Toegang tot het genereren van rapporten. MS-toegang. Rapporten. Wanneer u een rapport maakt op basis van een leeg sjabloon of wanneer u een rapport wijzigt dat is gemaakt met de Rapportwizard, kunt u een nieuwe sectie aan het rapport toevoegen

In deze les zullen we het hebben over het onderwerp “Manieren om een rapport te maken in Microsoft Toegang tot kantoor». Toegang biedt gebruikers de mogelijkheid om een rapport te maken. Rapport - Databaseobject Microsoft Access, ontworpen om gegevens af te drukken, georganiseerd en opgemaakt volgens de gebruikersvereisten.

Bij het maken van een rapport kunt u gebruik maken van standaard middelen, waardoor het proces van het maken van een rapport wordt versneld of een speciaal formaat wordt ontwikkeld met behulp van de rapportontwerper. Met Report Designer kunt u rapporten maken zoals in tabelvorm, en in vrije vorm.
Een tabelrapport is een afgedrukte tabel waarin gegevens in kolommen en rijen worden geordend. Elke kolom bevat een brontabelveld of een berekend veld, en een rij vertegenwoordigt een record. Met een rapport in tabelvorm kunt u gegevens uit tabellen in de eenvoudigste en meest natuurlijke vorm afdrukken. Ze zijn echter niet geschikt in gevallen waarin de velden van de brontabel zich op speciaal aangewezen plaatsen in het rapport moeten bevinden (postetiketten, cheques, brieven).
Rapporten in vrije vorm elimineren de beperkingen van tabellarische rapporten. Wanneer u een rapport in vrije vorm ontvangt, kunt u gebruik maken van standaard formaat, die Access automatisch voor elke tabel maakt. In dit formaat zijn de velden van de brontabel verticaal gerangschikt. Met behulp van de rapportontwerper kunt u echter een speciaal formaat ontwikkelen waarbij de velden van de brontabel zich op de vereiste plaatsen in het rapport bevinden.
Toegang tot gebruik de volgende middelen om een rapport te maken (Fig. 1):

Rapport, waarmee u automatisch een rapport kunt maken met velden die in een of meer kolommen zijn gerangschikt;
Rapportwizard, waarmee u een aangepast rapport kunt maken op basis van geselecteerde velden;
Rapportontwerper, waarin u zelfstandig uw eigen rapporten met gespecificeerde eigenschappen kunt ontwikkelen;
Leeg rapport, waarmee u zelfstandig velden en besturingselementen kunt invoegen en het rapportformulier kunt wijzigen;
Stickers, waarmee u een rapport voor postetiketten of andere etiketten kunt maken.

Fig. 1 - Methoden voor het maken van een rapport in Microsoft Office Toegang

Om het eenvoudigste rapport in Access te maken, moet u uitvoeren de volgende acties:

open het databasevenster;
Zorg ervoor dat de tabel is geselecteerd in het navigatievenster;
opdracht uitvoeren Rapport in de groep 'Rapporten', op Lente op het tabblad Creatie.

Er verschijnt een kant-en-klaar rapport op het scherm, waarin alle velden uit de tabel zijn opgenomen. Hun namen zijn horizontaal gerangschikt in de volgorde waarin ze in de tabel voorkomen. Onder de naam van elk veld wordt de waarde ervan in de tabel weergegeven.
De indeling van velden en records in automatisch gegenereerde rapporten is niet in alle gevallen geschikt, vooral niet wanneer grote hoeveelheden. Rapporten kunnen echter nuttig zijn wanneer ze worden gemaakt op basis van query's waarin alleen de verplichte velden worden weergegeven. U kunt ook een query gebruiken om te bepalen welke records en hun sorteervolgorde in het rapport worden opgenomen.
Bekijk de video-tutorial om het onderwerp Hoe u een rapport maakt in Microsoft Office Access te versterken.

Rapporten in Microsoft Access worden gebruikt om gegevens in de vorm van een afgedrukt document te detailleren. Met het rapport kunt u de informatie uit de database aanvullen met de resultaten van analyses en berekeningen verschillende middelen visueel ontwerp.

Met behulp van de contextgevoelige menuopdracht genaamd klik met de rechtermuisknop Met de muis kan het ontworpen formulier (tabel of query) als rapport worden opgeslagen voor verder gebruik. U kunt ook een rapport ontwerpen met behulp van een wizard of handmatig met behulp van Report Designer, met behulp van de hulpmiddelen die het biedt, berekende velden definiëren en opgeven hoe de gegevens moeten worden gesorteerd en gegroepeerd. De technieken voor het ontwerpen van een rapport in de ontwerpmodus zijn identiek aan de technieken die worden gebruikt bij het maken van een formulier.

