В этой статье мы рассмотрим одно из офисных приложений MS Office Excel.
MS Office Excel - программа, которая входит в комплекс Microsoft Office. Используется для различных математических вычислений, составления диаграмм, создания таблиц и т.п.
Документ программы представляет собой рабочую книгу. Книга состоит из неограниченного количества листов, устанавливаемого пользователем.
Каждый лист программы представляет собой таблицу, состоящую из 65536 строк и 256 столбцов. Каждая клетка такой таблицы называется ячейкой.
Ячейка Excel имеет свой индивидуальный адрес, состоящий из номера строки и столбца (например, 1А, 2В, 5С).
Основные функции программы
Функция «СУММ» (сумма в Экселе)
Суммирование цифр и чисел в Excel можно производить тремя методами.
- Используя стандартный знак сложения - плюс («+»). Чаще всего таким методом пользуются при сложении небольшого количества цифр или чисел, а также внутри формул для сложения вычислений других функций.
- Используя ввод функции «СУММ» и выбирая аргументы. Позволяет складывать числа, расположенные в едином массиве (части столбца, строки), нескольких несмежных ячейках, одном двухмерном массиве, массиве смежных ячеек и части несмежных. Сумма в Экселе с использованием данной функции может быть вычислена любая.
- Используя символ автосуммы «Σ» и выбирая диапазон слагаемых. Используется для подсчета суммы в таких же случаях, как и «СУММ».
Формула «ОКРУГЛ»
Результат любого вычисления, так же как и сумма в Экселе, может подлежать в Excel важно не путать с отображением значения.
Для выполнения действия "округление в Excel" необходимо выбрать ячейку, содержащую результат вычисления, поставить перед числом знак равенства («=»), выбрать функцию «ОКРУГЛ» и установить необходимое количество разрядов.
Относительно отображения символов необходимо отметить, что ячейка отображает то количество разрядов, которое в ней помещается для видимости пользователя. Но в этом случае округления как такового не происходит. При изменении размера ячейки, количество разрядов также изменяется как в большую, при увеличении ячейки, так и в меньшую, при ее уменьшении, сторону.
Как видите, округление в Excel не такая уж и сложная задача.
«ПРОПНАЧ», «ДЛСТР» - текстовые функции, которые позволяют изменить длину строки или используемый регистр, а также объединить или разбить строки.
«БДСЧЕТ», «БДСУММ» - функции для баз данных. Позволяют считать количество записей базы данных, сумму значений. Эти функции аналогичны функции сумма в Экселе типа «СУММ».
«ЯЧЕЙКА» - данная функция предоставляет пользователю информацию о свойствах ячейки.
Математические функции - ядро Excel. Вычисления с их использованием - основное предназначение программы. В Excel огромное множество математических функций, таких как арккосинус, арксинус, тангенс, котангенс. При использовании данных функций очень часто получаются многоразрядные значения. Так что пункт "Округление в Excel" данной статьи пригодится и в этом случае.
«МУМНОЖ», «МОПРЕД», «МОБР» для операций с числовыми массивами, матрицами.
«АГРЕГАТ», «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ» для получения итоговых и промежуточных значений.
Логарифмы, линейные логарифмы, десятичные логарифмы.
Статистические. «БЕТАОБР» - делает возврат к интегральной функции плотности бета-вероятности. «ВЕЙБУЛЛ» - возврат распределения Вейбулла.
Также MS Office Excel имеет финансовые функции, функции ссылок и массивов , функции даты и времени, проверка назначений и свойств.
Таким образом, эта программа является незаменимым помощником для людей любых профессий, которые так или иначе связаны с цифрами и числами.
Дробные числа в электронных таблицах Excel можно выводить на экран с разной степенью точности :
- самый простой способ – на вкладке «Главная » нажимаем кнопки «Увеличить разрядность » или «Уменьшить разрядность »;
- щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, в раскрывшемся меню выбираем «Формат ячеек… », далее вкладка «Число », выбираем формат «Числовой », определяем, сколько будет десятичных знаков после запятой (по умолчанию предлагается 2 знака);
- щелкаем ячейку, на вкладке «Главная » выбираем «Числовой », либо идем на «Другие числовые форматы… » и там настраиваем.
