Досить важко запам'ятати великий обсяг інформації, якщо його не структурувати. Структурування інформації є важливою основою для подальшого накопичення отриманого матеріалу та його зручного використання. До того ж структурування добре розвиває пам'ять, робить розум живим і допитливим.

Без розподілу інформації на підгрупи за основними її якостями та пошуку логічного зв'язку між ними наш мозок не зможе втримати в собі необхідного обсягу знань для нашого повсякденного життя, структурування матеріалу, що запам'ятовується, є невід'ємною частиною його діяльності.

Щоб запам'ятати щось важливе, але велике за обсягом, необхідно постаратися. Це завдання можна легко спростити, опанувавши базові принципи структурування. До того ж структурування можна використовувати для запам'ятовування як великої кількості матеріалу, а й різноманітних таблиць, цифр і невеликого обсягу даних.

Що являє собою структурування?

Насамперед, структурування інформації – це процес розподілу одержуваного матеріалу на елементи, які пов'язуються за підгрупами, виходячи зі своїх основних ознак.

Визначальним критерієм для поділу інформації на групи є її смислова складова.

Сам процес розподілу може відбуватися у вільній формі – як у момент першого знайомства з інформацією, так і після її отримання.

Наприклад, якщо взяти стандартний номер мобільного з 11 знаків і написати його суцільним рядком цифр, що йдуть по порядку, нашому мозку буде важко його запам'ятати, але якщо записати той же номер із поділами або дужками, що позначають код оператора, то він чітко надрукується в пам'яті .

Те саме стосується й інших цифр і знаків. Для того, щоб їх запам'ятати без особливих зусиль – треба їх структурувати.

Саме для цього існують основні принципи структурування – вони допомагають правильно розподілити отримані знання на смислові групи та встановити логічний зв'язок між ними.

Які існують принципи структурування?

При виділенні основних принципів структурування варто відштовхуватися від його мети – це спрощення інформації для кращого запам'ятовування. Завдяки цьому спрощенню ми можемо будувати асоціації, порівнювати отримані знання та об'єднувати їх у групи.

Для цього використовується лише два принципи – це обов'язковий розподіл матеріалу для запам'ятовування на групи відповідно до їхніх смислових критеріїв і присутність логічного зв'язку між цими групами або побудова цих груп за пріоритетом.

Крім цих двох принципів, є ще кілька простих правил для кращого запам'ятовування інформації, що ґрунтуються на її структуруванні. Ці правила дуже корисні для розвитку пам'яті та легкі у застосуванні.

Три простих правила структурування інформації

Перше правило називається «ефект краю». Воно полягає в тому, що наш мозок краще засвоює інформацію на початку та в кінці її потоку. Принцип дії цього правила знайомий багатьом з нас за радянським кінематографом - його використовував Штірліц, щоб переключати увагу свого співрозмовника на потрібні моменти.

Насправді «ефект краю» був відкритий у XIX столітті німецьким вченим Германом Еббінгаузом, якому належить авторство «кривої забування».

Друге правило - це правило Міллера, назване на честь американського вченого, який його відкрив. Воно також називається закономірністю 7 плюс-мінус 2.

Це правило було отримано в ряді експериментів, які показали, що пам'ять людини в середньому засвоює за один раз близько 9 нових елементів, якими можуть бути п'ять простих слів, сім незв'язаних букв алфавіту або дев'ять двійкових (вісім десяткових) чисел.

Отже, вся інформація становить невеликі групи розміром близько 7 структурних одиниць. Виходячи з нього, не рекомендується розділяти отриману інформацію більш ніж на 7 груп.

Третє правило свідчить, що ми можемо запам'ятати те, що нас найбільше вражає, те, що виділяється з усього інформаційного потоку. Це свого роду ефект ізоляції, який необхідний при розподілі на підгрупи та групи, серед яких одні чимось сильно відрізнялися б від інших.

Це правило діє за рахунок феномена нашої пам'яті, яка легше запам'ятовує щось яскраве і неординарне, ніж загальну сіру масу матеріалу. Саме тому розвитку пам'яті необхідно виділяти певні структурні елементи інформації, яку потрібно запам'ятати.

Як розвинути пам'ять – методи структурування інформації

Щоб розвивати пам'ять, можна керуватися як правилами і принципами структурування інформації, а й використовувати певні методи її розподілу.

Серед них найбільш ефективними є метод ментальних карт та метод римської кімнати.

Метод ментальних карт або карт пам'яті був розроблений Тоні Бьюзеном і являє собою спосіб зображення знань, що поступаються у вигляді схем або карт. Цей метод дуже популярний серед багатьох психологів та дитячих педагогів.

Для побудови ментальних карток вони зазвичай пропонують виконати ряд простих дій:

1. Взяти матеріал, який належить вивчити – підручник, конспект, таблицю чи статтю та чистий аркуш паперу з кольоровими ручками чи олівцями.
2. У центрі аркуша варто зобразити будь-який малюнок, який відображає назву або зміст матеріалу, що є для запам'ятовування.
3. Далі необхідно рухатися від центрального зображення до країв паперового листа та малювати ланцюжки або лінії зв'язків, що відображають інформацію.
4. Кінцевим результатом буде так звана карта пам'яті з простим малюнком, що асоціюється з прочитаним матеріалом. Її запам'ятати набагато простіше, ніж стовпці слів чи нотатки.

Метод римської кімнати діє за принципом логічного ланцюжка. Він полягає в тому, що треба розподіляти матеріал у вигляді предметів у добре знайомій вам кімнаті, дотримуючись певного порядку. Коли інформація знадобиться – все, що буде необхідно для її отримання – це уявити перед собою образ цієї кімнати.

Цей метод був розроблений Цицероном під час його підготовок до своїх публічних виступів. Оратор міг довгий час ходити по дому та розподіляти інформацію у вигляді предметів, що перебувають у ньому.

Вочевидь, що є ще безліч різних методів, правил і методів у розвиток пам'яті, але вони базуються на структуруванні отриманого матеріалу за групами з логічної взаємозв'язком. Тому володіння навичками структурування є найважливішою основою будь-якої пам'яті.

Аналізувати проблему необхідно за стандартною схемою:

Щоб останні два етапи цього процесу – узагальнення даних та пропозиція рекомендацій – були ефективними, процес збору інформації має допомагати виявляти логічно пов'язані між собою факти. Однак на практиці зазвичай збирається підряд вся інформація, доступна з даного предмета, і до тих пір, поки всі факти та цифри не будуть отримані, їхня корисність не оцінюється.

Такий підхід спричиняє додаткову роботу. Буде більш ефективно, якщо ви розробите модель дослідження та логічну деревоподібну структуру, що дозволить визначити послідовність міркувань. Тим самим ви не тільки зробите процес прийняття рішення ефективнішим, але й спростите процес вибудовування піраміди ваших думок.

У цьому розділі я постараюся розповісти про переваги пропонованого мною підходу проти традиційним, і навіть про альтернативні підходи.

