Filtratie is zeker een van de handigste en meest handige snelle manieren selecteer uit de grootste lijst met gegevens precies wat nodig is op dit moment. Als resultaat van het filterproces ontvangt de gebruiker een kleine lijst met de benodigde gegevens, waarmee gemakkelijk en rustig kan worden gewerkt. Deze gegevens worden geselecteerd op basis van een bepaald criterium, dat u zelf kunt configureren. Uiteraard kunt u met de geselecteerde gegevens werken en alle andere gegevens volledig benutten Excel-mogelijkheden 2010.

Wanneer u met tabellen werkt, kunnen gegevens op twee manieren worden geselecteerd: gebruik een aangepast autofilter in Excel 2010 of focus op klein setje basisfuncties en formules. De tweede optie is veel eenvoudiger en gemakkelijker, wat betekent dat we hiermee onze kennismaking met de mogelijkheden van de bijgewerkte tabelprocessor zullen beginnen.

U hebt dus een tabel met een reeks verschillende gegevens die u op uw werk heeft ontvangen, en nu moet u enkele specifieke waarden selecteren. Gelukkig kun je in Excel 2010 AutoFilter gebruiken, waardoor alleen de informatie op het scherm achterblijft die nodig is.

Hier zien we de belangrijkste filterfuncties op het tabblad Home. U kunt ook een kijkje nemen op het tabblad ‘Gegevens’, waar ons een gedetailleerde filtercontroleoptie wordt aangeboden. Om de gegevens te ordenen, moet u het gewenste celbereik selecteren, of u kunt eenvoudigweg de bovenste cel van de gewenste kolom markeren. Hierna moet u op de knop "Filter" klikken, waarna aan de rechterkant van de cel een knop met een klein pijltje naar beneden verschijnt.

Filters kunnen eenvoudig aan alle kolommen worden “gekoppeld”.

Dit zal het sorteren van informatie voor toekomstige verwerking aanzienlijk vereenvoudigen.

Laten we nu eens kijken naar het vervolgkeuzemenu voor elk filter (ze zullen hetzelfde zijn):

— sorteren in oplopende of aflopende volgorde (“van minimum naar maximale waarde"of omgekeerd), het sorteren van informatie op kleur (de zogenaamde gewoonte);

— Filter op kleur;

— mogelijkheid om het filter te verwijderen;

— filterparameters, waaronder numerieke, tekst- en datumfilters (als dergelijke waarden in de tabel aanwezig zijn);

— de mogelijkheid om “alles te selecteren” (als u dit vakje uitschakelt, worden alle kolommen eenvoudigweg niet meer op het blad weergegeven);

— “kolomnamen”, waarbij alle kolommen die in de tabel worden gebruikt zichtbaar zijn. Als u bij bepaalde items het vinkje weghaalt, worden deze ook niet meer weergegeven, maar hier kunt u dat selectief doen.

Als u een filter toepast, verandert de knopafbeelding en neemt deze de vorm aan van het filter dat u hebt geselecteerd.

Als we erover praten numerieke filters , dan biedt het programma ook hier genoeg groot aantal het meest verschillende opties het sorteren van de beschikbare waarden. Dit zijn: “Meer dan”, “Groter dan of gelijk aan”, “Gelijk aan”, “Kleiner dan of gelijk aan”, “Kleiner dan”, “Niet gelijk aan”, “Tussen” gespecificeerde waarden" We activeren het item “Eerste 10” en er verschijnt een venster

Hier kunt u kiezen in hoeveel eerste waarden we geïnteresseerd zijn (slechts een getal dat u kunt selecteren met de pijlen, of zelf kunt opgeven) en hoe ze moeten worden gesorteerd (kleinste, grootste of zelfs een percentage van het totale aantal van elementen).

Als u het item 'Boven (of onder) gemiddeld' selecteert, krijgt u de rijen te zien waarvan de waarden overeenkomen met het verzoek. Het rekenkundig gemiddelde wordt automatisch berekend op basis van de gegevens die uit de kolom zijn verzameld.

Aangepast automatisch filter in Excel 2010 geeft het, zoals gezegd, uitgebreide toegang tot filteropties. Met zijn hulp kunt u een voorwaarde instellen (bestaat uit 2 uitdrukkingen of "logische functies" OR / AND), op basis waarvan de gegevens zullen worden geselecteerd.

Tekstfilters zijn exclusief gemaakt om mee te werken tekst waarden. Hier worden de volgende parameters gebruikt voor de selectie: "Bevat", "Bevat niet", "Begint met...", "Eindigt met...", evenals "Gelijk", "Niet gelijk". Het instellen ervan lijkt veel op het instellen van een numeriek filter.

