Wat is e-mail? In de moderne zakenwereld is dit:

• Jouw gezicht. Met behulp van e-mail kunt u een positief beeld creëren in de ogen van de tegenpartij of de eerste indruk bederven.
• Jouw werkinstrument. Veel communicatie met de buitenwereld vindt plaats via e-mail. Als u dit instrument goed beheerst, kunt u uw leven een stuk eenvoudiger maken.
• Een krachtige afleiding. De buitenwereld probeert je te pakken te krijgen, je af te leiden en je op een dwaalspoor te brengen via e-mail.

Laten we vanuit dit perspectief eens kijken naar het werken met e-mail. Laten we beginnen met iets eenvoudigs.

Een brief opmaken

Ik gebruik de e-mailclient Mozilla Thunderbird, dus ik zal deze als voorbeeld gebruiken. Laten we een nieuwe brief maken en van boven naar beneden door de lijst met velden gaan.

Aan wie. Kopiëren. Bcc

Sommigen weten het misschien niet, maar "Aan" in Mozilla kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".

• Aan wie: we schrijven de hoofdontvanger of meerdere ontvangers gescheiden door een puntkomma.
• Kopiëren: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
• Bcc: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar onbekend moet blijven voor de andere ontvangers van de brief. Het is vooral geschikt om te gebruiken voor massale verzending van zakelijke brieven, zoals kennisgevingen.

Fout geef bij massamailings de ontvangers aan met behulp van de velden 'Kopiëren' of 'Aan'. Meerdere keren per jaar ontvang ik brieven waarin in het veld ‘Cc’ 50 tot 90 ontvangers worden vermeld. Er is sprake van schending van de privacy. Niet al uw ontvangers hoeven te weten met wie u nog meer aan een soortgelijk onderwerp werkt. Het is goed als dit mensen zijn die elkaar kennen. Wat als er concurrerende bedrijven op de lijst staan ​​die niets van elkaar weten? U moet in ieder geval voorbereid zijn op onnodige uitleg en maximaal op het beëindigen van de samenwerking met een van hen. Doe dat niet.

Onderwerp van de brief

Professionele mailingdiensten schrijven vaak (soms verstandig) over het belang van de onderwerpregel van de e-mail op hun bedrijfsblogs. Maar meestal hebben we het over verkoopbrieven, waarbij het onderwerp van de brief het probleem ‘de e-mail moet worden geopend’ oplost.

We bespreken de dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier lost het thema het probleem op: “de brief en de auteur moeten gemakkelijk worden geïdentificeerd en vervolgens gevonden.” Bovendien zal je toewijding naar je terugkeren in de vorm van karma van talloze antwoordbrieven, alleen met voorvoegsels Met betrekking tot: of Vooruit, waaronder u moet zoeken naar de gewenste brief over het onderwerp.

Twintig brieven is de hoeveelheid correspondentie van een dag voor een middenmanager. Ik heb het helemaal niet over ondernemers en bedrijfseigenaren; hun aantal brieven daalt soms met 200 of meer per dag. Daarom nogmaals: stuur geen e-mails met een leeg onderwerp.

Dus, hoe formuleer je de onderwerpregel van een e-mail correct?

Fout #1 : Alleen de bedrijfsnaam in het onderwerp. Bijvoorbeeld 'Sky' en dat is alles. Ten eerste bent u waarschijnlijk niet de enige die vanuit uw bedrijf met deze tegenpartij communiceert. Ten tweede heeft zo'n onderwerp geen enkele betekenis, omdat de naam van uw bedrijf al zichtbaar is vanaf het adres. Ten derde, raad eens hoe uw eigen mailbox eruit zal zien met deze benadering van correspondentie? Zoiets als dit.

Is het handig om op dergelijke onderwerpen te zoeken?

Fout #2 : flitsende, verkopende kop. Het is geweldig als je weet hoe je zulke koppen moet schrijven. Maar is het gepast om deze vaardigheden te gebruiken in zakelijke correspondentie? Onthoud het doel van de onderwerpregel van een zakelijke e-mail: niet om te verkopen, maar om identificatie en zoeken te bieden.

Brief tekst

Er zijn veel schrijfgidsen voor verschillende gelegenheden. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin en andere woordmeesters hebben bijvoorbeeld veel nuttige informatie. Ik raad je aan om hun artikelen te lezen, in ieder geval om de algemene geletterdheid te verbeteren en de algemene stijl van geschreven spraak te verbeteren.

Tijdens het schrijven van een brief moeten we verschillende beslissingen achter elkaar nemen.

Een kwestie van beleefdheid . Aan het begin van de brief kun je vervagen tot beleefdheden of zelfs tederheid in de geest van 'Mijn beste Rodya, het is meer dan twee maanden geleden dat ik je schriftelijk heb gesproken, waar ik zelf last van heb gehad en zelfs niet heb geslapen nachten, nadenken.” Zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel wat betreft de tijd om zo’n inleiding te schrijven, als wat betreft de tijd van de gesprekspartner om deze te lezen. Correspondentie is zaken, weet je nog? Geen essay in het brievengenre voor een wedstrijd of een brief aan Raskolnikovs moeder, maar zakelijke correspondentie.

Wij respecteren onze tijd en die van de ontvanger!

Het heeft alleen zin om uzelf voor te stellen en de omstandigheden van uw kennis in herinnering te brengen in de eerste brief die u stuurt na een vluchtige ontmoeting op een tentoonstelling. Als dit een voortzetting is van de samenwerking of lopende correspondentie, schrijven we in de eerste brief van de dag: "Hallo, Ivan", in de tweede en volgende: "Ivan, ...".

Hoger beroep . Ik heb me altijd zorgen gemaakt over de vraag aan wie ik een brief moet richten als er meerdere ontvangers zijn. Onlangs schreef ik een brief gericht aan drie meisjes genaamd Anna. Zonder enige twijfel schreef ik “Hallo, Anna” en maakte me geen zorgen. Maar dat geluk is niet altijd het geval.

Wat als er drie of zelfs zeven ontvangers zijn en ze niet dezelfde naam hebben? Je kunt ze bij naam noemen: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pyotr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. Je kunt schrijven: "Hallo collega's!"

