Maak een rapport met behulp van de Rapportwizard. MS-toegang. Rapporten

Federaal Agentschap voor Onderwijs van de Russische Federatie

NOU SPO Irkoetsk College voor Economie en Toerisme

Discipline: Informatica

Onderwerp: Microsoft Office Access-rapporten

Werk voltooid:

Leerling van groep T-09-2

Sjchegolev Alexander

Gecontroleerd door de docent:

Bolokhoeva Elena Nikolajevna

Irkoetsk 2010

Invoering

Hoofdstuk 1: Een rapport maken als databaseobject

1.2 Methoden voor het maken van een rapport

1.3 Een rapport maken

Hoofdstuk 2. Database “WasabiKo Restaurant Medewerkers”

2.1.1 Zoeken naar mensen die in Irkoetsk wonen

1.1.2 Zoeken naar mensen die niet in Irkoetsk wonen

1.1.3 Zoeken op telefonische beschikbaarheid

1.1.4 Zoeken naar degenen geboren in 19**

1.1.5 Zoeken naar medewerkers met rang. boeken

1.1.6 Zoek alleen naar obers

1.1.8 Zoeken op achternaam van de klant

1.1.9 Zoeken op telefoonbeschikbaarheid van de klant

1.1.10 Personeel zoeken op achternaam

Invoering

Vanaf het allereerste begin van de ontwikkeling van computertechnologie ontstonden er twee hoofdrichtingen voor het gebruik ervan.

De eerste richting is het gebruik van computertechnologie om numerieke berekeningen uit te voeren die te lang duren of onmogelijk handmatig uit te voeren zijn.

De tweede richting is het gebruik van computertechnologie in automatische of geautomatiseerde informatiesystemen.

Het Access DBMS (Microsoft) heeft vrij hoge snelheidseigenschappen en maakt deel uit van het Microsoft Office-pakket, dat in binnen- en buitenland enorm populair is. De reeks opdrachten en functies die aan Access-softwareontwikkelaars wordt aangeboden, voldoet qua kracht en flexibiliteit aan alle moderne eisen voor gegevenspresentatie en -verwerking. Access-rapportontwikkelingstools zijn ontworpen om een rapportlay-out te maken die kan worden gebruikt om gegevens uit tabellen weer te geven in de vorm van een afgedrukt uitvoerdocument. Met deze hulpprogramma's kunt u een rapport ontwerpen met een complexe structuur die de uitvoer biedt van onderling gerelateerde gegevens uit vele tabellen. In dit geval kan aan de hoogste eisen voor documentuitvoering worden voldaan.

Hoofdstuk 1. Een rapport maken als databaseobject

Een rapport is een opgemaakte weergave van gegevens die op het scherm, afgedrukt of in een bestand wordt weergegeven. Ze stellen u in staat de benodigde informatie uit de database te halen en deze in een vorm te presenteren die gemakkelijk te begrijpen is, en bieden ook voldoende mogelijkheden voor het samenvatten en analyseren van gegevens.

Bij het afdrukken van tabellen en queries wordt informatie praktisch weergegeven in de vorm waarin deze is opgeslagen. Er is vaak behoefte om gegevens te presenteren in de vorm van rapporten die een traditionele uitstraling hebben en gemakkelijk te lezen zijn. Een gedetailleerd rapport bevat alle informatie uit een tabel of query, maar bevat kopteksten en is opgesplitst in pagina's met kop- en voetteksten.

1.1 Rapportstructuur in ontwerpmodus

Microsoft Access geeft gegevens uit een query of tabel weer in een rapport en voegt tekstelementen toe om het leesbaarder te maken.

Deze elementen omvatten:

Titel. Dit gedeelte wordt alleen bovenaan de eerste pagina van het rapport afgedrukt. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals de tekst van de rapporttitel, een datum of een verklaring van documenttekst, die één keer aan het begin van het rapport moeten worden afgedrukt. Als u een rapporttitelgebied wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld.

Koptekst. Wordt gebruikt om gegevens weer te geven, zoals kolomkoppen, datums of paginanummers, afgedrukt bovenaan elke rapportpagina. Om een koptekst toe te voegen of te verwijderen, selecteert u Koptekst en voettekst in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd een kop- en voettekst toe. Om een van de kop- en voetteksten te verbergen, moet u de eigenschap Height ervan instellen op 0.

Het gegevensgebied dat zich tussen de kop- en voettekst van een pagina bevindt. Bevat de hoofdtekst van het rapport. In deze sectie worden de gegevens weergegeven die zijn afgedrukt voor elk van de records in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Om besturingselementen in het gegevensgebied te plaatsen, gebruikt u een lijst met velden en een werkbalk. Om het gegevensgebied te verbergen, moet u de eigenschap Height van de sectie instellen op 0.

Voettekst. Dit gedeelte verschijnt onderaan elke pagina. Wordt gebruikt om gegevens zoals totalen, datums of paginanummers weer te geven die onderaan elke rapportpagina worden afgedrukt.

Opmerking. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals conclusietekst, eindtotalen of een bijschrift, die één keer aan het einde van het rapport moeten worden afgedrukt. Hoewel de notitiesectie van het rapport zich in de ontwerpweergave onderaan het rapport bevindt, wordt deze boven de paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport afgedrukt. Om een gebied met rapportnotities toe te voegen of te verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd de titel- en commentaargebieden van een rapport toe en verwijdert deze.

1.2 Methoden voor het maken van een rapport

U kunt op verschillende manieren rapporten maken in Microsoft Access:

Constructeur

Rapportwizard

Automatisch rapport: naar kolom

Automatisch rapport: tape

Grafiekwizard

Postetiketten

Met de wizard kunt u rapporten maken door records te groeperen. Dit is de eenvoudigste manier om rapporten te maken. Het plaatst de geselecteerde velden in het rapport en biedt zes rapportstijlen. Na voltooiing van de wizard kan het resulterende rapport worden gewijzigd in de ontwerpmodus. Door de functie Automatisch rapporteren te gebruiken, kunt u snel rapporten maken en er vervolgens enkele wijzigingen in aanbrengen.

Om een automatisch rapport aan te maken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

Klik in het databasevenster op het tabblad Rapporten en klik vervolgens op de knop Maken. Het dialoogvenster Nieuw rapport verschijnt.

Selecteer het item Autorapport: kolom of Autorapport: strip in de lijst.

Klik in het gegevensbronveld op de pijl en selecteer Tabel of Query als gegevensbron.

Klik op de OK-knop.

De wizard Automatisch rapport maakt een automatisch rapport in een kolom of strook (naar keuze van de gebruiker) en opent dit in de voorbeeldmodus, zodat u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt. Klik in het menu Bestand op de opdracht Opslaan. Geef in het venster Opslaan in het veld Rapportnaam de naam van het rapport op en klik op de knop OK.

De weergaveschaal van het rapport wijzigen

Om de weergaveschaal te wijzigen, gebruikt u de aanwijzer - een vergrootglas. Om de hele pagina te zien, moet u ergens in het rapport klikken. De rapportpagina wordt op verkleinde schaal weergegeven. Klik nogmaals op het rapport om terug te keren naar een grotere weergave. In de vergrote rapportweergave bevindt het punt waarop u hebt geklikt zich in het midden van het scherm. Gebruik de navigatieknoppen onder aan het venster om door rapportpagina's te bladeren.

Druk een rapport af

Ga als volgt te werk om een rapport af te drukken:

Klik in het menu Bestand op de opdracht Afdrukken.

Klik in het gebied Afdrukken op de optie Pagina's.

Als u alleen de eerste pagina van het rapport wilt afdrukken, voert u 1 in het veld Van en 1 in het veld Naar in.

Klik op de OK-knop.

