เหตุใดสูตรใน Excel จึงไม่คำนวณโดยอัตโนมัติ Excel คำนวณสูตรแต่กลับแสดงข้อผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับสูตรทำงานใน Microsoft Excel

การทำงานกับโครงการ VB (12)
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (5)
รายการและช่วง (5)
มาโคร (ขั้นตอน VBA) (63)
เบ็ดเตล็ด (39)
ข้อบกพร่องและข้อบกพร่องของ Excel (3)

Excel คำนวณไม่ถูกต้อง ทำไม

บ่อยครั้งเมื่อคำนวณความแตกต่างของสองเซลล์ใน Excel คุณจะเห็นว่ามันไม่เท่ากับศูนย์แม้ว่าตัวเลขจะเท่ากันก็ตาม ตัวอย่างเช่นในเซลล์ A1 และ B1 ตัวเลขเดียวกันจะเขียนเป็น 10.7 และใน C1 เราจะลบอีกอันออกจากที่หนึ่ง:

และที่แปลกที่สุดคือสุดท้ายแล้วเราไม่ได้ 0! ทำไม

เหตุผลชัดเจน - รูปแบบเซลล์
ประการแรก คำตอบที่ชัดเจนที่สุด: หากคุณกำลังเปรียบเทียบค่าของสองเซลล์ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขในนั้นเท่ากันจริงๆ และไม่ถูกปัดเศษตามรูปแบบเซลล์ ตัวอย่างเช่น หากเรานำตัวเลขเดียวกันจากตัวอย่างด้านบน ถ้าเราเน้นตัวเลขเหล่านั้น ปุ่มขวาหนู - จัดรูปแบบเซลล์-แท็บ ตัวเลข-เลือกรูปแบบตัวเลขและกำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมเป็น 7:

ตอนนี้ทุกอย่างชัดเจน - ตัวเลขแตกต่างกันและถูกปัดเศษตามรูปแบบเซลล์ และโดยธรรมชาติแล้วพวกมันไม่สามารถเท่าเทียมกันได้ ใน ในกรณีนี้สิ่งที่ดีที่สุดที่ต้องทำคือทำความเข้าใจว่าทำไมตัวเลขถึงเป็นเช่นนี้ แล้วค่อยตัดสินใจ และถ้าคุณแน่ใจว่าตัวเลขควรถูกปัดเศษให้เป็นสิบจริงๆ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน ROUND ในสูตรได้:
=รอบ(B1 ;1)-รอบ(A1 ;1)=0
=รอบ(B1,1)-รอบ(A1,1)=0
นอกจากนี้ยังมีวิธีการที่รุนแรงกว่านี้:

เอ็กเซล 2007: ปุ่มสำนักงาน -ตัวเลือก Excel -นอกจากนี้ (ขั้นสูง) -
เอ็กเซล 2010: ไฟล์ -ตัวเลือก -นอกจากนี้ (ขั้นสูง) -ตั้งค่าความแม่นยำตามที่แสดง
Excel 2013 และสูงกว่า: ไฟล์ -ตัวเลือก -นอกจากนี้ (ขั้นสูง) -ตั้งค่าความแม่นยำตามที่แสดง

วิธีนี้จะเขียนตัวเลขทั้งหมดบนแผ่นงานทั้งหมดของสมุดงานทุกประการตามที่แสดงโดยรูปแบบเซลล์ การกระทำนี้ควรทำบนสำเนาหนังสือจะดีกว่าเพราะว่า โดยนำข้อมูลตัวเลขทั้งหมดในหนังสือทุกแผ่นมาไว้ในแบบฟอร์มตามที่ปรากฏบนหน้าจอ เหล่านั้น. หากตัวเลขมีทศนิยม 5 ตำแหน่งและรูปแบบเซลล์ตั้งไว้ที่ 1 เท่านั้น หลังจากใช้ตัวเลือกนี้แล้ว ตัวเลขจะถูกปัดเศษเป็นทศนิยม 1 ตำแหน่ง ขณะเดียวกันก็ยกเลิก การดำเนินการนี้สิ่งนี้เป็นไปไม่ได้เว้นแต่คุณจะปิดหนังสือโดยไม่บันทึก