Voor mezelf gebruik ik de regel om de persoon in het veld 'Aan' met de naam aan te spreken. En neem helemaal geen contact op met degenen in de kopie. Met deze regel kunt u ook nauwkeuriger bepalen (één!) van de geadresseerde van de brief en het doel van deze brief.

Citaat . Vaak is correspondentie een reeks brieven met vragen en antwoorden - in één woord een dialoog. Het wordt als een goede vorm beschouwd om de correspondentiegeschiedenis niet te verwijderen en uw antwoord bovenaan de geciteerde tekst te schrijven, zodat u, wanneer u een week later op deze correspondentie terugkeert, de dialoog gemakkelijk van boven naar beneden kunt lezen, aflopend op datum. .

Om de een of andere reden is de standaardinstelling in Mozilla ‘Plaats de cursor na aanhalingstekens’. Ik raad aan dit te wijzigen in het menu “Extra” → “Accountopties” → “Opstellen en adresseren”. Het moet zo zijn.

Doel van de brief . Er zijn twee soorten zakelijke brieven:

• wanneer we de gesprekspartner eenvoudig informeren (bijvoorbeeld een rapport over het verrichte werk voor de maand);
• en wanneer we iets van de gesprekspartner willen. Bijvoorbeeld zodat hij de bijgevoegde factuur goedkeurt voor betaling.

In de regel zijn er vele malen meer bemoedigende brieven dan rapportagebrieven. Als we iets van de gesprekspartner willen bereiken, is het van groot belang om dit in een brief in platte tekst te zeggen. De call-to-action moet vergezeld gaan van een naam en moet de laatste zin van de brief zijn.

Fout : "Porfiry Petrovich, ik weet wie de oude vrouw heeft doodgehakt."

Rechts : "Porfiry Petrovich, ik was het die de oude vrouw doodhakte, neem alsjeblieft maatregelen om mij te arresteren, ik ben het lijden beu!"

Waarom zou de correspondent voor u moeten nadenken wat u met deze brief moet doen? Hij kan immers de verkeerde beslissing nemen.

Handtekening in de tekst . Dat moet zij zijn. Bovendien kunt u met alle e-mailclients automatische vervanging van handtekeningen configureren, bijvoorbeeld de klassieker “Met vriendelijke groet, …”. In Mozilla gebeurt dit in het menu “Extra” → “Accountopties”.

Het al dan niet schrijven van contacten in de handtekening is voor iedereen een persoonlijke kwestie. Maar als u op de een of andere manier met verkoop te maken hebt, schrijf dan zeker. Ook als de deal door communicatie niet tot stand komt, bent u in de toekomst goed vindbaar via de contacten uit de ondertekening.

Tenslotte nog een kenmerk van de brieftekst voor die gesprekspartners die het niet leuk vinden (geen zin hebben, geen tijd hebben) om uw brieven te beantwoorden. Geef de standaard aan in de hoofdtekst van de brief. Bijvoorbeeld: "Porfiry Petrovich, als je me niet vóór vrijdag 12.00 uur komt arresteren, beschouw ik mezelf als amnestie." Uiteraard moet de deadline realistisch zijn (je moet de tekst uit het voorbeeld niet op vrijdag om 11.50 uur versturen). De ontvanger moet fysiek in staat zijn om uw brief te lezen en ernaar te handelen. Een dergelijke ‘stilte’ ontheft u van de verantwoordelijkheid voor het uitblijven van een reactie van de gesprekspartner. Zoals altijd moet u het gebruik van deze functie verstandig benaderen. Als iemand op tijd en regelmatig op uw brieven reageert, kan zo'n ultimatum hem, zo niet beledigend, een beetje stress bezorgen of ertoe leiden dat hij besluit de brief niet meteen te beantwoorden, maar u tot vrijdag te laten wachten.

Bijlagen

Brieven worden vaak geleverd met bijlagen: cv's, commerciële voorstellen, schattingen, schema's, scans van documenten - een zeer handig hulpmiddel en tegelijkertijd een bron van populaire fouten.

Fout : enorme investeringsomvang. Ik ontvang vaak e-mails met bijlagen van maximaal 20 MB groot. In de regel zijn dit scans van enkele documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. Het e-mailprogramma van de correspondent zal vrijwel zeker enkele minuten vastlopen bij een vergeefse poging om een ​​voorbeeld van de bijlage te laden. En God verhoede dat de ontvanger deze brief op een smartphone probeert te lezen...

Persoonlijk verwijder ik dergelijke brieven onmiddellijk. Wilt u niet dat uw e-mail in de prullenbak belandt voordat deze wordt gelezen? Controleer de omvang van de investering. Het wordt aanbevolen dat deze niet groter is dan 3 MB.

Wat te doen als deze overschreden wordt?

• Probeer uw scanner opnieuw te configureren naar een ander formaat en een andere resolutie. PDF en 300 dpi produceren bijvoorbeeld goed leesbare scans.
• Denk hierbij aan programma’s als WinRar of 7zip archiver. Sommige bestanden zijn perfect te comprimeren.
• Wat moet u doen als de bijlage groot is en u deze niet kunt comprimeren? Een bijna lege boekhouddatabase weegt bijvoorbeeld 900 MB. Cloud-informatieopslag komt te hulp: Dropbox, Google Drive en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, zetten grote bijlagen automatisch om in links naar cloudopslag. Maar ik beheer mijn informatie die in de cloud is opgeslagen liever zelf, dus ik ben niet blij met de automatisering van Mail.ru.

En nog een niet geheel voor de hand liggende aanbeveling over investeringen - hun Naam . Het moet begrijpelijk en acceptabel zijn voor de ontvanger. Ooit waren we in het bedrijf een commercieel voorstel aan het voorbereiden in naam van... laat het Fjodor Michailovitsj Dostojevski zijn. Ik ontving een brief van de manager met een concept-CP ter goedkeuring, en in de bijlage zat een bestand met de naam “ForFedi.docx”. De manager die mij dit stuurde, had een dialoog die ongeveer zo ging:

Beste manager, bent u persoonlijk bereid deze gerespecteerde man te benaderen en hem in zijn gezicht Fedya te noemen?