Voordat u een rapport afdrukt, is het raadzaam om het in de voorbeeldmodus te bekijken, die u kunt openen door Voorbeeld te selecteren in het menu Beeld. Als u afdrukt met een blanco pagina aan het einde van uw rapport, zorg er dan voor dat de instelling Hoogte voor rapportnotities is ingesteld op 0. Als u afdrukt met blanco pagina's ertussen, zorg er dan voor dat de som van de formulier- of rapportbreedte en de de linker- en rechtermarges niet groter zijn dan de breedte van het vel papier dat is opgegeven in het dialoogvenster Pagina-instelling (menu Bestand).

Gebruik bij het ontwerpen van rapportlay-outs de volgende formule: rapportbreedte + linkermarge + rechtermarge<= ширина бумаги.

Om de grootte van het rapport aan te passen, moet u de volgende technieken gebruiken: verander de waarde van de rapportbreedte; Verklein de margebreedte of wijzig de paginarichting.

1.3 Een rapport maken

1. Start Microsoft Access. Open de database (bijvoorbeeld de onderwijsdatabase “Decanaat”).

2. Maak een AutoReport: Tape, gebruik een tabel als gegevensbron (bijvoorbeeld Studenten). Het rapport wordt geopend in de voorbeeldmodus, waarin u kunt zien hoe het rapport er na afdrukken uit zal zien.

3. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Als u van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus wilt overschakelen, klikt u op Sluiten op de werkbalk van het Access-programmavenster. Het rapport verschijnt op het scherm in de ontwerpmodus.

Bewerken:

1) verwijder de studentcodevelden in het kop- en gegevensgebied;

2) Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.

3) Wijzig de tekst in de paginatitel

Selecteer Studenten in de sectie Rapporttitel.

Plaats de muisaanwijzer rechts van het woord Studenten zodat de aanwijzer verandert in een verticale balk (de invoercursor) en klik op die positie.

Voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.

4) Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de rapportkop onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.

5) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om het rapport te bekijken

Opmaak:

1) Selecteer het kopje Studenten van NTU “KhPI”

2) Wijzig het lettertype, de tekenstijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond.

3) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken.

Met behulp van rapporten kunt u informatie in een Microsoft Access-database bekijken, opmaken en groeperen. U kunt bijvoorbeeld een eenvoudig rapport maken in de vorm van een lijst met telefoonnummers van alle contactpersonen of een samenvattend rapport van de verkoopresultaten van het bedrijf in verschillende regio's voor verschillende perioden.

Dit artikel biedt een overzicht van rapporten in Access, de basisprincipes van het maken van een rapport en het gebruik van de functies voor het sorteren, groeperen en samenvatten van gegevens, en hoe u een voorbeeld van een rapport kunt bekijken en afdrukken.

Opmerking: De informatie in dit artikel is alleen van toepassing op klassieke Access-databases. Access-webapps ondersteunen geen rapporten.

In dit artikel

Rapporten in Access begrijpen

Mogelijkheid om het rapport te gebruiken

Een rapport is een databaseobject dat handig is om de informatie ervan te presenteren voor een van de volgende doeleinden:

samenvattende gegevens weergeven of verspreiden;

het archiveren van momentopnamen van gegevens;

het verstrekken van informatie over individuele dossiers;

het maken van inscripties.

Onderdelen van een rapport

Het is mogelijk om 'niet-gekoppelde' rapporten te maken waarin geen gegevens worden weergegeven, maar in dit artikel bekijken we een rapport dat is gekoppeld aan een gegevensbron (tabel of query). De rapportindeling is onderverdeeld in secties die kunnen worden bekeken in de ontwerpweergave. Als u begrijpt hoe elke sectie werkt, kunt u betere rapporten maken. De keuze van de sectie waarin een berekend besturingselement moet worden geplaatst, bepaalt bijvoorbeeld hoe het resultaat wordt berekend. Hieronder volgen de typen partities en het doel van elk ervan:

	Een sectie weergeven tijdens het afdrukken	Een sectie gebruiken
Titel van rapport.	Aan het begin van het rapport.	De titel bevat informatie die doorgaans op de omslag staat, zoals het bedrijfslogo, de titel van het rapport of de datum. Als u een berekend besturingselement plaatst dat gebruikmaakt van de functie Som in de rapportkop, wordt de som voor het gehele rapport berekend. De rapporttitel wordt vóór de koptekst afgedrukt.
Koptekst.	Bovenaan elke pagina.	Er wordt een koptekst gebruikt als u wilt dat de rapporttitel op elke pagina wordt herhaald.
Groepstitel.	Aan het begin van elke nieuwe groep records.	Wordt gebruikt om de groepsnaam af te drukken. Als het rapport bijvoorbeeld op producten is gegroepeerd, kunt u hun namen opgeven in de groepskoppen. Als u een berekend besturingselement plaatst dat gebruikmaakt van de functie Som in de groepskoptekst, wordt de som berekend voor de huidige groep. Een groepskoptekst kan meerdere secties bevatten, afhankelijk van de toegevoegde groeperingsniveaus. Zie Groepering, Sortering of Totaalgegevens toevoegen voor meer informatie over het maken van groepskop- en voetteksten.
Gegevensgebied.	Wordt één keer weergegeven voor elke rij in de recordbron.	Het bevat de bedieningselementen die de hoofdinhoud van het rapport vormen.
Groepsnotitie.	Aan het einde van elke groep vermeldingen.	Een groepsnotitie kan worden gebruikt om samenvattingsinformatie voor een groep af te drukken. Een groepsvoettekst kan meerdere secties bevatten, afhankelijk van de groeperingsniveaus die u toevoegt.
Voettekst.	Onderaan elke pagina.	Wordt gebruikt voor paginanummering en voor het afdrukken van informatie per pagina.
Opmerking melden.	Aan het einde van het rapport. Opmerking: In de ontwerpweergave wordt de rapportnotitie onder de voettekst weergegeven. In alle andere modi (zoals de lay-outmodus, de afdrukmodus of de voorbeeldmodus) wordt deze sectie echter geplaatst over voettekst, onmiddellijk na de laatste groeps- of gegevensgebiedregelnotitie op de laatste pagina.	U kunt een rapportnotitie gebruiken om totalen en andere samenvattende informatie voor het gehele rapport af te drukken.

Het maken van een betekenisvol rapport is veel eenvoudiger als de tabellen in de database goed ontworpen structuren en relaties hebben. Zie Databaseontwerp begrijpen voor initiële informatie over het plannen en ontwerpen van een database.

Een rapport maken in Access

Volg deze stappen om een rapport voor een Access-database op uw computer te maken:

Stap 1: Selecteer een opnamebron

De recordbron voor een rapport kan een tabel, een benoemde query of een ingesloten query zijn. De recordbron moet alle rijen en kolommen met gegevens bevatten die u in het rapport wilt weergeven.

Stap 2: Selecteer een rapporttool

Rapporthulpmiddelen bevinden zich op het tabblad Creëren in de groep Rapporten. In de volgende tabel worden deze parameters beschreven:

Hulpmiddel	Beschrijving
	Hiermee kunt u een eenvoudig rapport in tabelvorm maken met alle velden uit de recordbron die is geselecteerd in het navigatievenster.
Rapportontwerper	Opent een leeg rapport in ontwerpmodus, waarin u de benodigde velden en besturingselementen kunt toevoegen.
Leeg rapport	Hiermee kunt u een leeg rapport openen in de lay-outweergave en het taakvenster Veldenlijst weergeven, van waaruit u velden aan het rapport kunt toevoegen.
Rapportwizard	Start een stapsgewijze wizard waarmee u marges, groeperings- en sorteerniveaus en lay-outopties kunt instellen.
Stickers	Roept een wizard op waarin u een standaard- of aangepast formaat voor labels kunt selecteren, een reeks weer te geven velden en hun sorteervolgorde.

