Hantar kerja baik anda di pangkalan pengetahuan adalah mudah. Gunakan borang di bawah

Pelajar, pelajar siswazah, saintis muda yang menggunakan pangkalan pengetahuan dalam pengajian dan kerja mereka akan sangat berterima kasih kepada anda.

pengenalan

1. Pejabat elektronik

Kesimpulan

Glosari

Aplikasi

pengenalan

Sepanjang dekad yang lalu, automasi pejabat telah menjadi salah satu pemacu utama untuk pembangunan industri maklumat global. Mungkin, setiap gergasi dunia - pembangun perkakasan dan perisian - telah membuat sumbangannya kepada pembangunan bahagian pasaran teknologi maklumat ini. Semua ini membolehkan kita bercakap tentang kaitan topik kerja ini.

Pelbagai penyelesaian yang ditawarkan untuk automasi pejabat termasuk pakej pejabat, alatan untuk mengatur kerja berpasukan dan pertukaran maklumat, penyelesaian untuk mengautomasikan pengurusan syarikat dan banyak lagi. Terima kasih kepada penyelesaian ini, pejabat itu sendiri dan organisasi kerja pekerjanya Kebelakangan ini berubah di luar pengiktirafan.

Matlamat kerja adalah untuk menganalisis automasi aktiviti pejabat dan mempertimbangkan produk dan penyelesaian perisian utama yang digunakan untuk automasi ini.

Objek kajian ialah perisian yang digunakan untuk automasi pejabat.

Apabila mencipta syarikat baharu dalam apa jua saiz, penganjurnya tidak lagi menghadapi persoalan tentang keperluan untuk mengautomasikan aktiviti pejabat atau bahagiannya - hanya masalah memilih cara untuk automasi ini di kalangan pelbagai produk di pasaran timbul.

1. Pejabat elektronik

1.1 Teknologi maklumat automasi pejabat

Pada mulanya, automasi mula berkembang dalam pengeluaran dan kemudian merebak ke pejabat, pada mulanya hanya bertujuan untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan yang rumit dan teliti. Apabila komunikasi berkembang, automasi teknologi pejabat menarik perhatian pakar dan pengurus yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka. Automasi pejabat pada dasarnya tidak menggantikan yang sedia ada sistem tradisional komunikasi kakitangan (dengan mesyuaratnya, panggilan telefon dan pesanan), tetapi hanya melengkapinya. Kedua-dua sistem ini akan memastikan automasi rasional kerja pengurusan dan menyediakan pengurus dengan maklumat berkualiti tinggi jika ia digunakan bersama.

Disiarkan di http://www.allbest.ru/

nasi. 1 teknologi automasi pejabat

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat, bukan sahaja kerana ia memastikan kakitangan sentiasa berhubung dalam syarikat, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka cara komunikasi baharu dengan dunia luar. Mari kita takrifkan teknologi maklumat untuk automasi pejabat:

Teknologi maklumat automasi pejabat - organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan jaringan komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Pejabat teknologi automatik digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja pejabat. Mereka boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja pejabat dan membolehkan mereka menghadapi peningkatan jumlah kerja dengan lebih mudah. Walau bagaimanapun, ini adalah faedah kedua berbanding dengan keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Keputusan yang lebih baik yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik membolehkan pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pada masa ini, sejumlah besar program untuk komputer dan perkakasan bukan komputer diketahui yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program khusus aktiviti pengurusan: menyelenggara dokumen, memantau pelaksanaan pesanan, dsb. Cara bukan komputer juga digunakan secara meluas: persidangan audio dan video, faks, mesin fotokopi dan peralatan pejabat lain.

wujud jenis berikut teknologi maklumat:

Teknologi maklumat untuk pemprosesan data

Teknologi maklumat pengurusan

· Automasi pejabat

Teknologi maklumat untuk sokongan keputusan

Teknologi maklumat sistem pakar

Dan setiap daripada mereka mempunyai jenis keselamatan sendiri.

1.2 Pembangunan automasi pejabat: daripada pejabat tradisional kepada pengeluaran dan elektronik

Adalah dipercayai bahawa alat automasi pejabat boleh tergolong dalam salah satu daripada dua kumpulan yang tidak bertindih:

· automasi kerja harian dengan dokumen biasa untuk kebanyakan pejabat (automasi pejabat). Ini termasuk: menyunting (menaip, menyemak, mereka bentuk) dan mencetak dokumen, memantau laluannya (mengarah, memantau), memantau pelaksanaan pesanan, dsb.;

· alat metodologi dan perisian untuk sokongan keputusan yang khusus untuk industri atau masalah tertentu, berbeza dengan alat kumpulan sebelumnya.

Penggunaan teknologi komputer di pejabat untuk automasi bermula pada tahun 60-an dan melalui tiga peringkat pembangunan berikut: pejabat tradisional, pejabat pengeluaran, pejabat elektronik.

Pejabat tradisional ialah sekumpulan orang yang agak kecil yang mengenali satu sama lain secara peribadi dan mempunyai pelbagai tanggungjawab yang agak luas. Pejabat sedemikian boleh dicirikan oleh tiga ciri penting: jumlah kerja yang agak kecil, penilaian berterusan keadaan, inisiatif dan komunikasi intra-pejabat yang cepat.

Pejabat tradisional tahan terhadap perubahan (dengan relatif jilid kecil kerja) dan, mengikut beberapa petunjuk, bersedia untuk peralihan kepada elektronik. Komposisi tipikal operasi kerja di pejabat tradisional adalah seperti berikut: menyediakan bahan, menaip, imlak, berkomunikasi, menyelaraskan dokumen, melancong, bekerja dengan mel, memfailkan fail, menunggu, mengumpul dan menyusun dokumen, mencari maklumat, membersihkan. dana maklumat, menyalin, membuat pengiraan, merancang, bercakap di telefon, membaca, bekerja di terminal.

Di pejabat pengeluaran terdapat jumlah besar jenis kerja yang sama, pemformalannya yang ketat, peruntukan, fungsi khusus, pengagihan buruh terperinci, pemusatan kerja bantu dan organisasinya berdasarkan barisan pengeluaran. Sehubungan itu, ia juga menggunakan teknologi komputer. Dalam kes ini, intipati automasi adalah pembentukan dan penyelenggaraan dana maklumat besar data homogen, sistematisasi, pengumpulan, penyimpanan, pensampelan, dll.

Pejabat elektronik merangkumi konsep penggunaan komprehensif teknologi komputer dan komunikasi dalam aktiviti pejabat sambil mengekalkan dan meningkatkan kelebihan pejabat tradisional dan perindustrian. Diandaikan bahawa pejabat elektronik akan memungkinkan untuk secara praktikal tidak menyerahkan dokumen di atas kertas dalam syarikat dan akan memulihkan bentuk penumpuan aktiviti tradisional di sekeliling pakar atau pengurus. Fungsi dan alatan utama pejabat elektronik adalah seperti berikut:

pemprosesan am dokumen, pengesahan dan pelaksanaannya; penyimpanan dokumen tempatan; menyediakan akses hujung ke hujung kepada dokumen tanpa menduplikasinya di atas kertas; kerja jauh dan bersama pekerja pada dokumen; sokongan untuk cara berkomunikasi tanpa meninggalkan tempat kerja; E-mel; pemprosesan peribadi data; penyediaan dokumen, pengeluaran semula dan pencetakan dokumen; mengintegrasikan komunikasi elektronik dan lisan; pertukaran maklumat antara pangkalan data; kemasukan dan penyelenggaraan data atau borang pangkalan data peribadi data; menjana laporan mengenai pemprosesan data, pengurusan sumber; kawalan pelaksanaan; kawalan masa peribadi; kawalan surat-menyurat automatik; sokongan untuk latihan teknikal dan profesional pekerja; pemindahan data; memastikan kepelbagaian dalam persembahan visual bahan; memastikan kualiti gaya dokumen; pemodelan keputusan dan simulasi penerimaan mereka; sokongan maklumat untuk membuat keputusan; bekerja dengan dana latihan automatik; perkhidmatan perundingan; penciptaan pekerjaan automatik yang boleh disesuaikan; pertukaran maklumat tempatan dan peribadi; perkhidmatan teks video; pertukaran dan penyepaduan perisian; memindahkan dokumen dari satu medium ke medium lain; percetakan dokumen; mesyuarat telefon dan televisyen; hubungan kumpulan melalui terminal.

Maklumat dan kuasa pengkomputeran di pejabat elektronik juga diperibadikan semasa memelihara komunikasi elektronik di dalam pejabat dan dengan pangkalan data berpusat dan jabatan terpencil. Diandaikan bahawa pembangunan bersama dan penyepaduan teknologi pengkomputeran dan komunikasi akan memberi pekerja akses tanpa had kepada mana-mana maklumat yang diperlukan Dan kuasa pengkomputeran tanpa mengira tempat pelayaran mereka.

Pejabat elektronik, terima kasih kepada e-mel dan komputer peribadi, meningkatkan kemungkinan menyediakan interaksi langsung antara orang, sama seperti pejabat tradisional, tanpa memerlukan penumpuan fizikal mereka dalam satu bilik. Konsep pejabat elektronik dengan ketara meningkatkan kecekapan kerja orang yang terlibat dalam kerja kreatif yang memerlukan pemprosesan intensif. jumlah yang besar maklumat yang disusun secara kompleks.

Dalam keadaan moden, aktiviti yang dijalankan di pejabat yang berpotensi tertakluk kepada automasi dan memerlukan sokongan maklumat, pertama sekali perlu termasuk:

· perkhidmatan aliran maklumat input pelbagai jenis, pengurusan pejabat;

· aliran dokumen sebenar dan organisasi kerja pejabat;

· perancangan dan kawalan tugas pengeluaran, dsb.;

· perancangan strategik dan taktikal aktiviti teras;

· membuat keputusan pada tahap yang berbeza;

· sokongan teknikal proses perniagaan sebagai proses jenis tertentu (jangka panjang, varian, diedarkan, dsb.).

Memandangkan kepelbagaian pejabat, tidak digalakkan untuk mempertimbangkannya Sistem maklumat sebagai objek yang membentuk satu kelas sistem yang ditakrifkan secara konstruktif. Kerana harta bersama sistem maklumat pejabat (OIS) sedemikian adalah untuk menyokong aliran dokumen (dan ini, dalam kes umum, hanya sebahagian daripada setiap OIS), maka ia adalah mengenainya dan tentang cara lain untuk menyokong operasi rutin dengan dokumen yang boleh kita bincangkan sebagai kelas bebas ciri fungsi pejabat (dan ini juga digunakan untuk peralatan automasi yang sepadan).

Sifat dan tujuan aktiviti organisasi dipengaruhi oleh sistem maklumatnya, jenis pengeluaran dan pemprosesan produk maklumat. Sekiranya tugas organisasi adalah untuk menghasilkan produk maklumat, yang dikeluarkan dalam bentuk dokumen, maka elemen terpenting dalam aktivitinya ialah penyimpanan maklumat yang berkaitan dengan spesifik aktiviti dan perlu untuk diterima pakai. keputusan pengurusan. Organisasi maklumat tersebut termasuk, sebagai contoh, pejabat notari, agensi pelancongan dan agensi berita. Untuk pejabat bekalan dan jualan, adalah penting untuk mengetahui pasaran jualan, pengeluar produk dan harga produk. Keperluan maklumat asas pejabat boleh dipenuhi menggunakan perkakasan dan alat perisian standard, termasuk teks, jadual dan pemprosesan grafik maklumat, PC dan cara pengeluaran semula pesat dokumentasi, cara komunikasi elektronik.

1.3 Komponen utama pejabat elektronik

Pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data mewakili data tentang sistem pengeluaran firma dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data peringkat operasi. Maklumat juga mungkin mengalir ke dalam pangkalan data dari persekitaran firma. Pakar mesti boleh melakukan operasi teknologi untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Pemproses perkataan. Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses teks. Ia membolehkan anda melakukan operasi dengan perkataan, seperti menambah atau memadamnya, memindahkan ayat dan perenggan, menetapkan format, bekerja dengan elemen teks, mod, dsb. Apabila dokumen sudah siap, pakar menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, memindahkannya ke komputer lain melalui rangkaian. Dengan cara ini, pengurus mempunyai bentuk komunikasi bertulis yang berkesan. Pengurus boleh sentiasa menilai keadaan dalam syarikat dengan kerap menerima surat dan laporan yang disediakan menggunakan pemproses perkataan.

E-mel. Mel elektronik adalah berdasarkan penggunaan rangkaian komputer dan membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. Kami bercakap tentang komunikasi satu arah. Untuk memastikan komunikasi dua hala, perlu berulang kali menghantar dan menerima mesej melalui e-mel atau menggunakan kaedah komunikasi lain.

Mesej yang kerap dihantar telah tersedia kepada semua pengguna E-mel, ia perlu disiarkan pada papan buletin komputer, jika perlu boleh diperhatikan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar mesej dengan laporan penerimaannya oleh penerima.