เหตุผลก็คือซอฟต์แวร์
แต่บ่อยครั้งใน Excel คุณสามารถสังเกตเห็น "ปรากฏการณ์" ที่น่าสนใจกว่านี้ได้: ความแตกต่างระหว่างตัวเลขเศษส่วนสองตัวที่ได้รับจากสูตรนั้นไม่เท่ากับตัวเลขเดียวกันที่เขียนลงในเซลล์โดยตรง ตัวอย่างเช่น เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์:
=10,8-10,7=0,1
โดยรูปลักษณ์ภายนอกผลลัพธ์ควรเป็นคำตอบ จริง- แต่ในความเป็นจริงมันจะเป็น เท็จ- และตัวอย่างนี้ไม่ใช่เพียงตัวอย่างเดียว - พฤติกรรมของ Excel นี้ไม่ใช่เรื่องแปลกในการคำนวณ นอกจากนี้ยังสามารถพบได้ในรูปแบบที่ไม่ชัดเจน - เมื่อการคำนวณขึ้นอยู่กับค่าของเซลล์อื่นซึ่งจะคำนวณตามสูตรด้วย ฯลฯ แต่เหตุผลก็เหมือนกันทุกกรณี

ทำไมในลักษณะที่ปรากฏ ตัวเลขเดียวกันไม่เท่ากันเหรอ?
ขั้นแรก เรามาดูกันว่าเหตุใด Excel จึงถือว่านิพจน์ข้างต้นเป็นเท็จ ท้ายที่สุด หากคุณลบ 10.7 จาก 10.8 ไม่ว่าในกรณีใด คุณจะได้ 0.1 ดังนั้นมีบางอย่างผิดปกติเกิดขึ้นระหว่างทาง เขียนไว้ในเซลล์แยกต่างหาก ด้านซ้ายนิพจน์: =10.8-10.7 0.1 ปรากฏในเซลล์ ตอนนี้เลือกเซลล์นี้ - ปุ่มเมาส์ขวา - จัดรูปแบบเซลล์-แท็บ ตัวเลข-เลือกรูปแบบตัวเลขและกำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมเป็น 15:

และตอนนี้คุณจะเห็นได้ว่าจริงๆ แล้วเซลล์นั้นมีค่าไม่เท่ากับ 0.1 เป๊ะๆ เลย แต่เป็น 0.100000000000001 เหล่านั้น. ในเลขนัยสำคัญตัวที่ 15 เรามี "หาง" ในรูปแบบของหน่วยพิเศษ
ตอนนี้เรามาดูกันว่า "หาง" นี้มาจากไหน เพราะไม่ควรอยู่ที่นั่นทั้งทางตรรกะและทางคณิตศาสตร์ ฉันจะพยายามบอกคุณสั้น ๆ และไม่มีภาษาที่ลึกซึ้งโดยไม่จำเป็น - หากคุณต้องการคุณสามารถค้นหาสิ่งเหล่านี้ได้มากมายในหัวข้อนี้บนอินเทอร์เน็ต
ประเด็นก็คือในช่วงเวลาอันห่างไกลเหล่านั้น (ประมาณปี 1970) เมื่อพีซียังคงเป็นอะไรที่แปลกใหม่ก็ไม่มี มาตรฐานสม่ำเสมอการทำงานกับตัวเลขทศนิยม (เศษส่วน ถ้าง่าย) ทำไมต้องมีมาตรฐานนี้เลย? แล้วอะไรล่ะ โปรแกรมคอมพิวเตอร์พวกเขาเห็นตัวเลขในแบบของตัวเอง แต่โดยทั่วไปแล้วเศษส่วนจะมีสถานะเป็น "ทุกอย่างซับซ้อน" และยังเป็นสิ่งเดียวกัน จำนวนเศษส่วนคุณสามารถนำเสนอในรูปแบบต่างๆ และดำเนินการกับมันได้เช่นกัน ดังนั้นในสมัยนั้น เมื่อทำงานกับตัวเลข โปรแกรมเดียวกันก็อาจให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันบนพีซีแต่ละเครื่องได้ การคำนึงถึงข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ทั้งหมดของพีซีแต่ละเครื่องจึงไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นเมื่อถึงจุดหนึ่งการพัฒนามาตรฐานแบบรวมสำหรับการทำงานกับตัวเลขทศนิยมจึงเริ่มต้นขึ้น โดยละรายละเอียดความแตกต่างและความน่าสนใจของเรื่องต่างๆ ไว้ พูดได้คำเดียวว่าสุดท้ายแล้วทุกอย่างก็ส่งผลให้ มาตรฐาน IEEE754- และตามข้อกำหนดของมัน ในการแสดงทศนิยมของตัวเลขใด ๆ อนุญาตให้มีข้อผิดพลาดในหลักสำคัญตัวที่ 15 ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการคำนวณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ส่วนใหญ่มักจะสามารถสังเกตสิ่งนี้ได้อย่างแม่นยำในการดำเนินการลบเพราะว่า การลบตัวเลขที่อยู่ใกล้กันทำให้สูญเสียเลขนัยสำคัญ
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลจำเพาะนั้นสามารถพบได้ในบทความของ Microsoft: ผลลัพธ์ทางคณิตศาสตร์ทศนิยมใน Excel อาจไม่ถูกต้อง
นี่คือสาเหตุของพฤติกรรมนี้ใน Excel อย่างแน่นอน แม้ว่าในความเป็นธรรมก็ควรสังเกตว่าไม่เพียง แต่ Excel เท่านั้น แต่ยังมีโปรแกรมทั้งหมดที่ใช้ มาตรฐานนี้- แน่นอนว่านี่เป็นคำถามเชิงตรรกะ: เหตุใดพวกเขาจึงนำมาตรฐานบั๊กกี้มาใช้? ฉันจะบอกว่ามีการแลกเปลี่ยนระหว่างประสิทธิภาพและฟังก์ชันการทำงาน แม้ว่าอาจมีสาเหตุอื่นก็ตาม

