Современные виртуальные телефонные сети дают больше возможностей, чем физические. Какие плюсы и минусы ждут компанию с виртуальной АТС?

Что такое виртуальная АТС

Виртуальная АТС – сервис маршрутизации звонков, родившийся из потребностей современной компании. Особенно он актуален сейчас. Компании не нужно содержать дорогостоящее оборудование, приобретать дополнительное программное обеспечение, нанимать людей для управления локальной АТС и решения проблем.

Виртуальная АТС отличается от физического оборудования только тем, что её мощности находятся на удалённых серверах. Все остальные функции, присущие этому оборудованию, исполняются в полной мере. Каждый сотрудник сможет принимать вызовы и звонить в любую точку мира. Руководитель получит оперативно обновляемый отчёт-статистику о телефонных операциях.

Преимущества виртуальной АТС – быстро развёртывается, не требует деньги на техническое содержание, экономит силы, время и бюджет. С недостатками сложнее. Минус, актуальный исключительно для пользователей SIP-телефонии – необходимость подключения к интернету. Все остальные могут настроить систему даже без интернета. Например, позвонить в техническую поддержку и сказать, на какой номер мобильного нужно сделать переадресацию. И всё.

В качестве недостатка в сравнении с физической АТС можно упомянуть ограниченную, хоть и высокую гибкость таких систем. Что с ней не делай, лично вашей она не станет никогда. Момент тоже неоднозначный. Требуется ли дополнительное оборудование в офисе, за которым нужно будет следить самостоятельно и оплачивать обслуживание? Вопрос в большинстве компаний будет риторическим.

Каждый желающий может за 15 минут подключиться к виртуальной АТС и в кратчайшие сроки развернуть эту систему у себя в компании. Есть смысл подробнее рассмотреть преимущества виртуальной АТС перед физической. И начинать строить телефонию в компании прямо с неё, обеспечив себе безоблачное будущее в дальнейшем, в том числе при необходимости расширения офисов и открытия новых филиалов.

Чем полезна виртуальная АТС?

1. Быстрое подключение

Больше не зависишь от подрядчика, его совести, особенностей оборудования и офисного помещения. Развёртывание обычной АТС в офисе может растянуться на несколько дней, а то и недель. А для подключения к виртуальной АТС достаточно 15 минут – выбираешь телефонный номер и тарифный план. Затем понадобится добавить в систему сотрудников, настроить схему приема звонков – и можно приступать.

2. Сокращение затрат

Техническое обслуживание обычной АТС стоит недёшево. Некоторые компании держат отдельных сотрудников, занимающихся решением технических проблем, и платят им зарплату. Содержание же «облачной» АТС ложится на плечи провайдера сервиса. Твои сотрудники просто пользуются системой и не отвлекаются на настройки и любые нештатные ситуации (так как их решат удалённо).

3. Масштабируемость

Виртуальная АТС не зависит от технических ограничений, присущих физическому оборудованию. Подключается только то, что нужно. Остальное безболезненно отключается. Если требуется, можно добавить любое количество телефонных номеров и внутренних абонентов, дополнительные функции. На всё про всё уходит несколько минут, что немыслимо с физическим оборудованием.

4. Отсутствие проводов, не нужна телефонная линия

С виртуальной АТС не нужно прокладывать провода, зависеть от оборудования в офисе и так далее. Всё ложится на плечи программного обеспечения и удалённого, облачного сервиса. Заодно офис будет выглядеть аккуратнее.

5. Объединение офисов и филиалов в единую сеть

Актуальный момент для компаний с региональными офисами. Виртуальная АТС работает на основе облачных технологий и поэтому доступна в едином виде из любой точки мира. Клиенты такой АТС могут объединять несколько своих офисов в единую телефонную сеть с общим внешним номером и внутренней нумерацией. И тогда получаем полный контроль: звонки, статистика, информация со всех филиалов доступны в одном месте.

6. Быстрый переезд

Меняя офис, я как руководитель или сотрудник смогу оставить свой телефонный номер. Он указан на всех рекламных материалах, на моих визитках и в Интернете – и я не потеряю ни одного клиента, ни одного звонка, даже если уеду в другой город.