Stap 3: Maak een rapport

Om het gewenste gereedschap te selecteren, klikt u op de overeenkomstige werkbalkknop. Nadat de wizard verschijnt, volgt u alle opdrachten en klikt u op de laatste pagina op de knop Klaar.
Access geeft het rapport weer in de lay-outweergave.

Formatteer het rapport zodat het de gewenste uitstraling krijgt.

Wijzig het formaat van velden en labels door ze te selecteren en de randen te slepen.

Rangschik de velden in de gewenste volgorde door ze te selecteren (en de bijbehorende labels, indien aanwezig) en ze naar de gewenste locatie te slepen.

U kunt ook met de rechtermuisknop op velden klikken, contextmenuopdrachten gebruiken om cellen samen te voegen of te splitsen, velden verwijderen of markeren en andere opmaaktaken uitvoeren.

U kunt uw rapport ook aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker maken met behulp van de functies die in de onderstaande secties worden beschreven.

Voeg groepering, sortering en totalen toe

Als u snel groepering, sortering of optelling aan uw rapport wilt toevoegen, klikt u met de rechtermuisknop op het veld waarop u de functie wilt toepassen en selecteert u de gewenste opdracht in het contextmenu.

Wanneer een rapport geopend is in de lay-out- of ontwerpweergave, kunt u deze functies bovendien toevoegen via de deelvensters Groeperen, Sorteren en Totaal.

Als het gebied Groeperen, Sorteren en Totalen niet geopend is, wordt de Constructeur in de groep Groeperen en totalen team selecteren Groepering.

Klik op de knop Groepering toevoegen of Voeg sortering toe en selecteer het veld waarop u de gegevens wilt groeperen of sorteren.

Als u extra opties wilt instellen of totalen wilt toevoegen, selecteert u op de groeperings- of sorteerregel Meer.

Zie Een groeperings- of samenvattend rapport maken voor meer informatie over groeperen, sorteren en totalen.

Markeer gegevens met voorwaardelijke opmaak

Access biedt hulpmiddelen voor het markeren van gegevens in rapporten. Voor elk besturingselement of elke groep besturingselementen kunnen regels voor voorwaardelijke opmaak worden toegevoegd, en klantrapporten kunnen histogrammen gebruiken om gegevens te vergelijken.

Voeg voorwaardelijke opmaak toe aan besturingselementen

Klik met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatievenster en selecteer Lay-outmodus.

Selecteer de gewenste besturingselementen en vervolgens op het tabblad Formaat in de groep Een besturingselement formatteren team selecteren Voorwaardelijke opmaak.

Advies: Als u meerdere besturingselementen wilt selecteren, klikt u erop terwijl u CTRL ingedrukt houdt.

In het dialoogvenster Beheerder van voorwaardelijke opmaakregels team selecteren Maak een regel.

In het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel selecteer een waarde in het veld Selecteer regeltype.

Als u een regel wilt maken die voor elke record afzonderlijk wordt gecontroleerd, selecteert u de optie Controleer de waarden in de huidige invoer of gebruik een expressie.

Als u een regel wilt maken om records met elkaar te vergelijken met behulp van histogrammen, selecteert u de optie Vergelijk met andere inzendingen.

In het veld De beschrijving van een regel wijzigen geef de opmaakregel op die moet worden toegepast en het opmaaktype, en klik vervolgens op OK.

Als u nog een regel voor dit besturingselement of deze groep besturingselementen moet maken, herhaalt u de procedure vanaf stap 4.

Kleuren en lettertypen aanpassen

Probeer de optie om kleuren en lettertypen aan te passen Toepassingsthema.

Open het rapport in de lay-outweergave. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op het rapport in het navigatievenster en selecteert u Modusindeling.

Op punt Werken met rapportlay-outs op het tabblad Constructeur optie selecteren Onderwerpen en beweeg over verschillende thema's in de galerij om een voorbeeld van de effecten te bekijken. Om een onderwerp te selecteren, klikt u erop en slaat u het rapport op.

Verzamelingen gebruiken Kleuren En Lettertypen Je kunt kleuren en lettertypen onafhankelijk van elkaar instellen.

Voeg een logo of achtergrond toe

U kunt ook een logo of achtergrond aan uw rapport toevoegen. Wanneer u een afbeelding bijwerkt, wordt deze overal in de database automatisch bijgewerkt.

Voeg een afbeelding toe of verwijder deze

Indeling.

Klik in het rapport op de plek waar u een afbeelding wilt toevoegen en op het tabblad Constructeur in de groep Kop- en voetteksten selecteer artikel Logo.

Ga naar de afbeelding en klik op de knop Open. Access voegt de afbeelding toe aan het rapport.

Om een afbeelding te verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Verwijderen in het contextmenu.

Een achtergrondafbeelding toevoegen

Klik in het navigatievenster met de rechtermuisknop op het rapport en selecteer Indeling.

Op het tabblad Formaat in de groep Achtergrond klik op de knop Achtergrondafbeelding.

Selecteer een afbeelding uit de lijst Beeldcollectie of klik op de knop Beoordeling, selecteer een afbeelding en klik op de knop OK.

Bekijk een voorbeeld van het rapport en druk het af

Rapportvoorbeeld

Voorbeeld. Opdrachten op het tabblad Voorbeeld kan worden gebruikt om:

rapport afdrukken;

verander het paginaformaat of de lay-out;

verander de schaal of bekijk meerdere pagina's tegelijk;

gegevens in het rapport bijwerken;

exporteer het rapport naar een ander bestandsformaat.

Klik op de knop Sluit de voorbeeldmodus

Druk een rapport af

Druk een rapport af zonder er een voorbeeld van te bekijken

Klik met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatievenster en selecteer Zegel. Het rapport wordt naar de standaardprinter verzonden.

Opmerking: Wanneer u een rapport selecteert in het navigatievenster en de opdracht selecteert Zegel op het tabblad Bestand U kunt geavanceerde afdrukopties instellen (aantal pagina's en exemplaren) en een printer opgeven.

Als u een dialoogvenster wilt openen waarin u een printer kunt selecteren, het aantal exemplaren kunt opgeven en andere opties kunt instellen, selecteert u Zegel.

Hoorcollege 15. Rapporten maken met MS Access

Rapporten zijn een formaat voor het weergeven van informatie in de vorm van een papieren document. Vergeleken met formulieren, die ook kunnen worden afgedrukt, hebben rapporten twee fundamentele verschillen:

§ voldoende mogelijkheden bieden voor het groeperen en berekenen van subtotalen en eindtotalen voor grote datasets;

§ rapporten kunnen worden gebruikt om esthetisch aantrekkelijke materialen, labels en andere documenten te produceren.

Rapporten worden voornamelijk gebruikt om het “grote geheel” te bekijken, dus zijn ze vaak gebaseerd op samenvattende zoekopdrachten met meerdere tabellen.

Het rapportvenster en zijn hulpmiddelen

Alle hulpmiddelen die worden gebruikt om een rapport te maken, zijn gelijkwaardig aan de overeenkomstige hulpmiddelen voor het maken van formulieren: Ontwerper, Rapportwizard, Automatisch rapport: Kolom, Automatisch rapport: Strip, Diagramwizard, Postetiketten. Van alle bovenstaande tools is alleen de wizard voor het maken van postlabels nieuw. Deze wizard stelt u in staat velden met namen en adressen te selecteren, deze op te maken voor gebruik als verzendlabels, heeft een strikte specialisatie en wordt daarom niet behandeld in deze cursus.

