Практическая работа №11

Тема занятия: Сводные таблицы и диаграммы.

Цель занятия : Получить практические навыки создания сводных таблиц и диаграмм.

План занятия :

Создание сводной таблицы. Настройка макета сводной таблицы. Обновление данных в сводной таблице. Изменение формата полей в сводной таблице. Создание сводных диаграмм. Создание сводной таблицы.

Создайте новую рабочую книгу.

Переименуйте лист1 в Продажи.

На листе Продажи Создайте таблицу следующего вида:

Подсчитайте чему равна сумма продаж. Сумма продаж = Цена*Количество.

Выделите любую ячейку входящую в диапазон исходной таблицы.

Выполните Данные→Сводная таблица.

В первом окне Мастер сводных таблиц Нажмите Далее.

В следующем окне необходимо указать диапазон исходной таблицы. Если программа это не сделала укажите диапазон самостоятельно. Нажмите Далее.

В следующем окне укажите поместить таблицу на новый лист и нажмите Готово.

Макет сводной таблицы был помещен на новый лист. Переименуйте этот лист в Анализ.

Настройка макета сводной таблицы.

Перейдите на лист Анализ. И выделите одну из ячеек макета сводной таблицы.

После выделения ячейки макета сводной таблицы должны появиться панель инструментов Сводные таблицы И окно Список полей сводной таблицы.

С помощью мышки перетащите в область Строк Поле Наименование, В область столбцов поле Месяц, В область Элементы данных Перетащите поле Сумма продаж.

После выполнения вышеуказанных действий таблица должна выглядеть так:

Обновление данных в сводной таблице.

При обновлении данных в исходной таблице, данные в сводной таблице автоматически не обновляются.

Перейдите на лист Продажи И измените значение ячейки с какой либо ценой на 55555.

Перейдите на лист Анализ.

Выделите ячейку внутри макета сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные таблицы Нажмите кнопку обновить поле

Проверьте обновились ли данные.

Примечание: Для изменения формата отчета сводной таблицы нажмите на кнопку находящуюся на панели инструментов Сводные таблицы.

Изменение формата полей в сводной таблице.

Выделите одну из ячеек сводной таблицы.

Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Параметры поля.

В окне В поле Операция Выберите Среднее.

Нажмите кнопку Формат.

В окне Формат ячеек Укажите денежный формат. Нажмите ОК.

Вернувшись в окно Вычисление поля сводной таблицы нажмите ОК.

Задание: В область строк добавьте поле Цена И установите Операция - Сумма;

Формат – денежный.

Создание сводных диаграмм.

Сводные диаграммы это графическое отображение изменения показателей полей сводных таблиц.

На панели инструментов Сводные таблицы Нажмите значок Мастер диаграмм.

Excel автоматически создает новый лист с уже готовой сводной диаграммой.

Перейдите на лист с сводной диаграммой.

На панели инструментов Диаграммы Нажмите кнопку Тип диаграммы.

В списке диаграмм укажите Гистограмма.

Контрольные вопросы:

Как создать отчет сводной таблицы? Как установить автоформат на структуру отчета сводной таблицы? Как изменить параметры поля в сводной таблице? Как обновить поля сводной таблицы? Как создать сводную диаграмму? Как изменить тип сводной диаграммы?

Вывод: В данной работе мы изучали способы создания сводных таблиц и диаграмм. Выполнив данную работу можно сказать о том что, отчет сводной таблицы позволяет быстро обобщать большие объемы данных, менять местами строки и столбцы для получения различных сводок по исходным данным, фильтровать данные, отображая различные страницы, либо отображать подробности по нужным областям.

Эксель – одна из самых лучших программ для работы с таблицами. Она есть на компьютере практически у каждого пользователя, поскольку данный редактор нужен как для работы, так и для учёбы, во время выполнения различных курсовых или лабораторных заданий. Но при этом не все знают, как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы. В этом редакторе вы сможете использовать огромное количество шаблонов, которые были разработаны в компании Microsoft. Но если вы не знаете, какой тип лучше выбрать, то предпочтительнее будет использовать автоматический режим.

Для того чтобы построить подобный объект, необходимо выполнить следующие действия.

1. Создайте какую-нибудь таблицу.

1. Выделите информацию, на основе которой вы собираетесь построить диаграмму.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Кликните на иконку «Рекомендуемые диаграммы».

