De mogelijkheden van moderne software technische middelen automatisering en communicatie maken het mogelijk om zeer efficiënte systemen van informatie- en communicatiediensten te creëren voor een brede groep gebruikers, wier activiteiten rechtstreeks verband houden met de registratie, opslag en controle van de uitvoering van documenten (wetten, decreten, resoluties, bevelen, protocollen , brieven).

Modern kantoor systeem- een reeks informatietechnologieën gericht op het gezamenlijke en gecoördineerde gebruik van “elektronische” methoden voor het verzamelen, verwerken, opslaan en verzenden van informatie, inclusief managementinformatie, die kan worden gepresenteerd in de vorm van teksten, afbeeldingen, grafieken, tabellen, audio- en video-informatie.

Belangrijkste functies van een modern kantoorsysteem:

Integratie van kantoorbeheertechnologieën in één enkel proces:

Overgang naar het gebruik van papierloze technologie;

Automatisering routinematige operaties over informatieverwerking;

Archivering van informatie;

Applicatiecreatie en -ondersteuning;

Het waarborgen van de veiligheid, integriteit en betrouwbaarheid van informatie;

Het instellen van toegangsniveaus en het beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot informatie;

Zorgen voor effectief zoeken naar informatie op basis van verschillende criteria;

Creatie van een flexibel systeem voor het verdelen en verspreiden van informatie;

Organisatie van het collectieve werk van gebruikers in lokale en mondiale informatie- en computernetwerken en -omgevingen;

Snelle en betrouwbare communicatie en overdracht van informatie via communicatiekanalen naar gebruikers op afstand;

Biedt een gebruiksvriendelijke, uniforme gebruikersinterface met alle systeemcomponenten.

Geautomatiseerde kantoorbeheertechnologieën nemen een belangrijke plaats in kantoor Automatisering en implementeer de volgende functionele taken:

Het invoeren van documenten met het oog op de daaropvolgende verwerking en uitvoering ervan;

Registratie en boekhouding van inkomende, uitgaande en interne documenten;

Verdeling van documenten onder executeurs-testamentairen en, indien nodig, toewijzing van deadlines volgens door het management vastgestelde normen;

Toezicht houden op de uitvoering van documenten met het versturen van herinneringen aan uitvoerende kunstenaars binnen de door het management vastgestelde deadlines;

Vorming en uitgifte van certificaten aan het management over de status van de uitvoering van documenten op basis van hun typen, uitvoerders en andere parameters;

Onderhouden van operationele en archiefcollecties van documenten (tijdige overdracht van gegevens van de ene array naar de andere, aanbrengen van wijzigingen en toevoegingen);

Zoeken naar documenten op aanvraag;

Op aanvraag zoeken naar archiefinformatie;

Opstellen van diverse eind- en samenvattende documenten;

Uitwisseling van documenten (extern en intern).

Basis functionele subsystemen kantoorinformatiesystemen

Documentinvoer wordt verzorgd door tekstverwerkers die voldoende krachtig zijn; sommige hebben speciale formaatconverters voor het werken met informatie die in een andere omgeving is voorbereid. Met tekstverwerkers kunt u documenten met een complexe structuur invoeren en bewerken; ervoor zorgen dat de documentafbeelding op het scherm volledig overeenkomt met de kopie op papier; spelling-, grammaticale en stilistische controle van de tekst uitvoeren. In sommige kantoorsystemen wordt naast handmatige invoer ook gebruik gemaakt van optische invoer van gedrukte of handgeschreven teksten software tekenherkenning (OCR). Er worden technologieën voor akoestische invoer en tekstherkenning ontwikkeld.

Registratie en boekhouding van documenten kan worden geïmplementeerd met behulp van DBMS. Om dit te doen, is het noodzakelijk om de lijst en het formaat te bepalen voor de presentatie van informatie die kenmerkend is voor het document (type document, datum van ontvangst, inkomend/uitgaand nummer, naam, naam van afzender/ontvanger, samenvatting). Voor verder zoeken moet u zoekcriteria en woorden definiëren.

De distributie van documenten onder de executeurs-testamentairen en de toegangscontrole vinden plaats via systemen E-mail of middelen om collectief werk te garanderen (besturingssystemen, inclusief netwerk- of DBMS met collectieve toegang). De systeembeheerder houdt lijsten bij van artiesten verenigd in werkgroepen, met vermelding van hun adressen op het lokale netwerk, telefoonnummers voor modemcommunicatie, telefoonnummers brievenbussen op mail server. Elke uitvoerder (groep) krijgt één of meerdere documenten toegewezen, gecombineerd in “mappen”. Elke vertegenwoordiger (groep) krijgt een deadline toegewezen voor het indienen of voorbereiden van een document, dat samen met de naam van de uitvoerder in de database wordt ingevoerd voor registratie en boekhouding van documenten. De systeembeheerder wijst aan iedere uitvoerder en/of werkgroep toegangsniveaus tot informatie (delen daarvan) toe.

Beperkte documenten kunnen bij invoer worden gecodeerd en worden samen met de codering overgedragen aan de bevoegde executeur. Op basis van de door de systeembeheerder ingevoerde informatie wordt de informatie doorgestuurd, doorgestuurd en toegankelijk voor elke geautoriseerde gebruiker. Sommige kantoorsystemen maken gebruik van "publiceren op internet"-technologie om geautoriseerde gebruikers in staat te stellen een document te bekijken en te annoteren (maar niet te bewerken) ("kanttekeningen" te maken).

Controle op de uitvoering en het doorzoeken van documenten wordt uitgevoerd op basis van informatie die is ingevoerd tijdens het proces van registratie en registratie van documenten in de database. Met behulp van de ingebouwde DBMS-tools is het mogelijk om er een aantal te maken vaste vragen, waardoor wijzigingen in zoekcriteria mogelijk zijn, of het gebruik van een querygenerator waarmee de gebruiker de querystructuur kan ontwerpen.

Het archiveren van informatie, het onderhouden van fondsen en het zoeken naar documenten wordt uitgevoerd met behulp van lokale DBMS voor informatiematrices met een beperkt volume, of met behulp van krachtige gedistribueerde databases. In het tweede geval wordt informatie opgeslagen op magnetische of optische archiefschijven.

Het genereren en uitgeven van statistische gegevens wordt uitgevoerd op basis van informatie die is ingevoerd tijdens het proces van registratie, boekhouding en uitvoering van documenten in een DBMS of spreadsheets. Met behulp van ingebouwde DBMS-tools of spreadsheetmacro's worden query's gemaakt om naar informatie te zoeken en deze statistisch te verwerken; uitvoer van de ontvangen statistische gegevens naar het scherm of de terminal in uitvoerdocumentformaten die vooraf zijn ontworpen met behulp van DBMS of spreadsheets.

Het voorbereiden en uitvoeren van documenten gebeurt met behulp van tekstverwerkers, spreadsheets, grafische pakketten en desktop publicatiesystemen. Alle genoemde componenten maken tot op zekere hoogte het gebruik van informatie-elementen die in één module zijn voorbereid, in andere componenten mogelijk. Bijvoorbeeld een ingetekende grafiek grafisch pakket, met behulp van gegevens verkregen uit een spreadsheet, wordt opgenomen in de tekst die is voorbereid door een tekstverwerker.

De uitwisseling van documenten met externe (externe) gebruikers wordt uitgevoerd door e-mailmodules die zijn opgenomen in de samenwerkingstools. Mailsystemen maken het, naast het verzenden van documenten binnen het systeem, mogelijk om informatie naar gebruikers van andere e-mailsystemen te sturen.

Software voor kantoorinformatiesystemen

Aanvankelijk werden teksteditors, spreadsheets, DBMS, verschillende gebruikerstalen, grafische informatieverwerkingstools en tools voor het organiseren van gebruikerswerk gebruikt als softwaretools voor geautomatiseerde ondersteuning van kantoorwerk.

Met de komst van geïntegreerde kantoorsysteempakketten (OS), toen al deze tools tot één geheel werden gecombineerd en hun werk werd uitgevoerd onder standaardinterface kreeg elk van de werknemers de kans om toegang te krijgen tot alle bronnen van dergelijke systemen, die begonnen te worden gebruikt ter ondersteuning van kantoorwerk.

Gebruik softwaresystemen kantoorsystemen op het gebied van kantoorautomatisering bieden gebruikers een aantal voordelen, waarvan de belangrijkste de gemeenschappelijkheid van de interface van de meegeleverde applicaties zijn, hoge graad programma-integratie, lage prijs en minder strenge eisen (vanwege het gebruik van gemeenschappelijke modules) voor systeembronnen. In de regel omvatten dergelijke complexen standaard basisset toepassingen ( tekstverwerker, spreadsheet en DBMS), soms uitgebreid met presentatieprogramma's, e-mailsystemen, die verenigd zijn door één enkele omgeving die het collectieve werk van gebruikers vergemakkelijkt.

Eisen aan de samenstelling en architectuur van het systeem:

Het systeem moet gebaseerd zijn op een client-server-architectuur die een optimale kosten-prestatieverhouding biedt;

Servergedeelte op het systeem moet UNIX of Windows 2000/NT draaien;

Klantdeel het systeem wordt meestal geïmplementeerd onder Windows 98/2000/XP, wat een handige gebruikersinterface biedt met de mogelijkheid om deze aan te passen naarmate er meer geavanceerde versies van dit systeem verschijnen;

Het systeem moet een interface bieden met de meest populaire e-mailsystemen (MS Mail, cc:Mail);

Het systeem moet technische en softwaretools bevatten voor het verwerken en opslaan van documenten diverse media(hulpmiddelen voor het scannen van papieren documenten, optische schijven, magneetbanden). De implementatie van deze mechanismen is onmogelijk zonder speciale opslagfaciliteiten (archieven) te onderhouden voor het vastleggen en onderhouden van tussentijdse en goedgekeurde documenten.

