Общая характеристика текстового процессора Word. Объекты. Панели инструментов. Шаблоны. Стили. Создание и сохранение документа. Редактирование документа. Форматирование документа. Таблицы в текстовых документах. Вставка рисунка в документ. Рисование с помощью инструментов Word.Состав текстового документа. Шрифтовое оформление текста. Форматирование, редактирование текста. Проверка правописания. Редактор формул. Расстановка переносов. Организация ссылок. Колонтитулы. Предварительный просмотр. Форматирование символов и абзацев, установка междустрочных интервалов. Вставка в документ рисунков, диаграмм и таблиц, созданных в других режимах или другими программами. Организация многоколонного текста. Редактирование, копирование и перемещение вставленных объектов. Установка параметров страниц и разбиение текста на страницы. Установка колонтитулов, установка водяных знаков. Организация сноски. Оформление списков. Применение закладки при работе над документом. Организация комментария. Установка, форматирование и редактирование таблицы. Установка гиперссылок на поле документа. Применение элементов автотекста. Стили сложных документов. Разработка и применение шаблонов. Установка параметров печати. Вывод документа на печать.
Тема 4. Введение в использование табличных процессоров.
Общая характеристика электронных таблиц. Основные понятия. Основные приемы работы в Excel. Графические возможности Excel. Обработка данных. Фильтрация данных в списке. Формирование итогов в электронной таблице. Сводные таблицы. Подготовка данных к печати. Рабочий лист электронной таблицы. Структура электронных таблиц: ячейка, строка, столбец. Адреса ячеек. Ввод и редактирование данных. Расчеты с использованием формул и стандартных функций. Способы поиска информации в электронной таблице.Типы и формат данных: числа, формулы, текст. Редактирование, копирование информации. Наглядное оформление таблицы. Устранение ошибок в таблице. Работа со списками. Ручное форматирование. Автоформатирование. Рамки и разделительные линии. Цветовое разделение рабочего листа. Мастер функций для организации вычислений. Подготовка диаграмм. Устранение ошибок в таблицах. Редакция числовых значений на полях таблицы. Применение форм для ввода и поиска данных в списках. Сортировка и подведение итогов в списке. Фильтрация списка. Подготовка сводных таблиц. Редактирование макроса. Закрепление макроса за кнопкой. Применение клавиатуры при работе в среде табличного процессора MSExcel.
Тема 5. Введение в использование систем управления базами данных (субд).
Общая характеристика СУБД Access. Основные возможности. Начало работы в Access. Создание, загрузка, просмотр и корректировка базы данных (БД). Таблицы, связывание таблиц, оформление форм, запросов, сводных таблиц. Запросы к БД. Формирование и вывод отчетов. Использование режима «Конструктор» и «Мастера» при создании БД. Классификация баз данных. Структурные элементы базы данных. Модели данных. Разработка реляционной базы данных. Нормализация данных. Системы управления базами данных (СУБД).Работа в среде СУБД MSAccess: подготовка таблиц базы данных, рабочее окно СУБД. Формирование новой базы данных: установка свойств поля, установка свойств Маска ввода, установка первичного ключа, ключевые поля счетчика, установка внешнего ключа, каскадирование, установка связей, типы связей между таблицами, ввод информации в базу данных. Формирование и работа с запросами. Формирование форм к созданной базе данных. Формирование и распечатка отчетов для существующей базы данных.
Рассмотрим что включает в себя Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 включает в себя: Текстовый редактор Microsoft Word 2007 Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007 Систему управления базами данных Microsoft ccess 2007 Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007 Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007 Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007 и т. Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office включает в себя несколько программ различного назначения, поэтому его называют интегрированным пакетом программ, так как интегрированным пакетом называется программное обеспечение, объединяющее в себе различные программные компоненты прикладных программ общего назначения. Обычно интегрированные пакеты программ включают в себя текстовый редактор, редактор электронных таблиц, графический редактор, систему управления базами данных, несколько других программ и коммуникационный модуль.
Рассмотрим, что включает в себя Microsoft Office 2007.
Microsoft Office 2007 включает в себя:
- Текстовый редактор Microsoft Word 2007
- Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007
- Систему управления базами данных Microsoft Access 2007
- Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007
- Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007
- Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007
и т.д.
Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.
Текстовый редактор это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней и т.д.) или изменения уже существующих.
Помимо создания и редактирования текстовый редактор Microsoft Word 2007 имеет различные функции оформления текста, такие как: задание на странице полей для печати текста, оформление каждого абзаца определенным образом, выбор шрифтов для заголовков и основного текста, обрамление абзацев и страниц текста, задание колонтитулов и колонок текста, а также многое другое.
Профессиональным применением текстового редактора Microsoft Word 2007 является его использование для создания деловых документов: договоров, писем, отчетов, заявлений и т.д.; для подготовки печатной продукции: газетных и журнальных статей, книг и т.п.; а также для создания различного рода документации: инструкций, описаний со вставкой таблиц, изображений, диаграмм и т.д.
Редактор электронных таблиц это программа, которая используется для создания электронных таблиц или изменения уже существующих.
Областью применения табличных редакторов является выполнение расчетов. Если в работе часто используются различного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то, как правило, целесообразно использовать табличные редакторы. Одним из таких редакторов является Microsoft Excel 2007. При использовании этого редактора можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде: диаграмм, гистограмм, графиков. В расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.
База данных (БД) это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, единицей хранящейся в БД информации является таблица.
Система управления базами данных (СУБД) это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.
В зависимости от способа организации данных различают сетевые, иерархические и реляционные базы данных.
Широкий спектр применений программных средств накопления и хранения информации диктует необходимость разработки СУБД, отличающихся друг от друга функциональными возможностями и предназначенных для широкого круга пользователей: от новичка до системного программиста.
Современные базы данных можно разделить на три категории:
1. Программные продукты корпоративного направления Oracle и Microsoft SQL Server ;
- СУБД, предназначенные для работы с информационными массивами в небольших компаниях, Microsoft Access и Borland Interbase ;
- СУБД для Web , реализующих создание web -сайтов с небольшими базами данных, MySQL и опять-таки Borland Interbase .
