CheckXML - це офіційне програмне рішення, розроблене Пенсійним Фондом РФ. Воно покликане значно спростити роботу територіальними органами ПФР, страхувальниками та трансферагентами. Справа в тому, що дана програма вміє в автоматичному режимі перевіряти документацію персоніфікованого обліку, яку, відповідно до чинного законодавства, зобов'язані надавати державним службам усі страхові компанії. Процес підготовки пакета документів для ПФ - не найпростіше завдання, а у разі подання необхідних відомостей у некоректній формі вони будуть повернуті назад. Для того, щоб уникнути можливих повернень, існує ця програма. До речі, для складання самих форм та розрахунків рекомендується користуватися програмою, яка також є офіційною розробкою ПФР

Про функціонал

Отже, CheckXML може перевіряти документи як в одиночному, так і в пакетному режимах (тобто по кілька файлів за один підхід). Вона вміє оцінювати коректність розрахунків комбінованого робочого стажу, а також правильність складання форм про пенсійні внески та нарахування. Під час перевірки програма спирається актуальну версію Трудового Кодексу РФ. Після ухвалення нових змін розробник своєчасного випускає оновлення, що змінюють алгоритми перевірки. CheckXML може автоматично визначати тип завантаженого документа (на основі вибірки за ключовими словами) та визначати наявність помилок у його структурі.

Використання

Працювати із програмою досить просто. Для початку її потрібно запустити, потім перейти в меню "Дані" і вибрати в меню, що випадає, документацію, яку ви збираєтеся перевірити. Основна площа вікна CheckXML займає панель попереднього перегляду файлу. На цій же панелі після перевірки відображаються всі виявлені помилки. Швидкість аналізу безпосередньо залежить від вашого "заліза". В цілому програма не дуже вимоглива і запускається навіть на "найслабших" офісних комп'ютерах.

Ключові особливості

• автоматична перевірка документів персоніфікованого обліку в "одиночному" та пакетному режимах;
• повна відповідність Трудовому Кодексу РФ;
• аналіз структури та точність розрахунків у документі;
• простий та зрозумілий інтерфейс;
• Мінімальні системні вимоги.

Існуюче законодавство наказує всім підприємцям подавати різну звітність до Пенсійного фонду. Деякі звіти необхідно подавати щомісяця, а деякі – щокварталу або щорічно. При цьому в цих документах не можна допускати помилок. Щоб допомогти фахівцям швидко та успішно здати всі необхідні звіти, розроблено сервіси перевірки звітності ПФР онлайн. Розглянемо нюанси їхньої роботи в цьому матеріалі.

Найчастіше помилки у звітах пов'язані з неуважністю чи недостатньою практикою фахівця у заповненні бланків. У цьому випадку чинним законодавством передбачено штрафні санкції.

Які звіти подаються до ПФР?

В даний час організації зобов'язані подавати до ПФР звіти за формами:

• СЗВ-М;
• ДСВ-З;
• АДВ-6-2;
• СПВ-1 та інші.

Усього налічується близько п'ятнадцяти різних видів звітності. Більшості підприємців та організацій необхідно займатися підготовкою лише деяких із них. Наприклад, СЗВ-М та ДСВ-З. СЗВ-М - це щомісячна форма, що містить відомості про застрахованих осіб, які працюють на підприємстві. А для платників додаткових внесків передбачено щоквартальну форму ДСВ-3. Залежно кількості співробітників звітність може бути підготовлена ​​в електронному чи паперовому вигляді. Оскільки перелічені типи документів подаються найчастіше, зазвичай помилки під час підготовки зустрічаються саме у них.

