Используется для многопользовательской работы с базами данных, которые, в свою очередь, помогают хранить, систематизировать, классифицировать и контролировать информацию. Системы управления БД разделяются на виды по признаку типов моделей данных, которые ими поддерживаются. Наиболее практичен реляционный вид, поскольку такие системы просты в использовании и предоставляют многие возможности для разработчиков. К нему, в числе прочих, относится СУБД Access.
Общие сведения
Реляционная СУБД Microsoft Access работает, соответственно, с реляционными базами данных. В общем виде это означает множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит данные своего типа.
СУБД MS Access входит в состав программного обеспечения Microsoft Office.
Возможности
СУБД Access предоставляет пользователю следующие возможности:
создавать базы данных;
добавлять новую информацию в созданные БД;
обновлять или каким-либо еще образом изменять данные в БД;
удалять имеющуюся информацию из БД;
осуществлять просмотр данных в виде отчетов, форм, различных выборок и запросов;
организация данных при помощи сортировки и/или классификации информации;
общий доступ к таблицам и данным при использовании отчетов, электронных писем, Интернета и/или локальной сети;
осуществление разных видов связей между таблицами;
создание кнопочных форм и пользовательских интерфейсов управления базой данных внутри СУБД.
Структурные элементы БД
Каждая таблица базы данных имеет строки, включающие данные об объектах, а также столбцы, задача которых - определить характеристику их же. Другое название строк - записи, состоящие из полей, которые заполняются данными. Поле обязательно должно иметь тип данных (числовой, текстовой, дата, МЕМО и т. д.). Все записи в таблице содержат одинаково определенные, но по-разному заполненные информацией поля.
Свойства полей
Поля в СУБД MS Access задают структуру базы данных, а также задают свойства данным из ячеек записей.
Основные свойства такие:
Имя поля. Обычно задают заголовки столбцам, то есть называют характеристику объекта. Также по имени поля к нему можно обращаться за информацией при выполнении автоматических операций с БД.
Тип данных. Задает соответствующее свойство, определяет, какой тип может быть записан в ячейку.
Размер. Устанавливает максимальную длину записываемых данных. Это свойство не обязательно использовать, хотя оно и упрощает работу, накладывая ограничения на пользователя БД.
Формат. Форматирует данные поля.
Подпись. Выполняет ту же функцию, что и имя - озаглавливая характеристику. Если подпись не указывать, заглавием будет служить первый пункт. Второй возможностью Имени - обращением к нему из БД - подпись не располагает.
Обязательное поле. Если поставить галочку напротив этого свойства, оставить ячейку незаполненной будет нельзя. Для ключевых полей это свойство включено по умолчанию.
Типы данных
Поля баз данных в Microsoft Access могут иметь такие типы данных, как:
- Мастер подстановок. Заранее предполагает связанные таблицы. Позволяет выбрать значение из другой таблицы или из поля со списком. При этом тип выбранного значения устанавливается автоматически. Имеет размер первичного ключа. Не более 4 байт.
Текстовый . Самый простой тип поля. Несмотря на название, может содержать как буквы, так и цифры, символы и прочее. Поэтому ограничения имеет только по длине - не более 255 знаков. Удобно для использования, если не требуется дальнейших расчетов между ячейками, поэтому, если в поле вводятся только числа, лучше использовать соответствующий ему тип.
Поле МЕМО. Тот же текстовый тип, хранящий большие объемы информации (до 64 кбайт, то есть до 64 тысяч символов). Из-за этой характеристики МЕМО не может быть использован в качестве ключа или индекса.
Числовой . Цифровое поле, имеющее подтипы, выбор которых зависит от желаемой точности вычислений и т. д. До 8 байт или 16 - для кодов репликации.
Счетчик . Поле, не требующее заполнения - значения (числа по возрастанию), автоматически заносится в таблицу, позволяя данным в ячейках оставаться уникальными. Проще говоря, счетчик нумерует записи в базе данных. Удобно использовать в качестве ключа 4 байта, 16 - для кодов репликации.
Логический . Используется только для значения - 0 (нет) и минус 1 (да). Можно настроить разные варианты записи - галочка или выбор вручную (размер - 1 байт).
Дата/время. Название типа данных говорит само за себя. Вывод в поле данных возможен в семи различных форматах. 8 байт.
Денежный. Определяет значения валют. Данный тип данных появился для предотвращения округления в вычислениях. Также 8 байт.
Поле объекта OLE. Принимает объекты разных форматов - графические, аудио и т. д. Размер - до одного гигабайта.
Ключи
Базы данных СУБД MS Access имеют в таблицах одно главное - ключевое - поле. По умолчанию оно, как уже было сказано, обязательно к заполнению. Кроме того, на него накладывается необходимость быть уникальным, что значит, что уже введенное значение в ключевом поле нельзя будет ввести в ключевом поле другой записи этой же таблицы. При необходимости можно добавить дополнительное ключевое поле, с менее строгими правилами - уникальность выбирается разработчиком БД. При помощи ключевых полей осуществляют связи между таблицами базы данных.
