วิธีที่ง่ายที่สุดในการจับตามองพนักงานหรือนักเรียนที่ประมาทซึ่งจ้างรายงานหรือรายวิชาจากภายนอกคือการดูที่ผู้เขียนหรือผู้เขียนร่วมของเอกสาร ข้อมูลนี้จะถูกเก็บไว้พร้อมกับข้อมูลเมตาของไฟล์อื่นๆ และใครๆ ก็สามารถดูได้ในภายหลัง เรื่องนี้จะมีความละเอียดอ่อนเป็นพิเศษหากผู้กระทำความผิดที่แท้จริงกลายเป็นบุคคลที่คุ้นเคยกับผู้ตรวจสอบ เช่น พนักงานของบริษัทเดียวกันหรือนักเรียนจากสายงานเดียวกัน แน่นอนว่าการโกหกหลายเรื่องจะหาทางออกจากสถานการณ์ได้ แต่เหมือนกับว่าจะไม่เปิดเผยในภายหลัง สังเกตผู้ใช้เอกสารที่เกี่ยวข้องที่มุมขวาล่าง

แน่นอนว่านี่เป็นตัวอย่างธรรมดาๆ แต่นั่นคือสิ่งที่ผู้คนมักจะถูกแทง

ข้อมูลใดบ้างที่สามารถรั่วไหลได้?

ความช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Microsoft จะอธิบายสิ่งที่อาจเป็นภัยคุกคามต่อชื่อเสียงของคุณ ฉันจะให้บทสรุปที่นี่:

• ร่องรอยการมีอยู่ของผู้ใช้รายอื่น รวมถึงการบ่งชี้ถึงการแก้ไขที่พวกเขาทำ และความคิดเห็นที่พวกเขาเพิ่มหากคุณเป็นผู้เขียนร่วมในเอกสาร
• ข้อมูลที่เปลี่ยนสีในส่วนหัว ส่วนท้าย และลายน้ำ
• ข้อความ Word ที่ซ่อนอยู่, วัตถุ PowerPoint ที่มองไม่เห็น, แถว, คอลัมน์และแผ่นงาน Excel ที่ซ่อนอยู่
• เนื้อหานอกพื้นที่สไลด์ PowerPoint
• คุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมและข้อมูลเมตาอื่นๆ เช่น ข้อมูลเส้นทางเครื่องพิมพ์หรือส่วนหัวของอีเมล

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร

"Document Inspector" เป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับตรวจสอบไฟล์เพื่อหาข้อมูลที่ไม่ต้องการ สะดวกทั้งผู้ส่งและผู้รับเอกสาร สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่ "รายละเอียด" และดำเนินการตรวจสอบ การคลิกเพียงไม่กี่ครั้งและห้าวินาทีจะเผยให้เห็นรายละเอียดทั้งหมด

ผู้ดำเนินการเพียงแค่คลิกลบ และผู้ตรวจสอบก็สามารถตรวจสอบเอกสารตามหลักฐานที่มีอยู่ได้

ข้อห้ามในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าข้อมูลที่เป็นความลับจำเป็นต้องได้รับการปกป้อง ตลอดการดำรงอยู่ มนุษยชาติได้คิดค้นวิธีการต่างๆ ที่สามารถป้องกันหรืออย่างน้อยก็ทำให้การเข้าถึงข้อมูลนี้มีความซับซ้อนอย่างมีนัยสำคัญ เช่นเดียวกับระบบการเข้ารหัส ในศตวรรษที่ 20 มีเทคโนโลยีดิจิทัลใหม่สำหรับการสะสมจัดเก็บและส่งข้อมูลปรากฏขึ้น ระบบคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถพิมพ์ แก้ไข ตรวจสอบการสะกดและการสะกดคำ แปลงและส่งข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่คอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่องสามารถเข้าใจได้ นับจากนี้เป็นต้นไป ปัญหาการรักษาความลับและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ แฮกเกอร์ สายลับในอุตสาหกรรม คู่แข่ง และผู้ประสงค์ร้ายอื่นๆ กำลังพัฒนาวิธีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องในการเข้าถึงข้อมูลของบุคคลและบริษัท

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ในตลาดปัจจุบันจัดเก็บข้อมูลที่เรียกว่าเมทาดาทาไว้ในไฟล์เดียวกับที่ผู้ใช้โต้ตอบและแลกเปลี่ยน ซึ่งใช้โดยผู้ใช้เพื่อรักษาประวัติการแก้ไขไฟล์และเพื่อช่วยในการค้นหาและเรียกข้อมูลจากไฟล์ ตัวอย่างทั่วไปของข้อมูลเมตา ได้แก่ ชื่อและนามสกุลของผู้เขียน ข้อมูลบริษัท ชื่อคอมพิวเตอร์ เวอร์ชันที่สนับสนุนของเอกสาร ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ต่างๆ ฯลฯ ที่จัดเก็บไว้ในเอกสาร ข้อมูลเมตานี้ยังใช้เพื่อทำให้ขั้นตอนในการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับไฟล์เป็นสากลในตำแหน่งที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เดียว

ในขณะเดียวกัน ข้อมูลที่เป็นความลับส่วนใหญ่นี้จะถูกจัดเก็บเสมือนเป็นค่าเริ่มต้น บางครั้งในลักษณะที่ผู้ใช้ไม่รู้จัก และในสถานที่และรูปแบบที่ผู้ใช้ไม่รู้จัก ไม่มีความลับที่แม้แต่การตั้งค่าที่ดูเหมือนไม่มีอันตรายในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ก็สามารถจัดเก็บข้อมูลที่จะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับเจ้าของผลิตภัณฑ์หรือบริษัทของเขาได้ ตัวอย่างจะเป็นโปรแกรมแก้ไขข้อความ Word ของ Microsoft หรือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่ทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารเวอร์ชันต่าง ๆ ในไฟล์เดียวกันโดยใช้โหมดที่แตกต่างกัน ลองพิจารณากรณีที่เรียบง่ายแต่เป็นเรื่องปกติมาก สมมติว่าผู้อ่านของเราซึ่งเป็นหัวหน้าฝ่ายการตลาดใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการทำงานร่วมกับทีมของเขาเพื่อสร้างเอกสารที่อธิบายลักษณะของการพัฒนาล่าสุด ขณะเดียวกันก็มีแผนที่จะส่งเอกสารนี้ไปยังฝ่ายขายเพื่อเริ่มแคมเปญการตลาดใหม่ ในนาทีสุดท้าย มีการตัดสินใจลบคุณลักษณะหลายประการออกจากคำอธิบายผลิตภัณฑ์เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบและชี้แจงเพิ่มเติม

จะจัดระเบียบการปกป้องข้อมูลส่วนตัวและป้องกันการเข้าถึงที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างไร? เราจะพยายามตอบคำถามนี้ในบทความนี้ นอกจากนี้เรายังจะดูที่ต่างๆ ในเอกสารที่สามารถจัดเก็บข้อมูลเมตาได้ และอธิบายวิธีการลบข้อมูลนี้ เพื่อปกป้องเอกสาร

