Gumawa ng ulat gamit ang Report Wizard. MS Access. Mga ulat

Pederal na Ahensya para sa Edukasyon ng Russian Federation

NOU SPO Irkutsk College of Economics at Turismo

Disiplina: Computer Science

Paksa: Mga Ulat sa Pag-access sa Microsoft Office

Nakumpleto ang gawain:

Mag-aaral ng pangkat T-09-2

Shchegolev Alexander

Sinuri ng guro:

Bolokhoeva Elena Nikolaevna

Irkutsk 2010

Panimula

Kabanata 1: Paglikha ng Ulat bilang Bagay sa Database

1.2 Mga pamamaraan para sa paglikha ng isang ulat

1.3 Paggawa ng ulat

Kabanata 2. Database "Mga Empleyado ng WasabiKo Restaurant"

2.1.1 Maghanap para sa mga taong naninirahan sa Irkutsk

1.1.2 Maghanap ng mga taong hindi nakatira sa Irkutsk

1.1.3 Maghanap sa pamamagitan ng pagkakaroon ng telepono

1.1.4 Maghanap para sa mga ipinanganak sa 19**

1.1.5 Maghanap ng mga empleyadong may ranggo. mga libro

1.1.6 Maghanap lamang ng mga waiter

1.1.8 Maghanap ayon sa apelyido ng kliyente

1.1.9 Maghanap ayon sa availability ng telepono ng customer

1.1.10 Maghanap ng mga tauhan sa pamamagitan ng apelyido

Panimula

Sa simula pa lamang ng pag-unlad ng teknolohiya ng kompyuter, lumitaw ang dalawang pangunahing direksyon ng paggamit nito.

Ang unang direksyon ay ang paggamit ng teknolohiya ng computer upang magsagawa ng mga numerical na kalkulasyon na masyadong mahaba o imposibleng gawin nang manu-mano.

Ang pangalawang direksyon ay ang paggamit ng teknolohiya ng computer sa awtomatiko o automated na mga sistema ng impormasyon.

Ang Access DBMS (Microsoft) ay may medyo mataas na bilis ng mga katangian at bahagi ng Microsoft Office package, na napakapopular sa ating bansa at sa ibang bansa. Ang hanay ng mga command at function na inaalok sa mga developer ng Access ng software ay nakakatugon sa anumang modernong mga kinakailangan para sa presentasyon at pagproseso ng data sa mga tuntunin ng kapangyarihan at flexibility. Ang mga tool sa pagbuo ng ulat sa pag-access ay idinisenyo upang lumikha ng isang layout ng ulat na maaaring magamit upang ipakita ang data mula sa mga talahanayan sa anyo ng isang naka-print na dokumento ng output. Binibigyang-daan ka ng mga tool na ito na magdisenyo ng ulat na may kumplikadong istraktura na nagbibigay ng output ng magkakaugnay na data mula sa maraming talahanayan. Sa kasong ito, ang pinakamataas na kinakailangan para sa pagpapatupad ng dokumento ay maaaring matugunan.

Kabanata 1. Paglikha ng isang ulat bilang isang object ng database

Ang ulat ay isang naka-format na representasyon ng data na ipinapakita sa screen, naka-print, o sa isang file. Pinapayagan ka nitong kunin ang kinakailangang impormasyon mula sa database at ipakita ito sa isang form na madaling maunawaan, at nagbibigay din ng sapat na pagkakataon para sa pagbubuod at pagsusuri ng data.

Kapag nagpi-print ng mga talahanayan at query, ang impormasyon ay halos ipinapakita sa anyo kung saan ito naka-imbak. Kadalasang kailangang magpakita ng data sa anyo ng mga ulat na may tradisyonal na hitsura at madaling basahin. Kasama sa isang detalyadong ulat ang lahat ng impormasyon mula sa isang talahanayan o query, ngunit naglalaman ng mga header at nahahati sa mga pahina na may mga header at footer.

1.1 Istruktura ng ulat sa Design mode

Ang Microsoft Access ay nagpapakita ng data mula sa isang query o talahanayan sa isang ulat, nagdaragdag ng mga elemento ng teksto upang gawing mas madaling basahin.

Kabilang sa mga elementong ito ang:

Pamagat. Ang seksyong ito ay naka-print lamang sa tuktok ng unang pahina ng ulat. Ginagamit upang mag-output ng data, gaya ng teksto ng pamagat ng ulat, petsa, o pahayag ng teksto ng dokumento, na dapat i-print nang isang beses sa simula ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng lugar ng pamagat ng ulat, piliin ang Ulat na Pamagat/Tala na utos mula sa View na menu.

Header. Ginagamit upang ipakita ang data tulad ng mga heading ng column, petsa, o mga numero ng pahina na naka-print sa tuktok ng bawat pahina ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng header, piliin ang Header at Footer mula sa View menu. Ang Microsoft Access ay nagdaragdag ng header at footer sa parehong oras. Upang itago ang isa sa mga header at footer, kailangan mong itakda ang property na Taas nito sa 0.

Ang lugar ng data na matatagpuan sa pagitan ng header at footer ng isang page. Naglalaman ng pangunahing teksto ng ulat. Ipinapakita ng seksyong ito ang data na naka-print para sa bawat isa sa mga tala sa talahanayan o query kung saan nakabatay ang ulat. Upang maglagay ng mga kontrol sa lugar ng data, gumamit ng listahan ng mga field at toolbar. Upang itago ang lugar ng data, kailangan mong itakda sa 0 ang property ng Taas ng seksyon.

Footer. Ang seksyong ito ay lilitaw sa ibaba ng bawat pahina. Ginagamit upang ipakita ang data tulad ng mga kabuuan, petsa, o mga numero ng pahina na naka-print sa ibaba ng bawat pahina ng ulat.

Tandaan. Ginagamit upang mag-output ng data, gaya ng text ng konklusyon, mga kabuuan, o isang caption, na dapat i-print nang isang beses sa dulo ng ulat. Bagama't ang seksyon ng Tala ng ulat ay nasa ibaba ng ulat sa view ng Disenyo, ito ay naka-print sa itaas ng footer ng pahina sa huling pahina ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng lugar ng mga tala ng ulat, piliin ang Ulat na Pamagat/Ulat ng Mga Tala na utos mula sa View na menu. Ang Microsoft Access ay sabay-sabay na nagdaragdag at nag-aalis ng pamagat at mga lugar ng komento ng isang ulat.

1.2 Mga pamamaraan para sa paglikha ng isang ulat

Maaari kang lumikha ng mga ulat sa Microsoft Access sa iba't ibang paraan:

Tagabuo

Report Wizard

Auto ulat: sa column

Auto ulat: tape

Chart Wizard

Mga etiketa ng koreo

Pinapayagan ka ng wizard na lumikha ng mga ulat sa pamamagitan ng pagpapangkat ng mga tala at ito ang pinakasimpleng paraan upang lumikha ng mga ulat. Inilalagay nito ang mga napiling field sa ulat at nag-aalok ng anim na istilo ng ulat. Matapos makumpleto ang Wizard, ang resultang ulat ay maaaring mabago sa Design mode. Gamit ang tampok na Auto Report, mabilis kang makakagawa ng mga ulat at pagkatapos ay gumawa ng ilang pagbabago sa mga ito.

Upang lumikha ng Auto Report, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang:

Sa window ng database, i-click ang tab na Mga Ulat at pagkatapos ay i-click ang button na Lumikha. Lumilitaw ang dialog box ng Bagong Ulat.

Piliin ang Autoreport: column o Autoreport: strip item sa listahan.

Sa field ng data source, i-click ang arrow at piliin ang Table o Query bilang data source.

Mag-click sa pindutan ng OK.

Gumagawa ang Auto Report Wizard ng auto report sa isang column o strip (pagpipilian ng user) at binubuksan ito sa Preview mode, na nagbibigay-daan sa iyong makita kung ano ang magiging hitsura ng ulat kapag na-print. Sa File menu, mag-click sa Save command. Sa window na I-save, sa field ng Pangalan ng ulat, tukuyin ang pangalan ng ulat at i-click ang pindutang OK.

Pagbabago ng scale ng pagpapakita ng ulat

Upang baguhin ang sukat ng display, gamitin ang pointer - isang magnifying glass. Upang makita ang buong pahina, dapat kang mag-click saanman sa ulat. Ang pahina ng ulat ay ipapakita sa isang pinababang sukat. Mag-click muli sa ulat upang bumalik sa mas malaking view. Sa pinalaki na view ng ulat, ang puntong na-click mo ay nasa gitna ng screen. Upang mag-scroll sa mga pahina ng ulat, gamitin ang mga navigation button sa ibaba ng window.

Mag-print ng ulat

Upang mag-print ng ulat, gawin ang sumusunod:

Sa File menu, mag-click sa Print command.

Sa lugar ng Pag-print, i-click ang opsyon na Mga Pahina.

Upang i-print lamang ang unang pahina ng ulat, ilagay ang 1 sa field na Mula at 1 sa field na Kay.

