Загальна характеристика текстового процесора Word. Об'єкти. Панелі інструментів. Шаблони. Стилі. Створення та збереження документа. Редагування документа. Форматування документа. Таблиці у текстових документах. Вставлення малюнка у документ. Малювання за допомогою інструментів Word. Склад текстового документа. Шрифт оформлення тексту. Форматування, редагування тексту. Перевірка правопису. Редактор формул. Розміщення переносів. Організація посилань. Колонтитули. Попередній перегляд. Форматування символів та абзаців, встановлення міжрядкових інтервалів. Вставляє в документ малюнки, діаграми та таблиці, створені в інших режимах або іншими програмами. Організація багатоколонного тексту. Редагування, копіювання та переміщення вставлених об'єктів. Встановлення параметрів сторінок та розбиття тексту на сторінки. Встановлення колонтитулів, встановлення водяних знаків. Організація виноски. Оформлення списків. Застосування закладки під час роботи над документом. Організація коментаря. Встановлення, форматування та редагування таблиці. Встановити гіперпосилання на полі документа. Застосування елементів автотексту. Стилі складних документів. Розробка та застосування шаблонів. Встановлення параметрів друку. Виведення документа на друк.
Тема 4. Введення у використання табличних процесорів.
Загальна характеристика електронних таблиць. Основні поняття. Основні прийоми роботи у Excel. Графічні здібності Excel. Обробка даних. Фільтрування даних у списку. Формування підсумків у електронній таблиці. Зведені таблиці. Підготовка даних до друку. Робочий лист електронної таблиці. Структура електронних таблиць: осередок, рядок, стовпець. Адреси осередків. Введення та редагування даних. Розрахунки з використанням формул та стандартних функцій. Способи пошуку інформації в електронній таблиці. Типи та формат даних: числа, формули, текст. Редагування, копіювання інформації. Наочне оформлення таблиці. Усунення помилок у таблиці. Робота із списками. Ручне форматування. Автоформатування. Рамки та розділові лінії. Колірний поділ робочого листа. Майстер функцій організації обчислень. Підготовка діаграм. Усунення помилок у таблицях. Редакція числових значень полях таблиці. Застосування форм для введення та пошуку даних у списках. Сортування та підбиття підсумків у списку. Фільтрування списку. Підготовка зведених таблиць. Редагування макросу. Закріплення макросу за кнопкою. Застосування клавіатури під час роботи у середовищі табличного процесора MSExcel.
Тема 5. Введення використання систем управління базами даних (субд).
Загальна характеристика СУБД Access. Основні повноваження. Початок роботи у Access. Створення, завантаження, перегляд та коригування бази даних (БД). Таблиці, зв'язування таблиць, оформлення форм, запитів, зведених таблиць. Запити до БД. Формування та виведення звітів. Використання режиму «Конструктор» та «Майстра» під час створення БД. Класифікація бази даних. Структурні елементи бази даних. Моделі даних. Розробка реляційної бази даних. Нормалізація даних. Системи управління базами даних (СУБД).Робота серед СУБД MSAccess: підготовка таблиць бази даних, робоче вікно СУБД. Формування нової бази даних: встановлення властивостей поля, встановлення властивостей Маска введення, встановлення первинного ключа, ключові поля лічильника, встановлення зовнішнього ключа, каскадування, встановлення зв'язків, типи зв'язків між таблицями, введення інформації до бази даних. Формування та робота із запитами. Формування форм до створеної бази даних. Формування та роздрук звітів для існуючої бази даних.
Розглянемо що включає в себе Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 включає: Текстовий редактор Microsoft Word 2007 Редактор електронних таблиць Microsoft Excel 2007 Систему управління базами даних Microsoft ccess 2007 Програму створення презентацій Microsoft Power Point 2007 Програму для роботи з електронною поштою Microsoft Outlook Програму створення публікацій Microsoft Publisher 2007 і т.д. Розглянемо застосування основних програмних продуктів Microsoft Office 2007.
Поділіться роботою у соціальних мережах
Якщо ця робота Вам не підійшла внизу сторінки, є список схожих робіт. Також Ви можете скористатися кнопкою пошук
ПРОФЕСІЙНЕ ВИКОРИСТАННЯ MICROSOFT OFFICE
Microsoft Office включає кілька програм різного призначення, тому його називають інтегрованим пакетом програм, так якінтегрованим пакетом називається програмне забезпечення, що об'єднує різні програмні компоненти прикладних програм загального призначення.Зазвичай інтегровані пакети програм включають текстовий редактор, редактор електронних таблиць, графічний редактор, систему управління базами даних, кілька інших програм і комунікаційний модуль.
Розглянемо, що включає в себе Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2007 включає:
- Текстовий редактор Microsoft Word 2007
- Редактор електронних таблиць Microsoft Excel 2007
- Систему управління базами даних Microsoft Access 2007
- Програму створення презентацій Microsoft Power Point 2007
- Програму для роботи з електронною поштою Microsoft Outlook 2007
- Програму створення публікацій Microsoft Publisher 2007
і т.д.
Розглянемо застосування основних програмних продуктів Microsoft Office 2007
Текстовий редактор - це програма обробки тексту, яка використовується для створення нових документів (листів, звітів, бюлетенів тощо) або зміни вже існуючих.
Крім створення та редагування текстовий редактор Microsoft Word 2007 має різні функції оформлення тексту, такі як завдання на сторінці полів для друку тексту, оформлення кожного абзацу певним чином, вибір шрифтів для заголовків і основного тексту, обрамлення абзаців і сторінок тексту, завдання колонтитулів і колонок тексту, а також багато іншого.
Професійне застосування текстового редактора Microsoft Word 2007 року є його використання для створення ділових документів: договорів, листів, звітів, заяв тощо; для підготовки друкованої продукції: газетних та журнальних статей, книг тощо; а також для створення різноманітних документацій: інструкцій, описів зі вставкою таблиць, зображень, діаграм і т.д.
Редактор електронних таблиць це програма, яка використовується для створення електронних таблиць або зміни вже існуючих.
Області застосування табличних редакторів є виконання розрахунків. Якщо роботі часто використовуються різного роду таблиці, списки, бланки, при заповненні яких проводяться обчислення за формулами, то, як правило, доцільно використовувати табличні редактори. Одним із таких редакторів є Microsoft Excel 2007. При використанні цього редактора можна проаналізувати отримані числові дані, застосовуючи зручні вбудовані інструменти, а також надати результати у графічному вигляді: діаграм, гістограм, графіків. У розрахунках можна використати понад 400 математичних, статистичних, фінансових та інших спеціалізованих функцій, пов'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати представлення даних, створювати ієрархічні структури тощо.
База даних (БД) - це сукупність збережених у пам'яті ЕОМ і спеціальним чином організованих взаємопов'язаних даних, одиницею інформації, що зберігається в БД, є таблиця.
Система управління базами даних (СУБД) - це комплекс програм та мовних засобів, призначених для створення, ведення та використання баз даних.
Залежно від способу організації даних розрізняють мережеві, ієрархічні та реляційні бази даних.
Широкий спектр застосувань програмних засобів накопичення та зберігання інформації диктує необхідність розробки СУБД, що відрізняються один від одного функціональними можливостями та призначені для широкого кола користувачів: від новачка до системного програміста.
Сучасні бази даних можна поділити на три категорії:
1. Програмні продукти корпоративного напряму Oracle і Microsoft SQL Server;
- СУБД, призначені для роботи з інформаційними масивами в невеликих компаніях, Microsoft Access і Borland Interbase;
- СУБД для Web , що реалізують створення web -сайтів з невеликими базами даних, MySQL і знову-таки Borland Interbase.
СУБД корпоративного спрямування мають бути надійними, що забезпечується резервним копіюванням; безпечними мати захист від несанкціонованого доступу; працювати з величезними обсягами даних і мати широкі функціональні можливості.
Для невеликих компаній програми роботи з базами даних повинні мати не тільки надійність і функціональність, але й працювати без виділеного сервера.
СУБД для Web властива висока швидкість обробки даних, невибагливість до ресурсів та зручне віддалене адміністрування.
Сьогодні найпопулярнішими СУБД є Oracle, Microsoft SQL Server, Borland Interbase, MySQL та Microsoft Access 2007.
Призначення Microsoft Access 2007 рішення локальних офісних завдань з обмеженим обсягом даних та формування звітів за результатами роботи, при цьому звіти можуть бути представлені в стандартному для офісних додатків вигляді.
Більшість користувачів знають Microsoft Access як компонент Microsoft Office призначений для роботи з базами даних. Чи багато хто знає про його можливості, переваги та недоліки?
Адже Microsoft Access феноменальний програмний продукт, реалізований за принципом «все в одному». Він одночасно є і середовищем розробки двома мовами програмування ( Visual Basic і сильно зрізаний діалект SQL), і CASE -засобом, а також потужним та наочним засобом створення звітів за результатами роботи.
Використовуючи лише Microsoft Access , Можна виконувати повний цикл робіт від проектування до впровадження готової програми. Тільки Microsoft Access дозволяє створювати програми, які з одного файла, що містить як текст програми, і реляційну базу даних складної структури.
Програма дозволяє формувати необхідні елементи як в електронному вигляді, так і в друкованому. Крім усього іншого, Microsoft Access легко інтегрується з іншими рішеннями від Microsoft . Це дозволяє використовувати програму Microsoft Access як клієнтську частину інформаційного комплексу у зв'язку з Microsoft SQL Server , що виступає як серверна частина.
До недоліків програми можна віднести обмежений обсяг оброблюваних даних та повільність, оскільки Microsoft Access є однією з найповільніших СУБД. Це накладає обмеження на використання програми - не рекомендується застосовувати Microsoft Access для бази, що може розростись понад 100 Мбайт. Тому її треба обережно використовувати у проектах, які з високим ступенем ймовірності розширюватимуться надалі.
Комп'ютерна презентація - це файл, в який зібрані матеріали виступу, підготовлені у вигляді комп'ютерних слайдів.За наявності проектора ці слайди можна проектувати на екран у збільшеному вигляді.
Деякі переваги комп'ютерної презентації:
мультимедійні ефектиСлайд презентації – це не просто зображення, в ньому можуть бути елементи анімації, аудіо- та відеофрагменти;
транспортабельність.Дискета або оптичний компакт-диск з презентацією набагато компактніші за рулон плакатів, при цьому файл презентації можна легко переслати електронною поштою або опублікувати в Інтернеті.
Програми створення презентації за принципами роботи знаходяться десь посередині між текстовими редакторами та редакторами векторної графіки.
Основними інструментами для підготовки та показу презентацій у світовій практиці є програми PowerPoint компанії Microsoft, CorelPresentations фірми Corel та пакет StarOffice компанії SterDivision GMBH.
Презентація є серією незалежних сторінок: якщо текст та ілюстрації не розміщуються на одній сторінці, то надлишок не переноситься на нову сторінку, а втрачається. Розподіл інформації на сторінках презентації виробляє користувач, у його розпорядженні є великий набір готових об'єктів. Найважливіше у програмі підготовки презентації - це не число незвичайних можливостей, а простота виконання та ступінь автоматизації тих операцій, які доводиться виконувати найчастіше.
У пакет офісних програм Microsoft Office фірми Microsoft , найпопулярніший серед користувачів, входить програма створення презентацій Microsoft PowerPoint що дозволяє гідно підготуватися до виступу. З її допомогою можна створювати презентації різних типів: на екрані, на слайдах та на папері.
Інші схожі роботи, які можуть вас зацікавити. |
|||
| 1180. | Microsoft Office 365 та його особливості | 1.33 MB | |
| Microsoft Office – найпопулярніший комплект програм для настільних комп'ютерів, що контролює понад 90% ринку офісних пакетів. Пакет MS Office пройшов шлях від набору офісних програм до ширшої інтегрованої системи MS Office System | |||
| 20180. | Параметри та об'єкти діаграм у Microsoft Office Excel | 1.01 MB | |
| Діаграми дозволяють: відобразити дані наочно полегшити їх сприйняття допомогти при аналізі та порівнянні спостерігати за змінами значень. А для аналізу зручно використовувати діаграми зі своїми спеціальними можливостями. Результатом роботи табличного процесора є документ як таблиці чи діаграми. | |||
| 5661. | Призначення програм, які входять до пакету Microsoft Office 2007 | 599.48 KB | |
| Microsoft Office є офісний пакет покриття та серед додатків для настільних комп'ютерів, серверів та сервісів для Microsoft операційної системи Windows. | |||
| 14787. | Планування завдань проекту у Microsoft Office Project 2007 | 447.8 KB | |
| Рядок меню панелі інструментів і рядок стану є стандартними для всіх Windows додатків та прийоми роботи з ними такі ж, як і в Microsoft Office. Рядок введення призначений для введення та редагування даних у комірки таблиць на кшталт рядка формул в Excel. Панель уявлень використовується для перемикання між уявленнями робочої області вікна. Для її відображення слід вибрати пункт меню ^ Вигляд Панель уявлень. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД Це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД – це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи у таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад, для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 8331. | Інтегровані пакети програм. Пакет офісних програм Microsoft Office 2003, 2007 та 2010. Засоби автоматизації розробки документів у MSWord. Інструмент для створення комплексних документів. Питання комп'ютерної безпеки: віруси та заходи боротьби з н | 26.36 KB | |
| До складу комплектів Microsoft Office 2003 2010 входять програми загального призначення: текстовий процесор MS Word; табличний процесор електронні таблиці MS Excel; система керування базами даних MS ccess; засіб для підготовки презентацій MS PowerPoint; засіб організації групової роботи MS Outlook Порівняно з попередніми версіями в ньому, як і в інших додатках загального призначення пакета MS Office, додано такі нові можливості: новий привабливіший інтерфейс; використання у вікнах додатків... | |||
| 16590. | ПРОФЕСІЙНЕ СУДЖЕННЯ В РОСІЙСЬКОЇ ОФІЦІЙНОЇ СТАТИСТИЦІ | 12.43 KB | |
| В умовах ринкової економіки професійне судження - це саме те, що думає сам професіонал, а не те, що хтось за нього думає включаючи приписи нормативних документів. Це те, що в бухгалтерському обліку прийнято називати “true nd fir view” достовірний і сумлінний погляд. З цього твердження випливає, що достовірне судження - це думка господарника заснована на його переконаннях. Знайомство з матеріалами офіційної статистики не дозволяє з упевненістю вважати, що висловлені судження є... | |||
| 17767. | ЖУРНАЛ «БІБЛІОТЕЧНА СПРАВА» ЯК ПРОФЕСІЙНЕ ВИДАННЯ | 693.47 KB | |
| Бібліотечна справа як професійного видання. Портрет Бібліотечна справа журналу. Аналіз діяльності журналу Бібліотечна справа на етапі. Дослідження рейтингу рубрик журналу Бібліотечна справа. | |||
| 5009. | Вплив типу темпераменту на професійне самовизначення у юнацькому віці | 42.05 KB | |
| Сутністю професійного самовизначення є знаходження особистісних смислів у вибирається освоюваної чи вже виконуваної діяльності. Говорячи про проблему професійного самовизначення варто зауважити, що в деяких видах діяльності від властивостей темпераменту може залежати не тільки хід їх виконання, але певною мірою і результат. По відношенню до цих видів діяльності можна говорити про більш сприятливі і менш сприятливі динамічні риси психіки. У тих сферах праці у тих видах занять де пред'являються... | |||
| 1578. | MS Office-Publisher | 2.58 MB | |
| Створення публікації на основі шаблону. Вставка та видалення сторінок публікації. Збереження публікації за допомогою пакувальника. Друк публікації. | |||
Практичне заняття №56
Тема:Застосування текстового редактора у професійній діяльності: обчислення у таблицях текстового редактора.
