Panimula

Kabanata I. Mga Batayan ng organisasyon ng teknolohiya ng impormasyon

1.1 Konsepto at pag-uuri ng mga teknolohiya ng impormasyon sa pamamahala

1.2 Mga katangian ng makabagong teknolohiya ng impormasyon at mga estratehiya para sa kanilang paggamit

Kabanata II. Mga bagong teknolohiya ng impormasyon sa JSC Model enterprise sa Khanty-Mansiysk

2.1 Mga katangian ng enterprise JSC "Modelo"

2.2 Paggamit ng teknolohiya ng impormasyon sa departamento ng accounting ng Model OJSC

Konklusyon

Listahan ng mga mapagkukunan at literatura na ginamit

Mga aplikasyon

Panimula

Ang isang malaking pagtaas sa dami ng impormasyon at malalaking pagbabago sa pangangailangan para sa impormasyon ay nagsimulang maglagay ng mga bagong kahilingan sa organisasyon ng mga serbisyo ng impormasyon at dokumentasyon sa organisasyon.

Ang mga kinakailangan para sa mga serbisyong kasangkot sa suporta sa impormasyon at dokumentasyon ay nagsimulang magbago. Sa ibang bansa, nagsimula silang tawaging serbisyo ng pamamahala (o pamamahala) ng mga mapagkukunan ng impormasyon at dokumentasyon, sa ating bansa - ang serbisyo ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala (DOU).

Ang pangunahing direksyon ng pagpapabuti ng institusyong pang-edukasyon sa preschool at pag-angkop nito sa mga modernong kondisyon ay ang paggamit ng pinakabagong teknolohiya ng computer at telekomunikasyon, at ang pagbuo sa batayan nito ng lubos na epektibong mga teknolohiya ng impormasyon at pamamahala sa pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ngayon, ang estado ng teknolohiya ng impormasyon sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay maaaring makilala ng:

Ang pagkakaroon ng isang malaking dami ng mga database na naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga aktibidad ng organisasyon;

Paglikha ng mga teknolohiya na nagbibigay ng interactive na access ng user sa mga mapagkukunan ng impormasyon;

Pagpapalawak ng paggana ng mga sistema ng impormasyon at teknolohiya na nagbibigay ng pagpoproseso ng impormasyon, paglikha ng mga lokal na multifunctional na sistema ng impormasyon na nakatuon sa problema para sa iba't ibang layunin;

Ang isa sa mga pangunahing kadahilanan na nakakaimpluwensya sa pag-unlad ng siyentipiko at teknolohikal sa lahat ng larangan ng aktibidad ng tao ay ang malawakang paggamit ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon. Kabilang sa pinakamahalaga at laganap na mga lugar kung saan ang teknolohiya ng impormasyon ay gumaganap ng isang mapagpasyang papel, ang lugar ng pamamahala ay sumasakop sa isang espesyal na lugar. Sa ilalim ng impluwensya ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon, ang mga pangunahing pagbabago ay nagaganap sa teknolohiya ng pamamahala (ang mga proseso ng pagbibigay-katwiran at paggawa ng desisyon ay awtomatiko, ang organisasyon ng kanilang pagpapatupad), at ang mga kwalipikasyon at propesyonalismo ng mga espesyalista na nakikibahagi sa mga aktibidad sa pamamahala ay tumataas.

Ang saklaw ng aplikasyon ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon batay sa mga personal na computer at binuo na paraan ng komunikasyon ay napakalawak. Kabilang dito ang iba't ibang aspeto - mula sa pagbibigay ng pinakasimpleng mga function ng opisyal na sulat hanggang sa pagsusuri ng system at suporta para sa mga kumplikadong gawain sa paggawa ng desisyon. Ang mga personal na computer, laser at optical technology, media at iba't ibang uri ng komunikasyon (kabilang ang satellite communications) ay nagbibigay-daan sa mga institusyon, negosyo, kumpanya, organisasyon, pangkat ng trabaho at indibidwal na mga espesyalista na makatanggap sa tamang oras at buo ng kinakailangang impormasyon para sa pagpapatupad ng propesyonal. , pang-edukasyon, pangkultura at mga katulad na layunin.

Ang layunin ng pag-aaral ay ang teknolohiya ng impormasyon sa negosyo.

Ang paksa ng pag-aaral ay ang pagpapakilala ng mga teknolohiya ng impormasyon.

Ang layunin ng gawaing kurso ay isaalang-alang ang mga pangunahing teknolohiya ng impormasyon sa negosyo.

Upang makamit ang layuning ito, kinakailangan upang malutas ang mga sumusunod na gawain:

1. ipahiwatig ang mga pangunahing konsepto ng mga teknolohiya ng impormasyon at ang kanilang pag-uuri;

2. nailalarawan ang mga makabagong teknolohiya ng impormasyon;

3. magpahiwatig ng mga estratehiya para sa paggamit ng mga makabagong teknolohiya ng impormasyon sa mga aktibidad sa pamamahala

4. ilarawan ang enterprise OJSC "Modelo" sa lungsod ng Khanty-Mansiysk;

5. gumawa ng pagsusuri ng suporta sa impormasyon ng Model OJSC sa lungsod ng Khanty-Mansiysk.

Ang bibliograpiya ay maaaring hatiin sa dalawang bahagi: mga aklat-aralin at mga artikulo sa mga peryodiko. Kasama sa mga aklat-aralin ang mga gawa sa suporta sa impormasyon para sa pamamahala, na sumusuri sa teknolohiya ng impormasyon bilang isa sa mga mahalagang bahagi ng epektibong suporta sa impormasyon para sa pamamahala. Hiwalay, maaari nating i-highlight ang may-akda A.D. Khomonenko (21), na kung saan ay ang pinaka-modernong sa petsa sa paksang ito at naglalaman ng impormasyon tungkol sa teknolohiya ng impormasyon. Natanggap ng paksang ito ang pangunahing pag-unlad nito sa mga peryodiko (13;14). Ito ay mga artikulong nakatuon sa mga pangkalahatang isyu ng automation ng suporta sa impormasyon para sa pamamahala, pati na rin ang mga pangunahing kaalaman sa pagpapabuti ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala

Ang gawaing kurso ay binubuo ng isang panimula, dalawang kabanata, isang konklusyon, isang listahan ng mga ginamit na mapagkukunan at literatura.

Ang unang kabanata, "Mga Pundamental ng Organisasyon ng Teknolohiya ng Impormasyon," ay tumatalakay sa mga pangunahing konsepto at pag-uuri ng mga teknolohiya ng impormasyon.

Ang ikalawang kabanata, "Mga bagong teknolohiya ng impormasyon sa Model OJSC enterprise sa lungsod ng Khanty-Mansiysk," ay nakatuon sa pagsasagawa at pagpapatupad ng pagsusuri sa teknolohiya ng impormasyon sa Model OJSC enterprise.

Sa konklusyon, ang mga pangunahing konklusyon sa paksa ng pananaliksik ay ibinigay sa listahan ng mga ginamit na mapagkukunan at literatura.

Kabanata I. Mga Batayan ng organisasyon ng teknolohiya ng impormasyon

1.1 Konsepto at pag-uuri ng mga teknolohiya ng impormasyon

Ang terminong "teknolohiya ng impormasyon" mismo ay batay sa konsepto ng "teknolohiya", na medyo matatag at lumitaw sa pang-agham at teknikal na sirkulasyon na may kaugnayan sa mga problema ng pag-aayos ng produksyon.

Ang isa sa mga modernong ensiklopedya ay nagbibigay ng sumusunod na kahulugan ng konseptong ito:

"Ang teknolohiya (mula sa Greek techne - sining, kasanayan, kasanayan) ay isang hanay ng mga pamamaraan ng pagproseso, paggawa, pagbabago ng estado, mga katangian, anyo ng mga hilaw na materyales, materyales o semi-tapos na mga produkto na isinasagawa sa proseso ng paggawa; isang siyentipikong disiplina na nag-aaral ng pisikal, kemikal, mekanikal at iba pang mga batas na kumikilos sa mga teknolohikal na proseso. Ang teknolohiya ay tumutukoy din sa pagkuha, pagproseso, transportasyon, pag-iimbak, at kontrol sa mga operasyon mismo, na bahagi ng pangkalahatang proseso ng produksyon.

Sa tatlong posibleng opsyon, ang unang opsyon ay ang pinakamalapit sa teknolohiya ng impormasyon.

Ang konsepto ng "teknolohiya ng impormasyon" ay dapat magsama ng tatlong pangunahing bahagi:

Ang object ng impluwensya (sa ibinigay na kahulugan ay isang hilaw na materyal, materyal, semi-tapos na produkto, i.e. isang materyal na mapagkukunan);

Ang resulta ng epekto (pagbabago sa estado, mga katangian, hugis ng naapektuhang bagay);

Mga paraan ng impluwensya (pagproseso, pagmamanupaktura, pagbabago - mga proseso na humahantong sa nais na resulta ng impluwensya) (11, 322).

Sa pamamagitan ng pagpapalawak ng listahan ng mga mapagkukunan na itinuturing bilang isang object ng impluwensya, nakakakuha tayo ng kaukulang pagpapalawak ng komposisyon ng mga teknolohiya: kung ang object ng impluwensya ay enerhiya, pagkatapos ay makakakuha tayo ng mga teknolohiya ng enerhiya (paglipat ng enerhiya, conversion ng enerhiya, atbp.); ang mga mapagkukunan sa pananalapi bilang isang bagay ng impluwensya ay tinutukoy ng mga teknolohiya sa pananalapi (mga operasyon sa merkado ng mga seguridad, mga transaksyon sa foreign exchange, pagpapautang, atbp.); mapagkukunan ng tao (ang mga mapagkukunan ng tao bilang isang bagay ng impluwensya ay nagbibigay ng mga teknolohiya ng pagsasanay, pakikipagtulungan sa loob ng mga solong koponan, atbp.

Kaugnay nito, ang impormasyon, na itinuturing bilang isang mapagkukunan, ay tumutukoy sa paglitaw ng teknolohiya ng impormasyon. Isinasaalang-alang ito, maaari naming bumalangkas ng sumusunod na kahulugan ng teknolohiya ng impormasyon:

Ang teknolohiya ng impormasyon ay isang hanay ng mga pamamaraan, proseso ng produksyon at software at hardware tool na pinagsama sa isang teknolohikal na kadena na nagsisiguro sa koleksyon, pagproseso, pag-iimbak, pamamahagi at pagpapakita ng impormasyon upang mabawasan ang lakas ng paggawa ng mga proseso ng paggamit ng mapagkukunan ng impormasyon, pati na rin ang pagtaas ng kanilang pagiging maaasahan at kahusayan (21 C. 11-12).

