อี. ซูโตตสกายา
หนึ่งในทักษะแรกๆ ที่จำเป็นในการเรียนรู้คอมพิวเตอร์คือความสามารถในการจัดเก็บและเรียกคืนข้อมูลในพีซีของคุณ อาจารย์ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์และโปรแกรมเมอร์ Elena Sutotskaya พูดถึงวิธีทำสิ่งนี้
ข้าว. 1. นี่คือลักษณะของเมนูหลักของโปรแกรมแก้ไข Word หากคุณคลิกซ้ายหนึ่งครั้งที่รายการ "ไฟล์" คำสั่งอินพุต/เอาท์พุตข้อมูลจะปรากฏบนหน้าจอ (รูปที่ 2)
ข้าว. 2. คำสั่งหลักในการบันทึกเอกสารคือ "บันทึก" และ "บันทึกเป็น..." เมื่อบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก ไม่มีความแตกต่างระหว่างคำสั่งทั้งสองนี้ ซ้าย
ข้าว. 3. ที่นี่โปรแกรมแก้ไข Word จะแจ้งให้คุณบันทึกเอกสารในโฟลเดอร์ใน "My Documents" ภายใต้ชื่อ Doc1 (หรือ 2, 3...) พร้อมด้วยนามสกุล doc ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถดูว่ามีเอกสารใดบ้างที่มีนามสกุลเดียวกันอยู่ในโฟลเดอร์นี้ คลิกซ้ายที่เมาส์
วิทยาศาสตร์กับชีวิต // ภาพประกอบ
ข้าว. 5. หลังจากบันทึกไฟล์แล้ว ชื่อไฟล์จะปรากฏที่บรรทัดบนสุดของเมนูหลักของโปรแกรมแก้ไข Word
วิทยาศาสตร์กับชีวิต // ภาพประกอบ
ข้าว. 7. สามารถเลือกส่วนขยายใดก็ได้โดยคลิกหนึ่งครั้งบนบรรทัดที่ต้องการ ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมแก้ไขข้อความ มักใช้ส่วนขยาย rtf ร่วมกับส่วนขยาย doc ซึ่งจะทำให้คุณสามารถใช้เอกสารในแอพพลิเคชั่น Windows อื่นๆ ได้โดยไม่รบกวน
ข้าว. 8. นี่คือลักษณะของแท็บสำหรับการตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับกระบวนการบันทึกอัตโนมัติ
ข้าว. 9. เพื่อให้เอกสารได้รับการบันทึกพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติมทั้งหมดที่เกิดขึ้นตั้งแต่เปิดขึ้นมา คุณต้องคลิกที่คำว่า "ใช่" การคลิกปุ่ม "ไม่" จะทำให้เอกสารกลับสู่รูปแบบดั้งเดิม และควรใช้ปุ่ม "ยกเลิก" หากคุณ
สะดวกในการพิจารณากฎพื้นฐานสำหรับการบันทึกเอกสารโดยใช้ตัวอย่างโปรแกรมแก้ไขข้อความ Word ใน Windows (รูปที่ 1) สำหรับสภาพแวดล้อมนี้ถือได้ว่าเป็นสากลเนื่องจากรายการเมนูหลัก "ไฟล์" มีอยู่ในแอปพลิเคชัน Windows อื่น ๆ ในรูปแบบที่เกือบจะเหมือนกัน ดังนั้นเมื่อเชี่ยวชาญการบันทึกเอกสารใน Word แล้ว คุณสามารถทำเช่นเดียวกันในโปรแกรมแก้ไขข้อความหรือกราฟิกอื่น ๆ และเมื่อทำงานกับสเปรดชีตได้อย่างง่ายดาย
ข้อมูลเบื้องต้น
ก่อนที่เราจะพูดถึงวิธีการบันทึกเอกสาร มีแนวคิดพื้นฐานบางประการที่คุณต้องเข้าใจก่อน
ทุกสิ่งที่ "รวบรวม" บนคอมพิวเตอร์จะถูกจัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ ไฟล์คือพื้นที่ที่มีชื่อของดิสก์ซึ่งข้อมูลถูกเก็บไว้
ชื่อไฟล์ประกอบด้วยสองส่วน - ชื่อตัวเองและนามสกุลโดยคั่นด้วยจุด บางครั้งนามสกุลหายไป แต่โดยปกติแล้วจะเป็นนามสกุลที่บอกคุณว่าข้อมูลประเภทใดอยู่ในไฟล์ เนื่องจากแต่ละแอปพลิเคชันโปรแกรมจะกำหนดนามสกุลเฉพาะให้กับไฟล์ตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น “DOC” ระบุว่าเอกสารถูกสร้างขึ้นในโปรแกรมแก้ไขข้อความ Word “BMP” - ในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกเช่น Paint “PPT” บอกว่าคุณกำลังจัดการกับงานนำเสนอที่สร้างใน PowerPoint “XLS” คือ สัญลักษณ์ของสเปรดชีต "jpg" - เอกสารกราฟิกที่ใช้งานได้ เช่น ใน Photoshop
บันทึก- เมื่อกำหนดชื่อที่ถูกต้องให้กับไฟล์ พยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในไฟล์ ซึ่งจะทำให้ค้นหาในภายหลังได้ง่ายขึ้นมาก ตัวอย่างเช่น "สมุดที่อยู่" หรือ "ผู้ติดต่อ"
ชื่อสามารถพิมพ์เป็นภาษารัสเซียหรือภาษาอื่นใดที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ โดยประกอบด้วยตัวเลข เครื่องหมายวรรคตอน ไม่รวมเครื่องหมายคำพูดและอักขระพิเศษ
นอกจากไฟล์แล้วยังมีโฟลเดอร์ที่เรียกว่า - เก็บข้อมูลที่ช่วยให้คอมพิวเตอร์ค้นหาไฟล์ที่ต้องการ
โฟลเดอร์เอกสารของฉัน
มันจะปรากฏบนคอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณติดตั้งซอฟต์แวร์ ตามกฎแล้วผู้ใช้มือใหม่จำนวนมากและไม่เพียงแต่พวกเขาเท่านั้นที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ไว้ในนั้น สะดวกเพราะเกิดขึ้นตามค่าเริ่มต้น แต่เมื่อทำงานกับข้อมูลที่หลากหลายจำนวนมาก การสร้างโฟลเดอร์ "เฉพาะเรื่อง" และใส่ไฟล์ลงไปจะสะดวกกว่า สิ่งนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลง่ายขึ้นอย่างมาก
หมายเหตุ 1.เอกสารเดียวกันสามารถบันทึกภายใต้ชื่อที่แตกต่างกันในโฟลเดอร์เดียวกัน ภายใต้ชื่อเดียวกันในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน และภายใต้ชื่อที่แตกต่างกันในโฟลเดอร์ที่แตกต่างกัน (ตามที่คุณต้องการ)
2. หากในระหว่างขั้นตอนการตั้งชื่อคุณลบนามสกุลโดยไม่ตั้งใจ ไม่ต้องกังวล คอมพิวเตอร์จะกำหนดนามสกุลที่ต้องการให้กับไฟล์ของคุณเอง
บันทึก- สามารถทำได้เช่นเดียวกันโดยเลือกไอคอนที่มีรูปฟล็อปปี้ดิสก์บนแถบเครื่องมือแล้วคลิกหนึ่งครั้งด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์
หากคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่บันทึกไว้แล้ว คำสั่ง "บันทึก" และ "บันทึกเป็น..." จะทำงานแตกต่างออกไป ในตัวเลือกแรก (“บันทึก”) เอกสารจะถูกบันทึกภายใต้ชื่อเดียวกันกับการแก้ไขและการเพิ่มเติมทั้งหมดที่ทำไว้ ในกรณีนี้ กล่องโต้ตอบจะไม่ปรากฏบนหน้าจอ (การคลิกที่ไอคอนที่มีรูปฟล็อปปี้ดิสก์จะให้ผลลัพธ์เดียวกัน) ในตัวเลือกที่สอง ("บันทึกเป็น...") กล่องโต้ตอบที่คุ้นเคยอยู่แล้วจะเปิดขึ้นบนหน้าจอ (ดูรูปที่ 3) โดยที่ชื่อที่คุณบันทึกเอกสารจะถูกเขียนในช่อง "ชื่อไฟล์" . ด้วยการป้อนชื่อใหม่ที่นั่น คุณจะบันทึกเอกสารของคุณพร้อมกับการแก้ไขและการเพิ่มเติมทั้งหมดที่ทำภายใต้ชื่ออื่น
โฟลเดอร์อื่นๆ
หากคุณต้องการบันทึกเอกสารในโฟลเดอร์อื่น คุณควรเลือกเอกสารนั้น (และแน่นอนว่าต้องสร้างเอกสารก่อน) หากต้องการเลือกโฟลเดอร์อื่นในไดรฟ์ใด ๆ คุณต้องคลิกซ้ายหนึ่งครั้งที่ลูกศรสีดำทางด้านขวาของช่อง "โฟลเดอร์" หลังจากนี้หน้าต่างจะปรากฏขึ้นโดยคุณจะเห็นไอคอนและชื่อดิสก์ที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ: ตัวอย่างเช่นไอคอน "เดสก์ท็อป" โฟลเดอร์ "เอกสารของฉัน" เป็นต้น (รูปที่ 6)
บันทึก.
คุณสามารถทำได้ในลำดับย้อนกลับ: เปลี่ยนชื่อก่อนแล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึก
การเปลี่ยนนามสกุล
หากต้องการเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ คุณต้องคลิกลูกศรสีดำทางด้านขวาของช่อง "ประเภทไฟล์" หลังจากนี้รายการส่วนขยายทั้งหมดที่อนุญาตสำหรับไฟล์นี้จะปรากฏบนหน้าจอ (รูปที่ 7)
บันทึก- หากต้องการใช้เอกสารในสภาพแวดล้อม DOS คุณต้องเลือกจากรายการบรรทัด “ข้อความ DOS ที่มีตัวแบ่งบรรทัด” หรือ “ข้อความ DOS” แต่ในกรณีนี้ การจัดรูปแบบข้อความเกือบทั้งหมดจะหายไป
บันทึกข้อมูลอัตโนมัติ
เพื่อความสะดวกในการบันทึกเอกสารขณะทำงาน คุณสามารถตั้งค่าคอมพิวเตอร์ให้เป็นโหมดบันทึกอัตโนมัติได้ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ข้อมูลจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหากเครือข่ายไฟฟ้าที่จ่ายไฟให้กับคอมพิวเตอร์ของคุณไม่น่าเชื่อถือมากนัก
หากต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชั่นการบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติให้เลือกรายการ "เครื่องมือ" ในเมนูหลักและในรายการย่อย "ตัวเลือก" (รูปที่ 8) บนแท็บ "บันทึก" เลือก "บันทึกอัตโนมัติทุก:" และในช่องทางด้านขวา ให้ตั้งค่าช่วงเวลาระหว่างการบันทึกเอกสารที่คุณกำลังทำงานซ้ำโดยอัตโนมัติในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ จากนั้นหากเอกสารได้รับการตั้งชื่อแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องเตือนคอมพิวเตอร์เป็นระยะให้บันทึกข้อมูล เขาจะทำมันด้วยตัวของเขาเอง
บันทึกสุดท้ายหนึ่งทุกอย่างที่อธิบายไว้ข้างต้นเป็นจริงสำหรับแอปพลิเคชัน Windows ใด ๆ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวจะอยู่ในชื่อไฟล์และนามสกุลที่เสนอโดยอัตโนมัติหรือโฟลเดอร์ใดที่แนะนำตามค่าเริ่มต้น
ไม่ว่าคุณจะมี Microsoft Office Word เวอร์ชันใดก็ตาม คุณสามารถเข้าใจอินเทอร์เฟซและการตั้งค่าของแพ็คเกจการพัฒนาทั้งหมดได้ตลอดเวลา หากคุณเชี่ยวชาญในอัลกอริทึมอย่างน้อยหนึ่งรายการ เพื่อความสะดวกของผู้ใช้ ฟังก์ชันหลักและตัวเลือกของโปรแกรมยังคงไม่มีการเปลี่ยนแปลงโดยพื้นฐาน ในบทความนี้ คุณจะเห็นตัวอย่างที่ชัดเจนของวิธีการบันทึกเอกสารใน Word บนคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ รวมถึงแท็บเล็ต
วิธีบันทึกเอกสารใน Word บนคอมพิวเตอร์
หากต้องการเผยแพร่ข้อมูล จัดเก็บ และพิมพ์ข้อมูล หากจำเป็น ซอฟต์แวร์นี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ตัวอย่างการบันทึกจะแสดงโดยใช้ Microsoft Office Word เวอร์ชัน 2010 เวอร์ชันที่คุณเลือกนั้นไม่แตกต่างกันมากนัก: อินเทอร์เฟซต่างกันในรายละเอียดน้อยมาก
- เมื่อคุณป้อนข้อความที่จำเป็นทั้งหมด จัดรูปแบบและแทรกรูปภาพแล้ว ให้ใส่ใจที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ ในผลิตภัณฑ์ Microsoft Office จะมีปุ่ม "ไฟล์" เสมอ โดยเน้นสีที่ต่างกันออกไป คลิกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์เพื่อเปิดเมนูป๊อปอัป
- คุณมีสองตัวเลือกในการบันทึก: บรรทัด "บันทึก"; บรรทัดถัดไปคือ "บันทึกเป็น"
- ก่อนอื่น มาดูรายการที่สองที่เรียกว่า "บันทึกเป็น" ควรเลือกบรรทัดนี้เมื่อคุณเพิ่งสร้างไฟล์ และไม่ได้แก้ไขไฟล์ที่เตรียมไว้แล้ว อย่างไรก็ตาม หากคุณได้เปลี่ยนแปลงไฟล์และต้องการบันทึกทั้งเวอร์ชันดั้งเดิมและเวอร์ชันแก้ไข คุณจะต้องใช้ปุ่มนี้ด้วย คลิกด้วยเมาส์ของคุณ
- หน้าต่างสำหรับบันทึกเอกสารจะปรากฏขึ้นตรงหน้าคุณ ในคอลัมน์ทางด้านซ้าย คุณจะเห็นโฟลเดอร์รูทหลักทั้งหมดของคอมพิวเตอร์ เลือกไดเร็กทอรีที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ของคุณ มิฉะนั้นจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เอกสาร
บรรทัดล่างสุดที่มีคอลัมน์ "ชื่อไฟล์" จะทำให้คุณสามารถตั้งชื่อเอกสารได้
- สิ่งที่เหลืออยู่คือการเลือกรูปแบบเอกสาร เมนูจะเปิดขึ้นในคอลัมน์ "ประเภทไฟล์" ซึ่งคุณจะเห็นรูปแบบที่ใช้ได้ทั้งหมด หลังจากทำการเลือกแล้ว คลิก "บันทึก"
- ในเวลาเดียวกัน คุณจะเห็นว่าเอกสารข้อความของคุณปรากฏในไดเร็กทอรีที่เลือก
- ตัวเลือกการบันทึกที่สอง: คลิกที่บรรทัด "บันทึก"
ฟังก์ชั่นนี้ใช้งานได้ง่ายมาก หากคุณสร้างไฟล์ใหม่ ไฟล์จะบันทึกโดยอัตโนมัติด้วยชื่อที่โปรแกรมกำหนดไว้ในโฟลเดอร์ "Documents" หากคุณเปลี่ยนแปลงเอกสารที่มีอยู่แล้วในคอมพิวเตอร์ของคุณ เอกสารนั้นจะเขียนทับเอกสารนั้น ระวังเมื่อคุณต้องการออกจากเอกสารต้นฉบับ เลือกบรรทัด "บันทึกเป็น"
วิธีบันทึกเอกสารใน Word บนโทรศัพท์ของคุณ
- บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในแอปพลิเคชัน Microsoft Office คุณจะมีสองเส้นทางการบันทึกที่อธิบายไว้ข้างต้น
มองหาแถบสามแถบที่มุมซ้ายบนทันทีที่คุณป้อนข้อมูลข้อความเสร็จแล้ว
เมื่อคลิกที่โลโก้นี้ คุณจะเปิดเมนูโปรแกรม จดจำ:
- เมื่อเลือกบรรทัด "บันทึก" แอปพลิเคชันจะตั้งชื่อเอกสารและวางไว้ในโฟลเดอร์เอกสารของโทรศัพท์
- หากคุณคลิก “บันทึกเป็น” คุณสามารถป้อนชื่อและเลือกไดเร็กทอรีสำหรับเอกสารได้
- คุณสามารถบันทึกไฟล์ข้อความไปยังคลาวด์ OneDrive อุปกรณ์มือถือของคุณ หรือที่เก็บข้อมูลที่เชื่อมต่ออื่นๆ ได้โดยตรงผ่านโทรศัพท์ของคุณ
ตอนนี้คุณสามารถบันทึกไฟล์ข้อความใน Microsoft Office Word ได้อย่างง่ายดาย
ในกรณีส่วนใหญ่ หลังจากที่เราทำงานกับเอกสารข้อความใน Word เสร็จแล้ว เราจำเป็นต้องบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของเรา มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้
บันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก
ผู้ใช้ทุกคนควรรู้วิธีบันทึกเอกสารใน Word ซึ่งทำได้ค่อนข้างง่ายหากคุณบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิกซ้าย "บันทึก" หนึ่งครั้งบนแผงการเข้าถึงด่วน (ที่ด้านบนของเอกสาร) ดูเหมือนฟล็อปปี้ดิสก์สีน้ำเงินขนาดเล็ก คุณยังสามารถใช้ปุ่มลัด CTRL + S (หรือเป็นทางเลือก)
ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดก็ตาม กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นตรงหน้าคุณ ในนั้นคุณสามารถตั้งชื่อไฟล์ กำหนดรูปแบบ และบันทึกตำแหน่งได้ โปรแกรม Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าตำแหน่งเริ่มต้นสำหรับการบันทึกเอกสารใหม่ได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องกำหนดการตั้งค่าสำหรับการบันทึกเอกสารในกล่องโต้ตอบเดียวกัน
กำลังบันทึกเอกสารอีกครั้ง
หากคุณกำลังทำงานในเอกสารที่บันทึกไว้แล้ว ให้ทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและต้องการบันทึก จากนั้นคุณสามารถใช้ปุ่มบนแถบเครื่องมือด่วนได้อีกครั้ง การทำเช่นนี้เป็นระยะจะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณรู้ว่าคอมพิวเตอร์ของคุณมีนิสัยค้าง
คุณยังสามารถบันทึกเอกสารที่มีอยู่เป็นเอกสารใหม่ได้ ในการทำเช่นนี้คุณต้องมีในแท็บ 
“ไฟล์” เลือก “บันทึกเป็น...” กล่องโต้ตอบจะแจ้งให้คุณเลือกชื่อ รูปแบบ และตำแหน่งบันทึกอีกครั้ง บ่อยครั้งที่ผู้ใช้หันไปใช้ฟังก์ชันนี้ในสถานการณ์ที่ต้องบันทึกเอกสารทั้งสองเวอร์ชัน (ต้นฉบับและฉบับแก้ไข)
รูปแบบ PDF มักใช้กับเอกสารราชการ เอกสาร คำแนะนำ ฯลฯ ไฟล์ในรูปแบบ PDF (Portable Document Format) จะถูกถ่ายโอนไปยังอุปกรณ์อื่นได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากเป็นรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ข้ามแพลตฟอร์ม
ข้อดีของรูปแบบนี้คือไฟล์ PDF จะมีลักษณะเหมือนกันบนอุปกรณ์ใดๆ และบนระบบปฏิบัติการใดๆ หากต้องการแสดงไฟล์บนอุปกรณ์ คุณจำเป็นต้องมีโปรแกรมสำหรับ . เบราว์เซอร์สมัยใหม่รองรับการเปิดไฟล์ PDF โดยตรงในเบราว์เซอร์
เอกสาร PDF ถูกสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องพิมพ์เสมือน ดังนั้นการบันทึกเอกสารเป็น PDF จึงไม่ใช่เรื่องยาก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องมีเครื่องพิมพ์เสมือนบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ผู้ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 10 จะไม่ต้องติดตั้งอะไรเลย เนื่องจากเครื่องพิมพ์เสมือน Microsoft Print to PDF ถูกรวมเข้ากับระบบแล้ว ผู้ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows เวอร์ชันอื่นสามารถติดตั้งโปรแกรมพิเศษบนคอมพิวเตอร์ของตนได้ - เครื่องพิมพ์เสมือน เช่น โปรแกรมฟรี: เครื่องพิมพ์ Bullzip PDF, PDFCreator, doPDF, CutePDF Writer
หลังจากติดตั้งเครื่องพิมพ์เสมือน คอมพิวเตอร์ของคุณจะสามารถบันทึกไฟล์และเอกสารในรูปแบบ PDF ได้ ต้องขอบคุณฟังก์ชันการพิมพ์ที่มีอยู่ในแอปพลิเคชันจำนวนมาก
หากต้องการสร้างหรือบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไฟล์หรือเอกสารที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF ในโปรแกรมที่เปิดไฟล์ประเภทนั้น
- ส่งไฟล์เพื่อการพิมพ์
- เลือกเครื่องพิมพ์เสมือนจากเครื่องพิมพ์ที่ระบบนำเสนอ
- กำหนดการตั้งค่าการพิมพ์อื่นๆ เช่น จำนวนหน้าที่บันทึก คุณภาพการพิมพ์ ฯลฯ
- ตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งบันทึก
- เริ่มกระบวนการพิมพ์
- หลังจากการพิมพ์เสร็จสิ้น คุณจะได้รับไฟล์ PDF เป็นเอาต์พุต
เมื่อเลือกเครื่องพิมพ์สำหรับการพิมพ์ ให้ใช้ชื่อเครื่องพิมพ์เป็นแนวทาง ตัวอย่างเช่น เครื่องพิมพ์จริงที่พิมพ์เนื้อหาของไฟล์บนกระดาษจะมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วยชื่อของผู้ผลิตอุปกรณ์ เช่น “HP”, “Canon” เป็นต้น ไดรฟ์เสมือนจะมีชื่ออื่น (ดูตัวอย่างด้านบน ในบทความ)
ดังนั้น เมื่อคุณเลือกเครื่องพิมพ์จริง เนื้อหาเอกสารจะถูกพิมพ์บนกระดาษ และเมื่อคุณเลือกเครื่องพิมพ์เสมือน เนื้อหานั้นจะถูกบันทึกในรูปแบบ PDF ในอนาคต หากจำเป็น สามารถพิมพ์ไฟล์ PDF บนกระดาษได้ (บันทึกในรูปแบบกระดาษ)
บ่อยครั้งที่องค์กรภาครัฐต้องการให้ส่งไฟล์ในรูปแบบ PDF โปรดทราบว่าไฟล์ PDF อาจมีขนาดใหญ่ได้ ดังนั้นจึงควรดำเนินการก่อนส่งทางอีเมล
วิธีบันทึกเอกสารเป็น PDF
ตอนนี้ฉันจะแสดงอัลกอริธึมของการกระทำโดยใช้ตัวอย่างของโปรแกรมที่เปิดรูปแบบไฟล์จำนวนมาก เอกสารที่เปิดอยู่สามารถอยู่ในรูปแบบข้อความอิเล็กทรอนิกส์ใดก็ได้ (txt, doc, docx, djvu, fb2 ฯลฯ)
ฉันเปิดไฟล์ในรูปแบบ "TXT" ใน Universal Viewer (รูปแบบนี้สามารถเปิดได้ใน Notepad ขั้นตอนจะคล้ายกัน)
ในหน้าต่าง "พิมพ์" ที่เปิดขึ้น เพื่อเลือกคุณสมบัติการพิมพ์ คุณต้องเลือกเครื่องพิมพ์เสมือน
ในการเลือกเครื่องพิมพ์ที่เหมาะสม คุณจะต้องคลิกที่ไอคอนเครื่องหมายถูกที่อยู่ตรงข้ามชื่อเครื่องพิมพ์ มีหลายตัวเลือกที่นี่: เครื่องพิมพ์ Canon จริง เครื่องพิมพ์เสมือนจาก (ใน Windows 10) และแอปพลิเคชันอื่น ๆ ฉันเลือกเครื่องพิมพ์เสมือน Microsoft Print เป็น PDF
หน้าต่าง Print ช่วยให้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าการพิมพ์อื่นๆ ได้ เช่น จำนวนหน้า จำนวนสำเนา การวางแนว ขนาด ฯลฯ
ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง คุณสามารถกำหนดค่าพารามิเตอร์เพิ่มเติมอื่นๆ ได้หากจำเป็น หากต้องการเริ่มกระบวนการสร้างเอกสาร PDF ให้คลิกที่ปุ่ม "พิมพ์"
ในหน้าต่าง Explorer ที่เปิดขึ้น ให้ตั้งชื่อเอกสารและเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
เอกสารนี้จะถูกบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ PDF
วิธีบันทึกรูปภาพเป็น PDF
ในทำนองเดียวกัน ไฟล์ PDF จะถูกสร้างขึ้นจากภาพถ่ายหรือรูปภาพ เปิดไฟล์รูปแบบกราฟิก (png, jpeg, bmp, gif, tiff ฯลฯ) ในโปรแกรมแก้ไขกราฟิกใดก็ได้
ในตัวอย่างนี้ ฉันจะบันทึกรูปภาพเป็น JPEG เป็น PDF ฉันเปิดภาพถ่ายใน Windows Photo Viewer มาตรฐาน
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น จากรายการเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ คุณต้องเลือกเครื่องพิมพ์เสมือนและพารามิเตอร์การบันทึกรูปภาพ: คุณภาพ จำนวนสำเนา ขนาด ฯลฯ
หลังจากคลิกปุ่ม "พิมพ์" ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์และตั้งชื่อ
คุณสามารถสร้าง e-book PDF จากรูปภาพและเอกสารได้โดยการรวมไฟล์หลายไฟล์แยกกันเป็นไฟล์เดียว
วิธีบันทึกหน้าเว็บไซต์เป็น PDF
เมื่อใช้เบราว์เซอร์ ผู้ใช้สามารถบันทึกหน้าเว็บเป็น PDF บนคอมพิวเตอร์ของเขาได้อย่างง่ายดาย
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- ไปที่เว็บไซต์เปิดหน้าเว็บที่ต้องการ
- ในการตั้งค่าเบราว์เซอร์ของคุณ ให้เลือกพิมพ์
- ในการตั้งค่าการพิมพ์ ให้เลือกเครื่องพิมพ์เสมือน เบราว์เซอร์ Google Chrome มีเครื่องพิมพ์เสมือนในตัว ดังนั้นคุณสามารถเลือก “บันทึกเป็น PDF” ได้ มีตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ไปยัง Google Drive
- คลิกที่ปุ่ม "พิมพ์" หรือ "บันทึก" ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์เสมือนที่เลือก
- ในกล่องโต้ตอบ ตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
นอกจากนี้ยังมีส่วนขยายเบราว์เซอร์ที่บันทึกหน้าเว็บไซต์ในรูปแบบ PDF หากต้องการบันทึกหน้าเว็บไซต์ในรูปแบบที่สะดวกโดยไม่มีองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นให้ใช้บริการ
บทสรุปของบทความ
ในโปรแกรมที่เปิดไฟล์บางรูปแบบ การใช้เครื่องพิมพ์เสมือน คุณสามารถบันทึกเอกสาร ไฟล์ หน้าเว็บไซต์ในรูปแบบ PDF บนคอมพิวเตอร์ของคุณได้
ขณะทำงานกับเอกสารเอกสารจะอยู่ใน RAM สำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวจะต้องเขียนลงดิสก์ เมื่อบันทึกเอกสารในกล่องโต้ตอบ คุณต้อง: ระบุชื่อไฟล์ เลือกประเภทไฟล์ เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกคุณลักษณะของไฟล์ และดิสก์ที่จะบันทึกไฟล์
1. ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่างเอกสารที่เปิดอยู่ ให้คลิกที่ปุ่ม "สำนักงาน".
2. ในเมนูคำสั่งทั่วไป ให้เลือกปุ่ม “บันทึกเป็น – เอกสาร Word”
ข้าว. 3. บันทึกเอกสาร
1. ในคอลัมน์ "ชื่อไฟล์" (ที่ด้านล่างของหน้าต่าง) ให้พิมพ์ชื่อเอกสารที่ต้องการบันทึกทันที - หน้าต่างในคอลัมน์นี้จะถูกไฮไลต์โดยอัตโนมัติและข้อความของชื่อจะถูกป้อนที่นี่ ( ดู. ข้าว. 3ชื่อไฟล์บรรทัด)
คำแนะนำ : ตั้งชื่อเอกสารของคุณอย่างมีความหมาย ท้ายที่สุดแล้วด้วยชื่อนี้เอกสารจะถูกค้นหาเพื่อเปิดในภายหลัง ชื่อเอกสารสามารถกำหนดขนาดได้ สูงสุด 255 ตัวอักษรและต้องไม่มีอักขระ: \< > * ? ” / ; : |
2. หลังจากสร้างชื่อแล้ว คุณต้องเลือกตำแหน่งสำหรับวางเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อคุณบันทึกเป็นครั้งแรก Word 2007 จะแจ้งให้คุณวางไฟล์ในโฟลเดอร์ "My Documents" หรือในโฟลเดอร์ที่ระบุไว้ในการตั้งค่าโปรแกรมเป็นโฟลเดอร์บันทึกโดยอัตโนมัติ
3. หากที่อยู่การบันทึกเหล่านี้สำหรับเอกสารที่ระบุไม่เหมาะกับคุณในบรรทัด "โฟลเดอร์" คุณต้องเปิดใช้งานแผนผังโครงสร้างและเลือกโครงสร้างที่คุณต้องการบันทึกจากรายการไดรฟ์
บันทึก - คุณยังสามารถใช้บานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่างบันทึกเอกสาร และเลือกเดสก์ท็อป เอกสารของฉัน หรือคอมพิวเตอร์ของฉัน เพื่อบันทึก
4. หลังจากเลือกไดรฟ์ในหน้าต่างแล้ว ให้เปิดโฟลเดอร์ที่จะวางเอกสาร หากไม่มีโฟลเดอร์บนดิสก์ที่เหมาะสำหรับการบันทึก ให้คลิกที่ปุ่ม "สร้างโฟลเดอร์" บนแผงหน้าต่างบันทึก
5. ในหน้าต่าง "สร้างโฟลเดอร์" ให้ป้อนชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้วคลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
6. ในคอลัมน์ "ประเภทไฟล์" ค่าเริ่มต้นคือ "เอกสาร Word" หากคุณกำลังบันทึกเอกสารเพื่อใช้ในอนาคตใน Word 2007 ขอแนะนำให้คุณบันทึกการตั้งค่ารูปแบบไฟล์นี้
7. หลังจากพิมพ์ชื่อเอกสารและเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก” ที่ส่วนล่างขวาของหน้าต่างหรือกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
ภารกิจที่ 5 บันทึกเอกสารข้อความที่สร้างขึ้นพร้อมชื่ออินเทอร์เฟซ ในโฟลเดอร์ที่มีนามสกุลของคุณใน My Documents
โหมดหลายหน้าต่างใน Word
โปรแกรมประมวลผลคำสามารถทำงานพร้อมกันกับเอกสารหลายฉบับในหน้าต่างที่ต่างกัน การป้อนและแก้ไขข้อความจะดำเนินการในหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงคำสั่งเมนูได้ คำสั่งในเมนู Window ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงหน้าต่างเอกสาร ย้ายจากหน้าต่างหนึ่งไปอีกหน้าต่างหนึ่ง และแบ่งพื้นที่ทำงานของหน้าต่างออกเป็นสองส่วน
ขั้นตอนหลักของการสร้างเอกสารข้อความ:
กำลังพิมพ์
แก้ไขข้อความ
การจัดรูปแบบ
ตรวจสอบการสะกด
การพิมพ์ข้อความ
การอนุรักษ์
แต่ละขั้นตอนประกอบด้วยการดำเนินการบางอย่าง คุณสามารถป้อนข้อความโดยการพิมพ์บนแป้นพิมพ์และแทรกส่วนข้อความต่างๆ จากเอกสารอื่นลงในเอกสาร
กำลังพิมพ์เริ่มจากตำแหน่งเคอร์เซอร์ สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้ปุ่มเคอร์เซอร์หรือตัวจัดการเมาส์ภายในข้อความที่พิมพ์เท่านั้น ในบรรทัดสถานะตัวแก้ไขบนหน้าจอแสดงผล คุณสามารถดูหมายเลขบรรทัดเอกสารและหมายเลขตำแหน่งในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่ในปัจจุบัน เมื่อพิมพ์ข้อความคุณควรปฏิบัติตามกฎหลายข้อ
