Uzalishaji wa ripoti ya ufikiaji. Ufikiaji wa MS. Ripoti. Wakati wa kuunda ripoti kutoka kwa kiolezo tupu au unaporekebisha ripoti iliyoundwa na Mchawi wa Ripoti, unaweza kuongeza sehemu mpya kwenye ripoti.

Katika somo hili tutazungumza juu ya mada "Njia za kuunda ripoti katika Microsoft Ufikiaji wa Ofisi». Ufikiaji huwapa watumiaji njia za kuunda ripoti. Ripoti - Kitu cha Hifadhidata Ufikiaji wa Microsoft, iliyoundwa ili kuchapisha data iliyopangwa na kuumbizwa kulingana na mahitaji ya mtumiaji.

Wakati wa kuunda ripoti, unaweza kutumia njia za kawaida, kuharakisha mchakato wa kuunda ripoti au kutengeneza muundo maalum kwa kutumia mbuni wa ripoti. Ripoti Mbuni hukuruhusu kuunda ripoti kama vile ndani fomu ya jedwali, na kwa fomu ya bure.
Ripoti ya jedwali ni jedwali lililochapishwa ambalo hupanga data katika safu wima na safu. Kila safu ina sehemu ya jedwali la chanzo au sehemu iliyokokotolewa, na safu mlalo inawakilisha rekodi. Ripoti ya jedwali hukuruhusu kuchapisha data kutoka kwa jedwali kwa njia rahisi na ya asili zaidi. Walakini, hazifai katika hali ambapo uwanja wa jedwali la chanzo lazima ziwe katika sehemu maalum katika ripoti (maandiko ya barua, hundi, barua).
Ripoti za fomu huria huondoa vikwazo vya ripoti za jedwali. Unapopokea ripoti kwa fomu ya bure, unaweza kutumia umbizo la kawaida, huzalishwa kiotomatiki na Ufikiaji kwa kila jedwali. Katika muundo huu, sehemu za jedwali la chanzo hupangwa kwa wima. Hata hivyo, kwa kutumia mbuni wa ripoti, unaweza kuendeleza umbizo maalum ambapo sehemu za jedwali la chanzo ziko katika maeneo yanayohitajika kwenye ripoti.
Matumizi ya ufikiaji njia zifuatazo kuunda ripoti (Mchoro 1):

Ripoti, ambayo inakuwezesha kuunda ripoti moja kwa moja na mashamba yaliyopangwa katika safu moja au zaidi;
Ripoti Mchawi, ambayo inakuwezesha kuunda ripoti maalum kulingana na mashamba yaliyochaguliwa;
Ripoti mbunifu, ambayo unaweza kujitegemea kukuza ripoti zako mwenyewe na mali maalum;
Ripoti tupu, ambayo inakuwezesha kujitegemea kuingiza mashamba na udhibiti na kurekebisha fomu ya ripoti;
Vibandiko, ambayo hukuruhusu kuunda ripoti ya lebo za utumaji barua au lebo zingine.

Kielelezo 1 - Mbinu za kuunda ripoti katika Ofisi ya Microsoft Ufikiaji

Ili kuunda ripoti rahisi zaidi katika Ufikiaji, unahitaji kukimbia vitendo vifuatavyo:

fungua dirisha la hifadhidata;
Hakikisha kuwa meza imechaguliwa kwenye kidirisha cha urambazaji;
kutekeleza amri Ripoti katika kikundi cha "Ripoti", endelea Lente kwenye kichupo Uumbaji.

Ripoti iliyo tayari kutumika itaonekana kwenye skrini, ambayo inajumuisha sehemu zote kwenye jedwali. Majina yao yamepangwa kwa usawa kwa mpangilio ambao wanaonekana kwenye jedwali. Chini ya jina la kila sehemu thamani yake imeonyeshwa kwenye jedwali.
Mpangilio wa sehemu na rekodi katika ripoti zinazozalishwa kiotomatiki haufai kwa matukio yote, hasa wakati kiasi kikubwa. Hata hivyo, ripoti zinaweza kuwa muhimu zinapoundwa kulingana na hoja zinazoonyesha sehemu zinazohitajika pekee. Unaweza pia kutumia swali kubainisha ni rekodi zipi na mpangilio wao wa kupanga utajumuishwa kwenye ripoti.
Ili kuimarisha mada ya Jinsi ya kuunda ripoti katika Ufikiaji wa Ofisi ya Microsoft, angalia mafunzo ya video.

Ripoti katika Ufikiaji wa Microsoft hutumiwa kufafanua data kwa njia ya hati iliyochapishwa. Ripoti hukuruhusu kuongeza habari iliyotolewa kutoka kwa hifadhidata na matokeo ya uchambuzi na mahesabu, matumizi njia mbalimbali muundo wa kuona.

Kwa kutumia amri ya menyu nyeti ya muktadha inayoitwa bonyeza kulia kipanya, fomu iliyoundwa (meza au hoja) inaweza kuhifadhiwa kama ripoti kwa matumizi zaidi. Unaweza pia kubuni ripoti kwa kutumia mchawi au wewe mwenyewe ukitumia Kiunda Ripoti, kwa kutumia zana inayotoa, kufafanua sehemu zilizokokotwa, na kubainisha jinsi data inapaswa kupangwa na kupangwa. Mbinu za kuunda ripoti katika hali ya kubuni ni sawa na mbinu zinazotumiwa wakati wa kuunda fomu.

Kwa kutumia amri zinazofaa kutoka kwenye menyu ya Tazama (au vifungo kwenye upau wa vidhibiti), unaweza kubadilisha kati ya njia za uwasilishaji wa ripoti (Msanifu - kuunda au kuhariri ripoti, Sampuli - kutazama mpangilio, Hakiki- kutazama ripoti iliyo na data).

