1) Pejabat automatik teknologi maklumat- organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian, dan amat menarik untuk penyelesaian masalah kumpulan. Ia boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja perkeranian serta membolehkan mereka mengatasi beban kerja yang semakin meningkat. Walau bagaimanapun, faedah ini adalah sekunder kepada keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Keputusan yang lebih baik yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik boleh membawa kepada pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pada masa ini, terdapat beberapa dozen produk perisian untuk komputer dan perkakasan bukan komputer yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, mel audio, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program khusus untuk aktiviti pengurusan. dokumen, kawalan ke atas pelaksanaan perintah, dsb. Persidangan audio dan video bukan komputer, faks, mesin penyalin dan peralatan pejabat lain juga digunakan secara meluas.

Komponen utama automasi pejabat ditunjukkan dalam Rajah. 6.3.

nasi. 6.3.

• 2) Pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data menumpukan data tentang sistem pengeluaran syarikat dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data di peringkat operasi. Maklumat dalam pangkalan data juga boleh datang dari persekitaran luaran syarikat. Daripada pangkalan data, maklumat dibekalkan kepada input aplikasi komputer. Sebarang aplikasi komputer pejabat automatik membolehkan pekerja berkomunikasi antara satu sama lain dan dengan firma lain.
• 3) Pemproses perkataan. Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses dokumen teks. Ia membolehkan anda menambah atau mengalih keluar perkataan, memindahkan ayat dan perenggan, menetapkan format, memanipulasi elemen dan mod teks, dsb. Apabila dokumen itu siap, pekerja menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, menghantarnya melalui rangkaian komputer.
• 4) E-mel, berdasarkan penggunaan rangkaian komputer, membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. E-mel boleh memberikan pengalaman yang berbeza kepada pengguna bergantung pada perisian yang digunakan. Agar mesej yang anda hantar tersedia kepada semua pengguna e-mel, ia harus diletakkan pada komputer papan buletin, Jika dikehendaki, anda boleh menunjukkan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar item dengan pemberitahuan penerimaannya oleh penerima.
• 5) Mel audio. Ini adalah mel untuk menghantar mesej melalui suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menghantarnya melalui telefon anda daripada menaip mesej pada papan kekunci komputer. Anda juga menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian. Mel audio boleh berjaya digunakan untuk menyelesaikan masalah kumpulan. Untuk melakukan ini, pengirim mesej mesti menunjukkan senarai orang yang ditujukan kepada mesej itu. Sistem akan memanggil semua pekerja tertentu secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.
• 6) Pemproses meja ialah komponen asas budaya maklumat mana-mana pekerja dan teknologi pejabat automatik. Fungsi persekitaran perisian pemproses hamparan moden membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Mana-mana persekitaran hamparan moden mempunyai cara untuk menghantar data melalui rangkaian.
• 7) kalendar elektronik. Ia menyediakan satu lagi peluang untuk menggunakan versi rangkaian komputer untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Pengurus menetapkan tarikh dan masa mesyuarat atau acara lain, melihat jadual yang terhasil dan membuat perubahan menggunakan papan kekunci. Perisian kalendar sering disertakan sebagai sebahagian daripada perisian e-mel. Penggunaan kalendar elektronik ternyata amat berkesan untuk pengurus di peringkat pengurusan kanan, yang hari bekerjanya dijadualkan lama lebih awal.
• 8) Persidangan komputer dan telesidang. Komputer persidangan menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara ahli kumpulan yang menyelesaikan masalah tertentu. Sememangnya, kalangan orang yang mempunyai akses kepada teknologi ini adalah terhad. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video. Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.
• 9) Teks video. Ia berdasarkan penggunaan komputer untuk memaparkan teks dan data grafik pada skrin monitor. Pertukaran katalog dan senarai harga produk mereka antara syarikat dalam bentuk teks video kini semakin popular. Perkhidmatan syarikat yang pakar dalam penjualan teks video mula bersaing dengan produk bercetak seperti surat khabar dan majalah. Di banyak negara kini boleh memesan akhbar atau majalah dalam bentuk teks video, apatah lagi laporan semasa maklumat bursa saham.
• 10) Persidangan audio. Mereka menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil dari segi geografi syarikat. Cara teknikal yang paling mudah untuk melaksanakan persidangan audio ialah komunikasi telefon, dilengkapi dengan peranti tambahan yang membolehkan lebih daripada dua peserta menyertai perbualan. Mencipta persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya.
• 11) Persidangan video. Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Mereka juga tidak memerlukan komputer. Semasa sidang video, peserta yang berada pada jarak yang agak jauh antara satu sama lain boleh melihat diri mereka dan peserta lain di skrin televisyen. Bunyi dihantar serentak dengan imej televisyen. Sidang video membolehkan anda mengurangkan kos pengangkutan dan perjalanan; kebanyakan syarikat menggunakannya untuk peluang melibatkan bilangan maksimum pengurus yang jauh dari pejabat utama dalam menyelesaikan masalah.
• 12) Komunikasi faks. Komunikasi ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks yang mampu membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.

Faksimili menyumbang kepada pembuatan keputusan dengan mengedarkan dokumen dengan cepat dan mudah kepada ahli pasukan penyelesaian masalah, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

6.4 Sokongan teknologi maklumat membuat keputusan

Ciri utamanya ialah kaedah baru secara kualitatif untuk mengatur interaksi antara seseorang dan komputer. Pembangunan penyelesaian, yang merupakan matlamat utama teknologi ini, berlaku hasil daripada proses berulang di mana mereka mengambil bahagian (Rajah 6.4):

• * sistem sokongan keputusan sebagai pautan pengkomputeran;
• * seseorang yang menetapkan data input dan menilai hasilnya.

nasi. 6.4.

Pengakhiran proses lelaran berlaku atas kehendak manusia. Teknologi maklumat sokongan keputusan boleh digunakan di mana-mana peringkat pengurusan. Fungsi penting teknologi ini ialah penyelarasan pembuat keputusan di peringkat pengurusan yang berbeza dan di peringkat yang sama.

Dari segi sejarah, automasi bermula dalam pembuatan dan kemudian merebak ke pejabat, pada mulanya dengan matlamat hanya untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan rutin. Dengan perkembangan teknologi komunikasi, automasi teknologi pejabat menjadi menarik minat pakar dan pengurus, yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka.

Ke pejabat Tugas berikut termasuk: kerja pejabat, pengurusan, kawalan pengurusan, membuat laporan, mencari, memasukkan dan mengemas kini maklumat, penjadualan, bertukar maklumat antara jabatan pejabat, antara pejabat perusahaan dan perusahaan.

Prosedur biasa yang dilakukan dalam tugasan yang disenaraikan di atas:

• memproses maklumat masuk dan keluar (membaca dan membalas surat, menulis laporan, pekeliling dan dokumentasi lain, yang mungkin juga termasuk lukisan dan gambar rajah);
• pengumpulan dan analisis data seterusnya (melaporkan untuk tempoh masa tertentu untuk pelbagai jabatan mengikut pelbagai kriteria pemilihan);
• penyimpanan maklumat yang diterima (akses cepat kepada maklumat dan cari data yang diperlukan).

Ini memerlukan syarat berikut untuk dipenuhi: kerja antara penghibur mesti diselaraskan; pergerakan dokumen harus dioptimumkan sebaik mungkin; peluang untuk interaksi antara bahagian dalam perusahaan dan perusahaan dalam persatuan harus disediakan.

Automasi pejabat (Rajah 1.7) tidak bertujuan untuk menggantikan sistem komunikasi kakitangan tradisional yang sedia ada (dengan mesyuarat, panggilan telefon dan pesanan), tetapi hanya untuk melengkapkannya. Kedua-dua sistem ini bersama-sama akan memastikan automasi rasional kerja pengurusan dan penyediaan maklumat terbaik kepada pengurus.

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat bukan sahaja kerana ia menyokong komunikasi dalam syarikat antara kakitangan, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka cara komunikasi baharu dengan persekitaran luaran.

Teknologi maklumat pejabat automatik- organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian. Mereka membolehkan anda meningkatkan produktiviti buruh dan memungkinkan untuk mengatasi peningkatan jumlah kerja.

Walau bagaimanapun, faedah ini adalah kedua kepada keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Penambahbaikan keputusan yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik dapat memastikan pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pejabat elektronik ialah kompleks perisian dan perkakasan yang direka untuk memproses dokumen dan mengautomasikan kerja pengguna dalam sistem kawalan.

DALAM komposisi pejabat elektronik termasuk perkakasan berikut:

• komputer, mungkin disambungkan ke rangkaian;
• peranti percetakan;
• cara menyalin dokumen;
• modem (jika komputer disambungkan ke rangkaian global atau komputer jauh secara geografi).

Selain itu, perkakasan mungkin termasuk

• pengimbas yang digunakan untuk input automatik teks dan maklumat grafik terus daripada dokumen utama;
• pita yang direka untuk membuat arkib pada kaset mini pada pita magnetik;
• peralatan unjuran untuk persembahan.

Produk perisian utama menyediakan teknologi automasi pejabat , ialah:

• penyunting teks;
• hamparan;
• sistem Pengurusan Pengkalan data.

DALAM komposisi perisian pejabat mungkin juga termasuk:

• analisis dan program penjadualan;
• program pembentangan;
• penyunting grafik;
• program penyelenggaraan modem faks;
• perisian rangkaian: e-mel, komputer dan telesidang, dsb.;
• program terjemahan;
• program khusus untuk aktiviti pengurusan: menyelenggara dokumen, memantau pelaksanaan perintah, dsb.

Produk perisian pejabat digunakan secara bebas dan sebagai sebahagian daripada pakej bersepadu.

Cara bukan komputer juga digunakan secara meluas: persidangan audio dan video, faks, mesin fotokopi dan peralatan pejabat lain.

Pangkalan data. Komponen wajib mana-mana teknologi ialah pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data menumpukan data pada aktiviti syarikat. Maklumat dalam pangkalan data juga boleh datang dari persekitaran luaran syarikat. Pakar mesti mahir dalam operasi teknologi asas untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Contoh. Pangkalan data mengumpul maklumat tentang jualan harian yang dihantar oleh ejen jualan syarikat ke komputer utama, atau maklumat tentang penghantaran mingguan bahan mentah.

