Hinahayaan ka ng tool na Mga Detalye na tingnan at baguhin ang mahahalagang katangian ng dokumento, na ginagawa itong handa para sa pakikipagtulungan, pag-archive, o email. Ang tool ay nagbibigay ng access sa ilang mga utos na tatalakayin nang mas detalyado sa ibang pagkakataon sa teksto ng aklat, ngunit dito ay ilalarawan lamang natin nang maikli ang kanilang layunin.

Mga Katangian

Ang kanang bahagi ng window ng Mga Detalye. Ang bawat dokumento, bilang karagdagan sa nilalaman mismo, ay nagdadala ng maraming impormasyon tungkol sa kung sino ang lumikha nito, kung ano ang paksa nito, at kung saang kategorya ito maiuuri. Bilang karagdagan, ang dokumento ay may kasamang mga keyword na nagpapakilala sa nilalaman ng dokumento, mga tala, atbp. Ang lahat ng impormasyong ito ay tumutulong sa mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng dokumento o mga user na ayusin, ayusin, at hanapin ang mga dokumentong kailangan nila. Para sa kadahilanang ito, ipinapayo ko sa iyo na huwag maging tamad at punan ang naaangkop na mga patlang. Kung mas matalino mong punan ang mga ito, mas magiging madali itong magtrabaho kasama ang dokumento.

Maghanda para sa pampublikong pag-access

Inspektor ng dokumento- binubuksan ng command na ito ang window ng Document Inspector. Ang ilang personal na impormasyon at impormasyon tungkol sa iyong computer ay awtomatikong ipinapasok sa dokumento, nang hindi mo napapansin. Halimbawa, ang username kung saan mo ginawa ang dokumento ay nakapaloob sa dokumento hindi alintana kung pinunan mo ang mga field ng property o hindi. Kung na-print mo ang dokumento o na-preview ito, ang buong path sa lokal o network printer ay naka-embed sa dokumento. Kung nagpasok ka ng mga guhit sa dokumento, ang landas patungo sa kanila ay naka-imbak din sa dokumento. Kung magpapadala ka ng dokumento sa maraming iba't ibang tao, maaaring hindi mo gusto ang impormasyong iyon na ibinahagi nang hindi mo nalalaman. Hinahanap ng Document Inspector ang nakatagong data sa isang dokumento, ipapakita ito sa iyo, at pinapayagan kang tanggalin ito
ang mga ito mula sa Excel workbook.

Suriin ang pagiging naa-access- nagbibigay-daan sa iyong suriin kung gaano kaginhawa para sa mga user na may mga kapansanan na gamitin ang mga dokumentong ito.

Pagsusuri sa pagiging tugma- sinusuri ng command kung mabubuksan ang dokumento sa mga naunang bersyon ng Excel nang hindi gumagawa ng mga pagbabago.

Protektahan ang aklat

Binibigyang-daan ka ng tool na ito na magpataw ng mga paghihigpit sa kakayahang baguhin at i-edit ang nilalaman at istraktura ng isang libro.

I-encrypt gamit ang password- ang dokumento ay naka-encrypt upang makita mo lamang ang mga nilalaman nito pagkatapos ipasok ang password. Kapag nag-e-encrypt ng isang libro gamit ang isang password, maging maingat tungkol sa kasalukuyang letter case at layout ng keyboard, kung hindi, mapanganib mong mawalan ng access sa iyong sariling libro.

Limitahan ang mga pahintulot para sa mga user- ang utos na ito ay karaniwang magagamit lamang sa may-akda ng dokumento at mga gumagamit ng corporate network o Internet. Gumagamit ito ng server ng pamamahala ng mga karapatan ng gumagamit. Ito ay maaaring isang libreng Microsoft server o isang corporate server. Sa tuwing sinusubukan ng isang user na magbukas ng dokumento, may ipinapadalang kahilingan sa server at ibinabalik nito ang mga katangian para sa user na iyon, sa partikular na impormasyon tungkol sa kung ano ang makikita niya sa dokumentong binubuksan niya at kung ano ang dapat itago sa kanya. Kapag sinubukan mong patakbuhin ang utos na ito, sasabihan kang magparehistro sa server ng Microsoft. Kung interesado kang makita kung paano gumagana ang mga paghihigpit, dumaan sa pamamaraang ito, magparehistro ng ilang mga gumagamit na may iba't ibang mga karapatan at subukan ang utos na ito.

Magdagdag ng digital signature- ang utos na ito ay nagdaragdag ng isang hindi nakikitang code sa dokumento, na pinapalitan ang karaniwang lagda. Maingat na basahin kung ano ang isinusulat sa iyo ng signature creation wizard. Kung lumikha ka ng isang personal na pirma, pagkatapos ay sa tulong nito ikaw lamang ang personal at tanging sa computer na ito ang makakatiyak na ang iyong dokumento ay hindi napalitan. Kung nais mong lumikha ng isang lagda na "makikilala" ng mga panlabas na organisasyon, kakailanganin mong gamitin ang mga serbisyo ng mga espesyal na serbisyo sa network.

Markahan bilang pangwakas- pagkatapos isagawa ang utos na ito, imposibleng gumawa ng mga pagbabago sa dokumento.

Protektahan ang kasalukuyang sheet- gamit ang tool na ito maaari mong tukuyin kung aling mga elemento ng sheet ang maaaring baguhin ng ibang mga gumagamit, at kung alin ang protektado at hindi mababago.

Protektahan ang istraktura ng libro- ipinagbabawal ang pagbabago ng istraktura ng aklat (pagdaragdag o pag-alis ng mga sheet).

Mga bersyon

Binibigyang-daan kang tingnan at i-restore ang mga draft na bersyon ng mga hindi na-save na file o tanggalin ang mga draft na bersyon na hindi na kailangan.

Pagtanggal ng personal na data
mula sa metadata ng file

Ang mga file na nilikha sa pinakasikat na mga programa ay may mga katangiang awtomatikong napunan mula sa data ng computer at sa mismong programa. Dahil sa mga kinakailangan sa pagpapatakbo para sa mga file na umaalis sa organisasyon, dapat na tanggalin ang data na ito. Halimbawa, sa mga dokumento ng MS Office kinakailangang tanggalin ang pangalan ng kumpanya, ang pangalan ng may-akda ng dokumento at ang user na huling nag-save ng dokumento. Paano ito gawin?

Ang paglutas ng problema sa pag-alis ng metadata mula sa mga dokumento ay maaaring nahahati sa maraming yugto:

• Pag-alis ng data mula sa mga nagawa nang dokumento.
• Pinipigilan ang naturang data na ma-save sa mga bagong likhang dokumento.
• Kontrol sa pagpapadala ng naturang data sa pamamagitan ng e-mail.