Met behulp van de juiste opdrachten in het menu Beeld (of knoppen op de werkbalk) kunt u schakelen tussen rapportpresentatiemodi (Ontwerper - om een rapport te maken of te bewerken, Voorbeeld - om de lay-out te bekijken, Voorbeeld- om een rapport met gegevens te bekijken).

Rapporteer ontwikkeling

Toegang tot hulpmiddelen voor rapportontwikkeling zijn ontworpen om een rapportlay-out te creëren, die kan worden gebruikt om gegevens uit tabellen weer te geven in de vorm van een afgedrukt uitvoerdocument. Met deze tools kunt u een rapport ontwerpen complexe structuur, die de uitvoer levert van onderling gerelateerde gegevens uit vele tabellen. In dit geval het meest hoge eisen aan de voorbereiding van het document.

Alvorens te beginnen met het ontwerpen van een rapport moet de gebruiker voorbereidende werkzaamheden uitvoeren, waardoor de gewenste rapportindeling wordt bepaald.

Tijdens het ontwerpproces worden de samenstelling en inhoud van de secties van het rapport gevormd, evenals de plaatsing daarin van de waarden die zijn afgeleid van de velden van de databasetabellen. Daarnaast worden kopteksten en handtekeningen van rapportgegevens opgesteld en berekende gegevens geplaatst.

Met rapportontwerptools kunt u gegevens in verschillende niveaus groeperen. Voor elk niveau kunnen totalen worden berekend en kunnen voor elke groep kopjes en notities worden gedefinieerd. Bij het genereren van een rapport kunnen diverse berekeningen worden uitgevoerd.

Als u gegevens uit veel tabellen in een rapport wilt weergeven, kan een query met meerdere tabellen als basis voor het rapport worden gebruikt. Het verzoek kan verantwoordelijk zijn voor de meest complexe soorten gegevensbemonstering en voorverwerking.

Het rapport kan worden gemaakt met behulp van een wizard of in de rapportontwerpmodus. Heel vaak wordt eerst de Rapportwizard gebruikt, waarmee u snel een rapportsjabloon kunt maken, waarna het sjabloon in de ontwerpmodus wordt aangepast.

Wanneer u een rapport maakt in de ontwerpmodus, worden in het venster de lege rapportsecties weergegeven, zoals weergegeven in de afbeelding.

De aanwezigheid van deze secties, evenals hun toevoeging of verwijdering, wordt bepaald door de menuopdrachten Beeld/Koptekst/Voettekst en Bekijk/Titel/Opmerking van het rapport. Voor dezelfde doeleinden kunt u de overeenkomstige knoppen op de rapportontwerperwerkbalk gebruiken.

Bij het ontwikkelen van een rapport moeten delen van het venster worden gevuld met elementen in overeenstemming met noodzakelijk voor de gebruiker rapportindeling. De titel bevat de tekst uit de koptekst van de rapportindeling. De voettekst bevat meestal koppen, datums en paginanummers. Bij het bepalen van de inhoud van deze paragrafen dient men uit te gaan van de ontwerpeisen individuele pagina's rapport. Het gegevensgebied bevat de velden van de databasetabellen.

Voor elk element, maar ook voor de sectie en het rapport als geheel, kunnen eigenschappen worden opgegeven. De technologie voor het plaatsen van elementen en het definiëren van hun eigenschappen is vrijwel hetzelfde als in de formulierontwerper.

Een rapport ontwikkelen op basis van een query

Een query is een krachtige en handige manier om gerelateerde gegevens op te halen. Daarom kunt u met behulp van een query gegevens voorbereiden voor een complex rapport.

Laten we eens kijken naar de technologie voor het maken van een complex rapport met behulp van een query, waarbij we het voorbeeld gebruiken van het genereren van het formulier 'Examenblad' voor een groep in een bepaald onderwerp. De rapportindeling wordt weergegeven in de afbeelding.

Laten we een verzoek organiseren, waarvan het ontwerpervenster in de afbeelding wordt weergegeven.

Wanneer u een query maakt, worden relaties tussen tabellen automatisch tot stand gebracht. Relaties tussen de tabellen STUDY, SUBJECT en TEACHER worden bepaald in overeenstemming met het databaseschema.

Er wordt automatisch een verbinding tot stand gebracht tussen de STUDENT- en STUDY-tabellen met behulp van het gelijknamige NG-veld. Deze relatie is een samenvoegrelatie, die niet bestaat in het databaseschema. Houd er rekening mee dat deze tabellen een veel-op-veel-relatie hebben, omdat één leerling veel vakken volgt en één vak door veel leerlingen. De relatie tussen de STUDENT- en STUDY-tabellen definieert de werking symmetrische unie. In dit geval worden records uit deze tabellen alleen gecombineerd en aan het resultaat toegevoegd als de gerelateerde velden dezelfde waarden bevatten.

