Как делать алфавитный указатель в Word?

Алфавитный указатель (в Справке Word он именуется Предметным указателем) это список некоторых слов (например,терминов), встречающихся в документе и выстроенных в алфавитном порядке для удобства поиска. Указатель содержит номера страниц, на которых данные слова упоминаются в тексте документа.

Я думаю, все видели такие указатели, например, в технических книгах, учебниках. Как правило, алфавитный указатель располагается в конце документа и выглядит примерно так:

Предполагается, что вы готовите или уже подготовили какой-то объемный документ (рукопись книги, отчет, реферат, курсовую работу, дипломную работу, диссертацию и т.п.). Создавать алфавитный указатель лучше всего в процессе подготовки документа, хотя ничто не мешает это сделать и непосредственно перед распечаткой и/или публикацией документа.

Как я уже сказал выше, указатель - это список слов. Чтобы добавить нужные слова в указатель, необходимо сначала выделить их и нажать сочетание клавиш «Alt»+«Shift»+«X». Откроется диалоговое окно :

Поле «Основной» уже содержит выделенное вами слово. Вы можете просто нажать кнопку Пометить и это слово будет занесено в указатель. Если вам нужно, чтобы указатель ссылался на все страницы документа, где встречается данное слово, то нажмите кнопку Пометить все . В результате этих действий в текст будет вставлено поле (следует за выбранным словом) следующего вида:

Поле «Дополнительный» служит для ввода дополнительного элемента указателя к основному термину. Например, в вашем документе встречается термин «Панель инструментов». Как известно, в редакторе Word 2003 существует много самых разных панелей: Форматирование, Стандартная, Таблицы и границы, Колонтитулы, Рисование, Формы и др. Таким образом, вы можете сделать элементом указателя основной термин «Панели инструментов» и добавить к нему дополнительный термин, например, «Формы». В результате, вы получите указатель такого вида:

Группа переключателей «Параметры» диалогового окна содержит три радиокнопки, выбор одной из которых приводит к следующим результатам.

Перекрестная ссылка с полем ввода. Допустим, в документе есть словосочетание «Сочетание клавиш», для которого создан соответствующий элемент указателя. Далее в тексте встречается другое словосочетание - «Комбинация клавиш». Очевидно, что эти словосочетания идентичны друг другу. Таким образом, можно выделить «Комбинация клавиш», вызвать окно добавления элементов указателя и выбрать переключатель Перекрестная ссылка. А в поле ввода ввести См. Сочетание клавиш. В результате мы получим указатель такого вида:

Пользователь (читатель) увидит, что в указателе есть ссылка на другой элемент и перейдет к нему, а затем уже от него перейдет на страницу документа, где встречается данное словосочетание.

Текущая страница. Данная радиокнопка отмечена по умолчанию. Это значит, что выбранное слово будет ссылаться в указателе на текущую страницу документа, ту, на которой вы пометили это слово.

Диапазон страниц. Выбор этого переключателя позволит установить в указателе диапазон страниц, на которых встречается нужная информация по выбранному элементу указателя, например так: Панель инструментов, 12-15. Чтобы использовать эту возможность предварительно нужно создать закладку для диапазона. Выделите весь текст, на который будет ссылаться элемент указателя. Вставьте закладку для этого фрагмента. Затем вызовите окно определения элемента указателя и введите в поле «Основной» ваш текст для элемента указателя (замените имеющийся там текст). Далее выберите переключатель диапазон страниц и в поле закладка выберите из списка вашу закладку для выбранного фрагмента текста. Нажмите кнопку Пометить .

В диалоговом окне Определение элемента указателя можно также задать формат номера страницы для указателя: Полужирный или Курсив.