Maklumat mengenai kadar pertukaran atau sebut harga sekuriti, termasuk saham syarikat ini, yang diselaraskan dalam susunan pangkalan data yang sepadan, boleh diterima setiap hari melalui e-mel daripada bursa.

Maklumat daripada pangkalan data adalah input kepada aplikasi komputer (program), seperti pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, persidangan komputer, dsb. Sebarang aplikasi komputer pejabat automatik menyediakan pekerja dengan komunikasi antara satu sama lain dan dengan syarikat lain.

Pemproses perkataan. Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses dokumen teks. Apabila dokumen itu siap, pekerja menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, menghantarnya melalui rangkaian komputer. Oleh itu, pengurus mempunyai bentuk komunikasi bertulis yang berkesan di pelupusannya. Penerimaan surat dan laporan tetap yang disediakan menggunakan pemproses perkataan membolehkan pengurus sentiasa menilai keadaan dalam syarikat.

E-mel. Mel elektronik (E-mel), berdasarkan penggunaan rangkaian komputer, membolehkan pengguna menerima,

menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian anda. Di sini hanya komunikasi satu arah berlaku. Batasan ini, menurut banyak penyelidik, tidak terlalu penting, kerana dalam lima puluh kes daripada seratus, perbualan telefon rasmi hanya bertujuan untuk mendapatkan maklumat. Untuk memastikan komunikasi dua hala, anda perlu menghantar dan menerima mesej berulang kali melalui e-mel atau menggunakan kaedah komunikasi lain.

E-mel boleh memberikan pengalaman yang berbeza kepada pengguna bergantung pada perisian yang digunakan. Agar mesej yang dihantar tersedia kepada semua pengguna e-mel, ia harus diletakkan pada papan buletin komputer; jika dikehendaki, anda boleh menunjukkan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar item dengan pemberitahuan penerimaannya oleh penerima.

Mel audio. Ini adalah mel untuk menghantar mesej melalui suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menghantarnya melalui telefon anda daripada menaip mesej pada papan kekunci komputer. Anda juga menerima mesej yang dihantar melalui telefon.

Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio kepada kod digital dan belakang, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian.

Mel audio boleh berjaya digunakan untuk menyelesaikan masalah kumpulan. Untuk melakukan ini, pengirim mesej mesti menunjukkan senarai orang yang ditujukan kepada mesej itu. Sistem akan memanggil semua pekerja tertentu secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kelebihan utama mel audio Berbanding dengan yang elektronik, ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Pemproses meja. Ia, seperti pemproses perkataan, adalah komponen asas budaya maklumat mana-mana pekerja dan teknologi pejabat automatik. Tanpa pengetahuan tentang teknologi asas bekerja di dalamnya, adalah mustahil untuk menggunakan komputer peribadi sepenuhnya dalam aktiviti anda. Fungsi persekitaran perisian pemproses hamparan moden membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Menggabungkan operasi ini mengikut ciri biasa, kami boleh mengenal pasti kumpulan operasi teknologi yang paling banyak dan terpakai:

kemasukan data dari papan kekunci dan dari pangkalan data;

pemprosesan data (isih, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai kumpulan operasi pengiraan, dsb.);

maklumat output dalam bentuk bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, terus ke dalam pangkalan data;

reka bentuk bentuk jadual yang berkualiti tinggi untuk mempersembahkan data;

persembahan data yang pelbagai rupa dan berkualiti tinggi dalam bentuk carta dan graf;

menjalankan pengiraan kejuruteraan, kewangan, statistik;

menjalankan pemodelan matematik dan beberapa operasi bantu lain.

Mana-mana persekitaran hamparan moden mempunyai cara untuk menghantar data melalui rangkaian.

kalendar elektronik. Ia menyediakan satu lagi peluang untuk menggunakan versi rangkaian komputer untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja. Pengurus (atau setiausahanya) menetapkan tarikh dan masa mesyuarat atau acara lain, melihat jadual yang terhasil dan membuat perubahan menggunakan papan kekunci. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik adalah konsisten sepenuhnya dengan komponen e-mel yang serupa.

Selain itu, perisian kalendar selalunya merupakan sebahagian daripada perisian e-mel.

Sistem ini juga membolehkan anda mengakses kalendar pengurus lain. Ia boleh menyelaraskan masa mesyuarat secara automatik dengan jadual mereka sendiri.

Penggunaan kalendar elektronik ternyata amat berkesan untuk pengurus di peringkat pengurusan kanan, yang hari bekerjanya dijadualkan lama lebih awal.

Persidangan komputer dan telesidang. Persidangan komputer menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara ahli kumpulan yang menyelesaikan masalah tertentu. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video.

Dalam kesusasteraan anda sering boleh menemui istilah telesidang. Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.

Storan imej. Mana-mana syarikat perlu menyimpan sejumlah besar dokumen untuk masa yang lama. Bilangan mereka boleh menjadi sangat besar sehingga menyimpannya walaupun dalam bentuk fail menyebabkan masalah yang serius. Oleh itu, timbul idea bukan untuk menyimpan dokumen itu sendiri, tetapi imejnya (imej), dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Storan imej (pengimejan) ialah teknologi pejabat yang menjanjikan dan berdasarkan penggunaan peranti khas - pengecam corak optik, yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital untuk penyimpanan selanjutnya dalam memori luaran komputer. Imej yang disimpan dalam format digital boleh dipaparkan dalam bentuk sebenar pada skrin atau pencetak pada bila-bila masa. Cakera optik dengan kapasiti besar digunakan untuk menyimpan imej. Oleh itu, kira-kira 200 ribu muka surat boleh dirakam pada cakera optik lima inci.

Persidangan audio. Mereka menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil dari segi geografi syarikat. Cara teknikal yang paling mudah untuk melaksanakan persidangan audio ialah komunikasi telefon, dilengkapi dengan peranti tambahan yang menyediakan keupayaan untuk interaksi antara lebih daripada dua peserta. Mencipta persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya.

Persidangan video. Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Mereka juga tidak memerlukan komputer. Semasa sidang video, peserta yang berada pada jarak yang agak jauh antara satu sama lain boleh melihat diri mereka dan peserta lain di skrin televisyen. Bunyi dihantar serentak dengan imej televisyen.

Walaupun persidangan video boleh mengurangkan kos pengangkutan dan perjalanan, kebanyakan firma menggunakannya untuk sebab lain selain daripada ini. Firma-firma ini melihatnya sebagai peluang untuk melibatkan bilangan maksimum pengurus dan pekerja lain yang jauh dari pejabat utama dalam menyelesaikan masalah.

faksimili Komunikasi ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks yang boleh membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.

Faksimili menyumbang kepada pembuatan keputusan dengan mengedarkan dokumen dengan cepat dan mudah kepada ahli pasukan penyelesaian masalah, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

Hantar kerja baik anda di pangkalan pengetahuan adalah mudah. Gunakan borang di bawah

Pelajar, pelajar siswazah, saintis muda yang menggunakan pangkalan pengetahuan dalam pengajian dan kerja mereka akan sangat berterima kasih kepada anda.

pengenalan

1. Pejabat elektronik

Kesimpulan

Glosari

Aplikasi

pengenalan

Sepanjang dekad yang lalu, automasi pejabat telah menjadi salah satu pemacu utama untuk pembangunan industri maklumat global. Mungkin, setiap gergasi dunia - pembangun perkakasan dan perisian - telah membuat sumbangannya kepada pembangunan bahagian pasaran teknologi maklumat ini. Semua ini membolehkan kita bercakap tentang kaitan topik kerja ini.

Rangkaian penyelesaian yang ditawarkan untuk automasi pejabat termasuk suite pejabat, alatan untuk mengatur kerja berpasukan dan pertukaran maklumat, penyelesaian untuk mengautomasikan pengurusan syarikat dan banyak lagi. Terima kasih kepada keputusan ini, pejabat itu sendiri dan organisasi kerja pekerjanya baru-baru ini berubah tanpa dapat dikenali.

Matlamat kerja adalah untuk menganalisis automasi aktiviti pejabat dan mempertimbangkan produk dan penyelesaian perisian utama yang digunakan untuk automasi ini.

Objek kajian adalah perisian yang digunakan untuk automasi pejabat.

Apabila mencipta syarikat baharu dalam apa jua saiz, penganjurnya tidak lagi menghadapi persoalan tentang keperluan untuk mengautomasikan aktiviti pejabat atau bahagiannya - hanya masalah memilih cara untuk automasi ini di kalangan pelbagai produk di pasaran timbul.

1. Pejabat elektronik

1.1 Teknologi maklumat automasi pejabat

Pada mulanya, automasi mula berkembang dalam pengeluaran dan kemudian merebak ke pejabat, pada mulanya hanya bertujuan untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan yang rumit dan teliti. Apabila cara komunikasi berkembang, automasi teknologi pejabat menjadi menarik minat pakar dan pengurus, yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka. Automasi pejabat, sebenarnya, tidak menggantikan sistem komunikasi kakitangan tradisional yang sedia ada (dengan mesyuarat, panggilan telefon dan pesanan), tetapi hanya melengkapkannya. Kedua-dua sistem ini akan memastikan automasi rasional kerja pengurusan dan menyediakan pengurus dengan maklumat berkualiti tinggi jika ia digunakan bersama.

Disiarkan di http://www.allbest.ru/

nasi. 1 teknologi automasi pejabat

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat, bukan sahaja kerana ia memastikan kakitangan sentiasa berhubung dalam syarikat, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka cara komunikasi baharu dengan dunia luar. Mari kita takrifkan teknologi maklumat untuk automasi pejabat:

Teknologi maklumat automasi pejabat ialah organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian. Mereka boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja pejabat dan membolehkan mereka menghadapi peningkatan jumlah kerja dengan lebih mudah. Walau bagaimanapun, ini adalah faedah kedua berbanding dengan keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Keputusan yang lebih baik yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik membolehkan pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pada masa ini, sejumlah besar program untuk komputer dan perkakasan bukan komputer diketahui yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program khusus. untuk aktiviti pengurusan: pengurusan dokumen, kawalan ke atas pelaksanaan pesanan, dsb. Cara bukan komputer juga digunakan secara meluas: persidangan audio dan video, faks, mesin fotokopi dan peralatan pejabat lain.

