Управление почтой. Яндекс Почта для домена — создание и настройка корпоративного ящика

Если вы помните логин, но забыли пароль или получаете при входе в аккаунт сообщение «Неправильная пара логин-пароль! Авторизоваться не удалось» , пожалуйста, воспользуйтесь нашими рекомендациями .

Не удается восстановить логин администратора домена

Если вы уже пользуетесь Яндекс.Почтой на вашем домене, но не можете вспомнить аккаунт, с помощью которого домен был подключен, сотрудники службы поддержки Почты для домена могут помочь вам перенести управление доменом в другой аккаунт на Яндексе (с логином вида «*@yandex.tld» ).

Для этого:

    Если при создании аккаунта вы указывали номер телефона или дополнительный email-адрес, укажите их на странице восстановления. Номер телефона нужно указать полностью, начиная с кода страны. Вы сможете получить код подтверждения на телефон или email-адрес.

    Если вы видите сообщение о том, что email или номер неправильный, проверьте, не опечатались ли вы при вводе. Если корректно введенный номер все-таки не подходит, постарайтесь вспомнить, какие еще адреса или номера вы могли привязать к аккаунту.

    Если вы не привязывали к аккаунту ни номер телефона, ни email-адрес, ответьте на контрольный вопрос. Ввести правильный ответ с первого раза может не получиться - попробуйте другие варианты написания и раскладку клавиатуры.

    Не удается восстановить пароль

    Если самостоятельно восстановить доступ не получается, заполните анкету для восстановления доступа .

    По возможности заполняйте анкету на том же устройстве (компьютере, телефоне или планшете), при помощи которого вы обычно заходили на Яндекс. Также рекомендуется заполнять анкету там, где вы обычно выходите в интернет - например, из дома, а не используя публичный WiFi.

    В анкете вводите персональные данные, которые вы указывали при регистрации аккаунта или в Паспорте. Пишите как помните, точный текст вспоминать необязательно.

    Требования к фотографии

    Хочу передать управление доменом на другой аккаунт

    Вы можете передать управление доменом другому пользователю.

    Самостоятельная передача домена

    Внимание. При самостоятельной передаче домена все созданные для него почтовые ящики придется удалить.

    Чтобы передать управление доменом:

    1. Удалите все почтовые ящики на домене. Восстановить письма и другую информацию для этих ящиков будет невозможно.

      Отключите домен.

      Войдите на Яндекс с аккаунтом, которому хотите передать домен.

      Подключите домен для нового аккаунта.

      Подтвердите владение доменом для нового аккаунта.

      Если домен делегирован на серверы Яндекса, он может случайно подтвердиться для чужого аккаунта, для которого пытались подключить этот же домен. Чтобы этого не произошло, перед подтверждением временно делегируйте домен на серверы сторонней компании (не Яндекса). После подтверждения вы снова сможете делегировать домен на серверы Яндекса.

    Передача домена с сохранением почтовых ящиков

    API Почты для домена .

    Если домен делегирован на серверы Яндекса, заместитель с помощью API может управлять не только доменом, но почтовыми ящиками и DNS. Для этого передайте заместителю авторизационный токен.

Попробуйте бесплатный сервис «Яндекс.Почта для домена».

О том как создать, настроить и пользоваться данным сервисом читайте в нашей сегодняшней статье.

Яндекс.Почта для домена - что это?

«Яндекс.Почта для домена» - это сервис, позволяющий интегрировать доменное имя с бесплатным сервисом «Яндекс.Почта», получая все преимущества работы последнего.

Данный сервис может понадобиться владельцу доменного имени, который хочет сделать свою почту уникальной, например «имя_пользователя@имя_домена».

Преимущества такого решения очевидны и после подключения сервиса пользователь получает:

    возможность создания 1000 почтовых ящиков (большое количество возможно после подачи заявки на увеличение лимита);

    удобный веб-интерфейс для управления почтовыми аккаунтами (блокировка аккаунта в случае увольнения сотрудника, создания нового, пр.), а также различные дополнительные возможности, например: создания aлиаса, списка рассылок, импорт почты с других почтовых серверов , пр.;

    инструменты для работы с письмами посредством веб-интерфейса (просмотр офисных документов, прослушивание вложенных.mp3 файлов в браузере).