Збір інформації як підготовчий етап аналізу

Методологія збору інформації бере свій початок із часів становлення консалтингу (1950-1960-ті роки). У той час консалтингові компанії ще не мали достатньо знань про галузі та компанії, тому стандартним підходом до вивчення проблеми, незалежно від її специфіки, став збір даних, які дозволяли в повному обсязі проаналізувати стан компанії або галузі.

1. Для визначення ключових факторів успіху у конкретній галузі досліджувалися:

• Показники ринку;
• рівень цін, витрати та обсяги інвестицій;
• технологічні вимоги;
• галузева структура та рівень прибутковості.

2. Для оцінки слабких та сильних сторін клієнта досліджувалися:

• становище компанії на ринку та обсяги її продажів;
• рівень технологічного розвитку підприємства;
• структура видатків;
• фінансові показники.

3. Показники діяльності клієнта порівнювалися із ключовими чинниками успіху галузі.

Кількість зібраних фактів перевищувала всі розумні межі, і водночас на підставі їх неможливо було зробити конкретні висновки. Одна з провідних консалтингових компаній підрахувала, що у 60% усієї зібраної інформації не було жодної потреби. Консультанти надавали надто багато «цікавих» фактів та схем, які не мали стосунку до проблеми компанії. Часто зібрана інформація була неповною, що не давало змоги дати належне обґрунтування розробленим рекомендаціям, і в останню хвилину доводилося шукати додаткові відомості. Це робило консалтингові послуги дорогими і водночас ставило під сумнів їхню якість. Але навіть якщо інформація була зібрана в достатньому обсязі, потрібно багато зусиль і часу для складання остаточної версії доповіді, яка була б зрозуміла клієнту. Відповідно до такого підходу всі зібрані факти класифікувалися такі групи: виробництво, маркетинг, проектування подальшого зростання, проблеми тощо.

Але дуже важко зробити висновки, використовуючи інформацію, згруповану таким чином. Щоб структурувати її наочно, згодом консалтингові компанії вирішили представляти її в тій послідовності, в якій вона збиралася. В результаті було виділено нові категорії: факти, висновки, рекомендації. Але їх навряд чи можна назвати кориснішими, ніж попередні. В обох випадках на збір інформації витрачалося багато часу, і в результаті виходили довгі нудні документи, а істинність отриманих висновків була сумнівною.

Витрати, що зростають, і незадовільні результати роботи змусили консалтингові компанії відмовитися від колишніх підходів до дослідження проблем. Вони зрозуміли, що, перш ніж приступати до збору інформації, необхідно структурувати процес аналізу проблеми (саме сьогодні і працюють кращі консалтингові компанії). Певною мірою це аналог класичного наукового методу, згідно з яким необхідно:

• зробити кілька альтернативних припущень;
• розробити план проведення одного чи кількох експериментів, які допоможуть з великим ступенем упевненості виключити будь-які гіпотези;
• провести експеримент, щоб отримати точний результат;
• на основі отриманого результату скласти план дій щодо вирішення проблеми.

Іншими словами, такий підхід дозволяє заздалегідь уявити цілком можливі причини, що пояснюють існування проблеми (даний метод відомий як абдукція і описаний у Додатку А до цієї книги), і спрямувати свої зусилля на збір інформації, що доводить вірність чи хибність висунутих гіпотез. Впевнені в тому, що їхні припущення про причини проблеми вірні, консультанти приступають до розробки конструктивних рішень щодо їх усунення.

«Але як визначити «ймовірні причини»? - Заперечіть ви. - Це ж чисті припущення!» Зовсім ні. Ви повинні отримати їх на основі ретельного дослідження структуритієї сфери, де виникла проблема. Це і буде відправна точка вашої моделі визначення проблеми. Щоб розібратися у цій структурі, необхідно розробити відповідну модель дослідження.

Існує велика кількість моделей дослідження, що допомагають організувати процес аналізу, а також безліч логічних деревоподібних схем, що спрощують розробку рекомендацій. Найчастіше різницю між цими двома методами складно вловити. Тому їх поєднують під загальною назвою «аналітичні методи» (або «методи аналізу проблем»). Однак я вважаю за необхідне пояснити кожен метод, щоб ви знали, який із них і в якій ситуації застосовувати.

Розробка моделей дослідження

Використання моделей дослідження допомагає візуально уявити процеси, що відбуваються в тій сфері, в якій у клієнта виникла проблема, і виявити елементи та дії, на яких ґрунтуватиметься аналіз. Візьмемо один дуже простий приклад. Припустимо, у вас голова болить. Ви не знаєте, чому вона болить, і, отже, не знаєте, як позбутися болю. Для початку візуально уявимо можливі причини проблеми.

Застосувавши правило МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive), отримаємо, що голова може хворіти з двох причин: або фізіологічних або психологічних. Якщо за фізіологічними, то головний біль може бути викликаний зовнішніми або внутрішніми факторами. Якщо зовнішніми, то ви, можливо, вдарилися головою або у вас алергія або реакція на погоду і т.д.

Існує лише три методи структурування інформації: розподіл системи на складові (структурна послідовність), визначення черговості дій (хронологічна послідовність) та розподіл на основі класифікаційної ознаки (порівняльна послідовність). Під час пошуку причин проблеми можна використовувати кілька методів одночасно.

Отже, для ефективного аналізу проблеми потрібно зібрати корисну інформацію. Як визначити, яка інформація буде корисною? Для цього ви повинні наперед скласти модель дослідження. Формулюючи потім до кожного елемента моделі питання, яке вимагає відповіді «так» чи «ні», ви визначите, яка саме інформація має бути зібрана. Ці дані і послужать основою для аналізу проблеми, що виникла.

Візуалізація структури

Будь-яка сфера, будь-який процес мають чітку структуру. Це система, що складається з різних елементів, кожен із яких виконує свою функцію. Якщо ви зобразите на аркуші паперу, як система функціонує чи має функціонувати, то отриманий малюнок допоможе вам визначити питання, які ви повинні відповісти для встановлення причин наявної проблеми.

На рис. 1 показані елементи маркетингу та реалізації, що дозволяють роздрібному продавцю спонукати споживача до покупки. З малюнка випливає, що причини володіння дуже малою часткою ринку (Р1) криються або в тому, що споживач сам недостатньо добре усвідомлює необхідність придбання товару, або в тому, що продавець не може переконати його в такій необхідності. Потрібно таким чином зібрати докази на користь одного з цих припущень.

Мал. 1. Зображення структури процесу

Інший типовий аналітичний прийом - вивчення бізнес-процесів та ключових тенденцій галузі. Поділимо, наприклад, галузь на сегменти, як показано на рис. 2, і визначимо структуру продажу та конкурентоспроможність кожного з них. З малюнка видно, де створюється додаткова вартість, як змінюються витрати, де генерується прибуток, у разі прибуток залежить від зовнішніх чинників і коли потрібно залучення зовнішнього капіталу. На малюнку показані також важелі управління системою, що вказують на найвразливіші елементи бізнесу, які вимагають особливої ​​уваги при аналізі проблеми, що виникла.

Мал. 2. Зображення структури галузі

Зображення причин та наслідків

Другий метод дослідження проблеми полягає у встановленні причинно-наслідкових зв'язків, завдань та дій, що ведуть до кінцевого результату. Основою цього є відображення різних рівнів фінансових елементів, завдань чи дій.

