Uwezo wa programu ya kisasa njia za kiufundi otomatiki na mawasiliano hufanya iwezekane kuunda mifumo bora ya huduma za habari na mawasiliano kwa tabaka kubwa la watumiaji, ambao shughuli zao zinahusiana moja kwa moja na kurekodi, kuhifadhi na udhibiti wa utekelezaji wa hati (sheria, amri, maazimio, maagizo, itifaki). , barua).

Kisasa mfumo wa ofisi- seti ya teknolojia ya habari inayozingatia utumiaji wa pamoja na uratibu wa njia za "elektroniki" za kukusanya, kusindika, kuhifadhi na kusambaza habari, pamoja na habari ya usimamizi, ambayo inaweza kuwasilishwa kwa njia ya maandishi, picha, grafu, meza, sauti na habari za video.

Kazi kuu za mfumo wa kisasa wa ofisi:

Ujumuishaji wa teknolojia ya usimamizi wa ofisi katika mchakato mmoja:

Mpito kwa matumizi ya teknolojia isiyo na karatasi;

Otomatiki shughuli za kawaida juu ya usindikaji wa habari;

Uhifadhi wa habari;

Uundaji wa maombi na usaidizi;

Kuhakikisha usalama, uadilifu na uaminifu wa habari;

Kuweka viwango vya ufikiaji na kulinda dhidi ya ufikiaji usioidhinishwa wa habari;

Kuhakikisha utafutaji wa taarifa kwa ufanisi kwa kuzingatia vigezo mbalimbali;

Uundaji wa mfumo rahisi wa kugawa na kusambaza habari;

Shirika la kazi ya pamoja ya watumiaji katika habari za ndani na za kimataifa na mitandao ya kompyuta na mazingira;

Mawasiliano ya haraka na ya kuaminika na uwasilishaji wa habari kupitia njia za mawasiliano kwa watumiaji wa mbali;

Kutoa kiolesura rafiki, kilichounganishwa cha mtumiaji na vipengele vyote vya mfumo.

Teknolojia za usimamizi wa ofisi otomatiki zinachukua nafasi kubwa katika otomatiki ya ofisi na kutekeleza kazi zifuatazo za utendaji:

Kuingiza nyaraka kwa madhumuni ya usindikaji na utekelezaji wao baadae;

Usajili na uhasibu wa hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani;

Usambazaji wa hati kati ya watekelezaji na, ikiwa ni lazima, ugawaji wa tarehe za mwisho kulingana na viwango vilivyowekwa na usimamizi;

Ufuatiliaji wa utekelezaji wa hati na kutoa vikumbusho kwa watendaji ndani ya muda uliowekwa na usimamizi;

Uundaji na utoaji wa vyeti kwa usimamizi juu ya hali ya utekelezaji wa nyaraka kwa aina zao, watekelezaji na vigezo vingine;

Kudumisha makusanyo ya uendeshaji na kumbukumbu ya nyaraka (uhamisho wa data kwa wakati kutoka safu moja hadi nyingine, kufanya mabadiliko na nyongeza);

Tafuta hati kwa ombi;

Kutafuta habari ya kumbukumbu kwa ombi;

Kuchora hati mbalimbali za mwisho na muhtasari;

Kubadilishana hati (nje na ndani).

Msingi mifumo midogo inayofanya kazi mifumo ya habari ya ofisi

Uingizaji wa hati hutolewa na vichakataji vya maneno ambavyo vina nguvu ya kutosha; baadhi yao wana vigeuzi vya umbizo maalum kwa kufanya kazi na habari iliyoandaliwa katika mazingira mengine. Wasindikaji wa Neno hukuruhusu kuingia na kuhariri hati za muundo tata; hakikisha kufuata kamili kwa picha ya hati kwenye skrini na nakala yake kwenye karatasi; tekeleza udhibiti wa tahajia, kisarufi na kimtindo wa matini. Katika baadhi ya mifumo ya ofisi, pamoja na pembejeo za mwongozo, pembejeo ya macho ya maandishi yaliyochapishwa au yaliyoandikwa kwa mkono hutolewa kwa kutumia. programu utambuzi wa tabia (OCR). Teknolojia za uingizaji wa sauti na utambuzi wa maandishi zinatengenezwa.

Usajili na uhasibu wa hati unaweza kutekelezwa kwa kutumia DBMS. Ili kufanya hivyo, inahitajika kuamua orodha na muundo wa kuwasilisha habari inayoonyesha hati (aina ya hati, tarehe ya kupokea, nambari inayoingia / inayotoka, jina, jina la mtumaji / mpokeaji, muhtasari) Kwa utafutaji zaidi, unahitaji kufafanua vigezo vya utafutaji na maneno.

Usambazaji wa hati kati ya watekelezaji na udhibiti wa ufikiaji unafanywa ama kwa kutumia mifumo Barua pepe au njia za kuhakikisha kazi ya pamoja (mifumo ya uendeshaji, ikiwa ni pamoja na mtandao au DBMS yenye ufikiaji wa pamoja). Msimamizi wa mfumo ana orodha ya watendaji waliounganishwa katika vikundi vya kazi, wakionyesha anwani zao kwenye mtandao wa ndani, nambari za simu za mawasiliano ya modem, nambari za simu. masanduku ya barua juu seva ya barua. Kila mwigizaji (kikundi) amepewa hati moja au zaidi, iliyojumuishwa katika "folda". Kila mwakilishi (kikundi) amepewa tarehe ya mwisho ya kuwasilisha au kuandaa hati, ambayo imeingizwa pamoja na jina la mwigizaji kwenye hifadhidata ya usajili na uhasibu wa hati. Msimamizi wa mfumo hutoa viwango vya ufikiaji kwa habari (sehemu zake) kwa kila mtendaji na/au kikundi cha kazi.

Hati zilizowekewa vikwazo zinaweza kusimbwa kwa njia fiche zinapoingizwa na kuhamishiwa kwa mtekelezaji aliyeidhinishwa pamoja na usimbaji fiche. Kwa mujibu wa taarifa iliyoingia na msimamizi wa mfumo, habari hupitishwa, kupitishwa na kufikiwa na kila mtumiaji aliyeidhinishwa. Baadhi ya mifumo ya ofisi hutumia teknolojia ya "chapisha hadi wavuti" ili kuruhusu watumiaji walioidhinishwa kutazama na kufafanua (lakini si kuhariri) hati (kuchukua "maelezo ya kando").

Udhibiti wa utekelezaji na utafutaji wa nyaraka unafanywa kwa misingi ya habari iliyoingia wakati wa mchakato wa usajili na kurekodi nyaraka katika database. Kutumia zana za DBMS zilizojengwa, inawezekana kuunda idadi ya maswali fasta, kuruhusu mabadiliko katika vigezo vya utafutaji, au matumizi ya jenereta ya hoja ambayo inaruhusu mtumiaji kuunda muundo wa hoja.

Kuhifadhi habari, kudumisha fedha, na kutafuta nyaraka hufanywa ama kwa kutumia DBMS ya ndani kwa safu za habari za kiasi kidogo, au kutumia hifadhidata zenye nguvu zilizosambazwa. Katika kesi ya pili, habari huhifadhiwa kwenye kumbukumbu za diski za sumaku au za macho.

Uzalishaji na utoaji wa data ya takwimu unafanywa kwa misingi ya habari iliyoingia katika mchakato wa usajili, uhasibu na utekelezaji wa nyaraka katika DBMS au lahajedwali. Kwa kutumia zana za DBMS zilizojengewa ndani au makros ya lahajedwali, maswali yanaundwa ili kutafuta taarifa na kuyachakata kitakwimu; matokeo ya data ya takwimu iliyopokelewa kwenye skrini au terminal katika fomati za hati za towe zilizoundwa mapema kwa kutumia DBMS au lahajedwali.

Maandalizi na utekelezaji wa hati hufanywa kwa kutumia vichakataji vya maneno, lahajedwali, vifurushi vya michoro na eneo-kazi. mifumo ya uchapishaji. Vipengele vyote vilivyoorodheshwa, kwa shahada moja au nyingine, kuruhusu matumizi ya vipengele vya habari vilivyoandaliwa katika moduli moja katika vipengele vingine. Kwa mfano, grafu iliyochorwa ndani kifurushi cha michoro, kwa kutumia data iliyopatikana kutoka kwa lahajedwali, imejumuishwa katika maandishi yaliyotayarishwa na kichakataji maneno.

Ubadilishanaji wa hati na watumiaji wa nje (wa mbali) unafanywa na moduli za barua pepe zilizojumuishwa katika zana za ushirikiano. Mifumo ya barua, pamoja na kutuma nyaraka ndani ya mfumo, hufanya iwezekanavyo kutuma taarifa kwa watumiaji wa mifumo mingine ya barua pepe.

Programu ya mifumo ya habari ya ofisi

Hapo awali, vihariri vya maandishi, lahajedwali, DBMS, lugha mbalimbali za maswali ya watumiaji, zana za kuchakata taarifa za picha, na zana za kupanga kazi ya mtumiaji zilitumika kama zana za programu kwa usaidizi wa kiotomatiki wa kazi ya ofisi.

Pamoja na ujio wa vifurushi vya mfumo jumuishi wa ofisi (OS), wakati zana hizi zote ziliunganishwa kuwa moja na kazi yao ilifanywa chini ya kiolesura cha kawaida, kila mmoja wa wafanyakazi alipata fursa ya kupata rasilimali zote za mifumo hiyo, ambayo ilianza kutumika kusaidia kazi za ofisi.

Matumizi mifumo ya programu Mifumo ya ofisi katika uwanja wa otomatiki wa ofisi huwapa watumiaji faida kadhaa, muhimu zaidi ambazo ni kufanana kwa kiolesura cha programu zilizojumuishwa, shahada ya juu ujumuishaji wa programu, bei ya chini na chini ya masharti magumu (kutokana na matumizi ya moduli za kawaida) mahitaji ya rasilimali za mfumo. Kama sheria, tata kama hizo ni pamoja na kiwango seti ya msingi maombi ( kichakataji cha maneno, lahajedwali na DBMS), wakati mwingine hupanuliwa na programu za uwasilishaji, mifumo ya barua pepe, ambayo imeunganishwa na mazingira moja ambayo huwezesha kazi ya pamoja ya watumiaji.

Mahitaji ya muundo na usanifu wa mfumo:

Mfumo unapaswa kuzingatia usanifu wa seva ya mteja ambayo hutoa uwiano bora wa gharama / utendaji;

Sehemu ya seva mfumo lazima uwe unaendesha UNIX au Windows 2000/NT;

Sehemu ya mteja mfumo kawaida hutekelezwa chini ya Windows 98/2000/XP, ambayo hutoa kiolesura rahisi cha mtumiaji na uwezekano wa marekebisho yake kama matoleo ya juu zaidi ya mfumo huu yanaonekana;

Mfumo lazima utoe kiolesura na mifumo maarufu ya barua pepe (MS Mail, cc:Mail);

Mfumo lazima ujumuishe zana za kiufundi na programu kwa usindikaji na kuhifadhi hati vyombo vya habari mbalimbali(zana za skanning nyaraka za karatasi, disks za macho, kanda za magnetic). Utekelezaji wa taratibu hizi hauwezekani bila kudumisha vituo maalum vya kuhifadhi (kumbukumbu) kwa kurekodi na kudumisha nyaraka za kati na zilizoidhinishwa.

