Теперь позволяет собирать в едином доступе задачи по продажам, проектам, планам развития компании. Теперь здесь же можно работать и с электронной почтой. Сборщик почты позволяет просматривать письма сразу с нескольких почтовых ящиков, читать, отправлять, отвечать и пересылать письма из интерфейса А2Б. Также реализован полнотекстовый поиск по адресам, теме и тексту письма. Используя сборщик можно значительно сократить время на работу с письмами и задачами: не надо открывать разные почтовые аккаунты и вводить логины/пароли, просматривать ящики, даже если новых писем нет. Теперь можно держать открытой только одну вкладку - А2Б. Здесь и задачи, и планы, и почта.

2014. Битрикс24 хочет заменить собой интернет

Что делать, когда все возможные функции уже реализованы в вашем программном продукте? С такой проблемой все чаще и чаще сталкиваются создатели социального интранета Битрикс24 . Но они все же находят новые идеи, которые становятся все более и более глобальными. Последняя версия сервиса хочет объединить все компании, использующие Битрикс24 (а скоро, безусловно, это будет 100% компаний в мире) в единую мета-сеть. В этой сети вы сможете делать звонки и видеозвонки своим партнерам и клиентам по внутренней связи - через Битрикс24. Вы также сможете отправлять им сообщения по внутренней почте. Email - больше не нужен! А дальше... можно спрогнозировать, что скоро клиенты сами будут добавляться в вашу CRM систему, вы сможете ставить задачи напрямую сотрудникам компании-поставщика, а межкорпоративные документы будут подписываться электронной подписью и храниться в единственном экземпляре в Битрикс24.

2013. VMware продала Zimbra и SlideRocket

Видимо, Аарон Леви оказался прав . С развитием SaaS технологий в сфере корпоративного ПО теперь уже не выгодно покупать все приложения от одного вендора (а вендорам не выгодно собирать полные стеки корпоративных приложений). Компания VMWare последние пару лет пыталась скупить себе стек корпоративного ПО, а вот теперь распродает его, чтобы сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши - на системах виртуализации. В марте VMWare продала сервис онлайн презентаций SlideRocket американской компании ClearSlide, которая специализируется на ИТ-продуктах для продажников, а сегодня продала систему совместной работы разработчику решений для создания бизнес-сообществ Telligent. Напомним, WMWare Zimbra у Yahoo! в 2010 году. На видео - последний вдохновляющий рассказ VMWare о том, что такое Zimbra.

2011. Google+ интегрируется в GMail

Обычно компании, которые разрабатывают и продают интранет порталы, позиционируют их, как Email. Мол, теперь вместо бесконечной пересылки, ваши пользователи смогут работать с данными в одном месте. Но в случае с Google - такого, конечно, не будет. Гугл заинтересован в том, чтоб компании и использовали в качестве социального интранет-решения, и не переставали пользоваться GMail . Поэтому теперь оба решения - тесно интегрированы. В GMail появилась возможность создать новые фильтры - по кругам Google+. Таким образом, если вы создаете в Google+ круг для рабочей группы, вы сможете все имейлы, касающиеся этой рабочей группы просматривать в почте отдельно. А в правой колонке возле письма вы сможете видеть последнее сообщение данного контакта в Google+. Кроме того, контакты в GMail теперь обновляются, если ваш сотрудник обновляет их у себя в профайле Google+. Таким образом, ваша адресная книга будет всегда актуальной.

2011. Softline встроила Microsoft Office Web Apps в Deskwork

Компания Softline анонсировала новое решение Полный офис, которое представляет собой корпоративный портал DeskWork со встроенными редакторами документов Microsoft Office Web Apps и Outlook Web App . Пользователи смогут работать с приложениями Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook непосредственно на портале, независимо от того, установлен на их компьютерах пакет Microsoft Office, или нет. Получить доступ к корпоративной почте можно при помощи быстрого перехода в веб-клиент Outlook Web App. «Полный офис» устанавливается на сервер компании, что понравится тем, что до сих пор боится пользоваться онлайн-редакторами в Интернете. Для использования решения кроме лицензии DeskWork необходимо оформить заказ на корпоративные продукты MS Office 2010 и MS Exchange 2010, если они ранее не были приобретены.

