Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.
Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.
Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.
Добавление имени в список рассылки или удаление имени
- Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов».
- Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить».
- Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».
Отправка сообщения части списка рассылки
- Выполните команду Файл → Создать → Сообщение .
- Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
- Списки рассылки помечаются значком.
- Нажмите кнопку «OK».
- Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.
Отправка списка рассылки
- Откройте новое сообщение.
- Щелкните в области текста сообщения.
- Выполните одно из следующих действий:
- если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
- если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ .
- В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
- В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
- Отправьте сообщение.
Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.
Отображение имен в списке рассылки
- Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
- В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
- В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
- Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».
Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.
- Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
- Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».
Внимание! Все шаги описанной ниже процедуре будут корректно выполняться, только если Ваш компьютер находится внутри факультетской сети (где разрешен доступ к серверу с помощью RPC).
Запустите .
Если Вы еще не делали этого на своем компьютере, появится окно мастера по начальной настройке Outlook 2007, на первой странице которого нужно просто щелкнуть кнопку Далее . Ниже приведены картинки, сделанные на основе русскоязычной версии программы, для англоязычной они будут другими.
На следующей странице установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и опять же щелкните Далее .
На странице Выбор службы электронной почты установите переключатель в положение Сервер Microsoft Exchange и щелкните Далее .
На странице Настройки Microsoft Exchange поле Сервер Microsoft Exchange введите exch.chem.msu.ru , а в поле Имя пользователя — назначенное Вам имя пользователя (на картинке ekv ) и щелкните кнопку Проверить имя .
На экране должно появиться дополнительное окно с запросом имени пользователя и пароля. В этом окне перед именем пользователя нужно указать слово maildomain и поставить обратную косую черту. В поле Пароль введите выданный Вам пароль для доступа к серверу. Чтобы его не пришлось вводить каждый раз, установите флажок Сохранить пароль и щелкните OK .
Внимание! Если имя пользователя и пароль, которые Вы использовали при входе в систему на своем компьютере, не совпадают с теми, которые заданы на почтовом сервере, окно с запросом пароля будет возникать каждый раз при подключении к серверу.
В данный момент программа попытается установить соединение с почтовым сервером, используя введенную Вами информацию. Если эта информация правильная и связь с сервером есть, Вы снова увидите страницу Настройки Microsoft Exchange , но уже в измененном виде (имя сервера EXCH.maildomain.chem.msu.ru и подчеркнутое имя пользователя). Подчеркивание означает, что Ваша учетная запись была однозначно идентифицирована. Оставьте установленным флажок Использовать режим кэширования Exchange (это позволит Вам работать с почтой при отсутствии связи с сервером и несколько снизит нагрузку на него), после чего щелкните Далее .
Появление страницы с надписью Поздравляем! означает, что Вы успешно настроили Microsoft Office Outlook 2007 для работы с Microsoft Exchange Server. Щелкните Готово , и программа Outlook запустится на Вашем компьютере.
Если в дальнейшем Вам понадобится изменить настройки подключения к серверу, воспользуйтесь пунктом Настройка учетных записей в меню Сервис программы Outlook . Либо запустите программу Почта из Панели управления (Control Panel ) системы Windows и щелкните в появившемся окне кнопку Учетные записи .
Cамоучитель MS Outlook → Основы Outlook → Что такое Outlook?
Что такое Outlook?
Outlook 2002 - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.
Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook - это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express - приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.
В первую часть книги вошли такие главы, как:
- Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
- Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
- Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
- Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
- Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
- Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
- Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.
Скрытая копия в Outlook 2010
Microsoft Outlook намного лучше чем продукт, чем тот который был в Windows XP - Outlook Express.
В Windows 7 это уже полноценный клиент и кстати с довольно приятным внешним интерфейсом, что не может не радовать.
Как в Outlook 2007 и Outlook 2010 создать правило, чтобы все письма с определенного адреса перемещались в определенную папку.
Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».
Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».
Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».
Вот у нас появилась созданная нами папка
Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».
В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже
В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».
Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку.
Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»
Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.
Поделюсь с вами небольшой заметочкой о том как спрятать окно Outlook 2010 в трей. То есть если вам нужно что бы почта у вас всегда была открыта при работе с компьютером, но не мешала вам еще одной иконкой в рабочей панели внизу (обычно панель снизу). Как вы можете заметить иконка Outlook висит так же и в трее, так зачем же она будет забирать у вас драгоценную рабочую область и вообще дублироваться, особенно это раздражает людей которые используют большое количество программ одновременно.
Собственно убирается программа в трей буквально тремя нажатиями.
Первое нажатие вам нужно осуществить на стрелочке разворачивающей трей, это справа внизу, возле часов. Второе нажатие на иконке Outlook которая находится в развернувшемся трее. Нажатие нужно осуществить правой кнопкой мишки. Третье нажатие делаем левой клавишей мыши на словах «Скрывать свернутое » (действие показано слева на картинке в моей заметке).
Вот и всё. Теперь когда вы свернете программу Outlook 2010, то она свернется в трей, а у вас будет больше свободного места. Новые пришедшие письма будут как и раньше отображаться предупреждением возле часов в правом нижнем углу. Кстати открыть Outlook можно нажав на иконку в трее двумя щелчками левой клавиши мыши.
Инструкция
Запустите программу Outlook. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по иконке приложения на рабочем столе или нажмите кнопку «Пуск» и выберите нужный пункт в меню «Все программы». После загрузки приложения выберите меню «Файл» и найдите строку «Создать». Когда вы наведете указатель мыши на эту надпись, появятся подпункты действий. Найдите пункт «Список рассылки » и нажмите на него левой кнопкой мыши. Откроется окно создания и редактирования нового списка получателей почты.
Введите название для списка в поле «Имя». Так вы сможете создать несколько разных групп получателей для различных задач, а впоследствии быстро переключаться между ними. Например, «Заказчики», «Сотрудники», «Друзья» и так далее.
Нажмите кнопку с надписью «Выберите членов», чтобы добавить получателей из вашей адресной книги. Найдите нужного человека в перечне и нажмите кнопку ОК. Окно выбора адресата закроется, а в списке рассылки появится получатель, повторяйте, пока не внесете все нужные адреса. Этот способ хорошо подойдет в том случае, если у вас в адресной книге Outlook уже внесены имена и e-mail тех, кому вы хотите отправлять почту. Если это новое имя, нужно использовать другой метод внесения адресатов.
Щелкните левой кнопкой мыши по надписи «Добавить». Откроется небольшое окно, в котором вы увидите поля «Краткое имя» и «Адрес электронной почты». Скопируйте и вставьте имя и адрес, если у вас есть письмо от этого человека, или наберите новое имя и адрес вручную. Нажмите кнопку ОК (она станет активной только после ввода электронного адреса). Диалоговое окно закроется, а в списке получателей появится новая строчка. Повторите это действие столько раз, сколько нужно для добавления всех абонентов рассылки .
Нажмите кнопку «Файл» в верхней строчке окна и выберите пункт «Сохранить». Нажмите его левой кнопкой мыши, и через несколько секунд список рассылки outlook будет создан.
Источники:
- как создать перечень
Инструкция
Вызовите главное системное меню, нажав кнопку «Пуск», и перейдите в пункт «Все программы». Раскройте ссылку Microsoft Office и запустите приложение Outlook. Для того чтобы использовать имена адресатов, находящиеся в адресной книге приложения, раскройте меню «Файл» верхней сервисной панели Oulook и укажите команду «Создать».
Выберите подкоманду «Список рассылки» и напечатайте желаемое имя создаваемого списка в строке «Имя». Перейдите на вкладку «Список рассылки» в открывшемся диалоговом окне и воспользуйтесь ссылкой «Выбрать участников». Укажите адресную книгу, содержащую нужные адреса электронной почты, в каталоге «Адресная книга». Напечатайте имя выбранного адресата в строке «Поиск» и выделите определившееся имя в каталоге, расположенном под строкой поиска. Нажмите ссылку «Участники» и повторите все вышеописанные действия для каждого нужного адресата рассылки. Подтвердите выполнение выбранного действия, нажав кнопку OK.
Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.
1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки .
Примечание В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.
Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки Outlook
2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.
3. Щелкните на кнопке Выберите членов .
4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.
Примечание Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.
5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).
6. Щелкните на кнопке Члены .
7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.
8. Щёлкните на кнопке ОК .
10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес. Установите флажок Добавить контакт , чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК . Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.
Примечание Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить .
Часто бывает нужно отправить сообщение сразу нескольким получателям - например, всем адресатам, чьи письма у вас находятся в папке Юмор или в папке Семья. Создав группу , вы сможете сэкономить время, и нервы,так как вам не придется вручную вводить все их адреса. Для создания группы нужно выполнить следующие действия.
- Выберите в меню пункты Сервиса Адресная книга, для того чтобы открыть окно Адресная книга.
- Выберите пункты Файл-Создать группу. При этом появится диалоговое окно, в котором вы сможете создать группу.
- Введите имя группы. Постарайтесь придумать удачное имя, отражающее состав группы и содержание обсуждаемых с корреспондентами вопросов.
- Добавьте в группу контакты. С помощью кнопки Выбрать выделите всех относящихся к данной группе адресатов. При этом на экране появится новое диалоговое окно с адресами электронной почты корреспондентов, которые вы сможете включить в группу. В левой части окна выделите нужные имя и адрес и с помощью кнопки Выбрать добавьте их в группу в правой части окна.
- Когда полностью сформируете группу, щелкните на кнопке ОК.
- Чтобы закрыть окно Свойства данной группы, щелкните на кнопке ОК.
- Закройте окно Адресная книга.
Теперь с группой можно работать.
Чтобы отправить сообщение всей группе, введите ее Название в поле Кому, Копия или Скрытая. После этого сообщение будет автоматически отправлено всем членам группы.
Кроме того, можно щелкнуть на кнопке Кому и выбрать группу из списка адресной книги.
Что такое скрытая копия?
Полем Скрытая пользуются для создания «слепых» копий сообщения, т.е. копий, в которых отсутствуют имена других получателей этого письма. Таким образом, если вы отправите скрытую копию письма группе людей, никто из них не будет знать остальных адресатов.
Чтобы получить доступ к полю Скрытая, в открытом окне нового сообщения выберите команду Вид=>Все заголовки. Адресаты, указанные в поле Скрытая, получат копию письма вместе со всеми остальными. Но те, чьи имена значились в полевому или Копия, адресов из поля Скрытая не увидят.
Помните, что поле Кому заполнять обязательно . Если не хотите ничего туда вводить, впишите адрес собственной электронной почты.
Очень удобно вписывать имя группы в поле Скрытая. Читайте об этом поле во врезке «Что такое скрытая копия?» в этом разделе.
Возможность создания скрытой копии очень удобна при рассылке сообщения нескольким людям. Например, отправляя свежий анекдот, внесите все адреса в поле Скрытая, а в поле Кому укажите свое имя. Тогда все смогут прочесть новый анекдот (а возможно, и не все - мало ли что может случиться), и адресатам не придется разглядывать огромный список имен в начале письма.
