Sa unang tingin I-access ang DBMS halos kapareho ng electronic program Mga talahanayan ng Microsoft Excel ayon sa layunin at kakayahan nito. Gayunpaman, may mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan nila:

• Kapag nagtatrabaho sa isang spreadsheet ng Excel, maaari kang magpasok ng anumang impormasyon sa isang cell ng talahanayan, upang maaari kang maglagay ng talahanayan, teksto, at isang guhit sa worksheet. Kung kinakailangan, ang iba't ibang data ay maaaring maipasok sa isang hanay ng talahanayan - mga numero, teksto, mga petsa. Ang isang talahanayan sa isang database ng Access ay iba sa isang talahanayan sa Mga tema ng Excel, na sa loob nito, tulad ng nabanggit sa itaas, ang isang uri ng data ay tinukoy para sa bawat field ng record, ibig sabihin, hindi ka maaaring magpasok ng data sa iba't ibang mga hilera sa isang column ng talahanayan iba't ibang uri.
• Binibigyang-daan ka ng pag-access hindi lamang na magpasok ng data sa mga talahanayan, ngunit din upang makontrol ang kawastuhan ng ipinasok na data. Upang gawin ito, maaari kang magtakda ng mga panuntunan sa pagpapatunay nang direkta sa antas ng talahanayan. Pagkatapos, kahit paano ipinasok ang data - direkta sa isang talahanayan, sa isang form, o sa isang pahina ng pag-access ng data, hindi ka papayagan ng Access na mag-save ng data sa isang talaan na hindi nakakatugon sa mga tinukoy na panuntunan.
• Maginhawang magtrabaho sa mga talahanayan ng Excel kung naglalaman ang mga ito limitadong bilang mga hilera, ang mga talahanayan ng database ay maaaring maglaman ng isang malaking bilang ng mga talaan, at kasabay nito ay nagbibigay ang DBMS maginhawang paraan pagkuha ng kinakailangang impormasyon mula sa set na ito.
• Kung iimbak mo ang lahat ng data na kinakailangan para sa trabaho Mga dokumento ng salita at mga spreadsheet, habang nag-iipon ng impormasyon, maaaring malito ka lang malalaking dami mga file, pinapayagan ka ng Access na iimbak ang lahat ng data sa isang file at ang pag-access sa data na ito ay isinasagawa sa bawat pahina, ibig sabihin, ang mga limitasyon sa mga mapagkukunan ng memorya ng computer ay hindi lalampas.
• Binibigyang-daan ka ng access na lumikha ng mga ugnayan sa pagitan ng mga talahanayan, na nagbibigay-daan sa iyong magbahagi ng data mula sa iba't ibang mga talahanayan. Sa kasong ito, para sa gumagamit ay ipapakita sila bilang isang talahanayan. Ang pagpapatupad ng naturang feature sa mga sistema ng pamamahala ng spreadsheet ay mahirap, at kung minsan ay imposible lamang.
• Sa pamamagitan ng pagtatatag ng mga ugnayan sa pagitan ng mga indibidwal na talahanayan, pinapayagan ka ng Access na maiwasan ang hindi kinakailangang pagdoble ng data, i-save ang memorya ng computer, at pataasin ang bilis at katumpakan ng pagproseso ng impormasyon. Ito ang dahilan kung bakit ang mga talahanayan na naglalaman ng duplicate na data ay nahahati sa ilang nauugnay na mga talahanayan.
• Binibigyang-daan ng Excel ang maraming user na magtrabaho sa parehong dokumento, ngunit ang mga kakayahan na ito ay napakalimitado sabay-sabay na gawain na may database ng 50 user, habang ang lahat ng user ay garantisadong gagana gamit ang up-to-date na data.
• Ang pag-access ay may binuo na sistema ng proteksyon laban sa hindi awtorisadong pag-access, na nagpapahintulot sa bawat user o kategorya na makita at baguhin lamang ang mga bagay kung saan siya binigyan ng mga karapatan ng administrator ng system, halimbawa, maaari mong ipagbawal ang paggamit ng ilang partikular na mga utos sa menu, pagbubukas ilang mga form, pagbabago ng data sa mga talahanayan o mga form. Mga spreadsheet nagbibigay-daan din sa iyo na protektahan ang data gamit ang isang password o payagan lamang ang pagtingin sa data, ngunit ang mga tool na ito ay mas simple.

Kaya, maaari nating sabihin na ang Access DBMS ay ginagamit sa mga kaso kung saan ang isang application task ay nangangailangan ng pag-iimbak at pagproseso ng magkakaibang impormasyon tungkol sa isang malaking bilang ng mga bagay at ipinapalagay ang posibilidad ng isang multi-user na operating mode. Ang isang halimbawa ay ang gawain ng pagpapanatili warehouse accounting. Electronic Mga talahanayan ng Excel ay isang maginhawang paraan ng pag-iimbak ng limitadong halaga ng tabular na data gamit ang malawak na posibilidad pagsasagawa ng mga kalkulasyon at pagsusuri ng data. Ang mga dokumento ng Excel ay karaniwang inilaan para sa indibidwal na paggamit.