Тип практичного заняття:частково-пошуковий.
Форма організації студентів:індивідуальна.
Цілі практичного заняття:освоєння прийомів виконання нескладних обчислень у таблицях з використанням формул засобами програми Word. Розробити міцні навички роботи з командами вкладки Робота з таблицями.
Оснащення (обладнання):методичні рекомендації щодо виконання роботи; завдання та інструкційна картка для проведення практичного заняття
Вихідні дані:
Завдання 1.Створіть таблицю на зразок. Шрифт- Times New Roman,розмір - 10.
Відомості про успішність студентів ДАТ «Бугурусланський нафтовий коледж»м. Бугуруслана Оренбурзької області за 2014/15 навчальний рік
Навчальна дисципліна
Група
Середній бал
Усього здавало
чудово
добре
удовл.
незадовл.
неявки
Професійний модуль МДК 02.01.
2 Екс «А»
2 Екс «У»
3 Екс «А»
3 Екс «У»
РАЗОМ
Інженерна графіка
2 Екс «А»
2 Екс «У»
3 Екс «А»
3 Екс «У»
РАЗОМ
Середні показники
Завдання 2. Зробіть розрахунки у таблиці:
а) числа студентів кожної навчальної групи, які склали іспит з певної дисципліни;
(В коміркуD4 Введіть формулу SUM(RIGHT). Цю формулу помістіть і в коміркиD5: D7 таD10: D13).
б) середнього бала з дисципліни для певної навчальної групи;
(У комірку С4 введіть формулу =(E4*5+ F4*4+ G4*3+ H4*2)/ D4, аналогічно вC5: C7 таC10: C13).
в) загальної кількості студентів, які склали іспит з кожної дисципліни на «відмінно», «добре» тощо. (використовуйтеABOVE);
г) кількості всіх студентів, які склали іспит з певної дисципліни;
д) числа студентів, які склали іспити;
е) числа студентів, які отримали оцінку добре.
Методичні вказівки:
У таблицях Word можна виконувати нескладні обчислення за допомогою формул.
Встановіть курсор у комірку, в якій потрібно отримати результат обчислення.
У вкладці Макетв групі Данінатисніть кнопку Формула. Якщо ця кнопка не відображається, клацніть на стрілці кнопки Даніі після відображення кнопки натисніть її (рис. 1).
Мал. 1. Вкладка Макет
У вікні Формула(рис. 2) у полі ФормулаВведіть формулу. Формула починається зі знака = (рівно) і може містити адреси осередків, оператори (знаки дій) та функції. За бажанням у списку поля Формат числаможна вибрати числовий результат обчислення (числовий з роздільником розрядів, грошовий, процентний).
Мал. 2.Створення формули в осередку
У деяких випадках формула у вікні Формуламоже бути записано автоматично. Наприклад, якщо осередок знаходиться нижче осередків з числами, буде записано формулу = SUM (ABOVE), що означає підсумовування всіх осередків вищерозташованих. Якщо осередок знаходиться і правіше осередків з числами, буде записано формулу = SUM (LEFT), що означає підсумовування всіх лівих осередків. Якщо потрібна саме така дія, можна застосувати ці формули.
LEFT - комірки, розташовані в рядку лівіше за комірку з формулою;
RIGHT - комірки, розташовані в рядку правіше за комірку з формулою;
ABOVE - комірки, розташовані в стовпці вище за комірку з формулою;
BELOW - комірки, розташовані в стовпці нижче за комірку з формулою.
Якщо цей стовпець або рядок містять порожні комірки, сумування всього стовпця чи рядка не провадиться. Щоб підсумувати весь рядок або стовпчик, введіть нулі у всіх порожніх осередках.
В іншому випадку слід очистити поле Формулата ввести формулу самостійно.
У Microsoft Word можна використовувати 18 функцій. Їх можна вводити з клавіатури або вибрати в списку, що розкривається Вставити функцію. Найчастіше використовують функції: ABS()- абсолютне значення; AVERAGE()- середнє значення; INT()- ціла частина числа; MIN()- Найменше значення; MAX()- Найбільше значення; PRODUCT()- твір, добуток; SUM()- Сума. У круглих дужках записується аргумент функції. Аргументом може бути число, адреса осередку чи діапазон осередків, ім'я закладки, функція.
У таблицях Microsoft Word прийнята та ж адресація осередків, як і в таблицях Microsoft Excel: адреса осередку складається з імені стовпця, позначеного латинською літерою, і рядка, позначеного арабською цифрою (рис. 3). При посиланнях на комірки у формулах, використовують кому в якості роздільника посилань на окремі комірки і двокрапка для поділу першої та останньої осередків, що визначають діапазон.
Мал. 3.Адреса осередків у таблиці Microsoft Word
Як оператори Microsoft Word можна використовувати такі знаки: + (додавання); - (віднімання); * (множення); / (Поділ); = (Рівно) і деякі інші.
У списку, що розкривається Формат числаВи можете вибрати числовий формат результату обчислення.
Після запису формули у діалоговому вікні Формула(див. мал. 2) натисніть кнопку ОК.
Формула копіюється та редагується при виконанні наступного алгоритму:
Встановіть курсор у область формули.
коди/значення полів .
Виконайте коригування формули.
Викличте контекстне меню та виберіть пунктОновити поле .
Недоліком формул Microsoft Word є відсутність автоматичного оновлення результатів за зміни значень аргументів.
Для примусового оновлення результатів виділіть комірку з формулою та натисніть клавішу клавіатури F9або в контекстному меню виберіть команду Оновити поле(Див. рис. 4).
Мал. 4.Вигляд контекстного меню при натисканні поля «Формула
Види вбудованих функцій:
Статисти-чеські
AVERAGE()
Обчислення середнього значення діапазону осередків, наприклад: = AVERAGE(A1:C20; B25; A30)
COUNT()
Підрахунок числа значень у вказаному діапазоні осередків, наприклад: = COUNT(A1:C20; B25; A30)
MAX()
Знаходження максимального значення у вказаному блоці осередків, наприклад: = MAX(A1:C20; B25; A30)
MIN()
Знаходження мінімального значення у вказаному блоці осередків, наприклад: = MIN(A1:C20; B25; A30)
SUM()
Знаходження суми чисел у зазначеному блоці осередків, наприклад: = SUM(A1:C20; B25; A30)
Математі-
чеські
ABS(x)
Абсолютне значення виразу, що обчислюється, наприклад: =ABS(A1*B12-C25+100)
MOD(x,y)
Залишок від поділу першого числа на друге, наприклад: = MOD (A1, C12)
INT(x)
Ціла частина числа, наприклад: = INT (2345.45)
PRODUCT()
Добуток чисел у вказаному діапазоні осередків, наприклад: PRODUCT(A1:C20; B25; A30)
ROUND(x,y)
Округлення значення до вказаної кількості знаків, наприклад, округлити до сотень: =Round(2345.45, -2)
SIGN(x)
Визначення знака числа, наприклад (-1 для негативних і 1 для позитивних чисел) =SIGN(-2345.45)
Логічні
IF(x,y,z)
Перевірка заданої умови та присвоєння значення комірці: якщо умова істинно - значення 1, інакше значення 2: = IF (E12> G12; значення 1; значення 2)
AND(x,y)
Обчислює значення 1, якщо задані справжні значення логічних аргументів, інакше - 0, наприклад: = AND (A4> 3; B2<3)
OR(x, y)
Обчислює значення 1, якщо задані справжні значення будь-якого логічного аргументу, інакше - 0, наприклад: = OR (A2> 3; В3<=4)
NOT(x)
Обчислює значення 0, якщо встановлено дійсне значення логічного аргументу, інакше - 1, наприклад: =NOT(D4<3)
FALSE
Логічна константа брехня, якій відповідає число 0
TRUE
Логічна константа - істина, якій відповідає число 1
DEFINED(x)
Визначає значення в осередку
Контрольні питання:
розташованих вище осередку, в якому знаходиться курсор?
