อีเมลคืออะไร? ในโลกธุรกิจสมัยใหม่นี่คือ:

• ใบหน้าของคุณ ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรกพบ
• เครื่องมือทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกเกิดขึ้นมากมายผ่านทางอีเมล ดังนั้นหากคุณมีความเชี่ยวชาญในเครื่องดนตรีนี้ คุณสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
• ความว้าวุ่นใจอันทรงพลัง โลกภายนอกพยายามจะเข้ามาหาคุณ กวนใจคุณ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล

จากมุมมองนี้ มาดูการทำงานกับอีเมลกันดีกว่า เริ่มจากสิ่งง่ายๆ

การจัดรูปแบบตัวอักษร

ฉันใช้โปรแกรมรับส่งอีเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้เป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างผ่านรายการฟิลด์

ถึงใคร. สำเนา. สำเนาลับถึง

บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ใน Mozilla สามารถเปลี่ยนเป็น "Cc" หรือ "Bcc" ได้

• ถึงใคร: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
• สำเนา: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังว่าจะมีปฏิกิริยาจากใคร
• สำเนาลับถึง: เรากำลังเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายคนอื่นๆ ไม่ควรรับรู้ เหมาะสมอย่างยิ่งที่จะใช้สำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน

ผิด ในการส่งจดหมายจำนวนมาก ระบุผู้รับโดยใช้ช่อง "คัดลอก" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้งฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 คนในช่อง "สำเนา" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับของคุณไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังร่วมงานด้วยในหัวข้อที่คล้ายกันกับใครอีกบ้าง คงจะดีถ้าคนเหล่านี้รู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากมีบริษัทคู่แข่งในรายชื่อที่ไม่รู้จักกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องเตรียมพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น และอย่างสูงสุดคือต้องยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำอย่างนั้น

เรื่องของจดหมาย

บริการส่งไปรษณีย์ระดับมืออาชีพมักจะเขียน (บางครั้งก็สมเหตุสมผล) เกี่ยวกับความสำคัญของหัวเรื่องอีเมลในบล็อกของบริษัทของตน แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขาย โดยที่หัวเรื่องของจดหมายช่วยแก้ปัญหา “ควรเปิดอีเมล”

เรากำลังคุยเรื่องจดหมายทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา “จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายและพบแล้ว” ยิ่งกว่านั้นความขยันของคุณจะกลับมาหาคุณในรูปแบบของกรรมซึ่งมีจดหมายตอบกลับมากมายพร้อมเพียงคำนำหน้าเท่านั้น อีกครั้ง:หรือ ส่งต่อซึ่งคุณจะต้องค้นหาตัวอักษรที่ต้องการในหัวข้อ

จดหมายยี่สิบฉบับคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันสำหรับผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้หมายถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาก็ลดลงเหลือ 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้งหนึ่ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า.

ดังนั้นจะกำหนดหัวเรื่องของอีเมลให้ถูกต้องได้อย่างไร?

ความผิดพลาด #1 : เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" แค่นั้นเอง ประการแรก คุณอาจไม่ใช่คนเดียวในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่ได้นำมาซึ่งความหมายใดๆ เนื่องจากชื่อบริษัทของคุณปรากฏให้เห็นจากที่อยู่แล้ว ประการที่สาม ลองเดาดูว่ากล่องจดหมายของคุณจะเป็นอย่างไรหากใช้วิธีการโต้ตอบนี้ บางอย่างเช่นนี้

สะดวกไหมที่จะค้นหาหัวข้อดังกล่าว?

ความผิดพลาด #2 : ฉูดฉาดพาดหัวขาย. จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวดังกล่าว แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องอีเมลธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา

ข้อความตัวอักษร

มีแนวทางการเขียนมากมายสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin และผู้เชี่ยวชาญด้านคำศัพท์คนอื่น ๆ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมาย ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขา อย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไป และปรับปรุงรูปแบบการพูดโดยรวมของการเขียน

ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราจะต้องตัดสินใจหลายอย่างตามลำดับ

เรื่องของความสุภาพ - ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอไปสู่ความรื่นรมย์หรือแม้แต่ความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ“ Rodya ที่รักของฉันฉันได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรมานานกว่าสองเดือนแล้วซึ่งฉันก็ทนทุกข์ทรมานและนอนไม่หลับด้วยซ้ำ คืนคิด” สุภาพมากและมีค่าใช้จ่ายสูงมาก ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนคำนำและเวลาในการอ่านของคู่สนทนา การติดต่อสื่อสารคือธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภทจดหมายสำหรับการแข่งขันหรือจดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เราเคารพเวลาของเราและของผู้รับ!

การแนะนำตัวเองและระลึกถึงสถานการณ์ของคนรู้จักในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่นิทรรศการเพียงชั่วครู่ก็สมเหตุสมผลเท่านั้น หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการโต้ตอบอย่างต่อเนื่องในจดหมายฉบับแรกของวันเราจะเขียน: "สวัสดีอีวาน" ในตัวอักษรที่สองและตัวต่อ ๆ ไป: "อีวาน ... "

อุทธรณ์ - ฉันกังวลอยู่เสมอเกี่ยวกับคำถามที่ว่าควรกล่าวถึงใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันเขียนจดหมายถึงเด็กผู้หญิงสามคนชื่อแอนนา ไม่ต้องสงสัยเลย ฉันเขียนว่า “สวัสดี แอนนา” และไม่ต้องกังวล แต่โชคเช่นนี้ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามหรือเจ็ดคนและพวกเขาไม่มีชื่อเหมือนกันล่ะ? คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย, Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎในการเรียกชื่อบุคคลในช่อง "ถึง" และอย่าติดต่อผู้ที่อยู่ในสำเนาเลย กฎนี้ยังช่วยให้คุณระบุผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้ได้แม่นยำยิ่งขึ้น (หนึ่ง!)