Mag-click sa pindutan ng OK.

Bago mag-print ng ulat, ipinapayong tingnan ito sa Preview mode, upang ma-access kung saan kailangan mong piliin ang Preview mula sa View menu. Kung mag-print ka gamit ang isang blangkong pahina sa dulo ng iyong ulat, tiyaking ang setting ng Taas para sa mga tala ng ulat ay nakatakda sa 0. Kung nag-print ka na may mga blangkong pahina sa pagitan, siguraduhin na ang kabuuan ng form o lapad ng ulat at ang Ang kaliwa at kanang margin width ay hindi lalampas sa lapad ng sheet ng papel na tinukoy sa dialog box ng Page Setup (File menu).

Kapag nagdidisenyo ng mga layout ng ulat, gamitin ang sumusunod na formula: lapad ng ulat + kaliwang margin + kanang margin<= ширина бумаги.

Upang maisaayos ang laki ng ulat, dapat mong gamitin ang mga sumusunod na pamamaraan: baguhin ang halaga ng lapad ng ulat; Bawasan ang lapad ng margin o baguhin ang oryentasyon ng page.

1.3 Paggawa ng ulat

1. Ilunsad ang Microsoft Access. Buksan ang database (halimbawa, ang database ng edukasyon na "Dean's Office").

2. Gumawa ng AutoReport: tape, gamit ang isang talahanayan bilang pinagmumulan ng data (halimbawa, Mga Mag-aaral). Ang ulat ay bubukas sa Preview mode, na nagbibigay-daan sa iyong makita kung ano ang magiging hitsura ng ulat kapag na-print.

3. Lumipat sa Design mode at i-edit at i-format ang ulat. Upang lumipat mula sa Preview mode patungo sa Design mode, dapat mong i-click ang Close sa Access application window toolbar. Lalabas ang ulat sa screen sa Design mode.

Pag-edit:

1) alisin ang mga field ng student code sa header at lugar ng data;

2) Ilipat sa kaliwa ang lahat ng field sa header at data area.

3) Baguhin ang teksto sa pamagat ng pahina

Sa seksyong Pamagat ng Ulat, piliin ang Mga Mag-aaral.

Ilagay ang mouse pointer sa kanan ng salitang Students upang ang pointer ay magpalit sa vertical bar (ang input cursor) at mag-click sa posisyong iyon.

Ipasok ang NTU "KhPI" at pindutin ang Enter.

4) Ilipat ang Caption. Sa Footer, piliin ang field na =Now() at i-drag ito sa Report Header sa ilalim ng pangalang Students. Lalabas ang petsa sa ibaba ng pamagat.

5) Sa toolbar ng Report Designer, i-click ang Preview na button upang tingnan ang ulat

Pag-format:

1) Piliin ang heading na Mga Mag-aaral ng NTU “KhPI”

2) Baguhin ang typeface, estilo ng font at kulay, pati na rin ang kulay ng background fill.

3) Sa toolbar ng Report Designer, i-click ang button na I-preview upang i-preview ang ulat.

Gamit ang mga ulat, maaari mong tingnan, i-format, at igrupo ang impormasyon sa isang database ng Microsoft Access. Halimbawa, maaari kang lumikha ng isang simpleng ulat sa anyo ng isang listahan ng mga numero ng telepono ng lahat ng mga contact o isang buod na ulat ng mga resulta ng mga benta ng kumpanya sa iba't ibang mga rehiyon para sa iba't ibang mga panahon.

Ang artikulong ito ay nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng mga ulat sa Access, ang mga pangunahing kaalaman sa paggawa ng ulat at paggamit ng mga feature para pagbukud-bukurin, pagpangkat, at pagbubuod ng data, at kung paano mag-preview at mag-print ng ulat.

Tandaan: Ang impormasyon sa artikulong ito ay nalalapat lamang sa mga klasikong database ng Access. Ang pag-access sa mga web app ay hindi sumusuporta sa mga ulat.

Sa artikulong ito

Pag-unawa sa mga ulat sa Access

Posibilidad ng paggamit ng ulat

Ang ulat ay isang database object na maginhawa para sa pagpapakita ng impormasyon nito para sa isa sa mga sumusunod na layunin:

ipakita o ipakalat ang buod ng data;

pag-archive ng mga snapshot ng data;

pagbibigay ng impormasyon tungkol sa mga indibidwal na talaan;

paglikha ng mga inskripsiyon.

Mga bahagi ng isang ulat

Posibleng gumawa ng mga ulat na "hindi naka-link" na hindi nagpapakita ng data, ngunit sa artikulong ito titingnan natin ang isang ulat na naka-link sa isang data source (talahanayan o query). Ang layout ng ulat ay nahahati sa mga seksyon na maaaring tingnan sa Design view. Ang pag-unawa sa kung paano gumagana ang bawat seksyon ay makakatulong sa iyong lumikha ng mas mahuhusay na ulat. Halimbawa, ang pagpili ng seksyon upang mag-host ng isang kinakalkula na kontrol ay tumutukoy kung paano kinakalkula ang resulta. Ang mga sumusunod ay ang mga uri ng mga partisyon at ang layunin ng bawat isa sa kanila:

	Pagpapakita ng Seksyon Kapag Nagpi-print	Gamit ang isang seksyon
Pamagat ng ulat.	Sa simula ng ulat.	Kasama sa pamagat ang impormasyong karaniwang makikita sa pabalat, gaya ng logo ng kumpanya, pamagat ng ulat, o petsa. Kung maglalagay ka ng kalkuladong kontrol na gumagamit ng Sum aggregation function sa header ng ulat, ang kabuuan ay kinakalkula para sa buong ulat. Ang pamagat ng ulat ay naka-print bago ang header.
Header.	Sa tuktok ng bawat pahina.	Ginagamit ang isang header kapag gusto mong ulitin ang pamagat ng ulat sa bawat pahina.
Pamagat ng pangkat.	Sa simula ng bawat bagong pangkat ng mga talaan.	Ginagamit upang i-print ang pangalan ng pangkat. Halimbawa, kung ang ulat ay nakapangkat ayon sa mga produkto, maaari mong tukuyin ang kanilang mga pangalan sa mga heading ng pangkat. Kung maglalagay ka ng kalkuladong kontrol na gumagamit ng Sum aggregation function sa header ng pangkat, ang kabuuan ay kakalkulahin para sa kasalukuyang pangkat. Maaaring magkaroon ng maraming seksyon ang header ng pangkat depende sa mga idinagdag na antas ng pagpapangkat. Para sa higit pang impormasyon tungkol sa paggawa ng mga header at footer ng pangkat, tingnan ang Magdagdag ng Pagpapangkat, Pagbukud-bukurin, o Kabuuang Data.
Lugar ng data.	Ipinapakita nang isang beses para sa bawat hilera sa pinagmulan ng talaan.	Naglalaman ito ng mga kontrol na bumubuo sa pangunahing nilalaman ng ulat.
Tala ng pangkat.	Sa dulo ng bawat pangkat ng mga entry.	Ang isang tala ng grupo ay maaaring gamitin upang mag-print ng buod ng impormasyon para sa isang grupo. Ang footer ng pangkat ay maaaring magkaroon ng maraming seksyon depende sa mga antas ng pagpapangkat na iyong idaragdag.
Footer.	Sa ibaba ng bawat pahina.	Ginagamit para sa pagnunumero ng pahina at para sa pag-print ng impormasyon sa bawat pahina.
Tala ng ulat.	Sa pagtatapos ng ulat. Tandaan: Sa view ng disenyo, lumilitaw ang tala ng ulat sa ibaba ng footer. Gayunpaman, sa lahat ng iba pang mga mode (gaya ng Layout mode, Print mode, o Preview mode), ang seksyong ito ay inilalagay tapos na footer, kaagad pagkatapos ng huling tala ng pangkat o linya ng lugar ng data sa huling pahina.	Maaari kang gumamit ng tala ng ulat upang mag-print ng mga kabuuan at iba pang buod ng impormasyon para sa buong ulat.

Ang paglikha ng isang makabuluhang ulat ay mas madali kung ang mga talahanayan sa database ay may mahusay na disenyo ng mga istruktura at relasyon. Para sa paunang impormasyon sa pagpaplano at pagdidisenyo ng database, tingnan ang Pag-unawa sa Disenyo ng Database.

Paglikha ng ulat sa Access

Upang gumawa ng ulat para sa isang Access database sa iyong computer, sundin ang mga hakbang na ito:

Hakbang 1: Pumili ng pinagmulan ng pag-record

Ang record source para sa isang ulat ay maaaring isang talahanayan, isang pinangalanang query, o isang naka-embed na query. Ang pinagmumulan ng talaan ay dapat maglaman ng lahat ng mga row at column ng data na gusto mong ipakita sa ulat.