розташованих праворуч від осередку, в якому знаходиться курсор?
Як знайти суму осередків
Як знайти і занести в комірку найбільше значення серед чисел, що стоять праворуч від зазначеного курсором комірки?
Які операції над осередками таблиці виконують функції: ABS(), INT(), MAX(), MIN(), SIGN()?
В якому вигляді буде представлений результат обчислень, якщо вказано формат результату 0,00%?
Як виконати редагування формули?
Як оновити результати під час зміни значень аргументів?
Зразок заповненої таблиці
Текстові процесори є складними та досконалими програмами, які вирішують усі завдання обробки простого тексту (набір, редагування, зберігання, виведення на друк та ін.) та надають розширені можливості щодо зовнішнього оформлення набраного тексту. Функціональні можливості програми MS Wordдозволяють виконувати, наприклад, такі непрості процедури з текстом.
1. Збереження тексту в інших форматах. За промовчанням Word зберігає файли під назвою «Документ» у форматі.doc. За потреби файл можна зберегти зі зміною формату, наприклад, на .txt або rtf, що розширює кількість програм, що відкривають збережений файл.
2. Багатовіконний режим. У багатовіконному режимі Word виділяє кожному документу окрему область пам'яті, але в екрані – окреме вікно. Вікна можуть розташовуватись каскадом (один за одним) або мозаїкою. При цьому можна переносити або копіювати фрагменти тексту з одних вікон до інших.
3. Вставлення об'єктів.Редактор Word дозволяє створити або взяти з іншої програми та вставити у простий текст нетекстовий об'єкт, наприклад, таблицю, малюнок, діаграму, кліп, буквицю, гіпертекстове посилання та ін. Поєднання простого тексту із вставленими об'єктами прикрашає документ та підвищує інформативне наповнення.
4. Автоматичне створення змістів та списку літератури.При роботі з багатосторінковими документами, що складаються з декількох розділів або частин, Word зберігає в пам'яті заголовки розділів і формує зміст документа з позначенням номера сторінки для кожного заголовка. При зміні тексту створений зміст можна оновлювати. Аналогічно формується список літератури, в якому перераховуються всі джерела, процитовані в документі.
5. Надсилання файлу електронною поштою.Створений у редакторі Word файл можна надіслати електронною поштою без виходу до поштової програми, що значно спрощує процес роботи з мережними документами.
6. Використання шаблонів.Редактор має великий набір зразків документів – шаблонів. Наявність шаблонів значно скорочує час підготовки документів та спрощує проблеми їх стандартизації. До часто використовуваних відносяться, наприклад, шаблони ділового листа або резюме (короткі відомості про фахівця під час вступу на роботу).
7. Електронні розрахунки у таблицях.Текстовий редактор Word виконує деякі функції електронних таблиць, зокрема дозволяє проводити за формулами розрахунки табличних даних, наприклад, суму даних по стовпцях.
Повний перелік функціональних можливостей текстового процесора значно ширший за наведений список. Можливості кожного процесора закладаються в меню, яке складається із сукупності командних вкладок та кнопок виконання команд. Знання меню та порядку роботи з кнопками виконання команд характеризує вміння користувача та ступінь його підготовки до роботи з текстовим процесором.
Призначення текстового MS Word
Для того щоб працювати з текстами на персональному комп'ютері або ноутбуку зазвичай використовують спеціальні програмні засоби, які називають текстовими редакторами. Варто відзначити, що на сьогоднішній день існує досить велика різноманітність подібних програм, які відрізняються своїми можливостями та функціями, але найбільш популярним (за кількістю користувачів) залишається MS Word 2010.
Взагалі, основним призначенням текстових редакторів є створення текстових файлів, редагування готових (або недороблених) текстів з можливістю переглядати їх на екрані, змінювати їх формат, а також роздруковувати на принтері. До речі, слід уточнити, що Блокнот та інші аналогічні редактори призначені лише обробки нескладних текстових файлів, але не для роботи з великим текстом.
Найбільшим за своїми можливостями досі вважається MS Word – текстовий редактор від компанії Microsoft. У ньому так само, як і в багатьох його аналогах можна:
Форматувати символи, абзаци;
Оформляти сторінки;
- "будувати" покажчики та змісту;
Включати до тестів графічні об'єкти: фотографії, діаграми, малюнки;
Створювати таблиці, перевіряти правопис тощо.
У сучасному світі існує вже багато версій MS Word, найпопулярнішими серед них вважаються версії 2003, 2007, 2010 та 2013 року випуску. Сучасний текстовий процесор Microsoft Word призначений для перегляду, створення, друку та модифікації текстових документів. Він передбачає виконання багатьох операцій як над текстовою, так і над графічною або табличною інформацією. Завдяки MS Word стало можливо швидко, а також із високою якістю підготувати будь-який документ, причому від складного до простого.
1. Word 2010 дає можливість здійснювати всі традиційні операції над текстом (без винятків), які передбачені у сучасній комп'ютерній технології. З його допомогою можна:
Модифікувати набір неформатованої цифрової та алфавітної інформації;
Форматувати символи, застосовуючи безліч шрифтів різних розмірів та накреслень;
Форматувати сторінки (сюди також входять виноски, колонтитули);
Форматувати документ загалом (складати зміст, причому автоматичне, і навіть різні покажчики);
Підбирати синоніми, перевіряти правопис, використовувати автоматичне перенесення слів.
2. У цій програмі реалізовано можливості нових технологій зв'язування, впровадження об'єктів, завдяки яким можна в документ включати таблиці, текстові фрагменти та ілюстрації.
3. Це одна з перших загальнодоступних програм, за допомогою якої можна виконувати операції верстки, які часом необхідні видавничим професійним системам, а також за її допомогою можна готувати повноцінні оригінал-макети для подальшого тиражування в друкарні.
4. Ця програма є унікальною колекцією технологічних оригінальних рішень, завдяки яким нудна і кропітка робота з обробки та редагування тексту перетворюється на захоплююче, а часом і заспокійливе заняття. До таких рішень входить система готових стилів оформлення та рішень, витончені прийоми з модифікації та створення таблиць, функції автозаміни та автотексту, а також копіювання формату, макромова, панелі інструментів та багато іншого.
Багато хто звикли до простоти MS Word 2003, іншим подобається оригінальний інтерфейс версій 2007 або 2010 року випуску. Здебільшого це справа звички. Найголовніше, що в сучасному світі це найзручніший, інтуїтивно-зрозумілий та корисний інструмент для роботи з текстовими файлами.
ФЕДЕРАЛЬНА АГЕНЦІЯ З ОСВІТИ
ФГОУ СПО ФІЛІЯ
«ВОЛГОГРАДСЬКОГО ДЕРЖАВНОГО ЕКОНОМІКО-ТЕХНІЧНОГО КОЛЕДЖУ» У М. КРАСНОДАРІ
ТЕМА:Інформаційні технології у професійній діяльності
1) Автоматизація роботи користувача серед MS Office 2000. Середовище роботи користувача її настройки
2) Безпека та цілісність БД
3) Створення запитів на оновлення, додавання, видалення, створення таблиці
4) Література
1) Автоматизація роботи користувача у середовищіMSOffice 2000 .