Het VIDZ-veld is in de query geïntroduceerd om alleen die records te selecteren die zijn gekoppeld aan het klastype ‘Lezing’, aangezien de docent die het examen aflegt meestal een docent is. Bovendien zijn de vermeldingen [Groepsnummer] en [Artikelnaam] ingevoerd in de regel “Selectievoorwaarde” van respectievelijk de velden NG en NP. Hierdoor worden vensters geopend voor het invoeren van parameters bij het openen van het rapport, bijvoorbeeld:

Laten we beginnen met het maken van een rapport in de wizardmodus. Laten we de gemaakte query als gegevensbron selecteren.
Bij de eerste stap van de wizard zetten we alle aanvraagvelden, behalve VIDZ, over van beschikbaar naar geselecteerd.
De tweede stap is het bepalen van de groepering van gegevens in het rapport. IN in dit geval, is de manier van groeperen niet erg belangrijk, omdat dit deel van de “verfijning” van de lay-outsjabloon handmatig in de ontwerpmodus zal worden gedaan. Laten we de groepering laten zoals weergegeven in de afbeelding.

In de derde stap kiezen we een methode voor het sorteren van records - in oplopende volgorde van NS-studentnummers.
In de vierde stap selecteert u het type rapportindeling - “structuur 1”.
In de vijfde stap selecteert u de rapportstijl - “strikt”.
Stel in de zesde stap de naam van het rapport in - "Onderzoeksblad" en klik op "Voltooien".
Om te bewerken opent u de rapportsjabloon in de ontwerpmodus. Werkruimte venster wordt weergegeven in de afbeelding.

Laten we het werkstuk naar de volgende vorm transformeren:

In de figuur is het raster speciaal verwijderd zodat de samenstelling van de elementen beter zichtbaar is. De meeste inscripties en velden van de blanco zijn verplaatst naar de vereiste posities, de grootte van deze elementen en de lettergrootte zijn gewijzigd. De ontbrekende elementen (lijnen en labels) worden geïnstalleerd met behulp van het elementenpaneel.

Een voorbeeld van een examenwerkstuk voor groep M102 en het vak "Informatica" wordt weergegeven in de figuur.

Controle vragen

Wat is het voornaamste doel van rapporten?
Vergelijk het doel van rapporten en het doel van formulieren.
Wat is de optimale technologie voor het ontwikkelen van rapporten op het gebied van arbeidsintensiteit?
Hoe kan ik een venster openen voor het invoeren van gegevens in een query of in een rapport dat is gemaakt op basis van een query?
Hoe kan ik de groepering van gegevens in een rapport wijzigen als ik met de Rapportwizard werk?
Welke secties zijn er in het rapportontwerpervenster? Waar zijn die voor? Hoe kan ik ontbrekende secties toevoegen en onnodige secties verwijderen?

Een rapport maken als databaseobject

Opmerkingen (0)

Rapport is een opgemaakte weergave van gegevens die op het scherm, in gedrukte vorm of in een bestand wordt weergegeven. Hiermee kunt u gegevens uit de database halen Nodige informatie en presenteer ze in een vorm die geschikt is voor perceptie, en geef ze ook volop mogelijkheden voor het samenvatten en analyseren van gegevens.

Bij het afdrukken van tabellen en queries wordt informatie praktisch weergegeven in de vorm waarin deze is opgeslagen. Er is vaak behoefte om gegevens te presenteren in de vorm van rapporten die een traditionele uitstraling hebben en gemakkelijk te lezen zijn. Een gedetailleerd rapport bevat alle informatie uit een tabel of query, maar bevat kopteksten en is opgesplitst in pagina's met kop- en voetteksten.

Rapportstructuur in ontwerpmodus

Microsoft Access geeft gegevens uit een query of tabel weer in een rapport door deze toe te voegen tekst elementen, waardoor het gemakkelijker te begrijpen is.

Deze elementen omvatten:

Titel. Dit gedeelte wordt alleen bovenaan de eerste pagina van het rapport afgedrukt. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals de tekst van de rapporttitel, een datum of een verklaring van documenttekst, die één keer aan het begin van het rapport moeten worden afgedrukt. Als u een rapporttitelgebied wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld.

Pagina hoofd. Wordt gebruikt om gegevens weer te geven, zoals kolomkoppen, datums of paginanummers, afgedrukt bovenaan elke rapportpagina. Om toe te voegen of te verwijderen koptekst U moet de opdracht Koptekst en Voettekst selecteren in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd een kop- en voettekst toe. Om een van de kop- en voetteksten te verbergen, moet u de eigenschap Height ervan instellen op 0.