СУБД корпоративного направления должны быть надежными, что обеспечивается резервным копированием; безопасными иметь защиту от несанкционированного доступа; работать с огромными объемами данных и обладать широкими функциональными возможностями.
Для небольших компаний программы работы с базами данных должны обладать не только надежностью и функциональностью, но и работать без выделенного сервера.
СУБД для Web присуща высокая скорость обработки данных, нетребовательность к ресурсам и удобное удаленное администрирование.
Сегодня наиболее популярными СУБД являются Oracle , Microsoft SQL Server , Borland Interbase , MySQL и Microsoft Access 2007.
Назначение Microsoft Access 2007 решение локальных офисных задач с ограниченным объемом данных и формирование отчетов по результатам работы, при этом отчеты могут быть представлены в стандартном для офисных приложений виде.
Большинство пользователей знают Microsoft Access как компонент Microsoft Office , предназначенный для работы с базами данных. Многие ли знают о его возможностях, достоинствах и недостатках?
А ведь Microsoft Access феноменальный программный продукт, реализованный по принципу «все в одном». Он одновременно является и средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL ), и CASE -средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.
Используя только Microsoft Access , можно производить полный цикл работ от проектирования до внедрения готовой программы. Только M icrosoft Access позволяет создавать программы, состоящие из одного файла, содержащего как текст программы, так и реляционную базу данных сложной структуры.
Программа позволяет формировать необходимые элементы как в электронном виде, так и в печатном. Кроме всего прочего, Microsoft Access легко интегрируется с другими решениями от Microsoft . Это позволяет использовать программу Microsoft Access как клиентскую часть информационного комплекса в связке с Microsoft SQL Server , выступающей в качестве серверной части.
К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных и медлительность, поскольку Microsoft Access является одной из самых медленных СУБД. Это накладывает ограничения на использование программы не рекомендуется применять Microsoft Access для базы, которая может разрастись свыше 100 Мбайт. Поэтому ее надо осторожно использовать в проектах, которые с высокой степенью вероятности будут расширяться в дальнейшем.
Компьютерная презентация это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.
Некоторые преимущества компьютерной презентации:
мультимедийные эффекты. Слайд презентации это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
транспортабельность. Дискета или оптический компакт-диск с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.
Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.
Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft , CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH .
Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.
В пакет офисных программ Microsoft Office фирмы Microsoft , наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций Microsoft PowerPoint , позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 1180. | Microsoft Office 365 и его особенности | 1.33 MB | |
| Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90% рынка офисных пакетов. Пакет MS Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System | |||
| 20180. | Параметры и объекты диаграмм в Microsoft Office Excel | 1.01 MB | |
| Диаграммы позволяют: отобразить данные более наглядно облегчить их восприятие помочь при анализе и сравнении наблюдать за изменениями значений. А для анализа удобно использовать диаграммы с их специальными возможностями. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы. | |||
| 5661. | Назначение программ, входящих в пакет Microsoft Office 2007 | 599.48 KB | |
| Microsoft Office является офисный пакет покрытия и среди приложений для настольных компьютеров, серверов и сервисов для Microsoft операционной системы Windows... | |||
| 14787. | Планирование задач проекта в Microsoft Office Project 2007 | 447.8 KB | |
| Строка меню панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windowsприложений и приемы работы с ними такие же как и в Microsoft Office. Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных в ячейки таблиц наподобие строки формул в Excel.Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Для ее отображения следует выбрать пункт меню ^ Вид Панель представлений. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 8331. | Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н | 26.36 KB | |
| В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений... | |||
| 16590. | ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ СУЖДЕНИЕ В РОССИЙСКОЙ ОФИЦИАЛЬНОЙ СТАТИСТИКЕ | 12.43 KB | |
| В условиях рыночной экономики профессиональное суждение это именно то что думает сам профессионал а не то что кто-то за него думает включая предписания нормативных документов. Это то что в бухгалтерском учете принято называть âtrue nd fir viewâ достоверный и добросовестный взгляд. Из этого утверждения следует что достоверное суждение - это мнение хозяйственника основанное на его убеждениях. Знакомство с материалами официальной статистики не позволяет с уверенностью считать что высказанные суждения являются... | |||
| 17767. | ЖУРНАЛ «БИБЛИОТЕЧНОЕ ДЕЛО» КАК ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИЗДАНИЕ | 693.47 KB | |
| Особенности журнала Библиотечное дело как профессионального издания. Портрет журнала Библиотечное дело. Анализ деятельности журнала Библиотечное дело на современном этапе. Исследование рейтинга рубрик журнала Библиотечное дело. | |||
| 5009. | Влияние типа темперамента на профессиональное самоопределение в юношеском возрасте | 42.05 KB | |
| Сущностью профессионального самоопределения является нахождение личностных смыслов в выбираемой осваиваемой или уже выполняемой деятельности. Говоря о проблеме профессионального самоопределения стоит заметить что в некоторых видах деятельности от свойств темперамента может зависеть не только ход их выполнения но в определенной мере и результат. По отношению к этим видам деятельности можно говорить о более благоприятных и менее благоприятных динамических чертах психики. В тех областях труда в тех видах занятий где предъявляются... | |||
| 1578. | MS Office-Publisher | 2.58 MB | |
| Створення публікації на основі шаблону. Вставка і видалення сторінок публікації. Збереження публікації за допомогою пакувальника. Друк публікації. | |||
Практическое занятие №56
Тема: Применение текстового редактора в профессиональной деятельности: вычисления в таблицах текстового редактора.
Тип практического занятия: частично-поисковый.
Форма организации студентов: индивидуальная.
Цели практического занятия: освоение приемов выполнения несложных вычислений в таблицах, с использованием формул, средствами программы Word. Выработать прочные навыки работы с командами вкладки Работа с таблицами.
Оснащение (оборудование): методические рекомендации к выполнению работы; задание и инструкционная карта для проведения практического занятия
Исходные данные:
Задание 1. Создайте таблицу по образцу. Шрифт - Times New Roman, размер - 10.