Hakbang 2: Pumili ng tool sa pag-uulat

Ang mga tool sa pag-uulat ay matatagpuan sa tab Lumikha sa grupo Mga ulat. Inilalarawan ng sumusunod na talahanayan ang mga parameter na ito:

Tool	Paglalarawan
	Binibigyang-daan kang lumikha ng isang simpleng ulat sa tabular na naglalaman ng lahat ng mga patlang mula sa pinagmulan ng talaan na napili sa pane ng nabigasyon.
Report designer	Nagbubukas ng blangkong ulat sa mode ng disenyo, kung saan maaari mong idagdag ang mga kinakailangang field at kontrol.
Blangkong ulat	Binibigyang-daan kang magbukas ng blangkong ulat sa Layout view at ipakita ang panel ng gawain ng Listahan ng Field kung saan maaari kang magdagdag ng mga field sa ulat.
Report Wizard	Naglulunsad ng step-by-step na wizard na tumutulong sa iyong magtakda ng mga margin, pagpapangkat at antas ng pag-uuri, at mga pagpipilian sa layout.
Mga sticker	Tumatawag ng isang wizard kung saan maaari kang pumili ng karaniwan o custom na laki para sa mga label, isang hanay ng mga field na ipapakita, at pagkakasunud-sunod ng mga ito.

Hakbang 3: Gumawa ng ulat

Upang piliin ang kinakailangang tool, i-click ang kaukulang toolbar button. Pagkatapos lumitaw ang wizard, sundin ang lahat ng mga utos nito at sa huling pahina i-click ang pindutan handa na.
Ipinapakita ng Access ang ulat sa Layout view.

I-format ang ulat upang makamit ang ninanais na hitsura.

Baguhin ang laki ng mga field at label sa pamamagitan ng pagpili sa mga ito at pag-drag sa mga gilid.

Ayusin ang mga patlang sa pagkakasunud-sunod na gusto mo sa pamamagitan ng pagpili sa mga ito (at sa kanilang mga kaukulang label, kung mayroon man) at pag-drag sa mga ito sa nais na lokasyon.

Maaari ka ring mag-right-click sa mga field, gumamit ng mga command ng menu ng konteksto upang pagsamahin o hatiin ang mga cell, tanggalin o i-highlight ang mga field, at magsagawa ng iba pang mga gawain sa pag-format.

Maaari mo ring gawing mas kaakit-akit at madaling gamitin ang iyong ulat gamit ang mga tampok na inilarawan sa mga seksyon sa ibaba.

Magdagdag ng pagpapangkat, pag-uuri, at mga kabuuan

Upang mabilis na magdagdag ng pagpapangkat, pag-uuri, o pagsasama-sama sa iyong ulat, i-right-click ang field kung saan mo gustong ilapat ang function at piliin ang gustong command mula sa menu ng konteksto.

Bukod pa rito, kapag nakabukas ang iyong ulat sa Layout o Design view, maaari mong idagdag ang mga feature na ito gamit ang Group, Sort, at Total pane.

Kung hindi bukas ang Group, Sort, at Totals area, ang Tagabuo sa grupo Pagpapangkat at kabuuan pumili ng koponan Pagpapangkat.

I-click ang button Magdagdag ng pagpapangkat o Magdagdag ng pag-uuri at piliin ang field kung saan mo gustong pangkatin o ayusin ang data.

Upang magtakda ng mga karagdagang opsyon o magdagdag ng mga kabuuan, sa linya ng pagpapangkat o pag-uuri, piliin Higit pa.

Para sa higit pang impormasyon tungkol sa pagpapangkat, pag-uuri, at mga kabuuan, tingnan ang Gumawa ng pagpapangkat o ulat ng buod.

I-highlight ang data gamit ang conditional formatting

Nagbibigay ang Access ng mga tool para sa pag-highlight ng data sa mga ulat. Maaaring magdagdag ng mga tuntunin sa pag-format ng may kondisyon para sa bawat kontrol o pangkat ng mga kontrol, at maaaring gumamit ang mga ulat ng kliyente ng mga histogram upang ihambing ang data.

Magdagdag ng kondisyong pag-format sa mga kontrol

I-right-click ang ulat sa navigation pane at piliin Layout mode.

Piliin ang mga kontrol na gusto mo, at pagkatapos ay sa tab Format sa grupo Pag-format ng isang Control pumili ng koponan Conditional Formatting.

Payo: Upang pumili ng maramihang mga kontrol, CTRL-click ang mga ito.

Sa dialog box Tagapamahala ng Mga Panuntunan sa Conditional Formatting pumili ng koponan Gumawa ng panuntunan.

Sa dialog box Bagong panuntunan sa pag-format pumili ng halaga sa field Pumili ng uri ng panuntunan.

Upang gumawa ng panuntunan na susuriin nang hiwalay para sa bawat tala, piliin ang opsyon Suriin ang mga halaga sa kasalukuyang entry o gumamit ng expression.

Upang gumawa ng panuntunan upang ihambing ang mga tala sa isa't isa gamit ang mga histogram, piliin ang opsyon Ikumpara sa ibang mga entry.

Sa bukid Pagbabago ng paglalarawan ng isang panuntunan tukuyin ang panuntunan sa pag-format na ilalapat at ang uri ng pag-format, at pagkatapos ay i-click OK.

Kung kailangan mong gumawa ng isa pang panuntunan para sa kontrol na ito o pangkat ng mga kontrol, ulitin ang pamamaraan mula sa hakbang 4.

Pag-customize ng mga kulay at font

Upang i-customize ang mga kulay at font, subukan ang opsyon Tema ng aplikasyon.

Buksan ang ulat sa Layout view. Upang gawin ito, i-right-click ang ulat sa navigation pane at piliin Modelayout.

Sa punto Paggawa gamit ang mga layout ng ulat sa tab Tagabuo piliin ang opsyon Mga paksa at mag-hover sa iba't ibang mga tema sa gallery upang i-preview ang mga epekto. Upang pumili ng paksa, i-click ito at i-save ang ulat.

Paggamit ng Mga Koleksyon Mga kulay At Mga font Maaari kang magtakda ng mga kulay at font nang hiwalay sa isa't isa.

Magdagdag ng logo o wallpaper

Maaari ka ring magdagdag ng logo o wallpaper sa iyong ulat. Kapag nag-update ka ng isang larawan, awtomatiko itong ina-update kahit saan sa database.

Magdagdag o mag-alis ng larawan

Layout.

Sa ulat, i-click kung saan mo gustong magdagdag ng larawan, at sa tab Tagabuo sa grupo Mga header at footer piliin ang item Logo.

Pumunta sa larawan at i-click ang pindutan Bukas. Idinaragdag ng Access ang larawan sa ulat.

Upang tanggalin ang isang larawan, i-right-click ito at piliin ang Tanggalin mula sa menu ng konteksto.

Pagdaragdag ng larawan sa background

Sa navigation pane, i-right-click ang ulat at piliin Layout.

Sa tab Format sa grupo Background i-click ang pindutan Larawan sa background.

Pumili ng larawan mula sa listahan Koleksyon ng larawan o i-click ang pindutan Balik-aral, pumili ng larawan at i-click ang button OK.

Silipin at i-print ang ulat

Preview ng Ulat

Silipin. Mga utos sa tab Silipin maaaring gamitin sa:

i-print ang ulat;

baguhin ang laki o layout ng pahina;

baguhin ang sukat o tingnan ang ilang mga pahina nang sabay-sabay;

i-update ang data sa ulat;

i-export ang ulat sa ibang format ng file.

I-click ang button Isara ang preview mode

Mag-print ng ulat

Mag-print ng ulat nang hindi ito pini-preview

I-right-click ang pangalan ng ulat sa navigation pane at piliin selyo. Ipapadala ang ulat sa default na printer.

Tandaan: Kapag pumili ka ng ulat sa navigation pane at piliin ang command selyo sa tab file Maaari kang magtakda ng mga advanced na opsyon sa pag-print (bilang ng mga pahina at mga kopya) at tukuyin ang isang printer.

Upang magbukas ng dialog box kung saan maaari kang pumili ng printer, tukuyin ang bilang ng mga kopya, at magtakda ng iba pang mga opsyon, piliin selyo.

Lecture 15. Paggawa ng mga ulat gamit ang MS Access

Ang mga ulat ay isang format para sa pagpapakita ng impormasyon sa anyo ng isang papel na dokumento. Kung ikukumpara sa mga form, na maaari ding i-print, ang mga ulat ay may dalawang pangunahing pagkakaiba:

§ magbigay ng sapat na pagkakataon para sa pagpapangkat at pagkalkula ng mga subtotal at grand total para sa malalaking set ng data;

§ maaaring gamitin ang mga ulat upang makagawa ng mga materyal, label at iba pang dokumento na kaaya-aya sa kagandahang-asal.

Pangunahing ginagamit ang mga ulat upang tingnan ang "malaking larawan", kaya kadalasang nakabatay ang mga ito sa mga query sa buod ng maraming talahanayan.