Para sa mga nagawa nang file, ang problema ay nalutas sa pamamagitan ng mga built-in na tool ng mga modernong operating system. Simula sa Windows 7, tawagan lang ang mga katangian ng file at piliin ang "Tanggalin ang mga katangian at personal na impormasyon" sa ibaba ng tab na "Mga Detalye". Sa pamamagitan ng pagpili ng ilang mga file ng parehong uri nang sabay-sabay, maaari mong burahin ang data mula sa ilang mga dokumento nang sabay-sabay.

Upang malawakang tanggalin ang impormasyon mula sa mga file, maaari kang gumamit ng mga espesyal na application. Halimbawa, pinapayagan ka ng BatchPurifier na awtomatikong alisin ang metadata mula sa 60 value mula sa 24 na uri ng file, kabilang ang mga application sa opisina at mga graphics file (PNG, JPEG).

Para sa mga bagong dokumento sa application ng Microsoft Office, dapat gamitin ng mga user ang tool ng Document Inspector mula sa menu ng Mga Detalye - Maghanap ng Mga Isyu, na nag-scan ng isang dokumento na hindi pa nai-save para sa personal na data at nag-aalis nito.

Sa mga naunang bersyon ng Microsoft Office (XP o 2003), dapat mong i-install ang Office 2003/XP Add-in: Remove Hidden Data, rhd_tool , pagkatapos nito ay lalabas ang karagdagang Remove Hiden Data item sa File menu.

Upang matiyak na hindi pinapayagan ng mga kredensyal ng aplikasyon ng Microsoft Office para sa mga bagong likhang dokumento ang pagkakakilanlan ng user, maaari mong gawin ang mga sumusunod na pagbabago sa registry:

Bersyon 5.00 ng Windows Registry Editor

"Kumpanya"="_"

"CompanyName"="_"

"UserName"="_"

"UserInitials"="_"

Hindi dapat tumatakbo ang mga application ng MS Office para magkabisa ang mga pagbabago.

Ang susunod na yugto ay upang kontrolin ang pagpapadala ng nakatagong data o personal na impormasyon sa pamamagitan ng e-mail.

Sa kasamaang palad, walang solusyon na binuo sa Microsoft Outlook. Upang awtomatikong kontrolin at linisin ang mga dokumento, maaari mong gamitin ang ConfidentSend na application, na maaaring manu-mano o awtomatikong linisin ang metadata ng mga attachment file. Gayundin, bago magpadala ng liham, ini-scan ng ConfidentSend ang mensahe para sa isang tugma sa mga template ng teksto na paunang tinukoy ng user at, kung nahanap, maglalabas ng babala (tingnan ang Fig. 2).

Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng ilang dokumento ng Office sa mga kliyente o kasamahan, inirerekomenda namin na suriin mo ang dokumento para sa nakatago o personal na impormasyon. Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyong ito bago ibahagi ang dokumento sa iba. Tinutulungan ka ng feature na Document Inspector sa Word, Excel, PowerPoint, o Visio na mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon at personal na impormasyon sa mga dokumentong pinaplano mong ibahagi.

Maaaring kabilang sa nakatagong impormasyon ang:

nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring hindi ibigay sa mga dokumento ng Word

Ang data ng Excel ay idinaragdag sa workbook kapag nakikipagtulungan sa ibang tao

Nakatagong data at personal na impormasyon sa PowerPoint na maaaring maimbak sa presentasyon o sa metadata nito.

impormasyon ng dokumento at mga katangian ng file sa Visio Drawings

Tandaan: Maliban kung isusumite mo ang iyong dokumento sa Microsoft, hindi kami magkakaroon ng access sa anumang data mula dito.

Inilalarawan ng artikulong ito ang mga uri ng data na karaniwang nakaimbak sa mga dokumento ng Office para mapili mo kung ano ang iingatan at kung ano ang aalisin sa dokumento o metadata. Para sa ilang impormasyon na hindi maalis ng Document Inspector, tingnan ang mga talahanayan na humahantong sa higit pang impormasyon tungkol sa Word, Excel, at PowerPoint.

Ang isang elektronikong kopya ng isang dokumento ng Word na gusto mong ibahagi sa mga kliyente o kasamahan ay kadalasang naglalaman ng nakatagong data o personal na impormasyon na nakaimbak sa mismong dokumento o sa mga katangian ng dokumento o metadata.

Payo: Kung gusto mo lang laktawan ang pag-type ng mga tala, pumunta sa file _gt_ selyo, piliin I-print ang lahat ng mga pahina at alisin ang tsek pag-print ng mga pagwawasto.

Maaaring naglalaman ang mga dokumento ng Word ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:

Mga tala, pagwawasto para sa mga naitalang pagwawasto, bersyon, at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa iba pang mga user upang lumikha ng isang dokumento, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga item tulad ng mga rebisyon na may mga pagbabago, komento, sulat-kamay na tala, at mga bersyon. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa ibang tao na makita ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa dokumento, mga komento mula sa mga reviewer, at mga pagbabagong ginawa sa dokumento, na maaaring hindi kinakailangan para sa pakikipagtulungan sa labas ng isang grupo.

Mga katangian ng dokumento at metadata: Impormasyon tungkol sa dokumento, gaya ng May-akda, Paksa, at Pamagat. Kasama rin sa mga pag-aari ng dokumento ang impormasyon na awtomatikong pinapanatili ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaari ring maglaman ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala at pag-verify, mga ruta, at mga pangalan ng template.

Mga header at footer Ang mga underlay sa mga dokumento ng Word ay maaaring maglaman ng impormasyon sa mga header at footer. Bilang kahalili, maaari kang magdagdag ng watermark sa iyong Word document.

Nakatagong text Ang mga dokumento ng salita ay maaaring maglaman ng tekstong naka-format bilang nakatagong teksto. Kung hindi mo alam kung ang isang dokumento ay naglalaman ng nakatagong teksto, maaari mong gamitin ang Document Inspector upang mahanap ito.

Mga Property ng Server ng Dokumento Kung ang dokumento ay na-save sa isang lokasyon sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o library na ginawa sa Windows SharePoint Services, ang dokumento ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyong nauugnay sa lokasyon ng server na iyon.

Custom na XML data. Ang mga dokumento ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

gamit ang Document Inspector

Gamitin ang Document Inspector upang hanapin at alisin ang mga nakatago at personal na data mula sa mga dokumento ng Word. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng Word, tulad ng mga attachment sa mga mensaheng email.

Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Word

Sa Word, ang Document Inspector ay may kasamang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong hanapin at alisin ang mga nakatagong at personal na impormasyong partikular sa mga dokumento ng Word. Para sa isang listahan ng iba't ibang uri ng nakatago o personal na impormasyon na maaaring makita at maalis mula sa mga dokumento ng Word gamit ang Document Inspector, tingnan ang talahanayan sa ibaba.