Сведения об успеваемости студентов ГАОУ «Бугурусланский нефтяной колледж»г. Бугуруслана Оренбургской области за 2014/15 учебный год
Учебная дисциплина
Группа
Средний балл
Всего сдавало
отлично
хорошо
удовл.
неудовл.
неявки
Профессиональный модуль МДК 02.01.
2 Экс«А»
2 Экс«У»
3 Экс«А»
3 Экс«У»
ИТОГО
Инженерная графика
2 Экс«А»
2 Экс«У»
3 Экс«А»
3 Экс«У»
ИТОГО
Средние показатели
Задание 2. Произведите расчеты в таблице:
а) числа студентов каждой учебной группы, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
(в ячейку D 4 введите формулу SUM(RIGHT). Эту формулу поместите и в ячейки D 5: D 7 и D 10: D 13).
б) среднего балла по дисциплине для определенной учебной группы;
(в ячейку С4 введите формулу =(E 4*5+ F 4*4+ G 4*3+ H 4*2)/ D 4, аналогично в C 5: C 7 и C 10: C 13).
в) общего числа студентов, сдавших экзамен по каждой дисциплине на «отлично», «хорошо» и т.д. (используйте ABOVE );
г) количества всех студентов, сдавших экзамен по определенной дисциплине;
д) числа студентов, сдавших экзамены;
е) числа студентов, получивших оценку отлично.
Методические указания:
В таблицах Word можно выполнять несложные вычисления с использованием формул.
Установите курсор в ячейку, в которой требуется получить результат вычисления.
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула . Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите ее (рис. 1).
Рис. 1. Вкладка Макет
В окне Формула (рис. 2) в поле Формула введите формулу. Формула начинается со знака = (равно) и может содержать адреса ячеек, операторы (знаки действий) и функции. При желании в списке поля Формат числа можно выбрать числовой результата вычисления (числовой с разделителем разрядов, денежный, процентный).
Рис. 2.Создание формулы в ячейке
В некоторых случаях формула в окне Формула может быть записана автоматически. Например, если ячейка находится ниже ячеек с числами, будет записана формула = SUM (ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится и правее ячеек с числами, будет записана формула = SUM (LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если требуется именно такое действие, можно применить эти формулы.
LEFT - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;
RIGHT- ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;
ABOVE - ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;
BELOW - ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.
Если данный столбец или строка содержат пустые ячейки, суммирование всего столбца или строки не производится. Для суммирования всей строки или столбца введите нули во всех пустых ячейках.
В противном случае следует очистить поле Формула и ввести формулу самостоятельно.
В Microsoft Word можно использовать 18 функций. Их можно вводить с клавиатуры или выбрать в раскрывающемся списке Вставить функцию . Наиболее часто используют функции: ABS() - абсолютное значение; AVERAGE() - среднее значение; INT() - целая часть числа; MIN() - наименьшее значение; MAX() - наибольшее значение; PRODUCT() - произведение; SUM() - сумма. В круглых скобках записывается аргумент функции. Аргументом может быть число, адрес ячейки или диапазон ячеек, имя закладки, функция.
В таблицах Microsoft Word принята та же адресация ячеек, как и в таблицах Microsoft Excel: адрес ячейки складывается из имени столбца, обозначенного латинской буквой, и имени строки, обозначенного арабской цифрой (рис. 3). При ссылках на ячейки в формулах, используют запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон.
Рис. 3.Адреса ячеек в таблице Microsoft Word
В качестве операторов в Microsoft Word можно использовать следующие знаки: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление); = (равно) и некоторые другие.
В раскрывающемся списке Формат числа можете выбрать числовой формат результата вычисления.
После записи формулы в диалоговом окне Формула (см. рис. 2) нажмите кнопку ОК .
Формула копируется и редактируется при выполнении следующего алгоритма:
Установите курсор в область формулы.
коды/значения полей .
Выполните корректировку формулы.
Вызовите контекстное меню и выберите пункт Обновить поле .
Недостатком формул Microsoft Word является отсутствие автоматического обновления результатов при изменении значений аргументов.
Для принудительного обновления результатов выделите ячейку с формулой и нажмите клавишу клавиатуры F9 или в контекстном меню выберите команду Обновить поле (см. рис. 4).
Рис. 4. Вид контекстного меню при щелчке по полю «Формула
Виды встроенных функций:
Статисти-ческие
AVERAGE()
Вычисление среднего значения для диапазона ячеек, например: = AVERAGE(A1:C20; B25; A30)
COUNT()
Подсчет числа значений в указанном диапазоне ячеек, например: = COUNT(A1:C20; B25; A30)
MAX()
Нахождение максимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MAX(A1:C20; B25; A30)
MIN()
Нахождение минимального значения в указанном блоке ячеек, например: = MIN(A1:C20; B25; A30)
SUM()
Нахождение суммы чисел в указанном блоке ячеек, например: = SUM(A1:C20; B25; A30)
Математи-
ческие
ABS(x)
Абсолютное значение вычисляемого выражения, например: =ABS(A1*B12-C25+100)
MOD(x,y)
Остаток от деления первого числа на второе, например: =MOD(A1,C12)
INT(x)
Целая часть числа, например: =INT(2345.45)
PRODUCT()
Произведение чисел в указанном диапазоне ячеек, например: PRODUCT(A1:C20; B25; A30)
ROUND(x,y)
Округление значения до указанного числа знаков, например, округлить до сотен: =Round(2345.45, -2)
SIGN(x)
Определение знака числа, например (-1 для отрицательных и 1 для положительных чисел): =SIGN(-2345.45)
Логичес-кие
IF(x,y,z)
Проверка заданного условия и присвоения значения ячейке: если условие истинно - значение1, иначе значение 2: =IF(E12>G12; значение1; значение 2)
AND(x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения логических аргументов, иначе - 0,Например: =AND(A4>3; B2<3)
OR(x,y)
Вычисляет значение 1, если заданы истинные значения любого логического аргумента, иначе - 0, например: =OR(A2>3; В3<=4)
NOT(x)
Вычисляет значение 0, если задано истинное значение логического аргумента, иначе - 1,например: =NOT(D4<3)
FALSE
Логическая константа ложь, которой соответствует число 0
TRUE
Логическая константа истина, которой соответствует число 1
DEFINED(x)
Определяет значение в ячейке
Контрольные вопросы:
расположенных выше ячейки, в которой находится курсор?
