Той факт, що вміння працювати на комп'ютері сьогодні необхідне всім і кожному, не викликає сумнівів навіть у скептиків.
Книга, яку ви тримаєте в руках, буде справжнім другом та помічником для тих, хто бажає самостійно та в стислі терміниосвоїти премудрості роботи на персональному комп'ютері. Написана простим і зрозумілою мовоюВона доступна і легка навіть для новачків. Велика кількість конкретних прикладів та наочних ілюстрацій сприяє швидкому та легкому засвоєнню пропонованого матеріалу.
Його послідовний виклад, а також докладний покроковий описключових операцій та процедур перетворюють вивчення даної книги на захоплюючий процес, результатом якого буде вміння спілкуватися на «ти» з будь-яким сучасним комп'ютером.
Опис побудований на прикладі системи Windows XP Professional.
Книга:
Розділи на цій сторінці:
В даний час не вміти користуватися електронною поштою- Все одно, що не вміти читати. Надіслати звіт керівництву чи резюме роботодавцю, завести друзів з листування, вести ділове спілкування, обмінюватися фотографіями тощо – все це неможливо без освоєння премудростей e-mail. Саме тому свій електронна адресасьогодні не має тільки лінивий. Тут ми розповімо про те, як завести власну електронну поштову скриньку, як надсилати та отримувати електронні листи, пересилати вкладені файли, а також багато іншого.
9.4.1. Як завести свою електронну поштову скриньку?
У цьому розділі ми розглянемо порядок відкриття поштової скриньки на прикладі поштової служби популярного порталу www.yandex.ru.
* * *
на головній сторінцібудь-якого Інтернет-ресурсу, що надає послуги безкоштовної електронної пошти, є посилання, призначене для переходу в режим формування поштової скриньки. Це посилання може називатися по-різному; на www.yandex.ruна момент написання книги вона називається Завести поштову скриньку. Після натискання мишею на цьому посиланні на екрані відкривається діалог, зображений на рис. 9.22.
Мал. 9.22. Перший етап створення скриньки
На першому етапі необхідно ввести ваше прізвище та ім'я, а також ім'я створюваної поштової скриньки ( логін). Усі ці дані вводяться із клавіатури. При введенні логіну можна використовувати літери англійської абетки, цифри, а також символ підкреслення і дефіс (пробіли в імені не допускаються).
* * *
У процесі введення логіну поштовий сервісавтоматично перевіряє, чи не зайнятий він у Наразі. Якщо з'ясується, що ящик з таким ім'ям вже існує, вам будуть запропоновані інші варіанти логіну, близькі до того, що ви спробували ввести (вони пропонуються у будь-якому випадку, див. рис. 9.22).
Після заповнення вказаних реквізитів слід натиснути кнопку Далідля переходу до наступного етапу створення поштової скриньки (рис. 9.23).
Мал. 9.23. Другий етап створення скриньки
на даному етапіслід ввести пароль, який буде використовуватися для доступу до поштової скриньки. Для введення пароля можна використовувати ті ж символи, що і при введенні логіну, а також спеціальні символи ( % , & , + та ін.). У складі пароля має бути не менше 6-ти та не більше 20-ти символів.
* * *
Для виключення помилки під час введення пароля його слід ввести двічі: у полі Парольі в полі Підтвердіть пароль. Якщо цих полях введені ідентичні значення, під полем Підтвердіть парольз'явиться напис введено правильно(Див. рис. 9.23). Якщо ж при введенні пароля допущена помилка (помилка вважається будь-яку відмінність у полях Парольі Підтвердіть пароль), то під полем Підтвердіть парольвідобразиться відповідне інформаційне повідомленняіз пропозицією повторити введення пароля. Поки що відмінності в полях Парольі Підтвердіть парольне буде усунено, створення поштової скриньки неможливе.
Іноді користувачі забувають або втрачають пароль до своєї поштової скриньки. Для вирішення подібних проблемреалізовано спеціальний механізм, який дозволяє користувачеві отримати доступ до своєї поштової скриньки без введення пароля. Сенс цього механізму полягає у відповіді на Секретне питання. Це секретне питання та відповідь на нього вказуються на другому етапі формування поштової скриньки в полях Контрольне питанняі Відповідь(Див. рис. 9.23). Причому саме питання вибирається із запропонованого списку, що розкривається, а відповідь на нього вводиться з клавіатури. Приклади контрольних питань: Дівоче прізвищематері(див. рис. 9.23), Улюблена страва, Моє шкільне прізвиськота ін. Очевидно, що контрольні питання сформовані таким чином, що точна відповідь на них може знати лише конкретна людина. При втраті пароля система видасть вказаний при формуванні скриньки Контрольне питання, і якщо відповідь на нього буде правильною, то доступ до скриньки буде відкритий.
В полі Інший e-mail (якщо є)можна ввести придбану раніше електронну адресу, якщо така є. Заповнення даного поляне обов'язково. Якщо ж у ньому вказується електронна адреса, то на цю адресу одразу після створення поштової скриньки буде надіслано реєстраційну інформацію. Також за бажання ви можете вказати і свій мобільний телефон(щоправда, це робити не рекомендується)
В полі Контрольні цифриз клавіатури потрібно ввести цифри (без роздільників та пробілів!), які відображаються вище (див. мал. 9.23).
Після заповнення перерахованих реквізитів потрібно натиснути кнопку Зареєструвати– у результаті на екрані з'явиться інформація про те, що реєстрацію успішно завершено (рис. 9.24). Тут же, за бажання, ви можете ввести про себе деякі додаткові дані.
Мал. 9.24. Завершення реєстрації
Можна їх вводити, а можна просто клацнути на засланні Почати користуватися поштою– одразу після цього на екрані відкриється інтерфейс поштової скриньки (рис. 9.25). Щоб згодом увійти до своєї поштової скриньки, потрібно на головній сторінці порталу (у нашому прикладі – www.yandex.ru) у відповідних полях ввести логін та пароль та натиснути кнопку Увійти.