1. Фінансова структура.Цей підхід можна використовувати, наприклад, за необхідності зобразити фінансову структуру компанії з метою встановлення причин низької рентабельності інвестицій (Р1). Розгляньте схему, подану на рис. 3.

Мал. 3. Зображення фінансової структури компанії

2. Структура задач.Аналіз найважливіших завдань компанії передбачає глибший і точніший підхід. Весь комплекс завдань ґрунтується на фінансовій структурі компанії. При побудові схеми вихідним елементом є підвищення прибутковості акції, проте інші елементи — окремі управлінські завдання. До отриманої структури додають елементи звіту про прибутки та збитки та балансу, які також являють собою ті чи інші завдання. Перевага даного підходу полягає в тому, що при виявленні проблеми можна одразу визначити відповідний захід щодо її усунення. На рис. 4 наведено структуру завдань тютюнової компанії.

Мал. 4. Зображення найважливіших завдань компанії

Прибуток від, наприклад, оцінюється як різницю між виручкою і витратами виробництво та реалізацію (тютюновий лист, пакувальний матеріал тощо.), і навіть на рекламу і просування товару. Кожен показник інтерпретується як завдання (підвищити чисті суми продажів, зменшити витрати тютюнового листа тощо). Таким чином, ми отримуємо повну інформацію про основні завдання компанії і можемо проаналізувати тенденції, взаємозалежність показників, що намітилися, порівняння із середніми показниками по галузі, що дозволить визначити методи підвищення прибутковості акції.

3. Структура процесів.Цей підхід допомагає встановити сукупність дій, що ведуть до небажаного кінцевого результату, наприклад, високих витрат або занадто тривалого періоду встановлення обладнання (рис. 5). Мета — візуально уявити всі причини, які можуть призвести до незадовільного результату та пов'язати їх між собою.

Мал. 5. Дії, що ведуть до незадовільного результату

Наприклад, встановлення розподільчого телефонного обладнання включає роботи, що виконуються в будівлі підрядника, та роботи, що виконуються підрядником на території замовника. Елементами даного процесу є фахівці, які виконують роботи, використовувані пристрої, обладнання, що встановлюється, фахівці, що тестують встановлене обладнання, і замовник, що контролює результати робіт на різних стадіях. Як усе це взаємопов'язане?

Як бачимо, аналіз слід розпочинати з з'ясування причин незадовільного результату (наприклад, чому установка обладнання займає багато часу). На наступному рівні необхідно перерахувати передбачувані причини, які мають бути взаємно виключаючими та вичерпними: нестача фахівців, які працюють у замовника, занадто велика кількість годин на кожного спеціаліста та зниження рівня відповідальності.

Далі кожну причину необхідно розбити на причини. Чим пояснити той факт, що спеціалісти проводять більше часу у замовника? Або вони там повільніше працюють або робота на виїзді сама по собі вимагає більше часу, або сталися несподівані затримки. В результаті ви отримаєте повний список питань, що вимагають повної інформації для аналізу проблеми, що виникла. А ваш досвід має підказати вам, з чого слід почати.

Класифікація можливих причин проблеми

Третій підхід є розбиття передбачуваних причин проблеми на групи. У цьому рекомендується у межах груп виділяти підгрупи, щоб точніше визначити чинники, куди необхідно звернути увагу. Так, на рис. 6 показано, що зниження обсягу продажу мережі магазинів можна пояснити впливом або постійних або змінних факторів. Той, хто проводить аналіз, припускає, що на продаж вплинули обидві групи факторів, і намагається встановити, яку необхідно зібрати інформацію для доказу того, що: а) зниження обсягу продажів спричинене падінням попиту; б) місце розташування магазинів відповідає вимогам ринку; в) розмір магазинів недостатній, тощо.

Мал. 6. Можливі причини проблеми, що виникла

Ваше завдання полягає в тому, щоб виділені групи факторів підкорялися правилу МЕСЕ, тобто були якомога повнішими, а їх елементи взаємно виключали один одного. На основі цих факторів ви визначите причини виникнення проблеми, а відповідаючи на запитання так чи ні, встановіть достовірність цих причин. Таким чином, ви отримаєте схему, за якою слід аналізувати проблему.

Існує ще один спосіб класифікації причин проблеми, що виникла, — зображення структури вибору. Ця деревоподібна схема заснована на попередній сукупності заходів, що дозволяють виявити причини небажаного результату. В даному випадку ми послідовно відображаємо на схемі групи факторів, що являють собою причини та причини проблеми. У кожній групі є два фактори. Фактори перераховуються до тих пір, поки не буде досягнуто рівня, на якому розташована найточніша інформація про причини проблеми.

Приклад такої послідовної дихотомії наведено на рис. 7. Неефективна реалізація товарів пояснюється незадовільною роботою або роздрібних продавців, або управління. Чим можуть бути спричинені погані результати роздрібної торгівлі? Може, невдалим вибором магазинів? Якщо це так, то причину неефективної реалізації товарів знайдено. Якщо ж магазини вибрано правильно, то, можливо, ви недостатньо часто відвідуєте їх? Якщо з частотою відвідувань все гаразд, то, можливо, ви щось робите неправильно під час цих відвідувань? І так далі.

Мал. 7. Зображення структури вибору всім стадій процесу

Секрет схеми вибору полягає в тому, щоб наочно уявити всю послідовність процесу та зобразити його у вигляді розгалуженої структури. Складання такої схеми виявляє ті елементи системи, якими необхідно зібрати інформацію для аналізу та пошуку вирішення проблеми.

Докладнішою версією структури вибору є послідовна маркетингова структура, зображена на рис. 8. Вона цінна тим, що її елементи аналізуються максимально скрупульозно і послідовно.

Мал. 8. Зображення послідовності пошуку рішення

Якщо на жодній лінії проблем не виявлено, необхідно ще раз перевірити, чи правильно визначені цільова група та переваги товару для споживача.

Припустимо, що на основі проведеного аналізу ви виділили кілька показників, що свідчать про невідповідність вашої маркетингової політики вимогам ринку (невідповідне пакування, неправильна організація рекламної кампанії, неправильні методи просування, нечасте використання товару споживачами). Недоліки, виявлені з лівого боку наведеної схеми, повинні бути виправлені в першу чергу (немає сенсу переконувати покупців частіше застосовувати товар, доки ви не вдосконалите процес просування, і немає сенсу підвищувати витрати на просування, якщо товар, як і раніше, рекламуватиметься нецільовою групою покупців) .

Як тільки ви розробили модель для дослідження проблеми, у вас, як у консультанта, з'являється чудовий інструмент, що дозволяє докладно пояснити клієнту, що відбувається в його компанії. Ви можете уявити йому такі факти:

• Що являє собою структура (система), що веде до небажаного результату Р1 зараз (тобто те, що відбувається зараз).
• Як функціонувала структура (система) до теперішнього часу і що призвело до небажаного результату Р1, що склався на даний момент (тобто те, що відбувалося раніше).
• Як має виглядати структура (система) в ідеалі, щоб вона привела до результату Р2 (тобто що саме ви повинні зробити, щоб досягти поставленої мети).