Apabila syarikat memutuskan untuk menyediakan akaun e-mel, ia mempunyai dua pilihan. Yang pertama ialah membeli perkakasan dan perisian anda sendiri dan mencipta rangkaian komputer tempatan anda sendiri yang melaksanakan fungsi e-mel. Yang kedua ialah pembelian perkhidmatan e-mel, yang seterusnya disediakan oleh organisasi komunikasi khusus dengan bayaran berkala tertentu.

Mel audio. Mel ini membolehkan anda menghantar mesej suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menaip mesej pada papan kekunci komputer anda dan menghantarnya melalui telefon anda. Begitu juga, anda menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio kepada kod digital dan belakang, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian.

Mel untuk menghantar mesej audio berjaya digunakan untuk komunikasi kumpulan. Untuk melakukan ini, penghantar mesej juga mesti menunjukkan senarai orang yang akan dihantar mesej itu. Sistem akan memanggil semua orang yang ditentukan secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kelebihan utama mel audio jika dibandingkan dengan e-mel. adalah bahawa ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Pemproses meja. Fungsi persekitaran perisian pemproses jadual moden membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Antara ciri umum operasi ini, kumpulan operasi teknologi yang paling banyak dan terpakai boleh dikenal pasti:

· kemasukan data dari papan kekunci dan dari pangkalan data;

· pemprosesan data (isih, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai kumpulan operasi pengiraan, pengagregatan data, dsb.);

· maklumat output kepada borang bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, terus ke dalam pangkalan data;

· reka bentuk bentuk jadual berkualiti tinggi untuk mempersembahkan data;

· persembahan data yang pelbagai rupa dan berkualiti tinggi dalam bentuk carta dan graf;

· menjalankan pengiraan kejuruteraan, kewangan, statistik;

Menjalankan pemodelan matematik dan operasi lain.

kalendar elektronik. Ia memberi peluang untuk menggunakan komputer yang termasuk dalam rangkaian untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Contohnya, pengurus menetapkan tarikh dan masa sesuatu acara, melihat jadual yang terhasil dan, jika perlu, membuat pelarasan menggunakan papan kekunci. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik sepadan sepenuhnya dengan komponen e-mel. Perisian kalendar sering disertakan sebagai sebahagian daripada perisian e-mel.

Sistem ini juga memungkinkan untuk mendapatkan akses kepada kalendar pengurus lain dan secara automatik boleh menyelaraskan masa mesyuarat dengan jadual mereka sendiri.

Menggunakan kalendar elektronik amat berkesan untuk pengurus peringkat yang lebih tinggi pengurusan, jadual yang dirancang jauh lebih awal.

Persidangan komputer dan telesidang. Persidangan komputer menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara sekumpulan orang yang menangani isu tertentu. Orang yang mempunyai akses kepada teknologi ini adalah kalangan terhad. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video.

Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.

Teks video. Di sini komputer digunakan untuk mendapatkan paparan teks dan data grafik pada skrin monitor. Pembuat keputusan mempunyai tiga pilihan untuk menerima maklumat dalam bentuk teks video:

· mencipta fail teks video pada komputer anda sendiri;

· membuat perjanjian dengan syarikat pengkhususan ini untuk mendapatkan akses kepada fail teks video yang dibangunkan olehnya. Fail sedemikian, yang dibangunkan khusus untuk dijual, boleh disimpan pada pelayan syarikat yang menyediakan perkhidmatan sedemikian, atau dihantar kepada pelanggan pada cakera magnetik atau optik;

· membuat perjanjian dengan syarikat lain untuk mendapatkan akses kepada fail teks video mereka.

Pertukaran katalog dan senarai harga produk mereka antara syarikat dalam bentuk teks video kini sangat popular. Syarikat yang pakar dalam penjualan teks video mula bersaing dengan produk bercetak seperti surat khabar dan majalah. Oleh itu, di banyak negara kini anda boleh memesan akhbar, majalah atau maklumat pasaran saham dalam bentuk teks video.

Storan imej. Dalam mana-mana organisasi adalah perlu masa yang lama simpan sejumlah besar dokumen. Untuk kemudahan, mereka datang dengan idea untuk menyimpan bukan dokumen itu sendiri, tetapi imejnya (imej), dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Storan imej ialah teknologi pejabat yang menjanjikan dan dicapai dengan menggunakan peranti khas-- pengecam corak optik yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke pandangan digital dan kemudian menyimpannya dalam memori luaran komputer. Imej disimpan dalam format digital boleh dipaparkan dalam bentuk sebenar pada skrin atau pencetak pada bila-bila masa. Cakera optik atau media lain dengan kapasiti besar digunakan untuk menyimpan imej.

Persidangan audio. Mereka menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil dari segi geografi syarikat. Yang paling mudah cara teknikal untuk persidangan audio ialah sambungan telefon yang dilengkapi dengan peranti tambahan yang membolehkan lebih daripada dua peserta mengambil bahagian dalam perbualan. Persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya.

Persidangan audio adalah cara komunikasi yang sangat berfaedah. Ia murah dan selesa. Keberkesanan persidangan audio meningkat apabila syarat berikut dipenuhi:

· orang yang menganjurkan persidangan audio mesti terlebih dahulu memastikan bahawa semua orang mempunyai peluang untuk menyertainya pihak yang berkepentingan;

· bilangan peserta persidangan hendaklah tidak lebih daripada enam orang bagi memastikan perbincangan dalam rangka masalah yang dibincangkan;

· program persidangan mesti dimaklumkan kepada pesertanya terlebih dahulu, contohnya, menggunakan faks;

· sebelum dialog, setiap peserta mesti memperkenalkan diri;

· rakaman persidangan dan penyimpanan seterusnya mesti dianjurkan;

· rakaman persidangan mesti dicetak dan dihantar kepada semua peserta.

Persidangan video. Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Mereka juga tidak memerlukan komputer. Semasa persidangan video, pesertanya yang terletak di tempat yang berbeza di seluruh dunia boleh melihat diri mereka dan peserta lain pada skrin televisyen atau monitor. Audio dihantar serentak dengan imej video.

Walaupun persidangan video mengurangkan kos perjalanan dan pengangkutan, kebanyakan firma menggunakannya untuk sebab lain. Firma-firma ini melihat pada mereka peluang untuk mengambil bahagian dalam penyelesaian isu tersebut jumlah maksimum pengurus dan pekerja lain yang terletak pada jarak yang jauh dari pejabat utama.

Tiga konfigurasi yang paling popular untuk membuat persidangan video ialah:

· komunikasi video dan audio sehala. Di sini, isyarat video dan audio hanya pergi ke satu arah, contohnya dari pengurus projek kepada penghibur;

· video sehala dan komunikasi audio dua hala. Audio dua hala membolehkan peserta persidangan yang menerima video bertukar maklumat audio dengan peserta yang menghantar video;

· komunikasi video dan audio dua hala. Ia adalah konfigurasi paling mahal menggunakan komunikasi video dan audio dua hala antara semua peserta persidangan, biasanya mempunyai status yang sama.

Komunikasi faks. Sambungan ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks yang membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya pada yang lain.

Perkhidmatan faks adalah pantas dan cara yang mudah mengedarkan dokumen kepada ahli kumpulan yang menangani isu tertentu, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

2. Pengurusan dokumen elektronik

2.1 Tujuan sistem pengurusan dokumen elektronik

Jadi, pengurusan dokumen elektronik dalam kes umum adalah organisasi pergerakan dokumen antara jabatan perusahaan, kumpulan pengguna atau pengguna. Kerana mereka paling kerap kekal di pelayan, pergerakan dokumen tidak bermakna pergerakan fizikal mereka, tetapi pemindahan hak untuk menggunakannya dengan pemberitahuan pengguna tertentu dan kawalan ke atas pelaksanaannya. Tujuan utama sistem pengurusan dokumen elektronik adalah untuk mengatur penyimpanan dokumen elektronik, serta carian mereka mengikut atribut dan kandungan. Sistem pengurusan dokumen elektronik juga menyediakan akses yang dibenarkan kepada dokumen, merekodkan perubahan yang dibuat kepada mereka, dan mengawal semua versi dan subversinya.

Automasi aliran dokumen memungkinkan untuk menggunakan maklumat daripada pangkalan data, mengurangkan jumlah kemasukan maklumat manual, yang mengurangkan masa kerja dan mengurangkan bilangan ralat. Sebagai tambahan kepada borang dokumen, pangkalan data sistem pengurusan dokumen menyimpan data (jumlah, nombor kontrak, tarikh kontrak, alamat, dll.), yang mungkin juga diperlukan dalam banyak dokumen (kontrak, pesanan, sijil penyiapan kerja, dll.). ) . Maklumat ini dimasukkan sekali dan membolehkan anda menjana dokumen yang diperlukan oleh struktur pentadbiran.

Menurut majalah ASAP, kira-kira 6 bilion dokumen dihasilkan setiap tahun di dunia; purata pekerja menghabiskan kira-kira 150 jam setahun mencari maklumat yang hilang. Oleh itu, terdapat keperluan untuk menyediakan maklumat yang diperlukan dalam bentuk sedia untuk "penggunaan" dan kemudian menawarkannya.

Pasaran perisian aplikasi moden menawarkan beberapa sistem pengurusan dokumen automatik. Antaranya ialah DocsVision 3.6 daripada sistem DocsVision, ESCOM.DOC©, J.D. Edwards OneWorld, dibangunkan oleh Robertson dan Blums Corporation dan lain-lain.

Pertama sekali, mari kita tentukan jenis perisian yang kita bincangkan. Paling definisi penuh Sistem Pengurusan Dokumen (EDMS - Dokumen Elektronik Sistem Pengurusan) yang diberikan oleh syarikat analisis IDC:

"Sistem pengurusan dokumen (DMS) menyediakan proses mencipta, mengurus akses dan mengedarkan sejumlah besar dokumen pada rangkaian komputer, dan juga menyediakan kawalan ke atas aliran dokumen dalam organisasi. Selalunya dokumen ini disimpan dalam repositori khas atau dalam fail hierarki sistem. Jenis fail yang, Biasanya disokong oleh sistem DMS termasuk dokumen teks, imej, hamparan, audio, data video, dan dokumen Web. Ciri-ciri umum Sistem CDS ialah penciptaan dokumen, kawalan akses, transformasi dan keselamatan."

Pada mulanya, DMS ialah aplikasi menegak yang direka bentuk untuk digunakan oleh kumpulan kecil pakar yang bekerja pada jarak yang dekat antara satu sama lain dengan dokumen struktur yang kompleks. Di luar negara, aplikasi pengurusan dokumen menegak digunakan terutamanya dalam penyelidikan farmaseutikal, insurans, perkembangan kejuruteraan, pengeluaran industri.

Dalam perusahaan pengedaran moden, sistem pengedaran dokumen, keperluan untuk ketersediaan dan keperluannya kerjasama dengan mereka berkembang secara eksponen. Bahan yang sangat berharga dicipta setiap hari dan diletakkan di dalamnya rangkaian global, diedarkan dalam pelbagai kumpulan di kalangan orang. Dalam era Web, dokumen rasmi yang hanya boleh diakses oleh pakar tidak lagi boleh menyimpan pengetahuan korporat. Sistem pengurusan dokumen harus membantu dengan ini.

Oleh itu, automasi pejabat (dengan bantuan sistem pengurusan data) diperlukan untuk memastikan mobiliti untuk pengurusan perusahaan dan kerja perusahaan itu sendiri.

Hari ini, perusahaan memerlukan seni bina pengurusan dokumen yang benar-benar diedarkan, i.e. satu yang memenuhi keperluan berikut:

· Kebolehskalaan - adalah wajar bahawa sistem pengurusan dokumen boleh menyokong seberapa ramai pengguna yang mungkin, dan sistem dapat meningkatkan kuasanya dan ini hanya ditentukan oleh kuasa yang sepadan. perkakasan. Keperluan ini boleh dipenuhi oleh pelayan pangkalan data yang dihasilkan oleh syarikat seperti Sybase, Oracle, Informix, dsb., yang sedia ada pada hampir semua platform perisian dan perkakasan yang mungkin, dengan itu menyediakan julat prestasi terluas.

· Pengedaran - masalah utama apabila bekerja dengan dokumen timbul dalam organisasi yang diedarkan secara geografi, oleh itu seni bina sistem pengurusan dokumen mesti menyokong interaksi tempat yang diedarkan. Dan lokasi yang diedarkan boleh disatukan oleh saluran komunikasi dengan kelajuan dan kualiti yang berbeza-beza. Juga, seni bina sistem mesti menyokong interaksi dengan pengguna jauh. Pengurusan dokumen yang diedarkan dan diperluaskan secara mendadak meningkatkan produktiviti pekerja dan meningkatkan daya saing keseluruhan organisasi.