Op de een of andere manier, nee, hij is een gerespecteerd man, iedereen noemt hem bij zijn voornaam en patroniem.

Waarom noemde u de investering ‘For Fedi’? Als ik het hem nu meteen stuur, denk je dan dat hij bijlen van ons zal kopen met behulp van deze CP?

Ik zou het later een andere naam geven...

Waarom een ​​tijdbom voorbereiden - de weigering van een potentiële klant - of extra werk voor uzelf creëren door het bestand een andere naam te geven? Waarom geeft u de bijlage niet meteen de juiste naam: "For Fyodor Mikhailovich.docx" of nog beter - "KP_Sky_Axes.docx".

We hebben dus min of meer e-mail als een “gezicht” uitgezocht. Laten we verder kijken naar e-mail als een hulpmiddel voor effectief werk en praten over de afleidingscomponent ervan.

Werken met letters

E-mail is een krachtige afleiding. Zoals met elke afleiding moet met e-mail worden omgegaan door de regels aan te scherpen en werkschema's in te voeren.

U moet op zijn minst ALLE meldingen over binnenkomende e-mail uitschakelen. Als de e-mailclient standaard is geconfigureerd, wordt u hiervan op de hoogte gesteld met een geluidssignaal, knippert een pictogram naast de klok en wordt een voorbeeld van de brief weergegeven. Kortom, ze zullen er alles aan doen om je eerst weg te rukken van het moeizame werk, en je vervolgens in de afgrond van ongelezen brieven en ongeziene mailings te storten - minus een uur of twee van je leven.

Sommige mensen hebben een krachtige wilskracht waardoor ze niet worden afgeleid door meldingen, maar gewone mensen kunnen het lot beter niet verleiden en ze uitschakelen. In Mozilla Thunderbird gebeurt dit via het menu "Extra" → "Instellingen" → "Algemeen" → "Als er nieuwe berichten verschijnen."

Als er geen meldingen zijn, hoe kun je dan begrijpen dat er een brief is aangekomen?

Heel eenvoudig. Je maakt zelf bewust tijd vrij om je mail te doorzoeken, je e-mailclient te openen en alle ongelezen berichten te bekijken. Dit kan twee keer per dag, bijvoorbeeld tijdens de lunch en 's avonds, of tijdens gedwongen stilstand, bijvoorbeeld in de file.

Mensen vragen vaak: hoe zit het met reactietijden en spoedbrieven? Ik antwoord: er zitten geen dringende brieven in uw post. Tenzij je op de afdeling klantenondersteuning werkt (deze afdeling heeft eigen regels voor het werken met post).

Als er dringende brieven zijn, zal de afzender u hierover informeren via andere kanalen: telefoon, sms, Skype. Dan ga je bewust je e-mailclient in en verwerkt je dringende post. Alle tijdmanagementgoeroes (bijvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met zijn 'Time Drive') verklaren een standaardantwoord op e-mail binnen 24 uur. Dit is een normale regel van goede manieren: verwacht geen onmiddellijke antwoorden via e-mail van uw gesprekspartner. Als er een dringende brief is, kunt u dit via snellere communicatiekanalen melden.

Daarom hebben we meldingen uitgeschakeld en nu de e-mailclient ingeschakeld volgens ons schema.

Wat moeten we doen als we naar de post gaan en deelnemen aan een activiteit die 'e-mail uitzoeken' wordt genoemd? Waar is het begin en het einde van dit werk?

Ik heb veel gehoord over het Zero Inbox-systeem, maar helaas heb ik nog niemand ontmoet die het gebruikt. Ik moest mijn wiel opnieuw uitvinden. Er zijn artikelen over dit onderwerp op Lifehacker. Bijvoorbeeld, " ". Hieronder zal ik het hebben over het nul-inbox-systeem in mijn interpretatie. Ik zou het op prijs stellen als GTD-goeroes commentaar zouden geven en het beschreven systeem zouden toevoegen of verbeteren.

Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat e-mail geen taakplanner of archief voor uw activiteiten is. Daarom moet de map Inbox altijd leeg zijn. Zodra u begint met het doorzoeken van uw inbox, stop dan niet en laat u nergens door afleiden totdat u deze map heeft geleegd.

Wat te doen met e-mails in uw inbox? U moet elke letter opeenvolgend doorlopen en verwijderen. Ja, markeer gewoon en druk op Delete op uw toetsenbord. Als u er niet toe kunt komen de brief te verwijderen, moet u beslissen wat u ermee gaat doen.

1. Kunt u deze in drie minuten beantwoorden? Moet ik het beantwoorden? Ja, het is noodzakelijk, en het antwoord duurt niet langer dan drie minuten. Geef dan onmiddellijk antwoord.
2. U moet antwoorden, maar het voorbereiden van een antwoord duurt meer dan drie minuten. Als u een taakplanner gebruikt waarmee u een e-mail in een taak kunt omzetten, verander de e-mail dan in een taak en vergeet deze voor een tijdje. Ik gebruik bijvoorbeeld de absoluut geweldige service Doit.im. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres genereren: u stuurt de brief ernaar door en het wordt een taak. Maar als u geen taakplanner heeft, verplaatst u de brief naar de submap "0_Run".
3. Nadat u een brief snel heeft beantwoord, er een taak van heeft gemaakt of deze eenvoudigweg heeft gelezen, moet u beslissen wat u vervolgens met dit bericht gaat doen: verwijder het of stuur het naar een van de mappen voor langdurige opslag.

Dit zijn de mappen voor langetermijnopslag die ik heb.