Середовище роботи користувача та його налаштування
Будь-яке підприємство стикається з проблемою автоматизації роботи окремих співробітників та підрозділів загалом. Перша проблема при цьому як вибрати відповідні програмні продукти? Бажані властивості інформаційної системи сильно залежать від розмірів підприємства та специфіки його бізнесу, але є й універсальні вимоги.
Звичайно, будь-яке підприємство потребує інструментів для роботи з текстами (створення, редагування, оформлення документів), а також для обробки даних (електронні таблиці, засоби аналізу та планування СУБД). Але цього, як правило, недостатньо. Адже з документами працюють різні люди, і документи часто складаються з різних частин, включаючи тексти, цифри, таблиці, графіки, діаграми, малюнки, навіть звук чи відео.
Сьогодні все це можливо завдяки створеному компанією Microsoft сімейства програм підтримки офісної діяльності Microsoft Office.
Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кілька додатків, що утворюють єдине середовище для обробки різної інформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор
Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб для підготовки та демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint і інструмент організації та планування роботи Microsoft Outlook. Крім того, існує професійна версія Microsoft Office, в яку, крім перерахованих додатків, входить система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access.
Взаємодія додатків
Microsoft Office відрізняється тісною інтеграцією програм.
Це означає, що всі програми, що входять до складу Microsoft Office, "вміють" обмінюватися інформацією та дозволяють робити це досить просто. Наприклад, якщо необхідно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, що містить ілюстрації, дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати на їх основі графіки та діаграми і потім помістити їх у текст документа, який створений у Microsoft Word. Переміщення діаграми здійснюється за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft Windows і вставки в документ, які доступні через основне меню програми, панелі інструментів, гарячі клавіші або через контекстне меню, яке з'являється при натисканні на праву кнопку миші.
Нарешті ілюстрацію, як і будь-який інший об'єкт, можна "пов'язати" з документом, просто "захопивши" мишею в одному додатку і "перетягнувши" на відповідне місце в іншому (режим "Drag and Drop").
Програми Microsoft Office дозволяють обмін будь-якими даними між будь-якими програмами. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel для оформлення звітів у Microsoft Word або для ілюстрації презентації у Microsoft Power Point. Можна помістити шматок таблиці з Excel у текст документа Word або слайд PowerPoint, а можна імпортувати до бази даних Microsoft Access. Крім того, будь-яка програма Microsoft Office дозволяє помістити в документ (будь то текст, електронна таблиця, презентація або база даних) малюнок у будь-якому форматі, а також відеофрагмент або просто звуковий ролик.
При перенесенні окремих об'єктів з одного додатка до іншого крім звичайної операції копіювання/вставки можливе використання механізму зв'язування оригінального об'єкта та його копії. У цьому випадку при зміні вихідних даних у таблиці Excel змінюється побудована на основі діаграма, а разом з нею та та копія діаграми, яка міститься в документі Microsoft Word. Це дає можливість ефективної роботи із складовими документами, в яких використовуються різні джерела.
Наприклад, дані можна взяти із бази даних Access. Вони оновлюватимуться автоматично і будь-хто, хто захоче ознайомитися з таким документом, побачить останні цифри.
Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, спільних для всіх програм. До них належать механізми перевірки правопису та граматики, засіб для малювання, інструмент для створення барвистих заголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагування математичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок тощо. Сюди ж належать і панелі інструментів, і навіть меню , які є стандартними елементами будь-якої програми Microsoft Office. Ці інструменти встановлюються на диску один раз, а потім використовуються всіма програмами Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску, забезпечує високу швидкість роботи програм та єдиний інтерфейс. Можна легко розпочати роботу з будь-яким додатком Microsoft Office, вивчивши лише один із них.
Починаючи з версії 97, до Microsoft Office входить нова програма
Microsoft Outlook. Ця програма є інструментом для організації та планування персональної діяльності. Microsoft Outlook включає електронну пошту, контактну базу, календар і т.д. Але головне, він пов'язує всі додатки, виступаючи як організації роботи з ними. За допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, додавши до її опису супровідний документ. Це може бути список питань, які планується обговорити, у форматі Microsoft Word або звіт про результати року з продажу у форматі Microsoft Excel. Можна надіслати складений документ електронною поштою або у вигляді факс-повідомлення.
Середовище роботи користувача та його налаштування
Основні поняття
Робота користувача з програмними продуктами повинна по можливості бути комфортною та здійснюватися у відповідному програмно-технічному середовищі (тип процесора, обсяг оперативної та зовнішньої пам'яті, платформа мережної та локальної операційної системи та ін.).
Для роботи користувача велике значення має інтерфейс користувача (вид, розмір і місце розташування основного екрану, функції обробки, доступні через систему меню, панелі інструментів і т.п.). Як правило, інтерфейс прикладних програмних продуктів будується за типом графічного, орієнтованого на середовище Windows (або Macintosh) інтерфейсу з розвиненими елементами управління: командні кнопки, меню, перемикачі і т.п.
Програмні продукти повинні гарантувати надійну та безпечну роботу як для комп'ютера, так і для інформаційної системи користувача (збереження пристроїв комп'ютера, програмного забезпечення, даних, що зберігаються). Значною мірою це досягається наявністю у складі програмного продукту контекстно-залежної допомоги та навчальних систем, демоверсій, що розкривають функціональні можливості та технологію роботи програмного продукту, спеціальних програмних рішень щодо забезпечення безпеки програм та даних, антивірусного захисту та ін.
Прикладні програмні продукти автоматизують діяльність фахівців (економістів, менеджерів, бухгалтерів, агентів тощо) предметних галузей. Сформувалася тенденція створення автоматизованих робочих місць - АРМ, повністю підтримують всю професійну діяльність кінцевого користувача у комп'ютерній середовищі.
Багато АРМ, поряд з основними функціями обробки даних, включають і допоміжні так званий сервіс. Сервіс забезпечує функції обслуговування бази даних - копіювання, відновлення, архівування, експорт/імпорт даних; виконання робіт, пов'язаних з професійною діяльністю, таких як підготовка кореспонденції за допомогою текстового редактора, організація обчислень засобами електронної таблиці, використання електронної пошти для розсилки кореспонденції та ін.
До складу АРМ входять засоби конфігурування програмно-технічного комплексу, які переналаштовують АРМ з урахуванням технічних характеристик засобів обчислювальної техніки, складу основних та допоміжних функцій обробки. Сучасні програмні продукти включають спеціальний програмний модуль або команди у складі головного меню для налаштування середовища та оптимізації роботи програмних продуктів.
При встановленні програмного продукту - інсталяції - робиться глобальне конфігурування, яке означає:
завдання місця розміщення програмного продукту на магнітному диску;
вибір функціональних можливостей (програмних компонентів, модулів) для встановлення на комп'ютері;
налаштування структури бази даних (складу файлів, структури записів);
налаштування операційного та технічного середовища функціонування програмного продукту.
Таке налаштування виконується, як правило, кваліфікованим програмістом, і зміна умов установки вимагатиме реінсталяції програмного продукту.
Для підвищення ефективності роботи кінцевого користувача передбачаються засоби оперативного конфігурування, що включають:
зміна пароля доступу до програмного продукту;
активізацію/деактивізацію функцій обробки (зміна функцій головного меню);
Параметричне налаштування команд меню;
Налаштування екранних форм;
Налаштування вихідних форм друку;
Завдання форматів бази даних (довжина та тип полів);
визначення місця зберігання бази даних на магнітному диску;
Зміна параметрів друку (тип принтера, параметри друкованої сторінки) та ін.
Можливості засобів налаштування середовища визначають гнучкість програмного продукту. Тенденція розвитку прикладних програмних продуктів полягає у створенні інструментальних засобів кінцевого користувача. Інструментальні засоби такого типу призначені для вдосконалення функцій обробки, створення нових додатків силами кінцевого користувача.