In tafel 1.5 biedt basisinformatie over de meest voorkomende softwaretools voor het implementeren van kantoorinformatiesystemen. Deze softwareproducten kunnen worden gebruikt om elektronische documentbeheersystemen te implementeren voor verschillende doeleinden bij bedrijven van welk profiel dan ook.

Tabel 1.5

Vergelijkende kenmerken van de belangrijkste kantoorsystemen

Het lijkt het meest geschikt om ze te gebruiken in omstandigheden van een enorme stroom van verschillende soorten documenten op verschillende media met een groot aantal gelijktijdig werkende gebruikers, ook voor verwerking en archivering technische documentatie met een groot aandeel grafisch materiaal (tekeningen, schetsen, tekeningen).

Opgemerkt moet worden dat kantoorsoftware Microsoft-hulpmiddelen Office is een reeks componenten van instrumentele aard die logischerwijs geen verband met elkaar houden, vanuit het oogpunt van automatisering van elektronisch documentbeheer. Meestal omvat het een tekstverwerker, een spreadsheetsysteem, een databasebeheersysteem, e-mailsystemen en soms presentatiehulpmiddelen.

Softwaretools voor werkgroepen in de klas Lotus Notes vertegenwoordigen de volgende stap in de ontwikkeling van kantoorsystemen. Deze producten lossen de problemen op van interactie en gelijktijdig werk van veel gebruikers, communicatie tussen hen. Ze zijn gebaseerd op tools voor het genereren van documenten, het routeren ervan tussen verschillende gebruikers en het implementeren van bepaalde fasen van de technologische cyclus van documentverwerking (documenten ondertekenen, toezicht houden op de uitvoering, enz.). De architectuur van de meeste producten in deze klasse omvat een database voor het opslaan van documenten en de verschillende bijbehorende beschrijvingen.

De optimale oplossing voor organisatie elektronische verwerking en het opslaan van grote hoeveelheden documenten van verschillende typen op verschillende media is het gebruik van geïntegreerde systemen die aan de volgende voorwaarden voldoen:

Naleving van de soorten documenten en de voorgestelde technologie voor de verwerking ervan met de eisen en normen die in de organisatie zijn vastgelegd;

Schaalbaarheid en intensiteit van het systeem voor veranderende gebruikerseisen in de toekomst;

Het systeem is gebaseerd op de meest geavanceerde en beproefde softwareoplossingen.

Organisatie van kantoorwerkzaamheden

De organisatie van kantoorwerk in grote ondernemingen en commerciële bedrijven valt in de regel onder speciale diensten (bedrijfsbeheer, kantoor, secretariaat, algemene afdeling). Tot de verantwoordelijkheden van deze afdelingen behoren onder meer het ontvangen en registreren van documenten, het verplaatsen van documenten tussen afdelingen, het vastleggen van resoluties, het bewaken van de uitvoering van documenten (resoluties) en het distribueren van documenten naar externe partners, oftewel het organiseren van documentstromen en het beheren van deze stromen.

Laten we eens kijken naar de traditionele organisatie van kantoorwerk (Fig. 1.8). Een van buitenaf ontvangen document (“inkomend”) moet eerst worden geregistreerd (I). Het krijgt een uniek registratienummer toegewezen, dat samen met informatie over het document in het tijdschrift en de archiefkast wordt ingevoerd. Hierna begint het document door de organisatie te bewegen.

Rijst. 1.8. Traditionele kantoororganisatie

De kantoormedewerker legt het document voor aan het management, dat een resolutie (II) oplegt waarin wordt gedefinieerd wat (lijst van werken), wie (verantwoordelijke executeur-testamentair) en binnen welk tijdsbestek moet worden gedaan. Vervolgens wordt het document via het kantoor naar de verantwoordelijke executeur (meestal het hoofd van de afdeling) gestuurd, die op zijn beurt het werk aan het document onder de executeurs kan verdelen en deadlines kan stellen voor de voltooiing ervan (III).

Resoluties worden door managers op verschillende niveaus verzameld en gedetailleerd totdat het document de directe uitvoerders bereikt. Terwijl de uitvoerders de resoluties over het document implementeren, sturen ze het samen met het rapport (IV) terug naar de managers - de auteurs van de resoluties, die het resultaat van de implementatie evalueren (V, VI) en een beslissing nemen over het verdere lot van het document. Nadat het werk aan het document is voltooid, wordt het afgeschreven en in het archief opgenomen in overeenstemming met de door de onderneming vastgestelde regels. De vorming van cases wordt uitgevoerd in overeenstemming met de samengestelde nomenclatuur van de cases van de onderneming, die een lijst is met hun rubrieken (namen).

In de regel eindigt het werk aan een document met het vormen van een antwoord aan de auteur van het document. Het antwoord (een document dat bij de onderneming is aangemaakt) wordt ook op kantoor geregistreerd als een “uitgaand” document (VI).

Elk document dat bij de onderneming is gemaakt om het te geven officiële status registratie ondergaan. Documenten die bedoeld zijn om naar externe partners te worden verzonden, worden geregistreerd als “uitgaand”, en documenten die bedoeld zijn voor intern werk worden geregistreerd als “intern”.

Registratie van documenten kan worden beschouwd als de eerste fase van het toezicht op de uitvoering ervan. De mogelijkheid om de uitvoering te verifiëren moet in het kantoorbeheersysteem worden ingebouwd. Registratie- en controlefuncties kunnen worden gekoppeld en uitgevoerd met behulp van dezelfde logs. Na opdracht van de leidinggevende om een ​​document ter controle aan te bieden, maakt de secretaris-referent hierover een aantekening in het daarvoor bestemde journaal of controle- en auditkaart. Van dergelijke kaarten wordt een kaartbestand met controledocumenten gevormd. De deadline en de verantwoordelijke executeur worden vermeld in het journaal of de controle- en auditkaart. De adjunct-secretaris stelt voor zichzelf tussentijdse termijnen, voert tijdens deze termijnen voorcontroles uit en ontvangt informatie van executeurs-testamentairen over de voortgang en resultaten van de uitvoering van stukken. Op basis van de resultaten van de inspecties wordt een analyse van de uitvoering van documenten uitgevoerd en in geval van een aanzienlijke vertraging wordt een rapport uitgebracht aan het hoofd van de onderneming om actie te ondernemen (of om de deadlines voor uitvoering te verlengen). Het document wordt als uitgevoerd beschouwd en wordt door de beheerder uit de hand genomen nadat bepaalde werkzaamheden door de opdrachtnemer zijn uitgevoerd (reactie voorbereiden, contract opstellen, zakelijke bijeenkomst houden). De resultaten van de uitvoering worden kort vastgelegd in een journaal of controle- en auditkaart (“een aantekening over de uitvoering van het document en de verzending ervan naar het dossier”). Controle van de documentuitvoering als bestanddeel kantoorwerk en uitvoeringscontrole als managementfunctie worden in een aantal organisaties gecombineerd.

Traditionele technologie voor kantoorbeheer veronderstelt de aanwezigheid van registratiejournalen en archiefkasten met controledocumenten, waarvan de toegang alleen beschikbaar is voor werknemers die betrokken zijn bij de registratie en controle op de uitvoering. Deze technologie heeft fundamentele beperkingen:

Informatie over documenten en de voortgang van de uitvoering ervan wordt verspreid over het bestandssysteem van de onderneming en haar structurele afdelingen. Het verkrijgen van informatie over de activiteiten van een onderneming vereist het zoeken en verwerken van gegevens uit heterogene en gedecentraliseerde bronnen; documentbestanden zijn meestal gescheiden van de executeurs-testamentairen. Archiefkasten bevatten vaak onvolledige en trage informatie over de status van documenten;

Naast de reproductie en verplaatsing van een groot aantal papieren documenten, worden er talrijke hulptijdschriften en archiefkasten bijgehouden, die elkaar grotendeels dupliceren. De genoemde problemen worden nog verergerd in een territoriaal gedistribueerd managementsysteem, wanneer het nodig is om de activiteiten van organisatorisch onafhankelijke structuren die ver van elkaar verwijderd zijn, te coördineren.

Bedrijven worden geconfronteerd met uitdagingen die rechtstreeks verband houden met grote hoeveelheden documentstromen:

Het verkorten van de tijd die nodig is voor het verwerken van documentatie, het naar de uitvoerders brengen ervan, afstemming met managers op verschillende niveaus;

Het bewaken van de integriteit van de gehele documentenstroom, niet alleen in de fase van registratie van inkomende en uitgaande documentatie, maar ook in het proces van “circulatie” van documenten tussen medewerkers van verschillende afdelingen;

Het creëren van standaardschema's voor het doorgeven van documenten binnen de organisatie en doelschema's gericht op het oplossen van een specifieke huidige taak: het ontwikkelen van een project, het ondertekenen van een complexe overeenkomst;

Controle van deadlines voor het doorgeven van documenten voor elke fase van een bepaald schema.

In een dergelijke situatie kun je niet zonder een goed opgebouwd systeem voor het vastleggen van documenten en het monitoren van de uitvoering van besluiten. Natuurlijk bestaat er in elke organisatie een documentadministratiesysteem in een of andere vorm, maar om de efficiëntie ervan aanzienlijk te vergroten, is het noodzakelijk om een ​​informatiesysteem te creëren waarmee u documenten kunt ontwikkelen, registreren en de beweging van documenten binnen de organisatie kunt volgen. , controleer deadlines, archiveer documenten en zoek ze op in het archief. In dit geval moet dit systeem:

Houd rekening met de mogelijke toename van het aantal verwerkte documenten en het toenemende volume van het archief. schaalbaar zijn;

Wees krachtig genoeg om snelle gelijktijdigheid te ondersteunen groot nummer gebruikers, evenals snel zoeken naar documenten volgens gespecificeerde parameters in de gehele documentrepository;

Zorg voor het niveau van vertrouwelijkheid dat de organisatie vereist (aangezien het documentadministratiesysteem inherent een dwarsdoorsnede is van de hiërarchische structuur van de organisatie).