Gegevensgebied. Het gebied tussen de kop- en voettekst van een pagina. Bevat de hoofdtekst van het rapport. In deze sectie worden de gegevens weergegeven die zijn afgedrukt voor elk van de records in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Om besturingselementen in het gegevensgebied te plaatsen, gebruikt u een lijst met velden en een werkbalk. Om het gegevensgebied te verbergen, moet u de eigenschap Height van de sectie instellen op 0.

Voettekst. Dit gedeelte verschijnt onderaan elke pagina. Wordt gebruikt om gegevens zoals totalen, datums of paginanummers weer te geven die onderaan elke rapportpagina worden afgedrukt.

Opmerking. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals conclusietekst, eindtotalen of een bijschrift, die één keer aan het einde van het rapport moeten worden afgedrukt. Hoewel de notitiesectie van het rapport zich in de ontwerpweergave onderaan het rapport bevindt, wordt deze boven de paginavoettekst afgedrukt laatste pagina rapport. Om een gebied met rapportnotities toe te voegen of te verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/Rapportnotities in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd rapporttitel- en commentaargebieden toe en verwijdert deze

Methoden voor het maken van een rapport

Rapporten kunt u maken in Microsoft Access verschillende manieren
(Afb. 5.1):

~ Constructeur

~ Rapportwizard

~ Automatisch rapport: naar kolom

~ Automatisch rapport: tape

~ Grafiekwizard

Postetiketten

Rijst. 5.1. Venster om te beginnen met het maken van een rapport

Met de wizard kunt u rapporten maken met groeperingen van records en representaties de eenvoudigste manier het maken van rapporten. Het plaatst de geselecteerde velden in het rapport en biedt zes rapportstijlen. Na voltooiing van de wizard kan het resulterende rapport worden gewijzigd in de ontwerpmodus. Met de functie Automatisch rapport kunt u snel rapporten maken en er vervolgens enkele wijzigingen in aanbrengen.

Om een automatisch rapport aan te maken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

~ Klik in het databasevenster op het tabblad Rapporten en klik vervolgens op de knop Maken. Het dialoogvenster Nieuw rapport verschijnt.

~ Selecteer het item Autoreport: kolom of Autoreport: tape in de lijst.

~ Klik in het gegevensbronveld op de pijl en selecteer een tabel of query als gegevensbron.

~ Klik op de OK-knop.

De weergaveschaal van het rapport wijzigen

Gebruik een aanwijzer (een vergrootglas) om de weergaveschaal te wijzigen. Om de hele pagina te zien, moet u ergens in het rapport klikken. De rapportpagina wordt op verkleinde schaal weergegeven.

Klik nogmaals op het rapport om terug te keren naar een grotere weergave. In de vergrote rapportweergave bevindt het punt waarop u hebt geklikt zich in het midden van het scherm. Gebruik de navigatieknoppen onder aan het venster om door rapportpagina's te bladeren.

Druk een rapport af

Ga als volgt te werk om een rapport af te drukken:

~ Klik in het menu Bestand op de opdracht Afdrukken.

~ Klik in het gebied Afdrukken op de optie Pagina's.

~ Als u alleen de eerste pagina van het rapport wilt afdrukken, voert u 1 in het veld Van en 1 in het veld Naar in.

~ Klik op de OK-knop.

Voordat u een rapport afdrukt, is het raadzaam om het in de voorbeeldmodus te bekijken. Om toegang te krijgen, selecteert u Voorbeeld in het menu Beeld.

Als bij het afdrukken het einde van het rapport verschijnt lege pagina Zorg ervoor dat de instelling Hoogte voor rapportnotities is ingesteld op 0. Als u afdrukt met blanco rapportpagina's ertussen, zorg er dan voor dat de som van de formulier- of rapportbreedte en de linker- en rechtermarge niet groter is dan de opgegeven papierbreedte in het dialoogvenster Pagina-instelling (menu Bestand).

Gebruik bij het ontwerpen van rapportlay-outs de volgende formule: rapportbreedte + linkermarge + rechtermarge<= ширина бумаги.

Om de grootte van het rapport aan te passen, moet u de volgende technieken gebruiken:

Wijzig de rapportbreedtewaarde;

Verklein de margebreedte of wijzig de paginarichting.

Maak een rapport

1. Start Microsoft Access. Open de database (bijvoorbeeld de onderwijsdatabase “Decanaat”).

2. Maak een AutoReport: Tape, gebruik een tabel als gegevensbron (bijvoorbeeld Studenten). Het rapport wordt geopend in de Preview-modus, waarin u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt (Fig. 5.2).

3. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Als u van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus wilt overschakelen, klikt u op Sluiten op de werkbalk van het Access-programmavenster. Er verschijnt een rapport op het scherm in de Ontwerpmodus (Fig. 5.3).

Rijst. 5.2. Type rapport gemaakt met AutoReport

Rijst. 5.3. Rapporteer in ontwerpmodus

Bewerken:

1) verwijder de studentcodevelden in het kop- en gegevensgebied;

2) Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.

3) verander de tekst in de paginatitel

Selecteer Studenten in de sectie Rapporttitel.

Plaats de muisaanwijzer rechts van het woord Studenten zodat de aanwijzer verandert in een verticale balk (de invoercursor) en klik op die positie.

Voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.

4) Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de rapportkop onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.

5) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om het rapport te bekijken

Opmaak:

1) Selecteer het kopje Studenten van NTU “KhPI”

2) Wijzig het lettertype, de tekenstijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond.

3) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken.

Rijst. 5.4. Rapportage na bewerking en opmaak

Stijlverandering:

Ga als volgt te werk om de stijl te wijzigen:

Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop AutoOpmaak om het dialoogvenster AutoOpmaak te openen.

Klik in de lijst Rapport - AutoOpmaak-objectstijlen op Strikt en klik vervolgens op OK. Het rapport wordt opgemaakt in de strikte stijl.

Schakelt over naar de voorbeeldmodus. Het rapport wordt weergegeven in de door u geselecteerde stijl. Vanaf nu hebben alle rapporten die met de AutoReport-functie zijn gemaakt de stijl Strict totdat u een andere stijl opgeeft in het AutoOpmaak-venster.

Ander nieuws

Een rapport is het eindproduct van de meeste databaseapplicaties. Programma Microsoft Office Access 2007 helpt bij het maken van veel verschillende rapporten van elke complexiteit. Voordat u begint, moet u de bron selecteren waaruit rapportrecords worden opgehaald. Het rapport kan een eenvoudige lijst zijn of een gedetailleerde samenvatting van verkoopgegevens, gegroepeerd per gebied. U moet echter in ieder geval eerst bepalen welke velden de gegevens bevatten die in het rapport moeten worden opgenomen, en welke tabellen of queries deze velden bevatten.

Nadat u een recordbron heeft geselecteerd om een rapport te maken, is de eenvoudigste manier om deze te gebruiken rapporteer meester. Rapportwizard is een Microsoft Access-tool waarmee u een rapport kunt maken op basis van de antwoorden op vragen van de gebruiker.

Van de examenresultaten stellen wij een rapport op, waarbij we de gegevens per vakgebied groeperen.

Om een rapport te maken met behulp van de Rapportwizard, volgt u deze stappen:

3.1. Op het tabblad Creatie in groep Rapporten Klik Rapportwizard.

3.2. Er wordt een dialoogvenster geopend Rapporten genereren.

3.5. Op de lijst Tabellen en query's selecteer tafel Examens.

3.6. Op de lijst Beschikbare velden selecteer de velden die in het rapport moeten worden opgenomen en verplaats ze naar de lijst Geselecteerde velden. Van de tafel Examens velden moeten in het rapport worden opgenomen Record nummer En Cijfer.

3.7. Open de lijst opnieuw Tabellen en query's en selecteer daar de tabel Student.

3.8. Neem velden uit deze tabel op Achternaam, Naam, Achternaam. Kolom Achternaam moet zich in het rapport na de kolom bevinden Record nummer, dus selecteer het veld Record nummer_ op de lijst Geselecteerde velden, klik op het veld Achternaam op de lijst Beschikbare velden en vervolgens op de knop >.

3.9. Toegang zal het veld omsluiten Achternaam naar de lijst Geselecteerde velden en plaats deze tussen de velden Record nummer_ En Cijfer.

3.10. Velden verplaatsen Naam En Achternaam dezelfde manier .

3.11. Neem een veld op in uw rapport Schijfnaam van de tafel Discipline. Open hiervoor de lijst Tabellen en query's en selecteer de tabel Discipline.

3.12. Verplaats het veld Schijfnaam van de lijst Beschikbare velden naar de lijst Geselecteerde velden.

3.14. Klik in de lijst Discipline.

3.16. Omdat we de gegevensgroepering op disciplinenaam al hebben gedefinieerd, klikt u op de knop Verder om naar het volgende dialoogvenster te gaan.

3.17. Geef in de eerste vervolgkeuzelijst het veld op waarop u de gegevens wilt sorteren. Laat het een veld zijn Record nummer_. De standaard sortering is Oplopend.