Ang window ng ulat at mga tool nito

Ang lahat ng mga tool na ginamit upang lumikha ng isang ulat ay katumbas ng katumbas na mga tool sa paggawa ng form: Designer, Report Wizard, Auto Report: Column, Auto Report: Strip, Chart Wizard, Mailing Labels. Sa lahat ng tool sa itaas, tanging ang mail label creation wizard lang ang bago. Binibigyang-daan ka ng wizard na ito na pumili ng mga field na may mga pangalan at address, i-format ang mga ito para gamitin bilang mga mailing label, may mahigpit na espesyalisasyon at samakatuwid ay hindi saklaw sa kursong ito ng mga lektura.

Ang istraktura ng ulat sa mode ng disenyo ay halos ganap na tumutugma sa istraktura ng form at nahahati sa mga seksyon na may parehong layunin, ngunit ang ilan sa kanilang sariling mga katangian:

§ Nagbibigay-daan sa iyo ang “Header” at “Footer” na magpakita ng pangkalahatang impormasyon para sa lahat ng pahina ng ulat, dahil naka-print ang mga ito sa itaas at ibaba ng bawat pahina, ayon sa pagkakabanggit, halimbawa, ang pamagat ng dokumento, pagnunumero ng pahina, petsa at oras , atbp. Maaari mong ipakita ang mga seksyong ito gamit ang utos ng menu View - Header at Footer.

§ Ang "Pamagat ng Ulat" at "Tala ng Ulat" ay naka-print nang isang beses lamang sa simula ng ulat at sa dulo ng ulat, ayon sa pagkakabanggit. Kasama sa pamagat ang impormasyong karaniwang makikita sa pabalat, gaya ng logo ng kumpanya o pamagat ng ulat. Kung ang isang kinakalkula na kontrol na gumagamit ng Sum statistical function ay inilagay sa mga seksyong ito, ang kabuuan ay kinakalkula para sa buong ulat. Maaari mong paganahin ang mga seksyong ito gamit ang utos View - Pamagat/tala ng ulat.

§ "Data Area" Ang seksyon ay naka-print nang isang beses para sa bawat hilera ng data mula sa pinagmulan ng talaan. Naglalaman ito ng mga kontrol na bumubuo sa pangunahing nilalaman ng ulat.

§ Ang Group Header at Group Note ay ginagamit upang ipatupad ang pagpapangkat sa mga ulat. Ipinapakita bago at pagkatapos ng bawat bagong pangkat ng mga tala, ayon sa pagkakabanggit. Ginagamit upang i-print ang pangalan ng pangkat at kalkulahin ang mga istatistikal na function. Halimbawa, kung ang ulat ay nakapangkat ayon sa mga produkto, maaari mong tukuyin ang kanilang mga pangalan sa mga heading ng pangkat. Kung maglalagay ka ng kalkuladong kontrol na gumagamit ng Sum aggregation function sa mga seksyong ito, ang kabuuan ay kakalkulahin para sa kasalukuyang pangkat.

Tinutulungan ka ng tick ruler at grid na planuhin ang layout ng data sa page. Maaari mong baguhin ang laki ng anumang departamento sa pamamagitan ng pag-drag sa hangganan nito.

Ang panel ng elemento ay halos ganap na katulad ng panel ng elemento ng form at hindi nangangailangan ng mga komento. Ang pagpapakita ng toolbar, katulad ng mga form, ay kinokontrol ng command Tingnan - Toolbox, o sa pamamagitan ng pindutan Panel ng mga elemento sa toolbar.

Upang ilagay ang mga patlang ng talahanayan o query sa isang ulat, maginhawang gamitin ang window na "Field List", na maaaring paganahin gamit ang command View - Listahan ng Field.

Sa window ng mga katangian maaari mong itakda ang mga katangian ng ulat mismo, ang mga seksyon at kontrol nito. Ang hanay ng mga katangian na ipinakita dito ay nakasalalay sa bagay. Upang ma-access ang window ng component properties, piliin ito at i-click ang button Mga Katangian toolbar o magsagawa ng utos ng menu View - Mga Katangian. Ang window ng mga katangian ay inilarawan sa nakaraang lecture.

Mga kalkulasyon sa mga ulat

Bilang halaga ng property na "Data" ng halos anumang bagay na nagbibigay-daan sa iyong magpakita ng data, maaari kang magtakda ng mga expression ng anumang pagiging kumplikado gamit ang mga operator ng aritmetika. Bilang karagdagan, sa mga kalkulasyon maaari mong gamitin ang anumang mga built-in na function, pati na rin ang mga function na tinukoy ng developer sa module VBA . Kung kinakailangan, maaari mong gamitin ang tagabuo ng expression. Upang ipahiwatig MS Pag-access kapag kailangan mong gumamit ng isang expression, ang pagpasok ng expression ay dapat magsimula sa isang pantay na tanda (=).

= [Scholarship]*0.5

Maaari ka lamang sumangguni sa mga field ng data na matatagpuan sa isang ibinigay na form, o sa bukas na hiwalay na mga form. Sa pangalawang kaso, kinakailangan na magbigay para sa sapilitang pagbubukas ng mga form na naglalaman ng kinakailangang data, halimbawa, gamit ang mga macro.

Pagpapangkat sa mga ulat

Ang mga ulat, hindi tulad ng mga form, ay nagbibigay-daan sa iyo na magpangkat. Upang isama ang pagpapangkat sa isang ulat, gamitin ang window na "Pag-uuri at Pagpapangkat", na maaaring tawagan gamit ang command ng menu View-sorting at Pagpapangkat(Larawan 15.1).

Figure 15.1 - Pag-uuri at pagpapangkat ng window.

Sa window ng Sort and Group, maaari kang tumukoy ng hanggang sa 10 field o expression na gagamitin sa ulat para magpangkat ng data. Ang unang elemento ng listahan ay tumutukoy sa pangunahing pangkat, at mga kasunod na subgroup sa loob ng mga pangkat.

Pinapalawak ng unang row ng column na Field/Expression ang listahan ng mga field sa pinagbabatayan na talahanayan o query. Kung magsisimula kang mag-type gamit ang isang (=) sign, maaari kang magpasok ng expression sa column na ito na naglalaman ng link sa anumang field sa pinagbabatayan na talahanayan o query.

Para sa bawat field o expression, maaari mong tukuyin ang isang hanay ng pagpapangkat, i.e. Maaaring pangkatin ang data hindi lamang ayon sa mga indibidwal na halaga, kundi pati na rin ng mga hanay ng mga halaga. Ang uri at laki ng hanay ay nakadepende sa uri ng data ng field o expression.

Kapag nagpapangkat ayon sa field ng text, maaari kang magsimula ng bagong grupo kapag nagbago ang mga halaga ng una o higit pang nangungunang mga character sa field. Halimbawa, upang lumikha ng isang grupo para sa bawat titik ng alpabeto, kinakailangan upang tukuyin ang paglikha ng isang bagong pangkat kapag binago ang unang titik ng halaga ng field - kaya, isang pangkat ng mga talaan ang makukuha kung saan ang mga halaga ng field magsimula sa mga titik A, B, C, atbp.

Upang itakda ang pagpapangkat ayon sa mga unang character, itakda ang halaga ng property na "Pagpapangkat" - Ayon sa mga unang palatandaan, at tinutukoy ng value ng Interval property ang bilang ng mga panimulang character kung saan dapat mabuo ang mga grupo.

Para sa mga numero, maaari mong itakda ang Grouping property sa Pagitan. Sa kasong ito, tinutukoy ng Interval property ang mga hanay ng pagpapangkat. Kung ang property na "Interval" ay nakatakda sa 10, ang mga grupo ay bubuo sa mga pagitan na katumbas ng 10, halimbawa: mula -20 hanggang -11, mula -10 hanggang -1, mula 0 hanggang 9, mula 10 hanggang 19, mula sa 20 hanggang 29 at iba pa.

Para sa mga field ng petsa/oras, maaari mong itakda ang Pagpapangkat ng mga value ng property: Sa taon, sa quarter, sa buwan, sa linggo, sa araw, sa oras, sa minuto. Pagkatapos, ang property na "Interval" ay magsasaad ng bilang ng mga taon, quarters, buwan, atbp. sa pagitan.

Kalkulahin ang mga subtotal at pinagsama-samang kabuuan

Ang isa pang gawain na karaniwang kailangang lutasin kapag nagtitipon ng mga ulat ay ang pagkuha ng mga kabuuan para sa mga pangkat ng data. Upang makakuha ng mga subtotal para sa mga grupo, maaari kang maglagay ng mga karagdagang libreng kontrol sa mga seksyong ito na gumagamit ng expression na binuo gamit ang kabuuang mga function: Sum, Min, Max, Avg, Bilang, Una, Huli, StDev, at Var.

Ang isang expression sa isang seksyon ng pangkat na gumagamit ng isang function ng buod ay hindi dapat sumangguni sa isang kontrol na inilagay sa lugar ng data, i.e. Hindi ka makakagawa ng kalkuladong field sa rehiyon ng data at i-reference ito sa isang expression na gumagamit ng summary function. Ngunit posible na ulitin ang kinakalkula na expression sa resultang field. Halimbawa, kung ang isang kinakalkula na field sa isang rehiyon ng data na pinangalanan Presyo naglalaman ng expression [Presyo ng Yunit]*[Dami], pagkatapos ay sa seksyon ng mga tala ng pangkat dapat mong gamitin ang expression Kabuuan([Presyo ng Yunit]*[Dami]), at hindi Kabuuan([Presyo]).

