De laatste tijd brengt de politiek, waar velen niet eens aan denken en waar ze niet aan willen denken, op de een of andere manier verschillende veranderingen in ons leven met zich mee, en soms zeer verrassende.
Je hele leven heb je een e-mailadres gehad op de populaire dienst mail.ru, en plotseling ontwikkelen de omstandigheden zich zodanig dat je deze dienst niet meer mag gebruiken.
Dit overkomt burgers van verschillende landen: iemand kan zijn mailbox op mail.ru niet gebruiken, iemand kan zijn favoriete sociale netwerk niet bezoeken, iemand heeft geen toegang tot zijn favoriete torrent-distributiesite en iemand is al zijn contacten in een zakelijk sociaal netwerk kwijtgeraakt.
Iedereen heeft verschillende omstandigheden en verhalen, maar vandaag zullen we proberen degenen te helpen die de toegang tot hun mailbox op mail.ru en yandex.ru en tot de volledige inhoud ervan zijn kwijtgeraakt of op het punt staan te verliezen.
Laten we dus stap voor stap beginnen.
Stap 1. Maak een nieuw e-mailadres op Google
Waarom op Google? Omdat dit een internationaal, groot en serieus bedrijf is dat over de hele wereld opereert, betrouwbaar is en door niemand wordt geblokkeerd. Het biedt ook een enorme hoeveelheid opslagruimte voor uw mailbox.
FinExecutive website van Rusland 2019-03-17
8 lifehacks: hoe je effectief kunt werken met e-mail
We gebruiken e-mail elke dag om veel werkproblemen op te lossen. Maar tegelijkertijd worden veel mensen, in de letterlijke zin van het woord, afhankelijk van hun mailbox. Als u denkt dat het te veel van uw tijd in beslag neemt en zelfs uw productiviteit eronder lijdt, luister dan naar ons advies.
Het lijkt erop dat iedereen de regels voor het werken met e-mail kent. Maar zelfs dit helpt niet altijd om je tijd rationeel te gebruiken. Een stortvloed aan inkomende berichten, een overvloed aan niet-geverifieerde post, een gebrek aan tijd om elektronische correspondentie goed te verwerken en de wens om altijd verplicht en betrouwbaar te blijven in de ogen van uw zakenpartners zorgen vaak voor stress.
Is dit een bekende situatie? In dit geval helpen onze lifehacks u een uitweg uit een moeilijke situatie te vinden en daardoor uw productiviteit te verhogen.
- Maak het controleren van uw inbox een onderdeel van uw werkschema. Maak er een regel van om binnenkomende berichten niet te monitoren, maar twee keer per dag te verwerken. De postverwerking is immers dezelfde taak als alle andere taken die in uw werkrooster staan. Voordat u deze lifehack gebruikt, analyseert u uw inkomende berichtenstroom om te begrijpen welke 2 uur u de meeste e-mails ontvangt. Noteer deze twee tijdsperioden in uw agenda en gebruik ze om correspondentie te lezen en te reageren op ontvangen berichten.
- Minimaliseer alles wat u aan het bestaan van e-mail herinnert. Als de specifieke kenmerken van uw werk dit toelaten, sluit dan het programma (niet alleen minimaliseren), schakel de functie van pop-upmeldingen over het ontvangen van een nieuwe brief uit en verwijder het pictogram van het bureaublad. Doe er alles aan om uzelf te beschermen tegen eventuele extra herinneringen in uw inbox.
- Maak je inbox leeg. Zodra u het aantal ongelezen berichten tot een minimum beperkt, zult u zich realiseren hoeveel gemakkelijker het is om nieuwe berichten te verwerken als u ze niet hoeft te zoeken in een stroom van uiteenlopende informatie. U kunt binnenkomende correspondentie sneller verwerken als:
- Je laat alleen ongelezen berichten achter in je inbox;
- Maak aparte mappen voor elk project of elke categorie e-mails. Met deze techniek kunt u snel de informatie vinden die u nodig heeft;
- Begin met het gebruik van labels en kleurcodering van inkomende berichten. Op deze manier zal voor visuele waarneming het sorteren van letters duidelijker worden;
- Bestudeer de functionaliteit van uw e-mailaccount in detail om zijn werk effectiever te beheren;
- Blokkeer de bezorging van brieven van ongewenste gebruikers;
- Voor eens en voor altijd kunt u zich afmelden voor onnodige e-mailcampagnes. Op het eerste gezicht lijkt dit een gedoe, maar als je geen stapels nutteloze informatie wilt blijven ontvangen, zul je al je abonnementen moeten heroverwegen;
- U gebruikt filters om de ontvangen brieven van de resterende mailings te sorteren;
- Markeer met een ster de berichten die erg belangrijk zijn of een gedetailleerd antwoord vereisen.
Voor zakelijke post gelden limieten voor de grootte van de mailbox van een werknemer. Wanneer bepaalde limieten worden bereikt, verandert de functionaliteit van uw mailbox. De volgende limieten zijn beschikbaar:
- Wanneer het volume 5,8 GB bereikt - een waarschuwing dat uw persoonlijke mailbox binnenkort vol raakt.
- Zodra het volume 5,9 GB bereikt, is het verzenden van brieven verboden. Inkomende e-mails blijven binnenkomen.