• 0_Uitvoeren. Ik heb niet zo'n map, maar als je geen planner hebt, herhaal ik, kun je hier brieven plaatsen die gedetailleerd werk vereisen. Ook deze map moet regelmatig worden schoongemaakt, maar wel met een doordachte aanpak op een speciaal daarvoor bestemd tijdstip.
• 1_Ref. Hier plaats ik brieven met achtergrondinformatie: welkomstbrieven met logins van verschillende webservices, tickets voor aankomende vluchten, enzovoort.
• 2_Projecten. Hier wordt een archief bewaard met correspondentie over partners en projecten waarmee actuele relaties bestaan. Uiteraard is er voor ieder project of partner een aparte map aangemaakt. In de map van de partner heb ik niet alleen brieven van zijn medewerkers gestopt, maar ook brieven van medewerkers van Neba die betrekking hadden op deze partner. Heel handig: indien nodig is alle correspondentie over het project met een paar muisklikken bij de hand.
• 3_Museum. Dit is waar ik de brieven neerzet waarvan het zonde zou zijn om ze te verwijderen, en het voordeel ervan is niet duidelijk. Ook migreren mappen met gesloten projecten van “2_Projects” hierheen. Kortom, het “Museum” bewaart de eerste kandidaten voor verwijdering.
• 4_Documenten. Hier zijn brieven met elektronische voorbeelden van documenten die in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de boekhouding, bijvoorbeeld afstemmingsrapporten van klanten, kaartjes voor gemaakte reizen. De map heeft veel overeenkomsten met de mappen “2_Projects” en “1_Reference”, er wordt alleen boekhoudinformatie in opgeslagen en managementinformatie wordt opgeslagen in de map “2_Projects”. In “4_Documents” is er dode informatie, en in “2_Projects” is er live informatie.
• 5_Kennis. Hier plaats ik alleen echt nuttige nieuwsbrieven waar ik na een tijdje op terug wil komen voor inspiratie of om oplossingen te vinden.

Er zijn nog andere e-mailclientinstellingen die belangrijk zijn voor de werking van dit systeem. Ten eerste is er standaard in Thunderbird een selectievakje “Berichten markeren als gelezen”. Het liefst doe ik dit bewust, dus weg met de vlag! Ga hiervoor naar het menu “Extra” → “Instellingen” → “Geavanceerd” → “Lezen en weergeven”.

Ten tweede gebruiken we filters . Voorheen gebruikte ik actief filters die brieven automatisch doorstuurden naar de juiste mappen op basis van het adres van de afzender. Brieven van een advocaat zijn bijvoorbeeld verplaatst naar de map ‘Advocaat’. Om verschillende redenen heb ik deze aanpak verlaten. Ten eerste: brieven van een advocaat hebben in 99% van de gevallen betrekking op een project of partner, wat betekent dat ze naar de map van deze partner of project moeten worden verplaatst. Ten tweede: ik besloot om bewustzijn toe te voegen. U moet zelf beslissen waar een specifieke brief moet worden opgeslagen, en het is handiger om onverwerkte berichten maar op één plek te zoeken: in de inbox. Nu gebruik ik filters alleen om automatische reguliere brieven uit verschillende systemen in mappen te ordenen, dat wil zeggen brieven waarvoor ik geen beslissingen hoef te nemen. Filters in Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu “Extra” → “Berichtfilters”.

Met de juiste aanpak zou e-mail dus 10 tot 60 minuten per dag in beslag moeten nemen, afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie.

Ja, en nog iets. Heeft u meldingen over de aankomst van nieuwe brieven al uitgeschakeld? ;)

Als u actief e-mail gebruikt in de communicatie met klanten en collega's, gaat er zelden een dag voorbij zonder kopieën. Ze vormen een integraal onderdeel van de werkcorrespondentie. Daarom vroegen veel klanten, die vanuit het goede oude postkantoor naar Omnidesk verhuisden, vaak naar Cc- en Bcc-ondersteuning. Voordat deze functionaliteit verscheen, ontvingen wij 47 (!) verzoeken om deze toe te voegen. Het cijfer is indrukwekkend, omdat op zijn best 5-7% van degenen die willen schrijven over hun behoeften en vragen.

Voordat we ingaan op de details van onze implementatie van kopieën, moeten we eerst begrijpen wat ze zijn.

Soorten e-mailontvangers

Naar: (aan wie) - de hoofdontvanger van de brief.

CC: (carbon kopie) - secundaire ontvangers van de brief aan wie een kopie wordt verzonden. Ze zien en weten van elkaars aanwezigheid.

Bcc: (blinde carbonkopie) - verborgen e-mailontvangers waarvan de adressen niet aan andere ontvangers worden getoond.

Voorbeelden van het gebruik van kopieën

A. De gebruiker vroeg om hulp en vroeg om antwoorden op zowel zakelijke als persoonlijke e-mail te sturen. U geeft zijn persoonlijke adres op in de kopie (Cc), zodat hij vanaf elk adres kan reageren en de volledige correspondentie in elk adres kan zien.

B. De klant heeft betaald voor advies/ondersteuning/ontwikkeling, en jij communiceert regelmatig met hun medewerkers. U voegt deze toe aan de kopie (Cc) zodat deze al uw antwoorden ontvangt, op elk moment kan ingrijpen in de correspondentie en de kwaliteit van de door u geleverde diensten kan beoordelen.

V. De manager wil de ondersteuningscommunicatie met VIP-klanten monitoren. Bij verzoeken van deze opdrachtgevers wordt de beheerder toegevoegd aan de blind carbon copy (Bcc) zodat hij altijd uw reacties ontvangt (met de correspondentiehistorie).

Het mooie is dat de opdrachtgever niets weet van het “toezicht”, en de beheerder je persoonlijk kan antwoorden en bijvoorbeeld een opmerking kan maken :)

G. Een klant neemt contact met u op om het ontvangen van een korting en de betalingsmethoden te bespreken. Hij voegt direct zijn accountant toe aan de kopie (Cc), zodat hij de voortgang van de communicatie kan volgen en op het juiste moment het stokje kan overnemen.

Hoe hebben we kopieerondersteuning geïmplementeerd?

De bovenstaande voorbeelden beschrijven slechts enkele van de scenario's die klanten aan ons hebben 'verkocht', waarbij de noodzaak wordt beargumenteerd om kopieën van de service te ondersteunen. We hebben alle standaardpunten geïmplementeerd, maar zijn niet vergeten een paar handige functies toe te voegen. Laten we alles in volgorde bekijken.

Basisfunctionaliteit

1) Rechts van de veldnaam “Ontvanger” hebben we twee links geplaatst voor het toevoegen van kopieën: “CC” en “Bcc”.

2) Wanneer u op “Cc” klikt, verschijnt het veld “Kopiëren” en verdwijnt de link “Cc”.