3.18. Klik op de knop Resultaten. Er verschijnt een venster op het scherm Resultaten.

3.19. Vink het vakje aan Gem om het veldgemiddelde te berekenen Cijfer.

3.20. In de optiegroep Show activeer de optie gegevens en resultaten. Hierdoor kunnen alle velden in het rapport worden opgenomen en worden de totale velden aan het einde van elke groep en het gehele rapport geplaatst.

3.21. Klik op de knop OK om terug te keren naar het dialoogvenster Rapporten genereren.

3.23. Selecteer weergave Indeling voor het rapport. Voor dit verslag Selecteer optie stapte. U kunt een voorbeeld van uw geselecteerde lay-out bekijken in het voorbeeldgebied aan de linkerkant van het venster.

3.24. Standaard is het vakje aangevinkt Pas de breedte van de velden aan zodat ze op één pagina passen. Gebruikelijk, deze optie moet ongewijzigd blijven om papier te besparen en de leesbaarheid van het rapport te verbeteren.

3.25. In groep Oriëntatie oriëntatie selecteren boek.

3.27. Selecteer naar wens een van de vooraf gedefinieerde rapportstijlen. In het linkergedeelte van het venster kunt u de opgegeven stijl bekijken.

3.29. Voer een rapportnaam in: Examenresultaten. Het rapport wordt onder deze naam opgeslagen.

3.30. Activeer de optie Wijzig de rapportindeling.

3.31. Klik op de knop Klaar. De Rapportwizard maakt het rapport en geeft het weer in de ontwerpweergave.

3.32. Controleer de lay-out van het rapport dat u hebt gemaakt.

3.33. Voer het commando uit: groep Modus-knop Modus- ploeg Presentatie van het rapport, evalueren verschijning rapport. Of dit kan worden gedaan via de statusbalk (onderste paneel van het venster). Toegang.

Presentatie van het rapport;

Voorbeeld;

Lay-outmodus;

Ontwerpmodus.

Houd er rekening mee dat de veldlabels Record nummer En Schijfnaam In hoofdstuk Pagina hoofd overeenkomen met de namen van de velden in de tabellen. Het rapport wordt aantrekkelijker als we het de namen geven die ons bekend zijn.

3.34.Overschakelen naar constructor-modus.

3.35. Label het veld Schijfnaam In hoofdstuk Pagina hoofd.

3.36. Voer de opdracht uit Eigenschappen contextmenu. Er verschijnt een venster op het scherm Inscriptie.

3.37. Voor eigendom Handtekening waarde invoeren Discipline. De Rapportwizard vervangt de eigenschapstekst Handtekening als de kop van de rapportkolom.

3.38. Doe het raam dicht Inscriptie.

3.39. Breng dezelfde wijzigingen aan voor de veldkop Record nummer. Voer voor titel een waarde in Recordboeknummer.

3.40. Voer de opdracht uit Data presentatie om wijzigingen in het rapport te evalueren.

3.41. Schakel over naar modus bouwer.

3.42. Vervang op dezelfde manier de inscriptie Gem In hoofdstuk Groepsnotitie op Gemiddelde score.

3.43. Standaard neemt de Rapportwizard de sectie op Groepsnotitie een berekend veld dat de naam van het groeperingsveld weergeeft ( Code_schijf) en de waarde ervan, om de samenvattingsvelden van de groepsnotitie te identificeren. Verwijder het door het met een muisklik te selecteren.

3.44. Sluit het ontwerpervenster en sla de wijzigingen in de rapportindeling op.

3.45. Maak het rapport zelf bevattend volgende velden:

· Record nummer;

· Faculteitnaam;

· Achternaam;

· Achternaam.

Gegevens in het rapport moeten worden gegroepeerd op faculteitsnaam.

Federaal Agentschap voor Onderwijs van de Russische Federatie

NOU SPO Irkoetsk College voor Economie en Toerisme

Discipline: Informatica

Onderwerp: Microsoft Office Access-rapporten

Ik heb het werk gedaan:

Leerling van groep T-09-2

Sjchegolev Alexander

Gecontroleerd door de docent:

Bolokhoeva Elena Nikolajevna

Irkoetsk 2010

Invoering

Hoofdstuk 1: Een rapport maken als databaseobject

1.2 Methoden voor het maken van een rapport

1.3 Een rapport maken

Hoofdstuk 2. Database “WasabiKo Restaurant Medewerkers”

2.1.1 Zoeken naar mensen die in Irkoetsk wonen

1.1.2 Zoeken naar mensen die niet in Irkoetsk wonen

1.1.3 Zoeken op telefonische beschikbaarheid

1.1.4 Zoeken naar degenen geboren in 19**

1.1.5 Zoeken naar medewerkers met rang. boeken

1.1.6 Zoek alleen naar obers

1.1.8 Zoeken op achternaam van de klant

1.1.9 Zoeken op telefoonbeschikbaarheid van de klant

1.1.10 Personeel zoeken op achternaam

Invoering

Vanaf het allereerste begin van de ontwikkeling computer technologie Er zijn twee hoofdrichtingen voor het gebruik ervan naar voren gekomen.