Bij de uitvoering van het project om een ​​systeem te bouwen voor het vastleggen van documenten en het monitoren van de uitvoering van beslissingen, werd primair rekening gehouden met de volgende kenmerken:

Een grote hoeveelheid documenten die binnen de organisatie circuleert;

Indiening van documenten zowel elektronisch als op papier;

Een verscheidenheid aan documentformaten gepresenteerd in elektronische vorm;

De aanwezigheid van een groot aantal speciale schema's voor het doorgeven van documenten binnen de organisatie;

Beschikbaarheid van geografisch afgelegen eenheden.

Kantorencomplex LotusOpmerkingen

Lotus Notes - kantorencomplex, ontwikkeld door Lotus Development, ondersteunt de volgende gegevenstypen: tekst, numeriek, datum/tijd, sleutelvelden; RTF-velden voor het opslaan van tekst, tabellen, afbeeldingen, audio- en videogegevens of OLE-objecten.

Integratie van computerprogramma's wordt uitgevoerd via: Klembord; bestanden exporteren/importeren; OLE-mechanisme, Datalens-stuurprogramma's voor toegang tot externe databases INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER, enz. Om informatie te beschermen, gebruikt Lotus Notes een schema RSA-codering Public Key/PrivateKey, die het hoogste beschermingsniveau biedt, toegankelijk voor toepassingen client-server-type. Elektronische handtekeningen worden gebruikt om de authenticiteit van documenten te bevestigen. Om bijzonder belangrijke informatie te beschermen, zijn er extra functies, waaronder:

Het opslaan van tussenversies van documenten;

Het opslaan van een lijst met gebruikers die het document hebben bewerkt;

Versleuteling van alle gegevens die via het netwerk worden verzonden;

Versleuteling van opgeslagen gegevens, e-mail;

Toegang tot wachtwoordsysteem.

Het zoeken naar informatie wordt uitgevoerd met behulp van sleutelvelden. Het is mogelijk om archieven van interne en externe documenten bij te houden. Het softwareproduct wordt geleverd met een aantal sjablonen, zoals Discussie, Klantenservice, Documentopslag, enz. Ze hebben allemaal praktisch gebruik en kan eenvoudig worden aangepast aan specifieke behoeften. De database kan Notes-documenten met meerdere formaten bevatten. Daarnaast bevatten databases macro's die het werk automatiseren, formulieren die worden gebruikt om informatie in complexe documenten in te voeren, en zichtbare rapporten uit databasedocumenten.

Het Lotus Notes-pakket bestaat uit drie hoofdelementen:

Routing- en verwerkingstools;

Beschermings-/controlemiddelen;

Architectuur van productdatabases.

Lotus Notes beschikt over geavanceerde tools voor het maken van interfaces. Er zijn ook faciliteiten tekst zoeken, waarmee u een lijst met documenten kunt samenstellen die aan een bepaald zoekcriterium voldoen.

Lotus Notes ondersteunt zowel groepswerk als communicatie tussen twee willekeurige gebruikers. Hierdoor hebben meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang tot meerdere databases. Toegangscontrole wordt op verschillende niveaus uitgevoerd: database, formulier of weergave, document of deel van een document. Aan de andere kant kan de toegang ook worden beheerd op het niveau van groepen en individuele gebruikers. Voor samenwerking Met een grote teamdatabase kunt u deze op een server hosten en verschillende toegangsniveaus toewijzen aan individuele gebruikers of groepen. Lotus Notes heeft zeven toegangsniveaus.

1. Manager - geschikt voor het uitvoeren van alle databasebewerkingen, inclusief het lezen, schrijven en bewerken van documenten en formulieren.

2. Ontwerper - heeft dezelfde bevoegdheden als Manager, maar heeft geen controle over het toegangsniveau en de replicatieparameters.

3. Redacteur - is bevoegd om alle documenten in de database te lezen, schrijven en bewerken, maar mag geen formulieren en rapporten wijzigen.

4. Auteur - kan nieuwe documenten maken en bewerken, en andere documenten lezen (maar niet bewerken).

5. Lezer - heeft het recht om alleen te lezen.

6. Depositor - voert nieuwe documenten in, maar kan bestaande documenten niet bewerken.

7. Geen toegang - de gebruiker mag geen databases openen of documenten opslaan.

Bovendien bevat Lotus Notes een berichtensysteem - Notes Mail, waarmee u correspondentie naar andere gebruikers of groepen kunt sturen. Het bevat alle componenten die hiervoor nodig zijn: een gedistribueerde database (van documenten), een geïntegreerde applicatie-ontwikkelomgeving en tools voor het doorgeven van berichten. Lotus Notes omvat geïntegreerde softwarecomponenten voor samenwerking: een applicatieontwikkelings- en implementatieomgeving, objectopslag, tweerichtingsreplicatie, beveiliging en berichtenuitwisseling, platformonafhankelijke ondersteuning en schaalbaarheid.

Gebruikers hebben via grafische toegang toegang tot het netwerk Windows-interfaces, Macintosh, OS/2 of Unix. Notes is compatibel met netwerken zoals AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Lotus-databaseOpmerkingen

Een database is een verzameling informatie over bepaalde thematische gebieden, die documenten van verschillende typen kan bevatten, waaronder opmerkingen, rapporten, commerciële aanbiedingen, financiële samenvattingen, contactgegevens, spreadsheets, afbeeldingen of video- en audio-informatie. Hoewel de Lotus Notes-database niet relationeel is, kan deze wel relaties tussen records creëren.

Hier volgen enkele typen databases die het vaakst in toepassingen worden aangetroffen:

De documentbibliotheek bevat gegevens (rapporten, memo's, correspondentie met klanten, verschillende formulieren en verzoeken) in een vorm die overeenkomt met een externe representatie, en die altijd op het scherm kan worden weergegeven of op papier kan worden afgedrukt;

Conferenties zijn databases die werknemers de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan schriftelijke discussies over actuele kwesties. Zodra de database is aangemaakt, kunnen geautoriseerde gebruikers er hun eigen documenten aan toevoegen. De persoon die de teleconferentie heeft geïnitieerd, wordt automatisch de leider, krijgt alle toegangsrechten en bepaalt ook de toegangsniveaus voor andere gebruikers. Toegang op afstand tot conferenties vindt plaats via telefoonkanalen (via een modem) of regionale netwerken.

Met informatiediensten kunt u actuele informatie over bepaalde onderwerpen ontvangen (een productienieuwsdienst biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om meer te weten te komen over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van de productie in de industrie of over dochterondernemingen in het buitenland).

Dezelfde commando's en methoden worden gebruikt om toegang te krijgen tot alle databases, ongeacht het type gegevens dat ze bevatten. Lotus Notes slaat databases op aparte bestanden met extensie .nsf. Het nsf-databasebestand bevat de volgende informatie:

Formulieren;

De daadwerkelijke documenten die in de database zijn opgeslagen;

Informatie over gebruikerstoegang tot de database;

Databasereferentiedocumentatie.

Een document is de basisopslageenheid in een Lotus Notes-database. Veel databases bevatten slechts één type document met een bepaald formaat (elk document bestaat uit een of meer velden waarin het systeem gegevens opslaat), maar over het algemeen kunnen databases documenten van verschillende typen bevatten. Documenten zijn onderverdeeld in drie categorieën:

Hoofd document;

Reactie op document;

Antwoord op antwoord.

Het documenttype wordt bepaald wanneer het wordt aangemaakt (het formulier wordt aangemaakt) in het menu “Formulierattributen”.

Een documentsjabloon (formulier) komt overeen met elk documenttype en is een combinatie van statische tekst (onveranderlijke tekst binnen een formulier) en velden (gebieden waar gebruikers gegevens invoeren).

Er zijn twee soorten velden: algemeen en gewoon. Gemeenschappelijke velden verschillen doordat de ingevoerde gegevens worden weerspiegeld in alle documenten die aan het hoofddocument zijn gekoppeld en dit veld in hun formulier gebruiken. Bovendien worden, afhankelijk van de manier waarop Lotus Notes wordt ingevuld, de volgende typen velden onderscheiden: bewerkbaar, berekend, berekend voor uitvoer, berekend tijdens compilatie. Velden zijn cursief gedrukt, algemene velden zijn vetgedrukt.

Type document- presentatie van een document bij zoeken, bekijken, afdrukken, waarin de waarden van documentvelden of uitdrukkingen verschijnen die op basis daarvan zijn berekend. De weergave bevat ook beschrijvingen van de relaties tussen documenten, criteria voor het selecteren van documenten die op het scherm moeten worden weergegeven of in een rapport moeten worden opgenomen. Doorgaans overschrijdt het aantal typen het aantal formulieren, wat verband houdt met de noodzaak om documenten met een verschillende volgorde en een reeks weergavevelden te ontvangen. De weergave is vergelijkbaar met het rapport in relationele DBMS, waarbij elk document, wanneer het wordt afgedrukt of weergegeven, overeenkomt met een of meerdere regels (bij weergave op het scherm is soms horizontaal scrollen mogelijk), en elke kolom van het rapport meestal overeenkomt met een of meer velden van het document (record) of een expressie uit de velden van de record- en systeemvariabelen.

