จากแหล่งข้อมูลต่างๆ พบว่า 50 ถึง 95% ของอีเมลทั้งหมดในโลกเป็นสแปมจากผู้ฉ้อโกงทางไซเบอร์ เป้าหมายของการส่งจดหมายดังกล่าวนั้นเรียบง่าย: เพื่อติดไวรัสในคอมพิวเตอร์ของผู้รับ, เพื่อขโมยรหัสผ่านของผู้ใช้, เพื่อบังคับให้บุคคลโอนเงิน "เพื่อการกุศล", เพื่อป้อนข้อมูลส่วนบุคคล บัตรธนาคารหรือส่งสแกนเอกสาร

สแปมมักสร้างความรำคาญเมื่อเห็นแวบแรก: รูปแบบที่คดเคี้ยว ข้อความที่แปลโดยอัตโนมัติ แบบฟอร์มสำหรับการป้อนรหัสผ่านในบรรทัดหัวเรื่อง แต่มีจดหมายที่เป็นอันตรายซึ่งดูดี เล่นกับอารมณ์ความรู้สึกของบุคคลอย่างละเอียด และไม่ทำให้เกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความจริงของพวกเขา

บทความนี้จะพูดถึงจดหมายฉ้อโกง 4 ประเภทที่ชาวรัสเซียมักหลงเชื่อ

1. จดหมายจาก “หน่วยงานภาครัฐ”

ผู้ฉ้อโกงสามารถปลอมตัวเป็นสำนักงานสรรพากรได้ กองทุนบำเหน็จบำนาญ, Rospotrebnadzor สถานีอนามัยและระบาดวิทยา และหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ เพื่อความน่าเชื่อถือ มีการแทรกลายน้ำ การสแกนซีล และสัญลักษณ์สถานะลงในตัวอักษร บ่อยครั้งที่งานของอาชญากรคือการทำให้บุคคลหวาดกลัวและโน้มน้าวให้เขาเปิดไฟล์ที่มีไวรัสติดอยู่

โดยปกติแล้วนี่คือตัวเข้ารหัสหรือตัวบล็อก Windows ที่ปิดการใช้งานคอมพิวเตอร์และต้องการให้คุณส่ง SMS แบบชำระเงินเพื่อดำเนินการต่อ ไฟล์ที่เป็นอันตรายอาจปลอมตัวเป็นคำสั่งศาลหรือหมายเรียกให้ปรากฏต่อหน้าหัวหน้าองค์กร

ความกลัวและความอยากรู้อยากเห็นจะปิดสติสัมปชัญญะของผู้ใช้ ฟอรัมการบัญชีอธิบายกรณีที่พนักงานขององค์กรนำไฟล์ที่มีไวรัสไปยังคอมพิวเตอร์ที่บ้าน เนื่องจากไม่สามารถเปิดในสำนักงานได้เนื่องจากโปรแกรมป้องกันไวรัส

บางครั้งนักต้มตุ๋นขอให้คุณส่งเอกสารตอบกลับจดหมายเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่จะเป็นประโยชน์สำหรับแผนการหลอกลวงอื่นๆ เมื่อปีที่แล้ว นักต้มตุ๋นกลุ่มหนึ่งสามารถหลอกลวงผู้คนจำนวนมากโดยใช้กลอุบายเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจ "ขอแฟกซ์เอกสาร"

เมื่อนักบัญชีหรือผู้จัดการอ่านข้อความนี้ เขาก็สาปแช่งสำนักงานสรรพากรทันที: “มีแมมมอธนั่งอยู่ตรงนั้น โอ้พระเจ้า!” และเปลี่ยนความคิดของฉันจากจดหมายไปสู่การแก้ปัญหา ปัญหาทางเทคนิคพร้อมจัดส่ง

2. จดหมายจาก “ธนาคาร”

ตัวบล็อค Windows และแรนซัมแวร์สามารถซ่อนตัวอยู่ในจดหมายปลอมได้ ไม่เพียงแต่จากองค์กรภาครัฐเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากธนาคารด้วย ข้อความ “ยืมเงินแล้ว โปรดอ่านคดี” น่ากลัวจนอยากเปิดไฟล์จริงๆ

บุคคลสามารถถูกชักชวนให้เข้าสู่ของปลอมได้ บัญชีส่วนตัวเสนอให้เห็นโบนัสสะสมหรือรับรางวัลที่เขาได้รับรางวัลจากลอตเตอรี Sberbank

บ่อยครั้งที่นักหลอกลวงส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระค่าธรรมเนียมการบริการและดอกเบี้ยเงินกู้เพิ่มเติมในราคา 50-200 รูเบิลซึ่งจ่ายง่ายกว่าที่จะเข้าใจ

3. จดหมายจาก “เพื่อนร่วมงาน”/“หุ้นส่วน”

บางคนได้รับจดหมายธุรกิจพร้อมเอกสารหลายสิบฉบับในระหว่างวันทำงาน ด้วยภาระดังกล่าวคุณอาจตกแท็ก "Re:" ในหัวเรื่องของจดหมายได้อย่างง่ายดายและลืมไปว่าคุณยังไม่ได้ติดต่อกับบุคคลนี้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากฟิลด์ผู้ส่งระบุว่า "Alexander Ivanov", "Ekaterina Smirnova" หรือข้อความธรรมดา ชื่อรัสเซียซึ่งไม่ได้อยู่ในความทรงจำของบุคคลที่ทำงานร่วมกับผู้คนตลอดเวลา

หากเป้าหมายของการหลอกลวงไม่ใช่การรวบรวมการชำระเงินทาง SMS เพื่อปลดล็อค Windows แต่เพื่อสร้างความเสียหายให้กับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง จดหมายที่มีไวรัสและลิงก์ฟิชชิ่งสามารถส่งในนามของพนักงานจริงได้ รายชื่อพนักงานสามารถรวบรวมได้บนโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือดูบนเว็บไซต์ของบริษัท

หากบุคคลเห็นจดหมายในกล่องจดหมายจากบุคคลจากแผนกใกล้เคียง เขาไม่พิจารณาให้ละเอียดยิ่งขึ้น เขาอาจเพิกเฉยต่อคำเตือนของโปรแกรมป้องกันไวรัสและเปิดไฟล์ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม

4. จดหมายจาก “Google/Yandex/Mail”

บางครั้ง Google จะส่งอีเมลถึงเจ้าของ กล่องจดหมาย Gmailมีคนพยายามเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณหรือพื้นที่ว่างของคุณหมด Google ไดรฟ์- ผู้ฉ้อโกงคัดลอกและบังคับให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่านบนเว็บไซต์ปลอมได้สำเร็จ

ผู้ใช้ Yandex.Mail, Mail.ru และอื่น ๆ ยังได้รับจดหมายปลอมจาก "ฝ่ายบริหารบริการ" บริการไปรษณีย์- คำอธิบายมาตรฐานคือ: “ที่อยู่ของคุณถูกเพิ่มลงในบัญชีดำแล้ว”, “รหัสผ่านของคุณหมดอายุแล้ว”, “อีเมลทั้งหมดจากที่อยู่ของคุณจะถูกเพิ่มลงในโฟลเดอร์สแปม”, “ดูรายการอีเมลที่ยังไม่ได้จัดส่ง” เช่นเดียวกับสามประเด็นก่อนหน้า อาวุธหลักของอาชญากรคือความกลัวและความอยากรู้อยากเห็นของผู้ใช้

จะป้องกันตัวเองอย่างไร?

ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสบนอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณเพื่อบล็อกโดยอัตโนมัติ ไฟล์ที่เป็นอันตราย- หากคุณไม่ต้องการใช้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้ตรวจสอบทุกสิ่งที่น่าสงสัยเป็นอย่างน้อย ไฟล์แนบเมลที่ virustotal.com

อย่าป้อนรหัสผ่านด้วยตนเอง ใช้ตัวจัดการรหัสผ่านบนอุปกรณ์ทั้งหมด พวกเขาจะไม่เสนอตัวเลือกรหัสผ่านให้คุณเพื่อเข้าสู่ไซต์ปลอม หากคุณไม่ต้องการใช้ด้วยเหตุผลบางประการ ให้พิมพ์ด้วยตนเอง URL ของหน้าคุณจะใส่รหัสผ่านของคุณที่ไหน สิ่งนี้ใช้ได้กับระบบปฏิบัติการทั้งหมด

หากเป็นไปได้ ให้เปิดใช้งานการยืนยันรหัสผ่านผ่าน SMS หรือการระบุตัวตนแบบสองปัจจัย และแน่นอนว่ามันคุ้มค่าที่จะจดจำสิ่งนั้น คนแปลกหน้าคุณไม่สามารถส่งสแกนเอกสาร ข้อมูลหนังสือเดินทาง หรือโอนเงินได้

บางทีผู้อ่านหลายคนเมื่อดูภาพหน้าจอของตัวอักษรอาจคิดว่า: "ฉันเป็นคนโง่ที่จะเปิดไฟล์จากจดหมายดังกล่าวหรือไม่? คุณสามารถเห็นได้จากระยะไกลหนึ่งกิโลเมตรว่านี่คือการตั้งค่า ฉันจะไม่ยุ่งกับผู้จัดการรหัสผ่านและการตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย ฉันแค่จะระวัง”

ใช่ อีเมลหลอกลวงส่วนใหญ่สามารถตรวจพบได้ด้วยตา แต่สิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับกรณีที่การโจมตีมุ่งเป้าไปที่คุณโดยเฉพาะ

สแปมที่อันตรายที่สุดคือส่วนบุคคล

หากภรรยาที่อิจฉาต้องการอ่านอีเมลของสามี Google จะเสนอไซต์ของเธอหลายสิบแห่งที่ให้บริการ "อีเมลแฮ็กและโปรไฟล์เครือข่ายโซเชียลโดยไม่ต้องชำระเงินล่วงหน้า"

รูปแบบงานของพวกเขานั้นเรียบง่าย: พวกเขาส่งจดหมายฟิชชิ่งคุณภาพสูงให้กับบุคคลที่เรียบเรียงอย่างระมัดระวัง จัดวางอย่างประณีต และคำนึงถึง ลักษณะส่วนบุคคลบุคคล. นักต้มตุ๋นดังกล่าวพยายามดึงดูดเหยื่อรายใดรายหนึ่งอย่างจริงใจ ค้นหาวงสังคม รสนิยม จุดอ่อน- เพื่อพัฒนาการโจมตี บุคคลที่เฉพาะเจาะจงอาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น แต่ความพยายามก็คุ้มค่า

หากจับเหยื่อได้ พวกเขาจะส่งภาพหน้าจอกล่องจดหมายให้ลูกค้าและขอให้ชำระเงิน ( ราคาเฉลี่ยประมาณ $100) สำหรับบริการของคุณ หลังจากได้รับเงินแล้วพวกเขาจะส่งรหัสผ่านสำหรับกล่องจดหมายหรือไฟล์เก็บถาวรที่มีตัวอักษรทั้งหมดให้คุณ

มักเกิดขึ้นเมื่อบุคคลได้รับจดหมายพร้อมลิงก์ไปยังไฟล์ "หลักฐานการประนีประนอมวิดีโอเกี่ยวกับ Tanya Kotova" ( คีย์ล็อกเกอร์ที่ซ่อนอยู่) จากพี่ชายของเขา เขาเต็มไปด้วยความอยากรู้อยากเห็น หากจดหมายมีข้อความที่มีรายละเอียดที่คนในวงจำกัดทราบ บุคคลนั้นจะปฏิเสธทันทีถึงความเป็นไปได้ที่พี่ชายของเขาอาจถูกแฮ็กหรืออาจมีคนอื่นแกล้งทำเป็นเขา เหยื่อผ่อนคลายและปิดโปรแกรมป้องกันไวรัสเพื่อเปิดไฟล์

ไม่เพียงแต่ภรรยาที่อิจฉาเท่านั้น แต่คู่แข่งที่ไร้ยางอายก็สามารถหันไปใช้บริการดังกล่าวได้ ในกรณีเช่นนี้ ป้ายราคาจะสูงกว่าและวิธีการจะละเอียดกว่า

คุณไม่ควรพึ่งพาความเอาใจใส่ของคุณและ สามัญสำนึก- ให้แอนตี้ไวรัสและตัวจัดการรหัสผ่านที่ไร้อารมณ์ปกป้องคุณ เผื่อไว้

ป.ล. เหตุใดผู้ส่งอีเมลขยะจึงเขียนจดหมายที่ "โง่" เช่นนี้

อีเมลหลอกลวงที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังนั้นค่อนข้างหายาก หากคุณไปที่โฟลเดอร์สแปมคุณสามารถสนุกสนานได้มาก นักต้มตุ๋นใช้ตัวละครประเภทใดเพื่อขู่กรรโชกเงิน: ผู้กำกับ FBI นางเอกของซีรีส์ "Game of Thrones" ผู้มีญาณทิพย์ที่ถูกส่งมาให้คุณ พลังที่สูงกว่าและเขาต้องการบอกความลับเกี่ยวกับอนาคตของคุณในราคา 15 ดอลลาร์ ฆาตกรที่คุณถูกสั่งให้ทราบ แต่เขาเสนอที่จะชดใช้อย่างจริงใจ

เครื่องหมายอัศเจรีย์มากมาย ปุ่มในตัวจดหมาย ที่อยู่ผู้ส่งแปลก ๆ คำทักทายที่ไม่ระบุชื่อ การแปลอัตโนมัติ, ความผิดพลาดร้ายแรงในข้อความมีความคิดสร้างสรรค์มากเกินไปอย่างชัดเจน - ตัวอักษรในโฟลเดอร์สแปมเพียงแค่ "กรีดร้อง" เกี่ยวกับต้นกำเนิดอันมืดมนของพวกเขา

เหตุใดนักต้มตุ๋นที่ส่งข้อความถึงผู้รับหลายล้านคนจึงไม่ต้องการใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการเขียนจดหมายเรียบร้อยและจัดสรรเงิน 20 เหรียญให้กับนักแปลเพื่อเพิ่มการตอบรับของผู้ชม

ในการศึกษาของ Microsoft เหตุใดนักต้มตุ๋นชาวไนจีเรียจึงบอกว่าพวกเขามาจากไนจีเรีย คำถาม “ทำไมคนหลอกลวงยังส่งจดหมายในนามของมหาเศรษฐีจากไนจีเรีย ในเมื่อคนทั่วไปรู้จัก “จดหมายไนจีเรีย” มา 20 ปีแล้ว” วิเคราะห์อย่างลึกซึ้ง จากสถิติพบว่าผู้รับมากกว่า 99.99% เพิกเฉยต่อสแปมดังกล่าว

แต่มีการดำเนินการหนึ่งใน 10,000 และบุคคลนี้เป็นเหยื่อในอุดมคติที่แยกตัวออกจากความเป็นจริงโดยสิ้นเชิงและไม่รู้วิธีใช้ เครื่องมือค้นหา- กลุ่มเสี่ยงคือผู้ป่วยทางจิตและผู้ที่ติดยารุนแรงและโรคพิษสุราเรื้อรัง

นักส่งสแปมที่ค้าขายด้วยการขู่กรรโชกไม่จำเป็นต้องให้คนปกติตอบจดหมายของเขาอย่างแน่นอน พวกเขาจะไม่โอนเงิน แต่จะกวนใจคุณด้วยคำถาม เขาต้องการการติดต่อจากคนประหลาดมาตรฐานซึ่งยินดีที่จะส่ง Daenerys 500 ดอลลาร์เพราะกระรอกในหัวของพวกเขาอนุมัติ

จากตัวอย่างที่ประเมินค่าไม่ได้เหล่านี้ ตัวทำละลายส่วนใหญ่จะถูกเลือกและอยู่ภายใต้การดูแลทางจิตส่วนบุคคลอย่างระมัดระวัง ตัวอย่างเช่น ผู้หญิงอายุ 50 ปีจากดินแดนคัมชัตกาเพิ่งย้ายมา 4.5 ล้านรูเบิลถึงทหารอเมริกันที่พบเธอที่ Odnoklassniki ตกหลุมรักสัญญาว่าจะแต่งงาน แต่หลังจากนั้น สามเดือน

และการอนุญาต

คุณอาจสังเกตเห็นแล้วว่าเมื่อคุณได้รับจดหมายจากผู้เขียนบางคน ในส่วน "ถึง" จะมีรายการอีเมลหลายสิบฉบับจากบุคคลอื่น ยิ่งไปกว่านั้น ทั้งคุณและบุคคลเหล่านี้ไม่ได้ยินยอมให้อีเมลเหล่านี้ "ถูกเปิดเผย" โดยปกติแล้ว ผู้รับบางรายจะยกเลิกการสมัครรับรายชื่ออีเมลนี้ (เราทุกคนเบื่อหน่ายกับการส่งสแปมไปยังอีเมลของเรา) แต่มีสิ่งหนึ่งที่แน่นอน - ผู้รับทุกคนจะปฏิบัติต่อผู้เขียนจดหมายข่าวในฐานะบุคคลที่ไม่เป็นมืออาชีพ และพวกเขาไม่น่าจะตกลงที่จะยอมรับข้อเสนอของเขา

คุณจะทำอย่างไรเพื่อไม่ให้ส่งจดหมายถึงผู้รับแต่ละคนแยกจากกันและในขณะเดียวกันก็ "ไม่ส่องแสงต่อหน้าคนอื่น"?

