Ang pinakamadaling paraan upang mahuli ang buntot ng isang pabaya na empleyado o mag-aaral na nag-outsource ng kanyang ulat o coursework ay ang pagtingin sa may-akda o mga kapwa may-akda ng dokumento. Ang impormasyong ito ay nakaimbak kasama ng iba pang metadata ng file at maaaring matingnan ng sinuman sa ibang pagkakataon. Lalo na nagiging sensitibo ang usapin kung ang tunay na may kasalanan ay lumabas na isang taong pamilyar sa inspektor: isang empleyado ng parehong kumpanya o isang mag-aaral mula sa parehong stream. Siyempre, ang isang maraming kuwentong kasinungalingan ay makakahanap ng isang paraan sa labas ng sitwasyon, ngunit ito ay parang hindi ito lalabas sa ibang pagkakataon. Pansinin ang nauugnay na mga user ng dokumento sa kanang sulok sa ibaba
Ito ay isang banal na halimbawa, siyempre, ngunit iyon ay kung saan ang mga tao ay karaniwang nabubutas.
Anong impormasyon ang maaaring ma-leak?
Ipinapaliwanag ng opisyal na tulong ng Microsoft kung ano ang maaaring magdulot ng potensyal na banta sa iyong reputasyon. Magbibigay ako ng buod nito dito:
- Mga bakas ng presensya ng iba pang mga user, pati na rin ang mga indikasyon ng mga pag-edit na ginawa nila at ang mga komentong idinagdag nila kung ikaw ang nag-co-author ng dokumento.
- May kulay na impormasyon na nasa header, footer, at watermark.
- Nakatagong Word text, invisible PowerPoint object, nakatagong Excel row, column at sheet.
- Content sa labas ng PowerPoint slide area.
- Mga karagdagang katangian ng dokumento at iba pang metadata, gaya ng impormasyon sa path ng printer o mga header ng email.
Inspektor ng dokumento
Ang "Document Inspector" ay isang maginhawang tool para sa pagsuri ng mga file para sa hindi gustong impormasyon. Ito ay maginhawa para sa parehong nagpadala at ang tatanggap ng dokumento. Ang kailangan mo lang gawin ay pumunta sa "Mga Detalye" at patakbuhin ang tseke. Ang ilang mga pag-click at limang segundo ay magbubunyag ng lahat ng mga in at out.
Ang tagapagpatupad ay kailangan lamang mag-click sa tanggalin, at maaaring suriin ng inspektor ang dokumento batay sa magagamit na ebidensya.
Pagbabawal sa pag-iimbak ng personal na data
Walang alinlangan na ang lihim, kumpidensyal na impormasyon ay kailangang protektahan. Sa buong pag-iral nito, ang sangkatauhan ay nag-imbento ng iba't ibang mga pamamaraan na maaaring maiwasan o hindi bababa sa makabuluhang kumplikado ang pag-access sa impormasyong ito, pati na rin ang mga sistema ng pag-encrypt. Noong ika-20 siglo, lumitaw ang mga bagong digital na teknolohiya para sa pag-iipon, pag-iimbak at pagpapadala ng impormasyon. Ginawang posible ng mga computer system na mag-type, mag-edit, suriin ang spelling at spelling, mag-convert at magpadala ng impormasyon sa isang electronic form na naiintindihan ng halos lahat ng mga computer. Mula sa sandaling ito, ang mga problema sa pagiging kumpidensyal at proteksyon ng personal na impormasyon ay naging partikular na nauugnay. Ang mga hacker, industriyal na espiya, kakumpitensya at iba pang masamang hangarin ay patuloy na gumagawa ng mga bagong paraan upang makakuha ng access sa impormasyon ng mga indibidwal at kumpanya.
Karamihan sa mga produkto ng software sa merkado ngayon ay nag-iimbak ng impormasyon na tinatawag na metadata sa parehong mga file kung saan nakikipag-ugnayan at nakikipagpalitan ang user, at ginagamit ng user upang mapanatili ang kasaysayan ng pag-edit ng file at upang tumulong sa paghahanap at pagkuha ng impormasyon mula sa mga file. Ang mga karaniwang halimbawa ng metadata ay ang pangalan at apelyido ng may-akda nito, impormasyon ng kumpanya, pangalan ng computer, suporta sa bersyon ng dokumento, iba't ibang nakatagong impormasyon, atbp., na nakaimbak kasama ng dokumento. Ginagamit din ang metadata na ito upang gawing pangkalahatan ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang file sa isang paunang natukoy na lokasyon.
Kasabay nito, karamihan sa kumpidensyal na impormasyong ito ay nakaimbak na parang default, minsan sa paraang hindi alam ng user at sa isang lugar at anyo na hindi niya alam. Ito ay walang lihim na kahit na tila hindi nakapipinsalang mga setting sa mga produkto ng software ay maaaring mag-imbak ng impormasyon na magpapaalam sa isang patuloy na gumagamit tungkol sa may-ari ng produkto o sa kanyang kumpanya. Ang isang halimbawa ay ang Word text editor ng Microsoft o anumang iba pang software application na gumagana sa mga elektronikong dokumento at nagbibigay-daan sa iyong mag-save ng iba't ibang bersyon ng isang dokumento sa parehong file gamit ang iba't ibang mga mode. Isaalang-alang natin ang isang simple ngunit napakakaraniwang kaso. Sabihin nating ang aming mambabasa, bilang pinuno ng departamento ng marketing, ay gumugol ng ilang linggo sa pakikipagtulungan sa kanyang koponan upang lumikha ng isang dokumento na naglalarawan sa mga katangian ng pinakabagong pag-unlad. Kasabay nito, pinlano na ipadala ang dokumentong ito sa departamento ng pagbebenta upang magsimula ng isang bagong kampanya sa marketing. Sa huling minuto, isang desisyon ang ginawa upang alisin ang ilang mga katangian mula sa paglalarawan ng produkto para sa layunin ng karagdagang pag-verify at paglilinaw.
Paano ayusin ang proteksyon ng pribadong impormasyon at protektahan ito mula sa hindi gustong pag-access? Susubukan naming sagutin ang tanong na ito sa artikulong ito. Titingnan din namin ang mga lugar sa isang dokumento kung saan maaaring iimbak ang metadata, at ilalarawan ang mga paraan kung saan maaaring alisin ang data na ito, sa gayon mapoprotektahan ang dokumento.