Ang mga teknolohiya ng impormasyon ay nailalarawan sa pamamagitan ng mga sumusunod na pangunahing katangian:

Ang paksa (object) ng pagproseso (proseso) ay data;

Ang layunin ng proseso ay makakuha ng impormasyon;

Ang mga paraan para sa pagsasagawa ng proseso ay software, hardware at software-hardware computing system;

Ang mga proseso ng pagproseso ng data ay nahahati sa mga operasyon alinsunod sa lugar ng paksa;

Ang pagpili ng mga aksyong kontrol sa mga proseso ay dapat isagawa ng mga gumagawa ng desisyon;

Ang pamantayan para sa pag-optimize ng proseso ay ang napapanahong paghahatid ng impormasyon sa gumagamit, ang pagiging maaasahan, pagiging tunay, at pagkakumpleto nito.

Sa lahat ng mga uri ng teknolohiya, ang teknolohiya ng impormasyon sa larangan ng pamamahala ay naglalagay ng pinakamataas na hinihingi sa "salik ng tao", na may pangunahing epekto sa mga kwalipikasyon ng empleyado, ang nilalaman ng kanyang trabaho, pisikal na pagkarga ng kaisipan, mga propesyonal na prospect at antas. ng ugnayang panlipunan.

Sa kabilang banda, ang teknolohiya ng impormasyon ay ang pinakamahalagang bahagi ng proseso ng paggamit ng mga mapagkukunan ng impormasyon. Sa ngayon, dumaan ito sa ilang mga yugto ng ebolusyon, na pangunahing tinutukoy ng pag-unlad ng siyentipiko at teknolohikal na pag-unlad. Bilang resulta, may mga pagbabagong naganap sa pangalan nito dahil sa pagdaragdag ng isa sa mga kasingkahulugan: bago, kompyuter o moderno (21 P.11-12).

Upang ipaalam sa lipunan at negosyo, kinakailangan ang isang malawak na hanay ng software at hardware, kabilang ang teknolohiya ng computer at kagamitan sa komunikasyon. Tinitiyak ng iba't ibang teknikal na paraan ang pagtanggap at paghahatid ng tatlong pangunahing uri ng impormasyon (pagsasalita, naka-print na teksto, mga graphic) sa statics at dynamics na may pinakamataas na paggamit ng tatlong pandama ng pandama ng tao (pakinig, pagpindot, pangitain). Ang direktang konektado sa isang tao ay medyo malalaking device na nagsisiguro ng koordinasyon ng iba't ibang daloy ng impormasyon ng input at output ng tao sa makina (mga display, keyboard, mouse, joystick at iba pang manipulator, at marami pang iba, kabilang ang mga electronic na tablet at scoreboard). Tinitiyak ng teknikal na paraan ng komunikasyon ang paglilipat ng impormasyon sa panlabas na kapaligiran ng negosyo. Kasabay nito, ang sistema ng komunikasyon ay gumagamit ng hindi lamang "dalisay" na mga aparato sa komunikasyon, kundi pati na rin ang mga computer ng impormasyon at komunikasyon. Sa isang negosyong negosyo, depende sa sukat at katangian ng negosyo, mula isa hanggang ilang libong kompyuter ay maaaring gamitin para sa pag-iimbak at pagproseso ng impormasyon (22 pp. 26-27).

Aklat: Lecture notes Documentary

SEKSYON 1. IMPORMASYON AT DOKUMENTASYON SUPORTA NG PAMAMAHALA SEKSYON 1. IMPORMASYON AT DOKUMENTASYON SUPORTA NG MANAGEMENT 1.1. Ang kahalagahan ng dokumentasyon ng pamamahala

Ang dokumento ay gumaganap ng maraming mga pag-andar. Ang pamantayan ng estado 16.487-83 ay tumutukoy sa isang dokumento bilang isang materyal na bagay na may impormasyong sinigurado sa isang gawa ng tao na paraan para sa paghahatid nito sa oras at espasyo, at tinukoy ang pangkalahatang tungkulin ng dokumento bilang isang tagapagdala ng impormasyon. Ang pagpapaandar na ito ng dokumento ay lalong mahalaga sa pamamahala ng pagpapatakbo. Pagkatapos gamitin ang dokumento sa kasalukuyang gawain, ito ay gumaganap ng isa pang mahalagang function - ito ay gumaganap bilang isang makasaysayang pinagmulan. Ang mga tampok na ito ay nakakuha ng atensyon ng mga manggagawa sa pamamahala at mga archivist. Ang mga katawan ng pamamahala at mga institusyon ng pamahalaan ay dapat makipag-ugnayan sa kanilang trabaho.

Sa panahon ng muling pagsasaayos ng sistema ng pamamahala, ang dokumento ay gumaganap ng isang bilang ng mga teoretikal na pag-andar na ginagamit sa loob ng mga siyentipikong disiplina ng pamamahala at pag-archive ng dokumento.

Ang teknolohiya ng pamamahala, na nabawasan sa isang simpleng diagram, ay maaaring iharap sa anyo ng paggawa ng isang desisyon, pag-aayos ng pagpapatupad nito at pagsubaybay sa pagpapatupad nito. Maaaring gamitin ang scheme na ito kapwa sa kaso ng pagsasagawa ng pinakasimpleng isang beses na kaganapan, at kapag nag-aayos ng mga kumplikadong sistema ng industriya sa buong bansa. Ang mga sistemang ito ay magkakaiba sa antas ng paghahanda para sa paggawa ng desisyon, ang organisasyon ng pagpapatupad nito (mga tauhan, pananalapi, supply, pagpapatupad, atbp.) at ang organisasyon ng kontrol sa pagpapatupad. Sa lahat ng mga kaso ang mga tinukoy na bahagi ay dapat na mai-install.

Ang anumang desisyon ay hindi lumabas nang wala saan; maaari lamang itong gawin batay sa impormasyon sa isyung ito. Sa kasong ito, dalawang mahalagang kondisyon ang dapat tandaan: una, ang impormasyon ay dapat napapanahon, at pangalawa, ito ay dapat sapat upang gawin ang kinakailangang desisyon. Kung huli mong natanggap ang impormasyon, mawawalan ka ng pagkakataong makilahok sa anumang mga aksyon o kaganapan. Ibig sabihin, nawawala ang pagkakataon o pagkakataon. Sa kabilang banda, kung kulang ang impormasyon o alam mo lang sa kalahati,

ang iyong desisyon ay maaaring hindi lamang ang pinakamahusay, ngunit kahit na mali, dahil hindi mo isinasaalang-alang ang lahat ng mga kadahilanan.

Sa kasalukuyan, ang dami ng impormasyon ay dumoble kada tatlong taon. Ito ay may kaugnayan sa pag-unlad ng lipunan. Anumang paksa o bawat indibidwal ay maaaring umiral lamang kung ang impormasyon ay ipinagpapalit. Sa mga kondisyon ng relasyon sa merkado, ang sitwasyong pang-ekonomiya ay mabilis na nagbabago ang mga komersyal na negosyo ay "mabubuhay" lamang kung alam nila sa isang napapanahong paraan kung ano, kailan, paano at kung magkano ang halaga nito. Matagal nang naging kalakal ang impormasyon. Sinumang nagmamay-ari ng impormasyon ang kumokontrol sa sitwasyon, at kabaliktaran.

Ito ay nagpapahiwatig ng mga makabuluhang pagbabago sa organisasyon ng mga mapagkukunan ng impormasyon sa lipunan, nagpapakita na ang impormasyon at mga dokumento bilang carrier nito ay nakakaimpluwensya sa lahat ng aspeto ng pamamahala, pati na rin ang paggana ng iba't ibang mga istruktura na nakakaapekto sa pangwakas na resulta sa pang-ekonomiyang globo.

Ang mga serbisyo ng impormasyon at dokumentasyon ay ang pangunahing (pangunahing) suporta (servicing) na function ng pamamahala, ang pagpapatupad nito ay nangangailangan ng espesyal na propesyonal na kaalaman. Ang kahusayan at kalinawan sa mga aktibidad ng anumang entity ay nakasalalay sa kung paano inihahatid ang gawaing ito.

Ang suporta sa impormasyon at dokumentasyon ay isinasagawa ng mga espesyal na yunit ng istruktura: pangangasiwa ng negosyo, pangkalahatang departamento, opisina, sekretarya (o assistant secretary). Ang mga yunit na ito ay dapat may tauhan ng mga espesyalista. Ang assistant secretary ay dapat ding magkaroon ng espesyal na edukasyon depende sa antas ng manager at sa kanyang antas ng pagsasanay.

Ang gawain ng anumang kagamitang pang-administratibo, tulad ng anumang gawain sa pangkalahatan sa ating panahon, ay dapat isagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng organisasyong pang-agham ng paggawa. Iyon ay, nangangahulugan ito na walang trabaho na hindi kailangang maayos na maayos, at ang taong gumaganap ng gawaing ito ay dapat na pamilyar sa mga kakaiba ng pagpapatupad nito. Upang gawin ito, ang gawain ay dapat nahahati sa ilang mga bahagi - mula sa pinaka kumplikado hanggang sa pinakasimpleng mga operasyon. Ang bawat bahagi ay dapat gawin, iyon ay, organisado sa pinakamahusay na posibleng paraan, dahil sa anumang gawain ay walang mga trifle, ang lahat ay dapat na pag-isipan. Ang siyentipikong organisasyon ng paggawa ay binubuo ng gayong pinag-isipang mabuti, maayos na organisadong mga operasyon. Kung paano maayos na maisagawa ito o ang gawaing iyon ay tinutukoy ng mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan.

Sa larangan ng pamamahala, pangunahing nagtatrabaho sila sa impormasyon at mga dokumento na nagsisilbing mga carrier nito. Dokumento-bagay at resulta ng trabaho sa larangan ng pamamahala.

Ang pagtatrabaho sa suporta sa impormasyon at dokumentasyon ay binubuo ng magkatulad na mga operasyon. Ang ilang mga paksa lamang ang gumaganap nito gamit ang mga tradisyonal na pamamaraan (manual), habang ang iba ay gumagamit ng mekanisasyon at automation. Ngunit ang lahat ng mga yugto ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay nananatili. Samakatuwid, ang sinumang elementarya na karampatang empleyado ng administrative apparatus ay hindi lamang dapat gumawa ng tama at magsagawa ng mga dokumento, ngunit alam din kung anong mga uri ng trabaho ang ginagawa sa kanila.

Anumang gawain ngayon ay pinagbubuti sa pamamagitan ng pagpapakilala ng mga bagong makina at proseso. Sa larangan ng pamamahala, posible lamang na i-mechanize ang trabaho gamit ang mga dokumento at i-automate ang pagproseso ng impormasyong nakapaloob sa mga dokumento.