У першому та другому випадку ви можете виявити, які необхідні зміни, щоб побудувати ідеальну систему. У третьому випадку ви можете виявити недоліки існуючої системи, порівняно з ідеальною.

Ключовий момент схеми дослідження - це правильний вибір питань, на які потрібно відповісти «так» чи «ні». Вони дозволяють однозначно визначити причетність тієї чи іншої причини виникнення проблеми. Величезна перевага даних схем полягає також у тому, що вони наперед вказують, де закінчується ваше дослідження.

У цьому полягає відмінність схем дослідження від алгоритмів прийняття рішень та діаграм PERT, які вказують лише на необхідність вжиття заходів (див. рис. 9).

Мал. 9. Алгоритм прийняття рішень та діаграма PERT вказують лише на необхідність вжиття заходів

Застосування моделей дослідження

Зазвичай, коли пояснюю моделі дослідження, мені запитують: «Як дізнатися, які моделі необхідно розробляти у тій чи іншій ситуації? А коли модель обрана, як визначити, чи потрібно вивчити всі її елементи, чи тільки частину з них?»

Це залежить, звичайно, від того, наскільки добре ви знаєте аналізований предмет. Правильне рішення не з'явиться саме собою. Воно вимагає вичерпних знань у сфері, де ви працюєте, чи це виробництво, маркетинг чи інформаційні системи.

Модель дослідження, яка розробляється для аналізу проблеми, зазвичай визначається Початковою Сценою. На рис. 10 описано проблему, з якою зіткнувся департамент інформаційних систем (ДІС) компанії Х, а також заходи, запропоновані консультантом для вирішення цієї проблеми.

Мал. 10. Проблема: при подальшому зростанні ДИС не впорається зі своїми обов'язками

Проблема клієнта

Нещодавно заснований підрозділ ДІС зіштовхнувся із проблемою: темпи зростання компанії перевищують прогнозовані. Незважаючи на впровадження нових систем планування і контролю, компанія не справляється з виконанням замовлень, і виникла небезпека, що їй не вдасться скористатися можливостями, що з'явилися на ринку.

Бажаючи змінити ситуацію, компанія попросила консультанта розробити рекомендації щодо підвищення ефективності виробництва та покращення продуктивності.

Оскільки проблема полягає у низьких показниках ефективності та продуктивності на рівні цехів, причини потрібно шукати у процесах, які здійснюються саме в цехах. Тому модель дослідження має зображати загальну картину цих процесів і процесів. Консультант вирішив наслідувати загальну схему збору інформації «по максимуму» і написав у своїй пропозиції, що збере та проаналізує такі дані:

• прогнозовані темпи зростання;
• управлінські завдання ДІС;
• потреби керуючого персоналу інформації;
• існуючі системи та процедури;
• сфери з низькими показниками ефективності; причини низької продуктивності;
• причини неефективності системи контролю;
• методи відстеження складських запасів та розбіжностей між фактичними та прийнятими до обліку запасами;
• ступінь використання наявних ресурсів.

Якщо консультант піде цій схемі і розпочне опитування працівників компанії про кожну її сферу, то зрештою він отримає величезну кількість даних і навіть не зможе встановити, яка інформація стосується досліджуваної проблеми, а яка — ні.

Якщо він почне з побудови моделі дослідження, що зображує структуру компанії, зможе, по-перше, зрозуміти, що відбувається, і, по-друге, висунути кілька припущень про причини проблеми. Знаючи їх, він зможе розпочати цілеспрямований пошук інформації, яка підтвердить або спростує його гіпотези.

Підготовча стадія процесу аналізу

На рис. 11. представлено частину схеми, якої консультант повинен дотримуватися під час збору інформації.

Мал. 11. Перш ніж розпочати пошук інформації, розберіться в організаційній структурі компанії

На основі цієї схеми можна висунути обґрунтовані припущення щодо слабких місць компанії та сформулювати відповідні питання. Наприклад:

1. Дані про замовлення та час їх виконаннячи перевершує компанія своїх конкурентів за часом виконання замовлень і чи укладається вчасно?

2. Закуповуються товари -чи існують затримки чи надмірні витрати при закупівлі сировини, матеріалів та комплектуючих?

3. Наявність товарно-матеріальних запасів- Чи часто на складі не виявляється необхідних матеріалів і чи це впливає на виробництво та виробничі витрати?

4. Наявність виробничих потужностей -чи достатньо виробничих потужностей для виконання запланованого?

5. Витрати на інформаційну систему -Чи однаково ефективна існуюча система контролю для всіх сфер компанії та чи обґрунтовані пов'язані з нею витрати?

6. Звіти управлінського персоналу -чи забезпечують необхідну систему контролю наявні звіти про стан виробництва та ефективність використання людських ресурсів?

Тепер консультант повинен зібрати інформацію, яка допоможе йому відповісти «так» чи «ні» на кожне з поставлених питань та визначити, чи правильні висунуті припущення. Він, звичайно, захоче зібрати якнайбільше й тієї інформації, яка значилася в його первісному списку. Але тепер він знає, чи дана інформація має відношення до аналізованої проблеми і чи потрібні будь-які додаткові дані.

З управлінської точки зору дуже важливо, щоб консультант, перш ніж приступити до роботи, визначив джерело кожного блоку інформації, призначив відповідальних за її збір та розрахував тимчасові та фінансові витрати. Тоді він швидко та ефективно визначить причини проблеми та розробить відповідні рекомендації щодо їх усунення.

Побудова логічних деревоподібних схем

Логічні деревоподібні схеми допомагають знайти альтернативні методи вирішення проблеми. Як говорилося вище, здатність приймати правильні рішення безпосередньо залежить від професіоналізму того, хто їх приймає. Фахівці розуміють саму суть проблеми та можуть запропонувати несподівані рішення. Ті ж, хто не здатний одразу вникнути у проблему, можуть скористатися логічними деревоподібними схемами та розробити можливі рішення на їх основі.

Згадаймо ще раз етапи послідовного аналітичного процесу:

1. Чи існує проблема?

2. У чому полягає?

3. Чому вона існує?

4. Що ми могли б зробити?

5. Що нам слід зробити?

На другому та третьому етапі ви будуєте модель існуючої системи, використовуючи як допоміжні інструменти структурні та причинно-наслідкові схеми, які показують, як підрозділи компанії, її операції та завдання об'єднуються в єдину систему. На четвертому та п'ятому етапі ви розглядаєте варіанти того, як система могла б виглядати. Тут необхідно використовувати логічні деревоподібні схеми, які допомагають знайти можливі рішення, а також визначити їхній вплив на компанію у разі, якщо ці рішення будуть реалізовані. Ці схеми можна використовувати для виявлення помилок у вже написаних документах.

Повернемося до мал. 4, у якому було представлено структура завдань підприємства. Припустимо, що з цієї структури було виявлено, що прямі витрати на оплату праці занадто високі.

Щоб допомогти клієнту розібратися в тому, як їх знизити, консультант вирішив за допомогою логічної деревоподібної схеми структурувати та представити у логічній послідовності взаємовиключні та вичерпні можливості зниження витрат. На рис. 12 представлена ​​частина цієї структури.