    защиту от спама и вирусов;

    возможность доступа с веб-интерфейса, почтовых программ и мобильных устройств;

    возможность установки логотипа своей организации в веб-интерфейсе и выбор множества различных тем для интерфейса;

    за счет большего доверия от других почтовых серверов, письма Яндекс.Почты не так часто попадают в спам-листы.

    календарь для организации рабочего дня.

Также к списку следует добавить отсутствие необходимости в содержании в штате системного администратора.

А если вам все же понадобятся его услуги для настройки сервиса, цена будет минимальной.

На данный момент сервис обслуживает около 300 тыс. доменных имен и около 4 млн. почтовых ящиков.

Создаем и настраиваем Яндекс.Почту для домена

Приступая к настройке данного сервиса вы уже должны быть зарегистрированы в сервисе Яндекс.Почта и владеть неким доменным именем, для которого будет производиться настройка.

Шаг 1. Подключение и проверка домена. На этом этапе лицо, которое хочет воспользоваться сервисом, должно доказать, что является владельцем доменного имени.

Проверка, как правило, занимает не более 24 часов и как только домен подтвержден, администратор имеет доступ ко всем функциям.

Переходим на страницу подтверждения и выбираем один из предложенных способов для подтверждения:

    создание субдомена с определенным именем, которое сгенерировала система;

    смена адреса контактного email-адреса, на адрес содержащий доменное имя, для которого производится регистрация.

Первые два способа более простые, нежели последний. В нашем примере мы воспользуемся первым способом.

Создаем в блокноте файл (называем его так, как указала система), помещаем в него сгенерированный системой текст, переименовываем в.html и загружаем в корневой каталог сайта.

После выполнения этих манипуляций жмем кнопку «Проверить владение доменом».

Шаг 2. Настройка MX-записей или делегирование домена Яндекса .

В случае если доменное имя было зарегистрировано лишь с целью использования уникального названия домена для почтовых адресов компании или в личных целях (чтобы подчеркнуть индивидуальность), рекомендуется воспользоваться делегированием домена Яндекса.

В этом случае вы сможете использовать лишь сервисы Яндекса, однако все настройки вашего домена будут произведены автоматически.

В случае если домен используется для сайта, расположенного у некого хостинг-провайдера, лучшим решением будет настройка МХ-записи в его панели управления.

Для удобства пользователей, компания разместила на официальном сайте информацию по настройке домена для наиболее популярных регистраторов и интернет-провайдеров.

Настройка MX-записи

Настройка MX-записи различная для каждого сервиса, поэтому ограничимся общим описанием без привязки к интерфейсу хостинг-провайдера либо регистратора.

Перейдя в панель администрирования необходимо удалить все существующие МХ-записи не указывающие на серверы Яндекса, после чего следует создать новую выбрав приоритет - 10, а в поле назначение (данные) указать mx.yandex.net.

Результаты настройки можно увидеть пройдя по ссылке . Если вы все сделали правильно статус «Ожидаем установки МХ-записей» сменится на «Подключен».

Обратите внимание! В некоторых случаях хостинг-провайдеры интегрируют настройки для наиболее популярных сервисов в т.ч. и для Яндекс.Почты, в таком случае настройка сводится лишь к установке флажка в нужное поле и сохранить изменения.

После настроек МХ-записей можно зайти на страницу Мои домены и убедится в правильности настроек.

В случае делегирования домена Яндексу, его работоспособность будет обеспечиваться серверами компании.

Настройка состоит из двух этапов редактирования на стороне Яндекса и на стороне регистратора имен или хостинг-провайдера.

Для делегирования необходимо зайти на страницу Мои домены , выбрать домен для делегирования на Яндекс, пройти по ссылке «Редактор DNS» и убедится, что в списке DNS-записей прописаны все необходимые данные.

Важно! Если какой-либо записи не хватает, добавьте ее воспользовавшись соответствующей кнопкой.

На стороне регистратора домена необходимо изменить NS-настройки домена, указав первичным и вторичным DNS-сервером dns1.yandex.net и dns2.yandex.net соответственно.

Если в интерфейсе вашего регистратора есть поля для IP-адресов, их следует оставить пустыми.

Через некоторое время ваш домен будет делегирован на Яндекс. Для этого посетите страницу Мои домены .

Инструкции по созданию и управлению электронной почтой на базе Яндекс.Почты бесплатно!