Мал. 9.25. Інтерфейс поштової скриньки
У лівій частині інтерфейсу міститься кілька папок, призначених для зберігання електронної кореспонденції. За промовчанням пропонуються такі папки: Вхідні, Надіслані, Видалені, Спамі Чернетки.
Вся електронна кореспонденція, що надходить, за винятком листів, що розпізнаються як спам, надходить в папку Вхідні. За промовчанням ця папка відкрита під час входу до поштової скриньки.
Папка Надісланіпризначена для зберігання відправленої (вихідної) електронної кореспонденції. При надсиланні кожного листа його копія (з усіма вкладеннями, за наявності) за умовчанням поміщається в папку Надіслані.
В папці Видаленізберігається електронна кореспонденція, яка була видалена за допомогою посилання видалити.
У папку Спамміститься вся вхідна кореспонденція, яка розпізнається системою як спам. Цю папкуможна швидко очистити за допомогою посилання, розташованого праворуч від назви папки (вона з'являється за наявності у папці хоча б одного листа). До речі, аналогічним чином виконується очищення та папки Видалені.
* * *
В папці Чернеткиможна зберігати листи, які з якихось причин не призначені для жодної з перелічених вище папок.
Для того, щоб перемістити листи з папки в папку, слід зазначити їх у списку за допомогою відповідних прапорців, потім у списку, що розкривається Перемістити до папки(цей список розташований у правій частині інтерфейсу над списком листів) вибрати потрібну папку та натиснути розташовану праворуч кнопку ОК.
Над списком листів знаходиться кілька посилань, призначених переходу у той чи інший режим роботи. Перелік цих посилань у різних папкахможе виглядати по-різному. Оскільки порядок їх використання нескладний, ми розглянемо лише посилання, які розміщені у папці Вхідні.
За допомогою посилання Написатиздійснюється перехід у режим створення нового повідомлення електронної пошти. При цьому на екрані відкривається інтерфейс, в якому вказується адресат (або декілька адресатів), тема листа, формується текст листа, і, при необхідності – прикріплюються файли, які мають бути надіслані разом із листом.
* * *
Якщо поточне поштове повідомлення (або кілька зазначених прапорцем повідомлень) є спамом, слід скористатися посиланням Це спам. За допомогою цього посилання можна поскаржитися на спам адміністрації поштової служби, щоб до спамерів були вжиті відповідні заходи. При натисканні на посилання Це спамна екрані відкривається вікно, у якому потрібно підтвердити факт спаму.
Розділ Адресна книгапризначений для ведення списку адресатів, з якими передбачається найбільш активне листування. Для додавання до списку нового одержувача слід скористатися посиланням Додати запис, після чого у вікні ввести ім'я та прізвище адресата, його електронну адресу, телефон, довільний коментар та дату народження. Єдиний обов'язковий реквізитдля кожного адресата – це електронна адреса.
В розділі Налаштуванняздійснюється налаштування параметрів поштової скриньки. Зокрема, тут можна формувати, редагувати та видаляти папки, призначені для зберігання електронної кореспонденції, вибирати стиль оформлення листів, налаштовувати інтерфейс пошти та ін. списків). Заслуговує також на увагу реалізований механізм автоматичного зборупошти, налаштування якого дозволяє автоматично збирати пошту з усіх інших поштових скриньок, наявних у користувача, та доставляти її до цієї поштової скриньки.
Розділ Пошукпризначений для швидкого пошукулистів. Можливості даного розділудоцільно використовувати при роботі з великими обсягамиелектронної кореспонденції. Як параметри пошуку можна вказувати довільний текстовий фрагмент(яка може міститися як у тексті, так і в темі листа) та електронну адресу відправника/одержувача. Також слід вказати папки, в яких буде здійснюватися пошук.
Таким чином, ми навчилися самостійно створювати власну поштову скриньку. Однак у даному випадкувсі дії роботи з електронною кореспонденцією доводиться виконувати безпосередньо на сервері, використовуючи наданий поштовим сервісом інтерфейс. Набагато зручніше використовувати для роботи з електронною поштою спеціальні поштові програми. У цій книзі ми розглянемо одну з найпопулярніших таких програм. Outlook Express.
9.4.2. Призначення та можливості програми Outlook Express
Розробником поштової програми Outlook Express є корпорація Microsoft, і це багато в чому сприяє тому, що дана програмає однією з найпопулярніших поштових клієнтів. Насамперед це обумовлено тим, що Outlook Express чудово взаємодіє з іншими продуктами компанії Microsoft ( Internet Explorer, та ін.). Крім цього, ця програма дуже зручна для домашніх користувачів – на відміну, наприклад, від тієї ж Microsoft Outlook, яка також розроблена компанією Microsoftале адресована в першу чергу офісним користувачам.
Інтерфейс програми, що пропонується за умовчанням, показаний на рис. 9.26.
Мал. 9.26. Програма Outlook Express
Як видно на малюнку, вікно програми має структуру типового Windows-програми. Угорі знаходиться головне меню, під ним – інструментальна панель, а основну частину інтерфейсу займає робоча областьрозділена на чотири панелі. Ліва верхня панель містить перелік папок з електронними листами, у правій верхній панелівідображається вміст папки, де встановлено курсор. У нижній лівій панелі міститься список контактів з адресної книги, а правої нижньої – текст листи, у якому встановлено курсор.
Функціональні можливості поштової програми Outlook Express дозволяють вирішувати такі завдання:
Отримання, читання, створення, відправлення та зберігання електронної кореспонденції;
Робота зі службою миттєвих повідомлень Windows Messenger: підключення, надсилання повідомлень, налаштування параметрів;
використання кількох облікових записів для роботи з електронною кореспонденцією;
Ведення адресної книги, де здійснюється зберігання адрес електронної пошти;
Робота з групами новин (отримання, читання, зберігання, надсилання);
Гнучка настройка інтерфейсу користувачата параметрів роботи програми відповідно до потреб конкретного користувача;
Створення поштових повідомлень з використанням різноманітних бланків, вибір яких може здійснюватися як із запропонованого програмою переліку, так і з будь-якого місця на диску;
Налаштування та використання антивірусного та антиспамового захисту;
Імпорт електронної кореспонденції з інших популярних поштових програмза допомогою вбудованого майстра імпорту;
Імпорт адресної книги з інших популярних поштових програм;
Експорт електронної кореспонденції та адресної книги;
Виведення повідомлень електронної пошти на друк;
Збереження електронного поштового повідомлення у вигляді окремого файлуабо як бланк;
Збереження вкладень поштового повідомлення як окремого файла;
Виконання низки інших дій, зумовлених специфікою використання програми та потребами конкретного користувача.
Однак перед тим, як розпочати роботу з поштовою програмою Outlook Express, слід створити обліковий запис електронної пошти. Про це йдеться у наступному розділі.
9.4.3. Створення облікового запису в Outlook Express
Для переходу в режим роботи з обліковими записами Outlook Express слід виконати команду головного меню Сервіс? Облікові записи – у результаті екрані відкриється вікно, зображене на рис. 9.27.
Мал. 9.27. Облікові записи електронної пошти
Для створення нового облікового запису пошти слід у цьому вікні на вкладці Поштанатиснути кнопку Додати(ця кнопка розташована праворуч угорі вікна, див. рис. 9.27), і у меню вибрати пункт Пошта. В результаті на екрані відкриється вікно Майстер підключення до Інтернету; за допомогою Майстра в покроковому режимістворюється новий обліковий запис. При цьому виконуються наведені нижче дії.
1. На першому етапі з клавіатури слід ввести довільне ім'я користувача (це можуть бути, наприклад, ім'я та прізвище), після чого натиснути кнопку Далі.
2. На другому етапі також з клавіатури потрібно ввести адресу електронної пошти (наприклад, [email protected] ), після чого натиснути кнопку Далі.
3. На третьому етапі потрібно буде вказати сервери вхідних (РОР3, IMAP або НТТР, здебільшого – сервер РОР3) та вихідних повідомлень. Вибір серверів залежить від розташування поштової скриньки користувача; адреси цих серверів можна отримати у постачальника послуг електронної пошти. Наприклад, якщо поштова скринька відкрита на www.yandex.ru, то сервером вхідних повідомлень буде pop.yandex.ru, а вихідних – smtp.yandex.ru. Після введення серверів слід натиснути кнопку Далі.
4. На четвертому етапі у відповідних полях з клавіатури потрібно ввести ім'я створюваного облікового запису та пароль, після чого натиснути кнопку Далі.
5. На п'ятому етапі натисканням кнопки Готовозавершується процес створення нового облікового запису.
В результаті виконаних дій створений обліковий запис відобразиться у вікні Облікові записи в Інтернеті(див. рис. 9.27) на вкладках Усеі Пошта.
Ось тепер можна приступати до роботи з електронними поштовими повідомленнями.
9.4.4. Як отримати та надіслати електронну кореспонденцію?
Щоб отримати електронну пошту, необхідно виконати команду головного меню Сервіс? Доставити пошту? Доставити пошту(Ця команда викликається також натисканням комбінації клавіш Ctrl+M), або натиснути відповідну кнопку в панелі інструментів (не забудьте перед цим підключитися до Інтернету).
Отримані листи будуть поміщені до папки Вхідні, причому у дужках буде показано число непрочитаних листів (див. рис. 9.26).
Що ж до відправлення електронних листів, це можна робити двома способами. Перший полягає в тому, що лист надсилається відразу після написання – про те, як це робити, ми розповімо нижче. При використанні другого способу здійснюється надсилання листів, що знаходяться у папці Вихідні(сюди користувачі поміщають написані, але не надіслані листи) – для цього потрібно виконати команду головного меню Сервіс? Доставити пошту? Надіслати всеабо натиснути на інструментальній панелі кнопку Доставити пошту(за допомогою цієї кнопки здійснюється і отримання, і надсилання електронної пошти).
9.4.5. Як написати та надіслати електронний лист?
Для переходу в режим формування поштового повідомлення можна скористатися кількома способами. Найпоширеніший із них – це виконати команду головного меню Файл? Створити? Поштове повідомлення. У результаті екрані відкриється вікно формування поштового повідомлення, зображене на рис. 9.28.
Мал. 9.28. Створення поштового повідомлення
Також для створення нового повідомлення можна на панелі Контакти(Ця панель знаходиться зліва внизу робочого інтерфейсу програми) двічі клацнути мишею на потрібному адресаті чи групі контактів. У цьому випадку у вікні створення контакту (див. мал. 9.28) буде автоматично заповнено поле Кому. Для створення повідомлення у відповідь потрібно в основному вікні програми виділити курсором лист, на який потрібно дати відповідь, і натиснути кнопку інструментальної панелі Відповістиабо виконати команду головного меню Повідомлення? Відповісти відправнику(Ця команда викликається також натисканням комбінації клавіш Ctrl+ R). У цьому випадку у вікні створення контакту будуть автоматично заповнені поля Комуі Тема.
* * *
У вікні формування поштового повідомлення у полі Комувказується електронна адреса одержувача. За потреби в даному полі можна ввести кілька адрес - у цьому випадку необхідно розділяти їх комою або крапкою з комою.
В полі Копіявводяться адреси одержувачів, яким має бути надіслано копію цього поштового повідомлення. Якщо вказується кілька адресатів, вони поділяються комою чи точкою з комою.
* * *
В полі Темаз клавіатури вводиться тема даного поштового повідомлення, що коротко відображає його суть; приклади значень даного поля – Нарада, Запрошення на вечір, Наказ, Плани на відпустку, Відгук на оголошенняі т. д. Це поле необов'язкове для заповнення; тим не менш, тему листа все ж таки рекомендується вказувати – це зручно для одержувача поштового повідомлення.
Текст поштового повідомлення вводиться з клавіатури у спеціально призначеному полі, яке займає основну частину інтерфейсу (див. рис. 9.28). До речі, ви можете відформатувати текст листа – для цього призначено панель форматування, яка розташована між полем Темаі поле для введення тексту листа.
Ви можете вставити в текст листа якесь зображення (малюнок, фотографію, тощо) – для цього на панелі форматування натисніть останню кнопку, яка називається Вставити малюнок.
* * *
При натисканні на цю кнопкуна екрані з'являється вікно, в якому виконується налаштування вставки зображення. Порядок роботи в цьому вікні інтуїтивно зрозумілий, тому зупинятись на ньому ми тут не будемо.
Помилка більшості людей полягає в тому, що вони недооцінюють важливість створення системи роботи з електронними повідомленнями.Один із способів - уявити роботу з електронною поштою у вигляді послідовності наступних кроків.
1 - Доступ до електронної пошти
2 - Партія листів
3 - Перевірка вхідної кореспонденції
4 - Видалення
5 - Виконання
6 - Зберігання
1. ДОСТУП ДО ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ
Перший крок - скласти розклад, у який час ви щодня перевірятимете свою електронну пошту. Зазвичай більшості людей достатньо перевіряти електронну пошту чотири рази на день.
1. Насамперед з ранку. Більшість людей починає свій робочий день з перевірки електронної пошти, щоб переконатися, що не пропустили щось термінове.
2. Перед обідньою перервою. Час обіду – цілком природна пауза у вашій діловій активності; щоб зробити цей час продуктивнішим, можна перевірити електронну пошту.
3. Середина другої половини дня. Це ще одна природна пауза, коли вам потрібно зробити перерву або ви збираєтеся йти на ділову зустріч.
4. Кінець робочого дня. Якщо ви максимально звільните папку вхідної кореспонденції, перш ніж залишите робоче місце, то наступного ранку відразу перейдете до перегляду нових повідомлень. Якщо ви впевнені, що в останню хвилину не виникло жодних термінових справ, які ви залишили без уваги, це гарантує спокійніший вечір вам і вашим колегам.
Для більшості людей оптимальний варіант, що найменше заважає їхньому робочому процесу, - перевіряти пошту чотири рази на день і виділяти не більше 15 хвилин на кожну «сесію» роботи з електронною поштою.
2. ПАРТІЯ ЛИСТІВ
Важливо розуміти, що чотири рази на день ви опрацьовуєте електронну кореспонденцію. Це аж ніяк не означає, що ви відразу повинні відповісти на всі повідомлення, що вимагають відповіді, або протягом 15 хвилин написати всі електронні листи, які планували надіслати. Ви повинні прийняти той факт, що ваша папка вхідної кореспонденції - це не що інше, як партія листів, яка чекає, щоб її розібрали.
3. ПЕРЕВІРКА ВХІДНОЇ КОРРЕСПОНДЕНЦІЇ
Наступний крок – перевірка всіх повідомлень, що аж ніяк не означає, що ви повинні читати кожне. Найчастіше рішення щодо електронного листа можна ухвалити, виходячи з його теми або кількох перших рядків. Істотну частину нашої кореспонденції складають розсилки та інформаційні бюлетені. Якщо ви галузевий аналітик, можливо, інформаційний бюлетень -
найважливіший для вас документ і щодня його уважно вивчаєте. Однак для інших це не так, і можна швидко визначити, чи це розсилання для нас є важливим чи корисним. Не всі електронні листи вимагають відповіді: це, наприклад, листи, де ви вказані в копії, або тема повідомлення передбачає, що ви просто повинні ознайомитися з цією інформацією.
4. ВИДАЛЕННЯ
Якщо ваша основна мета - звільнити папку вхідної кореспонденції, один із самих простих способівцього досягти - видаляти повідомлення. Якщо, прочитавши інформаційну розсилку, ви дійшли висновку, що ця інформація для вас марна, відмовтеся від цієї розсилки. Ви про це не пошкодуєте, і вам не потрібно більше витрачати час на її обробку. Видаляйте всі повідомлення, які не вимагають подальших дій.
Якщо ви раптом виявите, що видаляєте всі повідомлення, що надходять з певної адреси, подумайте, чому так відбувається.
5. ВИКОНАННЯ
Так само як при роботі з паперовою документацією, бажано, щоб ви не поверталися до прочитаних листів повторно.
Якщо потрібно лише кілька хвилин, щоб відповісти на повідомлення або переслати його, зробіть це відразу. Слід по можливості відразу відповідати на повідомлення, в яких підтверджується або призначається час зустрічі, запитується інформація про ваші контакти, містяться якісь запитання чи прохання, якщо, звичайно, це не забере багато часу.
Якщо ви знаєте, що вам потрібна додаткова інформація, Залучення інших людей або час на роздуми, то відповісти на такий лист відразу не вийде. Вам потрібно буде зробити якісь дії пізніше: можливо, вирішити, чи дійсно ви на цей лист маєте відповідати і щось робити. Якщо ні, то можете одразу направити листа потрібній людині. Перш ніж ви делегуєте завдання, якийсь час може піти на визначення того, хто
ж має бути відповідальною особою. Якщо лист вимагає від вас дій, збережіть лише значну частину інформації, а лист видаліть. Звільняйте вашу папку вхідної кореспонденції від подібних повідомлень, а потрібну інформаціюзберігайте, наприклад, у системі для відстеження роботи за вашими проектами, календарем або системою планування, щоб бути впевненим, що ви це виконаєте. Саме це і є виконання – впевненість у тому, що все, що потрібно зробити, буде зроблено.
6. ЗБЕРІГАННЯ
Якщо повідомлення не можна видалити (або відреагувати на нього, а потім видалити), виникає необхідність його зберегти.
Першорядна причина, з якої це може знадобитися, полягає в тому, що вам потрібно буде послатися на цей документ у майбутньому (наприклад, це відомості про щось, прийняте рішення, інструкція, звіт про хід робіт та інше). Якщо раптом у вас не виявиться документ, на який ви можете послатися, це матиме для вас несприятливі наслідки.
Ні єдино правильного способузберігання електронних повідомлень. Ви повинні вигадати систему, ефективну особисто для вас.
Один з варіантів - система підпапок у вашій папці кореспонденції. Сортувати підпапки можна за темами, категоріями, клієнтами або проектами залежно від того, які повідомлення ви зазвичай отримуєте. Багато хто створює окрему папкупід назвою «Оброблені листи», куди складають усі перевірені повідомлення та повідомлення, що вимагають подальших дій.
Яку б систему зберігання електронної кореспонденції ви не обрали, пам'ятайте, що єдине місце, де ви не повинні її зберігати, - це ваша папка "Вхідні". Пам'ятайте, що робота з електронною поштою не повинна займати у вас 24 години на добу сім днів на тиждень. Підтримка порядку в електронній скриньці заздалегідь певний час заощадить вам кілька годин на тиждень, знизить рівень стресу, який ви відчуваєте, побоюючись випустити щось на увазі, а також підвищить ефективність при роботі з тим, що дійсно важливо. Це прості принципиякі легко запам'ятати.
Посібник з роботи з електронною поштою РУП «БЕЛТОРГІНФОСЕРВІС»
Розробив: Шваяков А. А. e-mail: [email protected]
Робота з електронною поштою.............................................. .................................................. ..................................... | |
Вступ................................................. .................................................. .................................................. ............ | |
Електронна пошта................................................ .................................................. ............................................... | |
Можливості електронної пошти............................................... .................................................. ....................... | |
Як працює пошта............................................... .................................................. ............................................... | |
Адреса електронної пошти............................................... .................................................. ................................... | |
Поштові програми................................................ .................................................. .......................................... | |
Web-пошта............................................... .................................................. .................................................. ............ | |
Робота з програмою електронної пошти............................................. .................................................. ................. | |
Читання повідомлень електронної пошти.............................................. .................................................. ............... | |
Складання листа................................................ .................................................. ............................................ | |
Вкладення................................................. .................................................. .................................................. ...... | |
Надсилання вкладення з поштової програми:............................................ ................................................. | |
Архівування вкладень................................................ .................................................. ........................... | |
Надсилання вкладень з інших програм:............................................ .................................................. ...... | |
Відповідь на повідомлення електронної пошти............................................. .................................................. ........... | |
Етика ділової e-mail-листування........................................... .................................................. ........................... | |
Спам................................................. .................................................. .................................................. ....................... | |
Що таке spam (спам)?........................................... .................................................. ........................................... | |
Як уникнути спамерських розсилок?............................................. .................................................. ............ | |
Небезпеки електронної пошти............................................... .................................................. ............................... | |
Зменшення ризику при роботі з документами Microsoft Office ................................................. .......... | |
Безпека IRC та ICQ .............................................. .................................................. ............................ | |
Додаткова інформація для користувача.............................................. .................................................. ................... | |
Часті запитання та відповіді.............................................. .................................................. ......................................... | |
Налаштування поштового клієнта Mozilla Thunderbird............................................................................................... | |
Вимоги до комп'ютера............................................... .................................................. .................................. | |
Створення облікового запису............................................... .................................................. ................................... | |
Персональні дані................................................ .................................................. ....................................... | |
Параметри отримання пошти. .................................................. .................................................. ....................... | |
Додаткові налаштування................................................ .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера IMAP............................................... .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера POP3............................................... .................................................. .................................... | |
Параметри сервера надсилання пошти.............................................. .................................................. .................. | |
Налаштування загальної адресної книги.............................................. .................................................. ..................... |
Робота з електронною поштою
Вступ.
Електронна пошта, e-mail. Що це таке, як її можна використовувати, як розібратися в адресах E-mail?
Що таке пошта – ми знаємо. Це традиційні засоби зв'язку, що дозволяють обмінюватися інформацією, Крайній мірі, двом абонентам
Щоб цей обмін відбувся, необхідно написати послання і, вказавши адресу, опустити в поштову скриньку, звідки лист неминуче потрапить на поштовий вузол. Якщо вказана адреса відповідає загальноприйнятим стандартам, то через деякий час листоноша покладе його в поштову скриньку адресата. Далі абонент розкриє послання, і обмін інформацією відбувся.
Два види зв'язку – поштовий та телефонний – стали для нас традиційними, і ми вже добре знаємо їхні переваги та недоліки. А що таке електронна пошта? Електронна пошта – обмін поштовими повідомленнями з будь-яким абонентом мережі Internet. Існує можливість відправлення як текстових, так і двійкових файлів– програм та будь-яких інших даних.
Електронна пошта багато в чому схожа на звичайну пошту. З її допомогою лист - текст, з стандартним заголовком (конвертом) - доставляється по вказаною адресою, який визначає місцезнаходження машини та ім'я адресата, і поміщається у файл, званий поштовою скринькою адресата, для того, щоб адресат міг його дістати і прочитати в зручний час. При цьому між різними поштовими програмами існує угода про те, як писати адресу, щоб усі її розуміли.
● електронна пошта виявилася багато в чому зручнішою за звичайну, "паперову". Не кажучи вже про те, що Вам не доводиться вставатичерез комп'ютер і йти до поштової скриньки, щоб отримати або надіслати листа;
● електронною поштою повідомлення у більшості випадків доставляється набагато швидше, ніж звичайною;
● коштує це дешевше;
● для надсилання листа кільком адресатам не потрібно друкувати його в багатьох примірниках, достатньо одного разу ввести текст на комп'ютер;
● оскільки текст вже знаходиться у машині;
● зручніше зберігати велика кількістьлистів у файлі на диску, ніж у ящику столу; у файлі легше шукати;
● і, нарешті, заощаджується папір.
Надійність електронної пошти залежить від того, які використовуються поштові програми, наскільки віддалені один від одного відправник і адресат листа, і особливо від того, в одній вони мережі, або в різних мережах. У сьогоднішніх умовах, мабуть, краще покладатися на електронну пошту, ніж просту. Якщо лист все-таки загубився, Ви зможете дізнатися про це досить швидко і надіслати нове. Хоча електронна пошта може розглядатися як окремий випадокпередачі файлів, вона має ряд особливостей, не звичних для стандартних процедурпересилання файлів. По-перше, відправник та одержувач майже завжди люди, а не машини. Це означає, що система електронної пошти і двох різних, але тісно взаємозалежних частин: одна забезпечує взаємодію Космосу з людиною (наприклад, складання, редагування, прочитання повідомлень), інша – передачу повідомлень (наприклад, розсилка за списками, забезпечення передачі).
Інша різниця між електронною поштою та засобами передачі файлів загального призначенняполягає в тому, що поштові послання є чітко структурованим документом. У багатьох системах кожне послання супроводжується великою кількістюдодаткові поля. Вони включають ім'я та адресу відправника, ім'я та адресу одержувача, дату та час відправлення листа, перелік людей, яким спрямована копія листа, рівень значущості, ступінь секретності та багато іншого.
Електронна пошта
Для того щоб мати можливість обмінюватися листами електронною поштою, користувач повинен стати клієнтом однієї з комп'ютерних мереж. Так само як і в телефонних мережах, Клієнти комп'ютерних мереж називаються абонентами.
Для кожного абонента на одній із мережевих поштових служб виділяється електронна поштова скринька. Доступ до поштової скриньки здійснюється за адресою та паролем, який повідомляється абоненту. Пароль відомий лише абоненту та поштовій службі. Ставши абонентом поштової служби та отримавши адресу своєї поштової скриньки, користувач може повідомити його друзям, знайомим. Кожен абонент електронної пошти може через свій комп'ютер надіслати лист будь-якому іншому абоненту, вказавши в посланні його Поштова адреса.
Усі листи, що надходять на деяку поштову адресу, записуються у відповідну поштову скриньку поштової служби. Мережевий комп'ютер, що містить поштові скриньки абонентів має назву - «поштовий сервер» або поштова служба. Поштова служба може складатися з багатьох серверів.
Можливості електронної пошти
● прийом та надсилання електронних текстових повідомлень;
● обмін повідомленнями із прикріпленими файлами;
● можливість використання елементів естетичного оформлення повідомлень;
● можливість прийому та надсилання повідомлень з кількома адресами та списками одержувачів;
● протидія небажаним поштовим розсилкам;
● організація зберігання та автоматичного впорядкування одержуваної кореспонденції;
● засоби груповий роботита координації дій, календарне планування;
● адресна книга та можливість пошуку в Інтернет потрібних адреселектронної пошти.
Як працює пошта
Кожен лист, щоб він міг потрапити до адресата, має бути забезпечений адресою електронної пошти. Розглянемо конкретний приклад. Нехай якийсь власник електронної скринькиз адресою [email protected]на поштовому сервері abc.ru пише листа власнику поштової скриньки з адресою [email protected]на сервері def.com.
Для того щоб підготувати лист, він запускає поштову програму, створює текст повідомлення та у графі "Кому" вказує адресу одержувача [email protected]. Якщо відправник не має постійного підключеннядо Інтернету, то після натискання кнопки "Надіслати" він встановлює сеанс зв'язку з інтернетом і починає отримувати пошту, що накопичилася, і відправляти підготовлені листи. Порядок надсилання пошти залежить від поточних налаштуваньпоштової програми. Зазвичай листи складаються в певну папкута відправляються іншою командою після встановлення зв'язку з інтернетом.
Адреса електронної пошти.
Поштова електронна адреса може мати різні формати. Найбільш поширена система формування адреси DNS (Domain Name System), що використовується в мережі Internet.
З точки зору логіки, для того, щоб адреса була інформативною, необхідно, щоб у ній були присутні:
● ідентифікатор абонента (за аналогією - рядок КОМУ: на поштовому конверті);
● поштові координати, що визначають його місцезнаходження (за аналогією - будинок, вулиця, місто,
країна на поштовому конверті).
Поштова електронна адреса має усі ці складові. Щоб відокремити ідентифікатор абонента від його поштових координат, використовується значок @ .
Поштова електронна адреса у форматі Internet може мати вигляд: [email protected]
У прикладі melnic - ідентифікатор абонента, що складається, як правило, з прізвища і (або) початкових літер його прізвища, імені, по батькові.
Те, що стоїть праворуч від знака @ називається ім'ям домену і однозначно описує місцезнаходження абонента.
Термін "Домен" визначає певну групу комп'ютерів, які мають спільне найменування - ім'я домену mintorg.gov.by.
Складові імені домену розділяються точками. Послідовність читання імені домену праворуч наліво. Сама права частинадомену, як правило, означає код країни адресата - це домен верхнього рівня. Код країни затверджено міжнародним стандартом ISO. У нашому випадку by – код Республіки Білорусь. Частина імеників – визначає приналежність до державним установам(Government). Частина іменіmintorg - визначає ім'я організації.
Цей малюнок ілюструє поняття адреси електронної пошти. Якийсь користувач може мати адресу на сервері в США, наприклад [email protected], і на сервері в Москві - [email protected]
Електронна адреса пов'язана не з географічним розташуванням локального комп'ютера, одержувача пошти, а з сервером, на якому зареєстровано його поштову скриньку.
І з кожної скриньки такий користувач може отримувати листи на свою домашній комп'ютеркопіюючи дані і з сервера в Нью-Йорку, і з сервера в Москві, встановивши переадресацію з одного e-mail на інший. При цьому він може надсилати пошту самому собі.
Поштові програми
Для роботи з поштою потрібна програма – поштовий клієнт. Основні функції поштових клієнтів - це прийом повідомлень, забезпечення їх перегляду, сортування повідомлень, автоматизація створення повідомлень у відповідь і підтримка адресної книги.
Для роботи з поштою є багато різноманітних програм. Якщо Ви використовуєте Windows, то зазвичай у Вашій системі вже є програма електронної пошти Outlook Express.
Але на жаль Outlook Express містить занадто багато вразливостей, наражає вашу систему на небезпеку зараження шкідливими програмамита має обмежені можливості.
Як поштова програма рекомендується використовувати Mozilla Thunderbird. Це одна з найкращих програмелектронної пошти. Вона швидко розвивається, має багато додаткових модулів для розширення функцій, розповсюджується вільно та безкоштовно.
Програми електронної пошти дуже схожі і освоївши одну з них Ви не матимете проблем надалі.
Mozilla Thunderbird |
Ви бачите на малюнку дві різних програмАле, погодьтеся, відмінності не дуже помітні.
Web-пошта
Web-пошта – це пошта з Web-інтерфейсом. Для доступу до такої пошти достатньо мати доступ до Інтернету. Можна навіть не мати на своєму комп'ютері поштових програм. Достатньо і звичайного браузера. Я використовую програму браузер Mozilla Firefox, Ви можете використовувати її, або, якщо захочете, будь-яку іншу програму, наприклад Opera або Internet Explorer.
Веб-пошта надає всі типові функції електронної пошти. На Web-сторінці користувачеві пропонується ввести ім'я та пароль, після чого він бачить свої листи та працює з ними, майже як у себе на комп'ютері.
Основними плюсами Web-пошти є доступність з будь-якого комп'ютера, що має вихід в Інтернет, універсальність адреси, яка не залежить від місця роботи.
Можуть бути деякі функціональні обмеження та незручності, проте може бути навпаки.
Наприклад, програма Web-пошти «Horde», яку ми використовуємо, має у своєму складі не лише кошти поштового обміну, а й контроль налаштувань антиспаму, засоби ведення чорних та білих списків, органайзер, груповий календар, контроль виконання завдань та інші засоби організації групової роботи.
Часто поштові службибудують із можливістю доступу через Web-пошту.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – це приклади найпопулярніших служб Webпошти.
При вході в поштовий сервіс відразу відкривається сторінка з вхідними листами. Швидше за все там будуть вітальні та листи подяки від адміністрації сайту. Щоб відкрити листа, достатньо натиснути на нього лівою клавішею миші. Усі непрочитані листи відзначаються синім кружком, прочитані світлосірим.
Кількість непрочитаних листів вказується поряд зі словом «вхідні», у верхній частині ярлика сторінки та у всіх проектах пов'язаних з сервісом mail(Вказані у верхній частині сторінки), наприклад, «мій світ», «однокласники» і т.п.
Клацаючи по цих кружечках, можна непрочитані листи позначити як прочитані та навпаки.
У лівій частині листів можна встановлювати прапорець, щоб можна було одну дію застосувати відразу до кількох листів, наприклад, видалити, відправити спам тощо.
Кольоровий значок зазвичай визначається самим сервісом, колір вибирається випадковим чином, і використовується перша літера імені або електронної адреси. Поряд із позначкою пишеться відправник — це або Ім'я та Прізвище, а якщо вони не вказані, тоді лише електронна адреса. Далі йде закладка, клацнувши по ній, вона змінює забарвлення з сіркою на червоне, щоб не забути про важливих повідомлень. Праворуч від закладки текст заголовка листа, якщо заголовка немає, буде вказано, що лист без теми. І в правій частині час або дата отримання листа.
Надіслані листи або вихідні. Зовнішній виглядлисти подібний як і до вхідних листів.
Чернетки — написані, але не надіслані листи.
Спам – небажані листи, зазвичай рекламного характеру. Якщо надіслати листа до спаму, то всі наступні листи від цього автора теж потраплятимуть у спам, минаючи сторінку з непрочитаними листами.
Кошик — сторінка з віддаленими листами.
При подальшому користуванні вхідні листи будуть поповнюватися. На сторінці може поміститися до 25 листів, якщо листів буде більше, з'явиться перехід на інші сторінки. Щоб перейти до старого повідомлення на іншій сторінці, потрібно під повідомленнями знайти посилання-перехід на інші сторінки та вибрати потрібне.
Доступно перейти на 5 сторінку відразу, якщо листів дуже багато, доведеться стрибати через кожні дві сторінки, поки не з'явиться потрібна. При натисканні стрілочки, завантажується наступна, або Попередня сторінказалежно в який бік гортати.
Якщо в день вам надходить понад 50 листів, прочитати кожен уважно складно. Якісь послання залишаються без відповіді, якісь зникають у кошику невідчиненими. Якщо ви чистите пошту без системи, завжди є шанс пропустити щось справді важливе. «Секрет» дізнався, як підприємці та топ-менеджери справляються з масою вхідних листів і сформулював основні правила роботи з поштою.
Вибирайте час та розставляйте пріоритети
Олексій Горбунов Генеральний директор консалтингової компанії SQ-Team
Листи я поділяю налаштуваннями на чотири категорії: вони сортуються автоматично, а після цього я до кожної застосовую свої правила. На листи від співробітників та клієнтів я витрачаю одну годину на день: якщо відповідь не вимагає більше хвилини, пишу її відразу. Якщо потрібно більше п'яти хвилин або лист є не першим і не другим на цю тему - переходжу в телефонний режимспілкування чи призначаю зустріч. Є листи не від співробітників та клієнтів, а від третіх осіб, надісланих особисто мені. На них я виділяю 30 хвилин на тиждень і намагаюся реагувати наприкінці цього дня. Інші півгодини на тиждень я присвячую четвертій категорії листів – це розсилки, підписки, пропозиції, листи незнайомих мені людей, виходить 600–700 повідомлень. З них я читаю лише ті, що зацікавили мене заголовком.
Руслан Фазлиєв Засновник платформи для електронної комерції Ecwid
Найпростіше, що можна зробити з поштою, – не відповідати на неї. Не все у світі потребує реакції. Але якщо я все ж таки відповідаю на пошту, то намагаюся робити це в визначений часдіб, не відволікаючись ні на що. Користуюся такою хитрістю: коли потрібно розгребти ящик із пари сотень листів за день, спочатку фільтрую його за типовими контактами та відповідаю поспіль на всі листи одного контрагента. Так мозок не змінює контекст і можна відповісти на все швидше.
Створіть шаблони
Інна Алексєєва Генеральний директор PR-агентства PR-Partner
У мене є кілька прийомів, які допомагають добре заощадити час на читання та відповіді. Якщо я бачу холівар колег, партнерів, підрядників у пошті, то читаю лише останній лист, решту не відкриваю. Для відповідей на стандартні листи- Резюме за рекомендацією, первинні запити клієнтів, запити на розклад тренінгів, питання про купівлю книг - широко використовую шаблони листів російською та англійською, їх у мене близько 20 штук. Також я використовую три різних шаблонівпідписи російською, англійською та німецькою мовами.
Використовуйте програми
Олексій Жебелєв Співзасновник інтернет-магазину подорожей Onlinetours.ru
За роки роботи я спробував кілька клієнтів: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, але у результаті повернувся до веб-інтерфейсу Gmail. Клієнти не справляються з моїм архівом пошти, який за три роки роботи в обліковому записі зріс до 97 Гб. З додатків для Gmail хочу відзначити сервіси ActiveInbox та Boomerang for Gmail. Перший навчив мене тримати нуль листів у вхідних - зараз я обходжусь без нього, але на старті він дуже зручний. Другий має кілька цікавих функцій: можна відкласти надсилання вихідного листа або на якийсь час прибрати вхідне повідомленняіз ящика. У Boomerang for Gmailя використовую нагадування у тих випадках, коли контрагент мені не відповів у певний термін, хоча мав. Моя маленька мрія - відправка автоматичного нагадування контрагенту про те, що настав час відповісти, поки такого додатка я не знайшов.
Зв'яжіться з поштою з електронним щоденником або CRM
Олексій Бессарабський Керівник відділу маркетингу телекомунікаційної компанії «Манго Телеком»
Ящик із вхідними листами я тримаю порожнім: частину листів видаляю, на частину відразу відповідаю, якщо це займає не більше кількох хвилин, а решта листів перетворюю на завдання чи матеріали для читання. Для цього потрібно вибрати програму відстеження завдань та збору інформації: мій вибір – Asana та Evernote. Щоб лист перетворити на завдання Asana, я просто пересилаю його на спеціальну адресу. Щоб додати нотатку в Evernote, використовую плагін в Outlook - нотатку з листа можна створити одним кліком на відповідну кнопку - або пересилаю листа на спеціальну адресу, якщо не в Outlook. Я не використовую сортування листів по проектах у пошті - це набагато ефективніше робиться в менеджері завдань, з розстановкою пріоритетів, термінів та відповідальних. Ще я маю папку для тимчасового зберігання листів, які потрібно деякий час мати під рукою: на них я зазвичай ставлю нагадування з термінами.
Відмовтеся від листування поштою з деякими адресатами
Михайло Любачов Гендиректор компанії з розробки та виробництва виробів зі шкіри Liubachev Manufacturing Co
Я постійно використовую електронну пошту для роботи з моїми партнерами, постачальниками, юристами та бухгалтером. Основний недолік електронної пошти - це пошук листів і додатків до них: щоб знайти один лист із договором чи рахунком, доводиться витрачати багато часу: наприклад, такі листи часто надсилають без заголовків. Тому кілька місяців тому я перевів всю роботу з бухгалтером у Staply. Це веб-додаток, який організовує інформацію автоматично та дозволяє виділити файли або посилання у потоці повідомлень. Тестування триває вже кілька місяців, і поки що все подобається. Тепер знайти якийсь документ стало простіше – достатньо зайти до групи та ввімкнути фільтр по файлах. Найближчим часом планую перевести ще кілька партнерів з електронної пошти на Staply, але є й складнощі – досить складно умовити людей перейти до нову систему. Всі звикли до електронної пошти, до того ж інтерфейс Staply виконаний на англійськоюі тому деякі партнери не поспішають реєструватися.
Перше:не починайте день із електронної пошти. Дайте собі хоча б годину роботи із завданнями і лише потім займіться листами.
Друге:працюйте з поштою по годинах і навчитеся робити це не більше двох годин на день. Уявіть, що ви забігли в офіс на дві години, тому що потрібно їхати до аеропорту та відпустки. Що буде зроблено? Найважливіше! Я сповіщаю про це всім, хто мені пише, такою автовідповіддю: «Привіт! Якщо ви отримали цей лист, будьте впевнені на 100%, я отримав ваше. Я перевіряю пошту о 14:00 та о 16:00. Якщо ви надіслали мені рахунок чи поспішайте повідомити щось термінове, будь ласка, зателефонуйте на мобільний. Дякую!"
Третє:розділіть пошту на дві частини - вхідні та архів. Непрочитані листи лежать у вхідних, інші - в архіві. Багато папок створюють хаос: одного разу я бачив сотню папок в електронній пошті. Про себе я називаю їхні «папки, які створюються, але ніколи не використовуються». І час звикнути раз і назавжди: красивий і акуратний архів в електронній пошті та документах неможливий. Для цього вам доведеться найняти окремого архіваріуса.