De structuur van het rapport in ontwerpmodus komt vrijwel volledig overeen met de structuur van het formulier en is verdeeld in secties die hetzelfde doel hebben, maar enkele eigen kenmerken hebben:

§ Met “Koptekst” en “Voettekst” kunt u algemene informatie voor alle pagina’s van het rapport weergeven, aangezien deze respectievelijk bovenaan en onderaan elke pagina worden afgedrukt, bijvoorbeeld de titel van het document, paginanummering, datum en tijd enz. U kunt deze secties weergeven met behulp van de menuopdracht Weergave - Koptekst en voettekst.

§ “Rapporttitel” en “Rapportopmerking” worden respectievelijk slechts één keer aan het begin van het rapport en aan het einde van het rapport afgedrukt. De titel bevat informatie die gewoonlijk op de omslag staat, zoals het bedrijfslogo of de titel van het rapport. Als in deze secties een berekend besturingselement wordt geplaatst dat gebruikmaakt van de statistische functie Som, wordt de som voor het gehele rapport berekend. U kunt deze secties inschakelen met de opdracht Weergave - Rapporttitel/opmerking.

§ "Gegevensgebied" De sectie wordt één keer afgedrukt voor elke rij gegevens uit de recordbron. Het bevat de bedieningselementen die de hoofdinhoud van het rapport vormen.

§ Groepskoptekst en Groepsnotitie worden gebruikt om groepering in rapporten te implementeren. Wordt respectievelijk voor en na elke nieuwe groep records weergegeven. Wordt gebruikt om de groepsnaam af te drukken en statistische functies te berekenen. Als het rapport bijvoorbeeld op producten is gegroepeerd, kunt u hun namen opgeven in de groepskoppen. Als u in deze secties een berekend besturingselement plaatst dat gebruikmaakt van de functie Som, wordt de som berekend voor de huidige groep.

Met de maatliniaal en het raster kunt u de lay-out van gegevens op de pagina plannen. U kunt de grootte van elke afdeling wijzigen door de rand ervan te slepen.

Het elementenpaneel is vrijwel volledig gelijk aan het formulierelementpaneel en vereist geen commentaar. De weergave van de werkbalk wordt, net als bij formulieren, bepaald door de opdracht Weergave - Gereedschapskist, of via een knop Elementen paneel op de werkbalk.

Om tabel- of queryvelden in een rapport te plaatsen, is het handig om het venster “Veldenlijst” te gebruiken, dat kan worden ingeschakeld met de opdracht Weergave - Veldlijst.

In het eigenschappenvenster kunt u de eigenschappen van het rapport zelf, de secties en besturingselementen instellen. De set eigenschappen die daarin wordt gepresenteerd, is afhankelijk van het object. Om toegang te krijgen tot het venster met componenteigenschappen, selecteert u het en klikt u op de knop Eigenschappen werkbalk of voer een menuopdracht uit Weergave - Eigenschappen. Het eigenschappenvenster is beschreven in de vorige lezing.

Berekeningen in rapporten

Als waarde van de eigenschap “Data” van vrijwel elk object waarmee u gegevens kunt weergeven, kunt u uitdrukkingen van elke complexiteit instellen met behulp van rekenkundige operatoren. Bovendien kunt u bij berekeningen alle ingebouwde functies gebruiken, evenals functies die door de ontwikkelaar in de module zijn gedefinieerd VBA . Indien nodig kunt u de expressiebouwer gebruiken. Om aan te geven MEVROUW Toegang wanneer u een expressie moet gebruiken. De invoer van de expressie moet beginnen met een gelijkteken (=).

= [Beurzen]*0,5

U kunt alleen verwijzen naar gegevensvelden die zich op een bepaald formulier bevinden, of op afzonderlijke geopende formulieren. In het tweede geval is het noodzakelijk om te zorgen voor het geforceerd openen van formulieren die de vereiste gegevens bevatten, bijvoorbeeld met behulp van macro's.

Groeperen in rapporten

In tegenstelling tot formulieren kunt u in rapporten groeperen. Om groepering in een rapport op te nemen, gebruikt u het venster “Sorteren en groeperen”, dat u kunt oproepen via de menuopdracht Bekijk-sorteren en groeperen(Figuur 15.1).

Figuur 15.1 - Venster Sorteren en groeperen.

In het venster Sorteren en groeperen kunt u maximaal tien velden of expressies definiëren die in het rapport worden gebruikt om gegevens te groeperen. Het eerste element van de lijst definieert de hoofdgroep en de daaropvolgende subgroepen binnen de groepen.

De eerste rij van de kolom Veld/expressie breidt de lijst met velden in de onderliggende tabel of query uit. Als u begint te typen met een (=) teken, kunt u in deze kolom een expressie invoeren die een link bevat naar een willekeurig veld in de onderliggende tabel of query.

Voor elk veld of elke uitdrukking kunt u een groeperingsbereik definiëren, d.w.z. Gegevens kunnen niet alleen op individuele waarden worden gegroepeerd, maar ook op waardenbereiken. Het type en de grootte van het bereik zijn afhankelijk van het gegevenstype van het veld of de expressie.

Bij groeperen op tekstveld kunt u een nieuwe groep starten wanneer de eerste of meer leidende tekens in de veldwaarden veranderen. Als u bijvoorbeeld voor elke letter van het alfabet één groep wilt maken, is het nodig om de aanmaak van een nieuwe groep te definiëren wanneer de eerste letter van de veldwaarde wordt gewijzigd. Er wordt dus een groep records verkregen waarin de veldwaarden beginnen met de letters A, B, C, enz.

Om de groepering op basis van de eerste tekens in te stellen, stelt u de waarde van de eigenschap “Groepering” in - Volgens de eerste tekenen, en de waarde van de eigenschap Interval bepaalt het aantal begintekens waarmee groepen moeten worden gevormd.

Voor getallen kunt u de eigenschap Groeperen instellen op Interval. In dit geval definieert de eigenschap Interval de groeperingsbereiken. Als de eigenschap “Interval” is ingesteld op 10, worden groepen gevormd met intervallen gelijk aan 10, bijvoorbeeld: van –20 tot –11, van –10 tot –1, van 0 tot 9, van 10 tot 19, van 20 tot 29 en enz.

Voor datum-/tijdvelden kunt u de waarden van de eigenschap Groeperen instellen: Per jaar, per kwartaal, per maand, per week, per dag, per uur, per minuut. Vervolgens geeft de eigenschap “Interval” het aantal jaren, kwartalen, maanden, enz. aan. in het interval.

Bereken subtotalen en cumulatieve totalen

Een andere taak die doorgaans moet worden opgelost bij het samenstellen van rapporten is het verkrijgen van totalen voor groepen gegevens. Om subtotalen voor groepen te verkrijgen, kunt u in deze secties extra vrije besturingselementen plaatsen die een uitdrukking gebruiken die is opgebouwd met behulp van de totaalfuncties: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev en Var.

Een expressie in een groepssectie die een samenvattingsfunctie gebruikt, mag niet verwijzen naar een besturingselement dat in het gegevensgebied is geplaatst, d.w.z. U kunt geen berekend veld in het gegevensgebied maken en ernaar verwijzen in een expressie die gebruikmaakt van de samenvattingsfunctie. Maar het is mogelijk om de berekende uitdrukking in het resulterende veld te herhalen. Als een berekend veld in een gegevensgebied met de naam Prijs bevat de uitdrukking [Eenheidsprijs]*[Aantal], dan moet u in de sectie groepsnotities de expressie gebruiken Som([Eenheidsprijs]*[Aantal]), en niet Som([Prijs]).

Met behulp van de notitiesectie van een rapport kunt u totalen voor alle records voor elk veld of elke uitdrukking opvragen. In een rapportnotitie zijn, net als in groepsnotities, alle samenvattingsfuncties toegestaan.