1. После этого вы увидите окно «Вставка диаграммы». Предложенные варианты будут зависеть от того, что именно вы выделите (перед нажатием на кнопку). У вас они могут быть другие, поскольку всё зависит от информации в таблице.

1. Для того чтобы построить диаграмму, выберите любую из них и нажмите на «OK».

1. В данном случае объект будет выглядеть вот так.

Ручной выбор типа диаграммы

1. Выделите нужные вам данные для анализа.

1. Затем кликните на какую-нибудь иконку из указанной области.

1. Сразу после этого раскроется список различных типов объектов.

1. Кликнув на любой из них, вы получите желаемую диаграмму.

Для того чтобы было легче определиться с выбором, достаточно навести на любую из миниатюр.

Какие бывают диаграммы

Можно выделить несколько основных категорий:

• гистограммы;

• график или диаграмма с областями;

• круговые или кольцевые диаграммы;

Обратите внимание на то, что данный тип подходит для тех случаев, когда все значения в сумме дают 100 процентов.

• иерархическая диаграмма;

• статистическая диаграмма;

• точечный или пузырьковый график;

В данном случае точка является своеобразным маркером.

• каскадная или биржевая диаграмма;

• комбинированная диаграмма;

Если ничего из выше предложенного вам не подходит, можно использовать комбинированные варианты.

• поверхностная или лепестковая;

Как сделать сводную диаграмму

Данный инструмент более сложный по сравнению с описанными выше. Ранее всё происходило автоматически. Вам нужно было только выбрать внешний вид и желаемый тип. Здесь всё иначе. На этот раз придется всё делать вручную.

1. Выделите нужные ячейки в таблице и кликните на соответствующую иконку.

1. Сразу после этого появится окно «Создать сводную диаграмму». Необходимо указать:
   • таблицу или диапазон значений;
   • место, где следует разместить объект (на новый или текущий лист).
2. Для продолжения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого вы увидите:
   • пустую сводную таблицу;
   • пустую диаграмму;
   • поля сводной диаграммы.

1. Необходимо перенести мышкой желаемые поля в области (по своему усмотрению):
   • легенды;
   • значений.

1. Кроме этого, вы можете настроить, какое именно значение нужно выводить. Для этого сделайте правый клик мыши по каждому полю и нажмите на пункт «Параметры полей значений…».

1. В результате этого появится окно «Параметры поля значений». Здесь вы сможете:
   • подписать источник своим имением;
   • выбрать операцию, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.

Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Вкладка «Анализировать»

После того как вы создадите сводную диаграмму, у вас откроется новая вкладка «Анализировать». Она сразу же исчезнет, если активным станет другой объект. Для возврата достаточно снова кликнуть на диаграмму.

Рассмотрим каждый раздел более внимательно, поскольку при помощи их можно изменить все элементы до неузнаваемости.

Параметры сводной таблицы

1. Нажмите на самую первую иконку.
2. Выберите пункт «Параметры».

1. Благодаря этому появится окно настроек данного объекта. Здесь вы сможете задать желаемое имя таблицы и множество других параметров.

Для сохранения настроек необходимо кликнуть на кнопку «OK».

Как изменить активное поле

Если вы кликните на эту иконку, то увидите, что все инструменты не активны.

Для того чтобы можно было изменить какой-нибудь элемент, нужно сделать следующее.

1. Кликните на что-нибудь на вашей диаграмме.

1. В результате этого данное поле выделится «кружочками».
2. Если вы снова кликните на иконку «Активное поле», то увидите, что инструменты стали активными.

1. Для настроек нужно кликнуть на соответствующее поле.

1. В результате этого появится окно «Параметры поля».

1. Для дополнительных настроек перейдите на вкладку «Разметка и печать».

1. Чтобы сохранить внесенные изменения, необходимо нажать на кнопку «OK».

Как вставить срез

При желании вы можете настроить выборку по определенным значениям. Благодаря этой функции очень удобно анализировать данные. Особенно если таблица очень большая. Для того чтобы воспользоваться этим инструментом, нужно сделать следующие шаги:

1. Кликните на кнопку «Вставить срез».
2. В результате этого появится окно со списком полей, которые есть в сводной таблице.