7. Интеграция с CRM

Каждый звонок имеет цель. Чтобы отслеживать результативность, держать руку на пульсе и повышать эффективность каждого разговора, виртуальная АТС может интегрироваться с современными CRM-системами. Все звонки пройдут через базу, обнажив достоинства и недостатки работоспособности каждого сотрудника или отдела.

Есть поставщики виртуальных АТС, разрабатывающие собственные CRM. Тогда интеграция доступна «из коробки», к ней не нужно привлекать разработчиков или доплачивать за дополнительные модули. Вариантов полно.

8. Оперативное онлайн-обслуживание и решение проблем

Никаких «знакомых айтишников», которые якобы заедут на неделе. Проблемы виртуальной АТС решаются быстро и централизованно, в большинстве случаев без участия руководителя или сотрудников компании-клиента. Круглосуточная техническая поддержка дежурит на телефоне и принимает заявки на электронную почту. Это современный стандарт качества и одно из преимуществ действительно хороших сервисов ВАТС.

По особенностям виртуальной АТС нас консультировала компания MANGO OFFICE , лидер на своём рынке. Она обслуживает более 30 тысяч клиентов в пятнадцати регионах России.

MANGO OFFICE предлагает полное сопровождение своих клиентов 24/7: от помощи в развёртывании сервиса до опционального приобретения физического оборудования, настроенного и протестированного специалистами компании – например, телефонных аппаратов для удобной работы сотрудников с Виртуальной АТС.

MANGO OFFICE также предоставляет 100-канальные номера без дополнительной платы за каналы. По сути, все их номера являются 100-канальными – и это на фоне конкурентов, многие из которых бесплатно дадут не больше десятка каналов на номер и заставят доплачивать за расширение.

Первичная настройка Виртуальной АТС

Процесс развёртывания системы универсален для всех компаний. Вначале регистрируемся, вносим деньги на счёт и выбираем тариф обслуживания. Есть варианты для малых, средних и крупных компаний.

1. После подключения добавляем виртуальные аккаунты для сотрудников. Указываем ФИО, личные контакты (чем больше, тем лучше) – и на выходе настраиваем внутренний номер и выбираем исходящий (один из подключенных вами внешних номеров), который определится у вызываемого абонента.

Чтобы использовать Виртуальную АТС через специальные приложения-«софтфоны» или настольные IP-телефоны, не забываем сделать сотрудникам учётную запись SIP . Это необходимый этап, если сотруднику нужно получать и совершать звонки с iPhone.

Созданные аккаунты можно отредактировать в подробностях, открыв профиль сотрудника.

2. Создав аккаунт для каждого сотрудника, рекомендую организовать их в группы для правильного распределения звонков. Например, для отдела продаж. Создаете для него группу с соответствующим названием.

Одно из преимуществ организации сотрудников в группы – возможность перераспределять звонки по определённым алгоритмам. У каждого из них есть свои плюсы и минусы, которые подробно расписаны во всплывающем окне.

Алгоритмы привязаны к решению распространённых задач, присущих типичным группам. Например, последовательный режим отлично подойдет для продаж сложных продуктов: сначала звонок поступит наиболее компетентному сотруднику, если он не возьмет трубку – следующему по квалификации и так далее. Задать правильный для каждой группы алгоритм очень легко, а экспериментируя с ними, можно собрать интересную статистику по работе сотрудников, на основе которой улучшаешь качество обслуживания и конверсию звонков в продажи.

3. После создания групп приступаем к персонализации телефонной линии. Для этого создается схема приёма звонков . К примеру, в рабочее время будет проигрываться одно приветствие для звонящих клиентов, а в нерабочее – другое (сообщающее, что сейчас в офисе никого нет и когда можно перезвонить).

В схеме приёма звонков также указывается, на кого и в каких случаях переадресуются входящие вызовы. Например, днём с клиентами работает один отдел, а ночью – другой, удалённый.

Схема настраивается чуть дольше, но именно она позволяет довести все операции со звонками (и клиентами) до практически полного автоматизма. Для ускорения процесса каждый пункт меню сопровождается справкой, написанной на простом и понятном языке.