Naast het berekenen van totalen in groepssecties, kunt u cumulatieve totalen maken in het gegevensgebied. Met de eigenschap Cumulatieve som van elk numeriek veld dat in het gegevensgebied wordt geplaatst, kunt u totalen berekenen die aan het begin van elke groep op nul worden gezet of in het hele rapport worden opgeteld. Wanneer u een veld in het gegevensgebied plaatst, wordt daarvoor de eigenschap “Data” ingesteld – de waarde van het veld waarvoor de som wordt berekend, en voor de eigenschap “Cumulatief bedrag” - de waarde Voor een groep.

Beveiligingsvragen

1. Wat is het voornaamste doel van rapporten?

2. Welke methoden voor het maken van rapporten kent u?

3. Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de belangrijkste onderdelen van formulieren en rapporten?

4. Hoe worden berekende velden gemaakt?

5. Hoe gebeurt het groeperen in rapporten?

6. Hoe worden eindtotalen berekend?

7. Hoe cumulatieve totalen berekenen?

8. Noem het mechanisme voor het instellen van rapporten.

Taken voor zelfstandig werk

Taak 1 . Een rapport “Bibliotheeklezers” maken met behulp van de wizard, volgens de volgende beschrijving:

1. Ga in het venster “Databases” naar de categorie “Rapporten”.

2. Open het venster Rapportwizard met de opdracht “Maak een rapport met behulp van de wizard”. Het dialoogvenster “Rapporten maken” wordt geopend (Figuur 15.2).

3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Tabellen en query's de tabel Lezers.

4. Verplaats alle tabelvelden van de lijst "Beschikbare velden" naar de lijst "Geselecteerde velden". Klik op de knop Volgende.

5. In dit stadium wordt u gevraagd een groeperingsniveau te selecteren, maar groeperen is niet gepland, dus drukken we gewoon op de knop Volgende.

6. Stel de sorteervolgorde in via het veld “Naam” en klik vervolgens op de knop Volgende.

7. Selecteer het rapporttype - tabelvormig druk op de knop om door te gaan Volgende.

8. Selecteer de rapporttekststijl – gecomprimeerd. Laten we op de knop drukken Volgende.

9. Geef de naam van het rapport op Lezers van de bibliotheek en druk op de knop Klaar. Het resultaat van het maken van het rapport wordt weergegeven in Figuur 15.3

Figuur 15.2 – Dialoogvenster “Rapporten maken”.

Figuur 15.3 – Fragment van het rapport “Bibliotheeklezers”.

Taak 2. Bewerk het rapport Bibliotheeklezers in de ontwerpweergave.

Taak 3 . Creëer uw eigen rapport voor de IS “Bibliotheek”-database waarmee u bibliotheekkaarten kunt weergeven die er zo goed mogelijk uitzien.

Taak 4. Maak een rapport dat informatie geeft over het aantal boeken dat elke lezer heeft.

Met Access kunt u veel verschillende rapporten van elke complexiteit maken. Voordat u begint, moet u de bron selecteren waaruit rapportrecords worden opgehaald. Het rapport kan een eenvoudige lijst zijn of een gedetailleerde samenvatting van verkoopgegevens, gegroepeerd per gebied. U moet echter in ieder geval eerst bepalen welke velden de gegevens bevatten die in het rapport moeten worden opgenomen, en welke tabellen of queries deze velden bevatten.

Na het selecteren van een recordbron is de eenvoudigste manier om de Rapportwizard te gebruiken. De Rapportwizard is een Access-component die rapporten maakt op basis van de antwoorden die hij van u ontvangt.

In dit artikel

Een opnamebron selecteren

Een rapport bestaat uit gegevens die zijn verkregen uit tabellen of query's en informatie die is opgeslagen in de rapportindeling, zoals bijschriften, kopjes en afbeeldingen. De tabellen of query's die de gegevens bevatten, worden ook wel de rapportrecordbron genoemd. Als alle verplichte velden zich in één tabel bevinden, geeft u deze op als recordbron. Als de velden in meerdere tabellen staan, moet u een of meer query's als bron van de records gebruiken. Soms bestaan deze zoekopdrachten al in de database, maar het kan zijn dat u speciaal voor dit rapport nieuwe zoekopdrachten moet maken.

Maak een rapport met behulp van de Rapporttool

De Rapporttool is de snelste manier om een rapport te maken, omdat het rapport meteen wordt gegenereerd, zonder dat u om aanvullende informatie wordt gevraagd. Het rapport toont alle records van de onderliggende tabel of query. Hoewel het resulterende rapport waarschijnlijk verre van perfect zal zijn, zal het een snel overzicht bieden van de onderliggende gegevens. Het rapport kan vervolgens worden opgeslagen en aangepast in de lay-out- of ontwerpweergave om aan uw behoeften te voldoen.

Maak een rapport met behulp van de Rapportwizard

In de Rapportwizard kunt u de velden verfijnen die u in uw rapport wilt opnemen. Tegelijkertijd kunt u de methode voor het groeperen en sorteren van gegevens opgeven, en ook velden uit verschillende tabellen of query's aan het rapport toevoegen als de relaties daartussen vooraf zijn gedefinieerd.

Opmerking: Als u velden uit meerdere tabellen of query's aan uw rapport wilt toevoegen, klik dan niet op de knop in de Rapportwizard Volgende of Klaar na het selecteren van velden uit de eerste tabel of query. Herhaal het selectieproces voor een andere tabel of query en klik om andere velden te selecteren die u aan het rapport wilt toevoegen. Klik vervolgens om door te gaan Volgende of Klaar.

Maak stickers met de Sticker Maker

Met de Stickerwizard kunt u stickers maken in de meeste standaardformaten.

Dubbelklik in het navigatievenster op de recordbron voor de labels: tabel of query.

Op het tabblad Creatie in de groep Rapporten selecteren Stickers.

Volg de instructies op de stickerwizardpagina's. Op de laatste pagina klikt u op de knop Klaar.

De labels verschijnen in de preview-modus, waardoor u een idee krijgt van hoe ze eruit zullen zien als ze worden afgedrukt. U kunt de schuifregelaar op de statusbalk Toegang gebruiken om in te zoomen en details te bekijken. Zie voor meer informatie over het bekijken en afdrukken van een rapport.

Opmerking: Voorbeeld is de enige modus waarin meerdere kolommen zichtbaar zijn. In andere weergaven worden gegevens in één kolom weergegeven.

Maak een rapport met de tool Leeg rapport

Als noch de Rapporttool, noch de Rapportwizard voor u werken, kunt u een geheel nieuw rapport maken met de tool Leeg rapport. Dit is een zeer snelle methode, vooral als u slechts enkele velden aan het rapport hoeft toe te voegen. Volg deze stappen om de tool Leeg rapport te gebruiken:

Rapportsecties

Een Access-rapport bestaat uit verschillende secties. Secties kunnen worden bekeken in de ontwerpweergave. Om nuttige rapporten te maken, moet u begrijpen waarvoor elke sectie wordt gebruikt. De sectie waarin een berekend besturingselement wordt geplaatst, heeft bijvoorbeeld invloed op de manier waarop Access de resultaten berekent. De volgende lijst beschrijft rapportsecties en hun gebruik:

Titel van rapport. Slechts één keer afgedrukt aan het begin van het rapport. De kop bevat informatie die doorgaans op de omslag te vinden is, zoals een bedrijfslogo, rapporttitel of datum. Als u een berekend besturingselement toevoegt dat een aggregatiefunctie gebruikt aan de rapportkop Som, wordt het bedrag voor het gehele rapport berekend. De rapporttitel wordt vóór de koptekst afgedrukt.