Katika meza 1.5 hutoa maelezo ya msingi juu ya zana za programu za kawaida za kutekeleza mifumo ya taarifa ya ofisi. Bidhaa hizi za programu zinaweza kutumika kutekeleza mifumo ya usimamizi wa hati za kielektroniki kwa madhumuni mbalimbali katika makampuni ya biashara ya wasifu wowote.

Jedwali 1.5

Tabia za kulinganisha za mifumo kuu ya ofisi

Inaonekana inafaa zaidi kuzitumia katika hali ya mtiririko mkubwa wa aina tofauti za hati kwenye media anuwai na idadi kubwa ya watumiaji wanaofanya kazi kwa wakati mmoja, pamoja na usindikaji na uhifadhi wa kumbukumbu. nyaraka za kiufundi na sehemu kubwa ya nyenzo za graphic (michoro, michoro, michoro).

Ikumbukwe kwamba programu ya ofisi Zana za Microsoft Ofisi ni seti ya vipengee muhimu ambavyo kimantiki havihusiani kutoka kwa mtazamo wa otomatiki wa usimamizi wa hati za kielektroniki. Mara nyingi hujumuisha kichakataji maneno, mfumo wa lahajedwali, mfumo wa usimamizi wa hifadhidata, mifumo ya barua pepe, na wakati mwingine zana za uwasilishaji.

Zana za programu kwa vikundi vya kazi vya darasani Vidokezo vya Lotus kuwakilisha hatua inayofuata katika maendeleo ya mifumo ya ofisi. Bidhaa hizi hutatua matatizo ya mwingiliano na kazi ya wakati mmoja ya watumiaji wengi, mawasiliano kati yao. Zinatokana na zana za kutengeneza hati, kuzielekeza kati ya watumiaji kadhaa, na kutekeleza baadhi ya hatua za mzunguko wa kiteknolojia wa usindikaji wa hati (hati za kusaini, utekelezaji wa ufuatiliaji, nk). Usanifu wa bidhaa nyingi katika darasa hili ni pamoja na hifadhidata ya kuhifadhi hati na maelezo mbalimbali yanayohusiana nao.

Suluhisho mojawapo kwa shirika usindikaji wa kielektroniki na kuhifadhi kiasi kikubwa cha nyaraka za aina mbalimbali kwenye vyombo mbalimbali vya habari ni matumizi ya mifumo jumuishi ambayo hutoa masharti yafuatayo:

Kuzingatia aina za hati na teknolojia iliyopendekezwa kwa usindikaji wao na mahitaji na viwango vilivyowekwa katika shirika;

Scalability na ukubwa wa mfumo wa kubadilisha mahitaji ya mtumiaji katika siku zijazo;

Mfumo unategemea ufumbuzi wa programu za juu zaidi na zilizojaribiwa kwa wakati.

Shirika la kazi ya ofisi

Shirika la kazi ya ofisi katika makampuni makubwa na makampuni ya biashara, kama sheria, huanguka kwenye huduma maalum (usimamizi wa biashara, ofisi, sekretarieti, idara kuu). Majukumu ya idara hizi ni pamoja na kupokea na kusajili nyaraka, kuhamisha nyaraka kati ya idara, kurekodi maazimio, ufuatiliaji wa utekelezaji wa nyaraka (maazimio) na kusambaza nyaraka kwa washirika wa nje, yaani kuandaa mtiririko wa hati na kusimamia mtiririko huu.

Hebu fikiria shirika la jadi la kazi ya ofisi (Mchoro 1.8). Hati iliyopokelewa kutoka nje ("inayoingia") lazima isajiliwe kwanza (I). Imepewa nambari ya kipekee ya usajili, ambayo imeingizwa kwenye jarida na baraza la mawaziri la faili pamoja na habari kuhusu hati. Baada ya hayo, hati huanza kusonga kupitia shirika.

Mchele. 1.8. Shirika la ofisi ya jadi

Mfanyikazi wa ofisi anawasilisha hati kwa usimamizi, ambayo inaweka azimio (II) kufafanua nini (orodha ya kazi), nani (mtekelezaji anayewajibika) na kwa wakati gani lazima ufanyike. Ifuatayo, hati hiyo inatumwa kupitia ofisi kwa mtekelezaji anayewajibika (mara nyingi mkuu wa idara), ambaye, kwa upande wake, anaweza kusambaza kazi kwenye hati kati ya watekelezaji na kuweka tarehe za mwisho za kukamilika kwake (III).

Maazimio yanakusanywa na kufafanuliwa kwa kina na wasimamizi katika ngazi mbalimbali hadi hati iwafikie watekelezaji wa haraka. Watekelezaji, wanapotekeleza maazimio ya waraka huo, huirudisha pamoja na ripoti (IV) kwa wasimamizi - waandishi wa maazimio, ambao hutathmini matokeo ya utekelezaji (V, VI) na kutoa uamuzi juu ya hatima zaidi. ya hati. Baada ya kukamilika kwa kazi kwenye hati, imeandikwa na kuingizwa kwenye kumbukumbu kwa mujibu wa sheria zilizopitishwa na biashara. Uundaji wa kesi unafanywa kwa mujibu wa nomenclature iliyokusanywa ya kesi za biashara, ambayo ni orodha ya vichwa vyao (majina).

Kama sheria, kazi kwenye hati inaisha na malezi ya jibu kwa mwandishi wa hati. Jibu (hati iliyoundwa katika biashara) pia imesajiliwa katika ofisi kama hati "inayotoka" (VI).

Hati yoyote iliyoundwa katika biashara ili kuipa hadhi rasmi kufanyiwa usajili. Hati zinazokusudiwa kutumwa kwa washirika wa nje zimesajiliwa kama "zinazotoka", na zile zinazokusudiwa kwa kazi ya ndani hurekodiwa kama "za ndani".

Usajili wa hati unaweza kuchukuliwa kama hatua ya awali ya ufuatiliaji wa utekelezaji wao. Uwezo wa kuthibitisha utekelezaji unapaswa kujengwa katika mfumo wa usimamizi wa ofisi. Kazi za usajili na udhibiti zinaweza kuunganishwa na kufanywa kwa kutumia kumbukumbu sawa. Baada ya maagizo ya meneja kuwasilisha hati kwa udhibiti, katibu msaidizi anaandika kuhusu hili katika jarida sahihi au kadi ya udhibiti na ukaguzi. Kutoka kwa kadi hizo index ya kadi ya nyaraka za udhibiti huundwa. Tarehe ya mwisho na mtekelezaji anayewajibika zimeainishwa kwenye jarida au kadi ya udhibiti na ukaguzi. Katibu msaidizi huweka muda wa kati kwa ajili yake mwenyewe, hufanya ukaguzi wa awali wakati wa muda uliopangwa na kupokea taarifa kutoka kwa watekelezaji kuhusu maendeleo na matokeo ya utekelezaji wa nyaraka. Kulingana na matokeo ya ukaguzi, uchambuzi wa utekelezaji wa hati unafanywa na ikiwa kuna upungufu mkubwa, ripoti inafanywa kwa mkuu wa biashara kwa kuchukua hatua (au kwa kuongeza muda wa utekelezaji). Hati hiyo inachukuliwa kutekelezwa na imeondolewa kutoka kwa udhibiti na meneja baada ya kazi maalum imefanywa na mkandarasi (kuandaa majibu, kuchora mkataba, kufanya mkutano wa biashara). Matokeo ya utekelezaji yameandikwa kwa ufupi katika jarida au kadi ya udhibiti na ukaguzi ("maelezo juu ya utekelezaji wa hati na kuituma kwa faili"). Udhibiti wa utekelezaji wa hati kama sehemu kazi ya ofisi na udhibiti wa utekelezaji kama kazi ya usimamizi hujumuishwa katika idadi ya mashirika.

Teknolojia ya usimamizi wa ofisi ya jadi inapendekeza kuwepo kwa majarida ya usajili na makabati ya faili ya nyaraka za udhibiti, upatikanaji ambao unapatikana tu kwa wafanyakazi wanaohusika katika usajili na udhibiti wa utekelezaji. Teknolojia hii ina vikwazo vya kimsingi:

Habari juu ya hati na maendeleo ya utekelezaji wao husambazwa katika mfumo wote wa faili wa biashara na mgawanyiko wake wa kimuundo. Kupata habari kuhusu shughuli za biashara kunahitaji kutafuta na kuchakata data kutoka kwa vyanzo tofauti na vilivyogatuliwa; faili za hati kawaida hutenganishwa na watekelezaji. Mara nyingi, makabati ya faili yana habari isiyo kamili na ya polepole kuhusu hali ya nyaraka;

Mbali na uzazi na harakati za idadi kubwa ya nyaraka za karatasi, majarida mengi ya msaidizi na makabati ya kufungua yanahifadhiwa, kwa kiasi kikubwa kunakiliana. Shida zilizoorodheshwa zinazidishwa zaidi katika mfumo wa usimamizi uliosambazwa kieneo, wakati inahitajika kuratibu shughuli za miundo huru ya shirika mbali na kila mmoja.

Biashara zinakabiliwa na changamoto zinazohusiana moja kwa moja na idadi kubwa ya mtiririko wa hati:

Kupunguza muda unaohitajika kwa ajili ya usindikaji wa nyaraka, kuleta kwa watekelezaji, uratibu na wasimamizi katika ngazi mbalimbali;

Kufuatilia uadilifu wa mtiririko mzima wa hati sio tu katika hatua ya usajili wa nyaraka zinazoingia na zinazotoka, lakini pia katika mchakato wa "mzunguko" wa nyaraka kati ya wafanyakazi wa idara mbalimbali;

Uundaji wa mipango ya kawaida ya kupitisha hati ndani ya shirika na miradi inayolengwa inayolenga kutatua kazi maalum ya sasa - kukuza mradi, kusaini makubaliano magumu;

Udhibiti wa tarehe za mwisho za kupitisha hati kwa kila hatua ya mpango fulani.

Katika hali hiyo, haiwezekani kufanya bila mfumo uliojengwa vizuri wa kurekodi nyaraka na ufuatiliaji wa utekelezaji wa maamuzi. Kwa kawaida, mfumo wa uhasibu wa hati kwa namna moja au nyingine upo katika kila shirika, lakini ili kuongeza ufanisi wake, ni muhimu kuunda mfumo wa habari unaokuwezesha kuendeleza, kusajili nyaraka, kufuatilia harakati za nyaraka ndani ya shirika. , dhibiti tarehe za mwisho, weka nyaraka kwenye kumbukumbu na utafute kwenye hifadhi. Katika kesi hii, mfumo lazima:

Kuzingatia uwezekano wa kuongezeka kwa idadi ya nyaraka zilizosindika na kiasi cha ongezeko la kumbukumbu, i.e. kuwa scalable;

Kuwa na nguvu ya kutosha kusaidia upatanisho wa haraka idadi kubwa watumiaji, pamoja na utaftaji wa haraka wa hati kulingana na vigezo maalum katika hazina nzima ya hati;

Hakikisha kiwango cha usiri kinachohitajika na shirika (kwani mfumo wa uhasibu wa hati asili ni sehemu mtambuka ya muundo wa daraja la shirika).

Wakati wa kutekeleza mradi wa kujenga mfumo wa kurekodi hati na ufuatiliaji wa utekelezaji wa maamuzi, vipengele vifuatavyo vilizingatiwa kimsingi:

Kiasi kikubwa cha hati zinazozunguka ndani ya shirika;

Uwasilishaji wa hati kwa njia ya kielektroniki na ya karatasi;

Aina ya muundo wa hati iliyotolewa kwa fomu ya elektroniki;

Uwepo wa idadi kubwa ya mipango maalum ya kupitisha hati ndani ya shirika;

Upatikanaji wa vitengo vya mbali kijiografia.

Ofisi tata ya LotusVidokezo

Vidokezo vya Lotus - ofisi tata, iliyotengenezwa na Maendeleo ya Lotus, inasaidia aina zifuatazo za data: maandishi, nambari, tarehe/saa, sehemu muhimu; Sehemu za RTF za kuhifadhi maandishi, majedwali, michoro, data ya sauti na video, au vitu vya OLE.

Ushirikiano wa programu za kompyuta unafanywa kupitia: Clipboard; usafirishaji / kuagiza faili; Utaratibu wa OLE, viendeshi vya Datalens vya kupata hifadhidata za nje INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER, n.k. Ili kulinda habari, Vidokezo vya Lotus hutumia mpango Usimbaji fiche wa RSA Ufunguo wa Umma/Ufunguo wa Kibinafsi, unaotoa kiwango cha juu zaidi cha ulinzi, kupatikana kwa programu aina ya seva ya mteja. Saini za kielektroniki hutumiwa kuthibitisha uhalisi wa hati. Ili kulinda habari muhimu, kuna vipengele vya ziada, kati ya hizo:

Kuhifadhi matoleo ya kati ya hati;

Kuhifadhi orodha ya watumiaji waliohariri hati;

Usimbaji fiche wa data zote zinazopitishwa kwenye mtandao;

Usimbaji fiche wa data iliyohifadhiwa, barua;

Fikia mfumo wa nenosiri.

Utafutaji wa habari unafanywa kwa kutumia sehemu muhimu. Inawezekana kudumisha kumbukumbu za nyaraka za ndani na nje. Bidhaa ya programu huja na idadi ya violezo, kama vile Majadiliano, Huduma kwa Wateja, Hifadhi ya Hati, n.k. Vyote vina matumizi ya vitendo na inaweza kulengwa kwa urahisi kulingana na mahitaji maalum. Hifadhidata inaweza kuwa na hati za Vidokezo vya umbizo nyingi. Kwa kuongezea, hifadhidata zina macros zinazofanya kazi kiotomatiki, fomu zinazotumiwa kuingiza habari katika hati ngumu, na ripoti zinazoonekana kutoka kwa hati za hifadhidata.

Kifurushi cha Vidokezo vya Lotus kina vitu vitatu kuu:

Zana za uelekezaji na usindikaji;

Ulinzi/udhibiti maana yake;

Usanifu wa hifadhidata ya bidhaa.

Vidokezo vya Lotus vina zana za juu za kuunda miingiliano. Pia kuna vifaa utafutaji wa maandishi, hukuruhusu kuunda orodha ya hati zinazokidhi kigezo fulani cha utafutaji.

Vidokezo vya Lotus inasaidia kazi za kikundi na mawasiliano kati ya watumiaji wowote wawili. Hii inaruhusu watumiaji wengi kufikia hifadhidata nyingi kwa wakati mmoja. Udhibiti wa ufikiaji unafanywa katika viwango kadhaa: hifadhidata, fomu au mtazamo, hati au sehemu ya hati. Kwa upande mwingine, ufikiaji unaweza pia kudhibitiwa katika kiwango cha vikundi na watumiaji binafsi. Kwa ushirikiano Ukiwa na hifadhidata kubwa ya timu, unaweza kuipangisha kwenye seva na kugawa viwango tofauti vya ufikiaji kwa watumiaji binafsi au vikundi. Vidokezo vya Lotus vina viwango saba vya ufikiaji.

1. Meneja - mwenye uwezo wa kufanya shughuli zote za hifadhidata, ikijumuisha kusoma, kuandika na kuhariri hati na fomu.

2. Mbuni - ana mamlaka sawa na Meneja, lakini hawezi kudhibiti kiwango cha ufikiaji na vigezo vya kurudia.

3. Mhariri - ameidhinishwa kusoma, kuandika na kuhariri hati zote kwenye hifadhidata, lakini hairuhusiwi kurekebisha fomu na ripoti.

4. Mwandishi - anaweza kuunda hati mpya na kuzihariri, na pia kusoma (lakini si kuhariri) hati zingine.

5. Msomaji - ana haki ya kusoma tu.

6. Depositor - huingiza hati mpya, lakini haiwezi kuhariri zilizopo.

7. Hakuna Ufikiaji - mtumiaji haruhusiwi kufungua hifadhidata au kuhifadhi hati.

Kwa kuongeza, Vidokezo vya Lotus ni pamoja na mfumo wa ujumbe - Notes Mail, ambayo inakuwezesha kutuma mawasiliano kwa watumiaji wengine au vikundi. Ina vipengele vyote muhimu kwa hili: hifadhidata iliyosambazwa (ya nyaraka), mazingira jumuishi ya maendeleo ya programu na zana za kupitisha ujumbe. Vidokezo vya Lotus ni pamoja na vipengee vilivyounganishwa vya programu ya ushirikiano: mazingira ya ukuzaji na utekelezaji wa programu, uhifadhi wa kitu, urudufishaji wa njia mbili, usalama na ujumbe, usaidizi wa majukwaa mtambuka na uzani.

Watumiaji wanaweza kufikia mtandao kupitia picha Violesura vya Windows, Macintosh, OS/2 au Unix. Vidokezo vinaoana na mitandao kama vile AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Hifadhidata ya LotusVidokezo

Hifadhidata ni mkusanyiko wa habari juu ya maeneo fulani ya mada, ambayo inaweza kuwa na hati za aina anuwai, pamoja na maoni, ripoti, ofa za kibiashara, muhtasari wa fedha, maelezo ya mawasiliano, lahajedwali, picha, au maelezo ya video na sauti. Ingawa hifadhidata ya Lotus Notes haina uhusiano, inaweza kuunda uhusiano kati ya rekodi.

Hapa kuna baadhi ya aina za hifadhidata ambazo mara nyingi hupatikana katika programu:

maktaba ya hati ina data (ripoti, memos, mawasiliano ya wateja, aina mbalimbali na maombi) katika fomu ambayo inalingana na baadhi ya uwakilishi wa nje, na ambayo inaweza daima kuonyeshwa kwenye skrini au kuchapishwa kwenye karatasi;

Mikutano ni hifadhidata zinazowapa wafanyikazi fursa ya kushiriki katika mijadala iliyoandikwa ya masuala ya sasa. Mara tu hifadhidata inapoundwa, watumiaji walioidhinishwa wanaweza kuongeza hati zao kwao. Mtu ambaye alianzisha teleconference moja kwa moja anakuwa kiongozi wake, anapokea haki zote za ufikiaji, na pia huamua viwango vya ufikiaji kwa watumiaji wengine. Ufikiaji wa mbali wa mikutano unafanywa kupitia njia za simu (kupitia modem) au mitandao ya kikanda.

Huduma za habari hukuruhusu kupokea taarifa za hivi punde kuhusu mada fulani (kwa mfano, huduma ya habari ya utengenezaji hutoa fursa ya kujifunza kuhusu maendeleo ya hivi punde katika utengenezaji wa tasnia au kampuni tanzu zilizo nje ya nchi).

Amri sawa na mbinu hutumiwa kufikia hifadhidata zote, bila kujali aina ya data iliyomo. Lotus Notes huhifadhi hifadhidata ndani faili tofauti na kiendelezi .nsf. Faili ya hifadhidata ya nsf ina habari ifuatayo:

Fomu;

Nyaraka halisi zilizohifadhiwa kwenye hifadhidata;

Habari juu ya ufikiaji wa mtumiaji kwenye hifadhidata;

Nyaraka za kumbukumbu za hifadhidata.

Hati ndio sehemu kuu ya hifadhi katika hifadhidata ya Lotus Notes. Hifadhidata nyingi zina aina moja tu ya hati iliyo na muundo fulani (kila hati ina sehemu moja au zaidi ambayo mfumo huhifadhi data), lakini kwa ujumla hifadhidata zinaweza kuwa na hati za aina anuwai. Nyaraka zimegawanywa katika makundi matatu:

Hati kuu;

Jibu kwa hati;

Jibu kujibu.

Aina ya hati imedhamiriwa wakati wa kuunda (kuunda fomu yake) kwenye menyu ya "Sifa za Fomu".

Kiolezo cha hati (fomu) kinalingana na kila aina ya hati na ni mchanganyiko wa maandishi tuli (maandishi yasiyobadilika ndani ya fomu) na sehemu (maeneo ambayo watumiaji huingiza data).

Kuna aina mbili za nyanja: ya jumla na ya kawaida. Mashamba ya kawaida yanatofautiana kwa kuwa data iliyoingia itaonyeshwa katika nyaraka zote zilizounganishwa na hati kuu na kutumia uwanja huu kwa fomu yao. Kwa kuongeza, kulingana na njia ya kujaza Vidokezo vya Lotus, aina zifuatazo za mashamba zinajulikana: zinazoweza kuhaririwa, zilizohesabiwa, zilizohesabiwa kwa pato, zilizohesabiwa wakati wa mkusanyiko. Sehemu ziko katika italiki, sehemu za kawaida ziko katika herufi nzito.

Aina ya hati- uwasilishaji wa hati wakati wa kutafuta, kutazama, kuchapisha, ambayo maadili ya uwanja wa hati au maneno yaliyohesabiwa kwa msingi wao yanaonekana. Mwonekano huo pia una maelezo ya uhusiano kati ya hati, vigezo vya kuchagua hati zitakazoonyeshwa kwenye skrini au kujumuishwa kwenye ripoti. Kwa kawaida, idadi ya aina huzidi idadi ya fomu, ambayo inahusishwa na haja ya kupokea nyaraka na kuagiza tofauti na seti ya mashamba ya maonyesho. Mtazamo ni sawa na ripoti katika DBMS ya uhusiano, ambapo kila hati, inapochapishwa au kuonyeshwa, inalingana na mstari mmoja au kadhaa (inapoonyeshwa kwenye skrini, wakati mwingine kusogeza kwa usawa hutolewa), na kila safu ya ripoti kawaida inalingana na sehemu moja au zaidi ya hati (rekodi) au usemi kutoka kwa nyanja za rekodi na vigezo vya mfumo.

Kazi na amri za lotusVidokezo

Amri na kazi ni seti ya zana iliyoundwa kwa ajili ya kubuni miingiliano na kusogeza kwenye hifadhidata, ambayo hufanywa kwa kutunga fomula na kuzipa vipengele vya kuona vya skrini (vifungo, nk). Utendaji huanza na alama ya "@". Kazi na misemo hutenganishwa kutoka kwa kila mmoja kwa semicolon. Amri nyingi zinahusiana na vitu vya menyu kuu. Ili kuzitumia katika fomula, tumia kazi ya @Command([Jina la Amri]). Baadhi ya vipengele na amri za Vidokezo vya Lotus ni:

- @Rekebisha(tarehe ya saa; mwaka; mwezi; siku; saa; dakika; sekunde) hurekebisha thamani ya tarehe iliyobainishwa, kubadilisha kila hoja inayofuata kwa kiasi cha nyongeza. Thamani ya kusahihisha inaweza kuwa chanya au hasi;

- @Contains(string/substring) huamua ikiwa kamba ndogo ni sehemu ya mfuatano. Hurejesha 1 (kweli) ikiwa kamba ndogo iko kwenye mfuatano; vinginevyo inarudi 0 (uongo);

- @DocNumber inarudisha kamba inayolingana na nambari ya rekodi katika mfumo wa hati au kitengo;

- @Kama(sharti 1; kitendo 1; sharti 2; hatua 2; ...; sharti 99; hatua 99; vinginevyo_ hatua) hutathmini masharti. Ikiwa ni kweli, basi hatua iliyotajwa mara baada ya hali hiyo kufanywa. Ikiwa uwongo, basi hali inayofuata inaangaliwa, nk. Ikiwa hakuna hali yoyote ambayo ni kweli, "else_action" inafanywa;

- @Prompt([style]; "Kichwa"; "maandishi"; "chaguo-msingi"; "uteuzi") hufungua kisanduku cha mazungumzo ambamo taarifa iliyoingizwa hutumika kama hoja. Inatumika kuomba habari kutoka kwa mtumiaji na vitendo vya tawi kulingana na habari iliyoingizwa na mtumiaji;

- @Command() - nenda kwa hati kuu inayofuata katika mwonekano wa sasa; hifadhidata lazima ifunguliwe kwa kiwango cha kutazama au hati inaweza kufunguliwa katika hali ya kusoma au kuhariri;

- @Command() - mpito kwa hati ya awali katika fomu ya sasa;

- @Command() - mpito kwa hati kuu ya awali katika mtazamo wa sasa.

Maombi ya LotusVidokezona maendeleo yao

Maombi- hizi ni mifumo ya kazi ya pamoja ambayo hutengenezwa ili kuratibu shughuli za watu kwa pamoja kutekeleza mchakato maalum wa biashara. Michakato hii inaweza kuhusisha mawasiliano ya kina (kwa mfano, kati ya wateja na wasambazaji).

Vizuizi vya msingi vya programu za Vidokezo ni fomu, maoni, na makro. Lugha ya jumla ya Vidokezo huruhusu wasanidi programu kudhibiti utekelezaji wa programu za Vidokezo na michakato ya programu inayoendeshwa kwenye seva. Vipengele hivi ni sawa kwenye mifumo yote ambayo Vidokezo hutumika. Kwa kuongezea, usanifu wa mteja/seva hutekelezwa kiotomatiki na msanidi anahitaji tu kuashiria kwa seva hitaji la kuunda. maombi yaliyosambazwa.

Msaada wa Vidokezo ni kitabu cha kumbukumbu kinachozingatia muktadha ambacho kinaweza kufikiwa kwa kubonyeza kitufe cha F1:

Kielezo cha mada ina orodha ya hati zote kwenye hifadhidata ya saraka;

Ujumbe huorodhesha ujumbe wote wa Vidokezo;

Kazi zina orodha ya vitendaji vyote vya Vidokezo. Itumie kujifunza sintaksia na kuona mifano ya kutumia vipengele vya Vidokezo. Vipengele vya madokezo hukuruhusu ubadilishe kazi fulani kiotomatiki na kufanya matumizi yako ya bidhaa kuwa rahisi zaidi.

Otomatiki ya ofisi

Tabia na madhumuni. Kazi za ofisi ni pamoja na zifuatazo: kazi za ofisi, usimamizi, udhibiti wa usimamizi, kuunda ripoti, kutafuta, kuingiza na kusasisha habari, kupanga ratiba, kubadilishana habari kati ya idara za ofisi, kati ya ofisi za biashara na kati ya biashara. Taratibu za kawaida zinazofanywa katika kazi zilizoorodheshwa hapo juu ni kama ifuatavyo.

· kuchakata taarifa zinazoingia na kutoka (kusoma na kujibu barua, kuandika ripoti, duru na nyaraka nyinginezo, ambazo zinaweza pia kujumuisha michoro na michoro);

· ukusanyaji na uchambuzi unaofuata wa data (kuripoti vipindi fulani muda wa mgawanyiko mbalimbali kwa mujibu wa vigezo mbalimbali uchaguzi);

· uhifadhi wa taarifa zilizopokelewa (upatikanaji wa haraka wa taarifa na kutafuta data muhimu).

Vipengele kuu vya automatisering ya ofisi vinawasilishwa kwenye Mchoro 3.3.

Mchele. 3.3. Vipengele vya Msingi vya Uendeshaji wa Ofisi

Teknolojia ya habari ofisi ya kiotomatiki- shirika na msaada michakato ya mawasiliano ndani ya shirika na mazingira ya nje kulingana na mitandao ya kompyuta na mengine njia za kisasa usafirishaji na kufanya kazi na habari.

Teknolojia za otomatiki za ofisi hutumiwa na wasimamizi, wataalamu, makatibu na wafanyikazi wa makarani. Wanakuruhusu kuongeza tija ya wafanyikazi na kuifanya iwezekane kukabiliana na kuongezeka kwa idadi ya kazi.

Walakini, faida hii ni ya pili kwa uwezo wa kutumia otomatiki ya ofisi kama zana ya kutatua shida. Kuboresha maamuzi yaliyotolewa na wasimamizi kama matokeo ya mawasiliano yao kuboreshwa kunaweza kuhakikisha ukuaji wa uchumi wa kampuni.

Ofisi ya elektroniki ni programu na vifaa tata iliyoundwa kwa ajili ya usindikaji hati na automatisering kazi ya watumiaji katika mifumo ya udhibiti.

Sehemu ofisi ya elektroniki inajumuisha vifaa vifuatavyo: kompyuta, ikiwezekana kushikamana na mtandao; vifaa vya uchapishaji; njia za kunakili nyaraka; modem (ikiwa kompyuta imeunganishwa kwenye mtandao wa kimataifa au kompyuta ya mbali kijiografia). Zaidi ya hayo, maunzi yanaweza kujumuisha vichanganuzi vilivyotumika pembejeo moja kwa moja maandishi na habari za picha moja kwa moja kutoka kwa hati za msingi; vijito vilivyoundwa ili kuunda kumbukumbu kwenye kaseti ndogo kwenye mkanda wa sumaku; vifaa vya makadirio kwa mawasilisho.

Bidhaa kuu za programu zinazotoa teknolojia ya otomatiki ya ofisi ni:

· mhariri wa maandishi;

· lahajedwali;

· Mfumo wa usimamizi wa hifadhidata.

Programu ya ofisi inaweza pia kujumuisha:

· uchambuzi na ratiba ya programu;

· programu ya uwasilishaji;

· mhariri wa michoro;

· programu ya matengenezo ya modemu ya faksi;

· mtandao programu: barua pepe, kompyuta na teleconferences, nk;

· programu za tafsiri;

· programu maalumu shughuli za usimamizi: kutunza nyaraka, ufuatiliaji wa utekelezaji wa maagizo, nk.

Bidhaa za programu za ofisi hutumiwa kwa kujitegemea na kama sehemu ya vifurushi vilivyounganishwa.

Njia zisizo za kompyuta pia hutumiwa sana: mikutano ya sauti na video, faksi, mashine ya kunakili na vifaa vingine vya ofisi.

Vipengele kuu. Hifadhidata. Sehemu ya lazima ya teknolojia yoyote ni hifadhidata. Katika ofisi ya kiotomatiki, hifadhidata huzingatia data juu ya shughuli za kampuni. Taarifa katika hifadhidata inaweza pia kutoka kwa mazingira ya nje ya kampuni.

Taarifa kutoka kwa hifadhidata huingizwa kwenye programu za kompyuta (programu), kama vile kichakataji maneno, kichakataji lahajedwali, barua pepe, mikutano ya kompyuta, n.k. Yoyote. programu ya kompyuta Ofisi ya kiotomatiki inaruhusu wafanyikazi kuwasiliana na kila mmoja na na kampuni zingine.

Kichakataji cha maneno. Hii ni aina ya programu ya maombi iliyoundwa kwa ajili ya kuunda na kusindika hati za maandishi. Risiti ya kawaida barua na ripoti zilizotayarishwa kwa kutumia kichakataji maneno huruhusu meneja kutathmini hali ya kampuni mara kwa mara.

Barua pepe. Barua pepe ya kielektroniki (E-mail), kulingana na matumizi ya mtandao kompyuta, huruhusu mtumiaji kupokea, kuhifadhi na kutuma ujumbe kwa washirika wao wa mtandao.

Barua pepe ya sauti. Hii ni barua ya kutuma ujumbe kwa sauti. Ni sawa na barua pepe, isipokuwa kwamba badala ya kuandika ujumbe kwenye kibodi ya kompyuta, unaituma kupitia simu yako. Mfumo unajumuisha kifaa maalum cha kubadilisha mawimbi ya sauti kuwa nambari ya dijiti na kinyume chake, pamoja na kompyuta kwa ajili ya kuhifadhi ujumbe wa sauti katika fomu ya digital. Faida ya audiomail ni kwamba ni rahisi - wakati wa kutumia, huna haja ya kuingiza data kutoka kwa kibodi.

Kichakataji cha meza. Kama tu kichakataji maneno, ni sehemu ya msingi ya utamaduni wa habari wa mfanyakazi yeyote na otomatiki teknolojia ya ofisi. Bila ujuzi wa teknolojia ya msingi ya kufanya kazi ndani yake, haiwezekani kutumia kikamilifu kompyuta binafsi katika shughuli zako. Kazi za mazingira ya kisasa ya programu wasindikaji wa meza hukuruhusu kufanya shughuli nyingi kwenye data iliyotolewa katika fomu ya jedwali.

Kalenda ya kielektroniki. Inatoa fursa nyingine ya kutumia chaguo la mtandao kompyuta kwa ajili ya kuhifadhi na kuendesha ratiba ya kazi ya wasimamizi na wafanyakazi wengine wa shirika.

Mikutano ya kompyuta na teleconferencing. Mikutano ya kompyuta hutumia mitandao ya kompyuta kubadilishana taarifa kati ya washiriki wa kikundi kutatua tatizo fulani. Idadi ya washiriki katika mkutano wa kompyuta inaweza kuwa kubwa mara nyingi kuliko katika mikutano ya sauti na video.

Katika fasihi mara nyingi unaweza kupata neno teleconference. Teleconferencing inajumuisha aina tatu za mikutano: sauti, video na kompyuta.

Mikutano ya sauti. Wanatumia mawasiliano ya sauti kudumisha mawasiliano kati ya wafanyikazi wa mbali wa kijiografia au idara za kampuni. Njia rahisi zaidi za kiufundi za kutekeleza mkutano wa sauti ni mawasiliano ya simu, vifaa vifaa vya ziada, kuruhusu zaidi ya washiriki wawili kushiriki katika mazungumzo. Kuunda mikutano ya sauti hauhitaji kompyuta, lakini inahusisha tu matumizi ya mawasiliano ya sauti ya njia mbili kati ya washiriki wake.

Mkutano wa video. Zinakusudiwa kwa madhumuni sawa na mkutano wa sauti, lakini kwa kutumia vifaa vya video. Pia hazihitaji kompyuta. Wakati wa kongamano la video, washiriki wake rafiki wa mbali kutoka kwa kila mmoja kwa umbali mkubwa, wanaweza kujiona na washiriki wengine kwenye skrini ya runinga. Sauti hupitishwa wakati huo huo na picha ya televisheni.

Ingawa mkutano wa video unaweza kupunguza gharama za usafiri na usafiri, makampuni mengi huitumia kwa sababu nyingine zaidi ya hii. Mashirika haya yanaziona kama fursa ya kuhusisha idadi ya juu zaidi ya wasimamizi na wafanyikazi wengine kijiografia walio mbali na ofisi kuu katika kutatua shida.

Faksi. Uunganisho huu unategemea matumizi ya mashine ya faksi yenye uwezo wa kusoma hati kwa mwisho mmoja njia ya mawasiliano na kuzaliana sura yake kwenye nyingine.

Faksi huchangia katika kufanya maamuzi kwa kusambaza hati haraka na kwa urahisi kwa wanachama wa timu ya kutatua matatizo, bila kujali eneo lao la kijiografia.

Otomatiki ya ofisi ni njia ya kuongeza ufanisi wa kampuni kwa kuanzisha teknolojia mpya kutoka kwa sekta ya TEHAMA katika shughuli za ukarani. Hebu tuangalie kwa karibu uwezekano.

Kuunganisha bidhaa za habari haichukui nafasi ya muundo wa kawaida wa ofisi, inakamilisha tu utawala uliopo makampuni:

• katika mwingiliano wa ndani wa kampuni kati ya wafanyikazi;
• kwenye mahusiano mbinu mbalimbali mawasiliano na ulimwengu wa nje na idara za manispaa.

Mitandao ya kompyuta, vifaa vya programu na njia zingine za uwasilishaji, takwimu na usindikaji wa habari husaidia kupanga na kusaidia michakato ya mawasiliano ya ofisi.

Kazi kuu za ofisi

Ofisi ya kampuni ni kiunga cha kuunganisha kati ya idara ndani ya biashara, bila kujali saizi yake. Kwa kifupi, kazi kuu za ofisi ni pamoja na:

• kazi ya kitaalam ya ofisi na mtiririko wa hati (katika kesi ya kutumia teknolojia ya IT na vipengele vya programu tunazungumzia kuhusu mfumo wa usimamizi wa ofisi otomatiki OAS);
• ufuatiliaji wa utekelezaji wa malengo ya kati (pamoja na kila siku) na ya jumla ya kampuni;
• maandalizi na utekelezaji wa ripoti za robo mwaka, mwaka na ripoti zingine (kwa mfano, kwa ofisi ya ushuru);
• tafuta taarifa muhimu na zana zenye ufanisi;
• udhibiti wa ofisi ya nyuma;
• kusasisha habari, kubadilisha data ya kitambulisho cha zamani na mpya;
• mipango ya kifedha na uzalishaji;
• utaratibu wa shughuli (CAO - mfumo uboreshaji otomatiki, muundo na uratibu);
• msaada maalum wa kiufundi kwa vifaa vya uzalishaji kwa mbali;
• shirika moja kwa moja la utendaji wa pamoja na synchronous wa idara (ghala, maduka, nk).

Vipengele vya mfumo wa jumla wa otomatiki wa ofisi uliojumuishwa

Nafasi ya habari ya umoja iliyopatikana kama matokeo ya ukuzaji wa otomatiki wa kampuni ni msingi:

• habari ya kina ya uendeshaji iliyopatikana kwa wakati halisi kwa kila mchakato maalum;
• habari iliyokusanywa ya uchambuzi juu ya shughuli za shirika;
• faili za kibinafsi za wafanyikazi;
• maendeleo katika uzalishaji;
• data kuhusu washirika na wateja.

Imeundwa ili kuboresha ufanisi wa biashara na kugeuza mahali pa kazi (AW) ya kila mfanyakazi.

Uainishaji wa hifadhidata na kazi

Hifadhidata ndio msingi wa mfumo wa kitambulisho kiotomatiki wa ofisi (AIS). Bila kujali muundo na mwelekeo wa shughuli za biashara, hufanya kazi zifuatazo za tabia:

• kukusanya taarifa kutoka vyanzo mbalimbali, ikiwa ni pamoja na maabara juu ya tathmini ya ubora na makala na wachambuzi huru;
• kuunganishwa kwa habari inayojulikana katika mifano iliyoagizwa;
• kuunda, kulinda na kuhifadhi data.

Kwa kuwa ofisi za leo zinapaswa kuunda kiasi kikubwa cha habari, kazi na vyombo vya habari vya karatasi hupunguzwa kwa kiwango cha chini, na kutoa njia ya teknolojia ya habari ya automatiska iliyounganishwa (AIT).

Vifaa vya kompyuta

Teknolojia ya kisasa ya automatisering ya ofisi inategemea kuanzishwa kwa mitandao ya kompyuta na teknolojia za IT katika kazi ya kila siku ya makampuni. Ndio wanaotatua shida nyingi za wafanyikazi wa ofisi.

Aina za zana za ofisi ya kompyuta kwa biashara ndogo na kubwa:

• lahajedwali na wasindikaji wa maneno;
• barua pepe (ya ndani na iko kwenye huduma za barua za nje);
• barua ya sauti na maandishi ya video;
• kuhifadhi kiasi kikubwa cha habari;
• mipango ya shughuli za usimamizi, nk.

Vyombo vya ofisi visivyo vya kompyuta

Teknolojia ya kisasa ya habari kwa automatisering ya ofisi inahusisha matumizi ya vifaa mbalimbali visivyo vya kompyuta.

Tahadhari:Njia rahisi zaidi ya mpango huo ni simu inayojulikana, ambayo inaruhusu wanachama kadhaa kushiriki wakati huo huo katika mazungumzo.

Madhumuni ya simu za mkutano ni kudumisha mawasiliano kwa wafanyikazi wa mbali wa kijiografia wa biashara moja. Inatekelezwa katika miundo ya sauti na video. Na jukumu muhimu vifaa vya ofisi vina jukumu katika mtiririko wa hati ya ofisi na vipengele mbalimbali matengenezo (kwa mfano, insulation ya ziada ya sauti).

Tabia za programu

Ili kufanya kazi za kila siku kwa tija na kwa ufanisi, ofisi lazima iwe na vifaa vya kulipwa tu. Ukipakua toleo la "pirated" (bila malipo), shughuli ya seva nzima inaweza kusumbuliwa. Otomatiki kamili ya ofisi inahusisha kutumia bidhaa zilizo na leseni za IT pekee.

Programu kuu za biashara ni pamoja na:

• mfumo wa uendeshaji:
  • Microsoft Windows (chaguo la bajeti);
  • Apple;
  • Linux;
• vipengele vya programu ya ofisi:
  • Ofisi ya Microsoft(pamoja na Mac);
  • Ofisi ya Siag kwa Unix;
  • iWork, nk;
• programu ya maombi (kulingana na shughuli za biashara):
  • Adobe Acrobat;
  • Photoshop;
  • LeaderTask (ya kuandaa mipango ya biashara);
  • Autocad;
  • Coreldraw;
  • TestXML (muhimu kwa wajenzi na wahandisi wa cadastral);
  • msomaji mzuri;
  • Udugu wa Faili Iliyoshinikizwa kwa Chuma (kufungua faili za bos)
  • Mtaalam-Urahisi;
  • Eng-Lang-Trainer (na programu zingine za kujifunza Kiingereza);
  • mipango ya vifaa ya mfumo wa ETRAN (yanafaa kwa usindikaji wa maombi ya usafirishaji wa bidhaa kwa reli);
  • Columbis (kwa sekta ya usafiri);
  • Mchapishaji wa Ventura;
  • Lexicon, nk;
• antivirus:
  • Kaspersky;
  • Webroot;
  • Norton;
  • Avast;
  • McAfee;
  • Panda, nk.

Sio kila ofisi inahitaji programu maalum kwa sababu ya idadi ndogo ya kazi, lakini kufanya shughuli za kawaida za ofisi (angalau kwa msingi uhasibu) inahitajika kuwa nayo mfumo wa uendeshaji Windows iliyo na kifurushi cha programu za kawaida za ofisi (Excel, Neno).

Teknolojia ya habari ya wingu kwa otomatiki ya ofisi. Asili, mbinu na zana

Uwezo wa kufanya kazi kwa mbali ni wa kawaida sio tu kwa fani za ubunifu na kiufundi. Leo, wafanyakazi wengi wanaweza kufanya kazi kwa mbali, ikiwa ni pamoja na wasimamizi wa mauzo na wataalamu wa PR.

Muhimu:Pamoja na maendeleo ya kompyuta ya jumla, hitaji la mfanyakazi kuwa mahali pa kazi kila wakati linapotea, na kwa hivyo idadi inayoongezeka ya biashara inaunganisha mfumo wa teknolojia ya wingu katika shughuli zao.

Seti ya zana muhimu kwa operesheni iliyofanikiwa ya mbali ya mfumo wa kudhibiti otomatiki (ACS)

Teknolojia za wingu hufanya iwezekanavyo kuboresha sehemu ya kifedha ya ofisi ikiwa tu imejiendesha kikamilifu na ina muundo wazi. Kazi ya mbali inahitaji ufikiaji wa:

• barua pepe ya ushirika kutoka kwa kompyuta yako ya nyumbani;
• mtandao wa CRM wa ofisi (huhakikisha ushirikiano wenye tija na wateja);
• tata ya ndani ya ERP (kusudi lake kuu ni kujenga uhusiano na wenzake).

Ofisi za kiotomatiki pepe ni maarufu duniani kote kwa sababu zinasaidia kuvutia wataalamu kutoka nchi mbalimbali hadi kwenye miradi, na kuboresha gharama za kuzihamisha hadi eneo linalofaa. Teknolojia za kisasa za habari otomatiki na programu za usimamizi hukuruhusu kusanidi nafasi yako ya kazi ukiwa mbali:

• PBX pepe inayotokana na simu ya IP husaidia kuwasiliana na wafanyakazi wenzako na wateja bila kujali eneo halisi (lililorekodiwa mazungumzo ya simu na takwimu za uchambuzi zinakusanywa kwa muda wao, simu za kupuuza mfanyakazi, pamoja na matumizi ya nambari ya kazi kwa madhumuni ya kibinafsi);
• teknolojia ya kiotomatiki ofisi ya wingu chapa Mango Office hukuruhusu kubadili simu kutoka simu za mezani kwa nambari za kompyuta bila matokeo kwa waliojiandikisha na arifa ya papo hapo ya wataalam wa mbali;
• Mtaalam wa Mbali kutoka Cisco - mtaalamu Njia mbadala ya Skype, ambayo hutoa picha za ubora wa juu na sauti;
• programu ya WebEx inafanya uwezekano wa kufanya mkutano wa ukubwa wowote (mkutano unaweza kuwa na washiriki 500);
• Mradi wa Zoho na Wrike ni mifano ya programu za uhariri wa pamoja wa hati za maandishi na picha za picha (picha, michoro, meza, grafu, nk) kwa njia mbalimbali kwa wakati halisi na kuunganisha matokeo ya kati;
• Bodi ya Wakati Halisi - ubao wa alama unaohitajika kwa ajili ya mikutano ya mbali;
• programu za msingi za ufuatiliaji wa wakati (OfficeMetrica, ManicTime) kwa wasaidizi wa ufuatiliaji (pamoja na vipengele vya spyware) ambazo zimeundwa kudhibiti wafanyakazi;
• Yaware.Online hukuruhusu kuwasha kamera za wavuti za wafanyikazi ili kujua wanachofanya wakati wa saa za kazi;
• Huduma ya vPro ya Intel hutoa 24/7 msaada wa kiufundi kwa wafanyakazi wa mbali (baada ya yote, ikiwa kuna matatizo na kompyuta, hawawezi kuwasiliana na msimamizi wa mfumo wa wakati wote);
• teknolojia mpya ya ulinzi wa data kutoka kwa Intel "Mimi ni nenosiri", ambayo huchanganua data ya kibaolojia ya mtumiaji na tu baada ya kuwasha kompyuta (mnamo 2018, kutakuwa na suluhisho zaidi za habari kama hizi za kumtambua mtumiaji kwa sauti ya sauti, usoni. vipengele au muundo wa retina katika siku zijazo);
• Wafuatiliaji wa GPS hawahusiani moja kwa moja na maendeleo ya ofisi, lakini hukuruhusu kufuatilia kwenye ramani mienendo ya mfanyakazi ambaye ameondoka kwa agizo.

Hasara za kusimamia kitengo cha ofisi pepe

Kwa bahati mbaya, bado haiwezekani kubadilisha kabisa shughuli za kampuni zote kwenda hali ya mbali, kwa kuwa teknolojia za wingu zina idadi ya hasara zifuatazo:

• matatizo katika kusimamia na kufuatilia wafanyakazi wa nyumbani (hasa ikiwa idadi yao inakua mara kwa mara);
• uwezekano wa kuvuja siri ya biashara bila kujali majukumu yaliyotiwa saini na wafanyikazi (iliyofutwa kama ubora duni njia za kielektroniki mawasiliano);
• kupunguza ufanisi wa kimsingi, kwa sababu mfanyakazi wa mbali hawezi kuwa mahali pake pa kazi wakati anahitaji kuitwa wakati ombi jipya linaonekana;
• kupungua kwa ufanisi wa kazi (sio kila mtu anayeweza kufanya kazi nje ya timu kwa sababu ya kujipanga vibaya, wengine wanahitaji kukidhi mahitaji ya mawasiliano);
• vikwazo vya sasa vya kisheria kwa kazi ya mbali (hasa ikiwa ni muhimu kushirikiana na wataalamu wa kigeni).

Njia ya udhibiti wa otomatiki ya teknolojia ya habari ufikiaji wa mbali itafanikiwa ikiwa kiongozi atatambua kuwa muundo huo ofisi ya mtandaoni tofauti sana na ile ya jadi. Shughuli za usimamizi zinazofaa zinaonyesha uratibu na utendaji tofauti: sasa meneja mkuu anapaswa kujiona si mkurugenzi mkuu. kazi za kiufundi, na mteja-mratibu wa mradi huo.

Kihistoria, mitambo ya kiotomatiki ilianza katika utengenezaji na kisha kuenea hadi ofisini, mwanzoni ililenga tu kufanya kazi ya kawaida ya ukatibu. Pamoja na maendeleo ya teknolojia ya mawasiliano, automatisering ya teknolojia ya ofisi ikawa ya riba kwa wataalamu na wasimamizi, ambao waliona ndani yake fursa ya kuongeza tija ya kazi zao.

Otomatiki ya ofisi haikusudiwi kuchukua nafasi ya mfumo uliopo wa mawasiliano wa wafanyikazi wa kitamaduni (pamoja na mikutano yake, simu na maagizo), lakini kuukamilisha tu. Matumizi ya pamoja ya mifumo hii inahakikisha automatisering ya busara ya kazi ya usimamizi na utoaji bora wasimamizi wa habari.

Ofisi ya kiotomatiki inavutia wasimamizi katika viwango vyote vya usimamizi katika kampuni sio tu kwa sababu inasaidia mawasiliano ya ndani ya kampuni kati ya wafanyikazi, lakini pia kwa sababu inawapa njia mpya za mawasiliano na mazingira ya nje.

Teknolojia ya habari ya ofisi otomatiki - shirika na usaidizi wa michakato ya mawasiliano ndani ya shirika na mazingira ya nje kulingana na mitandao ya kompyuta njia zingine za kisasa za kusambaza na kufanya kazi na habari

Teknolojia za otomatiki za ofisi hutumiwa na wasimamizi, wataalamu, makatibu na wafanyikazi wa makarani, na huvutia sana kutatua shida za kikundi. Wanaweza kuongeza tija ya makatibu na wafanyakazi wa ofisi na kuwawezesha kukabiliana na ongezeko la kiasi cha kazi. Walakini, faida hii ni ya pili kwa uwezo wa kutumia otomatiki ya ofisi kama zana ya kutatua shida. Kuboresha na kuharakisha maamuzi yaliyofanywa na wasimamizi kama matokeo ya mawasiliano yao kuboreshwa kunaweza kuhakikisha ukuaji wa uchumi wa kampuni.

Hivi sasa, dazeni kadhaa zinajulikana bidhaa za programu kwa kompyuta na njia za kiufundi zisizo za kompyuta zinazotoa teknolojia ya otomatiki ya ofisi: kichakataji cha maneno, kichakataji lahajedwali, barua pepe, kalenda ya kielektroniki, barua ya sauti, kompyuta na teleconferencing, maandishi ya video, uhifadhi wa picha, pamoja na programu maalum za shughuli za usimamizi: kudumisha. hati, ufuatiliaji wa utekelezaji wa maagizo na nk.

Otomatiki ya ofisi inakamilishwa na zana zisizo za kompyuta: mikutano ya sauti na video, faksi, mashine ya kunakili na vifaa vingine vya ofisi.

Vipengele Kuu

Hifadhidata ni sehemu muhimu ya teknolojia yoyote ya habari. Katika ofisi ya kiotomatiki, hifadhidata huzingatia data kuhusu mfumo wa uzalishaji wa kampuni kwa njia sawa na katika teknolojia ya usindikaji wa data katika kiwango cha uendeshaji. Taarifa katika hifadhidata inaweza pia kutoka kwa mazingira ya nje ya kampuni. Wataalamu lazima wawe na ujuzi katika shughuli za kimsingi za kiteknolojia kwa kufanya kazi katika mazingira ya hifadhidata.

Mfano. Hifadhidata hukusanya taarifa kuhusu mauzo ya kila siku yanayotumwa na mawakala wa mauzo wa kampuni kwa kompyuta kuu, au taarifa kuhusu uwasilishaji wa malighafi kila wiki. Taarifa juu ya viwango vya ubadilishaji au nukuu za dhamana, ikijumuisha hisa za kampuni hii, ambazo hurekebishwa kila siku katika safu ya hifadhidata inayolingana, zinaweza kupokelewa kila siku kwa barua pepe kutoka kwa ubadilishanaji.

Taarifa kutoka kwenye hifadhidata huingizwa kwenye programu za kompyuta (programu), kama vile vichakataji vya maneno, vichakataji lahajedwali, barua pepe, mikutano ya kompyuta, n.k. Programu yoyote ya kompyuta ya kiotomatiki ya ofisini huwapa wafanyikazi mawasiliano kati yao na makampuni mengine.

Kichakataji cha maneno ni aina ya programu ya programu iliyoundwa kwa ajili ya kuunda na kuchakata hati za maandishi. Kwa hivyo, meneja ana njia bora ya mawasiliano ya maandishi. Mapokezi ya mara kwa mara ya barua na ripoti zilizotayarishwa kwa kutumia kichakataji maneno huruhusu meneja kutathmini hali ya kampuni mara kwa mara.

Barua pepe(E-mail), kulingana na matumizi ya mtandao wa kompyuta, huruhusu mtumiaji kupokea, kuhifadhi na kutuma ujumbe kwa washirika wao wa mtandao. Hapa tu mawasiliano ya unidirectional hufanyika. Kizuizi hiki, kulingana na watafiti wengi, sio muhimu sana, kwani katika kesi hamsini kati ya mia moja, mazungumzo rasmi ya simu yanalenga tu kupata habari. Ili kuhakikisha mawasiliano ya njia mbili, utalazimika kutuma na kupokea ujumbe mara kwa mara kupitia barua pepe au kutumia njia nyingine ya mawasiliano.

Barua pepe inaweza kutoa matumizi tofauti kwa mtumiaji kulingana na programu inayotumiwa. Ili ujumbe uliotumwa upatikane kwa watumiaji wote wa barua-pepe, inapaswa kuwekwa kwenye ubao wa matangazo ya kompyuta; ikiwa inataka, unaweza kuonyesha kuwa hii ni barua ya kibinafsi. Unaweza pia kutuma bidhaa na arifa ya kupokelewa kwake na anayeandikiwa.

Barua ya sauti ni barua ya kutuma ujumbe kwa sauti. Ni sawa na barua pepe, isipokuwa kwamba badala ya kuandika ujumbe kwenye kibodi ya kompyuta, unaituma kupitia simu yako. Pia unapokea ujumbe uliotumwa kupitia simu. Mfumo unajumuisha kifaa maalum cha kubadilisha mawimbi ya sauti kuwa msimbo wa dijiti na nyuma, pamoja na kompyuta ya kuhifadhi ujumbe wa sauti katika fomu ya dijiti. Barua ya sauti Pia kutekelezwa kwenye mtandao. Mfumo utaita mara kwa mara wafanyikazi wote walioainishwa ili kuwatumia ujumbe.

Kichakataji cha meza kama tu kichakataji maneno, ni sehemu ya msingi ya utamaduni wa habari wa mfanyakazi yeyote na teknolojia ya kiotomatiki ya ofisi. Bila ujuzi wa teknolojia ya msingi ya kufanya kazi ndani yake, haiwezekani kutumia kikamilifu kompyuta binafsi katika shughuli zako. Kazi za mazingira ya kisasa ya programu ya kichakataji lahajedwali hukuruhusu kufanya shughuli nyingi kwenye data iliyotolewa katika fomu ya jedwali. Kuchanganya shughuli hizi kulingana na sifa za kawaida, tunaweza kutambua vikundi vingi na vilivyotumika vya shughuli za kiteknolojia:

ingizo la data kutoka kwa kibodi na kutoka kwa hifadhidata;

usindikaji wa data (kupanga, kizazi kiotomatiki cha jumla, kunakili na kuhamisha data, vikundi anuwai vya shughuli za hesabu, mkusanyiko wa data, nk);

habari ya pato katika fomu iliyochapishwa, kwa namna ya faili zilizoingizwa kwenye mifumo mingine, moja kwa moja kwenye hifadhidata;

muundo wa hali ya juu wa fomu za jedwali za kuwasilisha data;

uwasilishaji wa data nyingi na wa hali ya juu kwa namna ya chati na grafu;

kufanya mahesabu ya uhandisi, fedha, takwimu;

kutekeleza modeli za hisabati na idadi ya shughuli zingine za usaidizi.

Mazingira yoyote ya kisasa ya lahajedwali yana njia ya kutuma data kupitia mtandao.

Kalenda ya kielektroniki hutoa fursa nyingine ya kutumia toleo la mtandao wa kompyuta kuhifadhi na kuendesha ratiba ya kazi ya wasimamizi na wafanyakazi wengine wa shirika. Msimamizi (au katibu wake) huweka tarehe na saa ya mkutano au tukio lingine, hutazama ratiba inayotokea, na kufanya mabadiliko kwa kutumia kibodi. Maunzi na programu ya kalenda ya kielektroniki inaendana kikamilifu na vipengele sawa vya barua pepe. Aidha, programu ya kalenda mara nyingi ni sehemu muhimu ya programu ya barua pepe.

Mfumo pia hufanya iwezekane kufikia kalenda za wasimamizi wengine. Inaweza kuratibu kiotomatiki nyakati za mikutano na ratiba zao.

Matumizi ya kalenda ya kielektroniki yanageuka kuwa ya ufanisi hasa kwa wasimamizi katika viwango vya juu vya usimamizi, ambao siku zao za kazi zimepangwa muda mrefu mapema.

Mikutano ya kompyuta tumia mitandao ya kompyuta kubadilishana taarifa kati ya washiriki wa kikundi kutatua tatizo fulani. Kwa kawaida, mzunguko wa watu wenye upatikanaji wa teknolojia hii ni mdogo. Idadi ya washiriki katika mkutano wa kompyuta inaweza kuwa kubwa mara nyingi kuliko katika mikutano ya sauti na video.

Teleconference inajumuisha aina tatu za mikutano: sauti, video na kompyuta. Maandishi ya video yanatokana na matumizi ya kompyuta kupata onyesho la maandishi na data ya picha kwenye skrini ya kufuatilia.

Ubadilishanaji wa katalogi na lebo za bei (orodha za bei) za bidhaa zao kati ya kampuni kwa njia ya maandishi ya video sasa unazidi kuwa maarufu. Kuhusu kampuni zinazobobea katika uuzaji wa maandishi ya video, huduma zao zinaanza kushindana na bidhaa zilizochapishwa kama vile magazeti na majarida. Kwa hiyo, katika nchi nyingi sasa inawezekana kuagiza gazeti au gazeti kwa namna ya maandishi ya video, bila kutaja ripoti za sasa za habari za ubadilishaji wa hisa.

Hifadhi ya picha. Kampuni yoyote inahitaji kuhifadhi idadi kubwa ya nyaraka kwa muda mrefu. Idadi yao inaweza kuwa kubwa sana kwamba kuzihifadhi hata kwa namna ya faili husababisha matatizo makubwa. Kwa hiyo, wazo liliondoka si kuhifadhi hati yenyewe, lakini picha yake (picha), na kuihifadhi katika fomu ya digital. Hifadhi ya picha (kupiga picha) ni teknolojia ya kuahidi ya ofisi na inategemea matumizi ya kifaa maalum

kitambua muundo wa macho ambacho hukuruhusu kubadilisha picha ya hati au filamu kuwa fomu ya dijiti kwa uhifadhi zaidi katika kumbukumbu ya nje ya kompyuta. Picha iliyohifadhiwa katika umbizo la dijiti inaweza kuonyeshwa katika umbo lake halisi kwenye skrini au kichapishi wakati wowote. Disks za macho hutumiwa kuhifadhi picha

Wazo la kuhifadhi picha sio geni na limetekelezwa hapo awali kwa msingi wa filamu ndogo. Uumbaji wa teknolojia hii uliwezeshwa na kuibuka kwa ufumbuzi mpya wa kiufundi - disk ya macho pamoja na kurekodi picha ya digital.

Mikutano ya sauti tumia mawasiliano ya sauti ili kudumisha mawasiliano kati ya wafanyikazi wa mbali wa kijiografia au idara za kampuni. Njia rahisi zaidi za kiufundi za kutekeleza mkutano wa sauti ni mawasiliano ya simu, yenye vifaa vya ziada vinavyowezesha washiriki zaidi ya wawili kushiriki katika mazungumzo. Kuunda mikutano ya sauti hauhitaji kompyuta, lakini inahusisha tu matumizi ya mawasiliano ya sauti ya njia mbili kati ya washiriki wake. Matumizi ya mkutano wa sauti huwezesha kufanya maamuzi, ni nafuu na rahisi.

Mkutano wa video zimekusudiwa kwa madhumuni sawa na mikutano ya sauti, lakini kwa kutumia vifaa vya video. Pia hazihitaji kompyuta. Wakati wa mkutano wa video, washiriki ambao wako umbali mkubwa kutoka kwa kila mmoja wao wanaweza kujiona na washiriki wengine kwenye skrini ya runinga. Sauti hupitishwa wakati huo huo na picha ya televisheni.

Ingawa mkutano wa video unaweza kupunguza gharama za usafiri na usafiri, makampuni mengi huitumia kwa sababu nyingine zaidi ya hii. Mashirika haya yanaziona kama fursa ya kuhusisha idadi ya juu zaidi ya wasimamizi na wafanyikazi wengine kijiografia walio mbali na ofisi kuu katika kutatua shida.

Faksi inategemea utumizi wa mashine ya faksi yenye uwezo wa kusoma hati kwenye ncha moja ya chaneli ya mawasiliano na kutoa picha yake kwa upande mwingine. Faksi hutoa mchango wake V kufanya maamuzi kwa haraka na kwa urahisi kusambaza hati kwa wanachama wa timu kutatua tatizo maalum, bila kujali eneo lao la kijiografia.

Seti maarufu zaidi ya programu ya ofisiotomatiki ni Microsoft Office. Bidhaa za Microsoft Office zimeunganishwa kwa uthabiti; zinashiriki zaidi ya 50% ya msimbo wa programu. Huu ndio msingi wa aina moja ya kazi na maombi yote.

Wizara ya Elimu na Sayansi

Jamhuri ya Kyrgyz

Kirigizi Chuo Kikuu cha Taifa

Imetajwa baada ya Zhusup Balasagyn

Kitivo cha Habari na Teknolojia ya Ubunifu

KAZI YA KOZI

kwa nidhamu" Mifumo ya Habari na mitandao"

juu ya mada: "Sifa na madhumuni ya ofisi ya kiotomatiki ya IT.

Hifadhidata."

Maalum: Mifumo ya habari na teknolojia

Mwanafunzi: Moldazhan K.M.

kozi: 2 kozi

kikundi: IST 1/15 msimamizi wa kisayansi: Almasbekova Z.A.

Bishkek 2017

Utangulizi………………………………………………………………………………..

Sura ya 1. Sifa na madhumuni ya otomatiki ya ofisi………………….4

1.1. Sehemu kuu za ofisi mifumo ya kiotomatiki…………...4

1.2. Mbinu za kimsingi za otomatiki za ofisi………………….11

1.3. Zana za otomatiki za ofisi na kazi ya pamoja………………16

1.3.2. Zana za uwekaji hati kiotomatiki …………………………….20

Sura ya 2. Teknolojia za habari otomatiki katika ofisi………26

2.1. Programu za uhasibu…………………………………………………………….26

Hitimisho …………………………………………………………………………………29

Marejeleo………………………………………………………………30

Utangulizi

Jamii ya kisasa haiwezi kuwepo bila mtiririko wa hati. Nyaraka zinatusindikiza kila hatua. Hata ununuzi mdogo wa bidhaa katika duka unaambatana na utoaji wa hati - risiti ya fedha. Tunaweza kutupa risiti isiyo ya lazima kwenye pipa la taka mara baada ya ununuzi, lakini hii haibadilishi jambo hilo. Vivyo hivyo, nakala ya risiti inabaki kwenye duka, ambayo itahifadhiwa na kuzingatiwa kwa muda mrefu.

Mojawapo ya kazi zinazokabili sayansi ya kompyuta kama sayansi ni kuhamisha mtiririko wa hati kutoka kwa karatasi hadi fomu ya kielektroniki. Tatizo hili linatatuliwa kwa njia ya maendeleo na utekelezaji wa vifaa na programu na mbinu za usimamizi wa hati za elektroniki.

Ili kufanya maamuzi madhubuti ya usimamizi katika maendeleo madhubuti ya uchumi wa soko, biashara inahitaji mfumo ufaao wa usaidizi wa taarifa unaoakisi hali halisi ya sasa ya uchumi. Mada hii ndio inayofaa zaidi kwangu leo, kwani msaada mzuri wa habari sio tu ufunguo wa mafanikio na ushindani wa kampuni, lakini pia wakati mwingine hufanya kama njia ya kuishi katika hali ya ushindani mkali.

Teknolojia za habari za usimamizi ni uunganisho wa habari na mifumo ya usimamizi wa biashara na mchakato wa usimamizi kwa ujumla. Inaweza kuzingatiwa sio tu kwa ujumla, kufunika kazi zote za usimamizi, lakini pia kwa kazi ya usimamizi wa kazi ya mtu binafsi, kwa mfano, utabiri na mipango, uhasibu na uchambuzi.

Katika hali ya kisasa, usaidizi wa habari umekuwa eneo muhimu, ambalo linajumuisha kukusanya na kusindika habari muhimu kwa kufanya maamuzi sahihi ya usimamizi. Kuhamisha habari kuhusu nafasi na shughuli za kampuni hadi ngazi ya juu ya usimamizi na kubadilishana habari kati ya mgawanyiko wote uliounganishwa wa kampuni unafanywa kwa misingi ya teknolojia ya kisasa ya kompyuta ya elektroniki na njia nyingine za kiufundi za mawasiliano.

Sura ya 1. Tabia na madhumuni ya automatisering ya ofisi

1.1. Sehemu kuu za mifumo ya kiotomatiki ya ofisi

Kihistoria, mitambo ya kiotomatiki ilianza katika utengenezaji na kisha kuenea hadi ofisini, mwanzoni ililenga tu kufanya kazi ya kawaida ya ukatibu. Njia za mawasiliano zilipokua, otomatiki ya teknolojia ya ofisi ikawa ya kupendeza kwa wataalam na wasimamizi, ambao waliona ndani yake fursa ya kuongeza tija ya kazi zao.

Otomatiki ya ofisi (Mchoro 1) haikusudiwi kuchukua nafasi ya mfumo uliopo wa mawasiliano wa wafanyikazi wa jadi (pamoja na mikutano yake, simu na maagizo), lakini kuikamilisha tu. Inapotumiwa pamoja, mifumo hii yote miwili itahakikisha otomatiki wa kimantiki wa kazi ya usimamizi na utoaji bora wa taarifa kwa wasimamizi.

Mchele. 1. Vipengele kuu vya automatisering ya ofisi.

Ofisi ya kiotomatiki inavutia wasimamizi katika viwango vyote vya usimamizi katika kampuni sio tu kwa sababu inasaidia mawasiliano ya ndani ya kampuni kati ya wafanyikazi, lakini pia kwa sababu inawapa njia mpya za mawasiliano na mazingira ya nje.

Teknolojia ya habari ya otomatiki ya ofisi ni shirika na usaidizi wa michakato ya mawasiliano ndani ya shirika na mazingira ya nje kulingana na mitandao ya kompyuta na njia zingine za kisasa za kusambaza na kufanya kazi na habari.

Teknolojia za otomatiki za ofisi hutumiwa na wasimamizi, wataalamu, makatibu na wafanyikazi wa makarani. Wanaweza kuongeza tija ya makatibu na wafanyakazi wa ofisi na kuwawezesha kukabiliana na ongezeko la kiasi cha kazi. Walakini, faida hii ni ya pili kwa uwezo wa kutumia otomatiki ya ofisi kama zana ya kutatua shida. Kuboresha maamuzi yaliyotolewa na wasimamizi kama matokeo ya mawasiliano yao kuboreshwa kunaweza kuhakikisha ukuaji wa uchumi wa kampuni.

Hivi sasa, kuna bidhaa kadhaa za programu za kompyuta na vifaa visivyo vya kompyuta ambavyo hutoa teknolojia ya otomatiki ya ofisi: kichakataji cha maneno, kichakataji lahajedwali, barua pepe, kalenda ya kielektroniki, kompyuta na teleconferencing, maandishi ya video, uhifadhi wa picha, na programu maalum za shughuli za usimamizi: usimamizi wa hati , udhibiti wa utekelezaji wa maagizo, nk.

Hifadhidata

Sehemu ya lazima ya teknolojia yoyote ni hifadhidata. Katika ofisi ya kiotomatiki, hifadhidata huzingatia data kuhusu mfumo wa uzalishaji wa kampuni kwa njia sawa na katika teknolojia ya usindikaji wa data katika kiwango cha uendeshaji. Taarifa katika hifadhidata inaweza pia kutoka kwa mazingira ya nje ya kampuni. Wataalamu lazima wawe na ujuzi katika shughuli za kimsingi za kiteknolojia kwa kufanya kazi katika mazingira ya hifadhidata.

Mfano. Hifadhidata hukusanya taarifa kuhusu mauzo ya kila siku yanayotumwa na mawakala wa mauzo wa kampuni hadi kwenye kompyuta kuu, au taarifa kuhusu uwasilishaji wa malighafi kila wiki.

Taarifa juu ya viwango vya ubadilishaji au nukuu za dhamana, ikijumuisha hisa za kampuni hii, ambazo hurekebishwa kila siku katika safu ya hifadhidata inayolingana, zinaweza kupokelewa kila siku kwa barua pepe kutoka kwa ubadilishanaji.

Taarifa kutoka kwenye hifadhidata huingizwa kwenye programu za kompyuta (programu), kama vile vichakataji vya maneno, vichakataji lahajedwali, barua pepe, mikutano ya kompyuta, n.k. Programu yoyote ya kompyuta ya kiotomatiki ya ofisini huwapa wafanyikazi mawasiliano kati yao na makampuni mengine.

Kichakataji cha maneno

Hii ni aina ya programu ya maombi iliyoundwa kwa ajili ya kuunda na kusindika hati za maandishi. Wakati hati iko tayari, mfanyakazi huiandika tena kumbukumbu ya nje, na kisha kuichapisha na, ikiwa ni lazima, kuituma kupitia mtandao wa kompyuta. Kwa hivyo, meneja ana njia bora ya mawasiliano ya maandishi. Mapokezi ya mara kwa mara ya barua na ripoti zilizotayarishwa kwa kutumia kichakataji maneno huruhusu meneja kutathmini hali ya kampuni mara kwa mara.

Barua pepe

Barua za kielektroniki (E-mail), kulingana na matumizi ya mtandao wa kompyuta, huruhusu mtumiaji kupokea, kuhifadhi na kutuma ujumbe kwa washirika wao wa mtandao. Hapa tu mawasiliano ya unidirectional hufanyika. Kizuizi hiki, kulingana na watafiti wengi, sio muhimu sana, kwani katika kesi hamsini kati ya mia moja, mazungumzo rasmi ya simu yanalenga tu kupata habari.

Wakati kampuni inaamua kutekeleza barua-pepe, ina chaguzi mbili. Ya kwanza ni kununua vifaa na programu yako mwenyewe na kuunda mtandao wako wa ndani wa kompyuta zinazotekeleza kazi ya barua pepe. Chaguo la pili linahusiana na ununuzi wa huduma ya barua pepe, ambayo hutolewa na mashirika maalumu ya mawasiliano kwa ada ya mara kwa mara.

Barua pepe ya sauti

Hii ni barua ya kutuma ujumbe kwa sauti. Ni sawa na barua pepe, isipokuwa kwamba badala ya kuandika ujumbe kwenye kibodi ya kompyuta, unaituma kupitia simu yako. Pia unapokea ujumbe uliotumwa kupitia simu. Mfumo unajumuisha kifaa maalum cha kubadilisha mawimbi ya sauti kuwa msimbo wa dijiti na nyuma, pamoja na kompyuta ya kuhifadhi ujumbe wa sauti katika fomu ya dijiti. Barua ya sauti pia inatekelezwa mtandaoni.

Barua ya sauti inaweza kutumika kwa mafanikio kutatua matatizo ya kikundi. Ili kufanya hivyo, mtumaji wa ujumbe lazima pia aonyeshe orodha ya watu ambao ujumbe umekusudiwa. Mfumo utaita mara kwa mara wafanyikazi wote walioainishwa ili kuwatumia ujumbe.

Faida kuu ya barua ya sauti ikilinganishwa na barua pepe ni kwamba ni rahisi - wakati wa kuitumia, huna haja ya kuingiza data kutoka kwa kibodi.

Kichakataji cha meza

Ni, kama kichakataji maneno, ni sehemu ya msingi ya utamaduni wa habari wa mfanyakazi yeyote na teknolojia ya kiotomatiki ya ofisi. Kazi za mazingira ya kisasa ya programu ya processor ya meza hukuruhusu kufanya shughuli nyingi kwenye data iliyotolewa katika fomu ya jedwali. Kuchanganya shughuli hizi kulingana na sifa za kawaida, tunaweza kutambua vikundi vingi na vilivyotumika vya shughuli za kiteknolojia:

· kuingiza data kutoka kwa kibodi na kutoka kwa hifadhidata;

· usindikaji wa data (kupanga, kuzalisha otomatiki ya jumla, kunakili na kuhamisha data, makundi mbalimbali shughuli za kuhesabu, kukusanya data, nk);

· taarifa za pato katika fomu iliyochapishwa, katika mfumo wa faili zilizoingizwa kwenye mifumo mingine, moja kwa moja kwenye hifadhidata;

· muundo wa hali ya juu wa fomu za jedwali za kuwasilisha data;

· uwasilishaji wa data wenye sura nyingi na wa hali ya juu katika mfumo wa chati na grafu;

· kufanya mahesabu ya uhandisi, fedha, takwimu;

· kutekeleza uundaji wa kihesabu na idadi ya shughuli zingine za usaidizi.

Kalenda ya kielektroniki

Inatoa fursa nyingine ya kutumia toleo la mtandao wa kompyuta kuhifadhi na kuendesha ratiba ya kazi ya wasimamizi na wafanyakazi wengine wa shirika. Msimamizi (au katibu wake) huweka tarehe na saa ya mkutano au tukio lingine, hutazama ratiba inayotokea, na kufanya mabadiliko kwa kutumia kibodi. Maunzi na programu ya kalenda ya kielektroniki inaendana kikamilifu na vipengele sawa vya barua pepe. Aidha, programu ya kalenda ni mara nyingi sehemu muhimu programu ya barua pepe.

Matumizi ya kalenda ya kielektroniki yanageuka kuwa ya ufanisi hasa kwa wasimamizi katika viwango vya juu vya usimamizi, ambao siku zao za kazi zimepangwa muda mrefu mapema.

Faksi

Mawasiliano haya yanatokana na matumizi ya mashine ya faksi inayoweza kusoma hati kwenye ncha moja ya chaneli ya mawasiliano na kutoa taswira yake kwa upande mwingine.

Faksi huchangia katika kufanya maamuzi kwa kusambaza hati haraka na kwa urahisi kwa wanachama wa timu ya kutatua matatizo, bila kujali eneo lao la kijiografia.

Faksi hutumiwa mara nyingi sana. Magazeti na taasisi za fedha zimetumia huduma zao kwa miaka mingi. Faksi za kwanza zilifanana modem za sauti. Hata hivyo, teknolojia haisimama, lakini inaboresha daima. Ukurasa wa maandishi au picha hupakiwa kwenye faksi na kuchanganuliwa. Katika kesi hii, boriti ya skana, inayosonga kwenye ukurasa, inasimba maeneo nyeupe na giza ya picha, ambayo hupitishwa kwa dijiti. laini za simu. Wakati ujumbe unapokelewa, mchakato kama huo hufanyika, lakini tu kinyume chake - maadili kidogo yanayowakilisha nambari za mhusika hubadilishwa kutoka kwa fomu ya dijiti hadi ishara ya analog. Faksi hutuma na kupokea kurasa zilizochanganuliwa za dijitali zenye michoro, maandishi, n.k. Kwa kuwa faksi hufanya kazi na vibambo vya picha pekee, programu ya kompyuta haiwezi kusambazwa kwa kutumia.

Modem haibadilishi picha za picha kuwa umbo la dijitali, lakini hutumika tu kusambaza taarifa zozote za kidijitali kupitia laini za simu. Kwa maneno mengine, ikiwa umesimba picha kwa kutumia programu fulani (kwa mfano, uliunda faili ya picha), basi unaweza kuihamisha kwa urahisi kupitia modem. Walakini, katika kesi hii, mpokeaji atalazimika kusimbua faili yako mwenyewe kwa kutumia aina fulani ya programu ya picha.

Faksi na modemu haziwezi kutumia laini moja ya simu kwa wakati mmoja. Lakini tofauti wao, kwa kweli, wanaweza kuhudumiwa na laini moja ya simu. Hivi sasa, mamilioni ya mashine za faksi zinatumika kote ulimwenguni kuhamisha hati, saini, stempu za barua, n.k. kati ya nchi, ndani ya nchi moja, na hata kati ya mashine za faksi katika vyumba tofauti vya kampuni moja.

Kwa kutumia faksi, unaweza kutuma barua kwa dakika chache tu. Kuna programu nyingi zinazokuwezesha kuchelewesha kutuma faksi, kwa mfano, hadi wakati wa usiku, wakati viwango vya simu vinapunguzwa. Kulingana na aina ya biashara na kiasi cha barua kinachohitajika kutumwa, mfumo wa faksi unaweza kujilipa kwa muda mfupi sana. Ikiwa una faksi/modemu, basi kuitumia kutagharimu chini ya barua pepe.

Baadhi ya faksi hutumia karatasi maalum ya joto kwa uchapishaji (hasa faksi za bei nafuu). Karatasi ya joto haitoi azimio zuri na inakuwa giza baada ya muda. Faksi za gharama kubwa zaidi hutumia wino (jet) au teknolojia ya laser kwa uchapishaji kwenye karatasi ya ubora wa juu.

Vifaa hivi hufanya kazi polepole zaidi, lakini vinaweza kutumika kama fotokopi. Faksi zinafanana sana na vinakili, skana na vichapishi. Makampuni mengine huzalisha mashine za ulimwengu wote zinazochanganya uwezo wa vifaa vyote vilivyoorodheshwa.

Kampuni zingine zimeunda mifumo ya faksi kwa kutumia kadi za upanuzi zinazounganishwa na kompyuta. Kwenye bodi nyingi, faksi zinajumuishwa na modemu 1 na kuunda mfumo mmoja. Bodi za mchanganyiko kama hizo hutumia tundu moja tu kwenye ubao wa mama kwa uunganisho.

Programu maalum inaruhusu kompyuta kudhibiti uendeshaji wa faksi. Vipimo mbalimbali, barua na maelezo yanaweza kuundwa kwa kutumia wahariri wa maandishi, na kisha kusambazwa kwa njia za simu. Kompyuta inaweza kuratibiwa kutuma ujumbe au barua wakati ambapo viwango vya maambukizi ni vya chini zaidi.
Faksi za kompyuta zina hasara moja - haziwezi kunakili habari, saini, graphics, nk Lakini kwa scanner, habari hii inaweza kuandikwa kwa faili kwenye diski na kuongezwa kwa hati kwa faksi. Wapo wengi mifano mbalimbali vichanganuzi vinavyoweza kutumika kuingiza data ya picha au maandishi. Ikiwa programu inayofaa imewekwa kwenye kompyuta, inaweza kupokea na kuhifadhi habari yoyote. Baadhi ya makampuni huanzisha mashine za faksi ili kupokea ujumbe saa 24 kwa siku.