Lotus-functies en -opdrachtenOpmerkingen

Commando's en functies zijn een reeks hulpmiddelen die zijn ontworpen voor het ontwerpen van interfaces en het navigeren in de database, die worden uitgevoerd door formules samen te stellen en deze toe te wijzen aan visuele elementen van het scherm (knoppen, enz.). Functies beginnen met het "@"-symbool. Functies en uitdrukkingen worden van elkaar gescheiden door een puntkomma. Veel opdrachten komen overeen met hoofdmenu-items. Om ze in formules te gebruiken, gebruikt u de functie @Command([Commandnaam]). Enkele functies en opdrachten van Lotus Notes zijn:

- @Adjust(tijd-datum; jaar; maand; dag; uur; minuut; seconde) past de opgegeven tijd-datumwaarde aan, waarbij elk volgend argument stapsgewijs wordt gewijzigd. De correctiewaarde kan positief of negatief zijn;

- @Contains(string/substring) bepaalt of de substring deel uitmaakt van een string. Geeft 1 (waar) terug als de subtekenreeks in de tekenreeks voorkomt; retourneert anders 0 (onwaar);

- @DocNumber retourneert een string die overeenkomt met het recordnummer in de vorm van een document of categorie;

- @If(voorwaarde 1; actie 1; voorwaarde 2; actie 2; ...; voorwaarde 99; actie 99; anders_actie) evalueert de voorwaarden. Indien waar, dan wordt de actie opgegeven onmiddellijk nadat de voorwaarde is uitgevoerd. Als dit niet waar is, wordt de volgende voorwaarde gecontroleerd, enz. Als geen van beide voorwaarden waar is, wordt de "else_action" uitgevoerd;

- @Prompt([stijl]; "Titel"; "tekst"; "standaard"; "selectie") opent een dialoogvenster waarin de ingevoerde informatie als argument dient. Wordt gebruikt om informatie op te vragen bij de gebruiker en om acties uit te voeren, afhankelijk van de door de gebruiker ingevoerde informatie;

- @Command() - ga naar het volgende hoofddocument in de huidige weergave; de database moet op weergaveniveau worden geopend of het document kan in lees- of bewerkingsmodus worden geopend;

- @Command() - overgang naar het vorige document in de huidige vorm;

- @Command() - overgang naar het vorige hoofddocument in de huidige weergave.

Lotus-applicatiesOpmerkingenen hun ontwikkeling

Toepassingen- dit zijn systemen voor collectief werk die zijn ontwikkeld om de activiteiten te coördineren van mensen die gezamenlijk een specifiek bedrijfsproces uitvoeren. Deze processen kunnen intensieve communicatie met zich meebrengen (bijvoorbeeld tussen klanten en leveranciers).

De basisbouwstenen van Notes-toepassingen zijn formulieren, weergaven en macro's. Met de Notes-macrotaal kunnen ontwikkelaars de uitvoering van Notes-toepassingen en programmaprocessen die op de server worden uitgevoerd, controleren. Deze functies zijn hetzelfde op alle platforms waarop Notes draait. Bovendien wordt de client/server-architectuur automatisch geïmplementeerd en hoeft de ontwikkelaar alleen aan de server de noodzaak tot creatie aan te geven gedistribueerde applicatie.

Notes Help is een contextgevoelig naslagwerk dat toegankelijk is door op de F1-toets te drukken:

Onderwerpindex bevat een lijst met alle documenten in de directorydatabase;

Berichten toont alle Notes-berichten;

Functies heeft een lijst met alle Notes-functies. Gebruik het om syntaxis te leren en voorbeelden te bekijken van het gebruik van Notes-functies. Met de Notes-functies kunt u bepaalde taken automatiseren en uw gebruik van het product flexibeler maken.

Kantoor Automatisering

Kenmerken en doel. De kantoortaken omvatten het volgende: kantoorwerk, management, managementcontrole, het maken van rapporten, het zoeken, invoeren en bijwerken van informatie, planning, het uitwisselen van informatie tussen kantoorafdelingen, tussen bedrijfskantoren en tussen ondernemingen. Typische procedures die worden uitgevoerd bij de hierboven genoemde taken zijn als volgt:

· het verwerken van inkomende en uitgaande informatie (brieven lezen en beantwoorden, rapporten, circulaires en andere documentatie schrijven, waartoe ook tekeningen en diagrammen kunnen behoren);

· verzameling en daaropvolgende analyse van gegevens (rapportage bepaalde periodes tijd voor verschillende divisies in overeenstemming met verschillende criteria keuze);

· opslag van ontvangen informatie (snelle toegang tot informatie en zoeken naar benodigde gegevens).

De belangrijkste componenten van kantoorautomatisering zijn weergegeven in figuur 3.3.

Rijst. 3.3. Basiscomponenten voor kantoorautomatisering

Informatie Technologie geautomatiseerd kantoor- organisatie en ondersteuning communicatie processen zowel binnen de organisatie als met de externe omgeving op basis van computernetwerken en andere moderne middelen overdracht en werken met informatie.

Technologieën voor kantoorautomatisering worden gebruikt door managers, specialisten, secretaresses en administratief personeel. Ze stellen u in staat de arbeidsproductiviteit te verhogen en maken het mogelijk om een ​​steeds groter werkvolume aan te kunnen.

Dit voordeel is echter ondergeschikt aan de mogelijkheid om kantoorautomatisering te gebruiken als hulpmiddel voor het oplossen van problemen. Het verbeteren van de beslissingen van managers als gevolg van hun verbeterde communicatie kan de economische groei van het bedrijf garanderen.

Elektronisch kantoor is een software- en hardwarecomplex ontworpen voor het verwerken van documenten en het automatiseren van het werk van gebruikers in besturingssystemen.

Deel elektronisch kantoor omvat de volgende hardware: computers, eventueel aangesloten op een netwerk; afdrukapparaten; middelen voor het kopiëren van documenten; modem (als de computer is aangesloten op een wereldwijd netwerk of een geografisch afgelegen computer). Bovendien kan de hardware scanners bevatten die u gewend bent automatische invoer tekst en grafische informatie rechtstreeks vanuit primaire documenten; streamers ontworpen om archieven te creëren op minicassettes op magneetband; projectieapparatuur voor presentaties.

De belangrijkste softwareproducten die kbieden, zijn:

· teksteditor;

· spreadsheet;

· databasemanagementsysteem.

Kantoorsoftware kan ook het volgende omvatten:

· analyse- en planningsprogramma;

· presentatieprogramma;

· grafische editor;

· onderhoudsprogramma voor faxmodems;

· netwerk software: e-mail, computer- en teleconferenties, enz.;

· vertaalprogramma's;

· gespecialiseerde programma's managementactiviteiten: bijhouden van documenten, toezicht houden op de uitvoering van opdrachten, enz.

Kantoorsoftwareproducten worden zowel zelfstandig als als onderdeel van geïntegreerde pakketten gebruikt.

Ook niet-computermiddelen worden veel gebruikt: audio- en videoconferenties, faxen, kopieerapparaten en andere kantoorapparatuur.

Hoofd onderdelen. Database. Een verplicht onderdeel van elke technologie is een database. In een geautomatiseerd kantoor concentreert de database gegevens over de activiteiten van het bedrijf. Informatie in de database kan ook afkomstig zijn uit de externe omgeving van het bedrijf.

Informatie uit de database wordt ingevoerd in computertoepassingen (programma's), zoals een tekstverwerker, spreadsheetverwerker, e-mail, computerconferenties, enz. computer applicatie Met een geautomatiseerd kantoor kunnen werknemers met elkaar en met andere bedrijven communiceren.

Tekstverwerker. Dit is een soort toepassingssoftware die is ontworpen voor het maken en verwerken van tekstdocumenten. Reguliere ontvangst brieven en rapporten opgesteld met behulp van een tekstverwerker stellen de manager in staat voortdurend de situatie in het bedrijf te beoordelen.

E-mail. Elektronische post (e-mail), gebaseerd op netwerk gebruik computers, stelt de gebruiker in staat berichten te ontvangen, op te slaan en te verzenden naar zijn netwerkpartners.

Audiomail. Dit is e-mail voor het verzenden van berichten via spraak. Het is vergelijkbaar met e-mail, behalve dat u een bericht niet op het toetsenbord van een computer typt, maar via uw telefoon verzendt. Het systeem bevat een speciaal apparaat waarmee audiosignalen kunnen worden omgezet digitale code en vice versa, evenals een computer voor het opslaan van audioberichten in digitale vorm. Het voordeel van audiomail is dat het eenvoudiger is: bij gebruik hoeft u geen gegevens via het toetsenbord in te voeren.

Tabelprocessor. Het is, net als een tekstverwerker, een basisonderdeel van de informatiecultuur van elke werknemer en geautomatiseerd kantoor technologie. Zonder kennis van de basistechnologie om erin te werken, is het onmogelijk om een ​​personal computer volledig te gebruiken bij uw activiteiten. Functies van moderne softwareomgevingen tafelverwerkers kunt u talrijke bewerkingen uitvoeren op gegevens die in tabelvorm worden gepresenteerd.

Elektronische kalender. Het biedt nog een mogelijkheid om te gebruiken netwerk optie computer voor het opslaan en manipuleren van het werkschema van managers en andere medewerkers van de organisatie.

Computerconferenties en teleconferenties. Computerconferenties maken gebruik van computernetwerken om informatie uit te wisselen tussen groepsleden om een ​​specifiek probleem op te lossen. Het aantal deelnemers aan een computerconferentie kan vele malen groter zijn dan bij audio- en videoconferenties.

In de literatuur kom je vaak de term teleconferentie tegen. Teleconferenties omvatten drie soorten conferenties: audio, video en computer.

Audioconferenties. Ze gebruiken audiocommunicatie om de communicatie tussen geografisch afgelegen werknemers of afdelingen van het bedrijf te onderhouden. De eenvoudigste technische manier om audioconferenties te implementeren is telefonische communicatie, uitgerust extra apparaten, waardoor meer dan twee deelnemers aan een gesprek kunnen deelnemen. Voor het maken van audioconferenties is geen computer nodig, maar wordt alleen gebruik gemaakt van tweerichtingsaudiocommunicatie tussen de deelnemers.

Videovergaderen. Ze zijn bedoeld voor dezelfde doeleinden als audioconferenties, maar maken gebruik van videoapparatuur. Ze hebben ook geen computer nodig. Tijdens de videoconferentie, de deelnemers verre vriend op flinke afstand van elkaar kunnen ze zichzelf en andere deelnemers op het televisiescherm zien. Geluid wordt gelijktijdig met het televisiebeeld overgedragen.

Hoewel videoconferenties de transport- en reiskosten kunnen verlagen, gebruiken de meeste bedrijven het om andere redenen dan deze. Deze bedrijven zien dit als een kans om het maximale aantal managers en andere werknemers die geografisch ver van het hoofdkantoor verwijderd zijn, te betrekken bij het oplossen van problemen.

Faxen. Deze verbinding is gebaseerd op het gebruik van een faxapparaat dat een document aan één kant kan lezen communicatiekanaal en reproduceer het beeld op een ander.

Facsimile draagt ​​bij aan de besluitvorming door documenten snel en eenvoudig te distribueren naar leden van een probleemoplossend team, ongeacht hun geografische locatie.

Kantoorautomatisering is een manier om de efficiëntie van een bedrijf te vergroten door nieuwe technologieën uit de IT-sector te introduceren in administratieve activiteiten. Laten we de mogelijkheden eens nader bekijken.

Integratie informatie producten vervangt de traditionele kantoorstructuur niet, maar is slechts een aanvulling bestaande regime bedrijven:

• bij interactie binnen het bedrijf tussen personeel;
• in een relatie verschillende methoden communicatie met de buitenwereld en gemeentelijke afdelingen.

Computernetwerken, softwareapparatuur en andere transmissiemiddelen, statistieken en informatieverwerking helpen bij het organiseren en ondersteunen van kantoorcommunicatieprocessen.

Belangrijkste taken van het kantoor

Een bedrijfskantoor is een verbindende schakel tussen afdelingen binnen een onderneming, ongeacht de omvang ervan. Kort gezegd omvatten de belangrijkste kantoorfuncties:

• professioneel kantoorwerk en documentstroom (in het geval van het gebruik van IT-technologieën en softwarecomponenten we praten over over het geautomatiseerde kantoorbeheersysteem OAS);
• toezicht houden op de implementatie van tussentijdse (inclusief dagelijkse) en algemene doelstellingen van het bedrijf;
• het opstellen en uitvoeren van kwartaal-, jaar- en overige rapportages (bijvoorbeeld voor de Belastingdienst);
• zoekopdracht Nodige informatie en effectieve instrumenten;
• backoffice controle;
• het bijwerken van informatie, het vervangen van oude identificatiegegevens door nieuwe;
• financiële en productieplanning;
• ordelijkheid van activiteiten (CAO-systeem automatische optimalisatie, structurering en coördinatie);
• gespecialiseerde technische ondersteuning voor productiefaciliteiten op afstand;
• automatische organisatie van het gezamenlijke en synchrone functioneren van afdelingen (magazijnen, winkels, enz.).

Componenten van een algemeen geïntegreerd kantoorautomatiseringssysteem

De uniforme informatieruimte die wordt verkregen als resultaat van de ontwikkeling van de automatisering van het bedrijf is een basis:

• operationele gedetailleerde informatie die in realtime wordt verkregen voor elk specifiek proces;
• verzamelde analytische informatie over de activiteiten van de organisatie;
• persoonlijke personeelsdossiers;
• ontwikkelingen in de productie;
• gegevens over partners en klanten.

Het is ontworpen om de efficiëntie van de onderneming te verbeteren en de werkplek (AW) van elke werknemer te automatiseren.

Databaseclassificatie en -functies

De database vormt de kern van het automatische identificatiesysteem (AIS) van het kantoor. Ongeacht de structuur en richting van de activiteit van de onderneming, vervult deze de volgende karakteristieke functies:

• informatie verzamelen van verschillende bronnen, inclusief laboratoria voor kwaliteitsbeoordeling en artikelen van onafhankelijke analisten;
• integratie van bekende informatie in geordende modellen;
• structureren, beschermen en opslaan van gegevens.

Omdat de hedendaagse kantoren een grote hoeveelheid informatie moeten structureren, wordt het werk met papieren media tot een minimum beperkt, waardoor plaats wordt gemaakt voor geïntegreerde geautomatiseerde informatietechnologieën (AIT).

Computerfaciliteiten

Moderne kis gebaseerd op de introductie van computernetwerken en IT-technologieën in het dagelijkse werk van bedrijven. Zij zijn degenen die de meeste problemen van kantoorpersoneel oplossen.

Soorten computerkantoorhulpmiddelen voor kleine en grote bedrijven:

• spreadsheet- en tekstverwerkers;
• e-mail (intern en gelokaliseerd op externe e-maildiensten);
• audiomail en videotekst;
• het opslaan van een grote hoeveelheid informatie;
• programma's voor managementactiviteiten, enz.

Niet-computerkantoorhulpmiddelen

Moderne informatietechnologie voor kantoorautomatisering omvat het gebruik van verschillende niet-computerapparatuur.

Aandacht:Het eenvoudigste middel voor een dergelijk plan is de bekende telefoon, waarmee meerdere abonnees tegelijkertijd aan een gesprek kunnen deelnemen.

Het doel van telefonische vergaderingen is het onderhouden van de communicatie voor geografisch afgelegen werknemers van één onderneming. Uitgevoerd in audio- en videoformaten. En belangrijke rol Kantoorapparatuur speelt een rol bij de documentstroom op kantoor verschillende elementen reparaties (bijvoorbeeld extra geluidsisolatie).

Software-eigenschappen

Om dagelijkse taken productief en efficiënt uit te voeren, mag het kantoor alleen worden uitgerust met betaalde programma's. Als u een “illegale” versie (gratis) downloadt, kan de activiteit van de hele server worden verstoord. Bij uitgebreide kantoorautomatisering wordt uitsluitend gebruik gemaakt van gelicentieerde IT-producten.

De belangrijkste programma's voor het bedrijfsleven zijn onder meer:

• besturingssysteem:
  • Microsoft Windows (budgetoptie);
  • Appel;
  • Linux;
• componenten voor kantoorsoftware:
  • Microsoft Office(ook voor Mac);
  • Siag Office voor Unix;
  • iWork, enz.;
• applicatiesoftware (afhankelijk van de activiteit van de onderneming):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (voor het opstellen van businessplannen);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (handig voor bouwers en kadastrale ingenieurs);
  • fijnlezer;
  • Brotherhood of Steel gecomprimeerd bestand (om bos-bestanden te openen)
  • Expertgemak;
  • Eng-Lang-Trainer (en andere programma's om Engels te leren);
  • logistieke programma's van het ETRAN-systeem (relevant voor de verwerking van aanvragen voor goederenvervoer per spoor);
  • Columbis (voor de reisbranche);
  • Ventura-uitgever;
  • Lexicon, enz.;
• antivirusprogramma's:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda enz.

Niet elk kantoor heeft gespecialiseerde programma's nodig vanwege het kleine aantal taken, maar om standaard kantooractiviteiten uit te voeren (althans voor de basis). boekhouding) nodig hebben besturingssysteem Windows met een pakket standaard office-programma's (Excel, Word).

Informatiewolktechnologieën voor kantoorautomatisering. Essentie, methoden en hulpmiddelen

De mogelijkheid om op afstand te werken is niet alleen typisch voor creatieve en technische beroepen. Tegenwoordig kunnen veel medewerkers op afstand werken, inclusief verkoopmanagers en PR-specialisten.

Belangrijk:Met de ontwikkeling van algemene automatisering gaat de noodzaak voor een werknemer om constant op de werkplek te zijn verloren, en daarom integreren steeds meer ondernemingen een cloudtechnologiesysteem in hun activiteiten.

Een set nuttige hulpmiddelen voor succesvolle bediening op afstand van een geautomatiseerd besturingssysteem (ACS)

Cloudtechnologieën maken het alleen mogelijk om de financiële component van een kantoor te optimaliseren als deze volledig geautomatiseerd is en een duidelijke structuur heeft. Voor werken op afstand is toegang nodig tot:

• zakelijke e-mail vanaf uw thuiscomputer;
• kantoor CRM-netwerk (zorgt voor productieve samenwerking met klanten);
• intern ERP-complex (het belangrijkste doel is het opbouwen van relaties met collega's).

Geautomatiseerde virtuele kantoren zijn over de hele wereld populair omdat ze helpen professionals uit verschillende landen naar projecten te trekken, waardoor de kosten voor het verhuizen naar de juiste locatie worden geoptimaliseerd. Met moderne geautomatiseerde informatietechnologieën en beheerprogramma's kunt u uw werkruimte op afstand inrichten:

• virtuele PBX op basis van IP-telefonie helpt communiceren met collega's en klanten ongeacht de fysieke locatie (opgenomen telefoongesprekken en er worden analytische statistieken verzameld over de duur ervan, het negeren van oproepen door werknemers en het gebruik van een werknummer voor persoonlijke doeleinden);
• geautomatiseerde technologie cloud kantoor type Mango Office kunt u schakelen tussen gesprekken vaste lijnen naar computernummers zonder gevolgen voor abonnees met directe melding van specialisten op afstand;
• Externe expert van Cisco - professioneel Skype-alternatief, dat beeld en geluid van hoge kwaliteit biedt;
• het WebEx-programma maakt het mogelijk een vergadering van elke omvang te houden (de conferentie kan maximaal 500 deelnemers bevatten);
• Zoho Project en Wrike zijn voorbeelden van programma's voor het gezamenlijk synchroon bewerken van tekstdocumenten en grafische afbeeldingen (afbeeldingen, diagrammen, tabellen, grafieken, enz.) op verschillende manieren in realtime en het consolideren van het tussenresultaat;
• Realtime Board – een gedigitaliseerd markeerbord dat nodig is voor vergaderingen op afstand;
• basistijdregistratieprogramma's (OfficeMetrica, ManicTime) voor het monitoren van ondergeschikten (met spyware-elementen) die zijn ontworpen om personeel te controleren;
• Met Yaware.Online kunt u webcams van medewerkers inschakelen om te zien wat ze tijdens werktijd doen;
• Intel's vPro-service biedt 24/7 technische hulp voor medewerkers op afstand (als er problemen zijn met de computer kunnen zij immers geen contact opnemen met de fulltime systeembeheerder);
• nieuwe gegevensbeschermingstechnologie van Intel “Ik ben het wachtwoord”, die de biometrische gegevens van de gebruiker scant en pas daarna de computer opstart (in 2018 zullen er nog meer van dergelijke informatieoplossingen zijn om de gebruiker te identificeren aan de hand van het geluid van de stem, gezichtsherkenning kenmerken of netvliespatroon in de toekomst);
• GPS-trackers hebben niet direct te maken met kantoorontwikkelingen, maar geven je wel de mogelijkheid om op een kaart de bewegingen te volgen van een medewerker die voor een bestelling is vertrokken.