· Modulariti - ada kemungkinan bahawa pelanggan tidak memerlukan pelaksanaan semua komponen sistem aliran dokumen sekaligus, dan kadangkala bilangan tugas yang diselesaikan oleh pelanggan adalah kurang daripada bilangan semua tugas aliran dokumen. Daripada ini kami membuat kesimpulan bahawa sistem pengurusan dokumen harus terdiri daripada modul berasingan yang disepadukan antara satu sama lain.

· Keterbukaan - sistem aliran dokumen tidak sepatutnya dan tidak boleh wujud secara berasingan dengan sistem lain; sebagai contoh, kadangkala perlu untuk menyepadukan sistem dengan program aplikasi perakaunan. Kemudian sistem pengurusan dokumen mesti mempunyai antara muka terbuka, yang dalam beberapa kes memerlukan pengubahsuaian dan penyepaduan dengan sistem lain.

· Kecekapan - memastikan hubungan rasional antara kos mencipta sistem dan kesan sasaran, termasuk keputusan akhir automasi dokumen; keupayaan untuk memperkenalkan rangkaian luas teknologi tambahan untuk meningkatkan tahap pulangan ke atas dana yang dibelanjakan untuk sistem.

Dalam pasaran alat pengurusan dokumen elektronik, kita boleh membezakan secara kasar lima kategori sistem mahkamah. Tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, tiada klasifikasi yang sesuai. Akibatnya, sesetengah produk jatuh ke dalam berbilang kategori pada masa yang sama dan mempunyai ciri yang biasa kepada produk dalam kategori yang berbeza.

Biasanya direka untuk aplikasi menegak dan mendatar tertentu, kadangkala disasarkan untuk digunakan dalam industri tertentu. Penyelesaian ini menyediakan lengkap kitaran hidup bekerja dengan dokumen, seperti bekerja dengan imej, teknologi untuk mengurus rekod dan aliran kerja, pengurusan kandungan (lihat di bawah), dsb.

Sistem pengurusan imej

Dalam pasaran alat pengurusan dokumen elektronik, kita boleh membezakan secara kasar lima kategori teknologi. Perlu diingatkan bahawa tiada klasifikasi nampaknya ideal. Akibatnya, sesetengah produk jatuh ke dalam beberapa kategori pada masa yang sama dan mempunyai ciri unik untuk produk dalam kategori yang berbeza.

· Sistem pengurusan berorientasikan proses perniagaan: Documentum, FileNet (Panagon dan Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Biasanya direka untuk aplikasi menegak dan mendatar tertentu, kadangkala disasarkan untuk digunakan dalam industri tertentu. Penyelesaian ini biasanya menyediakan kitaran hayat dokumen penuh, termasuk teknologi pengimejan, rekod dan pengurusan aliran kerja, pengurusan kandungan (lihat di bawah) dan banyak lagi.

· Sistem mahkamah korporat: Lotus (Domino.Doc), alat tambah kepada Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Mereka menyediakan infrastruktur perusahaan untuk mencipta, bekerjasama dan menerbitkan dokumen, biasanya tersedia kepada semua pengguna dalam organisasi. Keupayaan asas sistem ini adalah serupa dengan sistem berorientasikan proses perniagaan. Walau bagaimanapun, ciri tersendiri mereka adalah cara ia digunakan dan diedarkan. Sama seperti alat seperti pemproses perkataan dan hamparan, DMS korporat ialah "aplikasi lalai" standard untuk membuat dan menerbitkan dokumen dalam organisasi. Biasanya, alat ini tidak bertujuan untuk digunakan hanya dalam industri tertentu atau untuk tugas yang ditakrifkan secara sempit. Ia ditawarkan dan dilaksanakan sebagai teknologi korporat am, boleh diakses oleh hampir semua kategori pengguna.

· Sistem pengurusan kandungan (daripada kandungan bahasa Inggeris - kandungan, intipati): Adobe, Excalibur.

Sediakan proses untuk menjejaki penciptaan, akses, kawalan dan penghantaran maklumat sehingga ke peringkat bahagian dokumen dan objek untuk penggunaan semula dan penyusunan seterusnya. Berpotensi, ketersediaan maklumat bukan dalam bentuk dokumen, tetapi dalam objek yang lebih kecil memudahkan pertukaran maklumat antara aplikasi.

· Sistem pengurusan imej

Mereka menukar maklumat daripada kertas ke dalam format digital, biasanya TIFF (Format Fail Imej Tagged), selepas itu dokumen itu boleh digunakan dalam kerja dalam bentuk elektronik.

· Sistem pengurusan aliran kerja: Lotus (Domino/Notes dan Aliran Kerja Domino), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Sistem ini terutamanya direka untuk memastikan pergerakan objek tertentu terlebih dahulu laluan yang diberikan(yang dipanggil "laluan keras"). Pada setiap peringkat, objek boleh berubah, itulah sebabnya ia dipanggil secara umum"kerja" Sistem jenis ini dipanggil sistem aliran kerja - "aliran kerja" (malangnya, tiada persamaan yang tepat untuk istilah ini dalam bahasa Rusia). Dokumen mungkin dikaitkan dengan pekerjaan, tetapi dokumen bukanlah objek asas sistem ini. Dengan bantuan sistem sedemikian, adalah mungkin untuk mengatur kerja-kerja tertentu yang mana semua peringkat diketahui terlebih dahulu dan boleh ditetapkan.

2.2 Subsistem untuk automasi dokumen

dokumen elektronik pejabat automasi maklumat

Sistem automasi aliran dokumen terdiri daripada beberapa subsistem. Setiap subsistem ini mempunyai satu set fungsi khusus untuknya. Selain itu, setiap subsistem berinteraksi rapat dengan subsistem lain. Dalam amalan, produk perisian boleh dikelaskan secara bersyarat kepada satu kumpulan atau kumpulan lain dalam pengelasan kami. Sebagai peraturan, sistem hanya melaksanakan sebahagian daripada fungsi yang diterangkan di bawah, manakala produk satu kelas mungkin termasuk sebahagian daripada fungsi sistem kelas lain. Oleh itu, membina sistem automasi dokumen daripada produk sedia ada di pasaran memerlukan bukan sahaja pemahaman yang baik tentang tugas akhir, tetapi juga pengetahuan yang sangat baik tentang pasaran perisian.

Subsistem automasi dokumen berikut boleh dibezakan:

· Arkib dokumen;

· Sistem input dokumen dan sistem pemprosesan imej dokumen;

· Sistem pengurusan kos penyimpanan dokumen;

· Sistem penghalaan dokumen;

· Sistem automasi yang kompleks proses perniagaan.

Sistem pengurusan dokumen adalah berdasarkan subsistem storan. Dalam kes paling mudah, ini boleh menjadi pangkalan data perakaunan dokumen dalam sistem automasi pejabat. Pelanggan tempat kerja menyediakan keupayaan untuk memasukkan maklumat tentang dokumen ke dalam sistem, mencari dokumen mengikut atributnya, mengubah suai maklumat (lokasi semasa, status pelaksanaan, dll.) dan mengurus data.

Jika sistem pengurusan dokumen menyimpan dokumen atau imejnya, persekitaran storan khas diperlukan. Dalam kes yang paling mudah, sistem fail boleh digunakan untuk ini. Dalam kes yang lebih kompleks, ia boleh menjadi sistem khusus untuk membina arkib dokumen. Pangkalan data mesti mengandungi maklumat tentang hak akses kepada dokumen, kunci, dll. Dalam kes ini, adalah mungkin untuk mempunyai sistem untuk mengoptimumkan kos penyimpanan dokumen dan sistem untuk menyokong pengindeksan teks penuh.

Aplikasi pelanggan, sewajarnya, harus memasukkan fungsi tambahan seperti akses kepada dokumen dalam arkib, sokongan untuk menyekat dan menukar atribut dokumen, serta keupayaan untuk carian teks penuh.

Untuk memasukkan dokumen ke dalam sistem, sistem pengecaman teks dan borang bercetak boleh digunakan.

Jika sistem mempunyai alat penghalaan, pangkalan data menyimpan maklumat tambahan tentang laluan dokumen, keadaan sekarang laluan, dsb. Modul penghalaan menghantar terus dokumen ke stesen kerja pengguna dan memasukkan maklumat tentang perubahan dalam status dokumen ke dalam pangkalan data. Stesen kerja pelanggan sistem penghalaan mungkin tidak berinteraksi secara langsung dengan pangkalan data dan arkib dokumen, sebaliknya mengakses dokumen melalui persekitaran penghalaan, yang boleh berupa e-mel.

Kesimpulan

Pada masa ini, kehadiran sistem automasi pejabat dan aliran dokumen yang berjaya beroperasi menunjukkan kesejahteraan institusi dan pengurusannya. Ini bermakna kebolehkawalan sepenuhnya mereka yang berada di bawah kepimpinan aparatus, kecekapan, perpaduan, disiplin dan minat mereka dalam pelaksanaan yang paling berjaya dalam kerja yang diberikan.

Sistem automatik memberi peluang untuk bertukar maklumat dengan cepat dan berkesan antara semua bidang proses pengeluaran, mengurangkan masa yang diperlukan untuk menyediakan tugas tertentu, dan menghapuskan kemungkinan penampilan kesilapan dalam menyediakan dokumentasi pelaporan.

Pengenalan sistem automatik akan memastikan kemudahan penggunaan, organisasi pengeluaran yang rasional dan pengurangan tekanan psikologi. Tekanan fisiologi juga akan berkurangan, kerana Dengan pelaksanaan perisian yang sesuai, masa yang dihabiskan untuk kerja yang sama akan dikurangkan dengan ketara. Ini akan memberi kesan positif kepada prestasi pekerja, kerana akan membawa kepada penurunan dalam jumlah maklumat yang diproses, dan kakitangan juga akan mempunyai Masa tambahan untuk analisis dan membuat keputusan pengurusan.

Semasa kewujudannya Teknologi komputer telah melalui pembangunan yang jauh bukan sahaja dalam bidang produk perisian atau seni bina sistem, tetapi juga dalam bidang penyepaduan teknologi komputer dan proses perniagaan. Pada mulanya dicipta untuk mengautomasikan proses rutin, teknologi komputer telah menjadi faktor penentu dalam menentukan proses perniagaan itu sendiri. Sekarang sangat sukar untuk dibayangkan pejabat moden bukan sahaja tanpa komputer, tetapi juga tanpa program khas yang membolehkan anda mengautomasikan semua kerja dengan dokumentasi. Kita boleh mengatakan bahawa hari ini fungsi asas produk perisian ini adalah yang paling banyak pengeluar terkenal memenuhi keperluan asas kerja pejabat Rusia dan memastikan pelaksanaan semua operasi kerja pejabat asas. Oleh itu, apabila memilih produk perisian tertentu, perhatian utama diberikan kepada butiran, ciri fungsi dan tetapan perisian ini atau itu.

Glosari

		Definisi
	Pemproses perkataan	salah satu jenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses teks.
	E-mel	Komponen e-pejabat yang membolehkan pengguna bertukar melalui emel melalui rangkaian
	Teknologi maklumat automasi pejabat	organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.
	Mel audio	mel yang membenarkan pengguna menghantar mesej suara.
	pengecam corak optik	Peranti yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital dan kemudian menyimpannya dalam memori luaran komputer.
	Persidangan audio	Alat komunikasi yang menggunakan komunikasi audio untuk mengekalkan komunikasi antara orang yang jauh secara geografi.
	faksimili	komunikasi berdasarkan penggunaan mesin faks yang membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan mengeluarkan semula imejnya di hujung yang lain.
	Kecekapan aliran dokumen	memastikan hubungan rasional antara kos mencipta sistem dan kesan sasaran, termasuk keputusan akhir automasi dokumen
	Mahkamah Korporat	Mereka menyediakan infrastruktur perusahaan untuk mencipta, bekerjasama dan menerbitkan dokumen, biasanya tersedia kepada semua pengguna dalam organisasi.
	Sistem Pengurusan Kandungan	Sistem yang menyediakan proses untuk menjejak penciptaan, capaian, kawalan dan penghantaran maklumat sehingga ke peringkat bahagian dokumen dan objek untuk penggunaan semula dan penyusunannya yang seterusnya.