1. Выберите какое-нибудь поле и нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого появится маленькое окошко (его можно перемещать в любое удобное место) со всеми уникальными значениями (итогов сведения) для этой таблицы.

1. Если вы нажмете на какую-нибудь строчку, то увидите, что все остальные записи в таблице исчезли. Осталось только то, где среднее значение соответствует выбранному.

То есть по умолчанию (когда в окне срезов все строчки выделены голубым цветом) в таблице отображаются все значения.

1. Если кликнуть на другую цифру, то результат сразу же изменится.

1. Количество строк может быть абсолютно любым (минимум одна).

Меняться будет как сводная таблица, так и диаграмма, которая построена по ее значениям.

1. Если хотите удалить срез, нужно кликнуть на крестик в правом верхнем углу.

1. Благодаря этому таблица восстановится до исходного вида.

Для того чтобы убрать это окно срезов, необходимо сделать несколько несложных шагов:

1. Кликните правой кнопкой мыши по данному элементу.
2. После этого появится контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Удалить ‘название поля’».

1. Результат будет следующим. Обратите внимание на то, что в правой части редактора снова появилась панель для настройки полей сводной таблицы.

Как вставить временную шкалу

Для того чтобы вставить срез по дате, нужно сделать следующие шаги.

1. Кликните на соответствующую кнопку.

1. В нашем случае мы увидим следующее окно с ошибкой.

Дело в том, что для среза по дате в таблице должны быть соответствующие значения.

Принцип работы полностью идентичен. Просто вы будете фильтровать вывод записей не по цифрам, а по датам.

Как обновить данные в диаграмме

Для обновления информации в таблице нужно кликнуть на соответствующую кнопку.

Как изменить информацию для построения

Для редактирования диапазона ячеек в таблице необходимо выполнить следующие операции:

1. Кликните на иконку «Источник данных».
2. В появившемся меню выберите одноименный пункт.

1. Далее вас попросят указать нужные ячейки.
2. Для сохранения изменений кликните на «OK».

Редактирование диаграммы

Если вы работаете с диаграммой (неважно какой – обычной или сводной), у вас будет появляться вкладка «Конструктор».

На этой панели очень много инструментов. Рассмотрим каждый из них более внимательно.

Добавить элемент

При желании вы всегда можете добавить какой-нибудь объект, который отсутствует в данном шаблоне диаграммы. Для этого необходимо:

1. Нажать на иконку «Добавить элемент диаграммы».
2. Выбрать желаемый объект.

Благодаря этому меню вы сможете изменить свою диаграмму и таблицу до неузнаваемости.

Если стандартный шаблон при создании диаграммы вам не понравился, вы всегда можете использовать другие варианты макетов. Для это достаточно выполнить следующие действия.

1. Кликните на соответствующую иконку.
2. Выберите нужный вам макет.

Необязательно сразу же вносить изменения в ваш объект. При наведении на любую иконку будет доступен предварительный просмотр.

Если найдете что-то подходящее, просто кликните на этот шаблон. Внешний вид автоматически изменится.

Для того чтобы изменить цвет элементов, необходимо выполнить следующие шаги.

1. Нажмите на соответствующую иконку.
2. В результате этого вы увидите огромную палитру различных оттенков.

1. Если хотите посмотреть, как это будет выглядеть на вашей диаграмме, просто наведите курсор на любой из цветов.

1. Для сохранения изменений нужно кликнуть на выбранный оттенок.

Кроме этого, можно использовать готовые темы оформления. Для этого необходимо сделать несколько простых операций.

1. Раскройте полный список вариантов у данного инструмента.

1. Для того чтобы увидеть, как это выглядит в увеличенном виде, достаточно навести курсор на любую из иконок.

1. Для сохранения изменений необходимо кликнуть на выбранный вариант.

Кроме этого, доступны манипуляции с отображаемой информацией. Например, можно поменять строки и столбцы местами.

После нажатия на эту кнопку вы увидите, что диаграмма стала выглядеть совсем иначе.

Данный инструмент очень помогает в том случае, если вы не можете правильно указать поля для строк и столбцов при построении данного объекта. Если вы ошиблись или результат выглядит некрасиво – нажмите на эту кнопку. Возможно, станет намного лучше и информативнее.

Если нажать еще раз, то всё вернется обратно.