После того, как вы пометили во всем документе необходимые вам термины и фразы, которые должны быть в указателе, необходимо сформировать указатель. Для этого поместите курсор ввода в то место документа, где должен размещаться ваш указатель, в меню Вставка наведите курсор мыши на пункт Ссылка и выберите из раскрывшегося списка команду Оглавление и указатели . Откроется одноименное диалоговое окно:

Выберите необходимый формат указателя, тип размещения элементов указателя, наличие и количество колонок указателя, язык и нажмите кнопку ОК . Алфавитный (он же предметный) указатель будет вставлен. При выборе необходимых параметров указателя вы можете наблюдать соответствующие изменения в образце и, таким образом, решать, подходит вам тот или иной параметр или нет.

Чтобы вставить указатель в редакторе Word 2007 перейдите на вкладку Ссылки и в группе команд Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель . Откроется диалоговое окно Указатель , в котором установите те параметры, которые вам необходимы, и нажмите кнопку ОК .

Сноски

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации.

Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста).

Для работы со сносками предназначена панель «Сноски» .

Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопку «Вставить сноску» (Ctrl+Alt+F). В тексте, в том месте где находился курсор появится значок сноски, а внизу страницы - горизонтальная разделительная линия и номер сноски.

Для вставки концевой сноски предназначена кнопка «Вставить концевую сноску» (Ctrl+Alt+D).

Для более тонких настроек сносок служит окно панели «Сноски».

Сноски нумеруются автоматически в соответствии с выбранной пользователем системой нумерации. При добавлении новой сноски или удалении существующей остальные перенумеровываются.

Перемещаться между сносками можно при помощи кнопки «Следующая сноска».

Для удаления сноски необходимо ее выделить, а затем нажать клавишу Delete.

Перекрестные ссылки

В Ворде 2007 можно создавать перекрестные ссылки на следующие элементы: заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы. Инструменты для работы с перекрестными ссылками находятся на панели «Названия» .

Введите текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

В открывшемся окне в выпадающем списке «Тип ссылки» надо выбрать тип элемента, на который будем ссылаться.

Для того, чтобы иметь возможность перехода к ссылаемому элементу флажок «Вставить как гиперссылку» должен быть установлен.

Для того чтобы быстро сделать оглавление документ должен быть отформатирован согласно встроенных форматов уровней структуры или стилей заголовков.

Затем, установив курсор в месте вставки оглавления, нажмите кнопку «Оглавление» панели «Оглавление» . В открывшемся окне выберите нужный формат оглавления.

При необходимости тонких настроек оглавления нажмите «Оглавление..»

Для быстрой правки уже существующего оглавления сделайте щелчок в поле оглавления.

Предметный указатель

Предметный указатель - это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.

Предметный указатель можно создать для следующих элементов:

• отдельных слов, фраз, символов;
• разделов;
• ссылок.

Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель «Предметный указатель» .

Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку «Пометить элемент» на панели «Предметный указатель» .

При пометке текста в документе добавляется специальное скрытое поле.

Для окончательной сборки предметного указателя нажмите кнопку «Предметный указатель» и при необходимости в появившемся окне произведите окончательные настройки.

Закладки

Закладки предназначены для быстроты и удобства навигации по документу - они позволяют быстро переходить к ранее помеченным местам в тексте. Для того, чтобы сделать закладку необходимо установить курсор в нужном месте документа и нажать кнопку «Закладка» на панели «Связи» ленты «Вставка» .

В появившемся окне необходимо ввести имя закладки. Следует иметь ввиду, что имя должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

При помощи этой же кнопки и окна можно перемещаться по закладкам, добавлять новые и удалять ненужные.

Для работы с библиографией и цитатами служит панель «Ссылки и списки литературы»

Библиография - это список литературных или других источников, которые использовались при подготовке документа. Как правило, она помещается в конце текста. При вставке цитат надо указывать источник откуда они взяты, поэтому понятия «библиография» и «цитаты» тесно взаимосвязаны.

Данные элементы форматирования присутствуют, как правило, в научных работах, поэтому, более подробно на них останавливаться не будем.

В начало страницы

В начало страницы

Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах - скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап - это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

1. Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

1. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели . Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.
2. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
3. Щелкните на кнопке Пометить .

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя , показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной . (Текст можно отредактировать, если хотите.)