Senarai sumber yang digunakan

1. Pakhchanyan A. Kajian semula sistem pengurusan dokumen elektronik. / A. Pakhchanyan. St Petersburg; "Peter", 2003. - 74 p. - ISBN 5-85647-057-

2. Simonovich S.V. Sains Komputer: Kursus asas. / S.V. Simonovich. St Petersburg; "Peter", 2002. - 24 p. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Morozevich A.N. Asas informatika ekonomi. Tutorial. / A.N. Morozevich, N.N. Govyadinova, B.A. besi. Ml.; "BSEU", 2006. - 237 p. - ISBN 5-30567-453-5

4. Nazarov S.V. Pakej perisian pejabat. Buku teks Faedah. / S.V. Nazarov. Moscow.; "AST Publishing House", 2003. - 112 p. - ISBN 5-34634554-4

Disiarkan di Allbest.ru

Dokumen yang serupa

Tujuan program automasi pejabat. Kelebihan sistem ERP, kriteria untuk pemilihan mereka. Ciri-ciri beberapa program: "BEST-5" - sistem maklumat pengurusan perusahaan, perihalan 1C: Enterprise 8.1, Microsoft Dynamics AX, Galaxy Business Suite.

kerja kursus, tambah 19/12/2011


Asas teori teknologi maklumat, kepentingannya dalam semua bidang kehidupan manusia moden dan masyarakat. Kajian sistem maklumat untuk mengautomasikan perkhidmatan pengurusan kakitangan dalam perusahaan. Program automasi yang berasingan.

abstrak, ditambah 01/12/2012


Analisis sistem maklumat sedia ada untuk mengautomasikan aktiviti perusahaan katering awam. Pemodelan proses perniagaan asas yang dilakukan dalam sistem maklumat automatik. Peringkat pembangunan sistem maklumat.

tesis, ditambah 11/14/2017


Analisis ciri kerja dan keupayaan teknikal program "1C: Enterprise", direka untuk menyelesaikan pelbagai tugas untuk mengautomasikan aktiviti perakaunan dan pejabat. Ciri-ciri alat pentadbiran utama dan konfigurasi sistem.

kerja kursus, ditambah 28/05/2010


Penggunaan teknologi maklumat untuk mengautomasikan tempat kerja komandan institusi pendidikan. Perisian dan perkakasan. Seni bina perisian. Penerangan antara muka pengguna. Analisis domain.

kerja kursus, ditambah 06/06/2015


Penciptaan laman web di Internet untuk memaklumkan pelajar dan guru tentang persidangan yang sedang dijalankan. Pembangunan model "bagaimana keadaannya" dengan mengambil kira pelaksanaan sistem automasi. Penerangan senario fungsi asas dan model fizikal Pangkalan data.

kerja kursus, ditambah 19/12/2015


Konsep dan proses pemprosesan maklumat. Teknologi untuk menyediakan dokumen teks dan sistem pengurusan dokumen. Kaedah dan cara keselamatan maklumat. Pakar dan rujukan sistem perundangan dan automasi tempat kerja dan aktiviti pejabat.

helaian tipu, ditambah 29/07/2010


Sistem moden automasi restoran sebagai salah satu alat utama untuk pembangunan perniagaan restoran. Kesan sistem automatik terhadap meningkatkan kecekapan pengurusan restoran. Analisis sistem automasi asing dan domestik.

kerja kursus, ditambah 23/02/2010


Konsep teknologi maklumat, peringkat perkembangannya, komponen dan jenis utama. Ciri-ciri teknologi maklumat untuk pemprosesan data dan sistem pakar. Metodologi untuk menggunakan teknologi maklumat. Kelebihan teknologi komputer.

kerja kursus, ditambah 09/16/2011


Kajian semula kerajaan dan piawaian antarabangsa dan metodologi untuk mencipta dan mengendalikan sistem maklumat. Ciri kaedah semasa automasi syarikat. Projek automasi untuk perkhidmatan penghantaran Rome LLC, dibuat menggunakan MS Project.

IC automasi pejabat menghubungkan pekerja maklumat merentas wilayah dan membantu mereka berkomunikasi dengan pelanggan, pelanggan dan organisasi lain. Aktiviti mereka terutamanya meliputi pengurusan dokumen, komunikasi, penjadualan, dsb. Sistem ini melaksanakan fungsi berikut:

pemprosesan perkataan pada komputer menggunakan pelbagai pemproses perkataan;

pengeluaran produk bercetak berkualiti tinggi;

pengarkiban dokumen;

kalendar elektronik dan buku nota untuk mengekalkan maklumat perniagaan;

e-mel dan mel audio;

video dan telesidang.

Sistem maklumat untuk pemprosesan pengetahuan, termasuk sistem pakar, menggabungkan pengetahuan yang diperlukan untuk jurutera, peguam dan saintis semasa membangunkan atau mencipta produk baharu. Tugas mereka adalah untuk mencipta maklumat baru dan pengetahuan baru. Contohnya, stesen kerja khusus sedia ada untuk reka bentuk kejuruteraan dan saintifik membolehkan pembangunan teknikal tahap tinggi.

Sistem maklumat untuk pengurus pertengahan

Sistem maklumat peringkat pengurusan digunakan oleh pekerja pengurusan pertengahan untuk pemantauan (penjejakan berterusan), kawalan, membuat keputusan dan pentadbiran. Fungsi utama sistem maklumat ini:

perbandingan penunjuk semasa dengan yang lalu;

merangka laporan berkala untuk masa tertentu, dan bukannya mengeluarkan laporan mengenai peristiwa semasa, seperti di peringkat operasi;

menyediakan akses kepada maklumat arkib, dsb.

Sesetengah sistem maklumat membolehkan keputusan yang tidak remeh dibuat. Dalam kes di mana keperluan untuk sokongan maklumat tidak ditakrifkan dengan ketat, mereka dapat menjawab soalan: "apa yang akan berlaku jika...?"

Pada peringkat ini, dua jenis sistem maklumat boleh dibezakan: pengurusan (untuk pengurusan) dan sistem sokongan keputusan.

Pengurusan IS mempunyai keupayaan analisis yang sangat sedikit. Mereka memberi perkhidmatan kepada pengurus yang memerlukan maklumat harian, mingguan tentang keadaan hal ehwal. Tujuan utama mereka adalah untuk menjejaki operasi harian dalam syarikat dan secara berkala menjana laporan standard ringkasan berstruktur ketat. Maklumat tersebut datang daripada sistem maklumat peringkat operasi.

Ciri-ciri sistem maklumat pengurusan:

digunakan untuk menyokong pembuatan keputusan tugas berstruktur dan separa berstruktur di peringkat kawalan operasi;

memberi tumpuan kepada kawalan, pelaporan dan membuat keputusan mengenai situasi operasi;

bergantung pada data sedia ada dan alirannya dalam organisasi;

mempunyai sedikit keupayaan analisis dan struktur yang tidak fleksibel.

Sistem sokongan keputusan melaksanakan tugas separa berstruktur, yang hasilnya sukar untuk diramalkan terlebih dahulu. Mereka mempunyai alat analisis yang lebih berkuasa dengan beberapa model. Maklumat diperoleh daripada sistem maklumat pengurusan dan operasi. Sistem ini digunakan oleh semua orang yang perlu membuat keputusan: pengurus, pakar, penganalisis, dsb. Contohnya, cadangan mereka boleh berguna apabila membuat keputusan untuk membeli atau memajak peralatan, dsb.

Ciri-ciri sistem sokongan keputusan;

menyediakan penyelesaian kepada masalah yang perkembangannya sukar diramal;

dilengkapi dengan alat pemodelan dan analisis yang canggih;

membolehkan anda dengan mudah menukar rumusan masalah yang diselesaikan dan data input;

fleksibel dan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan berubah beberapa kali sehari;

mempunyai teknologi yang berorientasikan pengguna yang mungkin.

Sistem Maklumat Strategik

Perkembangan dan kejayaan mana-mana organisasi (firma) sebahagian besarnya ditentukan oleh strategi yang diguna pakai olehnya. Strategi difahami sebagai satu set kaedah dan cara untuk menyelesaikan masalah jangka panjang yang menjanjikan.

Dalam konteks ini, seseorang juga boleh melihat konsep "kaedah strategik", "cara strategik", "sistem strategik", dll. Pada masa ini, berkaitan dengan peralihan kepada hubungan pasaran, banyak perhatian telah diberikan kepada isu strategi pembangunan dan tingkah laku firma, yang telah menyumbang kepada perubahan asas dalam pandangan tentang sistem maklumat. Mereka mula dianggap sebagai sistem strategik penting yang mempengaruhi perubahan dalam pilihan matlamat syarikat, tugas, kaedah, produk, perkhidmatan, membolehkannya mendahului pesaing, serta mewujudkan interaksi yang lebih rapat dengan pengguna dan pembekal. Satu jenis sistem maklumat baru telah muncul - strategik.

Sistem Maklumat Strategik- sistem maklumat komputer yang menyediakan sokongan keputusan untuk pelaksanaan matlamat jangka panjang strategik pembangunan organisasi.

Terdapat situasi apabila kualiti baru sistem maklumat terpaksa mengubah bukan sahaja struktur, tetapi juga profil syarikat, mempromosikan kemakmuran mereka. Walau bagaimanapun, dalam kes ini, situasi psikologi yang tidak diingini mungkin timbul berkaitan dengan automasi fungsi dan jenis kerja tertentu, kerana ini mungkin meletakkan beberapa pekerja dan pekerja berisiko diberhentikan.

nasi. 3.7. Faktor luaran yang mempengaruhi aktiviti syarikat

Mari kita pertimbangkan kualiti sistem maklumat sebagai cara aktiviti strategik mana-mana organisasi menggunakan contoh syarikat yang mengeluarkan produk yang serupa dengan yang sedia ada di pasaran pengguna. Dalam keadaan ini, adalah perlu untuk menahan persaingan dengan syarikat lain. Apakah yang boleh dibawa oleh penggunaan sistem maklumat dalam situasi ini?

Untuk menjawab soalan ini, anda perlu memahami hubungan antara firma dan persekitaran luarannya. hidup nasi. 3.7 menunjukkan kesan faktor luaran terhadap syarikat:

pesaing yang melaksanakan dasar mereka sendiri dalam pasaran;

pembeli yang telah kemungkinan yang berbeza untuk pemerolehan barangan dan perkhidmatan;

pembekal yang menjalankan dasar penetapan harga mereka sendiri.

Sebuah syarikat boleh mendapatkan kelebihan daya saing dengan mengambil kira faktor-faktor ini dan melaksanakan strategi berikut:

penciptaan produk dan perkhidmatan baharu yang membandingkan dengan yang serupa;

mencari pasaran di mana barangan dan perkhidmatan syarikat mempunyai beberapa ciri tersendiri berbanding dengan analog yang sedia ada di sana;

penciptaan sambungan sedemikian yang menyerahkan pembeli dan pembekal kepada syarikat tertentu dan menjadikannya tidak menguntungkan untuk beralih kepada syarikat lain;

pengurangan kos produk tanpa menjejaskan kualiti.

Sistem maklumat peringkat strategik membantu pengurus kanan menyelesaikan masalah tidak berstruktur seperti yang diterangkan di atas dan melaksanakan perancangan jangka panjang. Tugas utama adalah untuk membandingkan perubahan yang berlaku dalam persekitaran luaran dengan potensi sedia ada syarikat. Mereka direka bentuk untuk mewujudkan persekitaran yang sama untuk sokongan keputusan telekomunikasi komputer dalam situasi yang tidak dijangka. Menggunakan program yang paling maju, sistem ini mampu memberikan maklumat daripada banyak sumber pada bila-bila masa. Sesetengah sistem strategik mempunyai keupayaan analisis yang terhad.

Pada peringkat organisasi ini, sistem maklumat memainkan peranan sokongan dan digunakan sebagai cara untuk menyediakan pengurus dengan cepat maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan.

Pada masa ini, konsep umum untuk membina sistem maklumat strategik masih belum dibangunkan kerana fleksibiliti penggunaannya bukan sahaja dari segi matlamat, tetapi juga dari segi fungsi. Terdapat dua pandangan: satu adalah berdasarkan pendapat bahawa anda perlu merumuskan matlamat dan strategi anda terlebih dahulu untuk mencapainya, dan barulah menyesuaikan sistem maklumat dengan strategi sedia ada; kedua ialah organisasi menggunakan maklumat strategik dalam merangka matlamat dan perancangan strategik. Nampaknya, pendekatan rasional untuk pembangunan sistem maklumat strategik akan menjadi metodologi untuk mensintesis kedua-dua sudut pandangan ini.

Sistem maklumat dalam syarikat

Dalam mana-mana syarikat, adalah wajar untuk mempunyai beberapa sistem maklumat tempatan untuk tujuan berbeza yang berinteraksi antara satu sama lain dan menyokong keputusan pengurusan di semua peringkat. hidup nasi. 3.8 satu pilihan sedemikian ditunjukkan. Sambungan pelbagai sifat dan tujuan diatur antara sistem maklumat tempatan. Sesetengah sistem maklumat tempatan mungkin dikaitkan dengan sejumlah besar sistem yang beroperasi dalam syarikat dan mempunyai akses kepada persekitaran luaran, manakala yang lain dikaitkan hanya dengan satu atau beberapa sistem yang berkaitan. Pendekatan moden untuk mengatur komunikasi adalah berdasarkan penggunaan rangkaian komputer intra-syarikat tempatan dengan akses kepada IS yang serupa bagi syarikat lain atau bahagian perbadanan. Pada masa yang sama, mereka menggunakan sumber rangkaian serantau dan global.