Перевірка з використанням програми CheckXML

Пенсійним фондом розроблено спеціальні безкоштовні програми для перевірки звітності – CheckXML та CheckPFR. За її створення розробники спиралися на Постанову УПФР від 31.07.2006 р. №192п "Про форми документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування та інструкції щодо їх заповнення". Суть програм приблизно однакова. Вона полягає у форматно-логічній перевірці наданих у звітах відомостей. Тобто дистрибутив перевіряє зазначені дані щодо відповідності необхідному формату, наявності друкарських помилок, зайвих символів. Наприклад, правильність вказівки ІПН, СНІЛС, адрес, відповідність цифрових даних контрольним числам і так далі.

Обидві програми призначені для перевірки звітів у форматі xml. Вони можуть проводити перевірку таких файлів:

• анкетні дані;
• відомості про сплату страхових внесків;
• відомості про стаж та заробіток за формами СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-3;
• форми добровільних страхових внесків (ДСВ-1, ДСВ-3);
• довідки про смерть;
• заяви про обмін та видачу дубліката страхового свідоцтва;
• РСВ-2, РСВ-3;
• СПВ-1, СПВ-2.

Для роботи з програмою CheckXML необхідно зробити просту процедуру встановлення. Актуальну версію інсталяційного файлу можна завантажити на офіційному сайті Пенсійного фонду.

Після завантаження необхідно відкрити архів і запустити файл, виділений на малюнку знизу.

Потім відбудеться запуск установки. У першому вікні необхідно натиснути кнопку «Далі».

У другому вікні потрібно вибрати місце, куди буде встановлена ​​програма, і натиснути кнопку «Далі».

Після закінчення інсталяції необхідно запустити другий файл, що знаходиться в архіві. У ньому зберігається бібліотека перевірки адрес.

Для початку роботи необхідно запустити програму, вибрати розділ "Дані" та натиснути кнопку "Тестування файлу ПФР".

Потім потрібно вибрати файл звітності на комп'ютері та запустити перевірку. Після її закінчення на екрані з'явиться результат перевірки з пропозицією відкрити протокол.

У протоколі містяться докладніші відомості та розшифровки знайдених помилок.

Як перевірити звітність у ПФР онлайн

Перевірити звіт ПФР онлайн без реєстрації можна за допомогою різних сервісів, що є в мережі. Принцип їх роботи заснований на використанні тих самих програм, розроблених Пенсійним фондом. Єдина відмінність полягає в тому, що їх не потрібно завантажувати та встановлювати, а отже, скористатися ними можна у будь-якому місці.

Найбільш популярною є перевірка звітності ПФР через Контур Онлайн. Щоб скористатися нею, достатньо зайти на сайт http://www.kontur-pf.ru/check, завантажити файли для перевірки та натиснути кнопку «Перевірка».

Протягом кількох секунд система надасть результат тестування. У такий спосіб перевірка звітів ПФР онлайн проводиться безкоштовно.

Виправлення виявлених помилок

Після виявлення помилок їх потрібно виправити. А якщо ні, то ПФР не прийме звітність, а це може спричинити накладення штрафів. Отже, перевірку рекомендується проводити до відправлення документів до відомства.

Серед найчастіших помилок - це різного роду друкарські помилки і помарок. Наприклад, зайві розділові знаки, неправильне написання ПІБ, невідповідність СНІЛС і т.д. Критичними є:

• неправильні реквізити;
• некоректний підпис;
• неправильний формат файлу.

У таких випадках буде потрібно повторне подання звіту. Помилки, пов'язані з наявністю прогалин у СНІЛЗ та ІПН, зайвими нулями в цих кодах, а також дефісами та пробілами при написанні прізвищ, підлягають обов'язковому виправленню. Якщо вони знайдені до подання звітності, то вона подається з кодом «вихід». Якщо помилки виявлено після подачі, то виправлений звіт потрібно подавати з кодом «доп». Також доповнюючі звіти подаються, якщо виявлено невідповідність СНІЛЗ та невірні ПІБ.

Існують помилки, виправлення яких не є обов'язковим, якщо в документах не знайдено інших більш суттєвих помилок. Наприклад, ПФР може пробачити порожні поля для запису ПІБ та ІПН, використання літери «е», апострофів, дужок та латинських літер.

