กระบวนการสื่อสาร– การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคนสองคนขึ้นไป หลักของมัน– สร้างความมั่นใจในความเข้าใจในการแลกเปลี่ยนข้อมูล มีองค์ประกอบหลักสี่ประการในกระบวนการสื่อสาร:

• ผู้ส่ง– บุคคลที่ส่งข้อมูล
• ข้อความ– ข้อมูลที่เข้ารหัสโดยใช้สัญลักษณ์
• ช่อง– วิธีการส่งข้อมูล
• ผู้รับ– บุคคลที่ตั้งใจให้ข้อมูลและผู้ที่ตีความข้อมูล

เมื่อทำการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้ส่งและผู้รับจะต้องผ่านขั้นตอนที่เชื่อมโยงถึงกันหลายขั้นตอน หน้าที่ของพวกเขาคือสร้างข้อความและใช้ช่องทางในการถ่ายทอดในลักษณะที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจและแบ่งปันแนวคิดดั้งเดิม นี่เป็นเรื่องยากเพราะแต่ละขั้นตอนก็เป็นจุดที่ความหมายสามารถบิดเบือนหรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิง ขั้นตอนที่เชื่อมต่อถึงกันเหล่านี้คือ:

1. การกำเนิดของความคิด- การแลกเปลี่ยนข้อมูลเริ่มต้นด้วยการกำหนดแนวคิดหรือการเลือกข้อมูล ผู้ส่งตัดสินใจว่าควรแลกเปลี่ยนความคิดหรือข้อความที่มีความหมายอะไร
2. การเข้ารหัสและการเลือกช่องสัญญาณ- ในการถ่ายทอดความคิด ผู้ส่งจะต้องเข้ารหัสโดยใช้สัญลักษณ์ การใช้คำ น้ำเสียง ฯลฯ การเขียนโค้ดเปลี่ยนความคิดให้เป็นข้อความ
3. ออกอากาศ- ในขั้นตอนที่สาม ผู้ส่งใช้ช่องทางในการส่งข้อความไปยังผู้รับ (การส่งสัญญาณทางกายภาพ)
4. การถอดรหัส- การถอดรหัสคือการแปลสัญลักษณ์ของผู้ส่งให้กลายเป็นความคิดของผู้รับ หากผู้ส่งเลือกอักขระ ผู้รับก็จะมีความหมายเหมือนกันทุกประการ
5. ข้อเสนอแนะ- เมื่อมีการตอบรับ ผู้ส่งและผู้รับจะเปลี่ยนบทบาท
6. สัญญาณรบกวน (เสียงรบกวน)- แหล่งที่มาของสัญญาณรบกวนที่สามารถสร้างอุปสรรคในการแลกเปลี่ยนข้อมูลมีตั้งแต่การใช้ภาษาไปจนถึงความแตกต่างในการรับรู้ที่สามารถเปลี่ยนความหมายของข้อมูลในระหว่างกระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัสได้

การไหลของการสื่อสารสามารถเคลื่อนที่ในแนวนอนและแนวตั้งได้ ทิศทางแนวตั้งแบ่งออกเป็นจากมากไปน้อยและจากน้อยไปมาก

ทิศทางลง– นี่คือเมื่อกระแสการสื่อสารย้ายจากระดับการจัดการที่สูงกว่าไปยังระดับที่ต่ำกว่า (คำสั่งของงาน คำอธิบายงาน ลำดับ คำสั่ง)

ทิศทางขึ้น- การเคลื่อนย้ายข้อมูลจากระดับการจัดการที่ต่ำกว่าไปยังระดับที่สูงกว่าในลำดับชั้นขององค์กร ใช้เป็นข้อเสนอแนะจากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้จัดการ (ข้อมูลเกี่ยวกับผลลัพธ์และปัญหาที่เกิดขึ้น)

การสื่อสารมีหลายประเภท: ภายในบุคคล, มนุษยสัมพันธ์, การสื่อสารกลุ่มเล็กและ สาธารณะ.

การสื่อสารภายในบุคคลคือการสื่อสารที่เกิดขึ้นภายในตัวบุคคลเอง นี่คือเมื่อบุคคลพูดคุยกับตัวเอง เขาเป็นทั้งผู้ส่งและผู้รับ ความคิดและความรู้สึกของเขาสร้างข้อความ และสมองทำหน้าที่เป็นช่องทางในการประมวลผลความคิดและความรู้สึกเหล่านี้

การสื่อสารระหว่างบุคคลคือการสื่อสารกับบุคคลอื่น

การสื่อสารในกลุ่มเล็กๆการสื่อสารในกลุ่มเล็กเกิดขึ้นเมื่อคนจำนวนน้อย (กลุ่มเล็กมากถึง 30 คน) รวมตัวกันเพื่อจุดประสงค์บางอย่าง

การสื่อสารสาธารณะ- ในการสื่อสารสาธารณะ ผู้ส่งจะส่งข้อความถึงผู้ชม (กลุ่มใหญ่มากกว่า 30 คน) การสื่อสารสามารถจำแนกได้เป็นประเภทต่อไปนี้:

• ภายนอกและภายใน
• ช่องเดียวและหลายช่อง;
• มั่นคงและไม่มั่นคง
• เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
• สถานการณ์และถาวร
• จินตนาการและเป็นจริง
• องค์กรและสังคมจิตวิทยา
• ทางเศรษฐกิจ.

การสื่อสารประเภทใดประเภทหนึ่งในระบบการจัดการถูกใช้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของกิจกรรมและความต้องการเครือข่ายการสื่อสารประเภทใดประเภทหนึ่ง

โดยธรรมชาติของการรับรู้ข้อมูล การสื่อสารถูกแบ่งออกเป็นโดยตรงหรือกำหนดเป้าหมาย (วัตถุประสงค์ของข้อความฝังอยู่ในข้อความ) ทางอ้อม (ข้อมูลค่อนข้าง "อยู่ระหว่างบรรทัด") และผสมกัน

ในกระบวนการกิจกรรมขององค์กร บุคลากรขององค์กรมีความสัมพันธ์ที่ดีกับการสื่อสารในองค์กร

การสื่อสารในองค์กรเป็นกระบวนการที่ผู้จัดการพัฒนาระบบการให้ข้อมูลและการสื่อสารข้อมูลกับผู้คนจำนวนมากภายในองค์กรและกับบุคคลและสถาบันภายนอก

ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการประสานงานกิจกรรมตลอดทั้งการจัดการแนวตั้งและแนวนอนและช่วยให้ได้รับข้อมูลที่จำเป็น

• รูปแบบการสื่อสารในองค์กรที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ :
• รูปแบบการส่งข้อมูลด้วยวาจา
• รูปแบบการถ่ายโอนข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร

ตามขนาด การสื่อสารในองค์กรแบ่งออกเป็นสองกลุ่มใหญ่: การสื่อสารระหว่างองค์กรและสภาพแวดล้อม การสื่อสารระหว่างระดับบริหารและแผนกต่างๆ ปฏิสัมพันธ์ในองค์กรอาจเป็นได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม

การสื่อสารกับกลุ่มนอกระบบก็มีบทบาทบางอย่างเช่นกัน บ่อยครั้งที่ความคิดเห็นที่พัฒนาในกลุ่มที่ไม่เป็นทางการและเข้าถึงผู้จัดการผ่านช่องทางที่ไม่เป็นทางการทำให้สามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นหรือป้องกันสถานการณ์ความขัดแย้ง

แนวคิดสมัยใหม่ชี้ให้เห็นว่าจะเป็นประโยชน์มากกว่ามากสำหรับองค์กรที่จะไม่ทำลายเครือข่ายการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ แต่เพื่อทำความเข้าใจและใช้ช่องทางเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารในองค์กรอย่างเป็นทางการ

การสื่อสารมีลักษณะที่สำคัญเช่น สไตล์, โครงสร้างและ ความต้องการ.

สไตล์การสื่อสารเป็นวิธีการสร้างการสื่อสาร พฤติกรรม และความสัมพันธ์กับผู้อื่น มีสไตล์ที่แตกต่างกันมากมายที่ผู้คนใช้ในการสื่อสารระหว่างบุคคล ตลอดจนแนวทางมากมายในการกำหนดสไตล์เหล่านี้ การรู้สไตล์จะช่วยให้คุณจินตนาการได้ว่าควรประพฤติตัวอย่างไรและคาดหวังอะไรจากพฤติกรรมที่เกี่ยวข้องกับสไตล์นั้นๆ

โครงสร้างการสื่อสารคือชุดของช่องทางที่วิชาการจัดการโต้ตอบกัน โครงสร้างประเภทนี้สามารถเป็นแบบสากลได้ เมื่อครอบคลุมองค์กรโดยรวม และในระดับท้องถิ่น หากเกี่ยวข้องกับเพียงส่วนเดียว เช่น แผนก

ถึง ความต้องการด้านการสื่อสารองค์กรสามารถรวมทั้งความต้องการข้อมูล (ข้อมูลใหม่ที่ช่วยลดความไม่แน่นอนของความรู้เกี่ยวกับวัตถุใดๆ) และความต้องการในการสื่อสารด้วยตนเอง เช่น ความต้องการในการสื่อสารหรือการชุมนุมรอบองค์กรสาธารณะ ตลอดจนความต้องการผลตอบรับที่มีประสิทธิผล