Mga Tala:

Inspektor	Hinahanap at inaalis
Mga tala, pagwawasto, bersyon Tandaan: Sa Word Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga bersyon at tala.	Mga Tala Mga flag ng patch mode Impormasyon ng bersyon ng dokumento Mga sulat-kamay na tala
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento Mga header ng email Mga ruta ng dokumento Mga Property ng Server ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Pangalan ng template
Mga header at footer at watermark	Impormasyon sa header ng dokumento Impormasyon sa mga header at footer ng dokumento "Mga Watermark"
Nakatagong text	Naka-format ang teksto bilang nakatago (magagamit ang pagpipiliang font sa dialog box Font) Tandaan: Hindi matukoy ng inspektor na ito ang text na nakatago ng ibang mga pamamaraan (halimbawa, puting text sa puting background).
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring iimbak sa isang dokumento
Hindi nakikitang nilalaman	Tandaan: Ang inspektor na ito ay hindi nakakahanap ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay.

Kapag nagbabahagi ng elektronikong kopya ng isang Excel workbook, tiyaking tinitingnan mo ang workbook bilang nakatagong data o personal na impormasyon na maaaring nakaimbak sa mismong workbook o sa mga katangian ng dokumento nito (metadata).

Gamit ang Document Inspector sa Excel, mahahanap at maaalis mo ang nakatago at personal na data.

Tandaan: Bagama't maaari mong alisin ang mga nakatago at personal na impormasyon mula sa mga workbook na ibinahagi mo sa iba, kung ang Excel workbook ay nai-save bilang nakabahagi, hindi mo maaaring alisin ang mga komento, tala, mga katangian ng dokumento, o personal na impormasyon mula dito. Upang alisin ang data na ito mula sa isang nakabahaging workbook, kopyahin muna ito at i-unshare ito.

Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data

Maaari mong gamitin ang Document Inspector upang alisin ang mga nakatago at pribadong data mula sa mga workbook ng Excel. Makatuwirang patakbuhin ang Document Inspector bago magbahagi ng mga elektronikong kopya ng mga aklat, halimbawa bilang mga attachment sa mga mensaheng email.

Mga uri ng nakatago at personal na data sa Excel

Nakalista sa ibaba ang ilang item na maaaring pinagmumulan ng nakatago at personal na data sa mga workbook ng Excel.

Mga tala at sulat-kamay na tala. Kung ang isang aklat ay ginawa kasama ng iba, maaaring naglalaman ito ng mga tala at sulat-kamay na tala. Ang impormasyong ito ay nagbibigay-daan sa iba na makita ang mga pangalan ng mga taong nag-ambag sa aklat, tingnan ang mga komento ng mga tagasuri, at makita ang mga pagbabagong ginawa sa aklat.

Mga katangian ng dokumento at personal na data Metadata o mga katangian ng dokumento sa Excel, tulad ng sa iba pang mga application ng Office, kabilang ang impormasyon ng may-akda, paksa, at pamagat. Awtomatikong sine-save ng Office ang pangalan ng taong huling nag-save ng workbook, ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento, at ang lokasyon ng dokumento (Excel 2013 o mas bago). Maaaring available ang karagdagang impormasyon (PII), gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagpapadala, impormasyon sa pagba-browse, mga ruta, mga katangian ng printer (tulad ng path ng printer at secure na sikreto sa pag-print), at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish. Mga web page.

Mga header at footer. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng data sa mga header at footer.

Mga nakatagong row, column at sheet. Maaaring itago ang mga row, column, at buong sheet sa isang libro. Kapag namahagi ka ng kopya ng isang workbook na naglalaman ng mga nakatagong row, column, o sheet, maaaring ipakita ng ibang tao ang mga ito at tingnan ang data na nilalaman nito.

Mga katangian ng server ng dokumento. Ang isang workbook na naka-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang site ng workspace ng dokumento o isang library ng Windows SharePoint Services, ay maaaring maglaman ng mga karagdagang katangian ng dokumento o impormasyon ng lokasyon ng server.

Custom na XML data. Ang mga workbook ng Excel ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Ang XML data na ito ay maaaring matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

Hindi nakikitang nilalaman. Maaaring naglalaman ang mga aklat ng mga bagay na naka-format bilang invisible.

Naka-embed na mga file o bagay. Ang mga workbook ay maaaring may mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o mga text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na naglalaman ng invisible na data.

Macro batay sa VBA code. Ang mga workbook ay maaaring maglaman ng mga macro, VBA module, COM at ActiveX na mga kontrol, mga form ng user, o mga function na tinukoy ng user na maaaring naglalaman ng nakatagong data.

Mga item na may naka-cache na data. Maaaring may naka-cache na data ang mga workbook mula sa PivotTables, PivotCharts, Slicer, Timeline, at Cube Formula na maaaring hindi lumabas.

Mga Survey sa Excel Maaaring itago ng Excel ang mga tanong sa survey sa mga workbook na inilagay sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook.

Mga Script Manager ng Script. Ang mga workbook ay maaaring magkaroon ng mga script na tinukoy gamit ang Script Manager. Maaaring naglalaman ang mga ito ng naka-cache o nakatagong data.

Mga filter. Maaaring may mga aktibong autofilter o mga filter ng talahanayan ang mga workbook, na maaaring maging sanhi ng pag-imbak ng naka-cache o nakatagong data sa mga workbook.

Mga nakatagong pangalan. Maaaring may mga nakatagong pangalan sa mga aklat, na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data.

Hanapin at alisin ang Document Inspector sa mga dokumento ng Excel

Ang Document Inspector ay nagpapakita ng mga item na natagpuan na maaaring naglalaman ng nakatago o personal na data na nauugnay sa mga workbook ng Excel. Inililista ng sumusunod na talahanayan ang mga uri ng naturang data na maaari mong alisin sa mga workbook gamit ang Document Inspector.

Mga Tala:

Hindi lahat ng feature ng Excel na nakalista sa talahanayan ay sinusuportahan sa Microsoft Excel Starter 2010.

Kung nagdagdag ang iyong organisasyon ng mga custom na module sa Document Inspector, maaaring matuklasan ang mga karagdagang uri ng data.