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญกว่ามาก: จะจัดการกับเรื่องนี้อย่างไร?
จริงๆ ไม่มีทาง เพราะ... นี่คือ "ข้อบกพร่อง" ของซอฟต์แวร์ และในกรณีนี้ไม่มีทางออกอื่นใดนอกจากใช้แผ่นแปะทุกประเภทเช่น ROUND และเธอ ฟังก์ชั่นที่คล้ายกัน- ในเวลาเดียวกัน ROUND ควรใช้ที่นี่ไม่ใช่อย่างที่แสดงไว้ตอนเริ่มต้น แต่แตกต่างออกไปเล็กน้อย:
=รอบ(10.8 - 10.7 ;1)=0.1
=รอบ(10.8-10.7.1)=0.1
เหล่านั้น. ใน ROUND เราต้องวางนิพจน์ "buggy" ไว้เอง และไม่ใช่แต่ละอาร์กิวเมนต์แยกกัน ถ้าคุณใส่ทุกอาร์กิวเมนต์ มันจะไม่มีผลกระทบใดๆ เพราะปัญหาไม่ได้อยู่ที่ตัวเลข แต่อยู่ที่วิธีที่โปรแกรมมองเห็น และในกรณีนี้ 10.8 และ 10.7 ได้ถูกปัดเศษให้เป็นตัวเลขหนึ่งหลักแล้ว และชัดเจนว่า การปัดเศษแต่ละหมายเลขแยกกันจะไม่มีผลแต่อย่างใด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถออกไปด้วยวิธีอื่นได้ คูณตัวเลขแต่ละตัวด้วยค่าที่กำหนด (เช่น 1,000 เพื่อลบตำแหน่งทศนิยม 100%) แล้วลบและเปรียบเทียบ:
=((10,8*1000)-(10,7*1000))/1000=0,1

ฉันอยากจะเชื่อว่าอย่างน้อยสักวันหนึ่ง Microsoft จะสามารถเอาชนะคุณสมบัติที่อธิบายไว้ของมาตรฐาน IEEE754 หรืออย่างน้อยก็สร้างแพตช์ที่จะผลิต การคำนวณง่ายๆไม่แย่ไปกว่าเครื่องคิดเลข 50 รูเบิล :) บทความนี้ช่วยได้หรือไม่? แชร์ลิงก์กับเพื่อนของคุณ! วิดีโอสอน

("แถบด้านล่าง":("textstyle": "static", "textpositionstatic": "bottom", "textautohide":true, "textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic:"bottomleft", "textpositionmarginleft":24," textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect：slide","texteffecteasingบนหน้าจอ:easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection：left,”texteffectslidedistance” :30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":slide", "text effectslidedirection1" "right", "text effectslidedistance1":120, "text effecteasing1":easeOutCubic","texteffectduration1":600 ,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2"slide"", "text effectslidedirection2" "right", "text effectslidedistance2":120, "texteffecteasing2":easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500," textcss:: block; text-align:left;, "textbgcss": ซ้าย: 0px; ; พื้นหลังสี: #333333; ","titlecss///display:บล็อก; ตำแหน่ง:ญาติ; แบบอักษร:ตัวหนา 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; สี:#fff;"descriptioncss":display:block; ตำแหน่ง:ญาติ; แบบอักษร:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; สี:#fff; ขอบบน:8px;"buttoncss":display:block; ตำแหน่ง:ญาติ; Margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;", "descriptioncssresponsive": "display: none !important;", "buttoncssresponsive": "", "addgooglefonts":false,"googlefonts:", "textleftrightpercentforstatic":40))