Підкреслимо, що якщо перевірка не проходить, швидше за все, проблема полягає у неправильному форматі файлу. Візуально можна визначити, чи файл відповідає існуючим вимогам. Зокрема, його ім'я має мати такий вигляд.

Остання версія CheckPFR 2019 для Windowsотримала незначні оновлення інтерфейсу та зовнішнього дизайну. Програма є розробкою Відділення Пенсійного фонду РФ у Республіці Башкортостан. Вона прийшла на зміну стандартній CheckXML-UFA та офіційно була прийнята навесні 2014 року.

Безкоштовно завантажити програму CheckPFR 2019 за прямим посиланням:

Завантажити додаткові файли для CheckPFR:

CheckPFR є софт для перевірки та роботи зі звітними даними, які надають роботодавці. Вона здатна перевірити розрахункові рахунки внесків зі страхування та вивести інформацію щодо індивідуальних персоніфікованих обліків, що подаються страхувальниками в електронному форматі 7.0. Передача підзвітних матеріалів Пенсійний Фонд РФ із занесенням їх у базу відбувається з допомогою носіїв (дискети, диски, USB-флеш) чи електронним каналом Інтернет.

Особливості роботи з CheckPFR

Програма здатна здійснювати перевірку нижченаведених звітних форм:

• квартальний звіт РСВ-1, РСВ-2, РСВ-3
• документальний персоніфікований облік С3В-6-1, С3В-6-2, АДВ-6-2, С3В-6-4, СПВ-1, АДВ-11.

Складання звітного матеріалу реалізується за рахунок постійного оновлення програми. Перед запуском програми завжди слід перевірити наявність останніх оновлень. Це особливо важливо під час роботи з формою персоніфікованого обліку РСВ-1.

Порядок перевірки та перегляду звітних даних

Для детального ознайомлення та роботи з конкретним звітом потрібно перемістити файл з каталогу до робочого вікна за допомогою миші або клацнувши на центральний напис «Натисніть тут, щоб вибрати звіт для перевірки». На екрані висвітляться детальні дані та відомості про поточний вибраний файл (ім'я, формат, кількість документів у блоці).

Важливо: Якщо файл неможливо перевірити, з'явиться текстове вікно з написом "Вибраний файл не є правильним XML-файлом".

Щоб перевірити та ознайомитися з інформацією щодо конкретного файлу, необхідно запустити панель з написом «Перевірити вибраний файл». Якщо необхідно провести пакетне тестування декількох документів одночасно, всі файли слід помістити в одну папку.

Функція звірки звітних даних

Модуль перевірки CheckPFR працює за функцією звіряння показників за двома типами звітних форм (Розрахунок РСВ-1 та Опис відомостей АДВ-6-2). У разі виявлення різниці значень за двома параметрами одного виду звітності або появою – звітні документи відхиляються контрольними органами та повертаються на доопрацювання.

Важливо: Всі зауваження в документах, що виробляються, виявлені за помилковою ознакою слід виправляти до передачі до органів ПФ. В іншому випадку потрібно надати письмове пояснення щодо розбіжностей та передати детальну звітність, згідно з указом Пенсійного фонду.

Системні вимоги CheckPFR

• У список операційних систем, що підтримуються, входять: Windows XP (Service Pack 1-3), Windows Vista, Windows 7 (x32/x64 bit);
• Мінімальна оперативна пам'ять – 1 Гб RAM;
• Необхідне місце на жорсткому диску – 1078 Mb;
• Мінімальна роздільна здатність екрану 1024х768;
• Обов'язкова наявність MSXML0 на персональному комп'ютері;
• Наявність підключення до електронного Інтернету 7.0.