- Zodra 6 GB is bereikt, is het verzenden en ontvangen van brieven verboden. Naar u verzonden e-mails gaan verloren.
Om de huidige grootte van uw mailbox te achterhalen, kunt u onderstaande Instructies of Instructies gebruiken.
Aan elke bedrijfsmailbox is alleen een netwerkarchief gekoppeld. Als u het Exchange-protocol (MAPI) of webtoegang gebruikt om verbinding te maken met de mailserver, wordt dit archief in de mailclientinterface als een aparte mailbox weergegeven. Op dezelfde manier als in de hoofdmailbox kunt u in het archief elke mapstructuur maken voor het opslaan van brieven.
Absoluut alle brieven ouder dan 2 jaar worden automatisch verplaatst van de hoofdmailbox naar het online archief. Dit geldt voor alle mappen in uw mailbox, zoals Postvak IN, Verzonden items, Verwijderde items, enz. Bij het automatisch verplaatsen naar een netwerkarchief blijft de structuur van handmatig aangemaakte mappen behouden.
Als u de huidige omvang van uw persoonlijke mailbox wilt verkleinen, kunt u eventuele brieven zelfstandig naar een netwerkarchief verplaatsen. Als u Outlook gebruikt, gebruik dan " Instructies voor het verplaatsen van e-mails naar een netwerkarchief via MS Outlook". Als u webtoegang gebruikt, gebruik dan " Instructies voor het verplaatsen van brieven naar een netwerkarchief via webtoegang» .
Alle brieven ouder dan 5 jaar worden uit het online archief verwijderd. Deze brieven kunnen niet worden hersteld. Als u een groep brieven nodig heeft die ook na het bereiken van de leeftijd van 5 jaar bewaard moet blijven, dan moet u deze vooraf, voordat u de leeftijd van 5 jaar bereikt, opslaan in een archiefbestand.
Eventuele e-mailberichten kunnen worden gedownload naar een afzonderlijk archiefbestand op de computer van de gebruiker. Zie onderstaande instructies. Hierna worden deze mailberichten niet meer in de mailbox (of online archief) bewaard, waardoor de mailboxgrootte kleiner wordt. De gebruiker is verantwoordelijk voor de integriteit en veiligheid van dit bestand, daarom raden wij u aan om soms een kopie van het archiefbestand te maken en deze kopie op een ander medium op te slaan: een flashdrive, een andere harde schijf, op een netwerklocatie, enz. Een gearchiveerd bestand kan, net als elk ander bestand, worden overgebracht naar een andere computer en worden verbonden met Outlook voor gebruik op een andere computer. Om deze stap uit te voeren, zie
Wat is e-mail? In de moderne zakenwereld is dit:
- Jouw gezicht. Met behulp van e-mail kunt u een positief beeld creëren in de ogen van de tegenpartij of de eerste indruk bederven.
- Jouw werkinstrument. Veel communicatie met de buitenwereld vindt plaats via e-mail. Als u dit instrument goed beheerst, kunt u uw leven een stuk eenvoudiger maken.
- Een krachtige afleiding. De buitenwereld probeert je te pakken te krijgen, af te leiden en je op een dwaalspoor te brengen via e-mail.
Laten we vanuit dit perspectief eens kijken naar het werken met e-mail. Laten we beginnen met iets eenvoudigs.
Een brief opmaken
Ik gebruik de e-mailclient Mozilla Thunderbird, dus ik zal deze als voorbeeld gebruiken. Laten we een nieuwe brief maken en van boven naar beneden door de lijst met velden gaan.
Aan wie. Kopiëren. Bcc
Sommigen weten het misschien niet, maar "Aan" in Mozilla kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".
- Aan wie: we schrijven de hoofdontvanger of meerdere ontvangers gescheiden door een puntkomma.
- Kopiëren: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
- Bcc: we schrijven naar iemand die de brief zou moeten lezen, maar onbekend moet blijven voor de andere ontvangers van de brief. Het is vooral geschikt om te gebruiken voor massale verzending van zakelijke brieven, zoals kennisgevingen.
Fout geef bij massamailings de ontvangers aan met behulp van de velden 'Kopiëren' of 'Aan'. Meerdere keren per jaar ontvang ik brieven waarin in het veld ‘Cc’ 50 tot 90 ontvangers worden vermeld. Er is sprake van schending van de privacy. Niet al uw ontvangers hoeven te weten met wie u nog meer aan een soortgelijk onderwerp werkt. Het is goed als dit mensen zijn die elkaar kennen. Wat als er concurrerende bedrijven op de lijst staan die niets van elkaar weten? U moet in ieder geval voorbereid zijn op onnodige uitleg en maximaal op het beëindigen van de samenwerking met een van hen. Doe dat niet.
Onderwerp van de brief
Professionele mailingdiensten schrijven vaak (soms verstandig) over het belang van de onderwerpregel van de e-mail op hun bedrijfsblogs. Maar meestal hebben we het over verkoopbrieven, waarbij het onderwerp van de brief het probleem ‘de e-mail moet worden geopend’ oplost.
We bespreken de dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier lost het thema het probleem op: “de brief en de auteur moeten gemakkelijk worden geïdentificeerd en vervolgens gevonden.” Bovendien zal je toewijding naar je terugkeren in de vorm van karma van talloze antwoordbrieven, alleen met voorvoegsels Met betrekking tot: of Vooruit, waaronder u moet zoeken naar de gewenste brief over het onderwerp.
