Останнім часом політика, про яку багато хто навіть не думає і думати не хоче, так чи інакше приносить у нашому житті різні зміни і часом дуже дивні.
Ти все життя маєш електронну адресу на популярному сервісі mail.ru і раптом обставини складаються таким чином, що тобі більше не дають використовувати цей сервіс.
Таке трапляється з громадянами різних країн, хтось не може використовувати свою поштову скриньку на mail.ru, хтось не може відвідувати свою улюблену соцмережу, хтось не може зайти на улюблений сайт з роздачі торентів, а хтось втратив усіх своїх. контактів у діловій соціальній мережі.
У всіх різні обставини та історії, але сьогодні ми спробуємо допомогти тим, хто втратив або ось ось втратить доступ до своєї поштової скриньки на mail.ru та yandex.ru та до всього їхнього вмісту.
Отже, почнемо кроками.
Крок 1. Створюємо нову Email адресу на Google
Чому саме на Google? Тому що це міжнародна велика та серйозна компанія, яка працює у всьому світі, надійна і ні ким не блокується. А також вона надає величезний обсяг пам'яті для вашої поштової скриньки.
FinExecutive Russia сайт 2019-03-17
8 лайфхаків: як ефективно працювати з електронною поштою
За допомогою електронної пошти ми щодня вирішуємо багато робочих питань. Але разом з цим багато людей, у прямому розумінні слова, потрапляють у залежність від своєї поштової скриньки. Якщо ви вважаєте, що він забирає у вас занадто багато часу і від цього навіть страждає на продуктивність роботи, прислухайтеся до наших порад.
Здавалося б, правила роботи з електронною поштою відомі всім. Але це не завжди допомагає використовувати свій час раціонально. Потік вхідних повідомлень, надлишок неперевіреної пошти, нестача часу, щоб якісно обробити електронну кореспонденцію та бажання завжди залишатися в очах своїх ділових партнерів, обов'язковим і надійним нерідко викликає стрес.
Знайома ситуація? У такому випадку, наші лайфхаки допоможуть вам знайти вихід із складної ситуації та тим самим підвищити продуктивність роботи.
- Перевірте поштову скриньку частиною свого робочого розкладу.Візьміть за правило не моніторити вхідні повідомлення, а обробляти їх двічі на день. Адже обробка пошти це така сама робота, як і будь-яка інша, внесена до вашого робочого графіка. Перш ніж скористатися цим лайфхаком, проаналізуйте потік вхідних повідомлень, щоб зрозуміти, які 2 години ви отримуєте найбільшу кількість листів. Запишіть ці два проміжки часу у свій щоденник і використовуйте їх для того, щоб читати кореспонденцію та відповідати на отримані листи.
- Зведіть до мінімуму все, що нагадує про існування електронної пошти.Якщо специфіка вашої роботи дозволяє це зробити, закрийте (а не просто згорніть) програму, відключіть функцію спливаючих повідомлень про отримання нового листа та приберіть іконку з робочого столу. Зробіть все, щоб захистити себе від будь-яких додаткових нагадувань про вашу поштову скриньку.
- Очистіть папку «Вхідні».Як тільки ви зведете до мінімуму кількість непрочитаних повідомлень, ви зрозумієте, наскільки легше обробляти нові листи, коли вам не треба шукати їх у потоці різношерстої інформації. Ви зможете швидше обробляти вхідну кореспонденцію, якщо:
- В папці «Вхідні» залишатимете лише непрочитані повідомлення;
- Для кожного проекту або категорії листів створіть окремі папки. Ця методика допоможе вам швидко знаходити потрібну інформацію;
- Почніть застосовувати ярлики та маркування вхідних повідомлень кольором. Так для візуального сприйняття сортування листів стане помітнішим;
- Детально вивчіть функціонал поштового облікового запису, щоб ефективніше керувати його роботою;
- Заблокуєте доставку листів від небажаних користувачів;
- Раз і назавжди відпишетесь від непотрібних email-розсилок. На перший погляд це здається клопітким заняттям, але якщо ви не хочете й надалі отримувати стоси марної інформації, вам доведеться переглянути всі свої підписки;
- Ви будете використовувати фільтри, щоб сортувати листи, отримані з розсилок, що залишилися;
- Позначте зірочкою ті повідомлення, які дуже важливі або потребують підготовки розгорнутої відповіді.
У корпоративній пошті встановлено ліміти розміру поштової скриньки співробітника. При досягненні певних лімітів функціонал Вашої скриньки змінюватиметься. Є такі ліміти:
- Після досягнення обсягу 5.8 ГБ – попередження про швидке заповнення особистої поштової скриньки.