Terdapat jenis teknologi maklumat berikut:

Teknologi maklumat untuk pemprosesan data

Teknologi maklumat pengurusan

· Automasi pejabat

Teknologi maklumat untuk sokongan keputusan

Teknologi maklumat sistem pakar

Dan setiap daripada mereka mempunyai jenis keselamatan sendiri.

1.2 Pembangunan automasi pejabat: daripada pejabat tradisional kepada pengeluaran dan elektronik

Adalah dipercayai bahawa alat automasi pejabat boleh tergolong dalam salah satu daripada dua kumpulan yang tidak bertindih:

· automasi kerja rutin dengan dokumen biasa untuk kebanyakan pejabat (automasi pejabat). Ini termasuk: menyunting (menaip, menyemak, mereka bentuk) dan mencetak dokumen, memantau laluannya (mengarah, memantau), memantau pelaksanaan pesanan, dsb.;

· alat metodologi dan perisian untuk sokongan keputusan yang khusus untuk industri atau masalah tertentu, berbeza dengan alat kumpulan sebelumnya.

Penggunaan teknologi komputer di pejabat untuk automasi bermula pada tahun 60-an dan melalui tiga peringkat pembangunan berikut: pejabat tradisional, pejabat pengeluaran, pejabat elektronik.

Pejabat tradisional ialah sekumpulan orang yang agak kecil yang mengenali satu sama lain secara peribadi dan mempunyai pelbagai tanggungjawab yang agak luas. Pejabat sedemikian boleh dicirikan oleh tiga ciri penting: jumlah kerja yang agak kecil, penilaian berterusan keadaan, inisiatif dan komunikasi intra-pejabat yang pantas.

Pejabat tradisional tahan terhadap perubahan (dengan jumlah kerja yang agak kecil) dan, menurut beberapa petunjuk, bersedia untuk peralihan kepada yang elektronik. Komposisi tipikal operasi kerja di pejabat tradisional adalah seperti berikut: menyediakan bahan, menaip, imlak, berkomunikasi, menyelaraskan dokumen, melancong, bekerja dengan surat, menyelenggara kabinet pemfailan, menunggu, memilih dan menyusun dokumen, mencari maklumat, membersihkan koleksi maklumat. , menyalin, melakukan pengiraan, merancang, bercakap di telefon, membaca, bekerja di terminal.

Di pejabat pengeluaran terdapat jumlah besar jenis kerja yang sama, pemformalannya yang ketat, peruntukan, fungsi khusus, pengagihan buruh terperinci, pemusatan kerja bantu dan organisasinya berdasarkan barisan pengeluaran. Sehubungan itu, ia juga menggunakan teknologi komputer. Dalam kes ini, intipati automasi adalah pembentukan dan penyelenggaraan dana maklumat besar data homogen, sistematisasi, pengumpulan, penyimpanan, pensampelan, dll.

Pejabat elektronik merangkumi konsep penggunaan komprehensif teknologi komputer dan komunikasi dalam aktiviti pejabat sambil mengekalkan dan meningkatkan kelebihan pejabat tradisional dan perindustrian. Diandaikan bahawa pejabat elektronik akan memungkinkan untuk secara praktikal tidak menyerahkan dokumen di atas kertas dalam syarikat dan akan memulihkan bentuk penumpuan aktiviti tradisional di sekeliling pakar atau pengurus. Fungsi dan alatan utama pejabat elektronik adalah seperti berikut:

pemprosesan am dokumen, pengesahan dan pelaksanaannya; penyimpanan dokumen tempatan; menyediakan akses hujung ke hujung kepada dokumen tanpa menduplikasinya di atas kertas; kerja jauh dan bersama pekerja pada dokumen; sokongan untuk cara berkomunikasi tanpa meninggalkan tempat kerja; E-mel; pemprosesan data peribadi; penyediaan dokumen, pengeluaran semula dan pencetakan dokumen; mengintegrasikan komunikasi elektronik dan lisan; pertukaran maklumat antara pangkalan data; memasukkan data atau borang dan mengekalkan pangkalan data peribadi; menjana laporan mengenai pemprosesan data, pengurusan sumber; kawalan pelaksanaan; pengurusan masa peribadi; kawalan surat-menyurat automatik; sokongan untuk latihan teknikal dan profesional pekerja; pemindahan data; memastikan kepelbagaian dalam persembahan visual bahan; memastikan kualiti gaya dokumen; pemodelan keputusan dan simulasi penerimaan mereka; sokongan maklumat untuk membuat keputusan; bekerja dengan alat pembelajaran automatik; perkhidmatan perundingan; penciptaan pekerjaan automatik yang boleh disesuaikan; pertukaran maklumat tempatan dan peribadi; perkhidmatan teks video; pertukaran dan penyepaduan perisian; memindahkan dokumen dari satu medium ke medium lain; percetakan dokumen; mesyuarat telefon dan televisyen; hubungan kumpulan melalui terminal.

Kuasa maklumat dan pengkomputeran di pejabat elektronik juga diperibadikan sambil mengekalkan komunikasi elektronik di dalam pejabat dan dengan pangkalan data terpusat dan jabatan terpencil. Diandaikan bahawa pembangunan bersama dan penyepaduan teknologi pengkomputeran dan komunikasi akan memberi pekerja akses tanpa had kepada sebarang maklumat yang diperlukan dan kuasa pengkomputeran, tanpa mengira lokasi mereka.

Pejabat elektronik, terima kasih kepada e-mel dan komputer peribadi, meningkatkan kemungkinan menyediakan interaksi langsung antara orang, sama seperti pejabat tradisional, tanpa memerlukan penumpuan fizikal mereka dalam satu bilik. Konsep pejabat elektronik dengan ketara meningkatkan kecekapan kerja orang yang terlibat dalam kerja kreatif yang memerlukan pemprosesan intensif jumlah besar maklumat kompleks.

Dalam keadaan moden, jenis aktiviti yang dijalankan di pejabat, yang berpotensi tertakluk kepada automasi dan memerlukan sokongan maklumat, mesti terlebih dahulu termasuk:

· perkhidmatan aliran maklumat input pelbagai jenis, pengurusan pejabat;

· aliran dokumen sebenar dan organisasi kerja pejabat;

· perancangan dan kawalan tugas pengeluaran, dsb.;

· perancangan strategik dan taktikal aktiviti teras;

· membuat keputusan pada tahap yang berbeza;

· sokongan teknikal proses perniagaan sebagai proses jenis tertentu (jangka panjang, varian, diedarkan, dsb.).

Memandangkan kepelbagaian pejabat, adalah tidak wajar untuk menganggap sistem maklumat mereka sebagai objek yang membentuk satu kelas sistem yang ditakrifkan secara konstruktif. Oleh kerana harta bersama sistem maklumat pejabat (OIS) sedemikian ialah sokongan untuk aliran dokumen (dan ini, dalam kes umum, hanya sebahagian daripada setiap OIS), ia adalah tepat dan cara lain untuk menyokong operasi rutin dengan dokumen yang boleh diperkatakan sebagai kelas fungsi bebas ciri pejabat (dan ini juga berlaku untuk alat automasi yang sepadan).

Sifat dan tujuan aktiviti organisasi dipengaruhi oleh sistem maklumatnya dan jenis produk maklumat yang dihasilkan dan diproses. Jika tugas organisasi adalah untuk menghasilkan produk maklumat, yang dikeluarkan dalam bentuk dokumen, maka elemen terpenting dalam aktivitinya ialah penyimpanan maklumat yang berkaitan dengan spesifik aktiviti dan perlu untuk membuat keputusan pengurusan. Organisasi maklumat tersebut termasuk, sebagai contoh, pejabat notari, agensi pelancongan dan agensi berita. Untuk pejabat bekalan dan jualan, adalah penting untuk mengetahui pasaran jualan, pengeluar produk dan harga produk. Keperluan maklumat asas pejabat boleh dipenuhi dengan bantuan perkakasan dan perisian standard, termasuk perisian untuk teks, pemprosesan maklumat jadual dan grafik, PC dan alatan untuk pengeluaran semula pesat dokumentasi, dan alat komunikasi elektronik.

1.3 Komponen utama pejabat elektronik

Pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data mewakili data tentang sistem pengeluaran firma dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data peringkat operasi. Maklumat juga mungkin mengalir ke dalam pangkalan data dari persekitaran firma. Pakar mesti boleh melakukan operasi teknologi untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Pemproses perkataan. Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses teks. Ia membolehkan anda melakukan operasi dengan perkataan, seperti menambah atau memadamnya, memindahkan ayat dan perenggan, menetapkan format, bekerja dengan elemen teks, mod, dsb. Apabila dokumen sudah siap, pakar menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, memindahkannya ke komputer lain melalui rangkaian. Dengan cara ini, pengurus mempunyai bentuk komunikasi bertulis yang berkesan. Pengurus boleh sentiasa menilai keadaan dalam syarikat dengan kerap menerima surat dan laporan yang disediakan menggunakan pemproses perkataan.

E-mel. Mel elektronik adalah berdasarkan penggunaan rangkaian komputer dan membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. Kami bercakap tentang komunikasi satu arah. Untuk memastikan komunikasi dua hala, perlu berulang kali menghantar dan menerima mesej melalui e-mel atau menggunakan kaedah komunikasi lain.

Mesej yang kerap dihantar telah tersedia untuk semua pengguna e-mel, ia harus diletakkan di papan buletin komputer, jika perlu, boleh diperhatikan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar mesej dengan laporan penerimaannya oleh penerima.

Apabila syarikat memutuskan untuk menyediakan akaun e-mel, ia mempunyai dua pilihan. Yang pertama ialah membeli perkakasan dan perisian anda sendiri dan mencipta rangkaian komputer tempatan anda sendiri yang melaksanakan fungsi e-mel. Yang kedua ialah pembelian perkhidmatan e-mel, yang seterusnya disediakan oleh organisasi komunikasi khusus dengan bayaran berkala tertentu.

Mel audio. Mel ini membolehkan anda menghantar mesej suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menaip mesej pada papan kekunci komputer anda dan menghantarnya melalui telefon anda. Begitu juga, anda menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio kepada kod digital dan belakang, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian.

Mel untuk menghantar mesej audio berjaya digunakan untuk komunikasi kumpulan. Untuk melakukan ini, penghantar mesej juga mesti menunjukkan senarai orang yang akan dihantar mesej itu. Sistem akan memanggil semua orang yang ditentukan secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kelebihan utama mel audio jika dibandingkan dengan e-mel. adalah bahawa ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Pemproses meja. Fungsi persekitaran perisian pemproses jadual moden membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Antara ciri umum operasi ini, kumpulan operasi teknologi yang paling banyak dan terpakai boleh dikenal pasti:

· kemasukan data dari papan kekunci dan dari pangkalan data;

· pemprosesan data (isih, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai kumpulan operasi pengiraan, pengagregatan data, dsb.);

· maklumat output dalam bentuk bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, terus ke dalam pangkalan data;

· reka bentuk bentuk jadual berkualiti tinggi untuk mempersembahkan data;

· persembahan data yang pelbagai rupa dan berkualiti tinggi dalam bentuk carta dan graf;

· menjalankan pengiraan kejuruteraan, kewangan, statistik;

Menjalankan pemodelan matematik dan operasi lain.

kalendar elektronik. Ia memberi peluang untuk menggunakan komputer yang termasuk dalam rangkaian untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Contohnya, pengurus menetapkan tarikh dan masa sesuatu acara, melihat jadual yang terhasil dan, jika perlu, membuat pelarasan menggunakan papan kekunci. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik sepadan sepenuhnya dengan komponen e-mel. Perisian kalendar sering disertakan sebagai sebahagian daripada perisian e-mel.

Sistem ini juga memungkinkan untuk mendapatkan akses kepada kalendar pengurus lain dan secara automatik boleh menyelaraskan masa mesyuarat dengan jadual mereka sendiri.

Penggunaan kalendar elektronik amat berkesan untuk pengurus di peringkat pengurusan kanan, yang jadualnya dirancang jauh lebih awal.

Persidangan komputer dan telesidang. Persidangan komputer menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara sekumpulan orang yang menangani isu tertentu. Orang yang mempunyai akses kepada teknologi ini adalah kalangan terhad. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video.

Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.

Teks video. Di sini komputer digunakan untuk mendapatkan paparan teks dan data grafik pada skrin monitor. Pembuat keputusan mempunyai tiga pilihan untuk menerima maklumat dalam bentuk teks video:

· mencipta fail teks video pada komputer anda sendiri;

· membuat perjanjian dengan syarikat pengkhususan ini untuk mendapatkan akses kepada fail teks video yang dibangunkan olehnya. Fail sedemikian, yang dibangunkan khusus untuk dijual, boleh disimpan pada pelayan syarikat yang menyediakan perkhidmatan sedemikian, atau dihantar kepada pelanggan pada cakera magnetik atau optik;

· membuat perjanjian dengan syarikat lain untuk mendapatkan akses kepada fail teks video mereka.

Pertukaran katalog dan senarai harga produk mereka antara syarikat dalam bentuk teks video kini sangat popular. Syarikat yang pakar dalam penjualan teks video mula bersaing dengan produk bercetak seperti surat khabar dan majalah. Oleh itu, di banyak negara kini anda boleh memesan akhbar, majalah atau maklumat pasaran saham dalam bentuk teks video.

Storan imej. Mana-mana organisasi perlu menyimpan sejumlah besar dokumen untuk masa yang lama. Untuk kemudahan, mereka datang dengan idea untuk menyimpan bukan dokumen itu sendiri, tetapi imejnya (imej), dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Storan imej adalah teknologi pejabat yang menjanjikan dan dijalankan menggunakan peranti khas - pengecam corak optik, yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital dan kemudian menyimpannya dalam memori luaran komputer. Imej yang disimpan dalam format digital boleh dipaparkan dalam bentuk sebenar pada skrin atau pencetak pada bila-bila masa. Cakera optik atau media lain dengan kapasiti besar digunakan untuk menyimpan imej.

Persidangan audio. Mereka menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil dari segi geografi syarikat. Cara teknikal yang paling mudah untuk persidangan audio ialah komunikasi telefon, dilengkapi dengan peranti tambahan yang membolehkan lebih daripada dua peserta mengambil bahagian dalam perbualan. Persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya.

Persidangan audio adalah cara komunikasi yang sangat berfaedah. Ia murah dan selesa. Keberkesanan persidangan audio meningkat apabila syarat berikut dipenuhi:

· orang yang menganjurkan persidangan audio mesti terlebih dahulu memastikan semua pihak yang berminat mempunyai peluang untuk mengambil bahagian di dalamnya;

· bilangan peserta persidangan hendaklah tidak lebih daripada enam orang bagi memastikan perbincangan dalam rangka masalah yang dibincangkan;

· program persidangan mesti dimaklumkan kepada pesertanya terlebih dahulu, contohnya, menggunakan faks;

· sebelum dialog, setiap peserta mesti memperkenalkan diri;

· rakaman persidangan dan penyimpanan seterusnya mesti dianjurkan;

· rakaman persidangan mesti dicetak dan dihantar kepada semua peserta.

Persidangan video. Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Mereka juga tidak memerlukan komputer. Semasa persidangan video, pesertanya yang terletak di tempat yang berbeza di seluruh dunia boleh melihat diri mereka dan peserta lain pada skrin televisyen atau monitor. Audio dihantar serentak dengan imej video.

Walaupun persidangan video mengurangkan kos perjalanan dan pengangkutan, kebanyakan firma menggunakannya untuk sebab lain. Firma-firma ini melihatnya sebagai peluang untuk melibatkan seramai mungkin pengurus dan pekerja lain pada jarak yang jauh dari pejabat utama.

Tiga konfigurasi yang paling popular untuk membuat persidangan video ialah:

· komunikasi video dan audio sehala. Di sini, isyarat video dan audio hanya pergi ke satu arah, contohnya dari pengurus projek kepada penghibur;

· video sehala dan komunikasi audio dua hala. Audio dua hala membolehkan peserta persidangan yang menerima video bertukar maklumat audio dengan peserta yang menghantar video;

· komunikasi video dan audio dua hala. Ia adalah konfigurasi paling mahal menggunakan komunikasi video dan audio dua hala antara semua peserta persidangan, biasanya mempunyai status yang sama.

Komunikasi faks. Komunikasi ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks, yang membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.

Faksimili ialah cara yang pantas dan mudah untuk menghantar dokumen kepada ahli kumpulan yang menangani isu tertentu, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

2. Pengurusan dokumen elektronik

2.1 Tujuan sistem pengurusan dokumen elektronik

Jadi, pengurusan dokumen elektronik dalam kes umum adalah organisasi pergerakan dokumen antara jabatan perusahaan, kumpulan pengguna atau pengguna. Kerana mereka paling kerap kekal di pelayan, pergerakan dokumen tidak bermakna pergerakan fizikal mereka, tetapi pemindahan hak untuk menggunakannya dengan pemberitahuan pengguna tertentu dan kawalan ke atas pelaksanaannya. Tujuan utama sistem pengurusan dokumen elektronik adalah untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik, serta carian mereka mengikut atribut dan kandungan. Sistem pengurusan dokumen elektronik juga menyediakan akses yang dibenarkan kepada dokumen, merekodkan perubahan yang dibuat kepada mereka, dan mengawal semua versi dan subversinya.

Automasi aliran dokumen memungkinkan untuk menggunakan maklumat daripada pangkalan data, mengurangkan jumlah kemasukan maklumat manual, yang mengurangkan masa kerja dan mengurangkan bilangan ralat. Sebagai tambahan kepada borang dokumen, pangkalan data sistem pengurusan dokumen menyimpan data (jumlah, nombor kontrak, tarikh kontrak, alamat, dll.), yang mungkin juga diperlukan dalam banyak dokumen (kontrak, pesanan, sijil penyiapan kerja, dll.). ) . Maklumat ini dimasukkan sekali dan membolehkan anda menjana dokumen yang diperlukan oleh struktur pentadbiran.

Menurut majalah ASAP, kira-kira 6 bilion dokumen dihasilkan setiap tahun di dunia; purata pekerja menghabiskan kira-kira 150 jam setahun mencari maklumat yang hilang. Oleh itu, terdapat keperluan untuk menyediakan maklumat yang diperlukan dalam bentuk sedia untuk "penggunaan" dan kemudian menawarkannya.

Pasaran perisian aplikasi moden menawarkan beberapa sistem pengurusan dokumen automatik. Antaranya ialah DocsVision 3.6 daripada sistem DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld, dibangunkan oleh Robertson dan Blums Corporation dan lain-lain.

Pertama sekali, mari kita tentukan jenis perisian yang kita bincangkan. Takrifan paling lengkap bagi Sistem Pengurusan Dokumen (EDMS - Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik) diberikan oleh syarikat analisis IDC:

"Sistem pengurusan dokumen (DMS) menyediakan proses mencipta, mengurus akses dan mengedarkan sejumlah besar dokumen pada rangkaian komputer, dan juga menyediakan kawalan ke atas aliran dokumen dalam organisasi. Selalunya dokumen ini disimpan dalam repositori khas atau dalam fail hierarki sistem. Jenis fail yang, Biasanya disokong oleh sistem DS termasuk dokumen teks, imej, hamparan, audio, video dan dokumen Web. Keupayaan umum sistem DS termasuk penciptaan dokumen, kawalan akses, transformasi dan keselamatan."