Berdasarkan integrasi sistem maklumat untuk pelbagai tujuan menggunakan rangkaian komputer, sistem maklumat korporat diwujudkan dalam syarikat. Sistem maklumat sedemikian memberikan pengguna peluang untuk bekerja dengan pangkalan data seluruh syarikat dan dengan pangkalan data tempatan data.

Mari kita pertimbangkan peranan IP korporat dalam sesebuah syarikat berkenaan pembentukan kos produk perkilangan.

Sistem maklumat dalam syarikat, yang menyokong semua peringkat pengeluaran produk, boleh memberikan maklumat dalam pelbagai peringkat perincian untuk dianalisis, hasil daripada peringkat yang dikenal pasti di mana terdapat peningkatan yang berlebihan dalam kos produk. Dalam kes ini, strategi boleh dipilih untuk mengurangkan kos pengeluaran. Hasil daripada langkah-langkah yang diambil, seterusnya, akan dicerminkan dalam sistem maklumat. Sekali lagi, maklumat yang diperolehi boleh digunakan untuk analisis. Dan seterusnya sehingga matlamat tercapai.

Contoh 3.15. Sebuah syarikat boleh mengurangkan secara mendadak kos yang berkaitan dengan menyimpan bahan mentah dan produk separuh siap dengan bersetuju dengan pembekal mengenai penghantaran harian. Maklumat tentang penghantaran yang dibuat akan diambil kira oleh sistem maklumat, yang mana maklumat akan diperolehi untuk membuat keputusan di peringkat pengurusan yang sesuai.

Sistem maklumat boleh memberi kesan yang paling besar jika syarikat itu dilihat sebagai rantaian tindakan yang mengakibatkan pembentukan nilai produk atau perkhidmatan yang dihasilkan secara beransur-ansur. Kemudian, dengan bantuan sistem maklumat pelbagai tujuan fungsi yang termasuk dalam rantaian ini, adalah mungkin untuk mempengaruhi strategi membuat keputusan pengurusan yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatan syarikat.

nasi. 3.8. Contoh sistem maklumat yang menyokong aktiviti sesebuah syarikat

KLASIFIKASI LAIN SISTEM MAKLUMAT

Klasifikasi mengikut tahap automasi

Bergantung pada tahap automasi proses maklumat dalam sistem pengurusan syarikat, sistem maklumat ditakrifkan sebagai manual, automatik, automatik ( nasi. 3.9).

Manual Sistem maklumat dicirikan oleh ketiadaan cara teknikal moden pemprosesan maklumat dan prestasi semua operasi oleh manusia. Sebagai contoh, mengenai aktiviti pengurus di syarikat yang tidak mempunyai komputer, kita boleh mengatakan bahawa dia bekerja dengan IS manual.

Automatik IS melaksanakan semua operasi pemprosesan maklumat tanpa campur tangan manusia.

Automatik Dan C melibatkan penyertaan kedua-dua manusia dan cara teknikal dalam proses pemprosesan maklumat, dengan peranan utama diberikan kepada komputer. Dalam tafsiran moden, istilah "sistem maklumat" semestinya merangkumi konsep sistem automatik.

Sistem maklumat automatik, memandangkan penggunaannya yang meluas dalam mengatur proses pengurusan, mempunyai pelbagai pengubahsuaian dan boleh diklasifikasikan, contohnya, mengikut sifat penggunaan maklumat dan skop aplikasi.

Contoh 3.16. Peranan akauntan dalam sistem maklumat gaji adalah untuk menetapkan data awal. Sistem maklumat memprosesnya mengikut algoritma yang telah diketahui, menghasilkan maklumat yang terhasil dalam bentuk pernyataan yang dicetak pada pencetak.

nasi. 3.9. Klasifikasi sistem maklumat mengikut pelbagai kriteria

Pengelasan mengikut jenis penggunaan maklumat

Pencarian maklumat sistem (lihat Rajah 3.9) memasukkan, sistematik, menyimpan, dan mengeluarkan maklumat atas permintaan pengguna tanpa transformasi data yang kompleks. Contohnya, sistem pencarian maklumat di perpustakaan, di pejabat tiket kereta api dan penerbangan.

Penentu maklumat sistem menjalankan semua operasi pemprosesan maklumat mengikut algoritma tertentu. Antaranya, seseorang boleh mengklasifikasikannya mengikut tahap pengaruh maklumat terhasil yang dihasilkan pada proses membuat keputusan dan membezakan dua kelas: pengurus dan penasihat.

Pengurus IS menghasilkan maklumat atas dasar seseorang membuat keputusan. Sistem ini dicirikan oleh jenis tugas yang bersifat pengiraan dan pemprosesan volum data yang besar. Contohnya ialah sistem untuk perancangan pengeluaran operasi dan sistem perakaunan.

Sistem maklumat menasihati menghasilkan maklumat yang diambil kira oleh seseorang dan tidak serta-merta berubah menjadi satu siri tindakan tertentu. Sistem ini mempunyai tahap kecerdasan yang lebih tinggi, kerana ia dicirikan oleh pemprosesan pengetahuan dan bukannya data.

Contoh 3.17. Terdapat sistem maklumat perubatan untuk mendiagnosis pesakit dan menentukan prosedur rawatan yang dimaksudkan. Apabila bekerja dengan sistem sedemikian, doktor mungkin mengambil kira maklumat yang diterima, tetapi menawarkan penyelesaian yang berbeza daripada yang disyorkan.

Klasifikasi mengikut kawasan permohonan

Sistem maklumat pengurusan organisasi(lihat Rajah 3.9) direka bentuk untuk mengautomasikan fungsi kakitangan pengurusan. Memandangkan aplikasi terluas dan kepelbagaian kelas sistem ini, selalunya mana-mana sistem maklumat difahami dengan tepat dalam tafsiran ini. Kelas ini termasuk sistem maklumat untuk mengurus kedua-dua syarikat perindustrian dan kemudahan bukan perindustrian: hotel, bank, syarikat perdagangan, dsb.

Fungsi utama sistem tersebut ialah: kawalan dan pengawalseliaan operasi, perakaunan dan analisis operasi, perancangan jangka panjang dan operasi, perakaunan, pengurusan jualan dan bekalan serta tugas ekonomi dan organisasi yang lain.

IC Kawalan Proses(TP) berfungsi untuk mengautomasikan fungsi kakitangan pengeluaran. Mereka digunakan secara meluas dalam penganjuran untuk mengekalkan proses teknologi dalam industri kejuruteraan metalurgi dan mekanikal.

IC reka bentuk bantuan komputer(CAD) direka untuk mengautomasikan fungsi jurutera reka bentuk, pereka bentuk, arkitek, pereka apabila mencipta Teknologi baru atau teknologi. Fungsi utama sistem tersebut ialah: pengiraan kejuruteraan, penciptaan dokumentasi grafik (lukisan, rajah, pelan), penciptaan dokumentasi reka bentuk, pemodelan objek yang direka.

Bersepadu (korporat) I S digunakan untuk mengautomasikan semua fungsi syarikat dan meliputi keseluruhan kitaran kerja daripada reka bentuk kepada jualan produk. Mewujudkan sistem sedemikian adalah sangat sukar, kerana ia memerlukan pendekatan sistematik dari sudut pandangan matlamat utama, contohnya, membuat keuntungan, menakluki pasaran jualan, dll. Pendekatan ini boleh membawa kepada perubahan ketara dalam struktur syarikat, yang tidak setiap pengurus boleh memutuskan untuk melakukannya.

Kementerian Pendidikan dan Sains

Republik Kyrgyz

Universiti Kebangsaan Kyrgyz

Dinamakan sempena Zhusup Balasagyn

Fakulti Maklumat dan Teknologi Inovatif

KERJA KURSUS

dalam disiplin "Sistem dan rangkaian maklumat"

mengenai topik: "Ciri dan tujuan pejabat automatik IT.

Pangkalan data."

Khas: Sistem maklumat dan teknologi

Pelajar: Moldazhan K.M.

kursus: 2 kursus

kumpulan: IST 1/15 Penyelia saintifik: Almasbekova Z.A.

Bishkek 2017

Pendahuluan…………………………………………………………………………………………..3

Bab 1. Ciri-ciri dan tujuan automasi pejabat………………….4

1.1. Komponen utama sistem automatik pejabat……………………4

1.2. Kaedah asas automasi pejabat…………………….11

1.3. Automasi pejabat dan alatan kerja berpasukan……………………16

1.3.2. Alat automasi aliran dokumen…………………………….20

Bab 2. Teknologi maklumat automatik di pejabat……….26

2.1. Program perakaunan…………………………………………………………….26

Kesimpulan………………………………………………………………………………29

Rujukan…………………………………………………………………………30

pengenalan

Masyarakat moden tidak boleh wujud tanpa aliran dokumen. Dokumen mengiringi kami setiap langkah. Malah pembelian kecil barangan di kedai disertakan dengan pengeluaran dokumen - resit tunai. Kami boleh membuang resit yang tidak diperlukan ke dalam tong sampah sejurus selepas pembelian, tetapi ini tidak mengubah perkara itu. Bagaimanapun, salinan resit kekal di kedai, yang akan disimpan dan diambil kira untuk masa yang lama.

Salah satu tugas yang dihadapi sains komputer sebagai sains ialah memindahkan aliran dokumen dari kertas ke bentuk elektronik. Masalah ini diselesaikan melalui pembangunan dan pelaksanaan perkakasan dan perisian serta kaedah pengurusan dokumen elektronik.

Untuk membuat keputusan pengurusan yang berkesan dalam pembangunan dinamik ekonomi pasaran, perusahaan memerlukan sistem sokongan maklumat yang sesuai yang secara objektif menggambarkan keadaan ekonomi semasa. Topik ini adalah yang paling relevan untuk saya hari ini, kerana sokongan maklumat yang baik bukan sahaja kunci kepada kejayaan dan daya saing syarikat, tetapi juga kadang-kadang bertindak sebagai cara untuk bertahan dalam keadaan persaingan yang sengit.

Teknologi maklumat pengurusan ialah sambungan maklumat dengan sistem pengurusan perusahaan dan proses pengurusan secara keseluruhan. Ia boleh dianggap bukan sahaja secara keseluruhan, meliputi semua fungsi pengurusan, tetapi juga untuk kerja pengurusan fungsi individu, contohnya, ramalan dan perancangan, perakaunan dan analisis.

Dalam keadaan moden, sokongan maklumat telah menjadi bidang penting, yang terdiri daripada mengumpul dan memproses maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan pengurusan termaklum. Pemindahan maklumat tentang kedudukan dan aktiviti syarikat ke peringkat tertinggi pengurusan dan pertukaran bersama maklumat antara semua bahagian syarikat yang saling berkaitan dijalankan berdasarkan teknologi komputer elektronik moden dan cara komunikasi teknikal yang lain.

Bab 1. Ciri-ciri dan tujuan automasi pejabat

1.1. Komponen utama sistem automatik pejabat

Dari segi sejarah, automasi bermula dalam pembuatan dan kemudian merebak ke pejabat, pada mulanya hanya bertujuan untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan rutin. Apabila cara komunikasi berkembang, automasi teknologi pejabat menjadi menarik minat pakar dan pengurus, yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka.

Automasi pejabat (Rajah 1) tidak bertujuan untuk menggantikan sistem komunikasi kakitangan tradisional yang sedia ada (dengan mesyuarat, panggilan telefon dan pesanan), tetapi hanya untuk melengkapkannya. Digunakan bersama, kedua-dua sistem ini akan menyediakan automasi rasional kerja pengurusan dan peruntukan terbaik pengurus maklumat.

nasi. 1. Komponen utama automasi pejabat.

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat bukan sahaja kerana ia menyokong komunikasi dalam syarikat antara kakitangan, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka cara komunikasi baharu dengan persekitaran luaran.

Teknologi maklumat untuk automasi pejabat ialah organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian. Mereka boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja pejabat dan membolehkan mereka menghadapi peningkatan jumlah kerja. Walau bagaimanapun, faedah ini adalah kedua kepada keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Penambahbaikan keputusan yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik dapat memastikan pertumbuhan ekonomi syarikat.

Pada masa ini, terdapat beberapa dozen produk perisian untuk komputer dan perkakasan bukan komputer yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program khusus untuk aktiviti pengurusan: pengurusan dokumen, kawalan ke atas pelaksanaan pesanan, dsb.

Pangkalan data

Komponen wajib mana-mana teknologi ialah pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data menumpukan data tentang sistem pengeluaran syarikat dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data di peringkat operasi. Maklumat dalam pangkalan data juga boleh datang dari persekitaran luaran syarikat. Pakar mesti mahir dalam operasi teknologi asas untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Contoh. Pangkalan data mengumpul maklumat tentang jualan harian yang dihantar oleh ejen jualan syarikat ke komputer utama, atau maklumat tentang penghantaran mingguan bahan mentah.

