Угруповання даних

Коли ви готуєте каталог товарів із цінами, було б непогано потурбуватися про зручність його використання. Велика кількість позицій на одному аркуші змушує використовувати пошук, але що якщо користувач тільки робить вибір і не має уявлення про найменування? У Інтернет-каталогах проблема вирішується створенням груп товарів. То чому б і в книзі Excel не зробити так само?

Організувати угруповання досить просто. Виділіть кілька рядків та натисніть кнопку Групуватина вкладці Дані(Див. рис. 1).

Рисунок 1 – Кнопка угруповання

Потім вкажіть тип угруповання – по рядках(Див. рис. 2).

Рисунок 2 – Вибір типу угруповання

У результаті ми отримуємо… не те, що нам потрібне. Рядки товарів об'єдналися у групу, вказану під ними (див. рис. 3). У каталогах зазвичай спочатку йде заголовок, а потім вміст.

Малюнок 3 – Угруповання рядків «вниз»

Це аж ніяк не помилка програми. Очевидно, розробники вважали, що угрупуванням рядків займаються переважно укладачі фінансової звітності, де підсумковий результат виводиться наприкінці блоку.

Щоб згрупувати рядки «вгору», потрібно змінити одне налаштування. На вкладці Данінатисніть на маленьку стрілку в нижньому правому кутку розділу Структура(Див. рис. 4).

Рисунок 4 – Кнопка, що відповідає за виведення вікна налаштувань структури

У вікні налаштувань зніміть прапорець з пункту Підсумки у рядках під даними(див. мал. 5) та натисніть кнопку ОК.

Рисунок 5 – Вікно налаштувань структури

Усі групи, які ви встигли створити, автоматично зміняться на верхній тип. Зрозуміло, встановлений параметр вплине і подальше поведінка програми. Однак знімати цей прапорець вам доведеться кожногонового листа та кожної нової книги Excel, т.к. розробники не передбачили "глобальної" установки типу угруповання. Так само не можна використовувати різні типи груп у межах однієї сторінки.

Після того, як ви розподілили товари за категоріями, можна зібрати категорії у більші розділи. Усього передбачено до дев'яти рівнів угруповання.

Незручність при використанні цієї функції полягає у необхідності натискати кнопку ОКу спливаючому вікні, а зібрати незв'язані діапазони за один підхід не вдасться.

Малюнок 6 – Багаторівнева структура каталогу в Excel

Тепер ви зможете розкривати та закривати частини каталогу, клацаючи по плюсах та мінусах у лівій колонці (див. рис. 6). Щоб розгорнути весь рівень, натисніть одну з цифр у верхній частині.

Щоб вивести рядки на вищий рівень ієрархії, скористайтеся кнопкою Розгрупувативкладки Дані. Повністю позбутися угруповання можна за допомогою пункту меню Видалити структуру(Див. рис. 7). Будьте уважні, скасувати дію неможливо!

Малюнок 7 – Знімаємо угруповання рядків

Закріплення областей листа

Досить часто під час роботи з таблицями Excel виникає потреба закріпити деякі області листа. Там можуть бути розташовані, наприклад, заголовки рядків / стовпців, логотип компанії або інша інформація.

Якщо ви закріплюєте перший рядок або перший стовпець, то дуже просто. Відкрийте вкладку Виді в меню, що розкривається Закріпити областівиберіть відповідно пункти Закріпити верхній рядокабо Закріпити перший стовпець(Див. рис. 8). Однак одночасно і рядок, і стовпець у такий спосіб «заморозити» не вдасться.

Рисунок 8 – Закріплюємо рядок чи стовпець

Щоб зняти закріплення, виберіть пункт меню. Зняти закріплення областей(Пункт замінює собою рядок Закріпити області, якщо на сторінці застосовано «заморожування»).

А ось закріплення кількох рядків або області з рядків та стовпців здійснюється не так прозоро. Ви виділяєте три рядки, клацаєте по пункту Закріпити області, і ... Excel "заморожує" тільки дві. Чому так? Можливий ще поганіший варіант, коли області закріплюються непередбачуваним чином (наприклад, ви виділяєте два рядки, а програма ставить межі після п'ятнадцятого). Але не списуватимемо це на недогляд розробників, тому що єдиний правильний варіант використання цієї функції виглядає по-іншому.