расположенных справа от ячейки, в которой находится курсор?
Как найти сумму ячеек
Как найти и занести в ячейку наибольшее значение среди чисел, стоящих правее отмеченной курсором ячейки?
Какие операции над ячейками таблицы выполняют функции: ABS(), INT(), MAX(), MIN(), SIGN() ?
В каком виде будет представлен результат вычислений, если указан формат результата в виде 0,00%?
Как выполнить редактирование формулы?
Как обновить результаты при изменении значений аргументов?
Образец заполненной таблицы
Текстовые процессоры являются сложными и совершенными программами, которые решают все задачи обработки простого текста (набор, редактирование, хранение, вывод на печать и др.) и предоставляют расширенные возможности по внешнему оформлению набранного текста. Функциональные возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие непростые процедуры с текстом.
1. Сохранение текста в других форматах . По умолчании Word сохраняет файлы под именем «Документ» в формате.doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением формата, например, на.txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих сохраненный файл.
2. Многооконный режим . В многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную область памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом (друг за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать фрагменты текста из одних окон в другие.
3. Вставка объектов. Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок, диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.
4. Автоматическое создание оглавлений и списка литературы. При работе с многостраничными документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно обновлять.Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все источники, процитированные в документе.
5. Отправка файла по электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает процесс работы с сетевыми документами.
6. Использование шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов. Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на работу).
7. Электронные расчеты в таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции электронных таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты табличных данных, например, сумму данных по столбцам.
Полный перечень функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и степень его подготовки к работе с текстовым процессором.
Назначение текстового процессора MS Word
Для того чтобы работать с текстами на персональном компьютере или ноутбуке обычно используют специальные программные средства, которые принято называть текстовыми редакторами. Стоит отметить, что на сегодняшний день существует довольно большое разнообразие подобных программ, которые различаются своими возможностями и функциями, но наиболее популярным (по числу использования пользователями) остается MS Word 2010.
Вообще, основным назначением текстовых редакторов является создание текстовых файлов, редактирование уже готовых (или недоделанных) текстов с возможностью просматривать их на экране, изменять их формат, а также распечатывать на принтере. Кстати, следует уточнить, что Блокнот и другие аналогичные редакторы предназначены только для обработки несложных текстовых файлов, но никак не для работы с большим текстом.
Самым большим по своим возможностями до сих пор считается MS Word - текстовый редактор от компании Microsoft. В нем так же, как и во многих его аналогах можно:
Форматировать символы, абзацы;
Оформлять страницы;
- "строить" указатели и оглавления;
Включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;
Создавать таблицы, проверять правописание и т. д.
В современном мире существует уже много версий MS Word, наиболее популярными среди них считаются версии 2003, 2007, 2010 и 2013 года выпуска. Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для просмотра, создания, печати и модификации текстовых документов. Он предусматривает выполнение многих операций, как над текстовой, так и над графической или табличной информацией. Благодаря MS Word стало возможно быстро, а также с высоким качеством подготовить любой документ, причем от сложного до простого.
1. Word 2010 дает возможность осуществлять все традиционные операции над текстом (без исключений), которые предусмотрены в компьютерной современной технологии. С его помощью можно:
Модифицировать набор неформатированной цифровой и алфавитной информации;
Форматировать символы, применяя множество шрифтов разных размеров и начертаний;
Форматировать страницы (сюда также входят сноски, колонтитулы);
Форматировать документ в целом (составлять оглавление, причем автоматическое, а также разные указатели);
Подбирать синонимы, проверять правописание, использовать автоматический перенос слов.
2. В этой программе реализованы возможности новых технологий связывания, внедрения объектов, благодаря которым можно в документ включать таблицы, текстовые фрагменты и иллюстрации.
3. Это одна из первых общедоступных программ, с помощью которой можно выполнять операции верстки, которые порой необходимы издательским профессиональным системам, а также с ее помощью можно подготавливать полноценные оригинал-макеты для их последующего тиражирования в типографии.
4. Данная программа является уникальной коллекцией технологических оригинальных решений, благодаря которым нудная и кропотливая работа по отделке и редактированию текста превращается в увлекательное, а порой и успокаивающее занятие. В число таких решений входит система готовых стилей оформления и решений, изящные приемы по модификации и созданию таблиц, функции автозамены и автотекста, а также копирование формата, макроязык, пользовательские панели инструментов и многое другое.
Многие привыкли к простоте MS Word 2003, другим же нравится оригинальный интерфейс версий 2007 или 2010 года выпуска. В основном же это дело привычки. Самое главное, что в современном мире это самый удобный, интуитивно-понятный и полезный инструмент для работы с текстовыми файлами.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФГОУ СПО ФИЛИАЛ
«ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ЭКОНОМИКО-ТЕХНИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА» В Г. КРАСНОДАРЕ
ТЕМА:
Информационные технологии
в профессиональной деятельности
1) Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000. Среда работы пользователя её настройки
2) Безопасность и целостность БД
3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы
4) Литература
1) Автоматизация работы пользователя в среде MS Office 2000 .
Среда работы пользователя
и ее настройки
Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема при этом как выбрать подходящие программные продукты? Желательные свойства информационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.
Конечно, любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования СУБД). Но этого, как правило недостаточно. Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео.
Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office.
Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор
Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Взаимодействие приложений
Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений.
Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши.
Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").
Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft Power Point. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.
При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии. В этом случае при изменении исходных данных в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники.
Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.
Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д. Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office. Эти инструменты устанавливаются на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.
Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение
Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д. Но главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.