Вот как выглядит дробь 0,129, если менять количество десятичных знаков после запятой в формате ячейки:
Обратите внимание, в A1,A2,A3 записано одно и то же значение , меняется только форма представления. При дальнейших расчетах будет использоваться не величина, видимая на экране, а исходная . Начинающего пользователя электронных таблиц это может слегка запутать. Чтобы реально изменить значение, необходимо использовать специальные функции, их в Excel несколько.
Формула округление
Одна из часто применяемых функций округления – ОКРУГЛ
. Она работает по стандартным математическим правилам. Выбираем ячейку, щелкаем значок «Вставить функцию
», категория «Математические
», находим ОКРУГЛ
Определяем аргументы, их два – сама дробь и количество разрядов. Щелкаем «ОК » и смотрим, что получилось.
К примеру, выражение =ОКРУГЛ(0,129;1) даст результат 0,1. Нулевое количество разрядов позволяет избавляться от дробной части. Выбор отрицательного количества разрядов позволяет округлять целую часть до десятков, сотен и так далее. Например, выражение =ОКРУГЛ(5,129;-1) даст 10.
Округляем в большую или меньшую сторону
В Excel представлены и другие средства, позволяющие работать с десятичными дробями. Одно из них – ОКРУГЛВВЕРХ
, выдает самое близкое число, большее
по модулю. Например, выражение =ОКРУГЛВВЕРХ(-10,2;0) даст -11. Количество разрядов здесь 0, значит, получим целое значение. Ближайшее целое
, большее по модулю, – как раз -11. Пример использования:
ОКРУГЛВНИЗ аналогична предыдущей функции, но выдает ближайшее значение, меньшее по модулю. Различие в работе вышеописанных средств видно из примеров :
=ОКРУГЛ(7,384;0) | 7 |
=ОКРУГЛВВЕРХ(7,384;0) | 8 |
=ОКРУГЛВНИЗ(7,384;0) | 7 |
=ОКРУГЛ(7,384;1) | 7,4 |
=ОКРУГЛВВЕРХ(7,384;1) | 7,4 |
=ОКРУГЛВНИЗ(7,384;1) | 7,3 |
Существует ряд задач, для решения которых нет необходимости оперировать с большим количеством знаков после запятой. В частности, для работы с денежными единицами достаточно двух десятичных разрядов. В таком случае в определенных операциях (как промежуточных, так и производящих итоговые вычисления) необходимо выполнить округление результатов. Это может быть округление как до второго десятичного знака (скажем, до копеек, центов и т. д.), так и до целых значений. С этой целью используется функция округления, которая вводится посредством диалогового окна Мастер функций .
Рис. 2.28. Панель функции "ОКРУГЛ"
Данная функция округляет число до указанного количества десятичных разрядов. Синтаксис ее следующий:
здесь число - это округляемое число, количество_цифр - это количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить число.
Например, для операции извлечения корня в нашем примере формула округления будет иметь такой вид:
=ОКРУГЛ(В10/\(1/С10);2) |
Первый аргумент, В10/\(1/С10), показывает, для какой операции выполняется округление, а второй (цифра 2) определяет количество десятичных разрядов. В нашем случае вычисления осуществляются с точностью до второго знака после запятой (например, до копеек). Однако округление необходимо производить на определенном этапе расчетов.
ПРИМЕР: На таможню приходит товар стоимостью 3 цента за единицу в количестве 1000 штук. Курс обмена - 29,31 руб./$, а все таможенные платежи (без учета НДС) составляют 29,45%. База начисления для таможенных платежей будет равна цене в долларах, умноженной на курс доллара и количество единиц товара:
$0,03 * 29,31 * 1000 = 879,30 руб.
При умножении базы начисления на ставку таможенного сбора получается сумма, которой быть не может (так как не существует пока в мире десятых и сотых долей копеек при перечислении их через банк):
879,30 руб. * 29,45% = 258,9539 руб.
Если и далее производить расчеты без округления размера таможенного платежа, то можно получить стоимость партии товара, которая равна стоимости товара плюс таможенные платежи:
879,30 руб. + 258,9539 руб. = 1138,25385 руб.
Таким образом, цена единицы товара будет следующей:
1138,25385 руб. : 1000 шт. = 1,138254 руб.