Laten we gelijktijdig filteren op toepassen verschillende parameters naar verschillende kolommen van ons rapport over magazijnprestaties. Laat “Artikelen” dus beginnen met “A”, maar in de kolom “Magazijn 1” geven we aan dat het resultaat groter moet zijn dan 25. Het resultaat van een dergelijke selectie wordt hieronder weergegeven

Het filteren kan, wanneer het niet langer nodig is, door elk van deze instellingen worden geannuleerd mogelijke manieren– gebruik de knopcombinatie “Shift+Ctrl+L”, klik op de knop “Filter” (het tabblad “Hoofd”, het grote pictogram “Sorteren en filteren”, opgenomen in de groep “Bewerken”). Of klik eenvoudigweg op de knop “Filter” op het tabblad “Gegevens”.

Natuurlijk is filteren een redelijk handig onderdeel van gegevensselectie in Excel 2010, maar soms kan het nodig zijn om een ​​meer gedetailleerde selectie van informatie te maken die simpelweg niet wordt geboden door standaardfuncties.

Laten we zeggen dat we nu moeten filteren met bepaalde toestand, wat op zijn beurt een combinatie is van voorwaarden voor het filteren van meerdere kolommen tegelijk (er kunnen er meer dan 2 zijn). In dit geval kan alleen een geavanceerd aangepast filter worden gebruikt, waarin voorwaarden kunnen worden gecombineerd met EN/OF logische functies.

Laten we een voorbeeld bekijken om de mogelijkheden van het filter beter te begrijpen. Laten we zeggen dat we een tafel hebben zoekopdrachten in de Yandex- en Google-systemen. We moeten bepalen welke van de bestaande zoekopdrachten in elk ervan een positie kleiner dan 10 heeft van deze systemen. Omdat er veel verzoeken kunnen zijn, moet u een aantal eenvoudige stappen uitvoeren.

In aparte en volledig vrije cellen kopiëren we de namen van de kolommen waarop we de gegevens gaan filteren. Zoals hierboven vermeld, zal dit “Zichtbaarheid in Yandex” en “Zichtbaarheid in Google” zijn. De namen kunnen naar aangrenzende cellen worden gekopieerd, maar we kiezen B10 en C10.

Het is onder deze cellen dat we de voorwaarden voor de komende filtering zullen invoeren. Indien het nodig is (en dit is voor ons noodzakelijk) om met beide voorwaarden tegelijk rekening te houden (dit logische functie genaamd AND), dan moeten de filtervoorwaarden op één regel worden geplaatst. Als er maar met één ding rekening moet worden gehouden (de OR-functie), dan moeten de voorwaarden op verschillende regels worden geplaatst.

Nu zoeken we naar het tabblad “Gegevens”, “Sorteren en filteren” en klikken op het kleine pictogram “Geavanceerd” en zien dit venster

Met "Geavanceerd filter" kunt u er een selecteren mogelijke opties acties - filter de lijst hier of neem de ontvangen gegevens en kopieer deze naar een andere plaats die voor u geschikt is.

In het “Bronbereik” moet u het adres opgeven (als het programma dit niet zelf doet) van het gehele bereik van cellen waarvan de gegevens moeten worden gefilterd. Dit kan worden gedaan door handmatig de vereiste adressen op te geven, of eenvoudigweg door met de muis de grenzen van de gewenste tabel te selecteren.

Het 'bereik van voorwaarden' bevat, zoals u al vermoedde, de adressen van de cellen waarin de filtervoorwaarden en kolomnamen zijn opgeslagen. Voor ons zal het “B10:C12” zijn.

Als u besluit af te wijken van het voorbeeld en de functie "resultaat kopiëren..." selecteert, moet u in de derde kolom het adres aangeven van het bereik van die cellen waar het programma de gegevens moet verzenden die de filter. We zullen dus ook deze optie selecteren en "A27:C27" specificeren.

We bevestigen het programma en als alles foutloos is verlopen en aan de opgegeven voorwaarden is voldaan, zullen we dit resultaat zien

Veel succes met je werk.

Filtratie Excel-gegevens bevat twee filters: automatisch filter en geavanceerd filter. Stel dat u een grote dataset heeft, maar uit de hele array gegevens moet bekijken of selecteren die hierop betrekking hebben specifieke datum, aan een bepaalde persoon enz. Er zijn filters hiervoor. Voor degenen die deze tool voor het eerst tegenkomen: het filter verwijdert niet, maar verbergt records die niet voldoen aan de filtervoorwaarden die u ervoor instelt.