Коротко о Я ндекс.П очте.
Я ндекс.П очта для домена - это бесплатный сервис, который даёт возможность иметь адрес вида [email protected] (где name — любое выбранное вами имя, а yourdomain.ru — имя вашего домена), используя при этом удобный веб-интерфейс и другие преимущества Я ндекс.П очты (фильтрация спама, автоматическая проверка писем на вирусы и др.).

На одном подключенном к Я ндекс.П очте домене можно зарегистрировать до 1000 ящиков и использовать их самостоятельно или раздать другим пользователям.

1. Как подключить Я ндекс.П очту на своем домене?

Для подключения своего домена к Я ндекс.П очт е Вы должны:

  • Авторизуйтесь на сайте http://www.yandex.ru , если Вы не зарегистрированы на Я ндексе, то пройдите регистрацию, а затем авторизуйтесь;
  • Перейти в раздел « »;
  • Внизу кликните по вкладке «Почта »;
  • И нажмите на кнопке «Включить Я ндекс.П очту для домена»;
  • После этого Вы автоматически перейдете на сервис Я ндекса (http://pdd.yandex.ru) - больше не чего не делайте. В течении часа записи на домене обновятся сами.
  • Затем на странице http://pdd.yandex.ru - появиться надпись на против Вашего домена «ДОМЕН ПОДТВЕРЖДЕН ». И ссылка создать почтовый ящик, перейдите по этой ссылке и создайте ящик вида ваше_имя@ваш_домен.ru
Подробная инструкция как подключить домен на сайт к Яндекс.Почте


Внимание! Доменное имя должно быть делегировано на наши dns-серверы (ns1.unitedplatform.com
ns2.unitedplatform.com), в противном случае Вам не удастся завершить настройку почты.

Если Вы хотите сделать Яндекс.почту для своего домена, то прежде всего Вам необходимо завести почтовый ящик на сервисе Яндекс, то есть зарегистрироваться.

Затем в личном кабинете сайт зайти в раздел "домены"- "мои домены", в списке доменов кликнуть по нужному; на открывшейся странице выбираете вкладку "почта" и нажимаете на кнопку "включить Яндекс.почту для домена", затем кнопку "продолжить":


Вы будете переадресованы на страницу Яндекса, где нужно будет указать логин и пароль от Вашей почты в этой системе.

После авторизации Вы увидите страницу, на которой будет написано, что для продолжения настройки почтового ящика нужно сменить dns-серверы для доменного имени, подтвердить права на домен и создать в настройках зоны домена МХ-запись:

Не пугайтесь! Менять серверы не нужно, а все остальные настройки наша панель сделает за Вас сама! нужно только подождать 10-15 минут и обновить страничку в интерфейсе Яндекса. Если подтверждение произойдет успешно, то после обновления Вы увидите следующую картину:

Здесь Вы создаете первый почтовый ящик на доменном имени, задаете его имя и пароль.

Чтобы создавать дополнительные ящики и редактировать уже созданные нужно нажимать на ссылки "Добавить почтовый ящик" и "настроить" соответственно.

По окончании этой процедуры должно пройти некоторое время, необходимое для обновление данных на dns-серверах.

В дальнейшем, чтобы не искать в настройках Яндекса нужный раздел, если понадобится редактировать почтовые ящики, можете пользоваться например ссылкой https://pdd.yandex.ru/domain/your-domain.ru, your-domain.ru, конечно же нужно будет заменить на Ваше доменное имя.

2. Как подключить Я ндекс.П очту, если домен зарегистрирован у Вас на сайт, но DNS-сервера используются стороннего хостинга?
Для подключения своего домена к Я ндекс.П очте, то Вам необходимо иметь доступ к DNS-серверам (управлению зоной на домене), на которых расположен Ваш домен. Поэтому, если Вы разместили Ваш домен на стороннем хостинге, Вы можете создать электронный адрес вида ваше_имя@ваш_домен.ru не подключая Я ндекс.П очту, а подключить услугу Почта на хостинге . Для этого Вам нужно обратиться за помощью к Вашему хостинг провайдеру, где размещен домен (сайт).

Если же Вам все таки хочется использовать именно Я ндекс.П очту, то обратитесь к Вашему хостинг провайдеру, где размещен сайт, как подключить к домену Я ндекс.П очту.

3. Как я или мои знакомые (пользователи), которым я раздал электронные ящики могут войти в Я ндекс.П очту для моего домена, зарегистрированного на сайт?

Вариант № 1
Для авторизации на Я ндекс.П очте на базе Вашего домена, Вы или Ваши знакомые (пользователи) могут использовать адрес для входа в почтовый ящик: http://mail.yandex.ru/for/ уourdomain.ru , где «уourdomain.ru » - имя Вашего домена.
login@уourdomain.ru .

Вариант № 2
Вы также можете настроить доступ к Я ндекс.П очте по адресу http://mail. уourdomain.ru , где «уourdomain.ru » - имя Вашего домена.
На этой странице введите Ваш логин и пароль от ящика. Логин - это имя Вашего поятового ящика, например, login@уourdomain.ru .
Для того, чтоб использовать такой способ Вы должны сначала его настроить. О том, как это сделать читайте здесь: Как сделать, чтобы входить в Яндекс.Почту можно было по адресу: mail.уourdomain.ru? или подробную информацию Вы так же сможете получить на странице: http://pdd.yandex.ru/help/section61

Вариант № 3
Кроме того, для доступа к Я ндекс.П очте на базе Вашего домена Вы можете использовать форму на главной странице Я ндекса http://yandex.ru
На этой странице введите Ваш логин и пароль от ящика. Логин - это имя Вашего почтового ящика, например, login@уourdomain.ru

4. Как сделать, чтобы входить в Я ндекс.П очту можно было по адресу: mail.уourdomain.ru ?
Для этого Вам необходимо настроить CNAME-запись для поддомена mail , указывающую на domain.mail.yandex.net. (точка в конце обязательна), вот что для этого нужно сделать (Внимание: данная настройка производиться на уже подключенную Я ндекс.П очту):

  • Авторизуйтесь в панели управления доменами: ;
  • Перейти в раздел « »;
  • Нажмите на имя домена, для которого заказываете услугу Я ндекс.П очта;
  • Внизу кликните по вкладке «Ручное управление зоной »;
  • Перейдите в раздел «CNAME (canonical name record) » и введите следующие данные согласно шаблону:
    mail IN CNAME domain.mail.yandex.net. - (точка в конце обязательна)
  • И нажмите кнопку «Сохранить»;
  • В течении часа записи обновятся и Вы сможете использовать данный способ авторизации.
Подробную информацию Вы так же сможете получить на странице: http://pdd.yandex.ru/help/section61

5. Зачем я должен регистрироваться на Я ндексе, если я хочу чтобы почта была на базе моего доменного имени?

Я ндекс.П очта для доменов — это один из сервисов Я ндекса. Для того, чтобы иметь возможность подключить свой домен к Я ндекс.П очте, необходимо завести аккаунт на Я ндексе. В дальнейшем на этом аккаунте Вы будете иметь возможность управлять почтовыми ящиками, созданными на базе Вашего домена.

6. Почему у меня при подключении Я ндекс.П очты происходит ошибка?
Если ошибка произошла в нашей панели, то просим Вас подробно описать Ваши действия, которые привели к ошибке. Либо, если ошибка связана с работой самой почты, типа отправка писем и т.д., то Вам необходимо обратиться к службе поддержки Я ндекса по адресу:: http://feedback.yandex.ru/?from=pdd (или на E-mail: [email protected] ).

7. Как управлять Я ндекс.П очтой: создавать, удалять почтовые ящики и т.д.?
На странице «Управление Яндекс.Почтой » происходит непосредственное управление созданными почтовыми ящиками на базе Вашего домена. На данной странице Вы можете изменять пароли, блокировать ящики, создавать новые или удалять созданные.

8. Я всё сделал (подключил), а почта не приходит. Почему?
С возможными причинами Вы можете ознакомиться на данной странице помощи Я ндекса: http://pdd.yandex.ru/help/faq . Если почта не приходит по какой-то другой причине, то просим написать Ваш запрос через форму обратной связи: http://feedback.yandex.ru/?from=pdd . Кроме того, если Ваш отправитель получил письмо с ошибкой (письмо, в котором написано, что невозможно доставить письмо), то направьте Ваш запрос также через форму обратной связи с копией письма.

9. Работает ли Я ндекс.П очта с доменом .РФ и другими доменами использующие кириллические символы?
Работает при наличии некоторых нюансах:

  • существуют трудности при взаимодействии ящиков на базе домена.РФ, созданных при помощи сервиса Я ндекс.П очта, с почтовым сервисом Gmail . Трудность заключается в том, что отправка писем с Gmail на почтовые ящики на базе домена.РФ невозможна (пока). В обратном направлении письма доставляются без проблем;
  • при взаимодействии почтового ящика на базе домена.РФ с некоторыми другими почтовыми сервисами также возможны проблемы;
  • при отправке писем с одного ящика в системе Я ндекс.П очта на другой Вы можете писать адрес получателя в строке «Кому» русскими буквами;
  • при использовании в работе с почтовым ящиком на базе домена.РФ почтового клиента «Microsoft Outlook » в адрес получателя также можно вписывать имя ящика русскими буквами, поскольку программа самостоятельно переведет его в нужную кодировку;
  • На данный момент идет активная работа по адаптации домена РФ к нормальному функционированию в интернете, поэтому чтоб не пропустить важную почту подождите с использование почты для домена РФ. Сайты в отличии от почты на домене РФ работают отлично.

Чем дольше вы пользуетесь электронной почтой, тем больше в нем скапливается старых сообщений. Важно содержать почту в порядке, чтобы вы легко могли находить нужные письма. К счастью, Gmail предоставляет несколько мощных инструментов для управления почтовым ящиком.

На этом уроке мы поговорим об удалении писем, архивировании, применении ярлыков, добавлении фильтров и использовании функции поиска.

Самым простым способом борьбы с беспорядком в электронной почте является удаление ненужных писем. Однако есть и другие способы содержать почту в порядке, оставляя при этом важные письма. Вы можете архивировать письма, тем самым убирая их из списка входящих, или применять к ним ярлыки, разделяя их по категориям.

Удаление ненужных писем

Не важно, сколько писем вы получаете, ведь вероятность того, что у вас кончится место, крайне мала. Почта Gmail дает каждому по несколько гигабайт, что позволяет хранить большое количество писем и вложений. Тем не менее, рекомендуется удалять ненужные письма. Чем меньше писем, тем легче искать среди них нужные.

Чтобы удалить письмо:

  • На странице просмотра письма нажмите кнопку Удалить.

Если письмо является частью цепочки, то удалена будет вся цепочка целиком. Если нужно удалить только это отдельное сообщение кликните по стрелке выпадающего меню в правом верхнем углу письма и выберите Удалить это письмо.

Борьба со спамом

Как правило, спам (нежелательные письма) автоматически помещается в папку Спам, и не попадает во входящие. Однако некоторым письмам удается пробиться через фильтр спама почты Gmail. Чтобы в дальнейшем фильтр работал качественнее, нужно не просто удалять такие письма, а нажимать кнопку В спам! Процесс добавления письма в спам аналогичен удалению. Единственное отличие в том, что в конце нужно нажать кнопку В спам!

Письма в папке Спам автоматически удаляются через 30 дней, поэтому ее не нужно чистить вручную.

Архивирование писем

Иногда нужно убрать письма из списка входящих, но не удалять их. Почта Gmail позволяет архивировать письма, тогда они больше не будут отображаться во входящих. Но главное, что доступ к ним остается, по сути это безопасная альтернатива удалению.

Чтобы добавить сообщение в архив:

  • На странице просмотра письма нажмите кнопку Архивировать.

Чтобы просмотреть письма в архиве:

  • В левом меню кликните по стрелке Еще и выберите Вся почта. В списке появятся все ваши письма, включая архивированные.

Управление несколькими письмами

Вы можете одновременно удалить, архивировать или добавить в спам сразу несколько писем, выбрав их в списке входящих. Для этого нужно отметить каждое сообщение галочкой и нажать нужные кнопки. Вы также можете нажать на верхней клеточке выбора, чтобы выбрать все письма, видимые на странице.

Работа с ярлыками

Ярлыки позволяют организовать письма по категориям и облегчить среди них поиск. Применение ярлыка аналогично помещению письма в папку, с единственной разницей: к письму можно применить более одного ярлыка. Например, если вы получили сообщение о поездке с компанией, то можете присвоить ему ярлыки Путешествие и Работа. Вы можете присвоить ярлыки самым важным письмам или всем – выбор за вами. Вы можете создавать новые ярлыки и выбирать цвет для каждого из них.

Чтобы применить ярлык:

Чтобы создать новый ярлык:

Просмотр писем с ярлыками

После того, как вы упорядочили письма в ярлыки, вы легко сможете просмотреть все письма с определенным ярлыком. Поэтому время, затраченное на маркировку писем, окупается. Например, вы можете просмотреть все письма с ярлыком Путешествия, чтобы не отвлекаться на другие письма и посмотреть детали предстоящей поездки.