Siyempre, ang mga kakayahan ng Excel ay hindi limitado sa mga spreadsheet, halimbawa, ang Excel ay maaaring matagumpay na magamit upang pag-aralan ang data na nakaimbak sa isang database server (sa partikular, Microsoft SQL Server), ngunit sa kasong ito ang Excel ay hindi isang data warehouse, ngunit nagbibigay lamang ng pagproseso ng data.

Dalawang produkto Microsoft Office– Access at Excel – kadalasang mukhang halos magkapareho sa user. Ang ideyang ito ay binubuo ng paraan ng tabular organisasyon ng data. Parehong gumagana ang Access at Excel sa mga talahanayan, may kakayahang magproseso at magsuri ng data, at magsagawa ng mga kumplikadong kalkulasyon. Upang kasama kaunting gastos oras at pagsisikap upang malutas ang mga gawain, ito ay nagkakahalaga ng pagtukoy kung aling programa ang mas angkop para dito.

Konsepto ng Microsoft Excel At Microsoft Access

Microsoft Excel– isang programa para sa pagtatrabaho sa mga talahanayan ng data na nilikha ni ng Microsoft at kasama sa pakete ng Microsoft Office.

Microsoft Access – sistemang relasyon pamamahala ng database na kasama sa Microsoft package Opisina.

Paghahambing ng Microsoft Excel at Microsoft Access

Tulad ng nakikita natin mula sa mga kahulugan, ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng Access at Excel ay nasa paksa ng pagkilos: Gumagana ang Excel sa mga spreadsheet, Gumagana ang Access sa mga database sa isang tabular na view. Sa panlabas, ito ay halos kapareho. SA data ng Excel ay naka-imbak sa mga cell na bumubuo ng mga column at row, na pinagsama sa mga sheet. Sa Access, ang data ay nakaimbak sa mga talahanayan na magkasamang bumubuo ng isang database. Ang pagkakasunud-sunod ng data sa isang hilera ay tinatawag na talaan sa Access.

Ginagawa ng Excel ang gawain ng pag-aayos ng data sa loob ng isang talahanayan, ang Access ay nagsasagawa ng mga kumplikadong query sa data sa pamamagitan ng pag-access sa isang koleksyon ng mga talahanayan. Samakatuwid, ang talahanayan ng Excel ay isang hindi nauugnay na koleksyon ng data, at ang Access ay isang relational, kung saan ang bawat partikular na bagay ay may mga koneksyon sa iba pang mga talahanayan. Sa Excel, ang bawat table cell ay may natatanging identifier, na binubuo ng row number at column letter sa Access, ang record ay nilagyan ng natatanging identification key.

Ang pag-access ay ipinapayong gamitin kung ang hanay ng data ay napakalaki at ang mga ugnayan sa pagitan ng mga ito ay kumplikado. Sa kasong ito, ang pakikipag-ugnayan ng mga talahanayan sa loob batayan ng relasyon ibibigay ang data mabilis na kontrol. Ang Excel ay angkop sa mga gawain ng mga kalkulasyon at istatistikal na paghahambing ng maliit na halaga ng data. Kung ang data ay nakararami sa numero, kung gayon ito ay mas maginhawa upang gumana sa Excel, ngunit kung mayroong marami sa kanila mga halaga ng teksto– Access.

Kung ang multi-user na trabaho ay inaasahan sa database, at pare-pareho at maramihang mga pagbabago ay kinakailangan, kung gayon ang Access ay hindi magkakaroon ng anumang mga problema sa paglutas ng mga naturang problema. Ang Excel ay idinisenyo para sa isang user at may medyo static na nilalaman.

Pagkakaiba sa pagitan ng Microsoft Excel at Microsoft Access

1. Gumagana ang Excel sa mga talahanayan ng data, Gumagana ang Access sa mga database ng tabular.

2. Magsagawa ng mas kumplikadong mga query sa Access.

3. Ang Excel ay isang hindi nauugnay na koleksyon ng data, ang Access ay relational.

4. Ang natatanging identifier ng Excel ay depende sa mga pangalan ng mga column at row sa Access, ang identification key ay autonomous.

5. Ang access ay idinisenyo upang gumana sa malalaking halaga ng data.

6. Pangunahing gumagana ang Excel sa numeric data.

7. Ang gawaing maraming gumagamit ay magagamit sa Access.

Microsoft Access Objects

Tinatawag ng Microsoft Access ang anumang bagay na maaaring magkaroon ng pangalan (sa kahulugan ng Access) na mga bagay. Sa isang database ng Access, ang mga pangunahing bagay ay mga talahanayan, query, form, ulat, macro, at module. Sa ibang mga DBMS, bilang panuntunan, ang terminong database ay karaniwang tumutukoy lamang sa mga file kung saan naka-imbak ang data. Sa Microsoft Access base Kasama sa data ang lahat ng mga bagay na nauugnay sa nakaimbak na data, kabilang ang mga tinukoy upang i-automate ang trabaho sa kanila. Nasa ibaba ang isang listahan ng mga pangunahing object ng Access database.