Pada mulanya, DMS ialah aplikasi menegak yang direka bentuk untuk digunakan oleh kumpulan kecil pakar yang bekerja pada jarak yang dekat antara satu sama lain dengan dokumen struktur yang kompleks. Di luar negara, aplikasi pengurusan dokumen menegak digunakan terutamanya dalam penyelidikan farmaseutikal, insurans, kejuruteraan dan pengeluaran perindustrian.

Dalam perusahaan yang diedarkan hari ini, pengedaran dokumen, keperluan kebolehaksesan dan kerjasama dokumen berkembang dengan pesat. Setiap hari, bahan yang sangat berharga dicipta, disiarkan di rangkaian global, dan diedarkan di kalangan pelbagai kumpulan orang. Dalam era Web, dokumen rasmi yang hanya boleh diakses oleh pakar tidak lagi boleh menyimpan pengetahuan korporat. Sistem pengurusan dokumen harus membantu dengan ini.

Oleh itu, automasi pejabat (dengan bantuan sistem pengurusan data) diperlukan untuk memastikan mobiliti untuk pengurusan perusahaan dan kerja perusahaan itu sendiri.

Hari ini, perusahaan memerlukan seni bina pengurusan dokumen yang benar-benar diedarkan, i.e. satu yang memenuhi keperluan berikut:

· Kebolehskalaan - adalah wajar bahawa sistem pengurusan dokumen boleh menyokong seberapa ramai pengguna yang mungkin, dan sistem dapat meningkatkan kuasanya dan ini hanya ditentukan oleh kuasa perkakasan yang sepadan. Keperluan ini boleh dipenuhi oleh pelayan pangkalan data yang dihasilkan oleh syarikat seperti Sybase, Oracle, Informix, dsb., yang sedia ada pada hampir semua platform perisian dan perkakasan yang mungkin, dengan itu menyediakan julat prestasi terluas.

· Pengedaran - masalah utama apabila bekerja dengan dokumen timbul dalam organisasi yang diedarkan secara geografi, oleh itu seni bina sistem pengurusan dokumen mesti menyokong interaksi tempat yang diedarkan. Dan lokasi yang diedarkan boleh disatukan oleh saluran komunikasi dengan kelajuan dan kualiti yang berbeza-beza. Juga, seni bina sistem mesti menyokong interaksi dengan pengguna jauh. Pengurusan dokumen yang diedarkan dan diperluaskan secara mendadak meningkatkan produktiviti pekerja dan meningkatkan daya saing keseluruhan organisasi.

· Modulariti - ada kemungkinan bahawa pelanggan tidak memerlukan pelaksanaan semua komponen sistem aliran dokumen sekaligus, dan kadangkala bilangan tugas yang diselesaikan oleh pelanggan adalah kurang daripada bilangan semua tugas aliran dokumen. Daripada ini kami membuat kesimpulan bahawa sistem pengurusan dokumen harus terdiri daripada modul berasingan yang disepadukan antara satu sama lain.

· Keterbukaan - sistem aliran dokumen tidak sepatutnya dan tidak boleh wujud secara berasingan dengan sistem lain; sebagai contoh, kadangkala perlu untuk menyepadukan sistem dengan program aplikasi perakaunan. Kemudian sistem pengurusan dokumen mesti mempunyai antara muka terbuka, yang dalam beberapa kes memerlukan pengubahsuaian dan penyepaduan dengan sistem lain.

· Kecekapan - memastikan hubungan rasional antara kos mencipta sistem dan kesan sasaran, termasuk keputusan akhir automasi dokumen; keupayaan untuk memperkenalkan rangkaian luas teknologi tambahan untuk meningkatkan tahap pulangan ke atas dana yang dibelanjakan untuk sistem.

Dalam pasaran alat pengurusan dokumen elektronik, kita boleh membezakan secara kasar lima kategori sistem mahkamah. Tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, tiada klasifikasi yang sesuai. Akibatnya, sesetengah produk jatuh ke dalam berbilang kategori pada masa yang sama dan mempunyai ciri yang biasa kepada produk dalam kategori yang berbeza.

Biasanya direka untuk aplikasi menegak dan mendatar tertentu, kadangkala disasarkan untuk digunakan dalam industri tertentu. Penyelesaian ini menyediakan kitaran hayat dokumen penuh, seperti pengimejan, rekod dan teknologi aliran kerja, pengurusan kandungan (lihat di bawah) dan banyak lagi.

Sistem pengurusan imej

Dalam pasaran alat pengurusan dokumen elektronik, kita boleh membezakan secara kasar lima kategori teknologi. Perlu diingatkan bahawa tiada klasifikasi nampaknya ideal. Akibatnya, sesetengah produk jatuh ke dalam beberapa kategori pada masa yang sama dan mempunyai ciri unik untuk produk dalam kategori yang berbeza.

· Sistem pengurusan berorientasikan proses perniagaan: Documentum, FileNet (Panagon dan Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Biasanya direka untuk aplikasi menegak dan mendatar tertentu, kadangkala disasarkan untuk digunakan dalam industri tertentu. Penyelesaian ini biasanya menyediakan kitaran hayat dokumen penuh, termasuk teknologi pengimejan, rekod dan pengurusan aliran kerja, pengurusan kandungan (lihat di bawah) dan banyak lagi.

· Sistem mahkamah korporat: Lotus (Domino.Doc), alat tambah kepada Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Mereka menyediakan infrastruktur perusahaan untuk mencipta, bekerjasama dan menerbitkan dokumen, biasanya tersedia kepada semua pengguna dalam organisasi. Keupayaan asas sistem ini adalah serupa dengan sistem berorientasikan proses perniagaan. Walau bagaimanapun, ciri tersendiri mereka adalah cara ia digunakan dan diedarkan. Sama seperti alat seperti pemproses perkataan dan hamparan, DMS korporat ialah "aplikasi lalai" standard untuk membuat dan menerbitkan dokumen dalam organisasi. Biasanya, alat ini tidak bertujuan untuk digunakan hanya dalam industri tertentu atau untuk tugas yang ditakrifkan secara sempit. Ia ditawarkan dan dilaksanakan sebagai teknologi korporat am, boleh diakses oleh hampir semua kategori pengguna.

· Sistem pengurusan kandungan (daripada kandungan bahasa Inggeris - kandungan, intipati): Adobe, Excalibur.

Sediakan proses untuk menjejaki penciptaan, akses, kawalan dan penghantaran maklumat sehingga ke peringkat bahagian dokumen dan objek untuk penggunaan semula dan penyusunan seterusnya. Berpotensi, ketersediaan maklumat bukan dalam bentuk dokumen, tetapi dalam objek yang lebih kecil memudahkan pertukaran maklumat antara aplikasi.

· Sistem pengurusan imej

Mereka menukar maklumat daripada kertas ke dalam format digital, biasanya TIFF (Format Fail Imej Tagged), selepas itu dokumen itu boleh digunakan dalam kerja dalam bentuk elektronik.

· Sistem pengurusan aliran kerja: Lotus (Domino/Notes dan Aliran Kerja Domino), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Sistem ini direka bentuk terutamanya untuk memastikan pergerakan objek tertentu di sepanjang laluan yang telah ditetapkan (yang dipanggil "laluan keras"). Pada setiap peringkat, objek boleh berubah, jadi ia dipanggil perkataan umum "kerja". Sistem jenis ini dipanggil sistem aliran kerja - "aliran kerja" (malangnya, tiada persamaan yang tepat untuk istilah ini dalam bahasa Rusia). Dokumen mungkin dikaitkan dengan pekerjaan, tetapi dokumen bukanlah objek asas sistem ini. Dengan bantuan sistem sedemikian, adalah mungkin untuk mengatur kerja-kerja tertentu yang mana semua peringkat diketahui terlebih dahulu dan boleh ditetapkan.

2.2 Subsistem untuk automasi dokumen

dokumen elektronik pejabat automasi maklumat

Sistem automasi aliran dokumen terdiri daripada beberapa subsistem. Setiap subsistem ini mempunyai satu set fungsi khusus untuknya. Selain itu, setiap subsistem berinteraksi rapat dengan subsistem lain. Dalam amalan, produk perisian boleh dikelaskan secara bersyarat kepada satu kumpulan atau kumpulan lain dalam pengelasan kami. Sebagai peraturan, sistem hanya melaksanakan sebahagian daripada fungsi yang diterangkan di bawah, manakala produk satu kelas mungkin termasuk sebahagian daripada fungsi sistem kelas lain. Oleh itu, membina sistem automasi dokumen daripada produk sedia ada di pasaran memerlukan bukan sahaja pemahaman yang baik tentang tugas akhir, tetapi juga pengetahuan yang sangat baik tentang pasaran perisian.

Subsistem automasi dokumen berikut boleh dibezakan:

· Arkib dokumen;

· Sistem input dokumen dan sistem pemprosesan imej dokumen;

· Sistem pengurusan kos penyimpanan dokumen;

· Sistem penghalaan dokumen;

· Sistem untuk automasi kompleks proses perniagaan.

Sistem pengurusan dokumen adalah berdasarkan subsistem storan. Dalam kes paling mudah, ini boleh menjadi pangkalan data perakaunan dokumen dalam sistem automasi pejabat. Stesen kerja pelanggan menyediakan keupayaan untuk memasukkan maklumat tentang dokumen ke dalam sistem, mencari dokumen mengikut atributnya, mengubah suai maklumat (lokasi semasa, status pelaksanaan, dll.) dan mengurus data.

Jika sistem pengurusan dokumen menyimpan dokumen atau imejnya, persekitaran storan khas diperlukan. Dalam kes yang paling mudah, sistem fail boleh digunakan untuk ini. Dalam kes yang lebih kompleks, ia boleh menjadi sistem khusus untuk membina arkib dokumen. Pangkalan data mesti mengandungi maklumat tentang hak akses kepada dokumen, kunci, dll. Dalam kes ini, adalah mungkin untuk mempunyai sistem untuk mengoptimumkan kos penyimpanan dokumen dan sistem untuk menyokong pengindeksan teks penuh.

Aplikasi pelanggan, sewajarnya, harus memasukkan fungsi tambahan seperti akses kepada dokumen dalam arkib, sokongan untuk menyekat dan menukar atribut dokumen, serta keupayaan untuk carian teks penuh.