Среда работы пользователя и ее настройка
Основные понятия
Работа пользователя с программными продуктами должна по возможности быть комфортной и осуществляться в соответствующей программно-технической среде (тип процессора, объем оперативной и внешней памяти, платформа сетевой и локальной операционной системы и др.).
Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов строится по типу графического, ориентированного на среду Windows (или Macintosh) интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т.п.
Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). В значительной степени это достигается наличием в составе программного продукта контекстно-зависимой помощи и обучающих систем, демоверсий, раскрывающих функциональные возможности и технологию работы программного продукта, специальных программных решений по обеспечению сохранности программ и данных, антивирусной защиты и др.
Прикладные программные продукты автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т.д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест - АРМ, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.
Многие АРМ, наряду с основными функциями обработки данных, включают и вспомогательные, так называемый сервис. Сервис обеспечивает функции по обслуживанию базы данных - копирование, восстановление, архивирование, экспорт/импорт данных; выполнение работ, связанных с профессиональной деятельностью, таких, как подготовка корреспонденции с помощью текстового редактора, организация вычислений средствами электронной таблицы, использование электронной почты для рассылки корреспонденции и др.
В состав АРМ входят и средства конфигурирования программно-технического комплекса, которые перенастраивают АРМ с учетом технических характеристик средств вычислительной техники, состава основных и вспомогательных функций обработки. Современные программные продукты включают специальный программный модуль или команды в составе главного меню для настройки среды и оптимизации работы программных продуктов.
При установке программного продукта - инсталляции - делается глобальное конфигурирование, которое означает:
задание места для размещения программного продукта на магнитном диске;
выбор функциональных возможностей (программных компонентов, модулей) для установки на компьютере;
настройку структуры базы данных (состава файлов, структуры записей);
настройку операционной и технической среды функционирования программного продукта.
Такая настройка выполняется, как правило, квалифицированным программистом, и изменение условий установки потребует реинсталляции программного продукта.
Для повышения эффективности работы конечного пользователя предусматриваются средства оперативного конфигурирования, включающие:
изменение пароля доступа к программному продукту;
активизацию/деактивизацию функций обработки (изменение функций главного меню);
Параметрическую настройку команд меню;
Настройку экранных форм;
Настройку выходных форм печати;
Задание форматов базы данных (длина и тип полей);
Определение места хранения базы данных на магнитном диске;
Изменение параметров печати (тип принтера, параметры печатной страницы) и др.
Возможности средств настройки среды определяют гибкость программного продукта. Тенденция развития прикладных программных продуктов состоит также в создании инструментальных средств конечного пользователя. Инструментальные средства подобного типа предназначены для совершенствования функций обработки, создания новых приложений силами конечного пользователя.
Так, для пакетов бухгалтерского учета предлагается набор инструментальных средств следующего вида:
Генератор экранных форм, позволяющий создавать новые и изменять существующие экранные формы (расположение на экране реквизитов, соответствующих полям базы данных, использование текста подсказок, запуск процедур обработки, цветовое оформление и др.);
Язык запросов как средство поиска и фильтрации записей базы данных, выборки машинных документов, вычислений над данными базы данных;
Макропрограммирование клавишные и языковые макрокоманды (макросы), предназначенные для автоматизации рутинных операций обработки;
Генератор отчетов, обеспечивающий вывод запросной информации, формирование итогов различных уровней и др.
Определилась тенденция массового использования конечными пользователями интегрированных пакетов, ориентированных в первую очередь на возможности стандартных программных средств (текстовый редактор, электронная таблица, база данных). В составе интегрированных пакетов имеется мощный арсенал инструментальных средств (макропрограммирование, языки программирования, программы-дополнения и т.п.), предназначенных для создания как конечными пользователями, так и профессиональными программистами прикладных программных продуктов. Таким образом, среда интегрированного пакета - это в определенном смысле АРМ, обеспечивающий мощными и гибкими средствами работа конечного пользователя.
ППП Microsoft Office можно с полным основанием считать интегрированным, так как его характеризуют:
Стандартизация выполнения основных операций обработки (общность пунктов главного меню, приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов);
Единство принципов конфигурирования и настройки программ;
Конвертирование форматов хранимых данных;
Замена
главного меню на меню приложения объектов при их редактировании.
2) Безопасность и
целостность БД
Широкое внедрение информационных технологий в жизнь современного общества привело к появлению ряда общих проблем информационной безопасности:
Необходимо гарантировать непрерывность и корректность функционирования важнейших информационных систем (ИС), обеспечивающих безопасность людей и экологической обстановки;
Необходимо обеспечить защиту имущественных прав граждан, предприятий и государства в соответствии с требованиями гражданского, административного и хозяйственного права (включая защиту секретов и интеллектуальной собственности);
Необходимо защитить гражданские права и свободы, гарантированные действующим законодательством (включая право на доступ к информации).
Требования по обеспечению безопасности в различных ИС могут существенно отличаться, однако они всегда направлены на достижение трех основных свойств:
Целостность – информация, на основе которой принимаются решения, должна быть достоверной и точной, защищенной от возможных непреднамеренных и злоумышленных искажений;
Доступность (готовность) – информация и соответствующие автоматизированные службы должны быть доступны, готовы к работе всегда, когда в них возникает необходимость;
Конфиденциальность – засекреченная информация должна быть доступна только тому, кому она предназначена.
Основное внимание в теории и практике обеспечения безопасности применения информационных технологий и систем сосредоточено на защите от злоумышленных разрушений, искажений и хищений программных средств и информации баз данных. Для этого разработаны и развиваются проблемно-ориентированные методы и средства защиты:
От несанкционированного доступа;
От различных типов вирусов;
От утечки информации по каналам электромагнитного излучения
и т. д. При этом подразумевается наличие лиц, заинтересованных в доступе к программам и данным с целью их несанкционированного использования, хищения, искажения или уничтожения.
Рассмотрим современные методы выявления и предотвращения непредумышленных угроз безопасности функционирования программных средств (ПС) и баз данных (БД), снижения соответствующих рисков до допустимого уровня и определения реального достигнутой степени безопасности использования ИС. В связи с этим будем говорить об алгоритмической и программно-технологической безопасности, используя для краткости термины "технологическая безопасность" или просто "безопасность". В качестве основной непредумышленной угрозы будет рассматриваться наличие внутренних дефектов ПС и БД, вызванных ошибками проектирования и реализации.