3) Wanneer u op "Bcc" klikt, verschijnt het veld "Bcc" en verdwijnt de link "Bcc".

5) Wanneer een medewerker voegt het adres toe aan de normale kopie (Cc), wordt zijn antwoord verzonden naar het primaire adres in het veld Ontvanger en naar het adres in het veld Cc. In dit geval zien beide gebruikers dat de brief op twee adressen is afgeleverd. Ieder van hen kan zowel op een medewerker als op een medewerker + een andere gebruiker reageren.

6) Wanneer een medewerker voegt het adres toe aan verborgen kopie (Bcc), wordt zijn antwoord verzonden naar het primaire adres in het veld “Ontvanger” en naar het adres in het veld “Bcc”. In dit geval ziet de hoofdgebruiker dat de brief alleen naar hem is verzonden, zodat zijn antwoord alleen naar de medewerker kan worden verzonden.

In dit geval kan de gebruiker aan een verborgen kopie zien wie de hoofdontvanger was en kan hij de brief zowel naar de medewerker als naar de medewerker + de hoofdontvanger sturen.

7) Kopieerondersteuning werkt ook in de omgekeerde richting. Als een gebruiker een verzoek verzendt (of een nieuw antwoord op een lopend gesprek) en een ander adres toevoegt aan Cc, voeren we dit adres automatisch in het veld ‘Cc’ in, zodat wanneer de medewerker reageert, de brief naar beide adressen wordt verzonden.

Handige tips

8) Alle wijzigingen in de velden “Ontvanger”, “Cc” en “Bcc” worden vastgelegd in de activiteitengeschiedenis.

9) Voor elke aanvraag onthouden we alle adressen die zijn aangegeven in de velden “Ontvanger”, “Cc” en “Bcc”. Na het verwijderen van een adres uit een veld kan het daarom eenvoudig worden geretourneerd. Klik gewoon in het gewenste veld en wij bieden u aan om een ​​adres uit de vervolgkeuzelijst te selecteren.

10) Wanneer een BCC-gebruiker reageert op een medewerker en de primaire gebruiker, wordt zijn of haar e-mailadres als regulier antwoord aan het verzoek toegevoegd. Als hij alleen op een medewerker reageert, dan zijn brief toegevoegd aan het verzoek als een notitie, die niet zichtbaar is voor de hoofdgebruiker (bij het bekijken van correspondentie over een verzoek in uw account).

11) We hebben een voorwaarde toegevoegd aan de regels voor inkomende verzoeken “Kopie (Cc) van beroep”, zodat u de aanwezigheid van een specifiek adres (of domein) in de kopie kunt volgen en automatisch de nodige acties kunt uitvoeren.

12) Er zijn twee nieuwe acties verschenen in alle soorten regels: "Toevoegen aan kopie" En "Toevoegen aan BCC" voor het geval u adressen aan kopieën moet toevoegen wanneer het verzoek aan de voorwaarden van de regel voldoet.

Vergeet niet de ontvangers van de e-mail te BCCen als niet alle ontvangers elkaar hoeven te zien.

BCC, of ​​Blind Carbon Copy- dit is wat in het Russisch een verborgen kopie wordt genoemd. Hierdoor ziet de ontvanger niet alle andere adressen waar de brief aankomt. Deze functie is te vinden in alle e-maildiensten, van Outlook tot Gmail, en als u nog steeds niet weet dat het bestaat, is het heel goed mogelijk dat uw collega's en klanten u niet mogen.

Allereerst is Bcc een onuitgesproken etiquette in e-mailcorrespondentie. Net zoals u dat niet zou moeten doen, moet u ook de postadressen van anderen aan niemand laten zien. En zelfs als u op uw favoriete knop ‘Allen beantwoorden’ klikte, zal uw bericht de ontvangers in BCC niet bereiken.

Niet iedereen weet dit, maar BCC beschermt niet alleen e-mailadressen tegen nieuwsgierige blikken, maar werkt ook als een soort antivirusprogramma, waardoor wordt voorkomen dat spam uw computer binnendringt. Dit komt omdat verborgen e-mailadressen niet toegankelijk zijn voor virussen die zich via e-mail verspreiden. En hoewel een e-mailadres op internet niet zo persoonlijk en belangrijk is als een thuisadres, mag u het niet in het publieke domein achterlaten - anders wordt spam hoogstwaarschijnlijk niet vermeden.

Craig Kind

journalist

“Bcc is waar je contacten plaatst waarvan je niet wilt dat andere mensen ze zien. Het wordt meestal gebruikt voor mailings en spam, maar dit veld is ook handig om fatsoen te bewaren en e-mailadressen niet aan buitenstaanders te tonen. Ik denk dat het een vergissing is om te denken dat mensen het prettig vinden als andere mensen hun adres zien. Als het bijvoorbeeld een uitnodiging is voor een feestje: niet iedereen kent elkaar, dus het is vaak ongepast dat mensen elkaars contactgegevens zien.”

In Microsoft Outlook kunt u opgeven dat voor alle berichten die u verzendt, automatisch een Bcc (Bcc) wordt verzonden naar andere distributielijsten of gebruikers.

Eén scenario waarin deze regel nuttig is, is wanneer alle groepsleden reageren op inkomende e-mailberichten, zoals Helpcentrum. Wanneer een groepslid op een bericht antwoordt, ontvangen andere groepsleden automatisch een kopie van het antwoord, zodat alle uitgaande berichten up-to-date blijven.

regels van de cliënt

Maak een regel

Elke keer dat u een bericht verzendt, of het nu een nieuw bericht is, een bericht doorstuurt of antwoordt, worden mensen of groepen die in de regel zijn opgegeven, automatisch toegevoegd als kopieerontvangers. De namen van mensen of groepen verschijnen niet in de Cc-regel van het bericht, maar deze namen verschijnen wel voor alle ontvangers van het bericht.

Schakel een regel uit

In de weergave E-mail, op het tabblad Thuis klik op de knop regels > Beheer regels en waarschuwingen.

Op het tabblad in de sectie Regel

Klik op de knop OK.

Regels en waarschuwingen.

Advies: Zie de volgende sectie ("") voor meer informatie over hoe u deze regel snel kunt uitschakelen voor individuele berichten.

