Всім привіт. Тема цієї статті – основне призначення Access. Але перш ніж освоїти основне призначення Access, розберемо поняття бази даних.
База даних (БД)- Сукупність даних, організованих за певними правилами, що передбачають загальні принципиопис, зберігання та маніпулювання даними, незалежна від прикладних програм.
Найбільш поширеним типом моделі представлення даних є реляційний (relational) тип. Назва «реляційний» пояснюється тим, що кожен запис у базі даних містить інформацію, що відноситься до одного конкретного об'єкта. Крім того, з інформацією, що належить різним об'єктам, можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значення пов'язаних між собою (related) даних. У реляційних СУБДвсі оброблювані дані представляються як таблиць.

Однією з найпопулярніших сьогодні настільних системуправління базами даних, включених у багате оточення продуктів сімейства Microsoft Office, є Microsoft Office (далі - Access). Вона призначена як на початківця, так і на кваліфікованого користувача. База даних Accessпредставляє набір даних та об'єктів (таких як таблиці, запити та форми), що відносяться до певної задачі.

Основними функціями Access є:
визначення даних, тобто визначення структури та типу даних, а також зазначення, як ці дані пов'язані між собою:
обробка даних, що включає пошук, фільтрацію, сортування, обчислення; обробка передбачає також об'єднання даних з іншою пов'язаною з ними інформацією;
керування даними, тобто вказівка, кому дозволено користуватися даними та актуалізувати базу даних, а також визначення правил колективного користування даними.

Access надає максимальну свободу завдання типу даних — текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці. Є можливість задавати формати зберігання (довжина рядка, точність подання чисел та дати часу) та подання цих даних під час виведення на екран або друк.
Access є сучасним додатком Windows і дозволяє використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exchange) - динамічний обмін даними та OLE ( Object Linking and Embedding) - зв'язок та впровадження об'єктів. DDE забезпечує обмін даними між MS Access та будь-яким іншим додатком Windows. OLE встановлює зв'язок з об'єктами іншої програми або впроваджує будь-який об'єкт у базу даних Access; як об'єкти можуть виступати малюнки, діаграми, електронні таблиці або документи з інших додатків Windows. Access може працювати з більшим числомрізноманітних форматів даних, дозволяючи здійснювати імпорт та експорт даних із файлів текстових редакторіві електронних таблиць. Access здатна безпосередньо обробляти файли Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro та інші.

СУБД Access для роботи з даними використовує процесор баз даних Microsoft Jet, об'єкти доступу до даних та засіб швидкої побудовиінтерфейсу – конструктор форм. Для отримання роздруківок використовується конструктор звітів. Автоматизація рутинних операційможе виконуватись з допомогою макрокоманд. Незважаючи на свою орієнтованість на кінцевого користувача, в Access є мова програмування Visual Basic for Application, що дозволяє створювати масиви, свої типи даних, контролювати роботу додатків.

Access має три основні режими роботи:
режим запуску, що дозволяє здійснювати стиск та відновлення бази даних без її відкриття;
режим конструктора, в якому можна створювати та модифікувати структуру таблиць та запитів, розробляти форми для відображення та зміни даних, а також проводити формування звітів перед печаткою;
режим виконання, коли у головному вікні виводяться вікна об'єктів баз даних.

До складу будь-якої бази даних Access входять такі елементи:
таблиці, які складаються із записів, що містять дані про конкретний предмет;
форми , що використовуються для введення та перегляду таблиць у вікні форми та дозволяють обмежити обсяг інформації, що відображається на екрані у потрібному вигляді;

Відмінні риси MS Access

Визначення 1

Системи управління базами даних (СУБД) – це окремий клас програмних продуктів, основне завдання яких зберігати великі обсяги даних та керувати ними.

