Teknolojia ya habari kwa msaada wa nyaraka za shughuli za usimamizi. Mifumo ya usimamizi wa hati. Mkuu wa usimamizi wa usaidizi wa nyaraka za teknolojia ya kompyuta

Kazi ya ofisi- tawi la shughuli ambalo hutoa nyaraka na shirika la kazi na hati rasmi. Usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi hufafanua mfumo wa kanuni na sheria zinazoweka mahitaji ya sare kwa nyaraka, shirika la kazi na nyaraka na uhifadhi wao wa kumbukumbu katika mchakato wa usimamizi, kwa kuzingatia teknolojia za habari zinazotumiwa. Nyaraka za shughuli za usimamizi ni mchakato uliodhibitiwa wa kuunda hati (maendeleo ya yaliyomo, muundo, idhini, idhini, uchapishaji) kwenye karatasi au media zingine zinazohakikisha nguvu yake ya kisheria. Inakuwezesha kuandaa kazi na nyaraka, kuunda mtiririko wa hati bora, kuhakikisha kuhifadhi, kutafuta, matumizi na udhibiti wa utekelezaji wa nyaraka katika shughuli za sasa za taasisi.

Mtiririko wa hati - harakati za hati katika shirika kutoka wakati zinaundwa au kupokea hadi kukamilika kwa utekelezaji na kupeleka. Ikumbukwe kwamba kazi ya ofisi ni seti ya hatua za kuhakikisha usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi (DOU), na mtiririko wa hati ni harakati za nyaraka ndani ya DOU.

AS DOU imeundwa kuongeza ufanisi wa shughuli za usimamizi wa mashirika kwa kugeuza kiotomati safu nzima ya kazi na hati na inapaswa kutatua kazi kuu zifuatazo:

nyaraka (maandalizi, utekelezaji, uratibu, idhini na kutolewa kwa nyaraka);
kuhakikisha mtiririko wa hati (mapokezi, usajili, shirika la nyaraka na miradi yao, kutuma, uhamisho wa nyaraka kwa hifadhi ya kumbukumbu);
kuhakikisha kazi na hati katika mchakato wa usimamizi (udhibiti wa utekelezaji, uhasibu, uhifadhi wa uendeshaji, shirika la mifumo ya uainishaji, indexing, kutafuta na usindikaji wa nyaraka; ulinzi kutoka kwa upatikanaji usioidhinishwa; kugawana hati chini ya kiwango kinachohitajika cha udhibiti wa upatikanaji; mchakato wa kufanya maamuzi na kuripoti hati, huduma za habari kwa watumiaji);
automatisering ya taratibu za kumbukumbu, uhifadhi wa kumbukumbu na uharibifu wa nyaraka ambazo mzunguko wa maisha umekamilika (utekelezaji wa sheria za uhifadhi, utoaji wa utafutaji na matumizi; uhamisho kwenye hifadhi ya serikali au uharibifu wa nyaraka za kumbukumbu).

Mfumo wa hati za usimamizi wa kiotomatiki huunda nafasi ya habari ya umoja ambayo huwapa watumiaji njia ya kushirikiana na hati zote za shirika: mawasiliano yanayoingia na kutoka, nyenzo za ndani za shirika na usimamizi, pamoja na mawasiliano yanayoambatana - katika mzunguko wao wote wa maisha. Baada ya mwisho wa "maisha ya kazi" ya nyaraka, mfumo lazima uhifadhi hifadhi yao ya kumbukumbu au kurekodi taarifa kuhusu uharibifu wao au uhamisho kwenye hifadhi ya serikali.

Unaweza kutekeleza usaidizi wa hati otomatiki kwa usimamizi katika mashirika kama ifuatavyo:

kuagiza au kutekeleza peke yako maendeleo ya mfumo unaozingatia moja kwa moja eneo la somo la shirika;
nunua mfumo uliotengenezwa tayari wa kuagiza mzunguko kutoka kwa programu zinazotolewa kwenye soko la Urusi na ubadilishe kwa eneo la somo la shirika.

Upeo wa matumizi ya mfumo wa "LanDocs" ni automatisering ya ofisi na ujenzi wa kumbukumbu za ushirika za nyaraka za elektroniki. Madhumuni ya kutekeleza mfumo huu ni kuunda katika kituo cha otomatiki mazingira ya kisasa ya umoja-kiufundi ili kusaidia kazi ya pamoja ya wafanyikazi na hati za elektroniki, kuhakikisha, na upatikanaji wa programu inayofaa ya mfumo na teknolojia iliyothibitishwa ya kufanya kazi na mfumo, otomatiki. ya maeneo yafuatayo ya kazi za ofisi:

uundaji na matengenezo ya hifadhidata ya muundo wa kati ya habari ya hati na ufikiaji wa watumiaji wengi;
uundaji na matengenezo ya hazina za kati za hati za elektroniki (hifadhi za uendeshaji na za muda mrefu) na kufanya kazi na maandishi ya hati za elektroniki;
uhasibu kwa shughuli za ofisi na kudumisha historia ya kazi na hati;
utafutaji wa kiotomatiki kwa maelezo ya hati na maandishi ya hati;
usambazaji wa hati otomatiki na udhibiti juu ya utekelezaji wa hati na maagizo;
kuhakikisha utofauti wa upatikanaji wa mtumiaji kwa haki za kazi na haki za hati;
kusaini hati za elektroniki na saini ya dijiti ya elektroniki;
ushirikiano na barua pepe ya ushirika.

Kutumia mfumo kunahusisha utumiaji wa teknolojia ya kufanya kazi na hati katika mazingira ya kazi ya kiotomatiki ya ofisi, kwa hivyo maneno yaliyotumiwa katika mwongozo huu sio kila wakati sanjari kabisa na dhana ya kazi ya kawaida ya ofisi ("karatasi").

Programu ya mstari wa "LanDocs" imeundwa kwa ajili ya automatisering ya kina ya michakato ya kazi ya ofisi na kudumisha kumbukumbu ya nyaraka za elektroniki katika mashirika ya ukubwa na viwanda mbalimbali. Bidhaa za familia ya "LanDocs" hufanya iwezekane kujumuisha katika mtiririko wa kiotomatiki wa ofisi sio tu watumiaji waliounganishwa kwenye mtandao wa kompyuta wa ndani, lakini pia walio mbali kijiografia - kutoa uwezo wa kufanya kazi za ofisi na kupata hati kwa kutumia miundombinu ya Mtandao/Intraneti na mifumo ya barua pepe. Utendaji na muundo wa moduli za mfumo ni lengo la kuhakikisha kazi kamili na hati za elektroniki, ambayo ni sawa na kufanya kazi na hati za karatasi.

Mfumo wa "LanDocs" ni mkusanyiko wa bidhaa za programu zifuatazo:

Mfumo "LanDocs: MCHAKATO WA KESI" - mfumo wa msingi wa michakato ya kazi ya ofisi otomatiki na kudumisha kumbukumbu ya hati za elektroniki. Inatekelezwa katika usanifu wa seva ya mteja kulingana na DBMS ya viwanda, inafanya kazi katika mtandao wa kompyuta wa ndani wa kompyuta za kibinafsi zinazoendesha Windows 95/98/NT 2000. ; hutolewa ili kufanya kazi na DBMS " Oracle" na MS "SQL Server"; iliyo na kiolesura kilichoandikwa cha OLE kwa ajili ya kupachika huduma za usimamizi wa hati za "LanDocs" kwenye programu za Windows za wahusika wengine.

Mfumo " LandDocs: DOCUMENT SERVER"- programu ya seva ya usimamizi wa kati wa uhifadhi wa yaliyomo kwenye hati (faili za hati) kwenye kumbukumbu ya elektroniki. Huingiliana na mfumo wa "LanDocs: KAZI" na inasaidia shughuli za kusoma, kuandika, kufuta, kuhamisha faili za hati kwa uhifadhi wa muda mrefu na kuweka shughuli hizi zote kwenye seva maalum inayoendesha Windows NT 4.0/2000.

Chaguo la utafutaji wa maandishi kamili "LanDocs: DOCUMENT SERVER" hutoa uwezo wa kutafuta kupitia maandishi ya hati kwa kutumia uchanganuzi wa kimofolojia.

"KUCHANGANUA NA KUONA PICHA ZA MANIPI"- mfumo wa skanning nyaraka za karatasi na kufanya kazi na picha za nyaraka (picha za elektroniki za nyaraka za karatasi). Inakuruhusu kufanya kazi kwa urahisi na nakala za elektroniki za hati za karatasi, nenda kwenye ukurasa unaotaka, onyesha picha kwa mizani tofauti, chunguza maelezo katika hali ya "kioo cha kukuza", sufuria, ondoa matangazo kutoka kwa picha, na mengi zaidi.

"LanDocs: UPATIKANAJI WA INTERNET"- seva maalum ya wavuti kwa kupata data ya mfumo wa otomatiki wa ofisi na kumbukumbu ya ushirika ya hati za elektroniki kupitia mtandao; hukuruhusu kufanya usajili, kutafuta, kutuma barua na shughuli zingine kwa hati kwa kutumia Kivinjari cha kawaida cha Mtandao (Internet Explorer, Netscape Navigator) kama mteja anayejitegemea.

"LandDocs: SEVA YA MAIL"- programu maalum ya seva ambayo hufanya kazi kama lango la mfumo wa barua pepe unaooana na MAPI; hutoa uwezo wa kutuma ujumbe, kazi na hati kutoka kwa mfumo wa LanDocs kwa watendaji ambao hawana programu ya mfumo ya LanDocs: OFFICE PROCESS.

"LandDocs: MTEJA WA BARUA"- programu ya mteja inayoendeshwa katika MS Exchange, MS Outlook, Vidokezo vya Lotus. Mtumiaji ana fursa ya kupokea kazi na hati kutoka kwa hifadhidata ya "LanDocs" na kuripoti juu ya utekelezaji wa kazi akiwa kwenye kisanduku cha barua cha MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM"– mfumo mdogo wa usalama katika mfumo wa "LanDocs", iliyoundwa kulinda taarifa kupitia sahihi ya kielektroniki ya dijiti na usimbaji fiche. Mfumo mdogo wa usalama unajumuisha seva ya usalama na sehemu za mteja za programu za mtumiaji za "LanDocs". Seva ya usalama hutekeleza majukumu ya mamlaka ya uidhinishaji, ambayo huhakikisha utoaji wa vyeti muhimu vya umma kulingana na maombi ya mtumiaji na shirika la ufikiaji wa mtumiaji mtandaoni kwa hifadhidata ya cheti (muundo wa cheti unatii mapendekezo ya ITU-T.509). Sehemu ya mteja ya mfumo mdogo inaruhusu mtumiaji kusaini hati, ujumbe na vitu vingine vya habari "LanDocs" na ufunguo wake wa kibinafsi, na kuthibitisha saini za watumiaji wengine. Matukio yanayohusisha matumizi ya sahihi ya kielektroniki ya kidijitali, usimbaji fiche, utengenezaji wa ufunguo na utoaji wa cheti yanarekodiwa katika itifaki za uendeshaji wa mfumo mdogo.

"LandDocs: KUPITIA"– zana ya programu inayopanua uwezo wa "LanDocs: OFFICE PROCESS" ya kudhibiti michakato ya kuchakata hati. Mfano wa michakato ya harakati ya hati unafanywa kwa njia rahisi na ya kuona - kupitia ujenzi wa ramani za picha. Ramani huamua njia ya harakati ya ujumbe na hati, huamua hali ya mpito kutoka hatua moja ya usindikaji hadi nyingine. Njia iliyoundwa kwa njia hii hutumiwa kuanzisha harakati za hati na kudhibiti njia ya harakati zake. Kazi za uchanganuzi hukuruhusu kupata data tuli kwenye vigezo halisi vya mchakato.

Mfumo "LanDocs: OFFICE PROCESS" hukuruhusu kufanya kazi kuu zifuatazo:

usajili wa hati;
kuingia maandishi ya hati na kazi za kusaidia kwa kufanya kazi na faili;
kubadilishana nyaraka na ujumbe, kutuma kazi kwa ajili ya utekelezaji;
udhibiti wa utekelezaji wa hati na kazi;
kazi katika hali ya uingizwaji;
kufuatilia miunganisho ya kazi ya ofisi kati ya hati, kuunda folda zenye muundo tata;
urambazaji na utafutaji wa nyaraka;
kuripoti mtiririko wa hati;
skanning nyaraka za karatasi, kufanya kazi na picha za hati (kwa kutumia zana za "LAN Image");
kuunganishwa na maombi ya ofisi kwa kufanya kazi na nyaraka za elektroniki;
ushirikiano na programu za Windows za nje;
kutuma kazi na arifa kwa watumiaji wa barua pepe;
matumizi ya saini ya elektroniki, utekelezaji na udhibiti wa shughuli za kazi za ofisi kwenye hati;
kazi kupitia mtandao;
kutunza saraka.

"LanDocs" ni mfumo unaolenga kufanya kazi na hati. Hati katika mfumo wa "LanDocs" ni mkusanyiko wa data juu ya hati na vitu vya habari vinavyohusishwa na hati - kadi ya usajili, faili na matoleo yao na maandishi ya hati, taarifa juu ya historia ya harakati ya hati, saini ya kielektroniki ya dijiti, nk. Kwa hivyo, hati iliyosajiliwa katika mfumo wa "LanDocs" inaeleweka kama kitu maalum cha habari - "LanDocs Document".

Hati ya "LanDocs" ni mchanganyiko wa vipengele vitatu kuu: kadi ya usajili, maandishi ya hati (faili yenye maandishi ya hati iliyounganishwa na kadi ya usajili), taarifa kuhusu historia ya kufanya kazi na hati (historia ya harakati na utekelezaji wa kazi ya ofisi na uendeshaji wa mfumo kuhusiana na kupata hati). Wakati wa kuingiza hati kwenye mfumo, habari juu ya hati haijaingizwa tu na maandishi ya hati huingizwa, lakini kitu kipya cha habari kinaundwa - hati ya "LanDocs", ambayo, ikiwa maandishi ya hati yapo, ni hati kamili.

Kadi ya Usajili - iliyoundwa kwa kila hati (karatasi au elektroniki) ambayo inahitaji kuingizwa kwenye mfumo. Kadi ya usajili wa hati ina sifa zinazoonyesha hati na hutumikia kuitafuta. Sifa za kadi ya usajili, kama sheria, sanjari na maelezo ya hati.

Faili ya hati (maandishi ya hati yenye maandishi, meza, picha, sauti, nk) - iliyounganishwa na kadi ya usajili na kuhifadhiwa kwenye mfumo katika muundo wa faili wa awali (bila uongofu). Mfumo hukuruhusu kuhifadhi faili kadhaa kwa hati moja na matoleo mengi ya faili moja. Orodha ya fomati za faili zinazoruhusiwa kutumika imedhamiriwa na msimamizi. Ikiwa hati ipo kama karatasi asili, basi inaweza kuchanganuliwa na moduli ya programu ya "LANImage", inayoitwa kuagiza na skanning; katika siku zijazo, picha ya hati itahifadhiwa kwenye mfumo kama picha ya elektroniki ya hati iliyowasilishwa kwa muundo wa picha.

Habari juu ya historia ya harakati ya hati na kufanya kazi na hati ni seti ya habari iliyomo kwenye orodha ya ujumbe kwenye hati na maingizo katika itifaki za uendeshaji wa mfumo kuhusu habari kuhusu saini za elektroniki zilizotumika.

"Uwakilishi" wa hati katika mfumo kama "hati ya Hati za Dm" hukuruhusu kuzipa hati za "LanDocs" madhumuni sawa ya utendaji ambayo hati za "karatasi" za kawaida zina: habari, usimamizi na kisheria.

Mbinu za kulinda taarifa na kubainisha mamlaka ya mtumiaji zinazotekelezwa katika mfumo wa "LanDocs" hukuruhusu:

kulinda dhidi ya kuingia bila ruhusa na nenosiri;
kuamua haki za upatikanaji wa mtumiaji kwa nyaraka za viwango mbalimbali vya usiri;
kubinafsisha haki ya kupata hati kwa kufafanua orodha ya watu ambao wana haki ya kufanya kazi na hati;
encrypt (encode) nyaraka za siri.

Mfumo una ulinzi wa nenosiri kwa kuingia kwenye mfumo. Mtumiaji anapoingia kwenye mfumo, anaulizwa jina lake na nenosiri, baada ya hapo mfumo unamruhusu kufanya kazi tu ambazo zinatolewa kwa mtumiaji kwa mujibu wa haki zake za kazi.

Utofautishaji wa ziada wa haki za mtumiaji kupata hati unatekelezwa kwa kuzingatia utaratibu wa viwango vya usiri.

Mfumo hutoa "Haki za Faili"- orodha ya shughuli na faili za hati ambazo zinadhibitiwa kwa kila faili. Kwa faili ambayo tayari imeingizwa kwenye hati, haki zifuatazo zinaweza kupewa:

kurudi kwenye toleo la awali;
kubadilisha jina la faili;
kubadilisha hali ya faili;
mgawo wa haki za faili;
kutazama;
kuhariri;
ufutaji.

Unapotumia programu ya "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", uadilifu wa hati za "LanDocs" unalindwa zaidi (usalama wa ukaguzi katika kiwango cha programu).

Inapotumiwa kwa uhifadhi wa muda mrefu wa vyombo vya habari visivyoweza kuandikwa tena, usalama wa ukaguzi unahakikishwa kwa kiwango cha kimwili kuhusiana na faili za hati.

Vipengele vya ziada vya usalama vinaweza kujumuishwa katika mzunguko wa kiteknolojia wa matumizi na matengenezo ya mfumo.

Kusudi la mstari wa mpango wa "LanDocs". Mstari wa "LanDocs" wa bidhaa za programu umeundwa kwa ajili ya kujenga mifumo ya kiotomatiki ya elimu ya shule ya mapema katika makampuni ya biashara ya ukubwa na utaalam mbalimbali. Mpango wa LandDocs hukuruhusu kutekeleza anuwai ya suluhisho tofauti za muundo, kama vile:

mfumo wa otomatiki kazi ya ofisi na mtiririko wa hati, kwa kuzingatia viwango na kanuni za ndani, mazoezi ya kurekodi hati na ufuatiliaji wa utekelezaji wa maagizo. Inatoa viwango tofauti vya utendaji kwa kategoria tofauti za wafanyikazi;
hifadhi ya ushirika (archive) ya nyaraka za elektroniki, kutoa ulinzi wa kuaminika wa nyaraka kutoka kwa upatikanaji usioidhinishwa, uwezekano wa utafutaji wa maandishi kamili kwa kuzingatia morpholojia ya lugha, ukataji miti na ukaguzi wa vitendo vya mtumiaji kuhusiana na upatikanaji wa nyaraka;
mfumo wa otomatiki wa shughuli za kumbukumbu za idara na mgawanyiko wa kumbukumbu wa shirika, unaofanya kazi kulingana na mahitaji ya Huduma ya Kumbukumbu ya Jimbo la Shirikisho la Urusi. Inahakikisha utayarishaji wa ripoti maalum kwa kumbukumbu za idara na inasaidia teknolojia maalum za uingizaji wa kundi la hati za karatasi kwenye kumbukumbu ya elektroniki;
mfumo wa usaidizi wa kiotomatiki wa michakato ya biashara ya shirika, ambayo hukuruhusu kuamua njia ya usafirishaji wa hati na kudhibiti mtiririko wao.

Teknolojia za utekelezaji wa programu "LandDocs". Baada ya utekelezaji wa AS DOW, mkakati zaidi unahusisha kujenga mfumo bora wa usimamizi wa mradi, ambao unapaswa kuhakikisha:

kufuata upeo wa matokeo yaliyopatikana na malengo ya kimkakati ya mradi;
kuongeza usahihi wa mipango ya mradi;
udhibiti wa juu kwa upande wa usimamizi wa mradi, kuhakikisha uwezo wa kutambua na kuondoa mwelekeo mbaya katika utekelezaji wa mradi katika hatua mbalimbali;
kupunguza hatari za mradi.

Mradi huo unatekelezwa na timu ya pamoja, ambayo ni pamoja na:

kutoka kwa muundaji wa programu - meneja wa mradi, wafanyikazi wa kikundi cha utekelezaji wanaofanya kazi kwenye majengo ya mteja, na wafanyikazi wa kikundi cha usaidizi wanaosuluhisha maswala ya usaidizi wa kiufundi kwa kudumisha nyaraka za mradi;
mteja ni mwakilishi anayewajibika ambaye ana haki, kama ilivyoonyeshwa katika agizo, kusuluhisha maswala yote yanayohusiana na utekelezaji wa mradi mara moja, na kikundi cha kazi, ambacho kawaida hujumuisha wataalamu katika matengenezo ya programu, usaidizi wa OS, DBMS, barua pepe, nk, na vile vile wataalamu wa usalama wa habari na wafanyikazi wa idara ya kazi wanaohitajika kwa mradi huo.

Wakati wa utekelezaji, mbinu ya kawaida hutumiwa, ambayo inabadilika kuendana na maalum ya mradi fulani - kiwango chake, aina ya utekelezaji wa mfumo, kiwango cha ushiriki wa wafanyikazi kutoka kwa muundaji wa programu katika kazi ya utekelezaji, n.k. Mpango wa kawaida ni pamoja na hatua zifuatazo - maandalizi, ukaguzi wa hali ya usimamizi wa nyaraka, utekelezaji wa mradi wa majaribio (kwa idadi ndogo ya maeneo ya kazi), uendeshaji wa majaribio katika eneo la majaribio, ufafanuzi wa sheria za uendeshaji wa mfumo wa msingi. juu ya matokeo ya uendeshaji wa majaribio ya mfumo, udhamini na usaidizi wa baada ya udhamini.

Wakati wa kutekeleza mifumo, tahadhari maalum hulipwa kwa kuandika mradi. Kama sheria, kulingana na matokeo ya hatua ya uchunguzi, hati "Ripoti ya Uchunguzi", "Malengo, Mapungufu na Hatari za Mradi", "Masharti ya Rejea ya Utekelezaji wa Mfumo" hutengenezwa. Wakati wa kuhamishiwa kwa operesheni ya viwandani, mteja kawaida hupewa hati ya rasimu "Maelekezo ya kazi ya kiotomatiki ya ofisi", na ndani ya mfumo wa miradi ya utekelezaji wa teknolojia zisizo na karatasi, "Kanuni za hati ya elektroniki" na "Kanuni za dijiti ya elektroniki. sahihi" inaweza kuendelezwa zaidi.

Hebu fikiria mojawapo ya mifumo ya kawaida ya nyaraka za usimamizi wa kiotomatiki, ambayo ni mwakilishi wa kikundi cha kwanza.

Mfumo wa habari otomatiki (AS) "BIASHARA" unalingana kikamilifu na mazoezi yaliyopo ya ofisi. Kwanza, mfumo unaweza kuandamana na mtiririko wa hati za kielektroniki uliokubaliwa jadi katika biashara, kuboresha teknolojia za kazi za ofisi. Pili, mfumo hukuruhusu kupanua kwa kiasi kikubwa wigo wa shirika la jadi la mtiririko wa hati kupitia matumizi ya sehemu au kamili ya kazi za usimamizi wa hati za elektroniki na usindikaji wa hati kwenye kompyuta.

AS "DELO" imeundwa kufanya kazi kwa kutumia uwezo wa mtandao wa ndani wa shirika, inatekelezwa katika usanifu wa "mteja-seva" kulingana na DBMS za viwandani na inajumuisha idadi ya vituo maalum vya kazi vya kiotomatiki (AWS) vilivyosanidiwa kufanya kazi za msingi za ofisi. .

AS "DELO", iliyosakinishwa katika shirika lenye muundo uliosambazwa kijiografia, lazima iunganishwe na mifumo mingine kama hiyo kupitia barua pepe inayoauni kiolesura cha MARE. Mfumo huu unajumuisha seva ya wavuti kwa ajili ya kazi za ofisi, kutoa wasimamizi na wataalamu upatikanaji rahisi na ufanisi wa data kwenye nyaraka na nyaraka zenyewe kutoka kwa kituo chochote cha kazi cha ndani au cha mbali kupitia mtandao (intranet). Toleo la kawaida la mfumo wa "DELO" hufanya kazi na "Oracle" DBMS na "SQL Server" MS. Kazi zinazotolewa kwa kila mtumiaji binafsi wa mfumo zinatambuliwa na majukumu yake ya kazi na jukumu katika mtiririko wa hati ya shirika.

Kituo cha kazi cha usajili wa hati zinazoingia hutoa usajili wa kati au wa madaraka wa mawasiliano yote yaliyopokelewa na shirika. Wakati huo huo, kwa kila hati iliyopokelewa na shirika, bila kujali mahali pa usajili wake, kadi ya usajili imeundwa, ambayo mfumo unarekodi nambari inayoingia (index). Kila kikundi kidogo cha hati kinaweza kuwa na nambari zake kulingana na sheria zinazoambatana na utaratibu wa kuorodhesha hati ya shirika.

Kituo cha kudhibiti hufanya kazi na hati ambazo zina maagizo na tarehe zilizopangwa za utekelezaji. Kadi ya usajili wa udhibiti wa hati imeangaziwa na sifa inayofaa. Wakati wa kutuma maagizo ya udhibiti wa hati, kadi yake ya usajili, pamoja na usambazaji kwa mtekelezaji, imewekwa kwenye folda iliyo chini ya udhibiti. Watumiaji wa ufuatiliaji wa utekelezaji wa nyaraka huandaa ripoti juu ya utekelezaji wa nyaraka za udhibiti na vyeti vya kukumbusha juu ya utekelezaji wa nyaraka za udhibiti.

Kituo cha kazi cha afisa huhakikisha kazi ya wafanyikazi wa kampuni ambao ni washiriki rasmi katika mtiririko wa hati - waandishi na anwani za hati. Viongozi hupokea hati, wanaidhinisha na kusaini, na kutoa maagizo. Maafisa waliosajiliwa na mfumo si lazima watumiaji wake. Watumiaji walio na mamlaka inayofaa (kituo cha kazi cha msaidizi) wanaweza kufanya kazi kwa maafisa katika mfumo. Ikiwa maafisa wenyewe na wasaidizi wao wanafanya kazi moja kwa moja kwenye mfumo, basi lazima waandikishwe kama watumiaji.

Kituo cha kazi cha kiteknolojia cha mfumo kinasaidia kazi ya msimamizi wa mfumo. Mtaalamu wa teknolojia hufanya shughuli za kufuatilia na kusahihisha makosa katika kazi ya mtumiaji, kujaza, kuongeza na kubadilisha yaliyomo kwenye saraka za mfumo; hurekebisha mfumo kwa mabadiliko ya sasa katika muundo na mtiririko wa hati ya shirika. Inajumuisha watumiaji katika mfumo, inasambaza haki na marupurupu.

Kituo cha kazi cha kupokea vyeti na ripoti juu ya nyaraka inasaidia kazi ya mfanyakazi wa ofisi, ambaye hupokea vyeti mbalimbali na hutoa ripoti zilizochapishwa zilizo na taarifa kuhusu mtiririko wa hati na ripoti juu ya utekelezaji wa nyaraka.

Kituo cha kazi cha mfanyakazi wa huduma ya usimamizi wa ofisi ya idara hufanya kazi zote muhimu ili kusaidia utekelezaji wa hati katika idara inayolingana.

Sehemu ya kazi ya kiotomatiki kwa usajili wa hati zinazotoka inahakikisha usajili wa barua zinazotoka zilizosainiwa na afisa katika mgawanyiko mmoja au zaidi wa kimuundo wa shirika. Bila kujali mahali pa usajili wa hati inayotoka, imepewa nambari ya usajili, inayozalishwa kulingana na sare ya sheria kwa kikundi hiki cha hati. Kuingizwa kwa hati katika kesi hufanyika kwa kuingiza rekodi kwenye kadi ya usajili iliyo na jina la kesi (kulingana na saraka ya nomenclature ya kesi), tarehe na wakati wa kufutwa. Saraka ya orodha ya kesi imejazwa na mwanateknolojia wa mfumo kwa mujibu wa orodha ya kesi iliyoidhinishwa kila mwaka ya shirika.

Kituo cha kazi cha usambazaji wa hati huruhusu kitengo maalum cha kimuundo cha shirika kutuma barua zinazotoka. Wakati huo huo, tarehe na wakati wa kutuma hati halisi kwa shirika la nje huingizwa kwenye kadi ya usajili wa hati, njia ya kutuma (mawasiliano ya shamba, barua, telegraph, nk) na nambari ya rejista ya huduma ya posta imeandikwa. . Rejesta za kutuma hati zinaweza kuchapishwa ili zipelekwe kwa huduma ya posta inayofaa pamoja na hati. Zaidi ya hayo, uwezo wa kuunda bahasha na kisha kuzichapisha zaidi unasaidiwa.

Kituo cha kazi cha mtayarishaji wa mfumo hutoa usaidizi kwa mfumo wa usimamizi wa ofisi otomatiki.

Mfumo wa usaidizi wa nyaraka za kiotomatiki kwa usimamizi "BIASHARA" unajumuisha mifumo ndogo minne: "kazi ya ofisi", "fomu za ripoti", "saraka", "utawala".

Mfumo mdogo wa "Usimamizi wa Ofisi" unatekelezea kazi kuu za mfumo na una moduli zifuatazo:

moduli ya "Usajili" hukuruhusu kuingiza maadili ya maelezo ya kadi ya usajili, pamoja na "kuambatisha" faili na maandishi ya hati kwenye kadi, kuanzisha miunganisho kati ya hati, na pia kuhamisha hati kwa "Utekelezaji" moduli;
moduli ya "Utekelezaji" inahakikisha utekelezaji wa hati, ikiwa ni pamoja na utoaji wa maagizo kwenye waraka, utayarishaji wa ripoti kutoka kwa watekelezaji, na uandishi wa hati;
Moduli ya "Tafuta" hutafuta nyaraka katika baraza la mawaziri la faili kulingana na madhumuni ya maelezo ya kadi zao za usajili. Kuchunguza hati kwa kutumia utafutaji ni muhimu ikiwa mtumiaji hajui ni katika baraza la mawaziri la faili ambalo hati iko. Matokeo ya utafutaji, haswa, yanaweza kutumika kama zana ya ufuatiliaji wa utekelezaji wa hati au kutoa muhtasari wa kuripoti kiholela (kwa mfano, kutoa orodha ya hati ambazo hazijatekelezwa na afisa fulani);
moduli "Jiandikishe". Inatumika kuchakata hati zitakazotumwa, ikijumuisha utengenezaji na uchapishaji wa fomu za kawaida za rejista ya utumaji barua.

Mfumo mdogo wa "Fomu za Kuripoti" hutengeneza orodha kwa mujibu wa vigezo vya uteuzi vilivyoamuliwa mapema na kuziunda katika mfumo wa fomu za kawaida zilizochapishwa. Mfumo mdogo unasaidia kizazi cha habari kuhusu mtiririko wa hati, muhtasari wa utekelezaji wa nyaraka za udhibiti, pamoja na muhtasari wa vikumbusho kuhusu utekelezaji wa nyaraka za udhibiti, nk.

Mfumo mdogo wa "Directory" hutekeleza kazi ya kuhudumia saraka za mfumo, kama vile saraka ya muundo wa shirika wa taasisi, sheria za kazi ya ofisi, n.k.

Mfumo mdogo wa "Utawala" hutumiwa kudumisha orodha ya watumiaji wa mfumo, ambayo kwa kila mtumiaji kitambulisho cha kibinafsi na nenosiri, haki za upatikanaji wa faili za mfumo, nyaraka za uainishaji tofauti wa usalama, mifumo ndogo na kazi za mfumo zimedhamiriwa. Mfumo hutoa uwezo wa kutumia sahihi ya kielektroniki ya dijiti (EDS) na usimbaji fiche.

Mada 2. 3 Teknolojia za habari za usaidizi wa nyaraka za shughuli za usimamizi Maswali ya elimu: 1. Msaada wa habari na nyaraka kwa usimamizi kama mchakato wa kiteknolojia 2. Mifumo ya habari inayozingatia hati 3. Vipengele vya mtiririko wa hati katika biashara mbalimbali 4. Shirika la mtiririko wa hati za kielektroniki.

1. Usaidizi wa taarifa na nyaraka kwa ajili ya usimamizi kama mchakato wa kiteknolojia Kama inavyojulikana, mchakato wa usimamizi unajumuisha seti fulani ya shughuli za kiteknolojia za: n kukusanya na kuchakata taarifa zilizomo katika hati; n maandalizi ya uamuzi wa usimamizi, kupitishwa kwake na nyaraka, mawasiliano kwa watekelezaji; n utekelezaji wa uamuzi na udhibiti wa utekelezaji; n ukusanyaji wa taarifa juu ya utekelezaji, usambazaji wa habari kupitia njia za wima na za usawa; n kuhifadhi na kurejesha taarifa. Kila moja ya shughuli zilizoorodheshwa inatekelezwa kwa lengo, fomu ya hati, iliyoundwa kwa jadi (kwa mikono) na kwa kutumia kompyuta. Kwa mazoezi, maamuzi ya usimamizi ambayo hayana hati ni, kimsingi, msaidizi, uendeshaji na shirika na yana asili ya awali.

Katika mchakato wa kazi ya mtu na shughuli za kijamii, hati huibuka ambazo hurekodi, kutafakari na kuunganisha miunganisho ya habari ngumu kati ya watu na malezi yao anuwai. Kila hati ya mtu binafsi inawakilisha kitendo kimoja cha uhifadhi kama mchakato huru wa kiteknolojia. Wakati huo huo, shughuli za mashirika ya kibinafsi na makampuni ya biashara ya viwanda yanaonyeshwa kikamilifu na seti ya nyaraka zilizounganishwa, zinazotegemeana na zinazoingiliana kikaboni, ambazo zimeunganishwa na dhana ya msingi ya mfumo wa nyaraka. Sheria ya Shirikisho "Juu ya Taarifa, Utoaji Taarifa na Ulinzi wa Taarifa" inafafanua dhana ya "hati" kuwa taarifa iliyorekodiwa kwenye chombo kinachoonekana na maelezo ambayo inaruhusu kutambuliwa. Hati ni nyenzo ambayo habari fulani huandikwa inayoakisi hali ya mfumo, au uamuzi unaofanywa na maudhui yaliyothibitishwa madhubuti katika fomu iliyodhibitiwa. Ina mali mbili tofauti: multifunctionality na nguvu ya kisheria. Kazi ambazo zinatekelezwa kwa kutumia hati ni pamoja na usajili wa taarifa za msingi au uamuzi uliofanywa, maambukizi, usindikaji na uhifadhi wa habari. Uwepo wa nguvu za kisheria unahakikishwa na saini inayohitajika ya mtu anayehusika na usahihi wa habari zilizomo katika hati.

Mfumo wa jumla na wa jumla zaidi ni mfumo wa hati wa kitaifa, unaojumuisha karibu kila aina ya hati iliyoundwa na kutekelezwa katika jimbo lote. Mfumo huu, kwa upande wake, huundwa na mifumo ndogo mingi, ambayo imeainishwa kulingana na somo, kijiografia, kazi, hierarchical na sifa zingine muhimu. Kwa hivyo, mifumo ya kazi ni pamoja na kupanga, kuripoti na takwimu, ugavi na uuzaji na nyaraka za kifedha, ambazo ni asili kwa wote, bila ubaguzi, miili ya usimamizi wa uchumi wa kitaifa wa Urusi. Mifumo ya nyaraka za kisekta huakisi vipengele vya shirika vya mashirika ya usimamizi ya kisekta (idara), ambayo yanajumuisha shughuli za wizara, idara, idara na idara katika ngazi ya serikali ya shirikisho, kikanda na mitaa. Kwa kuanzishwa kwa teknolojia ya kompyuta ya kielektroniki na vituo vya kazi vya kiotomatiki (AWS) katika mchakato wa usindikaji wa habari wa hati, wazo la msaada wa habari na hati kwa usimamizi limekuwa halali, ambalo ni pamoja na seti iliyopangwa ya kazi za kupokea, kusindika, kuhifadhi na kutoa habari. na hati kwa watumiaji (mteja) kama wabebaji wake wa nyenzo.

Kwa kuanzishwa kwa teknolojia ya kompyuta katika michakato ya nyaraka, mlolongo wa kiteknolojia hubadilika, kwa kuwa wataalamu na wasimamizi wana fursa ya kufanya kazi na maandishi kamili ya waraka na vipande vilivyo na taarifa muhimu. Kuanzishwa kwa teknolojia za kisasa za habari na vifaa vya ofisi katika michakato ya nyaraka ni nzuri kabisa, lakini inahitaji kufuata angalau masharti mawili ya msingi: usawa wa fomati na ujenzi wa busara wa teknolojia ya usindikaji wa habari ya hati, ambayo shughuli kama hizo zingejilimbikizia mahali pamoja. Ufanisi wa mifumo ya habari ya usimamizi inahakikishwa na idadi kubwa ya taratibu za kawaida za shirika na kiteknolojia za 1) usindikaji wa habari, 2) kufanya maamuzi na 3) utumiaji wa seti ya vituo vya kazi vya kiotomatiki.

Mfumo wa habari wa usimamizi (MIS) ni seti ya zana za usimamizi wa shirika, kiufundi, kiteknolojia na mbinu (PC, simu, faksi, n.k.), utoaji wa mahali pa kazi (samani, salama, n.k.), taaluma ya wasimamizi na wataalam wa uzalishaji. , utamaduni wa jumla wa kusoma na kuandika na habari, mifumo ya usaidizi wa nyaraka na habari yenyewe. Mfumo wa mtiririko wa hati katika michakato ya usaidizi wa habari na nyaraka una jukumu kubwa katika malezi ya mazingira ya nje na ya kazi ambayo hutoa kinachojulikana faraja ya habari: kupata taarifa sahihi kwa wakati unaofaa. Katika mchakato wa usaidizi wa habari na nyaraka, somo la usimamizi linaitwa kutenganisha taarifa muhimu kutoka kwa habari ya "kelele", ili kuonyesha sehemu ya kipaumbele, ambayo inaruhusu mtu kuchambua hali halisi ya mfumo na kuandaa uamuzi sahihi. Kuzungumza juu ya sifa muhimu zaidi za habari, inaonekana inafaa kuangazia: kiasi (wingi), kuegemea (ukweli), thamani, utajiri (maudhui ya habari), uwazi (kuegemea). Kiasi cha habari inayotambuliwa ni pamoja na viwango vitatu: kiwango cha upungufu wa habari na, upungufu wa habari, kiwango kinachohitajika cha habari.

Kuegemea kwa habari kunahusishwa na mchakato wa utoshelevu wa kutafakari habari halisi kwa jumla ya habari inayotambuliwa. Wataalam katika uwanja wa teknolojia ya habari wanaona uwepo wa viwango vitatu vya kuegemea: kabisa (100%), kuaminika (zaidi ya 80%), hasi (chini ya 80%). Kuegemea kwa kiasi kikubwa inategemea teknolojia ya usimamizi wa hati inayotekelezwa katika njia za mitambo na otomatiki: kazi ndogo ya wafanyikazi inatumiwa katika kukusanya, kuchakata, kusambaza na kuhifadhi habari, ndivyo kuegemea kwake kunaongezeka. Inajulikana kutokana na mazoezi kwamba taarifa zinazopingana zaidi zinaweza kupatikana kuhusu tukio sawa, kulingana na teknolojia na vipengele vya usindikaji wake wa uchambuzi na synthetic. Uzoefu wa huduma za usaidizi wa nyaraka unathibitisha kwamba kuaminika kwa habari kwa kiasi kikubwa inategemea vigezo vya wakati wa utekelezaji wa mtiririko wa hati. Kwa hivyo, kucheleweshwa kwa habari ya kuaminika kabisa kunaweza kusababisha upuuzi wake (kwa mfano, habari juu ya bei ya hisa kwenye ubadilishaji wa dhamana). Thamani ya habari kutoka kwa mtazamo wa kiuchumi ina sifa ya kupunguzwa kwa gharama za aina mbalimbali za rasilimali (nishati, vifaa, wakati, fedha) kufanya uamuzi sahihi.

Thamani ina viwango vinne: sifuri (bila kuokoa rasilimali), kati (kupunguza gharama ili kuongeza faida kwa zaidi ya 10%), juu (zaidi ya mara mbili), ultra-juu (zaidi ya mara 10). Thamani inafafanua maelezo kama kitengo cha kiuchumi (bidhaa ambayo ina thamani ya mtumiaji). Kwa mfano, miundo ya uigaji wa uzalishaji ni ya thamani ya juu, ikiruhusu meneja kuona mapema matokeo yanayoweza kutokea ya maamuzi mbadala. Huduma za habari za kiwango cha wastani cha thamani hutolewa, kama sheria, na mashirika ya ushauri ambayo yanatambua kuwa habari muhimu ni bidhaa iliyouzwa kwa mafanikio. Mfano wa thamani sifuri ni taarifa ambayo ina nakala zinazojulikana, zilizopitwa na wakati au hutoa maelezo ya uwongo na yasiyo ya lazima kwa ajili ya kufanya uamuzi wa usimamizi.