Для того чтобы изменить диапазон данных в таблице для построения диаграммы, нужно кликнуть на иконку «Выбрать данные». В данном окне вы сможете

• выбрать нужные ячейки;
• удалить, изменить или добавить ряды;
• отредактировать подписи горизонтальной оси.

Для сохранения изменений нужно нажать на кнопку «OK».

Как сменить тип диаграммы

1. Нажать на указанную иконку.
2. В появившемся окне выбрать нужный вам шаблон.

1. При выборе любого из пунктов в левой части экрана, справа будут появляться возможные варианты для построения диаграммы.

1. Для упрощения выбора можно навести курсор на любую из миниатюр. В результате этого вы увидите её в увеличенном размере.

1. Для изменения типа нужно кликнуть на любой из вариантов и сохранить при помощи кнопки «OK».

Заключение

В этой статье мы пошагово рассмотрели технологию построения диаграмм в редакторе Excel. Помимо этого, было особое внимание уделено оформлению и редактированию созданных объектов, поскольку недостаточно уметь использовать только готовые варианты от разработчиков Microsoft. Вы должны учиться изменять внешний вид под свои нужды и быть оригинальными.

Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не тот элемент. Необходимо учитывать, что у каждой фигуры используются свои уникальные свойства. Если вы смогли что-то видоизменить, например, с кругом, то с текстом сделать то же самое не выйдет.

Видеоинструкция

Если у вас всё равно по каким-то причинам ничего не выходит, сколько бы вы ни старались, ниже добавлено видео, в котором вы сможете найти различные комментарии к описанным выше действиям.

В этой статье мы рассмотрим методы создания и использования сводной диаграммы.

Сводная диаграмма - это диаграмма, которая автоматически объединяет и обобщает большие массивы данных. Построить сводную диаграмму можно как на основе простой, так и сводной таблицы.

Первым мы рассмотрим способ создания сводной диаграммы на основе сводной таблицы. Для практической тренировки Вы можете воспользоваться нашим примером, загрузив его по ссылке (простая таблица.xlsx).

Для создания сводной таблицы на основании данных уже готовой диаграммы, выполните следующие действия:

1. Выберите необходимую Вам сводную таблицу, кликнув по ней;

2. На вкладке Вставка в группе Диаграммы выберите необходимый тип диаграммы.

Мы выбрали простой линейный график. В результате появился готовый график, содержащий данные сводной таблицы, а так же окно :

Обратите внимание, окно Область фильтра сводной таблицы не позволяет изменить условия построения диаграммы - то есть, нельзя построить график по столбцам основной таблицы (например - по столбцу Объем продаж, шт. ), которые не включены в сводную таблицу. И наоборот - включение данных в сводную таблицу одновременно отражается на сводной диаграмме:

Окно Область фильтра сводной таблицы предназначено для удобного управления сводной таблицей и диаграммой, построенной на её основе:

Изменяя значения фильтров и полей оси, можно отображать интересующий сегмент данных для определённых значений осей координат. Например, очень удобно анализировать данные о продажах в отдельных магазинах за последнюю неделю:

По умолчанию, сводная диаграмма создаётся на том же листе, где находится сводная таблица. Это не всегда удобно, поэтому Вы можете переместить сводную диаграмму на новый лист с помощью команды Переместить диаграмму из контекстного меню. Настройка формата сводной диаграммы проводится так же как и обычной, но с использованием команд из группы вкладок Работа со сводными диаграммами , которые открываются после клика по сводной диаграмме.

Как Вы уже поняли, сводная диаграмма, построенная на основании существующей сводной таблицы, тесно с ней связана. Это не всегда удобно, поэтому зачастую имеет смысл сразу строить сводную диаграмму на основании базовой таблицы. Для этого необходимо:

1. Выделить нужный нам диапазон данных (или установить курсор на нужную нам таблицу - тогда Excel автоматически подставит всю таблицу в диапазон данных);

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы выбрать раздел Сводная таблица , а затем пункт Сводная диаграмма .

Дата: 16 марта 2017 Категория:

Здравствуйте, друзья. Этот короткий пост я хочу посвятить сводным диаграммам Excel. Этот инструмент незаслуженно игнорируют многие пользователи программы. Тем не менее, в связке со сводными таблицами, с применением расширенного функционала (например, срезов), сводные диаграммы могут формировать отличный пользовательский интерфейс. И тогда, для получения отчета в нужном виде, пользователю понадобится лишь пару минут, даже когда таблица с исходными данными содержит тысячи записей.

А вот и пример. К сводной таблице с продажами менеджеров по регионам я на скорую руку добавил сводную диаграмму. Весь процесс построения таблицы и диаграммы занял не более минуты:

Диаграмма динамична, она будет изменяться вместе с изменением сводной таблицы.

Как построить сводную диаграмму

Чтобы построить сводную диаграмму, нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. Строим сводную таблицу, которая будет источником данных для диаграммы
2. Выделяем любую ячейку таблицы и жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Сервис – Сводная диаграмма
3. В открывшемся окне выбираем и нажимаем Ок
4. При необходимости,

Кстати, если у Вас версия Microsoft Office 2013 и выше, первый пункт можно пропустить. Просто нажмите на ленте Вставка – Диаграммы – Сводная диаграмма . Процесс создания будет напоминать компоновку сводной таблицы, однако, таблица не будет отображена. В более ранних версиях, все же, придется предварительно строить сводную таблицу.

Вот и все дела, мы с Вами сделали сводную диаграмму и теперь наши отчеты приобрели законченный вид, а расчеты стали быстрыми и непринужденными!

В следующей статье ждите очень важную тему – . Если Вы с ним еще не знакомы – прочтите, не пожалеете. Я, например, пользуюсь им почти каждый день.

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев!

Сводная таблица

Определение 1

Сводной таблицей является интерактивная таблица, которая позволяет выполнять анализ данных с помощью быстрого объединения больших объемов данных и расчета итогов на их основе (рисунок 1).

Использование сводных таблиц позволяет довольно просто выполнять сложный анализ данных.

Чтобы получить различные итоги по исходным данным необходимо в созданном макете сводной таблицы выбрать значения в поле столбцов Наименование договора , Номер покупателя , поле строк Наименование товара и поле фильтра (страницы) Дата отгрузки по месяцам .

С помощью сводных таблиц можно осуществлять динамическое изменение макета для выполнения всестороннего анализа данных. При их создании возможно изменение заголовков столбцов, строк, а также полей, которые определяют страницу. Создание и быстрая модификация макета возможно посредством выбора и перетаскивания поля в рабочую область из списка полей, который раскрывается. При выполнении каждого изменения макета в сводной таблице мгновенно выполняются вычисления заново соответственно новому расположению данных.

Сводные диаграммы предназначены для того, чтобы наглядно графически представить анализируемую информацию, тем самым облегчая пользователям сравнение и выявление закономерностей и тенденций в данных (рисунок 2).

Microsoft Access предоставляет возможность открывать в режимах сводной диаграммы и сводной таблицы формы, запросы и таблицы.

Таким образом, в качестве источника записей для режима сводной диаграммы и режима сводной таблицы может выступать как таблица, так базовый источник данных для формы. Источником записей в базе данных Microsoft Access может быть инструкция SQL, запрос или таблица; в проекте Microsoft Access – инструкция SQL, представление, таблица, табличная функция или хранимая процедура.

Создание сводной таблицы

Рассмотрим создание сводных таблиц на примере базы данных Кредитный отдел, схема которой представлена на рисунке 3.

Этапы создания сводной таблицы:

Создание запроса на выборку с необходимыми полями (рисунок 4):

Проверка выполнения запроса в режиме таблицы:

Переход к представлению запроса в виде шаблона сводной таблицы. Для этого нужно выполнить команду Вид $\to$ Сводная таблица (рисунок 6):

Перетаскивание данных из окна Список полей сводной таблицы в установленные места шаблона сводной таблицы:

Важно правильно указать место, куда нужно поместить числовые данные: для данных, помещенных в область большого прямоугольника, в последствии можно получить дополнительные сведения.

Добавление итоговых сведений в зависимости от статуса лиц, которые взяли кредит. Для этого нужно выполнить следующие действия :

Выделить в сводной таблице поле Валюта $\to$ Сводная таблица $\to$ Итоги:

Чтобы добавить данные по среднему, максимальному и минимальному значениям кредитов и некоторым другим параметрам нужно выполнить следующие операции:

Сводная таблица $\to$ Автовычисления $\to$ Среднее (Максимум, Минимум,…)

Создание сводной диаграммы:

Раскрыть список кнопки Вид $\to$ Сводная диаграмма