เมื่อทำงานกับข้อมูลใน Excel บ่อยครั้งจำเป็นต้องเรียงลำดับรายการองค์ประกอบบางอย่างตามตัวอักษรหรือจากค่าต่ำสุดไปเป็นค่าสูงสุด โดยธรรมชาติแล้วไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้ งานประจำด้วยตนเอง เนื่องจาก Excel มีเครื่องมือสำหรับแก้ไขปัญหาทั่วไปดังกล่าว

ใน วัสดุนี้เราจะพูดถึงวิธีสร้างรายการตามตัวอักษรในตาราง โปรเซสเซอร์เอ็กเซล- เนื้อหาจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ทุกคน รุ่นที่ทันสมัยของโปรแกรมนี้ได้แก่ Excel 2007, 2010, 2013 และ 2016

วิธีที่ 1 ปุ่มบนแท็บ "หน้าแรก"

หากคุณต้องการจัดเรียงรายการตามตัวอักษร ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือใช้ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งอยู่ในบล็อก "การแก้ไข" บนแท็บ "หน้าแรก" ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" และเลือกวิธีการจัดเรียงวิธีใดวิธีหนึ่ง “เรียงลำดับ A ถึง Z” จะเรียงลำดับรายการของคุณตามตัวอักษร ในขณะที่ “เรียงลำดับ Z ถึง A” จะเรียงลำดับรายการของคุณในลำดับย้อนกลับ หากไม่มีข้อมูลข้อความในคอลัมน์ มีแต่ตัวเลข ดังนั้น “เรียงลำดับจาก A ถึง Z” จะเรียงลำดับรายการของคุณจาก จำนวนที่น้อยกว่ามากขึ้น และ "การเรียงลำดับจาก Z ไป A" เป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม

คุณยังสามารถใช้ปุ่มเดียวกันเพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติที่เรียกว่า "ตัวกรอง" ในกรณีนี้ ลูกศรลงจะปรากฏถัดจากเซลล์ด้านบน ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มตัวกรองและซ่อนข้อมูลที่ไม่จำเป็น การกรองนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานกับรายการต่างๆ อย่างมาก

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีรายการนามสกุล คุณสามารถกรองเพื่อซ่อนนามสกุลที่ไม่ได้ระบุชื่อย่อได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกลูกศรลงซึ่งอยู่ถัดจากเซลล์แรกก่อน

จากนั้นใช้ ตัวกรองข้อความ"ประกอบด้วย."

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ป้อนจุดแล้วคลิกปุ่ม "ตกลง"

ด้วยเหตุนี้ นามสกุลที่ไม่มีชื่อย่อ (หรือเซลล์ที่ไม่มีอักขระจุด) จะถูกกรองและซ่อนออกจากรายการ

หากต้องการแสดงรายการทั้งหมดอีกครั้ง คุณต้องคลิกลูกศรถัดจากเซลล์ด้านบนอีกครั้ง และเลือก "ลบตัวกรอง"

วิธีที่ 2 ปุ่มบนแท็บ "ข้อมูล"

ปุ่มที่คล้ายกันมีอยู่ในแท็บ "ข้อมูล" มีปุ่มที่รับผิดชอบในการเรียงลำดับรายการ "จาก A ถึง Z", "จาก Z ถึง A" รวมถึงปุ่มสำหรับตั้งค่า "ตัวกรอง"

ปุ่มเหล่านี้ทำงานเหมือนกับปุ่มบนแท็บ "ข้อมูล" ทุกประการ เลือกรายการและคลิกที่ปุ่ม

สวัสดีตอนบ่ายผู้อ่านที่รัก! วันนี้ผมจะมาแบ่งปันวิธีการเรียงลำดับตัวอักษรใน Excel มันคุ้มค่าที่จะเริ่มต้นด้วย ประเภทนี้จากนั้นจะอธิบายตัวเลือกอื่นๆ ซึ่งไปข้างหน้า!