2. Mifumo ya habari yenye mwelekeo wa hati Hebu tuchunguze dhana za msingi zinazopatikana ndani ya mfumo wa kazi ya ofisi na usaidizi wa nyaraka za usimamizi: Msaada wa nyaraka za usimamizi (DMS) inashughulikia masuala ya nyaraka, shirika la kazi na nyaraka katika mchakato wa usimamizi na utaratibu wa usimamizi. hifadhi zao za kumbukumbu. n Nyaraka ni uundaji wa hati, i.e. utayarishaji, utekelezaji, uratibu na utengenezaji wao. n Kazi ya ofisi ni seti ya hatua za usaidizi wa hati za usimamizi (DOU) za biashara au shirika. Wakati mwingine inasemekana kuwa taasisi ya elimu ya shule ya mapema ndio kazi kuu ya kazi ya ofisi. n Shirika la kazi na nyaraka - kuhakikisha harakati, utafutaji, uhifadhi na matumizi ya nyaraka. n

Utaratibu wa uhifadhi wa kumbukumbu wa hati - uamuzi wa sheria za kuhifadhi habari zilizoundwa katika shirika, urejeshaji wake na matumizi yake kusaidia maamuzi ya usimamizi na taratibu za biashara. n n Mtiririko wa hati - harakati za hati ndani ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema. Utaratibu wa biashara ni mlolongo wa shughuli fulani (kazi, kazi, taratibu) zinazofanywa na wafanyakazi wa mashirika kutatua kazi yoyote au lengo ndani ya mfumo wa shughuli za biashara au shirika. n Jalada la elektroniki linasuluhisha shida ya kupanga uhifadhi wa kumbukumbu za hati za elektroniki ndani ya taasisi ya elimu ya shule ya mapema. n Taratibu za biashara zina jukumu la kufanya biashara au kufanya kazi inayolengwa na ni njia ya kutekeleza usimamizi wa vitendo wa biashara na taasisi.

Kumbukumbu ya elektroniki Katika Urusi, neno "kumbukumbu ya elektroniki" ni mojawapo ya vipengele vya kitaifa vya usimamizi wa kumbukumbu za elektroniki za Kirusi. Katika nchi za Magharibi, neno "datawarehouse" ni maarufu zaidi. Katika nchi yetu, inaonekana, data inaeleweka haswa kama yaliyomo kwenye hati na rekodi kwenye hifadhidata. Kwa hivyo umaarufu wa neno la kazi ya ofisi "kumbukumbu". Katika kazi ya ofisi, kumbukumbu ina jukumu la kupanga uhifadhi wa hati na ni moja wapo ya kazi kuu tatu za kazi ya ofisi: uundaji, teknolojia ya usindikaji na utaratibu wa hati. Mara nyingi tunasikia kwamba baadhi ya "mfumo wa kumbukumbu hutatua matatizo ya kupanga mtiririko wa hati." Hii haiwezi kuwa, kwa sababu hati huhamishwa (kiini cha mtiririko wa hati) kama sehemu ya kutatua shida zote tatu, na sio tu kama sehemu ya kupanga uhifadhi wa kumbukumbu.

Mifumo ya otomatiki ya ofisi nchini Urusi Suluhisho kuu za kazi za ofisi na taratibu za biashara zinaweza kugawanywa katika vikundi vinne kuu (bila kujumuisha zana za kuunda hati na ghala za data): n mifumo ya mtiririko wa kazi (otomatiki ya taratibu za biashara); n mifumo ya kikundi (kazi ya pamoja); mifumo ya usimamizi wa hati (hasa hutoa usajili, uhifadhi na urejeshaji wa hati); n mifumo ya barua pepe (inayotumika kubadilishana hati). n Sasa mgawanyiko huu ni wa kiholela kutokana na ukweli kwamba baadhi ya mifumo inachanganya hizi zote na teknolojia nyinginezo.

Njia ya busara zaidi ya kufanya taratibu za biashara otomatiki ni kuunda mazingira ya kawaida ya habari kwao, ambayo wafanyikazi wanaweza kushirikiana (ambayo ni, kutatua shida za biashara kwa pamoja) na kubadilishana ujumbe. Kwa hiyo, kipengele muhimu zaidi cha automatisering ya shule ya mapema ni mifumo ya barua pepe Shirika la kazi na nyaraka ni sehemu muhimu ya michakato ya usimamizi na maamuzi ya usimamizi, ambayo huathiri kwa kiasi kikubwa ufanisi na ubora wa usimamizi. Mchakato wa kufanya maamuzi ya usimamizi ni pamoja na kupata taarifa; usindikaji wake; uchambuzi, maandalizi na maamuzi. Vipengele hivi vinahusiana kwa karibu na usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi. Ili kupata athari ya kiuchumi, kwanza kabisa, ubora wa habari ni muhimu, ambayo imedhamiriwa na wingi wake, ufanisi, kiwango cha utata na gharama. Ikiwa biashara haina kazi nzuri na hati, basi, kwa sababu hiyo, usimamizi unazorota, kwani inategemea ubora na kuegemea, ufanisi wa kupokea na kusambaza habari, shirika sahihi la huduma ya habari ya kumbukumbu, na shirika wazi la kutafuta, kuhifadhi na kutumia nyaraka.

Kuna kazi tatu kuu zinazotatuliwa katika kazi ya ofisi (DOW). Nyaraka (utayarishaji, utekelezaji, uratibu na utengenezaji wa hati). n Shirika la kazi na nyaraka katika mchakato wa usimamizi (kuhakikisha harakati, udhibiti wa utekelezaji, uhifadhi na matumizi ya nyaraka). n n Uwekaji utaratibu wa hifadhi ya hati. Ikumbukwe kwamba usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi una athari ya moja kwa moja juu ya ubora wa maamuzi ya usimamizi, hivyo inahitaji kuboreshwa mara kwa mara.

Pamoja na ukuaji wa ukubwa wa biashara na idadi ya wafanyikazi wake, swali la ufanisi wa usaidizi wa hati kwa usimamizi linazidi kuwa muhimu. Shida kuu zinazotokea katika kesi hii zinaonekana kama hii. n Usimamizi hupoteza picha kamili ya kile kinachotokea. n Vitengo vya miundo, kukosa habari kuhusu shughuli za kila mmoja, huacha kutekeleza shughuli zao kwa njia iliyounganishwa. Ubora wa huduma kwa wateja na uwezo wa shirika kudumisha mawasiliano ya nje hupungua. n Matokeo ya hili ni kushuka kwa tija ya kazi; kuna hisia ya ukosefu wa rasilimali: binadamu, kiufundi, mawasiliano, nk n Wafanyakazi wanapanua, kuwekeza fedha katika vifaa vya maeneo mapya ya kazi, majengo, mawasiliano, mafunzo ya wafanyakazi. n Kwa makampuni ya viwanda, ongezeko la wafanyakazi linaweza kuhusisha mabadiliko katika teknolojia ya uzalishaji, ambayo itahitaji uwekezaji wa ziada. n Katika hali ya ukuaji usio na msingi wa wafanyakazi, kushuka kwa tija, na haja ya kuwekeza katika uzalishaji, kuna haja ya kuongeza mtaji wa kufanya kazi, ambayo, kwa upande wake, husababisha kupungua kwa faida. n Matokeo yake, upanuzi wa biashara hutokea kwa kiasi kikubwa kutokana na faida iliyokusanywa hapo awali au ongezeko la nakisi ya bajeti.

Baada ya kutambua umuhimu wa kuboresha mfumo wa elimu ya shule ya mapema, mashirika mara nyingi hufanya makosa mengi wakati wa kujaribu kuibadilisha, na sababu ya kuamua katika hali hii ni shida ya kuchagua njia za otomatiki. Suluhisho la kawaida ni automatisering ya vituo vya kazi vya mtu binafsi (AWS): katibu-msaidizi, meneja, mhasibu au mtendaji. Hasara kuu za mbinu hii ni: ukosefu wa njia za kuandaa kubadilishana habari za elektroniki kati ya wafanyakazi na idara za makampuni ya biashara; ukosefu wa uhusiano wa kazi kati ya automatisering ya taratibu za maombi na automatisering ya ofisi. Sehemu kuu za kazi (vipengele) vya mfumo wa otomatiki wa ofisi katika usimamizi wa biashara na mashirika: n njia na sheria za kuunda hati, n kudumisha kumbukumbu zao za elektroniki, n mtiririko wa hati inayounga mkono.

Kwa hivyo, biashara inayotafuta kuunda mazingira bora ya usindikaji wa habari na kuboresha ubora wa usimamizi inakabiliwa na kazi zifuatazo. Kuboresha kazi zote juu ya utayarishaji na usindikaji wa habari ya maandishi kwa kuunda utaratibu wa usaidizi wa hati ya biashara (DOU). n Kuchagua mkakati sahihi wa otomatiki, ikijumuisha bidhaa zinazofaa za programu. n

3. Vipengele vya mtiririko wa hati katika makampuni mbalimbali ya biashara Katika mchakato wa otomatiki wa mtiririko wa hati, hatua nne zinaweza kutofautishwa takriban: mtiririko wa hati ya karatasi, mtiririko wa hati ya karatasi kwa kutumia PC za uhuru, mtiririko wa hati uliochanganywa na usio na karatasi. Mtiririko wa hati ya karatasi inamaanisha kuwa hatua zote za hati hufanyika katika fomu ya karatasi. Muongo mmoja na nusu tu uliopita, aina hii ya mtiririko wa hati ilitawala. Ili kusajili nyaraka za karatasi, majarida makubwa au karatasi kubwa za muundo zilitumiwa, ambazo nyaraka mpya zilizosajiliwa ziliandikwa. Baada ya muda fulani, magazeti na karatasi zilikabidhiwa kwa hifadhi.

Kompyuta zilipoonekana, zilibadilisha majarida na karatasi, na hivyo kusababisha usimamizi wa hati unaotegemea karatasi kwa kutumia Kompyuta za kujitegemea. Usimamizi wa hati unaotegemea karatasi kwa kutumia Kompyuta za kusimama pekee unamaanisha kwamba Kompyuta inatumiwa kuandaa na kurekodi hati. Kwa kweli, katika hatua hii dhana ya hati ya elektroniki inatokea, i.e. hati ambayo imehifadhiwa peke kwenye kompyuta, au, kama wanasema, "kwenye media ya kompyuta." Walakini, faida za hati ya elektroniki kwa kukosekana kwa mtandao wa ndani zinaweza kupatikana tu kwa kiwango kidogo. Uhamisho, uratibu na idhini ya hati katika hatua hii unafanywa kwa fomu ya karatasi. Mtiririko wa hati mchanganyiko unafikiri kwamba kompyuta zilizounganishwa kwenye mtandao wa ndani hutumikia kuandaa, kusambaza na kuhifadhi nyaraka, lakini hati ina nguvu ya kisheria tu katika fomu ya karatasi. Uratibu na idhini ya hati za kifedha na za kisheria hufanyika kwa fomu ya karatasi. Hati ya rasimu imeandaliwa kwa njia ya kielektroniki (kumweka 1), kisha hati hiyo inatumwa kwa katibu, ambaye anaisajili, kuichapisha na kuipitisha kwa meneja kwa idhini (kumweka 2). Meneja hufanya mabadiliko na kutuma hati kwa mkandarasi kwa marekebisho (kumweka 3). Baada ya hati kupitishwa, inatumwa kwenye mtandao wa ndani kwa wasanii wote (kumweka 4).

Nguvu ya kisheria ya hati ya elektroniki inahakikishwa kupitia utumiaji wa saini ya dijiti ya elektroniki (EDS) - utaratibu unaokuruhusu kudhibitisha kuwa mwandishi wa hati ya elektroniki iliyotumwa ni kweli ambaye anadai kuwa na kwamba hati hiyo ilibadilishwa wakati wa mchakato wa kujifungua. EDS hutumiwa kama analogi ya sahihi iliyoandikwa kwa mkono au muhuri wa kawaida katika kesi ya huluki ya kisheria. Sahihi ya dijiti huongezwa kwenye kizuizi cha data na huruhusu mpokeaji wa kizuizi kuthibitisha chanzo na uadilifu wa data na hivyo kujilinda dhidi ya kughushi. Biashara nyingi zinatambua faida za usimamizi wa hati za elektroniki (zisizo na karatasi), ambayo ina faida zifuatazo: n urahisi wa kufanya mabadiliko kwenye hati; n uwezo wa kuweka sio maandishi tu, bali pia data ya multimedia kwenye hati; n uwezo wa kutumia fomu zilizotayarishwa kabla; n kasi ya juu ya uhamisho wa habari juu ya idadi kubwa ya anwani; n karatasi ya kuhifadhi; n mshikamano wa hali ya juu wa kumbukumbu; n udhibiti rahisi wa mtiririko wa habari; n kasi kubwa ya kutafuta na kupata taarifa; n uwezo wa kulinda hati kutoka kwa ufikiaji usioidhinishwa na kutofautisha haki za ufikiaji wa wafanyikazi kwa habari.

Kuanzishwa kwa usimamizi wa hati za elektroniki hufanya iwezekanavyo kupunguza idadi ya huduma zinazohusika katika kufanya kazi na nyaraka (couriers, wafanyakazi wa makarani, nk). Katika hali ya usimamizi wa hati za elektroniki, gharama ndogo zaidi zinahitajika kwa urekebishaji wa mtiririko wa hati wakati hali za nje zinabadilika, kwa mfano, mahitaji ya kubadilisha fomu ya kuripoti. Walakini, bado kuna biashara na taasisi ambazo bado zinafanya kazi katika mazingira ya msingi wa karatasi; nyingi hutumia kompyuta na mitandao ya ndani kupanga mtiririko wa hati, na ni asilimia ndogo tu inayotumia mifumo otomatiki ya usimamizi wa hati za kielektroniki. Ni nini sababu ya hali hii? Kwa hakika, maendeleo ya usimamizi wa hati za elektroniki inapaswa kusababisha teknolojia zisizo na karatasi kabisa. Hata hivyo, leo nyaraka za karatasi bado ni muhimu kuzingatia mahitaji ya kanuni nyingi - sheria za kodi, sheria za uhasibu, nk Moja ya madhumuni makuu ya hati ni uwezo wa kuthibitisha ukweli fulani. Hadi hivi karibuni, hati ya karatasi yenye maelezo muhimu na digrii za ulinzi ilikuwa njia kuu ya kuthibitisha ukweli fulani, yaani, ilikuwa na nguvu za kisheria. Karatasi kama nyenzo ya nyenzo ina shida kwa maana hairuhusu habari mpya kufutwa kabisa na kurekodiwa, lakini hasara hii inageuka kuwa faida kutoka kwa mtazamo wa kuondoa uwongo wa hati. Haishangazi methali ya Kirusi inasema: kile kilichoandikwa na kalamu hakiwezi kukatwa na shoka.

Kwa maneno mengine, tunapopokea hati ambayo ina saini kwenye kila ukurasa na hakuna dalili za uharibifu kwenye uso wa karatasi (yaani, ni wazi kwamba maandishi hayajafutwa au kuandikwa upya), tunaweza kuwa na uhakika. kwamba hati hii ilitumwa kwa niaba ya mtu anayewasilisha sahihi na kwamba haijabadilishwa wakati wa kuwasilisha. Kimsingi, zana za kisasa za usimbuaji zinaweza kutoa njia sawa za kuthibitisha uhalisi wa hati kama saini kwenye karatasi (saini ya kielektroniki ya dijiti), lakini hii inahusishwa na shida kadhaa. Mtiririko wa hati kwa biashara ndogo ndogo Katika biashara zilizo na wafanyikazi wadogo hakuna haja ya kutekeleza mfumo tata wa usimamizi wa hati za elektroniki. Katika kesi hii, kama sheria, programu ya Microsoft Outlook hutumiwa kama njia ya usambazaji wa hati, kwa msaada wa ambayo faili zilizo na hati hutumwa, na programu hiyo hiyo hutumiwa kutuma picha za hati zilizopatikana kwa skanning asili ya karatasi.

Kwa kawaida, kwa mbinu hii, hakuna saraka zilizounganishwa za kiotomatiki za biashara nzima na kila mgawanyiko huunda mifumo yake ya waainishaji na viwango. Katika kesi hii, vitabu sawa vya anwani vilivyo na anwani za barua pepe za mfanyakazi kawaida hutumiwa. Usajili wa hati chini ya mpango huu unafanywa kwa mikono; habari juu ya hati huingizwa kwenye meza ambazo hazijashughulikiwa na mifumo ya kiotomatiki. Kila hati inatumwa kwa njia iliyochaguliwa na mtekelezaji anayefuata. Wakati biashara inakua, shirika kama hilo la mtiririko wa hati linageuka kuwa lisilofaa. Inakuwa vigumu kufuatilia njia ya hati maalum na kufuatilia utekelezaji wa amri fulani. Udhibiti wa matoleo ya hati, mchakato wa idhini na utafutaji wa nyaraka unakuwa ngumu zaidi. Katika kesi hii, mpito kwa mifumo maalum ya usimamizi wa hati otomatiki inahitajika.

Mtiririko wa hati kwa makampuni ya biashara ya ukubwa wa kati Katika kampuni ndogo, inawezekana kuandaa kazi kwa misingi ya kubadilishana barua pepe na kuhifadhi nyaraka kwenye seva ya faili, ambapo kila mtu ana kiini chake. Makampuni madogo kawaida hutekeleza mpango wa usimamizi ambao mfumo wa faili ni rahisi kabisa kwa kuhifadhi hati. Kwa mfano, kwenye folda ya "Uhasibu" kuna folda "idara ya fedha", ndani yake kuna folda "mipango ya kifedha", na hata zaidi - "kupunguza kodi". Uongozi kama huo ni angavu kwa watumiaji - kila mtu anajua kiini chake, anajua mahali pa kuweka hati fulani. Mtiririko wa hati kwa biashara kubwa Tofauti na biashara za ukubwa wa kati, biashara kubwa ina vikundi vingi vya kufanya kazi. Wakati huo huo, wafanyakazi binafsi wanaweza kufanya kazi kwenye miradi kadhaa. Hebu fikiria kwamba mradi mmoja ni automatisering ya Huduma ya Shirikisho la Usalama, na nyingine ni automatisering ya kituo cha ununuzi. Ni wazi kwamba mahitaji ya kudhibiti ufikiaji wa habari lazima yawe tofauti. Kipengele cha kwanza ni programu maalum ambayo hutoa uhifadhi wa nyaraka za elektroniki, ambayo inakuwezesha kuainisha seti nzima ya nyaraka kulingana na vigezo kadhaa: kwa uongozi, kwa kiwango cha usiri, nk Hii inakuwezesha kuidhinisha kwa ufanisi zaidi upatikanaji. na kupata hati zinazohitajika haraka.

Kipengele cha pili ni upangaji wa hati katika biashara. Kuanzishwa kwa mfumo wa otomatiki wa ofisi na usimamizi wa hati za elektroniki (SADD) hufanya iwezekanavyo kuongeza mchakato mzima wa usimamizi, ambao unakuwa rahisi na wenye mantiki zaidi, kuboresha ubora wa maamuzi yaliyofanywa, kufuatilia utekelezaji wa maamuzi ya usimamizi kwa ufanisi zaidi, na kupunguza. gharama zinazohusiana na kutunza vifaa vya usimamizi. Hati hutumwa kwa kutumia mfumo wa usimamizi wa hati otomatiki, ambao una hifadhidata sare ya waainishaji na viwango vya shirika zima. Upangaji wa hati huamuliwa kulingana na aina ya hati, i.e. kuna njia za kawaida za harakati za aina za hati. Hii inakuwezesha kutuma nyaraka moja kwa moja kwa maafisa wa shirika baada ya usajili kwa mujibu wa majukumu yao ya kazi na taratibu za teknolojia za usindikaji nyaraka za aina mbalimbali. Viainisho na viwango ni sawa kwa huduma zote. Kubadilishana kwa hati na mashirika ya nje kunahakikishwa kwa kutumia portal ya habari ya ushirika.

Watengenezaji wengi wa SADD hawatengenezi wahariri wao wa maandishi, lakini hutumia mhariri kutoka Ofisi ya Microsoft. Katika mahali pa kazi ya msanidi wa hati, kifungo cha kazi kinaongezwa kwenye interface ya Neno, ambayo inakuwezesha kuhamisha hati iliyoundwa kwenye mfumo wa usimamizi wa ofisi, ambayo inahakikisha kifungu chake kupitia mfumo wa mtiririko wa hati. Wakati ni muhimu kutazama hati, Neno linazinduliwa kwenye mashine ya mtumiaji. Tunaweza kusema kwamba mfumo wa kazi ya ofisi ya kiotomatiki ni kisafirishaji ambacho kinahakikisha harakati bora ya vitu kwenye mfumo, na programu za Ofisi ya Microsoft ni mashine karibu na mtoaji huu, kwa msaada ambao unaweza kuandaa hati (sehemu) na kuiweka kwenye conveyor. Mfumo wa usimamizi wa ofisi hutoa uwasilishaji wa uhakika kutoka kwa mashine moja hadi nyingine, hudhibiti kinachochakatwa kwenye mashine hii, na kuituma zaidi hadi inakoenda. SADD nyingi zilizopo huruhusu mashirika ambayo yamezitekeleza kubadili mtiririko wa hati usio na karatasi. Hata hivyo, hata kwa SADD, ni baadhi tu ya mashirika yanayotumia kivitendo fomu ya kielektroniki ya idhini ya ndani ya hati za shirika na usimamizi kwa kutumia sahihi ya kielektroniki ya dijiti (EDS).

4. Shirika la mtiririko wa hati za elektroniki Mtiririko wa hati ya elektroniki na uboreshaji wake unahusishwa na mambo kadhaa: n Kipengele cha kisheria kinahusisha kuanzisha hali ya nyaraka na utaratibu wao kulingana na uongozi. Mashirika ya kibiashara, mashirika ya umma na miundo mingine lazima ifuate sheria zilizowekwa na sheria kwa utayarishaji na uhifadhi wa hati. n Sababu ya kiufundi inahusisha kuandaa biashara na vifaa muhimu kwa shirika la ufanisi la mtiririko wa hati. Usimamizi wa hati za kielektroniki hurahisisha sana kazi ya kampuni, na kupunguza muda unaotumika kwenye michakato ya msingi ya uzalishaji. n Kipengele cha udhibiti wa shirika bora la mtiririko wa hati ni pamoja na ukuzaji wa vifaa vya usimamizi kwa kufanya kazi na hati, uundaji wa mfumo wa mtiririko wa hati na utaalamu wa miundo.

Mazoezi inaonyesha kwamba ikiwa hati zimepangwa kwa usahihi, kampuni haifai kupoteza muda na rasilimali kutatua hali mbalimbali. Kitengo cha kimuundo kinachohusika na nyaraka, ikiwa ni lazima, hutoa mikataba, vyeti, nk Hivyo, ufanisi na ufanisi wa kampuni kwa ujumla huongezeka. Kwa hiyo, tunakabiliwa na swali la jinsi ya kuandaa kazi ya ofisi ili kupanga hati zote muhimu. Kulingana na utaalamu wao na wasifu, makampuni hutumia aina tatu za kufanya kazi na nyaraka, ambayo kila mmoja ina sifa ya vipengele fulani vya mtiririko wa hati. Shirika la kati la mtiririko wa hati Katika fomu ya kati, nyaraka zinajilimbikizia chini ya mamlaka ya kitengo kimoja cha kimuundo. Hii inaweza kuwa sekretarieti, ofisi, au katika kesi ya usimamizi mkubwa wa hati za elektroniki - mfanyakazi mmoja. Mzunguko kamili wa shughuli na hati na shirika la mtiririko wa hati unafanywa na mgawanyiko huu. Nyaraka zinakubaliwa, kusindika na kusajiliwa katika mfumo uliofungwa, hii ni dhamana ya usiri wa kazi. Faida nyingine za mfumo mkuu wa usimamizi wa hati ni pamoja na ufanisi wa kazi ya ofisi na kurahisisha mwongozo wa mbinu. Mtiririko wa hati ya kielektroniki wakati wa kutumia fomu hii unaweza kuratibiwa kwa kutumia huduma maalum za habari.

Mfumo wa usimamizi wa hati uliogatuliwa Mfumo wa ugatuaji unamaanisha kuwa hati ziko katika idara ya idara kadhaa. Kila idara katika kampuni inaunda huduma yake ya usimamizi wa hati. Mfumo kama huo wa kufanya kazi na hati ni kawaida kwa biashara ambazo zimetenganishwa kijiografia. Katika kesi hiyo, automatisering ya mtiririko wa hati ni ya umuhimu mkubwa, kwani ni muhimu kuendeleza mfumo wa usalama wa habari wa jumla. Udhibiti wa mbinu pia ni muhimu: kama sheria, mgawanyiko wa kujitegemea ambao hati ziko katika idara hutoa ripoti juu ya mtiririko wa hati ya biashara na utaratibu uliowekwa. Mifumo mchanganyiko ya mtiririko wa hati Aina mchanganyiko ya mtiririko wa hati ya biashara inadhania kuwa hati hutawanywa kati ya idara. Sehemu moja ya shughuli, kwa mfano, kupokea na kusindika nyaraka, inafanywa na idara moja, na nyingine, kwa mfano, kuiga, kuhifadhi, utaratibu, kwa pili. Mfumo kama huo wa mtiririko wa hati ni rahisi ikiwa biashara ina muundo wa matawi. Idara ya uhasibu inaweza kusajili hati juu ya ushuru, idara ya rasilimali watu inaweza kusajili hati juu ya muundo wa jumla, nk. Shirika la mchanganyiko la mtiririko wa hati kwa sasa ni mojawapo ya mifumo ya ufanisi zaidi ya usimamizi.

Shirika la mtiririko wa hati: vipengele Shirika la mtiririko wa hati linatokana na kanuni kadhaa zinazohakikisha uendeshaji mzuri wa kampuni kwa ujumla. Mtiririko wa hati ya biashara ni sehemu ya usaidizi wa habari, ambayo ni ufunguo wa maendeleo ya kazi. Kanuni za usimamizi wa hati ni pamoja na: n Kurahisisha utaratibu wa usajili wa hati. Ikumbukwe kwamba operesheni hii haipaswi kuathiri ubora wa michakato yote ya ofisi. n Mpangilio wa mtiririko wa hati kulingana na uelekezaji. Kutengeneza chati za mtiririko kwa hati zote hukuruhusu kuboresha mtiririko wa kazi. n Nyaraka lazima zisajiliwe mara moja. Katika kesi hiyo, usimamizi wa hati za elektroniki unachukuliwa kuwa suluhisho mojawapo, kuruhusu kupunguza muda wa kupokea na kukagua nyaraka. n Shirika la mtiririko wa hati lazima liondoe idhini zisizo na maana, vibali sambamba, na uhamisho wa nyaraka kwa wahusika wengine. Kwa hivyo, shirika la mtiririko wa hati linalenga kupunguza muda unaotumika kufanya kazi na hati, kuboresha shughuli za ukarani na kuboresha ufanisi wa usaidizi wa habari kwa biashara.

Usimamizi wa hati za kielektroniki: kanuni na sifa Usimamizi wa hati za kielektroniki unamaanisha usajili wa wakati mmoja wa hati, ambayo inamaanisha kuwa kitambulisho kinaweza kufanywa katika hatua yoyote ya makaratasi. Muhimu pia ni hifadhidata iliyounganishwa kwa utaratibu wa hali ya juu ya maelezo ya hati, ambayo huondoa kurudiwa na kuzingatia sambamba. Kuwa na mfumo wa kuripoti uliotengenezwa, usimamizi wa hati za elektroniki hukuruhusu kudhibiti harakati za hati na michakato ya msingi ya habari. Pia ni muhimu kuzingatia mfumo wa utafutaji wa hati uliopangwa kwa ufanisi, unaohusisha usimamizi wa hati za elektroniki. Usimamizi wa hati za kielektroniki una uainishaji wa mfumo: 1. Mifumo ya otomatiki ya ofisi. 2. Nyaraka za kumbukumbu. 3. Mifumo ya uingizaji wa hati na mifumo ya usindikaji wa picha ya hati. 4. Mifumo ya usimamizi wa gharama ya uhifadhi wa hati. 5. Mifumo ya uelekezaji wa hati. 6. Mifumo ya otomatiki ngumu ya michakato ya biashara.

Mifumo ya kufanya kazi za ofisi kiotomatiki ilianza kutumika sana huko Magharibi mapema zaidi kuliko katika nchi yetu; kwa hivyo, istilahi yetu imeundwa kuelezea maeneo anuwai ya mtiririko wa hati. Maneno yafuatayo yanajulikana zaidi katika mazoezi ya Magharibi: EDM (Usimamizi wa Hati za Kielektroniki) ni jina la pamoja la mifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki. DMS (Mifumo ya Usimamizi wa Hati) - tafsiri ya karibu zaidi katika maana - nyaraka za nyaraka za elektroniki; Enterprise-centric EDM - mifumo ya usimamizi wa hati ya kampuni inayochanganya zana za kuunda, kuhariri, kuchapisha na kuhifadhi hati (Neno, Excel, kumbukumbu ya kielektroniki, barua, ratiba ya mikutano, idhini ya hati, n.k. katika kifurushi kimoja) Usimamizi wa Habari - Mifumo ya Usimamizi habari, pia huitwa portaler, hutoa ujumlisho, usimamizi na utoaji wa habari kupitia mtandao, intranet na extranet. Kupiga picha - Mifumo inayobadilisha habari kutoka kwa karatasi hadi muundo wa dijiti, kwa kawaida TIFF (Tagged Image File Format), baada ya hapo hati inaweza kutumika katika kazi katika fomu ya elektroniki. Dokta. Usimamizi wa Mtiririko - mifumo ya uelekezaji wa hati; Kazi. Usimamizi wa Mtiririko - mifumo ya kuelekeza mtiririko wa kazi na kazi. Pia kuna idadi kubwa ya masharti yanayohusiana, kwa mfano: Usimamizi wa Maarifa ya Ghala la Hati

Mifumo ya otomatiki ya ofisi Kazi zao ni pamoja na kurekodi hati katika hifadhidata maalum, ambayo inaonyeshwa kwa kujaza kadi maalum ya hati. Yaliyomo kwenye kadi ya hati yanaweza kutofautiana kulingana na hali ya sasa katika shirika. Kwa kawaida, mifumo ya usimamizi wa ofisi hutofautisha kati ya nyaraka zinazoingia na zinazotoka, nyaraka za udhibiti, nyaraka za miili ya usimamizi wa pamoja, nyaraka za kumbukumbu, nk Nyaraka zilizo chini ya udhibiti wa utekelezaji zinagawanywa na watekelezaji, hali ya utekelezaji, tarehe za mwisho, nk. Kila hati katika mfumo ni rekodi katika hifadhidata, inayojulikana na seti ya maadili ya sifa za kadi. Mbali na kurekodi na kutafuta nyaraka katika hifadhidata, mfumo lazima uzalishe ripoti zinazowezesha kupata rekodi za utekelezaji wa nyaraka na maelezo mengine ya muhtasari.

Nyaraka za nyaraka Nyaraka zenyewe zimehifadhiwa kwenye kumbukumbu, na kwa hiyo mfumo lazima uhakikishe utofauti wa haki za upatikanaji wa nyaraka. Mtumiaji anaweza kutambuliwa ama kwa jina la mtandao au kwa kutumia jina maalum na nenosiri lililofafanuliwa katika mfumo wa usimamizi wa kumbukumbu. Mbali na mgawanyo wa haki za ufikiaji katika kiwango cha mtumiaji, mfumo lazima utoe ugawaji wa vikundi vya watumiaji au majukumu. Kazi inayofuata ya kumbukumbu ya hati ni kuwezesha kazi ya kikundi na nyaraka chini ya uumbaji - hii ni kazi ya kuzuia hati au Angalia. Udhibiti wa Kuingia/Kutoka. Ikiwa mmoja wa watumiaji wa mfumo anaanza kuhariri hati, imefungwa kutoka kwa upatikanaji wa watumiaji wengine mpaka kazi nayo imekamilika. Kazi nyingine ya kumbukumbu ni usaidizi wa udhibiti wa toleo. Matoleo ya hati yanaweza kurekodiwa moja kwa moja au kwa hiari ya mtumiaji. Ikiwa ni lazima, mtumiaji anaweza kurudi kwenye mojawapo ya matoleo ya awali ya hati. Kazi za huduma za kumbukumbu ya hati ni pamoja na uwezo wa kuunda nakala za nakala za hati bila kusimamisha mfumo, kuunganishwa na mifumo ya kuhakikisha gharama bora ya uhifadhi wa data, nk.

Mifumo ya kuingiza hati na mifumo ya usindikaji wa picha za hati Moja ya kazi za kujitegemea za mifumo ya mtiririko wa hati ni kuingia kwa nyaraka kwenye kumbukumbu. Hii ina maana uhamisho wa nyaraka kutoka karatasi hadi elektroniki. Katika kesi rahisi zaidi, utaratibu huu unapita kwenye skana rahisi. Kazi ngumu zaidi ni kutambua kiotomatiki yaliyomo kwenye picha ya hati na kutoa hati iliyo na maandishi. Programu za darasa la programu ya utambuzi wa maandishi zimeundwa kwa hili. Kipengele changamano zaidi ni utambuzi wa maudhui ya fomu. Katika kesi hii, programu hugundua uwepo wa maingizo, ikiwa ni pamoja na yaliyoandikwa kwa mkono, katika nyanja fulani za fomu ya hati, inatambua yaliyomo na inajaza moja kwa moja maadili ya sifa za hati hii kwenye mfumo. Ikiwa ni lazima, maadili ya sehemu fulani za fomu yanaweza kuchaguliwa kutoka kwenye saraka iliyoainishwa kwenye mfumo.

Mifumo ya uelekezaji wa hati inahusika moja kwa moja na kutuma hati kwa vituo vya kazi vya waigizaji, kukusanya habari juu ya hali ya sasa ya hati, kuunganisha hati baada ya kukamilika kwa kazi nao katika hatua za kibinafsi, na pia kutoa njia ya kupata habari juu ya hali ya sasa ya kazi na hati. . Mifumo ya uelekezaji, kama sheria, ina zana za kuelezea njia za kawaida za kupitisha hati katika shirika. Kulingana na mipango ya njia iliyotengenezwa, matukio ya michakato ya biashara ya kufanya kazi na nyaraka inaweza kuzalishwa. Katika kesi hii, tunaweza kuzungumza juu ya njia ngumu. Njia mbadala ni ile inayoitwa njia ya bure, ambayo njia huundwa "kwa hiari". Kila mtumiaji wa mfumo aliye na haki zinazofaa anaweza kuamua watekelezaji wafuatao au wafuatao wa hati. Wakati wa kuelekeza hati, miradi miwili inawezekana, wacha tuwaite Off-Line na On-Line. Katika kesi ya kwanza, hati inapotumwa kwa mahali pa kazi ya mtumiaji, hutolewa kimwili kutoka kwenye kumbukumbu ya hati na kutolewa (kwa mfano, kupitia barua pepe) mahali pa kazi ya mteja. Baada ya kukamilika kwa kazi, hati huwekwa tena kwenye kumbukumbu. Katika kesi hii, mfumo wa uelekezaji yenyewe ni mteja wa kumbukumbu ya hati na huingiza habari inayofaa kwenye hifadhidata ya uhasibu. Mpango wa pili hauhusishi kuhamisha hati kimwili. Mfumo wa kuelekeza hati humpa mteja kiolesura cha kufikia kazi za usindikaji wa hati.

Mifumo ya otomatiki ngumu ya michakato ya biashara Ukuzaji wa mifumo ya uelekezaji wa hati ni Kazi. Mifumo ya mtiririko, au mifumo ya otomatiki ngumu ya michakato ya biashara. Tofauti na mifumo ya uelekezaji wa hati, kitu cha kuelekeza ndani yake ni seti ya data inayotumika katika mchakato fulani wa biashara. Mtumiaji hupokea habari mahali pa kazi kuhusu kile anachopaswa kufanya na data zote muhimu kwa hili. Kazi. Programu ya Mtiririko huamua ni programu gani inapaswa kuzinduliwa ili kutekeleza kazi katika eneo fulani la kazi na hupakia data muhimu ndani yake. Paradigm ya Kazi Mifumo ya mtiririko inadhani kuwa mtumiaji lazima afanye kazi muhimu tu; kazi zote za kawaida - kuamua mlolongo wa vitendo, kutoa taarifa muhimu, ufuatiliaji wa wakati wa kukamilika kwa kazi, nk - hufanywa na mfumo wa Kazi. Mtiririko.

Kuchagua programu ya otomatiki Hakuna programu bora, kwa hivyo unahitaji kuunda wazi mahitaji yako na kuchambua programu kulingana na seti ya vigezo. Orodha inayowezekana ya vigezo: Zana za urambazaji - urahisi wa ufikiaji wa mtumiaji kwa programu anuwai, urambazaji kupitia data, uwasilishaji wa data. Kielezo cha kadi / uhasibu - kazi za uhasibu wa hati, uwasilishaji, uundaji wa kadi za hati, nk Usindikaji wa kumbukumbu / Picha - hifadhi ya hati, usimamizi wa toleo, kukamata hati kwa uhariri, skanning ya picha, utambuzi wa maandishi. Njia / udhibiti - kazi za kutoa nyaraka kwa vituo vya kazi vya mtumiaji, kukusanya taarifa kuhusu vitendo vya mtumiaji, kufuatilia hali ya sasa ya nyaraka. Uendeshaji wa michakato ya biashara - zana za uundaji wa mchakato, mazingira ya utekelezaji na ufuatiliaji wa michakato, zana za kukusanya takwimu juu ya utekelezaji wa michakato. Kazi ya kikundi - zana za kuandaa mikutano ya simu, majadiliano ya kikundi na ukuzaji wa hati. Utafutaji/Usimamizi wa Maarifa - zana za kurejesha habari (maandishi kamili, sifa, n.k.), uainishaji na uorodheshaji wa hati, uundaji wa misingi ya maarifa kulingana na maeneo ya somo. Uwazi - fursa za kupanua utendaji. Wakati wa kuchagua programu kwa ajili ya automatisering, ni muhimu kuelezea kwa uwazi iwezekanavyo aina mbalimbali za kazi ambazo unapanga kutatua. Hii itapunguza gharama za upataji, na pia kupunguza muda na gharama ya utekelezaji.

Kinyume na hali ya nyuma ya kuanzishwa kwa teknolojia ya habari na mawasiliano ya simu katika mashirika ya Urusi, serikali na biashara, kuna shauku kubwa katika kuandaa kiotomatiki na kufanya kazi na hati na kuanzishwa kwa teknolojia ya kompyuta katika taasisi za elimu ya mapema. Ushahidi wa hili ni ukuaji wa haraka wa soko la Kirusi kwa teknolojia hizo na mifumo ya usimamizi wa hati (DMS). Hii inathibitishwa na wigo wa kazi chini ya mpango wa shirikisho "Urusi ya elektroniki" na programu zinazofanana za kikanda. Walakini, kuanzishwa kwa usimamizi wa hati za elektroniki kunahitaji kusuluhisha sio sana kiteknolojia kama shida za shirika na kisheria, na haswa kwa njia ya mageuzi.
Ni dhahiri kwamba hati za karatasi na za elektroniki zitaishi pamoja kwa masharti sawa kwa muda mrefu, kwa hivyo, CMS inayotumiwa katika mashirika lazima itoe usaidizi wa elektroniki na jadi (karatasi, picha, filamu, n.k.) mtiririko wa hati na mchakato wa mantiki. mpito kutoka moja hadi nyingine.
Shirika la utawala wa umma nchini Urusi limekuwa shida kila wakati - nchi kubwa, gharama kubwa ya maamuzi ya usimamizi na vifaa vya usimamizi ngumu vilihitaji kuunda mfumo fulani ambao ungepunguza matokeo ya maamuzi yasiyofaa na yasiyo na maana. Ilijengwa juu ya mgawanyo wa kazi za utekelezaji mkubwa wa hati na udhibiti wa utekelezaji. Udhibiti wa harakati na utekelezaji wa hati ulikabidhiwa kwa watu maalum - makarani, ambao walirekodi habari juu ya hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani, maazimio (maagizo) juu ya hati na utekelezaji wao, pamoja na harakati (uhamisho) na uhifadhi wa hati ndani. shirika. Msingi wa teknolojia ya mfumo kama huu ni:

maagizo ya kazi ya ofisi;
nomenclature ya kesi;

kadi ya usajili (RC) ya hati;
faharisi za kadi zinazochanganya seti za RK;
kumbukumbu za uhamisho wa hati;
kadi za udhibiti.

Wakati hati rasmi inafika katika shirika, kukubalika na udhibiti wake, usajili (katika jarida au Jamhuri ya Kazakhstan) na kuanzishwa kwa azimio, kujaza kadi ya udhibiti (ikiwa ni lazima) na uhamisho kwa afisa (au watu) kwa ajili ya utekelezaji. zimehakikishwa. Kwa hiyo, afisa anaweza kupata taarifa kuhusu nyaraka gani anazo kwa ajili ya utekelezaji, ni tarehe gani za mwisho zinafaa kwa ajili ya utekelezaji, nk Wakati hati inatekelezwa (wakati maagizo yote juu yake yamekamilika), inatumwa kwa faili, na kisha RC yake. na hati yenyewe imewekwa kwenye kumbukumbu. Udhibiti wa mfumo huo kwa njia ya maelekezo na viwango ulifanya automatisering yake iwezekanavyo na kiasi kikubwa, i.e. mpito kwa teknolojia sahihi za kompyuta na hifadhidata.
Kweli, migogoro ya kisheria na ya shirika iliibuka hapa kwa sababu ya hitaji la kudhibiti haki za ufikiaji wa habari kuhusu hati, ambayo ilifanya matumizi ya moja kwa moja ya mifumo ya mahakama ya Magharibi kuwa ya shida (hata ikiwa hatuzingatii gharama zao nzuri). Kama matokeo, katika miaka ya 1990 ya karne iliyopita, mifumo mingi ya Kirusi ya viwango tofauti vya ugumu ilionekana, ikitoa utendaji ulioelezewa hapo juu - kutoka kwa makabati rahisi zaidi ya faili hadi bidhaa zilizotengenezwa kwa usawa karibu na zile za sanduku (Cinderella, Delo-96). , n.k.), pamoja na anuwai nzima ya nyongeza juu ya Vidokezo vya Lotus.
Zote, zenye viwango tofauti vya utimilifu, zilitoa michakato ya kusajili hati, maazimio ya kurekodi, ufuatiliaji wa utekelezaji, kutafuta hati kwa kutumia maelezo mbalimbali, kutoa ripoti za kila aina, n.k. Mifumo ya hali ya juu zaidi pia ilifanya iwezekane kuandaa uhasibu. harakati za hati za karatasi. Kwa hivyo, mifumo ya otomatiki ya ofisi ilikusudiwa kusaidia shughuli za wafanyikazi wa ofisi, na sio maafisa, na kuhakikisha kazi na mfumo wa usimamizi wa hati, na sio na hati zenyewe. Kumbuka kwamba mifumo kama hiyo bado inafaa leo. Wakati huo huo, teknolojia za kompyuta za taasisi za elimu ya shule ya mapema lazima zitoe:

kusaidia kazi ya sio tu wafanyikazi wa huduma ya shule ya mapema, lakini pia maafisa;
uwezo wa kuunganisha faili za hati kwenye WG;
uwezekano wa kupanua muundo wa sifa katika Jamhuri ya Kazakhstan kwa aina maalum za hati;
msaada kwa ajili ya kazi ya pamoja kwenye nyaraka na kuzingatia yao ya awali wakati wa kupitishwa;
uwezo wa kutafuta kupitia maandishi ya hati;
uwezo wa kutumia templates za hati, kujenga maandiko kutoka kwa misemo iliyoanzishwa, kupata upatikanaji wa nyaraka za udhibiti (vitendo vya kisheria vya udhibiti na vitendo vya kisheria vya udhibiti wa kiufundi).

Mbinu zifuatazo za kutengeneza faili za hati zinatumika:

hati zinaweza kupokea kwa namna ya faili moja kwa moja kutoka kwa wasanii na waandishi;
nyaraka zinaweza kuchunguzwa kwenye mlango, na kisha kufanya kazi na picha zao za elektroniki;
hati zinaweza kupatikana kutoka kwa fedha za habari zinazofaa (mifumo ya habari, hifadhidata, tovuti, portaler).

Mbinu ya kwanza inaweza kutumika wakati kuna mtiririko mkubwa wa hati kati ya mashirika na wakati uhusiano unaofaa wa kimkataba umeanzishwa. Mbinu hii inatumika kwa mtiririko wa hati kati ya shirika kuu na miundo yake ya mbali au mashirika yaliyo chini yake. Katika kesi hii, kwa mujibu wa itifaki iliyokubaliwa (kawaida kwa barua pepe), RC wote wa hati (ili kurahisisha usajili) na faili ya hati yenyewe hutumwa. Kwa kuaminika, hati na RC yake mara nyingi husimbwa na (au) kusainiwa na saini ya dijiti ya kielektroniki. Karatasi ya asili inatumwa kwa barua ya kawaida.
Kwa hivyo, darasa la teknolojia limeundwa ambalo linaweza kuitwa karatasi-elektroniki, wakati karibu kazi zote ndani ya shirika zinafanywa na faili za hati ndani ya mfumo wa mfumo fulani wa automatiska. Katika teknolojia hii, nyaraka za karatasi mara nyingi huchanganuliwa mara moja baada ya usajili, na kisha hufanya kazi na toleo la elektroniki (kwa namna ya faili ya picha - kama sheria, hakuna haja ya kuitambua kabla ya maandishi). Ya asili yenyewe imewekwa kwenye faili na haitumiki tena.
Kuanzishwa kwa teknolojia hiyo inaruhusu

kuharakisha harakati za hati katika shirika;
hakikisha uhakiki wa hati kwa wakati;
kuhakikisha udhibiti mzuri juu ya utekelezaji wa hati;
kuongeza ufanisi wa viongozi binafsi na shirika kwa ujumla;
kupunguza gharama za uzazi, uhamisho na uhifadhi wa nakala za nyaraka za karatasi;
wape watekelezaji wa hati fursa ya kutumia msingi kamili zaidi wa hati.

Lakini asili za karatasi zinaendelea kuwepo katika teknolojia hii - bado huchapishwa, kusainiwa, kutumwa, kuchukua nafasi na kutumia rasilimali.
Wakati maeneo ya kazi ya wafanyakazi wote ni automatiska na teknolojia ya karatasi-elektroniki imeanzishwa, kuna haja ya kuboresha zaidi na kuachwa kwa asili ya karatasi, angalau kwa nyaraka hizo ambazo mzunguko wa maisha unafanyika katika shirika (nyaraka za ndani). Lakini hata hapa, idadi ya teknolojia (upatikanaji na matumizi ya saini za dijiti, idadi yao, upatikanaji na matumizi ya vituo vya uthibitisho, usalama wa habari na ulinzi wa habari) na maswala ya kisheria yanaibuka (nguvu za kisheria na ushahidi wa hati za elektroniki, hali yao rasmi, uwasilishaji. hati za elektroniki kwa mamlaka ya ukaguzi). Kwa kuzingatia hili, mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki lazima utoe:

kuhifadhi katika mfumo na uhamisho wa faili za hati zilizosainiwa na saini ya digital;
maafisa wana saini ya kielektroniki;
maandalizi ya nyaraka za elektroniki, ikiwa ni pamoja na taratibu muhimu za idhini ya "elektroniki" na kusainiwa;
kutoa hati za elektroniki hali ya hati rasmi.

Teknolojia ya habari kwa msaada wa nyaraka za shughuli za usimamizi.

MhadharaMifumo ya usimamizi wa hati

1. Mfano wa mtiririko wa hati ya biashara.

2. Mifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki.

3. Automation ya mtiririko wa hati.

1. Mfano wa mtiririko wa hati za biashara

Uhamisho wa habari katika ngazi zote za uongozi unafanywa kwa kutuma na kutoa nyaraka kwenye karatasi au kwenye diski za floppy, ambapo wafanyakazi wa ziada wanahusika. Kipengele cha kiasi cha habari pia ni tofauti, na, kama uchambuzi unavyoonyesha, kiasi kikubwa zaidi cha data huingia katika sekta ya uzalishaji na teknolojia na usimamizi.

Kutathmini ubora wa ubadilishanaji habari kunaweza kufanywa kwa kutumia modeli ifuatayo ya mtiririko wa hati.

Maeneo makuu ya otomatiki ya mtiririko wa hati ni: msaada wa habari ya kweli, uwezo wa kufanya kazi na hati kamili za maandishi, msaada wa kanuni za usambazaji wa hati - ambayo huamua pande tatu.nafasi ya mali (Mchoro 1), ambapo bidhaa yoyote ya programu ya darasa fulani huenda kwenye trajectory fulani, kupitia hatua mbalimbali katika maendeleo yake.

Mchele. 1.

Mhimili wa kwanza (F) unaonyesha kiwango cha shirika la uhifadhi wa habari za kweli, ambazo zimefungwa kwa maalum ya aina fulani ya shughuli ya kampuni au shirika.Kwa mfano: wakati wa ununuzi wa mali ya nyenzo, hati za usafirishaji zinatayarishwa (ankara, cheti cha kukubalika, maagizo ya ghala, n.k.), iliyosajiliwa kama hati za uendeshaji, sifa ambazo ni muhimu sana kwa kufanya maamuzi ya usimamizi. Taarifa kutoka kwa nyaraka za uendeshaji hutumiwa kwa usindikaji mgumu wa uchambuzi na synthetic, na, katika kesi fulani, inaweza kupatikana kwa mtumiaji kupitia mfumo wa taarifa.

F* = Fkwa ujumla / Fkiotomatiki.

Mhimili wa pili (D) - hati za maandishi kamili, zinaonyesha hitaji la kupanga mwingiliano: malezi na uhamishaji wa bidhaa, huduma au habari ndani ya biashara na nje yake.Hati hizi, pamoja na taarifa za kweli, zina maelezo yenye muundo nusu ambayo hayahusiani na usindikaji wa kiotomatiki wa uchanganuzi, kama vile sababu za nguvu kubwa na utaratibu wa kuwasilisha madai katika kesi ya ukiukaji wa masharti ya mkataba.

D* = Dkwa ujumla / Dkiotomatiki.

Mhimili wa tatu (R) huleta mwelekeo wa tatu katika nafasi ya mtiririko wa hati - kanuni za michakato ya usindikaji wa hati,yaani: maelezo ya taratibu gani, lini na jinsi zinapaswa kufanywa. Msingi wa kuweka nafasi kuhusiana na mhimili huu ni seti ya vipengele rasmi (sifa) na orodha ya shughuli.

R* = Rkwa ujumla / Rkiotomatiki.

Hatua katika nafasi (F, D, R) huamua hali ya mfumo wa mtiririko wa hati. Msimamo wa hatua hii inategemea kiwango cha maendeleo na hatua ya utekelezaji wa mfumo wa usimamizi wa hati katika biashara, pamoja na maelezo yake maalum na kiwango kikubwa cha biashara.

Baada ya kuwasilisha mfano wa mtiririko wa hati kwa njia hii, inawezekana, kwa mfano, kujua hali ya sasa ya mambo na shirika la kazi ya ofisi katika kila biashara maalum, kufikiria wazi ni mwelekeo gani tunahitaji kusonga mbele, ni nini kinachokosekana kwa sasa. na jinsi ya kutumia kikaboni mifumo ya otomatiki iliyopo.Kwa mfano, katika moja ya mabenki ya Moscow safu kubwa ya data ya kweli ilikusanywa, kwa ajili ya usindikaji ambayo DBMS ya kisasa ilitumiwa, iliyotumiwa kwenye seva zenye nguvu, zisizo na makosa - kila kitu, inaonekana, kinapaswa kuwa sawa. Hata hivyo, wakati wa kufanya kazi na nyaraka za ndani, kurudia kwa habari kulionekana: hali zilitokea wakati "hakuna mtu aliyeonekana kuwa na lawama," na benki mara kwa mara ilipoteza wateja wenye faida. Sababu ni kwamba hoja inayoonyesha msimamo wa mfumo wa usimamizi wa hati kwa shirika hili ilikuwa na kuratibu kubwa kando ya mhimili wa "F" na, ikiwezekana, kando ya mhimili wa "D", lakini thamani ya kuratibu kando ya mhimili wa "R" ilikuwa karibu. hadi sifuri. Suluhisho maalum katika kesi hii inaweza kuwa kuzingatia utekelezaji wa mfumo wa usimamizi wa udhibiti. Katika kesi hii, hakuna haja ya kuwa na wasiwasi juu ya mhimili wa DBMS ("F") au kumbukumbu za elektroniki ("D" mhimili) - tunazungumza tu juu ya kubadilisha thamani ya kuratibu kando ya mhimili wa "R".

Katika hali ya jumla, kama ilivyoonyeshwa tayari, mchakato wa otomatiki wa ofisi katika biashara unaweza kuwakilishwa kama curve katika nafasi ya kuratibu ya pande tatu F, D, R. Kwa kuongezea, kadiri mduara huu unavyozidi kuongezeka, kasi ya mchakato wa kisasa, na maadili makubwa ya kuratibu zote tatu, ndivyo kiwango cha juu cha otomatiki kwenye shirika na, kwa sababu hiyo, shida chache inazo katika kuandaa shughuli zake. .

Axes "F" na "D" huamua maalum ya shughuli za shirika, zinazodhibitiwa na nafasi ya kuratibu ya tatu (R) ya nafasi ya mfano wa mtiririko wa hati. Zaidi ya hayo, mfano huo hautegemei teknolojia ya usindikaji wa hati iliyopitishwa na biashara - kila kitu kimeamua tu kwa madhumuni ya shughuli, iwe ni shirika la serikali, kampuni ya biashara au kampuni ya viwanda.

Kwa ujumla, aina tatu za mashirika zinaweza kutofautishwa:

kampuni ya biashara: upatikanaji, markup, uuzaji, kupata faida - kitu kuu cha shughuli;

shirika la bajeti: shughuli kuu - maandalizi ya hati;

biashara ya viwanda: ununuzi wa malighafi, usindikaji, uundaji wa bidhaa mpya, mauzo, kupata faida. Madhumuni ya shughuli ni operesheni.

Ikiwa kazi ya shirika ni kutoa hati, kwa mfano, ofisi ya meya, korti au wizara, basi nafasi yake katika mfano itachukua nafasi ya juu kabisa kuhusiana na shoka za "F" na "D". Kwa njia, leo maombi maarufu zaidi ni yale yanayolenga automatiska shughuli za miundo ya utawala wa serikali na serikali - lengo kuu ambalo ni kuandaa nyaraka.

Hata hivyo, ikiwa tunazingatia shughuli za kampuni ya kibiashara, ambayo kazi yake ni uzalishaji wa mali ya nyenzo (kukubali malighafi, kubadilisha, kuunda bidhaa mpya, kuuza, kupokea mapato), basi kuratibu zote tatu zinapaswa kuwa na maadili ya usawa.

2. Mifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki

EDMS hutoa mchakato wa kuunda, udhibiti wa upatikanaji na usambazaji wa kiasi kikubwa cha nyaraka kwenye mitandao ya kompyuta, na pia kutoa udhibiti wa mtiririko wa nyaraka katika shirika.

Usimamizi wa hati ya elektroniki ni pamoja na: uundaji wa hati, usindikaji wao, usafirishaji, uhifadhi, pato la habari inayozunguka katika shirika au biashara, kulingana na utumiaji wa mitandao ya kompyuta. Kwa ujumla, usimamizi wa hati za elektroniki unaeleweka kama kuandaa harakati za hati kati ya idara za biashara au shirika, vikundi vya watumiaji au watumiaji binafsi. Wakati huo huo, harakati za nyaraka haimaanishi harakati zao za kimwili, lakini uhamisho wa haki za kuzitumia kwa taarifa ya watumiaji maalum na udhibiti wa utekelezaji wao.

Hati ni kitengo cha msingi cha habari, na uwepo mzima wa mfumo wa usimamizi wa hati umejitolea kuhifadhi hati, mali zake na historia ya maisha yake, pamoja na matengenezo halisi ya maisha yake.

Kusudi kuu la EDMS ni kuandaa uhifadhi wa hati za elektroniki, na pia kufanya kazi nao(haswa, kuzitafuta kwa sifa na yaliyomo). EDMS inapaswa kufuatilia kiotomatiki mabadiliko katika hati, tarehe za mwisho za utekelezaji wa hati, harakati za hati, na pia kudhibiti matoleo na ubadilishaji wao wote. EDMS ya kina inapaswa kufunika mzunguko mzima wa kazi ya ofisi ya biashara au shirika - kutoka kwa kuweka kazi ya kuunda hati hadi kuiandika kwenye kumbukumbu, na kuhakikisha uhifadhi wa kati wa hati katika muundo wowote, pamoja na hati ngumu za mchanganyiko. EDMS inapaswa kuchanganya mtiririko wa hati tofauti za biashara za mbali kijiografia kwenye mfumo mmoja. Ni lazima watoe usimamizi wa hati unaonyumbulika, kupitia ufafanuzi thabiti wa njia za harakati na upitishaji wa hati bila malipo. EDMS lazima itekeleze utofauti mkali wa upatikanaji wa mtumiaji kwa nyaraka mbalimbali kulingana na uwezo wao, nafasi na mamlaka waliyopewa. Kwa kuongeza, EDMS lazima ifafanuliwe kwa muundo wa shirika uliopo na mfumo wa usimamizi wa kumbukumbu za biashara, na pia kuunganisha na mifumo iliyopo ya ushirika.

Suala la uainishaji wa EDMS ni ngumu sana kwa sababu ya maendeleo ya haraka ya soko la mifumo hii. Kwa kuongezea, kuanzia 2001, wazo hilo lilianza kupata umaarufu unaoongezeka "Usimamizi wa Maudhui ya Biashara - ECM", si usimamizi wa hati za kielektroniki. Dhana ya ECM inatoa faida nyingi za biashara. Mfumo wa ECM unaojumuisha teknolojia zote zinazoelekezwa kwa maudhui na mchakato ndani ya biashara hutoa muundo msingi wa kawaida wa kudhibiti mtiririko wa hati, kupunguza hitaji la kusambaza na kuunga mkono teknolojia nyingi kutekeleza majukumu mbalimbali ya biashara. Kiini cha mbinu hii (pia inaitwa miundombinu) ni kwamba Maudhui ya biashara haipaswi kuwa ya programu au mfumo mmoja tu. Inapaswa kupatikana kwa programu nyingi na kusambazwa kwa uhuru kati yao. Sifa muhimu ya miundombinu ya ECM (ambayo inajumuisha maombi yanayolingana kutoka kwa wachuuzi wengi wa tasnia) ni yake uhuru kutoka kwa hifadhi moja ya maudhui ya wote. Miundombinu ya ECM inaunganisha hazina nyingi maalum za data (au urithi) (hata kutoka kwa wachuuzi wanaoshindana), ikijumuisha, lakini sio tu, hazina za hati za bidhaa za kielektroniki, barua pepe, hazina za maudhui ya Wavuti, mifumo ya faili na hata DBMS. Hivyo, Miundombinu ya ECM hutoa safu ya ujumuishaji ya kawaida (au uboreshaji) kwa kila hazina ya data(kuziruhusu ziulizwe popote katika biashara), na hivyo kupunguza hitaji la kuunganisha mifumo ya kielektroniki ya usimamizi wa hati na mifumo ya usimamizi wa maudhui kutoka kwa wachuuzi wengi. Kwa kuongezea, kwa usaidizi wa miundombinu ya ECM, huduma za usimamizi wa maudhui ya shirika kama vile kuweka mapendeleo, udhibiti wa ufikiaji, udhibiti wa ruhusa za watumiaji, n.k. hutekelezwa (ambayo hurahisisha usimamizi na matengenezo ya mfumo wa ECM).

Kulingana na wachambuzi wa IDC, kwa sasa kuna aina kuu zifuatazo za EDMS (baadhi ya EDMS inaweza wakati huo huo kuwa ya aina kadhaa, kwa kuwa zina kazi zinazofanana nazo):

EDMS ilizingatia michakato ya biashara ( EDM ya mchakato wa biashara ).Wanaunda msingi wa dhana ya ECM. Mifumo ya aina hii (EDMS) imeundwa kwa matumizi maalum ya wima na ya usawa (wakati mwingine pia yana maombi ya viwanda). Mifumo ya EDMS hutoa mzunguko kamili wa maisha ya kufanya kazi na nyaraka, ikiwa ni pamoja na kufanya kazi na picha, kusimamia rekodi na mtiririko wa kazi, usimamizi wa maudhui, nk. Mifumo ya EDMS hutoa hifadhi na kurejesha hati za 2-D katika miundo ya awali (picha, faili za CAD, lahajedwali nk. ) na uwezo wa kuziweka katika vikundi katika folda. Watengenezaji wanaojulikana zaidi wa mifumo ya EDMS ni Documentum (mfumo wa Hati), FileNet (Mifumo ya Panagon na Watermark), Hummingbird (mfumo wa PC DOCS), nk Wachuuzi ambao wamefanikiwa zaidi katika usimamizi wa yaliyomo kuliko kampuni zingine (kwa mfano, Documentum. na kampuni za FileNet) zimezingatia shughuli zake katika utekelezaji wa kazi kama hizo katika EDMS kama usimamizi wa violezo, usimamizi wa uwasilishaji wa nguvu na uchapishaji wa yaliyomo kwenye Wavuti. Ikumbukwe kwamba wakati karibu mifumo yote ya EDMS hutoa kiwango kizuri cha utekelezaji wa hifadhi na huduma za maktaba kwa ajili ya kusimamia maudhui ya elektroniki (kwa mfano, picha na nyaraka za ofisi), kila mmoja wao ana nguvu zaidi katika eneo lake. Kwa mfano, mifumo kutoka kwa Open Text na iManage ina usimamizi mzuri zaidi wa hati za ofisi. Kwa upande mwingine, mifumo kutoka Tower Technology, FileNet, IBM na Identitech ina nguvu zaidi katika kudhibiti picha za bidhaa za kiwango cha juu.

EDMS ya ushirika (EDM ya biashara-centric). Mifumo ya aina hii hutoa muundo msingi wa shirika (unaopatikana kwa watumiaji wote wa shirika) kwa kuunda, kushirikiana na kuchapisha hati. Kazi za msingi za EDMS za ushirika ni sawa na kazi za EDMS zinazozingatia michakato ya biashara. Kama sheria, EDMS ya ushirika haikusudiwa kutumika tu katika tasnia maalum au kutatua shida nyembamba. Zinatekelezwa kama teknolojia ya jumla ya ushirika. Uendelezaji na uendelezaji wa EDMS ya ushirika unafanywa na Lotus (mfumo wa Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (mfumo wa LiveLink), Keyfile, Oracle (mfumo wa Muktadha), iManage, nk.

Mifumo ya usimamizi wa yaliyomo.Mifumo ya aina hii hutoa uundaji wa maudhui, ufikiaji na usimamizi wa yaliyomo, uwasilishaji wa yaliyomo (hadi kiwango cha sehemu za hati na vitu kwa matumizi yao ya baadaye na mkusanyiko). Kuwa na habari inayopatikana sio kama hati lakini kama vitu vidogo hurahisisha kushiriki habari kati ya programu. Kusimamia maudhui ya Wavuti kunahitaji uwezo wa kudhibiti vipengee mbalimbali vya maudhui ambavyo vinaweza kujumuishwa katika wasilisho la Wavuti (kwa mfano, kurasa za HTML na michoro ya Wavuti). Kwa kuongeza, kudhibiti maudhui ya Wavuti kunahitaji uwezo wa kuunda violezo vya uwasilishaji vinavyotumika kuwasilisha maudhui yanayobadilika na kuyabinafsisha (kulingana na matakwa ya mtumiaji, wasifu wao, n.k.). Mifumo ya usimamizi wa maudhui kutoka kwa Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette, n.k. inajulikana kwenye soko la dunia.

Mifumo ya usimamizi wa habari - portaler.Mifumo hiyo hutoa ujumlishaji wa taarifa, usimamizi na utoaji wa taarifa kupitia mtandao/intranet/extranet. Kwa msaada wao, uwezo wa kukusanya (na kutumia) uzoefu katika mazingira ya shirika iliyosambazwa hufikiwa kulingana na matumizi ya sheria za biashara, muktadha na metadata. Tovuti pia hutoa ufikiaji kupitia kivinjari cha kawaida cha Wavuti kwa idadi ya programu za biashara ya kielektroniki (kawaida kupitia kiolesura cha mfumo wa ERP). Mifano ya lango ni Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Mifumo ya picha.Kwa msaada wao, habari iliyochanganuliwa kutoka kwa vyombo vya habari vya karatasi inabadilishwa kuwa fomu ya elektroniki (kawaida katika muundo wa TIFF). Teknolojia hii ndio msingi wa kubadilisha habari kutoka kwa hati zote za urithi na filamu ndogo kuwa fomu ya elektroniki. Kazi za msingi za mfumo wa kawaida wa usindikaji wa picha ni pamoja na: skanning, kuhifadhi, idadi ya uwezo wa utafutaji wa picha, nk.

Mifumo ya usimamizi wa mtiririko wa kazi.Mifumo ya aina hii imeundwa ili kutoa uelekezaji wa mtiririko wa kazi wa aina yoyote (kufafanua njia za kuelekeza faili) ndani ya michakato ya biashara iliyopangwa na isiyo na muundo wa shirika. Zinatumika kuongeza ufanisi na udhibiti wa michakato ya biashara ya ushirika. Mifumo ya usimamizi wa mtiririko wa kazi kawaida hununuliwa kama sehemu ya suluhisho (kwa mfano, mifumo ya EDMS au mifumo ya PDM). Hapa tunaweza kutaja watengenezaji kama vile kampuni za Lotus (Domino/Notes na Domino Workflow system), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Sehemu za EDMS

EDMS zote zina vipengele vya kawaida vya lazima: uhifadhi wa kadi za hati (sifa); uhifadhi wa hati; vipengele vinavyotekeleza mantiki ya biashara ya mfumo.

Hifadhi ya sifa ya hati

Hifadhi ya sifa ya hati imeundwa kuhifadhi "kadi" - seti ya mashamba ambayo yanaonyesha hati. Kwa kawaida, EDMS ina dhana ya aina ya hati (kwa mfano, mkataba, vipimo, barua, nk) na kila aina ina kadi yake mwenyewe. Kadi za aina tofauti zina mashamba ya lazima ya kawaida kwa nyaraka zote, na mashamba maalum yanayohusiana na nyaraka za aina hii.

Mbali na dhana ya aina ya hati, inawezekana kugawa makundi kwa nyaraka, na hati moja inaweza wakati huo huo kuwa ya makundi kadhaa. Kategoria zinaweza kupangwa katika mti wa kategoria.

Ili kupanga hifadhi ya kadi, kuna masuluhisho matatu yanayowezekana: kutumia hifadhi yako mwenyewe, DBMS ya kawaida, au zana za mazingira ambayo DBMS imejengwa.

Hifadhi ya hati

Ili kutekeleza uhifadhi wa hati, tena, kuna mbinu mbili: kuhifadhi katika mfumo wa faili au katika hifadhi maalum ya EDMS. Kwa mtazamo wa mtumiaji wa pragmatiki, hakuna tofauti kubwa kati ya njia hizi, ikiwa tutazitathmini kwa ujumla. Lakini bado kuna baadhi ya vipengele.

Kuhifadhi katika mfumo wa faili hupunguza kiwango cha usalama wakati wa kuzuia upatikanaji, kwani mfumo wa faili hauwezi kuunga mkono mfano wa usalama unaotekelezwa katika EDMS yenyewe. Kwa hiyo, unapaswa kuwapa EDMS haki zako za kufikia, ili faili zilizohifadhiwa nazo hazitapatikana moja kwa moja kwa mtumiaji yeyote. Na EDMS inaendelea mfumo wake wa orodha ya watumiaji wenye haki za upatikanaji, kuandaa upatikanaji wa faili kupitia haki hizi. Wakati huo huo, mfumo wa ufikiaji unakuwa mgumu kudumisha na sio kasoro kabisa kutoka kwa mtazamo wa usalama wa habari. Ili kutoa usalama wa ziada, usimbuaji wa faili wakati wa kuhifadhi hutumiwa mara nyingi. Kwa kuongezea, karibu EDMS zote hutumia kutaja faili bila mpangilio, ambayo inachanganya sana utaftaji wa faili inayotaka wakati wa kujaribu kuipata kupitia mfumo. Ni lazima kusema kwamba EDMS nyingi huhifadhi faili katika mfumo wa faili.

Kiwango cha biashara

Katika ngazi ya mantiki ya biashara, tofauti kubwa hupatikana kati ya EDMS tofauti. Kwa kweli, vifaa vyote vilivyoelezewa, ingawa vinaweza kupangwa kwa njia tofauti na tofauti katika kiwango cha ugumu, vinafanana kiutendaji. Mantiki ya biashara ya mifumo tofauti inaweza kutofautiana kwa kiasi kikubwa, na hii ndiyo hasa inapaswa kuwa ya manufaa zaidi wakati wa kufahamiana na mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki. Tunaweza kutambua idadi ya vipengele vya msingi ambavyo, kama cubes, hufanya utendaji wa EDMS yoyote:

usimamizi wa hati katika hazina.Inajumuisha taratibu za kuongeza na kuondoa hati, kuokoa matoleo, kuhamisha kwenye kumbukumbu, kudumisha kumbukumbu, nk;

tafuta hati.Inajumuisha utaftaji wa sifa, utaftaji wa kuona na miti anuwai ambayo hati huhifadhiwa, tafuta kwa maandishi kamili, utaftaji wa semantic, nk;

udhibiti wa uelekezaji na utekelezaji.Inahakikisha utoaji wa hati kama sehemu ya taratibu za biashara katika shirika. Njia za hati zinaweza kunyumbulika au ngumu. Katika kesi ya uelekezaji rahisi, mpokeaji anayefuata wa hati amedhamiriwa na mfanyakazi ambaye hati hiyo iko sasa. Katika kesi ya njia ngumu, njia ya hati imedhamiriwa mapema kulingana na mantiki fulani. Kitendaji cha uelekezaji hakipo katika EDMS zote. Kawaida, ili kuzuia machafuko, mifumo isiyo na vifaa vya kuelekeza inaitwa kumbukumbu za elektroniki. Udhibiti wa utekelezaji ni sehemu muhimu ya uelekezaji. Kwa kweli, njia inaelezwa kwa njia ya njia ya kifungu na muda wa utekelezaji wa hati na kila mmoja wa washiriki katika mchakato wa kifungu. Utekelezaji wa hati maana yake ni utekelezaji wa kitendo kinachohusiana na hati na kila mmoja wa washiriki ndani ya mfumo wa mamlaka yake rasmi;

ripoti. Zinatumika kama analog ya kumbukumbu za hati za ofisi. Kutumia ripoti mbalimbali, unaweza kuona, kwa mfano, muda wote uliotumiwa na wafanyakazi wanaofanya kazi kwenye hati maalum, kasi ya usindikaji wa hati na idara, nk;

utawala.Msaada kwa ajili ya uendeshaji wa mfumo yenyewe, kuweka vigezo vyake, nk.

Mahali pa EDMS katika mfumo wa habari wa biashara

Kazi kuu za EDMS: kuhakikisha udhibiti na uwazi wa shughuli za biashara, pamoja na mkusanyiko wa maarifa na usimamizi wa maarifa. Katika ulimwengu wa kisasa, kazi hizi mbili zinazidi kuwa muhimu. Kwa mfano, kwa gharama ya gari la Mercedes, 30% tu ni gharama za uzalishaji wa moja kwa moja, na iliyobaki ni fidia kwa gharama ya kukuza gari, ambayo ni, gharama ya shughuli za wahandisi na wasimamizi, kwa hivyo rasilimali kuu ya kupunguza gharama ni katika kuboresha shughuli zao.

Kiwango cha ufanisi wa kutumia EDMS imedhamiriwa na kiwango ambacho nyaraka (habari zisizo na muundo) huamua maudhui ya habari ya shughuli za biashara. Ni dhahiri, kwa mfano, kwamba kwa shirika la biashara pekee maudhui kuu ya habari ni data iliyopangwa iliyo katika hifadhidata. Labda shirika kama hilo linahitaji kuhifadhi mikataba, lakini hakuna uwezekano kwamba itakuja kwa utekelezaji wa EDMS. Walakini, ikiwa shirika la biashara linakua katika monster ya biashara na mtandao wa duka katika miji kadhaa, vifaa ngumu, na utengenezaji wake wa bidhaa za kumaliza nusu, basi mapema au baadaye utalazimika kufikiria juu ya kutekeleza mfumo wa ERP. Katika hatua inayofuata, idadi ya wanunuzi wa jumla na wateja wakubwa inaweza kukua hadi kiwango ambacho itabidi ufikirie juu ya kuanzisha CRM. Na tu ikiwa vifaa vya usimamizi vinakua kwa mamia ya watu, miradi sambamba isiyo ya msingi itaonekana, shida za mseto zitatokea, na kazi ya kuanzisha mfumo wa udhibiti wa elektroniki itatokea. Wakati huo huo, baadhi ya mifumo inaweza kuunganishwa ili mfumo wa CRM uwe na viungo kwa barua, mikataba na nakala za maagizo zinazoingia ambazo zimehifadhiwa katika EDMS.

Katika baadhi ya matukio, ushirikiano wa mifumo hii ni karibu zaidi - EDMS inaweza kutumika kama usafiri wa kuunganisha kwa kupeleka hati kati ya mifumo inayozalisha na mifumo inayowatumia, katika hali ambapo mawasiliano ya moja kwa moja katika kiwango cha data iliyopangwa kati ya hizi. mifumo haihitajiki. Tuseme biashara ina mifumo ya CRM na ERP, na inahitajika kwamba CRM irekodi ripoti za robo mwaka kutoka kwa ERP juu ya usambazaji wa bidhaa kwa mteja mahususi, ikiongezewa, labda, na maoni kutoka kwa wataalam. Ni wazi kuwa ni rahisi zaidi kuhifadhi ripoti kama hizo kwenye EDMS. Shukrani kwa ushirikiano wa ERP na EDMS, hati itaundwa na kuhifadhiwa moja kwa moja. Shukrani kwa kuunganishwa kwa EDMS na CRM, inawezekana kuunganisha hati moja kwa moja kwenye kadi ya mteja maalum. Na shughuli hizi zote zinaweza kutokea moja kwa moja. (Tunasisitiza kwamba mfano ulio hapo juu ni wa kubahatisha tu na kwa kweli unaweza usiwe na maana ya vitendo; ujumuishaji wa mifumo yoyote ya habari inaeleweka tu wakati madhumuni yake yanaeleweka wazi.)

Mahitaji ya kawaida ya EDMS

Ikiwa tutafuata herufi ya kiwango cha kuchora vipimo vya kiufundi, mahitaji ambayo mtumiaji wa kawaida anaweza kuwasilisha kwa mfumo wa kawaida wa usimamizi wa hati za kielektroniki yanaweza kuelezewa kama ifuatavyo.

Mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki unapaswa:

§ hakikisha uhifadhi salama wa hati na maelezo yao;

§ hakikisha mzunguko wa maisha wa hati (uundaji wake, uhifadhi wa matoleo, uchapishaji, kuzuia ufikiaji wa hati iliyokamatwa, uhamishaji wa hati ya kuhifadhi kwenye kumbukumbu);

§ kuruhusu mtumiaji kutaja aina mbalimbali za nyaraka, kuunda na kuhariri kadi kwao;

§ kudumisha safu ya kategoria kwa utaftaji mzuri wa hati;

§ tafuta nyaraka kulingana na taarifa kutoka kwa kadi, pamoja na maandishi kamili;

§ kuhakikisha mgawanyo wa upatikanaji wa nyaraka katika ngazi ya watumiaji binafsi, kwa kuzingatia kanuni za jukumu, na kwa kuzingatia muundo wa uongozi wa shirika;

§ msaada wa teknolojia ya HSM;

§ weka matukio yote yanayohusiana na kazi ya watumiaji na mfumo yenyewe;

§ ni muhimu kuwa na zana za utawala zilizotengenezwa;

§ kusaidia ufikiaji wa mbali kwa habari.

Mifumo ya hali ya juu inapaswa kusaidia:

§ teknolojia za nguzo ili kuhakikisha uendeshaji usioingiliwa;

§ mashirika yaliyosambazwa kijiografia;

§ algorithms ya usimbuaji kwa uhifadhi na usambazaji wa data;

§ saini ya kidijitali.

Mahitaji ya usanifu:

§ upatikanaji wa seva maalum ya programu;

§ uwepo wa mteja mwembamba;

§ msaada wa kupata hati kwa kutumia kivinjari.

§ multi-jukwaa ili kuhakikisha scalability;

Mahitaji ya uwazi na ushirikiano na mifumo mingine:

§ ushirikiano na zana za kuingiza hati za utiririshaji;

§ ushirikiano na maombi ya ofisi;

§ ushirikiano wa barua pepe;

§ upatikanaji wa interface ya programu iliyotengenezwa (API);

§ kuunganishwa na huduma za saraka za kawaida (kwa mfano, LDAP) kudumisha na kusawazisha orodha ya watumiaji wa mfumo;

§ uwezo wa kurekebisha kiolesura cha mtumiaji kwa kazi maalum;

§ uwezo wa kuongeza mfumo na vifaa vyako maalum;

§ katika kesi ya kutumia hifadhidata ya nje kuhifadhi sifa za hati, ni muhimu kuwa na maelezo ya kina ya muundo wa data na zana za kufanya kazi na DBMS tofauti.

3. Automation ya mtiririko wa hati

Mfumo wa usimamizi wa hati RS Doc kulingana na Oracle Collaboration Suite

Matatizo ya kutatuliwa:

kuchanganya hati katika vitalu vya kimantiki,

kuhakikisha uhifadhi wa kumbukumbu na urejeshaji wa hati.

Watumiaji:

● biashara ndogo na za kati;

● mashirika ya serikali;

● huduma za usaidizi;

● Kampuni za IT.

Jukwaa la vifaa x86, Itanium, AMD.

Jukwaa la programu Windows, Solaris, Linux.

Utendaji mifumo ya kielektroniki ya usimamizi wa hati RS-Doc:

● kazi ya ufanisi na kiasi kikubwa cha data na uwezekano wa upanuzi usio na kikomo wa kiasi cha habari iliyohifadhiwa na kusindika;

● kiwango cha juu cha ulinzi wa habari iliyohifadhiwa na kupitishwa;

● uwezo na kubebeka kwa jukwaa lolote;

● urahisi wa usanidi na usimamizi wa programu;

● mpangilio wa njia nasibu za hati.

Mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki wa RS-Doc unatekelezwa kwa misingi ya Oracle Collaboration Suite 10g kwa kutumia teknolojia ya BPEL (Lugha ya Utekelezaji wa Mchakato wa Biashara), ambayo inaruhusu kuunganishwa kwa kiasi kikubwa na maombi ya biashara.

Huduma za Maudhui ya Oracle humpa kila mtu katika shirika suluhisho la kina, lililounganishwa la usimamizi wa mzunguko wa maisha. Huduma za Maudhui ya Oracle zimejengwa juu ya miundombinu thabiti ya seva ya Oracle, kwa kutumia SDK ya Usimamizi wa Maudhui, zana iliyothibitishwa yenye watumiaji zaidi ya 2,000. Oracle Collaboration Suite 10g itatoa utendakazi unaomfaa mtumiaji sana kwenye violesura vinavyojulikana vya wavuti vya Windows, pamoja na Portal, programu za E-Business Suite na mazingira mengine.

Kuingiza hati

Mfumo wa RS-Doc hukuruhusu kupanga uingizaji wa hati kwa kutumia vichanganuzi vya kasi ya juu na mfumo wa utambuzi. Katika kesi hii, hati huwekwa moja kwa moja kwenye Oracle 10g DBMS.

Tafuta hati

Tatizo la urejeshaji wa taarifa kutoka mwisho hadi mwisho ni muhimu sana katika muktadha wa utumizi wa miundo tofauti na kuongezeka kwa idadi ya data ambayo haijaundwa. Taarifa muhimu kwa ajili ya kufanya maamuzi inaweza kupatikana popote: katika hifadhidata za shirika (katika muundo uliopangwa), kwenye tovuti, katika hati zilizotawanyika kwenye seva nyingi za faili, katika ujumbe wa barua pepe. Utafutaji wa hati katika mfumo wa RS-Doc ni utaratibu uliounganishwa wa kutafuta na kurejesha data kutoka kwa rasilimali zote za taarifa za kampuni na vipengele vyote vya mtiririko wa hati. Mfumo wa utafutaji, ulioandaliwa katika mfumo wa usimamizi wa hati za elektroniki RS-Doc, inakuwezesha kuandaa utafutaji si tu kwa vigezo muhimu, lakini pia kutafuta ndani ya hati. Zaidi ya hayo, zaidi ya fomati 250 za data zinatumika.

Hifadhi ya hati

Teknolojia za mtandao na teknolojia za tovuti zilizojengewa ndani hufanya iwezekane kuunganisha tu mfumo wa usimamizi wa hati na tovuti ya shirika. Usanifu wa tatu wa mfumo hufanya iwezekanavyo kutumia kwa ufanisi hifadhi moja ya hati katika shirika lililosambazwa kijiografia.

Hati na faili zote zilizopakiwa kwenye mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki wa RS-Doc huhifadhiwa kwenye hifadhidata ya Oracle 10g. Hii inakuwezesha kufanya nakala za kila siku za kiasi kizima cha nyaraka, na pia kurejesha data iliyopotea kwa muda fulani. Wasimamizi wanaweza kusanidi Oracle Collaboration Suite 10g ili kutii sera za shirika za kuhifadhi hati, kuhifadhi au kutupa hati kiotomatiki. Kwa mfano, mtu anayesimamia kampuni anaweza kuweka sera ya kudumisha maudhui ya kampuni katika mfumo wa kielektroniki. Nyaraka zilizo na sifa fulani zinaweza kuhifadhiwa kwa muda usiojulikana, wakati hati zilizo na sifa nyingine zinaweza kutupwa mara kwa mara.

Uhifadhi wa kumbukumbu za usajili wa kampuni :

● mpango wa faili: udhibiti wa vikwazo vya uendeshaji kwenye rekodi na uundaji na usimamizi wao wa hierarkia

● Huduma za wavuti zinazotumika kuunganishwa na programu za kifedha au programu za Oracle E-Business Suite

● kusaidia vipengee vya rekodi, ikiwa ni pamoja na usimamizi rahisi wa hati

● uwezo wa kutafuta rekodi za usajili

● kiolesura angavu cha watumiaji wanaodhibiti usajili

● kuunganishwa na bidhaa za usimamizi wa uhifadhi wa faili zinazotoa uwezo wa WORM kwa rekodi za usajili

Kuongeza

Mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki wa RS-Doc hukuruhusu kupanga suluhisho linalostahimili hitilafu na hatarishi kulingana na teknolojia za Oracle RAC na Oracle GRID.

Kuunganishwa na portal ya ushirika

Mfumo wa usimamizi wa hati za kielektroniki wa RS-Doc unategemea teknolojia ya tovuti ya shirika na pia una utendakazi wa zana za ushirikiano wa watumiaji, kama vile:

● barua pepe

● kalenda ya shirika na ya kibinafsi

● tovuti ya shirika

● mfumo wa kuweka kazi na kufuatilia utekelezaji wake

Uwezo wa kuunda tovuti nyingi

Oracle Collaboration Suite 10g inaruhusu uundaji wa tovuti nyingi salama ndani ya mfano mmoja wa bidhaa. Kila moja ya tovuti hizi itakuwa na seti yake ya "zana" (yaani michakato ya biashara, kategoria, n.k.) na itatengwa kimsingi kutoka kwa tovuti zingine. Kwa mfano, mkurugenzi wa TEHAMA sasa anaweza kuunda mifumo tofauti ya usimamizi wa faili kwa ofisi tofauti za kanda, zote kwa seti moja ya maunzi na programu, na hivyo kupunguza kwa kiasi kikubwa gharama za miundombinu.

Saini ya kielektroniki ya dijiti

Sahihi ya kielektroniki ya dijiti (EDS) ni hitaji la hati ya kielektroniki iliyoundwa kulinda hati hii ya kielektroniki dhidi ya kughushi. Saini ya dijiti huundwa kama matokeo ya kubadilisha habari kwa kutumia zana za ulinzi wa habari za kriptografia (CIPF) na hukuruhusu kutambua mmiliki wa cheti muhimu cha saini, na pia kuamua kutokuwepo kwa upotoshaji wa habari kwenye hati ya elektroniki.

Uwepo wa saini ya dijiti ya elektroniki katika mfumo wa RS-Doc hukuruhusu kuchukua nafasi ya muhuri wa jadi na saini, kuhakikisha uandishi na kutobadilika kwa hati baada ya kusainiwa. Utaratibu wa saini ya dijiti ya kielektroniki hukuruhusu kusaini toleo lolote la hati ya kielektroniki, kurekodi na kuhifadhi habari kuhusu nani aliyesaini na lini. Orodha ya watumiaji ambao wanaruhusiwa kusaini hati za aina hii imeelezwa tofauti kwa kila aina ya hati ya elektroniki.

Kuhakikisha upatikanaji salama wa hati

Maboresho ya usalama katika Oracle Collaboration Suite 10g ni pamoja na:

● usalama wa kiwango cha folda na hati: Oracle Collaboration Suite 10g hutengeneza utaratibu wa usalama wa kiwango cha folda ya Pamoja katika faili za Oracle, na kuongeza ulinzi wa ufikiaji kwenye folda na kiwango cha hati, kwa hivyo msimamizi sasa anaweza kubainisha kwa usahihi watumiaji wanaoruhusiwa kufikia folda na hati fulani na ufikiaji wao. kiwango

● Udhibiti wa ufikiaji kulingana na Vikundi na Majukumu: udhibiti wa ufikiaji unaweza kutumika kwa vipengee vyote vya maudhui na viwango vya usalama, sifa za ziada za ruhusa ya ufikiaji zinapatikana pia kwa mipangilio zaidi ya mtumiaji, kwa mfano, msimamizi wa mradi sasa anaweza kuunda kikundi cha watumiaji wanaohusika katika shughuli mahususi. kazi ya mradi, na inapeana ufikiaji wa folda na hati lengwa za kikundi hiki

● kuchanganua na kuchanganua virusi: Oracle Collaboration Suite 10g inaweza kuunganishwa na vichanganuzi vya virusi vya nje kwa ajili ya kuchanganua virusi kiotomatiki - kitendakazi cha kuchanganua virusi kinaweza kusanidiwa kuanza kiotomatiki baada ya kuingia kwenye kumbukumbu ya hati kwa mafanikio (kupitia kupakia, kusajili, kuhifadhi au itifaki. uhamisho); Uchanganuzi wa virusi unaweza kuombwa wewe mwenyewe ili kutazama vitu vilivyo tayari kwenye kumbukumbu, kwa hivyo kampuni sasa inaweza kutoa leseni na kuunganisha injini ya ukaguzi ya Symantec na Huduma za Maudhui ya Oracle ili hati zinazowasilishwa kwa Oracle Content Services zikaguliwe kiotomatiki.

Meneja Mchakato wa Oracle BPEL

Meneja wa Mchakato wa Lugha wa Utekelezaji wa Mchakato wa Biashara ya Oracle (BPEL PM) ni kiwango cha kuunda michakato ya biashara kutoka kwa seti ya huduma tofauti ambazo hupunguza kwa kiasi kikubwa utata na gharama ya miradi ya ujumuishaji. Kidhibiti cha Mchakato cha Oracle BPEL kinatoa mazingira rahisi kutumia, lakini yenye vipengele vingi kwa ajili ya kubuni, kutekeleza, na kufuatilia michakato ya biashara. Utendaji wa mifumo iliyopo inakuwa aina ya wajenzi, seti ya vipande ambavyo, wakati wa kushikamana kwa utaratibu sahihi, huunda mazingira moja, hali ambayo inaweza kudhibitiwa kikamilifu na kuonekana.

Athari ya utekelezaji

● wajibu wa kila mfanyakazi huongezeka kwa ajili ya utekelezaji na ukamilishaji wa kazi yoyote aliyopewa, kwa kuwa anajua kwamba kazi hiyo haitasahaulika, hakika kutakuwa na kukubalika na uhakiki wake.

● usimamizi unaweza kutathmini mzigo wa kazi na ufanisi wa wafanyakazi, kwa kuwa taarifa kuhusu kazi zote zimeandikwa kwenye mfumo na wakati wowote unaweza kuona ni nani anayechelewesha kazi mara kwa mara, ambaye anakamilisha kazi nyingi zaidi, nk.

● mtiririko wa hati unaharakishwa, jambo ambalo huathiri kasi na ubora wa huduma kwa wateja, na hii ni njia ya moja kwa moja ya kuongeza ushindani wa biashara.

● kubadilishana kwa wafanyakazi kunahakikishwa, kwa kuwa kazi na nyaraka zote zilizobaki zimesajiliwa katika mfumo

● kuongeza kiwango cha utamaduni wa shirika, unaolenga kila mfanyakazi kufikia malengo ya jumla ya biashara.

● kuongeza ufanisi wa ushirikiano na habari

● kuongeza kiwango cha huduma kwa wateja

● kupunguzwa kwa gharama ya umiliki wa programu na changamano ya maunzi

Upekee

Utangulizi wa usimamizi wa hati za kielektroniki utakuwa mzuri kwa biashara hizo ambazo:

● zana za usimamizi na mtiririko wa hati ni kubwa kabisa na changamano (kwa biashara ndogo, mtiririko wa hati za kielektroniki unaweza hata kupunguza kasi ya michakato, bila kutaja ufanisi wa uwekezaji)

● usimamizi wa biashara uko tayari kurekebisha michakato ya biashara inayolenga uboreshaji wao na udhibiti wazi, kwani bila kazi hii kuanzishwa kwa usimamizi wa hati za elektroniki haiwezekani.

● usimamizi unalenga kuanzisha usimamizi wa hati za kielektroniki ili kuboresha ufanisi wa usimamizi wa biashara, na si kuwezesha kazi ya idara binafsi (kwa mfano, ofisi).

Ubunifu, ukuzaji na utekelezaji wa mtiririko wa hati na mfumo wa usimamizi wa rasilimali za biashara kwenye jukwaa la Lotus Domino

Matatizo ya kutatuliwa

Mtiririko wa hati na mifumo ya usimamizi wa rasilimali za biashara, kuhakikisha kazi ya pamoja ya wafanyikazi wa biashara nzima katika nafasi moja ya habari, suluhisha kazi kuu zifuatazo:

● kuongeza kasi na ubora wa kufanya maamuzi

● kuongeza usimamizi wa shirika

● kuongeza kasi ya usambazaji wa maarifa ndani ya shirika

● kuongeza usalama wa uhifadhi na usambazaji wa taarifa

● kupunguzwa kwa sehemu ya gharama za ziada

● kuhakikisha mtiririko wa hati ya nje

Mtiririko wa hati na mifumo ya usimamizi wa rasilimali za biashara:

● kusaidia ushirikiano

● kuongeza ufanisi na tija ya wafanyakazi

● kuhakikisha upatikanaji wa taarifa mara kwa mara kwa wafanyakazi wa kampuni wanaofanya maamuzi

● kuruhusu kupunguza gharama ya fedha kwa ajili ya mahitaji yasiyo ya uzalishaji

● kufanya kazi ya makampuni yaliyosambazwa kijiografia kuwa rahisi na yenye ufanisi

● kuwawezesha wafanyakazi kutekeleza majukumu ya kazi na kupata tu hati muhimu kwa kazi kulingana na majukumu yao katika mfumo

● kuhakikisha usalama wa taarifa zilizohifadhiwa

● kuboresha ubora wa kazi na washirika na wateja

● kuongeza kasi ya usambazaji wa maarifa ndani ya kampuni

Watumiaji

Makampuni yenye wafanyakazi wakubwa wanaohitaji automatisering ya hati.

Jukwaa la vifaa

Majukwaa yanayoungwa mkono na bidhaa za programu za IBM.

Jukwaa la programu

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Utendaji

Uwezo mkuu wa mtiririko wa hati na mfumo wa usimamizi wa rasilimali za biashara unaweza kutengenezwa kama orodha:

● usajili wa barua zinazoingia na kutoka

● mzunguko kamili wa idhini ya hati

● uundaji na utekelezaji wa maagizo

● mtiririko wa hati ya ndani ya shirika

● kuhifadhi na kusasisha data kuhusu muundo, wafanyakazi na wakandarasi wa shirika
● kufanya kazi na mikataba na mawasiliano ya nje ya shirika

● usimamizi wa miradi inayoendelea katika shirika

● utekelezaji rahisi na wa haraka wa maagizo na maombi mbalimbali

● maandalizi ya matukio mbalimbali

● utunzaji wa rasilimali za shirika

● hazina iliyounganishwa ya hati za kampuni

● mfumo mdogo wa wafanyikazi

Wakati wa kutekeleza mtiririko wa hati na mifumo ya usimamizi wa rasilimali za biashara, Kampuni ya R-Style inafanya kazi kulingana na mpango ufuatao:

● uchunguzi wa muundo wa shirika wa biashara, kitambulisho cha michakato kuu ya biashara, mtiririko wa kazi na maelezo rasmi ya mtiririko wa hati.

● kuandaa nomenclature ya hati, kuunda vitabu vya marejeleo na waainishaji, kuandaa maagizo

● urekebishaji au urekebishaji wa mfumo kulingana na taarifa zilizopatikana wakati wa awamu ya uchunguzi

● usakinishaji na usanidi wa programu, uendeshaji wa majaribio

● usanidi wa mwisho wa mfumo, kwa kuzingatia mapungufu yaliyotambuliwa wakati wa uendeshaji wa majaribio

● mafunzo ya wafanyakazi wa shirika

Athari ya utekelezaji

Uboreshaji wa mtiririko wa hati za kampuni na kupunguza gharama zisizo za msingi.

Upekee

Suluhisho hili linawakilisha uundaji wa mtiririko wa hati na mfumo wa usimamizi wa rasilimali za biashara kutoka mwanzo, na urekebishaji wa mifumo iliyopo ili kukidhi mahitaji ya mteja mahususi.

Miradi ya ujumuishaji kwenye Vidokezo vya Lotus/Domino

Mtazamo wa kampuni ya KSK wa kujenga habari za shirika miradi kulingana na Lotus Notes/teknolojia ya Domino

Vidokezo vya Lotus/Domino hufanya kazi katika shirika

Lotus Notes/Domino hufanya kazi kuu 4 katika shirika:

Barua pepe ya kampuni.

2. Automation ya kazi zinazoelekezwa kwa hati.

3. Mfumo wa taarifa za usafiri.

4. Ufumbuzi wa mtandao.

Vidokezo vya Lotus / Miundombinu ya Domino katika shirika

1). Barua pepe ya kampuni

Utekelezaji wa Lotus Notes/teknolojia ya Domino inahalalishwa hata inapotumika kama mfumo wa barua pepe wa shirika.

Mfumo huu unaweza kuwa na sifa ya kuaminika, hatari, salama na inayoweza kudhibitiwa. Kuna mashirika ambayo zaidi ya wafanyakazi 100 na hata elfu 200 wameunganishwa na mfumo wa ujumbe wa Lotus Domino. Hii ina maana kwamba shirika lako linapopanuka, miundombinu ya Lotus Domino inaweza pia kupanuliwa bila kuingia katika mapungufu ya kiufundi. Linapokuja suala la usalama, Domino inatoa usalama wa barua pepe wenye nguvu zaidi wa mtandao unaopatikana leo.

Mbali na barua pepe, Lotus Domino inajumuisha mifumo ya kalenda ya kikundi na ratiba ambayo imeunganishwa nayo kwa nguvu.

Makampuni mengi huanza kujenga miundombinu ya barua pepe kwa kutekeleza MS Exchange. Hata hivyo, kadri ukubwa wa utekelezaji unavyoongezeka na hitaji la kufanya kazi za kikundi kiotomatiki kutambuliwa, baadhi ya makampuni haya yanaanza kuhamia Lotus Domino. Kwa kusudi hili, taratibu maalum za kuhama kutoka MS Exchange hadi Lotus Domino zimetengenezwa. KSK imekusanya uzoefu mkubwa katika kutekeleza uhamaji katika mashirika makubwa.

Mpango wa uhamiaji unaweza kuwakilishwa kama ifuatavyo

2). Uendeshaji wa kazi zinazoelekezwa kwa hati

Moyo wa Vidokezo vya Lotus/Domino ni duka la vitu linalojulikana kama NSF (Kifaa cha Kuhifadhi Vidokezo). Kitengo kikuu cha hifadhi ya data ni hati tofauti, na muundo wake unatambuliwa na fomu iliyo na seti ya mashamba ya aina mbalimbali. Kwa mfano, hati inayohusiana na huduma kwa wateja inaweza kuwa na tarehe, jina la mteja, nambari ya kitambulisho cha mteja, jina la opereta, sehemu ya maandishi ya kuelezea ombi la mteja na uga wa hali ya ombi. Madokezo hutumia mionekano iliyoorodheshwa ili kuonyesha orodha za hati, vielekezi na faharasa za maandishi kamili ili kutafuta hati, na mawakala kuharakisha michakato ya biashara.

Utaratibu mwingine wa kimsingi wa Vidokezo vya Lotus/Domino ni utaratibu wa urudufishaji, ambao hutatua matatizo makuu 2:

Msaada kwa kazi iliyosambazwa kijiografia (maingiliano ya data na maombi);

Msaada kwa watumiaji wa simu (maingiliano ya barua, data na programu).

Replication katika Vidokezo vya Lotus/Domino ni ya kipekee katika utendakazi na uzito wake: inaendeshwa katika kiwango cha uga na inaweza kubinafsishwa sana. Inajulikana na mali zifuatazo: bidirectionality; uteuzi; replication kati ya seva na kati ya seva na wateja; urudufishaji wa data na muundo wa programu. Kwa kuongeza, uigaji unaweza kufanywa kwa njia mbalimbali za mawasiliano: kutoka kwa njia za simu za kawaida za jiji hadi mitandao ya kasi ya ndani (ya kimataifa).
Kwa pamoja, utaratibu wa urudufishaji na barua za Vidokezo huunda mfumo jumuishi wa ujumbe wa Vidokezo vya Lotus/Domino, ambao hutumika kama msingi wa kuunda utendakazi na utumaji otomatiki wa mtiririko wa kazi.
Kwa kutumia mfumo jumuishi wa utumaji ujumbe, hifadhidata za hati, na zana za ukuzaji zilizojengewa ndani, wateja na wasanidi programu wana jukwaa madhubuti la kuunda mifumo inayozingatia hati.

Kampuni ya KSK imeunda na kutoa mfumo wa usimamizi wa hati wa KCK DocLogic kwenye soko. DocLogic imejengwa juu ya kanuni ya msimu. Maelezo ya kina zaidi ya DocLogic yametolewa hapa chini.

Licha ya idadi kubwa ya programu zilizotengenezwa tayari za Lotus Notes/Domino, programu nyingi zinazoendeshwa kwa wateja kote ulimwenguni zilitengenezwa ili kuagiza. Hii inafafanuliwa na maalum ya biashara ya kila mteja, pamoja na matumizi ya teknolojia tofauti na ufumbuzi. Takriban mradi wowote wa shirika kulingana na Vidokezo vya Lotus/Domino unahusisha utumiaji wa suluhu zilizotengenezwa tayari na ukuzaji maalum.

Kampuni ya KSK ni kampuni inayoongoza ya Kirusi katika uwanja wa miradi ya ushirika kulingana na Vidokezo vya Lotus / Domino na maendeleo ya maombi ya desturi. Kampuni imekamilisha idadi kubwa ya miradi kwa wateja wa kigeni na Kirusi.

3). Mfumo wa habari wa usafiri

Lotus Notes/Domino ina uwezo wa kubadilishana data na mifumo mingine ya habari. Kwa kusudi hili, Lotus imeunda anuwai ya teknolojia za ujumuishaji, ambazo zingine zimejengwa katika Vidokezo vya Lotus/Domino, na zingine hutekelezwa kama bidhaa za kujitegemea. Bidhaa za ujumuishaji na teknolojia ni pamoja na:

Maktaba ya Kitu cha Data ya LotusScript - seti ya madarasa ya LotusScript, mbinu, mali na matukio ambayo hutoa ufikiaji wa hifadhidata za uhusiano na jadi kwa kutumia ODBC;

Teknolojia iliyojengwa ndani ya Huduma za Kiunganishi cha Biashara ya Domino (DECS), ambayo hukuruhusu kuunda programu zinazochanganya data ya Domino na DBMS bila programu;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) ni seva tofauti ambayo inaruhusu wasimamizi kupanga na kuendesha ubadilishanaji wa data kwa wingi katika maingiliano ya mara kwa mara au hali ya muamala kati ya Lotus Domino na DBMS, ikijumuisha familia ya IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL na zingine zinazotangamana na ODBC. hifadhidata;

Viunganishi vya Domino, vinavyowezesha ubadilishanaji wa taarifa kati ya programu za Domino na mifumo ya upangaji rasilimali za biashara (ERP), vichunguzi vya shughuli na huduma za saraka.

Uwezo wa ujumuishaji ulioorodheshwa hapo juu, pamoja na injini yenye nguvu ya urudufishaji (hasa kwenye mitandao ya kasi ya chini), inafanya kuwa wazo zuri kutumia Domino kama chombo cha kati au mfumo wa usafiri wa daraja la kwanza.

4). Ufumbuzi wa wavuti

Lotus Domino ni seva ya Wavuti inayotumia viwango vya HTTP na HTTPS. Mbali na kutekeleza majukumu ya seva ya Wavuti ya kawaida, Lotus Domino inaweza "kurusha" kubadilisha hati za Vidokezo hadi umbizo la HTML na kumpa mtumiaji wa Mtandao. Kwa njia hii, maelezo ya Tovuti yako hayatahifadhiwa kama faili za HTML kwenye mfumo wa faili, bali kama hati za hifadhidata ya Domino.

Hii inamaanisha kuwa unaweza kutumia zana zote zenye nguvu za ukuzaji wa Vidokezo vya Lotus/Domino bila nyongeza ya ziada na kufanya programu na data yako ya Domino ipatikane kwa watumiaji wa Mtandao/Intraneti. Katika hali hii, huduma zote za Domino, kama vile kuorodhesha hati, uainishaji, utafutaji wa maandishi kamili, urudufishaji, mawakala uliozinduliwa kwa ratiba na matukio fulani yanapotokea, hupatikana kiotomatiki kwa mtengenezaji wa seva yako ya Wavuti.

Kutokana na hili, unaweza kufanya mchakato wa kujaza Tovuti yako kuwa karibu kujitegemea. Msimamizi wa tovuti hatalazimika kusasisha mara kwa mara maudhui ya tovuti na hatakuwa tena kizuizi cha mchakato huu. Kwa kuwa chanzo cha data kwa Tovuti ni hifadhidata ya Lotus Notes/Domino, waandishi wa hati wenyewe wana fursa ya kuzichapisha kwenye Tovuti. Wakati huo huo, kwa sababu ya njia za uratibu na otomatiki ya mtiririko wa kazi, mchakato wa kuidhinisha hati za kuchapishwa kwenye Wavuti, kuwafahamisha waandishi na watu wanaowajibika juu ya hitaji la kufanya mabadiliko, sasisho au ufutaji unasaidiwa kiatomati.

Kitabu: Maelezo ya mihadhara ya Hati

SEHEMU YA 1. MSAADA WA HABARI NA NYARAKA ZA USIMAMIZI SEHEMU YA 1. TAARIFA NA NYARAKA MSAADA WA USIMAMIZI 1.1. Umuhimu wa nyaraka za usimamizi

Hati hufanya kazi nyingi. Kiwango cha serikali 16.487-83 kinafafanua hati kama kitu cha nyenzo na habari iliyowekwa kwa njia iliyoundwa na mwanadamu kwa upitishaji wake kwa wakati na nafasi, na inafafanua kazi ya jumla ya hati kama mtoaji wa habari. Kazi hii ya hati ni muhimu hasa katika usimamizi wa uendeshaji. Baada ya kutumia hati katika kazi ya sasa, hufanya kazi nyingine muhimu - inafanya kazi kama chanzo cha kihistoria. Vipengele hivi vilivutia umakini wa wafanyikazi wa usimamizi na watunza kumbukumbu. Mashirika ya utawala na taasisi za serikali lazima kuingiliana katika kazi zao.

Katika kipindi cha urekebishaji wa mfumo wa usimamizi, hati hufanya kazi kadhaa za kinadharia ambazo hutumiwa ndani ya taaluma za kisayansi za usimamizi wa hati na uhifadhi wa kumbukumbu.

Teknolojia ya usimamizi, iliyopunguzwa kwa mchoro rahisi, inaweza kuwasilishwa kwa namna ya kufanya uamuzi, kuandaa utekelezaji wake na kufuatilia utekelezaji wake. Mpango huu unaweza kutumika katika kesi ya kutekeleza tukio rahisi zaidi la wakati mmoja, na wakati wa kuandaa mifumo tata ya tasnia ya nchi nzima. Mifumo hii itatofautiana katika kiwango cha maandalizi ya kufanya uamuzi, shirika la utekelezaji wake (wafanyikazi, fedha, usambazaji, utekelezaji, nk) na shirika la udhibiti wa utekelezaji. Katika hali zote sehemu zilizoainishwa lazima zimewekwa.

Uamuzi wowote haujitokezi popote, unaweza kufanywa tu kwa msingi wa habari juu ya suala hili. Katika kesi hiyo, hali mbili muhimu zinapaswa kuzingatiwa: kwanza, habari lazima iwe wakati, na pili, lazima iwe ya kutosha kufanya uamuzi muhimu. Ikiwa habari itapokelewa kwa kuchelewa, unapoteza fursa ya kushiriki katika vitendo au matukio yoyote. Hiyo ni, fursa au nafasi inapotea. Kwa upande mwingine, ikiwa habari haitoshi au unajua kitu kidogo tu,

uamuzi wako hauwezi tu kuwa bora, lakini hata makosa, kwani haukuzingatia mambo yote.

Hivi sasa, kiasi cha habari kinaongezeka mara mbili kila baada ya miaka mitatu. Hii inahusiana na maendeleo ya jamii. Somo lolote au kila mtu anaweza kuwepo tu ikiwa habari itabadilishwa. Katika hali ya mahusiano ya soko, hali ya kiuchumi inabadilika haraka; biashara za kibiashara "huishi" tu ikiwa wanajua kwa wakati ni nini, lini, jinsi gani na ni gharama gani. Habari kwa muda mrefu imekuwa bidhaa. Yeyote anayemiliki habari anadhibiti hali hiyo, na kinyume chake.

Hii inaonyesha mabadiliko makubwa katika shirika la rasilimali za habari katika jamii, inaonyesha kuwa habari na hati kama mtoaji wake huathiri nyanja zote za usimamizi, na vile vile utendaji wa miundo anuwai inayoathiri matokeo ya mwisho katika nyanja ya kiuchumi.

Huduma za habari na nyaraka ni kazi kuu (kuu) ya usaidizi (huduma) ya usimamizi, utekelezaji ambao unahitaji ujuzi maalum wa kitaaluma. Ufanisi na uwazi katika shughuli za chombo chochote hutegemea jinsi kazi hii inavyotolewa.

Msaada wa habari na nyaraka unafanywa na vitengo maalum vya kimuundo: usimamizi wa biashara, idara kuu, ofisi, sekretarieti (au katibu msaidizi). Vitengo hivi lazima viwe na wataalamu. Katibu msaidizi lazima pia awe na elimu maalum kulingana na kiwango cha meneja na kiwango chake cha mafunzo.

Kazi ya chombo chochote cha usimamizi, kama kazi yoyote kwa ujumla katika wakati wetu, lazima ifanyike kulingana na mahitaji ya shirika la kisayansi la kazi. Hiyo ni, hii ina maana kwamba hakuna kazi ambayo haihitaji kupangwa vizuri, na mtu anayefanya kazi hii lazima awe na ujuzi na upekee wa utekelezaji wake. Kwa kufanya hivyo, kazi lazima igawanywe katika vipengele fulani - kutoka kwa ngumu zaidi hadi shughuli rahisi zaidi. Kila sehemu lazima ifanyike kazi, ambayo ni, kupangwa kwa njia bora zaidi, kwani katika kazi yoyote hakuna vitapeli, kila kitu lazima kifikiriwe. Shirika la kisayansi la kazi linajumuisha shughuli zilizofikiriwa vizuri, zilizopangwa vizuri. Jinsi ya kufanya vizuri hii au kazi hiyo imedhamiriwa na hati za udhibiti na mbinu.

Katika uwanja wa usimamizi, wanafanya kazi zaidi na habari na hati ambazo hufanya kama wabebaji wake. Hati-kitu na matokeo ya kazi katika uwanja wa usimamizi.

Kufanya kazi na habari na usaidizi wa nyaraka kunajumuisha shughuli zinazofanana. Baadhi ya masomo pekee huitekeleza kwa kutumia mbinu za kitamaduni (kwa mikono), huku wengine wakitumia ufundi na otomatiki. Lakini hatua zote za kufanya kazi na hati zinabaki. Kwa hivyo, mfanyikazi yeyote mwenye uwezo wa msingi wa vifaa vya utawala lazima sio tu kuteka na kutekeleza hati kwa usahihi, lakini pia kujua ni aina gani za kazi zinazofanywa nao.

Kazi yoyote leo inaboreshwa kwa kuanzisha mashine na michakato mpya. Katika uwanja wa usimamizi, inawezekana tu kutengeneza kazi na hati na kusasisha usindikaji wa habari zilizomo kwenye hati.

Lakini usindikaji wa hati ya mashine huleta mahitaji yake mwenyewe. Kuhusu hati, mahitaji ya muundo wao, utaratibu wa utekelezaji, uwasilishaji wa maandishi.

Hati hiyo pia inaweza kugawanywa katika vipengele vyake rahisi (maelezo) na katika kila sehemu kuna sheria za kuandika na kubuni sahihi zaidi. Sheria hizi zimewekwa katika DSTU 4163-2003. Mahitaji ya utayarishaji wa hati pia yanaelezewa kwa undani wa kutosha katika mfumo wa usaidizi wa nyaraka za usimamizi, kwani katika hati zote inawezekana kutambua sehemu sawa (maelezo), baada ya kusoma utaratibu wa kuandaa na kusindika maelezo haya (kuandika anwani. , tarehe, alama za idhini, idhini, utaratibu wa kuhitimisha, nk). Mahitaji haya yameanzishwa na DSTU 4163-2003.

Hati moja inatumika kuandika kitendo cha mara moja tu. Nyaraka hufanya kazi kwa mwingiliano wa karibu na kila mmoja na kuunda mfumo wa hati. Kiwango cha serikali kinafafanua mfumo wa hati kama seti ya hati zinazohusiana katika uwanja fulani wa shughuli.

Kuna mifumo ya nyaraka za kifedha, msingi na uhasibu wa vitu na vyombo vya bajeti, nyaraka za uhasibu na fedha, nyaraka za shirika na utawala, nk Hivyo, kila meneja lazima awe na uwezo wa kujiondoa na kujua mfumo wa nyaraka ambao anafanya kazi nao. Kwa mfano, mfanyakazi wa idara ya HR lazima ajue na aweze kuteka na kutekeleza hati zote za wafanyikazi,

na mikataba na mikataba ya ajira. Lakini ya kawaida zaidi ni hati za shirika na utawala ambazo meneja yeyote anapaswa kushughulikia. Hii inajumuisha hati za shirika kama vile hati, kanuni, maagizo, hati za usimamizi, maagizo, maagizo, maagizo, maazimio, maamuzi; habari na vitendo vya kumbukumbu, vyeti, ripoti na maelezo ya maelezo, pamoja na aina za kawaida za nyaraka rasmi - barua, telegram, ujumbe wa simu. Kila aina ya hati iliyotajwa ina sifa zake katika kubuni na uwasilishaji wa maandishi, ambayo ni rahisi kujifunza.

Utaratibu wa kufanya kazi na nyaraka pia umegawanywa katika hatua fulani. Kila hatua ina mbinu zake za jinsi ya kuifanya vizuri zaidi. Kazi hii huanza na kupokea na usindikaji wa awali wa nyaraka. Hatua hii ni bila kujali njia ya kupeleka habari: kwa barua, kwa mtu, kwa telegraph, kwa faksi. Kama sheria, kazi hii inafanywa katikati na ina shughuli za kiufundi, zilizoelezewa kwa undani katika sheria na maagizo.

Usajili wa hati ni hatua muhimu. Wakati wa mchakato wa usajili, kumbukumbu za nyaraka zilizopokelewa zinawekwa, lakini jambo muhimu zaidi ni kurekodi viashiria kuhusu hati, ambayo inafanya uwezekano wa kuandaa udhibiti wa utekelezaji wake na habari na kazi ya kumbukumbu na nyaraka, i.e. Wakati wa mchakato wa usajili, benki ya data imeundwa kuhusu nyaraka zinazozunguka katika kitu au somo.

Hatua inayofuata, ufuatiliaji wa utekelezaji, inahusiana kwa karibu na usajili wa nyaraka. Udhibiti wa haraka uliopangwa vizuri hukuruhusu kujua wakati wowote kile kinachohitajika kufanywa na husaidia somo kupanga vizuri siku yake ya kazi.

Shirika la habari na kazi ya kumbukumbu pia inategemea usajili wa nyaraka. Huduma ya habari na hati ya huduma au katibu inahitajika kutoa cheti kwa dakika chache: wapi, kutoka kwa nani, kwa hatua gani ya kazi hati yoyote iko, na pia kujibu swali: ni hati gani zina habari juu ya shida fulani ambayo inakuvutia. Usajili unaweza kufanywa kwa mikono - kwenye kadi au otomatiki - kwenye kompyuta. Teknolojia ya kusajili hati imeelezewa vizuri katika miongozo ya kawaida na ya mbinu.

Baada ya usindikaji wa awali na usajili, hati inatumwa kwa utekelezaji. Hatua hii inahusishwa na shida ya harakati ya moja kwa moja ya hati. Uhamishaji wa hati kwa mtekelezaji, unaoonyesha mfumo wa shirika la usimamizi. Kwa usambazaji wa wazi wa majukumu na ugawaji wa mamlaka, hati mara moja inakwenda katika utekelezaji. Kwa mfumo wa usimamizi wa kati, wakati meneja anajichukulia uamuzi wa yote, hata maswala madogo, kila hati inakuja kwake kwa utatuzi na baada ya hapo inatumwa kwa utekelezaji. Hati iliyoandaliwa itatoka chini hadi juu - kutoka kwa mtekelezaji, na vibali vingi, hadi kwa meneja kwa saini. Mwendo wa hati unaonyeshwa wazi na operegramu na inakuwezesha kuona shughuli zote zinazorudiwa na zisizohitajika.

Hatua inayofuata ni uhifadhi wa sasa wa hati. Hati yoyote, baada ya taarifa iliyoandikwa ndani yake kutumika katika mchakato wa usimamizi, hufanya kazi ya kuhifadhi na kukusanya taarifa ili habari hii iweze kurudi tena wakati haja inatokea. Kwa kufanya hivyo, nyaraka zinapaswa kuwekwa ili hati inayotaka inaweza kupatikana katika suala la dakika. Kwa kuwa kuna nyaraka nyingi ambazo zimewekwa kando wakati wa kazi ya somo, shirika lao katika hifadhi ya sasa inahitaji uainishaji wa awali, yaani, usambazaji katika vikundi (kesi) kwa utafutaji wao wa haraka. Ili kusambaza hati kati ya kesi, classifier rahisi inatengenezwa - nomenclature ya kesi. Hii ni orodha ya utaratibu wa majina ya kesi zinazoendeshwa katika mikoa.

Nomenclature ni hati muhimu zaidi. Nomenclature iliyoundwa vizuri ya faili inaruhusu uhifadhi wa sasa wa hati kupangwa wazi. Hata hivyo, kuandaa nomenclature kunahitaji ujuzi maalum. Uzoefu wa miaka mingi katika kuandaa nomino huturuhusu kudai kuwa mtaalamu pekee katika uwanja wa usimamizi wa rekodi au mtunzi wa kumbukumbu ndiye anayeweza kuunda safu ya majina. Ikiwa somo haliwezi kuunda nomenclature ipasavyo, unahitaji kuwasiliana. kwa huduma ya kumbukumbu. Vifuniko vya kesi huundwa kulingana na nomenclature. Muundo wa vifuniko na usambazaji wa nyaraka ndani ya faili lazima pia ufanyike kwa kuzingatia sheria maalum.

Kuchora nomenclature ya kesi, kutengeneza kesi na uhifadhi wao kuhusiana na uchunguzi wa thamani ya nyaraka. Utaalamu unahusu uamuzi wa umuhimu wa vitendo na kisayansi wa nyaraka na uamuzi wa muda wa kuhifadhi. Kulingana na thamani ya nyaraka, wanaweza kuwa na vipindi tofauti vya kuhifadhi: muda mfupi (hadi miaka 10), hifadhi ya muda mrefu (hasa, hizi ni nyaraka za wafanyakazi ambazo zimehifadhiwa kwa miaka 25-75) na kudumu. Vipindi vya uhifadhi wa hati vinaweza kuamuliwa katika vitabu maalum vya marejeleo vinavyoitwa "Orodha za hati kulingana na muda wa kuhifadhi." Wao ni wa kawaida na wa idara. Orodha ya kawaida ipo kwa nyaraka za usimamizi, nyaraka za kisayansi na kiufundi, filamu na nyaraka za picha; orodha za idara kwa karibu maeneo yote ya shughuli (utamaduni, huduma ya afya, sinema, kilimo, nk). Orodha ya idara inashughulikia kwa undani zaidi hati ambazo zinaundwa katika mchakato wa shughuli katika eneo fulani. Vipindi vya uhifadhi wa hati vinatambuliwa wakati wa kuunda faili, kwani hairuhusiwi kuunda hati na vipindi vya uhifadhi wa kudumu na wa muda kwenye faili moja. Vinginevyo, hati zitalazimika kuunganishwa tena. Utaratibu wa kufanya uchunguzi na kurekodi matokeo yake umewekwa vizuri katika nyaraka za udhibiti na mbinu.

1, hatimaye, hatua ya mwisho ya kufanya kazi na nyaraka ni kuandaa faili kwa uhifadhi wa muda mrefu au kwa kuziwasilisha kwenye kumbukumbu. Katika kazi ya uendeshaji, kama sheria, kesi hutumiwa kwa miaka miwili - mwaka wa sasa na uliopita. Kesi za miaka iliyopita lazima zichakatwa na kuhamishiwa kwenye kumbukumbu ya mhusika (ikiwa kuna moja) au kuhamishiwa kwa baraza la mawaziri lingine kwa uhifadhi. Kesi zinashughulikiwa kulingana na sheria zilizowekwa. Ikiwa kazi hii inafanywa mara kwa mara, kila mwaka, mambo ya somo yatakuwa katika utaratibu kamili na kupata faili na nyaraka muhimu haitakuwa vigumu.

Utaratibu wa kuchora na usindikaji wa nyaraka na shirika la hatua zote za kufanya kazi nao zinaelezwa kwa undani wa kutosha katika nyaraka za udhibiti na mbinu. Kila somo au kitu lazima kiwe na kifurushi cha hati, na ikiwa ni kubwa, kila kitengo cha kimuundo lazima kiwe nao.

Wahifadhi wa kumbukumbu ambao hufuatilia shughuli za vitu au masomo lazima, kwanza kabisa, kutoa mashauriano, kuamua ni hati gani za kawaida na za kiufundi ambazo somo au kitu kinapaswa kuwa nacho, kwa msaada wa ambayo mtu anaweza kupata jibu la maswali mengi kuhusu mkusanyiko, usindikaji, na shirika la hati.

Kifurushi cha hati za kawaida na za kimbinu kina sehemu mbili. Sehemu ya kwanza inapaswa kuwa na hati za kitaifa za kawaida na za mbinu, seti kamili ambayo inapaswa kuuzwa katika taasisi za kumbukumbu sio katikati tu, bali pia ndani ya nchi. Hati hizi ni pamoja na:

Mfumo wa usaidizi wa hati za serikali

usimamizi. Masharti ya msingi. Mahitaji ya jumla ya hati na

huduma za usaidizi wa nyaraka.

Maagizo ya kawaida ya maarifa ya kisheria katika vitu na masomo.

Mifumo ya nyaraka iliyounganishwa. Mfumo wa nyaraka za shirika na utawala. Mahitaji ya hati.

Sheria za msingi za uendeshaji wa kumbukumbu za idara.

Orodha ya hati za kawaida ambazo zinaundwa katika mchakato

shughuli za kamati za serikali, vitu, masomo na ufafanuzi wa tarehe za mwisho

hifadhi zao.

Ni muhimu kwa taasisi zinazoshughulikia rufaa zozote kutoka kwa raia kuwa na "Kanuni za kawaida za uendeshaji wa kazi za ofisi kuhusu rufaa, maombi na malalamiko ya raia kwa mashirika ya serikali na biashara," ambayo inafafanua utaratibu na mbinu ya kufanya kazi na kitengo hiki. ya hati.

Sehemu ya pili ya kifurushi imeundwa kutoka kwa hati za shirika, za kawaida na za kiufundi za mada yenyewe. Hii ni pamoja na:

Mkataba au kanuni kuhusu kitu au somo.

Kanuni juu ya mgawanyiko wa muundo (ikiwa somo lina muundo wa matawi).

Maelezo ya kazi kwa wafanyikazi wa vitengo vya miundo.

Maagizo ya kusimamia mambo ya chombo hiki.

Majina ya kesi.

Karatasi ya fomu za hati za vitengo vya miundo au

somo kwa ujumla.

Kuhusu hati tatu za mwisho, maagizo ya kazi ya ofisi yanapaswa kuainishwa kwa somo lililopewa na mifano yake, nomenclature ya kesi na karatasi ya fomu ya hati iliyo na hati za sampuli ambazo zinaweza kutengenezwa kwa msingi wa kujitegemea au kujumuisha wafanyikazi wa shirika. huduma ya kumbukumbu ya ndani.

12. 2.8. Mahitaji ya maandishi ya hati
13. 2.9. Kuchora hati za shirika na utawala

Siri yangu

Teknolojia ya habari kwa msaada wa nyaraka za shughuli za usimamizi. Mifumo ya usimamizi wa hati. Mkuu wa usimamizi wa usaidizi wa nyaraka za teknolojia ya kompyuta

Kitabu: Maelezo ya mihadhara ya Hati

SEHEMU YA 1. MSAADA WA HABARI NA NYARAKA ZA USIMAMIZI SEHEMU YA 1. TAARIFA NA NYARAKA MSAADA WA USIMAMIZI 1.1. Umuhimu wa nyaraka za usimamizi

Tunapendekeza

Utambuzi otomatiki wa injini ya jukwaa

Mada inayohusiana ya php inayoendeshwa na smf

Windows OS haitapakia ukarabati wa kuanzisha Windows 7 hautaanza

Hifadhi ya diski kwenye kompyuta ya mkononi haifunguzi: nini cha kufanya, sababu za tatizo Hifadhi ya disk kwenye kompyuta haitoke.

Kuunganisha ubao wa mama kwenye usambazaji wa umeme

GPS: kanuni za uendeshaji wa mfumo na usahihi wa uamuzi wa kuratibu

Jinsi ya kuzuia ukurasa wa VK wa mtu

Ulimwengu wa Mizinga huchukua muda mrefu kuingia vitani Kwa nini mizinga huchukua muda mrefu kupakia?

Jinsi ya kupata hazina zaidi za Cydia Hazina mpya za cydia ios 9

Jinsi ya kusasisha iOS kwenye iPhone: Mbinu rahisi na salama Sasisho la hivi punde la iPhone 4

Jinsi ya kupata pesa nyingi kwenye GTA Online - vidokezo kutoka kwa wachezaji wa kitaalam

Usajili, kuingia, usanidi na urejeshaji wa nenosiri la Gmail

Jinsi ya kufuta ukurasa wa zamani kwenye VK (maagizo)

Jinsi ya kurejesha ufikiaji wa ukurasa wa VK bila picha

Pakua programu ya usimbuaji wa folda

Jinsi ya kupima utendaji wa kompyuta yako ili kuona kile inaweza kufanya

Kuunganisha PPPoE katika Windows XP

Jinsi ya kujaza vizuri printa ya laser

Mapitio ya Samsung Galaxy A7 - Msururu Bora wa Kati ulio na Vipengele vya Bendera ya Vifuasi vya Galaxy A7

Jinsi ya kuweka nenosiri kwenye folda kwa njia tofauti Weka msimbo kwenye faili

Utambuzi otomatiki wa injini ya jukwaa

Mada inayohusiana ya php inayoendeshwa na smf

Windows OS haitapakia ukarabati wa kuanzisha Windows 7 hautaanza

Hifadhi ya diski kwenye kompyuta ya mkononi haifunguzi: nini cha kufanya, sababu za tatizo Hifadhi ya disk kwenye kompyuta haitoke.

Kuunganisha ubao wa mama kwenye usambazaji wa umeme