Twintig brieven is de hoeveelheid correspondentie van een dag voor een middenmanager. Ik heb het helemaal niet over ondernemers en bedrijfseigenaren; hun aantal brieven daalt soms met 200 of meer per dag. Daarom nogmaals: stuur geen e-mails met een leeg onderwerp.
Dus, hoe formuleer je de onderwerpregel van een e-mail correct?
Fout #1 : Alleen de bedrijfsnaam in het onderwerp. Bijvoorbeeld 'Sky' en dat is alles. Ten eerste bent u waarschijnlijk niet de enige die vanuit uw bedrijf communiceert met deze tegenpartij. Ten tweede heeft zo'n onderwerp geen enkele betekenis, omdat de naam van uw bedrijf al zichtbaar is vanaf het adres. Ten derde: raad eens hoe uw eigen mailbox eruit zal zien met deze benadering van correspondentie? Zoiets als dit.
Is het handig om op dergelijke onderwerpen te zoeken?
Fout #2 : flitsende, verkopende kop. Het is geweldig als je weet hoe je zulke koppen moet schrijven. Maar is het gepast om deze vaardigheden te gebruiken in zakelijke correspondentie? Onthoud het doel van de onderwerpregel van een zakelijke e-mail: niet om te verkopen, maar om identificatie en zoeken te bieden.
Brief tekst
Er zijn veel schrijfgidsen voor verschillende gelegenheden. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin en andere woordmeesters hebben bijvoorbeeld veel nuttige informatie. Ik raad je aan om hun artikelen te lezen, in ieder geval om de algemene geletterdheid te verbeteren en de algemene stijl van geschreven spraak te verbeteren.
Tijdens het schrijven van een brief moeten we verschillende beslissingen achter elkaar nemen.
Een kwestie van beleefdheid . Aan het begin van de brief kun je vervagen tot beleefdheden of zelfs tederheid in de geest van 'Mijn beste Rodya, het is meer dan twee maanden geleden dat ik je schriftelijk heb gesproken, waar ik zelf last van heb gehad en zelfs niet heb geslapen nachten, nadenken.” Zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel wat betreft de tijd om zo’n inleiding te schrijven, als wat betreft de tijd van de gesprekspartner om deze te lezen. Correspondentie is zaken, weet je nog? Geen essay in het brievengenre voor een wedstrijd of een brief aan Raskolnikovs moeder, maar zakelijke correspondentie.
Wij respecteren onze tijd en die van de ontvanger!
Het heeft alleen zin om uzelf voor te stellen en de omstandigheden van uw kennis in herinnering te brengen in de eerste brief die u stuurt na een vluchtige ontmoeting op een tentoonstelling. Als dit een voortzetting is van de samenwerking of lopende correspondentie, schrijven we in de eerste brief van de dag: "Hallo, Ivan", in de tweede en volgende: "Ivan, ...".
Hoger beroep . Ik heb me altijd zorgen gemaakt over de vraag aan wie ik een brief moet richten als er meerdere ontvangers zijn. Onlangs schreef ik een brief gericht aan drie meisjes genaamd Anna. Zonder enige twijfel schreef ik “Hallo, Anna” en maakte me geen zorgen. Maar dat geluk is niet altijd het geval.
Wat als er drie of zelfs zeven ontvangers zijn en ze niet dezelfde naam hebben? Je kunt ze bij naam noemen: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Pyotr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. Je kunt schrijven: "Hallo collega's!"
Voor mezelf gebruik ik de regel om de persoon in het veld 'Aan' met de naam aan te spreken. En neem helemaal geen contact op met degenen in de kopie. Met deze regel kunt u ook nauwkeuriger bepalen (één!) van de geadresseerde van de brief en het doel van deze brief.
Citaat . Vaak is correspondentie een reeks brieven met vragen en antwoorden - in één woord een dialoog. Het wordt als een goede gewoonte beschouwd om de correspondentiegeschiedenis niet te verwijderen en uw antwoord bovenaan de geciteerde tekst te schrijven, zodat u, wanneer u een week later terugkeert naar deze correspondentie, de dialoog gemakkelijk van boven naar beneden kunt lezen, aflopend op datum.
Om de een of andere reden is de standaardinstelling in Mozilla ‘Plaats de cursor na aanhalingstekens’. Ik raad aan dit te wijzigen in het menu “Extra” → “Accountopties” → “Opstellen en adresseren”. Het zou zo moeten zijn.
Doel van de brief . Er zijn twee soorten zakelijke brieven:
- wanneer we de gesprekspartner eenvoudig informeren (bijvoorbeeld een rapport over het verrichte werk voor de maand);
- en wanneer we iets van de gesprekspartner willen. Bijvoorbeeld zodat hij de bijgevoegde factuur goedkeurt voor betaling.
In de regel zijn er vele malen meer bemoedigende brieven dan rapportagebrieven. Als we iets van de gesprekspartner willen bereiken, is het van groot belang om dit in een brief in platte tekst te zeggen. De call-to-action moet vergezeld gaan van een naam en moet de laatste zin van de brief zijn.
Fout : "Porfiry Petrovich, ik weet wie de oude vrouw heeft doodgehakt."
Rechts : "Porfiry Petrovich, ik was het die de oude vrouw doodhakte, neem alsjeblieft maatregelen om mij te arresteren, ik ben het lijden beu!"
Waarom zou de correspondent voor u moeten nadenken wat u met deze brief moet doen? Hij kan immers de verkeerde beslissing nemen.
Handtekening in de tekst . Dat moet zij zijn. Bovendien kunt u met alle e-mailclients automatische vervanging van handtekeningen configureren, bijvoorbeeld de klassieker “Met vriendelijke groet, …”. In Mozilla gebeurt dit in het menu “Extra” → “Accountopties”.
Het al dan niet schrijven van contacten in de handtekening is voor iedereen een persoonlijke kwestie. Maar als u op de een of andere manier met verkoop te maken hebt, schrijf dan zeker. Ook als de deal door communicatie niet tot stand komt, bent u in de toekomst goed vindbaar via de contacten uit de ondertekening.
Tenslotte nog een kenmerk van de brieftekst voor die gesprekspartners die het niet leuk vinden (geen zin hebben, geen tijd hebben) om uw brieven te beantwoorden. Geef de standaard aan in de hoofdtekst van de brief. Bijvoorbeeld: "Porfiry Petrovich, als je me niet vóór vrijdag 12.00 uur komt arresteren, beschouw ik mezelf als amnestie." Uiteraard moet de deadline realistisch zijn (je moet de tekst uit het voorbeeld niet op vrijdag om 11.50 uur versturen). De ontvanger moet fysiek in staat zijn om uw brief te lezen en ernaar te handelen. Een dergelijke ‘stilte’ ontheft u van de verantwoordelijkheid voor het uitblijven van een reactie van de gesprekspartner. Zoals altijd moet u het gebruik van deze functie verstandig benaderen. Als iemand op tijd en regelmatig op uw brieven reageert, kan zo'n ultimatum hem, zo niet beledigend, een beetje stress bezorgen of ertoe leiden dat hij besluit de brief nu niet te beantwoorden, maar u tot vrijdag laat wachten.
Bijlagen
Brieven worden vaak geleverd met bijlagen: cv's, commerciële voorstellen, schattingen, schema's, scans van documenten - een zeer handig hulpmiddel en tegelijkertijd een bron van populaire fouten.
Fout : enorme investeringsomvang. Ik ontvang vaak e-mails met bijlagen van maximaal 20 MB groot. In de regel zijn dit scans van enkele documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. Het e-mailprogramma van de correspondent zal vrijwel zeker enkele minuten vastlopen bij een vergeefse poging om een voorbeeld van de bijlage te laden. En God verhoede dat de ontvanger deze brief op een smartphone probeert te lezen...
Persoonlijk verwijder ik dergelijke brieven onmiddellijk. Wilt u niet dat uw e-mail in de prullenbak belandt voordat deze wordt gelezen? Controleer de omvang van de investering. Het wordt aanbevolen dat deze niet groter is dan 3 MB.
Wat te doen als deze overschreden wordt?
- Probeer uw scanner opnieuw te configureren naar een ander formaat en een andere resolutie. PDF en 300 dpi produceren bijvoorbeeld goed leesbare scans.
- Denk hierbij aan programma’s als WinRar of 7zip archiver. Sommige bestanden zijn perfect te comprimeren.
- Wat moet u doen als de bijlage groot is en u deze niet kunt comprimeren? Een bijna lege boekhouddatabase weegt bijvoorbeeld 900 MB. Cloud-informatieopslag komt te hulp: Dropbox, Google Drive en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, zetten grote bijlagen automatisch om in links naar cloudopslag. Maar ik beheer mijn informatie die in de cloud is opgeslagen liever zelf, dus ik ben niet blij met de automatisering van Mail.ru.
En nog een niet geheel voor de hand liggende aanbeveling over investeringen - hun Naam . Het moet begrijpelijk en acceptabel zijn voor de ontvanger. Ooit waren we in het bedrijf een commercieel voorstel aan het voorbereiden in naam van... laat het Fjodor Michailovitsj Dostojevski zijn. Ik ontving een brief van de manager met een concept-CP ter goedkeuring, en in de bijlage zat een bestand met de naam “ForFedi.docx”. De manager die mij dit stuurde, had een dialoog die ongeveer zo ging:
Beste manager, bent u persoonlijk bereid deze gerespecteerde man te benaderen en hem in zijn gezicht Fedya te noemen?
Op de een of andere manier, nee, hij is een gerespecteerd man, iedereen noemt hem bij zijn voornaam en patroniem.
Waarom noemde u de bijlage “Voor Fedi”? Als ik het hem nu meteen stuur, denk je dan dat hij bijlen van ons zal kopen met behulp van deze CP?
Ik zou het later een andere naam geven...
Waarom een tijdbom voorbereiden - de weigering van een potentiële klant - of extra werk voor uzelf creëren door het bestand een andere naam te geven? Waarom geeft u de bijlage niet meteen de juiste naam: "For Fyodor Mikhailovich.docx" of nog beter - "KP_Sky_Axes.docx".
We hebben dus min of meer e-mail als een “persoon” uitgezocht. Laten we verder kijken naar e-mail als een hulpmiddel voor effectief werk en praten over de afleidingscomponent ervan.
Werken met letters
E-mail is een krachtige afleiding. Zoals met elke afleiding moet met e-mail worden omgegaan door de regels aan te scherpen en werkschema's in te voeren.
U moet op zijn minst ALLE meldingen over binnenkomende e-mail uitschakelen. Als de e-mailclient standaard is geconfigureerd, wordt u hiervan op de hoogte gesteld met een geluidssignaal, knippert een pictogram naast de klok en wordt een voorbeeld van de brief weergegeven. Kortom, ze zullen er alles aan doen om je eerst weg te rukken van het moeizame werk, en je vervolgens in de afgrond van ongelezen brieven en ongeziene mailings te storten - minus een uur of twee van je leven.
Sommige mensen hebben een krachtige wilskracht waardoor ze niet worden afgeleid door meldingen, maar gewone mensen kunnen het lot beter niet verleiden en ze uitschakelen. In Mozilla Thunderbird gebeurt dit via het menu "Extra" → "Instellingen" → "Algemeen" → "Als er nieuwe berichten verschijnen."
Als er geen meldingen zijn, hoe kun je dan begrijpen dat er een brief is aangekomen?
Heel eenvoudig. Je maakt zelf bewust tijd vrij om je mail te doorzoeken, je e-mailclient te openen en alle ongelezen berichten te bekijken. Dit kan twee keer per dag, bijvoorbeeld tijdens de lunch en 's avonds, of tijdens gedwongen stilstand, bijvoorbeeld in de file.
Mensen vragen vaak: hoe zit het met reactietijden en spoedbrieven? Ik antwoord: er zitten geen dringende brieven in uw post. Tenzij je op de afdeling klantenondersteuning werkt (deze afdeling heeft eigen regels voor het werken met post).
Als er dringende brieven zijn, zal de afzender u hierover informeren via andere kanalen: telefoon, sms, Skype. Dan ga je bewust je e-mailclient in en verwerkt je dringende post. Alle tijdmanagementgoeroes (bijvoorbeeld Gleb Arkhangelsky met zijn 'Time Drive') verklaren een standaardantwoord op e-mail binnen 24 uur. Dit is een normale regel van goede manieren: verwacht geen onmiddellijke antwoorden via e-mail van uw gesprekspartner. Als er een dringende brief is, kunt u dit via snellere communicatiekanalen melden.
We hebben dus de meldingen uitgeschakeld en zetten nu de e-mailclient aan volgens ons schema.
Wat moeten we doen als we naar de post gaan en deelnemen aan een activiteit die 'e-mail uitzoeken' wordt genoemd? Waar is het begin en het einde van dit werk?
Ik heb veel gehoord over het Zero Inbox-systeem, maar helaas heb ik nog geen enkele persoon ontmoet die het gebruikt. Ik moest mijn wiel opnieuw uitvinden. Er zijn artikelen over dit onderwerp op Lifehacker. Bijvoorbeeld, " ". Hieronder zal ik het hebben over het nul-inbox-systeem in mijn interpretatie. Ik zou het op prijs stellen als GTD-goeroes commentaar zouden geven en het beschreven systeem zouden toevoegen of verbeteren.
Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat e-mail geen taakplanner of archief voor uw activiteiten is. Daarom moet de map Inbox altijd leeg zijn. Zodra u begint met het doorzoeken van uw inbox, stop dan niet en laat u nergens door afleiden totdat u deze map heeft geleegd.
Wat te doen met e-mails in uw inbox? U moet elke letter opeenvolgend doorlopen en verwijderen. Ja, markeer gewoon en druk op Delete op uw toetsenbord. Als u er niet toe kunt komen de brief te verwijderen, moet u beslissen wat u ermee gaat doen.
- Kunt u deze in drie minuten beantwoorden? Moet ik het beantwoorden? Ja, het is noodzakelijk, en het antwoord duurt niet langer dan drie minuten. Geef dan onmiddellijk antwoord.
- U moet antwoorden, maar het voorbereiden van een antwoord duurt meer dan drie minuten. Als u een taakplanner gebruikt waarmee u een e-mail in een taak kunt omzetten, verander de e-mail dan in een taak en vergeet deze voor een tijdje. Ik gebruik bijvoorbeeld de absoluut geweldige service Doit.im. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres genereren: u stuurt de brief ernaar door en het wordt een taak. Maar als u geen taakplanner heeft, verplaatst u de brief naar de submap "0_Run".
- Nadat u een brief snel heeft beantwoord, er een taak van heeft gemaakt of deze eenvoudigweg heeft gelezen, moet u beslissen wat u vervolgens met dit bericht gaat doen: verwijder het of stuur het naar een van de mappen voor langdurige opslag.
Dit zijn de mappen voor langetermijnopslag die ik heb.
- 0_Uitvoeren. Ik heb niet zo'n map, maar als je geen planner hebt, herhaal ik, kun je hier brieven plaatsen die gedetailleerd werk vereisen. Ook deze map moet regelmatig worden schoongemaakt, maar met een doordachte aanpak op een speciaal daarvoor gereserveerd tijdstip.
- 1_Ref. Hier heb ik brieven met achtergrondinformatie neergezet: welkomstbrieven met logins van verschillende webservices, tickets voor aankomende vluchten, enzovoort.
- 2_Projecten. Hier wordt een archief bewaard met correspondentie over partners en projecten waarmee actuele relaties bestaan. Uiteraard is er voor ieder project of partner een aparte map aangemaakt. In de map van de partner heb ik niet alleen brieven van zijn medewerkers gestopt, maar ook brieven van medewerkers van Neba die betrekking hadden op deze partner. Heel handig: indien nodig is alle correspondentie over het project met een paar muisklikken bij de hand.
- 3_Museum. Dit is waar ik de brieven neerzet waarvan het zonde zou zijn om ze te verwijderen, en het voordeel ervan is niet duidelijk. Ook migreren mappen met gesloten projecten van “2_Projects” hierheen. Kortom, het “Museum” bewaart de eerste kandidaten voor verwijdering.
- 4_Documenten. Hier zijn brieven met elektronische voorbeelden van documenten die in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de boekhouding, bijvoorbeeld afstemmingsrapporten van klanten, kaartjes voor gemaakte reizen. De map heeft veel overeenkomsten met de mappen “2_Projects” en “1_Reference”, er wordt alleen boekhoudinformatie in opgeslagen en managementinformatie wordt opgeslagen in de map “2_Projects”. In “4_Documents” is er dode informatie, en in “2_Projects” is er live informatie.
- 5_Kennis. Hier plaats ik alleen echt nuttige nieuwsbrieven waar ik na een tijdje op terug wil komen voor inspiratie of om oplossingen te vinden.
Er zijn nog andere e-mailclientinstellingen die belangrijk zijn voor de werking van dit systeem. Ten eerste is er in Thunderbird standaard een selectievakje “Berichten markeren als gelezen”. Het liefst doe ik dit bewust, dus weg met de vlag! Ga hiervoor naar het menu “Extra” → “Instellingen” → “Geavanceerd” → “Lezen en weergeven”.
Ten tweede gebruiken we filters . Voorheen gebruikte ik actief filters die brieven automatisch doorstuurden naar de juiste mappen op basis van het adres van de afzender. Brieven van een advocaat zijn bijvoorbeeld verplaatst naar de map ‘Advocaat’. Om verschillende redenen heb ik deze aanpak verlaten. Ten eerste: brieven van een advocaat hebben in 99% van de gevallen betrekking op een project of partner, wat betekent dat ze naar de map van deze partner of project moeten worden verplaatst. Ten tweede: ik besloot om bewustzijn toe te voegen. U moet zelf beslissen waar een specifieke brief moet worden opgeslagen, en het is handiger om onverwerkte berichten maar op één plek te zoeken: in de inbox. Nu gebruik ik filters alleen om automatische reguliere brieven uit verschillende systemen in mappen te ordenen, dat wil zeggen brieven waarvoor ik geen beslissingen hoef te nemen. Filters in Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu “Extra” → “Berichtfilters”.
Met de juiste aanpak zou e-mail dus 10 tot 60 minuten per dag in beslag moeten nemen, afhankelijk van de hoeveelheid correspondentie.
Ja, en nog iets. Heeft u meldingen over de aankomst van nieuwe brieven al uitgeschakeld? ;)
Aanvraagbrieven vormen een integraal, belangrijk en noodzakelijk onderdeel van de zakelijke correspondentie. Aan de ene kant zijn dit tactvolle en diplomatieke verzoeken over actuele kwesties, aan de andere kant zijn ze een hulpmiddel om bepaalde doelen van de geadresseerde te bereiken. Het doel van elke verzoekbrief is om de geadresseerde ertoe aan te zetten bepaalde acties te ondernemen die door de auteur van de brief worden vereist. Hoe schrijf je een verzoekbrief om zo dicht mogelijk bij een positief antwoord te komen?
Elke verzoekbrief moet bestaan uit een goed doordachte motivering en een duidelijke omschrijving van het verzoek. Bovendien kunt u technieken gebruiken die de efficiëntie van het schrijven vergroten.
Stap 1. Met wie neemt u contact op met uw verzoek?
Spreek de geadresseerde persoonlijk aan, bij voorkeur met voornaam en patroniem:
"Beste Ivan Ivanovitsj!", "Beste meneer Ivanov!"
Ten eerste drukt u uw respect uit tegenover de geadresseerde, en ten tweede legt een verzoek gericht aan een specifieke persoon hem de verantwoordelijkheid op voor de uitvoering ervan. Er zijn situaties waarin een verzoek is gericht aan een team of een groep mensen. In dit geval is het ook raadzaam om de oproep zoveel mogelijk te personaliseren:
“Beste collega’s!”, “Beste managers!”, “Beste junior medewerkers!”, “Beste HR-medewerkers!”
Stap 2. Waarom neem je contact met mij op?
Geef een compliment aan de ontvanger. Door de ontvanger een compliment te geven, beantwoord je zijn vraag: “Waarom stel je mij deze vraag?” Let op zijn prestaties uit het verleden of persoonlijke kwaliteiten.
“Je staat altijd klaar om te luisteren en de beste manier te vinden om het probleem van bijna iedereen die contact met je opneemt op te lossen. En om je de eer te geven: je hebt veel mensen geholpen.
“Je bent een vooraanstaand expert op het gebied...”
“Je hebt veel mensen geholpen bij het oplossen van de moeilijkste vraagstukken op het gebied van...”
Met deze techniek kan de geadresseerde het verzoek nader bekijken en proberen een mogelijkheid te vinden om te voldoen neuk haar.
Een compliment is gepast als het gaat om niet-standaard verzoeken, als u de ontvanger wilt overtuigen, als u de aandacht wilt vestigen op bepaalde verdiensten en kwaliteiten die nodig en belangrijk zijn voor de vervulling van uw verzoek.
Het is heel belangrijk om de grens tussen een compliment en onbeleefde vleierij niet te overschrijden. Wees oprecht.
Stap 3. Motivatie van het verzoek
Elk verzoek moet gemotiveerd zijn met betrekking tot de reden waarom u dit specifieke verzoek doet. Plaats de geadresseerde in de context van uw probleem.
In dit stadium moet u de drie belangrijkste argumenten voor de geadresseerde selecteren. Het is het beste om argumenten op te bouwen volgens het volgende schema: sterk - gemiddeld - sterkste.
Verzoeken zijn er in verschillende niveaus van complexiteit, waardoor de ontvanger niet altijd geïnteresseerd is in het voldoen aan iemands verzoeken. Hij moet ervan overtuigd worden dat het voldoen aan het verzoek potentiële voordelen biedt:
Interesseer de ontvanger
Bied aan om een aantrekkelijke mogelijkheid voor hem te implementeren die verband houdt met de vervulling van uw verzoek:
“Zakelijke, ondernemende mensen hebben er altijd naar gestreefd niet alleen materieel succes te behalen, maar ook hun stempel te drukken op de geschiedenis van hun moederland, herinnerd te worden vanwege hun goede daden en respect te winnen.”
« De succesvolle activiteit van elke professionele gemeenschap is in de eerste plaats begrip en steun van bevriende vakbonden, deelname aan gezamenlijke evenementen en projecten».
« Je grote doel is natuurlijk een schone en comfortabele stad voor mensen».
Of spreek een probleem uit dat specifiek voor uw geadresseerde zeer relevant is:
“Jij, als wijze stadseigenaar, maakt je waarschijnlijk zorgen over de chaotische wandelingen van kinderen van verschillende leeftijden op ongeschikte plaatsen, wat leidt tot meer verkeersongelukken en een toename van kindercriminaliteit.”
“Uw afdeling krijgt vaker telefoontjes over niet-kernkwesties, wat veel waardevolle werktijd in beslag neemt.”
Laat zien hoe uw verzoek kan helpen de kans te realiseren:
« En vandaag de dag, nu ons land afhankelijk is van de jeugd, is het moeilijk om een noodzakelijker, heiliger doel te vinden dan het helpen van jonge mannen en vrouwen uit kansarme gezinnen. In onze stad zijn er mensen die dergelijke hulp al bieden - onder auspiciën van het kantoor van de burgemeester werkt ons liefdadigheidscentrum "Heritage" op basis van donaties van burgers en leert tieners in moeilijkheden volksambachten ».
Of om het probleem op te lossen:
“Het uitrusten van gespecialiseerde plekken waar kinderen van verschillende leeftijden tijd kunnen doorbrengen, zal de kindercriminaliteit helpen terugdringen en verkeersongevallen waarbij kinderen betrokken zijn, tot een minimum beperken.”
Beschrijf de betekenis van het verzoek
Wanneer de geadresseerde niets te bieden heeft of in de context van dit verzoek ongepast is, dan is het beter om de geadresseerde op de hoogte te brengen. Hier moet u de situatie zo volledig beschrijven als nodig is om de relevantie van het verzoek en het belang van de uitvoering ervan te begrijpen. De betekenis van het verzoek moet zo worden omschreven dat het ‘de ziel raakt’. Als het verzoek niet in de categorie 'gevoelig' valt, moet u de geadresseerde de oorzaak-gevolgrelatie laten zien, die ervoor zorgt dat de geadresseerde aan het verzoek voldoet.
“Vanaf (datum) bedraagt volgens huurovereenkomst nr. X de huur voor 1 m2 20 USD. per dag. De afgelopen drie maanden is de handelsactiviteit afgenomen als gevolg van economische instabiliteit en sociale onrust. De gemiddelde winst uit handelen is 10 USD. per dag, wat niet eens genoeg is om de huur te betalen. Als er geen maatregelen worden genomen, zijn particuliere ondernemers genoodzaakt hun winkels te sluiten, wat negatieve gevolgen kan hebben voor uw inkomen.”
U moet de ontvanger dus duidelijk maken dat het voldoen aan het verzoek uitzicht biedt op materiële of immateriële voordelen.
Stap 4. Verklaring van het verzoek
Wanneer de geadresseerde gereed is, kunt u het daadwerkelijke verzoek vermelden. De tekst van het verzoek moet zeer beknopt en uiterst duidelijk zijn. Er mag in geen geval sprake zijn van dubbelzinnigheid of understatement. Als we het bijvoorbeeld hebben over het verlagen van de huurprijzen, dan is het belangrijk om aan te geven tot welk niveau:
“Wij vragen u het huurniveau te verlagen totdat de situatie stabiliseert naar 5 USD. per m2 per dag.”
Als we het hebben over het verlenen van diensten, maak het verzoek dan zo specifiek mogelijk, met vermelding van de gewenste data, prijsafgifte, etc.:
« Om een pottenbakkerij uit te rusten, hebben we een oven nodig voor het bakken van keramiek. Wij vragen u om ons te helpen deze te kopen. De kosten van de kachel met installatie bedragen 998 duizend roebel».