Мал. 12. Можливі шляхи зниження витрат

А тепер спробуємо розібратися у представленій структурі

1. Виділіть складові прямих витрат за оплату труда:

• підготовка матеріалів виробництва;
• виробництво цигарок;
• упаковка;
• інше.

2. Розбийте витрати на виробництво однієї сигарети на дві складові: а) грошові витрати на годину; б) кількість годин, потрібна для виробництва мільйона штук сигарет:

3. Визначте способи зниження грошових витрат за годину:

• зменшити кількість понаднормового годинника;
• залучити дешевшу робочу силу;
• скоротити преміальні виплати.

4. Визначте способи скорочення часу виробництва мільйона штук сигарет:

• зменшити кількість робітників на одну виробничу машину;
• підвищити швидкість виробничих машин;
• підвищити ефективність виробничих машин.

5. Перейдіть на наступний рівень.

Після того як структуровані логічно можливі рішення, можна приступати до розрахунку прибутку та оцінки ризику кожного із запропонованих заходів.

Логічні деревоподібні схеми можна використовуватиме визначення стратегічних можливостей. На рис. 13 представлено кілька стратегічних можливостей зростання в невеликій європейській країні та заходи щодо їх реалізації.

Мал. 13. Зображення сукупності стратегічних можливостей, що реалізуються.

Аналіз основних питань

Щодо процесу складання моделей дослідження та логічних деревоподібних схем найчастіше застосовується той самий термін «аналіз основних питань». Це спантеличує, і багато хто не розуміє, в яких випадках використовувати моделі дослідження, а в яких — логічні схеми. Постараюся пояснити, чому виникає така плутанина.

Передісторія

Наскільки я пам'ятаю, вперше термін «аналіз основних питань» був ужитий у 1960 році консультантами McKinsey & Company Девідом Хертцем та Картером Бейлзом, які проводили дослідження для влади Нью-Йорка. Розроблений ними метод аналізу можливих рішень, що дозволяв робити усвідомлений раціональний вибір у складних ситуаціях, і отримав назву аналізу основних питань. Цей метод міг застосовуватися, якщо:

• рішення має бути знайдено якнайшвидше (наприклад, скільки субсидій місто має виділяти на забезпечення житлом сімей із середнім рівнем доходу);
• на увагу заслуговували кілька альтернативних рішень;
• необхідно було врахувати велику кількість різних змінних та цілей;
• результат міг бути оцінений за кількома критеріями, які часто суперечать один одному;
• вжиті заходи могли значно вплинути інші сфери, у яких назріли проблеми.

Наприклад, існують різні способи забезпечення житлом сімей із середнім рівнем доходу (будівництво житла в одному місці або кількох). Однак, деякі з цих способів можуть суперечити цілям, поставленим в інших сферах (вивіз сміття, забруднення повітря). Метод аналізу основних питань якраз і мав розставити пріоритети.

Ключовим моментом у цьому методі було складання послідовної схеми досліджуваного процесу та зображення на кожній його стадії основних змінних (ВП) — зовнішніх, економічних, адміністративних та соціальних факторів, що впливають на процес. Потім робилися припущення щодо того, як кожна з ВП вплине на процес і наскільки це буде відповідати поставленим цілям. В результаті приймалося рішення, як шляхом зміни ВП досягти бажаної мети.

Такий метод виявився надто складним і не знайшов належного застосування. Але зображення схем досліджуваного процесу та висування гіпотез відклалися у пам'яті багатьох, і тепер практично кожна аналітична модель сприймається як «аналіз основних питань» і вважається «важливим інструментом для ухвалення рішення» та «важливим методом для швидкої та узгодженої роботи групи фахівців». А оскільки консультанти працюють на різні компанії, то неправильне розуміння цього терміну стало дуже поширеним.

Неправильне тлумачення моделі

Можливо, є фірми, які навчилися ефективно використовувати модель аналізу основних питань прийняття рішень. Я, на жаль, таких не знаю. Ті моделі, з якими я зіткнулася, були досить заплутаними. Як приклад наведу структуру проблеми одного з англійських роздрібних банків.

А ось план «аналізу основних питань», який консалтингова компанія рекомендувала використати своїм фахівцям.

1. Почніть із запитання клієнта (наприклад: «Яка має бути наша стратегія в Європі?»).

2. Сформулюйте основні питання та запитання (що мають на увазі відповідь «так» чи «ні»).

3. Висуньте свої гіпотези з цих питань (відповівши ними «так» чи «ні»).

4. Визначте, яка інформація потрібна для точної відповіді на ці запитання.

5. Призначте відповідальних за збирання інформації.

Як бачите, цей підхід багато в чому нагадує той, який я розхвалювала вище, але тут він має кілька недоліків.

Почнемо із перших двох пунктів. Консультант пропонується на основі «питання клієнта» сформулювати «основні питання та питання». Але основні питання неможливо взяти з питання клієнта (Р2). Вони мають бути взяті зі структури ситуації, яка призвела до небажаного результату Р1 (у нашому прикладі це сутність бізнесу клієнта та його невідповідність структурі європейських роздрібних банків). Крім того, незрозуміло, як оцінити, чи список основних питань є вичерпним.

Зауважимо також, що у плані неправильно зазначено ставлення між основними питаннями та гіпотезами. Формулювання гіпотез третьому етапі немає сенсу, оскільки щодо аналізу не важливо, підтвердяться вони. Іншими словами, згідно з цим планом, якщо ваша гіпотеза підтверджує основне питання, це і є причина проблеми. Але ж це лише гіпотеза. Так ви ризикуєте упустити важливі моменти. Правильніше міркувати, оперуючи лише основними питаннями та запитаннями, оскільки вони повністю представлені на аналітичній деревоподібній схемі.

Усі методи, розглянуті у цій частині (визначення проблеми, розробка моделей дослідження та складання логічних деревоподібних схем) виконують дві функції.

По-перше, вони допомагають розробити системний підхід до вирішення проблем, який гарантує, що ви сконцентруєте свою увагу на реальній проблемі клієнта, знайдете її причини і ваше рішення буде правильним.

По-друге, вони значно спрощують процес структурування та написання остаточного документа, встановлюючи його логіку та дозволяючи вибудувати піраміду міркувань.

На практиці консультанти часто докладають надто багато зусиль для складання звіту, але він все одно виявляється незрозумілим клієнтам. І все тому, що не приділяється належної уваги логіці викладу.

1 Program evaluation-and-review technique method ( англ.) - метод оцінки та перегляду планів. Прим. перев.

www.сайт

"Техніка розвитку пам'яті:
методи структурування інформації"

Структурування інформації - це організація матеріалу, що вивчається в групи, пов'язані між собою в логічний ланцюжок. Особливо вміння структурувати інформацію цінне щодо і запам'ятовуванні великого обсягу даних.

Адже його головне завдання - спростити розуміння окремих елементів масиву даних та спростити розуміння їхнього взаємозв'язку один з одним. У цьому структурувати можна як навчальний (цифри, текст), а й розважальний матеріал як у процесі отримання даних, і після.