Gamit ang seksyon ng mga tala ng isang ulat, maaari kang makakuha ng mga kabuuan sa lahat ng mga talaan para sa anumang field o expression. Sa isang tala ng ulat, tulad ng sa mga tala ng pangkat, pinapayagan ang anumang mga function ng buod.

Bilang karagdagan sa pagkalkula ng mga kabuuan sa mga seksyon ng pangkat, maaari kang lumikha ng mga pinagsama-samang kabuuan sa lugar ng data. Ang Cumulative Sum property ng anumang numeric field na inilagay sa data area ay nagbibigay-daan sa iyong kalkulahin ang mga kabuuan na na-reset sa zero sa simula ng bawat pangkat o naipon sa buong ulat. Kapag naglalagay ng field sa lugar ng data, ang property na “Data” ay nakatakda para dito – ang halaga ng field kung saan kinakalkula ang kabuuan, at para sa property na “Cumulative Amount” - ang value Para sa isang grupo.

Mga tanong sa seguridad

1. Ano ang pangunahing layunin ng mga ulat?

2. Anong mga paraan ng paglikha ng mga ulat ang alam mo?

3. Ano ang mga pagkakatulad at pagkakaiba sa pagitan ng mga pangunahing seksyon ng mga form at ulat?

4. Paano nilikha ang mga kalkuladong field?

5. Paano ginagawa ang pagpapangkat sa mga ulat?

6. Paano kinakalkula ang mga grand total?

7. Paano makalkula ang pinagsama-samang mga kabuuan?

8. Pangalanan ang mekanismo para sa pag-set up ng mga ulat.

Mga takdang-aralin para sa malayang gawain

Gawain 1 . Paglikha ng ulat ng "Mga Mambabasa ng Aklatan" gamit ang wizard, ayon sa sumusunod na paglalarawan:

1. Sa window na "Mga Database," pumunta sa kategoryang "Mga Ulat."

2. Buksan ang window ng Report Wizard gamit ang command na "Gumawa ng ulat gamit ang wizard". Magbubukas ang dialog box na "Gumawa ng mga ulat" (Figure 15.2).

3. Sa drop-down na listahan ng Mga Talahanayan at Mga Query, piliin ang talahanayan ng Mga Mambabasa.

4. Mula sa listahan ng "Available Fields" hanggang sa "Selected Fields" list, ilipat ang lahat ng field ng table. I-click ang button Susunod.

5. Sa yugtong ito, hihilingin sa iyo na pumili ng antas ng pagpapangkat, ngunit ang pagpapangkat ay hindi pinlano, kaya pinindot lang namin ang pindutan Susunod.

6. Itakda ang pagkakasunud-sunod ayon sa field na "Pangalan", pagkatapos ay i-click ang button Susunod.

7. Piliin ang uri ng ulat - tabular upang magpatuloy pindutin ang pindutan Susunod.

8. Piliin ang istilo ng teksto ng ulat - naka-compress. Pindutin natin ang pindutan Susunod.

9. Tukuyin ang pangalan ng ulat Mga mambabasa sa aklatan at pindutin ang pindutan handa na. Ang resulta ng paglikha ng ulat ay ipinapakita sa Figure 15.3

Figure 15.2 – “Gumawa ng mga ulat” na dialog box

Figure 15.3 – Fragment ng ulat ng “Library Readers”.

Gawain 2. I-edit ang ulat ng Mga Mambabasa ng Library sa Design view.

Gawain 3 . Gumawa ng sarili mong ulat para sa database ng IS "Library" na nagbibigay-daan sa iyong magpakita ng mga library card na mukhang malapit sa mga tunay.

Gawain 4. Gumawa ng ulat na nagbibigay ng impormasyon tungkol sa bilang ng mga aklat na mayroon ang bawat mambabasa.

Binibigyang-daan ka ng access na lumikha ng maraming iba't ibang ulat ng anumang pagiging kumplikado. Bago ka magsimula, dapat mong piliin ang pinagmulan kung saan kukunin ang mga talaan ng ulat. Ang ulat ay maaaring alinman sa isang simpleng listahan o isang detalyadong buod ng data ng mga benta na nakapangkat ayon sa lugar. Gayunpaman, sa anumang kaso, dapat mo munang matukoy kung aling mga field ang naglalaman ng data na dapat isama sa ulat, at kung aling mga talahanayan o query ang naglalaman ng mga field na ito.

Pagkatapos pumili ng pinagmumulan ng record, ang pinakamadaling paraan ay ang paggamit ng Report Wizard. Ang Report Wizard ay isang bahagi ng Access na lumilikha ng mga ulat batay sa mga tugon na natatanggap nito mula sa iyo.

Sa artikulong ito

Pagpili ng pinagmulan ng pag-record

Ang isang ulat ay binubuo ng data na nakuha mula sa mga talahanayan o query at impormasyong nakaimbak sa layout ng ulat, gaya ng mga caption, heading, at mga larawan. Ang mga talahanayan o query na naglalaman ng data ay tinatawag ding source record ng ulat. Kung ang lahat ng kinakailangang field ay nasa isang table, tukuyin ito bilang record source. Kung ang mga patlang ay nasa maraming talahanayan, kakailanganin mong gumamit ng isa o higit pang mga query bilang pinagmulan ng mga talaan. Minsan ang mga query na ito ay umiiral na sa database, ngunit maaaring kailanganin mong lumikha ng mga bagong query na partikular para sa ulat na ito.

Gumawa ng ulat gamit ang tool na Ulat

Ang tool sa Ulat ay ang pinakamabilis na paraan upang lumikha ng isang ulat dahil ito ay bumubuo ng ulat kaagad, nang hindi ka sinenyasan para sa karagdagang impormasyon. Ipapakita ng ulat ang lahat ng talaan ng pinagbabatayan na talahanayan o query. Bagama't malamang na malayo sa perpekto ang magreresultang ulat, magbibigay ito ng mabilis na pangkalahatang-ideya ng pinagbabatayan ng data. Ang ulat ay maaaring i-save at mabago sa Layout o Design view upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.

Gumawa ng ulat gamit ang Report Wizard

Sa Report Wizard, maaari mong i-fine-tune ang mga field na gusto mong isama sa iyong ulat. Kasabay nito, maaari mong tukuyin ang paraan para sa pagpapangkat at pag-uuri ng data, at magdagdag din ng mga field mula sa ilang mga talahanayan o query sa ulat kung ang mga ugnayan sa pagitan ng mga ito ay paunang natukoy.

Tandaan: Kung kailangan mong magdagdag ng mga field mula sa maraming talahanayan o query sa iyong ulat, huwag i-click ang button sa Report Wizard Susunod o handa na pagkatapos pumili ng mga patlang mula sa unang talahanayan o query. Ulitin ang proseso ng pagpili para sa isa pang talahanayan o query, at i-click upang pumili ng iba pang mga field na gusto mong idagdag sa ulat. Pagkatapos ay i-click upang magpatuloy Susunod o handa na.

Gumawa ng mga sticker gamit ang Sticker Maker

Tinutulungan ka ng Sticker Wizard na gumawa ng mga sticker sa karamihan ng mga karaniwang laki.

Sa navigation pane, i-double click ang record source para sa mga label - talahanayan o query.

Sa tab Paglikha sa grupo Mga ulat pumili Mga sticker.

Sundin ang mga tagubilin sa mga pahina ng sticker wizard. Sa huling pahina, i-click ang button handa na.

Lalabas ang mga label sa preview mode, na magbibigay sa iyo ng ideya kung ano ang magiging hitsura ng mga ito kapag na-print. Maaari mong gamitin ang slider sa Access status bar upang mag-zoom in upang makita ang mga detalye. Para sa higit pang impormasyon tungkol sa pagtingin at pag-print ng ulat, tingnan ang .

Tandaan: Ang Preview ay ang tanging mode kung saan makikita ang maraming column. Ang ibang mga view ay nagpapakita ng data sa isang column.

Gumawa ng ulat gamit ang Blank Report tool

Kung hindi gumagana para sa iyo ang tool ng Report o ang Report Wizard, maaari kang lumikha ng ulat mula sa simula gamit ang Blank Report tool. Ito ay isang napakabilis na paraan, lalo na kung kailangan mo lamang magdagdag ng ilang mga patlang sa ulat. Para gamitin ang Blank Report tool, sundin ang mga hakbang na ito:

Mga Seksyon ng Ulat

Ang isang ulat sa Access ay binubuo ng ilang mga seksyon. Maaaring matingnan ang mga seksyon sa Design view. Upang lumikha ng mga kapaki-pakinabang na ulat, kailangan mong maunawaan kung para saan ginagamit ang bawat seksyon. Halimbawa, ang seksyon kung saan inilalagay ang isang kinakalkula na kontrol ay nakakaapekto sa kung paano kinakalkula ng Access ang mga resulta. Ang sumusunod na listahan ay naglalarawan ng mga seksyon ng ulat at ang kanilang mga gamit:

Pamagat ng ulat. Isang beses lang na-print sa simula ng ulat. Kasama sa headline ang impormasyong karaniwang makikita sa pabalat, gaya ng logo ng kumpanya, pamagat ng ulat, o petsa. Kung nagdagdag ka ng kalkuladong kontrol na gumagamit ng pinagsama-samang function sa header ng ulat Sum, ang halaga ay kinakalkula para sa buong ulat. Ang pamagat ng ulat ay naka-print bago ang header.