De eerste richting is het gebruik van computertechnologie om numerieke berekeningen uit te voeren die te lang duren of onmogelijk handmatig uit te voeren zijn.

De tweede richting is het gebruik van computertechnologie in automatische of geautomatiseerde informatiesystemen.

De Access DBMS (Microsoft) heeft behoorlijk hoge snelheidskenmerken en maakt deel uit van het in binnen- en buitenland razend populaire Microsoft Office-pakket. Een reeks opdrachten en functies die aan ontwikkelaars worden aangeboden softwareproducten op het gebied van Access voldoet de kracht en flexibiliteit ervan aan alle moderne eisen voor datapresentatie en -verwerking. Access-rapportontwikkelingstools zijn ontworpen om een rapportlay-out te maken die kan worden gebruikt om gegevens uit tabellen weer te geven in de vorm van een afgedrukt uitvoerdocument. Met deze hulpprogramma's kunt u een rapport ontwerpen met een complexe structuur die de uitvoer biedt van onderling gerelateerde gegevens uit vele tabellen. In dit geval kan aan de hoogste eisen voor documentuitvoering worden voldaan.

Hoofdstuk 1 . Een rapport maken als databaseobject

Een rapport is een opgemaakte weergave van gegevens die op het scherm, afgedrukt of in een bestand wordt weergegeven. Ze stellen u in staat de benodigde informatie uit de database te halen en deze in een vorm te presenteren die gemakkelijk te begrijpen is, en bieden ook voldoende mogelijkheden voor het samenvatten en analyseren van gegevens.

1.1 Rapportstructuur in ontwerpmodus

Microsoft Access geeft gegevens uit een query of tabel weer in een rapport en voegt tekstelementen toe om het leesbaarder te maken.

Deze elementen omvatten:

Titel. Dit gedeelte wordt alleen bovenaan de eerste pagina van het rapport afgedrukt. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals de tekst van de rapporttitel, een datum of een verklaring van documenttekst, die één keer aan het begin van het rapport moeten worden afgedrukt. Als u een rapporttitelgebied wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/-notitie in het menu Beeld.

Pagina hoofd. Wordt gebruikt om gegevens weer te geven, zoals kolomkoppen, datums of paginanummers, afgedrukt bovenaan elke rapportpagina. Om een koptekst toe te voegen of te verwijderen, selecteert u Koptekst en voettekst in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd een kop- en voettekst toe. Om een van de kop- en voetteksten te verbergen, moet u de eigenschap Height ervan instellen op 0.

Het gegevensgebied dat zich tussen de kop- en voettekst van een pagina bevindt. Bevat de hoofdtekst van het rapport. In deze sectie worden de gegevens weergegeven die zijn afgedrukt voor elk van de records in de tabel of query waarop het rapport is gebaseerd. Om besturingselementen in het gegevensgebied te plaatsen, gebruikt u een lijst met velden en een werkbalk. Om het gegevensgebied te verbergen, moet u de eigenschap Height van de sectie instellen op 0.

Voettekst. Dit gedeelte verschijnt onderaan elke pagina. Wordt gebruikt om gegevens zoals totalen, datums of paginanummers weer te geven die onderaan elke rapportpagina worden afgedrukt.

Opmerking. Wordt gebruikt om gegevens uit te voeren, zoals conclusietekst, eindtotalen of een bijschrift, die één keer aan het einde van het rapport moeten worden afgedrukt. Hoewel de notitiesectie van het rapport zich in de ontwerpweergave onderaan het rapport bevindt, wordt deze boven de paginavoettekst op de laatste pagina van het rapport afgedrukt. Om een gebied met rapportnotities toe te voegen of te verwijderen, selecteert u de opdracht Rapporttitel/Rapportnotities in het menu Beeld. Microsoft Access voegt tegelijkertijd de titel- en commentaargebieden van een rapport toe en verwijdert deze.

1.2 Methoden voor het maken van een rapport

U kunt op verschillende manieren rapporten maken in Microsoft Access:

Constructeur

Rapportwizard

Automatisch rapport: naar kolom

Automatisch rapport: tape

Grafiektovenaar

Postetiketten

Met de wizard kunt u rapporten maken door records te groeperen. Dit is de eenvoudigste manier om rapporten te maken. Het plaatst de geselecteerde velden in het rapport en biedt zes rapportstijlen. Na voltooiing van de wizard kan het resulterende rapport worden gewijzigd in de ontwerpmodus. Met de functie Automatisch rapport kunt u snel rapporten maken en er vervolgens enkele wijzigingen in aanbrengen.

