Ufikiaji 2010 ni uundaji wa hifadhidata na programu ya usimamizi. Ili kuelewa Ufikiaji, lazima kwanza uelewe hifadhidata.

Katika makala hii, utajifunza kuhusu hifadhidata na jinsi zinavyotumiwa. Utajifunza tofauti kati ya kudhibiti data katika Ufikiaji na Microsoft Excel.

Database ni nini?

Database ni mkusanyiko wa data ambayo huhifadhiwa katika mfumo wa kompyuta. Hifadhidata huruhusu watumiaji wao kuingia kwa haraka na kwa urahisi, kufikia na kuchanganua data zao. Ni zana muhimu sana ambayo unawaona kila wakati. Je, umewahi kusubiri wakati mhudumu wa mapokezi wa daktari akiingiza taarifa zako za kibinafsi kwenye kompyuta au kumtazama mfanyakazi wa dukani akitumia kompyuta ili kuona kama kipengee kilikuwa kwenye akiba? Kisha ukaona hifadhidata ikifanya kazi.

Njia rahisi ya kuelewa hifadhidata ni nini ni kuifikiria kama mkusanyiko wa orodha. Fikiria kuhusu moja ya hifadhidata zilizotajwa hapo juu: hifadhidata ya wagonjwa katika ofisi ya daktari. Je! ni orodha gani zilizomo kwenye hifadhidata kama hiyo? Kweli, kwa wanaoanza, kuna orodha ya majina ya wagonjwa. Kisha kuna orodha ya uteuzi uliopita, orodha yenye historia ya matibabu kwa kila mgonjwa, orodha ya maelezo ya mawasiliano, nk.

Hii inatumika kwa hifadhidata zote - kutoka rahisi hadi ngumu zaidi. Kwa mfano, ikiwa ungependa kuoka vidakuzi, unaweza kuweka hifadhidata iliyo na mapishi unayojua jinsi ya kutengeneza na marafiki unaowapa mapishi hayo. Hii ni moja ya hifadhidata rahisi zaidi. Ina orodha mbili: orodha ya marafiki zako na orodha ya mapishi ya kuoka kuki.

Hata hivyo, ikiwa ungekuwa mtaalamu wa waokaji, ungekuwa na orodha nyingi zaidi za kufuatilia: orodha ya wateja, orodha ya bidhaa zinazouzwa, orodha ya bei, orodha ya maagizo ... orodha inaendelea. Kadiri orodha unavyoongeza, ndivyo hifadhidata itakuwa ngumu zaidi.

Katika Ufikiaji, orodha ni ngumu zaidi kuliko zile unazoandika kwenye karatasi. Ufikiaji huhifadhi orodha zake za data katika majedwali, huku kuruhusu kuhifadhi maelezo ya kina zaidi. Katika jedwali lililo hapa chini, orodha ya watu katika hifadhidata ya waokaji mikate imepanuliwa ili kujumuisha maelezo mengine muhimu kuhusu marafiki.

Ikiwa unajua programu zingine kwenye Suite ya Ofisi ya Microsoft, hii inaweza kukukumbusha Excel, ambayo hukuruhusu kupanga data kwa njia sawa. Kwa kweli, unaweza kuunda meza sawa katika Excel.

Kwa nini utumie hifadhidata?

Ikiwa hifadhidata kimsingi ni mkusanyiko wa orodha zilizohifadhiwa kwenye majedwali, na unaweza kuunda majedwali katika Excel, kwa nini unahitaji hifadhidata halisi? Ingawa Excel ni bora katika kuhifadhi na kupanga nambari, Ufikiaji ni bora zaidi katika kushughulikia data isiyo ya nambari kama vile majina na maelezo. Data isiyo ya nambari ina jukumu muhimu katika karibu hifadhidata yoyote, na ni muhimu kuweza kuipanga na kuichanganua.