Вот и всё: в компании появилась многоканальная телефонная линия, покрывающая потребности в связи с клиентами, внешним миром и внутри компании. Всё в онлайне. На данном этапе можно работать без физического оборудования вообще, просто задаём сотрудникам номера, логины SIP и просим их установить софтфоны.

Одно из главных преимуществ сервиса MANGO OFFICE, как и виртуальной АТС в целом – возможность добавления дополнительных функций. Среди них чёрный и белый списки, конференц-связь как внутри компании, так и с внешними абонентами, запись и прослушивание разговоров для контроля эффективности и решения проблем, голосовая почта и поддержка приема/отправки факса через Интернет.

Система собирает подробную статистику звонков и историю вызовов, с которой руководители отделов могут быстро оценивать эффективность работы сотрудников, их загруженность и многое другое – например, эффективность рекламных кампаний .

Используем Виртуальную АТС на iPhone

Для работы с виртуальной АТС на iPhone и любых других устройствах/операционных системах используются специальные приложения-«софтфоны» . Это программы, подключающиеся к серверам АТС, позволяющие совершать и принимать звонки на любых устройствах в удобном, простом и понятном интерфейсе. Они необходимы для сотрудников, которые решают рабочие проблемы вне офиса, со смартфона на ходу и так далее.

Полный список таких программ можно найти на специальном сайте-справочнике MANGO Telecom . Там есть варианты для всех операционных систем, в том числе и мобильных, а также доступны инструкции по настройке каждого из них.

Попробовав несколько приложений из App Store, я остановился на программе Linphone : на мой взгляд, она имеет самый приятный и понятный интерфейс. В любой «софтфон» необходимо ввести данные SIP-аккаунта, который вы назначаете на начальном этапе первичной настройки.

Чем крупнее компания, тем больше у неё возникает затруднений, которые неведомы организациям поменьше. И далеко не всегда это связано с ведением бизнеса. Виртуальная АТС раньше многими воспринималась как продукт для небольших компаний, но сейчас представление меняется. Средние и крупные предприятия всё шире применяют виртуальные АТС, но попутно им приходится решать довольно нетривиальные задачи - например, как в коммуникационную среду под управлением виртуальной АТС поместить профили сотрудников и, самое главное, поддерживать их в актуальном состоянии? Ведь когда в штате компании несколько сотен или тысяч человек, занесение и постоянную актуализацию их карточек вручную нельзя расценивать иначе как наказание. Чтобы облегчить нашим клиентам жизнь, мы внедрили в виртуальную АТС MANGO OFFICE поддержку протокола LDAP .

Обычно покупка виртуальной АТС связана с заменой существующей связи. И, конечно, встает вопрос, как включить облачные коммуникации в бизнес-инфраструктуру, как настроить единый интерфейс для сотрудников, чтобы они сразу могли эффективно выполнять свои задачи уже на новой телефонии.

И вот здесь на помощь приходит LDAP. Этот протокол поддерживается в некоторых CRM, но среди виртуальных АТС до недавнего времени он не встречался. Однако несомненно был бы полезен, поскольку не только заметно упрощает, но и ускоряет переход на виртуальную АТС - особенно, когда в компании большое количество сотрудников. Виртуальная АТС MANGO OFFICE первой получила поддержку LDAP.

Простота настройки

С помощью LDAP можно с легкостью сохранять в актуальном состоянии существующую базу сотрудников: ФИО, должность, отдел, номер телефона, e-mail. Для этого не нужно устанавливать никакое дополнительное ПО, не нужно импортировать таблицы Excel, не нужно ничего заносить в систему руками. Достаточно один раз настроить интеграцию виртуальной АТС со службой каталогов через LDAP - и профили всех сотрудников будут импортированы с нужными правами. Будут также импортированы (или созданы) короткие номера, автоматически сгенерируются учётные записи SIP и после этого можно настраивать правила переадресации входящих вызовов.