Gebruik een categorie om automatische CC voor individuele berichten uit te schakelen

Als u de flexibiliteit wilt om automatische nieuwe kopieerregels uit te schakelen op basis van een enkel bericht zonder door het dialoogvenster te hoeven navigeren regels en waarschuwingen, kunt u de categorieënfunctie in Outlook gebruiken, samen met een regel.

Advies:

Eerst moet u een regel maken om automatisch blind carbon copy (CC) te verzenden voor alle e-mailberichten die u verzendt.

Deze specifieke regel wordt genoemd regels van de cliënt. Clientregels worden alleen uitgevoerd op de computer waarop deze zijn gemaakt en worden alleen uitgevoerd als Outlook actief is. Als u een e-mail zou verzenden met een e-mailaccount op een andere computer, zou de regel niet vanaf die computer worden uitgevoerd, zodat deze op die computer zou worden gegenereerd. Dezelfde regel moet worden gemaakt op elke computer die deze wil gebruiken.

Maak een regel

Elke keer dat u een bericht verzendt, of het nu een nieuw bericht is, een bericht doorstuurt of antwoordt, worden de mensen of distributielijsten die in de regel zijn opgegeven, automatisch toegevoegd als ontvangers van kopieën. De namen van mensen of distributielijsten verschijnen niet in de Cc-regel van het opstelbericht, maar die namen verschijnen voor iedereen die het bericht ontvangt.

Schakel een regel uit

Om te voorkomen dat er automatisch een kopie wordt verzonden, moet u eerst de regel uitschakelen.

In Mail in het menu Dienst klik op de knop Regels en waarschuwingen.

Op het tabblad E-mailregels in sectie Regel Schakel het selectievakje uit dat overeenkomt met de regel die u hebt gemaakt.

Klik op de knop OK.

U kunt nu een bericht verzenden zonder automatisch een kopie naar andere mensen of mailinglijsten te sturen. De regel is inactief totdat deze opnieuw wordt ingeschakeld in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.

Advies:

Gebruik een categorie om automatische CC voor individuele berichten uit te schakelen

Als u de nieuwe automatische CC-regel voor individuele berichten wilt uitschakelen zonder het dialoogvenster te openen Regels en waarschuwingen, kunt u de regel instellen op een categorie die beschikbaar is in Office Outlook 2007.

Wijzig de regel die u eerder hebt gemaakt, zodat wanneer u de opgegeven categorie aan een bericht toevoegt, de regel niet automatisch een kopie verzendt.

Wanneer u de auto-cc-regel voor een bericht wilt uitschakelen, past u er een categorie op toe.

Advies: U kunt een sneltoets gebruiken als u deze hebt opgegeven bij het maken van de categorie.

Wanneer u een bericht verzendt, is de regel voor automatisch kopiëren niet van toepassing.

Tegenwoordig accepteren rechtbanken vaak elektronische correspondentie als schriftelijk bewijs. Om dit te kunnen doen, moet het echter juridische kracht hebben. Ondertussen zijn er nog geen duidelijke en uniforme regels en methoden ontwikkeld om de legitimiteit van virtuele correspondentie te bepalen, wat tot een groot aantal problemen leidt.

Laten we eens kijken naar verschillende manieren om e-mails juridische kracht te geven.

De tijd dat het enige communicatiemiddel brieven op papier waren, is al lang voorbij. De ontwikkeling van economische betrekkingen tussen economische entiteiten is niet langer denkbaar zonder het gebruik van informatietechnologie. Dit geldt met name wanneer tegenpartijen zich in verschillende steden of zelfs landen bevinden.

Communicatie via elektronische communicatie helpt de materiële kosten te verlagen en stelt u ook in staat snel een gemeenschappelijk standpunt over specifieke kwesties te ontwikkelen.

Dergelijke vooruitgang mag echter niet alleen maar vanuit de positieve kant worden bekeken. Er ontstaan ​​​​vaak verschillende geschillen tussen onderwerpen van economische betrekkingen; om deze op te lossen, wenden ze zich tot de rechtbank. De rechtbank neemt een beslissing op basis van een beoordeling van het door partijen aangeleverde bewijsmateriaal.

Tegelijkertijd worden de relevantie, ontvankelijkheid en betrouwbaarheid van elk bewijsmateriaal afzonderlijk, evenals de toereikendheid en onderlinge samenhang van het bewijsmateriaal in hun geheel, geanalyseerd. Deze regel is zowel vastgelegd in het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie (artikel 2, artikel 71) als in het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie (artikel 67, artikel 3). Bij het bepalen van de ontvankelijkheid en betrouwbaarheid van het verstrekte bewijsmateriaal stelt de rechtbank vaak vragen, waarvan de oplossing de uitkomst van de zaak aanzienlijk beïnvloedt.

Het gebruik van elektronisch documentbeheer in de relaties tussen bedrijfsentiteiten wordt gereguleerd door de normen van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie. Met name in lid 2 van art. 434 stelt: een schriftelijke overeenkomst kan tot stand komen door het uitwisselen van documenten via elektronische communicatie, waardoor op betrouwbare wijze kan worden vastgesteld dat het document afkomstig is van een partij bij de overeenkomst.

In overeenstemming met paragraaf 1 van Art. 71 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie en paragraaf 1 van Art. 75 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie is schriftelijk bewijs zakelijke correspondentie die informatie bevat over omstandigheden die relevant zijn voor de behandeling en oplossing van de zaak, opgesteld in de vorm van een digitaal document en ontvangen via elektronische communicatie.

Om elektronische documenten in gerechtelijke procedures te gebruiken, moet aan twee voorwaarden worden voldaan. Ten eerste moeten ze, zoals reeds aangegeven, rechtskracht hebben. Ten tweede moet het document leesbaar zijn, dat wil zeggen informatie bevatten die over het algemeen begrijpelijk en voor perceptie toegankelijk is.

Deze vereiste vloeit voort uit de algemene regels voor gerechtelijke procedures, die de onmiddellijkheid veronderstellen van de perceptie van rechters over informatie uit bewijsbronnen.