Maklumat mengenai kadar pertukaran atau sebut harga sekuriti, termasuk saham syarikat ini, yang diselaraskan setiap hari dalam tatasusunan pangkalan data yang sepadan, boleh diterima setiap hari melalui e-mel daripada bursa.

Maklumat daripada pangkalan data adalah input kepada aplikasi komputer (program), seperti pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, persidangan komputer, dsb. Sebarang aplikasi komputer pejabat automatik menyediakan pekerja dengan komunikasi antara satu sama lain dan dengan syarikat lain.

Pemproses perkataan

Ini adalah sejenis perisian aplikasi yang direka untuk mencipta dan memproses dokumen teks. Apabila dokumen itu siap, pekerja menyalinnya ke dalam memori luaran, dan kemudian mencetaknya dan, jika perlu, menghantarnya melalui rangkaian komputer. Oleh itu, pengurus mempunyai bentuk komunikasi bertulis yang berkesan di pelupusannya. Penerimaan surat dan laporan tetap yang disediakan menggunakan pemproses perkataan membolehkan pengurus sentiasa menilai keadaan dalam syarikat.

E-mel

Mel elektronik (E-mel), berdasarkan penggunaan rangkaian komputer, membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. Di sini hanya komunikasi satu arah berlaku. Batasan ini, menurut banyak penyelidik, tidak terlalu penting, kerana dalam lima puluh kes daripada seratus, perbualan telefon rasmi hanya bertujuan untuk mendapatkan maklumat.

Apabila syarikat memutuskan untuk melaksanakan e-mel, ia mempunyai dua pilihan. Yang pertama ialah membeli perkakasan dan perisian anda sendiri dan mencipta rangkaian komputer tempatan anda sendiri yang melaksanakan fungsi e-mel. Pilihan kedua adalah berkaitan dengan pembelian perkhidmatan e-mel, yang disediakan oleh organisasi komunikasi khusus dengan bayaran berkala.

Mel audio

Ini adalah mel untuk menghantar mesej melalui suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menghantarnya melalui telefon anda daripada menaip mesej pada papan kekunci komputer. Anda juga menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio kepada kod digital dan belakang, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian.

Mel audio boleh berjaya digunakan untuk menyelesaikan masalah kumpulan. Untuk melakukan ini, pengirim mesej mesti menunjukkan senarai orang yang ditujukan kepada mesej itu. Sistem akan memanggil semua pekerja tertentu secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kelebihan utama mel audio berbanding dengan e-mel ialah ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Pemproses meja

Ia, seperti pemproses perkataan, adalah komponen asas budaya maklumat mana-mana pekerja dan teknologi pejabat automatik. Fungsi persekitaran perisian pemproses jadual moden membolehkan anda melakukan banyak operasi pada data yang dibentangkan dalam bentuk jadual. Menggabungkan operasi ini mengikut ciri biasa, kami boleh mengenal pasti kumpulan operasi teknologi yang paling banyak dan terpakai:

· kemasukan data dari papan kekunci dan dari pangkalan data;

· pemprosesan data (isih, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai kumpulan operasi pengiraan, pengagregatan data, dsb.);

· maklumat output dalam bentuk bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, terus ke dalam pangkalan data;

· reka bentuk bentuk jadual berkualiti tinggi untuk mempersembahkan data;

· persembahan data yang pelbagai rupa dan berkualiti tinggi dalam bentuk carta dan graf;

· menjalankan pengiraan kejuruteraan, kewangan, statistik;

· menjalankan pemodelan matematik dan beberapa operasi bantu lain.

kalendar elektronik

Ia memberikan satu lagi peluang untuk digunakan pilihan rangkaian komputer untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Pengurus (atau setiausahanya) menetapkan tarikh dan masa mesyuarat atau acara lain, melihat jadual yang terhasil dan membuat perubahan menggunakan papan kekunci. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik adalah konsisten sepenuhnya dengan komponen e-mel yang serupa. Selain itu, perisian kalendar selalunya merupakan sebahagian daripada perisian e-mel.

Penggunaan kalendar elektronik ternyata amat berkesan untuk pengurus di peringkat pengurusan kanan, yang hari bekerjanya dijadualkan lama lebih awal.

faksimili

Komunikasi ini adalah berdasarkan penggunaan mesin faks yang boleh membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.

Faksimili menyumbang kepada pembuatan keputusan dengan mengedarkan dokumen dengan cepat dan mudah kepada ahli pasukan penyelesaian masalah, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

Faks digunakan dengan kerap. Akhbar dan institusi kewangan telah menggunakan perkhidmatan mereka selama bertahun-tahun. Faks pertama adalah serupa modem audio. Walau bagaimanapun, teknologi tidak berhenti, tetapi sentiasa bertambah baik. Halaman teks atau foto dimuatkan ke dalam faks dan diimbas. Dalam kes ini, pancaran pengimbas, bergerak melintasi halaman, mengekodkan kawasan putih dan gelap imej, yang kemudiannya dihantar secara digital melalui talian telefon. Apabila mesej diterima, proses yang serupa berlaku, tetapi hanya dalam susunan terbalik - nilai bit yang mewakili kod aksara ditukar daripada bentuk digital kepada isyarat analog. Faks menghantar dan menerima halaman imbasan digital yang mengandungi grafik, teks, dsb. Memandangkan faks hanya berfungsi dengan aksara grafik, program komputer tidak boleh dihantar menggunakannya.

Modem tidak melakukan sebarang penukaran imej grafik dalam bentuk digital, tetapi hanya berfungsi untuk menghantar sebarang maklumat digital melalui talian telefon. Dalam erti kata lain, jika anda mengekod imej menggunakan beberapa program (contohnya, mencipta fail grafik), maka anda boleh memindahkannya dengan mudah melalui modem. Walau bagaimanapun, dalam kes ini, penerima perlu menyahkod fail anda sendiri menggunakan beberapa jenis program grafik.

Faks dan modem tidak boleh menggunakan talian telefon yang sama pada masa yang sama. Tetapi secara berasingan mereka, sudah tentu, boleh diservis oleh satu talian telefon. Pada masa ini, berjuta-juta mesin faks digunakan di seluruh dunia untuk memindahkan dokumen, tandatangan, setem surat, dsb. antara negara, dalam negara yang sama, malah antara mesin faks di bilik yang berbeza di syarikat yang sama.

Menggunakan faks, anda boleh menghantar surat dalam beberapa minit sahaja. Terdapat banyak program yang membolehkan anda menangguhkan penghantaran faks, contohnya, sehingga waktu malam, apabila kadar telefon dikurangkan. Bergantung pada jenis perniagaan dan jumlah mel yang perlu dihantar, sistem faks boleh membayar sendiri dalam masa yang singkat. Jika anda mempunyai faks/modem, maka penggunaannya akan lebih murah daripada e-mel.

Sesetengah faks menggunakan kertas haba khas untuk mencetak (terutamanya faks murah). Kertas haba tidak memberikan resolusi yang baik dan menjadi gelap dari semasa ke semasa. Faks yang lebih mahal menggunakan teknologi dakwat (inkjet) atau laser untuk mencetak pada kertas berkualiti tinggi.

Peranti ini beroperasi dengan lebih perlahan, tetapi boleh digunakan sebagai mesin fotostat. Faks mempunyai banyak persamaan dengan mesin penyalin, pengimbas dan pencetak. Sesetengah syarikat menghasilkan mesin universal yang menggabungkan keupayaan semua peranti yang disenaraikan.

Sesetengah syarikat telah membangunkan sistem faks menggunakan kad pengembangan yang bersambung ke komputer. Pada kebanyakan papan, faks digabungkan dengan 1 modem dan membentuk satu sistem. Papan kombinasi sedemikian hanya menggunakan satu soket setiap papan induk untuk menyambung.

Perisian khas membenarkan komputer mengawal operasi faks. Pelbagai ujian, surat dan nota boleh dibuat menggunakan pemproses perkataan dan kemudian dihantar melalui talian telefon. Komputer boleh diprogramkan untuk menghantar mesej atau surat pada masa apabila kadar penghantaran adalah paling rendah.
Faks komputer mempunyai satu kelemahan - ia tidak boleh menyalin maklumat, tandatangan, grafik, dsb. Tetapi dengan pengimbas, maklumat ini boleh ditulis pada fail pada cakera dan ditambah pada dokumen untuk faks. Terdapat banyak model pengimbas berbeza yang boleh digunakan untuk memasukkan data grafik atau teks. Jika perisian yang sesuai dipasang pada komputer, ia boleh menerima dan menyimpan sebarang maklumat. Sesetengah syarikat menyediakan mesin faks untuk menerima mesej 24 jam sehari.

Teknologi pejabat termasuk: kerja pejabat, pengurusan, kawalan pengurusan, pelaporan, mencari, memasukkan dan mengemas kini maklumat, penjadualan, pertukaran maklumat antara jabatan pejabat, antara pejabat perusahaan dan antara perusahaan. Prosedur biasa yang dilakukan dalam tugasan yang disenaraikan di atas:

Memproses maklumat masuk dan keluar (membaca dan membalas surat, menulis laporan, pekeliling dan dokumentasi lain, yang mungkin juga termasuk lukisan dan gambar rajah);

Pengumpulan dan analisis data seterusnya (melaporkan untuk tempoh masa tertentu untuk pelbagai jabatan mengikut pelbagai kriteria pemilihan)

Menyimpan maklumat yang diterima ( akses pantas kepada maklumat dan mencari data yang diperlukan).

Ini memerlukan syarat berikut untuk dipenuhi: kerja antara penghibur mesti diselaraskan; aliran dokumen dioptimumkan sebanyak mungkin; memberi peluang untuk interaksi antara bahagian dalam perusahaan dan perusahaan dalam persatuan.

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat, bukan sahaja kerana ia meningkatkan komunikasi dalaman kakitangan organisasi, tetapi juga kerana ia menyediakan mereka dengan cara komunikasi baharu dengan persekitaran luaran.

Teknologi maklumat pejabat automatik adalah organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran berdasarkan rangkaian komputer dan cara moden lain untuk menghantar dan bekerja dengan maklumat.

Teknologi automasi pejabat digunakan oleh pengurus, pakar, setiausaha dan pekerja perkeranian, dan amat menarik untuk penyelesaian masalah kumpulan. Mereka boleh meningkatkan produktiviti setiausaha dan pekerja pejabat dan membolehkan mereka menghadapi peningkatan jumlah kerja. Walau bagaimanapun, faedah ini adalah kedua kepada keupayaan untuk menggunakan automasi pejabat sebagai alat penyelesaian masalah. Menambah baik keputusan yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik dapat memastikan pertumbuhan ekonomi organisasi.

Pada masa ini, terdapat beberapa dozen produk perisian untuk komputer dan perkakasan bukan komputer yang menyediakan teknologi automasi pejabat: pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, kalendar elektronik, mel audio, komputer dan telesidang, teks video, storan imej, serta program pengurusan khusus: menyelenggara dokumen, memantau pelaksanaan pesanan, dsb.

Komponen utama pejabat automatik ditunjukkan dalam Rajah. 7.1. Automasi aktiviti pejabat dijalankan berdasarkan kompleks perkakasan dan perisian yang dipanggil pejabat elektronik.

Pejabat elektronik ialah kompleks perisian dan perkakasan yang direka untuk memproses dokumen dan mengautomasikan kerja pengguna dalam sistem pengurusan.

Pejabat elektronik termasuk perkakasan berikut: satu atau lebih komputer, mungkin disambungkan ke rangkaian; peranti percetakan; cara menyalin dokumen; modem (jika komputer disambungkan ke rangkaian atau PC jauh secara geografi). Selain itu, perkakasan mungkin termasuk pengimbas yang digunakan input automatik maklumat teks dan grafik terus daripada dokumen utama; peralatan unjuran untuk persembahan.

Rajah 7.1. automasi pejabat

Produk perisian utama yang disertakan di pejabat ialah:

Penyunting teks;

Hamparan;

Sistem Pengurusan Pengkalan data.

Perisian pejabat juga mungkin termasuk:

Analisis dan penjadualan program

Program pembentangan;

Editor grafik;

Program penyelenggaraan modem faks

Program terjemahan.

Produk perisian pejabat digunakan secara bebas dan sebagai sebahagian daripada pakej bersepadu.

Pakej bersepadu (IP) untuk pejabat termasuk produk perisian yang berinteraksi antara satu sama lain. Pakej ini adalah berdasarkan editor teks, hamparan dan DBMS. Sebagai tambahan kepada mereka, IP mungkin termasuk produk pejabat lain yang disenaraikan di atas. Rumah ciri tersendiri Program yang membentuk IP mempunyai antara muka pengguna biasa, yang membolehkan anda menggunakan teknik yang sama (atau serupa) untuk bekerja dengan pelbagai aplikasi pakej. Interaksi program berlaku pada peringkat dokumen. Ini bermakna dokumen yang dibuat dalam satu aplikasi boleh dimasukkan ke dalam aplikasi lain dan diubah suai jika perlu. Kesamaan antara muka mengurangkan kos latihan pengguna. Di samping itu, harga satu set tiga atau lebih aplikasi yang disokong oleh pengeluar yang sama adalah jauh lebih rendah daripada jumlah harga (jika anda membelinya secara berasingan).