Вам потрібно клацнути мишею по осередку нижче рядків, які ви хочете закріпити, і, відповідно, правіше за стовпці, що закріплюються, а вже потім вибрати пункт Закріпити області. Приклад: на малюнку 9 виділено осередок B 4. Отже, закріплюватимуться три рядки і перший стовпець, які залишаться на своїх місцях під час прокручування аркуша як по горизонталі, так і по вертикалі.

Рисунок 9 – Закріплюємо область з рядків та стовпців

Ви можете застосувати заливку фону для закріплених областей, щоб вказати користувачеві на особливу поведінку даних осередків.

Поворот листа (заміна рядків на стовпці та навпаки)

Уявіть таку ситуацію: ви кілька годин працювали над набором таблиці в Excel і раптом зрозуміли, що неправильно спроектували структуру - заголовки стовпців слід розписати по рядках або рядки по стовпцях (це не має значення). Набирати все вручну заново? Нізащо! В Excel передбачена функція, що дозволяє здійснити поворот листа на 90 градусів, перемістивши таким чином вміст рядків в стовпці.

Рисунок 10 – Початкова таблиця

Отже, маємо деяку таблицю, яку потрібно «повернути» (див. рис. 10).

1. Виділяємо комірки із даними. Виділяються саме осередки, а не рядки та стовпці, інакше нічого не вийде.
2. Копіюємо їх у буфер обміну поєднанням клавіш або будь-яким іншим способом.
3. Переходимо до порожнього аркуша чи вільного простору поточного аркуша. Важливе зауваження:вставляти поверх поточних даних не можна!
4. Вставляємо дані комбінацією клавіш і в меню параметрів вставки вибираємо варіант Транспонувати(Див. рис. 11). Як варіант, ви можете використовувати меню Вставитизі вкладки Головна(Див. рис. 12).

Малюнок 11 – Вставка з транспонуванням

Малюнок 12 – Транспонування з головного меню

Ось і все, поворот таблиці виконано (див. рис. 13). При цьому форматування зберігається, а формули змінюються відповідно до нового положення осередків – жодної рутинної роботи не потрібно.

Рисунок 13 – Результат після повороту

Показ формул

Іноді виникає ситуація, коли ви не можете знайти потрібну формулу серед великої кількості осередків або просто не знаєте, що і де слід шукати. У цьому випадку вам знадобиться можливість вивести на лист не результат обчислень, а вихідні формули.

Натисніть кнопку Показати формулина вкладці Формули(див. рис. 14), щоб змінити представлення даних на аркуші (див. рис. 15).

Малюнок 14 – Кнопка «Показати формули»

Рисунок 15 – Тепер на аркуші видно формули, а не результати розрахунку

Якщо вам важко зорієнтуватися за адресами осередків, які відображаються у рядку формул, натисніть кнопку Впливають осередкизі вкладки Формули(Див. рис. 14). Залежно буде показано стрілками (див. рис. 16). Для використання цієї функції спочатку слід виділити однукомірку.

Рисунок 16 – Залежності осередку показані стрілками

Приховуються залежності натисканням кнопки Прибрати стрілки.

Перенесення рядків у осередках

Досить часто в книгах Excel зустрічаються довгі написи, які не містяться в комірку по ширині (див. рис. 17). Можна, звичайно, розсунути стовпець, але не завжди цей варіант є прийнятним.

Малюнок 17 – Написи не розміщуються в осередку

Виділіть комірки з довгими написами та натисніть кнопку Перенесення текстуна Головноювкладці (див. мал. 18), щоб перейти до багаторядкового відображення (див. мал. 19).

Рисунок 18 – Кнопка «Перенесення тексту»

Малюнок 19 – Багаторядкове відображення тексту

Поворот тексту в комірці

Напевно, ви стикалися з ситуацією, коли текст у осередках потрібно було розмістити не по горизонталі, а по вертикалі. Наприклад, щоб підписати групу рядків або вузькі стовпці. У Excel 2010 є засоби, що дозволяють повернути текст у осередках.

Залежно від своїх переваг ви можете піти двома шляхами:

1. Спочатку створити напис, а потім його повернути.
2. Налаштувати поворот напису у комірці, а потім ввести текст.

Варіанти різняться незначно, тому розглянемо лише одне із них. Для початку я об'єднав шість рядків в один за допомогою кнопки Об'єднати та помістити в центріна Головноювкладці (див. рис. 20) та ввів узагальнюючий напис (див. рис. 21).