1. Talahanayan. Isang bagay na tinukoy at ginagamit upang mag-imbak ng data. Kasama sa bawat talahanayan ang impormasyon tungkol sa bagay tiyak na uri, halimbawa tungkol sa mga kliyente. Ang talahanayan ay naglalaman ng mga field (column) na nag-iimbak ng iba't ibang uri ng data, gaya ng apelyido o address ng kliyente, at mga talaan (tinatawag ding mga row). Ang talaan ay naglalaman ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang partikular na bagay (tao, sample ng produkto, atbp.). Para sa bawat talahanayan maaari mong tukuyin pangunahing susi(isa o higit pang mga field na naglalaman ng mga value na natatangi sa bawat record) at isa o higit pang mga index na tumutulong na mapabilis ang pag-access ng data. Ang bagay na ito sa database ay ang pangunahing isa.

2. Kahilingan. Isang bagay na nagbibigay-daan sa user na makuha ang ninanais na data mula sa isa o higit pang mga talahanayan. Para gumawa ng kahilingan, maaari mong gamitin ang QBE form (Query by Sample) o Mga pahayag ng SQL (balangkas na wika mga kahilingan). Maaari kang lumikha ng mga query upang pumili, mag-update, magtanggal, o magdagdag ng data. Maaari ka ring gumamit ng mga query upang lumikha ng mga bagong talahanayan gamit ang data mula sa isa o higit pang umiiral na mga talahanayan.

3. Anyo. Isang bagay na pangunahing inilaan para sa pagpasok ng data, pagpapakita nito sa screen, o pagkontrol sa pagpapatakbo ng isang application. Ginagamit ang mga form upang ipatupad ang mga kinakailangan ng user para sa pagpapakita ng data mula sa mga query o talahanayan. Ang mga form ay maaari ding i-print. Gamit ang isang form, maaari kang magpatakbo ng macro o VBA na pamamaraan bilang tugon sa ilang kaganapan, tulad ng pagbabago sa halaga ng ilang partikular na data.

4. Ulat. Isang bagay na ginagamit upang lumikha ng isang dokumento na maaaring i-print sa ibang pagkakataon o isama sa isang dokumento sa isa pang application.

5. Makro. Isang bagay na kumakatawan sa isang structured na paglalarawan ng isa o higit pang mga aksyon na dapat gawin ng Access bilang tugon sa isang partikular na kaganapan. Halimbawa, maaari mong tukuyin ang isang macro na, bilang tugon sa pagpili ng isang elemento sa pangunahing form, nagbubukas ng isa pang form. Gamit ang isa pang macro, maaari mong suriin ang halaga ng isang partikular na field kapag nagbago ang mga nilalaman nito. Maaari mong isama sa isang macro karagdagang kondisyon upang magsagawa o hindi magsagawa ng ilang mga pagkilos na tinukoy doon. Maaari ka ring magpatakbo ng isa pang macro o VBA procedure mula sa isang macro.

6. Modyul. Isang bagay na naglalaman ng mga program na nakasulat sa Visual na wika Basic para sa mga application. Ang mga module ay maaaring maging mga independiyenteng bagay na naglalaman ng mga function na maaaring tawagan mula saanman sa application, ngunit maaari rin silang direktang "itali" sa mga indibidwal na form o ulat upang tumugon sa ilang mga pagbabagong nagaganap sa kanila.

7. I-access ang mga pahina. Mga Pahina – nagsisilbing magbigay ng access sa data na nakapaloob sa isang database remote mula sa consumer (halimbawa, sa pamamagitan ng Internet).

Ang mga konseptong relasyon ng mga bagay na Access ay ipinapakita sa Figure. 2.

kanin. 2 Mga ugnayan sa pagitan ng mga pangunahing bagay sa Microsoft Access

Mga patlang at talaan ng database

Sa isang database, ang lahat ay ipinakita sa anyo ng mga talahanayan, kaya ang isang patlang ay isang haligi at ang isang tala ay isang hilera. Ang patlang ay pinakasimpleng bagay database na idinisenyo upang mag-imbak ng mga halaga ng parameter ng isang tunay na bagay o proseso. Ang patlang ay maaaring mailalarawan ang mga sumusunod na parameter: pangalan, format ng data, uri ng disenyo.

Ang database record ay isang table row na naglalaman ng set ng property values ​​na matatagpuan sa database fields.

Paglikha ng mga talahanayan.

Layunin at saklaw ng aplikasyon.

Paglikha ng mga talahanayan sa EXCEL.

Algorithmic na mga wika(halimbawa, ang BASIC, Pascal, C) ay pangkalahatan, na nagbibigay-daan sa iyong lutasin ang isang medyo malawak na hanay ng mga problema.

Sa kasalukuyan, ang iba't ibang mga pakete ay binuo mga programa sa aplikasyon(PPP), na idinisenyo upang malutas ang isang mas makitid na hanay ng mga problema, ngunit mas maginhawa at mahusay kumpara sa mga algorithmic na wika.