2010. 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 добавил видеосвязь, интеграцию с Email

Новая версия интранет решения 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 порадует пользователей обилием новых фич. Прежде всего это новые возможности для коммуникаций в интранете. Теперь можно очень просто вызвать сотрудника на сеанс видеосвязи прямо из его профайла на портале. Кроме того, можно спланировать и организовать видеосовещание на 6 участников. Для видеосвязи сейчас используется сервис Видеопорт . Скоро обещают подключить в качестве опции ВидеоМост.com. 1С-Битрикс пока не декларирует цены на видеосвязь, но у Видеопорт это стоит от 290 руб/мес за видеопереговорную на 6 человек + неограниченное количество видеозвонков один-на-один.

2009. Kerio Technologies представила VPN-клиент для платформы Mac

Компания Kerio Technologies, разработчик систем информационной безопасности и ПО для работы с электронной почтой, анонсировала VPN-клиент для межсетевого экрана Kerio WinRoute Firewall, работающего на платформе Mac. Межсетевой экран Kerio WinRoute Firewall - комплексное решение для управления доступом в интернет и обеспечения информационной безопасности, в которое встроен VPN-сервер на базе технологии SSL, обеспечивающий защищенный удаленный доступ к корпоративной сети. С помощью нового VPN-клиента Kerio пользователи Mac-систем смогут точно так же, как и пользователи PC, работать с защищенными файлами и серверами. Межсетевой экран обладает возможностью антивирусного сканирования и контентной фильтрации всего VPN-трафика. В продукте есть средства балансировки сетевой нагрузки, управления политиками доступа, а также инструменты анализа и составления отчетов.

Будущее сервера электронной почты и календарей Hula с открытым кодом оказалось под вопросом, поскольку Novell прекратила финансирование проекта и отозвала своих специалистов, участвовавших в нем (в то время, когда до выпуска первой версии сервера оставалось лишь несколько месяцев). Команда Hula, рассмотрев перспективы проекта, пришла к выводу о том, что он не оправдывает вложенных в него инвестиций. Анонс Hula, состоявшийся в начале прошлого года, некоторые наблюдатели встретили c сомнением, задавая вопрос, а нужен ли рынку еще один почтовый сервер. С точки зрения разработчиков Hula, наиболее развитой его частью стал Web-интерфейс для доступа к серверу. Однако, как указывают авторы, поскольку большинство компаний уже пользуется каким-либо почтовым сервером, вряд ли кто-то захочет внедрять Hula только для организации работы с почтой через Web-интерфейс. Тем не менее программисты, участвующие в создании Hula, все же выражают надежду на то, что проект продолжит развиваться как интегрированная почтовая платформа с открытым кодом.

2003. В Lotus Notes 6.5 появился встроенный мессенджер

В новую версию Lotus Notes 6.5 добавили интеграцию с корпоративным мессенджером IBM Lotus Sametime. Теперь пользователи клиента Lotus Notes смогут везде видеть текущий онлайн статус коллег, а также одним кликом инициировать чат с ними, находясь, например в адресной книге. Кроме того, с помощью дизайнера приложений Lotus Domino Designer 6.5 разработчики могут встраивать индикацию онлайн статуса и чат в любые приложения на платформе Lotus Domino.