Nadelen van het beheren van een virtuele kantoorafdeling

Helaas is het nog niet mogelijk om de activiteiten van alle bedrijven volledig over te dragen externe modus, aangezien cloudtechnologieën een aantal van de volgende nadelen hebben:

• moeilijkheden bij het beheren en monitoren van thuiswerkers (vooral als hun aantal voortdurend groeit);
• mogelijkheid van lekkage handels geheim ongeacht ondertekende verplichtingen door medewerkers (afgeschreven als slechte kwaliteit elektronische kanalen communicatie);
• elementaire vermindering van de efficiëntie, omdat medewerker op afstand mag niet op zijn werkplek zijn als hij gebeld moet worden als er een nieuw verzoek binnenkomt;
• afname van de werkefficiëntie (niet iedereen kan buiten het team werken vanwege een slechte zelforganisatie, sommigen moeten aan communicatiebehoeften voldoen);
• de huidige wettelijke beperkingen voor werken op afstand (vooral als het nodig is om samen te werken met buitenlandse specialisten).

Controlemodus voor automatisering van informatietechnologie toegang op afstand succesvol zal zijn als de leider zich realiseert dat de structuur virtueel kantoor wezenlijk anders dan de traditionele. Effectieve managementactiviteiten veronderstellen een andere coördinatie en werking: nu moet een topmanager zichzelf niet als directeur beschouwen technische opdrachten, en de klantcoördinator van het project.

Historisch gezien begon automatisering in de productie en verspreidde zich vervolgens naar het kantoor, met als aanvankelijk doel alleen het automatiseren van routinematig secretarieel werk. Met de ontwikkeling van communicatietechnologie werd de automatisering van kantoortechnologieën interessant voor specialisten en managers, die daarin een kans zagen om de productiviteit van hun werk te verhogen.

Kantoorautomatisering is niet bedoeld om het bestaande traditionele personeelscommunicatiesysteem (met zijn vergaderingen, telefoongesprekken en bestellingen) te vervangen, maar alleen om dit aan te vullen. Het gezamenlijke gebruik van deze systemen zorgt voor een rationele automatisering van managementwerk en beste voorziening informatie managers.

Een geautomatiseerd kantoor is aantrekkelijk voor managers op alle managementniveaus in een bedrijf, niet alleen omdat het de communicatie tussen medewerkers binnen het bedrijf ondersteunt, maar ook omdat het hen nieuwe communicatiemiddelen met de externe omgeving biedt.

Geautomatiseerde kantoorinformatietechnologie - organisatie en ondersteuning van communicatieprocessen zowel binnen de organisatie als met de externe omgeving op basis van computernetwerken andere moderne manieren om informatie over te dragen en ermee te werken

Kantoorautomatiseringstechnologieën worden gebruikt door managers, specialisten, secretaresses en administratief personeel en zijn vooral aantrekkelijk voor het oplossen van groepsproblemen. Ze kunnen de productiviteit van secretaresses en kantoormedewerkers verhogen en hen in staat stellen het toenemende werkvolume aan te kunnen. Dit voordeel is echter ondergeschikt aan de mogelijkheid om kantoorautomatisering te gebruiken als hulpmiddel voor het oplossen van problemen. Het verbeteren en versnellen van de beslissingen van managers als gevolg van hun verbeterde communicatie kan de economische groei van het bedrijf garanderen.

Momenteel zijn er enkele tientallen bekend softwareproducten voor computers en niet-computertechnische middelen die technologie voor kantoorautomatisering bieden: tekstverwerker, spreadsheetprocessor, e-mail, elektronische agenda, audiomail, computer- en teleconferenties, videotekst, beeldopslag, evenals gespecialiseerde programma's voor managementactiviteiten: onderhouden documenten, toezicht op de uitvoering van orders en etc.

Kantoorautomatisering wordt aangevuld met niet-computerhulpmiddelen: audio- en videoconferenties, fax, kopieerapparaat en andere kantoorapparatuur.

Hoofd onderdelen

Een database is een essentieel onderdeel van elke informatietechnologie. In een geautomatiseerd kantoor concentreert de database gegevens over het productiesysteem van het bedrijf op dezelfde manier als bij gegevensverwerkingstechnologie op operationeel niveau. Informatie in de database kan ook afkomstig zijn uit de externe omgeving van het bedrijf. Specialisten moeten bedreven zijn in de technologische basishandelingen voor het werken in een databaseomgeving.

Voorbeeld. De database verzamelt informatie over de dagelijkse verkopen die door de verkoopagenten van het bedrijf worden doorgegeven hoofdcomputer, of informatie over wekelijkse aanvoer van grondstoffen. Informatie over wisselkoersen of koersen van effecten, inclusief aandelen van dit bedrijf, die dagelijks worden aangepast in de overeenkomstige database-array, kunt u dagelijks per e-mail van de beurs ontvangen.

Informatie uit de database wordt ingevoerd in computertoepassingen (programma's), zoals tekstverwerkers, spreadsheetprocessors, e-mail, computerconferenties, enz. Elke geautomatiseerde kantoorcomputertoepassing biedt werknemers communicatie met elkaar en met andere bedrijven.

Tekstverwerker is een soort toepassingssoftware die is ontworpen voor het maken en verwerken van tekstdocumenten. Zo beschikt de manager over een effectieve vorm van schriftelijke communicatie. Door regelmatig brieven en rapporten te ontvangen die zijn opgesteld met behulp van een tekstverwerker, kan de manager voortdurend de situatie in het bedrijf beoordelen.

E-mail(E-mail), gebaseerd op het netwerkgebruik van computers, stelt de gebruiker in staat berichten te ontvangen, op te slaan en te verzenden naar zijn netwerkpartners. Hier vindt alleen unidirectionele communicatie plaats. Deze beperking is volgens veel onderzoekers niet zo belangrijk, aangezien officiële telefoongesprekken in vijftig van de honderd gevallen alleen gericht zijn op het verkrijgen van informatie. Om tweerichtingscommunicatie te garanderen, moet u herhaaldelijk berichten via e-mail verzenden en ontvangen of een andere communicatiemethode gebruiken.

E-mail kan de gebruiker verschillende ervaringen bieden, afhankelijk van de gebruikte software. Om ervoor te zorgen dat het verzonden bericht voor alle e-mailgebruikers beschikbaar is, moet het op een computerbulletinboard worden geplaatst; indien gewenst kunt u aangeven dat het om privécorrespondentie gaat. U kunt het artikel ook verzenden met bericht van ontvangst door de geadresseerde.

Audiomail is een e-mail waarmee u spraakberichten kunt verzenden. Het is vergelijkbaar met e-mail, behalve dat u een bericht niet op het toetsenbord van een computer typt, maar via uw telefoon verzendt. U ontvangt ook verzonden berichten via de telefoon. Het systeem omvat een speciaal apparaat voor het omzetten van audiosignalen in digitale code en terug, evenals een computer voor het opslaan van audioberichten in digitale vorm. Audiomail Ook geïmplementeerd op het netwerk. Het systeem zal periodiek alle opgegeven medewerkers bellen om hen een bericht te sturen.

Tabelprocessor net als een tekstverwerker is het een basisonderdeel van de informatiecultuur van elke werknemer en geautomatiseerde kantoortechnologie. Zonder kennis van de basistechnologie om erin te werken, is het onmogelijk om een ​​personal computer volledig te gebruiken bij uw activiteiten. Met de functies van moderne softwareomgevingen voor spreadsheetprocessors kunt u talloze bewerkingen uitvoeren op gegevens die in tabelvorm worden gepresenteerd. Door deze operaties te combineren op basis van gemeenschappelijke kenmerken, kunnen we de meest talrijke en gebruikte groepen technologische operaties identificeren:

gegevensinvoer zowel vanaf het toetsenbord als vanuit databases;

gegevensverwerking (sorteren, automatisch genereren van totalen, kopiëren en overbrengen van gegevens, verschillende groepen berekeningsbewerkingen, gegevensaggregatie, enz.);

informatie in gedrukte vorm, in de vorm van geïmporteerde bestanden in andere systemen, rechtstreeks in de database uitvoeren;

hoogwaardig ontwerp van tabelformulieren voor het presenteren van gegevens;

veelzijdige en hoogwaardige presentatie van gegevens in de vorm van diagrammen en grafieken;

het uitvoeren van technische, financiële en statistische berekeningen;

het uitvoeren van wiskundige modellen en een aantal andere hulpbewerkingen.

Elke moderne spreadsheetomgeving beschikt over een manier om gegevens via het netwerk te verzenden.

Elektronische kalender biedt nog een mogelijkheid om een ​​netwerkversie van een computer te gebruiken om het werkschema van managers en andere medewerkers van de organisatie op te slaan en te manipuleren. De manager (of zijn secretaris) stelt de datum en tijd van een vergadering of andere gebeurtenis in, bekijkt het resulterende schema en brengt wijzigingen aan met behulp van het toetsenbord. De hardware en software van de elektronische kalender zijn volledig consistent met vergelijkbare componenten van e-mail. Bovendien is agendasoftware vaak een integraal onderdeel van e-mailsoftware.

Het systeem maakt het bovendien mogelijk om toegang te krijgen tot de agenda's van andere managers. Het kan vergadertijden automatisch afstemmen op hun eigen schema's.

Het gebruik van een elektronische kalender blijkt vooral effectief te zijn voor managers op senior managementniveau, van wie de werkdagen lang van tevoren worden gepland.