De eerste is een autofilter, ontworpen voor het meest eenvoudige handelingen– het markeren van records met een specifieke betekenis (bijvoorbeeld alleen het markeren van alleen records gerelateerd aan LeBron James), gegevens die zich in bepaald bereik(of bovengemiddeld of top tien) of cellen/lettertypen van een bepaalde kleur (overigens erg handig). Daarom is het heel gemakkelijk te gebruiken. U hoeft alleen maar de gegevens te selecteren die u gefilterd wilt zien. Vervolgens het commando “Gegevens” / “Filter”. Op elke bovenste cel bovenste tafel Er zal een keuzelijst verschijnen, het is al gemakkelijk om elke opdracht te begrijpen, het is eenvoudig te beheersen en ik hoop dat het niet nodig is om verder uit te leggen, alleen de nuances van het gebruik van het autofilter:

1) Werkt alleen met een vast bereik. Twee verschillende lijsten Het is niet langer mogelijk om op één blad te filteren.

2) Het meeste bovenste regel de tabel krijgt automatisch een titel toegewezen en neemt niet deel aan het filteren.

3) U kunt eventuele filters toepassen verschillende kolommen, maar houd er rekening mee dat, afhankelijk van de volgorde waarin de filters worden toegepast, sommige voorwaarden mogelijk niet worden toegepast, omdat eerdere filters hebben de vereiste vermeldingen al verborgen. Er is hier geen probleem, deze vermeldingen zouden hoe dan ook verborgen zijn, maar als u meerdere sets filters wilt gebruiken, is het beter om te beginnen met de voorwaarden die het minst van toepassing zijn.

Praktische toepassing op het werk: je doorloopt bijvoorbeeld deze lijst om een ​​fout te vinden of gegevens te controleren. Nadat u het autofilter hebt toegepast, kunt u de hele tabel één voor één doorlopen, waarbij u achtereenvolgens de gegevens markeert die al zijn bekeken. De knoppen ‘Wissen’ en ‘Opnieuw toepassen’ bepalen het uiterlijk van de tabel na het toepassen van de voorwaarden. Nadat u klaar bent met het werken met de tabel, kunt u de lettertypen terugbrengen naar hun oorspronkelijke vorm zonder de gegevens zelf te wijzigen. Sommige mensen zijn trouwens in de war door het feit dat alle records in de tabel verdwijnen nadat er voorwaarden zijn toegepast. Kijk eens goed, u heeft voorwaarden gesteld waaronder er geen records zijn die aan deze voorwaarden voldoen. Het feit dat de tabel wordt gefilterd, is wanneer de tabelrijnummers blauw zijn gemarkeerd.

Laten we nu verder gaan met het geavanceerde filter. Het verschilt in meer opzichten van het autofilter fijnafstemming, maar ook een grote selectie bij het filteren van gegevens. In het bijzonder:

1) Stelt zoveel voorwaarden in als nodig is.

2) Hiermee kunt u cellen selecteren met unieke (niet-herhalende) gegevens. Dit is vaak nodig bij het werken met gegevens en de optie lost het probleem perfect op.

3) Hiermee kunt u het filterresultaat naar een aparte locatie kopiëren zonder de hoofdarray aan te raken.

Het belangrijkste verschil bij het werken met dit filter is dus dat we eerst een tabel met voorwaarden moeten opstellen. Het is gemakkelijk om te doen. De kopteksten van de hoofdtabel worden gekopieerd en geplakt op een voor ons geschikte plaats (ik stel voor boven de hoofdtabel). Er zouden zoveel rijen in deze tabel moeten zijn dat u na het definiëren van de voorwaarden niet meer in de hoofdtabel kunt komen.

Voorbeelden van voorwaarden:

1) ‘L*’ – cellen beginnend met L

2) ‘>5’ - gegevens groter dan 5

Als u rijen uit een gefilterde tabel verwijdert, worden deze verwijderd zonder de buren mee te nemen. Die. als de tabel is gefilterd en rijen 26-29 en 31-25 toont, zal het selecteren van alle rijen en het verwijderen ervan rij 30 niet verwijderen. Dit is handig; persoonlijk gebruik ik dit vaak bij het schrijven van macro's. Welk voordeel levert dit op - vaak krijgen we tabellen die in werkvorm moeten worden gebracht, d.w.z. verwijder bijvoorbeeld lege regels. Wat we doen is een filter op de tabel toepassen, waarbij alleen de rijen worden weergegeven die we niet nodig hebben, en vervolgens de hele tabel verwijderen, inclusief de koptekst. Worden verwijderd onnodige lijnen en een titel, terwijl de tabel geen spaties heeft en één bereik vormt. En een kopregel kan worden toegevoegd door eenvoudige kopieerbewerkingen vanuit een eerder voorbereid gebied. Waarom is dit belangrijk bij het schrijven van macro's? Het is niet bekend vanaf welke rij de ongewenste gegevens beginnen en het is niet duidelijk vanaf welke rij u moet beginnen met het verwijderen ervan; het verwijderen van de hele tabel helpt dit probleem snel op te lossen.