Малюнок 20 – Кнопка об'єднання осередків

Рисунок 21 – Спочатку створюємо горизонтальний підпис

Рисунок 22 – Кнопка повороту тексту

Можна додатково зменшити ширину шпальти (див. мал. 23). Готово!

Малюнок 23 – Вертикальний текст комірки

Якщо є таке бажання, кут повороту тексту можна встановити вручну. У тому ж списку (див. мал. 22) виберіть пункт Формат вирівнювання осередкуі в вікні, що відкрилося, задайте довільний кут і вирівнювання (див. рис. 24).

Рисунок 24 – Задаємо довільний кут повороту тексту

Форматування осередків за умовою

Можливості умовного форматування з'явилися в Excel вже давно, але до версії 2010 були значно вдосконалені. Можливо, вам навіть не доведеться розумітися на тонкощах створення правил, т.к. розробники передбачили безліч заготовок. Давайте подивимося, як скористатися умовним форматуванням в Excel 2010.

Перше, що потрібно зробити – виділити комірки. Далі, на Головноювкладці натисніть кнопку Умовне форматуваннята виберіть одну із заготовок (див. мал. 25). Результат буде відображатися на аркуші відразу, тому вам не доведеться довго перебирати варіанти.

Рисунок 25 – Вибираємо заготівлю умовного форматування

Гістограми виглядають досить цікаво і добре відображають суть інформації про ціну – чим вона вища, тим довша відрізок.

Колірні шкали та набори значків можна використовувати для індикації різних станів, наприклад переходи від критичних витрат до допустимих (див. рис. 26).

Малюнок 26 – Колірна шкала від червоного до зеленого з проміжним жовтим

Ви можете комбінувати гістограми, шкали та значки в одному діапазоні осередків. Наприклад, гістограми та значки на малюнку 27 показують допустиму та надмірно низьку продуктивність пристроїв.

Рисунок 27 – Гістограма та набір значків відображають продуктивність деяких умовних пристроїв

Щоб видалити умовне форматування осередків, виділіть їх і виберіть у меню умовного форматування пункт Видалити правила з виділених осередків(Див. рис. 28).

Рисунок 28 – Видаляємо правила умовного форматування

Excel 2010 використовує заготовки для швидкого доступу до умовного форматування, т.к. Налаштування власних правил для більшості людей є далеко не очевидним. Однак, якщо передбачені розробниками шаблони вас не влаштовують, ви можете створити правила оформлення осередків за різними умовами. Повний опис цього функціоналу виходить за межі поточної статті.

Використання фільтрів

Фільтри дозволяють швидко знаходити потрібну інформацію у великій таблиці та представляти її у компактному вигляді. Наприклад, з довгого списку книжок можна вибрати твори Гоголя, та якщо з прайс-листа комп'ютерного магазину – процесори Intel.

Як і більшість інших операцій, фільтр вимагає виділення осередків. Однак виділяти всю таблицю з даними не потрібно, достатньо відзначити рядки над потрібними стовпцями даних. Це значно збільшує зручність використання фільтрів.

Після виділення осередків на вкладці Головнанатисніть кнопку Сортування та фільтрта виберіть пункт Фільтр(Див. рис. 29).

Малюнок 29 – Створюємо фільтри

Тепер комірки перетворяться на списки, де ви можете задати параметри вибірки. Наприклад, ми шукаємо всі згадки про Intel у стовпці Найменування товару. Для цього вибираємо текстовий фільтр Містить(Див. рис. 30).

Малюнок 30 – Створюємо текстовий фільтр

Малюнок 31 – Створюємо фільтр за словом

Втім, набагато швидше досягти того ж ефекту, вписавши слово в поле Пошукконтекстного меню, показаного малюнку 30. Навіщо тоді викликати додаткове вікно? Воно стане в нагоді в тому випадку, якщо ви хочете вказати кілька умов вибірки або вибрати інші параметри фільтрації ( не містить, починається з…, закінчується на…).

Для числових даних доступні інші параметри (див. мал. 32). Наприклад, можна вибрати 10 найбільших або 7 найменших значень (кількість налаштовується).

Рисунок 32 – Числові фільтри

Фільтри Excel надають досить багаті можливості, які можна порівняти з вибіркою запитом SELECT у системах управління базами даних (СУБД).

Відображення інформаційних кривих

Інформаційні криві (інфокриві) – нововведення в Excel 2010. Ця функція дозволяє відобразити динаміку зміни числових параметрів прямо в комірці, не вдаючись до побудови діаграми. Зміни в числах будуть одразу показані на мікрографіці.

Рисунок 33 – Інфокрива Excel 2010

Щоб створити інфокриву, натисніть одну з кнопок у блоці Інфокривіна вкладці Вставка(див. мал. 34), а потім задайте діапазон осередків для побудови.

Малюнок 34 – Вставка інфокривої

Як і діаграми, інформаційні криві мають безліч параметрів налаштування. Докладніше посібник з використання даного функціоналу описано у статті.

Висновок

У статті були розглянуті деякі корисні можливості Excel 2010, які прискорюють роботу, покращують зовнішній вигляд таблиць або зручність використання. При цьому не має значення, створюєте файл самі або використовуєте чужий – в Excel 2010 знайдуться функції для всіх користувачів.

Таблиці в Excel є рядом рядків і стовпців зі зв'язаними даними, якими ви керуєте незалежно один від одного.

Працюючи в Excel із таблицями, ви зможете створювати звіти, робити розрахунки, будувати графіки та діаграми, сортувати та фільтрувати інформацію.

Якщо ваша робота пов'язана з обробкою даних, то навички роботи з таблицями Ексель допоможуть вам сильно заощадити час і підвищити ефективність.

Як працювати в Excel із таблицями. Покрокова інструкція

Перш ніж працювати з таблицями в Ексель, дотримуйтесь рекомендацій щодо організації даних:

• Дані повинні бути організовані в рядках і стовпцях, причому кожен рядок повинен містити інформацію про один запис, наприклад, про замовлення;
• Перший рядок таблиці повинен містити короткі, унікальні заголовки;
• Кожен стовпець повинен мати один тип даних, таких як числа, валюта або текст;
• Кожен рядок повинен містити дані для одного запису, наприклад замовлення. Якщо застосовується, вкажіть унікальний ідентифікатор кожного рядка, наприклад номер замовлення;
• У таблиці повинно бути порожніх рядків і абсолютно порожніх стовпців.

1. Виділіть область осередків для створення таблиці

Виділіть область осередків, на місці яких ви хочете створити таблицю. Осередки можуть бути як порожніми, так і з інформацією.

2. Натисніть кнопку “Таблиця” на панелі швидкого доступу

На вкладці "Вставка" натисніть кнопку "Таблиця".

3. Виберіть діапазон осередків

У спливаючому ви можете скоригувати розташування даних, а також налаштувати відображення заголовків. Коли все готове, натисніть “OK”.

4. Таблиця готова. Заповнюйте даними!

Вітаю, ваша таблиця готова до заповнення! Про основні можливості роботи з розумними таблицями ви дізнаєтеся нижче.

Для налаштування формату таблиці в Екселі доступні заздалегідь налаштовані стилі. Всі вони знаходяться на вкладці "Конструктор" у розділі "Стилі таблиць":

Якщо 7 стилів вам мало для вибору, тоді, натиснувши на кнопку, в правому нижньому кутку стилів таблиць, розкриються всі доступні стилі. На додаток до встановлених системою стилів, ви можете налаштувати свій формат.

Крім кольорової гами, у меню "Конструктора" таблиць можна налаштувати:

• Відображення рядка заголовків – включає та вимикає заголовки у таблиці;
• Рядок підсумків – включає та відключає рядок із сумою значень у колонках;
• Черги рядки - підсвічує кольором рядки, що чергуються;
• Перший стовпець - виділяє "жирним" текст у першому стовпці з даними;
• Останній стовпець - виділяє "жирним" текст в останньому стовпці;
• Стовпці, що чергуються - підсвічує кольором стовпці, що чергуються;
• Кнопка фільтра – додає та прибирає кнопки фільтра у заголовках стовпців.

Як додати рядок або стовпець у таблиці Excel

Навіть усередині вже створеної таблиці можна додавати рядки або стовпці. Для цього клацніть на будь-якому осередку правою клавішею миші для виклику спливаючого вікна:

• Виберіть пункт "Вставити" і клацніть лівою клавішею миші по "Стовпці таблиці зліва" якщо хочете додати стовпець, або "Рядки таблиці вище", якщо хочете вставити рядок.

• Якщо ви хочете видалити рядок або стовпець у таблиці, то спустіться по списку у вікні, що спливає, до пункту “Видалити” і виберіть “Стовпці таблиці”, якщо хочете видалити стовпець або “Рядки таблиці”, якщо хочете видалити рядок.