Полученные неправильные результаты представлены в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Пример неправильного расчета таможенных платежей
Поэтому некоторые значения следует округлить с точностью до копеек. А сумма таможенного платежа должна вычисляться по формуле
Цифра 2 означает, что выполняется округление с точностью до второго знака (то есть до копеек).
Таким же образом можно округлить и стоимость партии товара, в результате чего получится сумма, равная 1138,25 руб. Однако операция округления цены за единицу товара может привести к нежелательным последствиям. Это зависит от того, как происходит расчет цены. Если округлить цену товара до копеек, исходя из стоимости партии товара:
=ОКРУГЛ(1138,25/1000;2) |
то результат будет равен 1,14 руб. Но получается парадокс: произведя обратный расчет, мы получим, что партия стоит 1,14 * 1000 =1140 руб. Откуда-то взялись лишние 2 рубля. Эти 2 рубля могут значительно усложнить ведение бухгалтерского учета, если в бухгалтерской программе не предусмотрена возможность задания разрядности денежной единицы при некоторых операциях. До какого же знака целесообразно задать точность в данном примере?
В нашем случае точность округления должна быть равна разрядности копеек (2 знака после запятой) плюс разрядность числа, определяющего объем партии (у нас 3 разряда). Таким образом, необходимо округление до пятого знака.
Таблица 2.2. Пример правильного расчета таможенных платежей и стоимости товара
В Excel существует более 10 функций округления, каждая из которых выполняет эту операцию по-своему. Часть из них представлена на рис. 2.29. Исчерпывающую информацию относительно всех этих функций вы можете получить в справке Excel, вызываемой путем нажатия функциональной клавиши .
Рис. 2.29.
Округление в Excel, в первую очередь, необходимо для удобного форматирования чисел.
Это можно сделать как до целочисленного значения, так и до определенного количества знаков после запятой.
Округлить число до определенного количества знаков после запятой
Стоит заметить, что округлять цифры нужно правильно. Недостаточно просто взять и удалить несколько символов после запятой в длинном значении.
В противном случае, конечные расчеты в документе не сойдутся.
Округлить можно с помощью встроенного функционала программы. По сути, цифра обновляется лишь визуально, а в ячейке остается настоящее значение числа.
Таким образом можно проводить расчеты без потери данных, при этом пользователю будет комфортно работать с большими суммами и составлять конечный отчет.
На рисунке указан список основных функций округления и результат их использования:
Чтобы совершить простую процедуру округления чисел до нескольких знаков после запятой (в данном случае – до 2-х знаков), следуйте инструкции:
- Откройте ранее используемый документ или создайте новый и наполните его необходимыми данными;
- Во вкладке для работы с формулами откройте выпадающий список с математическими функциями и найдите те, которые предназначены для округления, как показано на рисунке ниже;
- Введите аргументы функции и заполните все поля диалогового окна, как показано на рисунке;
- Полученная функция будет записана в поле для формул ячейки. Чтобы применить ее ко всем остальным ячейкам, скопируйте ее.
Округление до целого числа
Для того, чтобы округлить десятичное число до целого, можно использовать сразу несколько функций, а именно:
- ОКРВВЕРХ – используя данную функцию, вы сможете округлить до целочисленного значения в большую сторону от целого.
- ОКРУГЛ – округляет выбранное число по всем канонам математических правил;
- ОКРВНИЗ – это функция, которая предназначена для округления десятичного до целочисленного значения в меньшую сторону от целого.
- ОТБР – функция отбрасывает все цифры после запятой, оставляя только целое значение;
- ЧЕТН – округление до целочисленного значения, пока не получиться четное;
- НЕЧЕТН - функция, противоположна к ЧЕТН;
- ОКРУГЛТ – округление с той точностью, которую укажет сам пользователь в диалоговом окне программы.
С помощью вышеприведенных функций можно создать целочисленное число, согласно требованию пользователя.
После выбора функции, в открывшемся диалоговом окне укажите точность равную нулю.
Таким образом, знаки после запятой учитываться не будут.
В Excel достаточно проста, поэтому она не вызовет особенных сложностей даже у новичка. При этом, как и большинство других операций, ее можно применить к отдельному числу или к целому массиву нужных чисел.