การอ้างอิง - บ่อยครั้งที่การติดต่อสื่อสารเป็นสายโซ่ของตัวอักษรที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะไม่ลบประวัติการติดต่อและเขียนคำตอบของคุณไว้ที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่ว่าเมื่อคุณกลับมาที่การติดต่อนี้ในอีกหนึ่งสัปดาห์ต่อมา คุณจะสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดาย เรียงตามวันที่

ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ “วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา” ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู “เครื่องมือ” → “ตัวเลือกบัญชี” → “การเขียนและที่อยู่” มันจะต้องเป็นเช่นนั้น

วัตถุประสงค์ของจดหมาย - จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:

• เมื่อเราแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในแต่ละเดือน)
• และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา เช่น เพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมากับการชำระเงิน

ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากกว่าจดหมายรายงานหลายเท่า หากเราต้องการบรรลุบางสิ่งจากคู่สนทนา สิ่งสำคัญมากคือต้องพูดสิ่งนี้เป็นจดหมายในรูปแบบข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับชื่อและเป็นประโยคสุดท้ายในจดหมาย

ผิด : “ Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครแฮ็กหญิงชราจนตาย”

ขวา : “ Porfiry Petrovich ฉันเองที่แฮ็กหญิงชราจนตาย โปรดใช้มาตรการเพื่อจับกุมฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์แล้ว!”

เหตุใดผู้สื่อข่าวจึงควรคิดแทนคุณว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาอาจตัดสินใจผิด

ลายเซ็นในข้อความ - เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ ไคลเอนต์อีเมลทั้งหมดยังอนุญาตให้คุณกำหนดค่าการทดแทนลายเซ็นอัตโนมัติ เช่น “ขอแสดงความนับถือ …” แบบคลาสสิก ใน Mozilla ทำได้ในเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือกบัญชี"

การเขียนผู้ติดต่อในลายเซ็นหรือไม่นั้นเป็นเรื่องส่วนตัวสำหรับทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง อย่าลืมเขียนมาด้วย แม้ว่าข้อตกลงจะไม่เกิดขึ้นจากการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบได้ง่ายโดยใช้ผู้ติดต่อจากลายเซ็น

สุดท้ายนี้ อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อหาตัวอักษรสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) ที่จะตอบจดหมายของคุณ โปรดระบุค่าเริ่มต้นในส่วนเนื้อหาของตัวอักษร ตัวอย่างเช่น “Porfiry Petrovich ถ้าคุณไม่มาจับกุมฉันก่อนเวลา 12.00 น. วันศุกร์ ฉันถือว่าตัวเองถูกนิรโทษกรรมแล้ว” แน่นอนว่ากำหนดเวลาต้องเป็นไปตามความเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและปฏิบัติตามจดหมายของคุณได้ “ความเงียบ” ดังกล่าวทำให้คุณไม่ต้องรับผิดชอบต่อความล้มเหลวของคู่สนทนาในการตอบสนอง และเช่นเคย คุณจะต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวอาจทำให้เขาขุ่นเคือง ก็ควรเน้นย้ำเขาเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจว่าจะไม่ตอบจดหมายในตอนนี้ แต่ให้คุณรอจนถึงวันศุกร์

ไฟล์แนบ

จดหมายมักมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประมาณการ ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม

ข้อผิดพลาด : ขนาดการลงทุนมหาศาล ฉันมักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดสูงสุด 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางส่วนในรูปแบบ TIFF ที่มีความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อจะหยุดนิ่งเป็นเวลาหลายนาทีอย่างแน่นอนในการพยายามโหลดตัวอย่างไฟล์แนบอย่างไร้ประโยชน์ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน...

โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้อีเมลของคุณลงถังขยะก่อนที่จะถูกอ่านใช่หรือไม่? ตรวจสอบขนาดของการลงทุน แนะนำว่าไม่ควรเกิน 3 MB

จะทำอย่างไรถ้าเกิน?

• ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนของคุณใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น PDF และ 300dpi จะสร้างงานสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
• ลองนึกถึงโปรแกรมอย่าง WinRar หรือ 7zip archiver ไฟล์บางไฟล์บีบอัดได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• จะทำอย่างไรถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้? ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะมาช่วยเหลือ: Dropbox, Google Drive และสิ่งที่คล้ายกัน บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่เก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับระบบอัตโนมัติจาก Mail.ru

และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุนก็คือของพวกเขา ชื่อ - จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ ครั้งหนึ่งพวกเราในบริษัทกำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ในนามของ... ปล่อยให้เป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมร่าง CP เพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ “ForFedi.docx” ผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉันมีบทสนทนาประมาณนี้:

ถึงผู้จัดการ คุณพร้อมหรือยังที่จะเข้าหาชายผู้น่าเคารพคนนี้และเรียกเขาว่าเฟดยาต่อหน้าเขาแล้วหรือยัง?

ไม่สิ เขาเป็นคนที่น่านับถือ ทุกคนเรียกเขาตามชื่อและนามสกุลของเขา

เหตุใดคุณจึงตั้งชื่อไฟล์แนบว่า "สำหรับ Fedi" ถ้าฉันส่งไปให้เขาตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราโดยใช้ CP นี้หรือไม่?

ผมจะเปลี่ยนชื่อทีหลังครับ...

เหตุใดจึงต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือสร้างงานพิเศษให้กับตัวคุณเองด้วยการเปลี่ยนชื่อไฟล์ ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องทันที: “สำหรับ Fyodor Mikhailovich.docx” หรือดีกว่านั้น - “KP_Sky_Axes.docx”

ดังนั้นเราจึงมีอีเมลที่แยกออกเป็น "ใบหน้า" ไม่มากก็น้อย มาดูอีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและพูดถึงองค์ประกอบที่รบกวนสมาธิกันดีกว่า

ทำงานกับตัวอักษร

อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอันทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ อีเมลจะต้องได้รับการจัดการด้วยกฎที่เข้มงวดและแนะนำตารางการทำงาน

อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของอีเมล หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสัญญาณเสียง ไอคอนข้างนาฬิกาจะกะพริบ และตัวอย่างตัวอักษรจะปรากฏขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่งพวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะก่อนแล้วจึงกระโดดลงไปในก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่ไม่ได้รับการตรวจสอบ - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิตของคุณ

บางคนมีจิตตานุภาพอันทรงพลังที่ช่วยให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน แต่คนธรรมดาจะดีกว่าที่จะไม่ล่อลวงโชคชะตาและปิดพวกเขา ใน Mozilla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่า" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"

หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามีจดหมายมาถึง?

