Access формирование отчета. MS Access. Отчеты. При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел

В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

Отчет , позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
Мастер отчетов , позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
Конструктор отчетов , в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
Пустой отчет , позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
Наклейки , позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

открыть окно базы данных;
убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание .

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок.

Отчеты в Microsoft Access используются для предетнилвнни данных в виде печатного документа. Отчет позволяет дополнить извлеченную из базы данных информацию результатами анализа и вычислений, использовать различные средства визуального оформления.

С помощью команды контекстно-зависимого меню, вызываемого правой кнопкой мыши, спроектированную форму (таблицу или запрос) можно сохранить как отчет для дальнейшего использования. Кроме того, отчет можно спроектировать с помощью мастера или «вручную» с помощью конструктора отчетов, используя предлагаемый им набор инструментов, определив вычисляемые поля и внеся указания о порядке сортировки и группировки данных. Приемы проектирования отчета в режиме конструктора идентичны приемам, используемым при создании формы.

С помощью соответствующих команд меню Вид (или кнопки на панели инструментов) происходит переключение между режимами представления отчета (Конструктор - для создания или редактирования отчета, Образец - для просмотра макета, Предварительный просмотр - для просмотра отчета с данными).

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета .

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы и Вид/3аголовок/Примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.

Разработка отчета на основе запроса

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета.

Рассмотрим технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере формирования бланка "Экзаменационная ведомость" группы по заданному предмету. Макет отчета показан на рисунке.

Организуем запрос, окно конструктора которого показано на рисунке.

При создании запроса связи между таблицами установятся автоматически. Связи таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ определяются в соответствии со схемой БД.

Между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ автоматически установится связь по одноименному полю НГ. Эта связь является связью-объединением, которой нет в схеме данных базы. Заметим, что эти таблицы находятся в отношениях многие-ко-многим, т. к. один студент изучает много предметов и один предмет изучается многими студентами. Связь, установленная между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, определяет операцию симметричного объединения . При этом записи из этих таблиц объединяются и добавляются в результат только в том случае, если связанные поля содержат одинаковые значения.

В запрос введено поле ВИДЗ для отбора только тех записей, которые связаны с видом занятия "Лекция", поскольку преподавателем, принимающим экзамен, обычно является лектор. Кроме того, в строку "Условие отбора" полей НГ и НП соответственно введены записи [Номер группы] и [Название предмета]. Это приведет к открытию окон для ввода параметров при открытии отчета, например:

Запустим создание отчета в режиме мастера. В качестве источника данных выберем созданный запрос.
На первом шаге мастера переведем из доступных в выбранные все поля запроса, кроме ВИДЗ.
На втором шаге определяется группировка данных в отчете. В данном случае, способ группировки не очень важен, поскольку эта часть "доработки" заготовки макета будет выполнена вручную в режиме конструктора. Оставим группировку, как показано на рисунке.

На третьем шаге выберем способ сортировки записей — по возрастанию номеров студентов НС.
На четвертом шаге выберем вид макета отчета — "структура 1".
На пятом шаге выберем стиль отчета — "строгий".
На шестом шаге зададим имя отчета — "Экзаменационная ведомость" и нажмем "Готово".
Для редактирования откроем заготовку отчета в режиме конструктора. Рабочая область окна показана на рисунке.

Преобразуем заготовку к следующему виду:

На рисунке специально убрана сетка, чтобы состав элементов был заметнее. Большая часть надписей и полей заготовки перемещена на требуемые позиции, изменен размер этих элементов и размер шрифта. Недостающие элементы (линии и надписи) установлены при помощи панели элементов.

Пример экзаменационной ведомости для группы M102 и предмета "Информатика" показан на рисунке.

Контрольные вопросы

Каково основное назначение отчетов?
Сравните назначение отчетов и назначение форм.
Какова оптимальная технология разработки отчетов с точки зрения трудоемкости?
Как организовать открытие окна для ввода данных в запросе или в отчете, создаваемом на базе запроса?
Как при работе с Мастером отчетов изменить группировку данных в отчете?
Какие разделы имеются в окне конструктора отчетов? Для чего они предназначены? Как добавить отсутствующие и удалить ненужные разделы?

Создание отчета как объекта базы данных

Комментарии (0)

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных. Область, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Конструктор

~ Мастер отчетов

~ Автоотчет: в столбец

~ Автоотчет: ленточный

~ Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

Изменить значение ширины отчета;

Уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде (рис. 5.2).

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора (рис. 5.3).

Рис. 5.2. Вид отчета, созданного с помощью Автоотчет

Рис. 5.3. Отчет в режиме Конструктора

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 5.4. Отчет после редактирования и форматирования

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

Другие новости

Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007 помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:

3.1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Мастер отчетов .

3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов .

3.5. В списке Таблицы и запросы выберите таблицуЭкзамены.

3.6. В списке Доступные поля выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля . Из таблицы Экзамены в отчет необходимо включить поляНом_зачетки и Оценка .

3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросы и выберите там таблицу Студент .

3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия , Имя , Отчество. Столбец Фамилия должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки , поэтому выберите поле Ном_ зачетки в списке Выбранные поля , щелкните на поле Фамилия в списке Доступные поля , затем – на кнопке >.

3.9. Access перенесет поле Фамилия в список Выбранные поля и вставит его между полями Ном_ зачетки и Оценка .

3.10. Перенесите поля Имя и Отчество аналогичным образом.

3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц из таблицы Дисциплина . Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите таблицу Дисциплина .

3.12. Перенесите поле Назв_дисц из списка Доступные поля в список Выбранные поля .

3.14. Щелкните в списке Дисциплина .

3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее , чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки . По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.

3.18. Щелкните кнопку Итоги . На экране отобразится окно Итоги .

3.19. Установите флажок Avg для вычисления среднего значения по полю Оценка.

3.20. В группе опций Показать активизируйте опцию данные и итоги . Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.

3.21. Щелкните кнопку ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов .

3.23. Выберите вид Макета для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый . В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.

3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.

3.25. В группе Ориентация выберите ориентацию книжная .

3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.

3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов . Под этим именем отчет будет сохранен.

3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета .

3.31. Щелкните кнопку Готово . Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.

3.32. Проанализируйте макет созданного вами отчета.

3.33. Выполните команду: группа Режим –кнопка Режим - команда Представление отчета , чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.

Представление отчета;

Предварительный просмотр;

Режим макета;

Режим конструктора.

Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки и Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.

3.34.Переключитесь в режим конструктор .

3.35. Маркируйте поле Назв_дисц в разделе Верхний колонтитул .

3.36. Выполните команду Свойства контекстного меню. На экране появится окно Надпись .

3.37. Для свойства Подпись введите значение Дисциплина . Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись в качестве заголовка столбца отчета.

3.38. Закройте окно Надпись .

3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки . В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки .

3.40. Выполните команду Представление данных , чтобы оценить сделанные в отчете изменения.

3.41. Переключитесь в режим конструктор .

3.42. Аналогично, замените надпись Avg в разделе Примечание группы на Средний балл .

3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц ) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.

3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.

3.45. Самостоятельно создайте отчет , содержащий следующие поля:

· Ном_зачетки;

· Название факультета;

· Фамилия;

· Отчество.

Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Глава 1 . Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

1.1 Структура отчета в режиме Конструктора

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

1.2 Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.