Так, для пакетів бухгалтерського обліку пропонується набір інструментальних засобів наступного виду:
Генератор екранних форм, що дозволяє створювати нові та змінювати існуючі екранні форми (розташування на екрані реквізитів, що відповідають полям бази даних, використання тексту підказок, запуск процедур обробки, оформлення кольорів та ін.);
Мова запитів як пошук і фільтрації записів бази даних, вибірки машинних документів, обчислень над даними бази даних;
Макропрограмування клавішні та мовні макрокоманди (макроси), призначені для автоматизації рутинних операцій обробки;
Генератор звітів, що забезпечує виведення запитної інформації, формування підсумків різних рівнів та ін.
Визначилася тенденція масового використання кінцевими користувачами інтегрованих пакетів, орієнтованих насамперед можливості стандартних програмних засобів (текстовий редактор, електронна таблиця, база даних). У складі інтегрованих пакетів є потужний арсенал інструментальних засобів (макропрограмування, мови програмування, програми-доповнення тощо), призначених до створення як кінцевими користувачами, і професійними програмістами прикладних програмних продуктів. Таким чином, середовище інтегрованого пакета - це у певному сенсі АРМ, що забезпечує потужними та гнучкими засобами робота кінцевого користувача.
ППП Microsoft Office можна з повною підставою вважати інтегрованим, тому що його характеризують:
Стандартизація виконання основних операцій обробки (спільність пунктів головного меню, прийомів та технологій виконання операцій створення, збереження, друку, пошуку документів, файлів);
Єдність принципів конфігурування та налаштування програм;
Конвертування форматів даних, що зберігаються;
Заміна головного меню на меню програми об'єктів під час їх редагування.
2) Безпека та цілісність БД
Широке впровадження інформаційних технологій у життя сучасного суспільства спричинило появу низки спільних проблем інформаційної безпеки:
Необхідно гарантувати безперервність та коректність функціонування найважливіших інформаційних систем (ІВ), що забезпечують безпеку людей та екологічну обстановку;
Необхідно забезпечити захист майнових прав громадян, підприємств та держави відповідно до вимог цивільного, адміністративного та господарського права (включаючи захист секретів та інтелектуальної власності);
Необхідно захистити громадянські права та свободи, гарантовані чинним законодавством (включаючи право на доступ до інформації).
Вимоги щодо забезпечення безпеки в різних ІС можуть суттєво відрізнятися, проте вони завжди спрямовані на досягнення трьох основних властивостей:
Цілісність – інформація, на основі якої приймаються рішення, має бути достовірною та точною, захищеною від можливих ненавмисних та зловмисних спотворень;
Доступність (готовність) – інформація та відповідні автоматизовані служби мають бути доступні, готові до роботи завжди, коли в них виникає потреба;
Конфіденційність – засекречена інформація має бути доступною лише тому, кому вона призначена.
Основна увага в теорії та практиці забезпечення безпеки застосування інформаційних технологій та систем зосереджена на захисті від зловмисних руйнувань, спотворень та розкрадань програмних засобів та інформації баз даних. Для цього розроблені та розвиваються проблемно-орієнтовані методи та засоби захисту:
Від несанкціонованого доступу;
від різних типів вірусів;
Від витоку інформації каналами електромагнітного випромінювання
і т. д. При цьому мається на увазі наявність осіб, зацікавлених у доступі до програм та даних з метою їхнього несанкціонованого використання, розкрадання, спотворення чи знищення.
Розглянемо сучасні методи виявлення та запобігання ненавмисним загрозам безпеки функціонування програмних засобів (ПС) та баз даних (БД), зниження відповідних ризиків до допустимого рівня та визначення реального досягнутого ступеня безпеки використання ІС. У зв'язку з цим говоритимемо про алгоритмічну та програмно-технологічну безпеку, використовуючи для стислості терміни "технологічна безпека" або просто "безпека". Як основна ненавмисна загроза розглядатиметься наявність внутрішніх дефектів ПС і БД, викликаних помилками проектування та реалізації.
Чинники, що визначають технологічну безпеку складних інформаційних систем:
Показники, що характеризують технологічну безпеку інформаційних систем;
Вимоги до архітектури ПС та БД для забезпечення безпеки ІС;
Ресурси, необхідні для забезпечення технологічної безпеки ІВ;
Внутрішні та зовнішні дестабілізуючі фактори, що впливають на безпеку функціонування програмних засобів та баз даних;
Методи та засоби запобігання та зниження впливу загроз безпеці ІС з боку дефектів програм та даних;
Оперативні методи та засоби підвищення технологічної безпеки функціонування ПС та БД шляхом введення в ІС тимчасової, програмної та інформаційної надмірності;
Методи та засоби визначення реальної технологічної безпеки функціонування критичних ІС.
Використання баз даних характеризується такими властивостями:
1. ОПЕРАТИВНІСТЬ: засоби обчислювальної техніки дозволяють здійснювати оперативний доступ до інформації;
2. ПОВНА ДОСТУПНІСТЬ: вся інформація, що міститься в БД, доступна для використання;
3. Гнучкість: є можливість легко змінювати склад і форму видачі, що цікавлять користувача даних, зміни до БД вносяться також досить просто;
4. Цілісність (даних): мінімізується дублювання даних, надається можливість упорядкування та узгодженості даних а також робіт з їх оновлення.
Із загальними характеристиками БД пов'язана також низка взаємозалежних понять:
Цілісність БД - стан БД, при якому всі значення даних правильно відображають предметну область (у межах заданих обмежень за точністю та узгодженістю в часі) і підкоряються правилам взаємної несуперечності. бути виявлено. Це входить до функцій адміністратора БД, який користується засобами системи управління БД. Аналогічним чином можна говорити і про цілісність файлу, хоча в типових випадках файли піддаються меншим перевіркам на цілісність.
Захищеність БД - Наявність та характеристика засобів (апаратних, програмних, організаційних, технологічних, юридичних тощо), що забезпечують запобігання або виключення:
Доступу до інформації осіб, які не отримали відповідного дозволу.
Навмисного чи ненавмисного руйнування чи зміни даних.
Безпека БД - властивість БД, яке полягає в тому, що дані, що містяться в ній, не завдадуть шкоди користувачу при правильному їх застосуванні для вирішення будь-яких функціональних завдань системи, для якої вона була створена. Часто поняття "безпека" та "захист" БД розглядаються як синонімічні.
Ефективність БД -
Ступінь відповідності результатів використання БД витрат на її створення та підтримання в робочому стані, у разі оцінки цього показника в грошах він носить найменування економічної ефективності БД;
Узагальнюючий показник якості стану та використання БД за сукупністю ознак (у тому числі – швидкість, доступність, гнучкість, цілісність, захищеність, безпека та ін.) – технічна ефективність БД Ефективність БД прийнято оцінювати стосовно умов їх використання у конкретних автоматизованих системах.
Найбільш поширеними загрозами безпеці для баз даних є такі:
Несанкціонований доступ до даних через Інтернет;
Викрадення інформації запитом виду SELECT*. Забезпечити захист від загроз такого типу дуже складно, тому що їх виробляють, в основному, аналітики, що взаємодіють з ядром БД і мають привілеї на всілякі вибірки даних зі всіх таблиць бази;
Резервне копіювання з метою крадіжки БД.
До складу типової моделі захисту БД необхідно включити такі елементи: організаційні заходи щодо забезпечення доступу до сервера (бажано лише локально); обмеження доступу до корпоративної мережі; захист доступу до СУБД; обмеження використання прикладного програмного забезпечення конкретним користувачем.
Для вирішення розглянутих проблем можна використовувати найпоширеніші методи захисту БД: захист паролем, вбудовані в СУБД засоби захисту інформації та моніторингу дій користувачів, ідентифікація користувача та перевірка його повноважень.