Walakini, kile ambacho hifadhidata hufanya, zaidi ya njia nyingine yoyote ya kuhifadhi data, ni muunganisho. Tunaita hifadhidata kama ile utakayofanya kazi nayo katika Fikia hifadhidata ya uhusiano. Hifadhidata ya uhusiano inaweza kuelewa jinsi orodha na vitu vilivyo ndani yao vinahusiana. Ili kuchunguza wazo hili, hebu turejee kwenye hifadhidata rahisi iliyo na orodha mbili: majina ya marafiki zako na mapishi ya vidakuzi unavyojua kutengeneza. Unaamua kuunda orodha ya tatu ili kufuatilia makundi ya vidakuzi unavyotengeneza na ni vya nani. Kwa kuwa unazitengeneza tu, unajua kichocheo, na unazipitisha kwa marafiki zako pekee, orodha hii mpya itapata taarifa zake zote kutoka kwa orodha ulizotengeneza hapo awali.

Tazama jinsi orodha ya tatu inavyotumia maneno yaliyoonekana katika orodha mbili za kwanza? Database ina uwezo wa kuelewa kwamba Vidakuzi vya Ivan Ivanovich na Sour Cream katika orodha ni vitu sawa na Ivan Ivanovich na Vidakuzi vya Sour Cream katika orodha mbili za kwanza. Uhusiano huu unaonekana wazi, na mtu ataelewa mara moja. Walakini, kitabu cha kazi cha Excel hakiwezi.

Tofauti kati ya Ufikiaji na Excel

Excel ingechukulia mambo haya yote kama vipande tofauti vya habari na visivyohusiana. Katika Excel, utahitaji kuingiza kila taarifa kuhusu mtu au aina ya kidakuzi kila wakati unapoitaja kwa sababu hifadhidata hii haitakuwa sawa kama hifadhidata ya Ufikiaji. Kwa ufupi, hifadhidata za uhusiano zinaweza kutambua kile mtu anaweza kufanya: ikiwa maneno sawa yanaonekana katika orodha nyingi, yanarejelea kitu kimoja.

Ukweli kwamba hifadhidata za uhusiano zinaweza kuchakata habari kwa njia hii hukuruhusu kuingiza, kutafuta, na kuchambua data katika zaidi ya jedwali moja kwa wakati mmoja. Mambo haya yote yangekuwa magumu kufanya katika Excel, lakini katika Ufikiaji, hata kazi ngumu zinaweza kurahisishwa na kufanywa kuwa rahisi kwa mtumiaji.

Kusudi kuu la programu hii ni kuunda na kufanya kazi na hifadhidata ambazo zinaweza kuunganishwa na miradi midogo na biashara kubwa. Kwa msaada wake, utaweza kudhibiti data kwa urahisi, kuhariri na kuhifadhi habari.

Programu ya Microsoft Office suite - Access - inatumika kufanya kazi na hifadhidata

Kwa kawaida, kabla ya kuanza, utahitaji kuunda au kufungua hifadhidata iliyopo.

Fungua programu na uende kwenye menyu kuu kwa kubofya amri ya "Faili", kisha uchague "Unda". Wakati wa kuunda hifadhidata mpya, utawasilishwa na chaguo la ukurasa tupu ambao utakuwa na jedwali moja au hifadhidata ya wavuti ambayo hukuruhusu kutumia zana zilizojumuishwa za programu, kwa mfano, machapisho yako kwenye Mtandao.

Kwa kuongeza, ili kufanya uundaji wa hifadhidata mpya iwe rahisi iwezekanavyo, mtumiaji hupewa violezo vya kuchagua kutoka vinavyomruhusu kuunda hifadhidata inayozingatia kazi maalum. Hii, kwa njia, inaweza kukusaidia haraka kuunda fomu ya meza muhimu bila kuweka kila kitu kwa mikono.

Kujaza hifadhidata na habari

Baada ya kuunda hifadhidata, unahitaji kuijaza na habari inayofaa, muundo wake ambao unapaswa kufikiria mapema, kwa sababu utendaji wa programu hukuruhusu kuunda data katika aina kadhaa:

1. Siku hizi aina rahisi zaidi na ya kawaida ya muundo wa habari ni meza. Kwa upande wa uwezo wao na kuonekana, meza katika Upatikanaji sio tofauti sana na zile za Excel, ambayo, kwa upande wake, hurahisisha sana uhamisho wa data kutoka kwa programu moja hadi nyingine.
2. Njia ya pili ya kuingiza habari ni kwa kutumia fomu;
3. Ili kukokotoa na kuonyesha taarifa kutoka kwenye hifadhidata yako, ripoti hutolewa ambazo zitakuwezesha kuchanganua na kukokotoa, kwa mfano, mapato yako au idadi ya wakandarasi unaofanya nao kazi. Wao ni rahisi sana na kuruhusu kufanya mahesabu yoyote, kulingana na data iliyoingia.
4. Kupokea na kupanga data mpya katika programu hufanywa kupitia maswali. Kwa msaada wao, unaweza kupata data maalum kati ya meza kadhaa, pamoja na kuunda au kusasisha data.

Kazi zote hapo juu ziko kwenye upau wa vidhibiti, kwenye kichupo cha "Uumbaji". Huko unaweza kuchagua kipengee unachotaka kuunda, na kisha, katika "Msanifu" anayefungua, ujipange mwenyewe.

Kuunda hifadhidata na kuagiza habari

Unapounda hifadhidata mpya, kitu pekee utakachoona ni jedwali tupu. Unaweza kuijaza mwenyewe au kuijaza kwa kunakili habari muhimu kutoka kwa Mtandao. Tafadhali kumbuka kuwa kila habari unayoingiza lazima iwekwe kwenye safu tofauti, na kila kiingilio lazima kiwe na mstari wa kibinafsi. Kwa njia, safuwima zinaweza kubadilishwa jina ili kusogeza vyema yaliyomo.

Ikiwa maelezo yote unayohitaji ni katika programu nyingine au chanzo, programu inakuwezesha kusanidi uingizaji wa data.

Mipangilio yote ya uingizaji iko kwenye kichupo tofauti kwenye paneli ya kudhibiti inayoitwa "Data ya Nje". Hapa, katika eneo la "Ingiza na Viungo", muundo unaopatikana umeorodheshwa, ikiwa ni pamoja na Excel, Hati za Ufikiaji, faili za maandishi na XML, kurasa za mtandao, folda za Outlook, nk. Baada ya kuchagua muundo unaohitajika ambao habari itahamishwa, haja ya kutaja njia ya eneo la faili. Ikiwa imepangishwa kwenye seva, programu itakuhitaji kuingiza anwani ya seva. Unapoingiza, utakutana na mipangilio mbalimbali ambayo imeundwa ili kuhamisha data yako kwa njia ya Kufikia. Fuata maagizo ya programu.

Vifunguo vya msingi na mahusiano ya meza

Wakati wa kuunda meza, programu inapeana kila rekodi ufunguo wa kipekee. Kwa chaguo-msingi, ina safu ya majina, ambayo huongezeka data mpya inapoingizwa. Safu hii ndio ufunguo msingi. Mbali na funguo hizi za msingi, hifadhidata inaweza pia kuwa na sehemu zinazohusiana na habari iliyo kwenye jedwali lingine.

Kwa mfano, una majedwali mawili yenye taarifa zinazohusiana. Kwa mfano, wanaitwa "Siku" na "Mpango". Kwa kuchagua sehemu ya "Jumatatu" katika jedwali la kwanza, unaweza kuiunganisha na sehemu yoyote kwenye jedwali la "Mpango" na unapoelea juu ya mojawapo ya sehemu hizi, utaona taarifa na visanduku vinavyohusiana.

Mahusiano kama haya yatafanya hifadhidata yako iwe rahisi kusoma na hakika itaongeza utumiaji na ufanisi wake.

Ili kuunda uhusiano, nenda kwenye kichupo cha "Vyombo vya Database" na katika eneo la "Mahusiano", chagua kitufe cha "Data Schema". Katika dirisha inayoonekana, utaona hifadhidata zote zinachakatwa. Tafadhali kumbuka kuwa hifadhidata lazima ziwe na sehemu maalum zilizoteuliwa kwa funguo za kigeni. Katika mfano wetu, ikiwa katika jedwali la pili unataka kuonyesha siku ya juma au nambari, acha shamba tupu, ukiita "Siku". Pia sanidi umbizo la uga kwani linafaa kuwa sawa kwa jedwali zote mbili.

Kisha, majedwali mawili yakiwa wazi, buruta sehemu unayotaka kuunganisha kwenye sehemu ya ufunguo wa kigeni iliyoandaliwa maalum. Dirisha la "Hariri Viungo" litaonekana, ambalo utaona mashamba yaliyochaguliwa tofauti. Ili kuhakikisha mabadiliko ya data katika sehemu na majedwali yanayohusiana, chagua kisanduku karibu na "Hakikisha uadilifu wa data."

Uumbaji na aina za maombi

Hoja ni kitendo katika programu inayomruhusu mtumiaji kuhariri au kuingiza taarifa kwenye hifadhidata. Kwa kweli, maombi yamegawanywa katika aina 2:

1. Maswali ya kuchagua, shukrani ambayo programu hupata habari fulani na kufanya mahesabu juu yake.
2. Maombi ya hatua ambayo huongeza maelezo kwenye hifadhidata au kuiondoa.

Kwa kuchagua "Mchawi wa Swali" kwenye kichupo cha "Uumbaji", programu itakuongoza kupitia mchakato wa kuunda aina maalum ya ombi. Fuata maagizo.

Hoja zinaweza kukusaidia pakubwa kupanga data yako na kufikia taarifa mahususi kila wakati.

Kwa mfano, unaweza kuunda swala maalum kulingana na vigezo fulani. Ikiwa ungependa kuona maelezo kuhusu tarehe au siku mahususi ya jedwali la "Siku" kwa muda wote, unaweza kusanidi hoja sawa. Chagua kipengee cha "Query Builder", na ndani yake meza unayohitaji. Kwa chaguo-msingi, swali litachaguliwa; hii inakuwa wazi ikiwa utaangalia upau wa vidhibiti na kitufe cha "Chaguo" kilichoangaziwa hapo. Ili programu itafute haswa tarehe au siku unayohitaji, tafuta mstari "Hali ya uteuzi" na uweke maneno [siku gani?] hapo. Kumbuka, ombi lazima liwekwe kwa mikono ya mraba na limalizike na alama ya kuuliza au koloni.

Hii ni kesi moja tu ya utumiaji kwa maswali. Kwa kweli, wanaweza pia kutumika kuunda meza mpya, kuchagua data kulingana na vigezo, nk.

Kuweka na kutumia fomu

Shukrani kwa matumizi ya fomu, mtumiaji anaweza kutazama habari kwa kila uwanja kwa urahisi na kubadili kati ya rekodi zilizopo. Wakati wa kuingiza habari kwa muda mrefu, kutumia fomu hurahisisha kufanya kazi na data.

Fungua kichupo cha "Uumbaji" na upate kipengee cha "Fomu", ukibofya ambayo itaonyesha fomu ya kawaida kulingana na data kwenye meza yako. Sehemu za habari zinazoonekana zinakabiliwa na mabadiliko ya kila aina, ikiwa ni pamoja na urefu, upana, n.k. Tafadhali kumbuka kuwa ikiwa kuna uhusiano katika jedwali hapo juu, utaziona na unaweza kuziweka upya kwenye dirisha moja. Chini ya programu utaona mishale ambayo itawawezesha kufungua kila safu ya meza yako mara moja au mara moja uende kwa ya kwanza na ya mwisho. Sasa kila mmoja wao ni rekodi tofauti, mashamba ambayo unaweza kusanidi kwa kubofya kitufe cha "Ongeza mashamba". Taarifa iliyobadilishwa na kuingizwa kwa njia hii itaonyeshwa kwenye meza na katika meza zote zilizounganishwa nayo. Baada ya kuanzisha fomu, unahitaji kuihifadhi kwa kushinikiza mchanganyiko muhimu "Ctrl + S".

Kuunda ripoti

Kusudi kuu la ripoti ni kumpa mtumiaji muhtasari wa jumla wa jedwali. Unaweza kuunda ripoti yoyote kabisa, kulingana na data.

Programu hukuruhusu kuchagua aina ya ripoti, ikitoa kadhaa za kuchagua kutoka:

1. Ripoti - ripoti ya kiotomatiki itaundwa kwa kutumia maelezo yote yaliyotolewa kwenye jedwali, hata hivyo, data haitawekwa katika makundi.
2. Ripoti tupu ni fomu ambayo haijajazwa ambayo unaweza kuchagua data mwenyewe kutoka kwa sehemu zinazohitajika.
3. Ripoti Wizard - itakuongoza kupitia mchakato wa kuunda ripoti na itaweka pamoja na kupanga data.

Katika ripoti tupu, unaweza kuongeza, kufuta au kuhariri mashamba, kujaza habari muhimu, kuunda vikundi maalum ambavyo vitasaidia kutenganisha data fulani kutoka kwa wengine, na mengi zaidi.

Hapo juu ni mambo ya msingi ambayo yatakusaidia kukabiliana na kubinafsisha programu ya Ufikiaji kwako, hata hivyo, utendakazi wake ni mpana kabisa na hutoa urekebishaji mzuri zaidi wa kazi zilizojadiliwa hapa.

Ufikiaji wa Microsoft ni mfumo wa usimamizi wa hifadhidata unaotumiwa kuunda programu kamili za seva ya mteja kwa kutumia muunganisho wa "mteja wa DB". Gamba la picha rahisi na la kimantiki hukuruhusu kutoa funguo za msingi na za sekondari, faharisi, uhusiano kati ya vitu vya hifadhidata, na pia kurekebisha uhusiano kati ya jedwali tofauti zinazounda muundo wa hifadhidata kwa fomu ya kawaida inayohitajika. Ufikiaji hutoa zana za kiteknolojia za kubadilishana data kati ya vyanzo vingine vya OLEDB na ODBC, ikijumuisha majedwali ya Excel; faili za maandishi zilizohifadhiwa katika muundo wa CSV; Vitu vya XML, pamoja na maduka ya SharePoint, vyombo vya PDF au XPS, na folda za Outlook.

Utendaji uliopanuliwa wa Ufikiaji DBMS

Pamoja na suluhu zingine zilizotumika za kuingiliana na vitu vya hifadhidata, Ufikiaji humpa msanidi programu seti ifuatayo ya uwezo na chaguo za kiufundi:

• wingi wa fomati za kuwasilisha na kuhifadhi data katika majedwali. Miongoni mwa aina kuu zinazopatikana ni maandishi, nambari, sarafu, aina za kimantiki, viungo, tarehe na wakati, muundo wa kimantiki, pamoja na idadi ya maelezo mengine ya msaidizi.
• kubadili haraka kati ya hali ya meza na modi ya mbuni, hukuruhusu kuunda muundo wa jedwali na kutaja fomati za seli zake za kibinafsi.
• kuunda makro ya data ili kugeuza shughuli za kawaida na mifuatano ya vitendo inayotumika wakati wa kuunda maudhui ya hifadhidata. Macro zote zinaweza kuzalishwa kulingana na kubofya kwa kipanya kwenye kihariri kikuu kilichojengwa ndani, au kuwa na vipengele kwa kutumia lugha ya Visual Basic. Kama ilivyo kwa programu zingine za Ofisi ya Microsoft, Ufikiaji wa Macro unaweza kuitwa kwa kubonyeza mchanganyiko wa hotkey uliobainishwa kwenye mipangilio
• mgandamizo wa hifadhidata na urejeshaji unaofuata wa yaliyomo kutoka kwa nakala mbadala. Kumbukumbu ya hifadhidata inaweza kuhifadhiwa kwenye seva salama ya mbali, katika wingu au kwenye kiendeshi cha diski cha ndani
• mbuni wa ripoti jumuishi kwa ajili ya kuonyesha data kutoka kwenye hifadhidata kwenye fomu na fomu zilizochapishwa za karatasi. Ripoti zote zinaweza kusanidiwa na kufafanuliwa ili kupata uteuzi sahihi wa habari kutoka kwa hifadhidata. Pia katika interface ya Ufikiaji, inawezekana kuzalisha muundo wa ripoti iliyogawanywa katika sehemu na vitalu, ama kwa mikono au kutumia mchawi maalum. Kwa kuongezea, kupanga na kuchuja habari iliyoonyeshwa huwasilishwa katika hatua ya kutoa ripoti na baadaye, wakati aina ya mwisho ya ripoti tayari imefikiriwa na kukamilishwa.
• msaidizi wa taarifa iliyoorodheshwa ambayo hutoa maelezo ya kina kuhusu chaguo lililotafutwa, kategoria ya menyu kuu, moduli, au ikoni ya Ufikiaji. Msaidizi wa maelezo ameunganishwa kwa karibu kwenye ganda la programu, na katika masahihisho ya hivi karibuni DBMS hutumia maendeleo katika uwanja wa akili bandia na msaidizi wa sauti wa Cortana.

Kwenye rasilimali yetu unaweza kupakua toleo kamili la Ufikiaji la Russified kwa kizazi chochote cha Windows. Kila toleo la matumizi linalopatikana kwa kupakuliwa linakuja na mahitaji ya mfumo yanayolingana na muundo wa kompyuta unaotumia. Ikiwa kifaa chako ni cha zamani, inafaa kwenda na toleo la mapema la bidhaa.

Maelezo Mapitio (0) Picha za skrini

Umewahi kuunda hifadhidata kutoka mwanzo? Wale ambao hawana msingi wa msingi, kwa namna ya ujuzi wa lugha ya programu kwa kuandika, watasema kwamba bila ujuzi hapo juu kazi hii haiwezekani tu. Hata hivyo, katika mazoezi hii sivyo. Programu inayoitwa Microsoft Access hukuruhusu kwa urahisi geuza kukufaa mpangilio wa data na urekebishe kulingana na mahitaji yako.

Unapaswa kupakua Ufikiaji wa Microsoft ikiwa unahitaji programu ambayo inatekelezea muundo wa hifadhidata kwa uwakilishi wote unaoonekana. Katika siku zijazo, unaweza kuitumia kwa matumizi ya kibinafsi na ya kibiashara. Na zaidi ya hayo, faili ambayo amri na zana za msingi za kusafiri kati ya sehemu za kitabu kimoja zilijengwa ndani, inawezekana kuchapisha kwenye rasilimali ya wavuti, hivyo kusaidia watumiaji na kuboresha tovuti yako mwenyewe.




Vipengele vya ufikiaji

Toleo la kupakua Ufikiaji kutoka kwa hii au tovuti rasmi ni bure kabisa. Kutumia utendaji wa programu, unaweza kutekeleza seti zifuatazo za kazi:

• Mawasiliano ya kikundi kwa maneno, umaarufu na vigezo vingine, tengeneza kitabu chako cha simu kiotomatiki;
• Hifadhi na upange data ya fedha, kama vile akaunti, pochi, matumizi ya hivi majuzi ya pesa taslimu;
• Andaa kazi, orodha za bei na miradi.

Dirisha la "Kuanza" na ubunifu mwingine wa kiolesura

Dirisha jipya la "Kuanza" limeonekana Inakuwezesha kuanza kufanya kazi haraka na programu Unaweza kuchagua kiolezo chochote kutoka kwa maktaba tajiri ya violezo vya hifadhidata .

Hali ya mpangilio

Aliongeza mpangilio wa hali. Katika hali hii, unaweza kubadilisha muundo wa ripoti na kufuatilia matokeo yaliyopatikana kwa wakati halisi. Hali ya kubuni pia inabaki inapatikana kwa hesabu ngumu zaidi na uendeshaji. Zana za kuuza nje na kuagiza zimeboreshwa, ikiwa ni pamoja na kuuza nje kwa muundo wa PDF na XPS.

Aina mpya za sehemu za data na kufanya kazi nazo kwa urahisi

Aina mpya za sehemu za data zimetekelezwa: sehemu zenye thamani nyingi na viambatisho. Hii inamaanisha kuwa seli yoyote inaweza kuhifadhi maadili kadhaa ya aina moja ya data.

Umakini otomatiki, Vichujio vya Haraka, na Thamani Zilizokokotolewa katika Jedwali

Chombo cha Autofocus kimeonekana. Madhumuni yake ni kuchuja data kwa haraka kwa kuchagua thamani za uga za kipekee. Kipengele kingine cha urahisi ni kwamba vichungi vya kuelezea vimeundwa kulingana na aina ya data. Katika hali ya jedwali, sasa inawezekana kuongeza safu mlalo jumla na kujumuisha maadili yaliyohesabiwa hapo. Hii inaweza kuwa: wastani, jumla, idadi ya maadili, upeo, kiwango cha chini, tofauti na kupotoka kwa kawaida.