Bago bumaba sa negosyo, tandaan namin na ang pagsubok na bagay sa artikulong ito ay ang mga English na bersyon ng kilalang at tanyag na text editor na Microsoft Word - Word 2000 at Word 2002 - na kasama sa pakete ng Microsoft Office. Dapat itong bigyang-diin na, sa kabila ng pagkakapareho at pagpapatuloy ng mga bersyong ito ng editor na ito, mayroon pa rin silang ilang pagkakaiba sa kanilang paggana.
Ito ang unang bagay na dapat bigyang pansin para sa mga mambabasa na agad na uupo sa kanilang personal na computer.
- Paano ma-access ang personal na impormasyon
- Magsimula tayo sa pinakasimpleng bagay - ipapakita namin sa iyo kung paano makarating sa personal na impormasyon nang walang anumang mga espesyal na trick. Ginagawa ito gamit ang isang tampok sa Microsoft Word na nagbibigay-daan sa iyong tingnan ang teksto nang hindi ito pino-format. Lumalabas na magagamit ang feature na ito para tingnan ang metadata na nauugnay sa isang partikular na dokumento.
- Maaaring ma-access ng sinuman ang data na ito. Upang gawin ito kailangan mo:
Ilunsad ang Microsoft Word editor.
Sa pangunahing menu item na File, i-click ang Buksan.
Tulad ng nakikita mo, ang pag-access ng personal na impormasyon ay medyo simple. Naturally, ang isang makatwirang tanong ay lumitaw tungkol sa kung anong mga pamamaraan ang umiiral upang maprotektahan ang kumpidensyal na impormasyon mula sa prying eyes. Sa ibaba, ipapakita sa mga mambabasa ang ilan sa mga pinakakaraniwang pamamaraan.
Pag-alis ng personal na data mula sa mga dokumento
Ang kasalukuyang bersyon ng Word editor ay nagbibigay sa gumagamit ng pinakamalawak na posibilidad para sa pagtatrabaho sa personal na data, simula sa manu-mano at nagtatapos sa isang programmable na paraan ng pagtanggal ng impormasyon. Dahil sa katotohanan na sa artikulong ito ay hindi namin tinatalakay ang mga isyu ng pagsusulat ng mga dalubhasang programa, tututukan namin ang mga pinakasimpleng pamamaraan na naa-access sa isang malawak na hanay ng mga mambabasa.
Una sa lahat, kailangan mong tiyakin na ang ilang personal na impormasyon ay tinanggal kapag nagse-save ng dokumento. Upang gawin ito kailangan mong gawin ang sumusunod:
- Sa pangunahing menu ng Salita, piliin ang Mga Tool, at sa loob nito ang submenu ng Mga Opsyon. Sa dialog na lalabas, buksan ang tab na Seguridad.
- Sa seksyong Mga opsyon sa Privacy, i-activate ang checkbox na Alisin ang personal na impormasyon mula sa file na ito sa save at pindutin ang OK na buton.
- I-save ang dokumento.
Sa kasong ito, halimbawa, ang sumusunod na personal na impormasyon ay tinanggal mula sa dokumento:
- mga katangian ng file: may-akda, tagapamahala, kumpanya at pangalan ng taong nag-save ng pinakabagong bersyon ng dokumento;
- mga username na nauugnay sa mga komento at subaybayan ang mga pagbabago;
- ang pangalan na Na-save ni ay pinalitan ng May-akda;
- ang header ng mensaheng e-mail, na nabuo ng E-mail button sa toolbar.
Dapat itong bigyang-diin na ang operasyong ito ay hindi naka-install bilang default sa editor ng Word. At kahit na nakatakda ang naturang bandila, malalapat lamang ito sa kasalukuyang naka-activate na window ng dokumento. Samakatuwid, dapat na itakda ang mode na ito para sa bawat dokumento nang hiwalay.
Ang isa pang paraan na nararapat pansin ay ang manu-manong paraan ng pagtanggal ng personal na impormasyon. Ang mga katangian ng dokumento (sa loob ng istraktura ng file) ay nag-iimbak ng impormasyon tungkol sa mismong dokumento: ang pangalan ng file ng dokumento, lokasyon ng imbakan nito, petsa ng paglikha at iba pang mga katangian ng file. Gayunpaman, ang mga katangian ng dokumento ay maaari ding mag-imbak ng iba pang metadata, gaya ng pangalan ng may-akda, pangalan ng kumpanya, at editor ng dokumento. Maaaring manu-manong alisin ang impormasyong ito mula sa mga katangian ng dokumento gamit ang sumusunod na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon:
- Buksan ang dokumento sa Word editor.
- Sa seksyong File main menu, piliin ang Properties.
- Sa multi-page na dialog na lalabas, ang bawat tab na Buod, Istatistika, Mga Nilalaman at Custom ay maaaring maglaman ng kumpidensyal na impormasyon.
Upang alisin ang hindi kailangan o hindi gustong impormasyon, dapat mong piliin ito at tanggalin ito gamit ang DELETE key.
Siyempre, ang mga pamamaraan sa itaas ay maaaring awtomatiko at ma-program, na ginagawang mabilis at maginhawa ang prosesong ito. Gayunpaman, ang isang paglalarawan ng mga prinsipyo ng programming sa Word ay lampas sa saklaw ng artikulong ito at tinutukoy namin ang mambabasa sa espesyal na panitikan.
Saan nakatago ang impormasyon?
Ang pangunahing tuntunin na gumagabay sa mga praktikal na tao ay: "Sukatin nang dalawang beses, gupitin nang isang beses." Ang mahalagang prinsipyong ito ay maaaring matagumpay na mailapat sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Dapat ka bang palaging magmadali sa paghiwalay sa personal na impormasyon?
Saan nakaimbak ang nakatagong impormasyon? Ano ang mga paraan upang tingnan ang nakatagong impormasyon? Sasagutin ang mga tanong na ito sa bahaging ito.