MicrosoftExcel is een alomtegenwoordig en handig spreadsheetprogramma.

Breed meer functionaliteit maken dit programma na MS Word het op een na populairste van alle kantoorprogramma's.

Het wordt gebruikt door economen, accountants, wetenschappers, studenten en vertegenwoordigers van andere beroepen die wiskundige gegevens moeten verwerken.

Een van de meest handige functies Dit programma filtert gegevens. Laten we eens kijken hoe u MS Excel-filters kunt instellen en gebruiken.

Het vinden van filters in dit programma is eenvoudig: u moet het hoofdmenu openen of gewoon de toetsen Ctrl+Shift+L ingedrukt houden.

Basisfilterfuncties in Excel:

• selectie op kleur: maakt het mogelijk om gegevens te sorteren op lettertype of opvulkleur,
• tekstfilters in Excel: hiermee kunt u bepaalde voorwaarden voor rijen instellen, bijvoorbeeld: kleiner dan, groter dan, gelijk aan, niet gelijk aan en andere, en logische voorwaarden instellen - en, of,
• numerieke filters: sorteer op numerieke criteria, bijvoorbeeld onder het gemiddelde, top 10 en andere,
• handmatig: selectie kan worden uitgevoerd volgens zelfgekozen criteria.

Ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Het is noodzakelijk om de tabel te selecteren en de sectie met filters in het menu te selecteren, en vervolgens op te geven op basis van welk criterium de gegevens zullen worden gefilterd.

Hoe u een geavanceerd filter in Excel gebruikt - hoe u dit instelt

Het standaardfilter heeft aanzienlijk nadeel— om te onthouden welke selectiecriteria zijn gebruikt, moet u het menu openen. En dit is nog lastiger als er meer dan één criterium is gespecificeerd. Vanuit dit oogpunt is een geavanceerd filter handiger, dat in een aparte tabel boven de gegevens wordt weergegeven.

VIDEO-INSTRUCTIES

Instelprocedure:

1. Maak een tabel met gegevens voor verder werk met haar. Het mag niet bevatten lege regels.
2. Maak een tabel met selectievoorwaarden.
3. Start een geavanceerd filter.

Laten we een voorbeeldopstelling bekijken.
We hebben een tabel met de kolommen Product, Aantal en Prijs.

U moet bijvoorbeeld rijen sorteren waarvan de productnaam begint met het woord 'Nagels'. Verschillende rijen vallen onder deze voorwaarde.

De tabel met voorwaarden wordt in de cellen A1:A2 geplaatst. Het is belangrijk om de naam aan te geven van de kolom waar de selectie zal plaatsvinden (cel A1) en het woord voor selectie zelf - Nagels (cel A2).

Het handigst is om hem boven de gegevens of aan de zijkant te plaatsen. Daaronder is het ook niet verboden, maar het is niet altijd handig, omdat het van tijd tot tijd nodig kan zijn om toe te voegen extra lijnen. Laat ten minste één lege regel tussen de twee tabellen inspringen.

Dan moet u:

1. selecteer een van de cellen,
2. open “Geavanceerd filter” door het pad te volgen: Gegevens – Sorteren en filteren – Geavanceerd,
3. controleer wat er is opgegeven in het veld "Origineel bereik" - de hele tabel met informatie zou daar naartoe moeten gaan,
4. in het "Bereik van voorwaarden" moet u de waarden van de cellen met de selectievoorwaarde instellen, in in dit voorbeeld dit is het bereik A1:A2.

Nadat u op de knop “OK” hebt geklikt, vindt de selectie plaats noodzakelijke informatie, en alleen rijen met met het juiste woord, in ons geval is het “Nails”. De nummers van de resterende lijnen worden gekleurd blauw. Om een ​​opgegeven filter te annuleren, drukt u eenvoudigweg op CTRL+SHIFT+L.