Факторы, определяющие технологическую безопасность сложных информационных систем:
Показатели, характеризующие технологическую безопасность информационных систем;
Требования, предъявляемые к архитектуре ПС и БД для обеспечения безопасности ИС;
Ресурсы, необходимые для обеспечения технологической безопасности ИС;
Внутренние и внешние дестабилизирующие факторы, влияющие на безопасность функционирования программных средств и баз данных;
Методы и средства предотвращения и снижения влияния угроз безопасности ИС со стороны дефектов программ и данных;
Оперативные методы и средства повышения технологической безопасности функционирования ПС и БД путем введения в ИС временной, программной и информационной избыточности;
Методы и средства определения реальной технологической безопасности функционирования критических ИС.
Использование баз данных характеризуется следующими свойствами:
1. ОПЕРАТИВНОСТЬ: средства вычислительной техники позволяют осуществлять оперативный доступ к информации;
2. ПОЛНАЯ ДОСТУПНОСТЬ: вся информация, содержащаяся в БД, доступна для использования;
3. ГИБКОСТЬ: имеется возможность легко изменять состав и форму выдачи, интересующих пользователя данных, изменения в БД вносятся также достаточно просто;
4. ЦЕЛОСТНОСТЬ (данных): минимизируется дублирование данных, предоставляется возможность упорядочения и согласованности данных а также работ по их обновлению.
С общими характеристиками БД связан также ряд взаимозависимых понятий:
Целостность БД - состояние БД, при котором все значения данных правильно отражают предметную область (в пределах заданных ограничений по точности и согласованности во времени) и подчиняются правилам взаимной непротиворечивости, Поддержание целостности БД предполагает ее проверку и восстановление или корректировку из любого неправильного состояния, которое может быть обнаружено. Это входит в функции администратора БД, который пользуется средствами системы управления БД. Аналогичным образом можно говорить и о целостности файла, хотя в типичных случаях файлы подвергаются менее обширным проверкам на целостность.
Защищенность БД - Наличие и характеристика средств (аппаратных, программных, организационных, технологических, юридических и т.п.) обеспечивающих предотвращение или исключение:
Доступа к информации лиц, не получивших на то соответствующего разрешения.
Умышленного или непредумышленного разрушения или изменения данных.
Безопасность БД - свойство БД, которое заключается в том, что содержащиеся в ней данные не причинят вреда пользователю при правильном их применении для решения любых функциональных задач системы, для которой она была создана. Часто понятия "безопасность" и "защита" БД рассматриваются как синонимичные.
Эффективность БД -
Степень соответствия результатов использования БД затратам на ее создание и поддержание в рабочем состоянии, в случае оценки этого показателя в денежном выражении он носит наименование экономической эффективности БД;
Обобщающий показатель качества состояния и использования БД по совокупности признаков (в том числе - скорость, доступность, гибкость, целостность, защищенность, безопасность и др.) - техническая эффективность БД Эффективность БД принято оценивать применительно к условиям их использования в конкретных автоматизированных системах.
Наиболее распространенными угрозами безопасности для баз данных являются следующие:
Несанкционированный доступ к данным через сеть Интернет;
Похищение информации запросом вида SELECT *. Обеспечить защиту от угроз такого типа весьма сложно, так как их производят, в основном, аналитики, взаимодействующие с ядром БД и имеющие привилегии на всевозможные выборки данных из всех таблиц базы;
Резервное копирование с целью воровства БД.
В состав типовой модели защиты БД необходимо включить следующие элементы: организационные меры по обеспечению доступа к серверу (желательно только локально); ограничения доступа к корпоративной сети; защита доступа к СУБД; ограничения на использование прикладного программного обеспечения конкретным пользователем.
Для решения рассмотренных проблем можно использовать наиболее распространенные методы защиты БД: защита паролем, встроенные в СУБД средства защиты информации и мониторинга действий пользователей, идентификация пользователя и проверка его полномочий.
Каждый из этих способов имеет свои достоинства, но надо понимать, что абсолютную защиту данных обеспечить невозможно.
Также можно применить и наиболее классический способ защиты данных – зашифровать все таблицы БД при помощи достаточно стойкого крипто- алгоритма. Но это решение также имеет ряд недостатков, например, таких как потеря времени при шифровании/дешифровании данных, невозможность индексирования полей, практическая невозможность полного восстановления при системных сбоях и др.
Оперативные методы повышения безопасности функционирования баз данных.
Невозможность обеспечить в процессе создания БД ее абсолютную защищенность даже при отсутствии злоумышленных воздействий заставляет искать дополнительные методы и средства повышения безопасности функционирования БД на этапе эксплуатации. Для этого разрабатываются и применяются методы оперативного обнаружения дефектов при исполнении
программ и искажений данных путем введения в них временной, информационной и программной избыточности. Эти же виды избыточности используются для оперативного восстановления искаженных программ и данных и предотвращения возможности развития угроз до уровня, нарушающего безопасность функционирования БД.
Для обеспечения высокой надежности и безопасности функционирования БД необходимы вычислительные ресурсы для максимально быстрого обнаружения проявления дефектов, возможно точной классификации типа уже имеющихся и вероятных последствий искажений, а также для автоматизированных мероприятий, обеспечивающих быстрое восстановление нормального функционирования БД.
Информационная избыточность состоит в дублировании накопленных исходных и промежуточных данных, обрабатываемых программами. Избыточность используется для сохранения достоверности данных, которые в наибольшей степени влияют на нормальное функционирование БД и требуют значительного времени для восстановления. Такие данные обычно характеризуют некоторые интегральные сведения о внешнем управляемом процессе, и в случае их разрушения может прерваться процесс управления внешними объектами или обработки их информации, отражающийся на безопасности БД. Программная избыточность используется для контроля и обеспечения достоверности наиболее важных решений по управлению и обработке информации. Она заключается в сопоставлении результатов обработки одинаковых исходных данных разными программами и исключении искажения результатов, обусловленных различными аномалиями. Программная избыточность необходима также для реализации средств автоматического контроля и восстановления данных с использованием информационной избыточности и для функционирования средств защиты.