Pada masa ini, pasaran produk pejabat dikuasai oleh tiga suite: Novell's Borland Office for Windows, Lotus Development's SmartSuite, dan Microsoft Office.

Komponen wajib mana-mana teknologi ialah pangkalan data. Dalam pejabat automatik, pangkalan data menumpukan data tentang sistem pengeluaran syarikat dengan cara yang sama seperti dalam teknologi pemprosesan data pada peringkat operasi pengurusan. Maklumat dalam pangkalan data juga boleh datang dari persekitaran luaran syarikat. Pakar mesti mahir dalam operasi teknologi asas untuk bekerja dalam persekitaran pangkalan data.

Maklumat daripada pangkalan data adalah input kepada aplikasi komputer (program), seperti pemproses perkataan, pemproses hamparan, e-mel, persidangan komputer, dsb. Sebarang aplikasi komputer pejabat automatik menyediakan pekerja komunikasi antara satu sama lain dan dengan syarikat lain.

Maklumat yang diperoleh daripada pangkalan data juga boleh digunakan dalam cara teknikal bukan komputer untuk penghantaran, replikasi dan penyimpanan.

Kelebihan menggunakan DBMS di pejabat elektronik:

1. Proses penjanaan maklumat tanpa kertas (hanya hasil akhir di atas kertas)

2. Interaktif, mod dialog untuk menyelesaikan masalah;

3. Kemungkinan kerjasama kolektif dalam menyediakan penyelesaian;

4. Kemungkinan penstrukturan semula yang fleksibel dan kaedah menyediakan maklumat.

Maklumat yang diperoleh daripada pangkalan data boleh digunakan dalam kedua-duanya

komputer dan teknologi pejabat bukan komputer dan cara teknikal - untuk penghantaran, replikasi, penyimpanan.

Editor teks - membolehkan anda membuat dengan cepat Dokumen Teks sebarang kerumitan dan membawanya kepada kesempurnaan menggunakan pengeditan, pemformatan dan ejaan. Dokumen siap disimpan dalam memori luaran (atau dalam peranti storan berkapasiti besar CD, DVD, FLESH), dan kemudiannya ia boleh dicetak (pencetak) atau dihantar melalui rangkaian komputer. Oleh itu, pengurus telah cara yang berkesan Komunikasi bertulis. Sebagai peraturan, pejabat menggunakan pakej Microsoft Office. Ini ialah satu set produk perisian, semua komponennya mewujudkan satu persekitaran perisian. Elemen antara muka program yang disertakan dalam pakej disatukan. Pakej ini termasuk pusat kawalan - Pengurus Microsoft Office. Ia membolehkan anda berlari program individu dan keluar dari mereka, atau terima arahan terperinci dan bantuan segera. Pakej MS Office termasuk alat automasi pejabat berikut: editor teks MS WORD; Pemproses hamparan MS EXCEL; Program persembahan MS PowerPoint; AKSES MS DBMS.

Hamparan ialah komponen asas budaya maklumat dan teknologi pejabat automatik mana-mana pekerja. Ciri persekitaran hamparan membolehkan anda mengakses data dalam jadual menggunakan pengiraan yang kompleks; menukar jadual pengiraan kepada carta dan graf, menjalankan analisis, pemodelan matematik, pengoptimuman dan ramalan data jadual. Pemprosesan data membolehkan anda melakukan pengisihan, penjanaan automatik jumlah, menyalin dan memindahkan data, pelbagai jenis operasi pengiraan, pengagregatan data, dsb. Kemasukan data boleh sama ada daripada papan kekunci atau daripada pangkalan data. Output maklumat boleh dalam bentuk bercetak, dalam bentuk fail yang diimport ke dalam sistem lain, atau terus ke dalam pangkalan data.

Mana-mana persekitaran hamparan moden mempunyai cara untuk menghantar data melalui rangkaian.

Grafik komputer ialah satu set kaedah dan alatan untuk mengautomasikan proses menyediakan, memasukkan, menukar, menyimpan dan memaparkan maklumat grafik menggunakan komputer dan peranti grafik.

Program pembentangan - digunakan untuk mempersembahkan (menunjukkan) projek, memberikan penampilan menarik dengan unsur pengiklanan. Persembahan boleh mengandungi: lukisan, gambar, Dokumen perkataan, lembaran kerja Excel, carta, graf dan objek lain.

Sistem multimedia ialah sistem komputer interaktif yang menyediakan kerja dengan banyak persekitaran maklumat, video, grafik komputer animasi, teks, bunyi. Komponen perkakasan multimedia ialah penyesuai akustik, mikrofon dan pembesar suara.

Cara bukan komputer juga digunakan secara meluas: persidangan audio dan video, faks, mesin fotokopi dan peralatan pejabat lain.

Selain itu, e-mel, telesidang dan persidangan komputer, teknologi teks video, teknologi penyimpanan imej, persidangan audio dan video, dan faks digunakan untuk mengatur aktiviti pejabat.

Mel elektronik (E mail), berdasarkan penggunaan rangkaian komputer, membolehkan pengguna menerima, menyimpan dan menghantar mesej kepada rakan kongsi rangkaian mereka. E-mel mungkin memberikan ciri kepada pengguna bergantung pada perisian yang digunakan. Agar mesej yang dihantar tersedia kepada semua pengguna e-mel, ia harus diletakkan pada papan kenyataan komputer; jika dikehendaki, anda boleh menunjukkan bahawa ini adalah surat-menyurat peribadi. Anda juga boleh menghantar item dengan pemberitahuan penerimaannya oleh penerima.

Apabila syarikat memutuskan untuk melaksanakan e-mel, ia mempunyai dua pilihan. Yang pertama ialah membeli perkakasan dan perisian anda sendiri dan mencipta rangkaian komputer tempatan anda sendiri yang melaksanakan fungsi e-mel. Cara kedua dikaitkan dengan pembelian perkhidmatan e-mel, yang disediakan oleh organisasi komunikasi khusus dengan bayaran berkala.

Komponen perkakasan e-mel ialah modem - peranti untuk bertukar-tukar maklumat antara komputer menggunakan saluran komunikasi (talian telefon, saluran khusus).

Mel audio ialah mel untuk menghantar mesej melalui suara. Ia serupa dengan e-mel, kecuali anda menghantarnya melalui telefon anda daripada menaip mesej pada papan kekunci komputer. Anda juga menerima mesej yang dihantar melalui telefon. Sistem ini termasuk peranti khas untuk menukar isyarat audio kepada kod digital dan belakang, serta komputer untuk menyimpan mesej audio dalam bentuk digital. Mel audio juga dilaksanakan dalam talian. Kelebihan utama mel audio berbanding dengan e-mel ialah ia lebih mudah - apabila menggunakannya, anda tidak perlu memasukkan data dari papan kekunci.

Mel audio boleh berjaya digunakan untuk menyelesaikan masalah kumpulan. Untuk melakukan ini, pengirim mesej mesti menunjukkan senarai orang yang ditujukan kepada mesej itu. Sistem akan memanggil semua pekerja tertentu secara berkala untuk menghantar mesej kepada mereka.

Kalendar elektronik - menyediakan satu lagi peluang untuk menggunakan rangkaian komputer untuk menyimpan dan memanipulasi jadual kerja pengurus dan pekerja lain organisasi. Pengurus menetapkan tarikh dan masa untuk mesyuarat atau acara lain, menyemak jadual yang terhasil dan membuat perubahan. Perkakasan dan perisian kalendar elektronik adalah konsisten sepenuhnya dengan komponen e-mel yang serupa. Selain itu, perisian kalendar selalunya merupakan sebahagian daripada perisian e-mel. Sistem ini juga membolehkan anda mengakses kalendar pengurus lain. Ia boleh menyelaraskan masa mesyuarat secara automatik dengan jadual mereka sendiri. Penggunaan kalendar elektronik ternyata amat berkesan untuk pengurus di peringkat pengurusan kanan, yang hari bekerjanya dijadualkan lama lebih awal.

Persidangan komputer dan telesidang. Persidangan komputer menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara ahli kumpulan yang menyelesaikan masalah tertentu. Sememangnya, kalangan orang yang mempunyai akses kepada teknologi ini adalah terhad. Bilangan peserta dalam persidangan komputer boleh berkali-kali lebih besar daripada persidangan audio dan video.

Dalam kesusasteraan anda sering boleh menemui istilah telesidang. Telesidang merangkumi tiga jenis persidangan: audio, video dan komputer.

Persidangan audio - menggunakan komunikasi audio untuk menyokong komunikasi antara pekerja atau jabatan terpencil secara geografi syarikat. Cara teknikal yang paling mudah untuk melaksanakan persidangan audio ialah komunikasi telefon. Peranti telefon dilengkapi dana tambahan, yang membenarkan lebih daripada dua peserta menyertai perbualan. Mencipta persidangan audio tidak memerlukan komputer, tetapi hanya melibatkan penggunaan komunikasi audio dua hala antara pesertanya. Menggunakan persidangan audio menjadikan keputusan lebih mudah, murah dan mudah.

Telesidang - Berdasarkan Penggunaan kelengkapan komputer, membenarkan pengguna, walaupun saling berjauhan dalam ruang dan masa, untuk mengambil bahagian dalam aktiviti bersama, seperti mengatur dan mengurus projek yang kompleks. Untuk komunikasi antara peserta, pengguna dibekalkan dengan terminal yang disambungkan ke komputer, kamera televisyen dan rangkaian komunikasi. Operasi sistem dikawal oleh penyelaras, yang fungsinya termasuk mengatur kerja peserta mesyuarat, memastikan kehadiran mereka di mesyuarat dan menghantar maklumat kepada peserta mesyuarat lain.

Persidangan video - menggunakan rangkaian komputer untuk bertukar maklumat antara ahli kumpulan dan menyelesaikan masalah tertentu.

Ia bertujuan untuk tujuan yang sama seperti persidangan audio, tetapi menggunakan peralatan video. Semasa persidangan video, pesertanya kawan yang jauh dari satu sama lain pada jarak yang agak jauh, mereka boleh melihat diri mereka dan peserta lain pada skrin. Bersama-sama dengan imej video, audio juga akan dihantar. Sidang video membolehkan anda mengurangkan kos pengangkutan dan perjalanan; di samping itu, ia adalah peluang untuk melibatkan bilangan maksimum pengurus dan pekerja lain yang jauh dari ibu pejabat dalam menyelesaikan masalah.

Komponen perkakasan ialah penala TV, kamera Web, projektor video dan peranti multimedia.

Teks video. Ia berdasarkan penggunaan komputer untuk memaparkan teks dan data grafik pada skrin monitor. Terdapat tiga pilihan untuk pembuat keputusan untuk mendapatkan maklumat dalam bentuk teks video:

1) buat fail teks video pada komputer anda sendiri;

2) membuat perjanjian dengan syarikat khusus untuk mendapatkan akses kepada fail teks video yang dibangunkannya. Fail sedemikian, khusus untuk dijual, boleh disimpan pada pelayan syarikat yang menyediakan perkhidmatan sedemikian, atau dihantar kepada pelanggan pada cakera magnetik atau optik;

3) membuat perjanjian dengan syarikat lain untuk mendapatkan akses kepada fail teks video mereka.

Pertukaran katalog dan tanda harga (senarai harga) produk mereka antara syarikat dalam bentuk teks video kini semakin popular. Bagi syarikat yang pakar dalam penjualan teks video, perkhidmatan mereka mula bersaing dengan produk bercetak seperti surat khabar dan majalah. Oleh itu, di banyak negara kini mungkin untuk memesan akhbar atau majalah dalam bentuk teks video, apatah lagi laporan semasa maklumat bursa saham.

Storan imej. Mana-mana syarikat perlu menyimpan sejumlah besar dokumen untuk masa yang lama. bilangan mereka boleh menjadi sangat besar sehinggakan menyimpan walaupun dalam bentuk fail menyebabkan masalah yang serius. Oleh itu, timbul idea untuk menyimpan dokumen itu sendiri, dan imejnya (imej), dan menyimpannya dalam bentuk digital.

Storan imej (pengimejan) ialah teknologi pejabat yang menjanjikan dan berdasarkan penggunaan peranti khas - pengecam corak optik, yang membolehkan anda menukar imej dokumen atau filem ke dalam bentuk digital untuk penyimpanan selanjutnya dalam memori luaran komputer. Imej yang disimpan dalam format digital boleh dipaparkan dalam bentuk sebenar pada skrin atau pencetak pada bila-bila masa. Cakera optik dengan kapasiti besar digunakan untuk menyimpan imej. Oleh itu, kira-kira 200 ribu muka surat boleh dirakam pada cakera optik lima inci.