ง่ายมาก คุณเองตั้งใจที่จะจัดสรรเวลาเพื่อจัดเรียงอีเมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด ซึ่งสามารถทำได้วันละสองครั้ง เช่น ในมื้อเที่ยงและตอนเย็น หรือในช่วงที่รถต้องหยุดทำงาน เช่น ในรถติด

หลายๆ คนมักถามว่า แล้วเวลาตอบกลับและจดหมายด่วนล่ะ? ฉันตอบ: คุณไม่มีจดหมายด่วนในจดหมายของคุณ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกนี้มีกฎของตัวเองในการทำงานกับเมล)

หากมีจดหมายด่วนผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะเข้าสู่โปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณอย่างมีสติและประมวลผลจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาทุกคน (เช่น Gleb Arkhangelsky พร้อมด้วย "Time Drive") จะประกาศตอบกลับอีเมลแบบมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎปกติของมารยาทที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทางอีเมลจากคู่สนทนาของคุณทันที หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือนและตอนนี้เปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดเวลาของเรา

จะทำอย่างไรเมื่อเราไปที่อีเมลและมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เรียกว่า "การคัดแยกอีเมล"? จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน?

ฉันได้ยินมามากมายเกี่ยวกับระบบกล่องจดหมายแบบศูนย์ แต่น่าเสียดายที่ฉันไม่เคยพบใครเลยที่ใช้มันเลย ฉันต้องสร้างล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้เกี่ยวกับ Lifehacker ตัวอย่างเช่น, " ". ด้านล่างนี้ฉันจะพูดถึงระบบกล่องจดหมายเป็นศูนย์ในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณมากหากผู้เชี่ยวชาญ GTD จะแสดงความคิดเห็นและเพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือเก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าควรว่างเปล่าเสมอ เมื่อคุณเริ่มจัดเรียงกล่องจดหมายของคุณแล้ว อย่าหยุดหรือเสียสมาธิกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้จนหมด

จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านตัวอักษรแต่ละตัวตามลำดับแล้วลบทิ้ง ใช่ เพียงไฮไลต์แล้วกด Delete บนแป้นพิมพ์ หากคุณไม่สามารถลบจดหมายออกไปได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น

1. คุณช่วยตอบภายในสามนาทีได้ไหม? ฉันจำเป็นต้องตอบมันไหม? ใช่ จำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาทีจึงจะตอบทันที
2. คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้ตัวกำหนดเวลางานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลให้เป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานและลืมมันไปได้สักพัก ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมจริงๆ ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปที่จดหมายและจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
3. หลังจากตอบจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนให้เป็นงาน หรือเพียงแค่อ่าน คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อจัดเก็บข้อมูลระยะยาว

นี่คือโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลระยะยาวที่ฉันมี

• 0_ดำเนินการฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีผู้วางแผน ฉันขอย้ำอีกครั้งว่าคุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องทำงานโดยละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้จำเป็นต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยแนวทางที่รอบคอบในแต่ละครั้งซึ่งจัดสรรไว้เป็นพิเศษสำหรับสิ่งนี้
• 1_อ้างอิงที่นี่ฉันใส่จดหมายพร้อมข้อมูลความเป็นมา: จดหมายต้อนรับพร้อมข้อมูลเข้าสู่ระบบจากบริการเว็บต่างๆ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่กำลังจะมาถึง และอื่นๆ
• 2_โครงการที่เก็บจดหมายโต้ตอบเกี่ยวกับพันธมิตรและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติแล้ว จะมีการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตร ในโฟลเดอร์ของหุ้นส่วน ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังใส่จดหมายจากพนักงานของ Neba ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนรายนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการก็ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
• 3_พิพิธภัณฑ์ที่นี่ฉันใส่ตัวอักษรเหล่านั้นซึ่งน่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของมันไม่ชัดเจน นอกจากนี้ โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ที่ปิดจาก “2_Projects” จะย้ายมาที่นี่ด้วย กล่าวโดยสรุปคือ “พิพิธภัณฑ์” จะจัดเก็บผู้สมัครกลุ่มแรกเพื่อนำออก
• 4_เอกสาร.ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมตัวอย่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับการบัญชีในอนาคต เช่น รายงานการกระทบยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีความคล้ายคลึงกันมากกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Reference" โดยจะจัดเก็บเฉพาะข้อมูลการบัญชีเท่านั้นและข้อมูลการจัดการจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "2_Projects" ใน “4_Documents” มีข้อมูลที่ไม่ทำงาน และใน “2_Projects” มีข้อมูลสด
• 5_ความรู้ที่นี่ฉันใส่เฉพาะจดหมายข่าวที่มีประโยชน์จริงๆ ซึ่งฉันต้องการกลับมาดูอีกครั้งเพื่อเป็นแรงบันดาลใจหรือค้นหาแนวทางแก้ไข

มีการตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ ที่มีความสำคัญต่อการทำงานของระบบนี้ ขั้นแรก ตามค่าเริ่มต้นใน Thunderbird จะมีช่องทำเครื่องหมาย “ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว” ฉันชอบที่จะทำสิ่งนี้อย่างมีสติ ยอมก้มหัวซะ! โดยไปที่เมนู “เครื่องมือ” → “การตั้งค่า” → “ขั้นสูง” → “การอ่านและการแสดงผล”

ประการที่สองเราใช้ ตัวกรอง - ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันละทิ้งแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีเกี่ยวข้องกับโครงการหรือพันธมิตรบางราย ซึ่งหมายความว่าจะต้องย้ายพวกเขาไปยังโฟลเดอร์ของพันธมิตรหรือโครงการนี้ ประการที่สอง: ฉันตัดสินใจเพิ่มความตระหนักรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าควรเก็บจดหมายไว้ที่ไหนและจะสะดวกกว่าในการค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ประมวลผลในที่เดียวเท่านั้น - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดระเบียบตัวอักษรปกติอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือตัวอักษรที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนู “เครื่องมือ” → “ตัวกรองข้อความ”

ดังนั้น ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ

ใช่และอีกอย่างหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมายใหม่แล้วหรือยัง? -

หากคุณใช้อีเมลอย่างจริงจังในการสื่อสารกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน แทบจะไม่มีวันที่ผ่านไปโดยไม่มีสำเนา พวกเขาเป็นส่วนสำคัญของการติดต่อสื่อสารในการทำงาน ดังนั้น ลูกค้าจำนวนมากที่ย้ายจากที่ทำการไปรษณีย์เก่ามาใช้ Omnidesk จึงมักถามถึงการสนับสนุน Cc และ Bcc ก่อนที่ฟังก์ชันนี้จะปรากฏขึ้น เราได้รับคำขอ 47 (!) คำขอให้เพิ่มฟังก์ชันนี้ ตัวเลขดังกล่าวน่าประทับใจ เพราะอย่างดีที่สุด 5-7% ของผู้ที่ต้องการเขียนเกี่ยวกับความต้องการและคำถามของพวกเขา