Untuk memasukkan dokumen ke dalam sistem, sistem pengecaman teks dan borang bercetak boleh digunakan.

Jika sistem mempunyai alat penghalaan, pangkalan data menyimpan maklumat tambahan tentang laluan dokumen, keadaan laluan semasa, dsb. Modul penghalaan terus menghantar dokumen ke stesen kerja pengguna dan memasukkan maklumat tentang perubahan dalam status dokumen ke dalam pangkalan data. Stesen kerja pelanggan sistem penghalaan mungkin tidak berinteraksi secara langsung dengan pangkalan data dan arkib dokumen, sebaliknya mengakses dokumen melalui persekitaran penghalaan, yang boleh berupa e-mel.

Kesimpulan

Pada masa ini, kehadiran sistem automasi pejabat dan aliran dokumen yang berjaya beroperasi menunjukkan kesejahteraan institusi dan pengurusannya. Ini bermakna kebolehkawalan sepenuhnya mereka yang berada di bawah kepimpinan aparatus, kecekapan, perpaduan, disiplin dan minat mereka dalam pelaksanaan yang paling berjaya dalam kerja yang diberikan.

Sistem automatik membolehkan pertukaran maklumat dengan cepat dan cekap antara semua bidang proses pengeluaran, mengurangkan masa yang diperlukan untuk menyediakan tugas tertentu, dan menghapuskan kemungkinan ralat dalam penyediaan dokumentasi pelaporan.

Pengenalan sistem automatik akan memastikan kemudahan penggunaan, organisasi pengeluaran yang rasional dan pengurangan tekanan psikologi. Tekanan fisiologi juga akan berkurangan, kerana Dengan pelaksanaan perisian yang sesuai, masa yang dihabiskan untuk kerja yang sama akan dikurangkan dengan ketara. Ini akan memberi kesan positif kepada prestasi pekerja, kerana akan membawa kepada pengurangan dalam jumlah maklumat yang diproses, dan kakitangan juga akan mempunyai masa tambahan untuk analisis dan membuat keputusan pengurusan.

Sepanjang kewujudannya, teknologi komputer telah melalui laluan pembangunan yang panjang bukan sahaja dalam bidang produk perisian atau seni bina sistem, tetapi juga dalam bidang penyepaduan teknologi komputer dan proses perniagaan. Pada mulanya dicipta untuk mengautomasikan proses rutin, teknologi komputer telah menjadi faktor penentu dalam menentukan proses perniagaan itu sendiri. Pada masa kini, sangat sukar untuk membayangkan pejabat moden bukan sahaja tanpa komputer, tetapi juga tanpa program khas yang membolehkan anda mengautomasikan semua kerja dengan dokumentasi. Kita boleh mengatakan bahawa pada hari ini fungsi asas produk perisian ini daripada semua pengeluar paling terkenal memenuhi keperluan asas kerja pejabat Rusia dan memastikan pelaksanaan semua operasi kerja pejabat asas. Oleh itu, apabila memilih produk perisian tertentu, perhatian utama diberikan kepada butiran, ciri fungsi dan tetapan perisian ini atau itu.

Glosari

		Definisi
	Pemproses perkataan	salah satu jenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses teks.
	E-mel	Komponen pejabat elektronik yang membolehkan pengguna bertukar-tukar mesej elektronik melalui rangkaian
	Teknologi maklumat automasi pejabat	organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.
	Mel audio	mel yang membenarkan pengguna menghantar mesej suara.
	pengecam corak optik	Peranti yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital dan kemudian menyimpannya dalam memori luaran komputer.
	Persidangan audio	Alat komunikasi yang menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara orang yang jauh secara geografi.
	faksimili	komunikasi berdasarkan penggunaan mesin faks yang membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan mengeluarkan semula imejnya di hujung yang lain.
	Kecekapan aliran dokumen	memastikan hubungan rasional antara kos mencipta sistem dan kesan sasaran, termasuk keputusan akhir automasi dokumen
	Mahkamah Korporat	Mereka menyediakan infrastruktur perusahaan untuk mencipta, bekerjasama dan menerbitkan dokumen, biasanya tersedia kepada semua pengguna dalam organisasi.
	Sistem Pengurusan Kandungan	Sistem yang menyediakan proses untuk menjejak penciptaan, capaian, kawalan dan penghantaran maklumat sehingga ke peringkat bahagian dokumen dan objek untuk penggunaan semula dan penyusunannya yang seterusnya.

Senarai sumber yang digunakan

1. Pakhchanyan A. Kajian semula sistem pengurusan dokumen elektronik. / A. Pakhchanyan. St Petersburg; "Peter", 2003. - 74 p. - ISBN 5-85647-057-

2. Simonovich S.V. Sains komputer: Kursus asas. / S.V. Simonovich. St Petersburg; "Peter", 2002. - 24 p. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevich A.N. Asas informatika ekonomi. Tutorial. / A.N. Morozevich, N.N. Govyadinova, B.A. besi. Ml.; "BSEU", 2006. - 237 p. - ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Pakej perisian pejabat. Buku teks Faedah. / S.V. Nazarov. Moscow.; "AST Publishing House", 2003. - 112 p. - ISBN 5-34634554-4

Disiarkan di Allbest.ru

Dokumen yang serupa

Tujuan program automasi pejabat. Kelebihan sistem ERP, kriteria untuk pemilihan mereka. Ciri-ciri beberapa program: "BEST-5" - sistem maklumat pengurusan perusahaan, perihalan 1C: Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.

kerja kursus, tambah 19/12/2011


Asas teori teknologi maklumat, kepentingannya dalam semua bidang kehidupan manusia dan masyarakat moden. Kajian sistem maklumat untuk mengautomasikan perkhidmatan pengurusan kakitangan dalam perusahaan. Program automasi yang berasingan.

abstrak, ditambah 01/12/2012


Analisis sistem maklumat sedia ada untuk mengautomasikan aktiviti perusahaan katering awam. Pemodelan proses perniagaan asas yang dilakukan dalam sistem maklumat automatik. Peringkat pembangunan sistem maklumat.

tesis, ditambah 11/14/2017


Analisis ciri pengendalian dan keupayaan teknikal program 1C: Perusahaan, direka untuk menyelesaikan pelbagai tugas untuk mengautomasikan aktiviti perakaunan dan pejabat. Ciri-ciri alat pentadbiran utama dan konfigurasi sistem.

kerja kursus, ditambah 28/05/2010


Penggunaan teknologi maklumat untuk mengautomasikan tempat kerja komandan institusi pendidikan. Perisian dan perkakasan. Seni bina perisian. Penerangan antara muka pengguna. Analisis domain.

kerja kursus, ditambah 06/06/2015


Penciptaan laman web di Internet untuk memaklumkan pelajar dan guru tentang persidangan yang sedang dijalankan. Pembangunan model "bagaimana keadaannya" dengan mengambil kira pelaksanaan sistem automasi. Penerangan senario fungsi asas dan model fizikal pangkalan data.

kerja kursus, ditambah 19/12/2015


Konsep dan proses pemprosesan maklumat. Teknologi untuk menyediakan dokumen teks dan sistem pengurusan dokumen. Kaedah dan cara keselamatan maklumat. Pakar dan rujukan sistem perundangan dan automasi tempat kerja dan aktiviti pejabat.

helaian tipu, ditambah 29/07/2010


Sistem automasi restoran moden sebagai salah satu alat utama untuk pembangunan perniagaan restoran. Kesan sistem automatik terhadap meningkatkan kecekapan pengurusan restoran. Analisis sistem automasi asing dan domestik.

kerja kursus, ditambah 23/02/2010


Konsep teknologi maklumat, peringkat perkembangannya, komponen dan jenis utama. Ciri-ciri teknologi maklumat untuk pemprosesan data dan sistem pakar. Metodologi untuk menggunakan teknologi maklumat. Kelebihan teknologi komputer.

kerja kursus, ditambah 09/16/2011


Kajian semula standard dan metodologi negeri dan antarabangsa untuk mencipta dan mengendalikan sistem maklumat. Ciri-ciri kaedah semasa automasi syarikat. Projek automasi untuk perkhidmatan penghantaran Rome LLC, dibuat menggunakan MS Project.

Hantar kerja baik anda di pangkalan pengetahuan adalah mudah. Gunakan borang di bawah

Pelajar, pelajar siswazah, saintis muda yang menggunakan pangkalan pengetahuan dalam pengajian dan kerja mereka akan sangat berterima kasih kepada anda.

Disiarkan pada http://www.allbest.ru/

Disiarkan pada http://www.allbest.ru/

pengenalan

2.1 Penyunting teks perkataan

2.2 Pemproses hamparan Excel

Kesimpulan

Bibliografi

pengenalan

Kami akan memahami automasi pejabat sebagai automasi menyeluruh bagi kerja semua jabatan pejabat: sumber manusia, pejabat, perakaunan, sekretariat, jabatan perancangan ekonomi, dll. Tujuan automasi pejabat adalah untuk meningkatkan kecekapan pengurusan perusahaan dan memastikan konsistensi dan tidak terganggu operasi semua perkhidmatan pejabat. Automasi pejabat menjamin keadaan kerja yang selesa untuk semua pekerja, menghapuskan sepenuhnya atau meminimumkan pelaksanaan operasi rutin secara manual, hampir menghapuskan kesilapan yang tidak disengajakan oleh pelaku, dan mengoptimumkan semua proses perniagaan sedia ada.

Automasi pejabat melibatkan melengkapkan pejabat dengan komputer dan peralatan rangkaian, peralatan telekomunikasi moden, peralatan komunikasi, pencetak, mesin penyalin, dsb.

perisian automasi word excel

Bab 1. Perisian aplikasi pejabat

Pada masa ini, pasaran perisian mempunyai pakej perisian berkuasa yang dipanggil sistem pejabat. Sistem pejabat yang paling popular termasuk Microsoft Office daripada Microsoft dan Lotus Notes daripada Lotus Development. Setiap pakej pejabat mengandungi editor teks, hamparan, alat untuk mencipta dan menyelenggara pangkalan data dan alat komunikasi.