ก่อนที่จะลงมือทำธุรกิจ เราทราบว่าออบเจ็กต์ทดสอบในบทความนี้คือโปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word - Word 2000 และ Word 2002 ที่รู้จักกันดีและเป็นที่นิยมเวอร์ชันภาษาอังกฤษซึ่งรวมอยู่ในแพ็คเกจ Microsoft Office ควรเน้นย้ำว่าแม้จะมีความเหมือนกันและความต่อเนื่องของตัวแก้ไขเวอร์ชันเหล่านี้ แต่ก็ยังมีความแตกต่างในการทำงานอยู่บ้าง

นี่เป็นสิ่งแรกที่ควรให้ความสนใจสำหรับผู้อ่านที่จะนั่งลงที่คอมพิวเตอร์ส่วนตัวทันที

1. วิธีการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล
2. เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุด - เราจะแสดงวิธีเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่มีเทคนิคพิเศษใดๆ ทำได้โดยใช้ฟีเจอร์เดียวใน Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณสามารถดูข้อความได้โดยไม่ต้องจัดรูปแบบ ปรากฎว่าคุณลักษณะนี้สามารถใช้เพื่อดูข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเฉพาะได้
3. ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ ในการทำเช่นนี้คุณต้องมี:

เปิดตัวแก้ไข Microsoft Word

ในรายการเมนูหลัก ไฟล์ คลิก เปิด

อย่างที่คุณเห็น การเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลนั้นค่อนข้างง่าย โดยปกติแล้ว คำถามที่สมเหตุสมผลเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีการที่มีอยู่เพื่อปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับจากการสอดรู้สอดเห็น ด้านล่างนี้ ผู้อ่านจะพบกับเทคนิคทั่วไปหลายประการ

การลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสาร

โปรแกรมแก้ไข Word เวอร์ชันปัจจุบันช่วยให้ผู้ใช้มีความเป็นไปได้ที่กว้างที่สุดในการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยเริ่มจากด้วยตนเองและลงท้ายด้วยวิธีการลบข้อมูลที่ตั้งโปรแกรมได้ เนื่องจากในบทความนี้เราไม่ได้พูดถึงประเด็นของการเขียนโปรแกรมพิเศษ เราจะมุ่งเน้นไปที่วิธีการที่ง่ายที่สุดที่ผู้อ่านหลากหลายสามารถเข้าถึงได้

ก่อนอื่น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลบางอย่างถูกลบไปแล้วเมื่อบันทึกเอกสาร ในการทำเช่นนี้คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:

1. ในเมนู Word หลัก ให้เลือก Tools และในเมนูย่อย Options ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้เปิดแท็บความปลอดภัย
2. ในส่วนตัวเลือกความเป็นส่วนตัว ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมาย Remove Personal information from this file on save แล้วกดปุ่ม OK
3. บันทึกเอกสาร

ในกรณีนี้ ข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้จะถูกลบออกจากเอกสาร:

• คุณสมบัติไฟล์: ผู้เขียน ผู้จัดการ บริษัท และชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารเวอร์ชันล่าสุด
• ชื่อผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับความคิดเห็นและติดตามการเปลี่ยนแปลง
• ชื่อที่บันทึกโดยจะถูกแทนที่ด้วยผู้แต่ง
• ส่วนหัวของข้อความอีเมลซึ่งสร้างโดยปุ่มอีเมลบนแถบเครื่องมือ

ควรเน้นย้ำว่าการดำเนินการนี้ไม่ได้ติดตั้งไว้ในโปรแกรมแก้ไข Word เป็นค่าเริ่มต้น และแม้ว่าจะมีการตั้งค่าสถานะดังกล่าว แต่จะมีผลกับหน้าต่างเอกสารที่เปิดใช้งานอยู่ในปัจจุบันเท่านั้น ดังนั้นจึงต้องตั้งค่าโหมดนี้ให้กับแต่ละเอกสารแยกกัน

อีกวิธีหนึ่งที่สมควรได้รับความสนใจคือวิธีการลบข้อมูลส่วนบุคคลด้วยตนเอง คุณสมบัติเอกสาร (ภายในโครงสร้างไฟล์) จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเอกสารเอง: ชื่อไฟล์เอกสาร ตำแหน่งที่จัดเก็บ วันที่สร้าง และคุณลักษณะของไฟล์อื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณสมบัติเอกสารยังสามารถจัดเก็บข้อมูลเมตาอื่นๆ ได้ เช่น ชื่อผู้เขียน ชื่อบริษัท และเครื่องมือแก้ไขเอกสาร คุณสามารถลบข้อมูลนี้ออกจากคุณสมบัติของเอกสารได้ด้วยตนเองโดยใช้ลำดับการดำเนินการต่อไปนี้:

1. เปิดเอกสารในตัวแก้ไข Word
2. ในส่วนเมนูหลักของไฟล์ ให้เลือกคุณสมบัติ
3. ในกล่องโต้ตอบหลายหน้าที่ปรากฏขึ้น แต่ละแท็บ สรุป สถิติ เนื้อหา และกำหนดเอง อาจมีข้อมูลที่เป็นความลับ

หากต้องการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่พึงประสงค์ คุณต้องเลือกข้อมูลนั้นแล้วลบออกโดยใช้ปุ่ม DELETE

แน่นอนว่าขั้นตอนข้างต้นสามารถตั้งโปรแกรมอัตโนมัติได้ ทำให้กระบวนการนี้สะดวกและรวดเร็ว อย่างไรก็ตามคำอธิบายหลักการเขียนโปรแกรมใน Word อยู่นอกเหนือขอบเขตของบทความนี้และเราแนะนำให้ผู้อ่านอ่านวรรณกรรมเฉพาะทาง

ข้อมูลซ่อนอยู่ที่ไหน?

กฎพื้นฐานที่แนะนำผู้ที่ใช้งานได้จริงคือ “วัดสองครั้ง ตัดครั้งเดียว” หลักการสำคัญนี้สามารถนำไปใช้กับการทำงานกับเอกสารได้สำเร็จ คุณควรรีบเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่?

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกเก็บไว้ที่ไหน? มีวิธีใดบ้างในการดูข้อมูลที่ซ่อนอยู่? คำถามเหล่านี้จะได้รับคำตอบในส่วนนี้

กฎข้อที่สองส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ลืมตรวจสอบข้อมูลสนับสนุนในเอกสารที่พวกเขาส่งหรือส่ง สำหรับผู้ใช้ดังกล่าว จะมีตัววิเคราะห์อัตโนมัติสำหรับการมีอยู่ของโหมดการเปลี่ยนแปลงแทร็กที่เปิดใช้งาน ซึ่งจะออกคำเตือนเกี่ยวกับการมีอยู่ของข้อมูลการแก้ไขในเอกสารเมื่อพวกเขาพยายามพิมพ์ บันทึก หรือส่งทางอีเมลจาก โปรแกรมแก้ไขคำ หากต้องการเปิดใช้งานโหมดนี้ ในส่วนเมนูหลักของเครื่องมือในกล่องโต้ตอบตัวเลือก คุณจะต้องเลือกแท็บความปลอดภัย และใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อตั้งค่าเตือนก่อนพิมพ์ บันทึก หรือส่งไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามหรือโหมดความคิดเห็น (รูปที่ .1). ดังนั้นความหมายของกฎข้อที่สอง: เปิดเครื่องวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงการติดตามไว้เสมอ