ก่อนที่เราจะลงรายละเอียดเกี่ยวกับการนำสำเนาไปใช้ เรามาทำความเข้าใจก่อนว่ามันคืออะไร

ประเภทของผู้รับอีเมล

ถึง: (ถึงใคร) - ผู้รับจดหมายหลัก

สำเนาถึง: (สำเนาคาร์บอน) - ผู้รับรองของจดหมายที่ส่งสำเนาถึง พวกเขาเห็นและรู้เกี่ยวกับการมีอยู่ของกันและกัน

สำเนาลับถึง: (สำเนาคาร์บอนตาบอด) - ผู้รับอีเมลที่ซ่อนอยู่ซึ่งที่อยู่ไม่แสดงต่อผู้รับรายอื่น

ตัวอย่างการใช้สำเนา

ก.ผู้ใช้ขอความช่วยเหลือและขอให้ส่งคำตอบทั้งอีเมลที่ทำงานและส่วนตัว คุณระบุที่อยู่ส่วนตัวของเขาในสำเนา (Cc) เพื่อให้เขาตอบกลับจากที่อยู่ใดก็ได้และดูการติดต่อทั้งหมดในแต่ละที่อยู่

ข.ลูกค้าจ่ายเงินสำหรับการให้คำปรึกษา/การสนับสนุน/การพัฒนา และคุณสื่อสารกับพนักงานของพวกเขาเป็นประจำ คุณเพิ่มลงในสำเนา (Cc) เพื่อให้ได้รับการตอบกลับทั้งหมดของคุณ สามารถแทรกแซงในการติดต่อได้ตลอดเวลา และประเมินคุณภาพของบริการที่คุณให้

วี.ผู้จัดการต้องการตรวจสอบการสื่อสารสนับสนุนกับลูกค้าวีไอพี ในคำขอจากลูกค้าเหล่านี้ ผู้จัดการจะถูกเพิ่มลงในสำเนาลับ (Bcc) เพื่อให้เขาได้รับการตอบกลับของคุณเสมอ (พร้อมประวัติการติดต่อ)

ข้อดีก็คือลูกค้าไม่รู้เกี่ยวกับ "การเฝ้าระวัง" และผู้จัดการสามารถตอบคุณได้เป็นการส่วนตัว และยกตัวอย่าง หมายเหตุ :)

ช.ลูกค้าติดต่อคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับการรับส่วนลดและวิธีการชำระเงิน เขาเพิ่มนักบัญชีของเขาลงในสำเนา (Cc) ทันที เพื่อที่เขาจะได้ติดตามความคืบหน้าของการสื่อสารและรับช่วงต่อในเวลาที่เหมาะสม

เราใช้การสนับสนุนการคัดลอกอย่างไร

ตัวอย่างข้างต้นอธิบายเฉพาะบางสถานการณ์ที่ลูกค้า "ขาย" ให้เรา โดยโต้แย้งถึงความจำเป็นในการสนับสนุนสำเนาในบริการ เราใช้คะแนนมาตรฐานทั้งหมด แต่อย่าลืมเพิ่มคุณสมบัติที่มีประโยชน์บางประการ ลองดูทุกอย่างตามลำดับ

ฟังก์ชั่นพื้นฐาน

1) ทางด้านขวาของชื่อช่อง "ผู้รับ" เราได้วางลิงก์สองลิงก์สำหรับเพิ่มสำเนา - "CC" และ "Bcc"

2) เมื่อคุณคลิกที่ "สำเนา" ช่อง "คัดลอก" จะปรากฏขึ้นและลิงก์ "สำเนา" จะหายไป

3) เมื่อคุณคลิกที่ "สำเนาลับ" ช่อง "สำเนาลับ" จะปรากฏขึ้น และลิงก์ "สำเนาลับ" จะหายไป

5) เมื่อเป็นลูกจ้าง เพิ่มที่อยู่ลงในสำเนาปกติ (Cc)การตอบกลับจะถูกส่งไปยังที่อยู่หลักในช่องผู้รับและไปยังที่อยู่ในช่องสำเนา ในกรณีนี้ ผู้ใช้ทั้งสองจะเห็นว่าจดหมายถูกส่งไปยังที่อยู่สองแห่ง แต่ละคนสามารถตอบสนองทั้งพนักงานและพนักงาน + ผู้ใช้รายอื่น

6) เมื่อเป็นลูกจ้าง เพิ่มที่อยู่ลงในสำเนาที่ซ่อน (Bcc)การตอบกลับจะถูกส่งไปยังที่อยู่หลักในช่อง "ผู้รับ" และไปยังที่อยู่ในช่อง "สำเนาลับ" ในกรณีนี้ ผู้ใช้หลักเห็นว่าจดหมายถูกส่งถึงเขาเท่านั้น ดังนั้นการตอบกลับของเขาจึงส่งถึงพนักงานเท่านั้น

ในกรณีนี้ ผู้ใช้จะมองเห็นจากสำเนาลับๆ ว่าใครคือผู้รับหลัก และสามารถส่งจดหมายถึงทั้งพนักงานและพนักงาน + ผู้รับหลักได้

7) การรองรับการทำสำเนายังทำงานในทิศทางตรงกันข้ามอีกด้วย หากผู้ใช้ส่งคำขอ (หรือตอบกลับการสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ใหม่) และเพิ่มที่อยู่อื่นในสำเนา เราจะป้อนที่อยู่นี้ในช่อง "สำเนา" โดยอัตโนมัติ เพื่อให้เมื่อพนักงานตอบกลับ จดหมายจะถูกส่งไปยังที่อยู่ทั้งสองแห่ง

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

8) การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในช่อง "ผู้รับ", "สำเนา" และ "สำเนาลับ" จะถูกบันทึกไว้ในประวัติกิจกรรม

9) สำหรับคำขอแต่ละรายการ เราจะจดจำที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในช่อง "ผู้รับ", "สำเนา" และ "สำเนาลับ" ดังนั้นหลังจากลบที่อยู่ออกจากฟิลด์แล้วจึงสามารถส่งคืนได้อย่างง่ายดาย เพียงคลิกในช่องที่ต้องการ แล้วเราจะเสนอให้เลือกที่อยู่จากรายการแบบเลื่อนลง

10) เมื่อผู้ใช้ BCC ตอบกลับพนักงานและผู้ใช้หลัก อีเมลของพวกเขาจะถูกเพิ่มลงในคำขอเป็นการตอบกลับปกติ หากเขาตอบกลับเฉพาะพนักงานก็ควรส่งจดหมายของเขา เพิ่มลงในคำขอเป็นบันทึกซึ่งผู้ใช้หลักไม่สามารถมองเห็นได้ (เมื่อดูการติดต่อเกี่ยวกับคำขอในบัญชีของคุณ)

11) เราได้เพิ่มเงื่อนไขให้กับกฎสำหรับคำขอที่เข้ามา “สำเนา (ซีซี) คำอุทธรณ์”เพื่อให้คุณสามารถติดตามการมีอยู่ของที่อยู่ (หรือโดเมน) เฉพาะในสำเนาและดำเนินการที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ

12) มีการกระทำใหม่สองประการปรากฏในกฎทุกประเภท - "เพิ่มในการคัดลอก"และ "เพิ่มในสำเนาลับ"ในกรณีที่คุณต้องการเพิ่มที่อยู่เพื่อคัดลอกเมื่อคำขอตรงตามเงื่อนไขของกฎ

อย่าลืมส่งสำเนาลับถึงผู้รับอีเมลหากผู้รับบางรายไม่จำเป็นต้องเห็นหน้ากัน

BCC หรือสำเนาคาร์บอนตาบอด- นี่คือสิ่งที่เรียกว่าสำเนาที่ซ่อนอยู่ในภาษารัสเซีย ด้วยเหตุนี้ผู้รับจึงไม่เห็นที่อยู่อื่นๆ ทั้งหมดที่จดหมายมาถึง คุณลักษณะนี้มีอยู่ในบริการอีเมลทั้งหมด ตั้งแต่ Outlook ไปจนถึง Gmail และหากคุณยังไม่ทราบเกี่ยวกับการมีอยู่ของคุณลักษณะนี้ อาจเป็นไปได้ว่าเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณจะไม่ชอบคุณ

ก่อนอื่น Bcc เป็นมารยาทที่ไม่ได้พูดในการโต้ตอบทางอีเมล เช่นเดียวกับที่คุณไม่ควรแสดง ในลักษณะเดียวกับที่คุณไม่ควรแสดงที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้อื่นแก่ใครก็ตาม และแม้ว่าคุณจะคลิกปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ที่คุณชื่นชอบ ข้อความของคุณจะไม่ไปถึงผู้รับใน BCC

ไม่ใช่ทุกคนที่รู้เรื่องนี้ แต่ BCC ไม่เพียงแต่ปกป้องที่อยู่อีเมลจากการสอดรู้สอดเห็นเท่านั้น แต่ยังทำงานเป็นโปรแกรมป้องกันไวรัสประเภทหนึ่งเพื่อป้องกันไม่ให้สแปมเข้าสู่คอมพิวเตอร์ของคุณ เนื่องจากที่อยู่อีเมลที่ซ่อนอยู่ไม่สามารถเข้าถึงไวรัสที่เดินทางผ่านอีเมลได้ แม้ว่าที่อยู่อีเมลบนอินเทอร์เน็ตจะไม่เป็นส่วนตัวและสำคัญเท่ากับที่อยู่บ้าน แต่คุณไม่ควรปล่อยให้เป็นสาธารณสมบัติ ไม่เช่นนั้นสแปมมักจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

เด็กเครก

นักข่าว

“สำเนาลับคือที่ที่คุณใส่รายชื่อติดต่อที่คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็น โดยปกติจะใช้สำหรับการส่งจดหมายและสแปม แต่ช่องนี้ยังสะดวกในการรักษาความเหมาะสมและไม่แสดงที่อยู่อีเมลแก่บุคคลภายนอก ฉันคิดว่ามันเป็นความผิดพลาดที่จะคิดว่าผู้คนรู้สึกสบายใจที่คนอื่นเห็นที่อยู่ของพวกเขา เช่น หากเป็นการเชิญไปงานปาร์ตี้ ไม่ใช่ทุกคนที่รู้จักกัน ดังนั้นจึงมักไม่เหมาะสมที่ผู้อื่นจะเห็นข้อมูลติดต่อของกันและกัน”

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถระบุได้ว่าสำหรับข้อความทั้งหมดที่คุณส่ง สำเนาลับถึง (Bcc) อัตโนมัติจะถูกส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายหรือผู้ใช้อื่น

สถานการณ์หนึ่งที่กฎนี้มีประโยชน์คือเมื่อสมาชิกกลุ่มทั้งหมดตอบสนองต่อข้อความอีเมลขาเข้า เช่น ศูนย์ช่วยเหลือ เมื่อสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งตอบกลับข้อความ สมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ จะได้รับสำเนาของการตอบกลับโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ข้อความขาออกทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด

กฎของลูกค้า

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ ผู้คนหรือกลุ่มที่ระบุไว้ในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือกลุ่มไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของข้อความเขียน แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏต่อผู้รับข้อความทั้งหมด

ปิดการใช้งานกฎ

ในมุมมองจดหมาย บนแท็บ บ้านคลิกปุ่ม กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บในส่วน กฎ

คลิกปุ่ม ตกลง.

กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปิดใช้งานกฎนี้อย่างรวดเร็วสำหรับแต่ละข้อความ โปรดดูส่วนถัดไป ("")

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการความยืดหยุ่นในการปิดกฎการคัดลอกใหม่อัตโนมัติโดยยึดตามข้อความเดียว โดยไม่ต้องนำทางผ่านกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถใช้ฟีเจอร์หมวดหมู่ใน Outlook พร้อมกับกฎได้

คำแนะนำ:

ขั้นแรก คุณต้องสร้างกฎเพื่อส่งสำเนาลับ (CC) สำหรับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ

กฎเฉพาะนี้เรียกว่า กฎของลูกค้า- กฎไคลเอ็นต์ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นและเรียกใช้เฉพาะในกรณีที่ Outlook กำลังทำงานอยู่ หากคุณจะส่งอีเมลโดยใช้บัญชีอีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กฎจะไม่ทำงานจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเพื่อที่จะถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ต้องสร้างกฎเดียวกันนี้ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่วางแผนจะใช้

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ บุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ระบุในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของการเขียนข้อความ แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏแก่ทุกคนที่ได้รับข้อความ

ปิดการใช้งานกฎ

เพื่อป้องกันไม่ให้สำเนาถูกส่งโดยอัตโนมัติ คุณต้องปิดการใช้งานกฎก่อน

ใน Mail ในเมนู บริการคลิกปุ่ม กฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บ กฎอีเมลในส่วน กฎยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องที่สอดคล้องกับกฎที่คุณสร้างขึ้น

คลิกปุ่ม ตกลง.

ตอนนี้คุณสามารถส่งข้อความโดยไม่ต้องส่งสำเนาไปยังบุคคลอื่นหรือรายชื่ออีเมลโดยอัตโนมัติ กฎจะไม่ใช้งานจนกว่าจะเปิดใช้งานอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการปิดใช้งานกฎการส่ง CC อัตโนมัติใหม่สำหรับแต่ละข้อความโดยไม่ต้องเรียกกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถตั้งค่ากฎเป็นหมวดหมู่ที่มีอยู่ใน Office Outlook 2007 ได้

แก้ไขกฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อที่เมื่อคุณเพิ่มประเภทที่ระบุลงในข้อความ กฎจะไม่ส่งสำเนาโดยอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการปิดใช้งานกฎสำเนาอัตโนมัติสำหรับข้อความ ให้ใช้หมวดหมู่กับกฎนั้น

คำแนะนำ:คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดได้หากคุณระบุไว้เมื่อสร้างหมวดหมู่

เมื่อคุณส่งข้อความ กฎการคัดลอกอัตโนมัติจะไม่มีผล

ปัจจุบัน ศาลมักยอมรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม การจะทำเช่นนี้ได้ จะต้องมีผลทางกฎหมาย ในขณะเดียวกัน กฎเกณฑ์และวิธีการที่ชัดเจนและสม่ำเสมอในการพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของการติดต่อสื่อสารเสมือนยังไม่ได้รับการพัฒนา ซึ่งนำไปสู่ปัญหาจำนวนมาก

มาดูหลายวิธีในการบังคับใช้กฎหมายกับอีเมล

หมดยุคไปแล้วเมื่อวิธีการสื่อสารมีเพียงจดหมายที่เขียนบนกระดาษเท่านั้น การพัฒนาความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจระหว่างหน่วยงานทางเศรษฐกิจไม่สามารถเกิดขึ้นได้อีกต่อไปหากปราศจากการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคู่สัญญาตั้งอยู่ในเมืองต่างๆ หรือแม้แต่ประเทศต่างๆ

การสื่อสารผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดต้นทุนวัสดุ และยังช่วยให้คุณพัฒนาจุดยืนร่วมในประเด็นเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม ความคืบหน้าดังกล่าวไม่ควรมองแต่ด้านบวกเท่านั้น ข้อพิพาทต่างๆ มักเกิดขึ้นระหว่างประเด็นความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจ เพื่อแก้ไข พวกเขาจึงหันไปพึ่งศาล ศาลจะตัดสินตามการประเมินหลักฐานที่คู่ความให้ไว้

ในเวลาเดียวกัน มีการวิเคราะห์ความเกี่ยวข้อง การยอมรับได้ ความน่าเชื่อถือของหลักฐานแต่ละรายการแยกกัน ตลอดจนความเพียงพอและการเชื่อมโยงกันของหลักฐานในจำนวนทั้งสิ้น กฎนี้ประดิษฐานอยู่ในประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย (ข้อ 2 ของข้อ 71) และในประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย (ข้อ 3 ของข้อ 67) ในกระบวนการพิจารณาการยอมรับและความน่าเชื่อถือของหลักฐานที่ให้ไว้ ศาลมักจะถามคำถาม ซึ่งการแก้ปัญหาดังกล่าวส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลของคดี

การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรธุรกิจได้รับการควบคุมโดยบรรทัดฐานของประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวรรค 2 ของมาตรา 434 รัฐ: สามารถสรุปข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรได้โดยการแลกเปลี่ยนเอกสารผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สามารถระบุได้อย่างน่าเชื่อถือว่าเอกสารนั้นมาจากคู่สัญญาในข้อตกลง

ตามวรรค 1 ของศิลปะ 71 ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียและวรรค 1 ของศิลปะ มาตรา 75 ของประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจที่มีข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาและการระงับคดี ซึ่งจัดทำขึ้นในรูปแบบของบันทึกดิจิทัลและได้รับผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

หากต้องการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินคดีจะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขสองประการ ประการแรก ตามที่ระบุไว้แล้ว จะต้องมีผลทางกฎหมาย ประการที่สอง เอกสารจะต้องสามารถอ่านได้ กล่าวคือ มีข้อมูลที่เข้าใจได้โดยทั่วไปและรับรู้ได้

ข้อกำหนดนี้เป็นไปตามกฎทั่วไปของการดำเนินคดีทางกฎหมาย ซึ่งสันนิษฐานว่าผู้พิพากษารับรู้ข้อมูลจากแหล่งที่มาของหลักฐานโดยทันที

บ่อยครั้งที่ศาลปฏิเสธที่จะยอมรับเป็นหลักฐานในคดีนี้ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขข้างต้น และต่อมาได้ตัดสินใจที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายของผู้มีส่วนได้เสีย

พิจารณาวิธีหลักในการทำให้ถูกต้องตามกฎหมายในการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ก่อนและหลังเริ่มดำเนินคดี

ทำงานกับทนายความ

ถ้า การดำเนินคดียังไม่เริ่มจากนั้นเพื่อให้มีผลทางกฎหมายด้านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์คุณต้องมีทนายความ ในวรรค 1 ของมาตรา มาตรา 102 ของกฎหมายขั้นพื้นฐานว่าด้วยการรับรองเอกสาร (ความรู้พื้นฐาน) ระบุว่า ตามคำขอของผู้มีส่วนได้เสีย ทนายความจะให้หลักฐานที่จำเป็นในศาลหรือหน่วยงานฝ่ายบริหาร หากมีเหตุผลที่เชื่อได้ว่าการให้หลักฐานจะกลายเป็นเรื่องเป็นไปไม่ได้หรือทำได้ยากในเวลาต่อมา และในวรรค 1 ของมาตรา หลักการพื้นฐาน 103 กำหนดว่าเพื่อรักษาหลักฐาน ทนายความจะตรวจสอบหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและที่เป็นสาระสำคัญ

ตามมาตรา 2 ของมาตรา 102 โดยพื้นฐานแล้ว ทนายความไม่ได้ให้หลักฐานในกรณีที่ในขณะที่ผู้มีส่วนได้เสียติดต่อเขา กำลังถูกดำเนินการโดยศาลหรือหน่วยงานฝ่ายบริหาร มิฉะนั้น ศาลจะถือว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับรองเป็นหลักฐานที่ยอมรับไม่ได้ (มติของ AAS ฉบับที่ 9 ลงวันที่ 11 มีนาคม 2010 เลขที่ 09AP-656/2010-GK)

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การระลึกไว้ตามส่วนที่ 4 ของศิลปะ 103 พื้นฐาน การจัดหาพยานหลักฐานโดยไม่แจ้งให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งและผู้มีส่วนได้เสียทราบจะดำเนินการเฉพาะในกรณีเร่งด่วนเท่านั้น

เพื่อตรวจสอบหลักฐาน มีการร่างโปรโตคอลซึ่งนอกเหนือจากคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับการกระทำของทนายความแล้ว จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่และสถานที่ของการตรวจสอบ ทนายความที่ดำเนินการตรวจสอบ ผู้มีส่วนได้เสียที่เข้าร่วมด้วย และระบุสถานการณ์ที่ค้นพบระหว่างการตรวจสอบด้วย อีเมลจะถูกพิมพ์และยื่นพร้อมระเบียบการซึ่งลงนามโดยบุคคลที่เข้าร่วมในการตรวจสอบ โดยทนายความและปิดผนึกด้วยตราประทับของเขา อาศัยอำนาจตามคำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 23 เมษายน 2553 เลขที่ VAS-4481/10 โปรโตคอลการรับรองสำหรับการตรวจสอบกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จึงได้รับการยอมรับว่าเป็นหลักฐานที่เหมาะสม

ปัจจุบันโนตารีบางแห่งให้บริการสำหรับการรับรองอีเมลและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ตัวอย่างเช่น: หนึ่งในเจ้าหน้าที่รับรองเอกสารในมอสโกเรียกเก็บเงิน 2,000 รูเบิลสำหรับหนึ่งหน้าของส่วนที่อธิบายของโปรโตคอล

ผู้ที่สนใจในการจัดเตรียมหลักฐานจะนำไปใช้กับทนายความพร้อมใบสมัครที่เกี่ยวข้อง ควรระบุ:

• หลักฐานที่ต้องยึด;
• สถานการณ์ที่ได้รับการสนับสนุนจากหลักฐานนี้
• เหตุที่ต้องใช้หลักฐาน
• ในขณะที่ติดต่อทนายความ คดีดังกล่าวไม่ได้ถูกดำเนินการโดยศาลที่มีเขตอำนาจศาลทั่วไป ศาลอนุญาโตตุลาการ หรือฝ่ายบริหาร

เมื่อพิจารณาถึงกระบวนการทางเทคนิคในการส่งอีเมล สถานที่ที่ตรวจพบอีเมลอาจเป็นคอมพิวเตอร์ของผู้รับ เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ส่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ หรือคอมพิวเตอร์ของบุคคลที่ส่งจดหมายทางอิเล็กทรอนิกส์ถึง

Notaries ตรวจสอบเนื้อหาของกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จากระยะไกลนั่นคือพวกเขาใช้การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลจากระยะไกล (อาจเป็นเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการที่ให้บริการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้สัญญา เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมนหรือ เซิร์ฟเวอร์เมลอินเทอร์เน็ตฟรี) หรือโดยตรงจากคอมพิวเตอร์ของผู้สนใจ ที่ติดตั้งโปรแกรมอีเมล (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ฯลฯ )

ในระหว่างการตรวจสอบระยะไกล นอกเหนือจากการสมัครแล้ว ทนายความอาจต้องได้รับอนุญาตจากผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมนหรือผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่าใครสนับสนุนการทำงานของกล่องจดหมายหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายใต้สัญญา

การรับรองจากผู้ให้บริการ

มติของ AAS ครั้งที่ 9 ลงวันที่ 04/06/2552 เลขที่ 09AP-3703/2552-AK ลงวันที่ 27/04/2552 เลขที่ 09AP-5209/2552 FAS MO ลงวันที่ 13/05/2553 เลขที่ KG-A41/4138 -10 กำหนดว่าศาลยังยอมรับการยอมรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หากได้รับการรับรองโดยผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมนที่รับผิดชอบในการจัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมล

ผู้ให้บริการหรือผู้รับจดทะเบียนชื่อโดเมนรับรองการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ตามคำขอของผู้มีส่วนได้เสียเฉพาะในกรณีที่จัดการเซิร์ฟเวอร์อีเมลและสิทธิ์ดังกล่าวระบุไว้ในข้อตกลงการบริการ

อย่างไรก็ตาม ปริมาณการติดต่อทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อาจมีปริมาณค่อนข้างมาก ซึ่งจะทำให้กระบวนการจัดเตรียมเอกสารที่เป็นกระดาษยุ่งยากขึ้น ในการนี้บางครั้งศาลก็อนุญาตให้มีการติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้น ศาลอนุญาโตตุลาการแห่งภูมิภาคมอสโก ซึ่งมีคำตัดสินลงวันที่ 1 สิงหาคม 2551 ในคดีหมายเลข A41-2326/08 ได้อ้างถึงการยอมรับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเตรียมไว้ต่อศาลในซีดีสี่แผ่น

แต่เมื่อพิจารณาคดีในคดีอุทธรณ์ AAC ฉบับที่ 10 ตามมติลงวันที่ 10/09/2551 คดีหมายเลข A41-2326/08 ถือว่าการอ้างอิงถึงจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีมูล และยกเลิกคำพิพากษาของศาลชั้นต้น เช่น ระบุว่าผู้มีส่วนได้เสียไม่ได้ส่งเอกสารใด ๆ ที่ให้ไว้ในข้อตกลงฝ่ายที่สรุปไว้

ดังนั้น จะต้องส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อข้อพิพาทต่อศาลเป็นลายลักษณ์อักษร และสามารถส่งเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมดทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้

การยืนยันเนื้อหาของจดหมายโดยอ้างถึงในจดหมายโต้ตอบฉบับต่อๆ ไปจะช่วยพิสูจน์ข้อเท็จจริงที่ระบุไว้ในจดหมายเสมือน การใช้หลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ สะท้อนให้เห็นในมติของ AAS ฉบับที่ 9 ลงวันที่ 20 ธันวาคม 2553 เลขที่ 09AP-27221/2010-GK ในขณะเดียวกัน ศาลเมื่อพิจารณาคดีและประเมินพยานหลักฐานที่คู่ความให้ไว้ ศาลมีสิทธิที่จะไม่พิจารณาจดหมายกระดาษที่มีลิงก์ไปยังจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ยอมรับได้

เขาเพียงคำนึงถึงเรื่องนี้และตัดสินใจโดยอาศัยการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมของหลักฐานทั้งหมดที่นำเสนอ

รับความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

ถ้า การดำเนินคดีได้เริ่มขึ้นแล้วจากนั้นเพื่อให้อำนาจทางกฎหมายทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องใช้สิทธิในการดึงดูดผู้เชี่ยวชาญ ในวรรค 1 ของมาตรา 82 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดว่าเพื่อชี้แจงปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการพิจารณาคดีที่ต้องใช้ความรู้พิเศษ ศาลอนุญาโตตุลาการจะแต่งตั้งการตรวจสอบตามคำขอของบุคคลที่เข้าร่วมในคดีหรือกับ ความยินยอมของบุคคลที่เข้าร่วม

ถ้าการแต่งตั้งการตรวจสอบเป็นไปตามที่กฎหมายหรือสัญญากำหนด หรือจำเป็นต้องตรวจสอบคำขอให้ปลอมพยานหลักฐานที่นำเสนอ หรือหากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติมหรือซ้ำ ศาลอนุญาโตตุลาการอาจแต่งตั้งการตรวจสอบด้วยตนเอง การแต่งตั้งการตรวจสอบเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบหลักฐานที่นำเสนอมีระบุไว้ในข้อ 79 ประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ในการยื่นคำร้องเพื่อแต่งตั้งการตรวจทางนิติวิทยาศาสตร์จำเป็นต้องระบุองค์กรและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะที่จะเป็นผู้ดำเนินการตลอดจนประเด็นที่ผู้มีส่วนได้เสียตัดสินใจยื่นต่อศาลเพื่อสั่งการตรวจ นอกจากนี้ควรจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและระยะเวลาของการตรวจดังกล่าวและควรนำเงินที่ต้องชำระทั้งหมดไปฝากไว้กับศาล ผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในมาตรา มาตรา 13 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "กิจกรรมผู้เชี่ยวชาญด้านนิติเวชของรัฐในสหพันธรัฐรัสเซีย"

สิ่งที่แนบมากับเอกสารคดีเพื่อเป็นหลักฐานของข้อสรุปของผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับความถูกต้องของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยืนยันโดยการพิจารณาคดี (คำตัดสินของศาลอนุญาโตตุลาการมอสโกลงวันที่ 21 สิงหาคม 2552 ในคดีหมายเลข A40-13210/09-110-153; ความละเอียดของ Federal Antimonopoly Service ของภูมิภาคมอสโกลงวันที่ 20 มกราคม 2553 เลขที่ KG-A40 /14271-09)

ขึ้นอยู่กับสัญญา

ในวรรค 3 ของมาตรา มาตรา 75 ของประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซียตั้งข้อสังเกตว่าเอกสารที่ได้รับผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยอมรับเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรหากระบุไว้ในข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องระบุว่าคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายรับรู้ถึงอำนาจทางกฎหมายที่เท่าเทียมกันในการติดต่อสื่อสารและเอกสารที่ได้รับทางแฟกซ์ อินเทอร์เน็ต และวิธีการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เช่นเดียวกับต้นฉบับ ในกรณีนี้ ข้อตกลงจะต้องระบุที่อยู่อีเมลที่จะใช้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลเกี่ยวกับผู้มีอำนาจที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการ

สัญญาจะต้องกำหนดให้คู่สัญญาใช้ที่อยู่อีเมลที่กำหนดไม่เพียง แต่สำหรับการติดต่องานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการถ่ายโอนผลงานด้วยซึ่งได้รับการยืนยันโดยตำแหน่งของ Federal Antimonopoly Service ของภูมิภาคมอสโกในมติหมายเลข KG-A40 /12090-08 ลงวันที่ 12 มกราคม 2552 พระราชกฤษฎีกา AAS ฉบับที่ 9 ลงวันที่ 24 ธันวาคม 2553 เลขที่ 09AP-31261/2010-GK เน้นย้ำว่าสัญญาจะต้องกำหนดความเป็นไปได้ในการใช้อีเมลเพื่ออนุมัติข้อกำหนดทางเทคนิคและเรียกร้องเกี่ยวกับคุณภาพของบริการที่ให้และงานที่ทำ

นอกจากนี้ คู่สัญญาอาจกำหนดไว้ในข้อตกลงว่าการแจ้งเตือนและข้อความที่ส่งทางอีเมลได้รับการยอมรับจากพวกเขา แต่จะต้องได้รับการยืนยันเพิ่มเติมภายในระยะเวลาหนึ่งโดยผู้จัดส่งหรือทางไปรษณีย์ลงทะเบียน (มติของ AAS ครั้งที่สิบสามลงวันที่ 25 เมษายน 2551 ฉบับที่ A56 -42419/2007)

สรุปได้ว่าทุกวันนี้มีแนวปฏิบัติของศาลที่ใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม เมื่อคำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมายขั้นตอนเกี่ยวกับการยอมรับและความน่าเชื่อถือของหลักฐาน ศาลจะพิจารณาการติดต่อเสมือนเสมือนเฉพาะในกรณีที่มีผลทางกฎหมายเท่านั้น

ในเรื่องนี้มีปัญหาจำนวนมากเกิดขึ้นเนื่องจากยังไม่มีการสร้างวิธีการแบบครบวงจรในการพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์ สิทธิของผู้มีส่วนได้เสียในการติดต่อทนายความเพื่อขอหลักฐานนั้นได้รับการประดิษฐาน แต่ไม่มีการดำเนินการด้านกฎระเบียบของกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียที่ควบคุมขั้นตอนการให้บริการดังกล่าวโดยทนายความ เป็นผลให้ไม่มีแนวทางเดียวในการกำหนดคุณค่าและสร้างกลไกที่ชัดเจนสำหรับการดำเนินการตามสิทธินี้

มีหลายวิธีในการบังคับใช้กฎหมายว่าด้วยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำเสนอเป็นหลักฐานในศาล: การรักษาความปลอดภัยจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จากทนายความ การรับรองจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต โดยการอ้างอิงถึงอีเมลในจดหมายโต้ตอบทางกระดาษเพิ่มเติม ตลอดจนการยืนยันความถูกต้องผ่านทางนิติเวช การตรวจสอบ.

แนวทางที่มีความสามารถในการจัดหาจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ในเวลาที่เหมาะสมเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้องค์กรธุรกิจสามารถคืนสิทธิ์ที่ถูกละเมิดได้อย่างเต็มที่เมื่อแก้ไขข้อพิพาท