MANGO OFFICE поддерживаем все виды LDAP-серверов под любые ОС, в том числе Microsoft Active Directory и популярный открытый сервер Open LDAP. То есть компания, использующая, к примеру, Microsoft Outlook, может пользоваться и преимуществами быстрого экспорта в виртуальную АТС, и простой синхронизацией данных.

Непосредственно в виртуальной АТС можно задавать сотрудникам роли с соответствующими правами доступа. Разрабатывая систему ролей, мы постарались учесть все потребности среднего и крупного бизнеса, дав возможность настраивать права пользователей в самых широких пределах.

С помощью LDAP роли можно быстро перенести в виртуальную АТС и управлять ролями через единый интерфейс, не занимаясь этим в разных базах данных по отдельности. После подключения виртуальной АТС достаточно один раз настроить сотрудникам в соответствии с их должностями права доступа к различной функциональности виртуальной АТС - телефонии, коллтрекингу, отчетам, прослушиванию записей разговоров и пр. А когда придёт новый сотрудник или у действующего специалиста поменяется должность, достаточно изменить его роль на LDAP-сервере, и соответствующие изменения прав доступа автоматически применятся в виртуальной АТС.

Особенно удобно, что от администратора не требуется актуализировать данные в виртуальной АТС, они синхронизируются автоматически. Когда в исходной БД удаляют или добавляют сотрудника, изменяют данные, все нововведения подтягиваются в облачную АТС без участия администратора.

Проектируя поддержку LDAP, мы учитывали пожелания сисадминов. К примеру, реализовали настройку соответствия полей, потому что в разных базах данных поля могут называться по-разному. Кроме того, многие админы вносят в базы дополнительные поля. А благодаря настройкам соответствия обеспечивается полная совместимость нашего LDAP с разными базами данных и разными форматами LDAP-серверов. Также MANGO OFFICE поддерживает LDAP-фильтры и отдельное поле для фильтров корня каталога.

Кроме того, мы реализовали гибкую систему правил синхронизации. Можно указать, какие именно поля необходимо синхронизировать с виртуальной АТС, а также задать принципы создания и перезаписи полей.

Безопасность

Защита информации - один из приоритетов при внедрении поддержки LDAP. Во многих компаниях существуют строгие регламенты безопасности, поэтому открывать LDAP-сервер для доступа облачных систем зачастую не рекомендуется. Мы применяем для защиты данных LDAPS -версию обмена данных с шифрованием SSL.

Заключение

Поддержка LDAP заметно упрощает процесс интеграции облачной бизнес-телефонии в инфраструктуру компании, в систему прав доступа. С помощью LDAP можно быстро импортировать базу сотрудников в виртуальную АТС, управлять учетными данными и разграничивать доступ сотрудников к информации.

VoIP (Voice over Internet Protocol) – это почти то же самое, что и IP телефония.
Разница только в том, что голос можно передавать не только для телефонной связи, но и с другой целью: в системах видеонаблюдения, оповещения и т.д.

Интернет телефония.
Это наиболее часто встречающийся вариант IP телефонии, когда в качестве IP сети для передачи голоса используется интернет. Но иногда для передачи голоса используются и другие сети, например, внутренняя корпоративная IP сеть.

SIP-телефония – это IP-телефония в которой для управления сеансами связи используется протокол SIP.
Сегодня SIP самый распространенный протокол, используемый сервис-провайдерами IP телефонии. Поэтому операторы связи часто называют свои услуги SIP телефонией.

IP АТС.
Это офисная АТС, разработанная на основе технологий VoIP. IP PBX может быть железной коробкой, висящей на стене в офисе, ПО, запущенным на корпоративном сервере, либо виртуальной АТС

Hosted АТС.
Это АТС (обычно программная), работающая в дата-центре сервис-провайдера. Для бизнеса это почти то же самое, что виртуальная (облачная) АТС. Но все же модель предоставления услуги немного отличается. Может отсутствовать виртуализация и совместное использование вычислительных ресурсов, а иногда даже ограниченное участие оператора в обслуживании АТС. На практике это может отразиться на стоимости владения АТС и масштабируемости.

Виртуальная (облачная) АТС.
IP АТС, предоставляемая оператором как сервис. Это наиболее удобный способ организации телефонии для малого бизнеса.