Ngunit ang pagproseso ng dokumento ng makina ay nagtataglay ng sarili nitong mga kinakailangan. Tungkol sa mga dokumento, mga kinakailangan para sa kanilang format, pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad, pagtatanghal ng teksto.

Ang dokumento ay maaari ding hatiin sa pinakasimpleng bahagi nito (mga detalye) at bawat bahagi ay may mga panuntunan para sa pinakatamang pagsulat at disenyo. Ang mga patakarang ito ay nakasaad sa DSTU 4163-2003. Ang mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento ay inilarawan din sa sapat na detalye sa sistema ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala, dahil sa lahat ng mga dokumento posible na makilala ang parehong mga bahagi (mga detalye), na pinag-aralan ang pamamaraan para sa pag-compile at pagproseso ng mga detalyeng ito (pagsusulat ng address, mga petsa , mga marka ng pag-apruba, pag-apruba, pamamaraan ng konklusyon, atbp. ). Ang mga kinakailangang ito ay itinatag ng DSTU 4163-2003.

Ang isang dokumento ay ginagamit upang idokumento lamang ang isang beses na pagkilos. Ang mga dokumento ay kumikilos sa malapit na pakikipag-ugnayan sa isa't isa at bumubuo ng isang sistema ng dokumentasyon. Ang pamantayan ng estado ay tumutukoy sa isang sistema ng dokumentasyon bilang isang hanay ng magkakaugnay na mga dokumento sa isang tiyak na larangan ng aktibidad.

Mayroong mga sistema ng dokumentasyon sa pananalapi, pangunahin at accounting ng mga bagay at entidad sa badyet, dokumentasyon ng accounting at monetary, dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, atbp. Kaya, ang bawat tagapamahala ay dapat na ma-withdraw at malaman ang sistema ng dokumentasyon kung saan siya nagtatrabaho. Halimbawa, ang isang empleyado ng departamento ng HR ay dapat na alam at magagawang gumuhit at magsagawa ng lahat ng mga dokumento ng tauhan,

at mga kontrata at kasunduan sa trabaho. Ngunit ang pinakakaraniwan ay mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo na kailangang harapin ng sinumang tagapamahala. Kabilang dito ang mga dokumento ng organisasyon tulad ng charter, mga regulasyon, mga tagubilin, mga dokumentong pang-administratibo, mga order, mga order, mga tagubilin, mga resolusyon, mga desisyon; impormasyon at sangguniang gawain, mga sertipiko, mga ulat at mga tala ng paliwanag, pati na rin ang mga pinakakaraniwang uri ng mga opisyal na dokumento - mga liham, telegrama, mga mensahe sa telepono. Ang bawat uri ng dokumentong nabanggit ay may kanya-kanyang katangian sa disenyo at presentasyon ng teksto, na madaling pag-aralan.

Ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay nahahati din sa ilang mga yugto. Ang bawat yugto ay may sariling mga diskarte para sa kung paano pinakamahusay na maisagawa ito. Ang gawaing ito ay nagsisimula sa pagtanggap at paunang pagproseso ng mga dokumento. Ang yugtong ito ay anuman ang paraan ng pagpapadala ng impormasyon: sa pamamagitan ng koreo, nang personal, sa pamamagitan ng telegrapo, sa pamamagitan ng fax. Bilang isang patakaran, ang gawaing ito ay isinasagawa sa gitna at binubuo ng mga purong teknikal na operasyon, na inilarawan nang detalyado sa mga patakaran at tagubilin.

Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay isang mahalagang hakbang. Sa panahon ng proseso ng pagpaparehistro, ang mga talaan ng mga natanggap na dokumento ay pinapanatili, ngunit ang pinakamahalagang bagay ay ang pag-record ng mga tagapagpahiwatig tungkol sa dokumento, na nagpapahintulot sa pag-aayos ng kontrol sa pagpapatupad nito at impormasyon at sanggunian na gawain sa mga dokumento, i.e. Sa panahon ng proseso ng pagpaparehistro, ang isang data bank ay nilikha tungkol sa mga dokumento na nagpapalipat-lipat sa bagay o paksa.

Ang susunod na yugto, ang pagsubaybay sa pagpapatupad, ay malapit na nauugnay sa pagpaparehistro ng mga dokumento. Ang wastong organisadong kagyat na kontrol ay nagbibigay-daan sa iyo na malaman anumang oras kung ano ang kailangang gawin at makakatulong sa paksa na mabisang planuhin ang kanyang araw ng trabaho.

Ang organisasyon ng impormasyon at sangguniang gawain ay nakasalalay din sa pagpaparehistro ng mga dokumento. Ang serbisyo ng serbisyo ng impormasyon at dokumentasyon o ang kalihim ay kinakailangang mag-isyu ng isang sertipiko sa loob ng ilang minuto: kung saan, mula kanino, sa anong yugto ng trabaho matatagpuan ang anumang dokumento, at sagutin din ang tanong: aling mga dokumento ang naglalaman ng impormasyon sa isang partikular na problema na interesado ka. Ang pagpaparehistro ay maaaring gawin nang manu-mano - sa mga card o awtomatiko - sa isang computer. Ang teknolohiya para sa pagpaparehistro ng dokumento ay mahusay na inilarawan sa normative at methodological manuals.

Pagkatapos ng paunang pagproseso at pagpaparehistro, ang dokumento ay ipinadala para sa pagpapatupad. Ang yugtong ito ay nauugnay sa problema ng direktang paggalaw ng dokumento. Ang paggalaw ng dokumento sa tagapagpatupad, na sumasalamin sa sistema ng pamamahala ng organisasyon. Sa isang malinaw na pamamahagi ng mga responsibilidad at delegasyon ng awtoridad, ang dokumento ay agad na napupunta sa pagpapatupad. Sa isang sentralisadong sistema ng pamamahala, kapag kinuha ng manager sa kanyang sarili ang desisyon ng lahat, kahit na mga maliliit na isyu, ang bawat dokumento ay lalapit sa kanya para sa pagresolba at pagkatapos nito ay ipinadala para sa pagpapatupad. Ang inihandang dokumento ay mapupunta mula sa ibaba hanggang sa itaas - mula sa tagapagpatupad, na may maraming pag-apruba, hanggang sa tagapamahala para sa lagda. Ang paggalaw ng dokumento ay malinaw na sinasalamin ng operogram at nagbibigay-daan sa iyo upang makita ang lahat ng paulit-ulit at hindi kinakailangang mga operasyon.

Ang susunod na yugto ay ang kasalukuyang imbakan ng mga dokumento. Anumang dokumento, pagkatapos gamitin ang impormasyong nakatala dito sa proseso ng pamamahala, ay gumaganap ng tungkulin ng pag-iimbak at pag-iipon ng impormasyon upang ang impormasyong ito ay maibalik muli kapag kailangan. Upang gawin ito, ang mga dokumento ay dapat ilagay upang ang nais na dokumento ay matatagpuan sa loob ng ilang minuto. Dahil mayroong maraming mga dokumento na isinantabi sa panahon ng gawain ng paksa, ang kanilang organisasyon sa kasalukuyang imbakan ay nangangailangan ng paunang pag-uuri, iyon ay, pamamahagi sa mga grupo (mga kaso) para sa kanilang mabilis na paghahanap. Upang ipamahagi ang mga dokumento sa mga kaso, isang simpleng classifier ang binuo - isang nomenclature ng mga kaso. Ito ay isang sistematikong listahan ng mga pamagat ng mga kaso na isinasagawa sa mga rehiyon.

Ang nomenclature ay ang pinakamahalagang dokumento. Ang isang mahusay na idinisenyong katawagan ng mga file ay nagbibigay-daan para sa kasalukuyang pag-iimbak ng mga dokumento na malinaw na maayos. Gayunpaman, ang pag-compile ng nomenclature ay nangangailangan ng espesyal na kaalaman. Ang maraming taon ng karanasan sa pag-compile ng mga nomenclature ay nagpapahintulot sa amin na igiit na tanging isang espesyalista sa larangan ng pamamahala ng mga talaan o isang archivist ang maaaring mag-compile ng mga nomenclature. Kung ang paksa ay hindi kayang mag-compile ng nomenclature sa kanyang sarili, kailangan mong makipag-ugnayan. sa serbisyo ng archival. Ang mga case cover ay nilikha ayon sa nomenclature. Ang disenyo ng mga pabalat at ang pamamahagi ng mga dokumento sa loob ng mga kaso ay dapat ding isagawa na isinasaalang-alang ang mga espesyal na patakaran.

Pagguhit ng isang nomenclature ng mga kaso, pagbuo ng mga kaso at ang kanilang pangangalaga na may kaugnayan sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Ang kadalubhasaan ay nauunawaan bilang pagtukoy sa praktikal at pang-agham na kahalagahan ng mga dokumento at pagtukoy sa mga panahon ng pag-iimbak ng mga ito. Depende sa halaga ng mga dokumento, maaari silang magkaroon ng iba't ibang mga panahon ng pag-iimbak: panandalian (hanggang 10 taon), pangmatagalang imbakan (pangunahin, ito ay mga dokumento sa mga tauhan na nakaimbak sa loob ng 25-75 taon) at permanente. Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ay maaaring matukoy sa mga espesyal na sangguniang aklat na tinatawag na "Mga listahan ng mga dokumento ayon sa mga panahon ng imbakan." Ang mga ito ay pamantayan at departamento. Mayroong karaniwang listahan para sa mga dokumento ng pamamahala, pang-agham at teknikal na dokumentasyon, mga dokumento ng pelikula at photographic; mga listahan ng departamento para sa halos lahat ng larangan ng aktibidad (kultura, pangangalaga sa kalusugan, sinematograpiya, agrikultura, atbp.). Ang listahan ng departamento ay sumasaklaw sa mas detalyadong mga dokumento na nilikha sa proseso ng aktibidad sa isang partikular na lugar. Ang mga panahon ng imbakan para sa mga dokumento ay tinutukoy kapag lumilikha ng mga file, dahil hindi pinapayagan na lumikha ng mga dokumento na may permanenteng at pansamantalang mga panahon ng imbakan sa isang file. Kung hindi, ang mga dokumento ay kailangang muling pangkatin. Ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri at pagtatala ng mga resulta nito ay mahusay na itinakda sa mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan.

1, sa wakas, ang huling yugto ng pagtatrabaho sa mga dokumento ay ang paghahanda ng mga file para sa pangmatagalang imbakan o para sa pagsusumite ng mga ito sa archive. Sa pagpapatakbo ng trabaho, bilang isang panuntunan, ang mga kaso ay ginagamit para sa dalawang taon - ang kasalukuyang taon at ang nakaraang isa. Ang mga kaso para sa mga nakaraang taon ay dapat iproseso at ilipat sa archive ng paksa (kung mayroon) o ilipat sa ibang cabinet para sa imbakan. Ang mga kaso ay pinoproseso ayon sa itinatag na mga patakaran. Kung regular na isinasagawa ang gawaing ito, bawat taon, ang mga gawain ng paksa ay magiging maayos at hindi magiging mahirap ang paghahanap ng mga kinakailangang file at dokumento.

Ang pamamaraan para sa pagguhit at pagproseso ng mga dokumento at ang organisasyon ng lahat ng mga yugto ng pagtatrabaho sa kanila ay inilarawan sa sapat na detalye sa mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan. Ang bawat paksa o bagay ay dapat magkaroon ng isang pakete ng mga dokumento, at kung sila ay malaki, ang bawat yunit ng istruktura ay dapat magkaroon ng mga ito.

Ang mga archivist na sumusubaybay sa mga aktibidad ng mga bagay o paksa ay dapat, una sa lahat, magbigay ng mga konsultasyon, matukoy kung anong mga dokumentong normatibo at metodolohikal ang dapat magkaroon ng paksa o bagay, sa tulong kung saan mahahanap ng isang tao ang sagot sa maraming mga katanungan tungkol sa pagsasama-sama, pagproseso, at organisasyon ng mga dokumento.

Ang pakete ng mga dokumentong normatibo at pamamaraan ay binubuo ng dalawang bahagi. Ang unang bahagi ay dapat maglaman ng pambansang normatibo at metodolohikal na mga dokumento, isang kumpletong hanay na dapat ibenta sa mga institusyong arkibal hindi lamang sa gitna, kundi pati na rin sa lokal. Kasama sa mga dokumentong ito ang:

Sistema ng suporta sa dokumentasyon ng estado

pamamahala. Mga pangunahing probisyon. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at

mga serbisyo ng suporta sa dokumentasyon.

Mga karaniwang tagubilin para sa legal na kaalaman sa mga bagay at paksa.

Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon.

Mga pangunahing patakaran para sa pagpapatakbo ng mga archive ng departamento.

Listahan ng mga karaniwang dokumento na nilikha sa proseso

mga aktibidad ng mga komite ng estado, mga bagay, mga paksa na may kahulugan ng mga deadline

kanilang imbakan.

Kapaki-pakinabang para sa mga entidad na tumutugon sa anumang mga apela mula sa mga mamamayan na magkaroon ng isang "Pamantayang regulasyon sa pagsasagawa ng mga gawain sa opisina tungkol sa mga apela, aplikasyon at reklamo ng mga mamamayan sa mga katawan at negosyo ng gobyerno," na tumutukoy sa pamamaraan at pamamaraan para sa pagtatrabaho sa kategoryang ito. ng mga dokumento.

Ang pangalawang bahagi ng pakete ay nabuo mula sa organisasyon, regulasyon at pamamaraan na mga dokumento ng paksa mismo. Kabilang dito ang:

Charter o regulasyon tungkol sa isang bagay o paksa.

Mga regulasyon sa structural division (kung ang paksa ay may branched structure).

Mga paglalarawan ng trabaho para sa mga empleyado ng mga dibisyon ng istruktura.

Mga tagubilin para sa pamamahala sa mga gawain ng entity na ito.

Nomenclature ng mga kaso.

Sheet of document forms of structural units o

ang paksa sa kabuuan.

Tungkol sa huling tatlong dokumento, ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina ay dapat na tinukoy para sa isang naibigay na paksa kasama ang mga halimbawa nito, isang katawagan ng mga kaso at isang sheet ng mga form ng dokumento na may mga sample na dokumento na maaaring mabuo sa isang self-supporting na batayan o binubuo ng mga empleyado ng ang lokal na serbisyo ng archival.

12. 2.8. Mga kinakailangan sa teksto ng dokumento
13. 2.9. Pagguhit ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo

Ang pamamahala ng anumang organisasyon ay isang proseso ng impormasyon kung saan ang impormasyon ay natatanggap, naproseso, isang desisyon ay binuo, at ang desisyon ay ipinaalam sa mga gumaganap, na ang mga aksyon ay kinokontrol. Ang mga aktibidad sa pamamahala ng organisasyon na may kaugnayan sa pagganap ng mga gawain at pag-andar nito alinsunod sa mga dokumento ng batas at iba pang mga regulasyong ligal na aksyon ay napapailalim sa dokumentasyon.

Ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ng mga organisasyon ay isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng mga regulasyong ligal na kilos at mga pamantayan ng estado para sa suporta sa dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala.

Ang regulasyon at metodolohikal na balangkas para sa pamamahala ng dokumento sa Russia, na kinakatawan, sa partikular, ng tulad ng isang mahalagang dokumento bilang "State Documentation Management System", na ipinatupad ng USSR Main Archive noong 1988, ay higit na luma at nangangailangan ng pag-update.

Upang makontrol ang mga relasyon sa larangan ng pag-aayos ng dokumentaryo na suporta para sa mga aktibidad sa pamamahala ng mga awtoridad ng estado, mga lokal na pamahalaan, pati na rin ang lahat ng mga organisasyon (anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari at organisasyonal at legal na anyo), isang draft na Pederal na Batas "Sa Dokumentaryo na Suporta para sa Ang Mga Aktibidad sa Pamamahala" ay binuo, kung saan, bukod sa iba pang mga bagay, ang konsepto ng isang elektronikong dokumento ay ipinakilala - ito ay isang dokumento kung saan ang impormasyon ay ipinakita sa electronic digital form at isang elektronikong dokumento carrier - ito ay isang tangible medium na nilayon para sa pag-record at pag-iimbak ng impormasyon gamit ang mga teknolohiyang sinusuportahan ng mga elektronikong kompyuter.

Kabilang sa mga pangunahing lugar ng regulasyon ng suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala sa isang organisasyon, ang pakikilahok sa pagbuo at pagpapatupad ng mga awtomatikong sistema para sa suporta sa dokumentasyon para sa mga aktibidad sa pamamahala ay naka-highlight.

Ang mga teoretikal na pag-aaral ng automation ng pagproseso ng hindi nakabalangkas na impormasyon (na nagsimula noong 50s) ay hindi pa humantong sa paglikha ng mga karaniwang wika sa pagkuha ng impormasyon (tulad ng SQL) na maaaring magamit para sa isang pormal na paglalarawan at nilalaman ng mga dokumento at pagbuo ng mga query * .

Ang pangunahing gawain ng mga sistema ng impormasyon ng dokumentaryo ay upang mag-imbak at magbigay ng gumagamit ng mga dokumento, ang nilalaman nito ay tumutugma sa kanyang mga pangangailangan sa impormasyon. Kaya, ang documentary information system ay isang pinag-isang imbakan ng mga dokumento na may mga tool para sa paghahanap at pag-isyu ng data na kinakailangan para sa user. Ang likas na paghahanap ng mga sistema ng impormasyon ng dokumentaryo ay nagpasiya ng isa pang pangalan para sa kanila - mga sistema ng pagkuha ng impormasyon. Ang mga produkto ng software ay ipinakita sa merkado ng Russia pangunahin upang matugunan ang mga pangangailangan para sa legal na impormasyon: "ConsultantPlus", "Garant" at "Kodeks".

Kasabay nito, ang mga teknolohiya ng impormasyon para sa suporta sa dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay dapat na gumaganang tiyakin ang pagkontrol at transparency ng mga aktibidad ng negosyo, pati na rin ang pag-iipon at pamamahala ng kaalaman. Sa modernong mundo, ang dalawang gawaing ito ay lalong nagiging kritikal. Halimbawa, sa halaga ng isang kotse ng Mercedes, 30% lamang ang direktang gastos sa produksyon, at ang natitira ay kabayaran para sa gastos ng pagbuo ng kotse, i.e. ang gastos ng mga aktibidad ng mga inhinyero at tagapamahala, samakatuwid, ang pangunahing mapagkukunan para sa pagbawas ng mga gastos ay nakasalalay sa pag-optimize ng kanilang mga aktibidad.

Ibigay natin ang sumusunod na halimbawa: ang isang organisasyon ay nagtatrabaho sa magkasanib na paghahanda ng isang tiyak na kontrata, na binubuo ng: mga talakayan ng mga pangunahing punto ng kontrata sa katapat, paggawa ng mga pagbabago sa teksto ng kontrata, pag-iimbak ng ilang mga file na may iba't ibang mga pagpipilian para sa ang kontrata. At, kapag handa na ang lahat, pagkatapos ng ilang sandali ay maaaring lumabas na sa katunayan hindi ito ang huling bersyon ng kontrata na nilagdaan (nakuha ang maling "isda", at hindi binasa ng abogado ang kontrata, at ang kasosyo ay hindi sumasang-ayon sa ilan sa mga punto nito). Ang paraan sa labas ng gayong mga sitwasyon ay ang paggamit ng mga elektronikong dokumento at mga elektronikong teknolohiya sa suporta sa dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ng mga organisasyon - mga electronic document management system (EDMS).

Sa unang sulyap, ang EDMS ay mukhang medyo nagsasarili na mga programa na sumasalamin sa paggalaw ng mga dokumento ng enterprise at nagbibigay ng trabaho sa kanila. Samantala, ang paglikha at pagpapatupad ng isang EDMS ay isang mahalagang bahagi ng pagbabago ng mga teknolohiya ng negosyo at ang corporate information system.

Ang mismong sistema ng daloy ng dokumento (bilang, sa katunayan, anumang sistema ng automation ng negosyo) ay hindi magdadala ng inaasahang epekto kung ang pagpapatupad nito ay hindi mauunahan ng pananaliksik, paglalarawan, at pag-optimize ng mga proseso ng negosyo. Ang bawat proseso ng negosyo ay binubuo ng mga yugto - mga pangunahing aksyon na ginagawa ng ilang partikular na empleyado. Ang isang dokumento (papel o elektroniko) ay gumaganap bilang isang mekanismo na pangunahing kinokontrol ang mga relasyon sa pagitan ng mga tao at mga organisasyon.

Halimbawa, isaalang-alang ang pinasimple na proseso ng negosyo na "Ibinabalik ang mga kalakal sa bumibili" (Larawan 2.21). Upang maibalik ang mga kalakal sa bumibili, ang tagapamahala ay lumilikha ng isang return invoice (yugto 1), pagkatapos ay ang warehouse worker, na natanggap ang invoice, ay nagbabalik ng mga kalakal (yugto 2), at pagkatapos ng pagproseso ng invoice (pagpapadala ng mga kalakal) , ang dokumento ay ipinadala sa archive. Sa kasong ito, ang dokumentong "Invoice para sa pagbabalik ng mga kalakal" ay naglalakbay mula sa empleyado patungo sa empleyado, mula sa yugto hanggang yugto. Kaugnay nito, ang tagapamahala at empleyado ng warehouse ay nahaharap sa kaukulang mga gawain, na lumilipat din mula sa empleyado patungo sa empleyado, mula sa yugto hanggang sa yugto.

Sa katulad na paraan, maaari mong ilarawan ang anumang iba pang mga proseso ng negosyo ng negosyo: "Assembly", "Isyu ng pera", "Pagbili ng mga kalakal", atbp. Samakatuwid, kapag nag-automate ng mga proseso ng negosyo, maaari mong ipatupad ang pag-andar na nagbibigay-daan sa iyo upang mailarawan ang daloy ng dokumento.

kanin. 2.21. Proseso ng negosyo "Pagbabalik ng mga kalakal sa bumibili"

Sa pamamagitan ng pag-automate ng pagpaplano, pagtataya, pamamahala sa pagpapatakbo, accounting, mga pag-andar ng pagsusuri ng data, ang mga sistema ng ERP ay muling umaasa sa mga dokumentong "pumasa" sa mga proseso ng negosyo (Larawan 2.22).

kanin. 2.22. Pakikipag-ugnayan ng ilang bahagi ng negosyo

Kaya, sa itaas ng diagram mula sa Fig. 2.21 isang superstructure ay nabuo upang suportahan ang mga pagbabago sa impormasyon sa dokumento bilang isang resulta ng paggalaw nito mula sa yugto hanggang sa yugto. Nagbibigay ito ng mga batayan upang igiit na ang mga mekanismo ng pamamahala, pagpaplano at pagsusuri ng negosyo ay batay sa teknolohiya ng daloy ng dokumento.

Tingnan natin ang mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento sa merkado, na maaaring nahahati sa tatlong grupo.

Malayang EDMS. Ang mga ito ay ibinibigay bilang isang hiwalay na programa na nagbibigay ng sama-samang gawain sa mga dokumento at nagbibigay-daan sa iyong makipag-ugnayan sa mga application tulad ng MS Excel at Outlook. Ang nasabing EDMS ay nagbibigay ng paraan ng pagpaparehistro, pag-iimbak, pagtingin at pagkuha ng mga dokumento. Pinapayagan ka ng independiyenteng EDMS na magsagawa ng simpleng kontrol sa pamamagitan ng pagtingin sa impormasyon tungkol sa katayuan ng dokumento: tagapagpatupad, mga deadline, mga resolusyon, mga dokumento ng negosyo kung saan ito nauugnay, mga tatanggap kung kanino ito dapat ipadala sa pamamagitan ng e-mail, atbp. Sa isang banda, ang mga maliliit na negosyo ay madalas na hindi nangangailangan ng anumang bagay mula sa isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Sa kabilang banda, gumagana ang EDMS kasabay ng accounting, pamamahala at iba pang mga sistema ng negosyo; ang data ay inililipat sa EDMS nang may pagkaantala, na maaaring magdulot ng iba't ibang uri ng mga error at hindi pagkakapare-pareho, dagdagan ang panganib ng pagkawala ng data, at limitahan ang kakayahang gumamit ng independiyenteng EDMS.

EDMS sa anyo ng mga karagdagang module para sa ERP o CAD system. Ang pagsasama ay magbabawas sa panganib ng pagkawala ng data, magbibigay ng mas mahigpit na kontrol sa pag-access at mga pagbabago sa mga dokumento, na nagbibigay ng kakayahang ma-access ang dokumentasyon nang hindi gumagamit ng mga dalubhasang interface mula sa ERP o CAD. Gayunpaman, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang na ang pagsasama ng system ay isang kumplikadong proseso at hindi palaging magagawa.

EDMS bilang bahagi ng arkitektura ng isang pinagsama-samang sistema ng automation ng enterprise. Dito, ang mga function ng EDMS ay "naka-hardwired" sa mismong control system. Ang magkasanib na paggamit ng mga teknolohiya para sa kumplikadong automation ng pamamahala at daloy ng dokumento ay pinagsasama ang kanilang mga pakinabang at disadvantages.

Isaalang-alang natin ang konsepto ng isang EDMS device sa pangkalahatang imprastraktura ng impormasyon ng isang organisasyon.

Ang pangunahing yunit ng impormasyon at ang buong pagkakaroon ng sistema ng pamamahala ng dokumento ay nakatuon sa pag-iimbak ng isang dokumento, mga pag-aari nito at ang kasaysayan ng buhay nito, pati na rin ang aktwal na pagpapanatili ng buhay nito.

Ang paraan ng pag-iimbak ng isang dokumento ay depende sa kung paano ito mas maginhawa upang gumana dito. Ang dokumento ay maaaring binubuo ng teksto, mga guhit, mga larawan at mga talahanayan. Sa karamihan ng EDMS, ang isang hiwalay na dokumento ay maaaring pisikal na binubuo ng isang set ng mga file - ito ay mas simple at mas praktikal, dahil ang bawat isa sa kanila ay na-edit ng sarili nitong programa.

Ang siklo ng buhay ng isang dokumento sa isang EDMS ay dumadaan sa sunud-sunod na serye ng mga yugto, na ipinapakita sa Figure 2.23.

kanin. 2.23. Life cycle ng isang dokumento sa isang EDMS

Halos lahat ng modernong elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay sumusuporta sa lahat ng mga yugto ng ikot ng buhay ng dokumento. Ang tanging tanong ay kung gaano kakumpleto ang suportang ito. Ang ilang mga sistema ay hindi sumusuporta sa isang mekanismo para sa pagharang ng mga na-edit na dokumento, na ginagawang imposible ang sama-samang gawain sa mga dokumento. May mga sistemang nakatuon sa gawaing pang-opisina, at hindi sila nagpapatupad ng epektibong pag-iimbak ng dokumento, ngunit mahalagang isagawa ang lahat ng mga pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumentong kinokontrol ng mga umiiral na pamantayan. At ang mga dokumento mismo ay maaaring nasa mga folder sa closet. Ang ilang mga sistema ay nakatuon sa epektibong pagsuporta sa paggalaw ng mga elektronikong dokumento sa loob ng istraktura, ngunit walang sariling electronic archive - ang imbakan na ipinatupad sa mga sistemang ito ay inilaan lamang para sa pagpapatakbo ng pag-iimbak ng mga dokumento sa panahon ng kanilang ikot ng buhay. Kapag nai-publish na, ang mga dokumento ay naka-log out sa system at ibabalik sa kanilang karaniwang storage environment, tulad ng file system. Ang isang elektronikong archive ay maaaring "naka-attach" sa naturang sistema, kung saan ang dokumento ay naka-imbak kasama ng kasaysayan nito at kasamang card. Halimbawa, nag-aalok ang kumpanya ng Electronic Office Systems na i-link ang produkto nitong Delo sa isang electronic archive na ginawa ng kumpanya batay sa Kodeks-Intranet/Internet server. Ang parehong server ng kumpanya ng Kodeks ay ginagamit din ng kumpanya ng Granit Center bilang isang electronic archive para sa GrandDoc system nito. Ang mga nakaraang bersyon ng parehong system ay ibinigay nang walang electronic archive.

Ang imbakan ng katangian ng dokumento ay idinisenyo upang mag-imbak ng isang "card" - isang hanay ng mga patlang na nagpapakilala sa isang dokumento. Karaniwan, ang EDMS ay may konsepto ng uri ng dokumento (halimbawa, kontrata, detalye, sulat, atbp.) at bawat uri ay may sariling card. Ang mga card na may iba't ibang uri ay may mga mandatoryong field na karaniwan sa lahat ng dokumento, at mga espesyal na field na nauugnay sa mga dokumento ng ganitong uri. Halimbawa, ang mga karaniwang field ay maaaring isang natatanging numero ng dokumento, pamagat nito, may-akda, petsa ng paglikha. Sa kasong ito, ang mga dokumento ng uri ng "kontrata" ay maaaring maglaman ng mga patlang tulad ng petsa ng pagpirma, panahon ng bisa, at halaga ng kontrata. Ang mga uri ng dokumento, sa turn, ay maaaring magkaroon ng mga subtype na may karaniwang hanay ng mga field na minana nila mula sa pangunahing uri, at mga karagdagang field na natatangi sa subtype. Ang pinaka-advanced na sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring suportahan ang mas malaking nesting ng mga naturang subtype. Ang pag-type ng mga dokumento, pagbuo ng kanilang hierarchy, at pagdidisenyo ng mga card para sa kanila ay isa sa pinakamahalagang yugto sa proseso ng pagpapatupad ng EDMS.

Bilang karagdagan sa konsepto ng uri ng dokumento, posible na magtalaga ng mga kategorya sa mga dokumento, at ang isang dokumento ay maaaring sabay na nabibilang sa ilang mga kategorya. Maaaring ayusin ang mga kategorya sa isang puno ng kategorya. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng kategoryang "Mga Legal na Dokumento" na may mga subcategory na "Mga Batas", "Mga Kasunduan", "Mga Order", atbp. Sa kasong ito, maaari kang magkaroon ng isang parallel na istraktura ng mga departamento, halimbawa, ang kategoryang "Mga Dokumento ng Sales Department", at sa loob nito - ang mga subcategory na "Mga Kasunduan sa Pagbebenta", "Mga Invoice", atbp. Ang isang kontrata para sa pagbebenta ay maaaring sabay-sabay na uriin sa mga subcategory na "Mga Kasunduan" at "Mga Kontrata para sa pagbebenta", na nabibilang sa iba't ibang sangay sa hierarchy ng mga kategorya. Kaya, nagiging posible na maghanap ng isang dokumento sa naturang puno batay sa pag-uuri nito, at ang parehong pisikal na dokumento ay maaaring lumitaw kahit anong bilang ng beses sa iba't ibang mga node ng hierarchy na ito.

Upang ayusin ang isang imbakan ng card, mayroong tatlong posibleng solusyon: gamit ang iyong sariling storage, isang karaniwang DBMS, o ang mga tool ng kapaligiran kung saan binuo ang DBMS.

Ang iyong sariling pag-iimbak ng mga katangian ng dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-optimize ito para sa gawain ng pag-iimbak ng mga card, nababaluktot na ipatupad ang mga pag-andar para sa paglikha ng mga kumplikadong card (pagkakaroon, halimbawa, isang malaking nesting ng mga uri), at gumamit din ng mga epektibong algorithm para sa paghahanap ng impormasyon sa mga card. Kasama sa mga system na may sariling storage, halimbawa, Documentum, Euphrates mula sa Cognitive Technologies, at Garant-Office mula sa Garant International. Ang halatang kawalan ng diskarteng ito ay ang kawalan ng kakayahang gumamit ng mga karaniwang mapagkukunan ng umiiral na kapaligiran ng impormasyon, pati na rin ang pag-asa ng kritikal na impormasyon sa provider ng EDMS.