Ripoti ya maendeleo

Zana za Ufikiaji kwa ajili ya maendeleo ya ripoti yameundwa ili kuunda mpangilio wa ripoti, ambayo inaweza kutumika kuonyesha data kutoka kwa meza katika mfumo wa hati iliyochapishwa. Zana hizi hukuruhusu kuunda ripoti muundo tata, ikitoa matokeo ya data inayohusiana kutoka kwa majedwali mengi. Katika kesi hii, wengi zaidi mahitaji ya juu kwa utayarishaji wa hati.

Kabla ya kuanza kuunda ripoti, mtumiaji lazima afanye kazi ya maandalizi, kama matokeo ambayo mpangilio wa ripoti unaohitajika umeamua.

Wakati wa mchakato wa kubuni, muundo na maudhui ya sehemu za ripoti huundwa, pamoja na uwekaji ndani yake maadili yanayotokana na nyanja za meza za hifadhidata. Kwa kuongeza, vichwa na saini za maelezo ya ripoti hutengenezwa, na maelezo yaliyohesabiwa yanawekwa.

Zana za usanifu wa ripoti hukuruhusu kupanga data katika viwango kadhaa. Kwa kila ngazi, jumla zinaweza kuhesabiwa na vichwa na madokezo yanaweza kufafanuliwa kwa kila kikundi. Wakati wa kutoa ripoti, mahesabu mbalimbali yanaweza kufanywa.

Iwapo unahitaji kuonyesha data kutoka kwa majedwali mengi katika ripoti, swali la jedwali nyingi linaweza kutumika kama msingi wa ripoti. Ombi linaweza kuwajibika kwa aina ngumu zaidi za sampuli za data na usindikaji wa mapema.

Ripoti inaweza kuundwa kwa kutumia mchawi au katika hali ya muundo wa ripoti. Mara nyingi, Mchawi wa Ripoti hutumiwa kwanza, ambayo hukuruhusu kuunda kiolezo cha ripoti haraka, na kisha kiolezo kinarekebishwa katika hali ya muundo.

Unapounda ripoti katika hali ya Kubuni, dirisha linaonyesha sehemu tupu za ripoti zilizoonyeshwa kwenye takwimu.

Uwepo wa sehemu hizi, pamoja na kuongeza au kuondolewa kwao, imedhamiriwa na amri za menyu Tazama/Kichwa/Kijachini na Tazama/Kichwa/Dokezo la ripoti. Kwa madhumuni sawa, unaweza kutumia vitufe sambamba kwenye upau wa vidhibiti wa wabuni wa ripoti.

Wakati wa kuendeleza ripoti, sehemu za dirisha zinahitaji kujazwa na vipengele kwa mujibu wa muhimu kwa mtumiaji mpangilio wa ripoti. Kichwa kina maandishi kutoka kwa kichwa cha mpangilio wa ripoti. Kwa kawaida kijachini huwa na vichwa, tarehe, na nambari za ukurasa. Wakati wa kuamua maudhui ya sehemu hizi, mtu anapaswa kuendelea kutoka kwa mahitaji ya kubuni kurasa za kibinafsi ripoti. Eneo la data lina sehemu za majedwali ya hifadhidata.

Kwa kila kipengele, na vile vile kwa sehemu na ripoti kwa ujumla, sifa zinaweza kubainishwa. Teknolojia ya kuweka vipengele na kufafanua mali zao ni karibu sawa na katika mtengenezaji wa fomu.

Kutengeneza ripoti kulingana na hoja

Hoja ni njia nzuri na rahisi ya kupata data inayohusiana. Kwa hiyo, kwa kutumia swala, unaweza kuandaa data kwa ripoti tata.

Hebu tuangalie teknolojia ya kuunda ripoti changamano kwa kutumia hoja kwa kutumia mfano wa kutengeneza fomu ya "Jedwali la Mtihani" kwa kikundi katika somo fulani. Mpangilio wa ripoti unaonyeshwa kwenye takwimu.

Hebu tupange ombi, dirisha la designer ambalo linaonyeshwa kwenye takwimu.

Unapounda swali, uhusiano kati ya jedwali utaanzishwa kiotomatiki. Uhusiano kati ya jedwali za MAFUNZO, SOMO, MWALIMU huamuliwa kwa mujibu wa schema ya hifadhidata.

Muunganisho utaanzishwa kiotomatiki kati ya jedwali la STUDENT na STUDY kwa kutumia sehemu ya NG ya jina moja. Uhusiano huu ni uhusiano wa muungano, ambao haupo kwenye schema ya hifadhidata. Kumbuka kuwa majedwali haya yana uhusiano wa wengi kwa wengi kwa sababu mwanafunzi mmoja huchukua masomo mengi na somo moja huchukuliwa na wanafunzi wengi. Uhusiano ulioanzishwa kati ya majedwali ya STUDENT na STUDY hufafanua operesheni muungano wenye ulinganifu. Katika kesi hii, rekodi kutoka kwa jedwali hizi zinaunganishwa na kuongezwa kwa matokeo ikiwa tu sehemu zinazohusiana zina maadili sawa.