1. Щелкните либо на кнопке Пометить , либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие - нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя

Примечание

Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды . В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

1. Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной . Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все , чтобы продолжить создание указателя.

1. Закончив, щелкните на кнопке Закрыть .

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

1. Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу , которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

1. Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.
2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели .
3. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель .

Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Рис. 22.4. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели

1. Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы . В области Образец печатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

1. Щелкните на кнопке ОК .

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)

• Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.
• Используйте комбинацию клавиш для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

Типичный элемент предметного указателя состоит из названия раздела и номера страницы, на которой рассматривается данный раздел.

Создание предметного указателя проходит в два этапа:

I этап - пометка элемента предметного указателя;

II этап - сбoрка и размещение предметного указателя.

Пометка элемента предметного указателя

· выделить текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя;

· выбрать команду , перейти на вкладку Указатель и щелкнуть на кнопке Пометить ;

· в открывшемся диалоговом окне «Определение элемента указателя » (образец окна дан на рис.23) выделенный текст появится в поле Основной (при необходимости можно отредактировать этот текст);

рис.14. Диалоговое окно «Определение элемента указателя»

· если требуется создать дополнительный элемент указателя, введите его в поле Дополнительный (в предметном указателе данный элемент будет с отступом);

· необходимо убедиться, что установлен переключатель текущая страница – чтобы в элементе предметного указателя был приведен номер страницы, на которой находится данный элемент;

· если установлен переключатель перекрестная ссыл-ка , то в находящемся рядом поле вводится текст ссылки. Этот текст будет присутствовать в предметном указателе вместо номера страницы (см. рис.24);

· щелкнуть на кнопке Пометить ;

· щелкнуть на кнопке Закрыть .

Сборка и размещение предметного указателя происходит следующим образом:

· установить курсор в том месте документа, где требуется вставить предметный указатель;

· выбрать команду ВставкаÞОглавление и указатели , перейти на вкладку Указатель;

· в открывшемся диалоговом окне (образец окна дан на рис.24) для предметного указателя можно выбратьтип, формат, выравнивание, число колонок и символ – заполнитель;

· щелкнуть на кнопке ОК .

рис.15. Диалоговое окно «Оглавление и указатели»

Упражнение 2

1. Разместите каждую главу с блоком текста на отдельных страницах (в документе должно быть три страницы).

2. Создайте предметный указатель на новой странице в конце документа, включив в него следующие элементы:

Информатизация;

Информатика;

Информация (дополнительные элементы – свойства, классификация, кодирование);

Информационные (дополнительные элементы – системы, технологии)

Потенциал.

3. Добавьте в созданный предметный указатель элементы ИС и системы, используя переключатель перекрестная ссылка к элементу предметного указателя информационные системы.

4. Аналогично для элемента технологии примените перекрестную ссылку.

5. Укажите параметры предметного указателя:

- Тип : с отступом;

- Колонки : две;

- Форматы : затейливый.

6. Полученный результат:

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

Информатизация, 1

Информатика, 1

Информационные

системы, 3

технологии, 3

Информация

классификация, 2

кодирование, 2

свойства, 2

ИС. См. информационные системы

потенциал, 1

системы. См. информационные системы

технологии. См. информационные технологии

Создание оглавления

При построении оглавления Word использует заголовки. Оглавление будет вставлено в том месте документа, где находится текстовый курсор. Создают оглавление при помощи команды ВставкаÞОглавление и указатели , вкладка Оглавление . В диалоговом окне «Оглавление и указатели » можно выбрать вид оглавления, количество уровней, заполнитель.

Упражнение 3

1. Вставьте новую страницу в конец вашего документа и создайте на нем оглавление, установив параметры:

· Формат – классический;

· Уровни – 2;

· Заполнитель – точки;

2. Выделите ваше оглавление и измените его, установив:

· Формат – изысканный;

· Уровни – 4;

· Заполнитель – линия.

Список литературы:

1. Информатика Под ред. профессора Н.В. Макарова. Учебник. Москва «Финансы и статистика» 2001г.