Ang pangalawang tuntunin ay pangunahing may kinalaman sa mga nakakalimutang subaybayan ang pagkakaroon ng sumusuportang impormasyon sa dokumentong kanilang ipinapadala o ipinapadala. Para sa mga naturang user, mayroong isang awtomatikong analyzer para sa pagkakaroon ng track changes mode na pinagana, na maglalabas ng babala tungkol sa pagkakaroon ng impormasyon sa pag-edit sa dokumento kapag sinubukan nilang i-print ito, i-save ito, o ipadala ito sa pamamagitan ng email mula sa Word editor. Upang paganahin ang mode na ito, sa seksyong pangunahing menu ng Mga Tool sa dialog box na Mga Opsyon, kailangan mong piliin ang tab na Seguridad at gamitin ang checkbox upang itakda ang Babala bago mag-print, mag-save, o magpadala ng file na naglalaman ng mga sinusubaybayang pagbabago o mode ng komento (Fig 1). Kaya, ang kahulugan ng pangalawang panuntunan: palaging panatilihing naka-on ang track changes analyzer.
Ang pangalawang lugar kung saan maaaring maimbak ang kumpidensyal na impormasyon ay ang hidden text mode ng Microsoft Word. Binibigyang-daan ka ng mode na ito na ipakita o itago ang tinukoy na teksto gamit ang isang espesyal na pamamaraan ng pag-format ng character na ginagawang hindi nakikita ang mga ito.
Halimbawa, habang nag-e-edit ng text sa hidden text mode (ang nakatagong text ay mga espesyal na hindi ipinapakitang character sa isang file ng dokumento), maaari kang gumawa ng ilang tala para sa iyong sarili. Upang tingnan ang nakatagong teksto, sa seksyong pangunahing menu ng Mga Tool, piliin ang item na Mga Pagpipilian, at sa tab na View, piliin ang mode na Nakatagong teksto sa seksyong Pag-format ng mga marka (Fig. 2).
Nagiging sanhi ito ng Word na markahan ang nakatagong teksto ng may tuldok na salungguhit.
Ang unang paraan ay nagsasangkot ng pag-save ng mga nakaraang bersyon ng dokumento. Sa kasong ito, ang kasalukuyang bersyon ay nai-save bilang isang hiwalay na dokumento. Upang gawin ito, piliin ang Mga Bersyon sa pangunahing menu ng File. Pagkatapos ay piliin ang bersyon ng dokumento na gusto mong i-save bilang isang hiwalay na file. Susunod, pindutin ang Open key at piliin ang Save As sa pangunahing menu ng File. Sa dialog na lalabas, itakda ang pangalan ng file at pindutin ang pindutang I-save.
Ang pangalawang paraan ay ang pag-alis ng mga hindi gustong bersyon mula sa dokumento, na mangangailangan ng mga sumusunod na hakbang. Sa pangunahing menu ng File, piliin ang item na Mga Bersyon, pagkatapos ay piliin ang bersyon ng dokumentong gusto mong tanggalin (upang pumili ng higit sa isang bersyon, dapat mong pindutin nang matagal ang Ctrl key). Susunod na kailangan mong i-click ang Delete button.
Tahimik na mga tagapag-ingat ng nakatagong impormasyon
Maaaring hindi napagtanto ng maraming mambabasa na ang ilang mga pamamaraan sa Word ay nagse-save ng metadata bilang default. At tiyak na hindi nila napagtanto na ang pagharang sa mga pamamaraang ito ay ginagawang posible na alisin ang hindi gustong metadata mula sa mga dokumento. Pag-usapan natin ito nang mas detalyado.
Una, tingnan natin ang isang paraan para sa mabilis na pag-save ng isang dokumento. Tandaan na ito ay gumagana kung ang Allow fast saves checkbox ay may check. Gayunpaman, hindi alam ng lahat na kung magbubukas ka ng isang dokumento na na-edit sa mode na ito bilang isang text file, maaaring naglalaman ito ng impormasyon na dati nang inalis mula sa dokumento.
Nangyayari ito dahil idinaragdag ng Quick Save mode ang iyong mga pagbabago sa dulo ng dokumento, nang hindi isinasaalang-alang ang anumang mga pagbabago (kabilang ang tinanggal na impormasyon) na ginawa sa mismong dokumento. Samakatuwid, upang ganap na alisin ang impormasyong nabura mula sa isang dokumento, dapat mong i-disable ang quick save mode. Upang gawin ito, sa pangunahing menu ng Word kailangan mong piliin ang Mga Tool, pagkatapos ay ang seksyong Mga Pagpipilian at ang dialog na I-save (Larawan 3).
- Pangalawa, tingnan natin ang pamamaraan para sa pagsasama ng mga dokumento. Kapag naghahambing at nagsasama ng mga dokumento, gumagamit ang Word ng mga random na nabuong numero upang gawing mas madali ang pagsubaybay sa mga kaukulang dokumento sa hinaharap. Bagama't nakatago ang mga numerong ito, posibleng magamit ang mga ito upang ipakita na ang mga dokumento ay may karaniwang pinagmulan. Upang ihinto ang pag-iimbak ng mga random na numero sa panahon ng proseso ng pagsasama ng dokumento, dapat mong gawin ang sumusunod:
- Sa Tools menu, patakbuhin ang Options command. Sa lalabas na dialog ng maraming pahina, piliin ang dialog ng Seguridad.
Gayunpaman, dapat tandaan na kailangan mong magbayad para sa pagiging kompidensiyal - ang resulta ng pagsasama ng mga dokumento ay hindi magiging pinakamainam: magiging problema para sa editor ng Word na matukoy ang bilang ng mga nauugnay na dokumento.
Ang kaalaman ay kapangyarihan
Ang bawat isa na magbabasa ng artikulong ito ay tiyak na bubuo ng kanilang sariling opinyon tungkol sa problema ng pagprotekta ng impormasyon sa isang personal na computer at lahat ay malayang gumawa ng kanilang sariling desisyon. Maaari mong sundin ang mga panuntunang ito at huwag mag-save ng impormasyon, ngunit maaari mong mawala ito kung hindi ka magsisikap. Tinalakay ng artikulo ang mga pinakasimpleng paraan upang maiwasan ang mga pagtagas ng impormasyon. Bilang karagdagan, tulad ng nabanggit sa itaas, mayroong isang bilang ng mga programa upang malutas ang marami sa mga nabanggit na problema, na walang alinlangan na makabuluhang pasimplehin ang pamamaraan para sa pagsuri sa nilalaman ng hindi gustong data sa mga dokumento. Gayunpaman, ito ay isang paksa para sa isa pang artikulo. Sa konklusyon, nais kong tandaan na sa pamamagitan ng pagprotekta sa personal na impormasyon, hindi mo lamang mapoprotektahan ang iyong negosyo, kaalaman at karanasan, ngunit magbibigay din ng mapagpasyang pagtanggi sa mga hindi tapat na tao.