Header. Naka-print sa tuktok ng bawat pahina. Ginagamit ang header sa mga kaso kung saan kinakailangan, halimbawa, para maulit ang pamagat ng ulat sa bawat pahina.

Pamagat ng pangkat. Naka-print sa simula ng bawat bagong pangkat ng mga talaan. Ang header ng pangkat ay ginagamit upang i-print ang pangalan ng pangkat. Halimbawa, sa isang ulat na nakapangkat ayon sa mga produkto, maaaring gamitin ang header ng pangkat upang i-print ang pangalan ng produkto. Kung ang header ng pangkat ay may kinakalkula na kontrol na may pinagsama-samang function Sum, ang kabuuan ay kinakalkula para sa kasalukuyang pangkat.

Lugar ng data. Ang seksyong ito ay naka-print nang isang beses para sa bawat hilera ng data mula sa pinagmulan ng talaan. Naglalaman ito ng mga kontrol na bumubuo sa pangunahing nilalaman ng ulat.

Tala ng pangkat. Naka-print sa dulo ng bawat pangkat ng mga entry. Maaari kang gumamit ng tala ng pangkat upang mag-print ng buod ng impormasyon tungkol dito.

Footer. Lumilitaw sa dulo ng bawat pahina. Ginagamit upang bilangin ang mga pahina at mag-print ng impormasyon na may kaugnayan sa pahina.

Tala ng ulat. Naka-print nang isang beses sa dulo ng ulat. Maaari kang gumamit ng tala ng ulat upang mag-print ng mga kabuuan at iba pang buod ng impormasyon para sa buong ulat.

Tandaan: Sa Designer, lumilitaw ang tala ng ulat sa ibaba ng footer. Gayunpaman, kapag na-print o na-preview, inilalagay ang seksyong ito tapos na footer, kaagad pagkatapos ng huling tala ng pangkat o ang huling hilera ng data sa huling pahina.

Tungkol sa mga kontrol

Ang mga kontrol ay mga bagay na ginagamit upang magpakita ng data o magsagawa ng iba pang mga aksyon, at ipakita at manipulahin din ang mga elemento na nagpapahusay sa interface ng gumagamit (tulad ng mga text box at larawan). Sinusuportahan ng access ang tatlong uri ng mga kontrol: nakatali, libre, at kalkulado.

Kaugnay na kontrol ay isang kontrol na ang data source ay isang field sa isang table o query. Ang ganitong mga kontrol ay ginagamit upang ipakita ang mga halaga na nakuha mula sa mga patlang ng database. Ang mga halaga ay maaaring text, petsa, numero, boolean, larawan, o graphics. Ang pinakakaraniwang uri ng bound control ay ang text box. Halimbawa, maaaring makuha ng field ng text ng form na nagpapakita ng apelyido ng empleyado ang impormasyong ito mula sa field ng Apelyido sa talahanayan ng Mga Empleyado.

Libreng kontrol ay isang kontrol na walang data source (gaya ng field o expression). Ang mga libreng kontrol ay ginagamit upang magpakita ng impormasyon, mga linya, mga parihaba, at mga larawan. Halimbawa, ang isang label na may pangalan ng ulat ay isang libreng kontrol.

Kinakalkula na kontrol ay isang kontrol na ang data source ay isang expression sa halip na isang field. Tinukoy mo ang halaga na gusto mong gamitin para sa kontrol sa pamamagitan ng pagtukoy pagpapahayag bilang data source nito. Ang isang expression ay maaaring isang kumbinasyon ng mga operator (tulad ng = At + ), mga pangalan ng mga kontrol at field, mga function na nagbabalik ng iisang value, at mga constant. Halimbawa, kinakalkula ng sumusunod na expression ang presyo ng isang 25 porsiyentong may diskwentong item sa pamamagitan ng pag-multiply ng halaga sa field na Presyo ng Yunit sa isang pare-parehong halaga (0.75):

= [Presyo ng Yunit] * 0.75

Maaaring gumamit ang mga expression ng data mula sa isang field sa pinagbabatayan na talahanayan o query ng form, pati na rin ang data mula sa isa pang kontrol sa ulat.

Kapag gumagawa ng ulat, maaaring mas mahusay na idagdag at ilagay muna ang lahat ng nauugnay na kontrol, lalo na kung sila ang bumubuo sa karamihan ng mga kontrol sa ulat. Pagkatapos nito, maaari kang magdagdag ng libre at kalkuladong mga kontrol gamit ang mga tool sa pangkat Mga kontrol sa tab Tagabuo.

Ang isang kontrol ay iniuugnay sa isang field sa pamamagitan ng pagtukoy sa field kung saan ito tumatanggap ng data. Maaari kang lumikha ng kontrol na nauugnay sa isang napiling field sa pamamagitan ng pag-drag mula sa field listahan ng mga patlang sa ulat. SA listahan ng mga patlang ang mga patlang ng talahanayan o query kung saan ginawa ang ulat ay ipinapakita. Upang ipakita ang isang lugar Listahan ng mga patlang, sa tab Tagabuo sa grupo Mga kontrol i-click ang pindutan Magdagdag ng mga patlang.

Bukod pa rito, maaari mong isailalim ang isang field sa isang kontrol sa pamamagitan ng paglalagay ng pangalan nito sa mismong control o sa field ng value ControlSource sa pahina ng mga katangian nito. Tinutukoy ng page ng property ang mga katangian ng kontrol, gaya ng pangalan nito, data source, at format.

Ang bound control ay may nakalakip na caption, at ang caption na iyon ay nagde-default sa pangalan ng field (o ang header na tinukoy para sa field na iyon sa pinagbabatayan na talahanayan o query) bilang pamagat nito, kaya hindi mo na kailangang maglagay ng pamagat.

Ang bound control ay nagmamana ng marami sa mga setting ng field mula sa base table o query (halimbawa, mga property Format, Mga Desimal na Lugar At InputMask). Tinitiyak nito na ang mga halaga ng ari-arian ng field ay hindi magbabago kapag ginawa ang nauugnay na kontrol.

Kung nakagawa ka na ng libreng kontrol na gusto mong iugnay sa isang field, itakda ang pangalan ng field bilang value ng property. ControlSource ang kontrol na ito. Para sa karagdagang impormasyon tungkol sa property ControlSource hanapin ang "ControlSource" sa sistema ng tulong.

Pag-edit ng ulat sa layout mode

Ang nabuong ulat ay madaling mabago sa layout mode. Batay sa aktwal na data ng ulat, maaari mong ayusin ang lapad ng mga column, baguhin ang pagkakasunud-sunod ng mga ito, magdagdag ng mga antas ng pagpapangkat at kabuuan. Maaari kang magdagdag ng mga bagong field sa ulat, pati na rin baguhin ang mga katangian ng ulat at mga kontrol nito.

Upang pumasok sa Layout mode, i-right-click ang pangalan ng ulat sa navigation pane at piliin Layout mode .

Ipapakita ng access ang ulat sa view ng layout.

Listahan ng mga patlang Listahan ng mga patlang

Listahan ng mga patlang.

Tinatapos ang ulat sa mode ng disenyo

Maaari mo ring i-customize ang istraktura ng ulat gamit ang taga-disenyo. Maaari kang magdagdag ng mga bagong kontrol at field sa iyong ulat sa pamamagitan ng paglalagay sa kanila sa isang form. Binibigyang-daan ka ng page ng property na magtakda ng malaking bilang ng mga property para i-customize ang iyong ulat.

Upang lumipat sa taga-disenyo, i-right-click ang pangalan ng ulat sa navigation pane at piliin Tagabuo .

Ipapakita ng access ang ulat sa taga-disenyo.

Maaari mong gamitin ang pahina ng mga katangian upang baguhin ang mga katangian ng ulat, mga kontrol, at mga seksyon. Upang buksan ang pahina ng mga katangian, pindutin ang F4.

Maaari mong gamitin ang lugar Listahan ng mga patlang upang magdagdag ng mga field mula sa base table o query sa istraktura ng ulat. Upang ipakita ang isang lugar Listahan ng mga patlang, gawin ang isa sa mga sumusunod:

Pagkatapos ay maaari kang magdagdag ng mga field sa ulat sa pamamagitan ng pag-drag sa kanila mula sa lugar Listahan ng mga patlang.

Pagdaragdag ng field mula sa lugar na "Field List".