2002. MUST HAVE: корпоративная Web-почта

Браузер стал фактически основным рабочим инструментом для обращения к самым разнообразным приложениям КИС, включая электронную почту. Применение Web-интерфейса значительно упрощает сопровождение корпоративной почтовой системы. Кроме того, Web-интерфейс требуется тем сотрудникам, которым нужен доступ к корпоративной почте с чужих ПК, например в командировке. Исследовательская компания Osterman Research провела опрос организаций США о тенденциях в области применения систем электронной почты с Web-интерфейсом. Вот результаты этого обзора.1. Доступ к Web-почте своим сотрудникам предоставляет в настоящее время основная масса организаций. Среди небольших фирм (до 999 пользователей) таких 82%, среди крупных - 71%.2. Из всех организаций, открывающих этот доступ, 69% предоставляют его всем служащим, а 31% - только некоторым. Причем к первым чаще относятся небольшие компании.3. Основная масса организаций предоставляет доступ к Web-почте через серверы, расположенные в корпоративной сети за брандмауэром (firewall); некоторые используют публичные почтовые системы Интернет-провайдеров или почтовые системы провайдеров услуг на условиях аутсорсинга (outsourced providers).4. Несмотря на доступность Web-интерфейса, т. е. Интернет-браузера, 87% сотрудников используют “обычные” почтовые клиенты, 18% - Web-интерфейс, 5% - беспроводные устройства и 4% - корпоративный портал с функциональностью электронной почты (в сумме более 100%, так как ряд служащих прибегают сразу к нескольким способам доступа к электронной почте).5. Самой серьезной проблемой для фирм, работающих с Web-почтой, является безопасность, на что указали 29% организаций. Были также отмечены отсутствие функций, которые доступны в “обычных” почтовых клиентах (22%), сложности с пользователями (10%) и плохая производительность (7%).6. Компании, отказавшиеся от использования Web-почты, отметили проблему безопасности как основную причину такого решения. Другая причина - отсутствие потребности в Web-почте.

1996. Email - главный инструмент в интранет сети

На этой неделе аналитическая фирма Arthur Andersen опубликовала исследование, согласно которому наиболее эффективным инструментом совместной работы на предприятиях является электронная почта. Согласно отчету, 90% опрошенных офисных сотрудников используют Email в среднем 23 раза в неделю. На втором месте по полулярности идут средства календарного планирования, затем корпоративные форумы и системы управления задачами. Этот факт подтверждает и "большая тройка" вендоров интранет систем для совместной работы: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) и Novell (GroupWise). Во всех этих продуктах есть и календари, и задачи, и база данных для совместного доступа. Тем не менее, все эти системы ассоциируются у пользователей с корпоративной почтой. Основной причиной такого явления руководители большой тройки называют простоту электронной почты.

1996. Lotus Domino II позволит использовать браузер и EMail-клиент вместо Lotus Notes

Сегодня на конференции PC Expo компания IBM продемонстрировала новую версию сервера Lotus Domino. Первая версия Domino была запущена месяц назад. Она содержит интегрированный веб-сервер и позволяет получить доступ к любой информации Lotus Notes через HTML-браузер. Вторая версия Domino позволит пользователям вообще отказаться от использования проприетарного протокола и проприетарного клиента Lotus Notes, а использовать для работы браузер и любой Email клиент. Достигается это за счет поддержки открытых протоколов передачи данных: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Таким образом IBM идет на то, чтоб отказаться от использования технологии репликации, которая долгое время являлась самым главным преимуществом Lotus Notes. Появление Domino II - это ответ IBM на проект Netscape Intranet, который нацелен на создание интранет решения в ближайшие 18 месяцев.

Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя?

Ответ

Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает исполнение этих инструкций сотрудниками.

Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:

1. В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.

2. В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:

Сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;

Сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;

Сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.

Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.

Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.

Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.

Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться - как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.

Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.

Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:

Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;

Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.

При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.

3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.

Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:

Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.

При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).

Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.

4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять не менее тщательно, чем официальные документы.

Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.

5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.

Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги - он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.

Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц - владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.

Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.

Как управлять электронной почтой руководителя?

Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:

· Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства; при этом сообщения сортируются по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.

· Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря может входить подбор информации по вопросам, затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.

· Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.

Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?

При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:

· Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.

Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.

· Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.

Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.

· Новых внутренних нормативных документах и приказах.

В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.

· Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).

· Различных важных событиях, встречах и мероприятиях.

Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.

· Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.

Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:

· Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.

· Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.

· Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать – это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись. Щелчок мыши - и к услугам пользователя адресная книга, в которой просто выбирается нужный адресат, еще один щелчок - и письмо отправлено.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer , то возможности почты становятся практически неограниченными: можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т. п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как «Телефонный звонок». Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа «Кто звонил», «Просил перезвонить», «Перезвонит позже» и т. п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule + поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule +, входящего в Windows , позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить его во всех расписаниях и оповестить о начале совещаний по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по. модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя: нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не «отрываться от жизни» и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например, через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных.

Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC Fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие заключается в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.

Есть и другой способ отправки факс-сообщений. Если пользователь находится в какой-либо прикладной программе (например, в текстовом процессоре Word для Windows ) и ему необходимо отправить редактируемый документ, то нет необходимости предварительно его распечатывать, распечатывать первую страницу факс-сообщения, соединять их вместе, закладывать в факс-аппарат и дозваниваться в нужное место. Достаточно выбрать в меню прикладной программы команду «Печать», а в качестве принтера указать факс-модем. При этом первая страница факс-сообщения будет автоматически добавлена к сообщению. После того как печать закончится, можно не беспокоиться о дальнейших действиях – все сделает система.)

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать, - это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность ᴇᴦο труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в ᴇᴦο обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer, то возможности почты становятся практически неограниченными˸ можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т.п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как ʼʼТелефонный звонокʼʼ. Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа ʼʼКто звонилʼʼ, ʼʼПросил перезвонитьʼʼ, ʼʼПерезвонит позжеʼʼ и т.п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule+ поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule, входящего в Windows, позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить ᴇᴦο во всех расписаниях и оповестить о начале совещания по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя˸ нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не ʼʼотрываться от жизниʼʼ и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных. Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие состоит в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.

В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.

Основные постулаты тут следующие...

1. Крайне желательно, чтобы у фирмы был свой собственный почтовый сервер, находящийся в её стенах

Что это такое? Нечто вроде полностью подконтрольного собственного почтового отделения.

В большинстве фирм руководство (точнее, админы) предпочитает не морочить себе голову созданием и сопровождением почтового сервера, поэтому сотрудники используют в лучшем случае ящики, полученные на каких-то платных почтовых серверах, а в худшем (правильнее сказать - в обычном) случае - ящики на бесплатных серверах вроде Mail.ru, Hotmail.com и так далее.

Мне нередко приходилось встречать адреса вида @mail.ru даже у по-настоящему Больших Боссов и сотрудников их контор. Выглядит это настолько дико, что даже трудно передать. Ну, примерно как если бы крутой начальник ездил на в дупель раздолбанном «3апорожце». (Что, в отличие от публичного сервиса, можно списать на эксцентричность.)

Мы уже говорили о том, что ящики на бесплатных почтовых серверах не имеют никакого отношения ни к надежности, ни к безопасности. Заводить их для корпоративной почты - верх беспечности, читай - идиотизма.

Чуть менее беспечный вариант - почтовые ящики на платном сервисе. Тут хоть перед пользователями отвечают за сохранность писем, однако когда почта фирмы обрабатывается на серверах посторонних людей... В общем, нехорошо это. Однозначно, нехорошо.

Третий вариант - сделать собственный почтовый сервер на компьютере хостинг-провайдера. В этом случае почта хранится не в стенах офиса, что плохо, потому что ты при этом не можешь контролировать, что именно происходит с сервером провайдера, однако управление ею находится полностью в руках твоего админа, что уже хорошо (по сравнению с вышеперечисленными вариантами).

Ну и самый правильный вариант, вынесенный в постулат, - это собственный почтовый сервер, находящийся в помещении твоей фирмы. При этом вся корпоративная почта обрабатывается (фильтруется, проверяется, раскладывается по ящикам) именно на твоём сервере и ты (твой админ) полностью контролируешь весь процесс. Я бы даже сказал, что это не наиболее правильный, а единственно правильный вариант, если говорить хоть о какой-то безопасности корпоративной почты.

2. Каждый сотрудник фирмы должны получить свой корпоративный адрес для деловой переписки, который необходимо использовать только по назначению

Раз у тебя есть свой собственный почтовый сервер, значит, у тебя есть свой домен вида your_company.ru (или что-то в этом роде). Для всех сотрудников, которые должны вступать в деловую переписку, заведи соответствующие почтовые ящики в этом домене, причем желательно, чтобы название ящика соответствовало должности или профессии работника, например: chief@your_company.ru (это твой адрес), chief_security@your_company.ru (начальник отдела безопасности), press@your_company.ru (пресе-служба) и так далее.