ComputerPress 10"2002
Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng ilang dokumento ng Office sa mga kliyente o kasamahan, inirerekomenda namin na suriin mo ang dokumento para sa nakatago o personal na impormasyon. Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyong ito bago ibahagi ang dokumento sa iba. Tinutulungan ka ng feature na Document Inspector sa Word, Excel, PowerPoint, o Visio na mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon at personal na impormasyon sa mga dokumentong pinaplano mong ibahagi.
Maaaring kabilang sa nakatagong impormasyon ang:
nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring hindi ibigay sa mga dokumento ng Word
Ang data ng Excel ay idinaragdag sa workbook kapag nakikipagtulungan sa ibang tao
Nakatagong data at personal na impormasyon sa PowerPoint na maaaring maimbak sa presentasyon o sa metadata nito.
impormasyon ng dokumento at mga katangian ng file sa Visio Drawings
Tandaan: Maliban kung isusumite mo ang iyong dokumento sa Microsoft, hindi kami magkakaroon ng access sa anumang data mula dito.
Inilalarawan ng artikulong ito ang mga uri ng data na karaniwang nakaimbak sa mga dokumento ng Office para mapili mo kung ano ang iingatan at kung ano ang aalisin sa dokumento o metadata. Para sa ilang impormasyon na hindi maalis ng Document Inspector, tingnan ang mga talahanayan na humahantong sa higit pang impormasyon tungkol sa Word, Excel, at PowerPoint.
Ang isang elektronikong kopya ng isang dokumento ng Word na gusto mong ibahagi sa mga kliyente o kasamahan ay kadalasang naglalaman ng nakatagong data o personal na impormasyon na nakaimbak sa mismong dokumento o sa mga katangian ng dokumento o metadata.
Payo: Kung gusto mo lang laktawan ang pag-type ng mga tala, pumunta sa file _gt_ selyo, piliin I-print ang lahat ng mga pahina at alisin ang tsek pag-print ng mga pagwawasto.
Maaaring naglalaman ang mga dokumento ng Word ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:
Mga tala, pagwawasto para sa mga naitala na pagwawasto, bersyon, at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa ibang mga user upang lumikha ng isang dokumento, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga item tulad ng mga rebisyon na may mga rebisyon, komento, sulat-kamay na tala, at mga bersyon. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa ibang mga tao na makita ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa dokumento, mga komento mula sa mga reviewer, at mga pagbabagong ginawa sa dokumento, na maaaring hindi kinakailangan para sa pakikipagtulungan sa labas ng isang grupo.
Mga katangian ng dokumento at metadata: Impormasyon tungkol sa dokumento, gaya ng May-akda, Paksa, at Pamagat. Kasama rin sa mga pag-aari ng dokumento ang impormasyon na awtomatikong pinapanatili ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaari ring maglaman ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala at pag-verify, mga ruta, at mga pangalan ng template.
Mga header at footer Ang mga underlay sa mga dokumento ng Word ay maaaring maglaman ng impormasyon sa mga header at footer. Bilang kahalili, maaari kang magdagdag ng watermark sa iyong Word document.
Nakatagong text Ang mga dokumento ng salita ay maaaring maglaman ng tekstong naka-format bilang nakatagong teksto. Kung hindi mo alam kung ang isang dokumento ay naglalaman ng nakatagong teksto, maaari mong gamitin ang Document Inspector upang mahanap ito.
Mga Property ng Server ng Dokumento Kung ang dokumento ay na-save sa isang lokasyon sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o library na ginawa sa Windows SharePoint Services, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyong nauugnay sa lokasyon ng server na iyon.
Custom na XML data. Ang mga dokumento ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.
gamit ang Document Inspector
Gamitin ang Document Inspector upang hanapin at alisin ang mga nakatago at personal na data mula sa mga dokumento ng Word. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng Word, tulad ng mga attachment sa mga mensaheng email.
Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Word
Sa Word, ang Document Inspector ay may kasamang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong hanapin at alisin ang nakatagong at personal na impormasyong partikular sa mga dokumento ng Word. Para sa isang listahan ng iba't ibang uri ng nakatago o personal na impormasyon na maaaring matukoy at maalis mula sa mga dokumento ng Word gamit ang Document Inspector, tingnan ang talahanayan sa ibaba.
Mga Tala:
Inspektor | Hinahanap at inaalis |
|---|---|
|
Mga tala, pagwawasto, bersyon Tandaan: Sa Word Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga bersyon at tala. |
Mga Tala Mga flag ng patch mode Impormasyon ng bersyon ng dokumento Mga sulat-kamay na tala |
|
Mga katangian ng dokumento at personal na data |
Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento Mga header ng email Mga ruta ng dokumento Mga Property ng Server ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Pangalan ng template |
|
Mga header at footer at watermark |
Impormasyon sa header ng dokumento Impormasyon sa mga header at footer ng dokumento "Mga Watermark" |
|
Nakatagong text |
Naka-format ang teksto bilang nakatago (magagamit ang pagpipiliang font sa dialog box Font) Tandaan: Hindi matukoy ng inspektor na ito ang text na nakatago ng ibang mga pamamaraan (halimbawa, puting text sa isang puting background). |
|
Custom na XML Data |
Custom na XML data na maaaring maimbak sa isang dokumento |
|
Hindi nakikitang nilalaman |
Tandaan: Ang inspektor na ito ay hindi nakakahanap ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay. |
Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng isang Excel workbook, tiyaking tinitingnan mo ang workbook bilang nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring nakaimbak sa mismong workbook o sa mga katangian ng dokumento nito (metadata).
Gamit ang Document Inspector sa Excel, mahahanap at maaalis mo ang nakatago at personal na data.
Tandaan: Bagama't maaari mong alisin ang mga nakatago at personal na impormasyon mula sa mga workbook na iyong ibinahagi sa iba, kung ang Excel workbook ay nai-save bilang nakabahagi, hindi mo maaaring alisin ang mga tala, tala, mga katangian ng dokumento, o personal na impormasyon mula dito. Upang alisin ang data na ito mula sa isang nakabahaging workbook, kopyahin muna ito at i-unshare ito.
Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data
Maaari mong gamitin ang Document Inspector upang alisin ang mga nakatago at pribadong data mula sa mga workbook ng Excel. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga aklat, halimbawa bilang mga attachment sa mga mensaheng email.
Mga uri ng nakatago at personal na data sa Excel
Nakalista sa ibaba ang ilan sa mga elemento na maaaring pinagmumulan ng nakatago at personal na data sa mga workbook ng Excel.
Mga tala at sulat-kamay na tala. Kung ang isang aklat ay ginawa kasama ng iba, maaaring naglalaman ito ng mga tala at sulat-kamay na tala. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa iba na makita ang mga pangalan ng mga taong nag-ambag sa aklat, tingnan ang mga komento ng mga tagasuri, at makita ang mga pagbabagong ginawa sa aklat.
Mga katangian ng dokumento at personal na data Metadata o mga katangian ng dokumento sa Excel, tulad ng sa iba pang mga application ng Office, kabilang ang impormasyon ng may-akda, paksa, at pamagat. Awtomatikong sine-save ng Office ang pangalan ng taong huling nag-save ng workbook, ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento, at ang lokasyon ng dokumento (Excel 2013 o mas bago). Maaaring available ang karagdagang impormasyon (PII), gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala, impormasyon sa pagba-browse, mga ruta, mga katangian ng printer (tulad ng path ng printer at secure na sikreto sa pag-print), at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish. Mga web page.
Mga header at footer. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng data sa mga header at footer.
Mga nakatagong row, column at sheet. Maaaring itago ang mga row, column, at buong sheet sa isang libro. Kapag namahagi ka ng kopya ng isang workbook na naglalaman ng mga nakatagong row, column, o sheet, maaaring ipakita ng ibang tao ang mga ito at tingnan ang data na nilalaman nito.
Mga katangian ng server ng dokumento. Ang isang workbook na naka-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o isang library ng Windows SharePoint Services, ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyon ng lokasyon ng server.
Custom na XML data. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.
Hindi nakikitang nilalaman. Maaaring naglalaman ang mga aklat ng mga bagay na naka-format bilang invisible.
Naka-embed na mga file o bagay. Ang mga workbook ay maaaring may mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o mga text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na naglalaman ng invisible na data.
Macro batay sa VBA code. Ang mga workbook ay maaaring maglaman ng mga macro, VBA module, COM at ActiveX na mga kontrol, mga form ng user, o mga function na tinukoy ng user na maaaring naglalaman ng nakatagong data.
Mga item na may naka-cache na data. Maaaring may naka-cache na data ang mga workbook mula sa PivotTables, PivotCharts, Slicer, Timeline, at Cube Formula na maaaring hindi lumabas.
Mga Survey sa Excel Maaaring itago ng Excel ang mga tanong sa survey sa mga workbook na inilagay sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook.
Mga Script Manager ng Script. Ang mga workbook ay maaaring magkaroon ng mga script na tinukoy gamit ang Script Manager. Maaaring naglalaman ang mga ito ng naka-cache o nakatagong data.
Mga filter. Maaaring may mga aktibong autofilter o mga filter ng talahanayan ang mga workbook, na maaaring maging sanhi ng pag-imbak ng naka-cache o nakatagong data sa mga workbook.
Mga nakatagong pangalan. Maaaring may mga nakatagong pangalan sa mga aklat, na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data.
Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Excel
Ang Document Inspector ay nagpapakita ng mga item na natagpuan na maaaring naglalaman ng mga nakatago at personal na data na nauugnay sa mga Excel workbook. Inililista ng sumusunod na talahanayan ang mga uri ng naturang data na maaari mong alisin sa mga workbook gamit ang Document Inspector.
Mga Tala:
Hindi lahat ng feature ng Excel na nakalista sa talahanayan ay sinusuportahan sa Microsoft Excel Starter 2010.
Kung nagdagdag ang iyong organisasyon ng mga custom na module sa Document Inspector, maaaring matuklasan ang mga karagdagang uri ng data.
|
Hinahanap at tinatanggal ng Document Inspector |
|
|---|---|
|
Mga Tala |
Mga Tala Mga sulat-kamay na tala Tandaan: Sa Excel Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga tala. |
|
Mga katangian ng dokumento at personal na data |
Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento (Excel 2013 at mga mas bagong bersyon). Kapag pumipili ng isang koponan Tanggalin lahat ang kasalukuyang lokasyon ng dokumento ay aalisin sa file. Ito ay idinaragdag kapag nagse-save lamang pagkatapos mong isara at muling buksan ang Excel 2013 o mas bago. Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Impormasyon sa landas ng printer Mga Tala sa Iskrip Mga tala para sa mga partikular na pangalan at pangalan ng talahanayan Mga hindi aktibong panlabas na koneksyon ng data |
|
Mga header at footer |
Impormasyon sa header ng sheet Impormasyon sa Sheet Notes |
|
Mga nakatagong row at column |
Mga nakatagong linya Mga nakatagong hanay ng data Mga Tala: |
|
Mga nakatagong sheet |
Mga nakatagong sheet Tandaan: Kung ang mga nakatagong sheet sa isang workbook ay naglalaman ng data, ang pagtanggal nito ay maaaring magbago sa mga resulta ng pagkalkula ng mga formula na nasa workbook. Kung hindi mo alam kung anong data ang nilalaman sa mga nakatagong sheet, isara ang Document Inspector, i-unhide ang mga nakatagong sheet, at pagkatapos ay tingnan ang mga nilalaman ng mga ito. |
|
Custom na XML Data |
Custom na XML data na maaaring iimbak sa isang workbook |
|
Hindi nakikitang nilalaman |
Mga bagay na naka-format bilang invisible Tandaan: Ang Document Inspector ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng ibang mga bagay. |
Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa workbook. Hindi niya matanggal ang mga ito, dahil maaaring humantong ito sa hindi gumagana nang maayos ang aklat. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.
|
Nahanap ng inspektor ng dokumento |
|
|---|---|
mga cell ng sheet; |
|
|
Naka-embed na mga file o bagay |
mga bitmap; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument. |
|
Macro batay sa VBA code |
Macros o VBA module na maaaring maglaman ng nakatagong data sa isang workbook. Kabilang dito ang: macros, kabilang ang Excel 4.0 macro sheets (XLM); Mga module ng VBA; Mga kontrol ng COM o ActiveX. Mga custom na form, kabilang ang mga form ng Excel 5.0 mga custom na function. |
|
Mga bahagi ng business intelligence na may naka-cache na data |
Mga bahagi ng business intelligence na maaaring naglalaman ng naka-cache na data na nakaimbak sa workbook, kabilang ang invisible na data. Sinusuri ng Document Inspector ang mga sumusunod na item, na maaaring naglalaman ng summary cache, slice cache, o cube formula cache: pivot table at pivot chart; mga hiwa at timeline; mga formula ng kubo. |
|
Mga Survey sa Excel |
Mga tanong sa survey ng Excel na ginawa sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook. |
|
Mga Script Manager ng Script |
Ang mga script na tinukoy gamit ang Script Manager at maaaring maging sanhi ng naka-cache o nakatagong data upang maimbak sa workbook. |
|
Mga filter |
Mga filter na maaaring maging sanhi ng naka-cache o nakatagong data upang maimbak sa workbook. Sinusuri ng Document Inspector ang mga autofilter at mga filter ng talahanayan na inilapat sa data. |
|
Mga nakatagong pangalan |
Mga nakatagong pangalan na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data sa workbook. |
Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng PowerPoint gamit ang Document Inspector.
Payo: Kung gusto mo lang iwasan ang pag-type ng mga tala, buksan ang tab file _gt_ selyo, mag-click sa mga slide na may sukat buong pahina at alisin ang tsek mag-print ng mga tala.
Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data
Mga uri ng nakatago at personal na data
Ang nakatagong data ay maaaring binubuo ng data na idinaragdag ng PowerPoint upang paganahin ang pakikipagtulungan sa paggawa ng presentasyon sa ibang mga tao. Maaari rin itong maglaman ng impormasyon na sinadya mong itinalaga bilang nakatago.
Ang mga PowerPoint presentation ay maaaring maglaman ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:
Mga tala at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa iba upang lumikha ng isang presentasyon, ang iyong presentasyon ay maaaring maglaman ng mga elemento tulad ng mga tala at sulat-kamay na anotasyon. Nagbibigay-daan ang impormasyong ito sa ibang mga user na makita ang mga pagbabagong ginawa at ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa presentasyon, pati na rin ang mga komento mula sa mga reviewer.
Data ng pagsubaybay sa patch. Kapag nag-collaborate ka sa isang nakabahaging dokumento na nakaimbak sa cloud, sinusubaybayan ng PowerPoint 2016 para sa Office 365 kung sino ang gumawa ng mga pagbabago sa dokumento at kung kailan.
Mga katangian ng dokumento at personal na data. Kasama sa mga katangian ng dokumento (metadata) ang impormasyon ng presentasyon gaya ng pangalan ng may-akda, paksa, at pamagat. Naglalaman din ang mga ito ng impormasyon na awtomatikong sine-save ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaaring maglaman din ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagsusumite ng pagsusuri, mga ruta ng dokumento, mga path ng printer, at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish ng mga web page.
Invisible na content sa isang slide. Ang pagtatanghal ay maaaring maglaman ng mga bagay na naka-format bilang hindi maipapakita.
Nilalaman sa labas ng slide. Ang mga presentasyon ng PowerPoint ay maaaring maglaman ng mga bagay na hindi lumilitaw dahil naalis ang mga ito sa slide. Ang ganitong mga bagay ay maaaring mga inskripsiyon, mga larawan, mga elemento ng grapiko at mga talahanayan.
Mga tala para sa pagtatanghal. Ang seksyon ng mga tala ng isang PowerPoint presentation ay maaaring maglaman ng teksto na maaaring hindi mo gustong ibahagi sa iba, lalo na kung ang mga tala ay ginawa lamang para sa nagtatanghal.
Mga katangian ng server ng dokumento. Kung ang pagtatanghal ay na-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang website ng Document Workspace o isang library ng Windows SharePoint Services, maaari itong maglaman ng mga karagdagang katangian o impormasyon ng lokasyon ng server.
Custom na XML data. Ang mga presentasyon ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Maaari silang matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.
Impormasyong hinahanap at inaalis ng Document Inspector
Kasama sa Document Inspector sa PowerPoint ang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong mahanap at alisin ang mga nakatagong at personal na impormasyong partikular sa mga presentasyon ng PowerPoint. Para sa isang listahan ng iba't ibang uri ng nakatago at personal na data na maaaring alisin sa mga presentasyon gamit ang Document Inspector, tingnan ang talahanayan sa ibaba.
Kung ang iyong organisasyon ay nagdagdag ng mga karagdagang module sa Document Inspector, maaari mong tingnan ang iba pang mga uri ng impormasyon sa iyong mga presentasyon.
Inspektor | Hinahanap at inaalis |
|---|---|
|
Mga Tala |
Mga Tala Mga sulat-kamay na tala |
|
Mga katangian ng dokumento at personal na data |
Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Path sa file para sa pag-publish ng mga web page |
|
Baguhin ang data ng pagsubaybay |
Data tungkol sa kung sino at kailan binago ang file. Available lang ang feature na ito sa mga subscriber ng Office 365 na bahagi ng programa ng Office Insider. Kung mayroon kang subscription sa Office 365, tiyaking mayroon kang pinakabagong bersyon ng Office. |
|
Invisible na content sa isang slide |
Mga bagay na na-format bilang hindi napapakita Ang inspektor na ito ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay. |
|
Off-slide na nilalaman |
Nilalaman o mga bagay na hindi lumilitaw sa pagtatanghal dahil matatagpuan ang mga ito sa labas ng lugar ng slide |
|
Mga tala sa pagtatanghal |
Idinagdag ang teksto sa seksyon ng mga tala sa pagtatanghal Hindi tinatanggal ng Document Inspector ang mga larawang idinagdag sa seksyon ng mga tala. |
|
Custom na XML Data |
Custom na XML data na maaaring maimbak sa isang presentasyon |
Impormasyong hinahanap ng Document Inspector ngunit hindi maalis
Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa presentasyon. Hindi niya magawang tanggalin ang mga ito, dahil maaaring humantong ito sa hindi gumagana nang maayos ang presentasyon. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.
|
Nahanap ng inspektor ng dokumento |
|
|---|---|
|
Naka-embed na mga file o bagay |
Mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na maaaring naglalaman ng invisible na data. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga uri ng bagay: mga bitmap; Mga bagay sa Microsoft Equation 3.0; Mga bagay sa tsart ng Microsoft Graph; Mga bagay sa pagtatanghal ng PowerPoint; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument. |
|
Macros o VBA code |
Mga macro o VBA module na maaaring naglalaman ng nakatagong data. Kabilang dito ang:
|
Inspektor ng dokumento at personal na data
Ang data ng pagsubaybay sa patch na ipinakilala sa Office 365 Insider build 8403 ng PowerPoint 2016 ay isang halimbawa ng mga limitasyon ng Document Inspector. Halimbawa, sabihin nating nagtutulungan sina Martha at Regina sa Presentation A sa Office 365. Ang data ng pagsubaybay sa pagbabago (iyon ay, mga user name at mga oras ng pag-edit) ay idinagdag sa presentasyon. Kung kasunod na bubuksan ni Gleb ang Presentation A sa PowerPoint 2013 at patakbuhin ang Document Inspector para alisin ang personal na data, hindi mahahanap at maaalis ng Inspector sa bersyong iyon ng PowerPoint ang data ng pagsubaybay sa rebisyon na idinagdag sa presentasyon sa mas huling bersyon ng PowerPoint (Office 365) na sina Regina at Martha. Upang alisin ang data na ito, kakailanganin ni Gleb na mag-upgrade sa pinakabagong bersyon ng PowerPoint at pagkatapos ay ilunsad ang Document Inspector.
Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyon sa Visio sa parehong paraan na ginagawa mo sa iba pang mga application ng Office. Bago ka magbahagi ng kopya ng iyong Visio drawing sa iba, maaaring kailanganin mong alisin ang ilang partikular na data mula sa drawing at mga katangian nito.
Madali mong matatanggal ang sumusunod na personal na impormasyon sa Visio:
Mga tala na ipinasok sa mga pahina ng dokumento
Mga pangalan at inisyal ng mga reviewer at pagwawasto na ginawa nila
Mga landas sa mga hanay ng elemento
Mga path sa mga template at pangalan ng kanilang mga file
Tandaan: Kung ang isang dokumento ay nai-publish sa isang nakabahaging server, kapag binuksan mo ito, ang impormasyon tungkol sa kung sino ang nagbukas nito at ang pangalan ng computer kung saan naka-imbak ang file ay ipapakita. Para protektahan ang data na ito, limitahan ang pag-access sa mga dokumento sa mga taong pinagkakatiwalaan mo lang.
Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng Visio sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:
Sa menu file i-click Alisin ang nakatagong impormasyon.
Kung gumagamit ka ng Visio premium 2010 o mas bago, makikita mo ang command na ito sa ilalim file > Katalinuhan > Tanggalin ang personal na data.
Buksan ang tab Personal na impormasyon.
Lagyan ng tsek ang kahon Alisin ang mga sumusunod na elemento mula sa isang dokumento.
Payo: Lagyan ng tsek ang kahon Magbabala kung muling ipinasok ang data na ito kung gusto mong makatanggap ng babala kapag sinubukan mong ipasok muli ang personal na data.
Upang alisin ang sensitibong data mula sa mga panlabas na mapagkukunan, piliin ang checkbox Alisin ang data mula sa mga panlabas na mapagkukunan na nakaimbak sa kasalukuyang dokumento.
Tandaan: Ang checkbox na ito Hindi Binibigyang-daan kang magtanggal ng data na nauugnay sa isang hugis. Inaalis nito ang data source mula sa schema, ngunit kung ang data mula rito ay nasa schema na, dapat itong alisin nang manu-mano.
Feedback
Ang artikulong ito ay na-update Enero 8, 2019 g. bilang resulta ng iyong tala. Kung nakita mong kapaki-pakinabang ang artikulong ito, at lalo na kung hindi mo ginawa, mangyaring gamitin ang mga kontrol ng feedback sa ibaba upang mabigyan kami ng ilang nakabubuong mungkahi.
Hinahayaan ka ng tool na Mga Detalye na tingnan at baguhin ang mahahalagang katangian ng dokumento, na ginagawa itong handa para sa pakikipagtulungan, pag-archive, o email. Ang tool ay nagbibigay ng access sa ilang mga command na tatalakayin nang mas detalyado sa ibang pagkakataon sa aklat, ngunit dito ay ilalarawan lamang natin nang maikli ang kanilang layunin.
Mga Katangian
Ang kanang bahagi ng window ng Mga Detalye. Ang bawat dokumento, bilang karagdagan sa nilalaman mismo, ay nagdadala ng maraming impormasyon tungkol sa kung sino ang lumikha nito, kung ano ang paksa nito, at kung saang kategorya ito maiuuri. Bilang karagdagan, ang dokumento ay may kasamang mga keyword na nagpapakilala sa nilalaman ng dokumento, mga tala, atbp. Ang lahat ng impormasyong ito ay tumutulong sa mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng dokumento o mga user na ayusin, ayusin, at hanapin ang mga dokumentong kailangan nila. Para sa kadahilanang ito, ipinapayo ko sa iyo na huwag maging tamad at punan ang naaangkop na mga patlang. Kung mas matalino mong punan ang mga ito, mas magiging madali itong magtrabaho kasama ang dokumento.
Maghanda para sa pampublikong pag-access
Inspektor ng dokumento- binubuksan ng command na ito ang window ng Document Inspector. Ang ilang personal na impormasyon at impormasyon tungkol sa iyong computer ay awtomatikong ipinapasok sa dokumento nang hindi mo napapansin. Halimbawa, ang username kung saan mo ginawa ang dokumento ay nakapaloob sa dokumento hindi alintana kung pinunan mo ang mga field ng property o hindi. Kung na-print mo ang dokumento o na-preview ito, ang buong path sa lokal o network printer ay naka-embed sa dokumento. Kung nagpasok ka ng mga guhit sa dokumento, ang landas patungo sa kanila ay naka-imbak din sa dokumento. Kung magpapadala ka ng dokumento sa maraming iba't ibang tao, maaaring hindi mo gusto ang impormasyong iyon na ibinahagi nang hindi mo nalalaman. Hinahanap ng Document Inspector ang nakatagong data sa isang dokumento, ipapakita ito sa iyo, at pinapayagan kang tanggalin ito
ang mga ito mula sa isang Excel workbook.