เพื่อการสาธิต วิธีนี้จะเอาป้ายไปด้วย ชื่อสมมติคนบางคน ก่อนอื่นคุณควรกำหนดคอลัมน์ที่จะทำการเรียงลำดับ

• จากนั้นบนแท็บชื่อ "หน้าแรก" ในส่วน "การแก้ไข" คลิกที่ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" และในรายการป๊อปอัป ให้เลือกรายการที่เรียกว่า "การเรียงลำดับจาก A ถึง Z"
• เป็นที่น่าสังเกตว่าหน้าต่างปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องเลือก: ทั่วทั้งตารางหรือภายในขอบเขตการเลือก
• หากคุณต้องการทำเช่นนี้ในคอลัมน์เดียวเท่านั้น คุณควรทำเครื่องหมายที่ช่อง "จัดเรียงภายในส่วนที่เลือก"

อย่างง่ายดาย? เหลือเชื่อ!

ขึ้นอยู่กับการขึ้นและลง

วิธีการเรียงลำดับนี้ดำเนินการในลักษณะเดียวกับตัวอักษร ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวจะอยู่ในชื่อของฟังก์ชัน: "จากน้อยไปมาก" และ "จากมากไปน้อย"

สำหรับช่องไฟล์หลายช่อง

หากจำเป็นต้องเรียงลำดับพร้อมกันในหลายคอลัมน์และตามพารามิเตอร์หลายตัว ตัวเลือกที่เรียกว่า "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" จะมีประโยชน์ ลองพิจารณาดูครับ

คลิกที่แท็บ "หน้าแรก" จากนั้น – “การเรียงลำดับและตัวกรอง” จากนั้น – “การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง”

ส่วนหัวของหน้าต่างประกอบด้วยปุ่มต่อไปนี้:

1. เพิ่มระดับ;
2. ลบระดับ;
3. การคัดลอกระดับ
4. ปุ่มขึ้นและลง

เมื่อพูดถึงวิธีการเรียงลำดับดังกล่าวอย่างชัดเจนเป็นที่น่าสังเกตว่า Excel จะผ่านรายการจากด้านบน ระดับแรกคือลำดับความสำคัญสูงสุด ตัวอย่างเช่น เราเลือก "จัดเรียงบุคคลตามชื่อของพวกเขาจาก A ถึง Z - เสร็จแล้ว

จากนั้นเงื่อนไขต่อไปคือการเรียงลำดับรายการตามอายุ (เพิ่มขึ้น) เกิดอะไรขึ้น? ชื่อจะยังคงเรียงลำดับตามตัวอักษร แต่คนชื่อซ้ำจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่แน่นอนตั้งแต่อายุน้อยที่สุดไปจนถึงอายุมากที่สุด

ก่อนอื่นเลย มีการจัดเรียงบรรทัดตามชื่อ หลังจากนี้คุณควรใส่ใจกับชื่อดาเรีย มี 4 อัน แต่อยู่ในลำดับเดียวกันกับที่อยู่ในตารางในตอนแรก

จากนั้นมันก็ถูกเพิ่มเข้าไป เงื่อนไขเพิ่มเติม- เรียงคนจากน้อยไปหามาก ด้วยเหตุนี้ ตารางของเราจึงไม่เพียงแต่จัดเรียงตามชื่อเท่านั้น แต่ยังเรียงลำดับตามอายุด้วย และตอนนี้คุณก็ทราบวิธีจัดเรียงตามตัวอักษรใน Excel แล้ว

การเรียงลำดับใน Excel เป็นฟังก์ชันในตัวที่ผู้ใช้สามารถจัดเรียงข้อมูลเป็นคอลัมน์ในแผ่นงานได้ สั่งซื้อสะดวกเพื่อการวิเคราะห์ในภายหลัง

คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตาม ลำดับตัวอักษรค่าจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย วันที่หรือไอคอน ข้อความหรือสีของเซลล์ นี่คือสิ่งที่บทความนี้จะกล่าวถึง

ตัวเลข

ทุกอย่างที่นี่ค่อนข้างง่าย ลองใช้ตารางต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง ลองจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ C ในการดำเนินการนี้ให้เลือกและบนแท็บ "หน้าแรก" คลิกที่ปุ่ม "การเรียงลำดับและกรอง"- ในเมนูถัดไป ให้เลือก หรือ “...จากต่ำสุดไปสูงสุด”, หรือ “...จากสูงสุดไปต่ำสุด”- ลองเลือกตัวเลือกที่สอง

ตอนนี้เรามีข้อมูลในภาษา C จัดเรียงจากมากไปน้อย

ฉันมีคอลัมน์ C อยู่ระหว่างคอลัมน์อีกสองคอลัมน์ ซึ่งเต็มไปด้วยข้อมูล ในกรณีนี้ Excel จะถือว่าคอลัมน์ที่เลือกเป็นส่วนหนึ่งของตาราง (และนับอย่างถูกต้อง) จึงมีข้อความต่อไปนี้ปรากฏขึ้น เนื่องจากฉันต้องเรียงลำดับตามชั้นเรียนโดยเฉพาะ ฉันจึงเน้นรายการด้วยเครื่องหมาย "...ภายในการจัดสรรที่กำหนด"และคลิก "จัดเรียง"

ตามลำดับตัวอักษร

ทำตามหลักการเดียวกันกับที่อธิบายไว้ข้างต้น เลือกช่วงที่ต้องการแล้วกดปุ่ม "การเรียงลำดับและกรอง"- รายการในเมนูแบบเลื่อนลงมีการเปลี่ยนแปลง เลือก "A ถึง Z" หรือ "Z ถึง A"

รายชื่อในตัวอย่างจะเรียงลำดับตามตัวอักษร

ตามวันที่

หากต้องการเรียงลำดับวันที่ใน Excel ขั้นแรกให้ใส่ใจกับรูปแบบที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์ที่เขียนไว้ เลือกพวกเขาและบนแท็บ "หน้าแรก" ดูที่กลุ่ม "หมายเลข" รูปแบบ "วันที่" สั้นหรือยาว หรือ "(ทุกรูปแบบ)" ดีที่สุด - สามารถบันทึกวันที่ได้ ในรูปแบบต่างๆ: วว.ปปป, วว.มม. อืม.ปป.

ประเด็นนี้มีความสำคัญมาก เพราะไม่เช่นนั้นวันที่อาจเรียงลำดับง่ายๆ โดยเริ่มจากตัวเลขสองตัวแรกจากน้อยไปมาก หรือตามเดือนตามลำดับตัวอักษร

หลังจากนั้นเลือกช่วงของเซลล์ที่ต้องการแล้วคลิกที่ปุ่ม "การเรียงลำดับและกรอง"- ในเมนูคุณสามารถเลือกหรือ "จากเก่าไปใหม่", หรือ "จากใหม่ไปเก่า".

ตามเซลล์หรือสีข้อความ

วิธีการนี้สามารถใช้ได้กับตาราง ข้อความ Excelในเซลล์หรือตัวเซลล์เองก็ถูกทาสีด้วยสีที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น ลองใช้คอลัมน์ตัวเลขที่วาดด้วยสีต่างๆ มาจัดเรียงกันโดยให้ตัวเลขที่เป็นสีแดงมาก่อน จากนั้นจึงเป็นสีเขียวและสีดำ

เลือกช่วงทั้งหมดแล้วคลิกที่ปุ่ม "การเรียงลำดับและกรอง"และเลือกจากเมนู "ปรับแต่งได้...".

ในหน้าต่างถัดไป ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องหากคุณเลือกโดยไม่มี บรรทัดบนสุดซึ่งเป็นส่วนหัวของตาราง จากนั้นเราเลือกคอลัมน์ที่เราจะเรียงลำดับในตัวอย่างคือ "ฉัน" ในส่วน "การเรียงลำดับ" เลือก "สีแบบอักษร" จากรายการแบบเลื่อนลง ในส่วนคำสั่งซื้อ ให้เลือก "สีแดง" - "ด้านบน" เราจัดเรียงตัวเลขด้วยสีแดง

ตอนนี้คุณต้องมีคอลัมน์ที่มีตัวเลขสีเขียว คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มระดับ"- การตั้งค่าทั้งหมดเหมือนกัน เพียงเลือก “ สีเขียว- คลิกตกลง

คอลัมน์ของเราจัดเรียงดังนี้

อย่างที่คุณเห็นตัวเลขไม่เรียงกัน ลองเรียงลำดับตัวเลขจากน้อยไปหามาก เลือกคอลัมน์แล้วคลิก "การเรียงลำดับและกรอง" – "ปรับแต่งได้..."- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มระดับ"- คอลัมน์ยังคงเป็น "ฉัน" ในช่องถัดไปเราเลือกตาม "ค่า" ตามลำดับ "จากน้อยไปมาก"- คลิกตกลง

ตอนนี้คอลัมน์ของเราจัดเรียงตามสีข้อความและเรียงลำดับข้อมูลจากน้อยไปหามาก

ข้อมูลจะถูกจัดเรียงในลักษณะเดียวกันตามสีของเซลล์ เฉพาะในส่วน "การเรียงลำดับ" ให้เลือก "สีของเซลล์" จากรายการ

ตาราง

ถ้าคุณมีตารางที่คุณต้องการเรียงลำดับหลายคอลัมน์พร้อมกัน ให้ทำดังต่อไปนี้ เลือกช่วงของเซลล์ตารางทั้งหมดพร้อมกับส่วนหัว คลิกที่ปุ่ม "การเรียงลำดับและกรอง"และเลือก "ปรับแต่งได้...".

ลองเรียงลำดับชั้นเรียนจากน้อยไปหามากและให้คะแนนเฉลี่ยในลักษณะเดียวกัน

ในหน้าต่างการเรียงลำดับ ให้เลือกช่อง "ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว"- ในส่วน "คอลัมน์" ให้เลือก "คลาส" จากรายการ จัดเรียงตาม "ค่า" และเรียงลำดับ "จากน้อยไปมาก".

หากต้องการทำเช่นเดียวกันกับคะแนนเฉลี่ย ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มระดับ"- ในส่วน "คอลัมน์" เลือก "คะแนนเฉลี่ย" คลิกตกลง

ข้อมูลในตารางจะถูกจัดเรียง

ตอนนี้ในคอลัมน์ "ชื่อ" เราจะระบายสีเซลล์ที่มีเด็กผู้ชายอยู่ สีฟ้า,เซลล์กับสาวๆชุดสีชมพู เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ทำเช่นนี้สำหรับแต่ละเซลล์แยกกัน โปรดอ่านบทความเกี่ยวกับวิธีเลือกเซลล์ใน Excel ซึ่งจะบอกวิธีเลือกเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกัน

จัดเรียงคอลัมน์นี้ตามสีของเซลล์: อันดับแรกจะมีเด็กผู้หญิงแล้วจึงเป็นเด็กผู้ชาย เลือกทั้งตารางอีกครั้งคลิก "เรียงลำดับ" - "ปรับแต่งได้...".

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นมีสองระดับที่เราสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ระดับเหล่านี้มีลำดับความสำคัญ - ระดับแรกคือระดับที่ใหญ่ที่สุด ระดับที่สองจะเล็กกว่า เป็นต้น นั่นคือ ถ้าเราต้องการให้ข้อมูลในตารางเด็กผู้หญิง/เด็กผู้ชายถูกจัดเรียงก่อน จากนั้นตามชั้นเรียน และตามด้วยคะแนนเฉลี่ย เราจำเป็นต้องจัดเรียงระดับตามลำดับนั้น

คลิกที่ปุ่ม "เพิ่มระดับ"- ในส่วน "คอลัมน์" เลือก "ชื่อ" จัดเรียง - "สีของเซลล์" ลำดับ - "สีชมพู" "ด้านบน"

ตอนนี้ใช้ลูกศรเพื่อย้าย บรรทัดนี้ไปที่ด้านบนของรายการ คลิกตกลง

ตารางที่มีการจัดเรียงข้อมูลที่มีลักษณะเช่นนี้

มีหมวดหมู่ ผู้ใช้ Excelซึ่งใช้ได้กับหนังสือที่มีจำนวนมากกว่าแผ่นมาตรฐานแทนที่จะเป็นแผ่นมาตรฐาน 3 แผ่น บางส่วนมีประมาณการในหนังสือเหล่านี้, ตัวเลขเป็นชื่อแผ่น, บางส่วนมีใบรับรองการทำงานจากผู้รับเหมา, บางส่วนมีปริมาณการใช้น้ำมันรถยนต์. รถมินิบัสบางส่วนมีส่วนประกอบของการคำนวณทางเศรษฐศาสตร์ ในขณะที่บางรายการมีลักษณะทางไฟฟ้าของอุปกรณ์กระบวนการที่บันทึกไว้ทุกวัน แผ่นแยก(หรือแม้กระทั่งรายชั่วโมง) เป็นการดีถ้าหน้าของหนังสือดังกล่าวถูกจัดเรียงล่วงหน้าในทางใดทางหนึ่ง แต่ถ้าไม่ล่ะ? แม้แต่การค้นหาแผ่นงานที่ถูกต้องในหนังสือก็ยังห่างไกลจากประสบการณ์ที่สนุกสนาน ฉันต้องการจัดเรียงแผ่นงานตามตัวอักษร แต่เป็นไปตามมาตรฐาน เอ็กเซลไม่มีความเป็นไปได้เช่นนั้น

ฉันขอเสนอให้คุณทราบถึงการใช้งานง่าย Add-in (มาโคร) สำหรับ Excelซึ่งช่วยให้ จัดเรียงแผ่นงาน สมุดงาน Excelทั้งขึ้นและลง - หากใครพบการเรียงลำดับที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด เมื่อหลังจาก Sheet1 มาถึง Sheet11 ทันที ไม่ใช่ Sheet2 ก็ไม่ต้องกังวล ส่วนเสริมนี้ช่วยแก้ปัญหานี้ โดยจัดเรียงแผ่นงานที่มีคุณภาพเหมือนกัน โดยชื่อประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และการผสมผสานระหว่างตัวอักษร ตัวเลข ช่องว่าง และสัญลักษณ์ และเขาจะทำเช่นนี้ด้วย แผ่นงานที่ซ่อนอยู่- Add-in เรียงลำดับแผ่นงานอย่างถูกต้องและรวดเร็วด้วยชื่อที่ประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น เช่น 1, 2, 3, 4, 5 รวมถึงแผ่นงานที่มีชื่อเช่น 1-1-1, 1-1-2, 1-1 -3.

Add-in จะถูกเปิดใช้งานโดยปุ่มที่แสดงใน เมนูเอ็กเซลเมื่อคลิก ผู้ใช้จะเห็นกล่องโต้ตอบซึ่งเขาสามารถเลือกวิธีจัดเรียงแผ่นงานจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อยได้ ก็มีเช่นกันการเรียงลำดับแผ่นงานตามสีฉลากและรายการที่กำหนดเอง.

เป็นไปได้เช่นกัน Add-in นั้นติดตั้งง่าย และสำหรับผู้ที่ยังไม่เคยพบการติดตั้ง Add-in ใน Excel ก็มีเช่นกัน คำแนะนำทีละขั้นตอน- ในความคิดของฉันนี่คือ ทางเลือกที่คุ้มค่าการลากแผ่นงานด้วยตนเอง

สวัสดีตอนบ่ายผู้อ่านที่รัก! วันนี้ผมจะมาแบ่งปันวิธีการเรียงลำดับตัวอักษรใน Excel ควรเริ่มต้นด้วยประเภทนี้ จากนั้นจะอธิบายตัวเลือกอื่น ๆ ซึ่งไปข้างหน้า!

เพื่อสาธิตวิธีการนี้ เขาจะถือป้ายที่มีชื่อสมมติของบางคน ก่อนอื่นคุณควรกำหนดคอลัมน์ที่จะทำการเรียงลำดับ

• จากนั้นบนแท็บชื่อ "หน้าแรก" ในส่วน "การแก้ไข" คลิกที่ปุ่ม "จัดเรียงและกรอง" และในรายการป๊อปอัป ให้เลือกรายการที่เรียกว่า "การเรียงลำดับจาก A ถึง Z"
• เป็นที่น่าสังเกตว่าหน้าต่างปรากฏขึ้นซึ่งคุณต้องเลือก: ทั่วทั้งตารางหรือภายในขอบเขตการเลือก
• หากคุณต้องการทำเช่นนี้ในคอลัมน์เดียวเท่านั้น คุณควรทำเครื่องหมายที่ช่อง "จัดเรียงภายในส่วนที่เลือก"

อย่างง่ายดาย? เหลือเชื่อ!

ขึ้นอยู่กับการขึ้นและลง

วิธีการเรียงลำดับนี้ดำเนินการในลักษณะเดียวกับตัวอักษร ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวจะอยู่ในชื่อของฟังก์ชัน: "จากน้อยไปมาก" และ "จากมากไปน้อย"

สำหรับช่องไฟล์หลายช่อง

หากจำเป็นต้องเรียงลำดับพร้อมกันในหลายคอลัมน์และตามพารามิเตอร์หลายตัว ตัวเลือกที่เรียกว่า "การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง" จะมีประโยชน์ ลองพิจารณาดูครับ

คลิกที่แท็บ "หน้าแรก" จากนั้น – “การเรียงลำดับและตัวกรอง” จากนั้น – “การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง”

ส่วนหัวของหน้าต่างประกอบด้วยปุ่มต่อไปนี้:

1. เพิ่มระดับ;
2. ลบระดับ;
3. การคัดลอกระดับ
4. ปุ่มขึ้นและลง

เมื่อพูดถึงวิธีการเรียงลำดับดังกล่าวอย่างชัดเจนเป็นที่น่าสังเกตว่า Excel จะผ่านรายการจากด้านบน ระดับแรกคือลำดับความสำคัญสูงสุด ตัวอย่างเช่น เราเลือก "จัดเรียงบุคคลตามชื่อของพวกเขาจาก A ถึง Z - เสร็จแล้ว

จากนั้นเงื่อนไขต่อไปคือการเรียงลำดับรายการตามอายุ (เพิ่มขึ้น) เกิดอะไรขึ้น? ชื่อจะยังคงเรียงลำดับตามตัวอักษร แต่คนชื่อซ้ำจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่แน่นอนตั้งแต่อายุน้อยที่สุดไปจนถึงอายุมากที่สุด

ก่อนอื่นเลย มีการจัดเรียงบรรทัดตามชื่อ หลังจากนี้คุณควรใส่ใจกับชื่อดาเรีย มี 4 อัน แต่อยู่ในลำดับเดียวกันกับที่อยู่ในตารางในตอนแรก

จากนั้นจึงเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม - เพื่อจัดเรียงผู้คนจากอายุน้อยที่สุดไปหาอายุมากที่สุด ด้วยเหตุนี้ ตารางของเราจึงไม่เพียงแต่จัดเรียงตามชื่อเท่านั้น แต่ยังเรียงลำดับตามอายุด้วย และตอนนี้คุณก็ทราบวิธีจัดเรียงตามตัวอักษรใน Excel แล้ว