Чтобы просмотреть письма с ярлыками:

  1. В панели левого меню кликните по названию нужного ярлыка.
  2. Gmail покажет все письма с этим ярлыком. Имя ярлыка появится в строке поиска.
  3. Чтобы увидеть все письма, нажмите Входящие в панели левого меню.

Некоторые ярлыки могут быть скрыты. Если вы не видите нужный ярлык, нажмите Еще. Здесь также можно нажать Управление ярлыками и указать, какие ярлыки скрывать.

Чтобы выбрать цвет ярлыка:

Создание фильтров

Фильтры могут сохранить вам много времени, автоматически присваивая ярлыки или удаляя письма, как только они попадают во входящие. Вы можете создать фильтры для определенных отправителей, получателей, тем или даже слов в теле письма.

Чтобы создать фильтр:

Чтобы изменить или удалить фильтры:

Поиск писем

Функция Поиск почты позволяет выполнить Google поиск по вашей почте. Это означает, что вы можете найти любое письмо в вашей почте Gmail. Поиск просматривает все части писем, поэтому вы можете найти письмо, даже если забыли от кого.

Чтобы запустить поиск:

  1. В верхней части страницы в строку поиска введите критерии поиска и нажмите Искать.
  2. На странице входящих появятся результаты поиска. Вы можете кликнуть по письму и прочитать его или выполнить другой поиск.

Если вы никак не можете найти письмо, нажмите Показать параметры поиска, чтобы выполнить расширенный поиск.

В этой секции вы сможете настроить некоторые специфические параметры программы (к примеру, методику обработки писем на почтовом сервере).

Управление почтой (при использовании протокола POP3 )

Удалять письма с сервера - если выбран этот метод, то The Bat! после приема будет удалять письма с сервера и хранить их только на машине пользователя. Это правильная настройка для POP3, необходимая для сохранения места на почтовом сервере (многие ограничивают размер почтового ящика).

Оставлять письма на сервере - полезно в том случае, если вы предпочитаете читать почту на работе, а хранить ее дома. Более того, если вы случайно удалили необходимое письмо, его можно будет принять повторно.

Срок хранения писем на сервере - позволяет не засорять сервер старыми письмами. Они будут автоматически удалены в процессе очередного приема почты по истечению установленного периода.

Удалять письма с сервера при их удалении из корзины - обычно сообщения, удаленные из мусорной корзины, не представляют особого интереса, поэтому их копии незачем хранить на сервере.

Максимальный размер письма - если The Bat! обнаружит на сервере письмо, размер которого превышает указанное значение, она скачает только заголовки и создаст специальное уведомление. Если письмо оказалось действительно нужным, можно попросить автора повторить отправку.

При отмеченной опции "Удалять письма с сервера ", вы уже не сможете получить пропущенное The Bat! объемное сообщение. Попробуйте указать "Срок хранения писем на сервере" и скачать необходимое письмо с помощью диспетчера.

Внимание : Вы можете потерять важные сообщение, когда эта опция активна!

Диспетчер писем (при использовании протокола POP3 )

Принимать с заголовком первых строк письма - количество строк должно быть разумным с точки зрения быстроты загрузки заголовков.

Автоматически вызывать при каждой проверке - если этот параметр установлен, то при каждой проверке будет происходить интерактивный прием корреспонденции с сервера.

Показывать все письма на сервере - эта опция становится доступной только после выбора предыдущего параметра. Она позволяет просмотреть в диспетчере все письма, оставленные на сервере (иначе будут показаны только новые сообщения).

Кодирование 8-битных символов

Некоторые почтовые серверы "не пропускают" в теле письма символы, номера которых превышают 127 (к примеру, весь алфавит кириллицы). Используйте параметр "Не кодировать" только в том случае, если вы абсолютно уверены, что на пути письма не попадутся вышеупомянутые серверы. В противном случае рекомендуется использовать Quoted-printable или Base64.

Разница между ними заключается в том, что Base64 создает полностью нечитабельный текст, а Quoted-printable прочитать можно (при условии, что вы используете в основном латинский алфавит - кодируются только дополнительные символы). Если почтовая программа получателя распознает Base64 и Quoted-printable автоматически, выбирайте любой из этих двух методов.