Pakej yang paling biasa di Rusia pada masa ini ialah pakej Microsoft Office. Ini disebabkan oleh fakta bahawa Microsoft - pengarang Windows dan Microsoft Office (MS Office) - secara logiknya sesuai dengan antara muka Windows. Memahami logik bekerja dengan Windows, agak mudah untuk menguasai tetingkap aplikasi perisian yang disertakan dalam MS Office. Di samping itu, pelaksanaan bersama beberapa alat perisian yang disertakan dalam MS Office membolehkan anda mengagihkan sumber dan kerja mereka secara fleksibel, serta meningkatkan produktiviti keseluruhan.

MS Office termasuk editor teks Word, pemproses hamparan Excel, alat penciptaan pangkalan data Access, serta program khas untuk kerja pejabat. Antara program ini ialah Microsoft Outlook, alat untuk mengakses pelbagai maklumat dan pemprosesan kolektifnya, PowerPoint, aplikasi berkuasa untuk menyediakan dan menjalankan pembentangan, FrontPage, aplikasi untuk mencipta halaman Web, dan beberapa yang lain.

Disebabkan fakta bahawa sistem Windows sentiasa diubah suai oleh pengilang, versi pakej perisian MS Office berubah dengan sewajarnya bersama-sama dengannya. Sebagai contoh, MS Office 95 telah dibangunkan untuk Windows 95, yang termasuk Word 7.0, Excel 7.0, dsb.

Perihalan versi ini menyatakan bahawa ia melangkaui sempadan sistem desktop tradisional, bertukar menjadi aplikasi perusahaan untuk perusahaan dalam sebarang saiz. Versi pejabat ini boleh dianggap sebagai platform untuk mencipta penyelesaian khusus atau alat pelanggan untuk mengakses data korporat.

Secara umum, trend utama dalam pembangunan produk perisian dalam pakej ini adalah meningkatkan "kepintaran". Dengan setiap versi baharu produk pejabat, keupayaan kawalan tatabahasa dan leksikal yang terbina dalam alatan ini dipertingkatkan. Sistem menu baharu sepatutnya memaparkan hanya fungsi yang paling kerap digunakan, dan setiap pengguna boleh menyesuaikan struktur menu untuk disesuaikan dengan diri mereka sendiri.

Bagi pengurus pejabat (ketua akauntan, pengarah kewangan, dll.) adalah perlu untuk mempunyai idea tentang keupayaan baharu perisian MS Office untuk kerjasama di kalangan ramai pengguna. Di samping itu, kemungkinan pertukaran maklumat antara pekerja adalah sangat penting untuk mengatur pengurusan pejabat.

1.1 Ciri-ciri aplikasi Windows

Kelebihan penting aplikasi Windows ialah kejelasan.

Pertama, semua alatan persekitaran yang tersedia untuk pengguna boleh dipersembahkan secara grafik dalam bentuk butang arahan yang terletak pada panel khas. Alat difahami sebagai arahan menu utama yang membolehkan pengguna melakukan tindakan pada objek sistem aplikasi. Butang arahan mengandungi imej grafik alat. Pada masa ini, imej pada butang adalah diseragamkan, jadi kita boleh bercakap tentang bahasa notasi komputer khas. Setiap persekitaran mempunyai satu set alat standard, seperti:

Butang untuk alatan ini terletak pada panel yang dipanggil Panel Standard.

Kedua, dokumen yang dibuat dalam aplikasi dipaparkan pada skrin sama seperti ia akan dicetak di atas kertas. Ini amat penting apabila anda mengetahui terlebih dahulu format dokumen akhir yang sepatutnya.

Berbilang tugas.

Satu lagi ciri tersendiri aplikasi Windows ialah berbilang tugas. Beberapa dokumen yang dibuat oleh aplikasi yang berbeza boleh dibuka serentak pada desktop. Anda boleh mengedit lukisan, menulis surat dan membuat pengiraan serentak.

Walau bagaimanapun, adalah perlu untuk menjelaskan konsep serentak. Semua tugas di atas boleh dilancarkan. Pengguna tidak boleh secara serentak menggunakan organ persepsi maklumat yang sama untuk dua tugas yang berbeza. Oleh itu, dalam kes sedemikian, seseorang bekerja secara berurutan, sebagai contoh, mula-mula dia melukis, kemudian dia menulis.

Organisasi pertukaran data.

Satu lagi ciri penting aplikasi Windows ialah keupayaan untuk bertukar-tukar data antara aplikasi. Persekitaran sistem menyediakan dua kaedah berbeza untuk bertukar-tukar data antara aplikasi: melalui papan keratan dan melalui teknologi OLE.

Perkongsian melalui penimbal membolehkan anda sama ada memindahkan objek dokumen ke lokasi baharu atau meletakkan salinan objek di lokasi atau dokumen baharu, tanpa mengekalkan sambungan dengan aplikasi di mana objek ini dicipta.

Penciptaan dokumen kompaun.

Organisasi pertukaran data antara persekitaran aplikasi memastikan penyepaduan mereka. Penyepaduan persekitaran aplikasi difahami sebagai penyatuan mereka apabila menjadi mungkin untuk berkongsi objek dari setiap persekitaran ini.

Sebagai contoh, pengguna mesti membuat rujukan untuk sekumpulan pekerja jabatan jualan dan memasukkan gambar mereka dalam rujukan. Jelas sekali, asas laporan akan menjadi dokumen teks. Di samping itu, pengguna mempunyai pangkalan data pekerja di mana data mengenai pekerja jabatan jualan boleh dicari. Hasil carian (pemilihan) diletakkan dalam dokumen teks, yang, sebagai tambahan kepada objeknya sendiri, mengandungi pilihan daripada pangkalan data dan gambar.

Antara muka sistem aplikasi.

Aplikasi yang berjalan pada Windows mempunyai GUI yang hampir sama. Setelah belajar menggunakan satu program kelas ini, anda boleh menguasai selebihnya dengan cepat. Sebaik sahaja anda memahami ciri-cirinya dan berlatih sedikit, anda boleh berasa agak yakin. Tidak kira betapa berbezanya antara muka luaran persekitaran aplikasi, semuanya terdiri daripada unsur-unsur jenis yang sama dalam tujuannya.

Dalam antara muka setiap daripada mereka, empat zon boleh dibezakan:

bar tajuk persekitaran aplikasi, yang menempatkan alat pengurusan antara muka tetingkap aplikasi dan memaparkan nama persekitaran;

kawasan kawalan, di mana alat pengurusan aplikasi dan dokumen berada;

ruang kerja di mana dokumen boleh diedit diletakkan;

kawasan bantuan, di mana maklumat tentang mod pengendalian aplikasi dan petua pengguna disiarkan.

Jadi, semua program yang dibuat untuk Windows mempunyai antara muka tetingkap standard. Mereka membentuk zon rujukan dan zon kawalan yang serupa. Penampilan desktop berubah bergantung pada tujuan persekitaran aplikasi.

Bab 2. Prinsip pengendalian produk perisian keluarga MS Office

Walaupun terdapat pelbagai versi produk perisian dalam keluarga MS Office yang telah muncul, ia mengandungi prinsip biasa untuk bekerja dengannya. Ini membolehkan anda menguasai satu alat dan kemudian menguasai versi baharunya dengan mudah.

2.1 Editor teks Word.

Pemproses perkataan, yang mana penyunting teks Word adalah contoh yang menonjol, ialah persekitaran perisian universal untuk bekerja dengan dokumen teks.

Sejarah pembangunan perisian sedemikian adalah berdasarkan keinginan untuk memudahkan kerja dengan pelbagai jenis dokumen (penerbitan bercetak, dokumen, laporan, disertasi, abstrak, dll.)

Pelbagai program telah dibuat untuk menangani masalah ini. Sesetengahnya bertujuan untuk reka bentuk dokumen kecil struktur ringkas, yang lain untuk menaip dan menyediakan buku dan majalah untuk dicetak.

Editor teks Word menyediakan seseorang dengan pelbagai peluang, kedua-dua semasa menyediakan teks dan semasa memanipulasi dokumen teks siap yang disimpan pada pelbagai media. Teks baharu boleh dibentuk daripada serpihan teks sedia; Anda boleh membenamkan pelbagai objek yang dibuat dalam aplikasi lain ke dalam teks; dokumen teks boleh dihantar melalui talian komunikasi rangkaian komputer tempatan dan global.

Word mempunyai pelbagai alat automasi untuk memudahkan tugas biasa:

bekerja dengan urutan makro simbol;

penggantian automatik kesilapan kesilapan semasa masuk;

pemformatan teks automatik semasa anda menaip (auto-format);

cadangan automatik versi penuh tarikh, serta perkataan atau frasa daripada senarai teks automatik selepas memasukkan beberapa atau huruf pertama (penyiapan automatik);

analisis automatik sesuatu dokumen untuk menyerlahkan peruntukan utamanya, berdasarkan abstrak yang disusun;

keupayaan untuk mencipta gaya;

penyediaan maklumat nasihat dan rujukan automatik yang mungkin diperlukan semasa menyelesaikan tugas (pembantu);

kehadiran ahli sihir untuk surat, kalendar, agenda, resume, sampul surat, faks, memudahkan kerja membuat dokumen

Objek utama Word ialah teks, yang mewakili maklumat simbolik, iaitu:

perenggan watak;

serpihan teks (blok terpilih).

Editor Word membolehkan anda bekerja dengan setiap struktur ini sebagai satu keseluruhan. Di samping itu, editor ini mempunyai kit alat grafik perniagaan terbina dalam dan banyak aplikasi yang membolehkan anda menjana bentuk automatik, jadual, mencipta rajah, rajah blok dan formula tanpa meninggalkan program utama.

2.2 Pemproses hamparan Excel

Kami menghadapi pembentangan jadual data dalam banyak bidang aktiviti, daripada keperluan isi rumah kepada perakaunan atau pengiraan saintifik.

Perisian, dipanggil sistem pemprosesan hamparan atau pemproses jadual, membolehkan anda mengautomasikan operasi rutin melaksanakan pengiraan dan pengiraan semula homogen dengan menukar data sumber.