Upang magdagdag ng isang field, i-drag ito mula sa lugar Listahan ng mga patlang sa kinakailangang seksyon ng ulat.

Upang magdagdag ng maramihang mga field nang sabay-sabay, CTRL-click ang mga ito. Pagkatapos ay i-drag ang mga napiling field sa ulat.

Habang nagda-drag ka ng mga field, gagawa ang Access ng nauugnay na text box para sa bawat field at awtomatikong naglalagay ng label sa tabi nito.

Pagdaragdag ng mga kontrol sa isang ulat

Ang ilang mga kontrol ay awtomatikong nilikha. Halimbawa, kapag nagdadagdag ng field mula sa lugar sa isang ulat Listahan ng mga patlang isang nauugnay na kontrol ay nilikha. Maraming iba pang mga kontrol ang maaaring gawin sa taga-disenyo gamit ang mga tool sa pangkat Mga kontrol sa tab Tagabuo.

Pagtukoy sa pangalan ng tool

I-hover ang iyong mouse sa ibabaw ng tool.

Ipinapakita ng Access ang pangalan ng tool.

Gumawa ng control gamit ang mga tool sa Controls group

Ang pamamaraang ito ay lumilikha ng isang libreng kontrol. Kung ang uri ng kontrol ay nilayon na magpakita ng data (halimbawa, isang text field o checkbox), dapat mong tukuyin sa property nito ControlSource pangalan o ekspresyon ng field. Para sa karagdagang impormasyon, tingnan ang .

Ipinapakita ang Pahina ng Properties

Upang ipakita ang window ng Properties sa Design view, gawin ang isa sa mga sumusunod:

Sa tab Tagabuo sa grupo Serbisyo i-click ang pindutan Properties window. Pakitandaan: kung gumagamit ka ng Access 2007, ang command Properties window ay nasa grupo Ipakita o itago sa tab Tagabuo.

Pindutin ang F4.

Nagse-save ng dokumento

Sa pamamagitan ng pag-save ng layout ng ulat, maaari mong patakbuhin ang ulat kung kinakailangan sa hinaharap. Ang layout ay mananatiling hindi magbabago, ngunit ang ulat mismo ay magsasama ng kasalukuyang data sa tuwing ipi-print o titingnan mo ito. Kung kinakailangan, maaari mong baguhin ang layout ng ulat o lumikha ng katulad na ulat batay dito.

Nagse-save ng layout ng ulat

Nagse-save ng layout ng ulat na may bagong pangalan

Kung gumagamit ka ng Access 2013 o mas bago, piliin file > I-save bilang > I-save ang object bilang.

Kung gumagamit ka ng Access 2010, piliin ang file > I-save ang object bilang.

Kung gumagamit ka ng Access 2007, i-click Button ng Microsoft Office at piliin I-save bilang > I-save ang object bilang.

Sa dialog box Nagtitipid ilagay ang pangalan sa field Sine-save ang bagay na Ulat sa at pagkatapos ay i-click ang pindutan OK.

Tingnan, i-print ang ulat at ipadala ito sa pamamagitan ng email

I-save ang layout ng ulat upang magamit itong muli. Ang layout ng ulat ay mananatiling hindi nagbabago, ngunit ang kasalukuyang data ay gagamitin kapag ini-print ito. Kung magbago ang iyong mga kinakailangan sa ulat, maaari mong baguhin ang layout ng ulat o gumawa ng katulad na ulat batay dito.

Tingnan ang ulat

Maaari mong tingnan ang ulat sa iba't ibang paraan. Ang pagpili ng isang paraan o iba pa ay depende sa mga aksyon na dapat gawin kasama ang ulat at ang data na kasama dito.

Kung gusto mong pansamantalang magbago datos sa ulat bago ito i-print o kopyahin ang data ng ulat sa clipboard, buksan ang ulat sa view ng Ulat.

Kung gusto mong magbago layout ulat, pagtingin sa data nito, gamitin ang layout mode.

Kung gusto mo lang i-preview ang ulat bago i-print, buksan ito sa Preview mode.

Tandaan: Kung maraming column ang isang ulat, makikita lang ang mga ito sa Preview mode. Sa report mode at sa layout mode, ang ulat ay nagpapakita ng isang column.

Tingnan sa mode ng ulat

Ang mode ng ulat ay ang default na view kapag nagbukas ka ng ulat sa pamamagitan ng pag-double click sa navigation pane. Kung hindi pa bukas ang ulat, i-double click ang pangalan nito sa navigation pane at magbubukas ang ulat sa view ng ulat.

Kung bukas na ang ulat, i-right-click ang pangalan ng ulat sa navigation pane at piliin Presentasyon ng ulat.

Paggawa gamit ang data sa mode ng ulat

Sa report mode, maaari mong piliin ang text ng ulat at kopyahin ito sa clipboard. Upang piliin ang buong mga hilera, i-click ang kahon sa tabi ng mga ito at, nang hindi binibitiwan ang pindutan ng mouse, i-drag ang pointer pababa. Ang mga napiling linya ay maaaring kopyahin sa clipboard sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:

Ipakita lamang ang mga row na kailangan mo gamit ang mga filter

Sa report mode, maaari kang maglapat ng mga filter sa data. Halimbawa, kung ang iyong ulat ay may column na Bansa/Rehiyon at gusto mong ipakita lamang ang mga row na naglalaman ng pangalang Canada, gawin ang sumusunod:

Sa ulat, hanapin ang salitang "Canada" at i-right-click ito.

Pumili ng isang koponan Katumbas ng "Canada".

Gagawin at ilalapat ng access ang filter.

Paganahin o hindi pagpapagana ng mga filter

Maaari kang magpalipat-lipat sa mga display mode na mayroon at walang mga filter gamit ang button Lumipat ng filter sa grupo Pag-uuri at Salain sa tab Bahay. Sa kasong ito, hindi inalis ang filter - ito lang ang naka-on at naka-off.

Pag-alis ng filter

I-right-click ang field kung saan mo gustong alisin ang filter.

I-click Alisin ang filter mula sa field: field_name. (Sa halip na field_name ang aktwal na pangalan ng field ay ibibigay.)

Kung aalisin ang isang filter, hindi ito maaaring paganahin gamit ang command Lumipat ng filter. Kakailanganin mong muling likhain ang filter.

Tandaan: Kung maglalapat ka ng filter sa isang ulat at pagkatapos ay i-save at isasara ang ulat, mase-save din ang filter. Gayunpaman, sa susunod na bubuksan mo ang ulat, hindi ilalapat ng Access ang filter. Upang muling ilapat ang filter na ito, sa grupo Pag-uuri at Salain sa tab Bahay i-click ang pindutan Lumipat ng filter.

Preview ng Ulat

I-right-click ang pangalan ng ulat sa navigation pane at piliin ang command mula sa menu ng konteksto Silipin.

Upang tingnan ang mga pahina ng ulat nang sunud-sunod o tumalon sa nais na pahina, gamitin ang mga pindutan ng nabigasyon.

1. I-click upang buksan ang unang pahina.

2. I-click upang ipakita ang nakaraang pahina.

3. I-click upang ipakita ang susunod na pahina.

4. I-click upang buksan ang huling pahina.

5. Ipasok ang numero ng pahina sa field na ito at pindutin ang ENTER upang lumipat sa tinukoy na pahina.

Sa Preview mode, maaari kang mag-zoom in para makita ang mga detalye o mag-zoom out para tingnan kung paano umaangkop ang data sa page. I-click ang ulat nang isang beses. Upang bumalik sa orihinal na sukat, i-click muli. Maaari mo ring gamitin ang zoom control sa Access status bar upang baguhin ang antas ng zoom.

Upang isara ang preview, sundin ang mga hakbang na ito:

Payo: Pagkatapos mong i-preview ang iyong ulat, maaari mong i-export ang mga resulta sa Microsoft Word, Microsoft Excel, at ilang iba pang mga programa sa Office. Sa tab Panlabas na data sa grupo I-export I-click ang button para sa gustong format at sundin ang mga karagdagang tagubilin.

Mag-print ng ulat

Maaaring i-print ang ulat mula sa anumang mode, kahit na hindi ito bukas. Bago ka mag-print, dapat mong maingat na suriin ang mga setting ng pahina (tulad ng mga margin at oryentasyon). Ang pag-access ay nagse-save ng mga setting ng page gamit ang ulat, kaya kailangan mo lang i-configure ang mga ito nang isang beses. Ang mga parameter na ito ay maaaring baguhin sa hinaharap kung kinakailangan.

Pagbabago ng Mga Opsyon sa Pahina

Nagpapadala ng ulat sa isang printer

Magbukas ng ulat sa anumang view o piliin ito sa navigation pane.

Sa tab file piliin ang item selyo at pindutin ang pindutan selyo. Pakitandaan: kung gumagamit ka ng Access 2007, i-click Button ng Microsoft Office at piliin selyo > selyo.

Magbubukas ang isang dialog box selyo.