วิธีคำนวณผลรวมของค่าใน Excel

สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่มีค่าและคุณจำเป็นต้องรู้ผลรวมของมัน วิธีที่ง่ายที่สุดคือคุณสามารถเลือกได้ เซลล์ที่จำเป็นและที่มุมขวาล่างของ Excel ในแถบสถานะ คุณจะเห็นผลรวมของค่า ตัวเลข และแม้แต่ค่าเฉลี่ยเลขคณิต

หากคุณต้องการใช้จำนวนเงินที่ได้รับที่ไหนสักแห่งหรือเพียงแสดงในเซลล์ เราจะใช้ฟังก์ชัน SUM มันสามารถทำงานได้เหมือน โหมดแมนนวลและโดยอัตโนมัติ เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม "ผลรวมอัตโนมัติ" ซึ่งอยู่บนแท็บ "หน้าแรก" สูตรคำนวณจำนวนเงินจะปรากฏในเซลล์ถัดไปใต้เซลล์ที่คุณไฮไลต์ หากต้องการแทรกผลรวมในตำแหน่งที่ต้องการ ให้เลือกเซลล์ว่างสีน้ำเงินแล้วพิมพ์ “=SUM(” โดยไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูด จากนั้นเลือกช่วงที่ต้องการด้วยเมาส์ แล้วกด Enter บนแป้นพิมพ์

เหตุใดจึงไม่สามารถคำนวณจำนวนเงินใน Excel ได้

มีเหตุผลที่เป็นไปได้มากที่สุดสองประการ

1. ตัวคั่นเศษส่วนไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นใน Windows จะมีเครื่องหมายจุลภาค แต่ในตารางคุณมีจุด ลองเปลี่ยนเครื่องหมายตัวคั่นเป็นคู่ของค่าแล้วบวกเข้าด้วยกัน หากต้องการดูว่ามีอักขระตัวใดอยู่ในระบบ ให้ไปที่ "แผงควบคุม" เลือก "มาตรฐานภูมิภาคและภาษา" -> "การตั้งค่าขั้นสูง":

2. เซลล์ของคุณอยู่ในรูปแบบข้อความ และนอกเหนือจากตัวเลขแล้ว ยังมีอักขระเพิ่มเติม เช่น ช่องว่าง เลือกและกดปุ่มเมาส์ขวา เลือก "จัดรูปแบบเซลล์" จากเมนูและตั้งค่ารูปแบบเป็น "ตัวเลข" หากไม่เหมือนกัน ตรวจสอบว่าไม่มีอะไรในเซลล์ยกเว้นตัวเลข

หากคุณยังคงมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจง ถามคำถาม ผู้เชี่ยวชาญของเราจะตอบคำขอของคุณทันที

มันเกิดขึ้นที่คุณคัดลอกตารางลงใน Excel แต่ตัวเลขในนั้นไม่นับ สูตรไม่ทำงานเอ็กเซล- สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะค่าของเซลล์อยู่ในรูปแบบข้อความ โปรดจำไว้ว่า Excel มีสองรูปแบบ ได้แก่ รูปแบบเซลล์และรูปแบบค่า อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งนี้ในบทความ “แปลงวันที่เป็นข้อความ Excel”
ลองพิจารณาดู ทำไมในสูตร Excel ไม่ทำงาน.
คุณต้องเพิ่มตัวเลขบนสุดในเซลล์ ค่าในเซลล์เขียนในรูปแบบข้อความโดยมีอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ระหว่างบรรทัด เราจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง รูปแบบข้อความค่าเป็นตัวเลขและเน้นตัวเลขแรกในเซลล์ เรามีตารางที่คัดลอกมาจาก 1C
ขั้นแรก.
มาแปลงค่าของเซลล์เป็นรูปแบบตัวเลขกัน
เลือกเซลล์ บนแท็บ "หน้าแรก" ในส่วน "การแก้ไข" คลิกที่ปุ่ม "ค้นหา"
ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้ใส่ลูกน้ำในบรรทัด "ค้นหา" เราไม่ได้ใส่สิ่งใดในบรรทัด "แทนที่"
คลิกปุ่ม "แทนที่ทั้งหมด" มันจะออกมาแบบนี้
ขั้นตอนที่สอง
ในหน้าต่าง "ค้นหาและแทนที่" เดียวกัน (เราไม่ได้ลบออกและเซลล์ยังคงถูกเลือก) ในบรรทัด "ค้นหา" เราใส่จุด และในบรรทัด "แทนที่" เราใส่ลูกน้ำ คลิก "เลือกทั้งหมด"

มันกลับกลายเป็นแบบนี้
เราลบหน้าต่าง "ค้นหาและแทนที่"
ขั้นตอนที่สาม
วิธีเน้นตัวเลขแรกในเซลล์เอ็กเซล.
ในเซลล์ B1 เราเขียนสูตรต่อไปนี้ =LEFTCHAR(A1,ค้นหา(ถ่าน(10),A1)-1)
เมื่อใช้สูตรนี้ เราได้แยกตัวเลขแรกออกจากเซลล์ คัดลอกสูตรตามคอลัมน์ มันกลับกลายเป็นแบบนี้
ในเซลล์ B4 เราเขียนสูตรการบวก =B1+B2+B3
ผลรวมอัตโนมัติไม่ทำงาน แต่สูตรที่เขียนด้วยตนเองทำงานได้
ใน Excel คุณสามารถตั้งค่าเซลล์ให้เป็นลิงก์ไปยังชีต ช่วง เซลล์ ไซต์ ฯลฯ ได้ เมื่อคุณคลิกที่ลิงค์นี้ Excel จะตามมา แต่จะเลือกเซลล์ได้อย่างไรไม่ใช่ไฮเปอร์ลิงก์? อ่านบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้ "

ผู้อ่าน Lifehacker คุ้นเคยอยู่แล้ว เดนิส บาตยานอฟที่แบ่งปันกับเรา วันนี้เดนิสจะพูดถึงวิธีหลีกเลี่ยงปัญหาที่พบบ่อยที่สุดใน Excel ซึ่งเรามักสร้างขึ้นเอง

ฉันขอจองทันทีว่าเนื้อหาในบทความนี้มีไว้สำหรับผู้เริ่มต้น ผู้ใช้ Excel. ผู้ใช้ขั้นสูงเราได้เต้นรำอย่างขะมักเขม้นบนคราดนี้มากกว่าหนึ่งครั้งดังนั้นงานของฉันคือปกป้อง "นักเต้น" ที่อายุน้อยและไม่มีประสบการณ์จากสิ่งนี้

คุณไม่ได้ให้ส่วนหัวของคอลัมน์ตาราง

เครื่องมือ Excel หลายอย่าง เช่น การเรียงลำดับ การกรอง ตารางอัจฉริยะ และตารางสรุปข้อมูล ถือว่าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ มิฉะนั้นคุณจะไม่สามารถใช้งานได้เลยหรือทำงานไม่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าตารางของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์

ล้างคอลัมน์และแถวภายในตารางของคุณ

สิ่งนี้ทำให้ Excel สับสน เมื่อพบแถวหรือคอลัมน์ว่างในตารางของคุณ มันจะเริ่มคิดว่าคุณมี 2 ตาราง ไม่ใช่หนึ่งตาราง คุณจะต้องแก้ไขอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ อย่าซ่อนแถว/คอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการภายในตาราง เป็นการดีกว่าที่จะลบออก

แผ่นเดียวมีหลายตาราง

หากสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ตารางเล็กๆ ที่มีหนังสืออ้างอิงเกี่ยวกับคุณค่า คุณก็ไม่ควรทำเช่นนี้

จะไม่สะดวกสำหรับคุณที่จะทำงานกับตารางมากกว่าหนึ่งตารางบนแผ่นงาน ตัวอย่างเช่น หากตารางหนึ่งตั้งอยู่ทางด้านซ้ายและตารางที่สองอยู่ทางด้านขวา การกรองตารางหนึ่งจะส่งผลต่ออีกตารางหนึ่ง หากตารางอยู่ด้านล่างอีกตารางหนึ่งจะไม่สามารถใช้การแช่แข็งพื้นที่ได้และจะต้องค้นหาตารางใดตารางหนึ่งอย่างต่อเนื่องและ กิจวัตรที่ไม่จำเป็นเพื่อวางเคอร์เซอร์ตารางไว้ คุณต้องการมันไหม?

ข้อมูลประเภทเดียวกันนั้นอยู่ในคอลัมน์ที่แตกต่างกันโดยไม่ตั้งใจ

บ่อยครั้งที่ผู้ใช้ที่รู้จัก Excel ค่อนข้างเผินๆ ชอบรูปแบบตารางนี้:

ดูเหมือนว่าเรามีรูปแบบที่ไม่เป็นอันตรายในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการขายตัวแทนและค่าปรับ เค้าโครงตารางนี้ทำให้มนุษย์มองเห็นได้ชัดเจนเนื่องจากมีขนาดกะทัดรัด อย่างไรก็ตาม เชื่อฉันเถอะ การพยายามดึงข้อมูลจากตารางดังกล่าวและรับผลรวมย่อย (ข้อมูลรวม) ถือเป็นฝันร้ายอย่างยิ่ง

ประเด็นก็คือว่า รูปแบบนี้มี 2 มิติ: ถึง คุณต้องตัดสินใจเลือกแถวโดยการวนซ้ำผ่านสาขา กลุ่ม และตัวแทน เมื่อคุณพบคอลัมน์ที่ถูกต้องแล้ว คุณจะต้องมองหาคอลัมน์ที่ต้องการ เนื่องจากมีคอลัมน์หลายคอลัมน์ และ "ความเป็นสองมิติ" นี้ทำให้การทำงานกับตารางดังกล่าวมีความซับซ้อนอย่างมาก เครื่องมือมาตรฐาน Excel - สูตรและตารางสาระสำคัญ

หากคุณสร้างตารางสรุปข้อมูล คุณจะพบว่าไม่มีวิธีใดที่จะรับข้อมูลตามปีหรือไตรมาสได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากตัวบ่งชี้จะถูกแยกออกเป็นช่องต่างๆ คุณไม่มีฟิลด์ปริมาณการขายเพียงฟิลด์เดียวที่สามารถจัดการได้อย่างสะดวก แต่มีฟิลด์แยกกัน 12 ฟิลด์ คุณจะต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณแยกกันด้วยตนเองสำหรับไตรมาสและปี แม้ว่าข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์เดียวก็ตาม ตารางเดือยฉันจะทำเพื่อคุณ

หากคุณต้องการใช้สูตรผลรวมมาตรฐาน เช่น SUMIF, SUMIFS, SUMPRODUCT คุณจะพบว่าสูตรเหล่านั้นจะไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับเค้าโครงตารางนี้

การเผยแพร่ข้อมูลตามแผ่นต่างๆ ของหนังสือ “เพื่อความสะดวก”

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งคือการมีบางอย่าง รูปแบบมาตรฐานตารางและต้องการการวิเคราะห์ตามข้อมูลนี้ กระจายออกเป็นแผ่นงานแยกต่างหาก สมุดงาน Excel- เช่น มักจะสร้าง แยกแผ่นสำหรับทุกเดือนหรือปี เป็นผลให้ปริมาณงานวิเคราะห์ข้อมูลคูณด้วยจำนวนชีตที่สร้างขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่จำเป็นต้องทำอย่างนั้น รวบรวมข้อมูลในหนึ่งแผ่น

ข้อมูลในความคิดเห็น

ผู้ใช้มักจะเพิ่ม ข้อมูลสำคัญซึ่งอาจจำเป็นต้องใช้ในความคิดเห็นของเซลล์ โปรดทราบว่าสิ่งที่อยู่ในความคิดเห็นคุณสามารถดูได้เท่านั้น (หากคุณพบ) มันยากที่จะเอามันเข้าไปในเซลล์ ฉันขอแนะนำให้คุณสร้างคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับความคิดเห็น

การจัดรูปแบบระเบียบ

จะไม่เพิ่มอะไรดีๆ ให้กับโต๊ะของคุณอย่างแน่นอน การดำเนินการนี้ดูไม่ดีสำหรับผู้ที่ใช้สเปรดชีตของคุณ ใน สถานการณ์กรณีที่ดีที่สุดพวกเขาจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ แต่อย่างแย่ที่สุด พวกเขาจะคิดว่าคุณไม่เป็นระเบียบและเลอะเทอะในกิจการของคุณ มุ่งเป้าไปที่สิ่งต่อไปนี้:

การรวมเซลล์

ใช้การรวมเซลล์เฉพาะเมื่อคุณไม่สามารถทำได้โดยเด็ดขาด เซลล์ที่ผสานเข้าด้วยกันทำให้ยากต่อการจัดการช่วงของเซลล์เหล่านั้น มีปัญหาในการเคลื่อนย้ายเซลล์, เมื่อแทรกเซลล์ ฯลฯ

การรวมข้อความและตัวเลขไว้ในเซลล์เดียว

ความเจ็บปวดเกิดขึ้นจากเซลล์ที่มีตัวเลขต่อท้ายพร้อมข้อความคงที่ "RUB" หรือป้อน "USD" ด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่ใช่แบบฟอร์มที่พิมพ์ แต่เป็นตารางปกติ การดำเนินการทางคณิตศาสตร์ด้วยเซลล์ดังกล่าวจึงเป็นไปไม่ได้ตามธรรมชาติ

ตัวเลขเป็นข้อความในเซลล์

หลีกเลี่ยงการจัดเก็บข้อมูลตัวเลขในเซลล์ในรูปแบบข้อความ เมื่อเวลาผ่านไป บางเซลล์ในคอลัมน์ดังกล่าวจะมีรูปแบบข้อความ และบางเซลล์จะมีรูปแบบปกติ ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหากับสูตร

หากโต๊ะของคุณจะถูกนำเสนอผ่านโปรเจ็กเตอร์ LCD

เลือกการผสมสีและพื้นหลังที่ตัดกันมากที่สุด ดูดีบนโปรเจ็กเตอร์ พื้นหลังสีเข้มและตัวอักษรแสง ความประทับใจที่แย่ที่สุดคือสีแดงบนพื้นสีดำและในทางกลับกัน การรวมกันนี้ดูมีคอนทราสต์ต่ำมากบนโปรเจ็กเตอร์ - ควรหลีกเลี่ยง

โหมดหน้าของแผ่นงานใน Excel

นี่เป็นโหมดเดียวกับที่ Excel แสดงว่าแผ่นงานจะถูกแบ่งออกเป็นหน้าต่างๆ เมื่อพิมพ์อย่างไร เส้นขอบหน้าถูกเน้นไว้ สีฟ้า- ฉันไม่แนะนำให้ทำงานในโหมดนี้อย่างต่อเนื่องซึ่งหลายๆ คนทำ เนื่องจากไดรเวอร์เครื่องพิมพ์เกี่ยวข้องกับกระบวนการแสดงข้อมูลบนหน้าจอ และขึ้นอยู่กับสาเหตุหลายประการ (เช่น เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อเครือข่ายและ ในขณะนี้ไม่พร้อมใช้งาน) เต็มไปด้วยการค้างในกระบวนการแสดงภาพและการคำนวณสูตรใหม่ ทำงานตามปกติ.

มากยิ่งขึ้น ข้อมูลที่เป็นประโยชน์คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับ Excel ได้ที่

ฉันขอจองทันทีว่าเนื้อหาในบทความนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ Excel มือใหม่ ผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ได้เต้นเรคนี้อย่างกระตือรือร้นมากกว่าหนึ่งครั้ง ดังนั้นงานของฉันคือปกป้อง "นักเต้น" ที่อายุน้อยและไม่มีประสบการณ์จากสิ่งนี้

คุณไม่ได้ให้ส่วนหัวของคอลัมน์ตาราง

ล้างคอลัมน์และแถวภายในตารางของคุณ

แผ่นเดียวมีหลายตาราง

จะไม่สะดวกสำหรับคุณที่จะทำงานกับตารางมากกว่าหนึ่งตารางบนแผ่นงาน ตัวอย่างเช่น หากตารางหนึ่งตั้งอยู่ทางด้านซ้ายและตารางที่สองอยู่ทางด้านขวา การกรองตารางหนึ่งจะส่งผลต่ออีกตารางหนึ่ง หากตารางอยู่ด้านล่างอีกตารางหนึ่ง จะไม่สามารถใช้การแช่แข็งพื้นที่ได้ และคุณจะต้องค้นหาตารางใดตารางหนึ่งอย่างต่อเนื่องและดำเนินการปรับแต่งที่ไม่จำเป็นเพื่อวางเคอร์เซอร์ของตารางไว้บนนั้น คุณต้องการมันไหม?

ข้อมูลประเภทเดียวกันนั้นอยู่ในคอลัมน์ที่แตกต่างกันโดยไม่ตั้งใจ

บ่อยครั้งที่ผู้ใช้ที่รู้จัก Excel ค่อนข้างเผินๆ ชอบรูปแบบตารางนี้:

ความจริงก็คือรูปแบบนี้มี 2 มิติ: เพื่อที่จะ คุณต้องตัดสินใจในบรรทัดโดยไปที่สาขา กลุ่ม และตัวแทน เมื่อคุณพบคอลัมน์ที่ต้องการแล้ว คุณจะต้องค้นหาคอลัมน์ที่ต้องการ เนื่องจากมีหลายคอลัมน์ และ "ความเป็นสองมิติ" นี้ทำให้การทำงานกับตารางดังกล่าวมีความซับซ้อนอย่างมากแม้ในเครื่องมือ Excel มาตรฐาน - สูตรและตารางเดือย

หากคุณสร้างตารางสรุปข้อมูล คุณจะพบว่าไม่มีวิธีใดที่จะรับข้อมูลตามปีหรือไตรมาสได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากตัวบ่งชี้จะถูกแยกออกเป็นช่องต่างๆ คุณไม่มีฟิลด์ปริมาณการขายเพียงฟิลด์เดียวที่สามารถจัดการได้อย่างสะดวก แต่มีฟิลด์แยกกัน 12 ฟิลด์ คุณจะต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณแยกกันด้วยตนเองสำหรับไตรมาสและปี แม้ว่าข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์เดียว แต่ Pivot Table ก็ช่วยคุณได้

การเผยแพร่ข้อมูลตามแผ่นต่างๆ ของหนังสือ “เพื่อความสะดวก”

ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งคือการมีรูปแบบตารางมาตรฐานและจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ตามข้อมูลนี้ โดยกระจายไปยังแผ่นงานต่างๆ ในสมุดงาน Excel ตัวอย่างเช่น พวกเขามักจะสร้างแผ่นงานแยกกันสำหรับแต่ละเดือนหรือปี เป็นผลให้ปริมาณงานวิเคราะห์ข้อมูลคูณด้วยจำนวนชีตที่สร้างขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่จำเป็นต้องทำอย่างนั้น รวบรวมข้อมูลในหนึ่งแผ่น

ข้อมูลในความคิดเห็น

บ่อยครั้งที่ผู้ใช้เพิ่มข้อมูลสำคัญที่อาจต้องการในความคิดเห็นของเซลล์ โปรดทราบว่าสิ่งที่อยู่ในความคิดเห็นคุณสามารถดูได้เท่านั้น (หากคุณพบ) มันยากที่จะเอามันเข้าไปในเซลล์ ฉันขอแนะนำให้คุณสร้างคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับความคิดเห็น

การจัดรูปแบบระเบียบ

จะไม่เพิ่มอะไรดีๆ ให้กับโต๊ะของคุณอย่างแน่นอน การดำเนินการนี้ดูไม่ดีสำหรับผู้ที่ใช้สเปรดชีตของคุณ อย่างดีที่สุด พวกเขาจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ แต่อย่างแย่ที่สุด พวกเขาจะคิดว่าคุณไม่เป็นระเบียบและเลอะเทอะในกิจการของคุณ มุ่งเป้าไปที่สิ่งต่อไปนี้:

การรวมเซลล์

การรวมข้อความและตัวเลขไว้ในเซลล์เดียว

ความเจ็บปวดเกิดขึ้นจากเซลล์ที่มีตัวเลขต่อท้ายด้วยข้อความคงที่ "RUB" หรือป้อน "USD" ด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่ใช่แบบฟอร์มที่พิมพ์ แต่เป็นตารางปกติ การดำเนินการทางคณิตศาสตร์กับเซลล์ดังกล่าวเป็นไปไม่ได้โดยธรรมชาติ

ตัวเลขเป็นข้อความในเซลล์

หากโต๊ะของคุณจะถูกนำเสนอผ่านโปรเจ็กเตอร์ LCD

เลือกการผสมสีและพื้นหลังที่ตัดกันมากที่สุด พื้นหลังสีเข้มและตัวอักษรสีอ่อนดูดีบนโปรเจ็กเตอร์ ความประทับใจที่แย่ที่สุดคือสีแดงบนพื้นสีดำและในทางกลับกัน การรวมกันนี้ดูมีคอนทราสต์ต่ำมากบนโปรเจ็กเตอร์ - ควรหลีกเลี่ยง

โหมดหน้าของแผ่นงานใน Excel

นี่เป็นโหมดเดียวกับที่ Excel แสดงให้เห็นว่าแผ่นงานจะถูกแบ่งออกเป็นหน้าต่างๆ เมื่อพิมพ์อย่างไร เส้นขอบของหน้าจะเน้นด้วยสีน้ำเงิน ฉันไม่แนะนำให้ทำงานในโหมดนี้อย่างต่อเนื่องซึ่งหลายๆ คนทำ เนื่องจากไดรเวอร์เครื่องพิมพ์เกี่ยวข้องกับกระบวนการแสดงข้อมูลบนหน้าจอ และสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับสาเหตุหลายประการ (เช่น เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อเครือข่ายและไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ ) อาจนำไปสู่การค้างในกระบวนการแสดงภาพและการคำนวณสูตรใหม่ ทำงานตามปกติ.

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Excel สามารถพบได้ที่