2. Информатика Под ред. профессора Н.В. Макарова. Практикум. Москва «Финансы и статистика» 2001г.

3. Информатика. Базовый курс/ Симонович С.В. и др. – СПб: Питер, 2001.-640 с.

4. Практическая информатика: Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс. – М.: АСТ-ПРЕСС КНИГА: Инфорком – Пресс, 2002.-480 с.

5. Microsoft Word 97. Шаг за шагом: Практическое пособие/ пер. с английского – М.: Издательство ЭКОМ, 1997.-304 с.

6. Microsoft Word 97. Углубленный курс. Шаг за шагом: Практическое пособие/ пер. с английского – М.: Издательство, 1998.-360 с.

7. Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю.А.

Практикум по компьютерной технологии. Учебное пособие для старших классов по курсу «Информатика и вычислительная техника» I и II тома.

8. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. Майкл Хэлворсон, Майкл Янг - СПб: Питер, 2001.

9. А.Ф. Иванов, О.Н. Потапова, Г.Л. Салихова. «Информатика: Word для начинающих», 2003 г. – 76 с.

Вопросы для самостоятельной работы студентов:

1. Какие операции включает в себя форматирование шрифтов?
2. Что такое «абзац» в текстовом документе MS Word?
3. Какие операции включает в себя форматирование абзаца?

4. Виды списков, применяемых в MS Word, способы форматирования списков.

1. В чем разница между операциями форматирования и редактирования?
2. Как создать и применить элемент Автотекста?
3. Как создать стиль символов?
4. Что такое Тезаурус и область его применения?
5. Как убрать номер на первой странице документа?
6. Как вставить в колонтитул текущую дату?
7. Как перенести ссылку на сноску от одного объекта (слово, предложение, абзац) к другому?
8. Как создать колонки разной ширины?

13. Как создать «Подложку»?

14. Как осуществить вставку графических объектов, хранящихся в файлах?

15. Как сгруппировать графический объект?

16. Способы создания таблиц.

17. Как отредактировать формулу в ячейке?

18. Как произвести сортировку в таблице?

1. Как изменить ширину полосы стилей в Режиме структуры?
2. Как переместить заголовок без блока текста?
3. Как создать структуру документа?

Задания для организации самостоятельной работы студентов.

Теперь мы вставим в документ предметный указатель. Он будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же текст, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14).

Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для вставки. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем клавишу Enter, после чего введем заголовок Предметный указатель и опять нажмем Enter – в этом месте и будет сформирован новый объект. Название указателя оформим стилем Заголовок 1 – по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заглавие. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Место для предметного указателя

Теперь приступим к пометке объектов указателя. В нашем примере элементами первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня (подчиненного) – слова маркированный и нумерованный.

Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.16.

Здесь в поле основной указывается текст объекта первого уровня, а в поле дополнительный – второго уровня. По умолчанию в первом поле отображается выделенный текст, но его можно изменить. Текст элемента второго уровня набирается.

Рис. 4.16. Определение элемента указателя

В области Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой объект указателя (перекрестную ссылку, номер страницы или диапазон страниц). Чаще переключатель устанавливается в положение текущая страница – в этом случае будет отображен номер листа, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем.

С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сделаем так, чтобы номера страниц элементов первого уровня отображались полужирным шрифтом, а элементов второго уровня – курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.

После нажатия кнопки Пометить наш элемент будет обозначен соответствующим образом в тексте (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя

При этом автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки.

Аналогичным образом пометим еще один объект указателя первого уровня – обычный текст.

Теперь приступим к обозначению элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). Здесь в поле основной введем значение обычный текст (ему будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно – значение маркированный. В области Формат номера страницы установим флажок курсив, после чего нажмем кнопку Пометить – в результате будет обозначен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем слово нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст.

Таким образом, мы пометили все объекты, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось сформировать сам указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем в группе Предметный указатель вкладки Ссылки кнопку Предметный указатель (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.18.

Здесь в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический и снимем флажок Номера страниц по правому краю. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, затем нажмем кнопку ОК. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19.

