Outlook เป็นโปรแกรมที่มาพร้อมกับ Microsoft Office ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานกับอีเมลและจดหมาย เพื่อไม่ให้จดหมายจากโปรแกรมสูญหายหรือถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือสื่อบุคคลที่สามสามารถบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหากส่งออกหรือเก็บถาวรได้
บันทึกอีเมลใน Outlook 2010 และ 2013
Outlook เก็บอีเมลไว้ที่ไหน
ตามค่าเริ่มต้น โปรแกรมจะบันทึกตัวอักษรทั้งหมดหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่งลงในไฟล์ outlook.pst แยกต่างหากโดยอัตโนมัติ ไฟล์นี้อยู่ในโฟลเดอร์ Primary_disk:\Documents and Settings\account_name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook คุณสามารถคัดลอกและใช้ไฟล์เก็บถาวรนี้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเองได้ แต่โปรดจำไว้ว่าจดหมายล่าสุดที่ได้รับทางไปรษณีย์อาจไม่มีเวลาเข้าถึง ดังนั้นจึงควรใช้การส่งออกหรือการเก็บถาวรด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าตัวอักษรทั้งหมดจะไปอยู่ในไฟล์
ไฟล์ Outlook.pst ที่มีอีเมลทั้งหมด วิธีเก็บถาวรจดหมาย
การเก็บถาวรใน Outlook เป็นคุณลักษณะที่จะย้ายอีเมลบางฉบับไปยังไฟล์บีบอัดที่แยกจากกัน เพื่อลดจำนวนหน่วยความจำที่อีเมลเหล่านั้นใช้บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ต่างจากการสำรองข้อมูลแบบเดิมซึ่งสร้างสำเนาของรายการ Outlook รายการที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แยกต่างหาก (ไฟล์ .pst) คุณสามารถเข้าถึงรายการที่เก็บถาวรได้ตลอดเวลาโดยเปิดไฟล์นี้
การเก็บถาวรอัตโนมัติ
ตามค่าเริ่มต้น ฟังก์ชันนี้จะเปิดใช้งานและทำหน้าที่หลังจาก 2, 3 หรือ 6 เดือน ขึ้นอยู่กับประเภทของตัวอักษร ดูตารางด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม
ตาราง: ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลต่างๆ ใน Outlook
หลังจากเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งแรก โปรแกรมจะสร้างไฟล์และโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับมัน ในอนาคตคุณจะสามารถเพิ่มตัวอักษรลงในไฟล์เก็บถาวรหรือลบออกจากไฟล์ได้อย่างอิสระ ไฟล์เก็บถาวรที่สร้างโดยใช้ Outlook จะอยู่ตามค่าเริ่มต้นในส่วน Primary_drive:\User\Account_Name\Documents\Outlook Files\archive.pst
หากต้องการปรับแต่งการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
การเก็บถาวรด้วยตนเอง
ระหว่างการเก็บถาวรด้วยตนเอง โฟลเดอร์ "เก็บถาวร" จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หากไม่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ในระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ
วิดีโอ: การเก็บถาวรใน Outlook
การดาวน์โหลดและกู้คืนอีเมลจากไฟล์เก็บถาวรและไฟล์ pst
หากคุณมีไฟล์เก็บถาวรหรือไฟล์อื่นที่มีตัวอักษรในรูปแบบ pst คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์นั้นลงในโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว นั่นคือการใช้ไฟล์ PST คุณสามารถกู้คืนข้อมูลที่สูญหายหรือเพิ่มข้อมูลใหม่ที่นำมาจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้:
วิดีโอ: การย้ายฐานข้อมูล Microsoft Outlook 2010
การส่งออกจดหมาย