Komunikasi faksimili ialah komunikasi berdasarkan penggunaan mesin faks yang mampu membaca dokumen pada satu hujung saluran komunikasi dan menghasilkan semula imejnya di hujung yang lain.

Faksimili menyumbang kepada pembuatan keputusan dengan mengedarkan dokumen dengan cepat dan mudah kepada ahli pasukan yang menyelesaikan masalah tertentu, tanpa mengira lokasi geografi mereka.

Pengurusan pejabat elektronik - direka untuk mengatur dan menyokong aliran dokumen dalam organisasi. Pengurusan rekod elektronik menggunakan pangkalan data tunggal organisasi. Ia memudahkan dan memperkemas kerja organisasi konvensional. Fungsi utamanya ialah:

Automasi proses aliran dokumen (pengimbas, pencetak, plotter, penyalin)

Sistem untuk memantau pelaksanaan perintah dan arahan;

Perakaunan, analisis dan kawalan unit struktur;

Rawatan maklumat operasi dalam organisasi;

Pertukaran maklumat segera antara bahagian struktur;

Meningkatkan kualiti penyediaan dan membuat keputusan;

Pemantauan proses pengeluaran berdasarkan penyediaan laporan automatik dalam pelbagai bentuk;

Automasi proses kerja membantu mengurangkan apa yang dipanggil "faktor manusia" kepada minimum. Sistem ini membolehkan anda menggunakan masa bekerja dengan berkesan, menyelesaikan masalah perniagaan menggunakan alat video dan audio; menggunakan sistem dalam talian.

Dari segi sejarah, automasi bermula dalam pembuatan dan kemudian merebak ke pejabat. Pada mulanya, matlamatnya hanya untuk mengautomasikan kerja kesetiausahaan rutin. Dengan perkembangan teknologi komunikasi, automasi teknologi pejabat menjadi menarik minat pakar dan pengurus, yang melihat di dalamnya peluang untuk meningkatkan produktiviti kerja mereka.

Automasi pejabat tidak bertujuan untuk menggantikan sistem komunikasi kakitangan tradisional yang sedia ada (dengan mesyuarat, panggilan telefon dan pesanan), tetapi untuk melengkapkannya. Automasi pejabat mengatur kerja pengurusan yang rasional dan menyediakan pengurus dengan maklumat operasi yang tepat pada masanya.

Pejabat automatik menarik kepada pengurus di semua peringkat pengurusan dalam syarikat, bukan sahaja kerana ia menyokong komunikasi kakitangan dalam syarikat, tetapi juga kerana ia memberi mereka cara moden komunikasi dengan persekitaran luaran.

Teknologi maklumat pejabat automatik ialah organisasi dan sokongan proses komunikasi dalam organisasi dan dengan persekitaran luaran. Ia dijalankan berdasarkan rangkaian komputer dan perkakasan dan perisian moden untuk menghantar dan memproses maklumat.

Teknologi automatik pejabat digunakan secara meluas oleh pengurus, pakar, pembantu dan setiausaha; ia amat menarik untuk penyelesaian masalah kumpulan. Alat ini membolehkan anda meningkatkan produktiviti buruh dalam sistem pengurusan pejabat dan memungkinkan untuk mengatasi peningkatan jumlah kerja. Automasi pejabat ialah alat untuk penyelesaian yang berkesan masalah. Menambah baik keputusan yang dibuat oleh pengurus hasil daripada komunikasi mereka yang lebih baik dapat memastikan pertumbuhan ekonomi syarikat dan keuntungannya.

DALAM panduan praktikal sedang dipertimbangkan isu utama organisasi kerja pejabat perakaunan sesebuah perusahaan (organisasi, institusi) apa-apa bentuk pemilikan. Bahan dalam manual dibentangkan secara sistematik, berdasarkan dokumen teknikal kawal selia, metodologi dan peraturan semasa, termasuk Arahan untuk Kerja Pejabat. Buku ini memberi tumpuan kepada memeriksa prosedur untuk bekerja dengan dokumen perakaunan, serta mendokumentasikan aktiviti jabatan perakaunan. Bahagian pengenalan buku ini dikhaskan untuk mengatur aktiviti kumpulan perakaunan dari awal. Buku ini bertujuan untuk ketua akauntan perusahaan, pasukan pengurusan dan pakar dalam perkhidmatan kewangan dan ekonomi dan jabatan, akauntan, pakar dokumen, serta untuk pelajar dalam kepakaran "Perakaunan" dan "Pengurusan Pejabat" di institusi pendidikan dan dalam kursus khusus.

Intipati dan ciri kerja pejabat sulit didedahkan. Isu dokumentasi diliputi maklumat sulit, pendaftaran dokumen sulit, perakaunan mereka, organisasi aliran dokumen sulit, klasifikasi dan sistematisasi dokumen sulit, penyediaan sistem permit untuk akses dan rejim untuk maklumat sulit, penyediaan dokumen sulit untuk dipindahkan ke arkib dan pemusnahan. Analisis tindakan undang-undang peraturan moden dalam bidang maklumat diberikan akses terhad dan sulit maklumat yang didokumenkan: data peribadi; rasmi, profesional, rahsia perdagangan; rahsia pengeluaran, dll. Bagi pelajar pengajian tinggi institusi pendidikan, pelajar dalam bidang latihan 032000 "Sains Dokumentasi dan Arkib", 080500 "Pengurusan", 090100 "Keselamatan Maklumat", serta kepakaran 032001 "Sokongan Pengurusan Dokumentasi dan Dokumentasi", 080507 "Pengurusan Organisasi",...

Automasi aktiviti institusi kredit pada platform 1C:Enterprise 8 DALAM buku teks Prinsip teori pembinaan dan aplikasi sistem perbankan automatik (ABS), evolusi dan peranannya dalam aktiviti organisasi kredit moden dipertimbangkan. Manual ini mendedahkan ciri-ciri teknologi perbankan berorientasikan komputer, prinsip organisasi - perakaunan sintetik dan analitikal dalam persekitaran perbankan teras, teknologi pengurusan tunai, penyelenggaraan jarak jauh pelanggan, prinsip teknologi mengatur pengurusan dan pelaporan dokumen elektronik didedahkan. Peruntukan teori disertakan dengan contoh praktikal terperinci pelaksanaan teknologi dan prinsip yang diterangkan dalam sistem automasi perbankan sebenar, ABS "Pengurusan Organisasi Kredit" pada platform 1C:Enterprise 8, yang dibangunkan oleh syarikat "IT Perniagaan" (1C:Penerima Francais , Stavropol) (sistem ini dibeli secara berasingan daripada pemaju, platform 1C:Enterprise - daripada syarikat 1C dan rakan kongsinya). Manual membentangkan...

Buku ini adalah untuk mereka yang sudah menggunakan dalam aktiviti mereka sistem automatik, dan bagi mereka yang hanya berfikir tentang menggunakan teknologi moden untuk meningkatkan pengurusan ke tahap kualitatif yang baharu. Penerbitan ini membincangkan tentang bagaimana kerja pejabat domestik telah berkembang, ciri dan ciri khususnya bergantung pada, apakah akta dan peraturan perundangan yang mentakrifkan hubungan perniagaan moden, serta tentang proses, piawaian dan peraturan standard, teknologi moden dalam bidang pengurusan dokumen elektronik. Bab khas ditumpukan untuk menyemak produk dan penyelesaian daripada syarikat pembekal terkemuka pasaran Rusia teknologi maklumat. Pilihan penyelesaian tidak boleh dihadkan kepada kefungsian produk, oleh itu buku ini membentangkan keseluruhan rantaian proses teknologi, termasuk definisi kriteria pemilihan, metodologi untuk melaksanakan dan menyelenggara sistem, serta analisis kecekapan ekonomi. Pengurusan dokumen elektronik bukan sahaja...

Penerbitan ini, yang ditulis oleh peguam dan ahli ekonomi, berbeza daripada yang serupa terutamanya kerana, sebagai tambahan kepada sampel kontrak perniagaan yang sempurna dari segi undang-undang, ia mengandungi ulasan undang-undang, timbang tara dan cukai yang luas. Untuk kontrak individu, catatan perakaunan disediakan berdasarkan Carta Akaun baharu. Jilid pertama buku dua jilid dikhaskan untuk prosedur untuk memuktamadkan kontrak, akibat mengisytiharkannya tidak sah, liabiliti atas pelanggarannya, serta aliran dokumen yang memastikan kesimpulan, pelaksanaan dan pindaannya. Bab yang berasingan dikhaskan untuk menjamin kewajipan. Di samping itu, jilid ini mengkaji kontrak yang digunakan dalam aktiviti ekonomi perusahaan - kontrak pembelian dan penjualan, pembekalan, tukar barang, perkhidmatan berbayar, tol, sewa, penyimpanan. Perjanjian dan tugasan komisen dibincangkan secara terperinci. Setiap bab, sebagai tambahan kepada contoh kontrak, mengandungi ulasan undang-undang,...

Adakah anda ingin memahami undang-undang yang mengawal perhubungan antara pekerja dan majikan, memahami cara pembayaran yang memihak kepada pekerja berfungsi dan cukai dikenakan, dan aliran dokumen induk? Mengulas secara terperinci mengenai perundangan buruh dan cukai, penulis akan menerangkan cara bertindak dalam pelbagai situasi perniagaan dan mendokumentasikannya dengan betul, cara menggunakan formula yang diberikan dalam buku untuk mengira pembayaran memihak kepada pekerja dan menyimpan rekod cukai, cara melindungi hak pekerja dan majikan tanpa melanggar undang-undang . Penerbitan ini akan sangat berguna kepada akauntan, pengurus dan pekerja jabatan sumber manusia organisasi. Buku itu juga akan menjadi pembantu yang sangat diperlukan untuk guru dan pelajar universiti, serta pelajar kursus khas.

Buku ini akan membantu anda mengautomasikan perakaunan dan aliran dokumen menggunakan program standard dalam pakej Microsoft Office 2010 - Excel dan Word. Anda akan belajar cara melakukan pengiraan kewangan, menyediakan borang dan penyata dalam Excel, dan dapat mengautomasikan pengisian kontrak dan dokumen lain sebanyak mungkin dengan bertukar-tukar data antara Word dan Excel.

Manual ini menyediakan borang dan butiran jenis utama dokumen - perbankan, kontrak, kakitangan, perkapalan dan dokumentasi pengurusan lain, digunakan secara meluas dalam amalan aktiviti organisasi dan pentadbiran organisasi komersial. Buku ini ditujukan untuk eksekutif, pengurus dan pakar perniagaan kecil dan sederhana.

Anda mempunyai penerbitan luar biasa di tangan anda yang mengandungi maklumat asas dalam empat bidang yang diperlukan untuk kejayaan kerja seorang akauntan: asas perakaunan, perakaunan, percukaian, "1C: Perakaunan". Anda boleh memulakan persediaan diri "dari awal", kerana buku itu mengandungi bahagian asas perakaunan dengan konsep kunci, kategori dan teknik perakaunan. Dalam bahagian "Perakaunan" secara ringkas dan borang yang boleh diakses Kaedah, catatan, contoh dan situasi biasa diberikan dalam semua bidang perakaunan untuk organisasi komersial. Bahagian "Cukai" mengandungi maklumat tentang pembayar cukai, objek cukai, kadar cukai dan prosedur penyelesaian untuk semua cukai yang diperuntukkan oleh Kod Cukai Persekutuan Rusia, dengan mengambil kira perubahan terkini. Bagi setiap cukai yang diberikan contoh praktikal pengiraan. Bahagian "1C: Perakaunan" versi 8.1 menyediakan penerangan tentang prinsip asas dan algoritma tindakan dalam yang paling popular hari ini untuk akauntan, pengurus dan...

Tiga konfigurasi sistem 1C:Enterprise 8.1 diterangkan: "Perakaunan Perusahaan", "Pengurusan Perdagangan" dan "Pengurusan Gaji dan Kakitangan". Transaksi dengan dana, perakaunan untuk barangan, produk, perkhidmatan, perakaunan untuk aset tetap dan aset tidak ketara. Pengiraan pembayaran cukai, perakaunan akhir dan maklumat cukai dibentangkan. Dari perspektif pengurus, pengurus, penjaga stor, ditunjukkan cara untuk membuat pesanan untuk pembekal dan mendaftarkan penerimaan barang, menjejaki kemajuan pembayaran, menguruskan harga, mengatur perdagangan runcit dan merekod pembayaran menggunakan kad pembayaran dan pinjaman bank. Dari perspektif akauntan dan pakar HR, ditunjukkan bagaimana untuk merangka dan mengekalkan jadual kerja dan percutian, bekerja dengan dokumen kakitangan, mencipta pelaporan cukai dan menyelesaikan masalah perakaunan gaji dan kakitangan yang lain. Edisi kedua mencerminkan perubahan dalam perundangan cukai, termasuk analisis kesilapan biasa pengguna pemula,...