Кожен із цих способів має свої переваги, але треба розуміти, що абсолютний захист даних забезпечити неможливо.
Також можна застосувати і найкласичніший спосіб захисту даних – зашифрувати всі таблиці БД за допомогою досить стійкого крипто алгоритму. Але це рішення також має ряд недоліків, наприклад, таких як втрата часу при шифруванні/дешифруванні даних, неможливість індексування полів, практична неможливість повного відновлення при системних збоях та ін.
Оперативні методи підвищення безпеки функціонування бази даних.
Неможливість забезпечити у процесі створення БД її абсолютну захищеність навіть за відсутності зловмисних впливів змушує шукати додаткові методи та засоби підвищення безпеки функціонування БД на етапі експлуатації. Для цього розробляються та застосовуються методи оперативного виявлення дефектів під час виконання
програм та спотворень даних шляхом введення в них тимчасової, інформаційної та програмної надмірності. Ці ж види надмірності використовуються для оперативного відновлення спотворених програм і даних та запобігання можливості розвитку загроз до рівня, що порушує безпеку функціонування БД.
Для забезпечення високої надійності та безпеки функціонування БД необхідні обчислювальні ресурси для максимально швидкого виявлення прояву дефектів, можливо, точної класифікації типу вже наявних і ймовірних наслідків спотворень, а також для автоматизованих заходів, що забезпечують швидке відновлення нормального функціонування БД.
Інформаційна надмірність полягає у дублюванні накопичених вихідних та проміжних даних, що обробляються програмами. Надмірність використовується для збереження достовірності даних, які найбільше впливають на нормальне функціонування БД і вимагають значного часу для відновлення. Такі дані зазвичай характеризують деякі інтегральні відомості про зовнішній керований процес, і у разі їх руйнування може перерватися процес управління зовнішніми об'єктами або обробки їх інформації, що відбивається на безпеці БД. Програмна надмірність використовується для контролю та забезпечення достовірності найбільш важливих рішень щодо управління та обробки інформації. Вона полягає у зіставленні результатів обробки однакових вихідних даних різними програмами та виключенні спотворення результатів, зумовлених різними аномаліями. Програмна надмірність необхідна також для реалізації засобів автоматичного контролю та відновлення даних з використанням інформаційної надмірності та для функціонування засобів захисту.
Поряд з оперативною реакцією на спотворення в БД має вестися накопичення інформації про всі прояви дефектів для того, щоб використовувати ці дані для локалізації первинного джерела помилок та виправлення відповідних програм, даних або компонент апаратури. Підготовку, статистичну обробку та накопичення даних за проявами спотворень доцільно проводити автоматично з видачею періодично або на запит зведених даних на індикацію для підготовки фахівцями рішень про коригування програм або відновлення апаратури.
Таким чином, введення надмірності в програми та дані сприяє підвищенню якості функціонування БД. Особливо великий вплив надмірність може на надійність і безпеку вирішення завдань у критичних системах реального часу. При цьому можливе зниження витрат на налагодження та часткове забезпечення необхідної надійності та безпеки БД за рахунок засобів підвищення завадостійкості, оперативного контролю та відновлення функціонування програм та даних. Засоби оперативного захисту обчислювального процесу, програм та даних, у свою чергу, є складними системами та не застраховані від помилок, здатних призвести до порушення безпеки функціонування БД. Тому необхідний комплексний аналіз, розподіл ресурсів та видів надмірності для максимізації безпеки застосування критичних БД.
3) Створення запитів на оновлення, додавання, видалення, створення таблиці
автоматизація оffice безпека таблиця запит
Створення запиту на оновлення.
За допомогою запиту на оновлення можна додавати, змінювати або видаляти дані в одному або кількох записах. Запити на оновлення можна розглядати як різновид діалогового вікна Пошук та заміна з більш широкими можливостями. Слід ввести умову відбору (приблизний аналог зразка пошуку) та умову оновлення (приблизний аналог зразка заміни). На відміну від діалогового вікна Пошук та заміна запит на оновлення може приймати кілька умов і дозволяє оновити велику кількість записів за один раз, а також змінити записи одразу в кількох таблицях.
Необхідно пам'ятати наведені нижче правила.
Запит на оновлення не можна використовувати для додавання нових записів до таблиці, але можна змінювати наявні порожні значення на певні значення.
Запит на оновлення не можна використовувати для видалення записів (рядків) з таблиці, але можна змінювати наявні непусті значення на порожні.
За допомогою запитів на оновлення можна змінювати всі дані у наборі записів.
Крім того, не можна виконати запит на оновлення наступних типів полів у таблиці.
Поля, джерелом записів для яких є підсумкові запити або перехресні запити.
Поля з типом даних "Лічильник". Значення в полях із типом даних «Лічильник» змінюються лише при додаванні запису до таблиці.
Поля у запитах на об'єднання.
Поля у запитах на унікальні значення та запити на унікальні записи - запити, що повертають неповторні значення або записи. Це правило застосовується при використанні запиту на оновлення, а також при оновленні даних вручну шляхом введення значень у форму або таблицю.
Первинні ключі, що беруть участь у відносинах між таблицями, крім тих випадків, коли ці відносини були налаштовані на автоматичне виконання каскадного оновлення через поля ключа та будь-які пов'язані поля. При каскадному оновленні автоматично оновлюються будь-які значення зовнішнього ключа в дочірній таблиці (таблиця на стороні «багато» відношення «один до багатьох») за зміни значення первинного ключа в батьківській таблиці (таблиця на стороні «один» відношення «один до багатьох»).
Примітка. Неможливо виконувати каскадне оновлення для записів, які використовують поле лічильника для створення значень первинного ключа.
Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
Запит на додавання вибирає записи з одного або кількох джерел даних та копіює їх у існуючу таблицю.
Припустимо, наприклад, що потрібно отримати базу даних із таблицею потенційних клієнтів, а у вас вже є таблиця з подібними даними. Дані необхідно зберігати в одному місці, і ви вирішуєте скопіювати їх із нової бази даних до існуючої таблиці. Щоб не вводити дані вручну, для копіювання записів можна використовувати запит на додавання.
Переваги використання запиту на додавання
Використовуючи запит для копіювання даних, можна виконувати наведені нижче операції.
Додавання кількох записів одночасно. При копіюванні даних вручну зазвичай доводиться кілька разів копіювати та вставляти записи. Використовуючи запит, можна вибрати всі потрібні дані одразу, а потім скопіювати їх.
Перегляд даних перед копіюванням. Можна переглянути вибрані дані в режимі таблиці та перед їх копіюванням внести необхідні зміни. Це особливо легко зробити, якщо запит містить критерії або вирази, а вам потрібно кілька спроб правильного вибору даних. Не можна скасувати запит на додавання. Якщо зроблено помилку, доведеться або відновлювати базу даних за допомогою резервної копії, або виправляти помилку вручну або за допомогою запиту на видалення.
Уточнення вибору за допомогою умов. Наприклад, може знадобитися додати записи тільки для покупців, які живуть у конкретному місті.
Додавання записів, коли деякі поля в джерелах даних відсутні цільової таблиці. Припустимо, наприклад, що у існуючій таблиці покупців 11 полів, тоді як у новій таблиці, звідки потрібно скопіювати дані, є лише дев'ять із них. Для копіювання даних з дев'яти полів можна використовувати запит на додавання, а два несхожих поля можна залишити порожніми.
Основні етапи створення запиту на додавання
Створення запиту на додавання включає основні дії, наведені нижче.
Перетворення запиту на вибірку на запит на додавання. Після завершення вибору змініть тип запиту на додавання. Вибір цільових полів для кожного стовпця у запиті на додавання. У деяких випадках Access вибирає цільові поля автоматично. Можна змінити цільові поля або вибрати їх, якщо це не було зроблено автоматично.