Koptekst. Gedrukt bovenaan elke pagina. De header wordt gebruikt in gevallen waarin het bijvoorbeeld nodig is dat de titel van het rapport op elke pagina wordt herhaald.

Groepstitel. Afgedrukt aan het begin van elke nieuwe groep records. Groepskoptekst wordt gebruikt om de groepsnaam af te drukken. In een op producten gegroepeerd rapport kan de groepskop bijvoorbeeld worden gebruikt om de productnaam af te drukken. Als de groepskop een berekend besturingselement heeft met een aggregatiefunctie Som, wordt de som berekend voor de huidige groep.

Gegevensgebied. Deze sectie wordt één keer afgedrukt voor elke rij gegevens uit de recordbron. Het bevat de bedieningselementen die de hoofdinhoud van het rapport vormen.

Groepsnotitie. Gedrukt aan het einde van elke groep vermeldingen. U kunt een groepsnotitie gebruiken om samenvattende informatie erover af te drukken.

Voettekst. Verschijnt aan het einde van elke pagina. Wordt gebruikt om pagina's te nummeren en informatie over de pagina af te drukken.

Opmerking melden. Eenmaal afgedrukt aan het einde van het rapport. U kunt een rapportnotitie gebruiken om totalen en andere samenvattende informatie voor het gehele rapport af te drukken.

Opmerking: In Designer wordt de rapportnotitie onder de voettekst weergegeven. Wanneer deze sectie echter wordt afgedrukt of bekeken, wordt deze geplaatst over voettekst, onmiddellijk na de laatste groepsnoot of de laatste rij met gegevens op de laatste pagina.

Over controles

Besturingselementen zijn objecten die worden gebruikt om gegevens weer te geven of andere acties uit te voeren, en ook om elementen weer te geven en te manipuleren die de gebruikersinterface verbeteren (zoals tekstvakken en afbeeldingen). Access ondersteunt drie soorten besturingselementen: gebonden, gratis en berekend.

Bijbehorende controle is een besturingselement waarvan de gegevensbron een veld in een tabel of query is. Dergelijke bedieningselementen worden gebruikt om waarden weer te geven die zijn verkregen uit databasevelden. Waarden kunnen tekst, datums, getallen, booleans, afbeeldingen of afbeeldingen zijn. Het meest voorkomende type grenscontrole is het tekstvak. Een formuliertekstveld waarin de achternaam van een werknemer wordt weergegeven, kan deze informatie bijvoorbeeld ophalen uit het veld Achternaam in de tabel Werknemers.

Gratis controle is een besturingselement dat geen gegevensbron heeft (zoals een veld of expressie). Vrije bedieningselementen worden gebruikt om informatie, lijnen, rechthoeken en afbeeldingen weer te geven. Een label met een rapportnaam is bijvoorbeeld een gratis controle.

Berekende controle is een besturingselement waarvan de gegevensbron een expressie is in plaats van een veld. Door te definiëren geeft u de waarde op die u voor het besturingselement wilt gebruiken uitdrukking als gegevensbron. Een expressie kan een combinatie van operatoren zijn (zoals = En + ), namen van besturingselementen en velden, functies die één enkele waarde retourneren, en constanten. Met de volgende uitdrukking wordt bijvoorbeeld de prijs van een artikel met 25 procent korting berekend door de waarde in het veld Eenheidsprijs te vermenigvuldigen met een constante waarde (0,75):

= [Eenheidsprijs] * 0,75

Expressies kunnen gegevens gebruiken uit een veld in de onderliggende tabel of formulierquery, maar ook gegevens uit een ander besturingselement in het rapport.

Bij het maken van een rapport kan het efficiënter zijn om alle bijbehorende besturingselementen eerst toe te voegen en te plaatsen, vooral als deze het merendeel van de besturingselementen in het rapport uitmaken. Hierna kunt u gratis en berekende controles toevoegen met behulp van de tools in de groep Controles op het tabblad Constructeur.

Een besturingselement associeert zich met een veld door het veld te definiëren waarvan het gegevens ontvangt. U kunt een besturingselement maken dat aan een geselecteerd veld is gekoppeld door het veld van te slepen lijst met velden naar het rapport. IN lijst met velden velden van de tabel of query waarop het rapport is gemaakt, worden weergegeven. Om een gebied weer te geven Lijst met velden, op het tabblad Constructeur in de groep Controles klik op de knop Velden toevoegen.

Bovendien kunt u een veld aan een besturingselement koppelen door de naam ervan in het besturingselement zelf of in het waardeveld in te voeren Controlebron op de eigenschappenpagina. De eigenschappenpagina definieert de kenmerken van het besturingselement, zoals de naam, gegevensbron en indeling.

Aan het gebonden besturingselement is een bijschrift gekoppeld, en dat bijschrift heeft standaard de veldnaam (of de koptekst die voor dat veld in de onderliggende tabel of query is gedefinieerd) als titel, zodat u de titel niet zelf hoeft in te voeren.

Het gebonden besturingselement neemt veel van de veldinstellingen over van de basistabel of query (bijvoorbeeld eigenschappen Formaat, Decimale plaatsen En Invoermasker). Dit zorgt ervoor dat de eigenschapswaarden van het veld niet veranderen wanneer het bijbehorende besturingselement wordt gemaakt.

Als u al een vrij besturingselement hebt gemaakt dat u aan een veld wilt koppelen, stelt u de veldnaam in als eigenschapswaarde Controlebron deze controle. Voor meer informatie over de woning Controlebron zoek naar "ControlSource" in het helpsysteem.

Een rapport bewerken in de lay-outmodus

Het gegenereerde rapport kan eenvoudig worden aangepast in de lay-outmodus. Op basis van de daadwerkelijke rapportgegevens kunt u de breedte van de kolommen aanpassen, de volgorde ervan wijzigen en groeperingsniveaus en totalen toevoegen. U kunt nieuwe velden aan het rapport toevoegen en de eigenschappen van het rapport en de bijbehorende besturingselementen wijzigen.

Om de lay-outmodus te openen, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatievenster en selecteert u Lay-outmodus .

In Access wordt het rapport in lay-outweergave weergegeven.

Lijst met velden Lijst met velden

Lijst met velden.

Het rapport finaliseren in ontwerpmodus

U kunt de rapportstructuur ook aanpassen met behulp van de ontwerper. U kunt nieuwe besturingselementen en velden aan uw rapport toevoegen door ze op een formulier te plaatsen. Op de eigenschappenpagina kunt u een groot aantal eigenschappen instellen om uw rapport aan te passen.

Als u naar de ontwerper wilt overschakelen, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatievenster en selecteert u Constructeur .

Access geeft het rapport weer in de ontwerper.

U kunt de eigenschappenpagina gebruiken om de eigenschappen van het rapport, de besturingselementen en secties te wijzigen. Druk op F4 om de eigenschappenpagina te openen.

U kunt gebruik maken van de ruimte Lijst met velden om velden uit de basistabel of query aan de rapportstructuur toe te voegen. Om een gebied weer te geven Lijst met velden, voer een van de volgende handelingen uit:

Vervolgens kunt u velden aan het rapport toevoegen door ze uit het gebied te slepen Lijst met velden.

Een veld toevoegen uit het gebied "Veldenlijst".

Om één veld toe te voegen, sleept u het uit het gebied Lijst met velden naar het gewenste gedeelte van het rapport.

Als u meerdere velden tegelijk wilt toevoegen, klikt u erop terwijl u CTRL ingedrukt houdt. Sleep vervolgens de geselecteerde velden naar het rapport.

Terwijl u velden sleept, maakt Access voor elk veld een bijbehorend tekstvak en wordt er automatisch een label naast geplaatst.