Отже, які ж методи та принципи структурування знань?

Перший - вся інформація поділяється на групи відповідно до значних умов. Існує певна закономірність («7+-2»), що пам'ять людини здатна в середньому запам'ятовувати.

У відповідність до неї не рекомендується створювати більше 7 груп чи підгруп. Створювані групи не повинні бути схожі одна на одну, оскільки чим більше виділяється група на загальному тлі, тим краще засвоюється її інформація. Як приклад можна навести рекламний бізнес, коли концентрації уваги на рекламованому товарі використовуються яскраві і неоднозначні об'єкти.

Другий - групи логічно зв'язуються між собою і вишиковуються у порядку. При цьому краще запам'ятовуються групи, що стоять на початку або наприкінці ряду.

Найбільш ефективними методами структурування інформації визнано метод тез, метод Корнелі, ланцюжок Цицерону та метод ментальних карт. Метод тез - це тезове викладення матеріалу, розділеного на головні теми, підтеми та деталі у формі відступів. Кожен новий пункт та розшифровку бажано виділяти різним кольором.

При використанні методу тез легко визначити зміст і основні моменти будь-якого обсягу даних і простежити взаємозв'язок між ними. Крім того, завдяки своїй простоті даний метод дозволяє структурувати дані найбільш зрозумілим для кожного способом і не вимагає багато часу. Метод Корнелі чимось нагадує звичні для нас поля у зошитах, коли на самому аркуші записується основна тема, а збоку доповнення та примітки.

Ви ділите листок на три частини, у правій частині (вона займає 2/3 сторінки) конспектуються основні моменти кожної теми. Ліва частина аркуша (близько 1/3 сторінки) служить для запису ключових слів, питань чи малюнків, які стосуються всіх зроблених праворуч позначок.

Їх призначення - виділити пріоритетні поняття, встановити міцний взаємозв'язок тих моментів, які потрібно запам'ятати, з асоціаціями, що виникають у нас, швидко простежити взаємозв'язок законспектованого матеріалу, створити цілісність сприйняття і міцно зафіксувати матеріал у пам'яті. Нижнє поле служить для підбиття підсумків
Ланцюжок Ціцерона. Назва методу пов'язана з цікавою підготовкою давньоримського оратора до своїх виступів. Він прогулювався вдома і подумки розставляв у ньому ключові моменти свого виступу. Приблизно також чините і ви. Подумки розставляєте об'єкти, що запам'ятовуються в знайомій вам кімнаті в строго визначеному порядку. Щоб відтворити потрібну інформацію, потрібно просто згадати цю кімнату.

Метод карт пам'яті (метальні карти або майнмеппінг). Метод складання карти пам'яті дозволяє уявити всю проблему на одному аркуші, що є безперечною перевагою. Він сприяє кращому розумінню матеріалу, полегшує запам'ятовування, розвиває творчі здібності. Щоб його збудувати:

• У центрі аркуша намалюйте та підпишіть картинку, яка відображала б ключову тему або предмет картки пам'яті.
• Намалюйте лінії, що розходяться від центральної картинки, використовуючи ручки різного кольору. Ці лінії позначають основні ознаки предмета, що обговорюється.
• Охарактеризуйте ці ознаки за допомогою ключових слів чи малюнків. Ключові слова тренують пам'ять, а малюнки концентрують та розвивають увагу. Залиште місце, щоб додати деталі.
• Намалюйте такі тонкі лінії, які виходять із основних. Підпишіть кожну з них, щоб описати зміст ознак.
• Продовжуйте процес, переходячи до більш дрібних підтем.
• За допомогою різних кольорів та малюнків доповніть карту пам'яті для легкого запам'ятовування та тренування пам'яті.
• Використовуйте стрілки та лінії для об'єднання різних ідей.

Питання структурування інформації дуже затребувані у світі через те, що простір перенасичено різною інформацією. Саме тому виникає потреба у правильній інтерпретації та структуруванні великої кількості даних. Без цього неможливо приймати важливі управлінські та економічні рішення, ґрунтуючись на будь-яких знаннях.

Загальні відомості

Існує дуже багато методів структурування інформації. Це викликано тим, що є також безліч способів її уявлення та організації. Про це треба пам'ятати, адже інформація буває дуже різною за властивостями. Велику роль при цьому відіграє те, які саме засоби або канали сприйняття задіяні при введенні або виведенні даних, який рівень структурованості має інформація спочатку і чи належить вона до числового, графічного, текстового або іншого типу. Найважливішу роль відіграє остаточна мета, заради якої необхідно структурувати дані.

Цілі

Аналіз і структурування інформації завжди мають певні цілі, і насправді їх досить багато. Від правильної постановки мети великою мірою залежить кінцевий результат. Зазначимо головне класи цілей:

• Отримання нових знань щодо певного процесу.
• Перевірка інформації на неповноту чи суперечливість.
• Необхідність систематизації та упорядкування знань.
• Акцентування уваги деяких аспектах.
• Скорочення інформації для позбавлення від перенасичення.
• у більш наочному та зрозумілому вигляді.
• Використання узагальнень та абстракцій при описі.

Залежно від того, яку мету ми переслідуємо, застосовуються технології та методи структурування. Але як знаємо, класифікація - це кінцевий чинник, який визначає метод упорядкування. Саме тому важливо визначити вид інформації та способи її подання.

Класифікація інформації

Розглянемо класифікацію за сутністю та змістом знань:

• Про цілі та цінності для потреб планування та прогнозування.
• Про функціональні особливості.
• Про структуру.
• Про динамічні зміни.
• Загалом про стан.
• Про завдання.

Ця класифікація представлена ​​порядку зменшення актуальності. Так, найважливішою є інформація про цілі, адже саме з неї визначаються кінцеві потреби користувача. Інші класи порівняно незалежні друг від друга, вони лише дозволяють уточнювати і доповнювати вже наявні дані для відбитка їх повноти. Таке розміщення цілком обґрунтовано, тому що дає можливість вирішувати швидко та ефективно прикладні завдання, але практично не застосовується при вирішенні складних завдань, що потребують комп'ютерного аналізу.

Основи класифікації та структурування інформації базуються і на інших ознаках:

1. Інформація, що стосується будь-чого

• До об'єкту.
• До кількох об'єктів.
• До середи.

2. Прив'язка до тимчасового аспекту

• Минуле.
• Майбутнє.
• Сьогодення.

3. Клас структурної організації

• Структурований.
• Неструктурований.
• Впорядкований.
• Формалізований.

Незважаючи на складність усіх класифікацій, що здається, хочеться сказати про те, що структуризація інформації - це простий процес, який ми втілюємо в життя щодня. Проблема розуміння цього питання полягає лише в тому, що ми не замислюємося про те, наскільки це багатогранне та широке питання, робимо все автоматично. Якщо ж поринути у дослідження цієї теми з професійної точки зору, то виявиться, що структуризація інформації вирішує безліч завдань, допомагаючи нам побудувати власну систему знань і використовувати її для подальшого розвитку або вирішення завдань як на побутовому рівні, так і на професійному.

Що таке класифікація?