Ключи подразделяются на:
первичные (основные) - непосредственно сама связь;
вторичные (внешние) - способ связи.
Табличные связи
База данных СУБД Access может содержать таблицы, которые взаимодействуют между собой. Для этого используются связи, которые бывают следующих видов:
Ограничения на имена
Microsoft Access ставит ограничения на имена полей и элементов управления, они же действуют и на объекты СУБД Access:
имя не должно содержать более 64 символов;
нельзя использовать точку, восклицательный знак, надстрочный символ или квадратные скобки;
имя не может начинаться с пробела;
нельзя использовать в имени управляющие символы (коды с 0 до 31 в ASCII);
имя не может включать прямые кавычки.
Объекты
Объекты СУБД MS Access представляют собой пользовательский интерфейс базы данных. Он позволяет непосредственно управлять ею и ее данными.
Таблицы
Основной объект, о котором уже не раз упоминалось в этой статье. Они задают структуру всей базы данных. В них хранятся данные, которые можно изменять, удалять или добавлять. Таблицы могут быть взаимосвязаны. На основе этого объекта строятся все остальные, при помощи них же проводятся и основные операции с данными.
Запросы
Позволяют обрабатывать данные из таблиц. Запрос может быть выборкой по какому-либо признаку из одной или нескольких таблиц, также при помощи него можно сортировать или фильтровать информацию, анализировать данные, извлекать и предоставлять пользователю в удобном виде. Результатом работы запроса становится временная новая таблица.
Формы
Используются в качестве средства для ввода новой информации в таблицу. Преимуществом форм становится их удобный для пользователя вид - разработчик может использовать макет формы или создать совершенно новую. На этот объект можно поместить кнопки, переключатели и многое другое. В числе прочих особое внимание приковывает к себе кнопочная форма, представляющая собой модифицированный диспетчер задач, составляемый пользователем “под себя”. На нее можно поместить основные функции работы с базой данных - вход, выход, заполнение таблиц, просмотр данных. Обычные формы можно также включить в кнопочную.
Отчеты
Представляют конечный результат работы. Предназначены для последующей печати, потому обладают соответствующим форматированием. Позволяют делать выборки и группировки. Наглядно отражают информацию, заложенную в базе данных.
Технология работы с СУБД Access
Разработка СУБД в Access выполняется при помощи следующих пунктов:
Определить цель разработки базы данных. Необходимо определить назначение, узнать, в каком направлении двигаться - как предполагают использовать базу данных, какие результаты хотят получить, какие функции должны быть реализованы.
Определить примерное количество таблиц в базе данных - информацию необходимо систематизировать и “разложить все по полочкам”. Не следует добавлять слишком много полей в одну таблицу: лучше распределить данные на две и связать их. Каждая таблица должна содержать только одну тему.
Определить все поля и их типы данных в таблицах. Данные в ячейках должны соответствовать типам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с вычислениями, группировкой и сортировкой.
Определить соотношения таблицы-поля.
Обозначить первичные и (при необходимости) вторичные ключи в таблицах.
Построить схему данных для БД, отражающую связи между таблицами. Максимизировать взаимодействие между данными при помощи этих связей.
Усовершенствовать структуру, наглядно посмотрев на всю имеющуюся информацию и ее возможную систематизацию.
Воспользоваться анализом самого Access для очередной проверки.
Создание СУБД в Access возможно двумя способами:
использовать мастера БД для создания необходимых объектов;
создать пустую БД, дополняя ее новыми объектами самостоятельно.
MS Access позволяет расширить базу данных уже после ее создания, но основную структуру необходимо продумать заранее: такие вещи, как типы данных, впоследствии, особенно после заполнения таблицы, поменять будет невозможно.
Продуманную схему данных можно реализовать при помощи соответствующей вкладки в СУБД. Каждый из видов связи наглядно показывается в Access. Связи можно видоизменять или даже удалять.
Краткая характеристика Microsoft Access
Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.
Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.
Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15–20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть.
В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.
В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.
Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.
В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.
В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.
MS Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA .
Access обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.
Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.
Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД)
— совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.
Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.
Основными функциями Access являются:
определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.
Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.
СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.
Access имеет три основных режима работы:
режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.
В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
формы , используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
УРОК №1
Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.
База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.
Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.
Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.
Требования к СУБД:
Возможность манипулирования данными;
Возможность поиска и формирование запросов;
Обеспечение целостности (согласованности) данных;
Обеспечение защиты и секретность.
Основные возможности СУБД:
Обновление, пополнение и расширение БД;
Высокая надежность хранения информации;
Вывод полной и достоверной информации на запросы;
Средства защиты информации в БД.
Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
| Объект | Описание |
| Таблицы | Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты. |
| Запросы | Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. |
| Формы | Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. |
| Отчеты | Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются. |
| Страницы | Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть. |
| Макросы | Специальные команды для автоматизации работы с БД. |
| Модули | Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы. |
Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.
Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.
Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:
текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;
поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);
числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);
дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;
денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;
счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;
логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;
поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;
мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.
Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :
размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;
новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;
формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;
число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;
маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;
подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;
значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;
условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;
сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;
обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;
пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;
индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.