Існують різні математичні моделіданих, у яких засновані СУБД. Щодо моделей даних СУБД поділяються на ієрархічні, мережеві, реляційні, об'єктно-орієнтовані та інші. На сьогоднішній день найбільш популярними вважаються СУБД, засновані на реляційної моделі. До класу реляційних СУБД належать: MS SQL Server, PostgreeSQL, MySql, InterBase, MS Access. Основними функціями реляційних СУБД є:

• створення, редагування та видалення структури таблиць;
• додавання, зміна та видалення записів у таблиці;
• побудова запитів на основі мови SQL;
• створення процедур, що зберігаються на сервері баз даних.

Для розробки повноцінної інформаційної системи з інтерфейсом користувача і виведенням на друк різних формдокументів мало лише СУБД. Потрібен ще високорівнева моваПрограмування, можливо, навіть не один.

MS Access не зовсім звичайної СУБД. Скоріше цей програмний продуктє комплексним середовищем розробки, у складі якого є реляційна СУБД. Крім перерахованих функцій MS Access має низку додаткових можливостей:

• створення в візуальний редакторінтерфейсів, які називаються формами;
• побудова макетів звітів з наступним виведенням на друк;
• використання вбудованої мови програмування Visual Basic for Applications для створення бізнес-логіки додатків.
• використання макросів, які дозволяють користувачам погано знайомим із програмуванням, вставляти невеликі шматки коду у свої програми.

Зауваження 1

Таким чином, MS Access дозволяє розробляти повноцінні програми та навіть інформаційні системина основі реляційних баз даних без залучення додаткових коштіврозробки.

Основні об'єкти MS Access

Модель MS Access складається з таких основних об'єктів:

• таблиця – структура зберігання даних з урахуванням реляційної моделі;
• форма - вікно інтерфейсу користувача;
• запит – об'єкт, що дозволяє здійснювати вибір даних із таблиць за різними критеріями;
• звіт – об'єкт, що дозволяє підготувати друковану форму вихідного документа на основі даних, що зберігаються у базі;
• модуль – програми на мові VBA, що створюють додаткову функціональність в інформаційній системі.
• макрос - програмний об'єктщо дозволяє використовувати елементи програмування без знання мови VBA.

Початку роботи у MS Access передує проектування моделі даних. Розробник проектує таблиці та зв'язки між ними будь-якими зручними засобами. Після цього він може розпочинати перший етап роботи у MS Access – до створення таблиць. Створені таблиці за допомогою інструмента «Схема даних» зв'язуються відповідно до проекту.

Заповнювати таблиці даними можна, але не є зручним. Такі дії найкраще здійснювати через користувальницький інтерфейс. Тому на наступному етапі створюються форми. Форми в MS Access бувають:

• прості (поодинокі) - показують лише один запис таблиці;
• стрічкові – показують відразу всі записи таблиці;
• складні – складаються з головної та підлеглої форми, які пов'язані за обраними полями.

Створювати форми можна трьома способами: автоматично, за допомогою «майстра форм» та за допомогою конструктора. Конструктор форм дає найбільш широкі можливостідля створення макетів форм за власним проектом розробника.

Запити найчастіше використовуються для вибору даних за різними критеріями та умовами. У більшості реляційних СУБД для створення запитів використовується мова SQL, яку не просто освоїти пересічному користувачеві. У MS Access складності мови SQL приховані від користувача зручним інструментом"Конструктор запитів". Запити також бувають кількох видів:

• Запит на вибірку – дозволяє компонувати дані з різних таблиць до однієї таблиці з урахуванням побудованих зв'язків.
• Запит із умовою – дозволяє накладати на окремі поля умови у вигляді логічних виразів. Умов може бути кілька, тоді вони зв'язуються логічними операторамиІ, АБО.
• Запит з параметром – дозволяє ставити за умови запиту не постійне значення, а параметр, значення якого запитується в користувача.
• Запит з груповою операцією– дозволяє застосовувати до групи даних такі операції як підсумовування, підрахунок кількості рядків, пошук середнього значення, пошук мінімуму та максимуму групи.
• Перехресний запит – особливий вид групового запиту, в результаті якого виходить перехресна таблиця із заголовками рядків, заголовками стовпців та значеннями у перетинах.
• Запит на додавання запису.
• Запит на оновлення запису.
• Запит видалення запису.

Форма може мати як джерело записів як таблицю, а й запит. Це дозволяє створювати ще гнучкіші інтерфейси.

Примітка 2

Для створення макетів документів із наступним виведенням на друк використовуються звіти. Принципи створення звітів подібні до принципів створення форм. Джерелом даних звіту може бути запит чи таблиця. Звіт можна, як і форму, створювати з допомогою «майстра звітів». Для більш професійних користувачівпередбачено «конструктор звітів», який дозволяє розробляти макет із довільним зовнішнім виглядом.

Середовище програмування MS Access є об'єктно-орієнтованою. Це означає, що з усіма об'єктами MS Access потенційно може статися певний перелікподій. Наприклад, відкриття форми, натискання на кнопку, оновлення запису, подвійне клацання мишкою на текстовому полі і т.д. До цих подій користувач може «прив'язати» програмний код, який реалізує деякий алгоритм. Наприклад, при натисканні на кнопку активується процедура, яка виводить на екран діалогове вікно з повідомленням «Введіть Ваше ім'я». Досвідчений користувачможе використовувати для програмування таких процедур мову VBA. Якщо користувач не знайомий з програмуванням на VBA, багато завдань він може вирішити з використанням макросів – невеликих стандартних «заготівель» коду на VBA.

Наведених можливостей цілком достатньо для розробки невеликої інформаційної системи.

Інші можливості MS Access

Спочатку MS Access передбачався як середовище для розробки інформаційних систем, у яких і база даних і інтерфейс користувача зберігаються в одному файлі на одному комп'ютері. Такі інформаційні системи зазвичай називають "настільними". Однак у процесі виходу нових версій у MS Access з'являлися нові можливості. У версіях, починаючи з MS Access XP, стало можливим створювати окремий серверданих та підключати до нього кілька клієнтських комп'ютерів. Можна також створювати базу даних в іншій СУБД (MS SQL SERVER, MySQL) та підключати до неї форми, звіти та запити з MS Access. Можливе імпортування та експортування даних до таких універсальних форматахяк:

• EXCEL;

Відмінні риси MS Access

Визначення 1

Системи управління базами даних (СУБД) – це окремий клас програмних продуктів, основне завдання яких зберігати великі обсяги даних та керувати ними.

Існують різні математичні моделі даних, у яких засновані СУБД. Щодо моделей даних СУБД поділяються на ієрархічні, мережеві, реляційні, об'єктно-орієнтовані та інші. На сьогоднішній день найбільш популярними вважаються СУБД, що базуються на реляційній моделі. До класу реляційних СУБД належать: MS SQL Server, PostgreeSQL, MySql, InterBase, MS Access. Основними функціями реляційних СУБД є:

• створення, редагування та видалення структури таблиць;
• додавання, зміна та видалення записів у таблиці;
• побудова запитів з урахуванням мови SQL;
• створення процедур, що зберігаються на сервері баз даних.

Для розробки повноцінної інформаційної системи з інтерфейсом користувача і виведенням на друк різних форм документів мало однієї лише СУБД. Потрібна ще високорівнева мова програмування, можливо, навіть не одна.

MS Access не зовсім звичайної СУБД. Швидше цей програмний продукт є комплексним середовищем розробки, у складі якого є реляційна СУБД. Крім перерахованих функцій MS Access має низку додаткових можливостей:

• створення у візуальному редакторі інтерфейсів, які називаються формами;
• побудова макетів звітів з наступним виведенням на друк;
• використання вбудованої мови програмування Visual Basic for Applications для створення бізнес-логіки додатків.
• використання макросів, які дозволяють користувачам погано знайомим із програмуванням, вставляти невеликі шматки коду у свої програми.

Зауваження 1

Таким чином, MS Access дозволяє розробляти повноцінні програми та навіть інформаційні системи на основі реляційних баз даних без залучення додаткових засобів розробки.

Основні об'єкти MS Access

Модель MS Access складається з таких основних об'єктів:

• таблиця – структура зберігання даних з урахуванням реляційної моделі;
• форма - вікно інтерфейсу користувача;
• запит – об'єкт, що дозволяє здійснювати вибір даних із таблиць за різними критеріями;
• звіт – об'єкт, що дозволяє підготувати друковану форму вихідного документа на основі даних, що зберігаються у базі;
• модуль – програми на мові VBA, що створюють додаткову функціональність в інформаційній системі.
• макрос – програмний об'єкт, що дозволяє використовувати елементи програмування без знання мови VBA.

Початку роботи у MS Access передує проектування моделі даних. Розробник проектує таблиці та зв'язки між ними будь-якими зручними засобами. Після цього він може розпочинати перший етап роботи у MS Access – до створення таблиць. Створені таблиці за допомогою інструмента «Схема даних» зв'язуються відповідно до проекту.

Заповнювати таблиці даними можна, але не є зручним. Такі дії найкраще здійснювати через інтерфейс користувача. Тому на наступному етапі створюються форми. Форми в MS Access бувають:

• прості (поодинокі) - показують лише один запис таблиці;
• стрічкові – показують відразу всі записи таблиці;
• складні – складаються з головної та підлеглої форми, які пов'язані за обраними полями.

Створювати форми можна трьома способами: автоматично, за допомогою «майстра форм» та за допомогою конструктора. Конструктор форм дає найширші змогу створення макетів форм з особистому проекту розробника.

Запити найчастіше використовуються для вибору даних за різними критеріями та умовами. У більшості реляційних СУБД для створення запитів використовується мова SQL, яку не просто освоїти пересічному користувачеві. У MS Access складність мови SQL прихована від користувача зручним інструментом «Конструктор запитів». Запити також бувають кількох видів:

• Запит на вибірку – дозволяє компонувати дані з різних таблиць до однієї таблиці з урахуванням побудованих зв'язків.
• Запит з умовою дозволяє накладати на окремі поля умови у вигляді логічних виразів. Умов може бути кілька, тоді вони зв'язуються логічними операторами І, АБО.
• Запит з параметром – дозволяє ставити за умови запиту не постійне значення, а параметр, значення якого запитується в користувача.
• Запит із груповою операцією – дозволяє застосовувати до групи даних такі операції як підсумовування, підрахунок кількості рядків, пошук середнього значення, пошук мінімуму та максимуму по групі.
• Перехресний запит – особливий вид групового запиту, в результаті якого виходить перехресна таблиця із заголовками рядків, заголовками стовпців та значеннями у перетинах.
• Запит на додавання запису.
• Запит на оновлення запису.
• Запит видалення запису.

Форма може мати як джерело записів як таблицю, а й запит. Це дозволяє створювати ще гнучкіші інтерфейси.

Примітка 2

Для створення макетів документів із наступним виведенням на друк використовуються звіти. Принципи створення звітів подібні до принципів створення форм. Джерелом даних звіту може бути запит чи таблиця. Звіт можна, як і форму, створювати з допомогою «майстра звітів». Для професійніших користувачів передбачений «конструктор звітів», який дозволяє розробляти макет із довільним зовнішнім виглядом.

Середовище програмування MS Access є об'єктно-орієнтованою. Це означає, що з усіма об'єктами MS Access потенційно може відбуватися певний перелік подій. Наприклад, відкриття форми, натискання на кнопку, оновлення запису, подвійне клацання мишкою на текстовому полі і т.д. До цих подій користувач може «прив'язати» програмний код, який реалізує певний алгоритм. Наприклад, при натисканні на кнопку активується процедура, яка виводить на екран діалогове вікно з повідомленням «Введіть Ваше ім'я». Досвідчений користувач може використовувати для програмування таких процедур мову VBA. Якщо користувач не знайомий з програмуванням на VBA, багато завдань він може вирішити з використанням макросів – невеликих стандартних «заготівель» коду на VBA.