Наряду с оперативной реакцией на искажения в БД должно вестись накопление информации обо всех проявлениях дефектов с тем, чтобы использовать эти данные для локализации первичного источника ошибок и исправления соответствующих программ, данных или компонент аппаратуры. Подготовку, статистическую обработку и накопление данных по проявлениям искажений целесообразно проводить автоматически с выдачей периодически или по запросу сводных данных на индикацию для подготовки специалистами решений о корректировке программ или восстановлении аппаратуры.
Таким образом, введение избыточности в программы и данные способствует повышению качества функционирования БД. Особенно большое влияние избыточность может оказывать на надежность и безопасность решения задач в критических системах реального времени. При этом возможно снижение затрат на отладку и частичное обеспечение необходимой надежности и безопасности БД за счет средств повышения помехоустойчивости, оперативного контроля и восстановления функционирования программ и данных. Средства оперативной защиты вычислительного процесса, программ и данных, в свою очередь, являются сложными системами и не застрахованы от ошибок, способных привести к нарушению безопасности функционирования БД. Поэтому необходим комплексный анализ, распределение ресурсов и видов избыточности для максимизации безопасности применения критических БД.
3) Создание запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы
автоматизация оffice безопасность таблица запрос
Создание запроса на обновление.
С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора (приблизительный аналог образца поиска) и условие обновления (приблизительный аналог образца замены). В отличие от диалогового окна Поиск и замена запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а также изменить записи сразу в нескольких таблицах.
Необходимо помнить приведенные ниже правила.
Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в таблицу, но можно менять имеющиеся пустые значения на определенные значения.
Запрос на обновление нельзя использовать для удаления записей целиком (строк) из таблицы, но можно менять имеющиеся непустые значения на пустые.
С помощью запросов на обновление можно изменять все данные в наборе записей.
Кроме того, нельзя выполнить запрос на обновление для следующих типов полей в таблице.
Поля, источником записей для которых служат итоговые запросы или перекрестные запросы.
Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.
Поля в запросах на объединение.
Поля в запросах на уникальные значения и запросах на уникальные записи - запросах, возвращающих неповторяющиеся значения или записи. Это правило применимо при использовании запроса на обновление, а также при обновлении данных вручную путем ввода значений в форму или таблицу.
Первичные ключи, участвующие в отношениях между таблицами, кроме тех случаев, когда эти отношения были настроены на автоматическое выполнение каскадного обновления через поля ключа и любые связанные поля. При каскадном обновлении автоматически обновляются любые значения внешнего ключа в дочерней таблице (таблица на стороне «многие» отношения «один ко многим») при изменении значения первичного ключа в родительской таблице (таблица на стороне «один» отношения «один ко многим»).
Примечание. Невозможно выполнять каскадное обновления для записей, использующих поле счетчика для создания значений первичного ключа.
Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.
Запрос на добавление выбирает записи из одного или нескольких источников данных и копирует их в существующую таблицу.
Предположим, например, что нужно получить базу данных с таблицей потенциальных клиентов, а у вас уже есть таблица с подобными данными. Данные необходимо хранить в одном месте, и вы решаете скопировать их из новой базы данных в существующую таблицу. Чтобы не вводить данные вручную, для копирования записей можно использовать запрос на добавление.
Преимущества использования запроса на добавление
Используя запрос для копирования данных, можно выполнять указанные ниже операции.
Добавление нескольких записей одновременно. При копировании данных вручную обычно приходится несколько раз копировать и вставлять записи. Используя запрос, можно выбрать все нужные данные сразу, а затем скопировать их.
Просмотр данных перед их копированием. Можно просмотреть выбранные данные в режиме таблицы и перед их копированием внести необходимые изменения. Это особенно легко сделать, если запрос содержит критерии или выражения, а вам необходимо несколько попыток для правильного выбора данных. Запрос на добавление нельзя отменить. Если сделана ошибка, придется либо восстанавливать базу данных с помощью резервной копии, либо исправлять ошибку вручную или с помощью запроса на удаление.
Уточнение выбора с помощью условий. Например, может потребоваться добавить записи только для покупателей, живущих в конкретном городе.
Добавление записей, когда некоторые поля в источниках данных отсутствуют в целевой таблице. Предположим, например, что в существующей таблице покупателей 11 полей, тогда как в новой таблице, откуда требуется скопировать данные, есть только девять из них. Для копирования данных из девяти совпадающих полей можно использовать запрос на добавление, а два несовпадающих поля можно оставить пустыми.
Основные этапы создания запроса на добавление
Создание запроса на добавление включает основные действия, указанные ниже.
Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление. После завершения выбора измените тип запроса на добавление. Выбор целевых полей для каждого столбца в запросе на добавление. В некоторых случаях Access выбирает целевые поля автоматически. Можно изменить целевые поля или выбрать их, если это не было сделано автоматически.
Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление записей. Перед добавлением записей можно переключиться в режим просмотра таблицы для предварительного просмотра добавляемых записей.
Важно. Запрос на добавление нельзя отменить. Перед его выполнением рассмотрите целесообразность создания резервной копии базы данных или целевой таблицы.
Использование запросов для удаления данных.
Запрос на удаление используется, когда необходимо удалить из базы данных записи целиком, вместе со значением ключа, которое делает эти записи уникальными. Следует помнить, что в приложении Access удалять вручную как записи целиком, так и отдельные их части можно несколькими способами.
Для удаления данных из базы данных Access можно использовать запросы двух типов. Тип используемого запроса зависит от того, что именно требуется удалить.
Если нужно удалить отдельные поля в записях одной или нескольких таблиц, следует использовать запрос на обновление, который заменяет существующие значения либо на пустое значение (то есть на отсутствие данных), либо на пустую строку (пару двойных кавычек без пробела между ними).