สถานที่ที่สองที่สามารถจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับได้คือโหมดข้อความที่ซ่อนอยู่ของ Microsoft Word โหมดนี้ช่วยให้คุณสามารถแสดงหรือซ่อนข้อความที่ระบุโดยใช้ขั้นตอนการจัดรูปแบบอักขระพิเศษที่ทำให้มองไม่เห็นข้อความเหล่านั้น

ตัวอย่างเช่น ขณะแก้ไขข้อความในโหมดข้อความที่ซ่อนอยู่ (ข้อความที่ซ่อนเป็นอักขระพิเศษที่ไม่แสดงในไฟล์เอกสาร) คุณสามารถสร้างบันทึกย่อสำหรับตัวคุณเองได้ หากต้องการดูข้อความที่ซ่อนอยู่ในส่วนเมนูหลักของเครื่องมือให้เลือกรายการตัวเลือกและในแท็บมุมมองเลือกโหมดข้อความที่ซ่อนอยู่ในส่วนเครื่องหมายการจัดรูปแบบ (รูปที่ 2)

ซึ่งจะทำให้ Word ทำเครื่องหมายข้อความที่ซ่อนด้วยการขีดเส้นใต้เส้นประ

วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการบันทึกเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า ในกรณีนี้ เวอร์ชันปัจจุบันจะถูกบันทึกเป็นเอกสารแยกต่างหาก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกเวอร์ชันในเมนูไฟล์หลัก จากนั้นเลือกเวอร์ชันของเอกสารที่คุณต้องการบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหาก จากนั้นกดปุ่ม Open และเลือก Save As ในเมนู File หลัก ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อไฟล์แล้วกดปุ่มบันทึก

วิธีที่สองคือการลบเวอร์ชันที่ไม่ต้องการออกจากเอกสาร ซึ่งจะต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ ในเมนูไฟล์หลัก เลือกรายการเวอร์ชัน จากนั้นเลือกเวอร์ชันของเอกสารที่คุณต้องการลบ (หากต้องการเลือกมากกว่าหนึ่งเวอร์ชัน คุณต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้) ถัดไปคุณต้องคลิกปุ่มลบ

ผู้รักษาข้อมูลที่ซ่อนอยู่อย่างเงียบ ๆ

ผู้อ่านหลายคนอาจไม่ทราบว่าขั้นตอนบางอย่างใน Word บันทึกข้อมูลเมตาตามค่าเริ่มต้น และแน่นอนว่าพวกเขาไม่ทราบเลยว่าการบล็อกขั้นตอนเหล่านี้ทำให้สามารถลบข้อมูลเมตาที่ไม่ต้องการออกจากเอกสารได้ เรามาพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้

ขั้นแรก มาดูวิธีการบันทึกเอกสารอย่างรวดเร็ว โปรดทราบว่าจะใช้งานได้หากเลือกช่องทำเครื่องหมายอนุญาตให้บันทึกอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่าหากคุณเปิดเอกสารที่แก้ไขในโหมดนี้เป็นไฟล์ข้อความ เอกสารนั้นอาจมีข้อมูลที่ถูกลบออกจากเอกสารก่อนหน้านี้

สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากโหมดบันทึกด่วนจะเพิ่มการเปลี่ยนแปลงของคุณต่อท้ายเอกสาร โดยไม่คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ (รวมถึงข้อมูลที่ถูกลบ) ที่ทำกับตัวเอกสารเอง ดังนั้น หากต้องการลบข้อมูลที่ลบออกจากเอกสารอย่างสมบูรณ์ คุณต้องปิดใช้งานโหมดบันทึกด่วน ในการดำเนินการนี้ในเมนูหลักของ Word คุณต้องเลือกเครื่องมือจากนั้นส่วนตัวเลือกและกล่องโต้ตอบบันทึก (รูปที่ 3)

1. ประการที่สอง มาดูขั้นตอนการรวมเอกสารกัน เมื่อเปรียบเทียบและรวมเอกสาร Word จะใช้ตัวเลขที่สร้างขึ้นแบบสุ่มเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องในอนาคต แม้ว่าตัวเลขเหล่านี้จะถูกซ่อนไว้ แต่ก็สามารถใช้เพื่อแสดงให้เห็นว่าเอกสารมีแหล่งที่มาร่วมกันได้ เมื่อต้องการหยุดการจัดเก็บตัวเลขสุ่มในระหว่างกระบวนการผสานเอกสาร คุณต้องทำดังต่อไปนี้:
2. ในเมนูเครื่องมือ ให้รันคำสั่งตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบหลายหน้าที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกกล่องโต้ตอบความปลอดภัย

อย่างไรก็ตามควรสังเกตว่าคุณจะต้องจ่ายค่ารักษาความลับ - ผลลัพธ์ของการรวมเอกสารจะไม่เหมาะสม: มันจะเป็นปัญหาสำหรับโปรแกรมแก้ไข Word ในการกำหนดจำนวนเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ความรู้คือพลัง

ทุกคนที่อ่านบทความนี้จะสร้างความคิดเห็นของตนเองเกี่ยวกับปัญหาการปกป้องข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างแน่นอนและทุกคนจะมีอิสระในการตัดสินใจของตนเอง คุณสามารถปฏิบัติตามกฎเหล่านี้และไม่บันทึกข้อมูล แต่คุณอาจสูญเสียข้อมูลได้หากคุณไม่พยายามใดๆ บทความนี้กล่าวถึงวิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล นอกจากนี้ตามที่ระบุไว้ข้างต้นมีหลายโปรแกรมสำหรับแก้ไขปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหาของข้อมูลที่ไม่ต้องการในเอกสารง่ายขึ้นอย่างมากอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม นี่เป็นหัวข้อสำหรับบทความอื่น โดยสรุป ฉันอยากจะทราบว่าด้วยการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล คุณไม่เพียงสามารถปกป้องธุรกิจ ความรู้ และประสบการณ์ของคุณเท่านั้น แต่ยังให้การปฏิเสธอย่างเด็ดขาดต่อผู้ที่ไม่ซื่อสัตย์อีกด้วย

คอมพิวเตอร์กด 10"2545

เมื่อแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Office บางอย่างกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูลส่วนบุคคลหรือที่ซ่อนอยู่ คุณสามารถลบข้อมูลที่ซ่อนไว้นี้ก่อนที่จะแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้ ฟีเจอร์ตัวตรวจสอบเอกสารใน Word, Excel, PowerPoint หรือ Visio ช่วยให้คุณค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารที่คุณวางแผนจะแชร์

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่อาจรวมถึง:

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจไม่มีให้ในเอกสาร Word

ข้อมูล Excel จะถูกเพิ่มลงในเวิร์กบุ๊กเมื่อทำงานร่วมกับบุคคลอื่น

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลใน PowerPoint ที่อาจจัดเก็บไว้ในงานนำเสนอหรือในข้อมูลเมตา

ข้อมูลเอกสารและคุณสมบัติไฟล์ใน Visio Drawings

บันทึก:เว้นแต่คุณจะส่งเอกสารของคุณไปยัง Microsoft เราจะไม่เห็นข้อมูลใดๆ จากเอกสารนั้น

บทความนี้จะอธิบายชนิดของข้อมูลที่โดยทั่วไปจัดเก็บไว้ในเอกสาร Office เพื่อให้คุณสามารถเลือกสิ่งที่จะเก็บและสิ่งที่จะลบในเอกสารหรือข้อมูลเมตา สำหรับข้อมูลบางอย่างที่ตัวตรวจสอบเอกสารไม่สามารถเอาออกได้ ให้ดูตารางที่นำไปสู่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Word, Excel และ PowerPoint

สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word ที่คุณต้องการแชร์กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานมักจะมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดเก็บไว้ในเอกสารนั้นเองหรือในคุณสมบัติของเอกสารหรือข้อมูลเมตา

คำแนะนำ:หากคุณเพียงต้องการข้ามการพิมพ์บันทึก ให้ไปที่ ไฟล์ _gt_ ผนึก, เลือก พิมพ์ทุกหน้าและยกเลิกการเลือก การแก้ไขการพิมพ์.