Om een automatisch rapport aan te maken, moet u de volgende stappen uitvoeren:

Klik in het databasevenster op het tabblad Rapporten en klik vervolgens op de knop Maken. Het dialoogvenster Nieuw rapport verschijnt.

Selecteer het item Autorapport: kolom of Autorapport: strip in de lijst.

Klik in het gegevensbronveld op de pijl en selecteer Tabel of Query als gegevensbron.

Klik op de OK-knop.

De wizard Automatisch rapport maakt een automatisch rapport in een kolom of strook (naar keuze van de gebruiker) en opent dit in de voorbeeldmodus, zodat u kunt zien hoe het rapport eruit zal zien als het wordt afgedrukt. Klik in het menu Bestand op de opdracht Opslaan. Geef in het venster Opslaan in het veld Rapportnaam de naam van het rapport op en klik op de knop OK.

De weergaveschaal van het rapport wijzigen

Om de weergaveschaal te wijzigen, gebruikt u de aanwijzer - een vergrootglas. Om de hele pagina te zien, moet u ergens in het rapport klikken. De rapportpagina wordt op verkleinde schaal weergegeven. Klik nogmaals op het rapport om terug te keren naar een grotere weergave. In de vergrote rapportweergave bevindt het punt waarop u hebt geklikt zich in het midden van het scherm. Gebruik de navigatieknoppen onder aan het venster om door rapportpagina's te bladeren.

Druk een rapport af

Ga als volgt te werk om een rapport af te drukken:

Klik in het menu Bestand op de opdracht Afdrukken.

Klik in het gebied Afdrukken op de optie Pagina's.

Als u alleen de eerste pagina van het rapport wilt afdrukken, voert u 1 in het veld Van en 1 in het veld Naar in.

Klik op de OK-knop.

Voordat u een rapport afdrukt, is het raadzaam om het in de voorbeeldmodus te bekijken. Om toegang te krijgen, selecteert u Voorbeeld in het menu Beeld. Als u afdrukt met een blanco pagina aan het eind van uw rapport, zorg er dan voor dat de instelling Hoogte voor rapportnotities is ingesteld op 0. Als u afdrukt met blanco pagina's ertussen, zorg er dan voor dat de som van de formulier- of rapportbreedte en de De breedte van de linker- en rechtermarge is niet groter dan de breedte van het vel papier dat is opgegeven in het dialoogvenster Pagina-instelling (menu Bestand).

Gebruik bij het ontwerpen van rapportlay-outs de volgende formule: rapportbreedte + linkermarge + rechtermarge<= ширина бумаги.

Om de grootte van het rapport aan te passen, moet u de volgende technieken gebruiken: verander de waarde van de rapportbreedte; Verklein de margebreedte of wijzig de paginarichting.

1.3 Een rapport maken

1. Start Microsoft Access. Open de database (bijvoorbeeld de onderwijsdatabase “Decanaat”).

2. Maak een AutoReport: Tape, gebruik een tabel als gegevensbron (bijvoorbeeld Studenten). Het rapport wordt geopend in de voorbeeldmodus, waarin u kunt zien hoe het rapport er na afdrukken uit zal zien.

3. Schakel over naar de ontwerpmodus en bewerk en formatteer het rapport. Als u van de voorbeeldmodus naar de ontwerpmodus wilt overschakelen, klikt u op Sluiten op de werkbalk van het Access-programmavenster. Het rapport verschijnt op het scherm in de ontwerpmodus.

Bewerken:

1) verwijder de studentcodevelden in het kop- en gegevensgebied;

2) Verplaats alle velden in het kop- en gegevensgebied naar links.

3) Wijzig de tekst in de paginatitel

Selecteer Studenten in de sectie Rapporttitel.

Plaats de muisaanwijzer rechts van het woord Studenten zodat de aanwijzer verandert in een verticale balk (de invoercursor) en klik op die positie.

Voer NTU “KhPI” in en druk op Enter.

4) Verplaats het bijschrift. Selecteer in de voettekst het veld =Now() en sleep dit naar de rapportkop onder de naam Studenten. De datum verschijnt onder de titel.

5) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om het rapport te bekijken

Opmaak:

1) Selecteer het kopje Studenten van NTU “KhPI”

2) Wijzig het lettertype, de tekenstijl en -kleur, evenals de vulkleur van de achtergrond.

3) Klik op de werkbalk Rapportontwerper op de knop Voorbeeld om een voorbeeld van het rapport te bekijken.