Sa iba't ibang PPP, ang tinatawag na mga spreadsheet o mga processor ng talahanayan. Sa karamihan mga sikat na programa Ang ET ay dapat maiugnay sa Lotus 1-2-3 para sa Windows, Quattro Pro para sa Mga kumpanya sa Windows Novell at Microsoft Excel.

Ang pangunahing paggamit ng Excel ay upang magsagawa ng mga kalkulasyon. Ginagawa ng Excel ang screen ng iyong computer sa isang malakas na spreadsheet na nagbibigay-daan sa iyong lutasin ang mga problema sa pagpaplano, accounting at statistical accounting, mga isyu sa ekonomiya, atbp. Sa partikular, gamit ang isang spreadsheet maaari kang magsagawa ng mga balance sheet, payroll o mga materyal na asset, pagkalkula ng buwis, mga listahan ng pasyente at mga listahan ng imbentaryo, gayundin ang paglutas ng iba pang mga problema.

Nagbibigay ang Excel ng mga sumusunod na tampok:

¨ i-convert ang isang spreadsheet sa isang form na maginhawa para sa iyo;

¨ magsagawa ng anumang uri ng mga kalkulasyon sa tabular;

¨ pagsamahin ang mga spreadsheet;

¨ mabilis na magsagawa ng mga kalkulasyon gamit ang malalaking numero;

¨ lumikha ng mga heading at magpasok ng teksto nang hindi nakakasagabal sa mga kalkulasyon;

¨ mag-print ng mga ulat na dinisenyong propesyonal;

¨ ipasok ang pag-uulat (tabular) na impormasyon sa ibang mga dokumento;

¨ bumuo ng mga diagram, mapa, mga graphic na bagay.

Ang bawat talahanayan sa EXCEL ay may pangalan Aklat 1(2, 3...) at tatlo Liszt. Ang mga pahalang na column ng talahanayang ito ay nagpapahiwatig ng mga pangalan ng mga column (A, B, C, D...), at ang mga patayong row ay nagpapakita ng row numbering.

Sa EXCEL (tulad ng sa isang database), maaari mong tanggalin, kopyahin, i-paste ang mga haligi sa pamamagitan ng pagpili dito at pag-click dito i-right click mouse, pagkatapos ay piliin o sa menu ng konteksto Tanggalin , o Ipasok , o Kopyahin (depende sa mga aksyon na kailangan natin). Upang kopyahin, ilipat, o tanggalin ang data mula sa maraming mga cell nang sabay-sabay, dapat mo munang piliin ang mga cell na iyon. Pagkatapos ay maaari mong gawin ang mga napiling pagkilos sa kanila.

Mga pamamaraan para sa pagpili ng mga cell:

¨ alinman sa isang cell ay pinili sa pamamagitan ng pag-click sa kaliwang pindutan ng mouse;

¨ ang mga katabing cell (range) ay pinili sa pamamagitan ng pag-click sa itaas na kaliwang cell sa napiling grupo at pagkaladkad ng mouse pointer patungo sa ibabang kanang cell;

¨ para pumili ng mga hindi katabing cell, i-click Ctrl key, at habang pinipigilan ito, i-click ang lahat ng mapipiling cell;

¨ upang pumili ng isang buong row o buong column ng mga cell, i-click ang header ng napiling row o column;

¨ ang mga katabing row o column ay pinipili sa pamamagitan ng pag-drag ng mouse pointer sa kanilang mga heading;

¨ para pumili ng mga hindi katabi na row o column, pindutin Ctrl at i-click ang bawat heading ng mga napiling column o row.

Ang mga cell ay awtomatikong nababagay numeric At text mga pag-record (kung numeric notation gastos sa kanang bahagi, at para sa text - sa kaliwa).

Pagkakasunud-sunod ng pagpasok ng mga row at column:

1. Upang magpasok ng isang row o isang column, piliin ang cell sa kaliwa kung saan mo gustong maglagay ng column o sa itaas kung saan mo gustong maglagay ng row.

Upang magpasok ng maraming row o column, kailangan mong pumili ng maraming column o row na gusto mong ipasok. Upang magpasok ng mga column, i-drag ang iyong mouse sa mga titik ng column sa itaas ng worksheet. Upang magpasok ng mga linya, i-drag ang mouse pointer sa mga numero ng linya. Halimbawa, i-highlight ang dalawang column letter o dalawang row number para magpasok ng dalawang row o dalawang column.

2. Buksan ang menu Ipasok .

3. Pumili ng pangkat Linya o utos Kolum .

Ang Excel ay maglalagay ng mga row o column at ililipat ang mga katabing row pababa at ang mga katabing column sa kanan.

Upang magtanggal ng row o column:

1. I-click ang row number o titik ng column na gusto mong tanggalin. Maaari kang pumili ng maramihang row o column sa pamamagitan ng pag-drag ng mouse pointer sa mga numero ng row o column letter.

2. Buksan ang menu I-edit.

3. Pumili ng pangkat Tanggalin .

Tatanggalin ng Excel ang mga row at column at palitan ng pangalan ang mga natitirang row at column. Lahat ng cell reference sa mga formula at mga pangalan sa mga formula ay magbabago nang naaayon.

Upang ayusin ang mga heading ng column at row, gawin susunod na hakbang:

1. I-click ang cell sa kanan ng row header at/o sa ibaba ng column header na gusto mong i-freeze. Ang cell ay iha-highlight.

2. Buksan ang menu Bintana at pumili ng isang pangkat I-freeze ang mga lugar .

Sa pamamagitan ng paggalaw ng cursor sa paligid ng dokumento, tiyaking nananatili sa lugar ang mga heading ng row at/o column. Nagbibigay ito sa iyo ng pagkakataong tingnan ang data sa iba pang bahagi ng worksheet nang hindi nalilimutan kung ano ang kinakatawan ng naka-pin na data.

Upang i-unpin, buksan muli ang menu Bintana at pumili ng isang pangkat I-unlock ang mga lugar.

Ang koneksyon sa pagitan ng ACCESS at EXCEL ay maaari mong ilipat (o kopyahin) ang mga talahanayan mula sa database patungo sa EXCEL. Ito ay lubhang kailangan, dahil hindi namin magagawang kalkulahin ang mga halaga at iba pang mga function sa database (kailangan naming lumikha ng isang bagong spreadsheet sa EXCEL, at ito ay mag-aaksaya ng labis na oras).

Upang ilipat ang aming Talahanayan 1 mula sa DB hanggang Aklat 1, gawin ang sumusunod: i-right-click sa Talahanayan 1, sa menu ng konteksto piliin Kopyahin , magbukas ng malinis Sheet aming aklat at piliin din sa menu ng konteksto Ipasok .

Pagkatapos nito ay ipinasok namin ang aming Talahanayan 1 sa mga cell ng aming sheet. Siyempre, ang talahanayang ito ay magmumukhang pangit (sa kahulugan na ito ay hindi sa sukat ng mga selula), kaya't kakailanganin natin itong i-edit gamit ang mga pamamaraan sa itaas (Tingnan ang 4).

Seksyon 6. Mga pamamaraan para sa paglipat ng isang talahanayan mula sa isang pakete ng aplikasyon I-access ang mga programa sa package ng aplikasyon Mga programang Excel.

Sa panahon ng iyong trabaho, madalas mong kailangang maglipat ng data mula sa Access sa Excel. Mayroong 2 paraan ng paglipat:

Unang paraan:

1. Buksan ang kinakailangang database data - "Natural na sheet".

2. Piliin ang tab na "Mga Talahanayan" at ang kinakailangang talahanayan- "Natural na sheet".

3. Piliin nang sunud-sunod: Mga Tool → Mga Koneksyon sa Opisina → Pagsusuri sa MS Excel.

4. Pagkatapos nito, awtomatikong inilulunsad ng computer ang Excel at ipinapasok ang talahanayan.

Pangalawang paraan:

1. Buksan ang kinakailangang database - "Natural Sheet".

2. Piliin ang talahanayang “Natural sheet”.

3. Buksan ang mesa.

4. Kopyahin sa clipboard.

5. Buksan ang Excel.

6. Ipasok sa bagong dahon mula sa clipboard ang mesa na nakapaloob doon.

Bilang resulta, nakikita namin ang tapos na talahanayan sa bago Excel sheet

Seksyon 7. Pagkakasunud-sunod ng pag-edit ng NL sa Excel.

Kailangang i-edit ang isang talahanayan na inilipat mula sa Access application package patungo sa Excel application package.

Upang magpasok ng mga nawawalang linya, pipiliin ko ang linya bago ko gustong magpasok ng isa pa at mag-right-click sa linya. Pinili ko ang "Magdagdag ng Mga Cell". Kaya nagdagdag ako ng mga linya para gawin ang header ng “Natural Sheet”.

Upang panatilihing nasa gitna ang teksto sa mga header ng column ng talahanayan, pinili ko ang cell at sa dialog box ng Format Cells, nag-click sa tab na Alignment. Mula sa talahanayan ng pag-format, pinili ko ang "Center Alignment".

Pinili ko rin ang Word Wrap upang matiyak na ang teksto sa mga heading ay ganap na akma sa loob ng cell.

Upang magkasya ang teksto sa mga header ng column at ang data sa loob ng mga ito, pinili ko ang Merge Cells. Binibigyang-daan ka nitong gumawa ng isa mula sa ilang mga cell kung saan magkakasya ang data.

Upang baguhin ang mga nilalaman ng isang cell, i-double click ko ang cell na ang mga nilalaman ay gusto kong baguhin. Binago ko ang data at pinindot ang Enter key. Upang kanselahin ang mga pagbabago, pinindot ko ang "Esc" key.

Upang bigyan ang data na inilipat mula sa Access ng hitsura ng isang talahanayan, kailangan mong tukuyin ang mga hangganan. Upang gawin ito, pipiliin ko ang lugar kung saan gusto kong magtakda ng mga hangganan at sa menu na "Format" → "Mga Cell...", piliin ang tab na "Border". Doon ko pinipili ang kulay at kapal ng panlabas at panloob na mga hangganan.

Upang i-edit ang mga nilalaman ng isang cell, nag-click ako dito at nag-type kinakailangang teksto. Gumawa ng mga pagbabago sa umiiral na teksto Magagawa ko sa pamamagitan ng pag-click at pag-highlight sa bahagi nito na kailangang baguhin.

Upang mabilis na tanggalin ang data mula sa isang cell, inilalagay ko ang cursor dito, i-right-click at piliin ang opsyon na I-clear ang Mga Nilalaman. Ang diskarteng ito ay nag-aalis ng data habang iniiwan ang mga sukat ng cell na pareho.

7.1 Mga kundisyon para sa gawain para sa pagproseso ng isang full-scale sheet sa Excel:

Upang mabilang ang bilang ng mga pagpuno sa komposisyon, pumili ako ng isang cell kung saan mabibilang ang dami. Pagkatapos sa toolbar ay nag-click ako ng isang pindutan. Pagkatapos nito, lalabas ang "Function Wizard - Step 1 of 2". Sa window na ito pipiliin ko ang function - COUNT→OK. Pagkatapos i-click ang OK, lilitaw ang window ng Function Arguments. Sa hilera ng "Halaga 1", ipinapasok ko ang lahat ng mga cell na naaayon sa column.

Pagkatapos ay i-click ko ang "OK" at ang bilang ng mga pagpuno sa komposisyon ay lilitaw sa cell na pinili ko.

Upang maipakita ng Excel sheet ang formula kung saan kinakalkula ko ang bilang ng mga seal, binuksan ko ang menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon" → "Mga Formula", bilang isang resulta kung saan ang formula ay lilitaw sa cell na may bilang ng mga seal: “=COUNT(J4: J23)"

2. Tukuyin ang kabuuang masa ng sobrang laki ng kargamento.

Upang kalkulahin ang kabuuang masa ng isang napakalaking pagkarga, pipiliin ko muna ang cell kung saan kailangan kong makuha ang resulta. Pagkatapos sa toolbar ay nag-click ako ng isang pindutan. Pagkatapos nito, lalabas ang "Function Wizard - Step 1 of 2". Sa window na ito pipiliin ko ang function - SUM→OK.

Pagkatapos i-click ang OK, lilitaw ang window ng Function Arguments. Sa hilera ng "Number 1", ipinasok ko ang lahat ng mga cell na naaayon sa column.

At nag-click ako sa "OK", pagkatapos ay kinakalkula ko ang masa ng pag-load.

Upang maipakita ng Excel sheet ang formula kung saan kinakalkula ko ang kabuuang masa ng napakalaking kargamento, binuksan ko ang menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon" → "Mga Formula", bilang isang resulta, sa cell na may pinakamataas na halaga lalabas ang formula: “=SUM(D4:D23)”

3. Magdagdag ng column para sa conditional length ng kotse at hanapin ang conditional length ng tren.

Ang pagkakaroon ng idinagdag ang kondisyon na haba ng haligi ng kotse at napunan ito, pinili ko muna ang cell kung saan kailangan kong makuha ang resulta. Pagkatapos sa toolbar ay nag-click ako ng isang pindutan. Pagkatapos nito, lalabas ang "Function Wizard - Step 1 of 2". Sa window na ito, pipiliin ko ang kategorya ng function - Statistical → SUM → OK. Pagkatapos i-click ang OK, lilitaw ang window ng Function Arguments. Sa hilera ng "Number 1", ipinasok ko ang lahat ng mga cell na naaayon sa column. Pagkatapos ay i-click ko ang "OK" at ang kondisyong haba ng tren ay lilitaw sa cell na pinili ko.

4. Tukuyin ang kabuuang masa ng tren

Upang mahanap ang kabuuang masa ng isang tren, pipiliin ko muna ang cell kung saan kailangan kong makuha ang resulta. Pagkatapos sa toolbar ay nag-click ako ng isang pindutan. Pagkatapos nito, lalabas ang "Function Wizard - Step 1 of 2". Sa window na ito pipiliin ko ang function - SUM→OK. Pagkatapos i-click ang OK, lilitaw ang window ng Function Arguments. Sa linya ng "Number 1", ipinasok ko ang lahat ng mga cell na naaayon sa column ng Load mass. At sa linyang "Number 2" ay pinapasok ko ang mga cell na naaayon sa column ng Car Packing.

Pagkatapos ay i-click ko ang "OK" at ang kabuuang masa ng tren ay lilitaw sa cell na pinili ko.

Upang maipakita ng Excel sheet ang formula kung saan ko kinakalkula Limitasyon ng Timbang cargo, binuksan ko ang menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon" → "Mga Formula", bilang isang resulta kung saan ang formula ay lilitaw sa cell na may Gross Mass: "=SUM(N4:N23;O4:O23)"

Konklusyon:

Isinasagawa gawaing kurso Natutunan ko kung paano gumawa ng mga talahanayan (Database) sa ACCESS at mga spreadsheet sa EXCEL.