Офіційна версія CheckPFR із сайту розробника

На сторінці сайту можна безкоштовно завантажити одним файлом бухсофт. Технічна підтримка допоможе користувачам у будь-який момент оновити CheckPFR до останньої версії. До складу архіву, який слід завантажити, входять:

• інсталятор exe
• msxml6_xmsi
• докладна покрокова інструкція зі встановлення у форматі.doc
• Посібник користувача у форматі.doc

Щоб встановити CheckPFR на комп'ютер достатньо відкрити архів і запустити .exe файл, пройшовши за підказками. Тиха установка самостійно розпакує компоненти в зазначену директорію.

Програма розповсюджується абсолютно безкоштовно та призначена для використання лише на території Російської Федерації.

Для нормальної роботи програми слід регулярно перевіряти наявність останніх оновлень. Офіційний сайт випускає інформацію про останні оновлення з переліком внесених змін до програми.

Це дозволить заощадити час на складання коригувань і, оскільки звіт з наявністю серйозних помилок вважається ненаданим.

Як відбувається перевірка

Контрольні співвідношення

Для перевірки РСВ-1 податкові органи розробляють особливі контрольні співвідношення. На 2017 рік прийнято 312 співвідношень, які можна завантажити для ознайомлення на сайті ФНП. У документі розписано, за якими рядками розрахунку повинні сходитися дані, а також зазначені дії податкових органів у відповідь при виявленні невідповідностей.

Найбільш серйозними вважаються 2 види помилок:

1. Загальна сума нарахувань у першому розділі відповідає сумарної сумі нарахувань у кожному співробітнику з третього розділу.
2. Персональні дані працівників (розділ №3) не сходяться з даними, які має ФНП. Найчастіше помилки виявляються в номерах СНІЛЗ та ІПН.

Ці помилки є основою визнання розрахунку ненаданим. У результаті платнику доведеться знову подавати первинний РСВ-1 протягом 5-ти днів.

За наявності інших недоліків достатньо скласти. Він подається у звичайному порядку і повинен включати всі ті ж розділи, що і первинний, за винятком персональних даних працівників, за якими була надана достовірна інформація.

Поширені помилки

До інших поширених помилок у РСВ-1 відносять:

1. СНІЛС або ІПН у співробітника зовсім відсутні. У такому разі його необхідно направити до ФНП або ПФР за отриманням документів, де свій номер він може дізнатися того ж дня. Цей варіант більш кращий, ніж оформлення документів за допомогою роботодавця, оскільки доведеться чекати на результат мінімум 5 днів.
2. У звіті не відображено неоподатковуваних виплат. Така помилка є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат, і може призвести до нарахування штрафних санкцій відповідно до ст. 120 НК РФ.
3. До витрат на оплату лікарняних включено виплати за перші 3 дні, які роботодавець має компенсувати самостійно. Ця помилка не поширюється на регіони, які беруть участь у «Пілотному проекті ФСС», за яким виплати працівнику здійснюються безпосередньо із фонду.
4. У РСВ-1 відображено лише виплачену зарплату, яка може відрізнятися від нарахованої. Страхові внески обчислюються виключно з нарахованої суми виплат працівникам. Величина виплаченої зарплати може відрізнятися через тимчасовий розрив між авансом та перерахуванням основної частини, які можуть припадати на різні місяці.
5. У розділі №3 не відображено дані щодо директора-засновника компанії. Навіть якщо йому не виплачується зарплата, він обов'язково має фігурувати у переліку застрахованих осіб.

Ще один важливий момент, на який звертають увагу інспектори – відомості про чисельність застрахованих осіб, які зазначаються у додатках №1 та №2 до першого розділу. Кількість застрахованих осіб не може бути меншою за загальну кількість офіційно працевлаштованих співробітників компанії (у тому числі за договорами ДПГ).

Способи

Перевірити звіт можна, орієнтуючись на контрольні співвідношення, можна вручну. Але процес це трудомісткий і зовсім не підходить для бухгалтерів, які ведуть відразу кілька фірм. Набагато зручніше скористатися автоматизованими сервісами, які представлені як онлайн-варіанті, і у вигляді програмних продуктів установки на комп'ютер.