Vaak weigert de rechtbank elektronische correspondentie die niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet als bewijsmateriaal in de zaak toe te laten, en neemt vervolgens een beslissing die niet voldoet aan de wettelijke eisen van de belanghebbende partij.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste manieren om elektronische correspondentie voor en na het begin van de procedure te legitimeren.

Werken bij een notaris

Als de procedure is nog niet begonnen, dan moet u, om elektronische correspondentie rechtskracht te geven, een notaris inschakelen. In lid 1 van art. 102 van de Grondbeginselen van de Wetgeving inzake Notarissen (Fundamentals) bepaalt dat een notaris op verzoek van belanghebbenden het noodzakelijke bewijsmateriaal voor de rechtbank of een bestuursorgaan levert als er redenen zijn om aan te nemen dat het leveren van bewijsmateriaal vervolgens onmogelijk of moeilijk zal worden. En in lid 1 van art. 103 van de Fundamentals bepaalt dat de notaris schriftelijke en materiële bewijsstukken inspecteert om bewijsmateriaal veilig te stellen.

Volgens paragraaf 2 van art. 102 In principe levert een notaris geen bewijsmateriaal in een zaak die, op het moment dat belanghebbenden contact met hem opnemen, in behandeling is bij een rechtbank of bestuursorgaan. Anders erkennen de rechtbanken notariële elektronische correspondentie als onaanvaardbaar bewijs (Resolutie van de Negende AAS van 11 maart 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).

Het is de moeite waard eraan te herinneren dat, op basis van deel 4 van art. 103 In principe vindt het leveren van bewijsmateriaal zonder kennisgeving aan een van de partijen en belanghebbenden alleen plaats in dringende gevallen.

Om bewijsmateriaal in te zien wordt een protocol opgesteld, dat naast een gedetailleerde beschrijving van het handelen van de notaris ook informatie moet bevatten over de datum en plaats van de inspectie, de notaris die de inspectie uitvoert, de belanghebbenden die daaraan deelnemen , en vermeld ook de omstandigheden die tijdens de inspectie zijn ontdekt. De e-mails zelf worden afgedrukt en gearchiveerd met een protocol, dat wordt ondertekend door de personen die aan de inspectie deelnemen, door een notaris en verzegeld met zijn zegel. Op grond van de uitspraak van het Hooggerechtshof van de Russische Federatie van 23 april 2010 nr. VAS-4481/10 wordt het notariële protocol voor de inspectie van een elektronische brievenbus erkend als passend bewijs.

Momenteel bieden niet alle notarissen diensten aan voor de certificering van e-mails, en de kosten ervan zijn behoorlijk hoog. Bijvoorbeeld: een van de notarissen in Moskou rekent tweeduizend roebel aan voor één pagina van het beschrijvende deel van het protocol.

Een belanghebbende in het leveren van bewijs dient een overeenkomstige aanvraag in bij een notaris. Het moet het volgende aangeven:

• bewijsmateriaal dat moet worden veiliggesteld;
• de omstandigheden die door dit bewijsmateriaal worden ondersteund;
• de gronden waarvoor bewijs vereist is;
• op het moment dat u contact opneemt met een notaris, is de zaak niet in behandeling bij een rechtbank met algemene jurisdictie, een scheidsgerecht of een bestuursorgaan.

Gezien het technische proces van het verzenden van e-mails kunnen de plaatsen waar e-mail wordt gedetecteerd de computer van de ontvanger zijn, de verzendende mailserver, de ontvangende mailserver of de computer van de persoon aan wie de elektronische correspondentie is gericht.

Notarissen inspecteren de inhoud van een elektronische mailbox op afstand, dat wil zeggen dat zij op afstand toegang hebben tot een mailserver (dit kan de server zijn van een aanbieder die op contractbasis een elektronische-communicatiedienst levert; een mailserver van een domeinnaamregistreerder of een gratis internetmailserver), of rechtstreeks vanaf de computer van de geïnteresseerde, waarop een e-mailprogramma is geïnstalleerd (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, enz.).

Bij een inspectie op afstand kan de notaris naast de aanvraag toestemming nodig hebben van de domeinnaamregistrar of internetprovider. Het hangt allemaal af van wie precies de werking van mailboxen of een elektronische mailserver onder het contract ondersteunt.

Certificering door de aanbieder

Resoluties van de Negende AAS van 04/06/2009 nr. 09AP-3703/2009-AK, van 04/27/2009 nr. 09AP-5209/2009, FAS MO van 05/13/2010 nr. KG-A41/4138 -10 bepalen dat de rechtbanken ook de toelaatbaarheid van elektronische correspondentie erkennen, als deze is gecertificeerd door de internetprovider of domeinnaamregistreerder die verantwoordelijk is voor het beheer van de mailserver.

De aanbieder of domeinnaamregistrar certificeert elektronische correspondentie op verzoek van een belanghebbende alleen als hij de mailserver beheert en dit recht in de serviceovereenkomst is gespecificeerd.

Het volume aan elektronische correspondentie kan echter behoorlijk groot zijn, wat op zijn beurt het proces van het verstrekken van papieren documenten kan bemoeilijken. In dit verband staat de rechtbank soms het aanbieden van elektronische correspondentie op elektronische media toe. Zo verwees het Arbitragehof van de regio Moskou, dat een beslissing nam van 1 augustus 2008 in zaak nr. A41-2326/08, naar de toelaatbaarheid van elektronische correspondentie die op vier cd's aan de rechtbank werd verstrekt.

Maar bij de behandeling van de zaak in hoger beroep heeft de Tiende AAC bij resolutie van 10/09/2008 in zaak nr. A41-2326/08 de verwijzing naar elektronische correspondentie als ongegrond erkend en de beslissing van de rechtbank van eerste aanleg ingetrokken. waaruit blijkt dat de belanghebbende geen documenten heeft overgelegd waarin de gesloten partijenovereenkomst voorziet.

E-mails met betrekking tot het onderwerp van het geschil moeten dus schriftelijk bij de rechtbank worden ingediend en alle andere documenten kunnen op elektronische media worden ingediend.