Het is ook eenvoudig om een ​​filter in te stellen voor regels die het exacte woord "Nails" bevatten, zonder hoofdlettergevoelig te zijn. In het bereik B1:B2 plaatsen we een kolom met het nieuwe selectiecriterium, waarbij we niet vergeten de kop aan te geven van de kolom waarin de screening zal worden uitgevoerd. In cel B2 moet u de volgende formule = "= Nagels" invoeren.

• selecteer een tabelcel,
• open “Geavanceerd filter”,
• controleer of de gehele tabel met gegevens is opgenomen in het “Bronbereik”,
• geef in het "Bereik van omstandigheden" B1:B2 aan.

Nadat u op “OK” hebt geklikt, worden de gegevens eruit gefilterd.

Dit zijn de meeste eenvoudige voorbeelden werken met filters in excel. In de geavanceerde versie is het handig om andere selectievoorwaarden in te stellen, bijvoorbeeld screening met de parameter “OR”, screening met de parameter “Nails” en een waarde in de kolom “Aantal” >40.

Informatie in de tabel kan worden gefilterd op kolommen: één of meer. Laten we eens kijken naar het voorbeeld van een tabel met de kolommen “Plaats”, “Maand” en “Verkoop”.

Voorbeeld 1

Als u gegevens wilt filteren op kolom met plaatsnamen erin alfabetische volgorde, moet u een van de cellen van deze kolom selecteren, "Sorteren" en "Filter" openen en de optie "AY" selecteren. Als gevolg hiervan wordt de informatie weergegeven, rekening houdend met de eerste letter van de stadsnaam.

Om informatie te verkrijgen via het omgekeerde principe, moet u de parameter "YA" gebruiken.

Voorbeeld 2

Het is noodzakelijk om informatie per maand uit te filteren, en ook de stad met een groot verkoopvolume moet in de tabel staan ​​boven de stad met een lager verkoopvolume. Om het probleem op te lossen, moet u de optie “Sorteren” selecteren in “Sorteren en filteren”. In het instellingenvenster dat verschijnt, geeft u “Sorteren op” - “Maand” op.

Vervolgens moet u een tweede sorteerniveau toevoegen. Om dit te doen, moet u in "Sorteren" - "Niveau toevoegen" selecteren en de kolom "Verkoop" opgeven. In de instellingenkolom “Bestelling” selecteert u “Aflopend”. Nadat u op “OK” hebt geklikt, worden de gegevens geselecteerd volgens de opgegeven parameters.

VIDEO-INSTRUCTIES

Waarom filters mogelijk niet werken in Excel

Gebruikers hebben vaak moeite met het werken met tools zoals filters. Meestal worden ze geassocieerd met overtreding van de regels voor het gebruik van bepaalde instellingen.

Het probleem met het datumfilter is een van de meest populaire. Treedt op na het downloaden van gegevens van boekhoudsysteem als een array. Wanneer u rijen probeert te filteren op een kolom die datums bevat, wordt er niet gefilterd op datum, maar op tekst.

Oplossing:

1. selecteer de datumkolom,
2. open Excel-tabblad in het hoofdmenu,
3. Selecteer de knop "Cellen" en selecteer de optie "Tekst naar datum converteren" in de vervolgkeuzelijst.

Populaire gebruikersfouten bij het werken met dit programma zijn onder meer:

• gebrek aan kolomkoppen (zonder deze zullen filteren, sorteren en een aantal andere belangrijke parameters niet werken),
• de aanwezigheid van lege rijen en kolommen in de tabel met gegevens (dit verwart het sorteersysteem; Excel beschouwt de informatie als twee verschillende tabellen die onafhankelijk van elkaar zijn),
• plaatsing van meerdere tabellen op één pagina (het is handiger om elke tabel op een apart blad te plaatsen),
• plaatsing in meerdere kolommen met gegevens van hetzelfde type,
• plaatsing van gegevens op meerdere bladen, bijvoorbeeld per maand of jaar (de hoeveelheid werk kan onmiddellijk worden vermenigvuldigd met het aantal bladen met informatie).

En nog één kritische fout, waardoor u de mogelijkheden van Excel niet volledig kunt benutten, is het gebruik van een product zonder licentie.

Garandeer het correcte werk Dat kan niet, en bovendien zullen er voortdurend fouten verschijnen. Als u van plan bent te gebruiken dit hulpmiddel het verwerken van wiskundige informatie op een voortdurende basis, koop de volledige versie van het programma.