Як відсортувати таблицю в Excel

Для сортування інформації при роботі з таблицею, натисніть праворуч від заголовка колонки "стрілку", після чого з'явиться вікно:

У вікні виберіть за яким принципом відсортувати дані: "за зростанням", "за спаданням", "за кольором", "числовим фільтрам".

Щоб фільтрувати інформацію в таблиці, натисніть праворуч від заголовка колонки “стрілку”, після чого з'явиться спливаюче вікно:

• “Текстовий фільтр” відображається, коли серед даних колонки є текстові значення;
• "Фільтр за кольором" так само як і текстовий, доступний коли в таблиці є комірки, пофарбовані в відрізняється від стандартного оформлення кольору;
• “Числовий фільтр” дозволяє відібрати дані за параметрами: “Рівно…”, “Не дорівнює…”, “Більше…”, “Більше чи одно…”, “Менше…”, “Менше чи одно…”, “Між…”, "Перші 10 ...", "Вище середнього", "Нижче середнього", а також налаштувати власний фільтр.
• У спливаючому вікні під “Пошуком” відображаються всі дані, за якими можна зробити фільтрацію, а також одним натисканням виділити всі значення або вибрати лише порожні комірки.

Якщо ви бажаєте скасувати всі створені налаштування фільтрації, знову відкрийте спливаюче вікно над потрібною колонкою і натисніть “Видалити фільтр зі стовпця”. Після цього таблиця повернеться у вихідний вигляд.

Як порахувати суму в таблиці Excel

У списку вікна виберіть пункт "Таблиця" => "Рядок підсумків":

Унизу таблиця з'явиться проміжний результат. Натисніть лівою кнопкою миші на комірці із сумою.

У меню, що випадає, виберіть принцип проміжного підсумку: це може бути сума значень колонки, "середнє", "кількість", "кількість чисел", "максимум", "мінімум" і т.д.

Як у Excel закріпити шапку таблиці

Таблиці, з якими доводиться працювати, часто великі і містять у собі десятки рядків. Прокручуючи таблицю "вниз" складно орієнтуватися в даних, якщо не видно заголовків стовпців. Ексель має можливість закріпити шапку в таблиці таким чином, що при прокручуванні даних вам будуть видно заголовки колонок.

Для того, щоб закріпити заголовки, зробіть наступне:

• Перейдіть на вкладку “Вид” у панелі інструментів та виберіть “Закріпити області”:

• Виберіть “Закріпити верхній рядок”:

Будь-яка людина, яка використовує комп'ютер у повсякденній роботі, так чи інакше стикалася з офісним додатком Excel, що входить до стандартного пакета Microsoft Office. Воно є у будь-якій версії пакета. І досить часто, починаючи знайомство з програмою, багато користувачів задаються питанням про те, в Excel самостійно?

Що таке програма Excel?

Для початку визначимося, що ж таке Excel, і для чого потрібна ця програма. Ймовірно, багато хто чув про те, що програма є табличний редактор, проте принципи його функціонування докорінно відрізняються від тих же таблиць, що створюються в Word.

Якщо в Word таблиця виступає скоріше елементом, в якому відображається текстова або то лист з таблицею Excel - це, по суті, уніфікована математична машина, яка здатна проводити різні обчислення на основі типів даних і формул, що задаються, за якими буде проводитися та чи інша математична чи алгебраїчна операція.

Як навчитися працювати в Excel самостійно і чи можна це зробити?

Як говорила героїня фільму «Службовий роман», можна і зайця навчити курити. В принципі немає нічого неможливого. Спробуємо розібратися в елементарних принципах функціонування програми та зупинимося на розумінні його основних можливостей.

Звичайно, відгуки людей, які знаються на специфіці програми, говорять про те, що можна, скажімо, завантажити який-небудь самовчитель роботи в Excel, однак, як показує практика і особливо коментарі користувачів, такі матеріали дуже часто представлені в надто дивному вигляді, а Розібратися буває досить складно.

Здається, найкращим варіантом навчання стане вивчення основних можливостей програми, та був їх застосування, як кажуть, «методом наукового тику». Само собою зрозуміло, спочатку потрібно розглянути основні функціональні елементи Microsoft Excel (уроки за програмою свідчать саме про це), щоб скласти собі повну картину принципів роботи.

Основні елементи, на які слід звернути увагу

Найперше, на що звертає увагу користувач при запуску програми, це лист у вигляді таблиці, в якій розташовуються комірки, нумеровані різним способом, залежно від версії програми. У ранніх версіях стовпці позначалися літерами, а рядки цифрами та числами. В інших релізах все маркування представлене виключно у цифровому вигляді.

Для чого це потрібно? Так, тільки для того, щоб завжди можна було визначити номер комірки для завдання певної операції обчислення на кшталт того, як задаються координати в двовимірній системі для точки. Пізніше буде зрозуміло, як із ними працювати.

Ще одна важлива складова – рядок формул – спеціальне поле, що зліва має значок «f x ». Саме тут задаються усі операції. При цьому самі математичні дії позначаються так само, як це прийнято в міжнародній класифікації (знак рівності "=", множення "*" розподіл "/" і т.д.). Тригонометричні величини також відповідають міжнародним позначенням (sin, cos, tg тощо). Але це найпростіше. Операції складніше доведеться освоювати саме за допомогою довідкової системи або конкретних прикладів, оскільки деякі формули можуть виглядати досить специфічно (експоненційні, логарифмічні, тензорні, матричні тощо).

Зверху, як і в інших офісних програмах, розташована головна панель та основні розділи меню з основними пунктами операцій та кнопками швидкого доступу до тієї чи іншої функції.

та найпростіші операції з ними

Розгляд питання про те, неможливий без ключового розуміння типів даних, що вводяться в осередках таблиці. Відразу зазначимо, що після прописування якоїсь інформації можна натиснути кнопку введення, клавішу Esc або просто перемістити прямокутник з комірки в іншу - дані збережуться. Редагування осередку викликається подвійним кліком або натисканням клавіші F2, а після завершення введення даних збереження відбувається лише при натисканні клавіші Enter.

Тепер кілька слів про те, що можна вводити в кожен осередок. Меню формату викликається правим кліком на активному осередку. Ліворуч є спеціальний стовпець із зазначенням типу даних (загальний, числовий, текстовий, процентний, дата тощо). Якщо вибирається загальний формат, програма, грубо кажучи, сама визначає, на що саме схоже введене значення (наприклад, якщо запровадити 01/01/16, буде розпізнано дату 1 січня 2016 року).

При введенні числа можна використовувати і вказівку кількості знаків після коми (за замовчуванням відображається один символ, хоча при введенні двох програм просто округляє видиме значення, хоча справжнє не змінюється).

При використанні, скажімо, текстового типу даних, щоб користувач не ввів, воно буде відображено саме у вигляді того, що набрано на клавіатурі, без змін.

Ось що цікаво: якщо навести курсор на виділений осередок, у правому нижньому кутку з'явиться хрестик, потягнувши за який при лівій кнопці миші, можна скопіювати дані в наступні за шуканою осередки по порядку. Але дані зміняться. Якщо взяти той самий приклад із датою, наступним значенням буде вказано 2 січня тощо. Таке копіювання буває корисним при заданні однакової формули для різних осередків (іноді навіть з перехресними обчисленнями).

Якщо говорити про формули, для найпростіших операцій можна використовувати подвійний підхід. Наприклад, для суми осередків A1 і B1, яка має бути обчислена в комірці C1, потрібно помістити прямокутник саме в полі C1 та задати обчислення за формулою = A1 + B1. Можна зробити інакше, задавши рівність «=СУМ(A1:B1)» (такий метод більше застосовується для великих проміжків між осередками, хоча можна використовувати і функцію автоматичного підсумовування, так само як і англійську версію команди суми SUM).

Програма Excel: як працювати з листами Excel

Працюючи з листами можна робити безліч дій: додавати листи, змінювати їхню назву, видаляти непотрібні тощо. Але найголовніше полягає в тому, що будь-які осередки, що знаходяться на різних аркушах, можуть бути пов'язані певними формулами (особливо коли вводяться великі масиви інформації різного типу).

Як навчитися працювати в Excel самостійно в плані використання та обчислень? Тут не все так просто. Як показують відгуки користувачів, котрі свого часу освоювали цей табличний редактор, без сторонньої допомоги зробити це буде досить важко. Потрібно почитати бодай довідкову систему самої програми. Найпростішим способом є введення в тій же формулі осередків шляхом їх виділення (зробити це можна і на одному аркуші, і на різних. Знову ж таки, якщо вводити суму кількох полів, можна прописати «=СУМ», а потім просто по черзі при затиснутій клавіші Ctrl виділяти потрібні осередки, але це найпримітивніший приклад.

Додаткові можливості

Зате у програмі можна створювати таблиці з різними типами даних. На їх основі за пару секунд можна будувати різноманітні графіки та діаграми задаючи для автоматичної побудови або виділений діапазон осередків, або вказувати його в ручному режимі при вході у відповідне меню.

Крім того, у програмі є можливість використання спеціальних надбудов, виконуваних скриптів на основі Visual Basic. Можна вставляти будь-які об'єкти у вигляді графіки, відео, аудіо або ще чогось. Загалом можливостей вистачає. І тут порушена лише мала дещиця всього того, на що здатна ця унікальна програма.

Так що говорити, вона при правильному підході може обчислювати матриці, вирішувати всілякі рівняння будь-якої складності, знаходити створювати бази даних і пов'язувати їх з іншими програмами на кшталт Microsoft Access і багато іншого - просто не перелічиш.

Підсумок

Тепер, напевно, вже зрозуміло, що питання про те, як навчитися працювати в Excel самостійно, не таке й просте для розгляду. Звичайно, якщо освоїти базові принципи роботи в редакторі, ставити найпростіші операції не складе. Відгуки користувачів свідчу, що навчитися цьому можна максимум за тиждень. Але якщо буде потрібне використання більш складних обчислень, а тим більше, робота з прив'язкою до баз даних, як би хто цього не хотів, без спеціальної літератури чи курсів тут просто не обійтися. Більше того, цілком імовірно, доведеться підтягнути навіть свої знання з алгебри та геометрії зі шкільного курсу. Без цього про повноцінне використання табличного редактора можна навіть не мріяти.

Сьогодні жоден комп'ютер та ноутбук, що працює на основі операційної системи Windows, не обходиться без табличного редактора. Саме тому багатьом користувачам необхідно дізнатися якнайбільше про те, як працювати в Excel. Ми вирішили допомогти всім новачкам і зробити все, щоб знайомство з програмою надихнуло на роботу з різноманітними формулами, числами та функціональними таблицями.

Отже, перше, про що варто сказати, приступаючи до роботи з Екселем, так це про те, що деякі типи інформації краще сприймаються тільки тоді, коли вони систематизовані та представлені у вигляді таблиці. Якщо ви хочете навчитися самостійно перетворювати дані, що отримуються з зовнішнього середовища, радимо вам почати використання Excel з найпростішого - створення таблиці.

Щоб створити нову таблицю, вам необхідно відкрити редактор і за допомогою курсора виділити на робочому аркуші необхідний діапазон осередків. Вибрана вами зона спалахне світло-сірим кольором, а її межі позначаться чорною жирною лінією. Саме з цією зоною ми і працюватимемо надалі, щоб перетворювати її на таблицю.

Після того як ви задасте таблиці необхідний розмір, перейдіть у вкладку «Головна» і знайдіть у листі категорію «Форматування таблиць». Перед вами має відкритися вікно з переліком стилів, якими ви можете оформити таблицю. Вкажіть усі необхідні параметри, пропишіть заголовки та підтвердіть свої дії клацанням на кнопку «ОК». Якщо ви все зробили правильно, то вибрані вами на першому етапі осередки будуть перетворені на певний стиль.

Хотілося б звернути увагу, що в заголовках створеної вами таблиці знаходяться стрілочні кнопки. Вони потрібні для комфортного фільтрування даних, які будуть вноситись у сітку редактора. Для зручності радимо вам відразу позначити найменування значень, прописавши їх у заголовках стовпців.

Чи можна змінити таблицю?

Початковий вигляд створеної вами таблиці можна змінити будь-якої миті. У процесі роботи з матрицею даних у вас є можливість змінити її оформлення, збільшити рахунок додавання нових рядків і стовпців або, навпаки, зменшити рахунок видалення останніх. Крім того, в Екселі ви можете будувати графіки та робити складні розрахунки та дії з даними, внесеними до таблиці. Щоб ви могли користуватися всіма можливостями програми, пропонуємо вам навчитися додавати до вже існуючої та функціонуючої таблиці додаткові стовпці та рядки.

Отже, якщо в процесі роботи з сіткою даних ви ловите себе на думці, що вам не вистачає місця для внесення всіх необхідних інформаційних значень, то вам необхідно змінити розмір цієї сітки. Зробити це можна двома способами:

1. Перший передбачає додавання даних відразу в комірку, що знаходиться поза зоною сітки. Тобто залежно від того, якого елемента в таблиці вам бракує - стовпця або рядка, дані додадуться або праворуч, або знизу, автоматично розширивши робочу область сітки;
2. Другий спосіб додавання стовпців і рядків реалізується простим перетягуванням рамки таблиці на необхідну відстань.

Експериментуємо зі стилем

Важливо також навчитися змінювати вибраний стиль таблиці. Для цього вам потрібно виділити будь-яку комірку в робочій області сітки та перейти у вкладку «Конструктор». У функціональному аркуші, що з'явилося, знайдіть категорію «Експрес-стилі» і виберіть той, що вам більше сподобається і задовольнить вимоги, що висуваються до оформлення вашої сітки.

Зміна параметрів

Якщо навчитися користуватися вкладкою «Конструктор», ви зможете за лічені секунди не тільки змінювати зовнішній вигляд матриці з даними, але й додавати і видаляти всілякі опції. Наприклад, ви в будь-який момент зможете забезпечити свою сітку опцією «Заголовка» або «рядка, що чергується». Можливо, ви знайдете корисними такі опції, як "Перший стовпець" або "Підсумок". У будь-якому випадку, щоб змінити параметри, вам необхідно виділити необхідну вам зону осередків і перейти у вкладку «Конструктор». Там за допомогою встановлення та зняття прапорців на відповідних «Параметрах стилів» ви зможете проводити необхідні зміни.

Як видаляти таблиці?

Ну і останнє, чого вам необхідно навчитися на першому етапі знайомства з Excel, це процес видалення створених таблиць. Випадки, коли необхідність розмежування даних зникає, а самих значеннях залишається, трапляються часто-густо. Саме тому так важливо зберегти інформацію в цілості та безпеці, щоб з нею можна було продовжити працювати надалі. Для видалення сітки вам необхідно перейти в "Конструктор" і вибрати групу "Сервіс", що містить команду "Перетворити діапазон". Клікнувши на останньому та підтвердивши свою дію, ви повернете таблиці вигляд звичайного діапазону.

Викладена у цій статті інформація – це лише мала частина того, що ви можете зробити в Excel. Тому тепер, коли у вас є базові уявлення про редактора та роботу в ньому, процес навчання всім премудростям перетворення інформації буде більш продуктивним та плідним.

Як працювати у програмі Microsoft Excel дивіться у відеокурсі Андрія Сухова.

Цей відеокурс присвячений основам роботи у програмі Microsoft Excel. За допомогою Ексель Ви можете створити різні каталоги та картотеки, проводити розрахунки практично будь-якої складності, аналізувати дані, будувати графіки та діаграми. Можливості Excel практично безмежні і програму можна пристосувати під вирішення безлічі різноманітних завдань. © Андрій Сухов.

Зміст відеокурсу «Excel для початківців»

• Урок 1. Інтерфейс програми- Огляд програми.
• Урок #2. Вводимо дані— У другому відеоуроці ви навчитеся вводити дані в електронну таблицю, а також ознайомитися з операцією автозаповнення.
• Урок #3. Працюємо з осередками— У третьому відеоуроці ви навчитеся проводити вирівнювання вмісту осередків вашої електронної таблиці, а також змінювати ширину стовпців та висоту рядків таблиці.
• Урок #4. Форматуємо текст— У четвертому відеоуроці ви ознайомитеся з операціями форматування тексту.
• Урок #5. Межі осередків таблиці— У п'ятому відеоуроці ми остаточно відформатуємо бланк сімейного бюджету, над яким почали працювати на попередніх уроках.
• Урок #6. Заповнюємо таблицю— У шостому відеоуроці ми заповнимо наш бланк сімейного бюджету даними.
• Урок #7. Розрахунки в Excel— У сьомому відеоуроці йтиметься про найцікавіше - про формули та розрахунки.
• Урок #8. Закінчуємо роботу— У восьмому відеоуроці ми закінчимо роботу над бланком сімейного бюджету. Ми складемо всі необхідні формули та проведемо остаточне форматування рядків та стовпців.
• Урок #9. Діаграми та графіки— У заключному дев'ятому уроці ми навчимося створювати діаграми та графіки.

Завантажте самовчитель з роботи в Excel та вивчайте програму на практичних прикладах!

Інформація про відео