Попередній перегляд та виконання запиту на додавання записів. Перед додаванням записів можна перейти в режим перегляду таблиці для перегляду записів, що додаються.
Важливо. Не можна скасувати запит на додавання. Перед виконанням розгляньте доцільність створення резервної копії бази даних або цільової таблиці.
Використання запитів для видалення даних.
Запит на видалення використовується, коли необхідно видалити з бази даних записи повністю, разом зі значенням ключа, яке робить ці записи унікальними. Слід пам'ятати, що у додатку Access видаляти вручну як записи цілком, і окремі частини можна кількома способами.
Для видалення даних із бази даних Access можна використовувати запити двох типів. Тип запиту залежить від того, що саме потрібно видалити.
Якщо потрібно видалити окремі поля в записах однієї або декількох таблиць, слід використовувати запит на оновлення, який замінює існуючі значення або на порожнє значення (тобто відсутність даних), або на порожній рядок (пару подвійних лапок без пробілу між ними).
Запит на оновлення використовується для видалення окремих полів тому, що запит на видалення за замовчуванням видаляє лише рядки. Процес використання запиту на оновлення видалення даних складається з наступних основних етапів. Створення запиту на вибірку та перевірка, що він повертає лише ті дані, які потрібно видалити; перетворення цього запиту на запит на оновлення з використанням значення NULL або порожніх рядків як нове значення; виконання цього запиту для оновлення наявних даних.
Якщо потрібно видалити записи (рядки) повністю, слід використати запит на видалення.
За замовчуванням запит на видалення видаляє всі дані кожного поля запису разом зі значенням ключа, який робить цей запис унікальним. При виконанні такого запиту завжди видаляється рядок таблиці. Процес складається з наступних основних етапів: створення запиту на вибірку та перевірка, що він повертає лише ті дані, які потрібно видалити; перетворення цього запиту на запит на видалення та виконання його для видалення даних.
Слід пам'ятати: якщо запис, який потрібно видалити, є стороною «один» відношення «один до багатьох», необхідно перед виконанням запиту змінити властивість цього відношення. Далі у цій статті у розділі Підготовка до видалення пов'язаних даних пояснюється, як виконати це завдання. Додаткові зміни необхідно внести тому, що за промовчанням Access забороняє видалення даних на стороні "один" щодо "один до багатьох".
Крім того, слід пам'ятати, що після видалення або оновлення запису або його частини неможливо скасувати ці зміни, тому слід завжди робити резервну копію даних перед виконанням запиту на видалення.
Примітка. Зазвичай запити на оновлення або видалення використовуються лише коли необхідно швидко оновити або видалити велику кількість даних. Якщо потрібно видалити кілька записів, і це простіше зробити вручну, можна відкрити таблицю в режимі таблиці, вибрати поля або рядки, які потрібно видалити, та натиснути клавішу DELETE.
Планування видалення
Процес використання запиту видалення записів включає такі основні етапи.
Сплануйте видалення. Слід переконатися в наявності необхідних дозволів на видалення даних та в тому, що інші користувачі закрили об'єкти, які використовують відповідні таблиці, а потім створити резервну копію бази даних.
Переконайтеся, що база даних знаходиться в надійному розташуванні або підписана цифровим підписом. Якщо жодна з цих умов не виконується, можна надати базі даних стан довіреної на час сеансу роботи з нею. Пам'ятайте, що за промовчанням Access блокує всі запити на зміну (на видалення, оновлення та створення таблиці), якщо базі даних не надано стан довіреної.
Якщо потрібно видалити дані з кількох таблиць, і ці таблиці пов'язані, увімкніть параметри Цілісність даних і Каскадне видалення пов'язаних записів для кожного зв'язку. Це дозволить запиту видаляти дані з таблиць відносини «один» і «багато».
Створіть запит на вибірку та додайте умови для отримання потрібного набору записів.
Якщо потрібно видалити окремі поля з таблиці, перетворіть запит на вибірку на запит на оновлення, введіть значення NULL або порожній рядок
("") як умова оновлення та виконайте запит.
Якщо потрібно видалити записи повністю, перетворіть запит на вибірку на запит на видалення та виконайте його.
Підготовчі дії.
Перш ніж повністю або частково видаляти записи з бази даних, виконайте наведені нижче дії.
Переконайтеся, що база даних доступна не лише для читання. Для цього у провіднику Windows клацніть правою кнопкою миші файл бази даних (з розширенням accdb або mdb) і виберіть у контекстному меню команду Властивості. У діалоговому вікні Властивості слід зняти прапорець лише читання. Перевірте наявність дозволів на видалення записів із бази даних. Переконайтеся, що видалення записів не вплине на роботу інших користувачів. Попросіть всіх користувачів бази даних закрити всі таблиці, форми, запити та звіти, в яких використовуються дані, що видаляються. Це дозволить уникнути конфліктів блокування.
Порада. Якщо база даних використовує велику кількість користувачів, може знадобитися завершити її роботу і відкрити повторно в режимі монопольного доступу.
Створення запиту створення таблиці.
Примітка. Запит на створення таблиці у веб-базі даних неможливо виконати через веб-браузер. Щоб це зробити, необхідно відкрити веб-базу даних у Access 2010.
Запит на створення таблиці використовується, якщо необхідно скопіювати дані, що містяться в таблиці, або створити архів даних.
Створення запиту створення таблиці.
Загальні відомості
Запит створення таблиці отримує дані з однієї чи кількох таблиць, та був поміщає набір результатів у нову таблицю. Нова таблиця може розташовуватися в базі даних, відкритої в даний момент, або створюється в іншій базі даних.
Зазвичай запит на створення таблиці використовують, коли потрібно скопіювати дані чи помістити їх у архів. Припустимо, що існує таблиця (або кілька таблиць) з даними про продаж за минулі періоди, і ці дані слід використовувати у звітах. Змінитися дані не можуть, оскільки всі угоди було здійснено не менше одного дня тому. Багаторазове виконання запиту для отримання даних вимагає значного часу, особливо якщо запит складний, а у сховища даних великий обсяг. Завантаживши дані в окрему таблицю та використовуючи цю таблицю як джерело даних, можна знизити навантаження та отримати зручний архів даних. У процесі слід пам'ятати, що у новій таблиці є копією вихідних даних у певний час; вони пов'язані з вихідною таблицею (чи таблицями).
Процедура створення запиту створення таблиці включає наведені нижче основні етапи.
Увімкніть базу даних, якщо вона не підписана або не знаходиться у надійному положенні. В іншому випадку не можна буде запускати запити на зміну (запити на додавання, оновлення або створення таблиці).
У режимі конструктора запиту створіть запит на вибірку та вносьте до нього зміни, доки він не повертатиме потрібні записи. Можна вибрати дані з кількох таблиць та фактично денормалізувати їх. Наприклад, можна помістити дані про замовників, вантажовідправників та постачальників в одну таблицю, що зазвичай не робиться у виробничій базі даних з правильно нормалізованими таблицями. У запиті також можна використовувати умови для більш точного налаштування або звуження набору результатів.
Перетворіть запит на вибірку на запит на створення таблиці, виберіть розташування для нової таблиці, а потім виконайте запит, щоб створити таблицю. Створення запиту створення таблиці. При складанні запиту створення таблиці слід спочатку створити запит на вибірку, та був перетворити їх у запит створення таблиці. У запиті на вибірку можна використовувати обчислювані поля та вирази, щоб він повертав потрібні дані.
Літературу
1) Андердал, Б. Самовчитель WINDOWS 98 - Спб: Пітер 1998
2) Глушаков, С.В., Ломотько Д.В. Бази даних: Навчальний курс – Харків: Фоліо, 2000р.
3) Єрьомін Л.В. Косарєв В.П. Машнікова О.В. Економічна інформатика: Підручник