เอกสาร Word อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่อไปนี้:

หมายเหตุ การแก้ไขสำหรับการแก้ไขที่บันทึกไว้ เวอร์ชัน และบันทึกที่เขียนด้วยลายมือหากคุณทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่นเพื่อสร้างเอกสาร เอกสารอาจมีรายการต่างๆ เช่น การแก้ไขที่มีการแก้ไข ความคิดเห็น บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ และเวอร์ชัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้อื่นเห็นชื่อบุคคลที่ทำงานในเอกสาร ความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบ และการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสาร ซึ่งอาจไม่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันภายนอกกลุ่ม

คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลเมตา: ข้อมูลเอกสาร เช่น ผู้แต่ง หัวเรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่โปรแกรม Office ดูแลรักษาโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารครั้งล่าสุด และวันที่สร้างเอกสาร หากคุณใช้คุณสมบัติบางอย่าง เอกสารอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งและการตรวจสอบ เส้นทาง และชื่อเทมเพลต

ส่วนหัวและส่วนท้ายส่วนล่างในเอกสาร Word อาจมีข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้าย หรือคุณสามารถเพิ่มลายน้ำลงในเอกสาร Word ของคุณได้

ข้อความที่ซ่อนอยู่เอกสาร Word อาจมีข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนอยู่ หากคุณไม่ทราบว่าเอกสารมีข้อความที่ซ่อนอยู่หรือไม่ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาได้

คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารถ้าเอกสารถูกบันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารีที่สร้างขึ้นใน Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นั้น

ข้อมูล XML แบบกำหนดเองเอกสารสามารถมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ได้แสดงในเอกสารนั้นเอง ข้อมูล XML นี้สามารถตรวจพบและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสาร Word เป็นการเหมาะสมที่จะเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word เช่น ไฟล์แนบในข้อความอีเมล

ค้นหาและลบตัวตรวจสอบเอกสารในเอกสาร Word

ใน Word ตัวตรวจสอบเอกสารจะมีโมดูลต่างๆ มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลที่ซ่อนไว้สำหรับเอกสาร Word ได้โดยเฉพาะ รายการประเภทต่างๆ ของข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถตรวจจับและลบออกจากเอกสาร Word โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสารมีอยู่ในตารางด้านล่าง

หมายเหตุ:

สารวัตร	ค้นหาและลบออก
หมายเหตุ การแก้ไข เวอร์ชัน บันทึก:ใน Word Starter 2010 ตัวตรวจสอบเอกสารจะลบเฉพาะเวอร์ชันและบันทึกย่อเท่านั้น	หมายเหตุ แฟล็กโหมดแพทช์ ข้อมูลเวอร์ชันเอกสาร บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล	ทั่วไป, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา ชื่อผู้ใช้ ชื่อเทมเพลต
ส่วนหัวและส่วนท้ายและลายน้ำ	ข้อมูลส่วนหัวของเอกสาร ข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายของเอกสาร "ลายน้ำ"
ข้อความที่ซ่อนอยู่	ข้อความจัดรูปแบบเป็นซ่อน (ตัวเลือกแบบอักษรที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ แบบอักษร) บันทึก:ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจพบข้อความที่ถูกซ่อนโดยวิธีอื่น (เช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว)
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง	ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในเอกสาร
เนื้อหาที่มองไม่เห็น	บันทึก:ตัวตรวจสอบนี้ไม่พบวัตถุที่ถูกบดบังโดยวัตถุอื่น

เมื่อแชร์สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของสมุดงาน Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณดูสมุดงานเป็นข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจจัดเก็บไว้ในสมุดงานหรือในคุณสมบัติของเอกสาร (ข้อมูลเมตา)

การใช้ตัวตรวจสอบเอกสารใน Excel คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลส่วนตัวและที่ซ่อนอยู่ได้

บันทึก:แม้ว่าคุณจะสามารถเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเวิร์กบุ๊กที่คุณแชร์กับผู้อื่นได้ ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ถูกบันทึกเป็นแบบแชร์ คุณจะไม่สามารถเอาข้อคิดเห็น บันทึกย่อ คุณสมบัติเอกสาร หรือข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเวิร์กบุ๊กได้ หากต้องการลบข้อมูลนี้ออกจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ ให้คัดลอกและเลิกแชร์ก่อน

ค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่

คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนตัวออกจากสมุดงาน Excel เป็นการเหมาะสมที่จะเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะแชร์สำเนาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์แนบในข้อความอีเมล

ประเภทของข้อมูลที่ซ่อนและเป็นส่วนตัวใน Excel

รายการด้านล่างนี้คือบางรายการที่อาจเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลส่วนบุคคลที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊ก Excel

บันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหากหนังสือถูกสร้างขึ้นร่วมกับผู้อื่น หนังสือนั้นอาจมีบันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้อื่นเห็นชื่อของผู้ที่มีส่วนร่วมในหนังสือเล่มนี้ ดูความคิดเห็นของผู้วิจารณ์ และดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับหนังสือ

คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลคุณสมบัติข้อมูลเมตาหรือเอกสารใน Excel เช่นเดียวกับในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ รวมถึงข้อมูลผู้เขียน หัวข้อ และชื่อเรื่อง Office จะบันทึกชื่อของบุคคลที่บันทึกเวิร์กบุ๊กครั้งล่าสุด วันที่สร้างเอกสาร และตำแหน่งของเอกสาร (Excel 2013 หรือใหม่กว่า) โดยอัตโนมัติ อาจมีข้อมูลเพิ่มเติม (PII) เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการเรียกดู เส้นทาง คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ (เช่น เส้นทางเครื่องพิมพ์และความลับในการพิมพ์ที่ปลอดภัย) และข้อมูลเส้นทางไฟล์สำหรับการเผยแพร่ หน้าเว็บ

ส่วนหัวและส่วนท้ายเวิร์กบุ๊ก Excel สามารถมีข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายได้

แถว คอลัมน์ และชีตที่ซ่อนอยู่แถว คอลัมน์ และทั้งแผ่นสามารถซ่อนไว้ในหนังสือได้ เมื่อคุณแจกจ่ายสำเนาของเวิร์กบุ๊กที่มีแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ บุคคลอื่นสามารถแสดงและดูข้อมูลที่มีอยู่ได้

คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารเวิร์กบุ๊กที่บันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารหรือไลบรารี Windows SharePoint Services อาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์