Перевірка РСВ-1 онлайн

Перевірка звіту через онлайн-сервіси зручна тим, що не потребує встановлення програм на ПК. Безкоштовні сервіси для перевірки РСВ-1 є на наступних сайтах:

Перевірка на подібних сервісах здійснюється за єдиним алгоритмом. Наприклад розглянемо послідовність дій, які необхідні перевірки РСВ-1 на сайті «Російський податковий кур'єр»:

1. З головної сторінки сайту перейдіть до підрозділу «Сервіси для бухгалтера».
2. У поданому переліку оберіть «Контрольні співвідношення для єдиного розрахунку по внесках».
3. У вікні, натисніть «почати» і завантажте РСВ-1 у форматі xml (сформований в обліковій програмі).
4. Натисніть «Перевірити розрахунок» і результат перевірки з'явиться на екрані. Сервіс повідомить, чи є розбіжності чи ні.

Для перевірки необхідно пройти процедуру реєстрації на сайті, вона безкоштовна і не забере багато часу. Для передплатників журналу "Російський податковий кур'єр" функції сервісу розширено. Вони після закінчення перевірки побачать як розбіжності, а й шляхи виправлення помилок. Ще однією перевагою, як цього сервісу, так і інших подібних, є можливість не тільки перевірити розрахунок, але і тут же в режимі онлайн його сформувати.

За допомогою програм

Програми для ведення обліку та формування звітності, як правило, вже мають вбудовані функції щодо перевірки податкової звітності. Така функція, наприклад, присутня у популярній «1С». Але можна скористатися будь-якими сторонніми програмними продуктами. Рекомендацією податкових органів є такий тандем — «платник податків ЮЛ» та «Tester». Обидві програми знаходяться у вільному доступі на сайті ФНП.

1. За допомогою «Податковий платник ЮЛ»можна сформувати та перевірити РСВ-1, або здійснити перевірку розрахунку, сформованого в іншій програмі. Для перевірки в меню «сервіс» необхідно вибрати «прийом звітності з магнітного носія» та завантажити в програму документ у форматі xml.
2. Друга програма, "Tester"перевіряє документ виключно на відповідність формату надання звітності в електронному вигляді. Для перевірки РСВ-1 необхідно завантажити його за допомогою кнопки «відкрити» на панелі інструментів. Після вказівки шляху до файлу та натискання "ок" перевірка почнеться автоматично. У відповідності до формату поточних стандартів з'явиться повідомлення «помилок не виявлено», інакше необхідно оновити версію програми, яка формує РСВ-1.

Зіставлення з даними інших звітів

Податкові органи не обмежуються внутрішньо-розрахунковою перевіркою РСВ-1. Додатково розрахунок звіряють з (довідка про доходи працівників по всій компанії в цілому) та СЗВ-М (відомості про застрахованих осіб).

• При зіставленні розрахунку з 6-ПДФОувагу звертають лише на 1 показник – сумарний обсяг винагород, виплачених на користь співробітників фірми. Зокрема, звіряються рядки 030 підрозділу 1.1 до першого розділу РСВ-1 та 020 першого розділу 6-ПДФО. При виявленні розбіжностей податкові органи вимагатимуть із платника пояснень.
• Звірка із СЗВ-Мвідбувається за рядками 070-100 третього розділу РСВ-1. Порівнюють такі дані, як ПІБ, СНІЛЗ та ІПН (за наявності) застрахованих працівників. Усі дані ФНП отримує з автоматизованої інформаційної системи. Виявлення розбіжностей є основою відмови у прийнятті звіту.