Збір та структурування інформації неможливе без поняття класифікації, яке ми частково розглянули у попередніх абзацах. Але все ж таки варто докладніше розібратися з цим поняттям. Класифікація - це якась система інформаційних елементів, яка позначає реальні об'єкти чи процеси та впорядковує їх за певними схожими чи різними ознаками. Найчастіше ця процедура проводиться для того, щоб дослідження було зручнішим.

Існує два види класифікацій. Перша, штучна, здійснюється за зовнішніми рисами, які відбивають справжню сутність об'єкта, і дозволяє впорядкувати лише поверхневі дані. Другий вид – це натуральна чи природна класифікація, яка проводиться за суттєвими ознаками, що характеризують сутність об'єктів та процесів. Саме натуральна класифікація - це науковий інструмент, який використовують із вивчення закономірностей об'єктів і процесів. При цьому не можна сказати, що штучна класифікація є абсолютно марною. Вона дозволяє вирішувати ряд прикладних завдань, але сама собою досить обмежена.

Від того, наскільки якісно було виконано процедуру класифікації, багато в чому залежить подальший результат дослідження. Це випливає з того, що розмежування за ознаками проводиться на ранніх етапах, а якщо на них припуститися помилки, то подальші дослідження підуть некоректним шляхом.

Важливі принципи

p align="justify"> Прийоми структурування інформації вимагають дотримання певних принципів, що дозволяють бути впевненими в достовірності результатів:

• Необхідність кожну операцію розділити на класи і використовувати лише одну основну ознаку. Це дозволяє відсіяти зайву інформацію та зосередитись на основних моментах.
• Отримані групи мають бути логічно пов'язаними та збудованими у певному порядку за ознакою важливості, часу, інтенсивності тощо.

Правило Міллера

Закономірність зветься 7 ±2. Її відкрив американський вчений та психолог Джордж Міллер після проведення великої кількості експериментів. Правило Міллера у тому, що короткочасна людська пам'ять здатна загалом запам'ятати 7 букв алфавіту, 5 простих слів, 9 чисел, які з 2 цифр, і 8 десяткових чисел. У середньому це становить групу в кількості 7 ±2 елементів. Це правило застосовується у багатьох областях, що активно використовується для тренування людської уваги. Але його застосовують для структурування інформації, спираючись на те, скільки зможе подужати людський мозок.

Принцип краю

Цей ефект ґрунтується на тому, що людський мозок краще запам'ятовує інформацію на початку чи наприкінці. Дослідженням цього принципу займався вчений із Німеччини у XIX столітті. Саме він вважається його відкривачем. Цікаво, що в нашій країні про цей принцип дізналися після фільму про пригоди Штірліца, в якому головний герой використав його для переключення уваги свого супротивника.

Ефект Рестрофф

По-іншому цей ефект називається ефектом ізоляції, і полягає він у тому, що коли об'єкт виділяється з ряду схожих, то запам'ятовується набагато краще за інших. Іншими словами, можна сказати що найсильніше ми запам'ятовуємо те, що найбільше виділяється. Підсвідомо цей ефект використовують абсолютно всі люди, які хочуть їх помітити. Кожна людина помічала, що це працює, коли, крім його волі, увагу привертав яскравий одяг, що виділяється з натовпу, химерної архітектури будинок, що виглядає з сірої вулиці, або барвиста обкладинка з-під купи однакових.

У структуруванні інформації ефект Рестрофф використовується у тому, щоб різні груп інформації були схожі друг на друга. Це забезпечує їхнє швидке легке розуміння. Таким чином, якщо кожен елемент буде неоднозначним і цікавим, ми запам'ятаємо його набагато швидше.

Методи структурування інформації

Процес вивчення людського мозку не проходить даремно. Вчені вивели кілька методик та способів структурування інформації, які дозволяють зробити запам'ятовування набагато зручнішим. Ми поговоримо про основні та найпопулярніші способи.

Метод римської кімнати, або ланцюжок Цицерона, - це дуже простий, але ефективний метод засвоєння матеріалу. Він полягає в тому, що об'єкти, що запам'ятовуються, необхідно подумки розставити у вашій кімнаті або тій, яку ви дуже добре знаєте. Головна умова у цьому, що це предмети би мало бути розставлені у порядку. Після цього для того, щоб згадати необхідну інформацію, достатньо згадати кімнату. Саме так і робив Цицерон, коли готувався до виступу. Він гуляв своїм домом, подумки розставляючи акценти, щоб зуміти повернутися до важливого моменту під час свого виступу. Не варто обмежуватися кімнатою, можна спробувати розміщувати бажану інформацію на знайомій вулиці, робочому столі або іншому об'єкті, який вам добре відомий.

p align="justify"> Метод ментальних карт, або метод Бьюзена, - це простий спосіб графічного зображення інформації за допомогою схем. Часто цей метод називають майндмеппінг, тому що необхідно будувати асоціативні карти. Такий спосіб запам'ятовування став досить популярним останнім часом. Подібні карти рекомендують складати психологи та різні тренери для того, щоб правильно ставити цілі та розуміти свої справжні бажання. Але початкова мета ментальних карт полягала саме в тому, щоб швидше запам'ятовувати та структурувати інформацію. Для того, щоб скласти натальну карту, вам знадобиться:

• Матеріал, який ви захочете вивчити.
• Великий аркуш паперу.
• Кольорові ручки та олівці.

Після цього намалюйте в центрі аркуша символ або малюнок, який асоціюється з темою, яку ви хочете запам'ятати, або відображає її суть. Після цього у напрямку до центру малюйте різні ланцюжки зв'язків, які відображають ту чи іншу сторону об'єкта, що вивчається. В результаті для того, щоб згадати потрібну інформацію, вам не доведеться переглядати списки або читати підручника. Ви можете відразу згадати головну ідею, подивившись на неї в центрі листа, а потім, рухаючись по гілках, що відходять, згадати саме те, що вам потрібно.

Методи поетапної структуризації

Природно, що структурування цифрової інформації є складнішим процесом. Особливу складність становлять завдання, що характеризуються різним рівнем невизначеності. Щоб вирішити їх, слід вдаватися до низки методів, які можна об'єднати в методи поетапної структуризації та морфологічні методи. Обидва види адаптовані для того, щоб їх можна було використовувати в умовах високої невизначеності.

Але істотно вони відрізняються в тому, який спосіб буде використовуватися. Перша група націлена на те, щоб поступово знижувати невизначеність завдання, тоді як друга група націлена на рішення за допомогою створення моделей за одну ітерацію.

Варто відзначити, що при використанні морфологічного методу невизначеність може зовсім не змінюватися, вона буде перенесена на інший рівень опису. Обидва методи починаються з того, що досліджується рівень формалізації. Але якщо для методів поетапної структуризації рівень може бути будь-яким, то для морфологічних методів важлива детальна декомпозиція та подальше генерування матричних моделей. Іншими словами, можна сказати, що морфологічні методи найчастіше використовуються з потужною комп'ютерною технікою, тому що людський мозок не може обробляти такі масиви інформації.

Методи поетапної структуризації спрямовані на те, щоб знайти логічні взаємозв'язки, а морфологічні методи не ставлять собі завдання знайти логічний висновок, але вони проводять ретельний комбінаторний аналіз і сортують інформацію більш ретельно і глибоко.

Однак ефективність роботи полягає в тому, щоб використовувати обидва ці методи. Структурування цифрової інформації потребує комплексного підходу. Саме з цієї причини важливо не тільки використовувати найдоступніші методи, а й вдаватися до планування, експериментів та інших методів галузевої специфіки.

Технологія структурування інформації багато в чому залежить від того, наскільки детально має бути виконана робота. Так, при структуруванні насамперед враховується специфіка галузі.

Аналіз та структурування інформації дуже вигідно розглядати у розрізі семіотики. Це підхід, який інтерпретує будь-які способи подання інформації як один з різновидів тексту. Використання знакової системи дозволяє максимально спростити та полегшити розуміння інформації. Так, при графічному уявленні ми використовуємо низку методів, які дозволяють переходити від тональності до контрасту, від насиченості до яскравості тощо. Все це дозволяє спрощувати розпізнавання даних та транслювати їх для інших знакових систем. Але оскільки графічні моделі дещо обмежені, витягти з них інформацію найчастіше простіше з використанням моделі інтерпретації.

Структурування інформації в медіатеці ПК та серверів

Ми детально розглянули питання структурування, але не порушили питання у розрізі цифрової інформації. У світі інформаційні комп'ютерні технології впроваджуються у всі сфери життя. Тож ігнорувати їх просто неможливо. Останнім часом великий розвиток набули інформаційні медіатеки, які використовуються у школах, вищих навчальних закладах, технікумах. Медіатеки ПК та серверів поєднують у собі методичні навчальні посібники, звукозаписи, фонди книг, відеофайли, комп'ютерні презентації, а також технічне забезпечення, необхідне для виведення усієї перерахованої інформації. На сьогоднішній день кожен освітній заклад створює свою медіатеку, яка регулярно поповнюється новою інформацією, зафіксованою на різних носіях. Це дозволяє розвивати самостійну роботу учнів із телекомунікаціями та електронними каталогами. Функції, які виконує медіатека, є:

• Структурування інформації з використанням інформаційних моделей для зберігання дипломних робіт учнів рефератів, презентацій тощо.
• Повна автоматизація роботи з бібліотекою.
• Оновлення та зберігання навчальних загальноосвітніх матеріалів в електронній формі.
• Зберігання довідково-інформаційних посібників.
• Необмежений доступ до мережевих ресурсів та електронних бібліотек.
• Зберігання та перегляд фото- та відеофайлів освітнього закладу.
• Пошук необхідної інформації на запит.
• Оперативна робота з будь-якими джерелами інформації.

Важливу роль грає структурування зберігання інформації. Для цього установам необхідно володіти потужними серверами, які б гарантували неушкодженість та збереження даних. Саме тому до питання необхідно підходити грамотно та професійно, адже у разі помилки втрачені дані можна не повернути.

Структурування інформації в медіатеці ПК вимагає наявності потужного комп'ютерного обладнання, включаючи мобільні пристрої, ноутбуки, зарядний пристрій і таке інше. Тільки високоякісне обладнання дозволить забезпечувати повноцінну роботу з матеріалами одночасно всім користувачам. Також дуже важливо завести центральний сервер, на якому зберігатимуться дані. Найчастіше сервери встановлюються у бібліотеках. Встановлення бездротової мережі дозволяє кожному викладачу або учню отримувати доступ до всіх матеріалів з ноутбука, не виходячи з дому.

Структурування інформації у базах даних

База даних - це певна сукупність даних, які спільно використовуються персоналом підприємства, регіону, учнями вузу тощо. Завдання баз даних полягає в тому, щоб можна було зберігати великий обсяг інформації та надавати їх на перший запит.

Правильно спроектована база даних повністю виключає надмірність даних, завдяки чому ризик збереження суперечливої ​​інформації зводиться до мінімуму. Виходячи з цього, можна сказати, що створення баз даних у сучасному світі переслідує дві основні цілі - це підвищення надійності даних та зниження їх надмірності.

Життєвий цикл програмного продукту складається із стадій проектування, реалізації та експлуатації, але основною та ключовою є стадія проектування. Від того, як грамотно вона продумана, наскільки чітко визначені зв'язки між усіма елементами, залежить інформаційна насиченість і загальна продуктивність.

Правильно спроектована база даних має:

• Гарантувати цілісність даних.
• Дослідити, знаходити та видаляти суперечливості.
• Забезпечувати легке сприйняття.
• Дозволяти користувачеві структурувати інформацію та вносити нові дані.
• Задовольняти вимоги продуктивності.

Перед проектуванням бази даних ретельний аналіз вимог користувачів до майбутнього програмного продукту. При цьому від програміста потрібне знання основних правил та обмежуючих факторів для того, щоб грамотно вибудувати логічні взаємозв'язки між запитами. Дуже важливо правильно опрацювати пошуковий атрибут для того, щоб користувачі могли за несортованими ключовими словами знаходити бажану інформацію. Також треба пам'ятати, що чим більший обсяг інформації зберігає в собі база даних, тим важливіше для неї питання продуктивності, адже саме при максимальних навантаженнях стає видно всі недоліки.

Роль інформації у сучасному світі

Способи структурування інформації, які ми розглянули, спрямовані на те, щоб максимально полегшити доступ до даних, зберігати їх у цифровому чи матеріальному вигляді. Усі вони у своїй сутності досить прості, але їхнього розуміння необхідно усвідомлення те, що інформація - це лише абстрактне поняття.

Її складно виміряти, доторкнутися або побачити в тій чи іншій конкретній формі. З точки зору структурування інформації будь-який об'єкт є лише набір певних даних і характеристик, які ми можемо уявити і розбити на якісь складові.

При цьому розуміння ключових відмінностей об'єктів базується на тому, що ми порівнюємо його значення з нормою або об'єктом, який ми використовуємо для порівняння. Для того щоб навчитися швидко і ефективно структурувати інформацію, важливо розуміти, що вона є лише набір певних характеристик, властивостей і параметрів. Навчившись правильно з ними поводитися і класифікувати, можна вирішити безліч побутових та професійних завдань.

Також важливо пам'ятати, що інформація завжди може бути записана, зображена або представлена ​​в інший спосіб. Іншими словами, якщо ви чогось не розумієте, необхідно настільки розбити цю тему на докладні елементи і вникнути в їх суть, щоб не залишилося нічого, чого не можна було б пояснити простою мовою.

У побутовому плані більшість досить легко вирішує такі завдання, винаходячи інтелектуальні карти та використовуючи особливості свого мозку, відкриті вченими. Але у професійному плані структурування інформації досі залишається досить складним завданням, оскільки її кількість щодня та щохвилини зростає.

Власне, вся еволюція людини - це процес накопичення знань. Але для того, щоб ефективно працювати, необхідно зрозуміти основні принципи структурування інформації, про які ми теж говорили раніше. Їх не так багато. Однак розуміння — це ключ до обробки величезних масивів інформації та їхнього запам'ятовування.