Ang paggamit ng karaniwang DBMS para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay malulutas ang problema ng pag-asa ng kritikal na impormasyon sa tagapagbigay ng EDMS. Kasama sa mga naturang sistema, halimbawa, ang mga Delo system mula sa EOS, 1C: Archive at DocsFusion mula sa Hummingbird. Ang mga kahinaan ng diskarteng ito ay ang relational model na ipinatupad sa karamihan ng mga DBMS ay hindi maginhawa para sa data model na ginamit sa EDMS. Medyo mahirap magbigay ng kinakailangang kakayahang umangkop kapag lumilikha ng mga card ng dokumento, lalo na kung kailangan mo ng isang kumplikadong istraktura. Ang pangalawang problema ay kapag gumagamit ng isang panlabas na DBMS, ang ilang mga paghihirap ay lumitaw kapwa kapag lumilipat mula sa isang bersyon ng EDMS patungo sa isa pa, at kapag lumilipat mula sa isang bersyon ng DBMS patungo sa isa pa.

Kung ang EDMS ay binuo batay sa anumang kapaligiran ng impormasyon, halimbawa, batay sa Lotus Notes/Domino, pinapayagan nito ang paggamit ng lahat ng mekanismong nakapaloob sa kapaligirang ito, kabilang ang mga backup na tool, pagtitiklop, paghahanap, atbp. - isang kasalanan hindi upang samantalahin ang mga mapagkukunan nito. Ang mga problema sa diskarteng ito ay nakasalalay sa mismong pangangailangan para sa isang tiyak na kapaligiran para sa pagpapatakbo ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento, pati na rin sa mga paghihigpit na ipinapataw ng isang partikular na kapaligiran sa istraktura ng mga database nito.

Mayroong dalawang mga diskarte sa pagpapatupad ng isang imbakan ng dokumento: imbakan sa isang file system o sa isang espesyal na imbakan ng EDMS.

Ang pag-iimbak sa isang file system ay binabawasan ang antas ng seguridad kapag naghihigpit sa pag-access, dahil maaaring hindi sinusuportahan ng file system ang modelo ng seguridad na ipinatupad sa mismong EDMS. Samakatuwid, kailangan mong bigyan ang EDMS ng iyong sariling mga karapatan sa pag-access, upang ang mga file na na-save nito ay hindi direktang ma-access ng sinumang user. At ang EDMS ay nagpapanatili ng sarili nitong sistema ng isang listahan ng mga user na may mga karapatan sa pag-access, na nag-aayos ng access sa mga file sa pamamagitan ng mga karapatang ito. Kasabay nito, ang sistema ng pag-access ay nagiging mahirap na mapanatili at hindi ganap na walang kamali-mali mula sa punto ng view ng seguridad ng impormasyon. Upang magbigay ng karagdagang seguridad, madalas na ginagamit ang pag-encrypt ng file sa panahon ng imbakan. Bilang karagdagan, halos lahat ng EDMS ay gumagamit ng random na pagpapangalan ng file, na lubos na nagpapalubha sa paghahanap para sa nais na file kapag sinusubukang i-access ito sa pamamagitan ng pag-bypass sa system. Kasabay nito, karamihan sa EDMS ay nag-iimbak ng mga file sa file system.

Kapag nagtatrabaho sa isang file system, karamihan sa EDMS ay nangangailangan ng paglipat ng mga file sa mga espesyal na organisadong direktoryo. Ngunit mayroon ding mga pagbubukod. Halimbawa, pinapayagan ng mga system ng Euphrates at Microsoft SharePoint na mairehistro ang mga file sa system nang hindi nangangailangan na pisikal na ilipat ang mga ito sa storage. Malinaw na ang diskarte na ito ay mapanganib mula sa punto ng view ng integridad ng data, ngunit ito ay napaka-maginhawa sa panahon ng "panahon ng paglipat" ng pagpapatupad ng EDMS.

Ang mga system na may sariling imbakan ng file o gumagamit ng imbakan ng kapaligiran kung saan sila binuo (halimbawa, Lotus Notes/Domino o Microsoft Exchange) ay maaaring magbigay ng mas mahusay na kontrol sa pag-access sa mga dokumento at mas maaasahang solusyon sa problema sa pag-access kontrol. Ito ay kung paano, halimbawa, ang Documentum at mga system batay sa Lotus Notes ay nakabalangkas ("BOSS-Referent", CompanyMedia). Ngunit ibinabangon nito ang mga tanong na nauugnay sa integridad ng data, ang pagkakaroon ng mga epektibong tool sa pag-backup, at pagsasama sa mga tool sa pag-iimbak ng archival sa mabagal na media.

Sa antas ng lohika ng negosyo, makikita ang mga makabuluhang pagkakaiba sa pagitan ng iba't ibang EDMS. Sa totoo lang, ang lahat ng inilarawan na mga bahagi, kahit na maaari silang ayusin nang iba at naiiba sa antas ng pagiging kumplikado, ay magkatulad sa pagganap. Ang lohika ng negosyo ng iba't ibang mga sistema ay maaaring magkakaiba nang malaki, at ito mismo ang dapat na pinakainteresan kapag naging pamilyar sa isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento.

Ang mga pangunahing bahagi na bumubuo sa functionality ng anumang EDMS:

Pamamahala ng mga dokumento sa repositoryo . Kasama ang mga pamamaraan para sa pagdaragdag at pag-alis ng mga dokumento, pag-save ng mga bersyon, paglilipat sa archive, pagpapanatili ng archive, atbp.

Maghanap ng mga dokumento . Binubuo ito ng paghahanap ng katangian, visual na paghahanap sa iba't ibang mga puno kung saan naka-imbak ang mga dokumento, paghahanap ng buong teksto, paghahanap ng semantiko, atbp.

Pagruruta at kontrol sa pagpapatupad . Tinitiyak ang paghahatid ng mga dokumento bilang bahagi ng mga pamamaraan ng negosyo sa organisasyon. Sa totoo lang, ang terminong "electronic na pamamahala ng dokumento" ay nagmula sa functionality na ito. Ang mga ruta ng dokumento ay maaaring maging flexible o matibay. Sa kaso ng flexible routing, ang susunod na tatanggap ng dokumento ay tinutukoy ng empleyado kung saan ang dokumento ay kasalukuyang matatagpuan. Sa kaso ng mahirap na pagruruta, ang landas ng mga dokumento ay tinutukoy nang maaga batay sa ilang lohika. Ang routing function ay wala sa lahat ng EDMS. Ang mga system na walang mga pasilidad sa pagruruta ay tinatawag na electronic archive. Ang kontrol sa pagpapatupad ay isang mahalagang bahagi ng pagruruta. Mahalaga para sa isang dokumento na kontrolin kung saan ito pupunta at kung nasaan ito ngayon. Sa katunayan, ang ruta ay tinukoy sa mga tuntunin ng landas ng pagpasa at mga agwat ng oras para sa pagpapatupad ng dokumento ng bawat isa sa mga kalahok sa proseso ng pagpasa. Ang pagpapatupad ng isang dokumento ay nangangahulugang ang pagganap ng isang aksyon na may kaugnayan sa dokumento ng bawat isa sa mga kalahok sa loob ng balangkas ng kanyang opisyal na kapangyarihan.

Mga ulat . Nagsisilbi sila bilang isang analogue ng mga log ng dokumento ng opisina. Gamit ang iba't ibang mga ulat, makikita mo, halimbawa, ang kabuuang oras na ginugol ng mga empleyado na nagtatrabaho sa isang partikular na dokumento, ang bilis kung saan ang mga dokumento ay naproseso ng departamento, atbp. Ang mga ulat ay mahusay na materyal para sa paggawa ng mga desisyon sa pamamahala.

Pangangasiwa . Suporta para sa pagpapatakbo ng system mismo, pagtatakda ng mga parameter nito, atbp.

Mula sa pananaw ng teknolohiya, ang mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay kaunti lamang ang pagkakaiba sa anumang iba pang mga distributed information system. Batay sa prinsipyo ng arkitektura ng gusali, sinusubukan nilang sundin ang mga modernong uso at mga kinakailangan sa merkado hangga't maaari. Ngayon ang pinakasikat na konsepto ay isang bukas na kapaligiran, na lubos na naaangkop sa mga partikular na pangangailangan, ngunit sa parehong oras ay madaling i-install at mapanatili, na may isang "manipis" na kliyente at isang dedikadong application server, kung maaari multi-platform. Ang lahat ng umiiral na mga sistema ay lumalapit sa perpektong ito sa isang antas o iba pa. Gayunpaman, ang mga system na batay sa isang ganap na tampok na kliyente na nakatali sa isang partikular na platform ay karaniwan pa rin. Minsan sa mga kasong ito ay inaalok ang isang hiwalay na Web client na may limitadong paggana para sa malayuang pag-access. Halimbawa, sa sistema ng GranDoc ng kumpanya ng Granit Center, ang buong functionality ay magagamit lamang kapag ginagamit ang client application, ngunit ang user ay maaaring maghanap at tumingin ng mga dokumento sa archive gamit ang isang regular na browser.

Ang antas ng pagiging epektibo ng paggamit ng EDMS ay tinutukoy ng lawak kung saan tinutukoy ng mga dokumento (hindi nakabalangkas na impormasyon) ang nilalaman ng impormasyon ng mga aktibidad ng negosyo. Maliwanag, halimbawa, na para sa isang purong organisasyong pangkalakal ang pangunahing nilalaman ng impormasyon ay nakabalangkas na data na nakapaloob sa mga database. Marahil ang naturang organisasyon ay kailangang mag-imbak ng mga kontrata, ngunit malamang na hindi ito darating sa pagpapatupad ng isang EDMS. Gayunpaman, kung ang isang organisasyong pangkalakal ay lumago sa isang halimaw sa pangangalakal na may isang network ng mga tindahan sa dose-dosenang mga lungsod, kumplikadong logistik, at sarili nitong produksyon ng mga semi-tapos na produkto, sa lalong madaling panahon kailangan mong mag-isip tungkol sa pagpapatupad ng isang ERP system. Sa susunod na yugto, ang bilang ng mga pakyawan na mamimili at malalaking customer ay maaaring lumaki sa isang sukat na kailangan mong isipin ang tungkol sa pagpapakilala ng CRM. At kung ang pamamahala ng apparatus ay lumago sa daan-daang tao, lilitaw ang mga parallel non-core na proyekto, lilitaw ang mga problema sa pagkakaiba-iba, at ang gawain ng pagpapakilala ng isang electronic control system ay babangon. Kasabay nito, maaaring kailanganin ng ilang system na isama upang ang CRM system ay may mga link sa mga titik, kontrata at mga kopya ng mga papasok na order na naka-imbak sa EDMS.

Sa ilang mga kaso, ang pagsasama-sama ng mga system na ito ay mas malapit - ang EDMS ay maaaring magsilbi bilang isang pinagsamang transportasyon para sa pagpapadala ng mga dokumento sa pagitan ng mga system na bumubuo sa kanila at ng mga system na kumukonsumo sa kanila, sa mga kaso kung saan ang direktang komunikasyon sa antas ng structured data sa pagitan ng mga ito. hindi kailangan ng mga sistema. Ipagpalagay na ang isang enterprise ay may mga CRM at ERP system, at kinakailangan na ang CRM ay nagtala ng mga quarterly na ulat mula sa ERP sa supply ng mga kalakal sa isang partikular na kliyente, na pupunan, marahil, ng mga komento mula sa mga eksperto. Malinaw na pinakamaginhawang mag-imbak ng mga naturang ulat sa isang EDMS. Salamat sa pagsasama ng ERP at EDMS, awtomatikong malilikha at mase-save ang dokumento. Salamat sa pagsasama ng EDMS at CRM, posibleng awtomatikong mag-attach ng dokumento sa card ng isang partikular na kliyente. At lahat ng mga operasyong ito ay maaaring awtomatikong mangyari.

Malinaw na ang paggana ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento sa mga tuntunin ng paglutas ng mga isyu sa pamamahala ay halos ganap na nakakatugon sa mga pangangailangan ngayon, at walang gaanong pag-unlad dito sa mga darating na taon. Ang pangunahing direksyon ng pagbuo ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay ang pagtaas ng kahusayan ng pagkuha ng impormasyon, pagsasama sa paraan ng pag-publish ng impormasyon sa mga network, awtomatikong pag-uuri at kategorya ng mga dokumento.

Ang pagbuo ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay makakatanggap ng pangalawang hangin sa pagdating ng mga tool na nagbibigay-daan sa semantikong paghahanap para sa impormasyon at matalinong awtomatikong abstracting ng mga teksto batay sa kahulugan.

Paglalarawan ng pagtatanghal sa pamamagitan ng mga indibidwal na slide:

1 slide

Paglalarawan ng slide:

2 slide

Paglalarawan ng slide:

Organisasyon ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento gamit ang mga elektronikong komunikasyon. Ang mga pangunahing tuntunin at konsepto ng Documentation support for management (DMS) ay sumasaklaw sa mga isyu ng dokumentasyon, organisasyon ng trabaho kasama ang mga dokumento sa proseso ng pamamahala at systematization ng kanilang archival storage. Ang dokumentasyon ay ang paglikha ng mga dokumento, i.e. ang kanilang paghahanda, pagpapatupad, koordinasyon at produksyon. Trabaho sa opisina: isang hanay ng mga hakbang upang matiyak ang edukasyon sa preschool ng isang negosyo o organisasyon. Minsan sinasabi na ang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay ang pangunahing tungkulin ng gawaing opisina. Organisasyon ng trabaho sa mga dokumento - tinitiyak ang paggalaw, paghahanap, pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento. Systematization ng archival storage ng mga dokumento - pagpapasiya ng mga patakaran para sa pag-iimbak ng impormasyon na nilikha sa isang organisasyon, ang paghahanap at paggamit nito upang suportahan ang paggawa ng desisyon sa pamamahala. Ang daloy ng dokumento ay ang paggalaw ng mga dokumento sa loob ng institusyong pang-edukasyon sa preschool. Ang isang pamamaraan ng negosyo ay isang pagkakasunud-sunod ng ilang mga operasyon na isinagawa ng mga empleyado ng mga organisasyon upang malutas ang anumang gawain o layunin sa loob ng balangkas ng mga aktibidad ng isang negosyo o organisasyon. Ang electronic archive ay malulutas ang problema ng systematizing ang archival storage ng mga electronic na dokumento sa loob ng preschool na institusyong pang-edukasyon.

3 slide

Paglalarawan ng slide:

Ang pamamahala ng elektronikong opisina at daloy ng dokumento sa isang negosyo Ang pamamahala ng elektronikong opisina at daloy ng dokumento sa isang negosyo ay isang automated na multi-user system na kasama ng proseso ng pamamahala sa gawain ng isang hierarchical na organisasyon Mga pangunahing konsepto ng pamamahala ng elektronikong opisina at daloy ng dokumento Electronic na pamamahala ng dokumento ( EDF) ay isang pinag-isang mekanismo para sa pagtatrabaho sa mga dokumento na ipinakita sa elektronikong anyo, na may pagpapatupad ng konsepto na "walang papel na gawain sa opisina". Ang isang elektronikong dokumento (ED) ay isang dokumento na nilikha gamit ang mga tool sa pagpoproseso ng impormasyon ng computer, na maaaring lagdaan gamit ang isang electronic digital signature (EDS) at i-save sa computer media sa anyo ng isang file ng naaangkop na format. Ang electronic digital signature (EDS) ay isang analogue ng isang sulat-kamay na lagda, na isang paraan ng pagprotekta ng impormasyon, na nagbibigay ng kakayahang kontrolin ang integridad at kumpirmahin ang pagiging tunay ng mga elektronikong dokumento. Pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang pangunahing bentahe ng pagpapatupad: pagbawas ng mga gastos sa pananalapi at oras para sa paglikha at pagproseso ng mga dokumento; ang epektibong organisasyon ng daloy ng dokumento ay nagpapataas ng kahusayan ng mga dibisyon at serbisyo ng kumpanya; pagsasama-sama ng impormasyon na naglalaman ng data sa iba't ibang mga dokumento para sa pamamahala upang makagawa ng maagap at matalinong mga desisyon sa pamamahala; paglikha ng mga kundisyon para sa paglipat mula sa nakagawiang daloy ng dokumento ng papel sa promising paperless (electronic) na teknolohiya; pag-optimize ng mga proseso ng negosyo na may kaugnayan sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo;

4 slide

Paglalarawan ng slide:

Paglikha ng mga dokumento batay sa mga template Paraan para sa paglikha ng mga template: Mula sa simula Batay sa isang natapos na dokumento Ang template ay isang blangko o blangko na form kung saan ang user, alinsunod sa kanyang mga gawain, ay pinupunan ang mga kinakailangang column gamit ang kanyang sariling impormasyon. Mga yugto ng paglikha ng mga template: 1. File - lumikha (piliin ang uri ng dokumento - template) 2. Pag-edit ng template bilang isang regular na dokumento 3. Pagpasok ng mga macro at field ng impormasyon (menu insert command field) 4. File - Save as - piliin ang template ng uri ng dokumento at maglagay ng pangalan.

5 slide

Paglalarawan ng slide:

Paglikha ng mga template ng dokumento batay sa mga form Mga elemento ng form: Text field Checkbox Combo box Table Frame Dimming field Ang bawat elemento ng form ay may sariling mga parameter View ng Menu - Toolbar - Mga Form Pagkatapos gawin ang template at ayusin ang mga field ng form, itinakda ang proteksyon sa pagbabago HALIMBAWA ng isang template gamit ang mga form

6 slide

Paglalarawan ng slide:

Elektronikong digital na lagda. Layunin at aplikasyon Ang Electronic digital signature (EDS) ay isang kinakailangan ng isang elektronikong dokumento na nilayon upang protektahan ang elektronikong dokumentong ito mula sa pamemeke. , magiging di-wasto ang lagda, Proteksyon laban sa mga pagbabago (pamemeke) na dokumento: ang garantiya ng pagtuklas ng pamemeke sa panahon ng kontrol ng integridad ay ginagawang hindi praktikal ang pamemeke. Imposibleng talikuran ang pagiging may-akda. Dahil ang tamang pirma ay maaari lamang gawin sa pamamagitan ng pag-alam sa pribadong susi, hindi maaaring tanggihan ng may-ari ang kanyang lagda. Katibayan ng pagiging may-akda ng dokumento: Dahil makakagawa ka ng tamang pirma sa pamamagitan lamang ng pag-alam sa pribadong key, maaaring patunayan ng may-ari ng key pair na siya ang may-akda ng lagda sa ilalim ng dokumento ginagamit para sa mga sumusunod na layunin: Deklarasyon ng mga kalakal at serbisyo (mga deklarasyon ng customs) Pagpaparehistro ng mga transaksyon sa mga bagay na real estate Paggamit sa mga sistema ng pagbabangko Electronic commerce at mga order ng gobyerno Pagsubaybay sa pagpapatupad ng badyet ng estado Sa mga sistema ng apela sa mga awtoridad Para sa mandatoryong pag-uulat sa mga ahensya ng gobyerno Organisasyon ng legal na makabuluhang daloy ng elektronikong dokumento Sa mga sistema ng pag-aayos at pangangalakal

7 slide

Paglalarawan ng slide:

Elektronikong digital na lagda. Paraan at aplikasyon Mga scheme para sa pagbuo ng isang digital na lagda Mayroong ilang mga scheme para sa pagbuo ng isang digital na lagda: Batay sa simetriko encryption algorithm. Ang pamamaraan na ito ay nagbibigay para sa presensya sa sistema ng isang ikatlong partido - isang arbiter na tinatamasa ang tiwala ng parehong partido. Ang awtorisasyon ng isang dokumento ay ang mismong katotohanan ng pag-encrypt nito gamit ang isang lihim na susi at paglilipat nito sa isang arbitrator. Batay sa asymmetric encryption algorithm. Sa ngayon, ang mga ganitong digital signature scheme ang pinakakaraniwan at malawakang ginagamit. Ang pangkalahatang tinatanggap na digital signature scheme ay sumasaklaw sa tatlong proseso: Key pair generation. Gamit ang isang key generation algorithm, ang isang pribadong key ay pinili sa isang pantay na posibleng paraan mula sa isang hanay ng mga posibleng pribadong key, at ang kaukulang pampublikong key ay kinakalkula. Pagbubuo ng isang lagda. Para sa isang ibinigay na electronic na dokumento, ang isang lagda ay kinakalkula gamit ang pribadong key. Pagsusuri (verification) ng pirma. Para sa data ng dokumento at lagda, tinutukoy ang bisa ng lagda gamit ang pampublikong susi. Mga kundisyon para sa paggamit ng digital na lagda: Ang pag-verify ng lagda ay dapat isagawa gamit ang isang pampublikong susi na naaayon sa eksaktong pribadong key na ginamit sa pagpirma. Kung walang pagmamay-ari ng pribadong susi, dapat ay mahirap sa computation na gumawa ng isang lehitimong digital na lagda.

8 slide

Paglalarawan ng slide:

Microsoft Outlook - Nagbibigay ang Microsoft Outlook workplace automation tool ng kakayahang makipagpalitan ng mga mensaheng email, pamahalaan ang iyong kalendaryo, mga gawain at listahan ng contact na interface ng Microsoft Outlook

Laban sa backdrop ng malawakang pagpapakilala ng mga teknolohiya ng impormasyon at telekomunikasyon sa mga organisasyong Ruso, parehong gobyerno at komersyal, mayroong isang seryosong interes sa pag-automate ng paghahanda at pagtatrabaho sa mga dokumento at ang pagpapakilala ng mga teknolohiya ng computer sa mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Ang katibayan nito ay ang mabilis na paglaki ng merkado ng Russia para sa mga naturang teknolohiya at mga sistema ng pamamahala ng dokumento (DMS). Kinumpirma ito ng saklaw ng trabaho sa ilalim ng programang pederal na "Electronic Russia" at mga katulad na programa sa rehiyon. Gayunpaman, ang pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay nangangailangan ng paglutas ng hindi gaanong teknolohikal bilang mga problema sa organisasyon at legal, at higit sa lahat sa isang ebolusyonaryong paraan.
Malinaw na ang papel at elektronikong mga dokumento ay magkakasamang mabubuhay sa magkaparehong termino sa loob ng mahabang panahon, samakatuwid, ang CMS na ginagamit sa mga organisasyon ay dapat magbigay ng suporta para sa parehong elektroniko at tradisyonal (papel, larawan, pelikula, atbp.) na daloy ng dokumento at ang proseso ng makatwiran paglipat mula sa isa patungo sa isa pa.
Ang organisasyon ng pampublikong pangangasiwa sa Russia ay palaging isang problema - isang malaking bansa, ang mataas na halaga ng mga desisyon sa pamamahala at isang masalimuot na kagamitan sa pamamahala ay nangangailangan ng paglikha ng isang tiyak na sistema na mabawasan ang mga kahihinatnan ng hindi epektibo at hindi makatwiran na mga desisyon. Ito ay itinayo sa paghihiwalay ng mga function ng substantive execution ng mga dokumento at kontrol ng execution. Ang kontrol sa paggalaw at pagpapatupad ng mga dokumento ay ipinagkatiwala sa mga espesyal na tao - mga klerk, na nagtala ng impormasyon tungkol sa mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento, mga resolusyon (mga tagubilin) ​​sa mga dokumento at kanilang pagpapatupad, pati na rin ang paggalaw (paglipat) at pag-archive ng mga dokumento sa loob ang organisasyon. Ang batayan ng teknolohiya ng naturang sistema ay:

• mga tagubilin para sa trabaho sa opisina;
• nomenclature ng mga kaso;

• registration card (RC) ng dokumento;
• mga index ng card na pinagsasama ang mga hanay ng RK;
• mga tala ng paglilipat ng dokumento;
• control card.

Kapag ang isang opisyal na dokumento ay dumating sa organisasyon, ang pagtanggap at kontrol nito, pagpaparehistro (sa isang journal o Republic of Kazakhstan) at pagpapataw ng isang resolusyon, pagpuno ng isang control card (kung kinakailangan) at paglipat sa isang opisyal (o mga tao) para sa pagpapatupad ay sinisiguro. Samakatuwid, ang isang opisyal ay maaaring makakuha ng impormasyon tungkol sa kung anong mga dokumento ang mayroon siya para sa pagpapatupad, kung anong mga deadline ang angkop para sa pagpapatupad, atbp. Kapag ang isang dokumento ay naisakatuparan (kapag ang lahat ng mga tagubilin dito ay nakumpleto), ito ay ipinadala sa file, at pagkatapos ay ang RC nito at ang mismong dokumento ay inilalagay sa archive. Ang regulasyon ng naturang sistema sa pamamagitan ng mga tagubilin at pamantayan ay naging posible at medyo hindi kumplikado, i.e. paglipat sa naaangkop na mga teknolohiya ng computer at database.
Totoo, lumitaw ang mga salungatan sa ligal at organisasyon dahil sa pangangailangan na pamahalaan ang mga karapatan sa pag-access sa impormasyon tungkol sa mga dokumento, na naging problema sa direktang paggamit ng mga sistema ng korte sa Kanluran (kahit na hindi natin isinasaalang-alang ang kanilang hindi kapani-paniwalang gastos). Bilang isang resulta, noong 1990s ng huling siglo, medyo maraming mga sistema ng Russia na may iba't ibang antas ng pagiging kumplikado ang lumitaw, na nagbibigay ng pag-andar na inilarawan sa itaas - mula sa pinakasimpleng mga file cabinet hanggang sa medyo binuo na mga produkto na malapit sa mga naka-box (Cinderella, Delo-96 , atbp.), pati na rin ang isang buong complex ng mga add-on sa Lotus Notes.
Ang lahat ng mga ito, na may iba't ibang antas ng pagkakumpleto, ay nagbigay ng mga proseso para sa pagpaparehistro ng mga dokumento, pagre-record ng mga resolusyon, pagsubaybay sa pagpapatupad, paghahanap ng mga dokumento gamit ang iba't ibang mga detalye, pagbuo ng lahat ng uri ng mga ulat, atbp. Ang pinaka-advanced na mga sistema ay naging posible upang ayusin ang accounting ng paggalaw ng mga dokumentong papel. Kaya, ang mga sistema ng automation ng opisina ay inilaan upang suportahan ang mga aktibidad ng mga kawani ng opisina, at hindi mga opisyal, at siniguro ang trabaho sa sistema ng pamamahala ng dokumento, at hindi sa mga dokumento mismo. Tandaan na ang mga ganitong sistema ay may kaugnayan pa rin ngayon. Kasabay nito, ang mga teknolohiya ng computer ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool ay dapat magbigay ng:

• pagsuporta sa gawain ng hindi lamang mga tauhan ng serbisyo sa preschool, kundi pati na rin ng mga opisyal;
• ang kakayahang mag-attach ng mga file ng dokumento sa WG;
• ang posibilidad ng pagpapalawak ng komposisyon ng mga katangian sa Republika ng Kazakhstan para sa mga espesyal na uri ng mga dokumento;
• suporta para sa kolektibong gawain sa mga dokumento at ang kanilang paunang pagsasaalang-alang sa panahon ng pag-apruba;
• ang kakayahang maghanap sa pamamagitan ng mga teksto ng dokumento;
• ang kakayahang gumamit ng mga template ng dokumento, bumuo ng mga teksto mula sa itinatag na mga parirala, makakuha ng access sa mga dokumentong pangregulasyon (regulatory legal acts at technical regulatory legal acts).

Ang mga sumusunod na diskarte sa pagbuo ng mga file ng dokumento ay naaangkop:

• ang mga dokumento ay maaaring matanggap sa anyo ng mga file nang direkta mula sa mga tagapalabas at mga may-akda;
• ang mga dokumento ay maaaring ma-scan sa pasukan, at pagkatapos ay gumana sa kanilang mga elektronikong larawan;
• ang mga dokumento ay maaaring makuha mula sa mga nauugnay na pondo ng impormasyon (mga sistema ng impormasyon, mga database, mga website, mga portal).

Maaaring gamitin ang unang diskarte kapag may masinsinang daloy ng dokumento sa pagitan ng mga organisasyon at kapag naitatag na ang mga naaangkop na relasyong kontraktwal. Naaangkop ang diskarteng ito para sa daloy ng dokumento sa pagitan ng parent na organisasyon at sa mga malalayong istruktura o subordinate na organisasyon nito. Sa kasong ito, ayon sa isang napagkasunduang protocol (karaniwan ay sa pamamagitan ng email), ang parehong RC ng dokumento (upang pasimplehin ang pagpaparehistro) at ang mismong file ng dokumento ay ipinapadala. Para sa pagiging maaasahan, ang dokumento at ang RC nito ay madalas na naka-encrypt at (o) nilagdaan gamit ang electronic digital signature. Ang orihinal na papel ay ipinapadala sa pamamagitan ng regular na koreo.
Kaya, nabuo ang isang klase ng mga teknolohiya na maaaring tawaging papel-electronic, kapag halos lahat ng trabaho sa loob ng isang organisasyon ay isinasagawa gamit ang mga file ng dokumento sa loob ng balangkas ng ilang awtomatikong sistema. Sa teknolohiyang ito, ang mga dokumento ng papel ay madalas na na-scan kaagad sa pagpaparehistro, at pagkatapos ay gumagana sila sa elektronikong bersyon (sa anyo ng isang file ng imahe - bilang isang panuntunan, hindi na kailangang kilalanin ito bago ang teksto). Ang orihinal mismo ay inilagay sa file at hindi na ginagamit.
Ang pagpapakilala ng naturang teknolohiya ay nagpapahintulot

• pabilisin ang paggalaw ng mga dokumento sa buong organisasyon;
• tiyakin ang napapanahong pagsusuri ng mga dokumento;
• tiyakin ang epektibong kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento;
• dagdagan ang kahusayan ng parehong mga indibidwal na opisyal at ng organisasyon sa kabuuan;
• bawasan ang mga gastos para sa pagpaparami, paglilipat at pag-iimbak ng mga kopya ng mga dokumentong papel;
• magbigay ng pagkakataon sa mga tagapagpatupad ng dokumento na gamitin ang pinakakumpletong base ng dokumentasyon.

Ngunit ang mga orihinal na papel ay patuloy na umiiral sa teknolohiyang ito - ang mga ito ay naka-print pa rin, nilagdaan, ipinadala, kumukuha ng espasyo at kumonsumo ng mga mapagkukunan.
Kapag ang mga lugar ng trabaho ng lahat ng mga empleyado ay awtomatiko at ipinakilala ang teknolohiyang papel-electronic, mayroong pangangailangan para sa karagdagang pagpapabuti at ang pag-abandona ng mga orihinal na papel, hindi bababa sa mga dokumentong iyon na ang siklo ng buhay ay nagaganap sa organisasyon (mga panloob na dokumento). Ngunit kahit dito, maraming mga teknolohikal (availability at paggamit ng mga digital na lagda, ang kanilang numero, pagkakaroon at paggamit ng mga sentro ng sertipikasyon, seguridad ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon) at mga legal na isyu (legal na puwersa at ebidensya ng mga elektronikong dokumento, ang kanilang opisyal na katayuan, pagsusumite. ng mga elektronikong dokumento sa mga awtoridad sa inspeksyon). Isinasaalang-alang ito, ang sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay dapat magbigay ng:

• imbakan sa system at paglilipat ng mga file ng dokumento na nilagdaan ng digital na lagda;
• may electronic signature ang mga opisyal;
• paghahanda ng mga elektronikong dokumento, kabilang ang mga kinakailangang pamamaraan para sa "electronic" na pag-apruba at pagpirma;
• pagbibigay sa mga elektronikong dokumento ng katayuan ng mga opisyal na dokumento.