Таким чином, перевірка РСВ-1 включає безліч контрольних точок, які дуже проблематично врахувати вручну. На допомогу бухгалтерам приходять різноманітні послуги та програми, що дозволяють виявити помилки в лічені хвилини. Їх перелік значно порідшав після переходу страхових внесків до податкових органів, оскільки розроблені ПФР програми не можна порівняти з новою формою розрахунку. Але за обіцянками податківців найближчим часом платники будуть мати у своєму розпорядженні ширший вибір програмних продуктів для перевірки РСВ-1.

Які програми перевірки відомостей у ПФР використовуються, можна дізнатися з цього відео:

Отже, з початку 2017 року, незалежно від кількості співробітників в організації, Пенсійний фонд вимагає від організацій надавати звітність тільки в електронному варіанті. Для спрощення звітування розробники Пенсійного фонду подбали і створили безкоштовну програму для перевірки звітності для платників. Її можна завантажити у розділі безкоштовних програм на сайті Пенсійного фонду.

Як перевірити звітність ПФР онлайн

Перш ніж надіслати звіт до ПФР, його обов'язково потрібно перевірити та переконатися у відсутності помилок, щоб уникнути штрафів та санкцій.

Це можна зробити двома способами:

за допомогою програм Пенсійного фонду;

У програмах Пенсійного фонду можна заповнити звіт та можна виконати перевірку звітів ПФР безкоштовно. Одні з найпопулярніших програм, це – CheckXML та CheckPFR. Щоб перевірити форму, потрібно завантажити програму з сайту Пенсійного фонду та встановити на комп'ютері

• онлайн безкоштовно у сервісах інтернет-бухгалтерії.

Перевірити звітність без реєстрації онлайн практично неможливо, процедура реєстрації не займає багато часу.

Найпопулярніші та найпростіші сервіси онлайн:

• контур. Екстерн;
• бухсофт Онлайн.

Звіт СЗВ-М в електронному варіанті має бути у форматі XML у кодуванні UTF-8.

Як відбувається перевірка звіту

Заповнивши звіт, організація може перевірити себе перед тим, як надіслати готовий варіант до інспекції. Під час перевірки файлу можуть виявитися помилки, які треба в режимі он-лайн відразу виправити. Адже, крім обчислювальних помилок, можливі друкарські помилки в особистих даних співробітника, наприклад:

• у цифрах за вказівкою СНІЛС співробітника;
• в ІПН;
• у ПІБ співробітника.

Будь-яка незначна дрібниця може спричинити штраф у розмірі 500 рублів за кожного співробітника.

У 2017 році відбулися зміни Податкового кодексу, з'явився новий глава 34 НК РФ - Страхові внески. Цей розділ регулює правила нарахування та сплати страхових внесків, і з 2017 року поширюється на страхові внески, що передбачено Федеральним законом від 03.07.16 № 243-ФЗ.

І тепер ПФР не контролює правильність нарахування та сплати страхових внесків, а саме ФНП стане адмініструвати страхові внески та приймати відповідну звітність щодо них.

Страхові внески на травматизм у 2019 році, як і раніше, залишаться під контролем ФСС. Цей фонд прийматиме і звітність щодо цього виду страхових внесків. Також ПФ продовжить контролювати і щомісяця форму СЗВ-М.

У які терміни відбувається обробка та перевірка даних ПФР

Після того, як ви здійснили перевірку та надіслали звітність до Пенсійного фонду, вам у відповідь приходить підтвердження, що звіт отримано. Це має відбутися протягом чотирьох робочих днів з дати надсилання звіту.

Сам факт отримання цього документа свідчить про те, що звітність уже отримана, проте ще не піддавалася перевірці. За підсумками проведеної перевірки ПФР формує та надсилає вам протокол. Для цього передбачено ще шість робочих днів.

Якщо він виявляється позитивним, то вважається, що звіт зданий у ту саму дату, що й надіслано підтвердження. Якщо ж негативний, всі відомості потрібно надсилати ще раз, попередньо виправивши всі помилки.

Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь