Tamara Vorotyntseva – ontwikkelingsdirecteur van het trainingsbedrijf “BUSINESS PARTNER” (Moskou). Praktiserend businesscoach, auteur van het boek “Building a Personnel Training System” en publicaties in zakelijke publicaties in Rusland, Kazachstan en Oekraïne. Maker van de internetnieuwsbrief: "E-mailcorrespondentie in het bedrijfsleven" op de abonneer.ru-server! Het boek is een praktische gids voor zakenmensen die actief corresponderen met klanten en partners. Het presenteert hulpmiddelen die elektronische communicatie effectief, optimaal in tijd en resultaat, en het meest in overeenstemming met de normen en regels die in het moderne bedrijfsleven worden geaccepteerd, helpen maken. De auteur geeft praktisch advies, illustreert zijn observaties met praktijkgevallen en komt met beredeneerde conclusies. De tekst van het boek is rijk aan herkenbare voorbeelden van echte zakelijke correspondentie. De auteur deelt zijn observaties, technieken en ‘trucs’ die de effectiviteit en efficiëntie van een zakelijke e-mail aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Als u een zakenman bent en het belangrijk voor u is om snel, beknopt en vakkundig te schrijven, in overeenstemming met de regels van goede zakelijke omgangsvormen, zal dit boek uw betrouwbare assistent worden.

Boek:

Wanneer u werkt met de velden “Aan” (“To”), “Cc” (“CC”), “Bcc” (“Bcc”), onthoud dan dat dit een belangrijk onderdeel van de e-mail is dat van invloed is op de verdere acties van de deelnemers in de correspondentie.

‘Aan wie’ (‘Dat’). Dit veld bevat het adres van de ontvanger aan wie de brief en de daarin opgenomen informatie rechtstreeks is geadresseerd. De auteur van de brief wacht op een reactie van de hoofdontvanger. Als er twee ontvangers in dit veld zijn geplaatst, wacht de auteur van de brief op een antwoord van elk of enkele van hen (houd hier rekening mee als uw naam op de lijst met ontvangers staat). Houd er tegelijkertijd (als u de afzender bent) rekening mee dat het niet erg raadzaam is om meer dan één geadresseerde op te nemen in het veld “Aan” (“Aan”). Een brief die naar meerdere ontvangers wordt gestuurd, krijgt mogelijk geen enkel antwoord, omdat de een denkt dat de ander zal reageren.

Als de brief aan u is geadresseerd, maar kopieën van andere ontvangers bevat, zorg er dan voor dat u de knop “Allen beantwoorden” gebruikt wanneer u antwoordt! Hiermee kunt u de kring van ontvangers behouden die de initiatiefnemer van de correspondentie heeft aangewezen.

“Kopiëren” (“Cs”). IN Plaats in dit veld de adressen van ontvangers die naar uw mening op de hoogte moeten zijn van correspondentie over dit onderwerp. Deze ontvangers ontvangen informatie alleen ‘ter informatie’. De cc-ontvanger hoeft doorgaans niet op de brief te reageren, maar kan dit indien nodig wel doen.

LET OP. DIT IS BELANGRIJK!

Als uw naam in het veld "Cc" ("CC") staat, onthoud dan bij het aangaan van correspondentie dat er situaties zijn waarin het uiterst belangrijk is om beleefd te zijn. Gebruik de zinsneden: ‘Laat mij deelnemen aan de discussie’ of ‘Laat mij deelnemen aan uw dialoog’ of ‘Laat mij mijn mening uiten.’

"Blinde carbonkopie" ("Bcc"). Dit veld is in sommige bedrijven verboden voor gebruik, omdat het een hulpmiddel is dat in strijd is met de ethische communicatienormen. Het doel van dit veld is om de ontvanger uit te nodigen om een ​​‘geheime getuige’ te worden.

Als het uw bedrijfspraktijk is om dit veld in uw werk te gebruiken, overweeg dan het volgende. De BCC-ontvanger blijft onzichtbaar voor de primaire ontvanger en de BCC-ontvangers. Soms is het nuttig dat de afzender en de “geheime ontvanger” vooraf overeenstemming hebben bereikt (of zich er later van bewust zijn) over de reden en het doel van deze informatiemethode.

LET OP. DIT IS BELANGRIJK!

De “verborgen” ontvanger mag absoluut niet vanuit dit veld corresponderen.

Het archiveren of schaduwkopiëren van alle inkomende en uitgaande zakelijke e-mail betekent het automatisch maken van een kopie van elk bericht dat van/naar een adres binnenkomt, ongeacht de acties van de ontvanger/afzender. De kopie wordt doorgaans naar een afzonderlijke mailbox op het bedrijfsdomein gemaakt, waarbij de kopteksten Van, Aan en Hoofdtekst als origineel blijven. Indien nodig is het mogelijk om archiefstromen te scheiden op basis van bepaalde criteria. Het kopiëren van post van medewerkers van verschillende afdelingen wordt bijvoorbeeld naar verschillende adressen uitgevoerd.

Voor welke doeleinden kan een onderneming eisen dat alle correspondentie in bedrijfspost wordt gearchiveerd?

Controle over acties van medewerkers

De meest populaire functie voor het archiveren van e-mail. Omdat de manager toegang heeft tot kopieën van alle correspondentie van ondergeschikten, kan hij op elk moment bijvoorbeeld de geschiedenis van de correspondentie met een klant herstellen en controleren hoe verantwoordelijk de werknemer zijn taken vervult. Is er een reactie op de brief van de klant verzonden? Was het antwoord prompt (kopieën behouden de oorspronkelijke datum en tijd van het bericht)? Was de e-mail van de medewerker to the point en volledig? Ten slotte: was hij gewoon beleefd tegen de aannemer/opdrachtgever?

Een bijzonder nuttige eigenschap van schaduwkopiëren is dat de medewerker zelf geen invloed heeft op welke brieven in het archief terechtkomen en welke niet: alles wordt gekopieerd, ongeacht zijn wensen of handelingen. Dat wil zeggen, hij kan een “lastig” bericht in zijn mailbox verwijderen, de prullenbak legen en zelfs de harde schijf van zijn computer formatteren, maar het bericht in het archief blijft onaantastbaar.

De controle over de bedrijfscorrespondentie van werknemers kan worden uitgeoefend door de manager zelf, door een specialist van de veiligheidsdienst van het bedrijf (als die er is), of door een andere verantwoordelijke persoon, afhankelijk van het specifieke geval.

Mogelijkheid om correspondentie te herstellen

Als de toegang tot e-mail plaatsvindt via het POP3-protocol en berichten worden opgeslagen op gebruikerscomputers, is de kans groot dat alle correspondentie verloren gaat als de harde schijf defect raakt of wordt geïnfecteerd met een virus. In dit geval zorgt herstel uit het archief voor een snelle hervatting van de werkcorrespondentie, het klantenbestand en het bedrijfsproces als geheel.

Post archiveren vanuit juridisch oogpunt

Om juridische conflicten en mogelijke claims van werknemers te voorkomen, is het raadzaam om het recht van de werkgever op het archiveren, kopiëren en verder verwerken van berichten in de bedrijfsmail van de werknemer te documenteren. Dit kan worden gedaan door een overeenkomstige clausule toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst of, als het bedrijf praktijk heeft met het ondertekenen van een aanvullend contract/verplichting/overeenkomst over het niet openbaar maken van bedrijfsgeheimen, dan in dit document. Op deze manier krijgt het proces van het maken en opslaan van een kopie van elk bericht uit de correspondentie van een werknemer een juridisch belangrijke status.

Technische implementatie van het kopiëren van correspondentie

Op de eenvoudigste en handigste manier kan archivering worden geïmplementeerd vanaf de hostingsite van de zakelijke e-mailservices. De klant formuleert de voorwaarden waaronder een kopie van bepaalde (of alle) berichten van bepaalde (of alle) medewerkers moet worden aangemaakt, en de dienstverlener, de mailhostingprovider, configureert zijn apparatuur dienovereenkomstig. Om toegang te krijgen tot het correspondentiearchief is de meest universele manier om berichten naar een speciaal daarvoor bestemde mailbox te kopiëren.

Als de verantwoordelijke medewerker via het IMAP-protocol toegang heeft tot deze mailbox, is het mogelijk kopieën van berichten in mappen te sorteren. Een hiërarchische structuur bijvoorbeeld:

• medewerker 1
  • inkomend
  • uitgaand

• medewerker 2
  • inkomend
  • uitgaand

• medewerker 3
  • inkomend
  • uitgaand

In de meeste gevallen is dit ruim voldoende. De gebruiker van de kopieerbox hoeft er alleen voor te zorgen dat deze niet overstroomt en dat de quotalimieten voor het maximale volume dat door berichten wordt ingenomen of het maximale aantal ervan niet worden overschreden.

Conclusie

Het beheren van zakelijke e-mail door middel van archivering (schaduwkopiëren) is een krachtig middel om te beschermen tegen het lekken van bedrijfsgeheimen, een manier om de prestaties van werknemers te monitoren en te beoordelen, en om een ​​reservekopie te maken in geval van apparatuur- of softwarestoringen. Het belang van bedrijfspost in de bedrijfsprocessen van een modern bedrijf kan moeilijk worden overschat; archivering geeft de manager een krachtig middel om de stroom ervan te monitoren.

De site, een professionele hostingprovider voor bedrijfsmail, biedt zijn klanten sinds 2006 de meest uitgebreide mogelijkheden om de poststromen te controleren.

Wanneer u een artikel opnieuw publiceert, is het installeren van een actieve geïndexeerde hyperlink naar de bronsite vereist!

Wie had een paar decennia geleden gedacht dat de tijd zou komen dat het mogelijk zou zijn om binnen een paar seconden contact op te nemen met iedereen, waar ook ter wereld? Zo’n tijd is aangebroken en biedt burgers tegelijkertijd nieuwe kansen om hun rechten te verdedigen. Nu kunnen door een notaris gecertificeerde sms-berichten, evenals correspondentie via WhatsApp- en Viber-diensten, immers als belangrijk bewijsmateriaal dienen. Maar waar is dit voor?

De situaties kunnen heel verschillend zijn: van familieproblemen tot ernstige schendingen van verschillende verplichtingen. In dergelijke gevallen kan elektronische correspondentie een goede bewijsbasis worden die de zaak kan helpen winnen.

Op welke gronden kan e-mailcorrespondentie bewijs worden?

Volgens artikel 55 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie wordt bewijs beschouwd als informatie die legaal is verkregen en die wordt gebruikt om een ​​zaak te beoordelen en hierover een beslissing te nemen. Maar kunnen sms-correspondentie of WhatsApp-chat bewijs worden?

Dat kan, artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie bepaalt dit rechtstreeks. Volgens dit artikel kan de informatie voor de behandeling van een zaak ook digitale documenten omvatten die zijn verkregen via elektronische communicatie.

Hoe documenteer je correspondentie via SMS, WhatsApp en Viber?

Hoewel volgens de wet elektronische correspondentie bewijsmateriaal kan worden, is het niet erg duidelijk hoe dit wordt gedocumenteerd? In feite is alles veel eenvoudiger dan het lijkt.

Allereerst wordt de correspondentie overgebracht naar een materiële bron en vervolgens in goede kwaliteit op papier afgedrukt. Correspondentie aan de rechtbank kan alleen in deze gedrukte vorm worden verstrekt. Daarnaast moet de aanvrager aangeven: wanneer, door wie en onder welke omstandigheden de betreffende boekingen zijn gedaan.

Maar alleen het vastleggen van de correspondentie is niet voldoende; de ​​rechtbank moet de authenticiteit ervan bevestigen. Dit kan op een van de vier manieren:

• Neem de correspondentie op, print deze uit, stel een protocol op met de verplichte aanwezigheid van getuigen, met vermelding van hun persoonlijke gegevens.
• Bij het documenteren van correspondentie vóór aanvang van het proces is de procedure hetzelfde, alleen is in plaats van getuigen de aanwezigheid van een notaris vereist. De notaris bekrachtigt officieel de correspondentie, die vervolgens naar de rechtbank kan worden gestuurd.
• Als de behandeling van de zaak al is begonnen, moet de correspondentie worden gedocumenteerd in overeenstemming met artikel 71 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van de Russische Federatie. In dit geval kunnen bij rechterlijke uitspraak materialen worden opgevraagd, ook bij telecomoperatoren.
• Een andere methode vereist een onderzoek, het vervolgens vastleggen van de correspondentie en het afdrukken ervan op papier, evenals een schriftelijk deskundigenoordeel over de inhoud van de correspondentie.

Waar kan ik telefooncorrespondentie waarmerken?

SMS-berichten, maar ook correspondentie op WhatsApp en Viber kunnen bij een notariskantoor worden beëdigd. Bel hiervoor +7 495 767-12-77 en maak een afspraak met een notaris.

Vanuit het oogpunt van het organiseren van het werkproces beschouwen wij back-up en het maken van back-ups

Er is al veel gezegd over de technische middelen voor het maken van back-ups en het herstellen van informatie, dus in dit artikel zullen we het maken van back-ups meer bekijken vanuit het oogpunt van het organiseren van dit proces.

Effectieve systemen voor informatieback-up impliceren in de eerste plaats een competente strategie, organisatorische beslissingen en een beleid voor gegevensbehoud.

• De volgende typen back-up zien wij als belangrijkste trends voor 2017-2019:
• kopiëren vanaf elk apparaat op basis van een “abonnement” voor elke gigabyte aan gegevens met behulp van cloudservices, die kopieën naar de cloud “uploaden” via een agent die vooraf in het systeem is geïnstalleerd. Een voorbeeld hiervan is
• kopiëren naar de cloud met Veaam en soortgelijke producten (Acronis/Symantec/HP Data Protector). Vereist voorbereiding van de provider, het opzetten van een connector tussen de cloud van de provider en de virtuele “grondomgeving”.
• “in-house” kopiëren met behulp van softwareoplossingen van fabrikanten van NAS-systemen of speciale opslag in de bedrijfssector

gedistribueerde back-up met behulp van oplossingen die zijn ingebouwd in Windows Server OS

Back-uptaken in een organisatie

• Het maken van een back-up van informatie dient meestal twee doelen:
• gegevens opslaan voor het snelst mogelijke herstel (disaster recovery), als er een ongeluk gebeurt met het IT-systeem van het bedrijf, het wordt aangevallen door een virus, enz. Dergelijke back-ups hebben een relatief korte opslagperiode (meestal een dag of twee, daarna worden ze overschreven door nieuwere) en de gegevens zijn zeer snel toegankelijk. Gebruikers- en bedrijfsgegevens worden gekopieerd, evenals OS-instellingen, applicatiesoftware en alle informatie die nodig is om de systeemfunctionaliteit te herstellen

een langetermijnarchief aan te leggen met informatie over de activiteiten van het bedrijf, dat indien nodig kan worden geraadpleegd om gegevens over voorgaande perioden te verkrijgen. Dergelijke archieven worden lange tijd (maanden en jaren) bewaard, de snelheid van toegang daartoe is niet bijzonder belangrijk - het is meestal geen probleem als het ontvangen van de gegevens meerdere dagen duurt. Er worden alleen bedrijfs- en gebruikersgegevens opgeslagen, het is niet nodig om systeeminformatie op te slaan.

Deze twee doelen kunnen worden gecombineerd: het bijhouden van een langetermijnarchief en het maken van ‘snapshots’ van het systeem voor noodherstel, vooral als er weinig gegevens zijn en het bedrijf niet complex is. Maar u moet duidelijk onderscheid maken tussen wat u doet en voor welke doeleinden, welke middelen u voor elke taak gebruikt, waar en hoe lang deze back-ups worden opgeslagen, op basis van de zakelijke vereisten.

Bij een ongeval kunt u het systeem herstellen naar “bare metal”, d.w.z. back-up maken en vervolgens het besturingssysteem herstellen met alle instellingen, gebruikersapplicaties en gegevens uit de back-up. Dergelijke kopieën zijn echter moeilijker te maken, ze vereisen meer opslagruimte en in sommige gevallen moet de hardwareconfiguratie volledig identiek zijn aan die waarvan de kopie is gemaakt, anders zal een dergelijk herstel niet werken. Daarom is het soms handiger om het besturingssysteem opnieuw te installeren en vervolgens de bedrijfsapplicatiegegevens te herstellen. Bij het kiezen van beleid voor het maken, opslaan van kopieën en het herstellen van gegevens ervan, is het de moeite waard om rekening te houden met de bedieningsfuncties en beschikbare bronnen van elk specifiek bedrijf; er zijn geen universele aanbevelingen;

Back-up versus redundantie

Om ervoor te zorgen dat apparatuur blijft werken, zelfs als een enkel onderdeel uitvalt, wordt er een zekere mate van redundantie in geïntroduceerd: 'extra' componenten of computerbronnen die tijdens normaal gebruik misschien overbodig lijken.

Voorbeeld van redundantie:

• clusterarchitectuur, waarbij wanneer een knooppunt uitvalt, de functies ervan worden overgenomen door andere knooppunten
• Een RAID-array waarbij het falen van een van de schijven niet kritisch is voor het systeem als geheel, de informatie blijft behouden
• een ‘spiegelserver’ waarnaar gegevens voortdurend worden gerepliceerd vanaf de hoofdserver en waarnaar bedrijfsservices worden overgeschakeld als de hoofdserver niet meer werkt.

Deze redundantie verbetert de systeembetrouwbaarheid, maar is geen vervanging voor back-up. Noch , noch het cluster zal de gegevens op enigerlei wijze beschermen tegen een virus, verwijdering als gevolg van een gebruikersfout of corruptie van het bestandssysteem, aangezien de gegevens door het hele systeem worden beïnvloed en er geen onbeschadigde kopie meer over is voor herstel. Bovendien zal geen van de bovenstaande tools het probleem van het onderhouden van een langetermijnarchief van bedrijfsgegevens volledig oplossen.

Back-uproutine

Het back-upproces zelf belast de server waarvan informatie wordt gekopieerd aanzienlijk, tot het punt waarop bepaalde services uitvallen en ontoegankelijkheid voor gebruikers ontstaat. Bovendien is het zeer wenselijk dat er geen wijzigingen worden aangebracht in de gegevens op het moment dat deze worden gekopieerd - dit kan verschillende botsingen veroorzaken.

Het is beter om gegevens niet onderweg te kopiëren, maar om back-ups te maken wanneer niemand het systeem gebruikt of de belasting minimaal is. Voor bedrijven met standaardwerktijden is het zinvol om 's nachts of in het weekend back-ups te maken; het is de moeite waard om een ​​tijdstip te kiezen waarop de gebruikersactiviteit minimaal is.

Soorten back-up in een organisatie

Er zijn verschillende back-uptechnologieën, die verschillen in kosten en tijd:

• volledige back-up– de geselecteerde gegevens worden volledig gekopieerd. De meest betrouwbare methode, maar vereist de grootste hoeveelheid bronnen, gegevensopslagruimte en kopieertijd, en wordt daarom zelden in zijn pure vorm gebruikt, meestal in combinatie met andere typen (de eerste keer dat er bijvoorbeeld een volledige kopie wordt gemaakt van de systeem, en dan wordt alleen een back-up gemaakt van de aangebrachte wijzigingen). Hiermee kunt u verloren gegevens sneller helemaal opnieuw herstellen dan met alle andere soorten kopiëren
• incrementele kopie– er worden alleen gegevens vastgelegd die sinds de laatste back-up zijn gewijzigd. Dergelijke kopieën vereisen aanzienlijk minder geheugen dan een volledige kopie, en ze worden veel sneller gemaakt. Bij deze aanpak is het uiteraard noodzakelijk om in geval van een ongeluk periodiek een volledige back-up te maken; het systeem wordt hersteld van een dergelijke kopie en vervolgens worden alle volgende incrementele kopieën er in chronologische volgorde op gezet. Belangrijk punt: incrementele back-up herstelt verwijderde bestanden en alle eerdere versies van bestanden die zijn gewijzigd, dus bij het terugzetten moet u voor dit geval extra schijfruimte vrijmaken
• differentiële back-up– vergelijkbaar met incrementeel, d.w.z. Alleen wijzigingen die sinds de laatste volledige kopie zijn aangebracht, worden gekopieerd. Het verschil is dat elke volgende kopie de wijzigingen ten opzichte van de vorige behoudt en nieuwe toevoegt. Het blijkt dat je voor herstel na een ramp alleen een volledige kopie en de laatste differentiële kopie nodig hebt, wat de hersteltijd aanzienlijk verkort. De nadelen, vergeleken met incrementeel kopiëren, zijn het grote aantal kopieën (soms vergelijkbaar met een volledige kopie) en de langere kopieertijd.

Om het type kopiëren te kiezen dat geschikt is voor elk specifiek geval, moet u eerst op zijn minst beoordelen hoeveel ruimte beschikbaar is voor het opslaan van back-upkopieën en hoeveel tijd kan worden toegewezen voor de “back-upperiode” zonder de bedrijfsprocessen in gevaar te brengen. .

Back-uptopologie

Back-upschema's verschillen ook in hun topologie.