	Hinahanap at tinatanggal ng inspektor ng dokumento
Mga Tala	Mga Tala Mga sulat-kamay na tala Tandaan: Sa Excel Starter 2010, ang Document Inspector ay nagtatanggal lamang ng mga tala.
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento (Excel 2013 at mga mas bagong bersyon). Kapag pumipili ng isang koponan Tanggalin lahat ang kasalukuyang lokasyon ng dokumento ay aalisin sa file. Ito ay idinaragdag kapag nagse-save lamang pagkatapos isara at muling buksan ang Excel 2013 o mas bago. Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Username Impormasyon sa landas ng printer Mga Tala sa Iskrip Mga tala para sa mga partikular na pangalan at pangalan ng talahanayan Mga hindi aktibong panlabas na koneksyon ng data
Mga header at footer	Impormasyon sa header ng sheet Impormasyon sa mga tala sa sheet
Mga nakatagong row at column	Mga nakatagong linya Mga nakatagong hanay ng data Mga Tala: Kung ang isang workbook ay may mga nakatagong column na walang data at matatagpuan sa pagitan ng mga column na naglalaman ng data, ang mga walang laman na nakatagong column ay matutukoy at maaalis din. Kung ang mga nakatagong row o column sa isang workbook ay naglalaman ng data, ang pagtanggal sa mga ito ay maaaring magbago sa mga resulta ng mga formula na nasa workbook. Kung hindi mo alam kung anong data ang nilalaman sa mga nakatagong row o column, isara ang Document Inspector, i-unhide ang mga nakatagong row at column, at pagkatapos ay tingnan ang mga nilalaman ng mga ito. Ang inspektor ay hindi nakahanap ng mga hugis, tsart, kontrol, mga bagay at kontrol ng Microsoft ActiveX, mga larawan, o mga graphics ng SmartArt na maaaring nasa mga nakatagong column. Hindi tinatanggal ang mga nakatagong row o column kung bahagi sila ng table o list header o pivot table. Nakikita ang mga naturang row at column.
Mga nakatagong sheet	Mga nakatagong sheet Tandaan: Kung ang mga nakatagong sheet sa isang workbook ay naglalaman ng data, ang pagtanggal nito ay maaaring magbago sa mga resulta ng pagkalkula ng mga formula na nasa workbook. Kung hindi mo alam kung anong data ang nilalaman sa mga nakatagong sheet, isara ang Document Inspector, i-unhide ang mga nakatagong sheet, at pagkatapos ay tingnan ang kanilang mga nilalaman.
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring iimbak sa isang workbook
Hindi nakikitang nilalaman	Mga bagay na naka-format bilang invisible Tandaan: Ang Document Inspector ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng ibang mga bagay.

Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa workbook. Hindi niya matanggal ang mga ito, dahil maaaring humantong ito sa hindi gumagana nang maayos ang aklat. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.

	Nahanap ng inspektor ng dokumento
	mga cell ng sheet; mga bagay tulad ng mga text box o hugis; mga pamagat ng tsart; serye ng data ng tsart.
Naka-embed na mga file o bagay	mga bitmap; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument.
Macro batay sa VBA code	Macros o VBA module na maaaring maglaman ng nakatagong data sa isang workbook. Kabilang dito ang: macros, kabilang ang Excel 4.0 macro sheets (XLM); Mga module ng VBA; Mga kontrol ng COM o ActiveX. Mga custom na form, kabilang ang mga form ng Excel 5.0 mga custom na function.
Mga bahagi ng business intelligence na may naka-cache na data	Mga bahagi ng business intelligence na maaaring naglalaman ng naka-cache na data na nakaimbak sa workbook, kabilang ang invisible na data. Sinusuri ng Document Inspector ang mga sumusunod na item, na maaaring naglalaman ng summary cache, slice cache, o cube formula cache: pivot table at pivot chart; mga hiwa at timeline; mga formula ng kubo.
Mga Survey sa Excel	Mga tanong sa survey ng Excel na ginawa sa Excel Online at na-save sa workbook ngunit hindi nakikita sa workbook.
Mga Script Manager ng Script	Ang mga script na tinukoy gamit ang Script Manager at maaaring maging sanhi ng naka-cache o nakatagong data upang maimbak sa workbook.
Mga filter	Mga filter na maaaring maging sanhi ng pag-imbak ng naka-cache o nakatagong data sa workbook. Sinusuri ng Document Inspector ang mga autofilter at mga filter ng talahanayan na inilapat sa data.
Mga nakatagong pangalan	Mga nakatagong pangalan na maaaring pinagmumulan ng nakatagong data sa workbook.

Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng PowerPoint gamit ang Document Inspector.

Payo: Kung gusto mo lang iwasan ang pag-type ng mga tala, buksan ang tab file _gt_ selyo, mag-click sa mga slide na may sukat buong pahina at alisin ang tsek mag-print ng mga tala.

Paghahanap at pag-alis ng nakatago at personal na data

Mga uri ng nakatago at personal na data

Ang nakatagong data ay maaaring binubuo ng data na idinaragdag ng PowerPoint upang paganahin ang pakikipagtulungan sa paggawa ng presentasyon sa ibang mga tao. Maaari rin itong maglaman ng impormasyon na sinadya mong itinalaga bilang nakatago.

Ang mga presentasyon ng PowerPoint ay maaaring maglaman ng mga sumusunod na uri ng nakatago at personal na impormasyon:

Mga tala at sulat-kamay na tala Kung nakikipagtulungan ka sa iba upang lumikha ng isang presentasyon, ang iyong presentasyon ay maaaring maglaman ng mga elemento tulad ng mga tala at sulat-kamay na anotasyon. Nagbibigay-daan ang impormasyong ito sa ibang mga user na makita ang mga pagbabagong ginawa at ang mga pangalan ng mga taong nagtrabaho sa presentasyon, pati na rin ang mga komento mula sa mga reviewer.

Data ng pagsubaybay sa patch. Kapag nag-collaborate ka sa isang nakabahaging dokumento na nakaimbak sa cloud, sinusubaybayan ng PowerPoint 2016 para sa Office 365 kung sino ang gumawa ng mga pagbabago sa dokumento at kung kailan.

Mga katangian ng dokumento at personal na data. Kasama sa mga katangian ng dokumento (metadata) ang impormasyon ng presentasyon gaya ng pangalan ng may-akda, paksa, at pamagat. Naglalaman din ang mga ito ng impormasyon na awtomatikong sine-save ng mga programa ng Office, tulad ng pangalan ng taong huling nag-save ng dokumento at ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento. Kung gumamit ka ng ilang partikular na feature, maaaring maglaman din ang dokumento ng karagdagang personal na impormasyon, gaya ng mga header ng email, impormasyon sa pagsusumite ng pagsusuri, mga ruta ng dokumento, mga path ng printer, at impormasyon ng path ng file para sa pag-publish ng mga web page.

Invisible na content sa isang slide. Ang pagtatanghal ay maaaring maglaman ng mga bagay na naka-format bilang hindi maipapakita.

Nilalaman sa labas ng slide. Ang mga presentasyon ng PowerPoint ay maaaring maglaman ng mga bagay na hindi lumilitaw dahil naalis ang mga ito sa slide. Ang ganitong mga bagay ay maaaring mga inskripsiyon, mga larawan, mga elemento ng grapiko at mga talahanayan.

Mga tala para sa pagtatanghal. Ang seksyon ng mga tala ng isang PowerPoint presentation ay maaaring naglalaman ng teksto na maaaring hindi mo gustong ibahagi sa iba, lalo na kung ang mga tala ay ginawa lamang para sa nagtatanghal.

Mga katangian ng server ng dokumento. Kung ang pagtatanghal ay na-save sa isang server ng pamamahala ng dokumento, tulad ng isang website ng Document Workspace o isang library ng Windows SharePoint Services, maaari itong maglaman ng mga karagdagang katangian o impormasyon ng lokasyon ng server.