Sa ACCESS natutunan ko kung paano gumawa ng mga ulat at query iba't ibang uri. Napansin ko kung aling mga uri ang mas mahusay at mas maginhawang gamitin, at alin ang hindi. Natutong kopyahin, tanggalin, i-paste, palitan ang pangalan ng mga Field sa mga talahanayan.

Sa EXCEL, bilang karagdagan sa paglikha ng mga talahanayan, natutunan ko kung paano kalkulahin ang iba't ibang mga halaga at function sa mga talahanayan, at natutunan ang iba't ibang mga subtlety sa pag-edit at pag-format ng mga cell. Natutunan ko kung paano gawin ito nang madali hangga't maaari iba't ibang operasyon. Katulad ng sa ACCESS, natuto akong magkopya, magtanggal, mag-paste ng Mga Column at Rows.

Natutunan ko ang koneksyon sa pagitan ng ACCESS at EXCEL: Natutunan ko kung paano ilipat ang mga talahanayan mula sa database patungo sa Aklat. At isumite din ang lahat ng gawaing ito upang i-print.

Listahan ng ginamit na panitikan.

1. Yu. A. Kosoriga "Mga tagubilin sa pamamaraan".

2. V. A. Rykov "Mga tagubilin sa pamamaraan".

3. Veronika Mikheeva, Irina Kharitonova "Microsoft Access 2003", BHV-Petersburg, 2004.

4. Joe Habraken "Microsoft Office 2003. All in one."

Nag-isip ako ng matagal bago simulan ang section na ito. Sa isang banda, isang site tungkol sa Excel, ano ang kinalaman ng Access dito? Sa kabilang banda sila pagbabahagi nagbibigay hindi maikakaila na mga pakinabang kapag nagpoproseso ng data:

Kakayahang magproseso ng mga database na may bilang ng mga talaan na mas malaki kaysa sa 65536 (limitasyon ng Excel);
- ang kakayahang lumikha ng mga naka-link na talahanayan, na hindi pinapayagan ng Excel;
- ang pagiging simple at flexibility ng Excel sa panahon ng pagproseso ay napanatili.

Mayroong ilang mga sitwasyon kapag ang pagbabahagi ay lubos na makatwiran:

1. Lumampas ang laki ng database Mga kakayahan sa Excel o database, ay isang set ng mga kaugnay na talahanayan, halimbawa sa Format ng DBF. Sa kasong ito, mas maginhawang iproseso muna ang database na ito sa Access, bumuo ng kinakailangang talahanayan sa pamamagitan ng query, at pagkatapos ay i-export ito sa Excel at, kung kinakailangan, ipagpatuloy ang pagproseso doon.

2. Ang ulat na nabuo sa Access ay mahirap gawin; Maaari mo ring i-export ang data sa Excel at subukang gawing mas madali at mas mabilis doon, o gumawa ng talahanayan sa Excel at tumanggap ng data mula sa Access sa pamamagitan ng mga query.

3. Ang pinakamahalagang kaso, ayon sa kahit man lang, para sa akin. Sabihin nating mayroon kang ilang uri dalubhasang programa, na nagbibigay-daan sa iyong iproseso ang data at bumuo ng ilang ulat. Gayunpaman, ang buhay ay hindi tumitigil, lumilitaw ang mga bagong kinakailangan, mga bagong anyo ng mga ulat na kailangang ipatupad sa programang ito. Mabuti kung magbabayad ka ng pera sa tagagawa ng software para sa suporta at hindi sila masyadong naniningil para sa isang bagong form ng ulat. Paano kung walang pera? Pagkatapos ay i-twist ito sa iyong sarili ayon sa gusto mo, gawin ito nang manu-mano o imbentuhin ito. Ang iyong lifesaver ay nagda-download ng data sa mga format na sinusuportahan ng Access. Kung mayroon ka nito, ikaw ay nasa itaas! Nagda-download ka ng data mula sa espesyal na software, lumikha ng isang koneksyon sa mga na-download na talahanayan, at pagkatapos ay gumamit ng mga query upang bumuo ng kinakailangang ulat bagong anyo. Kung ang dalubhasang database ng software ay hindi isang data cube ng uri ng Cache, ngunit hiwalay na mga file pagkatapos ay hindi mo kailangang mag-download ng anuman. Magtatag lamang ng koneksyon sa mga file na iyon na naglalaman ng kinakailangang data. Paano mahahanap ang mga naturang file ay ang pangalawang tanong.

Upang mas maunawaan kung ano ang pinag-uusapan natin, isaalang-alang natin ang ilang mga halimbawa nang magkakasunod.

Magsimula tayo sa pamamagitan ng pagtatatag ng koneksyon sa panlabas na data sa Access. Ito ay tungkol sa eksakto tungkol sa mga koneksyon sa panlabas na data hindi tungkol sa pag-import ng panlabas na data at narito kung bakit. Kapag nag-i-import ng panlabas na data, ang plate ay ini-import sa Access at kung ang panlabas na data ay na-update, dapat itong muling i-import, ito ay hindi maginhawa, at maaari mo ring kalimutan ito. Kung ang isang koneksyon ay itinatag gamit ang isang panlabas na talahanayan ng data, pagkatapos ay kapag na-update ito, ang data sa Access ay ina-update din, na kung saan ay mas maginhawa.

Sa isang sulyap simpleng user Ang Access DBMS ay katulad sa mga kakayahan at layunin sa Microsoft Excel spreadsheet program. Ngunit sa katunayan, may mga makabuluhang pagkakaiba sa pagitan ng mga application na ito.

Halimbawa: kapag nagtatrabaho sa isang talahanayan ng Excel, maaari kang magpasok ng anumang impormasyon sa isang cell ng talahanayan, iyon ay, maaari kang maglagay ng isang talahanayan, isang larawan, at teksto sa isang worksheet. Maaaring maipasok ang iba't ibang data sa isang column. Ang isang talahanayan sa Access ay naiiba sa isang Excel na talahanayan dahil mayroon itong uri ng data na tinukoy para sa bawat field sa talaan, kaya hindi posibleng maglagay ng isang haligi ng talahanayan sa magkaibang linya magpasok ng iba't ibang uri ng data. Binibigyang-daan ka ng access na magpasok ng data sa mga talahanayan at kontrolin ang kawastuhan ng inilagay na data sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga panuntunan sa pagpapatunay nang direkta sa antas ng talahanayan.

Kaya, hindi mahalaga kung paano ipinasok ang data (direkta sa talahanayan, sa pamamagitan ng isang screen form, sa pahina ng pag-access ng data), hindi ise-save ng Access sa talaan ang data na hindi nakakatugon sa tinukoy na mga panuntunan. Maginhawang gamitin ang mga Excel table kapag naglalaman ang mga ito ng maliit na bilang ng mga row. Hindi tulad ng sitwasyong ito, ang mga talahanayan ng database ay maaaring maglaman ng isang malaking bilang ng mga talaan, na nagbibigay ng mga maginhawang paraan upang makuha mula sa set na ito kinakailangang impormasyon. Kung iniimbak mo ang kinakailangang data sa mga dokumento ng Word at mga spreadsheet, pagkatapos ay habang tumataas ang dami ng impormasyon, maaari kang malito sa isang malaking bilang ng mga file.

Sa turn, pinapayagan ka ng Access na iimbak ang lahat ng data sa isang file at i-access ang pahina ng data ayon sa pahina. Mapapansin din na sa Access posible na lumikha ng mga koneksyon sa pagitan ng mga talahanayan, pinapayagan ka nitong gumamit ng data mula sa iba't ibang mga talahanayan, habang para sa gumagamit ay ipapakita sila sa isang talahanayan, sa turn, mahirap ipatupad ang isang katulad na gamit. mga spreadsheet.

Sa pamamagitan ng pagtatatag ng mga link sa pagitan ng magkahiwalay na mga talahanayan, iniiwasan ng Access ang hindi kinakailangang pagdoble ng data, nakakatipid ng memorya ng computer at pinatataas ang katumpakan at bilis ng pagproseso ng impormasyon. Upang maisagawa ang mga naturang aksyon, ang mga talahanayan na naglalaman ng paulit-ulit na data ay nahahati sa ilang mga talahanayan. Binibigyang-daan ng Excel ang ilang tao na magtrabaho kasama ang isang dokumento, ngunit ang mga kakayahan na ito ay napakalimitado, at sa turn, ang Access ay maaaring suportahan ang sabay-sabay na trabaho sa isang database ng limampung user at ginagarantiyahan na ang lahat ng mga user ay gagana sa up-to-date na data.

Ang pag-access ay may binuo na sistema ng proteksyon laban sa hindi kanais-nais, hindi awtorisadong pag-access, na nagpapahintulot sa bawat user o grupo na makita at baguhin lamang ang mga bagay kung saan siya binigyan ng mga karapatan ng administrator, halimbawa, maaari mong ipagbawal ang paggamit ng ilang mga utos mula sa menu , mga pagbabago sa mga talahanayan o form ng data, pagbubukas ng ilang partikular na form Kartygin S.A. Access 2000. Gabay ng Gumagamit na may mga halimbawa. M.: Laboratory pangunahing kaalaman, 2000. 136 pp. Maaaring payagan ka ng mga spreadsheet na protektahan ang data gamit ang isang password o payagan ang pagtingin sa data, ngunit ang mga tool na ito ay mas simple pa rin.

Ang Access DBMS ay ginagamit kapag ang isang application na gawain ay nangangailangan ng pagproseso at pag-iimbak ng iba't ibang impormasyon tungkol sa isang malaking bilang ng mga bagay at nagbibigay-daan sa multi-user mode. Ang isang halimbawa ay ang gawain ng pag-iingat ng mga talaan ng isang bodega ay maaaring maging isang maginhawang paraan ng pag-iimbak ng limitadong halaga ng data ng talahanayan na may sapat na kakayahan para sa pagsasagawa ng mga kalkulasyon at pagsusuri ng data. Bilang isang tuntunin, Mga dokumento sa Excel ay inilaan para sa indibidwal na paggamit.