Sehemu ya VIDZ ilianzishwa katika swala la kuchagua rekodi hizo pekee zinazohusishwa na aina ya darasa la "Mhadhara", kwani mwalimu anayefanya mtihani kwa kawaida huwa mhadhiri. Kwa kuongeza, maingizo [Nambari ya Kikundi] na [Jina la Kipengee] yameingizwa kwenye mstari wa "Hali ya Uteuzi" wa uga wa NG na NP, mtawalia. Hii itafungua madirisha ya kuingiza vigezo wakati wa kufungua ripoti, kwa mfano:

Hebu tuanze kuunda ripoti katika hali ya mchawi. Wacha tuchague swali lililoundwa kama chanzo cha data.
Katika hatua ya kwanza ya mchawi, tutahamisha mashamba yote ya ombi, isipokuwa VIDZ, kutoka kwa kupatikana hadi kuchaguliwa.
Hatua ya pili ni kuamua upangaji wa data katika ripoti. KATIKA kwa kesi hii, njia ya kikundi sio muhimu sana, kwa kuwa sehemu hii ya "uboreshaji" wa template ya mpangilio itafanywa kwa manually katika hali ya kubuni. Wacha tuache kikundi kama inavyoonyeshwa kwenye takwimu.

Katika hatua ya tatu, tutachagua njia ya kupanga rekodi - kwa mpangilio wa kupanda wa nambari za wanafunzi wa NS.
Katika hatua ya nne, chagua aina ya mpangilio wa ripoti - "muundo 1".
Katika hatua ya tano, chagua mtindo wa ripoti - "kali".
Katika hatua ya sita, weka jina la ripoti - "Karatasi ya mtihani" na ubofye "Maliza".
Ili kuhariri, fungua kiolezo cha ripoti katika hali ya muundo. Nafasi ya kazi dirisha linaonyeshwa kwenye takwimu.

Wacha tubadilishe kipengee cha kazi kwa fomu ifuatayo:

Katika takwimu, gridi ya taifa imeondolewa hasa ili utungaji wa vipengele uonekane zaidi. Maandishi mengi na sehemu za tupu zimehamishwa hadi kwenye nafasi zinazohitajika, ukubwa wa vipengele hivi na ukubwa wa fonti umebadilishwa. Vipengele vilivyokosekana (mistari na lebo) vimewekwa kwa kutumia paneli ya vipengee.

Mfano wa karatasi ya mtihani kwa kikundi M102 na somo "Informatics" imeonyeshwa kwenye takwimu.

Maswali ya kudhibiti

Lengo kuu la ripoti ni nini?
Linganisha madhumuni ya ripoti na madhumuni ya fomu.
Je, ni teknolojia gani mwafaka ya kuunda ripoti katika suala la nguvu ya kazi?
Ninawezaje kufungua dirisha la kuingiza data katika swali au katika ripoti iliyoundwa kulingana na swali?
Ninawezaje kubadilisha mkusanyo wa data katika ripoti ninapofanya kazi na Mchawi wa Ripoti?
Je, kuna sehemu gani kwenye dirisha la mbuni wa ripoti? Ni za nini? Jinsi ya kuongeza kukosa na kufuta sehemu zisizo za lazima?

Kuunda ripoti kama kitu cha hifadhidata

Maoni (0)

Ripoti ni uwakilishi ulioumbizwa wa data unaoonyeshwa kwenye skrini, kwa kuchapishwa, au katika faili. Wanakuruhusu kutoa kutoka kwa hifadhidata taarifa muhimu na uwasilishe kwa fomu inayofaa kwa utambuzi, na pia kutoa fursa nyingi kwa muhtasari na uchambuzi wa data.

Wakati wa kuchapisha meza na maswali, habari huonyeshwa kivitendo katika fomu ambayo imehifadhiwa. Mara nyingi kuna haja ya kuwasilisha data katika mfumo wa ripoti ambazo zina mwonekano wa kitamaduni na ni rahisi kusoma. Ripoti ya kina inajumuisha maelezo yote kutoka kwa jedwali au hoja, lakini ina vichwa na imegawanywa katika kurasa zenye vichwa na vijachini.

Muundo wa ripoti katika hali ya Usanifu

Microsoft Access huonyesha data kutoka kwa hoja au jedwali katika ripoti kwa kuongeza vipengele vya maandishi, ambayo hufanya iwe rahisi kuelewa.

Vipengele hivi ni pamoja na:

Kichwa. Sehemu hii imechapishwa tu juu ya ukurasa wa kwanza wa ripoti. Inatumika kutoa data, kama vile maandishi ya kichwa cha ripoti, tarehe, au taarifa ya maandishi ya hati, ambayo inapaswa kuchapishwa mara moja mwanzoni mwa ripoti. Ili kuongeza au kuondoa eneo la kichwa cha ripoti, chagua amri ya Kichwa cha Ripoti/Dokezo kutoka kwenye menyu ya Tazama.

Kijajuu cha ukurasa. Hutumika kuonyesha data kama vile vichwa vya safu wima, tarehe, au nambari za ukurasa zilizochapishwa juu ya kila ukurasa wa ripoti. Kuongeza au kuondoa kichwa Lazima uchague Kichwa na Kijachini amri kutoka kwenye menyu ya Tazama. Microsoft Access huongeza kichwa na kijachini kwa wakati mmoja. Ili kuficha mojawapo ya vichwa na vijachini, unahitaji kuweka kipengele chake cha Urefu hadi 0.

Eneo la data. Eneo lililo kati ya kijajuu na kijachini cha ukurasa. Ina maandishi kuu ya ripoti. Sehemu hii inaonyesha data iliyochapishwa kwa kila rekodi kwenye jedwali au hoja ambayo ripoti inategemea. Ili kuweka vidhibiti katika eneo la data, tumia orodha ya sehemu na upau wa vidhibiti. Ili kuficha eneo la data, unahitaji kuweka kipengele cha Urefu cha sehemu hiyo hadi 0.

Kijachini. Sehemu hii inaonekana chini ya kila ukurasa. Hutumika kuonyesha data kama vile jumla, tarehe, au nambari za ukurasa zilizochapishwa chini ya kila ukurasa wa ripoti.

Kumbuka. Hutumika kutoa data, kama vile maandishi ya hitimisho, jumla kuu, au maelezo mafupi, ambayo yanapaswa kuchapishwa mara moja mwishoni mwa ripoti. Ingawa sehemu ya Dokezo la ripoti iko sehemu ya chini ya ripoti katika mwonekano wa Muundo, imechapishwa juu ya kijachini cha ukurasa ukurasa wa mwisho ripoti. Ili kuongeza au kuondoa eneo la madokezo ya ripoti, chagua amri ya Kichwa cha Ripoti/Vidokezo vya Ripoti kutoka kwa menyu ya Tazama. Microsoft Access wakati huo huo huongeza na kuondoa kichwa cha ripoti na maeneo ya maoni

Mbinu za kuunda ripoti

Unaweza kuunda ripoti katika Ufikiaji wa Microsoft njia tofauti
(Mchoro 5.1):

~ Mjenzi

~ Mchawi wa Ripoti

~ Ripoti otomatiki: kwa safu

~ Ripoti otomatiki: mkanda

~ Mchawi wa Chati

Lebo za posta

Mchele. 5.1. Dirisha ili kuanza kuunda ripoti

Mchawi hukuruhusu kuunda ripoti kwa kuweka rekodi na uwakilishi njia rahisi kuunda ripoti. Inaweka sehemu zilizochaguliwa kwenye ripoti na inatoa mitindo sita ya ripoti. Baada ya kukamilisha Mchawi, ripoti inayotokana inaweza kubadilishwa katika hali ya Kubuni. Kwa kutumia kipengele cha Ripoti ya Kiotomatiki, unaweza kuunda ripoti kwa haraka na kisha kuzifanyia mabadiliko.

Ili kuunda Ripoti ya Kiotomatiki, lazima utekeleze hatua zifuatazo:

~ Katika dirisha la hifadhidata, bofya kichupo cha Ripoti kisha ubofye kitufe cha Unda. Sanduku la mazungumzo la Ripoti Mpya linaonekana.

~ Chagua Ripoti Otomatiki: safu au Ripoti Kiotomatiki: kipengee cha tepe kwenye orodha.

~ Katika sehemu ya chanzo cha data, bofya kishale na uchague jedwali au swali kama chanzo cha data.

~ Bonyeza kitufe cha OK.

Kubadilisha kiwango cha kuonyesha ripoti

Ili kubadilisha kiwango cha kuonyesha, tumia pointer - kioo cha kukuza. Ili kuona ukurasa mzima, lazima ubofye popote kwenye ripoti. Ukurasa wa ripoti utaonyeshwa kwa kiwango kilichopunguzwa.

Bofya kwenye ripoti tena ili kurudi kwenye mwonekano mkubwa zaidi. Katika mwonekano wa ripoti uliopanuliwa, sehemu uliyobofya itakuwa katikati ya skrini. Ili kusogeza kupitia kurasa za ripoti, tumia vitufe vya kusogeza vilivyo chini ya dirisha.

Chapisha ripoti

Ili kuchapisha ripoti, fanya yafuatayo:

~ Kwenye menyu ya Faili, bofya amri ya Chapisha.

~ Katika eneo la Chapisha, bofya chaguo la Kurasa.

~ Ili kuchapisha tu ukurasa wa kwanza wa ripoti, ingiza 1 kwenye sehemu ya Kutoka na 1 kwenye sehemu ya Kwa.

~ Bonyeza kitufe cha OK.

Kabla ya kuchapisha ripoti, inashauriwa kuiona katika hali ya Hakiki, ili kufikia ambayo unahitaji kuchagua Hakiki kutoka kwa menyu ya Tazama.

Ikiwa wakati wa uchapishaji mwishoni mwa ripoti inaonekana ukurasa tupu, hakikisha kwamba mpangilio wa Urefu wa madokezo ya ripoti umewekwa kuwa 0. Ukichapisha na kurasa tupu za ripoti katikati, hakikisha kwamba jumla ya fomu au upana wa ripoti na upana wa ukingo wa kushoto na kulia hauzidi upana wa karatasi uliobainishwa. kwenye kisanduku cha mazungumzo ya Usanidi wa Ukurasa (Faili ya menyu).

Unapounda mipangilio ya ripoti, tumia fomula ifuatayo: upana wa ripoti + ukingo wa kushoto + ukingo wa kulia<= ширина бумаги.

Ili kurekebisha saizi ya ripoti, lazima utumie mbinu zifuatazo:

Badilisha thamani ya upana wa ripoti;

Punguza upana wa ukingo au ubadilishe mwelekeo wa ukurasa.

Unda ripoti

1. Zindua Ufikiaji wa Microsoft. Fungua hifadhidata (kwa mfano, hifadhidata ya elimu "Ofisi ya Dean").

2. Unda Ripoti Kiotomatiki: mkanda, ukitumia jedwali kama chanzo cha data (kwa mfano, Wanafunzi). Ripoti inafungua katika hali ya Hakiki, ambayo inakuwezesha kuona jinsi ripoti itakavyoonekana wakati kuchapishwa (Mchoro 5.2).

3. Badilisha hadi Hali ya Usanifu na uhariri na umbizo la ripoti. Ili kubadilisha kutoka kwa modi ya Onyesho la Kuchungulia hadi hali ya Kubuni, lazima ubofye Funga kwenye upau wa vidhibiti wa dirisha la programu. Ripoti itaonekana kwenye skrini katika hali ya Kubuni (Mchoro 5.3).

Mchele. 5.2. Aina ya ripoti iliyoundwa kwa kutumia AutoReport

Mchele. 5.3. Ripoti katika hali ya Usanifu

Kuhariri:

1) ondoa sehemu za nambari za mwanafunzi kwenye kichwa na eneo la data;

2) sogeza sehemu zote kwenye kichwa na eneo la data upande wa kushoto.

3) badilisha maandishi kwenye kichwa cha ukurasa

Katika sehemu ya Kichwa cha Ripoti, chagua Wanafunzi.

Weka kiashiria cha kipanya upande wa kulia wa neno Wanafunzi ili kiashirio kibadilike hadi upau wima (kishale cha kuingiza) na ubofye kwenye nafasi hiyo.

Ingiza NTU "KhPI" na ubofye Ingiza.

4) Sogeza Maelezo. Katika Kijachini, chagua uga =Sasa() na uiburute hadi kwenye Kichwa cha Ripoti chini ya jina Wanafunzi. Tarehe itaonekana chini ya kichwa.

5) Kwenye upau wa vidhibiti wa Mbuni wa Ripoti, bofya kitufe cha Hakiki ili kuona ripoti

Uumbizaji:

1) Chagua kichwa Wanafunzi wa NTU "KhPI"

2) Badilisha aina, mtindo wa fonti na rangi, na vile vile rangi ya kujaza mandharinyuma.

3) Kwenye upau wa vidhibiti wa Mbuni wa Ripoti, bofya kitufe cha Hakiki ili kuhakiki ripoti.

Mchele. 5.4. Ripoti baada ya kuhariri na kuumbiza

Mabadiliko ya mtindo:

Ili kubadilisha mtindo, fanya yafuatayo:

Kwenye upau wa vidhibiti wa Muundaji wa Ripoti, bofya kitufe cha Umbizo Otomatiki ili kufungua kisanduku cha mazungumzo cha Umbizo Otomatiki.

Katika orodha ya Mitindo ya Kipengee cha Ufomati Otomatiki, bofya Kali kisha ubofye Sawa. Ripoti itaumbizwa kwa mtindo Mkali.

Hubadilisha hadi hali ya Onyesho la Kuchungulia. Ripoti itaonyeshwa kwa mtindo uliochagua. Kuanzia sasa, ripoti zote zilizoundwa kwa kutumia kipengele cha AutoReport zitakuwa na mtindo Mkali hadi ubainishe mtindo tofauti kwenye dirisha la Umbizo Otomatiki.

Habari nyingine

Ripoti ni bidhaa ya mwisho ya programu nyingi za hifadhidata. Mpango Microsoft Office Access 2007 husaidia kuunda ripoti nyingi tofauti za utata wowote. Kabla ya kuanza, lazima uchague chanzo ambacho rekodi za ripoti zitarejeshwa. Ripoti inaweza kuwa orodha rahisi au muhtasari wa kina wa data ya mauzo iliyopangwa kulingana na eneo. Hata hivyo, kwa hali yoyote, lazima kwanza uamue ni sehemu gani zina data ambayo inapaswa kujumuishwa katika ripoti, na ni majedwali au hoja zipi zina sehemu hizi.

Mara tu unapochagua chanzo cha rekodi kuunda ripoti, njia rahisi ni kutumia ripoti bwana. Ripoti Mchawi ni zana ya Ufikiaji wa Microsoft ambayo husaidia kuunda ripoti kulingana na majibu yaliyopokelewa kwa maswali yaliyoulizwa na mtumiaji.

Tutakusanya ripoti juu ya matokeo ya mitihani, tukipanga data kulingana na nidhamu.

Ili kuunda ripoti kwa kutumia Mchawi wa Ripoti, fuata hatua hizi:

3.1. Kwenye kichupo Uumbaji katika Group Ripoti bonyeza Ripoti Mchawi.

3.2. Sanduku la mazungumzo litafungua Inazalisha ripoti.

3.5. Kwenye orodha Meza na Maswali chagua meza Mitihani.

3.6. Kwenye orodha Sehemu zinazopatikana chagua sehemu ambazo zitajumuishwa kwenye ripoti na uzihamishe kwenye orodha Sehemu zilizochaguliwa. Kutoka kwa meza Mitihani nyanja lazima zijumuishwe katika ripoti Rekodi_nambari Na Daraja.

3.7. Fungua orodha tena Meza na Maswali na uchague meza hapo Mwanafunzi.

3.8. Jumuisha sehemu kutoka kwa jedwali hili Jina la ukoo, Jina, Jina la ukoo. Safu Jina la ukoo inapaswa kuwa katika ripoti baada ya safu Rekodi_nambari, kwa hivyo chagua uwanja Rekodi nambari_ kwenye orodha Sehemu zilizochaguliwa, bonyeza kwenye uwanja Jina la ukoo kwenye orodha Sehemu zinazopatikana, kisha kwenye kitufe >.

3.9. Ufikiaji utafunga uga Jina la ukoo kwenye orodha Sehemu zilizochaguliwa na kuiingiza kati ya mashamba Rekodi nambari_ Na Daraja.

3.10. Hamisha mashamba Jina Na Jina la ukoo njia sawa .

3.11. Jumuisha sehemu katika ripoti yako Disc_jina kutoka kwa meza Nidhamu. Ili kufanya hivyo, fungua orodha Meza na Maswali na uchague meza Nidhamu.

3.12. Sogeza shamba Disc_jina kutoka kwenye orodha Sehemu zinazopatikana kwenye orodha Sehemu zilizochaguliwa.

3.14. Bofya kwenye orodha Nidhamu.

3.16. Kwa kuwa tayari tumefafanua upangaji data kwa jina la nidhamu, bofya kitufe Zaidi kwenda kwa kisanduku kidadisi kinachofuata.

3.17. Katika orodha ya kwanza kunjuzi, taja sehemu ambayo unataka kupanga data. Wacha iwe shamba Rekodi nambari_. Upangaji chaguo-msingi ni Kupanda.

3.18. Bofya kitufe Matokeo. Dirisha litaonekana kwenye skrini Matokeo.

3.19. Angalia kisanduku Wastani kukokotoa wastani wa shamba Daraja.

3.20. Katika kikundi cha chaguo Onyesha kuamsha chaguo data na matokeo. Hii inaruhusu nyanja zote kujumuishwa katika ripoti, na sehemu zote zimewekwa mwishoni mwa kila kikundi na ripoti nzima.

3.21. Bofya kitufe sawa kurudi kwenye kisanduku cha mazungumzo Inazalisha ripoti.

3.23. Chagua mwonekano Mpangilio kwa ripoti. Kwa ripoti hii chagua chaguo alipiga hatua. Unaweza kuhakiki mpangilio wako uliochaguliwa katika eneo la onyesho la kukagua upande wa kushoto wa dirisha.

3.24. Kwa chaguo-msingi, kisanduku kinachunguzwa Rekebisha upana wa sehemu ili kutoshea kwenye ukurasa mmoja. Kwa kawaida, chaguo hili inapaswa kuachwa bila kubadilishwa ili kuhifadhi karatasi na kuboresha usomaji wa ripoti.

3.25. Katika Kundi Mwelekeo chagua mwelekeo kitabu.

3.27. Chagua mojawapo ya mitindo ya ripoti iliyoainishwa kama unavyotaka. Katika sehemu ya kushoto ya dirisha unaweza kuona mtindo maalum.

3.29. Weka jina la ripoti: Matokeo ya mitihani. Ripoti itahifadhiwa chini ya jina hili.

3.30. Amilisha chaguo Badilisha mpangilio wa ripoti.

3.31. Bofya kitufe Tayari. Mchawi wa Ripoti huunda ripoti na kuionyesha katika mwonekano wa Usanifu.

3.32. Kagua mpangilio wa ripoti uliyounda.

3.33. Endesha amri: kikundi Hali-kifungo Hali- timu Uwasilishaji wa ripoti, kutathmini mwonekano ripoti. Au hii inaweza kufanywa kwa kutumia upau wa hali (jopo la chini la dirisha Ufikiaji.

Uwasilishaji wa ripoti;

Hakiki;

Hali ya mpangilio;

Hali ya kubuni.

Tafadhali kumbuka kuwa lebo za uga Rekodi_nambari Na Disc_jina Katika sura Kijajuu cha ukurasa linganisha na majina ya sehemu kwenye jedwali. Ripoti hiyo itavutia zaidi ikiwa tutaipa majina ambayo tunayafahamu.

3.34.Badilisha hadi hali ya mjenzi.

3.35. Weka alama kwenye uwanja Disc_jina Katika sura Kijajuu cha ukurasa.

3.36. Endesha amri Mali menyu ya muktadha. Dirisha litaonekana kwenye skrini Uandishi.

3.37. Kwa mali Sahihi ingiza thamani Nidhamu. Mchawi wa Ripoti hubadilisha maandishi ya sifa Sahihi kama kichwa cha safu ya ripoti.

3.38. Funga dirisha Uandishi.

3.39. Fanya mabadiliko sawa kwa kichwa cha sehemu Rekodi_nambari. Kwa kichwa, weka thamani Nambari ya kitabu cha rekodi.

3.40. Endesha amri Uwasilishaji wa data kutathmini mabadiliko yaliyofanywa kwenye ripoti.

3.41. Badili hadi modi mjenzi.

3.42. Vile vile, badala ya uandishi Wastani Katika sura Kumbuka ya Kikundi juu Alama ya wastani.

3.43. Kwa chaguo-msingi, Mchawi wa Ripoti hujumuisha katika sehemu hiyo Kumbuka ya Kikundi uwanja uliohesabiwa ambao unaonyesha jina la uwanja wa kambi ( Diski_ya_misimbo) na thamani yake, ili kutambua sehemu za muhtasari wa muhtasari wa kikundi. Ifute kwa kuichagua kwa kubofya panya.

3.44. Funga dirisha la mbunifu na uhifadhi mabadiliko kwenye mpangilio wa ripoti.

3.45. Unda ripoti mwenyewe zenye nyanja zifuatazo:

· Rekodi_nambari;

· Jina la kitivo;

· Jina la ukoo;

· Jina la ukoo.

Data katika ripoti inapaswa kupangwa kwa jina la kitivo.

Shirika la Shirikisho la Elimu ya Shirikisho la Urusi

Chuo cha Uchumi na Utalii cha NOU SPO Irkutsk

Nidhamu: Sayansi ya Kompyuta

Mada: Ripoti za Ufikiaji wa Ofisi ya Microsoft

Nimefanya kazi:

Mwanafunzi wa kikundi T-09-2

Alexander Shchegolev

Imekaguliwa na mwalimu:

Bolokhoeva Elena Nikolaevna

Irkutsk 2010

Utangulizi

Sura ya 1: Kuunda Ripoti kama Kitu cha Hifadhidata

1.2 Mbinu za kuunda ripoti

1.3 Kutengeneza ripoti

Sura ya 2. Hifadhidata "Wafanyakazi wa Mgahawa wa WasabiKo"

2.1.1 Tafuta watu wanaoishi Irkutsk

1.1.2 Tafuta watu ambao hawaishi Irkutsk

1.1.3 Tafuta kwa upatikanaji wa simu

1.1.4 Tafuta wale waliozaliwa mwaka wa 19**

1.1.5 Tafuta wafanyakazi wenye vyeo. vitabu

1.1.6 Tafuta wahudumu pekee

1.1.8 Tafuta kwa jina la mwisho la mteja

1.1.9 Tafuta kwa upatikanaji wa simu za mteja

1.1.10 Tafuta wafanyikazi kwa jina la mwisho

Utangulizi

Tangu mwanzo wa maendeleo teknolojia ya kompyuta Maelekezo mawili kuu ya matumizi yake yamejitokeza.

Mwelekeo wa kwanza ni matumizi ya teknolojia ya kompyuta kufanya mahesabu ya nambari ambayo huchukua muda mrefu sana au haiwezekani kufanya kwa mikono.

Mwelekeo wa pili ni matumizi ya teknolojia ya kompyuta katika mifumo ya habari ya moja kwa moja au ya automatiska.

DBMS ya Upataji (Microsoft) ina juu kabisa sifa za kasi na ni sehemu ya kifurushi maarufu cha Microsoft Office katika nchi yetu na nje ya nchi. Seti ya amri na kazi zinazotolewa kwa wasanidi programu bidhaa za programu katika uwanja wa Ufikiaji, nguvu na unyumbufu wake hukutana na mahitaji yoyote ya kisasa ya uwasilishaji na usindikaji wa data. Zana za ukuzaji wa ripoti ya ufikiaji zimeundwa ili kuunda mpangilio wa ripoti ambao unaweza kutumika kuonyesha data kutoka kwa majedwali katika muundo wa hati ya towe iliyochapishwa. Zana hizi hukuruhusu kuunda ripoti iliyo na muundo changamano ambao hutoa matokeo ya data inayohusiana kutoka kwa majedwali mengi. Katika kesi hii, mahitaji ya juu zaidi ya utekelezaji wa hati yanaweza kufikiwa.

Sura ya 1 . Kuunda ripoti kama kitu cha hifadhidata

Ripoti ni uwakilishi ulioumbizwa wa data unaoonyeshwa kwenye skrini, kuchapishwa au katika faili. Wanakuruhusu kutoa habari muhimu kutoka kwa hifadhidata na kuiwasilisha kwa fomu ambayo ni rahisi kuelewa, na pia kutoa fursa nyingi za kufupisha na kuchambua data.

1.1 Muundo wa ripoti katika hali ya Usanifu

Microsoft Access huonyesha data kutoka kwa hoja au jedwali katika ripoti, na kuongeza vipengele vya maandishi ili kurahisisha kusoma.

Vipengele hivi ni pamoja na:

Kichwa. Sehemu hii imechapishwa tu juu ya ukurasa wa kwanza wa ripoti. Inatumika kutoa data, kama vile maandishi ya kichwa cha ripoti, tarehe, au taarifa ya maandishi ya hati, ambayo inapaswa kuchapishwa mara moja mwanzoni mwa ripoti. Ili kuongeza au kuondoa eneo la kichwa cha ripoti, chagua amri ya Kichwa cha Ripoti/Dokezo kutoka kwenye menyu ya Tazama.

Kijajuu cha ukurasa. Hutumika kuonyesha data kama vile vichwa vya safu wima, tarehe, au nambari za ukurasa zilizochapishwa juu ya kila ukurasa wa ripoti. Ili kuongeza au kuondoa kichwa, chagua Kichwa na Kijachini kutoka kwenye menyu ya Tazama. Microsoft Access huongeza kichwa na kijachini kwa wakati mmoja. Ili kuficha mojawapo ya vichwa na vijachini, unahitaji kuweka kipengele chake cha Urefu hadi 0.

Eneo la data lililo kati ya kichwa na kijachini cha ukurasa. Ina maandishi kuu ya ripoti. Sehemu hii inaonyesha data iliyochapishwa kwa kila rekodi kwenye jedwali au hoja ambayo ripoti inategemea. Ili kuweka vidhibiti katika eneo la data, tumia orodha ya sehemu na upau wa vidhibiti. Ili kuficha eneo la data, unahitaji kuweka kipengele cha Urefu cha sehemu hiyo hadi 0.

Kijachini. Sehemu hii inaonekana chini ya kila ukurasa. Hutumika kuonyesha data kama vile jumla, tarehe, au nambari za ukurasa zilizochapishwa chini ya kila ukurasa wa ripoti.

Kumbuka. Hutumika kutoa data, kama vile maandishi ya hitimisho, jumla kuu, au maelezo mafupi, ambayo yanapaswa kuchapishwa mara moja mwishoni mwa ripoti. Ingawa sehemu ya Dokezo la ripoti iko sehemu ya chini ya ripoti katika mwonekano wa Muundo, imechapishwa juu ya kijachini cha ukurasa kwenye ukurasa wa mwisho wa ripoti. Ili kuongeza au kuondoa eneo la madokezo ya ripoti, chagua amri ya Kichwa cha Ripoti/Vidokezo vya Ripoti kutoka kwa menyu ya Tazama. Microsoft Access wakati huo huo huongeza na kuondoa kichwa na maeneo ya maoni ya ripoti.

1.2 Mbinu za kuunda ripoti

Unaweza kuunda ripoti katika Ufikiaji wa Microsoft kwa njia mbalimbali:

Mjenzi

Ripoti Mchawi

Ripoti otomatiki: kwa safu

Ripoti otomatiki: mkanda

Mchawi wa Chati

Lebo za posta

Mchawi hukuruhusu kuunda ripoti kwa kupanga rekodi na ndio njia rahisi zaidi ya kuunda ripoti. Inaweka sehemu zilizochaguliwa kwenye ripoti na inatoa mitindo sita ya ripoti. Baada ya kukamilisha Mchawi, ripoti inayotokana inaweza kubadilishwa katika hali ya Kubuni. Kwa kutumia kipengele cha Ripoti ya Kiotomatiki, unaweza kuunda ripoti kwa haraka na kisha kuzifanyia mabadiliko.

Ili kuunda Ripoti ya Kiotomatiki, lazima utekeleze hatua zifuatazo:

Katika dirisha la hifadhidata, bofya kichupo cha Ripoti na kisha ubofye kitufe cha Unda. Sanduku la mazungumzo la Ripoti Mpya linaonekana.

Chagua Ripoti Kiotomatiki: safu au Ripoti Kiotomatiki: ondoa kipengee kwenye orodha.

Katika sehemu ya chanzo cha data, bofya kishale na uchague Jedwali au Hoja kama chanzo cha data.

Bofya kwenye kitufe cha OK.

Mchawi wa Ripoti ya Kiotomatiki huunda ripoti otomatiki kwenye safu au ukanda (chaguo la mtumiaji) na kuifungua katika hali ya Onyesho la Kuchungulia, ambayo hukuruhusu kuona jinsi ripoti hiyo itakavyokuwa ikichapishwa. Kwenye menyu ya Faili, bofya amri ya Hifadhi. Katika dirisha la Hifadhi, katika uwanja wa jina la Ripoti, taja jina la ripoti na ubofye kitufe cha OK.

Kubadilisha kiwango cha kuonyesha ripoti

Ili kubadilisha kiwango cha kuonyesha, tumia pointer - kioo cha kukuza. Ili kuona ukurasa mzima, lazima ubofye popote kwenye ripoti. Ukurasa wa ripoti utaonyeshwa kwa kiwango kilichopunguzwa. Bofya kwenye ripoti tena ili kurudi kwenye mwonekano mkubwa zaidi. Katika mwonekano wa ripoti uliopanuliwa, sehemu uliyobofya itakuwa katikati ya skrini. Ili kusogeza kupitia kurasa za ripoti, tumia vitufe vya kusogeza vilivyo chini ya dirisha.

Chapisha ripoti

Ili kuchapisha ripoti, fanya yafuatayo:

Kwenye menyu ya Faili, bofya amri ya Chapisha.

Katika eneo la Chapisha, bofya chaguo la Kurasa.

Ili kuchapisha tu ukurasa wa kwanza wa ripoti, ingiza 1 kwenye sehemu ya Kutoka na 1 kwenye sehemu ya Kwa.

Bofya kwenye kitufe cha OK.

Kabla ya kuchapisha ripoti, inashauriwa kuiona katika hali ya Hakiki, ili kufikia ambayo unahitaji kuchagua Hakiki kutoka kwa menyu ya Tazama. Ukichapisha kwa ukurasa tupu mwishoni mwa ripoti yako, hakikisha kwamba mpangilio wa Urefu wa madokezo ya ripoti umewekwa kuwa 0. Ukichapisha na kurasa tupu katikati, hakikisha kwamba jumla ya fomu au upana wa ripoti na upana wa ukingo wa kushoto na kulia hauzidi upana wa karatasi iliyobainishwa kwenye kisanduku cha mazungumzo ya Kuweka Ukurasa (Menyu ya faili).

Unapounda mipangilio ya ripoti, tumia fomula ifuatayo: upana wa ripoti + ukingo wa kushoto + ukingo wa kulia<= ширина бумаги.

Ili kurekebisha ukubwa wa ripoti, lazima utumie mbinu zifuatazo: kubadilisha thamani ya upana wa ripoti; Punguza upana wa ukingo au ubadilishe mwelekeo wa ukurasa.

1.3 Kutengeneza ripoti

1. Zindua Ufikiaji wa Microsoft. Fungua hifadhidata (kwa mfano, hifadhidata ya elimu "Ofisi ya Dean").

2. Unda Ripoti Kiotomatiki: mkanda, ukitumia jedwali kama chanzo cha data (kwa mfano, Wanafunzi). Ripoti hufunguliwa katika hali ya Onyesho la Kuchungulia, ambayo hukuruhusu kuona jinsi ripoti itakavyoonekana ikichapishwa.

Kuhariri:

1) ondoa sehemu za nambari za mwanafunzi kwenye kichwa na eneo la data;

2) sogeza sehemu zote kwenye kichwa na eneo la data upande wa kushoto.

3) Badilisha maandishi katika kichwa cha ukurasa

Katika sehemu ya Kichwa cha Ripoti, chagua Wanafunzi.

Weka kiashiria cha kipanya upande wa kulia wa neno Wanafunzi ili kiashirio kibadilike hadi upau wima (kishale cha kuingiza) na ubofye kwenye nafasi hiyo.

Ingiza NTU "KhPI" na ubofye Ingiza.

4) Sogeza Maelezo. Katika Kijachini, chagua uga =Sasa() na uiburute hadi kwenye Kichwa cha Ripoti chini ya jina Wanafunzi. Tarehe itaonekana chini ya kichwa.

5) Kwenye upau wa vidhibiti wa Mbuni wa Ripoti, bofya kitufe cha Hakiki ili kuona ripoti

Uumbizaji:

1) Chagua kichwa Wanafunzi wa NTU "KhPI"

2) Badilisha aina, mtindo wa fonti na rangi, na vile vile rangi ya kujaza mandharinyuma.

3) Kwenye upau wa vidhibiti wa Mbuni wa Ripoti, bofya kitufe cha Hakiki ili kuhakiki ripoti.