- Після досягнення обсягу 5.9 ГБ – заборона надсилання листів. Вхідні листи продовжать надходити.
- Після досягнення 6 ГБ – заборона надсилання та отримання листів. Листи, надіслані Вам, будуть втрачені.
Щоб дізнатися поточний розмір вашої поштової скриньки, Ви можете скористатись Інструкцією або Інструкцією, що знаходиться нижче.
Кожна корпоративна поштова скринька має пов'язаний тільки з ним мережевий архів. Якщо Ви використовуєте для підключення до поштового сервера протокол Exchange (MAPI) або веб-доступ, то цей архів відображатиметься в інтерфейсі поштового клієнта як окрема поштова скринька. Так само, як і в основному поштовій скриньці в архіві, можна створити будь-яку структуру папок для зберігання листів.
Абсолютно всі листи старше 2-х років автоматично переміщатимуться з основної поштової скриньки до мережевого архіву. Це справедливо для всіх папок поштової скриньки, таких як вхідні, надіслані, віддалені тощо. При автоматичному переміщенні до мережного архіву структура папок, створених вручну, зберігатиметься.
Якщо Ви бажаєте зменшити поточний розмір особистої поштової скриньки, Ви можете самостійно перемістити будь-які листи в мережевий архів. Якщо ви використовуєте Outlook, то використовуйте « Інструкцію з переміщення листів до мережного архіву через MS Outlook». Якщо Ви використовуєте веб-доступ, використовуйте « Інструкцію з переміщення листів до мережного архіву через веб-доступ» .
Всі листи старше 5 років будуть видалятися з мережевого архіву. Ці листи не можна буде відновити. Якщо Вам необхідно, щоб група листів залишилася навіть після досягнення віку в 5 років, Вам потрібно зберегти їх заздалегідь, до досягнення 5-річного віку, з використанням архівного файлу.
Будь-які поштові повідомлення можна вивантажити до окремого архівного файлу, розміщеного на комп'ютері користувача. Інструкцію див. нижче. Після цього ці поштові повідомлення перестануть зберігатися у поштовій скриньці (або мережному архіві), тому розмір поштової скриньки зменшиться. За цілісність та збереження цього файлу користувач відповідає сам, тому ми Вам радимо іноді робити копію архівного файлу та зберігати цю копію на іншому носії: флешці, іншому жорсткому диску, мережному розташуванні тощо. Архівний файл, як і будь-який файл, можна перенести на інший комп'ютер і підключити його в Outlook для використання на іншому комп'ютері. Для виконання цієї дії див.
Що таке електронна пошта? У сучасному діловому світі це:
- Ваше обличчя. Саме за допомогою email можна створити позитивний образ в очах контрагента чи зіпсувати перше враження.
- Ваш робочий інструмент. Дуже багато спілкування із зовнішнім світом відбувається по email. Тому, добре володіючи цим інструментом, можна полегшити собі життя.
- Потужний фактор, що відволікає. Зовнішній світ намагається дістати вас, відволікти та збити з правильного шляху через email.
З цих позицій подивимося на роботу з електронною поштою. Почнемо із простого.
Оформлення листа
Я користуюся поштовим клієнтом Mozilla Thunderbird, тому розповідатиму на його прикладі. Створимо новий лист і підемо зверху вниз за списком полів.
Кому. Копія. Прихована копія
Можливо, хтось не знає, але "Кому" у Mozilla можна змінити на "Копія" або "Прихована копія".
- Кому: пишемо основного адресата або кілька адресатів через крапку з комою
- Копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але від кого ми не чекаємо на реакцію.
- Прихована копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але повинен залишитися невідомим для решти отримувачів листа Особливо доречно використовувати для масових розсилок ділових листів, наприклад повідомлень.
Неправильно у масовій розсилці вказувати одержувачів через поля "Копія" або "Кому". Кілька разів на рік отримую листи, у яких перераховано 50–90 адресатів у полі «Копія». Наявне порушення privacy. Не всім із твоїх адресатів потрібно знати, з ким ще ви працюєте на аналогічну тему. Добре, якщо це знайомі між собою люди. А якщо у списку конкуруючі компанії, яким невідомо одне про одного? Як мінімум, потрібно бути готовим до зайвих пояснень, як максимум - до припинення співпраці з одним з них. Не треба так.
Тема листа
Про важливість теми листа часто пишуть (іноді розумно) у своїх корпоративних блогах професійні сервіси розсилок. Але там найчастіше йдеться про листи, що продають, де тема листа вирішує завдання «email повинні відкрити».
Ми ж обговорюємо щоденне ділове листування. Тут тема вирішує завдання «лист та його автора мають легко ідентифікувати і потім знайти». Причому ваша старанність повернеться до вас у вигляді карми численних листів у відповідь, тільки з приставками Re:або Fwd, Серед яких доведеться шукати потрібний лист на тему.
Двадцять листів – це обсяг одноденного листування менеджера середньої ланки. Про підприємців та власників бізнесу взагалі не кажу, у них кількість листів іноді зашкалює за 200 і більше на день. Тому ще раз: не надсилайте листи з порожньою темою.
Отже, як правильно формулювати тему листа?
Помилка №1 : тільки назва компанії у темі. Наприклад, "Небо" і все. По-перше, напевно, ви не один з вашої компанії спілкуєтеся з цим контрагентом. По-друге, жодного сенсу така тема не приносить, адже назва вашої компанії і так видно з адреси. По-третє, вгадайте, як виглядатиме ваша власна скринька при такому підході до листування? Приблизно так.
Зручно шукати на такі теми?
Помилка №2 : заголовок, що кричає, що продає. Здорово, якщо ви можете писати такі заголовки. Ось тільки чи доречне застосування цих навичок у діловому листуванні? Згадайте мету теми ділового листа: не продати, а забезпечити ідентифікацію та пошук.
Текст листа
Є безліч посібників з написання текстів для різних випадків життя. Наприклад, багато корисного у Максима Ілляхова, Олександра Амзіна та інших майстрів слова. Раджу почитати їхні статті хоча б для підвищення загальної грамотності та покращення загальної стилістики писемного мовлення.
У процесі написання листа ми маємо послідовно ухвалити кілька рішень.
Питання ввічливості . На початку листа можна розпливтися в люб'язностях або навіть ніжності в дусі «Милий мій Родя, ось уже два місяці з лишком, як я не розмовляла з тобою письмово, від чого сама страждала і навіть іншої ночі не спала, думаючи». Дуже ввічливо і дуже затратно, як у часі на твір такого вступу, і у часі співрозмовника з його прочитання. Листування ж ділова, пам'ятаєте? Чи не твір епістолярного жанру на конкурс і не лист матері Раскольникову, а ділове листування.
Поважаємо свій час і одержувача!
Представлятися і нагадувати обставини знайомства має сенс лише у першому листі, який відправляється після скороминущої зустрічі на виставці. Якщо ж це продовження співпраці або поточне листування, у першому листі на день пишемо: «Здрастуйте, Іване», у другому та наступних: «Іване, …».
Звернення . Мене завжди хвилювало питання, до кого звернутись у листі, якщо одержувачів кілька. Нещодавно я писав листа, зверненого до трьох дівчат на ім'я Ганна. Нітрохи не сумніваючись, я написав «Здрастуйте, Ганно» і не парився. Але так щастить далеко не завжди.
Що робити, якщо одержувачів три чи навіть сім, і вони не носять одне ім'я? Можна перерахувати за іменами: «Доброго дня, Родіон, Пульхерія, Авдотья та Петро Петрович». Але це довго і займає час. Можна написати: «Здрастуйте, колеги!».
Я для себе використовую правило звертатися на ім'я до того, хто стоїть у полі «Кому». А до тих, хто у копії, не звертатися взагалі. Це заодно дозволяє точніше визначити (одного!) адресата листи і ціль цього листа.
Цитування . Часто листування є ланцюжок листів із запитаннями та відповідями - словом, діалог. Хорошим тоном вважається не видаляти історію листування і писати свою відповідь зверху цитованого тексту, щоб, повернувшись до цієї листування через тиждень, можна було легко прочитати діалог зверху вниз по спадних дат.
Чомусь за умовчанням у Mozilla стоїть налаштування «Встановити курсор після тексту». Рекомендую її змінити в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису" → "Складання та адресація". Повинно бути так.
Мета листа . Ділові листи бувають двох видів:
- коли ми просто інформуємо співрозмовника (наприклад, звіт про виконану роботу протягом місяця);
- і коли ми чогось хочемо від співрозмовника. Наприклад, щоб він погодив прикладений рахунок на оплату.
Як правило, листів, що спонукають, у рази більше, ніж звітних. Якщо ми хочемо чогось досягти від співрозмовника, дуже важливо сказати про це у листі прямим текстом. Заклик до дії повинен супроводжуватися зверненням по імені та йти останньою пропозицією у листі.
Неправильно : «Порфірію Петровичу, я знаю, хто зарубав бабусю»
Правильно : «Порфиріє Петровичу, це я зарубав бабусю, будь ласка, вживіть заходів щодо мого арешту, втомився мучитися!».
Чому кореспондент має за вас думати, що йому робити із цим листом? Адже він може ухвалити і неправильне рішення.
Підпис у тексті . Вона повинна бути. Тим більше, всі поштові клієнти дозволяють налаштувати автопідстановку підпису, наприклад класичне «З повагою, …». У Mozilla це робиться в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису".
Писати чи не писати контакти у підписі – особиста справа кожного. Але якщо ви хоч якось пов'язані з продажем – обов'язково пишіть. Навіть якщо угода не відбудеться за підсумками комунікації, у майбутньому вас легко знайдуть контакти з підпису.
Насамкінець ще одна фішка тіла листа для тих співрозмовників, хто не любить (не може, не хоче, не має часу) відповідати на ваші листи. Вкажіть у тексті листа промовчання. Наприклад, «Порфирію Петровичу, якщо не прийдете мене заарештовувати до 12:00 п'ятниці, то я вважаю себе амністованим». Зрозуміло, термін має бути реальним (не варто текст із прикладу відправляти у п'ятницю об 11:50). Одержувач повинен фізично мати змогу прочитати та прийняти рішення за вашим листом. Таке "замовчання" знімає з вас відповідальність за невідповідь співрозмовника. Як і завжди, до застосування цієї фішки потрібно підходити розумно. Якщо людина вчасно та регулярно відповідає на ваші листи, такий ультиматум може її якщо не образити, то трохи напружити чи привести до рішення не відповідати на лист прямо зараз, а змусити вас чекати на п'ятницю.
Вкладення
Листи часто бувають із вкладеннями: резюме, комерційні пропозиції, кошториси, графіки, скани документів – дуже зручний інструмент і водночас джерело популярних помилок.
Помилка : Великий розмір вкладення Часто надходять листи з розміром вкладень до 20 МБ. Як правило, це скани будь-яких документів у форматі TIFF, з роздільною здатністю 600dpi. Поштова програма кореспондента майже напевно зависне на кілька хвилин у марних спробах завантажити попередній перегляд цього вкладення. І не дай боже одержувачу спробувати прочитати цей лист на смартфоні…
Особисто я такі листи одразу видаляю. Чи не хочете, щоб ваш лист опинився в кошику до прочитання? Проконтролюйте розмір вкладення. Рекомендується, щоб воно було не більше ніж 3 МБ.
Що робити, якщо вона перевищує?
- Спробуйте переналаштувати ваш сканер на інший формат та роздільну здатність. Наприклад, PDF і 300dpi виходять цілком читабельні скани.
- Згадайте такі програми, як архіватор WinRar або 7zip. Деякі файли добре стискаються.
- Що робити, якщо вкладення величезне і стиснути його не виходить? Наприклад, майже пуста база бухгалтерії важить 900 МБ. На допомогу прийдуть хмарні сховища інформації: Dropbox, Google Drive тощо. Деякі сервіси, наприклад Mail.ru, автоматично перетворюють величезні вкладення посилання на хмарне сховище. Але я волію сам керувати своєю інформацією, що зберігається у хмарі, тому автоматизацію від Mail.ru не вітаю.
І ще одна не зовсім очевидна рекомендація про вкладення – їх ім'я . Воно має бути зрозумілим та прийнятним для одержувача. Якось ми в компанії готували комерційну пропозицію на ім'я… нехай буде Федора Михайловича Достоєвського. Я отримав від менеджера лист із проектом КП на узгодження, і у вкладенні був файл із ім'ям «ДляФеді.docx». З менеджером, який відправив мені це, відбувся діалог приблизно такого змісту:
Дорогий менеджере, ти особисто готовий підійти до цієї поважної людини і назвати її в обличчя Федю?
Якось ні, шановна ж людина, її всі на ім'я по батькові називають.
Чому ж ти вкладення назвав "ДляФеді"? Якщо я просто зараз перешлю йому, як думаєш, він купить у нас сокири з цього КП?
Я збирався потім перейменувати.
Навіщо готувати міну уповільненої дії – відмова потенційного клієнта – чи створювати собі зайву роботу з перейменування файлу? Чому б відразу не назвати вкладення правильно: «ДляФедораМихайловича.docx» чи ще краще - «КП_Небо_Топоры.docx».
Отже, з email як «обличчям» більш-менш розібралися. Давайте перейдемо до розгляду електронної пошти як інструменту ефективної роботи і поговоримо про її складову, що відволікає.
Робота з листами
Електронна пошта - це потужний фактор, що відволікає. Як і з будь-яким фактором, що відволікає, з поштою потрібно боротися шляхом посилення правил і впровадження розкладу роботи.
Як мінімум потрібно вимкнути ВСІ повідомлення про надходження пошти. Якщо поштовий клієнт налаштований за замовчуванням, вас сповістять і звуковим сигналом, і поблимають іконкою поряд із годинником, і покажуть прев'ю листа. Словом, зроблять все, щоб спочатку відірвати вас від копіткої роботи, а потім занурити в вир непрочитаних листів і непроглянутих розсилок - мінус годину-другу з життя.
У когось могутня сила волі дозволяє не відволікатися на повідомлення, а звичайним людям краще не спокушати долю та відключити їх. У Mozillla Thunderbird це робиться за допомогою меню «Інструменти» → «Установки» → «Основні» → «Якщо нові повідомлення надаються».
Якщо немає повідомлень, як зрозуміти, що надійшов лист?
Дуже просто. Ви самі, усвідомлено, виділяєте час на розбір пошти, відкриєте поштовий клієнт та побачите всі непрочитані повідомлення. Це можна робити двічі на день, наприклад в обід і ввечері або під час вимушених простоїв, припустимо, у пробках.
Часто запитують, як же час реакції та термінові листи? Відповідаю: у вас немає термінових листів у пошті. Якщо ви не працюєте у відділі клієнтської підтримки (у такому відділі свій регламент роботи з поштою).
Якщо і будуть термінові листи, то відправник повідомить вас про це іншими каналами - телефон, SMS, Skype. Тоді ви усвідомлено зайдете у поштовий клієнт та опрацюєте термінову пошту. Усі гуру тайм-менеджменту (наприклад, Гліб Архангельський із його «Тайм-драйвом») декларують стандарт відповіді на email до 24 годин. Це нормальне правило гарного тону – не чекати від співрозмовника миттєвих відповідей по email. Якщо ж є терміновий лист, повідомити про це швидшими каналами зв'язку.
Отже, повідомлення ми відключили і тепер включаємо поштового клієнта за своїм розкладом.
Що ж робити, коли ми зайшли до пошти і зайнялися діяльністю під назвою «розбираю електронну пошту»? Де початок та кінець цієї роботи?
Я багато чув про систему zero inbox, але, на жаль, не зустрічав жодної людини, яка її застосовує. Довелося винаходити свій велосипед. Статті з цієї теми є на Лайфхакері. Наприклад, «». Нижче я розповім про систему zero inbox у моїй інтерпретації. Буду вдячний, якщо гуру GTD відзначаться у коментарях, доповнять або покращать описану систему.
Важливо зрозуміти та прийняти, що електронна пошта – це не планувальник завдань та не архів для вашої діяльності. Тому папка "Вхідні" повинна бути завжди порожньою. Якщо ви взялися за розбір вхідних, не зупиняйтесь і не відволікайтеся ні на що, поки не спустошіть цю папку.
Що робити з листами до вхідних? Потрібно пройтися послідовно по кожному листі та видалити його. Так, просто виділити та натиснути на клавіатурі Delete. Якщо не вдається змусити себе видалити листа, доведеться приймати рішення, що з ним робити.
- Можете відповісти на нього за три хвилини? Чи потрібно на нього відповідати? Так, потрібно, і відповідь займе не більше трьох хвилин, тоді відповідайте одразу.
- Відповідати потрібно, але підготовка відповіді триватиме понад три хвилини. Якщо користуєтеся планувальником завдань, що дозволяє перетворити лист на завдання, перетворите email на таск і на якийсь час забудьте про нього. Я, наприклад, використовую чудовий сервіс Doit.im. Він дозволяє згенерувати персональну email-адресу: пересилаєш на неї листа, і він перетворюється на завдання. Але якщо у вас немає планувальника завдань, перенесіть листа в підпапку «0_Виконати».
- Після швидкої відповіді на лист, перетворення його на завдання або простого ознайомлення необхідно вирішити, що робити з цим повідомленням далі: видалити або відправити в одну з папок на тривале зберігання.
Ось які папки для тривалого зберігання маю.
- 0_Виконати.У мене такої папки немає, але якщо у вас немає планувальника, повторюся, сюди можна складати листи, які потребують детального опрацювання. Цю папку теж потрібно регулярно очищати, але вже з вдумливим підходом до спеціально виділеного на цей час.
- 1_справ.Сюди я складаю листи з довідковою інформацією: вітальні листи з логінами від різних веб-сервісів, квитки на майбутні рейси тощо.
- 2_Проекти.Тут зберігається архів листування за партнерами та проектами, з якими є поточні взаємини. Звичайно, для кожного проекту чи партнера заведено окрему папку. У папку партнера я складаю листи не лише від його співробітників, а й листи від співробітників «Неба», пов'язаних із цим партнером. Дуже зручно: при необхідності все листування за проектом під рукою за пару кліків.
- 3_Музей.Сюди я закидаю ті листи, які видалити шкода, і користь від них неочевидна. Також сюди перекочовують папки із закритими проектами із «2_Проекти». Словом, у «Музеї» зберігаються перші кандидати на вилучення.
- 4_Документи.Тут лежать листи з електронними зразками документів, які можуть стати в нагоді в майбутньому для бухгалтерії, наприклад акти звірок від клієнтів, квитки за поїздками, що відбулися. Папка багато в чому перегукується з папками «2_Проекти» та «1_Справ», лише у ній зберігається бухгалтерська інформація, а папці «2_Проекты» - управлінська. У «4_Документи» – мертва інформація, а у «2_Проекти» – жива.
- 5_Знання.Сюди я складаю лише справді корисні розсилки, до яких хочу повернутися через час для натхнення чи пошуку рішень.
Є й інші налаштування поштового клієнта, які є важливими для роботи цієї системи. По-перше, за замовчуванням Thunderbird стоїть прапорець «Помічати повідомлення як прочитані». Я волію робити це усвідомлено, тому прапорець геть! Для цього заходимо в меню "Інструменти" → "Установки" → "Додатково" → "Читання та відображення".
По-друге, використовуємо фільтри . Раніше я активно застосовував фільтри, які на адресу відправника автоматично переправляли листи до відповідних папок. Наприклад, листи від юриста переміщувалися до папки «Юрист». Відмовився від такого підходу з кількох причин. Перша: листи від юриста у 99% випадків відносяться до якогось проекту чи партнера, а отже, підлягають переміщенню до папки цього партнера чи проекту. Друга: вирішив додати свідомості. Ви самі повинні вирішити, де має зберігатись конкретний лист, а шукати необроблені повідомлення зручніше лише в одному місці – у вхідних. Зараз фільтри використовую тільки для рознесення папок автоматичних регулярних листів з різних систем, тобто листів, які не вимагають від мене прийняття рішень. Фільтри Mozilla Thunderbird налаштовуються в меню «Інструменти» → «Фільтри повідомлень».
Отже, при правильному підході на електронну пошту має йти від 10 до 60 хвилин на день залежно від обсягу листування.
Так, і ще одне. Адже ви вже відключили повідомлення про надходження нових листів? ;)
Листи-прохання – це невід'ємна, важлива та необхідна частина ділового листування. З одного боку, це тактовні та дипломатичні запити щодо поточних питань, з іншого – інструмент для досягнення певних цілей адресата. Мета будь-якого листа-прохання – спонукати адресата до певних дій, необхідних автору листа. Як скласти лист-прохання, щоб максимально наблизитися до позитивної відповіді?
Будь-який лист із проханням має складатися з добре продуманого обґрунтування та чіткого викладу прохання. Крім цього, можна використовувати прийоми, що підвищують ефективність листа.
Крок 1. До кого Ви звертаєтесь із проханням?
Звертайтеся до адресата персонально, краще – по імені по батькові:
«Шановний Іване Івановичу!», «Шановний пане Іванов!»
По-перше, Ви висловите свою повагу адресату, по-друге, прохання, звернене до конкретної людини, накладає на неї відповідальність за її виконання. Бувають ситуації, коли прохання адресується колективу чи групі осіб. У такому разі також бажано максимально персоналізувати звернення:
«Шановні колеги!», «Шановні менеджери!», «Шановні молодші співробітники!», «Шановні працівники кадрової служби!»
Крок 2. Чому Ви звертаєтесь до мене?
Зробіть комплімент адресату. Роблячи комплімент адресату, Ви відповідаєте на запитання: «Чому Ви звертаєтеся з цим питанням до мене?» Позначте його минулі досягнення чи особисті риси.
«Ви готові завжди вислухати та знайти оптимальний шлях вирішення проблеми практично кожного, хто звернувся до Вас. І, треба віддати Вам належне, Ви допомогли багатьом».
«Ви є провідним експертом у галузі…».
«Ви багатьом допомогли вирішити найскладніші питання у сфері…».
Цей прийом дозволить адресату поглянути на прохання уважніше і постаратися знайти можливість задовольнити ть її.
Комплімент доречний, коли йдеться про нестандартні прохання, коли адресата потрібно привернути до себе, коли потрібно звернути увагу на деякі заслуги та якості, які потрібні та важливі для виконання Вашого прохання.
Дуже важливо не переступити межу між компліментом і грубим лестощом. Будьте щирі.
Крок 3. Обґрунтування прохання
Будь-яке прохання потрібно обґрунтувати, чому Ви звертаєтесь саме з цим проханням. Введіть адресата у контекст Вашої проблеми.
На цьому етапі потрібно підібрати три найбільш вагомі для адресата аргументи. Найкраще вибудувати аргументи за схемою: сильний – середній – найсильніший.
Прохання бувають різного рівня складності, тому адресат не завжди зацікавлений у виконанні чиїхось прохань. Його треба переконати, що виконання прохання несе у собі потенційну вигоду:
Зацікавте адресата
Запропонуйте реалізувати привабливу для нього можливість, пов'язану з виконанням Вашого прохання:
«За всіх часів ділові, заповзятливі люди прагнули як досягти матеріального успіху, а й залишити свій слід історії Батьківщини, запам'ятатися добрими справами, завоювати повагу».
« Успішна діяльність будь-якої професійної спільноти – це насамперед розуміння та підтримка з боку дружніх Союзів, участь у спільних заходах та проектах».
« Звичайно ж, Ваша велика мета – це чисте та впорядковане місто для людей».
Або озвучте проблему, яка дуже актуальна саме для Вашого адресата:
«Ви, як мудрий господар міста, напевно стурбовані безладними прогулянками дітей різного віку в непридатних для цього місцях, що призводить до ДТП, що почастішали, і зростання дитячої злочинності».
"У ваш відділ почастішали звернення з непрофільних питань, що забирає масу безцінного робочого часу".
Покажіть, як Ваше прохання допоможе реалізувати можливість:
« А сьогодні, коли наша країна робить ставку на молодь, важко знайти потрібнішу, святішу справу, ніж допомога юнакам та дівчатам з неблагополучних сімей. У нашому місті є ті, хто вже надає таку допомогу – під егідою мерії на пожертвування городян діє наш благодійний центр «Спадщина», який навчає важких підлітків народним ремеслам ».
Або вирішити проблему:
«Обладнання спеціалізованих місць для проведення дітей різного віку допоможе знизити рівень дитячої злочинності та звести до мінімуму ДТП за участю дітей».
Опишіть важливість прохання
Коли нема чого запропонувати адресату або в контексті даного прохання це недоречно, то краще ввести адресата в справи. Тут треба описати ситуацію настільки повно, наскільки це потрібно для розуміння актуальності прохання та важливості її виконання. Значення прохання потрібно описати так, щоб «за душу взяло». Якщо прохання не належить до розряду «душощипательных», потрібно показати адресату причинно-наслідкові зв'язку, що дасть виконання адресатом прохання.
«З (дата), згідно з договором про оренду № Х, орендна плата за 1 м 2 складає 20 у.о. в день. Протягом останніх трьох місяців спостерігається спад торгової активності у зв'язку з економічною нестабільністю та соціальними заворушеннями. Середній прибуток від торгівлі становить 10 у. на день, чого не вистачає навіть на оплату оренди. Якщо не вжити заходів, то приватні підприємці будуть змушені закрити свої торгові точки, що може негативно вплинути на Ваші доходи».
Таким чином, Ви повинні дати зрозуміти адресату, що виконання прохання несе у собі перспективу отримання матеріальних чи нематеріальних благ.
Крок 4. Виклад прохання
Коли адресат підготовлений, можна висловлювати прохання. Текст прохання має бути досить лаконічним та гранично ясним. У жодному разі в ньому не повинно бути двозначності чи недомовленості. Наприклад, якщо йдеться про зниження орендної плати, то важливо вказати до якого рівня:
«Просимо Вас зменшити рівень орендної плати до стабілізації положення до 5 у.о. за м 2 на день».
Якщо йдеться про надання послуг, то максимально конкретизуйте прохання, вказуючи бажані дати, цінове питання тощо:
« Для обладнання гончарної майстерні потрібна піч для випалу кераміки – ми просимо Вас допомогти нам у її придбанні. Вартість печі із встановленням складає 998 тис. рублів».
У цьому прикладі не зовсім зрозуміло, яка допомога потрібна від адресата. Краще прохання сформулювати конкретніше: «Просимо Вас допомогти у придбанні печі для випалу кераміки, перерахувавши на розрахунковий рахунок компанії з виробництва та встановлення печей 333 тис. у.о.».
Про що б Ви не просили, адресат повинен точно знати коли, чого, скільки і за якою ціною Ви хочете отримати. Узагальнена прохання найбільш схильна до ризику відмови, т.к. адресат не завжди має час і бажання розбиратися з подробицями. Крім того, Ви ризикуєте отримати не те, чого бажаєте, передаючи ініціативу адресату.
Наприклад, приватні підприємці написали листа з проханням про зниження орендної плати, але не вказали, до якого рівня вони хочуть знизити плату:
"Просимо Вас знизити рівень орендної плати до стабілізації положення".
В результаті вони отримали зниження орендної плати, але незначне (на 1% наявної). Таким чином, їхнє прохання було задоволене, але мало що змінило в положенні ініціаторів листа.
У деяких випадках текст прохання можна виділити жирним шрифтом, щоб він виділявся в тексті, але не зловживайте цим прийомом.
Крок 5. Резюмуйте своє прохання.
Повторіть своє прохання та наголосіть, яку вигоду отримає адресат у разі виконання прохання. Прохання слід дещо змінити. Найкраще підходить побудова пропозиції за схемою: «Якщо Ви виконаєте прохання, то Вам буде щастя».
«Якщо Ви підете нам назустріч і знизите орендну плату на час, доки стабілізується становище в регіоні, то зможете не тільки зберегти понад 150 робочих місць, але й не зазнаєте глобальних збитків через повну відсутність орендної плати».
Але можуть бути й інші варіанти:
«Ви можете бути впевнені, що кожен рубль Ваших благодійних пожертв піде на добру справу і допоможе дітям, які потрапили в складну ситуацію, вирости гідними громадянами».
«Ви можете бути впевнені, що кожна дитяча посмішка подарує Вам моральне задоволення від Вашої непростої роботи, а Ваші старання та зусилля – це інвестиція у гідних та щасливих громадян найближчого майбутнього».
Головне, повторити зміст прохання та вигоду від її виконання. Вигода не обов'язково має бути матеріальною. Пам'ятайте, що адресат - людина, і їй не чужі почуття.
ПРИКЛАД:
|
Було |
Стало |
|
|
«Безмежно просимо Вас, І.І. Іванов, організувати зустріч абітурієнтів із головним менеджером Вашої компанії. Будемо вдячні за сприяння. З повагою та вдячністю, Директор центру зайнятості П.П. Петров» |
- |
«Шановний Іване Івановичу! Ваша компанія вже не перший рік бере участь у Програмі профорієнтації абітурієнтів, допомагаючи їм визначитися з вибором професії. Ви як менеджер з кадрів зацікавлені у підготовці професіоналів, а ми готові допомогти зі школярів почати готувати майстрів своєї справи. На сьогоднішній день професія менеджера одна з найпоширеніших, але багато абітурієнтів не мають чіткого уявлення про її зміст. У зв’язку з цим просимо Вас організувати зустріч головного менеджера з абітурієнтами 23 березня о 15.00 на базі Вашої компанії. Розповівши дітям про секрети професії сьогодні, Ви закладаєте фундамент для підготовки справжніх професіоналів завтра. Можливо, за кілька років саме хтось із них виведе Вашу компанію на новий рівень розвитку. З повагою та вдячністю, Директор центру зайнятості П.П. Петров» |
І не забувайте про оформлення листа – це «обличчя» організації. Якщо ініціатором листа-прохання є організація, такий лист оформляють на фірмовому бланку з підписом керівника чи уповноваженої особи. Якщо приватна особа – то достатньо дотримання основних норм розташування елементів листа. Ці деталі юридично та психологічно дуже важливі для адресата та формування правильного іміджу відправника.
| - | ||||
 |
- | Надсилаєте сотні комерційних пропозицій, прохань та інших ділових листів щодня, але не домагаєтеся своїм посланням потрібного результату? Не знаєте як ненав'язливо та чемно нагадати адресату про його зобов'язання? Тоді Вам неодмінно допоможе онлайн-тренінг «Навички ділового листа»! Ви можете пройти його в будь-який зручний час. | - | - |
| - |