เกือบใดก็ได้ บริการไปรษณีย์ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้

ลองพิจารณาโอกาสนี้โดยใช้ตัวอย่างที่อยู่อีเมลยอดนิยมสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจ: gmail.com

โดยทั่วไป คุณจะใช้หน้าต่างเขียนเพื่อส่งอีเมล เมื่อคลิกที่มันคุณจะเห็นหน้าต่าง "ข้อความใหม่" ใหม่ซึ่งคุณแทรกทุกสิ่งที่จำเป็นในการสร้างและส่งจดหมายเอง
โดยปกติแล้วเราจะแทรกอีเมลของผู้รับลงในหน้าต่าง "ผู้รับ"

จะทำอย่างไรถ้ามีหลายอัน? เมื่อคุณวางเคอร์เซอร์ในหน้าต่างนี้ ตัวเลือกอีกสองตัวเลือกจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ: ส่งสำเนา และสำเนาลับ

คัดลอกหมายถึง " สำเนาถูกต้อง- ฟิลด์นี้จะใช้เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลถึงบุคคลที่ไม่ใช่ผู้รับหลัก

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้บุคคลนั้นรับทราบถึงความเคลื่อนไหวในขณะที่แจ้งให้ทราบว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องตอบอีเมล แต่ผู้รับจดหมายฉบับนี้ทุกคนจะเห็นที่อยู่ของกันและกัน (และแม้กระทั่งชื่อ)

BCC หมายถึง "สำเนาที่ถูกซ่อนไว้ทุกประการ" มันทำงานเหมือนกับ Cc แต่ฟิลด์นี้จะซ่อนที่อยู่ผู้รับทั้งหมด

ดังนั้น การใช้ฟิลด์นี้จึงเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการส่งอีเมล จำนวนมากผู้คนและรักษาความลับ ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ทำลายความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา เมื่อใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถแทรกอีเมลได้สูงสุด 30 ฉบับ ซึ่งหมายความว่าด้วยการคลิกปุ่มเพียงครั้งเดียว คุณสามารถส่งจดหมายนี้ไปยังผู้รับ 30 คนพร้อมกันโดยไม่ต้องแสดงอีเมล

จากนั้นในหน้าต่าง "หัวเรื่อง" คุณต้องเขียนหัวเรื่องของจดหมาย ( 1 - ควรสั้น แต่ในขณะเดียวกันก็แจ้งให้ผู้รับทราบถึงสาระสำคัญของข้อความอย่างถูกต้อง

ในหน้าต่างถัดไป ให้วางข้อความของตัวอักษรเอง ( 2 - ที่นี่คุณสามารถแก้ไขได้ จัดรูปแบบ เปลี่ยนแบบอักษร ขนาดตัวอักษร ลักษณะ สี ใส่ตัวเลข หรือ รายการหัวข้อย่อย, เน้นคำพูด และอื่นๆ ( 3 ).
และหากจำเป็น คุณสามารถแทรกรูปภาพลงในเนื้อความของตัวอักษรได้ ( 4 ) หรือแนบไฟล์ ( 5 ).

มันคือจดหมายนี้ที่ให้ ปริมาณสูงสุดความสามารถในการแก้ไข

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคนพร้อมกันทางไปรษณีย์ yandex.ru

มีตัวเลือกน้อยลงในการแก้ไขข้อความจดหมายในเมลนี้ ดังนั้นฉันจะแสดงเฉพาะขั้นตอนที่จำเป็นในการส่งจดหมายเท่านั้น

คลิกที่ "เขียน" จากนั้นในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) ใส่อีเมลของผู้รับคนแรก จากนั้นเลือกฟังก์ชัน "คัดลอก" ( 2 ) หรือ " สำเนาลับถึง» ( 3 - ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้ผู้รับจดหมายของคุณทุกคนเห็นอีเมลทั้งหมดหรือรักษาสิทธิ์ในการรักษาความลับของที่อยู่หรือไม่ ให้เลือกหนึ่งในฟังก์ชัน หากต้องการเพิ่มอีเมลถัดไปในรายการ คุณต้องคลิกปุ่มที่มีรูปผู้ชายที่มีเครื่องหมายบวกอยู่ข้างหน้า ( 4 - จากนั้นคุณสามารถเลือกผู้รับประจำของคุณจากรายการแบบเลื่อนลงหรือป้อนอีเมลด้วยตนเอง
จากนั้นตามปกติ: เขียนหัวเรื่องของจดหมายในหน้าต่าง "หัวเรื่อง" และแทรกข้อความของตัวอักษรเอง
สามารถดาวน์โหลดรูปภาพได้จาก Yandex Disk และสามารถแนบไฟล์ได้ตามปกติ

เกือบจะมีสิ่งเดียวกันนี้ให้กับคุณโดยบริการ mail.ru
คลิกที่ปุ่ม "เขียน" หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกด้วยเมาส์ในหน้าต่าง "ถึง" ( 1 ) รายการแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายชื่อผู้รับประจำของคุณ ( 2 - คุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการจากรายการนี้ หรือเพียงแค่ใส่อีเมลของผู้รับที่ต้องการด้วยตนเอง

หากคุณต้องการส่งจดหมายนี้ถึงผู้รับทั้งกลุ่มพร้อมกัน ให้เลือกหนึ่งในสองฟังก์ชัน: "คัดลอก" หรือ "สำเนาลับ"

ในการดำเนินการนี้ให้คลิกที่ปุ่มที่จุดเริ่มต้นของหน้าต่างสำหรับอีเมลผู้รับ ( 1 ) และในรายการแบบเลื่อนลง ( 2 ) เลือกสิ่งที่คุณต้องการ ( 3 หรือ 4 ).

เมลนี้อนุญาตให้คุณแนบไฟล์ไปกับจดหมาย ( 1 ) และแก้ไขข้อความของตัวอักษรเอง ( 2 - ปริมาณประมาณเดียวกันกับเมลบน yandex.ru

นั่นคือทั้งหมดที่ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับวันนี้

ฉันหวังว่าเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะช่วยคุณไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังไม่เป็นการละเมิดการรักษาความลับของบุคคลที่มอบที่อยู่อีเมลให้กับคุณอีกด้วย คิดถึงความปลอดภัยของคนที่ไว้วางใจคุณเสมอ เป็นมืออาชีพ!

และหากคุณต้องการได้รับสิ่งที่มีประโยชน์มากยิ่งขึ้น และไม่เพียงแต่เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีสร้างบล็อกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีสร้างรายได้ด้วย ลงทะเบียนเพื่อรับหลักสูตรฟรีของเรา “เทคโนโลยีสร้างรายได้บนอินเตอร์เน็ต”

เพียงกรอกชื่อและอีเมลของคุณในแบบฟอร์มด้านล่างบทความนี้แล้วคลิกที่ปุ่ม “ฉันอยากเข้าเรียน!”

