Особливою популярністю в Останнім часомкористуються багатофункціональні пристрої(МФУ), які з'єднують у собі функції принтера, сканера та копіра, а в деяких моделях і факсу. Таке обладнання має низку переваг, серед яких компактний розмір, багатофункціональність, висока швидкістьта якість друку, а також низька собівартість отримання відбитків.

На жаль, не всі користувачі розуміють різницю між скануванням та копіюванням, а тому використовують МФУ лише для друку документів. Щоб уникнути такої помилки, необхідно розібратися у технічних тонкощах обладнання.

Що таке сканування та копіювання

Процес сканування передбачає переклад паперового документа на цифровий форматз можливістю читання та запам'ятовування. Збереження «скана» відбувається в електронному вигляді, передати його можна будь-якій людині за допомогою електронної пошти чи файлообмінника.

Копіювання – це відтворення точної копіїдокумента на паперовому носії. Щоб отримати певну кількість копій, потрібно повторне копіювання, при цьому якість кожної наступної копії знижується.

Якщо передбачається значний обсяг копіювання, краще придбати професійний копіювальний апарат.

У чому відмінності сканування та копіювання

До певної міри процеси сканування та копіювання схожі між собою – основу складає технологія зчитування документа з поверхні носія за допомогою світлочутливих елементів. Саме ідентичний спосіб обробки вихідного документа дозволить об'єднати сканер і копір в одному корпусі.

Як було сказано раніше, сканування дозволяє перевести оригінал в електронний вигляд, а копіювання створює копії документів у паперовому варіанті. Крім того, можливості копіра обмежені в плані функціональності - з отриманими копіями можна здійснювати ті ж дії, що і вихідним варіантом.

Під час сканування пристрій необхідно підключити до комп'ютера або планшета для налаштування відповідного режиму з роздільною здатністю, якістю та кольоровістю, а також для позначення папки для збереження отриманих документів. Зазвичай будь-яке МФУ супроводжує програмним забезпеченням, яке дає можливість редагувати отриманий скан. Існують і портативні сканери, що зберігають файли на вбудований або знімний накопичувачПроте для роботи з документами все одно буде потрібно підключення до ПК.

Для роботи з копірами немає необхідності підключення до ПК або інших видів – вони функціонують автономно. За своєю суттю копіювальний пристрій з'єднує сканер і принтер, а регулювання параметрів друку відбувається за допомогою панелі управління.

Ще одне важлива відмінністьміж апаратами у тому, що з роботи зі сканером непотрібні , тоді як отримання паперової копії передбачає використання паперу, тонер-картриджів, тонерів.

Наш інтернет-магазин пропонує широкий вибіроргтехніки від найкращих світових виробників за самими доступним цінам. В асортименті як окремі копіювальні та сканувальні апарати, так і МФУ.

Якщо раніше, щоб відсканувати документи, потрібно було придбати сканер або ще гірше - піти на роботу і відсканувати там, то тепер це можна зробити за допомогою смартфона. Якість сканування та розпізнавання тексту мобільними пристроямизначно зросли останні кілька років. І сьогодні я хочу запропонувати кілька програм для сканування документів.

Evernote

Почну з програми, якою я особисто користуюсь щодня. Evernote - це величезна базаданих, де можна зберігати практично будь-яку інформацію. Це дуже зручно і можна швидко знайти потрібний документ, фото, нотатки або файл. Тому логічно сканувати документи саме цією програмою.

У останньої версії Evernote має дві опції для сканування. Перша – сканування «у фоні». Для цього досить просто зробити фотографію документа, так само, як ви зазвичай фотографуєте їжу, котиків чи себе. На ранок Evernote запропонує зберегти розпізнану версію документа.

Другий варіант – зробити фотографію камерою Evernote. Для цього потрібно навести камеру на документ і програма автоматично сфотографує потрібну область.

Google Drive

Google Drive – хмарне сховище від Google. Як і в Evernote, тут можна легко знаходити документи, а отже їх так само зручно зберігати і в цьому сервісі.

Щоб зробити скан, відкрийте програму, натисніть на «плюсик» і виберіть пункт «Скан»:

CamScanner

На відміну від описаних вище програм CamScanner спеціально розроблений для сканування документів за допомогою смартфона. Програма дозволяє не просто сфотографувати документ, а й налаштувати тонше весь процес сканування, а отже, отримати якісніший результат.

Office Lens

Office Lens - потужний додатокдля сканування документів від знаменитої Microsoft. Крім сканування документів, програма дозволяє створювати «скани» презентацій із дощок. Усі документи можна зберігати в хмарному сховищі One Drive.

Adobe Fill and Sign DC

Як можна здогадатися із назви, ця програма розроблена Adobe. Фірмою, яка міцно асоціюється з якісним розпізнаванням навіть найскладнішого тексту. Програма дозволяє не просто відсканувати документ, але й відразу заповнити його, підписати і відправити потрібному адресату.

А якою програмою для сканування документів користуєтеся ви?

Принтер та сканер є досить поширеними видами офісної техніки. Необхідність у них вкрай велика, адже відксерити документ або відправити інформацію з принтера на ПК буває необхідно практично щодня, особливо якщо йдеться про документообіг. У цій статті ми навчимося користуватися додатковими корисними функціямипринтера та сканера – дізнаємося, як оптимально ксерокопіювати документи та сканувати їх.

Щоб відксерокопіювати одну копію паспорта або відсканувати важливий документ на комп'ютер, зовсім необов'язково бігти до найближчого кіоску з вивіскою «ксерокопія-роздруківка», достатньо мати під рукою сучасний пристрій, що вміє копіювати інформацію. На сьогоднішній день чимало моделей підтримує таку можливість. Принтер давно вже перестав бути пристроєм з обмеженим друком функціоналом. Найчастіше сучасне МФУ є не тільки самим принтером, а й сканером, і копіювальним пристроєм.

Передавати відскановану інформацію на комп'ютер можуть більшість копіювальних апаратів, у тому числі як струменеві, так і лазерні принтери. На сьогоднішній день питання звучить дещо інакше: які пристрої не можуть робити ксерокопію та надіслати відскановану інформацію з принтера на комп'ютер? Найчастіше можливістю роздруківки обмежуються лише недорогі моделі. друкарської техніки. Будь-який виробник випускає моделі різної цінової категоріїі, відповідно, можливостей, це варто пам'ятати при виборі подібної апаратури. Лінійка продуктів середнього та високого цінового сегментамає весь перелік можливостей.

Щоб дізнатися, чи є в конструкції пристрою сканер і ксерокс, краще зазирнути в його характеристики. Втім, іноді досить поверхово вивчити корпус.Якщо на верхній частині пристрою є кришка, під якою знаходиться скляна поверхня, то даний прилад має вищеописані функції. Принтер, як правило, оснащений тільки лотком-приймачем чистого паперу та роздруковує його вертикально вгору, тоді як у МФУ роздрукована продукція виходить з торця, нижче за область сканера.

Важливо: якщо ви не впевнені в можливостях пристрою, найкраще вивчитиме його документацію, де детально вказані всі без винятку характеристики. Витративши на вивчення документа кілька хвилин, можна отримати набагато більше інформації, ніж поверховий огляд самого апарату.

Вчимося використовувати сканер самостійно

Сканування - одна з самих частих процедурв офісної роботи, стосується це всього: документів, ділової літератури, підшивки статей, фото тощо. Важко собі уявити підприємство, на якому не знають, що таке скан і яке не використовує його у своїй повсякденній діяльності.

Будинки в повсякденному життісканер буває необхідний щонайменше, т.к. допомагає швидко та легко оцифровувати картинки, фотографії та документи, передаючи їх на комп'ютер. Але навіть досить поширеним і звичним приладом, сканер вимагає до себе правильного ставлення. Не варто намагатись використовувати пристрій, не маючи відповідних навичок, це може призвести до дорогої поломки.

Підготовка до роботи

Отже, щоб використовувати сканер, потрібно виконати кілька простих дій.

Як тільки процес встановлення драйверів буде завершено, пристрій розпізнається вашою операційною системою. Його завжди можна знайти у відповідному розділі (принтери та факси тощо). Зазвичай ім'ям пристрою є повне позначення його моделі, включаючи літерний та цифровий індекс. За бажання назву можна змінити на будь-яке інше через системні налаштування.

Після встановлення драйверів і синхронізації пристрою з системою необхідно визначитися з тим, яке ПЗ ви будете використовувати. Сімейство Windows пропонує програми, вбудовані в них за умовчанням, але це далеко не єдине рішення. У будь-якому випадку, важливо розуміти, що без спеціалізованої програми, яка відповідатиме за процес сканування, вам не обійтися. Залишається вибрати серед найбільш популярних: продукція Adobe, лінійка продуктів XnView і не менш відомий VueScan. Зрозуміло, список програм, що дозволяють сканувати, набагато більше, але наведені вище є найбільш актуальними.

Сканування

Щоб перевірити можливості вашого сканера (і при необхідності налаштувати його), в інтерфейсі будь-який запущених програмклацніть параметр «файл». Після того, як він відкриється, знайдіть «імпорт». Якщо в останній гілці є найповніше найменування вашого пристрою, все в порядку, воно працює справно. Далі потрібно зробити таке.

Після збереження ваше зображення залишається оцифрованим і будь-якої миті буде готове до використання. Його можна надіслати поштою, опублікувати на сайті або встановити як фонову заставку на робочому столі.

Параметри сканування в режимі тексту або фотографії

Незважаючи на те, що драйвера у всіх виробників відрізняються і не мають однієї універсальної схеми, існує ряд базових налаштувань, які є у всіх без винятку апаратах.

Перше, про що варто згадати, це DPI. Цей пункт під час роботи з текстом не повинен перебувати у значенні нижче 300 (однаково з принтера або БФП). Чим він вищий, тим точніше вийде картинка. При високому значенні DPI сканування займе трохи більше часу, зате з більшою ймовірністю текст читатиметься, не доведеться вдаватися до його розпізнавання. Оптимальне значення 300–400 DPI.

Друге, на що слід звернути увагу – насичення кольором(Кольоровість). Тут існує лише три варіанти: варіант сканування чорно-білого тексту, сірого та кольорового (журнали, документи, плакати тощо). Чим вище кольоровість, тим, довше часу знадобиться для сканування.

У режимі фотонайголовніше - уникнути змазаності картинки, а також переконатися, що всі краї рівно лежать на поверхні. Перш ніж розпочати процес сканування з принтера, задаються кольори та тональність у параметрах у режимі попереднього перегляду.

Слід зазначити, що для оцифрування фото важливий не тільки сам процес сканування, а й процес обробки готового матеріалу з використанням спеціалізованих програм.

Для сканування фото бажано використовувати максимальні налаштуваннячіткості це зведе до мінімуму можливі неточності під час самого процесу, хоч і займе на 10-15 секунд більше.

Робимо ксерокопію на принтері

Одне з найчастіше зустрічаються офісних завдань - це ксерокопія документів. Копіювати необхідно документи (паспорт, водійське посвідченняі т.д.), важливі папери, книжки, конспекти. Навчитися копіювати досить просто, для цього потрібно дотримуватися наступного алгоритмудій.

1. Переконайтеся, що пристрій увімкнено в мережу.
2. Перевірте драйвер на принтер.
3. Перевірити стан документів щодо забруднень, зам'ятості, затертостей і відбитків пальців.
4. Відкрийте верхню кришку пристрою.
5. Акуратно помістити туди документ копіюваною стороною вниз.Простежити, щоб папір лягав рівно за мітками на приладі.
6. Натиснути кнопку «старт» (на принтері та ксероксі) або «копіювання», якщо це МФУ, а потім «старт». Забрати готові копії з лотка-приймача, витягти вихідний пристрій із скануючого відсіку.

Важливо: кількість копій регулюється апаратно, за допомогою кнопок (найчастіше у вигляді стрілок).

На принтері є і ряд додаткових можливостей. Наприклад, можна зробити кілька копій сторінок, помістивши їх на одному аркуші. Як зробити ксерокопію паспорта на одній сторінцінайпростіше буде дізнатися з наступного відео:

Що робити, якщо пристрій не сканує

Причин, через які це відбувається не так вже й багато.

Перед тим, як нести пристрій у сервіс, спробуйте підключити його до іншого ПК, встановити драйвери та відсканувати що-небудь. Якщо не виходить, то поломка, можливо, серйозна і усунути її підручними засобами важко.

Техніка експлуатації сканерів та БФП

Важливо пам'ятати, що сканер коштує грошей, і до того ж не малих, тому для того, щоб він прослужив вам максимально довго, необхідно дотримуватися деяких правил. З чого почати? Будьте максимально обережні у роботі зі скляним покриттям – це найчутливіший елемент сканера.Якщо на ньому будуть затертості, подряпини та бруд, це неодмінно позначиться на якості оцифрованого матеріалу. Періодично протирайте скло від пилу м'яким матеріалом (наприклад, синтетична замша).

1. Щоразу, коли ви збираєтеся відсканувати той чи інший документ, переконайтеся, що аркуш паперу чистий, і на ньому немає бруду та пилу. У жодному разі не можна сканувати брудні предмети, а також використовувати абразив.
2. Навіть якщо ваш пристрій не сканує, не поспішайте виправляти проблеми самостійно.
3. Не натискайте та не натискайте на скляну поверхню.
4. Ніколи не намагайтеся очистити скло порошком або великою кількістювологи, перше може подряпати поверхню, а друге намочити електрику.

Найкраще підготувати сканований документ заздалегідь. Наприклад, якщо документ зберігся не в дуже хорошому стані, то при високому дозволіна ньому будуть видно всі вади. Вивчіть стан документа, перш ніж задавати необхідний дозвіл. Також переконайтеся, що на аркуші паперу відсутні шматки клейкої стрічки або інші скріплювальні матеріали (дужки тощо). Якщо на папері присутні явні відбитки пальців, то найкраще видалити їх за допомогою гумки або фланелевої тканини.

Навчитися грамотно використовувати всі можливості сканування та ксерокопії не так складно, достатньо виявити наполегливість та терпіння, і тоді вам підкориться будь-яка техніка. Якщо ви не впевнені в собі, на першому етапі краще дотримуватись простих інструкційпоки не відчуєте, що можете користуватися сканером і ксерокопією самостійно.

Наразі весь документообіг стає електронним. Це не означає, що ми не використовуватимемо паперові носії, проте до цього все йде. У зв'язку з цим дедалі більше документів мають бути відскановані чи оцифровані. У такому вигляді набагато зручніше обмінюватися інформацією та документами, а також зберігати архіви в електронному вигляді та знаходити потрібні дані у найкоротші терміни.

Після операції сканування будь-який документ можна знайти в архіві, якщо такий створювався і в потрібній кількості та кольоровості.

Сканування документів потрібне як для компаній, так і для приватних осіб. Це може бути сканування фотодокументів, старих документів, чорно-білих або кольорових фотографій (особливо якщо немає негативів для друку або файлів в електронному вигляді для друку), якісної обробкиі наступного друку, а також зберігання в сімейному архіві чи архіві організації.

Сканування документів – особливості

Сканування документів
точність всіх деталей та формат збереження

Ми використовуємо спеціальне обладнання для сканування документів будь-якого формату, тобто від А7 до А0 або більше. Це високопродуктивні багатофункціональні пристрої та широкоформатні сканери HP та Xerox.
Дуже висока точністьсканування документів та деталізації дозволяє максимально точно передати всю інформацію (та текст та зображення) та зберегти її в електронному вигляді. Після сканування документів файли можна легко надрукувати на будь-якому принтері, відправити по електронній поштічи через месенджери.

Після сканування текстові документиможуть бути розпізнані за допомогою нашого спеціального програмного забезпеченнящоб мати можливість редагувати текст у них.

Політика конфіденційності персональних даних

Ця Політика конфіденційності персональних даних (далі – Політика конфіденційності) діє щодо всієї інформації, розміщеної на сайті з доменним ім'ям www.сайт.

1. Визначення термінів

1.1. У цієї Політикиконфіденційності використовуються такі терміни:

• «Адміністрація сайту»(далі – Адміністрація сайту) – уповноважені співробітники управління сайтом, що діють від імені ІП Григор'євої Ю.С., які організують та (або) здійснює обробку персональних даних, а також визначає цілі обробки персональних даних, склад персональних даних, що підлягають обробці, дії ( операції), які здійснюються з персональними даними.
• "Персональні дані"- будь-яка інформація, що стосується прямо чи опосередковано визначеного чи визначеного фізичній особі(Суб'єкт персональних даних).
• "Обробка персональних даних"- будь-яка дія (операція) або сукупність дій (операцій), що здійснюються з використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів з персональними даними, включаючи збирання, запис, систематизацію, накопичення, зберігання, уточнення (оновлення, зміну), вилучення, використання, передачу (розповсюдження, надання, доступ), знеособлення, блокування, видалення, знищення персональних даних.
• «Конфіденційність персональних даних»- обов'язкова для дотримання Оператором або іншою особою, яка отримала доступ до персональних даних, вимога не допускати їх поширення без згоди суб'єкта персональних даних або наявності іншої законної підстави.
• «Користувач сайту»(далі «Користувач») – особа, яка має доступ до Сайту через мережу Інтернет
• "Cookies" - невеликий фрагмент даних, надісланий веб-сервером і зберігається на комп'ютері користувача, який веб-клієнт або веб-браузер щоразу пересилає веб-серверу в HTTP-запиті під час спроби відкрити сторінку відповідного сайту.
• «IP-адреса» - унікальна мережева адресавузла в комп'ютерної мережі, побудована за протоколом IP.

2. Загальні положення

Використання Користувачем сайту та надсилання Персональних даних означає згоду з цією Політикою конфіденційності та умовами обробки Персональних даних Користувача.

2.2. У разі незгоди з умовами Політики конфіденційності, Користувач повинен припинити використання сайту.

2.3. Ця Політика конфіденційності застосовується лише до сайту www.сайт.

2.4. Адміністрація сайту не перевіряє достовірність персональних даних, які надає Користувач сайту.

3. Предмет політики конфіденційності

3.1. Ця Політика конфіденційності встановлює зобов'язання Адміністрації сайту щодо нерозголошення та забезпечення режиму захисту конфіденційності персональних даних, які Користувач надає на запит Адміністрації сайту при оформленні замовлення.

3.2. Персональні дані, дозволені для обробки в рамках цієї Політики конфіденційності, надаються Користувачем шляхом заповнення форми на Сайті. наступну інформацію:

• Ім'я, Прізвище;
• Номер контактного телефонута/або адресу електронної пошти, за якою ми можемо зв'язатися з Вами;

3.3. Також Адміністрація сайту може за необхідності збирати деяку статистичну інформацію, наприклад:

• IP-адреса користувача;
• Тип браузера;
• Дата, час та кількість відвідувань;
• Адреса сайту, з якого користувач здійснив перехід на сайт Компанії;
• Відомості про місцезнаходження;
• Відомості про відвідані сторінки, перегляд рекламних банерів;

4. Цілі збору персональної інформаціїкористувача

4.1. Персональні дані Користувача Адміністрація сайту може використовуватись з метою:

• Встановлення з Користувачем зворотнього зв'язку, включаючи направлення повідомлень, запитів щодо надання послуг, обробка запитів та заявок від Користувача.
• Підтвердження достовірності та повноти персональних даних, наданих Користувачем.
• Повідомлення Користувача Сайту про стан Замовлення.
• Обробки та отримання платежів.
• Надання Користувачеві ефективної клієнтської та технічної підтримкиу разі виникнення проблем пов'язаних з використанням Сайту.
• Надання Користувачеві за його згодою, оновлень продукції, спеціальних пропозицій, інформації про ціни, розсилки новин та інших відомостей від імені Компанії.
• Здійснення рекламної діяльності за згодою Користувача.

5. Способи та терміни обробки персональної інформації

5.1. Обробка персональних даних Користувача здійснюється без обмеження терміну, будь-яким законним способом, у тому числі в інформаційних системахперсональних даних із використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів.

5.2. Користувач погоджується з тим, що Адміністрація сайту має право передавати персональні дані третім особам, зокрема, кур'єрським службам, організаціями поштового зв'язку, операторам електрозв'язку, виключно для виконання замовлення Користувача.

5.3. Персональні дані Користувача можуть бути передані уповноваженим органам державної влади Російської Федераціїлише з підстав та у порядку, встановленим законодавством Російської Федерації.

5.4. У разі втрати або розголошення персональних даних Адміністрація сайту інформує Користувача про втрату або розголошення персональних даних.

5.5. Адміністрація сайту приймає необхідні організаційні та технічні заходидля захисту персональної інформації Користувача від неправомірного або випадкового доступу, знищення, зміни, блокування, копіювання, розповсюдження, а також інших неправомірних дій третіх осіб.

5.6. Адміністрація сайту спільно з Користувачем приймає все необхідні заходищодо запобігання збиткам чи іншим негативних наслідків, спричинених втратою або розголошенням персональних даних Користувача.

6. Зобов'язання сторін

6.1. Користувач зобов'язаний:

6.1.1. Надати інформацію про персональні дані, необхідні для користування Сайтом.

6.1.2. Оновити, доповнити надану інформацію про персональні дані у разі зміни даної інформації.

6.2. Адміністрація сайту зобов'язана:

6.2.1. Використовувати отриману інформацію виключно для цілей, зазначених у п. 4 цієї Політики конфіденційності.

6.2.2. Забезпечити зберігання конфіденційної інформації в таємниці, не розголошувати без попереднього письмового дозволу Користувача, а також не здійснювати продаж, обмін, опублікування чи розголошення іншими можливими способамипереданих персональних даних Користувача, крім п.п. 5.2. та 5.3. цієї Політики Конфіденційності.

6.2.3. Вживати запобіжних заходів для захисту конфіденційності персональних даних Користувача згідно з порядком, який зазвичай використовується для захисту такого роду інформації в існуючому діловому обороті.

6.2.4. Здійснити блокування персональних даних, що належать до відповідного Користувача, з моменту звернення або запиту Користувача або його законного представника або уповноваженого органу захисту прав суб'єктів персональних даних на період перевірки, у разі виявлення недостовірних персональних даних або неправомірних дій.

7. Відповідальність сторін

7.1. Адміністрація сайту, яка не виконала своїх зобов'язань, несе відповідальність за збитки, зазнані Користувачем у зв'язку з неправомірним використанням персональних даних, відповідно до законодавства Російської Федерації, за винятком випадків, передбачених п.п. 5.2., 5.3. та 7.2. цієї Політики Конфіденційності.

7.2. У разі втрати або розголошення Конфіденційної інформації, Адміністрація сайту не несе відповідальності, якщо дана конфіденційна інформація:

• Стала громадським надбанням до її втрати чи розголошення.
• Була отримана від третьої сторони до її отримання Адміністрацією сайту.
• Була розголошена за згодою Користувача.

8. Вирішення спорів

8.1. До звернення до суду з позовом щодо спорів, що виникають із відносин між Користувачем та Адміністрацією сайту, обов'язковим є пред'явлення претензії (письмової пропозиції щодо добровільного врегулювання спору).

8.2 Одержувач претензії протягом 30 календарних днів з дня отримання претензії письмово повідомляє заявника претензії про результати розгляду претензії.

8.3. При недосягненні угоди спір буде передано на розгляд до судового органу відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

8.4. До цієї Політики конфіденційності та відносин між Користувачем та Адміністрацією сайту застосовується чинне законодавство Російської Федерації.

9. Додаткові умови

9.1. Адміністрація сайту має право вносити зміни до цієї Політики конфіденційності без згоди Користувача.

9.3. Всі пропозиції або питання щодо цієї Політики конфіденційності слід повідомляти електронною поштою info@сайт