Itakda ang nais na mga setting tulad ng printer, hanay ng pag-print, at bilang ng mga kopya.

I-click ang button OK.

Pagpapadala ng ulat sa pamamagitan ng email

Sa halip na i-print ang ulat, maaari mo itong ipadala sa mga user sa pamamagitan ng email.

Mag-click ng ulat sa navigation pane upang piliin ito. Sa tab Panlabas na data sa grupo I-export i-click ang . Pakitandaan: Kung gumagamit ka ng Access 2007, i-click ang ulat sa navigation pane upang piliin ito, i-click Button ng Microsoft Office at pagkatapos ay piliin Ipadala sa pamamagitan ng email.

Sa dialog box Nagpapadala ng bagay pumili mula sa listahan Pagpili ng Output Format nais na format ng file.

Sundin ang mga hakbang sa natitirang mga dialog box.

Sa mail application, punan ang mga kinakailangang field ng mensahe at ipadala ito.

Paglikha ng isang ulat bilang isang object ng database

Mga komento (0)

Ulat ay isang naka-format na representasyon ng data na ipinapakita sa screen, sa print, o sa isang file. Pinapayagan ka nitong kunin ang kinakailangang impormasyon mula sa database at ipakita ito sa isang form na madaling maunawaan, at nagbibigay din ng sapat na pagkakataon para sa pagbubuod at pagsusuri ng data.

Istruktura ng ulat sa Design mode

Ang Microsoft Access ay nagpapakita ng data mula sa isang query o talahanayan sa isang ulat, nagdaragdag ng mga elemento ng teksto upang gawing mas madaling basahin.

Kabilang sa mga elementong ito ang:

Pamagat. Ang seksyong ito ay naka-print lamang sa tuktok ng unang pahina ng ulat. Ginagamit upang mag-output ng data, gaya ng teksto ng pamagat ng ulat, petsa, o pahayag ng teksto ng dokumento, na dapat i-print nang isang beses sa simula ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng lugar ng pamagat ng ulat, piliin ang Ulat na Pamagat/Tala na utos mula sa View na menu.

Header. Ginagamit upang ipakita ang data tulad ng mga heading ng column, petsa, o mga numero ng pahina na naka-print sa tuktok ng bawat pahina ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng header, piliin ang Header at Footer mula sa View menu. Ang Microsoft Access ay nagdaragdag ng header at footer sa parehong oras. Upang itago ang isa sa mga header at footer, kailangan mong itakda ang property na Taas nito sa 0.

Lugar ng data. Ang lugar na matatagpuan sa pagitan ng header at footer ng isang page. Naglalaman ng pangunahing teksto ng ulat. Ipinapakita ng seksyong ito ang data na naka-print para sa bawat isa sa mga tala sa talahanayan o query kung saan nakabatay ang ulat. Upang maglagay ng mga kontrol sa lugar ng data, gumamit ng listahan ng mga field at toolbar. Upang itago ang lugar ng data, kailangan mong itakda sa 0 ang property ng Taas ng seksyon.

Footer. Ang seksyong ito ay lilitaw sa ibaba ng bawat pahina. Ginagamit upang ipakita ang data tulad ng mga kabuuan, petsa, o mga numero ng pahina na naka-print sa ibaba ng bawat pahina ng ulat.

Tandaan. Ginagamit upang mag-output ng data, gaya ng text ng konklusyon, mga kabuuan, o isang caption, na dapat i-print nang isang beses sa dulo ng ulat. Bagama't ang seksyon ng Tala ng ulat ay nasa ibaba ng ulat sa view ng Disenyo, ito ay naka-print sa itaas ng footer ng pahina sa huling pahina ng ulat. Upang magdagdag o mag-alis ng lugar ng mga tala ng ulat, piliin ang Ulat na Pamagat/Ulat ng Mga Tala na utos mula sa View na menu. Ang Microsoft Access ay sabay-sabay na nagdaragdag at nag-aalis ng pamagat ng ulat at mga lugar ng komento

Mga pamamaraan para sa paglikha ng isang ulat

Maaari kang lumikha ng mga ulat sa Microsoft Access sa iba't ibang paraan
(Larawan 5.1):

~ Konstruktor

~ Report Wizard

~ Auto report: sa column

~ Auto report: tape

~ Chart Wizard

Mga etiketa ng koreo

kanin. 5.1. Window para magsimulang gumawa ng ulat

Upang lumikha ng Auto Report, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang:

~ Sa window ng database, mag-click sa tab na Mga Ulat at pagkatapos ay mag-click sa pindutang Lumikha. Lumilitaw ang dialog box ng Bagong Ulat.

~ Piliin ang Autoreport: column o Autoreport: tape item sa listahan.

~ Sa field ng data source, i-click ang arrow at pumili ng table o query bilang data source.

~ Mag-click sa pindutang OK.

Pagbabago ng scale ng pagpapakita ng ulat

Upang baguhin ang sukat ng display, gumamit ng pointer - isang magnifying glass. Upang makita ang buong pahina, dapat kang mag-click saanman sa ulat. Ang pahina ng ulat ay ipapakita sa isang pinababang sukat.

Mag-click muli sa ulat upang bumalik sa mas malaking view. Sa pinalaki na view ng ulat, ang puntong na-click mo ay nasa gitna ng screen. Upang mag-scroll sa mga pahina ng ulat, gamitin ang mga navigation button sa ibaba ng window.

Mag-print ng ulat

Upang mag-print ng ulat, gawin ang sumusunod:

~ Sa File menu, i-click ang Print command.

~ Sa lugar ng Pag-print, mag-click sa opsyon na Mga Pahina.

~ Upang i-print lamang ang unang pahina ng ulat, ilagay ang 1 sa field na Mula at 1 sa field na Kay.

~ Mag-click sa pindutang OK.

Bago mag-print ng ulat, ipinapayong tingnan ito sa Preview mode, upang ma-access kung saan kailangan mong piliin ang Preview mula sa View menu.

Kung mag-print ka gamit ang isang blangkong pahina sa dulo ng iyong ulat, tiyaking ang setting ng Taas para sa mga tala ng ulat ay nakatakda sa 0. Kung nag-print ka na may mga blangkong pahina sa pagitan, siguraduhin na ang kabuuan ng form o lapad ng ulat at ang Ang kaliwa at kanang margin width ay hindi lalampas sa lapad ng sheet ng papel na tinukoy sa dialog box ng Page Setup (File menu).

Kapag nagdidisenyo ng mga layout ng ulat, gamitin ang sumusunod na formula: lapad ng ulat + kaliwang margin + kanang margin<= ширина бумаги.

Upang maisaayos ang laki ng ulat, dapat mong gamitin ang mga sumusunod na pamamaraan:

Baguhin ang halaga ng lapad ng ulat;

Bawasan ang lapad ng margin o baguhin ang oryentasyon ng page.

Gumawa ng ulat

1. Ilunsad ang Microsoft Access. Buksan ang database (halimbawa, ang database ng edukasyon na "Dean's Office").

kanin. 5.2. Uri ng ulat na ginawa gamit ang AutoReport

kanin. 5.3. Mag-ulat sa Design mode

Pag-edit:

1) alisin ang mga field ng student code sa header at lugar ng data;

2) Ilipat sa kaliwa ang lahat ng field sa header at data area.

3) baguhin ang teksto sa pamagat ng pahina

Sa seksyong Pamagat ng Ulat, piliin ang Mga Mag-aaral.

Ilagay ang mouse pointer sa kanan ng salitang Students upang ang pointer ay magpalit sa vertical bar (ang input cursor) at mag-click sa posisyong iyon.

Ipasok ang NTU "KhPI" at pindutin ang Enter.

4) Ilipat ang Caption. Sa Footer, piliin ang field na =Now() at i-drag ito sa Report Header sa ilalim ng pangalang Students. Lalabas ang petsa sa ibaba ng pamagat.

5) Sa toolbar ng Report Designer, i-click ang Preview na button upang tingnan ang ulat

Pag-format:

1) Piliin ang heading na Mga Mag-aaral ng NTU “KhPI”

2) Baguhin ang typeface, estilo ng font at kulay, pati na rin ang kulay ng background fill.

3) Sa toolbar ng Report Designer, i-click ang button na I-preview upang i-preview ang ulat.

kanin. 5.4. Mag-ulat pagkatapos ng pag-edit at pag-format

Pagbabago ng istilo:

Upang baguhin ang istilo, gawin ang sumusunod:

Sa toolbar ng Report Designer, i-click ang AutoFormat na button upang buksan ang AutoFormat dialog box.

Sa listahan ng Ulat - AutoFormat Object Styles, i-click ang Mahigpit at pagkatapos ay i-click ang OK. Ipo-format ang ulat sa istilong Mahigpit.

Lumipat sa Preview mode. Ang ulat ay ipapakita sa estilo na iyong pinili. Mula ngayon, ang lahat ng ulat na ginawa gamit ang AutoReport function ay magkakaroon ng Strict style hanggang sa tumukoy ka ng ibang istilo sa AutoFormat window.

Iba pang balita