องค์กรการสื่อสาร- พื้นที่หลักของกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จขององค์กร ผู้จัดการเหล่านั้นที่รู้วิธีสร้างพื้นที่การสื่อสารและเครือข่ายการสื่อสารที่เหมาะสมที่สุดจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เครือข่ายการสื่อสารแสดงถึงการเชื่อมต่อเฉพาะของผู้เข้าร่วมการสื่อสารโดยใช้กระแสข้อมูล แนวทางนี้ถือว่าความสัมพันธ์ในการสื่อสารระหว่างวิชาต่างๆ เป็นความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้น ตามลำดับ บนการไหลของข้อความหรือสัญญาณ ยิ่งกว่านั้นไม่สำคัญว่าความหมายของข้อความจะถูกส่งออกไปหรือไม่ อย่างไรก็ตาม เครือข่ายการสื่อสารสามารถเพิ่มหรือลดช่องว่างระหว่างข้อความกับความหมายที่ได้รับได้

โครงสร้างเครือข่ายการสื่อสารอาจแตกต่างกัน สิ่งที่พบบ่อยที่สุดคือ: โซ่, ดาว, ลำดับชั้น, การเชื่อมต่อแบบทวีคูณ, พัดลม, วงกลม

การสื่อสารในองค์กรหรือกลุ่มนำไปสู่สิ่งต่อไปนี้: ฟังก์ชั่นการสื่อสารซึ่งไม่มีผู้ใดมีลำดับความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด:

• ฟังก์ชั่นข้อมูล- การส่งข้อมูลจริงหรือเท็จ ซึ่งมีบทบาทในกระบวนการตัดสินใจ เนื่องจากช่วยให้เราสามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ เพื่อระบุและประเมินตัวเลือกการตัดสินใจที่เป็นไปได้
• ฟังก์ชั่นสร้างแรงบันดาลใจ- ส่งเสริมให้พนักงานดำเนินการและปรับปรุงงานโดยการจัดการพฤติกรรม การโน้มน้าวใจ ข้อเสนอแนะ คำร้องขอ คำสั่ง ฯลฯ
• ฟังก์ชั่นการควบคุม- ติดตามพฤติกรรมของพนักงานในรูปแบบต่างๆ ตามลำดับชั้นและการอยู่ใต้บังคับบัญชาที่เป็นทางการ
• ฟังก์ชั่นการแสดงออก- ส่งเสริมการแสดงออกทางอารมณ์ของความรู้สึก ประสบการณ์ ทัศนคติต่อสิ่งที่เกิดขึ้น และตอบสนองความต้องการทางสังคม

ดังนั้นการสื่อสารจึงไม่เพียงสะท้อนถึงกระบวนการส่งและรับข้อมูลเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงการรับรู้ ความเข้าใจ และการดูดซึมด้วย

ปัญหาหลักประการหนึ่งในองค์กรคือการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ หากผู้คนไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลได้ พวกเขาจะไม่สามารถทำงานร่วมกันและบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้ ซึ่งหมายความว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นเงื่อนไขสำหรับการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จขององค์กรใดๆ ดังนั้นประสิทธิผลของการบริหารงานบุคคลจึงแปรผันตามประสิทธิผลของกระบวนการสื่อสารในองค์กร

การส่งผลงานที่ดีของคุณไปยังฐานความรู้เป็นเรื่องง่าย ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

นักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงาน จะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่ง

เอกสารที่คล้ายกัน

โครงสร้างการสื่อสาร รูปแบบของกระบวนการสื่อสาร วิธีการสื่อสารและบทบาทในการส่งข้อมูล คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับองค์กรของ MCC "Megataur" การวิเคราะห์ระดับการพัฒนากระบวนการสื่อสารวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 22/06/2010


องค์ประกอบและขั้นตอนของกระบวนการสื่อสาร การรบกวนที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบของข้อความ สาระสำคัญและประเภทของการสื่อสาร วิธีการถ่ายโอนข้อมูลและอุปสรรค การวิเคราะห์กระบวนการสื่อสารของสำนักงานกฎหมาย Young and Wassermann LLC การปรับปรุง

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อ 25/03/2558


สาระสำคัญและวิธีการสื่อสาร ประเภทและรูปแบบของการสื่อสาร ปัญหาที่มีอยู่ของการสื่อสารเชิงโครงสร้าง ทิศทาง และโอกาสในการแก้ไขปัญหา การสำแดงในการสื่อสารระหว่างบุคคล การพัฒนาคำแนะนำเชิงปฏิบัติเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสาร

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อ 23/03/2013


บทบาทของการสื่อสารทางธุรกิจในการจัดการ ความจำเพาะทางจิตวิทยาของการสื่อสารในฐานะหน้าที่การจัดการ ลักษณะของคู่สนทนาประเภทจิตวิทยาและวิธีการติดต่อกับแต่ละประเภทโดยเฉพาะ รูปแบบการคิดและอิทธิพลที่มีต่อการสื่อสาร

บทคัดย่อเพิ่มเมื่อ 14/04/2558


แนวคิดเรื่องการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ความสำคัญของการสื่อสารในการจัดการ วิธีการสื่อสารทางจลนศาสตร์ ฉันทลักษณ์ นอกภาษา เชิงพยากรณ์ และยุทธวิธี โครงสร้างระบบการสื่อสารด้วยวาจา คำศัพท์ สำนวน ไวยากรณ์

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 21/11/2559


แนวคิดของการสื่อสาร ประเภทและระดับของการสื่อสาร การวิเคราะห์ประเด็นหลักของการสื่อสาร กระตุ้นการพัฒนากระบวนการคิดในสังคม คำอธิบายประเภทของการรับรู้และปฏิสัมพันธ์ของวัตถุการสื่อสาร สาระสำคัญของกระบวนการตอบรับทางจิตวิทยา

บทคัดย่อเพิ่มเมื่อ 03/05/2554


การสื่อสารทางสังคมเป็นวิธีการในการบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดขององค์กร แนวคิดพื้นฐานของการให้คำปรึกษาด้านการจัดการ ปัญหาการนำนวัตกรรมไปใช้ เทคโนโลยีการสื่อสารในการให้คำปรึกษา ศึกษา และวิเคราะห์กระบวนการบริหารจัดการ

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 14/08/2554

การแนะนำ
1. โครงสร้างของกระบวนการสื่อสาร
2. องค์ประกอบและขั้นตอนของกระบวนการสื่อสาร
3. การผลิต การจำหน่าย และการใช้ข้อมูล
4. กระบวนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
บทสรุป
รายชื่อวรรณกรรมที่ใช้แล้ว
โปโปวี
การแนะนำ

กระบวนการสื่อสารคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคนสองคนขึ้นไป
เป้าหมายหลักของกระบวนการสื่อสารคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจในข้อมูลที่เป็นหัวข้อของการสื่อสาร เช่น ข้อความ อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงของการแลกเปลี่ยนข้อมูลไม่ได้รับประกันประสิทธิผลของการสื่อสารระหว่างผู้ที่เข้าร่วมในการแลกเปลี่ยน เพื่อให้เข้าใจกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลและเงื่อนไขความมีประสิทธิผลได้ดีขึ้น จำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนของกระบวนการที่มีคนสองคนขึ้นไปเข้าร่วม
กระบวนการสื่อสารสามารถแบ่งออกเป็นส่วนแยกหน่วยการสื่อสาร - การกระทำการสื่อสาร แน่นอนว่ากระบวนการสื่อสารนั้นเป็นความต่อเนื่องซึ่งเป็นปฏิสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องของผู้เข้าร่วมการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์และการอธิบาย จำเป็นต้องแยกแยะหน่วยที่แยกจากกัน - นี่คือวิธีการทำงานของการรับรู้ของมนุษย์
วัตถุประสงค์ของงานนี้คือเพื่อพิจารณาองค์ประกอบหลักของกระบวนการสื่อสารด้วยเหตุนี้เราจึงเน้นเป้าหมายต่อไปนี้ :

พิจารณาโครงสร้างของกระบวนการสื่อสาร
เน้นองค์ประกอบและขั้นตอนของกระบวนการสื่อสาร
ศึกษาการผลิต การจำหน่าย และการใช้ข้อมูลข่าวสาร
วิเคราะห์กระบวนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

โครงสร้างของกระบวนการสื่อสาร

1. การกำเนิดของความคิด
การแลกเปลี่ยนข้อมูลเริ่มต้นด้วยการกำหนดแนวคิดหรือการเลือกข้อมูล ผู้ส่งตัดสินใจว่าควรแลกเปลี่ยนความคิดหรือข้อความที่มีความหมายอะไร ความพยายามในการสื่อสารหลายครั้งล้มเหลวในขั้นตอนแรกนี้ เนื่องจากผู้ส่งใช้เวลาคิดเกี่ยวกับแนวคิดนี้ไม่เพียงพอ ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องเข้าใจว่าแนวคิดใดมีจุดประสงค์เพื่อถ่ายทอดก่อนที่คุณจะส่งข้อความ และเพื่อประเมินความเพียงพอและความเหมาะสมของแนวคิดของคุณ โดยคำนึงถึงสถานการณ์และวัตถุประสงค์เฉพาะของการสื่อสาร

2. การเข้ารหัสและการเลือกช่องสัญญาณ
ก่อนที่จะถ่ายทอดความคิด ผู้ส่งจะต้องเข้ารหัสเชิงสัญลักษณ์โดยใช้คำ น้ำเสียง และท่าทาง (ภาษากาย) การเข้ารหัสนี้จะเปลี่ยนความคิดให้เป็นข้อความ
ผู้ส่งจะต้องเลือกช่องสัญญาณที่เข้ากันได้กับประเภทของสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเข้ารหัส ช่องทางที่รู้จักโดยทั่วไปบางช่องทาง ได้แก่ การส่งคำพูดและเอกสาร เช่นเดียวกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ อีเมล เทปวิดีโอ และการประชุมทางวิดีโอ หากช่องสัญญาณไม่เหมาะสมกับลักษณะทางกายภาพของสัญลักษณ์ จะไม่สามารถส่งสัญญาณได้ บางครั้งรูปภาพก็มีค่าแทนคำพูดนับพันคำ แต่ไม่ใช่เมื่อส่งข้อความทางโทรศัพท์ ในทำนองเดียวกัน การพูดคุยกับพนักงานทุกคนพร้อมกันอาจไม่สามารถทำได้ สามารถส่งบันทึกช่วยจำก่อนการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นเข้าใจและยอมรับในปัญหา หากช่องทางไม่ตรงกับแนวคิดที่สร้างขึ้นในระยะแรก การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะมีประสิทธิภาพน้อยลง การเลือกสื่อการสื่อสารไม่ควรจำกัดอยู่เพียงช่องทางเดียว มักเป็นที่พึงปรารถนาที่จะใช้สื่อการสื่อสารตั้งแต่สองรายการขึ้นไปร่วมกัน กระบวนการนี้ซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากผู้ส่งต้องจัดลำดับการใช้วิธีการเหล่านี้และกำหนดช่วงเวลาในลำดับการถ่ายโอนข้อมูล อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าการใช้การสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนพร้อมกันมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารด้วยการเขียนเพียงอย่างเดียว

3. การโอน
ในขั้นตอนที่สาม ผู้ส่งใช้ช่องทางในการส่งข้อความ (แนวคิดที่เข้ารหัสหรือชุดแนวคิด) ไปยังผู้รับ เรากำลังพูดถึงการส่งข้อความทางกายภาพ ซึ่งหลายคนเข้าใจผิดว่าเป็นกระบวนการสื่อสารนั่นเอง ในขณะเดียวกัน ดังที่เราได้เห็นมาแล้ว การสื่อสารเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งซึ่งจำเป็นต้องผ่านเพื่อถ่ายทอดความคิดให้กับบุคคลอื่น

4. การถอดรหัส
หลังจากที่ผู้ส่งส่งข้อความ ผู้รับจะถอดรหัสข้อความนั้น การถอดรหัสคือการแปลสัญลักษณ์ของผู้ส่งให้กลายเป็นความคิดของผู้รับ หากสัญลักษณ์ที่ผู้ส่งเลือกมีความหมายเดียวกันกับผู้รับทุกประการ สัญลักษณ์หลังจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าผู้ส่งคิดอะไรอยู่ในใจเมื่อความคิดของเขาถูกสร้างขึ้น หากไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนองต่อแนวคิด กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลก็ควรจะสิ้นสุดเพียงแค่นั้น
อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุผลหลายประการ ผู้รับอาจให้ความหมายกับข้อความแตกต่างจากในหัวของผู้ส่งเล็กน้อย จากมุมมองของผู้จัดการ การแลกเปลี่ยนข้อมูลควรได้รับการพิจารณาว่ามีประสิทธิภาพหากผู้รับแสดงความเข้าใจในแนวคิดโดยดำเนินการตามที่ผู้ส่งคาดหวังจากเขา
ข้อเสนอแนะและเสียงรบกวน
ข้อเสนอแนะ
คำติชมคือการตอบสนองต่อสิ่งที่ได้ยิน อ่าน หรือเห็น; ข้อมูล
ข้อมูล (ทางวาจาหรืออวัจนภาษา) จะถูกส่งกลับไปยังผู้ส่ง โดยระบุระดับของความเข้าใจ ความไว้วางใจในข้อความ การดูดซึม และข้อตกลงกับข้อความ
เมื่อมีการตอบรับ ผู้ส่งและผู้รับจะเปลี่ยนบทบาทในการสื่อสาร ผู้รับดั้งเดิมจะกลายเป็นผู้ส่งและผ่านทุกขั้นตอนของกระบวนการสื่อสารเพื่อส่งการตอบกลับไปยังผู้ส่งคนแรกซึ่งปัจจุบันมีบทบาทเป็นผู้รับ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องเป็นแบบสองทาง: ข้อเสนอแนะเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตที่ได้รับและเข้าใจข้อความ
ผลตอบรับสามารถปรับปรุงประสิทธิผลของการแลกเปลี่ยนข้อมูลการจัดการได้อย่างมาก จากการศึกษาจำนวนหนึ่ง ข้อมูลแบบสองทาง (พร้อมโอกาสในการตอบรับ) เมื่อเทียบกับข้อมูลแบบทางเดียว (ไม่มีข้อเสนอแนะ) แม้ว่าจะช้ากว่า แต่ก็ช่วยลดความเครียดได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความแม่นยำมากกว่า และเพิ่มความมั่นใจในการตีความข้อความที่ถูกต้อง .

เสียงรบกวน
ในภาษาของทฤษฎีการส่งข้อมูล เสียงคือสิ่งที่บิดเบือนความหมาย แหล่งที่มาของสัญญาณรบกวนที่สามารถสร้างอุปสรรคต่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลมีตั้งแต่ภาษา (ไม่ว่าจะเป็นทางวาจาหรืออวัจนภาษา) ไปจนถึงความแตกต่างในการรับรู้ที่สามารถเปลี่ยนความหมายในกระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัส ไปจนถึงความแตกต่างในสถานะองค์กรระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งอาจทำให้เกิดขึ้นได้ ยากที่จะถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
เสียงบางอย่างมักจะปรากฏอยู่เสมอ ดังนั้นในทุกขั้นตอนของกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล จึงเกิดการบิดเบือนความหมาย เรามักจะจัดการตัดเสียงรบกวนและส่งข้อความของเราออกไป อย่างไรก็ตาม ระดับเสียงรบกวนที่สูงจะทำให้สูญเสียความหมายที่เห็นได้ชัดเจนอย่างแน่นอน และอาจขัดขวางความพยายามในการสร้างการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยสิ้นเชิง จากมุมมองของผู้จัดการ สิ่งนี้ควรนำไปสู่ระดับความสำเร็จของเป้าหมายที่ลดลงตามข้อมูลที่ส่ง เสียงตอบรับช่วยเพิ่มโอกาสของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้อย่างมาก โดยอนุญาตให้ทั้งสองฝ่ายตัดเสียงรบกวนได้

แบบจำลองกระบวนการสื่อสาร

ในรูปแบบทั่วไปนี้ กระบวนการสื่อสารจะถูกนำเสนอเป็นระบบที่มีการตอบรับและเสียง

2. องค์ประกอบและขั้นตอนของกระบวนการสื่อสาร
องค์ประกอบต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้ในกระบวนการสื่อสาร:
แหล่งที่มา. ในองค์กร แหล่งข้อมูลอาจเป็นผู้จัดการและพนักงานที่แสดงความคิด ความตั้งใจต่างๆ หรือรายงานข้อมูลใดๆ
ผู้ส่ง ผู้ส่งคือบุคคลที่ต้องการถ่ายทอดความคิดของตนให้ผู้อื่น เพื่อจะทำสิ่งนี้ได้ เขาจะต้องหาข้อมูลและแสดงความคิดและอารมณ์ออกมา
ข้อความ. นี่คือการกำหนดแนวคิดที่ถูกส่งไปโดยเข้ารหัสเป็นสัญลักษณ์ เป็นการเขียนโค้ดที่เปลี่ยนความคิดให้เป็นข้อความ
ช่อง. ในกระบวนการสื่อสาร ช่องทางคือวิธีการส่งข้อความไปยังผู้รับ วิธีการถ่ายทอดอาจเป็นการกล่าวสุนทรพจน์ การอุทธรณ์ การสนทนาทางโทรศัพท์ การประชุมและการประชุมต่างๆ รายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร และสื่อ
ผู้รับ. ผู้รับ - บุคคลที่ส่งข้อความถึง ถอดรหัสสัญลักษณ์ที่มีอยู่ในข้อความ ตีความความหมายสำหรับตัวเขาเอง ใช้ประสบการณ์ของเขาหรือคำแนะนำที่แนะนำ
ข้อเสนอแนะ. เมื่อผู้รับตอบกลับการสื่อสารของผู้ส่งด้วยข้อความตอบกลับ การตอบรับจะเกิดขึ้น
การรบกวนอุปสรรค การรบกวนและสิ่งกีดขวางจะบิดเบือนความหมายของข้อมูลที่ส่งและรบกวนคุณภาพของสัญญาณ ในทฤษฎีการส่งข้อมูลเรียกว่าเสียงรบกวน เสียงบางอย่างมักมีอยู่ในกระบวนการสื่อสาร ระดับต่ำทำให้สามารถส่งข้อความได้ ระดับเสียงรบกวนที่สูงสามารถบิดเบือนความหมายของข้อความได้โดยสิ้นเชิง
เมื่อทำการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้ส่งและผู้รับจะต้องผ่านขั้นตอนที่เชื่อมโยงถึงกันหลายขั้นตอน หน้าที่ของพวกเขาคือสร้างข้อความและใช้ช่องทางในการถ่ายทอดในลักษณะที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจและแบ่งปันแนวคิดดั้งเดิม นี่เป็นเรื่องยากเพราะแต่ละขั้นตอนก็เป็นจุดที่ความหมายสามารถบิดเบือนหรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิง ขั้นตอนที่เชื่อมต่อถึงกันเหล่านี้คือ:
การกำเนิดของความคิด
การเข้ารหัสและการเลือกช่องสัญญาณ
ออกอากาศ.
การถอดรหัส
แม้ว่ากระบวนการสื่อสารทั้งหมดมักจะเสร็จสิ้นภายในไม่กี่วินาที ทำให้แยกขั้นตอนได้ยาก แต่มาวิเคราะห์ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าปัญหาใดที่อาจเกิดขึ้นในจุดต่างๆ กัน
การแลกเปลี่ยนข้อมูลเริ่มต้นด้วยการสร้างความคิดหรือการเลือกข้อมูล ผู้ส่งตัดสินใจว่าควรแลกเปลี่ยนความคิดหรือข้อความที่มีความหมายอะไร น่าเสียดายที่ความพยายามในการสื่อสารหลายครั้งล้มเหลวในขั้นตอนแรกนี้ เนื่องจากผู้ส่งใช้เวลาคิดเกี่ยวกับแนวคิดนี้ไม่เพียงพอ Keith Davis เน้นย้ำถึงความสำคัญของขั้นตอนนี้: “ข้อความที่ไม่ดีจะไม่ดีขึ้นบนกระดาษมันหรือโดยการเพิ่มพลังของลำโพง สาระสำคัญของเวทีคือ “อย่าเริ่มพูดก่อนที่จะเริ่มคิด”
ต้องจำไว้ว่าแนวคิดนี้ยังไม่ได้ถูกแปลงเป็นคำพูดหรือได้รับรูปแบบอื่นที่จะให้บริการในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้ส่งได้เพียงตัดสินใจว่าแนวคิดใดที่เขาต้องการจะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผล เขาต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการที่ต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินประสิทธิภาพต้องมีความชัดเจนว่าแนวคิดคือการสื่อสารข้อมูลเฉพาะกับผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของตน และวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของตน ความคิดไม่สามารถยกย่องชมเชยหรือวิพากษ์วิจารณ์พฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาทั่วไปคลุมเครือได้
ตัวอย่างนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างการรับรู้และการสื่อสาร ผู้จัดการที่พิจารณาว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเขามีความสามารถในการพัฒนาและปรับปรุงและต้องการข้อมูลพร้อมการประเมินผลงานของพวกเขา มักจะมีแนวคิดเชิงบวกเชิงปฏิบัติสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลในหัวข้อนี้ในสาระสำคัญ ผู้จัดการที่มองว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของตนเป็นเด็กที่รอการแก้ไขและชี้นำมีแนวโน้มที่จะรวมเอาคำวิจารณ์เชิงลบที่มีอยู่ในแนวคิดดังกล่าวเข้าไปในความคิดของเขา
อีกตัวอย่างหนึ่งของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนของความคิดมาจากผู้จัดการร้านที่เพิ่งได้รับข้อความจากผู้บริหารระดับสูงว่าบริษัทจำเป็นต้องเพิ่มการผลิตวิดีโอเกม 6% โดยไม่ต้องเพิ่มค่าล่วงเวลา หากผู้จัดการร้านล้มเหลวในการหาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลนี้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและส่งข้อความกลับไปให้พวกเขาตรงตามที่ได้รับ ความเข้าใจผิดอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากคนงานจะเข้าใจเพียงความจริงที่ว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงเท่านั้น หากผู้นำคิดเกี่ยวกับแนวคิดที่ต้องถ่ายทอดจริงๆ เขาอาจจะได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้
พนักงานต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง - เพิ่มการผลิต 6% โดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลาเพิ่มเติม
พนักงานต้องเข้าใจว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ไม่เช่นนั้นพวกเขาอาจสรุปได้ว่าบริษัทกำลังพยายามบีบพวกเขาให้มากขึ้นและจ่ายเงินให้น้อยลง และกบฏ
พนักงานต้องเข้าใจวิธีการเปลี่ยนแปลง คุณภาพของผลิตภัณฑ์และอัตราข้อบกพร่องจะต้องไม่เปลี่ยนแปลงเนื่องจากการผลิตที่เพิ่มขึ้น มิฉะนั้น ประสิทธิภาพอาจลดลง แทนที่จะเพิ่มขึ้น ตามที่ข้อความจากผู้บริหารระดับสูงต้องการ
ผู้จัดการที่สื่อสารไม่ดีอาจทำงานได้ไม่ดีเพราะนั่นคือพฤติกรรมที่ผู้บริหารระดับสูงมีต่อพวกเขา ความจริงก็คือผู้จัดการอาวุโสมักทำหน้าที่เป็นแบบอย่างสำหรับพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา หากผู้นำของเราบีบบังคับหรือไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันข้อมูลกับเรา เราอาจประพฤติตนเช่นเดียวกันเมื่อแบ่งปันข้อมูลกับผู้ใต้บังคับบัญชาของเรา อย่างไรก็ตาม คุณอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างจากผู้บังคับบัญชาของคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องทำแบบเดียวกันแม้ว่าสไตล์นั้นจะได้ผลก็ตาม สิ่งที่จำเป็นจริงๆ คือการตระหนักว่าแนวคิดใดมีจุดประสงค์เพื่อถ่ายทอดก่อนที่คุณจะส่งข้อความ และเพื่อให้มั่นใจในความเพียงพอและความเหมาะสมของแนวคิดของคุณตามสถานการณ์และวัตถุประสงค์เฉพาะ

3. การผลิต การจำหน่าย และการใช้ข้อมูล

ก่อนที่จะถ่ายทอดความคิด ผู้ส่งจะต้องเข้ารหัสเชิงสัญลักษณ์โดยใช้คำ น้ำเสียง และท่าทาง (ภาษากาย) การเข้ารหัสนี้จะเปลี่ยนความคิดให้เป็นข้อความ
ผู้ส่งจะต้องเลือกช่องสัญญาณที่เข้ากันได้กับประเภทอักขระที่ใช้ในการเข้ารหัสด้วย ช่องทางที่รู้จักโดยทั่วไปบางช่องทาง ได้แก่ การส่งคำพูดและเอกสาร เช่นเดียวกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ อีเมล เทปวิดีโอ และการประชุมทางวิดีโอ
หากช่องสัญญาณไม่เหมาะสมกับลักษณะทางกายภาพของสัญลักษณ์ จะไม่สามารถส่งสัญญาณได้ บางครั้งรูปภาพก็มีค่าแทนคำพูดนับพันคำ แต่ไม่ใช่เมื่อส่งข้อความทางโทรศัพท์ ในทำนองเดียวกัน การพูดคุยกับพนักงานทุกคนพร้อมกันอาจไม่สามารถทำได้ สามารถส่งบันทึกช่วยจำก่อนการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นเข้าใจและยอมรับในปัญหา
หากช่องทางไม่ตรงกับแนวคิดที่สร้างขึ้นในระยะแรก การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะมีประสิทธิภาพน้อยลง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการต้องการเตือนผู้ใต้บังคับบัญชาว่าการละเมิดมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างร้ายแรงนั้นไม่ได้รับอนุญาต และทำสิ่งนี้ในระหว่างการสนทนาเบาๆ ระหว่างดื่มกาแฟสักแก้วหรือโดยส่งข้อความถึงเขาในโอกาสนั้น อย่างไรก็ตามช่องทางเหล่านี้อาจไม่สามารถถ่ายทอดความร้ายแรงของการละเมิดได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่ากับจดหมายหรือการประชุมอย่างเป็นทางการ ในทำนองเดียวกัน การส่งข้อความถึงผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับความโดดเด่นในความสำเร็จของเธอจะไม่เป็นการสื่อถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมของเธอต่องาน และจะไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับการสนทนาโดยตรงตามด้วยจดหมายอย่างเป็นทางการแสดงความขอบคุณและโบนัส
การเลือกสื่อการสื่อสารไม่ควรจำกัดอยู่เพียงช่องทางเดียว มักเป็นที่พึงปรารถนาที่จะใช้สื่อการสื่อสารตั้งแต่สองรายการขึ้นไปร่วมกัน กระบวนการนี้ซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากผู้ส่งต้องจัดลำดับการใช้วิธีการเหล่านี้และกำหนดช่วงเวลาในลำดับการถ่ายโอนข้อมูล อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าการใช้การสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนพร้อมกันมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารด้วยการเขียนเพียงอย่างเดียว ศาสตราจารย์เทอร์เรนซ์ มิทเชล กล่าวถึงผลการศึกษาครั้งนี้ว่า ข้อสรุปหลักของงานนี้คือ การสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรมีแนวโน้มที่จะทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้นในกรณีส่วนใหญ่ การมุ่งเน้นไปที่ทั้งสองช่องทางจะทำให้คุณต้องเตรียมตัวให้ละเอียดยิ่งขึ้นและบันทึกพารามิเตอร์ของสถานการณ์เป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม ไม่ควรเขียนการแลกเปลี่ยนข้อมูลทุกครั้ง ในกรณีนี้ การไหลของกระดาษจะไม่สามารถควบคุมได้
ขั้นตอนจะชัดเจนขึ้นหากคุณคิดว่าเป็นการดำเนินการบรรจุภัณฑ์ สินค้าดีๆ หลายๆ ชิ้นจะไม่ขายจนกว่าจะได้รับการบรรจุหีบห่อในลักษณะที่ผู้บริโภคพบว่ามีความชัดเจนและน่าดึงดูด ในทำนองเดียวกัน คนที่มีแนวคิดดีๆ จำนวนมากล้มเหลวที่จะรวมสัญลักษณ์เหล่านั้นและจัดลงในช่องทางที่มีความหมายและน่าดึงดูดสำหรับผู้รับ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น ความคิดนั้นแม้จะวิเศษเพียงใด ก็มักจะไม่ประสบผลสำเร็จ
ออกอากาศ.
ในขั้นตอนที่สาม ผู้ส่งใช้ช่องทางในการส่งข้อความ (แนวคิดที่เข้ารหัสหรือชุดแนวคิด) ไปยังผู้รับ เรากำลังพูดถึงการส่งข้อความทางกายภาพ ซึ่งหลายคนเข้าใจผิดว่าเป็นกระบวนการสื่อสาร ในขณะเดียวกัน ดังที่เราได้เห็นมาแล้ว การสื่อสารเป็นเพียงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งที่ต้องผ่านเพื่อถ่ายทอดความคิดไปยังบุคคลอื่น
การถอดรหัส
หลังจากที่ผู้ส่งส่งข้อความ ผู้รับจะถอดรหัสข้อความนั้น
การถอดรหัสคือการแปลสัญลักษณ์ของผู้ส่งให้กลายเป็นความคิดของผู้รับ หากสัญลักษณ์ที่ผู้ส่งเลือกมีความหมายเดียวกันกับผู้รับทุกประการ สัญลักษณ์หลังจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าผู้ส่งคิดอะไรอยู่ในใจเมื่อความคิดของเขาถูกสร้างขึ้น
หากไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนองต่อแนวคิด กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลก็ควรจะสิ้นสุดเพียงแค่นั้น

4. กระบวนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

กฎทั่วไปส่วนใหญ่ก็คือ เราไม่สามารถเริ่มสื่อสารแนวคิดได้หากแนวคิดนั้นไม่ชัดเจนหรือไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ “ชี้แจงความคิดของคุณก่อนที่จะสื่อสาร” คือวิธีกำหนดกฎนี้
กฎของ "ความพร้อมอย่างต่อเนื่องสำหรับความเข้าใจผิด" และการสันนิษฐานของ "สิทธิ์ในการเข้าใจผิด" ของนักแสดง ความเข้าใจผิดทั่วไปของผู้นำคือไม่สามารถเข้าใจผิดได้ ในทางตรงกันข้าม ความหลากหลายของ "อุปสรรค" เชิงความหมายและส่วนบุคคลมักจะนำไปสู่ความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์และไม่ถูกต้องในข้อความในเวอร์ชันแรก สิ่งนี้ต้องมีการชี้แจงเพิ่มเติม
กฎความเฉพาะเจาะจง ควรหลีกเลี่ยงสำนวนและถ้อยคำที่คลุมเครือ คลุมเครือ และคลุมเครือ และอย่าใช้คำที่ไม่คุ้นเคยหรือมีความเชี่ยวชาญสูงโดยไม่จำเป็น หรือใช้ข้อความมากเกินไปด้วยความเป็นมืออาชีพ
กฎสำหรับการตรวจสอบสัญญาณอวัจนภาษา การควบคุมเฉพาะคำพูดและเนื้อหาในข้อความของคุณนั้นไม่เพียงพอ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องควบคุมรูปแบบในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ "ดนตรีประกอบ" ภายนอก - การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง ท่าทาง ข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับ "ภาษากาย" นำเสนอในหนังสือ "ภาษากาย" โดย A. Pease ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่สำคัญมากที่ถ่ายทอดโดยผู้นำซึ่งนั่งอยู่ในท่าที่ผ่อนคลาย และแม้แต่ในน้ำเสียงที่สนุกสนาน และยิ่งไปกว่านั้น ในบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการ ก็ไม่น่าจะถูกรับรู้โดยผู้รับเช่นนั้น แม้ว่าจะมีคุณลักษณะที่สำคัญก็ตาม .
กฎของผู้รับ มีความจำเป็นต้องพยายามพูด "ในภาษาของคู่สนทนา" เช่น คำนึงถึงชีวิตและประสบการณ์วิชาชีพลักษณะส่วนบุคคลระดับวัฒนธรรมและการศึกษาค่านิยมและความสนใจของเขา
กฎ "ความผิดของตัวเอง" เมื่อทำการสื่อสาร จำเป็นต้องยอมรับเสมอว่ามุมมองส่วนตัวอาจไม่ถูกต้อง สิ่งนี้มักจะเตือนถึงข้อผิดพลาดร้ายแรงและการคำนวณผิดร้ายแรง
กฎของ "สถานที่และเวลา" ประสิทธิผลของข้อความใดๆ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งคำสั่ง จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วหากทันเวลา และเลือกสถานการณ์และสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมที่สุดในการนำไปปฏิบัติ
กฎของการเปิดกว้างหมายถึงความเต็มใจที่จะแก้ไขมุมมองของตนเองภายใต้อิทธิพลของสถานการณ์ที่เพิ่งค้นพบตลอดจนความสามารถในการยอมรับและคำนึงถึงมุมมองของคู่สนทนา
กฎของการฟังอย่างกระตือรือร้นและสร้างสรรค์เป็นหนึ่งในเงื่อนไขหลักสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นสิ่งที่ถูกละเมิดบ่อยที่สุด - และยิ่งระดับของผู้นำและวิธีการของเขายิ่งเผด็จการมากขึ้นเท่าใด การละเมิดก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น ในบางกรณี กฎนี้สามารถปฏิบัติตามได้ "ตรงกันข้าม" และดูเหมือน: "ถ้าคุณต้องการคุยกับฉันก็เงียบไป" ผลการวิจัยพบว่าผู้จัดการเพียง 25% เท่านั้นที่มีทักษะการฟังในระดับหนึ่ง K. Davis สรุปข้อกำหนดที่รวมอยู่ในทักษะการฟังดังนี้
1) หยุดพูด;
2) ช่วยให้ผู้พูดผ่อนคลาย
3) แสดงให้ผู้พูดเห็นว่าคุณพร้อมที่จะฟัง
4) กำจัดช่วงเวลาที่น่ารำคาญ;
5) เอาใจใส่กับผู้พูด;
6) อดทน;
7) ควบคุมอารมณ์ของคุณ;
8) ไม่อนุญาตให้มีข้อพิพาทหรือวิพากษ์วิจารณ์เป็นพิเศษ;
9) ถามคำถาม;
10) และอีกครั้ง - "หยุดพูด!" สุดท้ายนี้ เค. เดวิสสรุปว่า “ธรรมชาติให้หูมนุษย์มีสองหู แต่มีลิ้นเดียวเท่านั้น ซึ่งบอกเป็นนัยว่าฟังดีกว่าพูด”
กฎคำติชม ความสำคัญของผลตอบรับที่เป็นหลักการทั่วไปในการสร้างกระบวนการสื่อสารได้ถูกกล่าวถึงแล้ว เขาคือผู้ที่รับประกันการบรรลุเป้าหมายหลักของกระบวนการสื่อสารในที่สุด - ความเข้าใจร่วมกัน ในทางเทคนิคแล้ว คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยการถามคำถามติดตามผลหรือขอให้ผู้อื่นพูดซ้ำสิ่งที่พวกเขาพูด รูปแบบองค์กรอื่นในการให้ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพคือรูปแบบความเป็นผู้นำที่เป็นเอกลักษณ์ - "นโยบายประตูเปิด" หรือ "ความเป็นผู้นำจากนอกสำนักงาน" (มีชื่ออื่น - การรับการจัดการนอกสำนักงาน, การจัดการโดยการเดินไปรอบ ๆ สถานที่ทำงาน, "การจัดการที่มองเห็นได้", การจัดการ โดยการ "เดินไปรอบๆ")
มีหลักการหลายประการในการรับรองผลตอบรับที่มีประสิทธิผล ซึ่งเป็นวิธีการเฉพาะในการใช้ฟังก์ชันการสื่อสารของผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพ (EF):
1) ควรมุ่งเป้าไปที่การศึกษาการกระทำของสมาชิกองค์กร
2) สร้างสรรค์และด้วยเหตุนี้ผู้รับจึงได้รับแจ้งถึงแนวคิดที่เป็นประโยชน์สำหรับเขา
3) เปิดเผยแนวโน้มต่อความเฉพาะเจาะจง โดยกำหนดว่าปัญหาคืออะไรและควรทำอย่างไรเพื่อกำจัดปัญหาเหล่านั้น
4) เกิดขึ้นทันที;
5) ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการประเมินสิ่งที่พูด (ดีหรือไม่ดี) มากนัก แต่ขึ้นอยู่กับคำกล่าวของสิ่งที่ควร (หรือไม่ควร) กระทำ
6) มีประโยชน์ต่อสมาชิกขององค์กรในขอบเขตที่ทำให้เขามีวิธีในการปรับปรุงงานของเขา
7) มีลักษณะเฉพาะคือการรับพนักงานทันเวลาทำให้เขามีโอกาสปรับปรุงการกระทำของเขา
8) เพื่อให้ระบบปฏิบัติการมีประสิทธิภาพ สมาชิกขององค์กรจะต้องแสดงความปรารถนาและพร้อมที่จะยอมรับมัน
9) จะต้องแสดงอย่างชัดเจนในลักษณะที่ผู้รับเข้าใจได้ 10) จะต้องเชื่อถือได้
ท้ายที่สุด ควรสังเกตว่าทฤษฎีการจัดการได้กล่าวถึงหลักการทั่วไปสามประการของการสื่อสารที่มีประสิทธิผล
หลักการของความชัดเจน: ข้อความจะต้องชัดเจนว่าแสดงเป็นภาษาดังกล่าวและถ่ายทอดในลักษณะที่ผู้รับสามารถเข้าใจได้
หลักการความซื่อสัตย์: วัตถุประสงค์ของข้อความการจัดการคือการส่งเสริมความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้คนในขณะที่พวกเขาร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กร
หลักการใช้เชิงกลยุทธ์ขององค์กรนอกระบบ: การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเกิดขึ้นเมื่อผู้นำใช้องค์กรนอกระบบนอกเหนือจากช่องทางการสื่อสารขององค์กรที่เป็นทางการ
ความจำเป็นในการปฏิบัติตามหลักการทั่วไปเหล่านี้ตลอดจนกฎที่กล่าวถึงข้างต้นจึงกำหนดแนวทางหลักสำหรับการดำเนินฟังก์ชันการสื่อสารในกิจกรรมการจัดการกำหนดเนื้อหาและความเฉพาะเจาะจง

บทสรุป
การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบสองทาง แม้จะช้ากว่า แต่ก็มีความแม่นยำมากกว่า และเพิ่มความมั่นใจในการตีความข้อความที่ถูกต้อง ผลตอบรับ “เพิ่มโอกาสในการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพโดยการอนุญาตให้ทั้งสองฝ่ายขจัดการแทรกแซง แหล่งที่มาของการรบกวนที่สร้างอุปสรรคในการแลกเปลี่ยนข้อมูลมีตั้งแต่ภาษา (ไม่ว่าจะเป็นคำพูดหรืออวัจนภาษา) ความแตกต่างในการรับรู้ที่สามารถเปลี่ยนความหมายในกระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัส และความแตกต่างในสถานะองค์กรระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา
ฯลฯ............

ข้อมูลข้างต้นแสดงให้เห็นว่าการแบ่งปันข้อมูลขยายออกไปในส่วนต่างๆ ขององค์กรอย่างไร และเกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพขององค์กรอย่างไร แน่นอนว่าการแบ่งปันข้อมูลในองค์กรไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรเสมอไป ในความเป็นจริง ผู้คนสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพน้อยกว่าที่พวกเขาคิด

ข้อเท็จจริงนี้แสดงให้เห็นโดย Rensis Likert ในขณะที่ศึกษางานของหัวหน้าคนงานและผู้ใต้บังคับบัญชาของพวกเขาในสถานบริการสาธารณะแห่งหนึ่ง

ตัวอย่าง 6.1

วิธีใช้ข่าวลือ

เมื่อฉันระบุช่องข่าวลือในสำนักงานได้แล้ว ฉันก็เรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์จากช่องเหล่านั้นอย่างรวดเร็ว

ฉันจัดระเบียบข้อมูลรั่วไหลเป็นระยะๆ และเรียนรู้เกี่ยวกับปฏิกิริยาต่อข้อมูลดังกล่าวผ่านช่องทางแสดงความคิดเห็นในระบบนี้ ก่อนที่จะตัดสินใจหรือเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในการกระทำของฉัน นี่คือวิธีที่ฉันระบุปฏิกิริยาที่เป็นไปได้ของผู้คน หากผลออกมาดี ฉันก็ทำตามที่วางแผนไว้ ถ้าไม่เช่นนั้น ฉันก็คิดแผนปฏิบัติการใหม่ บังเอิญว่าฉันรอด้วยนวัตกรรม เสริมข่าวข่าวลืออีกระลอกหนึ่ง หรือดำเนินการตามแผนเดิมแต่ระมัดระวังมากขึ้น

ฉันจะถามเลขานุการประมาณสัปดาห์ละครั้งว่า “มีอะไรใหม่บ้าง ซาราห์” เมื่อรู้ว่าฉันไม่สนใจเรื่องส่วนตัวของพนักงาน แต่ต้องการเพียงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเท่านั้น Sarah จึงแจ้งข่าวที่น่าสนใจและสำคัญให้ฉันมากกว่าหนึ่งครั้ง ครั้งหนึ่งเธอเคยเตือนฉันว่าในการประชุมครั้งถัดไป ผู้จัดการคนหนึ่งกำลังจะเสนอให้มีการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ ซึ่งส่งผลให้แผนกของฉันตกอยู่ภายใต้การควบคุมของเขา

เขาเป็นหนึ่งในสายพันธุ์ "ผู้สร้างอาณาจักร" และฉันก็กลายเป็นหนึ่งในเหยื่อของเขา

การได้รับคำเตือนล่วงหน้าหมายถึงการเตรียมพร้อมล่วงหน้าเพื่อตอบโต้ ดังนั้นฉันจึงวางแผนกลยุทธ์ตอบโต้อย่างใจเย็น ฉันหันไปหา "ผู้สร้างอาณาจักร" พร้อมข้อเสนอให้ย้ายแผนกของเขาไปอยู่ในสังกัดของฉัน เขารู้สึกทรมานมาก โดยอธิบายว่าทำไมถึงทำแบบนั้นไม่ได้ และไม่เข้าใจคำถามเกี่ยวกับแผนกของฉันด้วยซ้ำ จากนั้นฉันขอให้ซาราห์สื่อสารผ่านช่องทางข่าวลือว่าหากผู้จัดการคนนี้ออกจากแผนกของฉัน ฉันก็จะทำแบบเดียวกันกับเขา เขาและฉันไม่เคยพูดคุยต่อหน้าและไม่ยอมรับเสียงดังว่ามีความขัดแย้งเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม คำตอบมาถึงฉันผ่านช่องทางข่าวลือ: "สันติภาพ"; และความสัมพันธ์ของเราก็สงบสุขตลอดเวลาที่เขาและฉันทำงานในองค์กรนี้

แหล่งที่มาข้อความที่ตัดตอนมาจาก William A. Delaney, "The Secretarial Grapevine", การจัดการกำกับดูแลมีนาคม 1983 น. 33.

ในขณะที่หัวหน้างาน 85% เชื่อว่าผู้ใต้บังคับบัญชารู้สึกอิสระที่จะหารือเกี่ยวกับประเด็นสำคัญทางธุรกิจ แต่มีเพียง 51% ของผู้ใต้บังคับบัญชาเท่านั้นที่มีความรู้สึกอิสระเช่นนี้ ในการศึกษาอื่น หัวหน้าแผนกบันทึกคำแนะนำหรือการตัดสินใจที่สื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาในโอกาสพิเศษ 165 ครั้ง เมื่อพิจารณาจากบันทึกของผู้ใต้บังคับบัญชา พวกเขาทราบข้อความดังกล่าวเพียง 84 ข้อความเท่านั้น นักวิจัยคนหนึ่งวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานของบริษัทดูแลสุขภาพในแคลิฟอร์เนีย และพบความแตกต่างที่สำคัญระหว่างผู้จัดการอาวุโส ระดับกลาง และระดับล่างในวิธีที่พวกเขาประเมินประสิทธิผลของการสื่อสารในองค์กรของตน

นอกจากนี้ ในหลายกรณี ข้อความที่ส่งไปนั้นมีความเข้าใจผิด ดังนั้นการแลกเปลี่ยนข้อมูลจึงไม่มีประสิทธิภาพ John Miner นักวิจัยด้านการจัดการที่มีชื่อเสียง ชี้ให้เห็นว่า ตามกฎแล้ว เพียง 50% ของความพยายามในการแลกเปลี่ยนข้อมูลจะส่งผลให้เกิดข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้สื่อสาร สาเหตุส่วนใหญ่ที่ทำให้ประสิทธิภาพต่ำเช่นนี้คือการลืมความจริงที่ว่าการสื่อสารนั้นเกิดขึ้น นี่คือการแลกเปลี่ยน

ในระหว่างการแลกเปลี่ยนทั้งสองฝ่ายมีบทบาทอย่างแข็งขัน ตัวอย่างเช่น หากคุณในฐานะผู้จัดการ อธิบายให้หนึ่งในผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณทราบว่างานจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างไร นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการแลกเปลี่ยนเท่านั้น เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณจะต้องสื่อสารกับคุณว่าเขาเข้าใจงานอย่างไรและความคาดหวังของคุณต่อการปฏิบัติงานของเขา การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อฝ่ายหนึ่ง "เสนอ" ข้อมูลและอีกฝ่ายรับรู้ข้อมูลนั้น เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ควรให้ความสำคัญกับกระบวนการสื่อสารอย่างใกล้ชิด

กระบวนการสื่อสารคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคนสองคนขึ้นไป

เป้าหมายหลักของกระบวนการสื่อสารคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจในการแลกเปลี่ยนข้อมูล เช่น ข้อความ อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงของการแลกเปลี่ยนข้อมูลไม่ได้รับประกันประสิทธิผลของการสื่อสารระหว่างผู้ที่เข้าร่วมในการแลกเปลี่ยน แน่นอนว่าคุณเองต้องเผชิญกับกรณีของการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพกับเพื่อน ครอบครัว และเพื่อนร่วมงานในที่ทำงาน เพื่อให้เข้าใจกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลและเงื่อนไขความมีประสิทธิผลได้ดีขึ้น จำเป็นต้องเข้าใจขั้นตอนของกระบวนการที่มีคนสองคนขึ้นไปเข้าร่วม

องค์ประกอบและขั้นตอนกระบวนการการสื่อสาร

มีองค์ประกอบพื้นฐานสี่ประการในกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล

1. ผู้ส่งบุคคลที่สร้างความคิดหรือรวบรวมข้อมูลและสื่อสารข้อมูลนั้น

2. ข้อความ,ข้อมูลจริงที่เข้ารหัสโดยใช้สัญลักษณ์

3. ช่อง,วิธีการส่งข้อมูล

4. ผู้รับบุคคลที่ตั้งใจให้ข้อมูลและผู้ที่ตีความข้อมูลนั้น

เมื่อทำการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้ส่งและผู้รับจะต้องผ่านขั้นตอนที่เชื่อมโยงถึงกันหลายขั้นตอน หน้าที่ของพวกเขาคือสร้างข้อความและใช้ช่องทางในการถ่ายทอดในลักษณะที่ทั้งสองฝ่ายเข้าใจและแบ่งปันแนวคิดดั้งเดิม นี่เป็นเรื่องยากเพราะแต่ละขั้นตอนก็เป็นจุดที่ความหมายสามารถบิดเบือนหรือสูญหายไปโดยสิ้นเชิง ขั้นตอนที่เชื่อมต่อถึงกันเหล่านี้คือ:

1. การกำเนิดของความคิด

2. การเข้ารหัสและการเลือกช่องสัญญาณ

3. การโอน

ข้าว. 6.1.รูปแบบอย่างง่ายของกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ขั้นตอนเหล่านี้แสดงไว้ในรูปที่ 6.1. ในรูปแบบของกระบวนการสื่อสารแบบง่ายๆ

แม้ว่ากระบวนการสื่อสารทั้งหมดมักจะเสร็จสิ้นภายในไม่กี่วินาที ทำให้เป็นการยากที่จะแยกขั้นตอนต่างๆ ออกไป เราจะวิเคราะห์ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแสดงให้เห็นว่าปัญหาใดที่อาจเกิดขึ้นได้ในจุดต่างๆ การวิเคราะห์นี้เปรียบเสมือนการตรวจสอบแต่ละเฟรมของตอนสั้นในภาพยนตร์อย่างรอบคอบ

ต้นกำเนิดของความคิด การแลกเปลี่ยนข้อมูลเริ่มต้นด้วยการกำหนดแนวคิดหรือการเลือกข้อมูล ผู้ส่งตัดสินใจว่าควรแลกเปลี่ยนความคิดหรือข้อความที่มีความหมายอะไร น่าเสียดายที่ความพยายามในการสื่อสารหลายครั้งล้มเหลวในขั้นตอนแรกนี้ เนื่องจากผู้ส่งใช้เวลาคิดเกี่ยวกับแนวคิดนี้ไม่เพียงพอ Keith Davis เน้นย้ำถึงความสำคัญของขั้นตอนนี้: “ข้อความที่ไม่ดีจะไม่ดีขึ้นบนกระดาษมันหรือโดยการเพิ่มพลังของลำโพง สาระสำคัญของเวทีคือ “อย่าเริ่มพูดก่อนที่จะเริ่มคิด”

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าแนวคิดดังกล่าวยังไม่ถูกแปลงเป็นคำพูดหรือได้รับรูปแบบอื่นที่จะให้บริการในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้ส่งได้เพียงตัดสินใจว่าแนวคิดใดที่เขาต้องการจะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อให้การแลกเปลี่ยนมีประสิทธิผล เขาต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายประการ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการที่ต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับการประเมินประสิทธิภาพต้องมีความชัดเจนว่าแนวคิดคือการสื่อสารข้อมูลเฉพาะกับผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของตน และวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของตน ความคิดไม่สามารถยกย่องชมเชยหรือวิพากษ์วิจารณ์พฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาทั่วไปคลุมเครือได้

ตัวอย่างนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงระหว่างการรับรู้และการสื่อสาร ผู้นำที่คิดว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเขามีความสามารถในการพัฒนาและปรับปรุงและต้องการข้อมูลพร้อมการประเมินผลงานของพวกเขา มักจะมีแนวคิดเชิงบวกเชิงปฏิบัติสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลในหัวข้อนี้ในสาระสำคัญ ผู้จัดการที่มองว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของตนเป็นเด็กที่รอการแก้ไขและชี้นำมีแนวโน้มที่จะรวมเอาคำวิจารณ์เชิงลบที่มีอยู่ในแนวคิดดังกล่าวเข้าไปในความคิดของเขา

อีกตัวอย่างหนึ่งของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนของความคิดมาจากผู้จัดการร้านที่เพิ่งได้รับข้อความจากผู้บริหารระดับสูงว่าบริษัทจำเป็นต้องเพิ่มการผลิตวิดีโอเกม 6% โดยไม่ต้องเพิ่มค่าล่วงเวลา หากผู้จัดการร้านล้มเหลวในการหาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารข้อมูลนี้กับผู้ใต้บังคับบัญชาและส่งข้อความกลับไปให้พวกเขาตรงตามที่ได้รับ ความเข้าใจผิดอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากคนงานจะเข้าใจเพียงความจริงที่ว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงเท่านั้น หากผู้จัดการคิดผ่านแนวคิดที่ต้องสื่อสารจริงๆ เขาอาจได้ข้อสรุปดังต่อไปนี้:

1.คนทำงานต้องเข้าใจ ที่สิ่งที่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงคือการเพิ่มปริมาณการผลิต 6% โดยไม่ต้องทำงานล่วงเวลาเพิ่มเติม

2. คนทำงานต้องเข้าใจ ทำไมจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ มิฉะนั้นอาจสรุปได้ว่าบริษัทกำลังพยายามบีบพวกเขาให้มากขึ้นและจ่ายน้อยลง และกบฏ

3.คนงานต้องเข้าใจ ยังไงควรทำการเปลี่ยนแปลง - คุณภาพของผลิตภัณฑ์และอัตราข้อบกพร่องไม่ควรเปลี่ยนแปลงเนื่องจากการผลิตที่เพิ่มขึ้น มิฉะนั้น ประสิทธิภาพอาจลดลงแทนที่จะเพิ่มขึ้น ตามที่ผู้บริหารระดับสูงต้องการในข้อความของพวกเขา

ผู้จัดการที่สื่อสารไม่ดีอาจทำงานได้ไม่ดีเพราะนั่นคือพฤติกรรมที่ผู้บริหารระดับสูงมีต่อพวกเขา ความจริงก็คือผู้จัดการอาวุโสมักทำหน้าที่เป็นแบบอย่างสำหรับพฤติกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา หากผู้นำของเราบีบบังคับหรือไม่ค่อยเต็มใจในการแบ่งปันข้อมูลกับเรา เราอาจประพฤติตนเช่นเดียวกันเมื่อแบ่งปันข้อมูลกับผู้ใต้บังคับบัญชาของเรา อย่างไรก็ตาม คุณอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างจากผู้บังคับบัญชาของคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องทำแบบเดียวกันแม้ว่าสไตล์นั้นจะได้ผลก็ตาม สิ่งที่จำเป็นจริงๆ คือการตระหนักว่าแนวคิดใดมีจุดประสงค์เพื่อถ่ายทอด ก่อนวิธีที่คุณส่งข้อความ และความมั่นใจในความเพียงพอและความเหมาะสมของแนวคิดของคุณตามสถานการณ์และวัตถุประสงค์เฉพาะ

การเข้ารหัสและการเลือกช่อง ก่อนที่จะถ่ายทอดความคิด ผู้ส่งจะต้องเข้ารหัสเชิงสัญลักษณ์โดยใช้คำ น้ำเสียง และท่าทาง (ภาษากาย) การเข้ารหัสนี้จะเปลี่ยนความคิดให้เป็นข้อความ

ผู้ส่งจะต้องเลือกช่องสัญญาณที่เข้ากันได้กับประเภทของสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเข้ารหัส ช่องทางที่รู้จักโดยทั่วไปบางช่องทาง ได้แก่ การส่งคำพูดและเอกสาร เช่นเดียวกับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ อีเมล เทปวิดีโอ และการประชุมทางวิดีโอ หากช่องสัญญาณไม่เหมาะสมกับลักษณะทางกายภาพของสัญลักษณ์ จะไม่สามารถส่งสัญญาณได้ บางครั้งรูปภาพก็มีค่าแทนคำพูดนับพันคำ แต่ไม่ใช่เมื่อส่งข้อความทางโทรศัพท์ ในทำนองเดียวกัน การพูดคุยกับพนักงานทุกคนพร้อมกันอาจไม่สามารถทำได้ สามารถส่งบันทึกช่วยจำก่อนการประชุมกลุ่มย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความนั้นเข้าใจและยอมรับในปัญหา

หากช่องทางไม่ตรงกับแนวคิดที่สร้างขึ้นในระยะแรก การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะมีประสิทธิภาพน้อยลง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการต้องการเตือนผู้ใต้บังคับบัญชาว่าการละเมิดมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างร้ายแรงนั้นไม่ได้รับอนุญาต และทำสิ่งนี้ในระหว่างการสนทนาเบาๆ ระหว่างดื่มกาแฟสักแก้วหรือโดยส่งข้อความถึงเขาในโอกาสนั้น อย่างไรก็ตาม ช่องทางเหล่านี้อาจไม่ถ่ายทอดความร้ายแรงของการละเมิดได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่ากับจดหมายหรือการประชุมอย่างเป็นทางการ ในทำนองเดียวกัน การส่งบันทึกรองเกี่ยวกับความโดดเด่นในความสำเร็จของเธอจะไม่สื่อถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมของเธอต่องาน และจะไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับการสนทนาโดยตรงตามด้วยจดหมายอย่างเป็นทางการแสดงความขอบคุณและโบนัสด้วย

การเลือกสื่อการสื่อสารไม่ควรจำกัดอยู่เพียงช่องทางเดียว มักเป็นที่พึงปรารถนาที่จะใช้สื่อการสื่อสารตั้งแต่สองรายการขึ้นไปร่วมกัน กระบวนการนี้ซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากผู้ส่งต้องจัดลำดับการใช้วิธีการเหล่านี้และกำหนดช่วงเวลาในลำดับการถ่ายโอนข้อมูล อย่างไรก็ตาม ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าการใช้การสื่อสารทั้งการพูดและการเขียนพร้อมกันมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารด้วยการเขียนเพียงอย่างเดียว เมื่อพูดถึงผลการศึกษาครั้งนี้ ศาสตราจารย์เทอร์เรนซ์ มิทเชล ชี้ให้เห็นว่า "ข้อสรุปหลักของงานนี้คือการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรมีแนวโน้มที่จะทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้นในกรณีส่วนใหญ่" การมุ่งเน้นไปที่ทั้งสองช่องทางจะทำให้คุณต้องเตรียมตัวให้ละเอียดยิ่งขึ้นและบันทึกพารามิเตอร์ของสถานการณ์เป็นลายลักษณ์อักษร อย่างไรก็ตาม ไม่ควรเขียนการแลกเปลี่ยนข้อมูลทุกครั้ง ในกรณีนี้ การไหลของกระดาษจะไม่สามารถควบคุมได้

ขั้นตอนที่สองจะชัดเจนขึ้นหากคุณคิดว่าเป็นการดำเนินการบรรจุภัณฑ์ สินค้าดีๆ หลายๆ ชิ้นจะไม่ขายจนกว่าจะได้รับการบรรจุหีบห่อในลักษณะที่ผู้บริโภคพบว่ามีความชัดเจนและน่าดึงดูด ในทำนองเดียวกัน คนที่มีแนวคิดดีๆ จำนวนมากล้มเหลวที่จะรวมสัญลักษณ์เหล่านั้นและจัดลงในช่องทางที่มีความหมายและน่าดึงดูดสำหรับผู้รับ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น แนวคิดนี้ถึงแม้จะยอดเยี่ยม แต่ก็มักจะไม่พบ "ยอดขาย"

ออกอากาศ. ในขั้นตอนที่สาม ผู้ส่งใช้ช่องทางในการส่งข้อความ (แนวคิดที่เข้ารหัสหรือชุดแนวคิด) ไปยังผู้รับ เรากำลังพูดถึงการส่งข้อความทางกายภาพ ซึ่งหลายคนเข้าใจผิดว่าเป็นกระบวนการสื่อสารนั่นเอง ในขณะเดียวกัน ดังที่เราได้เห็นมาแล้ว การสื่อสารเป็นเพียงขั้นตอนที่สำคัญที่สุดขั้นตอนหนึ่งที่ต้องผ่านเพื่อถ่ายทอดความคิดไปยังบุคคลอื่น

การถอดรหัส หลังจากที่ผู้ส่งส่งข้อความ ผู้รับจะถอดรหัสข้อความนั้น ถอดรหัส -เป็นการแปลสัญลักษณ์ของผู้ส่งไปสู่ความคิดของผู้รับ หากสัญลักษณ์ที่ผู้ส่งเลือกมีความหมายเดียวกันกับผู้รับทุกประการ สัญลักษณ์หลังจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าผู้ส่งคิดอะไรอยู่ในใจเมื่อความคิดของเขาถูกสร้างขึ้น หากไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนองต่อแนวคิด กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลก็ควรจะสิ้นสุดเพียงแค่นั้น

อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุผลหลายประการซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง ผู้รับอาจแนบความหมายกับข้อความที่แตกต่างไปจากในหัวของผู้ส่งเล็กน้อย จากมุมมองของผู้จัดการ การแลกเปลี่ยนข้อมูลควรได้รับการพิจารณาว่ามีประสิทธิภาพหากผู้รับแสดงความเข้าใจในแนวคิดโดยดำเนินการตามที่ผู้ส่งคาดหวังจากเขา

กระบวนการสื่อสารคืออะไร? โดยกระบวนการสื่อสารเราหมายถึงกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคนสองคนขึ้นไป วัตถุประสงค์ของกระบวนการสื่อสารคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจในข้อมูลที่ถูกส่ง

องค์ประกอบของกระบวนการสื่อสาร

กระบวนการสื่อสารประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสี่ประการ องค์ประกอบแรกคือผู้ส่ง ผู้ส่งส่งข้อมูล องค์ประกอบที่สองคือข้อความ ข้อความคือข้อมูลที่เข้ารหัสเป็นสัญลักษณ์ องค์ประกอบที่สามคือช่องทางการส่งข้อความ องค์ประกอบที่สี่คือผู้รับข้อมูล นั่นคือ บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ส่งข้อความถึง

ขั้นตอนของการสื่อสาร

กระบวนการสื่อสารประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่สัมพันธ์กัน ในแต่ละขั้นตอนมีความเป็นไปได้สูงที่ข้อมูลจะบิดเบือน แต่คุณต้องพยายามให้แน่ใจว่าข้อความนั้นผ่านทุกขั้นตอนโดยมีการบิดเบือนน้อยที่สุด โดยไม่สูญเสียความหมาย

ขั้นตอนแรกของกระบวนการสื่อสารคือการสร้างความคิด นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก มักมีกรณีที่กระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลถูกขัดจังหวะในขั้นตอนนี้ จุดเริ่มต้นของการแลกเปลี่ยนข้อมูลคือการเลือกข้อมูลและการกำหนดแนวคิด ผู้ส่งเลือกข้อมูลที่ต้องการ

ขั้นตอนที่สองของกระบวนการสื่อสารคือการเข้ารหัสและการเลือกช่องสัญญาณ ในขั้นตอนนี้ แนวคิดนี้จะกลายเป็นอุทธรณ์ที่พร้อมจะถ่ายทอด ก่อนที่จะเข้ารหัสคำอุทธรณ์ คุณต้องเลือกระบบการเข้ารหัสก่อน อย่าลืมว่าผู้รับจะต้องรู้จัก ป้ายรหัสสามารถใช้เป็นระบบการเขียน ระบบวิดีโอ ระบบคำพูด (ตามคำพูด) สัญญาณทางร่างกาย ภาษามือ ระบบเสียง และอื่นๆ ผลลัพธ์ของการเข้ารหัสคือข้อความซึ่งเป็นแนวคิดของผู้ส่ง ข้อความจะต้องรับรู้โดยผู้รับอย่างเพียงพอกับความหมายที่มีอยู่ในนั้น

ขั้นตอนที่สามของกระบวนการสื่อสารคือการส่งสัญญาณ ผู้ส่งส่งข้อมูลไปยังผู้รับโดยใช้ช่องทางข้อความ หลายๆ คนมักสับสนระหว่างขั้นตอนการถ่ายโอนข้อมูลกับกระบวนการสื่อสารนั่นเอง แต่การส่งสัญญาณเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของการสื่อสารเท่านั้น และเพื่อให้กระบวนการสื่อสารมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องผ่านการสื่อสารทุกขั้นตอน

ขั้นตอนสุดท้ายของการสื่อสารคือการถอดรหัส ข้อมูลที่ส่งไปยังผู้รับจะต้องถูกถอดรหัสโดยเขา ผู้รับที่แตกต่างกันอาจถอดรหัสข้อมูลแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประสบการณ์และความเข้าใจของพวกเขา กระบวนการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากข้อมูลถูกถอดรหัสอย่างระมัดระวัง

ข้อมูลป้อนกลับในกระบวนการสื่อสาร

เราต้องไม่ลืมว่าในขณะที่ส่งข้อมูลนั้น ข้อมูลจะถูกบิดเบือนไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ดังนั้นในกระบวนการสื่อสารจะต้องมีการตอบรับซึ่งดำเนินการในรูปแบบต่างๆ ผลตอบรับช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการสื่อสาร การมีข้อเสนอแนะทำให้เราสามารถควบคุมกระบวนการบิดเบือนข้อมูลในแต่ละขั้นตอนของการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย