vrij breed scala aan problemen kunt oplossen.

Momenteel zijn er verschillende pakketten ontwikkeld applicatieprogramma's(PPP), die zijn ontworpen om een ​​kleiner aantal problemen op te lossen, maar handiger en efficiënter zijn in vergelijking met algoritmische talen.

Van de verschillende PPP's zijn er de zogenaamde spreadsheets of tafelverwerkers. Tot het meest populaire programma's ET moet worden toegeschreven aan Lotus 1-2-3 voor Windows, Quattro Pro voor Windows-bedrijven Novell en Microsoft Excel.

Het belangrijkste gebruik van Excel is het uitvoeren van berekeningen. Excel verandert uw computerscherm in een krachtig spreadsheet waarmee u problemen op het gebied van planning, boekhouding en statistische boekhouding, economische kwesties, enz. kunt oplossen. Met behulp van een spreadsheet kunt u met name balansen, loonlijsten of materiële activa, belastingberekeningen en patiëntenlijsten uitvoeren. en inventarislijsten, en andere problemen oplossen.

Excel biedt de volgende functies:

¨ een spreadsheet omzetten in een voor u geschikte vorm;

¨ voer alle soorten tabelberekeningen uit;

¨ spreadsheets samenvoegen;

¨ snel berekeningen uitvoeren met grote aantallen;

¨ kopjes maken en tekst invoeren zonder de berekeningen te verstoren;

¨ professioneel ontworpen rapporten afdrukken;

¨ rapportage-informatie (tabelvorm) in andere documenten invoegen;

¨ diagrammen, kaarten, grafische objecten bouwen.

Elke tabel in EXCEL heeft een naam Boek 1(2, 3...) en drie Liszt. De horizontale kolommen van deze tabel geven de namen van de kolommen aan (A, B, C, D...), en de verticale rijen tonen de rijnummering

In EXCEL kunt u (net als in een database) kolommen verwijderen, kopiëren en plakken door deze te selecteren en erop te klikken klik met de rechtermuisknop muis en selecteer vervolgens of in het contextmenu Verwijderen , of Invoegen , of Kopiëren (afhankelijk van de acties die we nodig hebben). Als u gegevens uit meerdere cellen tegelijk wilt kopiëren, verplaatsen of verwijderen, moet u eerst die cellen selecteren. U kunt er vervolgens de geselecteerde acties op uitvoeren.

Methoden voor het selecteren van cellen:

¨ elke cel wordt geselecteerd door op de linkermuisknop te klikken;

¨ aangrenzende cellen (bereik) worden geselecteerd door op de cel linksboven in de geselecteerde groep te klikken en de muisaanwijzer naar de cel rechtsonder te slepen;

¨ Om niet-aangrenzende cellen te selecteren, klikt u op Ctrl-toets en terwijl u deze ingedrukt houdt, klikt u op alle selecteerbare cellen;

¨ om een ​​hele rij of hele kolom met cellen te selecteren, klikt u op de kop van de geselecteerde rij of kolom;

¨ aangrenzende rijen of kolommen worden geselecteerd door de muisaanwijzer over hun kopjes te slepen;

¨ Druk op om niet-aangrenzende rijen of kolommen te selecteren Ctrl en klik op elke kop van de geselecteerde kolommen of rijen.

De cellen worden automatisch aangepast numeriek En tekst opnames (indien numerieke notatie kosten binnen rechterkant en voor tekst - aan de linkerkant).

Volgorde van het invoegen van rijen en kolommen:

1. Om één rij of één kolom in te voegen, selecteert u de cel links waarvan u een kolom wilt invoegen of waarboven u een rij wilt invoegen.

Als u meerdere rijen of kolommen wilt invoegen, moet u zoveel kolommen of rijen selecteren als u wilt invoegen. Om kolommen in te voegen, sleept u uw muis over de kolomletters bovenaan het werkblad. Om regels in te voegen, sleept u de muisaanwijzer over de regelnummers. Markeer bijvoorbeeld twee kolomletters of twee rijnummers om twee rijen of twee kolommen in te voegen.

2. Open het menu Invoegen .

3. Selecteer een team Lijn of opdracht Kolom .

Excel voegt rijen of kolommen in en verplaatst aangrenzende rijen naar beneden en aangrenzende kolommen naar rechts.

Een rij of kolom verwijderen:

1. Klik op het rijnummer of de letter van de kolom die u wilt verwijderen. U kunt meerdere rijen of kolommen selecteren door de muisaanwijzer over de rijnummers of kolomletters te slepen.

2. Open het menu Bewerking.

3. Selecteer een team Verwijderen .

Excel verwijdert de rijen en kolommen en hernoemt achtereenvolgens de resterende rijen en kolommen. Alle celverwijzingen in formules en namen in formules zullen dienovereenkomstig veranderen.

Om de kolom- en rijkoppen te corrigeren, doet u dat volgende stappen:

1. Klik op de cel rechts van de rijkop en/of onder de kolomkop die u wilt bevriezen. De cel wordt gemarkeerd.

2. Open het menu Raam en selecteer een team Bevries gebieden .

Door de cursor door het document te bewegen, zorgt u ervoor dat de rij- en/of kolomkoppen op hun plaats blijven. Dit geeft u de mogelijkheid om gegevens in andere delen van het werkblad te bekijken zonder uit het oog te verliezen wat de vastgezette gegevens vertegenwoordigen.

Om los te maken, opent u het menu opnieuw Raam en selecteer een team Ontgrendel gebieden.

De verbinding tussen ACCESS en EXCEL is dat u tabellen uit de database naar EXCEL kunt overbrengen (of kopiëren). Dit is zeer noodzakelijk, omdat we de bedragen en andere functies in de database niet kunnen berekenen (we zullen een nieuwe spreadsheet in EXCEL moeten maken, en dit zal extra tijd verspillen).

Om onze Tabel 1 van DB tot Boek 1, doe het volgende: klik met de rechtermuisknop op Tabel 1, selecteer in het contextmenu Kopiëren , open een schone Laken ons boek en selecteer ook in het contextmenu Invoegen .

Daarna voegen we onze Tabel 1 in de cellen van ons blad. Natuurlijk zal deze tabel er lelijk uitzien (in de zin dat hij niet op de schaal van de cellen past), dus dan zullen we hem moeten bewerken met behulp van de bovenstaande methoden (zie 4).

Sectie 6. Methoden voor het verplaatsen van een tabel vanuit een applicatiepakket Toegang tot programma's in het applicatiepakket Excel-programma's.

Tijdens uw werk moet u vaak gegevens overzetten van Access naar Excel. Er zijn 2 overdrachtsmethoden:

Eerste methode:

1. Openen de noodzakelijke basis gegevens – “Natuurlijk blad”.

2. Selecteer het tabblad “Tabellen” en de gewenste tabel- “Natuurlijk blad”.

3. Selecteer achtereenvolgens: Extra → Kantoorverbindingen → Analyse in MS Excel.

4. Hierna start de computer automatisch Excel en voegt de tabel in.

Tweede methode:

1. Open de vereiste database - "Natuurblad".

2. Selecteer de tabel “Natuurblad”.

3. Open de tafel.

4. Kopiëren naar klembord.

5. Excel openen.

6. Insteken nieuw blad van het klembord, de tabel die daar staat.

Als gevolg hiervan zien we de voltooide tafel in het nieuwe Excel-blad

Paragraaf 7. Volgorde van bewerken NL in Excel.

Een tabel die is verplaatst van het Access-applicatiepakket naar het Excel-applicatiepakket moet worden bewerkt.

Om ontbrekende regels in te voegen, selecteer ik de regel waarvoor ik nog een regel wil invoegen en klik met de rechtermuisknop op de regel. Ik selecteer "Cellen toevoegen". Dus heb ik lijnen toegevoegd om de kop van het "Natuurlijke blad" te maken.

Om de tekst in het midden van de kolomkoppen van de tabel te houden, selecteerde ik de cel en klikte ik in het dialoogvenster Cellen opmaken op het tabblad Uitlijning. In de opmaaktabel heb ik "Center Alignment" geselecteerd.

Ik heb ook Woordomloop geselecteerd om ervoor te zorgen dat de tekst in de koppen volledig in de cel past.

Om de tekst in de kolomkoppen en de gegevens daarin te laten passen, heb ik Cellen samenvoegen geselecteerd. Hiermee kunt u uit meerdere cellen één maken waarin de gegevens passen.

Om de inhoud van een cel te wijzigen, dubbelklik ik op de cel waarvan ik de inhoud wil wijzigen. Ik wijzig de gegevens en druk op de Enter-toets. Om de wijzigingen te annuleren, druk ik op de "Esc"-toets.

Om gegevens die vanuit Access worden overgedragen het uiterlijk van een tabel te geven, moet u grenzen definiëren. Om dit te doen, selecteer ik het gebied waar ik randen wil instellen en selecteer in het menu “Opmaak” → “Cellen...” het tabblad “Rand”. Daar selecteer ik de kleur en dikte van de externe en interne randen.

Om de inhoud van een cel te bewerken, klikte ik erop en typte benodigde tekst. Breng wijzigingen aan bestaande tekst Ik kan dit doen door op het deel ervan te klikken en het te markeren dat moet worden gewijzigd.

Om snel gegevens uit een cel te verwijderen, plaats ik de cursor erop, klik met de rechtermuisknop en selecteer de optie Inhoud wissen. Deze techniek verwijdert de gegevens terwijl de celafmetingen hetzelfde blijven.

7.1 Voorwaarden voor de taak voor het verwerken van een volledig werkblad in Excel:

Om het aantal vullingen in de compositie te tellen, selecteer ik een cel waarin de hoeveelheid wordt geteld. Vervolgens klik ik op de werkbalk op een knop. Hierna verschijnt het venster “Functiewizard - Stap 1 van 2”. In dit venster selecteer ik de functie - AANTAL →OK. Nadat u op OK hebt geklikt, verschijnt het venster Functieargumenten. In de rij "Waarde 1" voer ik alle cellen in die overeenkomen met de kolom.

Vervolgens klik ik op “OK” en het aantal vullingen in de compositie verschijnt in de cel die ik heb geselecteerd.

Om ervoor te zorgen dat het Excel-blad de formule weergeeft waarmee ik het aantal zegels heb berekend, open ik het menu “Extra” → “Opties” → “Formules”, waardoor de formule verschijnt in de cel met het aantal zegels: “=COUNT(J4: J23)"

2. Bepaal de totale massa van de te grote lading.

Om de totale massa van een te grote lading te berekenen, selecteer ik eerst de cel waarin ik het resultaat moet krijgen. Vervolgens klik ik op de werkbalk op een knop. Hierna verschijnt het venster “Functiewizard - Stap 1 van 2”. In dit venster selecteer ik de functie - SOM → OK.

Nadat u op OK hebt geklikt, verschijnt het venster Functieargumenten. In de rij "Nummer 1" voer ik alle cellen in die overeenkomen met de kolom.

En ik klik op “OK”, daarna heb ik de massa van de lading berekend.

Om ervoor te zorgen dat het Excel-blad de formule weergeeft waarmee ik de totale massa van de extra grote vracht heb berekend, open ik het menu “Extra” → “Opties” → “Formules”, als resultaat in de cel met maximale waarde de formule verschijnt: “=SUM(D4:D23)”

3. Voeg een kolom toe voor de voorwaardelijke lengte van de wagon en vind de voorwaardelijke lengte van de trein.

Nadat ik de voorwaardelijke lengte van de autokolom heb toegevoegd en ingevuld, selecteer ik eerst de cel waarin ik het resultaat moet krijgen. Vervolgens klik ik op de werkbalk op de knop. Hierna verschijnt het venster “Functiewizard - Stap 1 van 2”. In dit venster selecteer ik de functiecategorie - Statistisch → SUM → OK. Nadat u op OK hebt geklikt, verschijnt het venster Functieargumenten. In de rij "Nummer 1" voer ik alle cellen in die overeenkomen met de kolom. Vervolgens klik ik op “OK” en de voorwaardelijke lengte van de trein verschijnt in de cel die ik heb geselecteerd.

4. Bepaal de brutomassa van de trein

Om de brutomassa van een trein te vinden, selecteer ik eerst de cel waarin ik het resultaat moet krijgen. Vervolgens klik ik op de werkbalk op een knop. Hierna verschijnt het venster “Functiewizard - Stap 1 van 2”. In dit venster selecteer ik de functie - SOM → OK. Nadat u op OK hebt geklikt, verschijnt het venster Functieargumenten. In de regel "Nummer 1" voer ik alle cellen in die overeenkomen met de kolom Laadmassa. En in de regel "Nummer 2" voer ik de cellen in die overeenkomen met de kolom Car Packing.

Vervolgens klik ik op “OK” en de brutomassa van de trein verschijnt in de cel die ik heb geselecteerd.

Zodat het Excel-blad de formule weergeeft waarmee ik heb berekend Gewichtslimiet vracht open ik het menu “Extra” → “Opties” → “Formules”, waardoor in de cel met Brutomassa de formule verschijnt: “=SUM(N4:N23;O4:O23)”

Conclusie:

In uitvoering cursus werk Ik heb geleerd hoe ik tabellen (Database) kan maken in ACCESS en spreadsheets in EXCEL.

In ACCESS heb ik geleerd hoe ik rapporten en queries kan maken verschillende soorten. Ik heb gemerkt welke typen beter en handiger in gebruik zijn, en welke niet. Geleerd hoe u velden in tabellen kunt kopiëren, verwijderen, plakken en hernoemen.

In EXCEL leerde ik, naast het maken van tabellen, hoe ik verschillende bedragen en functies in tabellen kon berekenen, en leerde ik verschillende subtiliteiten bij het bewerken en opmaken van cellen. Ik heb geleerd hoe ik het zo gemakkelijk mogelijk kan doen diverse operaties. Net als in ACCESS leerde ik kolommen en rijen kopiëren, verwijderen en plakken.

Ik leerde de connectie tussen ACCESS en EXCEL: Ik leerde hoe ik tabellen uit de database naar het Boek kon overbrengen. En ook al dit werk indienen om af te drukken.

Lijst met gebruikte literatuur.

1. Yu. A. Kosoriga “Methodologische instructies”.

2. V. A. Rykov “Methodologische instructies”.

3. Veronika Mikheeva, Irina Kharitonova “Microsoft Access 2003”, BHV-Petersburg, 2004.

4. Joe Habraken "Microsoft Office 2003. Alles in één."

Ik heb lang en diep nagedacht voordat ik aan dit gedeelte begon. Aan de ene kant een site over Excel, wat heeft Access ermee te maken? Aan de andere kant zij delen geeft onmiskenbare voordelen bij het verwerken van gegevens:

Mogelijkheid om databases te verwerken met een aantal records dat aanzienlijk groter is dan 65536 (Excel-beperking);
- de mogelijkheid om gekoppelde tabellen te maken, wat Excel niet toestaat;
- de eenvoud en flexibiliteit van Excel tijdens de verwerking blijft behouden.

Er zijn verschillende situaties waarin delen gerechtvaardigd is:

1. De databasegrootte is groter dan Excel-mogelijkheden of database, is een reeks gerelateerde tabellen, bijvoorbeeld in DBF-formaat. In dit geval is het handiger om deze database eerst in Access te verwerken, via een query de benodigde tabel te genereren en deze vervolgens naar Excel te exporteren en daar indien nodig verder te verwerken.

2. Het in Access gegenereerde rapport is moeilijk uit te voeren; je hebt simpelweg niet genoeg hersens of het is lang en vervelend om te doen. Je kunt de gegevens ook naar Excel exporteren en proberen het daar gemakkelijker en sneller te maken, of een tabel in Excel maken en via queries gegevens uit Access ontvangen.

3. Het meest vitale geval, volgens ten minste, voor mij. Laten we zeggen dat je een soort van hebt gespecialiseerd programma, waarmee u gegevens kunt verwerken en enkele rapporten kunt genereren. Het leven staat echter niet stil, er verschijnen nieuwe eisen, nieuwe vormen van rapportage die in dit programma moeten worden geïmplementeerd. Het is goed als je geld betaalt aan de softwarefabrikant voor ondersteuning en zij niet veel vragen voor een nieuw meldingsformulier. Wat als er geen geld is? Draai het vervolgens zelf zoals je wilt, doe het handmatig of bedenk het. Uw redder in nood downloadt gegevens in formaten die door Access worden ondersteund. Als je dit hebt, sta je bovenaan! U downloadt gegevens uit gespecialiseerde software, maakt verbinding met de gedownloade tabellen en gebruikt vervolgens queries om het vereiste rapport te genereren nieuwe vorm. Als de gespecialiseerde softwaredatabase geen datakubus van het type Cache is, maar aparte bestanden dan hoef je niets te downloaden. Breng eenvoudigweg een verbinding tot stand met de bestanden die de benodigde gegevens bevatten. Hoe u dergelijke bestanden kunt vinden, is de tweede vraag.

Laten we, om beter te begrijpen waar we het over hebben, verschillende voorbeelden achter elkaar bekijken.

Laten we beginnen met het tot stand brengen van een verbinding met externe gegevens in Access. Het gaat over precies over verbindingen met externe gegevens niet over externe gegevens importeren en hier is waarom. Bij het importeren van externe gegevens wordt het kenteken in Access geïmporteerd en als de externe gegevens zijn bijgewerkt moet deze opnieuw worden geïmporteerd, dit is onhandig en u kunt het zelfs vergeten. Als er een verbinding tot stand wordt gebracht met een externe gegevenstabel, worden bij het bijwerken ook de gegevens in Access bijgewerkt, wat veel handiger is.

In één oogopslag eenvoudige gebruiker Het Access DBMS is qua mogelijkheden en doel vergelijkbaar met het Microsoft Excel-spreadsheetprogramma. Maar in feite zijn er aanzienlijke verschillen tussen deze toepassingen.

Als u bijvoorbeeld met een Excel-tabel werkt, kunt u alle informatie in een tabelcel invoeren, dat wil zeggen dat u een tabel, een afbeelding en tekst op een werkblad kunt plaatsen. In één kolom kunnen verschillende gegevens worden ingevoerd. Een tabel in Access verschilt van een Excel-tabel doordat er voor elk veld in de record een gegevenstype is gedefinieerd. Het is daarom niet mogelijk om één tabelkolom in de tabel te plaatsen. verschillende lijnen verschillende soorten gegevens invoeren. Met Access kunt u gegevens in tabellen invoeren en de juistheid van de ingevoerde gegevens controleren door validatieregels rechtstreeks op tabelniveau in te stellen.

Dus ongeacht hoe de gegevens worden ingevoerd (rechtstreeks in de tabel, via een schermformulier, op de data access-pagina), zal Access de gegevens die niet aan de opgegeven regels voldoen niet in het record opslaan. Excel-tabellen zijn handig om mee te werken als ze een klein aantal rijen bevatten. Databasetabellen kunnen daarentegen een groot aantal records bevatten, wat handige manieren biedt om deze set op te halen noodzakelijke informatie. Als u de benodigde gegevens in Word-documenten en spreadsheets opslaat, kunt u naarmate de hoeveelheid informatie toeneemt, in een aanzienlijk aantal bestanden in de war raken.

Met Access kunt u op zijn beurt alle gegevens in één bestand opslaan en de gegevens pagina voor pagina openen. Er kan ook worden opgemerkt dat het in Access mogelijk is om verbindingen tussen tabellen te maken, hierdoor kun je gegevens uit verschillende tabellen gebruiken, terwijl ze voor de gebruiker in één tabel worden gepresenteerd, het is op zijn beurt moeilijk om iets soortgelijks te implementeren met behulp van spreadsheets.

Door koppelingen tussen afzonderlijke tabellen tot stand te brengen, voorkomt Access onnodige duplicatie van gegevens, bespaart het computergeheugen en verhoogt het de nauwkeurigheid en snelheid van informatieverwerking. Om dergelijke acties uit te voeren, worden tabellen die herhaalde gegevens bevatten, onderverdeeld in verschillende tabellen. Met Excel kunnen meerdere mensen met één document werken, maar deze mogelijkheden zijn zeer beperkt, en Access kan op zijn beurt gelijktijdig werken met een database van vijftig gebruikers ondersteunen en garandeert dat alle gebruikers met up-to-date gegevens zullen werken.

Access heeft een ontwikkeld beschermingssysteem tegen ongewenste, ongeautoriseerde toegang, waardoor elke gebruiker of groep alleen die objecten kan zien en wijzigen waarvoor hij door de beheerder rechten heeft gekregen. U kunt bijvoorbeeld het gebruik van bepaalde opdrachten uit het menu verbieden , wijzigingen in gegevenstabellen of formulieren, het openen van bepaalde formulieren Kartygin S.A. Access 2000. Gebruikershandleiding met voorbeelden. M.: Laboratorium basiskennis, 2000. 136 pp. Met spreadsheets kunt u gegevens beveiligen met een wachtwoord of gegevens bekijken, maar deze hulpmiddelen zijn nog steeds veel eenvoudiger.

Het Access DBMS wordt gebruikt wanneer een applicatietaak de verwerking en opslag van verschillende informatie over een groot aantal objecten vereist en de modus voor meerdere gebruikers mogelijk maakt. Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van de administratie van een magazijn. Excel-tabellen kunnen een handig middel zijn om een ​​beperkte hoeveelheid tabelgegevens op te slaan met uitgebreide mogelijkheden voor het uitvoeren van berekeningen en gegevensanalyse. In de regel geldt Excel-documenten zijn bedoeld voor individueel gebruik.