Запрос на обновление используется для удаления отдельных полей потому, что запрос на удаление по умолчанию удаляет только строки целиком. Процесс использования запроса на обновление для удаления данных состоит из следующих основных этапов. Создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на обновление с использованием значения NULL или пустых строк в качестве нового значения; выполнение этого запроса для обновления существующих данных.
Если требуется удалить записи (строки) целиком, следует использовать запрос на удаление.
По умолчанию запрос на удаление удаляет все данные каждого поля записи вместе со значением ключа, который делает эту запись уникальной. При выполнении такого запроса всегда удаляется строка таблицы целиком. Процесс состоит из следующих основных этапов: создание запроса на выборку и проверка, что он возвращает только те данные, которые нужно удалить; преобразование этого запроса в запрос на удаление и выполнение его для удаления данных.
Следует помнить: если запись, которую нужно удалить, является стороной «один» отношения «один ко-многим», необходимо перед выполнением запроса изменить свойство этого отношения. Далее в этой статье в разделе Подготовка к удалению связанных данных объясняется, как выполнить эту задачу. Дополнительные изменения необходимо внести потому, что по умолчанию Access запрещает удаление данных на стороне «один» в отношении «один ко многим ».
Кроме того, нужно помнить, что после удаления или обновления записи или ее части невозможно отменить эти изменения, поэтому следует всегда делать резервную копию данных перед выполнением запроса на удаление.
Примечание. Обычно запросы на обновление или удаление используются только когда необходимо быстро обновить или удалить большое количество данных. Если нужно удалить несколько записей, и это проще сделать вручную, можно открыть таблицу в режиме таблицы, выбрать поля или строки, которые требуется удалить, и нажать клавишу DELETE.
Планирование удаления
Процесс использования запроса для удаления записей включает следующие основные этапы.
Спланируйте удаление. Следует убедиться в наличии необходимых разрешений на удаление данных и в том, что другие пользователи закрыли объекты, использующие соответствующие таблицы, а затем создать резервную копию базы данных.
Убедитесь, что база данных находится в надежном расположении или подписана цифровой подписью. Если ни одно из этих условий не выполняется, можно предоставить базе данных состояние доверенной на время сеанса работы с ней. Помните, что по умолчанию приложение Access блокирует все запросы на изменение (на удаление, обновление и создание таблицы), если базе данных не предоставлено состояние доверенной.
Если требуется удалить данные из нескольких таблиц, и эти таблицы связаны, включите параметры Целостность данных и Каскадное удаление связанных записей для каждой из связей. Это позволит запросу удалять данные из таблиц со стороны отношения «один» и «многие».
Создайте запрос на выборку и добавьте условия для получения нужного набора записей.
Если нужно удалить отдельные поля из таблицы, преобразуйте запрос на выборку в запрос на обновление, введите значение NULL или пустую строку
("") в качестве условия обновления и выполните запрос.
Если нужно удалить записи целиком, преобразуйте запрос на выборку в запрос на удаление и выполните его.
Подготовительные действия.
Прежде чем полностью или частично удалять записи из базы данных, выполните следующие действия.
Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения. Для этого в проводнике Windows щелкните правой кнопкой мыши файл базы данных (с расширением accdb или mdb) и выберите в контекстном меню команду Свойства. В диалоговом окне Свойства должен быть снят флажок только чтение. Проверьте наличие необходимых разрешений на удаление записей из базы данных. Убедитесь, что удаление записей не повлияет на работу других пользователей. Попросите всех пользователей базы данных закрыть все таблицы, формы, запросы и отчеты, в которых используются удаляемые данные. Это позволит избежать конфликтов блокировки.
Совет. Если базу данных использует большое количество пользователей, может потребоваться завершить ее работу и открыть повторно в режиме монопольного доступа.
Создание запроса на создание таблицы.
Примечание. Запрос на создание таблицы в веб-базе данных невозможно выполнить через веб-браузер. Чтобы это сделать, необходимо открыть веб-базу данных в Access 2010.
Запрос на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать архив этих данных.
Создание запроса на создание таблицы.
Общие сведения
Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц, а затем помещает набор результатов в новую таблицу. Новая таблица может располагаться в базе данных, открытой в текущий момент, или создается в другой базе данных.
Обычно запрос на создание таблицы используют, когда необходимо скопировать данные или поместить их в архив. Предположим, что существует таблица (или несколько таблиц) с данными о продажах за прошедшие периоды, и эти данные нужно использовать в отчетах. Измениться данные не могут, поскольку все сделки были совершены не менее одного дня назад. Многократное выполнение запроса для извлечения данных требует значительного времени, особенно если запрос сложный, а у хранилища данных большой объем. Загрузив данные в отдельную таблицу и используя эту таблицу в качестве источника данных, можно снизить нагрузку и получить удобный архив данных. В процессе работы следует помнить, что данные в новой таблице являются копией исходных данных в определенный момент времени; они не связаны с исходной таблицей (или таблицами).
Процедура создания запроса на создание таблицы включает указанные ниже основные этапы.
Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае нельзя будет запускать запросы на изменение (запросы на добавление, на обновление или на создание таблицы).
В режиме конструктора запроса создайте запрос на выборку и вносите в него изменения, пока он не будет возвращать нужные записи. Можно выбрать данные из нескольких таблиц и фактически денормализовать их. Например, можно поместить данные о заказчиках, грузоотправителях и поставщиках в одну таблицу, что обычно не делается в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. В запросе можно также использовать условия для более точной настройки или сужения набора результатов.
Преобразуйте
запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой
таблицы и затем выполните запрос, чтобы создать таблицу. Создание запроса на
создание таблицы. При составлении запроса на создание таблицы следует сначала
создать запрос на выборку, а затем преобразовать его в запрос на создание
таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения,
чтобы он возвращал нужные данные.
Литературу
1) Андердал, Б. Самоучитель WINDOWS 98 – Спб: Питер 1998
2) Глушаков, С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс – Харьков: Фолио, 2000г
3) Еремин Л.В. Косарев В.П. Машникова О.В. Экономическая информатика: Учебник