Anda boleh memasukkan pelbagai maklumat ke dalam sel hamparan: teks, nombor dan formula.

Sel boleh mengandungi data bebas, yang biasanya dimasukkan secara manual atau dimuatkan daripada beberapa fail data. Data ini boleh digunakan sebagai sumber untuk mengira nilai sel lain. Formula untuk pengiraan dimasukkan ke dalam sel dengan nilai yang dikira. Pengguna biasanya melihat pada skrin hasil pengiraan menggunakan formula yang diberikan. Setiap kali anda menukar sel, pengiraan semula automatik dilakukan dalam semua sel yang dikaitkan dengan peraturan pengiraan yang diubah.

Pemproses hamparan moden, yang termasuk Excel, menyediakan pengguna dengan keupayaan berikut:

bekerja dengan "buku kerja" (satu set jadual);

menetapkan nombor dan formula dalam jadual, mengira semula nilai sel yang dikira apabila data sumber berubah;

membina carta berdasarkan data jadual;

satu set besar fungsi terbina dalam;

pengisian automatik sel dengan urutan (hari dalam seminggu, bulan, dll.);

keupayaan untuk bekerja dengan pangkalan data luaran;

menguruskan parameter teks;

mencetak meja;

keupayaan untuk mencipta makro (satu siri arahan yang dikumpulkan bersama untuk memudahkan kerja);

semakan ejaan;

mencari, menyusun dan menyusun maklumat, iaitu menggunakan hamparan sebagai pangkalan data yang mudah.

Perlu ditekankan sekali lagi bahawa hamparan bukan sahaja membolehkan anda melakukan pengiraan secara automatik, tetapi juga merupakan alat yang sangat berkesan untuk menjalankan simulasi berangka. Dengan menukar nilai parameter awal dalam pelbagai kombinasi, anda boleh melihat perubahan dalam data output dan menganalisis hasil yang diperoleh. Pemproses hamparan serta-merta menyediakan pelbagai pilihan penyelesaian, berdasarkan mana anda boleh memilih yang paling sesuai.

Mod pengendalian asas dalam Excel.

Mod pengendalian Excel menyediakan:

input dan penyimpanan seterusnya data dan sambungan antara mereka;

mengedit data semasa anda memasukkannya;

pengiraan semula keputusan secara automatik apabila data sumber berubah;

membina carta yang mempersembahkan data berangka dalam bentuk visual;

perubahan automatik kepada carta apabila data yang dibina berubah.

Hamparan adalah perkara yang mesti dimiliki untuk aplikasi pejabat dan perisian. Pertama, ia boleh digunakan untuk menyimpan dan menyusun data, iaitu, sebagai satu bentuk pelaporan. Kedua, hamparan membenarkan anda mengautomasikan pengiraan rutin, jenis yang sama. Ketiga, menggunakan data jadual, anda boleh membina carta yang membolehkan anda menganalisis data ini dengan cara yang paling mudah diakses - secara visual.

Setelah mempertimbangkan program yang paling biasa di kalangan pengguna, seseorang tidak boleh tidak memikirkan program lain yang disertakan dalam pakej MS Office.

Kesimpulan

Peningkatan intensiti aliran maklumat dan peningkatan keperluan untuk tindak balas segera kepada maklumat yang masuk menentukan pendekatan baharu untuk mengatur pengurusan dalam organisasi di mana-mana peringkat. Dalam masyarakat moden, menyelesaikan masalah yang timbul hanya mungkin melalui penggunaan aktif teknologi maklumat baharu berdasarkan komputer peribadi dan rangkaian komputer. Kerja pengguna dengan produk perisian hendaklah seselesa mungkin dan dijalankan dalam perisian dan persekitaran teknikal yang sesuai (jenis pemproses, jumlah sistem pengendalian, dsb.). Untuk kerja pengguna, antara muka pengguna adalah sangat penting (penampilan, saiz dan lokasi skrin utama, fungsi pemprosesan yang tersedia melalui sistem menu, bar alat, dll.). Sebagai peraturan, antara muka produk perisian aplikasi MS Office dibina mengikut jenis antara muka grafik yang berorientasikan kepada persekitaran Windows dengan kawalan yang dibangunkan: butang arahan, menu lungsur turun, suis, dsb. Produk perisian mesti menjamin operasi yang boleh dipercayai dan selamat untuk kedua-dua komputer dan sistem maklumat pengguna (keselamatan peranti komputer, perisian, data yang disimpan). Produk perisian MS Office memenuhi semua keperluan moden, yang disahkan oleh penggunaan meluasnya dalam kerja pengguna. Produk perisian aplikasi Microsoft Office mengautomasikan aktiviti pakar (ahli ekonomi, pengurus, akauntan, ejen, dll.) dalam bidang subjek. Trend telah muncul ke arah penciptaan stesen kerja automatik yang menyokong sepenuhnya semua aktiviti profesional pengguna akhir dalam persekitaran komputer.

Bibliografi

1. N.V. Makarova, G.S. Nikolaychuk, Yu.F. Titova "Kerja pejabat komputer", St. Petersburg, Rumah Penerbitan "Peter", 2002 - 410 p.

2. S.V. Simonovich "Informatik. Kursus asas. Edisi ke-2." - St. Petersburg: Peter, 2007. - 604 p.

3. A.P. Ershov, A.S. Pervin et al. "Kajian asas sains komputer dan teknologi komputer" M.: Pendidikan, 1986. - 267 p.

4. Mikheeva E.V., Titova O.I. “Informatik” M.: Akademi 2007. - 352 p.

5. V.A. Kaimin “Informatik” M.: Prospekt 2009. - 272 p.

Disiarkan di Allbest.ru

...

Dokumen yang serupa

Peraturan untuk bekerja dengan editor teks Microsoft Word, menilai keupayaan dan prospek pembangunannya. Memasukkan teks dan corak bekerja dengan jadual. Mencipta dokumen "Helaian pengiklanan". Ciri bekerja dengan editor hamparan MS Excel, mencipta gambar rajah

manual latihan, ditambah 02/15/2011


Bekerja dengan pemproses perkataan Word dan pemproses hamparan Excel. Kemungkinan mencipta templat menggunakan Microsoft Office 97. Membuat pengiraan, membina carta, senarai dan pangkalan data mudah. Mereka bentuk lembaran pembentangan menggunakan PowerPoint.

laporan amalan, ditambah 09/06/2014


Mencipta surat perniagaan pada kepala surat menggunakan editor teks MS Word 2003. Membentangkan dinamik penunjuk menggunakan pemproses hamparan MS Excel 2003. Mencipta persembahan dinamik tentang perusahaan menggunakan MS Power Point 2003.

ujian, ditambah 10/08/2012


Tujuan dan kefungsian pemproses hamparan Excel, strukturnya, ciri pemformatan dan mod pengendalian. Bekerja dengan hamparan sebagai pangkalan data, jenis data dalam selnya. Alat untuk mencipta dokumen Excel yang boleh dicetak.

ujian, ditambah 10/28/2009


Asas bekerja dengan pemproses hamparan MS Excel. Tujuan dan skop aplikasi, fungsi asas dan tambahan. Sejarah dan trend pembangunan. Konsep asas yang membentuk pemprosesan data dengan pemproses jadual. Kaedah pelancaran, bar alat.

pembentangan, ditambah 19/12/2011


Ciri bekerja dengan aplikasi Microsoft Office asas (Word, Excel, PowerPoint). Menyelesaikan masalah kawalan kualiti statik menggunakan perisian. Penciptaan persembahan elektronik. Penggunaan sumber Internet dalam kerja.

laporan amalan, ditambah 02/17/2014


Operasi aritmetik pada nombor yang diwakili dalam pelbagai sistem nombor. Mewakili nombor pada komputer. Elemen komputer. Maklumat dan model analisis untuk menyelesaikan masalah. Bekerja dengan MS Excel dan editor teks MS Word.

kerja kursus, ditambah 04/25/2013


Mengkonfigurasi tetapan untuk Word. Ciri-ciri menu Word: bar alat, struktur tetingkap, pilihan paparan. Asas bekerja dengan dokumen. Menyimpan fail ke cakera, menaip teks, memformat perenggan dan bahagian. Parameter untuk tab, lajur, jadual.

ujian, ditambah 01/09/2011


Metodologi untuk mencipta aplikasi yang memindahkan data ke Microsoft Word. Teknologi untuk interaksi aplikasi dengan editor teks Microsoft Word. Penciptaan dan penggunaan contoh pelayan automasi. Interaksi dengan pelayan di peringkat dokumen.

kerja kursus, ditambah 26/03/2010


Cari nilai penunjuk "bilangan pelanggan operator Megafon" di Internet menggunakan pelbagai enjin carian; analisis perbandingan mereka. Pembentukan kemahiran bekerja dengan aplikasi Microsoft Word; bekerja dengan hamparan dalam Microsoft Excel.

Teknologi maklumat ialah satu set kaedah, pengeluaran dan alatan teknologi perisian yang digabungkan ke dalam rantaian teknologi yang memastikan pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, pengeluaran dan penyebaran maklumat. Tujuan teknologi maklumat ialah penghasilan maklumat untuk analisis manusia dan membuat keputusan berdasarkannya untuk melakukan sebarang tindakan.

Kongsi kerja anda di rangkaian sosial

Jika kerja ini tidak sesuai dengan anda, di bahagian bawah halaman terdapat senarai karya yang serupa. Anda juga boleh menggunakan butang carian

Konsep maklumat Istilah maklumat digunakan dalam banyak sains dan dalam banyak bidang aktiviti manusia. Pembentukan maklumat Seseorang melihat data primer dengan pelbagai deria, kita mempunyai lima daripadanya: penglihatan, pendengaran, sentuhan, bau, rasa, dan berdasarkannya, data semantik semantik abstrak sekunder boleh dibina oleh kesedaran. Sifat maklumat Maklumat konsep digunakan oleh banyak disiplin saintifik dan mempunyai sejumlah besar sifat yang berbeza, tetapi setiap disiplin memberi perhatian kepada sifat tersebut...