Custom na XML data. Ang mga presentasyon ay maaaring maglaman ng custom na XML data na hindi ipinapakita sa mismong dokumento. Maaari silang matukoy at maalis gamit ang Document Inspector.

Impormasyong hinahanap at inaalis ng Document Inspector

Kasama sa Document Inspector sa PowerPoint ang ilang iba't ibang mga module na nagbibigay-daan sa iyong mahanap at alisin ang mga nakatagong at personal na impormasyong partikular sa mga presentasyon ng PowerPoint. Para sa isang listahan ng iba't ibang uri ng nakatago at personal na data na maaaring alisin sa mga presentasyon gamit ang Document Inspector, tingnan ang talahanayan sa ibaba.

Kung ang iyong organisasyon ay nagdagdag ng mga karagdagang module sa Document Inspector, maaari mong tingnan ang iba pang mga uri ng impormasyon sa iyong mga presentasyon.

Inspektor	Hinahanap at inaalis
Mga Tala	Mga Tala Mga sulat-kamay na tala
Mga katangian ng dokumento at personal na data	Mga katangian ng dokumento, kabilang ang impormasyon ng tab Heneral, Mga istatistika At Ang iba dialog box Mga Katangian ng Dokumento Mga Header ng Email Mga ruta ng dokumento Ipinadala ang data para sa pag-verify Mga Property ng Server ng Dokumento Mga Detalye ng Patakaran sa Pamamahala ng Dokumento Impormasyon ng uri ng nilalaman Path sa file para sa pag-publish ng mga web page
Baguhin ang data ng pagsubaybay	Data tungkol sa kung sino at kailan binago ang file. Available lang ang feature na ito sa mga subscriber ng Office 365 na bahagi ng programa ng Office Insider. Kung mayroon kang subscription sa Office 365, tiyaking mayroon kang pinakabagong bersyon ng Office.
Invisible na content sa isang slide	Mga bagay na na-format bilang hindi napapakita Ang inspektor na ito ay hindi nakakakita ng mga bagay na hinarang ng iba pang mga bagay.
Off-slide na nilalaman	Nilalaman o mga bagay na hindi lumilitaw sa pagtatanghal dahil matatagpuan ang mga ito sa labas ng lugar ng slide Mga koleksyon ng larawan Mga imahe Ang Document Inspector ay hindi nakakakita o nag-aalis ng mga bagay na may mga animation effect na wala sa isang slide.
Mga tala sa pagtatanghal	Idinagdag ang teksto sa seksyon ng mga tala sa pagtatanghal Hindi tinatanggal ng Document Inspector ang mga larawang idinagdag sa seksyon ng mga tala.
Custom na XML Data	Custom na XML data na maaaring maimbak sa isang presentasyon

Impormasyong hinahanap ng Document Inspector ngunit hindi maalis

Hinahanap ng Document Inspector ang mga sumusunod na item na maaaring naglalaman ng data na hindi nakikita sa presentasyon. Hindi niya matanggal ang mga ito, dahil maaaring humantong sa hindi gumagana nang maayos ang presentasyon. Maaari mong suriin ang bawat item na natagpuan at magpasya kung manu-manong aalisin ito o papalitan ito ng isang item na walang nakatagong data, tulad ng isang static na larawan.

	Nahanap ng inspektor ng dokumento
Naka-embed na mga file o bagay	Mga naka-embed na file (gaya ng mga dokumento ng Office o text file) o mga naka-embed na bagay (gaya ng mga chart o equation) na maaaring naglalaman ng invisible na data. Narito ang ilang mga halimbawa ng mga uri ng bagay: mga bitmap; Mga bagay sa Microsoft Equation 3.0; Mga bagay sa tsart ng Microsoft Graph; Mga bagay sa pagtatanghal ng PowerPoint; Mga bagay na dokumento ng Visio; Mga bagay na dokumento ng salita; i-text ang OpenDocument.
Macros o VBA code	Mga macro o VBA module na maaaring naglalaman ng nakatagong data. Kabilang dito ang: Mga module ng VBA; Mga kontrol ng COM o ActiveX.

Inspektor ng dokumento at personal na data

Ang data ng pagsubaybay sa patch na ipinakilala sa Office 365 Insider build 8403 ng PowerPoint 2016 ay isang halimbawa ng mga limitasyon ng Document Inspector. Halimbawa, sabihin nating nagtutulungan sina Martha at Regina sa Presentation A sa Office 365. Ang data ng pagsubaybay sa pagbabago (iyon ay, mga username at oras ng pag-edit) ay idinagdag sa presentasyon. Kung kasunod na bubuksan ni Gleb ang Presentation A sa PowerPoint 2013 at patakbuhin ang Document Inspector para alisin ang personal na data, hindi mahahanap at maaalis ng Inspector sa bersyong iyon ng PowerPoint ang data ng pagsubaybay sa rebisyon na idinagdag sa presentasyon sa mas huling bersyon ng PowerPoint (Office 365) na sina Regina at Martha. Upang alisin ang data na ito, kakailanganin ni Gleb na mag-upgrade sa pinakabagong bersyon ng PowerPoint at pagkatapos ay ilunsad ang Document Inspector.

Maaari mong alisin ang nakatagong impormasyon sa Visio sa parehong paraan na ginagawa mo sa iba pang mga application ng Office. Bago ka magbahagi ng kopya ng iyong Visio drawing sa iba, maaaring kailanganin mong alisin ang ilang partikular na data mula sa drawing at mga katangian nito.

Madali mong matatanggal ang sumusunod na personal na impormasyon sa Visio:

Mga tala na ipinasok sa mga pahina ng dokumento

Mga pangalan at inisyal ng mga reviewer at pagwawasto na ginawa nila

Mga landas sa mga hanay ng elemento

Mga path sa mga template at pangalan ng kanilang mga file

Tandaan: Kung ang isang dokumento ay nai-publish sa isang nakabahaging server, kapag binuksan mo ito, ang impormasyon tungkol sa kung sino ang nagbukas nito at ang pangalan ng computer kung saan naka-imbak ang file ay ipinapakita. Para protektahan ang data na ito, limitahan ang pag-access sa mga dokumento sa mga taong pinagkakatiwalaan mo lang.

Maaari mong mahanap at alisin ang nakatagong impormasyon sa mga presentasyon ng Visio sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito:

Sa menu file i-click Alisin ang nakatagong impormasyon.

Kung gumagamit ka ng Visio premium 2010 o mas bago, makikita mo ang command na ito sa ilalim file > Katalinuhan > Tanggalin ang personal na data.

Buksan ang tab Personal na impormasyon.

Lagyan ng tsek ang kahon Alisin ang mga sumusunod na elemento mula sa isang dokumento.

Payo: Lagyan ng tsek ang kahon Magbabala kung muling ipinasok ang data na ito kung gusto mong makatanggap ng babala kapag sinubukan mong ipasok muli ang personal na data.

Upang alisin ang sensitibong data mula sa mga panlabas na mapagkukunan, piliin ang checkbox Alisin ang data mula sa mga panlabas na mapagkukunan na nakaimbak sa kasalukuyang dokumento.

Tandaan: Ang checkbox na ito Hindi Binibigyang-daan kang magtanggal ng data na nauugnay sa isang hugis. Inaalis nito ang data source mula sa schema, ngunit kung ang data mula rito ay nasa schema na, dapat itong alisin nang manu-mano.

Feedback

Ang artikulong ito ay na-update Enero 8, 2019 g. bilang resulta ng iyong tala. Kung nakita mong kapaki-pakinabang ang artikulong ito, at lalo na kung hindi mo ginawa, mangyaring gamitin ang mga kontrol ng feedback sa ibaba upang mabigyan kami ng ilang nakabubuong mungkahi.

Ito ay nagkakahalaga ng pagbibigay ng espesyal na pansin sa kaligtasan ng personal na data, dahil mula noong nakaraang taon ay hinigpitan ng mambabatas ang pananagutan para sa employer para sa kabiguan na sumunod sa obligasyon na protektahan ito. Sa artikulong ito sasabihin namin sa iyo kung ano ang itinuturing na personal na data, anong mga obligasyon ang itinatag para sa mga employer na protektahan ito, at kung paano ayusin ang tamang pag-record at pag-iimbak ng personal na data ng mga empleyado.

I-systematize o i-update ang iyong kaalaman, makakuha ng mga praktikal na kasanayan at hanapin ang mga sagot sa iyong mga tanong sa sa School of Accountancy. Ang mga kurso ay binuo na isinasaalang-alang ang propesyonal na pamantayang "Accountant".

Ang isang tagapag-empleyo, kapag kumukuha ng isang empleyado, ay dapat humiling mula sa kanya ng ilang impormasyon na kinakailangan sa loob ng balangkas ng batas sa paggawa, buwis at accounting. Ang Pederal na Batas No. 152-FZ ng Hulyo 27, 2006 "Sa Personal na Data" ay nangangailangan ng employer, na sa kasong ito ay ang operator ng personal na data at pinoproseso ito, upang matiyak ang seguridad ng impormasyong ito.

Anong data ang personal?

Ang personal na data ay anumang impormasyon nang direkta o hindi direktang nauugnay sa paksa ng personal na data - isang partikular o makikilalang indibidwal (Artikulo 3 ng Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 No. 152-FZ "Sa Personal na Data", pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Batas sa Personal na Data).

Kasama sa pangkalahatang personal na data ang sumusunod na impormasyon:

• apelyido, unang pangalan, patronymic;
• petsa at lugar ng kapanganakan;
• address (lugar ng pagpaparehistro);
• edukasyon, propesyon;
• isang imahe ng isang tao (pag-record ng larawan at video), na nagpapahintulot sa pagkakakilanlan at ginagamit para sa layuning ito ng operator (Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Agosto 30, 2013 "Sa mga isyu ng pag-uuri ng mga larawan at video na larawan, data ng fingerprint at iba pang impormasyon bilang biometric na personal na data at mga tampok ng kanilang pagproseso ");
• katayuan sa pag-aasawa, pagkakaroon ng mga bata, relasyon sa pamilya;
• mga katotohanan sa talambuhay at nakaraang aktibidad sa trabaho (lugar ng trabaho, rekord ng kriminal, serbisyo militar, trabaho sa mga nahalal na posisyon, serbisyo publiko, atbp.);
• kalagayang pinansyal. Ang impormasyon sa sahod ay personal na data din (liham ng Roskomnadzor na may petsang 02/07/2014 No. 08KM-3681);
• negosyo at iba pang mga personal na katangian na likas na masuri;
• iba pang impormasyon na maaaring makilala ang isang tao.

Bilang karagdagan, binabanggit ng Batas ng Personal na Data ang:

• espesyal na personal na data (tungkol sa lahi, nasyonalidad, pampulitikang pananaw, relihiyon o pilosopikal na paniniwala, katayuan sa kalusugan, matalik na buhay). Bilang pangkalahatang tuntunin, hindi pinahihintulutan ang pagproseso ng data na ito. Exception - mga kaso na ibinigay para sa Bahagi 2 ng Artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data;
• biometric na personal na data (ilarawan ang physiological at biological na katangian ng isang tao, batay sa kung saan makikilala ang kanyang pagkatao). Upang maproseso ang naturang impormasyon, kinakailangan ang pahintulot ng paksa ng personal na data. Ang isang pagbubukod ay mga kaso na itinatag ng Bahagi 2 ng Art. 11 ng Batas sa Personal na Data.

Ang isang tagapag-empleyo ay may karapatang tumanggap at gumamit lamang ng impormasyon na nagpapakilala sa isang mamamayan bilang isang partido sa isang kontrata sa pagtatrabaho (halimbawa, ang impormasyon tungkol sa katayuan sa lipunan at ari-arian ng isang tao ay hindi nauugnay sa kanyang proseso sa paggawa). Ang impormasyong ito ay nakapaloob sa mga sumusunod na dokumento na ipinakita ng empleyado sa pag-hire:

• sa isang pasaporte o iba pang dokumento ng pagkakakilanlan;
• aklat ng trabaho;
• mga dokumento sa pagpaparehistro ng militar, edukasyon, komposisyon ng pamilya;
• sertipiko ng kita mula sa dating lugar ng trabaho;
• application form na napunan sa panahon ng trabaho;
• personal na card ng empleyado (form T-2);
• mga sertipiko ng kasal, kapanganakan ng isang bata;
• mga sertipiko ng medikal, atbp.

Ang tagapag-empleyo ay nagtatago ng mga kopya ng mga nakalistang dokumento, maliban sa mga talatanungan, mga libro sa trabaho at mga personal na card.

Pagproseso ng personal na data

Pagproseso ng personal na data - anumang aksyon (operasyon) o hanay ng mga aksyon (operasyon) na isinagawa gamit ang mga tool sa pag-automate o nang walang paggamit ng mga naturang paraan sa personal na data, kabilang ang pagkolekta, pag-record, systematization, akumulasyon, imbakan, paglilinaw (pag-update, pagbabago), pagkuha, paggamit, paglilipat (pamamahagi, probisyon, pag-access), depersonalization, pagharang, pagtanggal, pagsira ng data (Artikulo 3 ng Batas sa Personal na Data).

Ang Batas ng Personal na Data ay nag-oobliga sa employer na sumunod sa ilang mga kinakailangan para sa pagproseso ng data na ito. Halimbawa, ang pagproseso ng personal na data ay isinasagawa lamang sa pahintulot ng empleyado (Clause 1, Artikulo 6, Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). Upang maiwasan ang mga legal na hindi pagkakaunawaan, mas mabuti kung ang pahintulot na ito ay nakasulat. Ang parehong tuntunin ay nalalapat sa mga aplikante.

