Часто буває потрібно відправити повідомлення одразу кільком одержувачам - наприклад, всім адресатам, чиї листи у вас знаходяться у папці Гумор чи папці Сім'я. Створивши групу, Ви зможете заощадити час, і нерви, так як вам не доведеться вручну вводити всі їхні адреси. Для створення групи необхідно виконати такі дії.
- Виберіть у меню пункти Сервісу Адресна книга, щоб відкрити вікно Адресна книга.
- Виберіть пункт Файл-Створити групу. З'явиться діалогове вікно, в якому ви зможете створити групу.
- Введіть назву групи. Намагайтеся придумати вдале ім'я, що відображає склад групи і зміст питань, що обговорюються з кореспондентами.
- Додайте контакти до групи. За допомогою кнопки Вибрати виділіть усіх адресатів, що належать до цієї групи. При цьому на екрані з'явиться нове діалогове вікно з адресами електронної пошти кореспондентів, які можна включити до групи. У лівій частині вікна виділіть потрібні ім'я та адресу та за допомогою кнопки Вибрати додайте їх до групи у правій частині вікна.
- Коли повністю сформуєте групу, натисніть кнопку ОК.
- Щоб закрити вікно Властивості цієї групи, натисніть кнопку ОК.
- Закрийте вікно адресної книги.
Тепер із групою можна працювати.
Щоб надіслати повідомлення всій групі, введіть назву в полі Кому, Копія або Прихована. Після цього повідомлення буде надіслано автоматично всім членам групи.
Крім того, можна натиснути кнопку Кому і вибрати групу зі списку адресної книги.
Що таке прихована копія?
Полем Прихована користуються до створення «сліпих» копій повідомлення, тобто. копій, у яких немає імен інших одержувачів цього листа. Таким чином, якщо ви відправите приховану копію листа групі людей, ніхто з них не знатиме інших адресатів.
Щоб отримати доступ до поля Прихована, у відкритому вікні нового повідомлення виберіть команду Вигляд=>Всі заголовки. Адресати, вказані у полі Прихована, отримають копію листа разом із рештою. Але ті, чиї імена значилися в польовому чи Копія, адрес з поля Прихована не побачать.
Пам'ятайте, що поле Кому заповнювати обов'язково. Якщо не хочете нічого вводити туди, впишіть адресу власної електронної пошти.
Дуже зручно вписувати ім'я групи у полі Прихована. Читайте про це поле у врізці «Що таке прихована копія?» у цьому розділі.
Можливість створення прихованої копії дуже зручна при надсиланні повідомлення декільком людям. Наприклад, надсилаючи свіжий анекдот, внесіть усі адреси в поле Прихована, а в поле Кому вкажіть своє ім'я. Тоді всі зможуть прочитати новий анекдот (а можливо, і не все - мало що може статися), і адресатам не доведеться розглядати величезний список імен на початку листа.
Крім одиночних контактів у папці можна розміщувати списки розсилки, які є групами контактів. Припустимо, у вас є чотири заступники і більшість директив доводиться розсилати всім чотирьом. Щоб полегшити свою роботу, підготуйте список розсилки та увімкніть контакти заступників. Після цього під час відправлення чергової директиви не потрібно буде послідовно вказувати адреси всіх чотирьох осіб, достатньо вибрати відповідний список розсилки. Щоб додати список, виконайте такі кроки.
1. У списку, що розкривається, кнопки Створитивиберіть команду Створити список розсилки.
Примітка Outlook XP має можливість об'єднувати кілька контактів у списку розсилки, який, у свою чергу, може використовуватися в операціях як одночасний контакт з кількома людьми.
Мал. 20.7. Додавання адрес до списку розсилки Outlook
2. У полі Ім'явведіть назву Чотири електронні адреси.
3. Натисніть кнопку Виберіть членів.
4. У списку Джерело адрес вікна додавання адрес, показаного на рис. 20.7, виберіть Контакти.
ПриміткаАдреси для списку розсилки можна вибирати не тільки з папки контактів, але також з адресної книги Windows та інших адресних довідників, зареєстрованих в Outlook.
5. У лівому списку вікна виділіть рядок Олександр Петров (Ел. пошта).
6. Натисніть кнопку Члени.
7. Повторюючи кроки 5 і 6, додайте до списку розсилки електронні адреси двох інших людей.
8. Клацніть на кнопці ОК.
10. У вікні діалогу, що відкрилося. Додавання нового записув полі Коротке ім'явведіть Сергій Миколаїв. В полі Адреса електронної поштинадрукуйте електронну адресу. Встановіть прапорець Додати контакт, щоб нова адреса була автоматично додана до папки контактів Outlook. Потім клацніть на кнопці ОК. Тепер вікно списку розсилки буде виглядати так, як показано на рис. 20.8.
ПриміткаЩоб видалити адресу зі списку розсилки, виділіть рядок із цією адресою та клацніть на кнопці видалити.
Використання групи контактів (раніше - «список розсилки») для надсилання повідомлення електронної пошти кільком людям - групи проекту, комісія або навіть просто групою друзів - без необхідності додати кожне ім'я Кому, копія або СК рядка окремо.
Відомості про групи контактів в Outlook для Mac див. у статті Створення списку розсилки або групи контактів в Outlook для Mac .
додаткові відомості
Створення групи контактів
Примітка:Учасник, який додається до групи контактів, може бути відсутнім в адресній книзі. Його ім'я та адреса електронної пошти включаються при копіюванні та вставці з електронного листа.
Додавання групи контактів, отриманої від іншого користувача
Якщо ви отримали повідомлення, яке містить потрібну групу контактів, збережіть його до списку контактів.
Відкрийте повідомлення електронної пошти, яке містить групу контактів.
В полі Комуабо Копіяклацніть правою кнопкою миші групу контактів та виберіть команду Додати до контактів Outlook.
додаткові відомості
Створення списку розсилки
Списки розсилки за замовчуванням зберігаються у папці Контакти. Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft Exchange, глобальний список адрес може містити глобальні списки розсилки, доступні для всіх користувачів мережі. Особисті списки розсилки, які ви створюєте у своїй папці Контакти, доступні тільки вам, але ви можете
Відкрийте повідомлення електронної пошти, яке містить список розсилки.
У заголовку повідомлення клацніть правою кнопкою миші список розсилки та виберіть у контекстному меню команду Додати до контактів Outlook.
Outlook - це програма, яка є важливим елементом програмного комплексу від виробника Майкрософт. Програма має безліч версій. Більшість організацій це необхідний інструмент організації роботи, і навіть необхідний зручності документообігу.
У багатьох фірмах часом доводиться витрачати багато часу на відправлення електронних повідомлень і тому виникає необхідність економії часу. Таку можливість дає додаток, коли стосується розсилки листів для певної категорії одержувачів (групи). За допомогою Outlook можна створювати списки розсилок.
Як працювати з Outlook?
Для початку роботи потрібно запустити Outlook, потрібно двічі клацнути по значку програми розташованому на моніторі або натиснути на «Пуск» і вибрати там з усіх програм потрібний елемент.
Після того як програма завантажиться в меню програми, потрібно вибрати «Файл» і відшукати елемент «Створити».
Потім при наведенні курсору мишки на Створити, там відобразяться підпункти для вибору. Де необхідно знайти елемент «Список розсилки» і після натиснути на цей елемент кнопкою мишки, що розташована зліва. Після цих дій відкривається віконце редагування та створення нових списків одержувачів розсилок та листів.
Далі необхідно ввести нове найменування в поле, що відображається – «Ім'я». Крім того, програма дозволяє створювати різні групи та безпроблемно перемикатися з однієї групи на іншу. Наприклад, «Друзі», «Замовники» тощо.
Натискаємо кнопку «Виберіть членів», щоб відобразилася адресна книга. Зі списку ваших контактів вибираємо необхідну адресу та натискаємо на ОК. Після цих дій вікно вибору контактів закриється, а у списку розсилок відобразиться потрібний одержувач, процедуру необхідно повторювати до заповнення всіх потрібних адрес. Подібний спосіб чудово підійде у разі, коли адресна книга Outlook вже заповнена необхідними адресами (e-mail). Але якщо потрібного контакту не було в адресах, доведеться скористатися іншим способом.
Клацніть кнопкою мишки, розташованою ліворуч по «Додати». У вікні, перед вами відобразиться два поля «Адреса електронної пошти» та «Коротке ім'я». Найзручніше буде скопіювати адресу та ім'я людини, що додається, якщо у вас є від неї вже лист, в іншому випадку інформацію доведеться ввести вручну, далі натисніть на ОК. Після цього діалогове віконце закриється та з'явиться у списку новий контакт.
В результаті виконаного буде створено список розсилки листів Outlook