Controles toevoegen aan een rapport

Sommige besturingselementen worden automatisch gemaakt. Bijvoorbeeld bij het toevoegen van een veld uit het gebied aan een rapport Lijst met velden er wordt een bijbehorend besturingselement gemaakt. Er kunnen nog veel meer besturingselementen in de ontwerper worden gemaakt met behulp van de tools in de groep Controles op het tabblad Constructeur.

De gereedschapsnaam definiëren

Beweeg uw muis over het hulpmiddel.

In Access wordt de naam van het hulpprogramma weergegeven.

Maak een besturingselement met behulp van tools in de groep Besturingselementen

Deze procedure creëert een vrije controle. Als het besturingselement bedoeld is om gegevens weer te geven (bijvoorbeeld een tekstveld of selectievakje), moet u dit opgeven in de eigenschap ervan Controlebron veldnaam of expressie. Voor meer informatie, zie .

De eigenschappenpagina weergeven

Om het venster Eigenschappen in de ontwerpweergave weer te geven, voert u een van de volgende handelingen uit:

Op het tabblad Constructeur in de groep Dienst klik op de knop Eigenschappenvenster. Let op: als u Access 2007 gebruikt, kan het commando Eigenschappenvenster zit in de groep Tonen of verbergen op het tabblad Constructeur.

Druk op F4.

Een document opslaan

Door de rapportindeling op te slaan, kunt u het rapport in de toekomst indien nodig uitvoeren. De lay-out blijft ongewijzigd, maar het rapport zelf bevat de huidige gegevens telkens wanneer u het afdrukt of bekijkt. Indien nodig kunt u de rapportindeling wijzigen of op basis daarvan een vergelijkbaar rapport maken.

Een rapportlay-out opslaan

Een rapportlay-out opslaan met een nieuwe naam

Als u Access 2013 of hoger gebruikt, selecteert u Bestand > Opslaan als > Object opslaan als.

Als u Access 2010 gebruikt, selecteert u Bestand > Object opslaan als.

Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op Microsoft Office-knop en selecteer Opslaan als > Object opslaan als.

In het dialoogvenster Besparing voer de naam in het veld in Het Report-object opslaan in en klik vervolgens op de knop OK.

Bekijk, print het rapport en verstuur het per e-mail

Sla de rapportindeling op om deze opnieuw te gebruiken. De rapportindeling blijft ongewijzigd, maar bij het afdrukken worden de huidige gegevens gebruikt. Als uw rapportvereisten veranderen, kunt u de rapportindeling wijzigen of op basis daarvan een vergelijkbaar rapport maken.

Bekijk het rapport

U kunt het rapport op verschillende manieren bekijken. De keuze voor de ene of de andere methode hangt af van de acties die moeten worden uitgevoerd met het rapport en de daarin opgenomen gegevens.

Als u tijdelijk wilt wijzigen gegevens in het rapport voordat u het afdrukt of de rapportgegevens naar het klembord kopieert, opent u het rapport in de rapportweergave.

Als je wilt veranderen indeling rapport, de gegevens ervan bekijken, de lay-outmodus gebruiken.

Als u alleen een voorbeeld van het rapport wilt bekijken voordat u het afdrukt, opent u het in de voorbeeldmodus.

Opmerking: Als een rapport meerdere kolommen heeft, zijn deze alleen zichtbaar in de voorbeeldmodus. In de rapportmodus en in de lay-outmodus wordt in het rapport één kolom weergegeven.

Bekijk in rapportmodus

Rapportmodus is de standaardweergave wanneer u een rapport opent door te dubbelklikken in het navigatievenster. Als het rapport nog niet geopend is, dubbelklikt u op de naam in het navigatievenster. Het rapport wordt geopend in de rapportweergave.

Als het rapport al geopend is, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatievenster en selecteert u Presentatie van het rapport.

Werken met gegevens in rapportmodus

In de rapportmodus kunt u rapporttekst selecteren en naar het klembord kopiëren. Om hele rijen te selecteren, klikt u op het vak ernaast en sleept u de aanwijzer naar beneden zonder de muisknop los te laten. Geselecteerde regels kunnen naar het klembord worden gekopieerd door deze stappen te volgen:

Toon alleen de rijen die u nodig heeft met behulp van filters

In de rapportmodus kunt u filters op gegevens toepassen. Als uw rapport bijvoorbeeld een kolom Land/regio heeft en u alleen rijen wilt weergeven die de naam Canada bevatten, doet u het volgende:

Zoek in het rapport het woord 'Canada' en klik er met de rechtermuisknop op.

Selecteer een team Is gelijk aan "Canada".

Access maakt het filter en past het toe.

Filters in- of uitschakelen

Met de knop kunt u schakelen tussen weergavemodi met en zonder filters Filter wisselen in de groep Sorteren en filteren op het tabblad Thuis. In dit geval wordt het filter niet verwijderd, maar alleen in- en uitgeschakeld.

Een filter verwijderen

Klik met de rechtermuisknop op het veld waaruit u het filter wilt verwijderen.

Klik Verwijder filter uit veld: veldnaam. (In plaats van veldnaam de daadwerkelijke veldnaam wordt gegeven.)

Als een filter wordt verwijderd, kan dit niet worden ingeschakeld met de opdracht Filter wisselen. U moet het filter opnieuw maken.

Opmerking: Als u een filter op een rapport toepast en het rapport vervolgens opslaat en sluit, wordt het filter ook opgeslagen. De volgende keer dat u het rapport opent, past Access het filter echter niet toe. Om dit filter opnieuw toe te passen, in de groep Sorteren en filteren op het tabblad Thuis klik op de knop Filter wisselen.

Rapportvoorbeeld

Klik met de rechtermuisknop op de rapportnaam in het navigatievenster en selecteer de opdracht in het contextmenu Voorbeeld.

Gebruik de navigatieknoppen om rapportpagina's opeenvolgend te bekijken of naar de gewenste pagina te springen.

1. Klik om de eerste pagina te openen.

2. Klik om de vorige pagina weer te geven.

3. Klik om de volgende pagina weer te geven.

4. Klik om de laatste pagina te openen.

5. Voer het paginanummer in dit veld in en druk op ENTER om naar de opgegeven pagina te gaan.

In de voorbeeldmodus kunt u inzoomen om details te zien of uitzoomen om te controleren hoe gegevens op de pagina passen. Klik één keer op het rapport. Om terug te keren naar de oorspronkelijke schaal, klikt u opnieuw. U kunt ook de zoombediening op de toegangsstatusbalk gebruiken om het zoomniveau te wijzigen.

Volg deze stappen om het voorbeeld te sluiten:

Advies: Nadat u een voorbeeld van uw rapport hebt bekeken, kunt u de resultaten exporteren naar Microsoft Word, Microsoft Excel en enkele andere Office-programma's. Op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren Klik op de knop voor het gewenste formaat en volg de verdere instructies.

Druk een rapport af

Het rapport kan vanuit elke modus worden afgedrukt, zelfs als het niet geopend is. Voordat u afdrukt, moet u de pagina-instellingen (zoals marges en richting) zorgvuldig controleren. Access slaat pagina-instellingen op bij het rapport, zodat u ze slechts één keer hoeft te configureren. Deze parameters kunnen indien nodig in de toekomst worden gewijzigd.

Pagina-opties wijzigen

Een rapport naar een printer sturen

Open een rapport in een willekeurige weergave of selecteer het in het navigatievenster.

Op het tabblad Bestand selecteer artikel Zegel en druk op de knop Zegel. Let op: als u Access 2007 gebruikt, klik dan op Microsoft Office-knop en selecteer Zegel > Zegel.

Er wordt een dialoogvenster geopend Zegel.

Stel de gewenste instellingen in, zoals printer, afdrukbereik en aantal exemplaren.