Как видно на рисунке, элементы первого уровня указателя сгруппированы по алфавиту – в соответствии с выбранным форматом Классический, который демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Указатель сформирован в двух колонках, так как мы выбрали соответствующее значение (поле Колонки, см. рис. 4.18).

Рис. 4.18. Формирование предметного указателя

Рис. 4.19. Предметный указатель

Номера страниц элементов первого уровня имеют полужирное начертание, второго уровня – курсивное (в соответствии с выполненной настройкой).

Word 2007 предусматривает формирование разных предметных указателей, причем пользователь может сам настроить оптимальный вариант.

Теперь нам осталось лишь обновить документ, чтобы заголовок указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (комбинацией клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 – в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.20.

Рис. 4.20. Обновление оглавления

Здесь нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОК. В результате оглавление примет вид, показанный на рис. 4.21.

Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа

Гиперссьшки дают возможность пользователю быстро переходить от одного документа к другим, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также – к веб‑страницам, расположенным в Интернете.

Предметные указатели представляют собой списки, расположенные в алфавитном порядке. В них перечислены ключевые слова и термины, использованные в документе, и указаны номера страниц, на которых они расположены, что позволяет быстро найти требуемую информацию. Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель.

Отметка слов, которые будут использованы в указателе

На экране отобразится окно (Mark Index Entry) (рис. 10.9). Чтобы создать основной элемент указателя, отредактируйте имеющийся или введите новый текст в поле Основной (Main entry). Элемент указателя создается путем вставки оформленного как скрытый текст поля ХЕ.

Если поле {ХЕ} не видно в окне документа, нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная. Составной частью основного элемента указателя является дополнительный элемент, который вводят в поле дополнительный (Subentry), Например, элемент предметного указателя "Газеты" может включать дополнительные элементы "Известия", "Московский комсомолец". Если вы хотите добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя в поле Дополнительный, поставьте двоеточие, а затем введите текст элемента третьего уровня. Нажмите кнопку Пометить (Mark).

Кнопка Пометить все (Mark All) позволяет отметить все вхождения искомого текста с учетом регистра букв. До окончания выбора элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) остается открытым.

Чтобы записать текущий номер страницы выбранному элементу указателя, установите переключатель в положение Текущая страница (Currentpage). Нажатие клавиши ALT + SHIFT + O позволяет отметить элемент оглавления.

Рис. 10.9 . Диалоговое окно, используемое для создания предметного указателя

Создание таблицы указателей

После того как вы отметили в документе элементы указателя, можно создать таблицу указателей следующим образом:

• установите курсор в то место, куда будет вставлен готовый указатель;
• выберите команду Ссылка (Reference), Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert), а затем откройте вкладку Указатель (Index) (рис. 10.10);
• выберите в поле Форматы (Formats) один из встроенных форматов, который будет использован для создания таблицы указателей.
• чтобы дополнительные элементы располагались под основными, в группе Тип (Type) установите переключатель в положение с отступом (Indented ). При установке переключателя в положение Без отступа (Run in) дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными;
• найдите все элементы указателя;
• отсортируйте элементы указателя в алфавитном порядке;
• найдите и удалите дубли;
• отобразите указатель в документе.

Рис. 10.10 . Диалоговое окно Оглавление и указатели с открытой вкладкой Указатель

Предметный указатель

В Word предусмотрены средства автоматизации составления предметных указателей для документов. Элементы располагают­ся в предметном указателе рассортированными по алфавиту.