При этом все сотрудники должны быть предупреждены о том, что корпоративная почта должна использоваться только в корпоративных целях! Никаких регистраций на форумах и чатах, никакого флирта со случайными знакомыми, никакой личной переписки, а главное - ни под каким видом не «светить» этот адрес на веб-страницах.

3. Вся проходящая через почтовый сервер почта должна в обязательном порядке проверяться на спам и вирусы

В этом, в частности, состоит одна из задач создания и поддержки собственного почтового сервера - централизованная проверка на вирусы и спам.

4. Вся проходящая через почтовый сервер почта должна дублироваться и сохраняться (архивироваться) в укромном месте

Шпионаж? Именно! Только поскольку ты дублируешь твою собственную корпоративную почту - это не шпионаж, а разумное корпоративное средство безопасности. Ты должен иметь под рукой весь поток почты, проходящий через почтовый сервер. Причем желательно, чтобы об этом не знал никто, кроме тебя, админа (который обеспечит это с технической точки зрения) и, возможно, начальника службы безопасности.

Мне известны случаи, когда только благодаря подобной предусмотрительности руководству фирмы удалось выявить крысу, продающую секреты фирмы конкурентам. Конечно, крыса может быть умной и не пользоваться корпоративной почтой, но практика показывает, что большинство предателей не задумываются над тем, что их входящая и исходящая почта может где-то храниться. Они думают, что достаточно стереть её из своего почтового ящика, чтобы уже не найти никаких следов. Оставь их в этом счастливом неведении...

5. Резервирование интернетовских каналов

Поскольку почтовый сервер находится у тебя в офисе, то необходимо, чтобы он всё время был доступен из Интернета - в противном случае почта может быть не доставлена вовремя или даже утрачена. Поэтому вопрос постоянно работающего интернетовского канала является довольно важным. Разумеется, у тебя есть, какой-то основной канал, через который вся фирма выходит в Интернет. Однако его недостаточно! В обязательном порядке следует предусмотреть какой-нибудь резервный канал на случай «падения «основного. Причем резервный канал может быть совсем простым и дешёвым (на крайний случай подойдет и обычный диалап - то есть телефонное соединение с Интернетом, хотя сейчас обычно в качестве резервного используют ISDN или ADSL - скоростной доступ в Интернет по обычным телефонным линиям). Он же резервный, а кроме того, предназначен фактически только для приёма и отправки почты, и в этом случае ширина канала не имеет особого значения.

Также имеет смысл озаботиться приобретением устройства, способного автоматически подключать резервный канал в случае каких-то проблем с основным.

6. Вся электронная почта физически должна располагаться на сервере фирмы

He нужно разрешать пользователям хранить и обрабатывать почту на своих локальных компьютерах - это создает значительную брешь в безопасности. Вся почта должна быть на сервере. Только таким образом её можно шифровать и архивировать (бэкапить), а также отслеживать несанкционированные попытки доступа.

7. Желательно, чтобы доступ к корпоративной почте внутри сети был безопасным

Ну то есть чтобы доступ к электронным ящикам был как минимум с чёткой идентификацией пользователя. А доступ к особо важным ящикам следует делать с повышенным уровнем безопасности - например, идентифицируя пользователя по смарт-карте, е-token или ещё какому-нибудь программноаппаратному средству идентификации.

8. Любой доступ к корпоративной почте извне должен быть или запрещён, или сделан безопасным

Нередко бывают случаи, когда работникам (да и тебе самому) нужно иметь доступ к корпоративной почте извне - через веб-интерфейс или, например, через GPRS сотового телефона (наладонного компьютера). Если такой достуn действительно необходим, его нужно предоставлять с соблюдением всех мер предосторожности.

Существуют специальные методы (программы) безопасного доступа к почте и к компьютеру через веб-интерфейс. Кроме того, разработано весьма эффективное решение по безопасному доступу через мобильную связь с GPRS. (Я имею в виду технологию Blackberry.)