ข้อมูล XML แบบกำหนดเองเวิร์กบุ๊ก Excel สามารถมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่แสดงในเอกสารได้ ข้อมูล XML นี้สามารถตรวจพบและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

เนื้อหาที่มองไม่เห็นหนังสืออาจมีวัตถุที่ถูกจัดรูปแบบเป็นมองไม่เห็น

ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้เวิร์กบุ๊กสามารถมีไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Office หรือไฟล์ข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่มีข้อมูลที่มองไม่เห็น

มาโครที่ใช้โค้ด VBAสมุดงานอาจมีแมโคร โมดูล VBA ตัวควบคุม COM และ ActiveX แบบฟอร์มผู้ใช้ หรือฟังก์ชันที่ผู้ใช้กำหนดซึ่งอาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่

รายการที่มีข้อมูลแคชเวิร์กบุ๊กอาจมีข้อมูลที่แคชไว้จาก PivotTables, PivotCharts, Slicers, Timelines และ Cube Formulas ที่อาจไม่ปรากฏขึ้น

แบบสำรวจ Excel Excel อาจซ่อนคำถามแบบสำรวจในเวิร์กบุ๊กที่ป้อนใน Excel Online และบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊ก แต่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก

สคริปต์ตัวจัดการสคริปต์สมุดงานสามารถมีสคริปต์ที่กำหนดโดยใช้ตัวจัดการสคริปต์ อาจมีข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้

ตัวกรองสมุดงานอาจมีตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวกรองตารางที่ใช้งานอยู่ ซึ่งอาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในสมุดงาน

ชื่อที่ซ่อนอยู่อาจมีชื่อที่ซ่อนอยู่ในหนังสือซึ่งอาจเป็นแหล่งข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้

ค้นหาและลบตัวตรวจสอบเอกสารในเอกสาร Excel

ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงรายการที่พบซึ่งอาจมีการซ่อนหรือข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสมุดงาน Excel ตารางต่อไปนี้แสดงประเภทของข้อมูลที่คุณสามารถลบออกจากเวิร์กบุ๊กได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

หมายเหตุ:

คุณลักษณะของ Excel บางรายการในตารางไม่ได้รับการสนับสนุนใน Microsoft Excel Starter 2010

หากองค์กรของคุณเพิ่มโมดูลแบบกำหนดเองลงในตัวตรวจสอบเอกสาร อาจมีการค้นพบข้อมูลเพิ่มเติมประเภทต่างๆ

	ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและลบ
หมายเหตุ	หมายเหตุ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ บันทึก:ใน Excel Starter 2010 ตัวตรวจสอบเอกสารจะลบเฉพาะบันทึกย่อเท่านั้น
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล	คุณสมบัติเอกสาร รวมถึงข้อมูลแท็บ ทั่วไป, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร (Excel 2013 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า) เมื่อเลือกทีมแล้ว ลบทุกอย่างตำแหน่งเอกสารปัจจุบันจะถูกลบออกจากไฟล์ จะถูกเพิ่มเมื่อบันทึกเฉพาะหลังจากที่คุณปิดและเปิด Excel 2013 หรือใหม่กว่าเท่านั้น ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร ข้อมูลที่ส่งไปเพื่อตรวจสอบ คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร รายละเอียดนโยบายการจัดการเอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา ชื่อผู้ใช้ ข้อมูลเส้นทางเครื่องพิมพ์ หมายเหตุสคริปต์ หมายเหตุสำหรับชื่อเฉพาะและชื่อตาราง การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกที่ไม่ได้ใช้งาน
ส่วนหัวและส่วนท้าย	ข้อมูลส่วนหัวของแผ่นงาน ข้อมูลในบันทึกย่อแผ่น
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่	เส้นที่ซ่อนอยู่ คอลัมน์ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ หมายเหตุ: หากเวิร์กบุ๊กซ่อนคอลัมน์ที่ไม่มีข้อมูลและอยู่ระหว่างคอลัมน์ที่มีข้อมูล คอลัมน์ว่างที่ซ่อนอยู่เหล่านี้จะถูกตรวจพบและลบออกด้วย หากแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานมีข้อมูล การลบออกอาจเปลี่ยนแปลงผลการคำนวณของสูตรที่มีอยู่ในสมุดงาน ถ้าคุณไม่ทราบว่าข้อมูลใดอยู่ในแถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ ให้ปิดตัวตรวจสอบเอกสาร เลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ แล้วดูเนื้อหาในแถวหรือคอลัมน์เหล่านั้น ตัวตรวจสอบไม่พบรูปร่าง แผนภูมิ ตัวควบคุม วัตถุและตัวควบคุม Microsoft ActiveX รูปภาพ หรือกราฟิก SmartArt ที่อาจมีอยู่ในคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่ แถวหรือคอลัมน์ที่ซ่อนจะไม่ถูกลบหากเป็นส่วนหนึ่งของตารางหรือส่วนหัวของรายการหรือตารางสรุปข้อมูล แถวและคอลัมน์ดังกล่าวจะมองเห็นได้
แผ่นที่ซ่อนอยู่	แผ่นที่ซ่อนอยู่ บันทึก:หากแผ่นงานที่ซ่อนอยู่ในสมุดงานมีข้อมูล การลบออกอาจเปลี่ยนแปลงผลการคำนวณของสูตรที่มีอยู่ในสมุดงาน หากคุณไม่ทราบว่ามีข้อมูลใดบ้างที่อยู่ในแผ่นงานที่ซ่อน ให้ปิดตัวตรวจสอบเอกสาร เลิกซ่อนแผ่นงานที่ซ่อน แล้วดูเนื้อหาในแผ่นงานนั้น
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง	ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในสมุดงาน
เนื้อหาที่มองไม่เห็น	วัตถุจัดรูปแบบเป็นมองไม่เห็น บันทึก:ตัวตรวจสอบเอกสารตรวจไม่พบวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบดบัง

ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก เขาไม่สามารถลบออกได้ เนื่องจากอาจทำให้หนังสือทำงานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและตัดสินใจว่าจะลบออกด้วยตนเองหรือแทนที่ด้วยรายการโดยไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพนิ่ง

	เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารพบว่า
	เซลล์แผ่น; วัตถุเช่นกล่องข้อความหรือรูปร่าง ชื่อแผนภูมิ; ชุดข้อมูลแผนภูมิ
ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้	บิตแมป; วัตถุเอกสาร Visio วัตถุเอกสาร Word ส่งข้อความ OpenDocument
มาโครที่ใช้โค้ด VBA	แมโครหรือโมดูล VBA ที่สามารถมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในสมุดงาน ซึ่งรวมถึง: มาโคร รวมถึงแผ่นงานแมโคร Excel 4.0 (XLM); โมดูล VBA; ตัวควบคุม COM หรือ ActiveX แบบฟอร์มแบบกำหนดเอง รวมถึงแบบฟอร์ม Excel 5.0 ฟังก์ชั่นที่กำหนดเอง
ส่วนประกอบระบบธุรกิจอัจฉริยะพร้อมข้อมูลที่แคชไว้	ส่วนประกอบระบบธุรกิจอัจฉริยะที่อาจมีข้อมูลแคชที่จัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก รวมถึงข้อมูลที่มองไม่เห็น ตัวตรวจสอบเอกสารจะตรวจสอบรายการต่อไปนี้ ซึ่งอาจมีแคชสรุป แคชชิ้น หรือแคชสูตรลูกบาศก์: ตารางเดือยและแผนภูมิเดือย ชิ้นและไทม์ไลน์ สูตรลูกบาศก์
แบบสำรวจ Excel	คำถามแบบสำรวจ Excel ที่สร้างขึ้นใน Excel Online และบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กแต่จะไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊ก
สคริปต์ตัวจัดการสคริปต์	สคริปต์ที่ถูกกำหนดโดยใช้ตัวจัดการสคริปต์และอาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊ก
ตัวกรอง	ตัวกรองที่อาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือซ่อนไว้ถูกจัดเก็บไว้ในสมุดงาน ตัวตรวจสอบเอกสารจะตรวจสอบตัวกรองอัตโนมัติและตัวกรองตารางที่ใช้กับข้อมูล
ชื่อที่ซ่อนอยู่	ชื่อที่ซ่อนอยู่ซึ่งอาจเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊ก

คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนำเสนอ PowerPoint ได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

คำแนะนำ:หากคุณเพียงต้องการข้ามการพิมพ์โน้ต ให้เปิดแท็บ ไฟล์ _gt_ ผนึกให้คลิกที่สไลด์ขนาดต่างๆ ทั้งหน้าและยกเลิกการเลือก พิมพ์บันทึกย่อ.

ค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่

ประเภทของข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลที่ซ่อนอาจประกอบด้วยข้อมูลที่ PowerPoint เพิ่มเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันในการสร้างงานนำเสนอกับผู้อื่นได้ นอกจากนี้ยังอาจมีข้อมูลที่คุณตั้งใจกำหนดให้ซ่อนอยู่

งานนำเสนอ PowerPoint อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่อไปนี้:

บันทึกย่อและบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือหากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างงานนำเสนอ งานนำเสนอของคุณอาจมีองค์ประกอบต่างๆ เช่น บันทึกย่อและคำอธิบายประกอบที่เขียนด้วยลายมือ ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำและชื่อของบุคคลที่ทำงานในการนำเสนอ ตลอดจนความคิดเห็นจากผู้ตรวจสอบ

ข้อมูลการติดตามแพทช์เมื่อคุณทำงานร่วมกันบนเอกสารที่แชร์ซึ่งจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ PowerPoint 2016 สำหรับ Office 365 จะติดตามว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด

คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคลคุณสมบัติเอกสาร (เมตาดาต้า) รวมถึงข้อมูลการนำเสนอ เช่น ชื่อผู้เขียน หัวเรื่อง และชื่อเรื่อง นอกจากนี้ยังมีข้อมูลที่โปรแกรม Office บันทึกโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารครั้งล่าสุด และวันที่สร้างเอกสาร หากคุณใช้คุณสมบัติบางอย่าง เอกสารอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวอีเมล ข้อมูลการส่งบทวิจารณ์ เส้นทางเอกสาร เส้นทางเครื่องพิมพ์ และข้อมูลเส้นทางของไฟล์สำหรับการเผยแพร่หน้าเว็บ

เนื้อหาที่มองไม่เห็นบนสไลด์งานนำเสนออาจมีวัตถุที่อยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถแสดงได้

เนื้อหานอกสไลด์งานนำเสนอ PowerPoint อาจมีวัตถุที่ไม่ปรากฏเนื่องจากถูกย้ายออกจากสไลด์ วัตถุดังกล่าวอาจเป็นจารึก รูปภาพ องค์ประกอบกราฟิก และตาราง

หมายเหตุสำหรับการนำเสนอส่วนบันทึกย่อของงานนำเสนอ PowerPoint อาจมีข้อความที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์กับผู้อื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบันทึกย่อนั้นถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้นำเสนอเท่านั้น

คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสารถ้างานนำเสนอถูกบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น เว็บไซต์ Document Workspace หรือไลบรารี Windows SharePoint Services งานนำเสนอนั้นอาจมีคุณสมบัติเพิ่มเติมหรือข้อมูลตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์

ข้อมูล XML แบบกำหนดเองงานนำเสนออาจมีข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่ไม่ได้แสดงในเอกสาร สามารถตรวจจับและลบออกได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและลบ

ตัวตรวจสอบเอกสารใน PowerPoint มีโมดูลต่างๆ มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลเฉพาะสำหรับงานนำเสนอ PowerPoint ได้ สำหรับรายการข้อมูลส่วนบุคคลและที่ซ่อนอยู่ประเภทต่างๆ ที่สามารถลบออกจากงานนำเสนอได้โดยใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร โปรดดูตารางด้านล่าง

หากองค์กรของคุณเพิ่มโมดูลเพิ่มเติมในตัวตรวจสอบเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลประเภทอื่นๆ ในงานนำเสนอของคุณได้

สารวัตร	ค้นหาและลบออก
หมายเหตุ	หมายเหตุ บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล	คุณสมบัติเอกสาร รวมถึงข้อมูลแท็บ ทั่วไป, สถิติและ คนอื่นกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร ส่วนหัวของอีเมล เส้นทางเอกสาร ข้อมูลที่ส่งไปเพื่อตรวจสอบ คุณสมบัติเซิร์ฟเวอร์เอกสาร รายละเอียดนโยบายการจัดการเอกสาร ข้อมูลประเภทเนื้อหา เส้นทางไปยังไฟล์สำหรับการเผยแพร่หน้าเว็บ
เปลี่ยนข้อมูลการติดตาม	ข้อมูลเกี่ยวกับใครและเวลาที่ไฟล์ถูกแก้ไข ฟีเจอร์นี้มีให้เฉพาะสมาชิก Office 365 ที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรม Office Insider เท่านั้น หากคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี Office เวอร์ชันล่าสุด
เนื้อหาที่มองไม่เห็นบนสไลด์	ออบเจ็กต์ถูกจัดรูปแบบเป็นไม่สามารถแสดงได้ ตัวตรวจสอบนี้ตรวจไม่พบวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบดบัง
เนื้อหานอกสไลด์	เนื้อหาหรือวัตถุที่ไม่ปรากฏในงานนำเสนอเนื่องจากอยู่นอกพื้นที่สไลด์ คอลเลกชันรูปภาพ รูปภาพ ตัวตรวจสอบเอกสารจะไม่ตรวจจับหรือเอาวัตถุที่มีเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวที่ไม่ได้อยู่บนสไลด์ออก
บันทึกการนำเสนอ	เพิ่มข้อความในส่วนบันทึกการนำเสนอ ตัวตรวจสอบเอกสารจะไม่ลบรูปภาพที่เพิ่มลงในส่วนบันทึกย่อ
ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง	ข้อมูล XML แบบกำหนดเองที่สามารถจัดเก็บไว้ในงานนำเสนอ

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาแต่ไม่สามารถลบออกได้

ตัวตรวจสอบเอกสารจะค้นหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในงานนำเสนอ เขาไม่สามารถลบออกได้ เนื่องจากอาจทำให้การนำเสนอทำงานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและตัดสินใจว่าจะลบออกด้วยตนเองหรือแทนที่ด้วยรายการโดยไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพนิ่ง

	เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารพบว่า
ไฟล์หรือวัตถุที่ฝังไว้	ไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Office หรือไฟล์ข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่มองไม่เห็น นี่คือตัวอย่างบางส่วนของประเภทออบเจ็กต์: บิตแมป; วัตถุ Microsoft สมการ 3.0; วัตถุแผนภูมิ Microsoft Graph; วัตถุการนำเสนอ PowerPoint; วัตถุเอกสาร Visio วัตถุเอกสาร Word ส่งข้อความ OpenDocument
มาโครหรือโค้ด VBA	แมโครหรือโมดูล VBA ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ ซึ่งรวมถึง: โมดูล VBA; ตัวควบคุม COM หรือ ActiveX

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลการติดตามแพตช์ที่นำมาใช้ใน Office 365 Insider build 8403 ของ PowerPoint 2016 เป็นตัวอย่างของข้อจำกัดของตัวตรวจสอบเอกสาร ตัวอย่างเช่น สมมติว่า Martha และ Regina กำลังทำงานร่วมกันในการนำเสนอ A ใน Office 365 ข้อมูลการติดตามการแก้ไข (นั่นคือ ชื่อผู้ใช้และเวลาที่แก้ไข) จะถูกเพิ่มลงในงานนำเสนอ หาก Gleb เปิดการนำเสนอ A ใน PowerPoint 2013 ในเวลาต่อมา และเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อลบข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ตรวจสอบใน PowerPoint เวอร์ชันนั้นจะไม่สามารถค้นหาและลบข้อมูลการติดตามการแก้ไขที่เพิ่มลงในงานนำเสนอใน PowerPoint เวอร์ชันใหม่กว่า (Office 365) เรจิน่าและมาร์ธา หากต้องการลบข้อมูลนี้ Gleb จะต้องอัปเกรดเป็น PowerPoint เวอร์ชันล่าสุด จากนั้นเปิดตัวตัวตรวจสอบเอกสาร

คุณสามารถลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ใน Visio ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ ก่อนที่คุณจะแชร์สำเนาของรูปวาด Visio ของคุณกับผู้อื่น คุณอาจต้องลบข้อมูลบางอย่างออกจากรูปวาดและคุณสมบัติของรูปวาด

คุณสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้ใน Visio ได้อย่างง่ายดาย:

หมายเหตุแทรกอยู่ในหน้าเอกสาร

ชื่อและชื่อย่อของผู้ตรวจสอบและการแก้ไขที่พวกเขาทำ

เส้นทางไปยังชุดองค์ประกอบ

เส้นทางไปยังเทมเพลตและชื่อไฟล์

บันทึก:หากมีการเผยแพร่เอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกัน เมื่อคุณเปิดเอกสารนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่เปิดเอกสารนั้นและชื่อของคอมพิวเตอร์ที่เก็บไฟล์ไว้จะปรากฏขึ้น เพื่อปกป้องข้อมูลนี้ ให้จำกัดการเข้าถึงเอกสารเฉพาะบุคคลที่คุณไว้วางใจเท่านั้น

คุณสามารถค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนำเสนอ Visio ได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ในเมนู ไฟล์คลิก ลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่.

หากคุณใช้ Visio premium 2010 หรือใหม่กว่า คุณจะพบคำสั่งนี้ด้านล่าง ไฟล์ > ปัญญา > ลบข้อมูลส่วนบุคคล.

เปิดแท็บ ข้อมูลส่วนบุคคล.

ทำเครื่องหมายในช่อง ลบองค์ประกอบต่อไปนี้ออกจากเอกสาร.

คำแนะนำ:ทำเครื่องหมายในช่อง เตือนหากข้อมูลนี้ถูกแทรกอีกครั้งหากคุณต้องการรับคำเตือนเมื่อคุณพยายามแทรกข้อมูลส่วนบุคคลอีกครั้ง

หากต้องการลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกจากแหล่งภายนอก ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ลบข้อมูลจากแหล่งภายนอกที่เก็บไว้ในเอกสารปัจจุบัน.

บันทึก:ช่องทำเครื่องหมายนี้ ไม่ช่วยให้คุณสามารถลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรูปร่างได้ โดยจะลบแหล่งข้อมูลออกจากสคีมา แต่หากข้อมูลจากแหล่งข้อมูลมีอยู่แล้วในสคีมา จะต้องลบออกด้วยตนเอง

ข้อเสนอแนะ

บทความนี้ได้รับการปรับปรุงแล้ว 8 มกราคม 2019 g. อันเป็นผลมาจากบันทึกย่อของคุณ หากคุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่พบว่ามีประโยชน์ โปรดใช้ตัวควบคุมคำติชมด้านล่างเพื่อให้คำแนะนำเชิงสร้างสรรค์แก่เรา

เครื่องมือรายละเอียดช่วยให้คุณดูและเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติเอกสารที่สำคัญได้ ทำให้พร้อมสำหรับการทำงานร่วมกัน การเก็บถาวร หรืออีเมล เครื่องมือนี้ให้การเข้าถึงคำสั่งต่าง ๆ ที่จะกล่าวถึงในรายละเอียดเพิ่มเติมในหนังสือ แต่ที่นี่เราจะอธิบายวัตถุประสงค์โดยย่อเท่านั้น

คุณสมบัติ

ทางด้านขวาของหน้าต่างรายละเอียด เอกสารแต่ละฉบับ นอกเหนือจากเนื้อหาแล้ว ยังมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับผู้ที่สร้างเอกสาร หัวข้อคืออะไร และประเภทใดที่สามารถจำแนกได้ นอกจากนี้ เอกสารยังมีคำสำคัญที่แสดงลักษณะของเนื้อหาของเอกสาร บันทึกย่อ ฯลฯ ข้อมูลทั้งหมดนี้ช่วยให้ระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติหรือผู้ใช้จัดระเบียบ จัดเรียง และค้นหาเอกสารที่ต้องการ ด้วยเหตุนี้ ฉันขอแนะนำคุณอย่าขี้เกียจและกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่เหมาะสม ยิ่งคุณกรอกรายละเอียดเหล่านี้อย่างชาญฉลาดเท่าไร การทำงานกับเอกสารก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

เตรียมความพร้อมให้ประชาชนเข้าถึง

เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร- คำสั่งนี้จะเปิดหน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสาร ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกแทรกลงในเอกสารโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่สังเกตเห็น ตัวอย่างเช่น ชื่อผู้ใช้ที่คุณใช้สร้างเอกสารจะมีอยู่ในเอกสาร ไม่ว่าคุณจะกรอกข้อมูลในฟิลด์คุณสมบัติหรือไม่ก็ตาม ถ้าคุณพิมพ์เอกสารหรือแสดงตัวอย่าง เส้นทางแบบเต็มไปยังเครื่องพิมพ์ภายในเครื่องหรือเครือข่ายจะถูกฝังอยู่ในเอกสาร หากคุณแทรกภาพประกอบลงในเอกสาร เส้นทางไปยังภาพประกอบจะถูกจัดเก็บไว้ในเอกสารด้วย หากคุณส่งเอกสารให้กับบุคคลจำนวนมาก คุณอาจไม่ชอบข้อมูลที่จะถูกแชร์โดยที่คุณไม่รู้ ตัวตรวจสอบเอกสารจะค้นหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร นำเสนอให้คุณ และอนุญาตให้คุณลบข้อมูลนั้นได้
จากสมุดงาน Excel

ตรวจสอบการเข้าถึง- ช่วยให้คุณประเมินว่าจะสะดวกเพียงใดสำหรับผู้ใช้ที่มีความพิการในการใช้เอกสารเหล่านี้

การตรวจสอบความเข้ากันได้- คำสั่งตรวจสอบว่าสามารถเปิดเอกสารใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ปกป้องหนังสือ

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดข้อจำกัดในการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขเนื้อหาและโครงสร้างของหนังสือได้

เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน- เอกสารถูกเข้ารหัสเพื่อให้คุณสามารถดูเนื้อหาได้หลังจากป้อนรหัสผ่านเท่านั้น เมื่อเข้ารหัสหนังสือด้วยรหัสผ่าน ควรระมัดระวังตัวพิมพ์และรูปแบบแป้นพิมพ์ปัจจุบันให้มาก ไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียการเข้าถึงหนังสือของคุณเอง

จำกัดสิทธิ์สำหรับผู้ใช้- โดยทั่วไปคำสั่งนี้ใช้ได้เฉพาะกับผู้เขียนเอกสารและผู้ใช้เครือข่ายองค์กรหรืออินเทอร์เน็ตเท่านั้น ใช้เซิร์ฟเวอร์การจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้ นี่อาจเป็นเซิร์ฟเวอร์ Microsoft ฟรีหรือเซิร์ฟเวอร์องค์กร ทุกครั้งที่ผู้ใช้พยายามเปิดเอกสาร คำขอจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์และจะส่งคืนคุณสมบัติสำหรับผู้ใช้รายนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เขาเห็นในเอกสารที่เขาเปิด และสิ่งที่ควรซ่อนจากเขา เมื่อคุณพยายามเรียกใช้คำสั่งนี้ คุณจะได้รับแจ้งให้ลงทะเบียนกับเซิร์ฟเวอร์ Microsoft หากคุณสนใจที่จะดูวิธีการทำงานของข้อจำกัด ให้ทำตามขั้นตอนนี้ ลงทะเบียนผู้ใช้หลายรายด้วยสิทธิ์ที่แตกต่างกัน และทดสอบคำสั่งนี้

เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล- คำสั่งนี้จะเพิ่มรหัสที่มองไม่เห็นให้กับเอกสารแทนที่ลายเซ็นปกติ อ่านสิ่งที่วิซาร์ดการสร้างลายเซ็นเขียนถึงคุณอย่างละเอียด หากคุณสร้างลายเซ็นส่วนตัวเฉพาะคุณเท่านั้นและเฉพาะคอมพิวเตอร์เครื่องนี้เท่านั้นที่สามารถช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณจะไม่ถูกแทนที่ หากคุณต้องการสร้างลายเซ็นที่จะ "รับรู้" โดยองค์กรภายนอก คุณจะต้องใช้บริการของบริการเครือข่ายพิเศษ

ทำเครื่องหมายว่าเป็นที่สิ้นสุด- หลังจากดำเนินการคำสั่งนี้แล้ว จะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้

ป้องกันแผ่นงานปัจจุบัน- การใช้เครื่องมือนี้ทำให้คุณสามารถระบุได้ว่าองค์ประกอบแผ่นงานใดที่ผู้ใช้รายอื่นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และองค์ประกอบใดได้รับการป้องกันและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ปกป้องโครงสร้างหนังสือ- ห้ามเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของหนังสือ (เพิ่ม หรือ ถอดแผ่นงาน)

รุ่นต่างๆ

ช่วยให้คุณสามารถดูและกู้คืนเวอร์ชันร่างของไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกหรือลบเวอร์ชันร่างที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

เอกสารและไฟล์ที่สร้างโดยโปรแกรมต่าง ๆ นั้นมีบางส่วนอยู่ด้วย ข้อมูลในคุณสมบัติ- มันอาจจะเป็นเช่นนั้น ข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งในขณะที่พวกเขาอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ก็ไม่มีใครสนใจพวกเขามากนัก แต่ถ้าคุณตัดสินใจแชร์ไฟล์นี้กับใครก็ตามผ่านทาง อินเทอร์เน็ตหรือใช้แฟลชไดรฟ์แนะนำให้ตรวจสอบและลบโดยไม่จำเป็น ข้อมูลจากคุณสมบัติไฟล์.

นี่คืออะไร ข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งอาจมีอยู่ ในไฟล์- ข้อมูลทั้งหมด ในคุณสมบัติของไฟล์ถือเป็นเรื่องส่วนตัวได้ ท้ายที่สุดแล้ว ไฟล์นี้ถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์ของคุณและคุณตั้งชื่อให้กับมัน ไฟล์หรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมเช่นความคิดเห็น สิ่งเหล่านี้อาจเป็น: ชื่อผู้เขียน วันที่แก้ไขไฟล์ แท็ก และคำหลัก ชื่อโปรแกรมที่สร้างไฟล์ วันที่ซื้อ ลิขสิทธิ์ และอื่นๆ อีกมากมาย

ส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้จะถ่ายโอนไปยังบุคคลอื่น ไฟล์เอกสารและรูปภาพและ การลบข้อมูลส่วนบุคคลในคุณสมบัติไฟล์ในกรณีนี้มันจะไม่ฟุ่มเฟือย

เลือกอันไหน ข้อมูลโอ ไฟล์ออกไปและอันไหน ลบเป็นไปได้โดยใช้ วินโดวส์เอ็กซ์พลอเรอร์, ในคุณสมบัติของไฟล์- โดยคลิกขวาที่ไฟล์ที่เลือกแล้วเลือก "คุณสมบัติ" ในเมนูบริบท ในหน้าต่างคุณสมบัติ ไปที่แท็บ "รายละเอียด"

นี่คือที่ซึ่งความพิเศษที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดตั้งอยู่ ข้อมูลและขึ้นอยู่กับประเภท ไฟล์ที่นี่คุณสามารถดูรายการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารได้ค่อนข้างดี ตรวจสอบรายการและพิจารณาว่ารายการใด ข้อมูลคุณคงไม่ต้องการแชร์เอกสารนี้กับใครเลย

โดยวิธีการข้อมูลเกี่ยวกับ ไฟล์ไม่เพียงแต่เป็นไปได้เท่านั้น ลบแต่ยังเพิ่มลงในหน้าต่างคุณสมบัติโดยตรงด้วย แต่ก็ไม่ใช่ทุกจุด หากต้องการแก้ไขคุณสมบัติที่มีอยู่ ให้คลิกปุ่มตรงข้ามรายการในส่วน "มูลค่า" ช่องแก้ไขเล็กๆ จะปรากฏขึ้น

ถ้าจำเป็น การกำจัดไม่สามารถแก้ไขได้ ข้อมูล, ใต้หน้าต่าง คุณสมบัติคลิก "ลบคุณสมบัติและข้อมูลส่วนบุคคล"

หน้าต่างจะเปิดขึ้นพร้อมแบบฟอร์มการแก้ไข โดยคุณต้องเลือก “ลบคุณสมบัติต่อไปนี้สำหรับไฟล์นี้”