Sa ilang mga kaso, ang isang nakasulat na paraan ng pahintulot ay hayagang ibinibigay ng batas (Bahagi 4 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). Halimbawa, ang nakasulat na pahintulot ng empleyado sa pagproseso ng kanyang personal na data ay kinakailangan:

1) sa pagtanggap ng personal na data ng empleyado mula sa isang ikatlong partido (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation). Ngunit sa kasong ito, ang empleyado ay dapat na maabisuhan tungkol dito nang maaga at ang kanyang nakasulat na pahintulot ay dapat makuha (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation).

Dapat ipahiwatig ng abiso (sugnay 3 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation):

• ang layunin ng pagkuha ng personal na data ng empleyado mula sa isang third party;
• nilalayong mapagkukunan ng impormasyon (mga taong hihilingin ang data);
• mga paraan ng pagkuha ng data, ang kanilang kalikasan;
• posibleng kahihinatnan ng pagtanggi ng isang employer na makuha ang personal na data ng isang empleyado mula sa isang third party. Kung ang isang empleyado ay tumanggi na maging pamilyar sa paunawa ng nilalayong pagtanggap ng kanyang personal na data mula sa ibang tao, ipinapayong gumawa ng isang naaangkop na aksyon.

Kung magbago ang isip ng empleyado, may karapatan siyang bawiin ang pahintulot sa pagproseso ng personal na data anumang oras (Bahagi 2 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Sa ganoong sitwasyon, ang patuloy na pagproseso ng personal na data ng empleyado nang walang pahintulot niya ay posible kung may mga nakakahimok na dahilan. Nakalista ang mga ito sa mga talata 2 - 11 ng Bahagi 1 ng Artikulo 6, Bahagi 2 ng Artikulo 10, Bahagi 2 ng Artikulo 11 ng Batas sa Personal na Data (Bahagi 2 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Ang employer ay walang karapatang humiling ng ilang impormasyon (na hindi nauugnay sa mga layuning nakalista sa talata 1 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation) mula sa mga ikatlong partido, kahit na sumang-ayon ang empleyado.

2) kapag inililipat ang personal na data ng empleyado sa mga ikatlong partido, maliban sa mga kaso kung saan kinakailangan upang maiwasan ang isang banta sa buhay at kalusugan ng empleyado (talata 2 ng Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation);

3) para sa pagproseso ng mga espesyal na kategorya ng personal na data ng empleyado na direktang nauugnay sa mga isyu ng relasyon sa paggawa (sugnay 4 ng artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation, sugnay 1 ng bahagi 2 ng artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data). Kasama sa data na ito ang impormasyon tungkol sa lahi, nasyonalidad, pananaw sa pulitika, paniniwala sa relihiyon at pilosopikal, kalusugan, at matalik na buhay.

Kung ang isang empleyado ay walang kakayahan, ang nakasulat na pahintulot sa pagproseso ng kanyang data ay ibinibigay ng kanyang legal na kinatawan (magulang, tagapag-alaga) (Bahagi 6 ng Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data). At kung sakaling mamatay ang isang empleyado, ang naturang pahintulot ay ibinibigay ng kanyang mga tagapagmana, maliban kung ito ay natanggap mula sa empleyado mismo sa panahon ng kanyang buhay (Bahagi 7, Artikulo 9 ng Batas sa Personal na Data).

Hindi sa lahat ng kaso, kinakailangan ang pahintulot ng empleyado sa pagproseso ng personal na data. Halimbawa, kung natanggap ang data (sugnay 2, bahagi 1, artikulo 6, sugnay 2.3, bahagi 2, artikulo 10 ng Batas sa Personal na Data, talata 1 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor):

1. mula sa mga dokumento (impormasyon) na ipinakita kapag nagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho;
2. batay sa mga resulta ng isang ipinag-uutos na paunang medikal na pagsusuri sa estado ng kalusugan (Artikulo 69 ng Labor Code ng Russian Federation, sugnay 3 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012 "Mga isyu na may kaugnayan sa pagproseso ng personal na data ng mga empleyado , mga aplikante para sa mga bakanteng posisyon, pati na rin ang mga tao sa reserbang tauhan” , pagkatapos nito - Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012);
3. sa lawak na ibinigay ng pinag-isang form No. T-2, kabilang ang personal na data ng malapit na kamag-anak, at sa iba pang mga kaso na itinatag ng batas ng Russian Federation (pagtanggap ng sustento, pagkuha ng access sa mga lihim ng estado, pagbibigay ng mga benepisyong panlipunan) (sugnay 2 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang 14.12.
4. mula sa isang ahensya ng recruitment na kumikilos sa ngalan ng aplikante (talata 12, talata 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012);
5. mula sa isang aplikante na mismong nag-post ng kanyang resume sa Internet, na ginagawa itong magagamit sa isang walang limitasyong bilog ng mga tao (sugnay 10, bahagi 1, artikulo 6 ng Pederal na Batas ng Hulyo 27, 2006 No. 152-FZ, talata 12, sugnay 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor ng Disyembre 14, 2012).

Ang employer, na may pahintulot ng empleyado, ay maaaring ipagkatiwala ang pagproseso ng kanyang personal na data sa ibang tao (bahagi 3 ng artikulo 6 ng Batas sa Personal na Data, talata 2 ng talata 5 ng Mga Paliwanag ng Roskomnadzor na may petsang Disyembre 14, 2012) . Ngunit sa parehong oras, ang employer ang may pananagutan sa empleyado para sa mga aksyon ng tinukoy na tao (Bahagi 5 ng Artikulo 6 ng Batas sa Personal na Data).

Sa Kontur.School: mga pagbabago sa batas, mga tampok ng accounting at tax accounting, pag-uulat, suweldo at tauhan, mga transaksyon sa cash.

Organisasyon ng accounting at imbakan ng personal na data

Dapat tiyakin ng employer ang proteksyon ng personal na data ng empleyado mula sa labag sa batas na paggamit o pagkawala sa sarili nitong gastos (Clause 7, Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation).

Suriin natin ang hakbang-hakbang na mga aksyon ng employer para sa pagtatala at pag-iimbak ng personal na data sa organisasyon.

Hakbang 1. Ang tagapag-empleyo ay dapat mag-isyu ng isang lokal na batas na magkokontrol sa pag-iimbak at paggamit ng personal na data. Ang ganitong gawain ay karaniwang ang Regulasyon sa Personal na Data ng mga Empleyado, kung saan ang mga empleyado ay dapat na pamilyar sa kanilang pirma (sugnay 8 ng Artikulo 86 ng Labor Code ng Russian Federation). Dapat pamilyar ang empleyado sa Mga Regulasyon sa Personal na Data, gayundin sa iba pang mga lokal na regulasyon, bago pumirma ng kontrata sa pagtatrabaho (Artikulo 68 ng Labor Code ng Russian Federation). Imposibleng gawing pamilyar ang isang empleyado sa isang dokumento sa pamamagitan ng pagpapadala nito sa pamamagitan ng e-mail; hindi ito maituturing na pamilyar sa isang lagda. Sa kawalan ng pirma ng empleyado, hindi mapapatunayan ng employer na pamilyar ang empleyado sa dokumentong ito.