Элементы, подлежащие включению в предметный указатель, создаются с помощью специальных скрытых полей {ХЕ}. Чтобы видеть на экране положение элементов предметного указателя, следует установить в диалоговом окне Сервис/Параметр на вкладке Вид флажок Скрытый текст. При составлении предметного указателя Word располагает его элементы в алфавитном порядке, объединяет ссылки в одинаковые элементы и указывает соответствующие номера страниц. Элементы предметного указателя и сам предметный указатель создаются либо с помощью команды Вставка/Оглавление и указатели, либо путем вставки в текст соответствующих кодов полей. Предметный указатель может располагаться в любом месте текста и охватывать по выбору пользователя весь документ либо только его часть, помеченную закладкой. Кроме тог можно создать неполный указатель для некоторого диапазон букв, например, указатель для элементов, начинающихся букв А...Е. Использование ключей позволяет задавать формат и содержимое предметного указателя. После внесения изменений в документ следует обнови предметный указатель, нажав клавишу (обновление полей).

Создание предметного указателя

Текст элемента, который должен быть включен в предметный указатель, должен быть специальным образом помечен в документе.

Процедура. Обозначение элементов предметного указателя посредством команды меню

Выделите текст, который должен быть помещен в предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и берите вкладку Указатель.

Нажмите командную кнопку Пометить.

В поле ввода Основной элемент введите текст, который должен быть включен в предметный указатель для данного документа. Если перед открытием диалогового окна в документе был выделен фрагмент текста, то именно он будет помещен в поле Основной элемент. Содержимое поля Основной элемент можно изменять.

Если необходимо создать дополнительный элемент, то в поле Дополнительный определите его текст. Word форматирует дополнительный элемент стилем следующего более низкого уровня в иерархии стилей предметного указателя. Текст до­полнительного элемента отделен в коде поля от основного двоеточием (:).

С помощью опций Полужирный и Курсив определите, каким образом должны быть отформатированы в предметном ука­зателе номера страниц.

В поле Параметры определите тип элемента предметного указателя:

Опция Текущая страница размещает в предметном указа­теле следом за текстом элемента номер той страницы, на которой был создан данный элемент в документе.

Выбрав опцию Диапазон страниц, можно в поле списка Закладка выбрать одну из определенных в документе за­кладок. В этом случае в элемент предметного ука­зателя включается диапазон номеров страниц области текс­та, определенной закладкой.

Нажмите командную кнопку Пометить, чтобы вставить в до­кумент код поля элемента предметного указателя.

Чтобы добавить в указатель все элементы, полностью совпа­дающие с текстом, выделенным перед открытием диалогово­го окна, нажмите кнопку Пометить все.

Если скрытый текст виден на экране, элемент пред­метного указателя будет отображен кодом поля {ХЕ}.

Для создания следующего элемента предметного указателя следует, не закрывая диалогового окна Определение эле­мента указателя, выделить с помощью мыши соответствую­щий фрагмент текста в документе и щелкнуть в окне. Word обновляет содержимое поля Основной элемент.

Процедура. Создание предметного указателя с помощью команды меню

Пометьте элементы предметного указателя.

Поместите курсор в той позиции документа, где должен быть вставлен предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и вы­берите вкладку Указатель.

В поле Тип определите внешний вид предметного указателя.

Опция С отступом (по умолчанию) помещает ключевые слова более низких уровней в новых строках с соответствующим отступом.

Опция Без отступа помещает все уровни один за другим в одном абзаце и отделяет их точками с запятой.

5. В поле Форматы выберите формат указателя. В поле просмотра Образец можно оценить результат выбора.

Выбранный формат определяет используемые для офор­мления указателя стили.

После выбора формата Из шаблона с помощью командное кнопки Изменить можно открыть окно Стиль и изменить используемые для оформления указателя стили.

В поле Колонки укажите, в скольких колонках следует разместить предметный указатель. Если количество колонок в указателе такое же, как в документе, следует выбрать в этом поле значение Авто.

Определите позицию номеров страниц. Если в поле Тип был выбран вариант Без отступа, то флажок Номера страниц по правому краю недоступен. Если этот флажок установлен, т номера страниц будут отделены от элементов символом табуляции. В поле Заполнитель выберите подходящий символ-заполнитель табуляции.

8. Нажмите ОК и тем самым запустите процедуру составления предметного указателя. Word выполняет разбивку документа на страницы и собирает предметный указатель.

Предметный указатель формируется кодом поля и поэтому в любой момент может быть обновлен с помощью .