Наведених можливостей цілком достатньо для розробки невеликої інформаційної системи.

Інші можливості MS Access

Спочатку MS Access передбачався як середовище для розробки інформаційних систем, у яких і база даних і інтерфейс користувача зберігаються в одному файлі на одному комп'ютері. Такі інформаційні системи зазвичай називають "настільними". Однак у процесі виходу нових версій у MS Access з'являлися нові можливості. У версіях, починаючи з MS Access XP, стало можливим створювати окремий сервер даних і підключати до нього кілька клієнтських комп'ютерів. Можна також створювати базу даних в іншій СУБД (MS SQL SERVER, MySQL) та підключати до неї форми, звіти та запити з MS Access. Можливе імпортування та експортування даних у таких універсальних форматах як:

• EXCEL;

MS Access - реляційна клієнт-серверна від компанії Microsoft. Реляційна означає, що вона ґрунтується на таблицях. Розглянемо цю систему докладніше.

Що таке реляційна база даних?

Розглянемо переваги та недоліки даної СУБД.

Переваги СУБД Microsorf Access

• Простий та зрозумілий інтерфейс. Приступити до роботи з цією СУБД можна, не маючи жодних особливих навичок. Крім того, на допомогу новачкові приходять численні довідкові посібники, онлайн- та офлайн-курси.
• СУБД MS Access загальновідома та дуже популярна у настільних ПК. Це означає, що ви завжди можете звернутися за допомогою до знайомого, який вже давно використовує дану СУБД, за порадою, а також разом працювати з однією базою даних по мережі.
• Практично безграничні можливостіз таблиць клацанням однієї кнопки миші можна перенести в Excel, Word, експортувати в XML, опублікувати в PDF, не кажучи вже про те, щоб без проблем перенести вибрані об'єкти в іншу базу даних.
• Низька ціна. Якщо купувати MS Access у складі повного пакета Microsoft Office, то, порівняно з іншими платними СУБД, ціна виявиться дуже привабливою.
• Широкий вибір конструкторів для побудови форм, звітів та запитів, за допомогою яких можна відфільтрувати дані та вивести їх у зручному вигляді.
• Широкі можливості імпорту даних: якщо у вас є табличні дані, створені за допомогою текстового процесора MS Word або табличного процесора MS Excel, ви за допомогою майстра легко перенесете їх у свою базу. Імпорт, крім того, можна виконати із простого текстового документа, з документа XML, і навіть з файлів баз даних, створених інших СУБД (таких як dBASE, PARADOX).
• Можливість створення пароля на базі даних.
• Вбудована мова VBA високого рівня.
• Можливість запису макросів.
• SQL SQL редактор.

Для програмістів можна виділити ще один значний плюс: ядро ​​Access JET 4 вбудоване в Операційні системи Microsoft починаючи з Windows-98. Це означає, що розроблена програма, яка використовує в роботі базу даних, створену в Access, можна без проблем переносити на будь-який комп'ютер з Windows. Воно працюватиме, не вимагаючи встановлення самої СУБД. У крайньому випадкузнадобиться лише установка RUNTIME - версії, яку можна абсолютно безкоштовно завантажити з сайту Microsoft.

Як бачимо, переваги СУБД MS Access є. Але всі плюси можуть перекритися суттєвими мінусами. Розглянемо їх.