Computerconferenties computernetwerken gebruiken om informatie uit te wisselen tussen leden van een groep die een specifiek probleem oplossen. Uiteraard is de kring van mensen met toegang tot deze technologie beperkt. Het aantal deelnemers aan een computerconferentie kan vele malen groter zijn dan bij audio- en videoconferenties.

Teleconferentie omvat drie soorten conferenties: audio, video en computer. Videotekst is gebaseerd op het gebruik van een computer om tekst en grafische gegevens op een beeldscherm weer te geven.

Het uitwisselen van catalogi en prijskaartjes (prijslijsten) van hun producten tussen bedrijven in de vorm van videotekst wordt inmiddels steeds populairder. Wat de bedrijven betreft die gespecialiseerd zijn in de verkoop van videotekst, beginnen hun diensten te concurreren met gedrukte producten zoals kranten en tijdschriften. Zo is het in veel landen tegenwoordig mogelijk om een ​​krant of tijdschrift in de vorm van videotekst te bestellen, om nog maar te zwijgen van actuele beursinformatie.

Beeldopslag. Elk bedrijf moet een groot aantal documenten voor langere tijd opslaan. Hun aantal kan zo groot zijn dat het opslaan ervan, zelfs in de vorm van bestanden, ernstige problemen veroorzaakt. Daarom ontstond het idee om niet het document zelf, maar het beeld (image) op te slaan en in digitale vorm op te slaan. Beeldopslag (imaging) is een veelbelovende kantoortechnologie en is gebaseerd op het gebruik van een speciaal apparaat

een optische patroonherkenner waarmee u een afbeelding van een document of film naar digitale vorm kunt converteren voor verdere opslag in het externe geheugen van een computer. Een afbeelding die in digitaal formaat is opgeslagen, kan op elk moment in zijn echte vorm op een scherm of printer worden weergegeven. Optische schijven worden gebruikt om afbeeldingen op te slaan

Het idee om beelden op te slaan is niet nieuw en werd eerder geïmplementeerd op basis van microfilms. De creatie van deze technologie werd mogelijk gemaakt door de opkomst van een nieuwe technische oplossing: een optische schijf in combinatie met digitale beeldopname.

Audioconferenties gebruik audiocommunicatie om de communicatie tussen geografisch afgelegen werknemers of afdelingen van het bedrijf te onderhouden. De eenvoudigste technische manier om audioconferenties te implementeren is telefonische communicatie, uitgerust met extra apparaten die het mogelijk maken dat meer dan twee deelnemers aan een gesprek deelnemen. Voor het maken van audioconferenties is geen computer nodig, maar wordt alleen gebruik gemaakt van tweerichtingsaudiocommunicatie tussen de deelnemers. Het gebruik van audioconferenties vergemakkelijkt de besluitvorming, is goedkoop en handig.

Videovergaderen zijn bedoeld voor dezelfde doeleinden als audioconferenties, maar maken gebruik van videoapparatuur. Ze hebben ook geen computer nodig. Tijdens een videoconferentie kunnen deelnemers die zich op flinke afstand van elkaar bevinden zichzelf en andere deelnemers op het televisiescherm zien. Geluid wordt gelijktijdig met het televisiebeeld overgedragen.

Hoewel videoconferenties de transport- en reiskosten kunnen verlagen, gebruiken de meeste bedrijven het om andere redenen dan deze. Deze bedrijven zien dit als een kans om het maximale aantal managers en andere werknemers die geografisch ver van het hoofdkantoor verwijderd zijn, te betrekken bij het oplossen van problemen.

Faxen is gebaseerd op het gebruik van een faxapparaat dat in staat is een document aan de ene kant van een communicatiekanaal te lezen en het beeld ervan aan de andere kant te reproduceren. Facsimile levert zijn bijdrage V beslissingen nemen door snel en eenvoudig documenten te verspreiden onder teamleden die een specifiek probleem oplossen, ongeacht hun geografische locatie.

De meest populaire set kantoorsoftwareautomatisering isMicrosoft Office. Microsoft Office-producten zijn nauw met elkaar geïntegreerd; ze delen meer dan 50% van de softwarecode. Dit is de basis voor hetzelfde soort werk met alle toepassingen.

Ministerie van Onderwijs en Wetenschap

Kirgizische Republiek

Kirgizisch nationale Universiteit

Vernoemd naar Zhusup Balasagyn

Faculteit Informatie en Innovatieve Technologieën

CURSUS WERK

per discipline" Informatie Systemen en netwerken"

over het onderwerp: "Kenmerken en doel van een geautomatiseerd IT-kantoor.

Database."

Special: Informatiesystemen en technologieën

Student: Moldazhan K.M.

cursus: 2 gangen

groep: IST 1/15 Wetenschappelijk begeleider: Almasbekova Z.A.

Bisjkek 2017

Inleiding.................................................................................3

Hoofdstuk 1. Kenmerken en doel van kantoorautomatisering…………….4

1.1. Belangrijkste onderdelen van kantoor geautomatiseerde systemen…………...4

1.2. Basismethoden voor kantoorautomatisering.............................11

1.3. Hulpmiddelen voor kantoorautomatisering en teamwerk............................16

1.3.2. Hulpmiddelen voor automatisering van de documentstroom…………………………….20

Hoofdstuk 2. Geautomatiseerde informatietechnologieën op kantoor………26

2.1. Boekhoudprogramma’s…………………………………………………….26

Conclusie……................................................................................................................29

Referenties……………………………………………………………30

Invoering

Moderne samenleving kan niet bestaan ​​zonder documentstroom. Documenten begeleiden ons bij elke stap. Zelfs een kleine aankoop van goederen in een winkel gaat gepaard met de uitgifte van een document - bon. Wij kunnen de onnodige bon direct na de aankoop in de prullenbak gooien, maar dit verandert niets aan de zaak. Toch blijft er een kopie van de bon in de winkel, die lange tijd zal worden bewaard en in aanmerking zal worden genomen.

Een van de taken waarmee de informatica als wetenschap wordt geconfronteerd, is het overbrengen van de documentstroom van papier naar elektronische vorm. Dit probleem wordt opgelost door de ontwikkeling en implementatie van hardware en software en methoden voor elektronisch documentbeheer.

Om effectieve managementbeslissingen te kunnen nemen in de dynamische ontwikkeling van een markteconomie heeft een onderneming een passend informatieondersteuningssysteem nodig dat op objectieve wijze de huidige economische situatie weerspiegelt. Dit onderwerp is voor mij vandaag de dag het meest relevant, omdat goede informatieondersteuning niet alleen de sleutel is tot het succes en het concurrentievermogen van een bedrijf, maar soms ook fungeert als een middel om te overleven in omstandigheden van hevige concurrentie.

Managementinformatietechnologieën zijn de verbinding van informatie met bedrijfsmanagementsystemen en het managementproces als geheel. Het kan niet alleen als een geheel worden beschouwd en alle managementfuncties omvatten, maar ook voor individueel functioneel managementwerk, bijvoorbeeld prognoses en planning, boekhouding en analyse.

In moderne omstandigheden is informatieondersteuning een belangrijk gebied geworden, dat bestaat uit het verzamelen en verwerken van informatie die nodig is voor het nemen van weloverwogen managementbeslissingen. Overdracht van informatie over de positie en activiteiten van de onderneming naar het hoogste managementniveau wederzijdse uitwisseling informatie tussen alle onderling verbonden divisies van het bedrijf wordt uitgevoerd op basis van moderne elektronische computertechnologie en andere technische communicatiemiddelen.

Hoofdstuk 1. Kenmerken en doel van kantoorautomatisering

1.1. Belangrijkste componenten van kantoorautomatiseringssystemen

Historisch gezien begon automatisering in de productie en verspreidde zich vervolgens naar het kantoor, met als aanvankelijk doel alleen het automatiseren van routinematig secretarieel werk. Naarmate de communicatiemiddelen zich ontwikkelden, werd de automatisering van kantoortechnologieën interessant voor specialisten en managers, die daarin een kans zagen om de productiviteit van hun werk te verhogen.

Kantoorautomatisering (Fig. 1) is niet bedoeld om het bestaande traditionele personeelscommunicatiesysteem (met zijn vergaderingen, telefoongesprekken en bestellingen) te vervangen, maar alleen om dit aan te vullen. Wanneer beide systemen samen worden gebruikt, zullen ze zorgen voor een rationele automatisering van managementwerk en de beste informatievoorziening aan managers.

Rijst. 1. Belangrijkste componenten van kantoorautomatisering.

Een geautomatiseerd kantoor is aantrekkelijk voor managers op alle managementniveaus in een bedrijf, niet alleen omdat het de communicatie tussen medewerkers binnen het bedrijf ondersteunt, maar ook omdat het hen nieuwe communicatiemiddelen met de externe omgeving biedt.

Informatietechnologie voor kantoorautomatisering is de organisatie en ondersteuning van communicatieprocessen zowel binnen de organisatie als met de externe omgeving op basis van computernetwerken en andere moderne middelen voor het verzenden en werken met informatie.

Technologieën voor kantoorautomatisering worden gebruikt door managers, specialisten, secretaresses en administratief personeel. Ze kunnen de productiviteit van secretaresses en kantoormedewerkers verhogen en hen in staat stellen het toenemende werkvolume aan te kunnen. Dit voordeel is echter ondergeschikt aan de mogelijkheid om kantoorautomatisering te gebruiken als hulpmiddel voor het oplossen van problemen. Het verbeteren van de beslissingen van managers als gevolg van hun verbeterde communicatie kan de economische groei van het bedrijf garanderen.

Momenteel zijn er enkele tientallen softwareproducten voor computers en niet-computerhardware die technologie voor kantoorautomatisering bieden: tekstverwerker, spreadsheetprocessor, e-mail, elektronische agenda, computer- en teleconferenties, videotekst, beeldopslag, evenals gespecialiseerde programma's voor beheeractiviteiten: documentbeheer, controle op de uitvoering van bestellingen, enz.