Het bevestigen van de inhoud van brieven door ernaar te verwijzen in daaropvolgende papieren correspondentie zal helpen bij het bewijzen van de feiten die in virtuele correspondentie worden vermeld. Het gebruik van ander schriftelijk bewijsmateriaal wordt weerspiegeld in de resolutie van de Negende AAS van 20 december 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Ondertussen heeft de rechtbank bij de beoordeling van de zaak en de beoordeling van het door de partijen aangeleverde bewijs het recht om papieren correspondentie met links naar elektronische correspondentie niet als toelaatbaar te beschouwen.

Hij houdt er alleen rekening mee en neemt een beslissing op basis van een uitgebreide analyse van al het gepresenteerde bewijsmateriaal.

Krijg hulp van een expert

Als de procedure is al begonnen, dan is het, om elektronische correspondentie rechtskracht te geven, noodzakelijk om het recht uit te oefenen om een ​​deskundige aan te trekken. In lid 1 van art. 82 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie bepaalt dat om kwesties te verduidelijken die zich voordoen tijdens de behandeling van een zaak en die speciale kennis vereisen, het arbitragehof een onderzoek benoemt op verzoek van een persoon die aan de zaak deelneemt, of met de toestemming van de personen die eraan deelnemen.

Indien de benoeming van een onderzoek bij wet of contract is voorgeschreven, of vereist is om een ​​aanvraag tot vervalsing van het overgelegde bewijsmateriaal te verifiëren, of indien een aanvullend of herhaald onderzoek noodzakelijk is, kan het scheidsgerecht op eigen initiatief een onderzoek benoemen. De aanstelling van een onderzoek met het oog op de verificatie van de overgelegde bewijzen is eveneens voorzien in art. 79 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie.

In een verzoek om een ​​forensisch onderzoek aan te stellen, is het noodzakelijk om de organisatie en specifieke deskundigen aan te geven die dit zullen uitvoeren, evenals de reeks kwesties waarvoor de belanghebbende heeft besloten zich tot de rechtbank te wenden om een ​​onderzoek te gelasten. Bovendien moet informatie worden verstrekt over de kosten en het tijdstip van een dergelijk onderzoek en moet het volledige bedrag dat daarvoor moet worden betaald, bij de rechtbank worden gedeponeerd. De betrokken deskundige dient te voldoen aan de eisen die aan hem worden gesteld in art. 13 van de federale wet “Betreffende staatsforensische deskundigenactiviteiten in de Russische Federatie”.

Bijlage bij de zaakmaterialen als bewijs van de mening van een deskundige over de authenticiteit van elektronische correspondentie wordt bevestigd door de rechterlijke praktijk (beslissing van het Arbitragehof van Moskou van 21/08/2009 in zaak nr. A40-13210/09-110-153; Resolutie van de Federale Antimonopoliedienst van de regio Moskou, gedateerd 20-01-2010, nr. KG-A40/14271-09).

Op basis van het contract

In lid 3 van art. 75 van het Wetboek van Arbitrageprocedure van de Russische Federatie merkt op dat via elektronische communicatie ontvangen documenten als schriftelijk bewijs worden erkend als dit in de overeenkomst tussen partijen is gespecificeerd. Dienovereenkomstig is het noodzakelijk aan te geven dat de partijen de gelijke rechtskracht van correspondentie en documenten ontvangen via fax, internet en andere elektronische communicatiemiddelen erkennen als de originelen. In dit geval moet in de overeenkomst het e-mailadres worden vermeld vanwaar elektronische correspondentie wordt verzonden, evenals informatie over de bevoegde persoon die bevoegd is om deze te voeren.

Het contract moet bepalen dat het aangewezen e-mailadres door de partijen niet alleen wordt gebruikt voor werkcorrespondentie, maar ook voor het overdragen van de werkresultaten, wat wordt bevestigd door het standpunt van de Federale Antimonopoliedienst van de regio Moskou in Resolutie nr. KG- A40/12090-08 gedateerd 12 januari 2009. Het decreet van de Negende AAS van 24 december 2010 nr. 09AP-31261/2010-GK benadrukt dat het contract de mogelijkheid moet bepalen om e-mail te gebruiken om technische specificaties goed te keuren en claims te doen over de kwaliteit van de geleverde diensten en uitgevoerde werkzaamheden.

Daarnaast kunnen partijen in de overeenkomst bepalen dat per e-mail verzonden kennisgevingen en berichten door hen worden herkend, maar binnen een bepaalde termijn bovendien per koerier of aangetekende post moeten worden bevestigd (Besluit van de Dertiende AAC van 25 april 2008 nr. A56 -42419/2007).

Samenvattend kunnen we zeggen dat er tegenwoordig een praktijk bestaat waarbij rechtbanken elektronische correspondentie als schriftelijk bewijs gebruiken. Rekening houdend met de vereisten van het procesrecht met betrekking tot de toelaatbaarheid en betrouwbaarheid van bewijsmateriaal, wordt virtuele correspondentie echter alleen door de rechtbank in aanmerking genomen als deze rechtskracht heeft.

In dit opzicht doet zich een groot aantal problemen voor, aangezien er nog geen uniforme methodologie is gevormd voor het bepalen van de legitimiteit van elektronische correspondentie. Het recht van een belanghebbende partij om contact op te nemen met een notaris om bewijsmateriaal veilig te stellen is vastgelegd, maar er bestaat geen regelgevingshandeling van het Ministerie van Justitie van de Russische Federatie die de procedure voor het verlenen van dergelijke diensten door notarissen regelt. Als gevolg hiervan bestaat er geen eenduidige aanpak om de waarde ervan te bepalen en een duidelijk mechanisme te vormen voor de implementatie van dit recht.

Er zijn verschillende manieren om elektronische correspondentie rechtskracht te geven, zodat deze als bewijsmateriaal in de rechtbank kan worden gepresenteerd: het veiligstellen van elektronische correspondentie van een notaris, certificering door een internetprovider, door te verwijzen naar e-mails in verdere papieren correspondentie, en het bevestigen van de authenticiteit ervan door middel van forensisch onderzoek. inspectie.

Een competente aanpak voor het tijdig verstrekken van elektronische correspondentie als schriftelijk bewijs zal bedrijfsentiteiten in staat stellen hun geschonden rechten volledig te herstellen bij het oplossen van geschillen.