Pagsusuri sa pagiging naa-access- nagbibigay-daan sa iyong suriin kung gaano kaginhawa para sa mga user na may mga kapansanan na gamitin ang mga dokumentong ito.
Pagsusuri sa pagiging tugma- sinusuri ng command kung mabubuksan ang dokumento sa mga naunang bersyon ng Excel nang hindi gumagawa ng mga pagbabago.
Protektahan ang aklat
Binibigyang-daan ka ng tool na ito na magpataw ng mga paghihigpit sa kakayahang baguhin at i-edit ang nilalaman at istraktura ng isang libro.
I-encrypt gamit ang password- ang dokumento ay naka-encrypt upang makita mo lamang ang mga nilalaman nito pagkatapos ipasok ang password. Kapag nag-e-encrypt ng isang libro gamit ang isang password, maging maingat tungkol sa kasalukuyang letter case at layout ng keyboard, kung hindi man ay nanganganib kang mawalan ng access sa iyong sariling libro.
Limitahan ang mga pahintulot para sa mga user- ang utos na ito ay karaniwang magagamit lamang sa may-akda ng dokumento at mga gumagamit ng corporate network o Internet. Gumagamit ito ng server ng pamamahala ng mga karapatan ng gumagamit. Ito ay maaaring isang libreng Microsoft server o isang corporate server. Sa tuwing sinusubukan ng isang user na magbukas ng dokumento, may ipinapadalang kahilingan sa server at ibinabalik nito ang mga katangian para sa user na iyon, sa partikular na impormasyon tungkol sa kung ano ang makikita niya sa dokumentong binubuksan niya at kung ano ang dapat itago sa kanya. Kapag sinubukan mong patakbuhin ang utos na ito, sasabihan kang magparehistro sa server ng Microsoft. Kung interesado kang makita kung paano gumagana ang mga paghihigpit, dumaan sa pamamaraang ito, magparehistro ng ilang mga gumagamit na may iba't ibang mga karapatan at subukan ang utos na ito.
Magdagdag ng digital signature- ang utos na ito ay nagdaragdag ng isang hindi nakikitang code sa dokumento, na pinapalitan ang karaniwang lagda. Maingat na basahin kung ano ang isinusulat sa iyo ng signature creation wizard. Kung lumikha ka ng isang personal na lagda, pagkatapos ay sa tulong nito ikaw lamang ang personal at tanging sa computer na ito ang makakatiyak na ang iyong dokumento ay hindi napalitan. Kung gusto mong lumikha ng isang lagda na "makikilala" ng mga panlabas na organisasyon, kakailanganin mong gamitin ang mga serbisyo ng mga espesyal na serbisyo sa network.
Markahan bilang pangwakas- pagkatapos isagawa ang utos na ito, imposibleng gumawa ng mga pagbabago sa dokumento.
Protektahan ang kasalukuyang sheet- gamit ang tool na ito maaari mong tukuyin kung aling mga elemento ng sheet ang maaaring baguhin ng ibang mga gumagamit, at kung alin ang protektado at hindi mababago.
Protektahan ang istraktura ng libro- ipinagbabawal ang pagbabago ng istraktura ng aklat (pagdaragdag o pag-alis ng mga sheet).
Mga bersyon
Binibigyang-daan kang tingnan at i-restore ang mga draft na bersyon ng mga hindi na-save na file o tanggalin ang mga draft na bersyon na hindi na kailangan.
Ang mga dokumento at file na nilikha ng iba't ibang mga programa ay hindi mahahalata na nagdadala ng ilan impormasyon sa mga ari-arian. Maaaring ito ay personal na data, na habang sila ay nasa iyong computer, walang sinuman ang nagbibigay ng masyadong pansin sa kanila. Ngunit kung magpasya kang ibahagi ang file na ito sa sinuman sa pamamagitan ng Internet o gamit ang isang flash drive, ipinapayong suriin at tanggalin ang hindi kailangan data mula sa mga katangian ng file.
Ano ito personal na impormasyon, na maaaring naroroon sa file? Lahat ng impormasyon sa mga katangian ng file maaaring ituring na personal. Pagkatapos ng lahat, ang file na ito ay nilikha sa iyong computer, at binigyan mo ito ng pangalan file o nagbigay ng karagdagang impormasyon, tulad ng mga komento. Ito ay maaaring: ang pangalan ng may-akda, ang petsa kung kailan binago ang file, mga tag at keyword. Ang pangalan ng program na lumikha ng file, petsa ng pagbili, copyright at marami pa.
Kadalasan, ang gumagamit ay naglilipat sa ibang mga tao mga file mga dokumento at larawan at pagtanggal ng personal na data sa mga katangian ng file sa kasong ito hindi ito magiging kalabisan.
Piliin kung alin datos O file umalis at kung alin tanggalin posibleng gamit Windows Explorer, sa mga katangian ng file. Upang gawin ito, mag-right-click sa napiling file at piliin ang "Properties" sa menu ng konteksto. Sa window ng properties, pumunta sa tab na "Mga Detalye."
Dito matatagpuan ang lahat ng mga nakatagong extra. datos at depende sa uri file dito makikita mo ang isang medyo disenteng listahan ng iba't ibang impormasyon tungkol sa dokumento. Suriin ang listahan at tukuyin kung alin datos hindi mo nais na ibahagi sa sinuman ang dokumentong ito.
Sa pamamagitan ng paraan, impormasyon tungkol sa file hindi lamang ito posible tanggalin, ngunit idagdag din ito nang direkta sa window ng mga katangian. Ngunit, gayunpaman, hindi sa lahat ng punto. Para i-edit ang mga available na property, i-click ang button sa tapat ng item sa seksyong “Value”. May lalabas na maliit na field sa pag-edit.
Kung kinakailangan pagtanggal hindi nae-edit datos, sa ibaba ng bintana ari-arian I-click ang "I-delete ang mga property at personal na impormasyon."
Magbubukas ang isang window na may form sa pag-edit, kung saan kailangan mong piliin ang "Tanggalin ang mga sumusunod na katangian para sa file na ito."