Ang regulasyon sa personal na data, tulad ng anumang iba pang lokal na batas sa regulasyon, ay inilabas at inaprubahan sa pamamagitan ng kautusan, na nilagdaan ng pinuno ng organisasyon o ng ibang awtorisadong tao.

Sa kaganapan ng isang inspeksyon ng isang organisasyon, ang mga awtoridad sa inspeksyon ay maaaring humiling ng dokumentong ito at suriin kung ang mga empleyado ay pamilyar dito. Ang kawalan ng naturang dokumento o pagkabigo ng mga empleyado na maging pamilyar dito ay maaaring maging batayan para sa pananagutan sa employer alinsunod sa Bahagi 1 ng Artikulo 5.27 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation, at sa kaganapan ng isang katulad na paglabag muling ginawa - sa ilalim ng Bahagi 2 ng Artikulo 5.27 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation. Ang konklusyon na ito ay kinumpirma din ng hudisyal na kasanayan (Resolution ng Federal Antimonopoly Service ng Moscow District na may petsang Oktubre 26, 2006 No. KA-A40/10220-06 No. A40-20745/06-148-194).

Hakbang 2. Inaprubahan ng employer ang isang dokumento na naglalaman ng listahan ng personal na data na ginagamit sa mga aktibidad ng organisasyon. Kasama sa dokumentong ito ang lahat ng impormasyong ibinibigay ng empleyado nang nakasulat tungkol sa kanyang sarili kapag nag-aaplay para sa isang trabaho, pati na rin ang ginamit sa hinaharap kapag naghahanda ng dokumentasyon ng tauhan.

Bilang karagdagan, ang listahan ay dapat maglaman ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga empleyado na isinumite ng organisasyon sa iba't ibang mga katawan ng gobyerno (mga inspektor ng buwis at paggawa, mga awtoridad sa istatistika).

Hakbang 3. Ang tagapag-empleyo ay dapat, sa pamamagitan ng utos, magtalaga ng mga responsable sa pagtatrabaho sa personal na data at sa mga responsable para sa pagtiyak ng seguridad ng personal na data. Ang responsibilidad na ito ay maaaring maging isang partikular na tao o isang departamento. Sa huling kaso, ang pinuno ng naturang yunit ay may personal na responsibilidad. Ang utos na ito ay dapat ipaalam sa lahat ng empleyado na tinukoy dito, na dapat kumpirmahin ng kanilang lagda.

Hakbang 4. Sa kaso ng isang inspeksyon, upang maiwasan ang mga hindi pagkakaunawaan sa mga inspektor, mas mahusay na ihanda ang mga sumusunod na dokumento:

• mga pahayag mula sa mga empleyado tungkol sa pahintulot sa pagproseso ng personal na data;
• mga tala ng personal na data, ang kanilang pagpapalabas at paglilipat sa ibang mga tao at mga kinatawan ng iba't ibang mga organisasyon, mga katawan ng gobyerno;
• log ng mga tseke para sa pagkakaroon ng mga dokumentong naglalaman ng personal na data ng empleyado.

Hakbang 5. Sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ng organisasyon, magtatag ng isang listahan ng mga lugar ng imbakan para sa dokumentasyon na isang carrier ng personal na data ng mga empleyado, pati na rin ang isang listahan ng mga hakbang na kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng personal na data, ang pamamaraan para sa kanilang pag-aampon. Ang lahat ng mga dokumento na naglalaman ng personal na data ng mga empleyado, tulad ng mga personal na file, mga file cabinet, mga accounting journal, ay dapat na naka-imbak sa mga espesyal na gamit na cabinet o mga safe na naka-lock at selyado. Ang mga talaan ng trabaho ng mga empleyado ay dapat na itago sa isang ligtas na hiwalay sa mga personal na file.

Isa-isahin natin

• kung ang pahintulot sa pagproseso ng personal na data ay nakuha mula sa lahat ng empleyado;
• ang mga empleyado ay pamilyar sa mga lokal na regulasyon na nagtatatag ng pamamaraan para sa pagproseso ng naturang data, at sa kanilang mga karapatan at responsibilidad sa lugar na ito;
• kung ang personal na data ay maayos na nakaimbak at protektado;
• sumusunod ba ang dokumentasyon sa kanilang pagproseso sa mga legal na kinakailangan, atbp.

Ang pinakamadaling paraan upang mahuli ang buntot ng isang pabaya na empleyado o mag-aaral na nag-outsource ng kanyang ulat o coursework ay ang pagtingin sa may-akda o mga kapwa may-akda ng dokumento. Ang impormasyong ito ay nakaimbak kasama ng iba pang metadata ng file at maaaring matingnan ng sinuman sa ibang pagkakataon. Lalo na nagiging sensitibo ang usapin kung ang tunay na may kasalanan ay lumabas na isang taong pamilyar sa inspektor: isang empleyado ng parehong kumpanya o isang mag-aaral mula sa parehong stream. Siyempre, ang isang maraming kuwentong kasinungalingan ay makakahanap ng isang paraan sa labas ng sitwasyon, ngunit ito ay parang hindi ito lalabas sa ibang pagkakataon. Pansinin ang nauugnay na mga user ng dokumento sa kanang sulok sa ibaba

Ito ay isang banal na halimbawa, siyempre, ngunit doon ang mga tao ay karaniwang nabubutas.

Anong impormasyon ang maaaring ma-leak?

Ipinapaliwanag ng opisyal na tulong ng Microsoft kung ano ang maaaring magdulot ng potensyal na banta sa iyong reputasyon. Magbibigay ako ng buod nito dito:

• Mga bakas ng presensya ng iba pang mga user, pati na rin ang mga indikasyon ng mga pag-edit na ginawa nila at ang mga komentong idinagdag nila kung ikaw ang nag-co-author ng dokumento.
• May kulay na impormasyon na nasa header, footer, at watermark.
• Nakatagong Word text, invisible PowerPoint object, nakatagong Excel row, column at sheet.
• Content sa labas ng PowerPoint slide area.
• Mga karagdagang katangian ng dokumento at iba pang metadata, gaya ng impormasyon sa path ng printer o mga header ng email.

Inspektor ng dokumento

Ang "Document Inspector" ay isang maginhawang tool para sa pagsuri ng mga file para sa hindi gustong impormasyon. Ito ay maginhawa para sa parehong nagpadala at ang tatanggap ng dokumento. Ang kailangan mo lang gawin ay pumunta sa "Mga Detalye" at patakbuhin ang tseke. Ang ilang mga pag-click at limang segundo ay magbubunyag ng lahat ng mga in at out.

Ang tagapagpatupad ay kailangan lamang mag-click sa tanggalin, at maaaring suriin ng inspektor ang dokumento batay sa magagamit na ebidensya.

Pagbabawal sa pag-iimbak ng personal na data