อีเมลคืออะไร? ในโลกธุรกิจสมัยใหม่นี่คือ:

• ใบหน้าของคุณ ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรกพบ
• เครื่องมือทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกเกิดขึ้นมากมายผ่านทางอีเมล ดังนั้นหากคุณมีความเชี่ยวชาญในเครื่องดนตรีนี้ คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
• ความว้าวุ่นใจอันทรงพลัง โลกภายนอกพยายามคุกคามคุณ กวนใจคุณ และทำให้คุณหลงทางทางอีเมล

จากมุมมองนี้ มาดูการทำงานกับอีเมลกันดีกว่า เริ่มจากสิ่งง่ายๆ

การจัดรูปแบบตัวอักษร

ฉันใช้ไปรษณีย์ ไคลเอนต์มอซซิลาธันเดอร์เบิร์ด ฉันจะใช้มันเป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างผ่านรายการฟิลด์

ถึงใคร. สำเนา. สำเนาลับถึง

บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ใน Mozilla สามารถเปลี่ยนเป็น "Cc" หรือ "Bcc" ได้

• ถึงใคร: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังว่าจะมีปฏิกิริยาจากใคร
• สำเนาลับถึง: เรากำลังเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายคนอื่นๆ ไม่ควรรับรู้ เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะใช้สำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ผิด วี การส่งจดหมายจำนวนมากระบุผู้รับโดยใช้ช่อง "คัดลอก" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้งฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 คนในช่อง "สำเนา" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับของคุณไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังร่วมงานด้วยในหัวข้อที่คล้ายกันกับใครอีกบ้าง คงจะดีถ้าคนเหล่านี้รู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากมีบริษัทคู่แข่งในรายชื่อที่ไม่รู้จักกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น และอย่างสูงสุดคือต้องยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำอย่างนั้น

เรื่องของจดหมาย

ความสำคัญของหัวเรื่องของจดหมายมักจะเขียนไว้ (บางครั้งก็สมเหตุสมผล) อยู่ในนั้น บล็อกขององค์กร บริการระดับมืออาชีพจดหมายข่าว แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขาย โดยที่หัวเรื่องของจดหมายช่วยแก้ปัญหา “ควรเปิดอีเมล”

เรากำลังคุยเรื่องจดหมายทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา “จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายและพบแล้ว” ยิ่งกว่านั้นความขยันของคุณจะกลับมาหาคุณในรูปแบบของกรรมซึ่งมีจดหมายตอบกลับมากมายพร้อมเพียงคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ เอฟดับบลิวดีซึ่งคุณจะต้องค้นหา จดหมายที่ถูกต้องในหัวข้อ

จดหมายยี่สิบฉบับคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันสำหรับผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้หมายถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาก็ลดลงเหลือ 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้งหนึ่ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นจะกำหนดหัวเรื่องของอีเมลให้ถูกต้องได้อย่างไร?

ความผิดพลาด #1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" แค่นั้นเอง ประการแรก คุณอาจไม่ใช่คนเดียวในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่ได้นำมาซึ่งความหมายใดๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏให้เห็นจากที่อยู่แล้ว ประการที่สาม เดาว่าของคุณจะเป็นอย่างไร กล่องของตัวเองด้วยแนวทางการติดต่อทางจดหมายนี้? บางอย่างเช่นนี้

สะดวกในการค้นหาหัวข้อดังกล่าวหรือไม่?

ความผิดพลาด #2 : ฉูดฉาดพาดหัวขาย. จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวดังกล่าว แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องอีเมลธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความตัวอักษร

มีคำแนะนำมากมายในการเขียนข้อความสำหรับ กรณีที่แตกต่างกันชีวิต. ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญด้านคำศัพท์คนอื่น ๆ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขา อย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไป และปรับปรุงรูปแบบการพูดโดยรวมของการเขียน

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราจะต้องตัดสินใจหลายอย่างตามลำดับ

เรื่องของความสุภาพ - ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอไปสู่ความรื่นรมย์หรือแม้แต่ความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ“ Rodya ที่รักของฉันฉันได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรมานานกว่าสองเดือนแล้วซึ่งฉันก็ทนทุกข์ทรมานและนอนไม่หลับด้วยซ้ำ คืนคิด” สุภาพมากและมีค่าใช้จ่ายสูงมาก ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนคำนำและเวลาในการอ่านของคู่สนทนา การติดต่อสื่อสารคือธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภทจดหมายสำหรับการแข่งขันหรือจดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาของเราและของผู้รับ!

การแนะนำตัวเองและระลึกถึงสถานการณ์ของคนรู้จักในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่นิทรรศการเพียงชั่วครู่ก็สมเหตุสมผลเท่านั้น หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการโต้ตอบอย่างต่อเนื่องในจดหมายฉบับแรกของวันเราจะเขียน: "สวัสดีอีวาน" ในตัวอักษรที่สองและตัวต่อ ๆ ไป: "อีวาน ... "

อุทธรณ์ - ฉันกังวลอยู่เสมอเกี่ยวกับคำถามที่ว่าควรกล่าวถึงใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันเขียนจดหมายถึงเด็กผู้หญิงสามคนชื่อแอนนา ไม่ต้องสงสัยเลย ฉันเขียนว่า “สวัสดี แอนนา” และไม่ต้องกังวล แต่โชคนั้นไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามหรือเจ็ดคนและพวกเขาไม่มีชื่อเหมือนกันล่ะ? คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎในการเรียกชื่อบุคคลในช่อง "ถึง" และอย่าติดต่อผู้ที่อยู่ในสำเนาเลย กฎนี้ยังช่วยให้คุณระบุผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น (หนึ่ง!)

การอ้างอิง - บ่อยครั้งที่การติดต่อสื่อสารเป็นสายโซ่ของตัวอักษรที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อและเขียนคำตอบของคุณไว้ที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่ว่าเมื่อคุณกลับมาที่การติดต่อนี้ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา คุณจะสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดาย เรียงตามวันที่

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ “วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา” ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" บัญชี» → “การร่างและการจัดการ” มันจะต้องเป็นเช่นนั้น

วัตถุประสงค์ของจดหมาย - จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในแต่ละเดือน)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา เช่น เพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมากับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากกว่าจดหมายรายงานหลายเท่า หากเราต้องการบรรลุบางสิ่งจากคู่สนทนา สิ่งสำคัญมากคือต้องพูดสิ่งนี้เป็นจดหมายในรูปแบบข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับชื่อและเป็นประโยคสุดท้ายในจดหมาย

ผิด : “ Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครแฮ็กหญิงชราจนตาย”

ขวา : “ Porfiry Petrovich ฉันเองที่แฮ็กหญิงชราจนตาย โปรดใช้มาตรการเพื่อจับกุมฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์แล้ว!”

เหตุใดผู้สื่อข่าวจึงควรคิดแทนคุณว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาอาจตัดสินใจผิด

ลายเซ็นในข้อความ - เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ ไคลเอนต์อีเมลทั้งหมดยังอนุญาตให้คุณกำหนดค่าการทดแทนลายเซ็นอัตโนมัติ เช่น “ขอแสดงความนับถือ …” แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี"

การเขียนผู้ติดต่อในลายเซ็นหรือไม่นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง อย่าลืมเขียนมาด้วย แม้ว่าข้อตกลงจะไม่เกิดขึ้นจากการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบได้ง่ายโดยใช้ผู้ติดต่อจากลายเซ็น

สุดท้ายนี้ อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อหาตัวอักษรสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) ที่จะตอบจดหมายของคุณ โปรดระบุค่าเริ่มต้นในส่วนเนื้อหาของตัวอักษร ตัวอย่างเช่น “Porfiry Petrovich ถ้าคุณไม่มาจับกุมฉันก่อนวันศุกร์ 12.00 น. ฉันถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรมแล้ว” แน่นอนว่ากำหนดเวลาต้องเป็นไปตามความเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและดำเนินการกับจดหมายของคุณได้ “ความเงียบ” ดังกล่าวทำให้คุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อความล้มเหลวของคู่สนทนาในการตอบสนอง และเช่นเคย คุณจะต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวอาจทำให้เขาขุ่นเคือง ก็ควรเน้นย้ำเขาเล็กน้อยหรือทำให้เขาตัดสินใจว่าจะไม่ตอบจดหมายตอนนี้ แต่ให้คุณรอจนถึงวันศุกร์

ไฟล์แนบ

จดหมายมักจะมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ, ข้อเสนอเชิงพาณิชย์, การประมาณการ, ตารางเวลา, ไฟล์สแกนเอกสาร - อย่างมาก เครื่องมือที่มีประโยชน์และในขณะเดียวกันก็เป็นต้นตอของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดการลงทุนมหาศาล ฉันมักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดสูงสุด 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางส่วนในรูปแบบ TIFF ที่มีความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อจะหยุดนิ่งเป็นเวลาหลายนาทีอย่างแน่นอนในการพยายามโหลดตัวอย่างไฟล์แนบอย่างไร้ประโยชน์ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน...

โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้อีเมลของคุณลงถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่หรือไม่? ตรวจสอบขนาดของการลงทุน แนะนำว่าไม่ควรเกิน 3 MB

จะทำอย่างไรถ้าเกิน?

• ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนของคุณใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น PDF และ 300dpi จะสร้างงานสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมอย่างเช่น โปรแกรมเก็บถาวร WinRarหรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์บีบอัดได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• จะทำอย่างไรถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้? ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะมาช่วยเหลือ: Dropbox, Google Drive และสิ่งที่คล้ายกัน บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์โดยอัตโนมัติ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์- แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่เก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุนก็คือของพวกเขา ชื่อ - จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ กาลครั้งหนึ่งเรากำลังทำอาหารด้วยกัน ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ในชื่อ... ให้เป็น ฟีโอดอร์ มิคาอิโลวิช ดอสโตเยฟสกี ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมร่าง CP เพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ “ForFedi.docx” ผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉันมีบทสนทนาประมาณนี้:

ถึงผู้จัดการ คุณพร้อมหรือยังที่จะเข้าหาชายผู้น่าเคารพคนนี้และเรียกเขาว่าเฟดยาต่อหน้าเขาแล้วหรือยัง?

ไม่สิ เขาเป็นคนที่น่านับถือ ทุกคนเรียกเขาตามชื่อและนามสกุลของเขา

เหตุใดคุณจึงตั้งชื่อไฟล์แนบว่า "สำหรับ Fedi" ถ้าฉันส่งไปให้เขาตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราโดยใช้ CP นี้หรือไม่?

ผมจะเปลี่ยนชื่อทีหลังครับ...

ทำไมต้องเตรียมระเบิดเวลา - ปฏิเสธ ลูกค้าที่มีศักยภาพ- หรือสร้างงานพิเศษให้ตัวเองด้วยการเปลี่ยนชื่อไฟล์? ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องทันที: “สำหรับ Fyodor Mikhailovich.docx” หรือดีกว่านั้น - “KP_Sky_Axes.docx”

ดังนั้นเราจึงมีการจัดการอีเมลในฐานะ "บุคคล" ไม่มากก็น้อย เรามาทบทวนกันต่อ อีเมลเป็นเครื่องมือ งานที่มีประสิทธิภาพและมาพูดถึงองค์ประกอบที่ทำให้เสียสมาธิกัน

ทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอันทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ อีเมลจะต้องได้รับการจัดการด้วยกฎที่เข้มงวดและแนะนำตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของอีเมล หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับแจ้งและ สัญญาณเสียงและจะกะพริบไอคอนข้างนาฬิกาและแสดงตัวอย่างตัวอักษร กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะก่อนแล้วจึงกระโดดลงไปในก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิตของคุณ

บางคนมีจิตตานุภาพที่แข็งแกร่งซึ่งทำให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน แต่ คนธรรมดาเป็นการดีกว่าที่จะไม่ล่อลวงโชคชะตาและปิดมันไป ใน Mozilla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามีจดหมายมาถึง?

ง่ายมาก คุณเองมีสติ จัดสรรเวลาในการแยกวิเคราะห์อีเมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมลและดูทุกอย่าง ข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน- ซึ่งสามารถทำได้วันละสองครั้ง เช่น ในมื้อเที่ยงและตอนเย็น หรือในช่วงที่รถต้องหยุดทำงาน เช่น ในรถติด

หลายๆ คนมักถามว่า แล้วเวลาตอบกลับและจดหมายด่วนล่ะ? ฉันตอบ: คุณไม่มีจดหมายด่วนในจดหมายของคุณ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนก การสนับสนุนลูกค้า(แผนกนี้มีข้อบังคับในการทำงานกับไปรษณีย์)

หากมีจดหมายด่วนผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะเข้าสู่โปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณอย่างมีสติและประมวลผลจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาทุกคน (เช่น Gleb Arkhangelsky พร้อมด้วย "Time Drive") จะประกาศตอบกลับอีเมลแบบมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎปกติของมารยาทที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทางอีเมลจากคู่สนทนาของคุณทันที หากมีจดหมายด่วนแจ้งเพิ่มเติม ช่องทางที่รวดเร็วการสื่อสาร

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือนและตอนนี้เปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดเวลาของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราไปที่อีเมลและมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เรียกว่า "การคัดแยกอีเมล"? จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน?

ฉันได้ยินมามากมายเกี่ยวกับระบบกล่องจดหมายแบบศูนย์ แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่เคยพบใครเลยที่ใช้มันเลย ฉันต้องสร้างล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้เกี่ยวกับ Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างนี้ฉันจะพูดถึงระบบกล่องจดหมายเป็นศูนย์ในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณมากหากผู้เชี่ยวชาญ GTD จะแสดงความคิดเห็นและเพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือการเก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าควรว่างเปล่าเสมอ เมื่อคุณเริ่มจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณแล้ว อย่าหยุดหรือเสียสมาธิกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้จนหมด

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านตัวอักษรแต่ละตัวตามลำดับแล้วลบทิ้ง ใช่ เพียงไฮไลต์แล้วกด Delete บนแป้นพิมพ์ หากคุณไม่สามารถลบจดหมายออกไปได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น

1. คุณช่วยตอบภายในสามนาทีได้ไหม? ฉันจำเป็นต้องตอบมันไหม? ใช่ จำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาทีจึงจะตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้ตัวกำหนดเวลางานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลให้เป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานและลืมมันไปได้สักพัก ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมจริงๆ ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปที่จดหมายและจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนให้เป็นงาน หรือเพียงแค่อ่าน คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อจัดเก็บข้อมูลระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_ดำเนินการฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีผู้วางแผน ฉันขอย้ำอีกครั้งว่าคุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องทำงานโดยละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้จำเป็นต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยแนวทางที่รอบคอบในแต่ละครั้งซึ่งจัดสรรไว้เป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้
• 1_อ้างอิงนี่คือที่ฉันใส่จดหมายจาก ข้อมูลความเป็นมา: จดหมายต้อนรับพร้อมข้อมูลเข้าสู่ระบบจากบริการบนเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการที่เก็บจดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติแล้ว แต่ละโครงการหรือพันธมิตรจะต้องมี โฟลเดอร์แยกต่างหาก- ในโฟลเดอร์ของหุ้นส่วน ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังใส่จดหมายจากพนักงานของ Neba ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนรายนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการก็ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
• 3_พิพิธภัณฑ์ที่นี่ฉันใส่ตัวอักษรเหล่านั้นซึ่งน่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของมันไม่ชัดเจน โฟลเดอร์ด้วย โครงการที่ปิดไปแล้วจาก "2_โครงการ" กล่าวโดยสรุปคือ “พิพิธภัณฑ์” จะจัดเก็บผู้สมัครกลุ่มแรกเพื่อนำออก
• 4_เอกสาร.นี่คือจดหมายจาก ตัวอย่างอิเล็กทรอนิกส์เอกสารที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการบัญชีในอนาคต เช่น รายงานกระทบยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีความคล้ายคลึงกันมากกับโฟลเดอร์ “2_Projects” และ “1_Reference” เพียงแต่จะจัดเก็บไว้เท่านั้น ข้อมูลทางบัญชีและในโฟลเดอร์ “2_Projects” - การจัดการ ใน “4_Documents” มีข้อมูลที่ไม่ทำงาน และใน “2_Projects” มีข้อมูลสด
• 5_ความรู้ที่นี่ฉันใส่เฉพาะจดหมายข่าวที่เป็นประโยชน์จริงๆ ซึ่งฉันต้องการกลับมาดูอีกครั้งเพื่อเป็นแรงบันดาลใจหรือค้นหาแนวทางแก้ไข

มีการตั้งค่าอื่นๆ โปรแกรมรับส่งเมลที่สำคัญต่อการทำงานของระบบนี้ ขั้นแรก ตามค่าเริ่มต้นใน Thunderbird จะมีช่องทำเครื่องหมาย “ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว” ฉันชอบที่จะทำสิ่งนี้อย่างมีสติ ยอมก้มหัวซะ! โดยไปที่เมนู “เครื่องมือ” → “การตั้งค่า” → “ขั้นสูง” → “การอ่านและการแสดงผล”

ประการที่สองเราใช้ ตัวกรอง - ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันละทิ้งแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือพันธมิตรบางราย ซึ่งหมายความว่าจะต้องย้ายพวกเขาไปยังโฟลเดอร์ของพันธมิตรหรือโครงการนี้ ประการที่สอง: ฉันตัดสินใจเพิ่มความตระหนักรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าควรเก็บจดหมายไว้ที่ไหนและจะสะดวกกว่าในการค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลในที่เดียวเท่านั้น - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อกระจายตัวอักษรปกติอัตโนมัติเท่านั้น ระบบต่างๆนั่นคือจดหมายที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ กรองเข้า มอซิลลา ธันเดอร์เบิร์ดได้รับการกำหนดค่าในเมนู “เครื่องมือ” → “ตัวกรองข้อความ”

แล้วเมื่อไหร่ล่ะ แนวทางที่ถูกต้องอีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกอย่างหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมายใหม่แล้วหรือยัง? -

ปราศจาก จดหมายทางธุรกิจไม่มีที่ไหนเลยในธุรกิจ ไม่สำคัญว่าคุณจะเขียนในนามของบริษัทหรือในนามของตัวคุณเองในฐานะผู้ประกอบการรายบุคคล - การติดต่อทางธุรกิจจะมีบทบาทเสมอ บทบาทที่สำคัญ- หรือค่อนข้างจะว่าคุณปฏิบัติตามกฎอย่างไร พันธมิตรทางธุรกิจหรือลูกค้าที่มีศักยภาพส่วนใหญ่จะตัดสินคุณจากวิธีที่คุณสื่อสารกับพวกเขา จดหมายธุรกิจ- นี่อาจกล่าวได้ว่าเป็น "ใบหน้า" ของนักธุรกิจ และเพื่อไม่ให้สูญเสีย "ใบหน้า" นี้ สิ่งสำคัญคือต้องรู้กฎทองของการติดต่อทางธุรกิจ

กฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล

เนื่องจากปัจจุบันมีการใช้อีเมลบ่อยกว่าจดหมายทั่วไป เราจึงตัดสินใจใส่ใจกับวิธีการโต้ตอบทางธุรกิจทางออนไลน์อย่างเหมาะสม ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางส่วนที่หากปฏิบัติตามจะป้องกันไม่ให้คุณเสียหน้าต่อหน้าคู่สนทนา

ชื่อกล่องจดหมาย

สิ่งแรกที่ดึงดูดสายตาของเราเมื่อเราเปิดอีเมลใหม่คือที่อยู่ที่ใช้ส่ง หลายคนดูถูกความสำคัญของช่วงเวลานี้และส่งจดหมายธุรกิจจากส่วนตัว บัญชีเมล- เรื่องนี้ไม่มีอะไรผิดปกติตราบใดที่ที่อยู่อีเมลมีเฉพาะชื่อของคุณในรูปแบบที่มนุษย์สามารถอ่านได้ แต่หากมีชื่อเล่นต่าง ๆ เช่น “kissa1988” หรือ “pupsik-26” การส่งจดหมายธุรกิจจากบัญชีอีเมลดังกล่าวก็เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ลองนึกภาพว่าบุคคลจะมีอารมณ์อย่างไรเมื่อได้รับข้อเสนอทางธุรกิจจาก "เด็กทารก" หรือ "คู่รัก"

ยังไม่ยินดีต้อนรับในการติดต่อทางธุรกิจ ที่อยู่ทางไปรษณีย์ซึ่งขึ้นต้นด้วย info@, inbox@ และอื่นๆ ที่อยู่ดังกล่าวไม่ได้ถูกให้ความสำคัญอย่างจริงจัง และมีความเป็นไปได้สูงที่จดหมายจะไม่ถูกเปิดด้วยซ้ำ ที่สุด ตัวเลือกที่ดีที่สุด- คือการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจด้วย ตู้ไปรษณีย์ [ป้องกันอีเมล]โดยที่ name คือชื่อและนามสกุลของคุณ บริษัท คือชื่อของบริษัท

ผู้รับ

ในการติดต่อทางอีเมล คุณสามารถส่งจดหมายถึงผู้รับโดยตรงและคัดลอกผู้รับรายอื่นได้ ผู้รับในสำเนาจดหมายไม่ควรตอบกลับ พวกเขาเป็นเหมือนผู้สังเกตการณ์ที่ได้รับเชิญ ดังนั้นก่อนส่งจดหมาย ให้กำหนดล่วงหน้าว่าคุณต้องการรับคำตอบจากใครกันแน่และจัดเตรียมผู้รับให้ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม หากเป็นไปได้ อย่ารวมบุคคลหลายคนเป็นผู้รับอีเมลของคุณโดยตรง สถานการณ์อาจเกิดขึ้นได้ว่าไม่มีใครตอบคุณหากทุกคนตัดสินใจ "เปลี่ยน" ความรับผิดชอบนี้ไปยังผู้รับรายอื่นด้วยจิตใจ

หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในสำเนาจดหมายธุรกิจตามที่คุณเข้าใจแล้วผู้ส่งจะไม่รอการตอบกลับของคุณ แต่หากจำเป็นต้องตอบคุณโดยเฉพาะ คุณก็สามารถทำได้ แต่จะเป็นการสุภาพถ้าต้องขอโทษที่ตอนต้นของจดหมายสำหรับ "รบกวน"

การจัดรูปแบบตัวอักษร

รูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการแน่นอนว่าในการติดต่อทางธุรกิจ จะใช้รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ สไตล์นี้โดดเด่นด้วยการไม่มีคำคุณศัพท์ที่สื่อความหมาย คุณสมบัติและรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เฉพาะเจาะจงความชัดเจนและตรรกะเท่านั้น หลังจากเขียนจดหมายธุรกิจแล้ว จะมีประโยชน์ที่จะอ่านอีกครั้งและลบวลีทั้งหมดที่ไม่มีความหมายพิเศษใด ๆ และไม่เปลี่ยนสาระสำคัญของสิ่งที่เขียน เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าคำและวลีดังกล่าวถูกลบออกหมดแล้ว คุณจึงสามารถพูดได้ว่าได้ปฏิบัติตามกฎการเขียนจดหมายธุรกิจนี้แล้ว

การรู้หนังสือการบอกว่าจดหมายธุรกิจต้องเขียนอย่างถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาดก็เหมือนกับการพูดว่า “มนุษย์หิมะต้องทำจากหิมะ” อย่างไรก็ตาม กฎนี้ไม่สามารถละเลยได้ การรู้หนังสือเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของงานเขียน บุคคลที่เขียนจดหมายธุรกิจที่มีการสะกดผิดไม่น่าจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังจากใครก็ตาม

เรื่องของจดหมายมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะเขียนมัน ยิ่งกว่านั้นลองเขียนให้สั้น ๆ แต่กระชับเพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าจดหมายจะเกี่ยวกับอะไร หัวข้อไม่ควรประกอบด้วยคำเดียว “ข้อมูล” “คำถาม” ฯลฯ – หัวข้อจดหมายธุรกิจไม่ถูกต้อง “ข้อเสนอจากบริษัท X” เป็นหัวข้อที่ถูกต้อง หากข้อมูลในจดหมายของคุณมีความสำคัญเป็นพิเศษ คุณสามารถทำเครื่องหมายด้วยธง "ความสำคัญ" พิเศษซึ่งมีอยู่ในบริการอีเมลเกือบทั้งหมด

แบบอักษรประการแรกข้อความในจดหมายต้องสามารถอ่านได้ ดังนั้น ให้ใช้ฟอนต์ Arial หรือ Times New Roman เลือกขนาดกลาง (เช่น ใน mail.ru ขนาดฟอนต์ที่เหมาะสมที่สุดคือ 3) อย่าทดลองใช้แบบอักษรหรือสี สิ่งนี้ไม่เหมาะสมในการติดต่อทางธุรกิจ อย่าใช้ แคปล็อค, เครื่องหมายอัศเจรีย์และแตกต่าง อักขระพิเศษ(รวมถึงอีโมติคอน) สิ่งเดียวที่อนุญาตคือการเน้นบางวลีที่เป็นตัวเอียงหรือ เป็นตัวหนา- แต่พยายามใช้สิ่งนี้เมื่อจำเป็นจริงๆ เท่านั้น

เพื่อความสะดวกในการอ่านและการสื่อสารแนวคิดที่ดีขึ้น คุณสามารถใช้หัวข้อย่อยได้ตลอดทั้งข้อความในจดหมาย แต่ไม่ควรมากเกินไป - ไม่เกิน 3-4 อัน

จดหมายหนึ่งย่อหน้าไม่ควรขยายเป็นข้อความเกิน 4 บรรทัด เมื่อเราอ่านย่อหน้าที่ยาวมาก ข้อความจะพร่ามัวและแนวคิดหลักจะหายไป

การแจงนับและรายการใด ๆ ควรเขียนขึ้นโดยใช้เครื่องหมายพิเศษ

แม่แบบของบริษัทคงจะดีไม่น้อยหากคุณพัฒนาเทมเพลตอีเมลที่มีแบรนด์ในตัวคุณ สไตล์องค์กร- และคุณจะส่งจดหมายธุรกิจทั้งหมดด้วยเทมเพลตนี้เท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าที่อื่น แต่ยังคงรักษาความเป็นทางการตามที่จดหมายธุรกิจกำหนด อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรหักโหมจนเกินไปด้วย "การสร้างแบรนด์" - ความคิดสร้างสรรค์ที่มากเกินไปจะส่งผลเสียต่อตัวอักษรเท่านั้น นิ่ง, เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจไม่ใช่ความบันเทิง อย่าลืมว่าผู้รับสามารถอ่านจดหมายของคุณไม่เพียงแต่บนคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังเปิดอ่านอีกด้วย อุปกรณ์เคลื่อนที่- ดังนั้นจึงต้องปรับเทมเพลตให้เหมาะสม ความละเอียดที่แตกต่างกันหน้าจอ

จดหมายหนึ่งฉบับควรมีรายการข่าวเพียงรายการเดียว และด้วยเหตุนี้ ผู้รับจึงควรคาดหวังการกระทำเป้าหมายเดียวเท่านั้น ถือว่าไม่ถูกต้องที่จะรวมคำถามข้อเสนอแนะหรือคำขอหลายข้อถึงผู้รับไว้ในจดหมายฉบับเดียวในคราวเดียว

จดหมายธุรกิจใด ๆ ควรแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้:
- การแนะนำ;
- ส่วนหลัก;
- บทสรุป.

ในบทนำ ให้ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายโดยย่อและเหตุผลในการเขียนจดหมาย ส่วนหลักคือแก่นแท้ของจดหมาย โดยสรุป คุณต้องสรุปสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่งอาจเป็นข้อสรุป คำร้องขอ คำแนะนำ คำแนะนำ และอื่นๆ ไม่พึงประสงค์อย่างยิ่งที่จะใช้ "ตัวลงท้าย" ในการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายไม่ควรประกอบด้วยคำพังเพย คำอุปมาอุปมัย สุภาษิต และอื่นๆ

หากคุณต้องการส่งเป็นจดหมาย ภาพกราฟิกจากนั้นอย่าแทรกลงในข้อความของตัวอักษร แต่แนบเป็นไฟล์แยกต่างหาก รูปภาพอาจแสดงไม่ถูกต้องบน อุปกรณ์ที่แตกต่างกันหรือถูกปิดการใช้งานอย่างสมบูรณ์ในอินเทอร์เฟซ โปรแกรมเมลผู้รับ ในเนื้อความของจดหมาย หากจำเป็น ให้ระบุว่า “ข้อมูลอยู่ในไฟล์ที่แนบมาด้วย” หากมีไฟล์ดังกล่าวหลายไฟล์ อย่าลืมเขียนชื่อไฟล์เหล่านั้นด้วย

หากคุณใช้คำย่อและคำที่สั้นลง คุณต้องมั่นใจ 100% ว่าผู้รับจะเข้าใจสิ่งที่คุณหมายถึง โดยทั่วไปแล้วควรเล่นอย่างปลอดภัยและไม่ใช้สิ่งเหล่านี้จะดีกว่า

ขาดอารมณ์.จดหมายธุรกิจไม่ควรมีอารมณ์ความรู้สึกใดๆ เลย. แม้ว่าคุณจะเขียนเรื่องร้องเรียนและต้องการแสดงความขุ่นเคืองอย่างเต็มที่หรือในทางกลับกัน คุณขอบคุณพันธมิตรของคุณอย่างจริงใจสำหรับการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จ จดหมายธุรกิจควรถูกยับยั้งและถึงขั้นเลือดเย็นด้วยซ้ำ แต่ละคนให้ความสำคัญกับความเป็นตัวของตัวเอง แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้เป็นเช่นนั้น วิธีที่ดีที่สุดแสดงให้เห็นมัน จดหมายอย่างเป็นทางการสนุกหรือ ผู้ชายที่น่าเศร้า, น้ำยาทำความสะอาด หรือ ผู้อำนวยการทั่วไปควรจะเหมือนกัน

การใช้คำศัพท์ทางธุรกิจในการเชื่อมโยงประโยคในการติดต่อทางธุรกิจ จะใช้สำนวนที่เสถียรต่อไปนี้:

1) ด้วยเหตุผลดังกล่าว;
2) บนพื้นฐานอะไร;
3) เนื่องจาก (บางสิ่ง);
4) ตาม;
5) ขึ้นอยู่กับ;
6) คำนึงถึง;
7) การพิจารณา;
เสิร์ฟอะไร

และอื่นๆ นอกจากนี้ในจดหมายธุรกิจยังอนุญาตให้ใช้ตัวย่อและตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในอุตสาหกรรมที่เขียนจดหมาย หากคุณสงสัยว่าผู้รับจะเข้าใจคำย่อที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่ควรเขียนทั้งวลีจะดีกว่า

สวัสดี.โปรดอย่าใช้ถ้อยคำที่เบื่อหูว่า "วันดี" นี่อาจกล่าวได้ว่าเป็นรูปแบบที่ไม่ดีไม่เพียงแต่สำหรับการติดต่อทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงอีเมลทั่วไปด้วย ตัวเลือกที่ดีที่สุดคำทักทาย - “สวัสดี ชื่อ / ชื่อนามสกุล” อย่างไรก็ตาม เป็นการดีที่จะกล่าวถึงผู้รับจดหมายด้วยชื่อไม่เพียง แต่ในคำทักทายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อความด้วย หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงบุคคลที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว คุณต้องระบุที่ตอนต้นของจดหมายที่คุณได้รับที่อยู่ของผู้รับ

ขนาดตัวอักษร.จดหมายธุรกิจไม่ได้ งานศิลปะและไม่ใช่ความคิดส่วนตัวของคุณ "ในหัวข้อ" จดหมายควรสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อถ่ายทอดข้อมูลทั้งหมดในจดหมาย จะเป็นการดีที่สุดหากข้อความของตัวอักษรพอดีกับ "หน้าจอ" เดียว การอ่านตัวอักษรยาวๆ นั้นน่าเบื่อ และหลายๆ คนก็พบว่ามันน่ารำคาญ

ตอบกลับจดหมายเมื่อคุณตอบกลับอีเมลที่คุณได้รับ ให้คลิกปุ่ม "ตอบกลับ" เสมอ ไม่ใช่ปุ่ม "เขียนอีเมล" ด้วยตัวเลือกแรก ประวัติการติดต่อทั้งหมดของคุณจะถูกรวมไว้ในการตอบกลับของคุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ถูกต้องเพราะคน ๆ หนึ่งอาจจำไม่ได้ทันทีว่าคุณเป็นใครและคุณต้องการอะไรจากเขาหากเขาไม่เห็นพื้นหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผ่านไปเกิน 5 วันนับตั้งแต่จดหมายฉบับสุดท้าย คุณสามารถอ้างอิงคำพูดของคู่สนทนาของคุณได้อย่างปลอดภัยเมื่อตอบจดหมายของเขา นี่จะทำให้เขามีโอกาสจดจำสิ่งที่คุยกันในจดหมายฉบับที่แล้ว

ขอบคุณอีกฝ่ายเสมอตามความเหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า “Vladimir ขอบคุณสำหรับจดหมายของคุณ” หรือ “Irina Alekseevna ขอบคุณสำหรับการตอบกลับที่รวดเร็วเช่นนี้” ความแตกต่างดังกล่าวจะแสดงความเคารพต่อคู่สนทนาและทำให้อารมณ์ของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อ่อนลง

หากคู่สนทนาของคุณส่งจดหมายถึงคุณโดยแสดงความไม่พอใจหรือแม้กระทั่งแสดงท่าทีหยาบคายกับคุณ พยายามอย่าตอบเขาด้วยความกรุณา ไม่ว่าคุณจะต้องการมันมากแค่ไหนก็ตาม สถานการณ์แตกต่างกันไป แต่มักจะตอบสนองอย่างสุภาพและยับยั้งชั่งใจเสมอ

แน่นอนว่ายิ่งคุณตอบกลับจดหมายเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น จะดีมากหากคุณสามารถตอบสนองได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ช่วงเวลานี้เหมาะสมที่สุด แต่สมมติว่าเราได้รับคำตอบภายในไม่กี่วัน นักจิตวิทยากล่าวว่าเวลาที่สะดวกสบายสูงสุดสำหรับบุคคลในการรอการตอบกลับอีเมลคือ 48 ชั่วโมงซึ่งก็คือสองวัน หากคุณต้องรออีกต่อไป สิ่งนี้อาจถูกมองว่าเป็นการไม่เคารพหรือเพิกเฉย หากคำถามที่เกิดขึ้นในจดหมายต้องใช้เวลามากขึ้นในการตอบกลับ อย่าลืมเขียนว่าคุณได้รับจดหมาย ยอมรับเพื่อประกอบการพิจารณา และจะตอบกลับภายในระยะเวลาที่กำหนด ด้วยวิธีนี้ อย่างน้อยผู้ส่งจะไม่รู้สึกว่าถูกละเลย

บทสรุปของจดหมายคุณไม่ควรเขียนวลีที่ท้ายจดหมายซึ่งอาจมองว่าเป็นความพยายามในการบิดเบือน: "ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างมีกำไร" "ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของคุณ" เป็นต้น กล่าวคำอำลาในจดหมายโต้ตอบธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ ดีกว่าในวลี“ด้วยความเคารพ” “ความปรารถนาอย่างจริงใจของฉัน” และอื่นๆ ใช่ วลีดังกล่าวอาจฟังดูโบราณแต่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ ในลายเซ็น ให้เขียนชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง และชื่อบริษัท พร้อมทั้งทิ้งรายละเอียดการติดต่อไว้ในที่ที่สามารถติดต่อได้ นอกเหนือจากอีเมล

ถึงเวลาส่งจดหมายแล้วแน่นอนว่าอีเมลไม่ได้หมายความว่าควรอ่านทันทีที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม ในจรรยาบรรณอีเมลธุรกิจถือว่าไม่เหมาะสมที่จะส่งอีเมลในช่วงสุดสัปดาห์และ วันหยุดและในตอนเย็นหรือตอนกลางคืนด้วย พยายามยึดเวลาทำงานมาตรฐาน

และแน่นอน ก่อนที่จะคลิกปุ่ม "ส่ง" ให้ตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับและของเขาให้ถูกต้องอย่างละเอียด ที่อยู่อีเมลและอ่านข้อความทั้งหมดของจดหมายอีกครั้งและตรวจสอบการพิมพ์ผิดหรือวลีที่ไม่ถูกต้อง

ขอให้มีความสุข! วันนี้เราจะมาพูดถึง การสำรองข้อมูล SMS โดยการส่งข้อความทั้งหมดจากสมาร์ทโฟนของคุณไปยังอีเมล อาจจำเป็นต้องใช้ทั้งเพื่อวัตถุประสงค์ในการบันทึกการติดต่อและเพื่อการประมวลผลข้อความเพิ่มเติม เช่น การค้นหาในข้อความ ข้อมูลที่จำเป็น(ข้อมูลติดต่อ ชื่อ ราคา ฯลฯ) แอปพลิเคชันบุคคลที่สามซึ่งจะทำงานร่วมกับอีเมลได้ ลองดูตัวเลือกสำหรับการคัดลอกโดยใช้สมาร์ทโฟนที่ใช้ Android

สร้างกล่องจดหมาย

หากต้องการส่งและบันทึกข้อความทั้งหมดทางอีเมลคุณต้องลงทะเบียนกล่องจดหมายก่อน อีเมลจาก yandex.ru เหมาะสำหรับสิ่งนี้ คุณยังสามารถใช้กล่องจดหมายที่มีอยู่ได้ แต่ฉันแนะนำให้ลงทะเบียนกล่องจดหมายใหม่ ประการแรกเมื่อเวลาผ่านไปมันจะสะสม จำนวนมากข้อความ SMS ที่อาจรบกวนการทำงานด้วย ตัวอักษรปกติและประการที่สอง หากคุณเชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณกับ ไปยังบริการของบุคคลที่สามสำหรับการวิเคราะห์ ไม่ต้องระบุล็อกอินและรหัสผ่านสำหรับอีเมลหลัก

ติดตั้งแอปพลิเคชัน SMS Backup + บนสมาร์ทโฟน Android ของคุณ

เพื่อไปส่งทุกคน ข้อความ SMSไปยังกล่องจดหมายของคุณ คุณจะต้องติดตั้งและกำหนดค่า แอปพลิเคชั่นพิเศษ SMS Backup + ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จาก play.goole.com หรือ apk-dl.com (ทางเลือกสำหรับสมาร์ทโฟนที่ไม่ได้ใช้ Google Play) หรือ .

แอปพลิเคชันได้รับการทดสอบบน Android: 3.xx, 4.xx, 5.xx, 6.xx; ประกาศรองรับเวอร์ชัน 2.xx แล้ว

การตั้งค่าการสำรองข้อมูล SMS +

1. เปิดแอปพลิเคชัน
2. หลังจากเปิดแอปพลิเคชันในเมนูที่เปิดขึ้นให้เลือกรายการ: การตั้งค่าขั้นสูง;
   
3. จากนั้นไปที่การตั้งค่าการสำรองข้อมูล
   
4. ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับคำนำหัวเรื่อง SMS สำรองและอีเมล ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ MMS สำรอง บันทึกการโทรสำรอง (เราไม่ต้องการ MMS และประวัติการโทร แม้ว่าคุณจะสามารถสำรองข้อมูลได้เช่นกัน)
   
5. กลับไปที่เมนูก่อนหน้าและไปที่ส่วนการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ IMAP
   
6. เลือกรายการเมนูการรับรองความถูกต้อง
   
   ตั้งค่าพารามิเตอร์เป็นข้อความธรรมดา
   
   
7. เลือกรายการเมนูที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ ป้อนค่า: imap.yandex.ru:993
   
   
8. เลือกรายการเมนูความปลอดภัยแล้วป้อนค่า: SSL
   
   
9. เลือกรายการเมนูเข้าสู่ระบบ (บัญชี IMAP ของคุณ) ระบุข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณ จากนั้นเลือกรายการเมนูรหัสผ่าน (รหัสผ่านบัญชี IMAP ของคุณ) ระบุรหัสผ่านสำหรับเมล yandex.ru
10. ในเมนูหลัก ให้เลือกช่องสำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
    
11. จากนั้นไปที่การตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติเลือกรายการเมนูกำหนดการปกติและกำหนดช่วงเวลาที่ SMS จะถูกส่งไปยังบัญชีกล่องจดหมายที่เราระบุ (เช่นทุก 2 ชั่วโมง)
    

แอปพลิเคชั่น SMS Backup + ช่วยให้คุณไม่เพียงทำเท่านั้น การสำรองข้อมูลไปยังอีเมล แต่ยังเพื่อกู้คืนข้อความจากมันด้วย คุณสามารถดูการตั้งค่าการกู้คืนที่เกี่ยวข้องได้ใน ส่วนขั้นสูงการตั้งค่า -> กู้คืนการตั้งค่า

หลังจากส่งข้อความทาง E-Mail ข้อความทั้งหมดจะอยู่ในโฟลเดอร์ชื่อ: SMS

วิเคราะห์ SMS ที่ส่งไปยังอีเมล์

หลังจากได้รับรายการข้อความ SMS ไปยังที่อยู่อีเมลของคุณแล้ว คุณสามารถใช้รายการพิเศษได้ ซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตาม SMS จากธนาคารที่มีข้อความเกี่ยวกับได้ ใบเสร็จรับเงินและการตัดจำหน่ายบนพื้นฐานของการรักษาบันทึกทางการเงิน โหมดอัตโนมัติ- ฉันใช้โซลูชันที่คล้ายกันสำหรับ “site การซื้อร่วมกัน“เมื่อข้อความ SMS ทั้งหมดจากธนาคารที่ได้รับจากผู้จัดงานร่วมทุนถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว วิเคราะห์และอิงตามข้อความเหล่านั้น ระบบจะแสดงข้อมูลในแผงควบคุมว่าผู้ใช้ที่สั่งซื้อรายใดทำการชำระเงิน