In dit voorbeeld is het niet helemaal duidelijk welke hulp er van de geadresseerde nodig is. Het is beter om het verzoek specifieker te formuleren: “We vragen u om ons te helpen bij de aanschaf van een oven voor het bakken van keramiek door 333 duizend USD over te maken naar de bankrekening van het bedrijf voor de productie en installatie van ovens.”
Wat u ook vraagt, de ontvanger moet precies weten wanneer, wat, hoeveel en tegen welke prijs u het wilt ontvangen. Bij een algemeen verzoek is het risico groter dat het wordt afgewezen, omdat de ontvanger heeft niet altijd de tijd en zin om zich met de details bezig te houden. Bovendien loop je het risico dat je niet krijgt wat je wilt als je het initiatief overdraagt aan de ontvanger.
Particuliere ondernemers schreven bijvoorbeeld een brief waarin ze om huurverlaging vroegen, maar gaven niet aan tot welk niveau ze de huur willen verlagen:
“Wij vragen u de huur te verlagen totdat de situatie zich stabiliseert.”
Als gevolg hiervan kregen ze een huurverlaging, maar slechts in geringe mate (met 1% van de bestaande). Hun verzoek werd dus ingewilligd, maar veranderde weinig aan het standpunt van de initiatiefnemers van de brief.
In sommige gevallen kan de tekst van het verzoek vetgedrukt worden gemaakt, zodat deze opvalt in de tekst, maar maak niet te veel gebruik van deze techniek.
Stap 5: Vat uw verzoek samen.
Herhaal uw verzoek en benadruk hoe de ontvanger ervan profiteert als aan het verzoek wordt voldaan. Het verzoek moet enigszins worden aangepast. Het is het beste om een zin op te bouwen volgens het schema: "Als u aan het verzoek voldoet, zult u gelukkig zijn."
“Als u ons halverwege tegemoet komt en de huurprijzen verlaagt totdat de situatie in de regio zich stabiliseert, zult u niet alleen meer dan 150 banen kunnen redden, maar zult u ook geen mondiale verliezen lijden als gevolg van het volledig ontbreken van huurprijzen.”
Maar misschien zijn er nog andere opties:
“Je kunt er zeker van zijn dat elke roebel van je liefdadigheidsdonaties naar een goed doel gaat en kinderen in moeilijke situaties zal helpen uitgroeien tot waardige burgers.”
“Je kunt er zeker van zijn dat de glimlach van elk kind je morele voldoening zal geven van je moeilijke werk, en je inspanningen en inspanningen zijn een investering in waardige en gelukkige burgers van de nabije toekomst.”
Het belangrijkste is om de betekenis van het verzoek en de voordelen van het vervullen ervan te herhalen. Het voordeel hoeft niet materieel te zijn. Bedenk dat de geadresseerde een persoon is en dat gevoelens hem niet vreemd zijn.
VOORBEELD:
|
Was |
Het werd |
|
|
“Wij vragen u vriendelijk, I.I. Ivanov, organiseer een bijeenkomst van sollicitanten met de hoofdmanager van uw bedrijf. Wij zullen u dankbaar zijn voor uw hulp. Met respect en dankbaarheid, Directeur van het werkgelegenheidscentrum PP Petrov" |
- |
“Beste Ivan Ivanovitsj! Uw bedrijf neemt al enkele jaren deel aan het Loopbaanbegeleidingsprogramma voor sollicitanten, dat hen helpt bij het maken van een keuze voor hun beroep. Als HR-manager bent u geïnteresseerd in het opleiden van professionals, en wij staan klaar om schoolkinderen te helpen meesters in hun vak op te leiden. Tegenwoordig is het beroep van manager een van de meest voorkomende, maar veel aanvragers hebben geen duidelijk idee van de betekenis ervan. In dit verband vragen wij u om op 23 maart om 15.00 uur een bijeenkomst van de algemeen directeur met sollicitanten te organiseren op de basis van uw bedrijf. Door de jongens vandaag over de geheimen van het vak te vertellen, leg je de basis voor het opleiden van echte professionals van morgen. Misschien zal een van hen uw bedrijf over een paar jaar naar een nieuw ontwikkelingsniveau brengen. Met respect en dankbaarheid, Directeur van het werkgelegenheidscentrum PP Petrov" |
En vergeet het ontwerp van de brief niet – dit is het ‘gezicht’ van de organisatie. Indien de initiatiefnemer van de verzoekbrief een organisatie is, wordt een dergelijke brief op briefpapier opgemaakt met de handtekening van de leidinggevende of bevoegde persoon. Als u een particulier bent, volstaat het om te voldoen aan de basisnormen bij het rangschikken van de elementen van de brief. Deze gegevens zijn juridisch en psychologisch van groot belang voor de geadresseerde en voor de vorming van het juiste beeld van de afzender.
| - | ||||
 |
- | Verstuur je dagelijks honderden voorstellen, verzoeken en andere zakelijke brieven, maar krijg je met je boodschap niet het gewenste resultaat? Weet u niet hoe u de ontvanger onopvallend en beleefd aan zijn verplichtingen moet herinneren? Dan zal een online training je zeker helpen "Zakelijke schrijfvaardigheden"! Je kunt er op elk geschikt moment doorheen gaan. | - | - |
| - |