Недоліки СУБД Microsoft Access

• MS Access відноситься до файл-серверних СУБД. Це означає, що вся обробка даних відбувається безпосередньо на комп'ютері клієнта користувача. Серверна частиналише витягує дані та передає їх на вимогу. Це призводить до того, що за локальної мережікурсують великі потоки даних, і при велику кількістьКористувачів, що працюють з базою даних, може статися перевантаження мережі. Класична файл-серверна архітектуразавжди тягне за собою низьку продуктивністьпри велику кількість користувачів. У версії MS Access 2010 це питання частково вирішено.
• Відсутність надійних засобів захисту. По суті, використовується лише пароль на базі даних та пароль користувача. Для досвідченого фахівця не становить жодної складності зняти такий захист.
• Розрахований на багато користувачів режим можливий тільки в одноранговій мережі або в мережі з файловим сервером.
• Для розробки нестандартного інтерфейсу потрібно залучати програмістів.
• Редактор є примітивним, використовувати його незручно.
• Ця СУБД не безкоштовна.
• MS Access заточений під операційні системи Windows. Щоб спробувати використовувати дані, створені в цій СУБД в інших ОС (наприклад, LINUX), доведеться повозитися. Простіше перенести дані до іншої СУБД.

Після того, як ми розглянули мінуси та плюси MS Access, на прикладі версії 2007 дамо невеликі інструкції щодо можливостей цієї СУБД.

Створення таблиць

Немає нічого простішого, ніж створити нову таблицю за допомогою MS Access 2007:

1. Після відкриття бази даних переходимо на вкладку "Створення".
2. Клацаємо по іконці "Таблиця", вона перша зліва.
3. Перед нами візуальне поданнятаблиці зі стандартною назвою«Таблиця 1» та автоінкрементним полем «Код».
4. Можна розпочинати введення даних у другий стовпець. Після введення рядка необхідно натиснути клавішу Enter. Стовпець автоматично перейменується в «Поле 1», поле «Код» набуде значення одиниці, стане доступним введенняданих у наступний рядок.
5. Щоб перейменувати стовпець, достатньо клацнути по ньому мишею двічі. Бажано ставити імена стовпців без прогалин!
6. Будівельник таблиць у Access 2007 дуже розумний. Варто вам у першому рядку нової таблиціввести в поле значення типу «Дата», як у наступному рядкутого ж стовпця вам автоматично запропонують скористатися календарем.
7. Для завершення створення таблиці необхідно зберегти її, натиснувши на відповідну іконку або поєднання клавіш CTRL+S.

Багатьом користувачам зручніше перейти в режим «Конструктор» для наочнішої роботи над полями таблиці, адже в даному режиміможна задавати типи полів, обмеження значення. У цей режим можна перейти в будь-який момент роботи з таблицею, достатньо лише натиснути на кнопку на панелі.

Створення запитів

Розглянемо, як створювати в MS Access запити. Створимо у версії 2007 простий запит у режимі конструктора:

1. На панелі "Меню" виберіть на вкладці "Створення" кнопку "Конструктор запитів".
2. Перед вами відразу з'явиться віконце вибору таблиць. Клацніть на кожній таблиці, з якої потрібно вибрати дані. Слід пам'ятати, що вибір ви зможете здійснити тільки якщо кілька таблиць можна логічно пов'язати один з одним за допомогою будь-якого поля.
3. Якщо у вас вибрано кілька таблиць, необхідно побудувати між ними зв'язок, простягнувши мишею лінію від одного поля однієї таблиці до поля, що зв'язується інший.
4. Тепер подвійним клацаннямВиберіть поля з кожної таблиці, які Ви бажаєте бачити в результаті.
5. На панелі меню на вкладці "Конструктор" натисніть на великий знак оклику. Перед вами в табличній формі постане результат вашої вибірки.

Це сама загальна формуластворення запитів. Для більш складних запитів читайте довідку до програми або скористайтеся спеціальними посібниками.

Іноді навіть початківцю хочеться представити свої дані в більш цікавому форматі, ніж проста таблиця. Тоді на допомогу йому прийде інструмент MS Access – "Форми".

Майстер форм

на прикладі Access 2007 розглянемо, як користуватися майстром форм:

Для створення складніших форм необхідно скористатися відповідним конструктором.

Розглянувши ці інструкції, можна дійти невтішного висновку, що MS Access - це непогані можливості за невелику вартість. Зрозумілий інтерфейс, поширеність, вбудовані допоміжні конструктори та майстри - все це полегшує проектування бази даних та роботу з нею.