Манго Телеком - поставщик облачной телефонии. То есть Вы можете приобрести в данном сервисе виртуальные номера телефонов и нужное оборудование, например, SIP-телефоны: http://www.mango-office.ru/shop/devices/wired-sip-phones

Интеграция с сервисом телефонии Манго Телеком позволяет:

• Получать уведомления непосредственно в админке магазина о входящем звонке и сразу открыть карточку звонящего клиента.
• В админке магазина просматривать журнал вывозов с возможность прослушать запись разговора.
• Обрабатывать пропущенные вызовы.
• Бесплатно подключенить виджет “Перезвоним через 30 сек”

Настройку модуля интеграции Манго Телеком и сайт нужно начинать только после того, как Вы уже успешно пользуетесь телефонией Манго Телеком, т.е. Вы уже приобрели номер телефона, настроили виртуальную АТС со схемой распределения звонков, приобрели и настроили нужное оборудование или используете программный телефон, и успешно можете принимать и осуществлять звонки.

Прежде чем приступить к настройке, необходимо завести личный кабинет по адресу http://www.mango-office.ru/

Рисунок 1.

Рисунок 2.

Для дальнейшей настройки необходимо в личном кабинете приобрести услугу "Подключение по API", которая сделает возможной интеграцию с интернет-магазином.

Рисунок 3.

Для того чтобы использовать SIP-телефонию, нет необходимости покупать дорогостоящее SIP-оборудование. Достаточно скачать программный телефон (например PhonerLite), подключить к компьютеру гарнитуру (наушники с микрофоном). Гарнитура по возможности должна быть хорошего качества с функцией шумоподавления, к ним можно отнести https://market.yandex.ru/product/7747420

В данном случае качество связи будет аналогичным дорогим стационарным SIP-телефонам.

Настройка модуля

1. Перейдите в панель администрирования магазина, пункт меню "Настройки - IP-телефония".

2. В выпадающем списке выберите оператора связи - Манго Телеком.

Рисунок 4.

Получение данных для интеграции:

Рисунок 5.

Рисунок 6.

Рисунок 7.

Также на рисунке 6 показана строка “Адрес API Виртуальной АТС”, прописываем ее в настройках в панели администрирования.

Интеграция с PhonerLite - если поставить галочку в данном поле, то звонки можно будет принимать через специальную программу. Оператор устанавливает программу PhonerLite себе на компьютер. При клике на номер телефона в административной панели начинается звонок клиенту.

Рисунок 8.

Рисунок 9.

SSL-сертификат - если на сайте не установлен SSL, то в данном блоке выбираем пункт “Не проверять сертификат”.

Разрешенные IP-адреса - выбираем “Свободный доступ". Соединения по API возможны с любых IP-адресов.

Рисунок 10.

Появилось зеленое сообщение “Соединение с сервером установлено успешно”.

Всё в порядке, продолжим настройку.

Для того чтобы на сайте была возможность прослушивания записей разговоров:

в разделе "Дополнительные настройки" необходимо поставить галочку “Предоставлять возможность генерации и использования ссылок”.

Рисунок 11.

Сохраняем настройки на данной странице.

2) Возвращаемся на страницу “Настройки и инструменты”

Рисунок 12.

Рисунок 13.

Здесь важно выбирать вариант с сохранением записей в Облачном хранилище,

т.е. “Только в Облачном хранилище” или “В Облачном хранилище и пересылать по E-Mail”.

Рисунок 14.

Сохраняем настройки.

Журнал вызовов с возможностью прослушивания звонков доступен в панели администрирования сайта, пункт меню "CRM->Журнал вызовов".

Всё готово.

Обратный звонок

Обратный звонок — функционал, который уже включен в Вашу виртуальную АТС "Манго", настройки обратного звонка находятся там же, где телефония, пункт меню "Настройки->IP телефония" (рис.15).

Рисунок 15.

Включить функцию - если поставите галочку в данном поле, то включите функцию обратного звонка.