• Gedecentraliseerd schema. De essentie ervan is dat elke server en werkstation over zijn eigen back-upsoftware kan beschikken die onafhankelijk van andere netwerkknooppunten werkt. Alle gegevens worden geüpload naar een gedeelde netwerkbron, vanwaar ze vervolgens indien nodig worden gearchiveerd of hersteld. De voordelen van het schema zijn dat het uiterst eenvoudig en gemakkelijk te implementeren is en dat er meestal geen extra software voor nodig is. Het kopiëren wordt uitgevoerd met behulp van een standaard besturingssysteem of DBMS-tools. Er zijn ook nadelen: het is moeilijk om een ​​algemeen back-up- en informatiebeschermingsbeleid vast te stellen, een back-upschema is gemeenschappelijk voor alle programma's, u zult de activiteiten van elk programma afzonderlijk moeten configureren en monitoren, wat het beheer bemoeilijkt. Daarom is een gedecentraliseerd back-upschema geschikt voor een klein en eenvoudig netwerk, of voor gevallen waarin een gecentraliseerd schema vanwege beperkingen niet kan worden georganiseerd.
• Gecentraliseerd schema– de implementatie ervan vereist gespecialiseerde client-serversoftware. Het servergedeelte wordt op de back-upserver geïnstalleerd en beheert centraal softwareagents die op gebruikers zijn geïnstalleerd en die informatie over het systeem verzamelen, kopiëren of herstellen vanaf een kopie. Met deze optie is het eenvoudig om een ​​algemeen back-upbeleid en back-upschema's in te stellen; alle deelnemers kunnen werken in overeenstemming met de algemene back-upinstructies van het bedrijf
• Gecentraliseerd back-upschema zonder agentprogramma's– een vereenvoudigde versie van het vorige schema, waarbij het servergedeelte alleen bestaande services gebruikt (het verzamelt bijvoorbeeld gegevens uit speciaal aangewezen gedeelde Windows-mappen). Het schema is niet erg betrouwbaar; er is een bekend probleem waarbij bestanden die momenteel geopend zijn voor bewerking, niet in de back-upkopie worden opgenomen en verloren kunnen gaan als het systeem crasht. Daarom mag het alleen worden gebruikt op kleine netwerken en moet het aan een hoge gebruikersdiscipline worden onderworpen
• Gemengd schema– een combinatie van gecentraliseerd en gedecentraliseerd. Agentprogramma's worden alleen op sommige netwerkservers geïnstalleerd; gegevens van andere apparaten worden door hun lokale programma's naar deze servers verzonden, elk met behulp van hun eigen middelen. En vanaf deze servers wordt de verzamelde informatie centraal verzameld door agentprogramma's, verwerkt en naar een gemeenschappelijke opslag verzonden.

Back-upopslaglocatie

Om informatie verder te beschermen tegen mogelijk verlies, is het raadzaam om back-ups fysiek gescheiden op te slaan van de hoofdapparatuur waarop het productiesysteem is geïmplementeerd. Tegelijkertijd is het noodzakelijk ervoor te zorgen dat deze kopieën snel kunnen worden verkregen als een dergelijk geval zich daadwerkelijk voordoet wanneer de gegevens moeten worden hersteld.

De meest populaire methode is om back-ups in de cloud op te slaan in een datacenter (eigen of gehuurd bij een provider), daar data naartoe te sturen en terug te ontvangen via een beveiligde VPN-tunnel. De gegevensoverdrachtsnelheid wordt in dit geval beperkt door de bandbreedte van het kanaal, maar grote hoeveelheden gegevens kunnen worden gecomprimeerd met behulp van compressie-algoritmen of deduplicatie.

U kunt gegevens ook vastleggen op verwisselbare fysieke media die buiten het kantoor- of bedrijfsgebouw worden opgeslagen. Het voordeel van deze aanpak is de eenvoud ervan, de nadelen zijn de noodzaak om de logistiek te organiseren van het verplaatsen van fysieke media om kopieën te herschrijven, om gegevens van een kopie te herstellen, evenals veilige gegevensopslag (gegevensversleuteling, geheimhoudingsovereenkomsten met werknemers) .

Organisatorische aspecten en menselijke factor

Naast puur technische zaken is ook het organisatorische aspect van belang bij het organiseren van informatieback-up. Het is noodzakelijk om een ​​regelgeving te ontwikkelen over de back-up van informatie en ervoor te zorgen dat alle betrokken medewerkers deze naleven. Een dergelijke bepaling zou met name het volgende moeten omvatten:

• regelmaat van back-ups, geplande back-ups en vóór belangrijke wijzigingen in het systeem
• back-ups dubbel controleren - het is noodzakelijk om periodiek te controleren of het echt mogelijk is om een ​​werkende database of systeem te herstellen vanaf een back-up
• het documenteren van herstelprocedures voor het geval een andere beheerder het systeem moet herstellen. Uiteraard moet de toegang tot dergelijke documentatie beperkt zijn
• bepaling van de omstandigheden waaronder het systeem als niet-functionerend wordt beschouwd en het noodzakelijk is om de herstelprocedure te starten