Soms kunnen tabellen een behoorlijk grote hoeveelheid gegevens bevatten, en deze gegevens worden vaak in de vorm van een lijst gepresenteerd. In dit geval zijn hulpmiddelen zoals het sorteren van lijsten en het filteren ervan zeer nuttig. De lijst moet echter op een bepaalde manier zijn opgemaakt, anders werken de sorteer- en filterhulpmiddelen niet.

Normaal gesproken bestaat een lijst uit records (rijen) en velden (kolommen). De kolommen moeten hetzelfde type gegevens bevatten. De lijst mag geen lege rijen of kolommen bevatten. Als er koppen in de lijst staan, moeten deze anders worden opgemaakt dan de rest van de lijstelementen.

Lijsten sorteren

Het sorteren of rangschikken van lijsten maakt het veel gemakkelijker om informatie te vinden. Na het sorteren worden de records weergegeven in de volgorde die wordt bepaald door de kolomwaarden (alfabetisch, oplopend/aflopend op basis van prijs, etc.).

Maak een korte lijst om mee te oefenen.

Selecteer het.

Klik op de knop "Sorteren en filteren" op het paneel "Bewerken" banden "Thuis".

Selecteer "Sorteren van A tot Z". Onze lijst wordt gesorteerd op de eerste kolom, d.w.z. volgens het volledige naamveld.

Als u de lijst op meerdere velden moet sorteren, dan is het item hiervoor bedoeld .

Complex sorteren omvat het ordenen van gegevens over meerdere velden. Via de knop kunt u velden toevoegen .

Als gevolg hiervan wordt de lijst gesorteerd op basis van parameters instellen complexe sortering.

Als u een veld moet sorteren op een standaard manier, dan is het menu-item hiervoor bedoeld "Aangepaste lijst.." vervolgkeuzelijst "Volgorde".

Met de knoppen kunt u de sorteerniveaus verplaatsen "Omhoog" En "Omlaag".

We mogen het niet vergeten contextmenu. Hieruit kunt u ook de sortering van de lijst configureren. Bovendien zijn er zulke interessante sorteeropties die verband houden met de selectie van een of ander element van de tabel.

Het belangrijkste verschil tussen filteren en ordenen is dat tijdens het filteren records die niet aan de selectievoorwaarden voldoen tijdelijk worden verborgen (maar niet verwijderd), terwijl bij het sorteren alle records in de lijst worden getoond en alleen hun volgorde verandert.

Er zijn twee soorten filters: regulier filter(het wordt ook wel een autofilter genoemd) en geavanceerd filter.

Om een ​​autofilter toe te passen, klikt u op dezelfde knop als bij het sorteren - "Sorteren en filteren" en selecteer "Filter"(uiteraard moet hiervoor een celbereik worden geselecteerd).

Er verschijnen knoppen met pijlen in de lijstkolommen, door erop te klikken kunt u de filterparameters configureren.

Velden waarvoor een filter is ingeschakeld, worden weergegeven met een trechterpictogram. Als u de muisaanwijzer over zo’n trechter beweegt, wordt de filtervoorwaarde getoond.

De paragraaf is bedoeld om complexere selectievoorwaarden te creëren "Tekstfilters" of "Numerieke filters" . In het raam "Aangepast automatisch filter" u moet de uiteindelijke filtervoorwaarden configureren.

Wanneer u een geavanceerd filter gebruikt, worden de selectiecriteria op het werkblad gespecificeerd.

Om dit te doen, moet u het volgende doen.

Kopieer en plak naar vrije ruimte lijstkop.

Geef in de betreffende velden de filtercriteria op.

Voor het gemak van het werken met grote hoeveelheden gegevens in tabellen, moeten ze voortdurend volgens een bepaald criterium worden georganiseerd. Bovendien is voor specifieke doeleinden soms niet de hele data-array nodig, maar alleen individuele rijen. Om niet in de war te raken door de enorme hoeveelheid informatie, zou het daarom een ​​rationele oplossing zijn om de gegevens te ordenen en uit andere resultaten te filteren. Laten we kijken hoe u gegevens in Microsoft Excel kunt sorteren en filteren.

Sorteren is een van de meest voorkomende handig gereedschap wanneer u in Microsoft Excel werkt. Hiermee kunt u de tabelrijen in alfabetische volgorde rangschikken, op basis van de gegevens in de kolomcellen.

U kunt gegevens in Microsoft Excel sorteren met behulp van de knop “Sorteren en filteren”, die zich op het tabblad “Start” op het lint in het gereedschapsblok “Bewerken” bevindt. Maar eerst moeten we op een cel van de kolom klikken waarop we gaan sorteren.

In de onderstaande tabel moeten werknemers bijvoorbeeld alfabetisch worden gesorteerd. Ga naar een cel in de kolom "Naam" en klik op de knop "Sorteren en filteren". Om namen alfabetisch te sorteren, selecteert u “Sorteren van A tot Z” in de lijst die verschijnt.

Zoals u kunt zien, bevinden alle gegevens in de tabel zich volgens alfabetische lijst achternamen

Om in omgekeerde volgorde te sorteren, selecteert u in hetzelfde menu de knop Sorteren van Z naar A.

De lijst wordt in omgekeerde volgorde opnieuw opgebouwd.

Opgemerkt moet worden dat dit type sortering alleen wordt aangegeven wanneer tekstformaat gegevens. Bij een getalformaat wordt de sortering bijvoorbeeld gespecificeerd als “Van minimum naar maximum” (en vice versa), en bij een datumformaat – “Van oud naar nieuw” (en vice versa).

Aangepaste sortering

Maar, zoals we zien, wanneer gespecificeerde typen sorteer op één waarde, gegevens die de namen van dezelfde persoon bevatten, worden in willekeurige volgorde binnen een bereik gerangschikt.

Wat als we namen alfabetisch willen sorteren, maar er bijvoorbeeld voor willen zorgen dat de gegevens op datum worden gesorteerd als de naam overeenkomt? Om dit te doen, en om enkele andere functies te gebruiken, allemaal in hetzelfde menu "Sorteren en filteren", moeten we naar het item "Aangepast sorteren..." gaan.

Hierna wordt het venster met sorteerinstellingen geopend. Als uw tabel kopteksten heeft, zorg er dan voor dat er in dit venster een vinkje staat naast de optie “Mijn gegevens bevatten kopteksten”.

Geef in het veld "Kolom" de naam op van de kolom waarop de sortering zal worden uitgevoerd. In ons geval is dit de kolom ‘Naam’. Het veld “Sorteren” geeft aan op welk type inhoud wordt gesorteerd. Er zijn vier opties:

• Waarden;
• Celkleur;
• Letterkleur;
• Celpictogram.

Maar in de overgrote meerderheid van de gevallen wordt het item ‘Waarden’ gebruikt. Het is standaard ingesteld. In ons geval zullen we dit specifieke punt ook gebruiken.

In de kolom ‘Volgorde’ moeten we aangeven in welke volgorde de gegevens worden gerangschikt: ‘Van A tot Z’ of omgekeerd. Selecteer de waarde “Van A tot Z”.

We hebben dus sortering op een van de kolommen ingesteld. Om de sortering op een andere kolom te configureren, klikt u op de knop “Niveau toevoegen”.

Er verschijnt nog een reeks velden, die moeten worden ingevuld om op een andere kolom te kunnen sorteren. In ons geval volgens de kolom "Datum". Omdat het datumformaat in deze cellen is ingesteld, stellen we in het veld “Order” de waarden niet “Van A tot Z”, maar “Van oud naar nieuw” of “Van nieuw naar oud” in.

Op dezelfde manier kunt u in dit venster, indien nodig, de sortering op andere kolommen in volgorde van prioriteit configureren. Wanneer alle instellingen zijn voltooid, klikt u op de knop "OK".

Zoals u kunt zien, zijn alle gegevens in onze tabel nu allereerst gesorteerd op werknemersnaam en vervolgens op betalingsdatums.

Maar dat zijn niet alle mogelijkheden van aangepaste sortering. Indien gewenst kunt u in dit venster het sorteren niet op kolommen, maar op rijen configureren. Om dit te doen, klikt u op de knop "Opties".

In het venster met sorteeropties dat wordt geopend, verplaatst u de schakelaar van de positie 'Bereikrijen' naar de positie 'Bereikkolommen'. Klik op de knop "OK".

Nu kunt u, naar analogie van het vorige voorbeeld, gegevens invoeren om te sorteren. Voer de gegevens in en klik op de knop “OK”.

Zoals u kunt zien, zijn de kolommen hierna van plaats gewisseld, volgens de ingevoerde parameters.

Voor onze tabel, als voorbeeld, is het sorteren door de locatie van de kolommen te wijzigen natuurlijk niet bijzonder nuttig, maar voor sommige andere tabellen kan dit type sortering zeer geschikt zijn.

Filter

Bovendien beschikt Microsoft Excel over een gegevensfilterfunctie. Hiermee kunt u alleen de gegevens zichtbaar laten die u nodig acht, en de rest verbergen. Indien nodig kunnen verborgen gegevens altijd worden teruggezet naar de zichtbare modus.

Om deze functie te gebruiken, gaat u in een willekeurige cel in de tabel staan ​​(bij voorkeur in de koptekst) en klikt u opnieuw op de knop "Sorteren en filteren" in het gereedschapsblok "Bewerken". Maar deze keer selecteert u in het menu dat verschijnt het item "Filter". U kunt ook eenvoudigweg op de toetsencombinatie Ctrl+Shift+L drukken in plaats van deze acties.

Zoals u kunt zien, verschijnt in de cellen met de namen van alle kolommen een pictogram in de vorm van een vierkant, waarin een omgekeerde driehoek is ingeschreven.

Klik op dit icoontje in de kolom waarop we gaan filteren. In ons geval hebben we besloten om op naam te filteren. We hoeven bijvoorbeeld alleen de gegevens van de Nikolaev-medewerker achter te laten. Daarom verwijderen wij de vinkjes bij de namen van alle overige medewerkers.

Wanneer de procedure is voltooid, klikt u op de knop "OK".

Zoals u kunt zien, blijven alleen de rijen met de naam van Nikolaevs werknemer in de tabel staan.

Laten we de taak ingewikkelder maken en in de tabel alleen de gegevens achterlaten die betrekking hebben op Nikolaev voor het derde kwartaal van 2016. Om dit te doen, klikt u op het pictogram in de cel "Datum". In de lijst die wordt geopend, schakelt u de maanden “Mei”, “Juni” en “Oktober” uit, aangezien deze niet tot het derde kwartaal behoren, en klikt u op de knop “OK”.

Zoals u ziet, blijven alleen de gegevens over die we nodig hebben.

Om een ​​filter voor een specifieke kolom te verwijderen en verborgen gegevens weer te geven, klikt u opnieuw op het pictogram in de cel met de titel van deze kolom. In het menu dat wordt geopend, klikt u op het item "Filter verwijderen uit...".

Als u het filter voor de tabel als geheel opnieuw wilt instellen, klikt u op de knop "Sorteren en filteren" op het lint en selecteert u het item "Wissen".

Als u het filter volledig wilt verwijderen, selecteert u, net als bij het starten, het item "Filter" in hetzelfde menu, of typt u de sneltoets Ctrl+Shift+L.

Bovendien moet worden opgemerkt dat nadat we de functie "Filter" hebben ingeschakeld en u op het overeenkomstige pictogram in de cellen van de tabelkop klikt, de sorteerfuncties die we hierboven hebben besproken beschikbaar komen in het menu dat verschijnt: "Sorteren van A tot Z”, “Sorteer van Z tot A” en “Sorteer op kleur”.

Slimme tafel

Sorteren en filteren kan ook worden geactiveerd door van het gegevensgebied waarmee u werkt een zogenaamde “smart table” te maken.

Er zijn twee manieren om een ​​slimme tabel te maken. Om de eerste te gebruiken, selecteert u het volledige tabelgebied en klikt u op het tabblad "Home" op de knop "Formatteren als tabel" op het lint. Deze knop bevindt zich in het gereedschapsblok “Stijlen”.

Hierna wordt een dialoogvenster geopend waarin u de tabelcoördinaten kunt wijzigen. Maar als u het gebied eerder correct hebt geselecteerd, hoeft u niets anders te doen. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat er een vinkje staat naast de parameter 'Tabel met headers'. Klik vervolgens gewoon op de knop "OK".

Als u besluit de tweede methode te gebruiken, moet u ook het hele tabelgebied selecteren, maar ga deze keer naar het tabblad "Invoegen". Terwijl u hier bent, klikt u op het lint in het gereedschapsblok "Tabellen" op de knop "Tabel".

Hierna wordt, net als de vorige keer, een venster geopend waarin u de coördinaten van de tafelplaatsing kunt aanpassen. Klik op de knop "OK".

Ongeacht welke methode je gebruikt om een ​​“slimme tabel” aan te maken, je zult eindigen met een tabel in de headercellen waarvan de filterpictogrammen die we eerder beschreven al geïnstalleerd zijn.

Wanneer u op dit icoon klikt, zijn dezelfde functies beschikbaar als wanneer u het filter op de standaard manier start via de knop “Sorteren en filteren”.

Zoals u kunt zien, kunnen sorteer- en filterhulpmiddelen, mits correct gebruikt, het werken met tabellen veel gemakkelijker maken voor gebruikers. Speciaal actuele kwestie het gebruik ervan wordt mogelijk als de tabel zeer bevat grote reeks gegevens.