Режим отображения - режим отображения на сайте, может быть компактный (рис.16) или полный (рис.17). Переключение этой настройки применяется для новых посетителей.
У старых состояние хранится в cookies, так как клиенты могут сами сворачивать и разворачивать. Чтобы проверить работу опции, необходимо открывать сайт в анонимном просмотре браузера.

Количество секунд - количество секунд на сайте для отображения клиенту. На скорость работы сервиса не влияет.

Текст успешной заявки в рабочее время - данный текст будет отображаться клиенту, когда он оставит заявку в рабочее время. (Текст, отображаемый после нажатия кнопки "Заказать звонок" в рабочее время.)

Текст успешной заявки в нерабочее время - данный текст будет отображаться клиенту, когда он оставит заявку в нерабочее время. (Текст, отображаемый после нажатия кнопки "Заказать звонок" в нерабочее время.)

Время приема звонков - устанавливаете галочками и выбираете время приема звонков, т.е. по сути это график рабочего времени.

Рисунок 16.

Рисунок 17.

В сегодняшней статье расскажем как подключить Asterisk к виртуальной АТС от Манго – Телеком на примере FreePBX 13

Теория

Перед тем как мы приступим к настройке, давайте разберемся со схемой работы интеграции. Подключаться к виртуальной АТС мы будет по протоколу SIP. В интерфейсе виртуальной АТС мы создадим сотрудника и назовем его Asterisk. Вслед за этим, нам необходимо будет создать SIP учетную запись и прикрепить ее к созданному ранее сотруднику. На этом этапе у нас будет логин, пароль и домен для регистрации нашего SIP – аккаунта.

Следующим этапом, мы создаем переадресацию на созданного пользователя в настройках распределения звонков. Заключительным этапом мы создаем SIP – транк на нашем Asterisk в сторону виртуальной АТС и регистрируем его. Схема работы приведена ниже:

Настройка

Придерживаясь созданного плана, переходим к созданию нового сотрудника на виртуальной АТС. Для этого, в разделе «Обработка звонков» выбираем пункт «Сотрудники и группы». Далее, переходим во вкладку «Список абонентов» и нажимаем на кнопку «Добавить сотрудника». Откроется форма «Новый абонент»:

• Шаг 1 - указываем имя для нашего сотрудника. Мы указали просто asterisk
• Шаг 2 - указываем внутренний номер
• Шаг 3 - в качестве устройства можете выбрать либо опцию «На обычный IP – телефон», либо «На софтфон (компьютер)». В динамически сформированном ниже меню выбираем «Создать новую учетную запись SIP автоматически»
• Шаг 4 - если у вас заведено несколько номеров на виртуальной АТС, то выберите необходимую линию – этим номером буду закрываться все исходящие вызовы с Asterisk

Нажимаем на кнопку создать. На скриншоте ниже сохраните себе выделенные красным параметры:

Пусть в нашем примере это будут следующие настройки:

SIP ID = [email protected] Пароль = Vf5kNm7Z

Теперь необходимо создать правила распределения вызова на наш Asterisk. Переходим в раздел «Настройка», выбираем меню «Обработка входящих звонков» и нажимаем на «Распределение звонков, приветствие, голосовое меню».

В открывшемся пункте меню выбираем номер, звонки на который мы будем маршрутизировать Далее, создаем схему, для этого справа нажмите добавить и введите название для схемы, например, «переадресация» и затем нажмите «Активировать»:

Пролистываем ниже. Создаем схему с переадресации на созданного сотрудника asterisk. У вас должно получиться вот так:

Настройка FreePBX

Создаем SIP – транк в нашем FreePBX. Для этого, переходим в вкладку Connectivity -> Trunks :

Во вкладке sip Settings , в разделе Outgoing скопируйте конфигурацию ниже, предварительно изменив параметры логина, пароль и домена:

Type=friend username=user11 secret=Vf5kNm7Z host=domain.mangosip.ru dtmfmode=rfc2833 disallow=all allow=alaw&g729 fromuser=user11 fromdomain=domain.mangosip.ru canreinvite=no insecure=port,invite qualify=200 context=from-trunk canreinvite=no

Во разделе Incoming скопируйте строку регистрации ниже.