การส่งออกช่วยให้คุณสามารถบันทึกทั้งตัวอักษรและองค์ประกอบอื่นๆ ที่อยู่ใน Outlook ลงในไฟล์ที่ไม่มีการบีบอัดแยกต่างหากในรูปแบบ pst ไฟล์ผลลัพธ์สามารถนำมาใช้ในลักษณะเดียวกับไฟล์เก็บถาวร แต่ไม่จำเป็นต้องแตกไฟล์
- ขณะที่อยู่ในแท็บ "ไฟล์" ให้ไปที่ส่วนย่อย "เปิด"
เปิดส่วน "เปิด" - เลือกฟังก์ชัน "นำเข้า" หรือ "นำเข้าและส่งออก" ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของโปรแกรม
คลิกปุ่ม "นำเข้า" - เลือกตัวเลือก "ส่งออกไฟล์"
เลือกการกระทำ “ส่งออกไฟล์” - ระบุว่าคุณต้องการสร้างไฟล์ในรูปแบบ PST
ระบุรูปแบบ PST - เลือกแต่ละโฟลเดอร์ที่จะส่งออก หรือทำเครื่องหมายที่ส่วนบนสุดแล้วทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากคำว่า “รวมโฟลเดอร์ย่อย”
ระบุโฟลเดอร์ที่ต้องการส่งออก - ระบุเส้นทางที่จะกำหนดตำแหน่งสำหรับจัดเก็บไฟล์ที่มีตัวอักษรที่ส่งออก
เราระบุตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ด้วยไฟล์ที่ส่งออก - หากต้องการ คุณสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ได้ แต่ไม่จำเป็น
ตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์ - ด้วยเหตุนี้คุณจะได้รับไฟล์ที่คุณสามารถถ่ายโอนจดหมายไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มี Outlook
ได้รับไฟล์ที่ส่งออกแล้ว
วิธีเน้นตัวอักษร
หากต้องการทำเครื่องหมายตัวอักษรหลายตัวพร้อมกันเพื่อลบเพิ่มเติมหรือโอนไปยังส่วน "อ่าน" ให้กดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วเริ่มทำเครื่องหมายตัวอักษรด้วยเมาส์โดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม
หากคุณต้องการเลือกตัวอักษรจำนวนมากในคราวเดียว ให้เลือกตัวอักษรตัวแรก จากนั้นกดปุ่ม Shift บนคีย์บอร์ดค้างไว้ และเลือกตัวอักษรตัวสุดท้ายโดยไม่ต้องปล่อยปุ่ม ตัวอักษรทั้งหมดระหว่างตัวอักษรตัวแรกและตัวสุดท้ายจะถูกเน้น
การเลือกตัวอักษรหลายตัวพร้อมกัน หากต้องการเลือกตัวอักษรทั้งหมดในคราวเดียว ให้ทำเครื่องหมายตัวอักษรตัวหนึ่งแล้วกดปุ่ม Ctrl+A ค้างไว้ จากนั้นตัวอักษรทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับตัวอักษรที่เลือกจะถูกเลือก
บันทึกไฟล์แนบจากอีเมลหลายฉบับ
จดหมายที่ได้รับบางฉบับอาจมีไฟล์แนบ: ไฟล์ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ คุณสามารถบันทึกไฟล์แนบของจดหมายแต่ละฉบับได้ แต่มีตัวเลือกอื่น:
ปัญหาบางประการเกี่ยวกับอีเมล Outlook และวิธีแก้ไข
ขณะทำงานกับตัวอักษร ข้อผิดพลาดหรือปัญหาบางอย่างอาจเกิดขึ้นได้ คุณต้องดำเนินการบางอย่างเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านี้
ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจะถูกอ่านอย่างอิสระ
หากอีเมลที่มาถึงอีเมลของคุณจะถูกทำเครื่องหมายว่า "อ่าน" โดยอัตโนมัติแม้ว่าคุณจะไม่ได้เปิดอ่านก็ตาม ความจริงก็คือคุณได้เปิดใช้งานคุณสมบัติที่แสดงว่าคุณได้อ่านอีเมลแล้วหากคุณเปิดแท็บไว้ด้วย ไม่กี่วินาที. หากต้องการปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
อีเมลเก่าจะไม่แสดง
ข้อความที่อ่านแล้วอาจไม่ปรากฏในโปรแกรมอีกต่อไป เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
อีเมลจาก Outlook สามารถส่งออกหรือเก็บถาวรเพื่อสร้างไฟล์ที่คุณสามารถถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือมอบให้กับบุคคลอื่นได้ ไฟล์ที่สร้างขึ้นสามารถเรียกคืนได้โดยใช้ Outlook เวอร์ชันใดก็ได้โดยใช้การนำเข้าหรือการสร้างรายการ