Database

Een verplicht onderdeel van elke technologie is een database. In een geautomatiseerd kantoor concentreert de database gegevens over het productiesysteem van het bedrijf op dezelfde manier als bij gegevensverwerkingstechnologie op operationeel niveau. Informatie in de database kan ook afkomstig zijn uit de externe omgeving van het bedrijf. Specialisten moeten bedreven zijn in de technologische basishandelingen voor het werken in een databaseomgeving.

Voorbeeld. De database verzamelt informatie over de dagelijkse verkopen die door de verkoopagenten van het bedrijf naar de hoofdcomputer worden verzonden, of informatie over wekelijkse leveringen van grondstoffen.

Informatie over wisselkoersen of koersen van effecten, inclusief aandelen van dit bedrijf, die dagelijks worden aangepast in de overeenkomstige database-array, kunt u dagelijks per e-mail van de beurs ontvangen.

Informatie uit de database wordt ingevoerd in computertoepassingen (programma's), zoals tekstverwerkers, spreadsheetprocessors, e-mail, computerconferenties, enz. Elke geautomatiseerde kantoorcomputertoepassing biedt werknemers communicatie met elkaar en met andere bedrijven.

Tekstverwerker

Dit is een soort toepassingssoftware die is ontworpen voor het maken en verwerken van tekstdocumenten. Als het document klaar is, schrijft de medewerker het opnieuw in extern geheugen, en drukt het vervolgens af en verzendt het indien nodig via computer netwerk. Zo beschikt de manager over een effectieve vorm van schriftelijke communicatie. Door regelmatig brieven en rapporten te ontvangen die zijn opgesteld met behulp van een tekstverwerker, kan de manager voortdurend de situatie in het bedrijf beoordelen.

E-mail

Met elektronische post (e-mail), gebaseerd op het netwerkgebruik van computers, kan de gebruiker berichten ontvangen, opslaan en verzenden naar zijn netwerkpartners. Hier vindt alleen unidirectionele communicatie plaats. Deze beperking is volgens veel onderzoekers niet zo belangrijk, aangezien officiële telefoongesprekken in vijftig van de honderd gevallen alleen gericht zijn op het verkrijgen van informatie.

Wanneer een bedrijf besluit e-mail te implementeren, heeft het twee opties. De eerste is dat u uw eigen hardware en software koopt en uw eigen lokale netwerk van computers creëert die de e-mailfunctie implementeren. De tweede optie heeft betrekking op de aanschaf van een e-maildienst, die tegen een periodieke vergoeding wordt aangeboden door gespecialiseerde communicatieorganisaties.

Audiomail

Dit is e-mail voor het verzenden van berichten via spraak. Het is vergelijkbaar met e-mail, behalve dat u een bericht niet op het toetsenbord van een computer typt, maar via uw telefoon verzendt. U ontvangt ook verzonden berichten via de telefoon. Het systeem omvat een speciaal apparaat voor het omzetten van audiosignalen in digitale code en terug, evenals een computer voor het opslaan van audioberichten in digitale vorm. Audiomail wordt ook online geïmplementeerd.

Audiomail kan met succes worden gebruikt voor het oplossen van groepsproblemen. Hiervoor moet de afzender van het bericht bovendien de lijst opgeven van personen voor wie het bericht bestemd is. Het systeem zal periodiek alle opgegeven medewerkers bellen om hen een bericht te sturen.

Het belangrijkste voordeel van audiomail ten opzichte van e-mail is dat het eenvoudiger is: als u het gebruikt, hoeft u geen gegevens via het toetsenbord in te voeren.

Tabelprocessor

Het is, net als de tekstverwerker, een basiscomponent van de informatiecultuur van elke werknemer en geautomatiseerde kantoortechnologie. Met de functies van moderne softwareomgevingen voor tafelprocessors kunt u talloze bewerkingen uitvoeren op gegevens die in tabelvorm worden gepresenteerd. Door deze operaties te combineren op basis van gemeenschappelijke kenmerken, kunnen we de meest talrijke en gebruikte groepen technologische operaties identificeren:

· gegevensinvoer zowel via het toetsenbord als vanuit databases;

· gegevensverwerking (sorteren, automatisch genereren van totalen, kopiëren en overbrengen van gegevens, diverse groepen berekeningsbewerkingen, gegevensaggregatie, enz.);

· informatie in gedrukte vorm, in de vorm van geïmporteerde bestanden in andere systemen, rechtstreeks in de database uitvoeren;

· hoogwaardig ontwerp van tabelformulieren voor het presenteren van gegevens;

· veelzijdige en hoogwaardige presentatie van gegevens in de vorm van diagrammen en grafieken;

· het uitvoeren van technische, financiële en statistische berekeningen;

· het uitvoeren van wiskundige modellen en een aantal andere hulpbewerkingen.

Elektronische kalender

Het biedt nog een mogelijkheid om een ​​netwerkversie van een computer te gebruiken om het werkschema van managers en andere medewerkers van de organisatie op te slaan en te manipuleren. De manager (of zijn secretaris) stelt de datum en tijd van een vergadering of andere gebeurtenis in, bekijkt het resulterende schema en brengt wijzigingen aan met behulp van het toetsenbord. De hardware en software van de elektronische kalender zijn volledig consistent met vergelijkbare componenten van e-mail. Bovendien is agendasoftware dat vaak integraal deel e-mailsoftware.

Het gebruik van een elektronische kalender blijkt vooral effectief te zijn voor managers op senior managementniveau, van wie de werkdagen lang van tevoren worden gepland.

Faxen

Deze communicatie is gebaseerd op het gebruik van een faxapparaat dat een document aan de ene kant van het communicatiekanaal kan lezen en het beeld ervan aan de andere kant kan reproduceren.

Facsimile draagt ​​bij aan de besluitvorming door documenten snel en eenvoudig te distribueren naar leden van een probleemoplossend team, ongeacht hun geografische locatie.

Faxen worden heel vaak gebruikt. Kranten en financiële instellingen maken al jaren gebruik van hun diensten. De eerste faxen waren vergelijkbaar audiomodems. De technologie staat echter niet stil, maar verbetert voortdurend. Een pagina met tekst of foto wordt in de fax geladen en gescand. In dit geval codeert de scannerstraal, die over de pagina beweegt, de witte en donkere gebieden van de afbeelding, die vervolgens digitaal via de pagina worden verzonden. telefoonlijnen. Wanneer een bericht wordt ontvangen, vindt een soortgelijk proces plaats, maar alleen in omgekeerde volgorde: de bitwaarden die tekencodes vertegenwoordigen, worden omgezet van digitale vorm naar een analoog signaal. Fax verzendt en ontvangt gedigitaliseerde gescande pagina's met afbeeldingen, tekst, enz. Omdat fax alleen met grafische tekens werkt, computerprogramma kan er niet mee worden verzonden.

Het modem zet geen grafische afbeeldingen om in digitale vorm, maar dient alleen voor het verzenden van digitale informatie via telefoonlijnen. Met andere woorden: als u een afbeelding met een bepaald programma hebt gecodeerd (bijvoorbeeld een grafisch bestand hebt gemaakt), kunt u deze eenvoudig via een modem overbrengen. In dit geval zal de ontvanger uw bestand echter zelf moeten decoderen met behulp van een grafisch programma.

Fax en modem kunnen niet tegelijkertijd dezelfde telefoonlijn gebruiken. Maar afzonderlijk kunnen ze uiteraard via één telefoonlijn worden bediend. Momenteel worden er over de hele wereld miljoenen faxmachines gebruikt om documenten, handtekeningen, brievenstempels, enz. over te dragen tussen landen, binnen hetzelfde land, en zelfs tussen faxmachines in verschillende kamers van hetzelfde bedrijf.

Met behulp van een fax kunt u binnen enkele minuten brieven verzenden. Er zijn veel programma's waarmee u het verzenden van faxen kunt uitstellen, bijvoorbeeld tot 's nachts, wanneer de telefoontarieven worden verlaagd. Afhankelijk van het soort bedrijf en de hoeveelheid post die moet worden verzonden, kan een faxsysteem zichzelf binnen zeer korte tijd terugverdienen. Als u een fax/modem heeft, kost het gebruik ervan minder dan e-mail.

Sommige faxen gebruiken speciaal thermisch papier voor het afdrukken (vooral goedkope faxen). Thermisch papier biedt niet goede resolutie en wordt na verloop van tijd donkerder. Duurdere faxen gebruiken inkt (jet) of lasertechnologie voor afdrukken op papier van hoge kwaliteit.

Deze apparaten werken langzamer, maar kunnen als kopieerapparaat worden gebruikt. Faxen hebben veel gemeen met kopieerapparaten, scanners en printers. Sommige bedrijven produceren universele machines die de mogelijkheden van alle genoemde apparaten combineren.

Sommige bedrijven hebben faxsystemen ontwikkeld die gebruik maken van uitbreidingskaarten die op computers kunnen worden aangesloten. Op de meeste borden worden faxen gecombineerd met 1 modems en vormen ze één systeem. Dergelijke combinatiekaarten gebruiken slechts één aansluiting op het moederbord voor aansluiting.

Met speciale software kan de computer de faxbediening besturen. Met behulp van kunnen verschillende tests, brieven en notities worden gemaakt teksteditors en vervolgens via telefoonlijnen verzonden. De computer kan worden geprogrammeerd om berichten of brieven te verzenden op momenten dat de transmissiesnelheid het laagst is.
Computerfaxen hebben één nadeel: ze kunnen geen informatie, handtekeningen, afbeeldingen, enz. kopiëren. Maar met een scanner kan deze informatie naar een bestand op schijf worden geschreven en aan het document worden toegevoegd om te worden gefaxt. Er zijn veel diverse modellen scanners die kunnen worden gebruikt om grafische of tekstgegevens in te voeren. Als de juiste software op de computer is geïnstalleerd, kan deze alle informatie ontvangen en opslaan. Sommige bedrijven hebben faxmachines zo opgezet dat ze 24 uur per dag berichten kunnen accepteren.