Klik op de knop OK.

Verzenden van een rapport per e-mail

In plaats van het rapport af te drukken, kunt u het per e-mail naar gebruikers sturen.

Klik op een rapport in het navigatievenster om het te selecteren. Op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren klik. Let op: Als u Access 2007 gebruikt, klikt u op het rapport in het navigatievenster om het te selecteren. Klik op Microsoft Office-knop en selecteer vervolgens Verzenden per e-mail.

In het dialoogvenster Een object verzenden selecteer uit de lijst Uitvoerformaat selecteren gewenste bestandsformaat.

Volg de stappen in de overige dialoogvensters.

Vul in de e-mailtoepassing de verplichte velden van het bericht in en verstuur het.

Een rapport maken als databaseobject

Opmerkingen (0)

Rapport is een opgemaakte weergave van gegevens die op het scherm, in gedrukte vorm of in een bestand wordt weergegeven. Ze stellen u in staat de benodigde informatie uit de database te halen en deze in een vorm te presenteren die gemakkelijk te begrijpen is, en bieden ook voldoende mogelijkheden voor het samenvatten en analyseren van gegevens.

Rapportstructuur in ontwerpmodus

Microsoft Access geeft gegevens uit een query of tabel weer in een rapport en voegt tekstelementen toe om het leesbaarder te maken.

Deze elementen omvatten:

Titel. Dit gedeelte wordt alleen bovenaan de eerste pagina van het rapport afgedrukt. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals de tekst van de rapporttitel, een datum of een verklaring van documenttekst, die één keer aan het begin van het rapport moeten worden afgedrukt. Als u een rapporttitelgebied wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld.

Koptekst. Wordt gebruikt om gegevens weer te geven, zoals kolomkoppen, datums of paginanummers, afgedrukt bovenaan elke rapportpagina. Om een koptekst toe te voegen of te verwijderen, selecteert u Koptekst en voettekst in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd een kop- en voettekst toe. Om een van de kop- en voetteksten te verbergen, moet u de eigenschap Height ervan instellen op 0.

Gegevensgebied. Het gebied tussen de kop- en voettekst van een pagina. Bevat de hoofdtekst van het rapport. In deze sectie worden de gegevens weergegeven die zijn afgedrukt voor elk van de records in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Om besturingselementen in het gegevensgebied te plaatsen, gebruikt u een lijst met velden en een werkbalk. Om het gegevensgebied te verbergen, moet u de eigenschap Height van de sectie instellen op 0.

Voettekst. Dit gedeelte verschijnt onderaan elke pagina. Wordt gebruikt om gegevens zoals totalen, datums of paginanummers weer te geven die onderaan elke rapportpagina worden afgedrukt.

Opmerking. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals conclusietekst, eindtotalen of een bijschrift, die één keer aan het einde van het rapport moeten worden afgedrukt. Hoewel de notitiesectie van het rapport zich in de ontwerpweergave onderaan het rapport bevindt, wordt deze boven de paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport afgedrukt. Om een gebied met rapportnotities toe te voegen of te verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd rapporttitel- en commentaargebieden toe en verwijdert deze

Methoden voor het maken van een rapport

U kunt op verschillende manieren rapporten maken in Microsoft Access
(Afb. 5.1):

~ Constructeur

~ Rapportwizard

~ Automatisch rapport: naar kolom

~ Automatisch rapport: tape

~ Grafiekwizard

Postetiketten

Rijst. 5.1. Venster om te beginnen met het maken van een rapport

Om een automatisch rapport aan te maken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

~ Klik in het databasevenster op het tabblad Rapporten en klik vervolgens op de knop Maken. Het dialoogvenster Nieuw rapport verschijnt.

~ Selecteer het item Autoreport: kolom of Autoreport: tape in de lijst.

~ Klik in het gegevensbronveld op de pijl en selecteer een tabel of query als gegevensbron.

~ Klik op de OK-knop.

De weergaveschaal van het rapport wijzigen

Gebruik een aanwijzer (een vergrootglas) om de weergaveschaal te wijzigen. Om de hele pagina te zien, moet u ergens in het rapport klikken. De rapportpagina wordt op verkleinde schaal weergegeven.

Klik nogmaals op het rapport om terug te keren naar een grotere weergave. In de vergrote rapportweergave bevindt het punt waarop u hebt geklikt zich in het midden van het scherm. Gebruik de navigatieknoppen onder aan het venster om door rapportpagina's te bladeren.

Druk een rapport af

Ga als volgt te werk om een rapport af te drukken:

~ Klik in het menu Bestand op de opdracht Afdrukken.

~ Klik in het gebied Afdrukken op de optie Pagina's.

~ Als u alleen de eerste pagina van het rapport wilt afdrukken, voert u 1 in het veld Van en 1 in het veld Naar in.

~ Klik op de OK-knop.

Voordat u een rapport afdrukt, is het raadzaam om het in de voorbeeldmodus te bekijken, die u kunt openen door Voorbeeld te selecteren in het menu Beeld.

Als u afdrukt met een blanco pagina aan het einde van uw rapport, zorg er dan voor dat de instelling Hoogte voor rapportnotities is ingesteld op 0. Als u afdrukt met blanco pagina's ertussen, zorg er dan voor dat de som van de formulier- of rapportbreedte en de de linker- en rechtermarges niet groter zijn dan de breedte van het vel papier dat is opgegeven in het dialoogvenster Pagina-instelling (menu Bestand).

Gebruik bij het ontwerpen van rapportlay-outs de volgende formule: rapportbreedte + linkermarge + rechtermarge<= ширина бумаги.

Om de grootte van het rapport aan te passen, moet u de volgende technieken gebruiken:

Wijzig de rapportbreedtewaarde;

Verklein de margebreedte of wijzig de paginarichting.

Maak een rapport

1. Start Microsoft Access. Open de database (bijvoorbeeld de onderwijsdatabase “Decanaat”).

2. Maak een AutoReport: Tape, gebruik een tabel als gegevensbron (bijvoorbeeld Studenten). Het rapport wordt geopend in de Preview-modus, waarin u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt (Fig. 5.2).

3. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Als u van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus wilt overschakelen, klikt u op Sluiten op de werkbalk van het Access-programmavenster. Er verschijnt een rapport op het scherm in de Ontwerpmodus (Fig. 5.3).

Rijst. 5.2. Type rapport gemaakt met AutoReport

Rijst. 5.3. Rapporteer in ontwerpmodus

Bewerken:

1) verwijder de studentcodevelden in het kop- en gegevensgebied;

2) Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.

3) verander de tekst in de paginatitel

Selecteer Studenten in de sectie Rapporttitel.

Plaats de muisaanwijzer rechts van het woord Studenten zodat de aanwijzer verandert in een verticale balk (de invoercursor) en klik op die positie.

Voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.

4) Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de rapportkop onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.

5) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om het rapport te bekijken

Opmaak:

1) Selecteer het kopje Studenten van NTU “KhPI”

2) Wijzig het lettertype, de tekenstijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond.

3) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken.

Rijst. 5.4. Rapportage na bewerking en opmaak

Stijlverandering:

Ga als volgt te werk om de stijl te wijzigen:

Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop AutoOpmaak om het dialoogvenster AutoOpmaak te openen.

Klik in de lijst Rapport - AutoOpmaak-objectstijlen op Strikt en klik vervolgens op OK. Het rapport wordt opgemaakt in de strikte stijl.

Schakelt over naar de voorbeeldmodus. Het rapport wordt weergegeven in de door u geselecteerde stijl. Vanaf nu hebben alle rapporten die met de AutoReport-functie zijn gemaakt de stijl Strict totdat u een andere stijl opgeeft in het AutoOpmaak-venster.

Ander nieuws