Дата заборони редагування даних – функціонал програми 1С 8.3 БП, що дозволяє обмежити введення та зміну документів на певний період часу. Говорячи мовою бухгалтерів, необхідно «закрити період 1С». Заборону можна встановлювати навіть для конкретних користувачів та організацій у базі даних, щоб ніхто не міг змінити.
Інструкція є актуальною як для 1С Бухгалтерії, так і для інших програм, створених на базі Бібліотеки стандартних підсистем (Управління торгівлею 11, ERP 2.0, 1С ЗУП 3.0, 1С УНФ тощо).
Де знайти дату заборони редагування у 1С 8.3? Ця функція розташована на вкладці «Адміністрування», у розділі «Підтримка та обслуговування»:
Якщо у вас ще не включена в 1С 8.3 дата заборони редагування, встановіть необхідний прапор:
Як відкрити та закрити період
Для початку необхідно визначитися, чи будемо ми розмежовувати права на зміну користувачам, чи будемо використовувати дату для всіх:
Наприклад виберемо варіант «По користувачам». Тепер стало можливим вказівка індивідуального налаштування для кожного із співробітників.
Приклад:для співробітників «Сергіїв» та «Іванова» потрібно налаштувати дату редагування 01.01.2016, а для решти – 03.01.2016.
Щоб організувати такий варіант, необхідно:
Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:
А тепер ускладнимо завдання. Для користувача «Іванова» потрібно поставити обмеження на зміну даних організації «Конфетпром», як у решти користувачів, на 01.03.2016.
Виділяємо у списку співробітника та в нижній частині екрану встановлюємо перемикач «Спосіб вказівки дати заборони» у положення «По об'єктах»:
З'явиться меню налаштування дати редагування для організацій. Додаємо за допомогою «Підібрати» до таблиці потрібну організацію та прописуємо дату заборони:
Встановлення «динамічної» дати заборони
Описаний вище спосіб не завжди зручний: він потребує постійного адміністрування. Тобто щомісяця/квартал/рік дату потрібно буде встановлювати вручну.
У 1С є спосіб спрощення – встановлення «динамічної» дати заборони. Тобто програму можна налаштувати так, що система автоматично пересуватиме дату заборони. Приклад – на кінець року, місяця, кварталу, тижня, дня.
Налаштувати це неважко. Як ви, мабуть, помітили, у всіх налаштуваннях вище є поле «Дата заборони». Саме воно і відповідає за дане налаштування.
Загальна дата для всіх користувачів:
Або ж індивідуальне налаштування:
Дата заборони завантаження даних у 1С БП 3.0
Торкнемося також теми заборони завантаження даних у програму 1С 8.3. Буває, що трапляються дуже неприємні ситуації, коли з управлінської бази (наприклад, УТ) до бухгалтерської 1С надходять якісь дані у закритому періоді.
Можливість роботи з «Датою заборони змін» включається в розділі Адміністрація – Підтримка та обслуговування, встановленням галочки в полі Дата заборони змін:
"Дата включення змін" - це константа, що дає сигнал програмі 1С при роботі з даними бази аналізувати регістр відомостей "Дата заборони зміни (завантаження) даних".
Цей регістр загальний для дат заборон зі зміни об'єктів бази 1С та завантаження даних під час синхронізації:
Поки дата заборони не налаштована, регістр – порожній, програма 1С не перешкоджає зміні даних у базі. Це може викликати незручність під час роботи у програмі 1С.
Як відкрити або закрити період
Працювати з датою заборони змін можуть лише користувачі 1С, які мають:
- Повні права;
- Права «Додавання та зміна дат заборони зміни».
Налаштувати «Дату заборони змін» у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 можна через розділ Адміністрація – Підтримка та обслуговування – Налаштувати:
У 1С 8.3 застосовуються такі варіанти встановлення дати заборони змін:
- не встановлюватись;
- встановлюватися всім користувачів;
- встановлюватись різною за різними користувачами.
Встановлення дати заборони зміни для всіх користувачів 1С
При виборі цієї настройки діють однакові правила всім працюючих у базі 1С. Встановлюємо "Загальну дату". Це зручно робити після того, як місяць перевірено, закрито та по ньому сформовано звітність.
Ручне налаштування «Дати заборони змін» в 1С
При ручній зміні «Дати заборони змін» вибирається довільна дата та здійснюється ручне введення дати відповідальним користувачем 1С:
Встановлення дати заборони налаштування "ніхто з користувачів" в 1С
У нашому прикладі при такому налаштуванні ніхто з користувачів 1С не зможе змінити дані до 31 березня 2016 року. Відповідальний користувач 1С, з необхідними , входить у налаштування та змінює дату заборони змін після закриття періоду.
Налаштування автоматичної зміни “Дати заборони зміни” даних у 1С
Автоматична зміна "дати заборони зміни" даних застосовується до періодів:
Для прикладу встановимо дату заборони на кінець минулого місяця:
Автоматичне виставлення дати заборони виконується спеціальною регламентною операцією. Перевірити виконання цього завдання можна з розділу Адміністрація – Підтримка та Обслуговування – Регламентні операції:
Введемо регламентну операцію для автоматичного розрахунку дати заборони змін та налаштуємо розклади щодо його виконання: кн. Ще – Додати – Заповнення даних для обмеження доступу:
Налаштовуємо розклад виконання регламентного завдання, наприклад, 1 раз на день щодня з 01-04-2014. Налаштування розкладу – закладка Загальні:
Налаштування розкладу – закладка Денне:
Налаштування розкладу – закладка Тижневе:
Налаштування розкладу – закладка Місячне:
Підсумкове налаштування:
У регламентованих завданнях з'явилося нове завдання “Заповнення даних для обмеження доступу”:
Перевіримо виконання регламентного завдання, запустивши його виконання за кн. Виконати зараз –завдання успішно виконано:
Тепер у 1С 8.3 автоматично щодня перевірятиметься та наприкінці місяця змінюватиметься дата заборони редагування.
Налаштування автоматичної “Дати заборони змін” у 1С на прикладі
Для прикладу зробимо налаштування для автоматичної зміни “Дати заборони”, де не тільки наприкінці місяця автоматично виставлятиметься дата заборони зміни, але й за заданими налаштуваннями програма 1С даватиме можливість вносити виправлення задану кількість днів після настання події дати заборони змін.
Це зручно, оскільки документи іноді запізнюються та вносяться до бази даних 1С після завершення місяця ще якийсь час. Цей час необхідний користувачам 1С щодо всіх регламентних операцій. Тому бухгалтерам можна надати можливість працювати, наприклад, протягом тижня після настання кінця місяця та редагувати дані за минулий місяць.
Виглядатиме це так:
Встановлення “дати заборони змін” за наявності кількох організацій
За наявності кількох організацій у базі даних 1С можна виставити дату заборони редагування по кожній організації окремо. Для цього вмикається налаштування «Спосіб вказівки дати заборони – за об'єктами»:
За кнопкою Підібративводимо відповідні налаштування у програму 1С та здійснюємо підбір організацій для індивідуальних налаштувань дати заборони:
Ось як може виглядати налаштування по організаціям у результаті:
Встановлення “дати заборони змін” за різними користувачами 1С
Вибираємо у полі «Встановлення дати заборони» – По користувачам:
Розглянемо вже з урахуванням розібраних вище налаштувань, які тут можливі варіанти встановлення дати заборони редагування.
Ручне налаштування "дати заборони змін" для різних користувачів 1С
Для різних користувачів вказується “Загальна дата” та виставляється вручну відповідальним користувачем 1С:
Автоматичне налаштування “дати заборони змін” для різних користувачів 1С
Загальна дата заборони для різних користувачів 1С виставляється автоматично регламентним завданням на кінець місяця. При цьому є можливість змінювати дані в базі 1С після настання дати заборони. Наприклад, встановимо 5 днів:
У програмі 1С можна налаштувати окрему дату заборони по кожному користувачеві:
Автоматичне налаштування "дати заборони змін" для користувачів 1С по організаціях
Для деяких користувачів 1С дати заборони вводяться в організації, з якими вони працюють. Наприклад, зробимо налаштування для користувача Любімова В.Ю. з організацій:
Отже, ми дуже докладно розглянули налаштування дати заборони конфігурації Бухгалтерія 3.0 через розділ Адміністрації. Усі внесені налаштування збереглися у регістрі відомостей «Дата заборони зміни (завантаження) даних»:
Ми завжди можемо роздрукувати звіт про встановлені налаштування заборони змін даних у програмі 1С за кнопкою Звіт:
Формується друкована форма звіту з налаштувань дати заборони зміни даних:
Дата заборони завантаження даних у 1С 8.3
Можливість роботи з «Датою заборони завантаження» включається при налаштуванні «Синхронізації даних» у розділі Адміністрація та встановлення галочки в полі «Дата заборони змін»:
Налаштування повністю ідентичне розглянутій вище настройці дати заборони змін:
Як бачимо, дата заборони змін може:
- не встановлюватись;
- встановлюватися всім інформаційних баз;
- встановлюватись різною за різними інформаційними базами.
Налаштування дати заборони для всіх інформаційних баз 1С з урахуванням вище розглянутого механізму налаштування може виглядати так:
Установка Дати заборони редагування даних передбачена в багатьох конфігураціях,
які перераховані нижче (можливо це не повний список).
Дату заборони редагування потрібно встановлювати, щоб:
а) запобігти випадковому редагуванню даних минулих періодів;
б) захистити розраховані та вивірені результати, щоб нічого не збилося, що вже розраховано.
в) обмежити роботу співробітника у програмі в межах періоду (один день, тиждень, місяць, квартал тощо)
Механізм дати заборони редагування – не дозволяє змінювати саме рухи розрахованих періодів. Його логічно використовувати кратно розрахунковий період, тобто. зрушувати період після закриття звітного (податкового) періоду та здачі всіх звітностей.
Зрушувати період можна вручну або довірити цю роботу Роботу, який це робитиме за Вас. Відмінність Робота від людини в тому, що Робот не забуває встановити нову Дату заборони редагування, коли це потрібно зробити.
Крім цього, трапляються такі випадки, коли Адміністратора просять відкрити закритий період, встановити Дату заборони редагування більш ранньою датою, але забувають повідомити, що потрібно Дату заборони редагування встановити колишньою. Коли база одна-дві, все можна пам'ятати, але коли їх десяток і більше – краще нехай Робот за цим стежить.
Нижче перелічені зміни, у яких тестувалася обробка ( вказано жирним шрифтом),
а також показано для кожної конфігурації, де в програмі налаштовується Дата заборони редагування та як додати зовнішню обробку до програми.
1) Бухгалтерія підприємства, редакція 3.0 (3.0.63.20)
2) Зарплата та управління персоналом, редакція 3.1 (3.1.7.61)
Адміністрація - Налаштування користувачів та права - Дати заборони зміни - Змінити - По користувачам
Адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
3) Управління торгівлею, редакція 11 (11.4.3.167)
4) Роздріб, редакція 2.2 (2.2.9.19)
Адміністрація - Користувачі та права - Дати заборони зміни - Змінити - По користувачам
Адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
5) Комплексна автоматизація 2 (2.4.5.24)
НСІ та адміністрування - Налаштування користувачів та прав - Дати заборони зміни - Змінити - За користувачами
НСІ та адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
6) ERP Управління підприємством 2 (редакція 2.4) – не перевірялося, але можливо буде працювати
НСІ та адміністрування - Адміністрація - Підтримка та обслуговування - Регламентні операції - Дата заборони зміни
НСІ та адміністрування - Адміністрація - Друковані форми, звіти та обробки - Звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
7) Управління нашою фірмою (редакція 1.6) – не перевірялося, але можливо буде працювати
Адміністрація - Підтримка та обслуговування - Захист зміни минулих періодів - Дати заборони змін
Адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
8) Оренда та управління нерухомістю для "1С:Бухгалтерія 8", редакція 3.0 (3.0.47.28) - не перевірялося, але можливо буде працювати
Адміністрація - Підтримка та обслуговування - Регламентні операції - Дати заборони зміни
Адміністрування - Друковані форми, звіти та обробки - Додаткові звіти та обробки - Створити - вибрати зовнішню обробку
Опис налаштувань зовнішньої обробки
У полі Коментар, коли ми встановлюємо Дату заборони змін - за користувачами, можна вказати алгоритм встановлення Дати заборони змін (дивіться скріншоти, прикріплені):
У полі Коментар обробка перевіряє ліворуч три символи.
[число]- коли вказуємо число, Робот забирає від сьогоднішньої дати зазначену кількість днів, тобто. число - це кількість днів, яку потрібно відібрати від поточної дати. І так кожного дня. Коли Робот запускається, він вважає цю різницю та встановлює Дату заборони змін.
- перший символ буква m (від слова month-місяць) і далі одне або два числа. Причому перша літера може бути в будь-якому регістрі (велика чи маленька) і написана у російській чи англійській розкладці клавіатури. Приклади: М2, М3, М4, М10. Дата заборони встановлюється завжди в останній день місяця, а цифра означає останній день місяця. Користувачеві, при такому налаштуванні, завжди доступні всі дні поточного місяця.
m1 – означає, що попередній місяць закритий для змін; m2 – означає, що попередній місяць доступний для змін, а перед цим місяцем – закритий для змін.
- перший символ буква m (від слова day - день) і далі одне чи два числа. Причому перша літера може бути в будь-якому регістрі (велика чи маленька) і написана у російській чи англійській розкладці клавіатури. Приклади: D10, D3, Д25, Д14. Користувач може редагувати документи поточного та попереднього місяця. Але як тільки День у поточної дати буде більшим, ніж зазначено в налаштуванні, користувач зможе редагувати лише документи поточного місяця. Це притаманно конфігурації ЗУП 3.1, щойно розрахували і виплати зарплату 10 числа, попередній місяць закривається Роботом автоматично, за розкладом.
[помилка]- у разі помилки аналізу поля Коментар - Дата заборони редагування - встановлюється 01.01.1950
Опис труднощів та нюансів
У разі встановлення Дати заборони змін - дані стають недоступними для редагування користувачеві (це захист від дій користувача), але вони (дані) можуть бути змінені в результаті синхронізації даних, якщо вона використовується в програмі. Наприклад, Бухгалтерія 3.0 – ЗУП 3.1
Обробка - Робот Дата заборони редагування - може не працювати у випадках, описаних нижче.
Таке можливо, коли оновлення програми не закінчено (якщо ви інколи оновлюєте конфігурацію) тобто. версія конфігурації постачальника та версія поточної програми. Ці версії повинні збігатися (вони зазвичай однакові).
Може заважати захист від небезпечних дій. Потрібно її вимкнути. Для цього, в режимі конфігуратора необхідно відкрити користувача, під яким ви встановлюєте зовнішню обробку в програму, та в налаштуваннях прибрати галочку «Захист від небезпечних дій». Інші варіанти відключення Захист від небезпечних дій можна переглянути за посиланням //сайт/public/693932/
Вміст файлу C:\Program Files\1cv8\conf\conf.cfg на кластері 1с (при зміні налаштувань потрібно перезапустити службу 1с) :
SystemLanguage=UA
DisableUnsafeActionProtection=.*
Перевірити, що обробка коректно працює можна в такий спосіб:
Встановити у розкладі запуску обробки: запускати кожні 120 секунд.
(для Бухгалтерія 3.0) Адміністрування - Обслуговування - Регламентні операції - Регламентні та фонові завдання - знайти Робот Дата заборони
(для ЗУП 3.1) Адміністрація - Обслуговування - Регламентні операції - Регламентні та фонові завдання - знайти Робот Дата заборони
(для УТ 11) НСІ та Адміністрація - Обслуговування - Регламентні операції - Регламентні та фонові завдання - знайти Робот Дата заборони
(для Роздріб 2.2) Адміністрація - Обслуговування - Регламентні операції - Регламентні та фонові завдання - знайти Робот Дата заборони
(для КА 2) НСІ та Адміністрація - Обслуговування - Регламентні операції - Регламентні та фонові завдання - знайти Робот Дата заборони
Пишіть у коментарях назву та версію конфігурації, постараюся вам допомогти налаштувати, якщо будуть труднощі.
Код обробки відкрито для змін.
Для запобігання спотворення даних у системах автоматизованого обліку визначається дата, що обмежує період, у якому документи доступні для редагування або їх зміст може бути синхронізовано із зовнішніми джерелами. Контроль за дотриманням обмеження покладається на програму, яка в залежності від прав та інших налаштувань надає користувачеві доступ до документа в допустимому режимі, наприклад, лише для читання. Інструментарій, за допомогою якого встановлюється «дата заборони», УНФ забезпечує досить широкий перелік варіантів налаштування цього параметра.
Заборона зміни даних
Налаштування системи встановлення обмежувальної дати виконуються в розділі «Компанія / Налаштування / Адміністрація / Підтримка та обслуговування». У вікні, що відкрилося під час проходження за вказаним маршрутом, розміщено прапор «Забороняти зміни минулих періодів». Установка прапора робить доступним перехід за посиланням "Дата заборони зміни даних" у вікно, де користувач має можливість визначити бажані налаштування.
Порогове значення може бути як одноманітним всім користувачів, і персонально чи обраної організації, якщо у єдиній базі ведеться облік кількох фірм.
Вибравши кнопку «Для всіх користувачів» та заповнивши поле «Дата заборони» конкретним значенням, користувач обмежує редагування будь-яких документів, датованих попередніми числами. При їх відкритті недоступними для натискання виявляються кнопки форм, списків, прапори і т.п.
Вказівка конкретної дати – очевидний, але з найефективніший метод визначення дати заборони, оскільки з часом буде потрібно повторення зазначеної операції з новим значенням і контролю над своєчасністю її виконання покладається у своїй людини.
Система передбачає використання відносних величин щодо «закритого» періоду. Інструменти стають доступними при натисканні на посилання «Більше можливостей». Додаток пропонує список з найбільш уживаними значеннями, в тому числі:
- «Довільна дата»;
- "Кінець минулого року";
- "Кінець минулого кварталу";
- "Кінець минулого місяця";
- "Кінець минулого тижня";
- "Попередній день".
Вибір залежить від змісту облікової політики підприємства.
Тут же, використовуючи прапор «Вступає в дію з відстрочкою», користувач визначає проміжок часу, коли документи будуть доступні для редагування після встановленого періоду. Подібний тайм-аут звичайний всім організацій. Він використовується для перевірки первинних документів, необхідних звірок та коригування, після чого період оголошується закритим. Після введення параметрів система виводить опис створеного періоду в текстовій формі для того, щоб користувач міг переконатися у вірності своїх дій.
Деталізація налаштувань
У тому ж вікні нижче розміщено групу «Інші способи вказівки дати заборони», де програма надає можливість гнучкої установки обмежуючого параметра залежно від розділу та організації, до яких віднесено документ.
У розділах система відстежує стан документа, у переліку організацій – найменування обраного підприємства. У табличній частині доступні варіанти встановлення особливого значення за документами розділів та організацій:
- Загальна всім розділів;
- Замовлення покупців;
- Замовлення постачальникам;
- Обробка персональних даних;
- Організація.
Наприклад, щоб встановити обмеження для всіх документів організації «Якісне складання», слід виконати дії:
- Встановити курсор у рядок «Організації» та натиснути кнопку «Підібрати»;
- У вікні вибору вказати потрібну позицію та натиснути кнопку «Вибрати»;
- Натиснути на посилання «Довільна дата» у стовпці «Дата заборони»;
- Провести налаштування періоду так, як описано вище, і натиснути кнопку «ОК».
Іншим прикладом може бути заборона зміни замовлень, завершених минулого місяця.
Персональні обмеження
Налаштування параметрів, що впливають на роботу окремих користувачів, переходять по кнопці «По користувачам». Вибір співробітників ініціюється натисканням кнопки "Підібрати". Після складання списку вказівка дат проводиться вже відомим способом, при цьому можливе налаштування обмежень у розділах та підприємствах.
Заборона завантаження даних
Продукти сімейства 1С допускають у разі потреби синхронізацію даних. Синхронізація має на меті підтримку даних у цілісному та несуперечливому стані, якщо вони паралельно обробляються в системах з різною функціональністю. Дата заборони завантаження обмежує перенесення для того, щоб забезпечити збереження раніше завантажених, перевірених та затверджених даних.
Для доступу до параметрів необхідно пройти за маршрутом «Компанія / Налаштування / Інтеграція з іншими програмами / Синхронізація з програмами 1С-Підприємство». Налаштування починається з установки прапорця "Забороняти завантажувати дані минулих періодів" та переходу за посиланням "Дата заборони завантаження даних".
Інтерфейс вікна аналогічний описаному раніше. Відмінність у тому, що визначення параметрів ведеться у межах інформаційних баз, із якими настроєна синхронізація даних довідників і документів.
